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DISEÑADO POR:
INVENTARIO FÍSICO
IMPORTANCIA
Nos permite verificar la diferencia que hay virtuales y los físicos (cantidad real
existente)
Nos permite verificar en valor monetario en la cantidad física contable existente
Nos produce un promedio de la cantidad del valor total en la existencia contable
efectuando previamente el balance, cuando el inventario se realiza al próximo
cierre del ejercicio fiscal.
NECESIDAD
CLASES DE INVENTARIOS
SOLICITUD DE COMPRA
Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compras ya que una vez
definida la necesidad, cantidad y fechas de entrega del material o servicio, el paso
siguiente será revisar que la requisición esté llena en forma correcta y clara, a modo de
evitar cualquier mala interpretación.
En caso de que una requisición no cumpla con los requisitos indispensables para ser
trabajada, el comprador deberá ponerse en contacto con el emisor de la misma para
hacer las aclaraciones necesarias y llegar a una solución respecto a la requisición para
que sea completa o correctamente elaborado.
Almacén
Compras
Recepción
Proveedor
Recepción
10. Controla los materiales recibidos con el duplicado de la orden decompra (archivada
provisoriamente) y el original y el duplicado del remito, enviados por el proveedor.
12. Envía los materiales al almacén junto con el original del comprobante de entrada de
materiales.
13. Archiva el duplicado de ese comprobante.
15. Controla los materiales con el original del comprobante de entrada y el duplicado de la
solicitud de compra que había archivado provisoriamente.
17. Envía a contaduría los originales del remito y del comprobante de entrada
DOCUMENTOS COMERCIALES
Legal: certifica una comprobación para quien realizo el pago por si hay reclamos.
Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y
para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Remito
Factura
También es un elemento primordial ya que con ellas queda comprobado que se concreto
el negocio o el intercambio de artículos, además sirve como medio de prueba legal ante el
estado
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen
gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre
los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para
las mercancías de alto costo unitario
Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario disponible para
prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a
pérdidas en ventas
No mantener un inventario almacenado
demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener
dinero restringido en artículos innecesarios
La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos,
sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).
Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los
productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie
o destilen sustancias que deterioren las mismas.
Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.
El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los
modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas
existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores de
Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con
acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a
solicitar u ordenar la entrega de productos.
Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los
productos almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos chequeos
arrojen diferencias sistemáticas, realizarse un inventario general anual.
Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos verificarse
sistemáticamente; elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de
estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y
aplicándose la responsabilidad material.
El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los
Submayores de Control de Inventarios.
El Area Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos
recepcionados.
SISTEMAS DE INVENTARIOS
Método promedio ponderado o mas llamado a menudo costo promedio se apoya del costo
promedio ponderado durante el periodo, ya que con el se halla el costo promedio de cada
producto que se contabilizo en el inventario del final del periodo cuando todas las
unidades existentes tiene la misma apariencia, mas no el precio de adquisición y fecha.
Para fijar el precio de la mercancía les muestro un ejemplo sencillo de una empresa de
pantalones, se tiene la cantidad se multiplica por el precio de costo dándonos el valor
total si queremos saber si ese es en vedad lo dividimos por las cantidades de compramos
y nos dará el valor unitario por producto y hacemos lo mismo con todos los artículos del
mismo periodo.
Después suman la cantidad de pantalones, los costos del precio total, se divide el costo
del precio total por la cantidad, dándonos como resultado el costo promedio del pantalón
hasta realizar una nueva compra en el mismo periodo
760.000/50=15.200 c/u
Este método es uno de los más recomendados, porque algunos artículos tienen una fecha
de vencimiento. Para no ocasionar perdida si no aceptan devoluciones por vencimiento.,
es muy práctico ejecutar este método (PEPS) Ya que las mercancías que primero se
compraron son las primeras que deben salir en mercancías vendidas. Para cuando se
realice el inventario final se tenga el registro de los artículos más recientes que se tiene.
peps
Ejemplo:
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los
inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era
de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo
El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
Solución.
600 15 9000
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca
una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.
Este método es utilizado por que depende de los costos de inventarios, los últimos
costos son los primeros que salen como mercancías vendidas dejando los costos mas
antiguos (el que se hiso en el inventario inicial del periodo) soportándolos en el
inventario final.
Ueps
Ejemplo:
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los
inventarios:
El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era
de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo
Solución.
La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente
manera:
El procedimiento es el siguiente:
Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario
inicial, a un costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas,
quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. ESTA
ACCIÓN SE REPITE CADA VEZ QUE HAY UNA VENTA.
Sistema que controla todas las transacciones de Entrada y Salida registrando los
respectivos movimientos de materiales y productos manejados, con sus respectivos
costos; para ello dispone de varias tablas en las que se almacenan los datos para ser
consultados, procesados e impresos de acuerdo a las necesidades del usuario.
Cartilla de Códigos.
Inventario Clasificado y Valorizado.
Libro auxiliar de inventarios.
Kardex por grupos y diferentes conceptos.
Relaciones de documentos, tipos de Movimiento y transacciones.
Análisis de consumos.
Existencias y disponibilidad en inventarios.
Stock mínimo y máximo.
Listas de precios.
Análisis de inventario físico.
Análisis de rentabilidad.
Relación de proveedores.
Planillas para inventario físico.
Llevar registro, control y administración de los bienes muebles e inmuebles que adquiere
la Universidad, a cualquier título. Registró a través del aplicativo NEON, en los
submódulos de Activos Fijos y Controlables. Aplicativo que es alimentado por el Grupo de
Adquisiciones.
Programa Microsoft Excel: es utilizada por muchas empresa para las tareas
financieras y contables ya que es una hoja de cálculo donde se pueden realizar múltiples
acciones como: diagramas, gráficos, formulas o funciones de aritmética.
Programas o software: son varios conjuntos de instrucciones que cuando son
ejecutados en una computadora realizan las tareas o acciones para los que fueron
creados.
A continuación daremos una breve descripción de algunos programas o software que son
dispensables que se utilizan para el control o registro de inventarios
Especificaciones Técnicas
Especificaciones Técnicas
Terminal Portátil Marca Symbol® Modelo PDT8146 RF
Windows®Pocket PC 2002 Con Cuna (base) de carga de batería y
comunicación de datos.
Especificaciones Técnicas
Especificaciones Técnicas
Especificaciones Técnicas
Especificaciones Técnicas
Especificaciones Técnicas
Sistema para el equipo de cómputo móvil
Servidor de comunicaciones
PLAZO DE APROVICIONAMIENTO
Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones
de materialesen las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al
uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al preciototal más
conveniente.
Objetivos
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades
y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante
en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se
despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos
solicitados.
Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar
una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalación.
Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas
para la empresa.
IMPORTANCIA
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un
poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de
abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el
desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y
de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto
a corto plazo como a largo plazo.
SUS NECESIDADES
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen
previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo
colocar los pedidos.
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.