2016

Universidad Diego
Portales

[SAP 0.0 - FICA]

Mdulo introductorio de navegacin en SAP y conceptos bsicos asociados a FICA
Tabla de contenido

Introduccin .................................................................................................................................................. 4
Por qu se decidi cambiar la herramienta?............................................................................................... 5
Qu es un ERP? ............................................................................................................................................ 5
Qu es SAP? ................................................................................................................................................. 5
Por qu SAP? ............................................................................................................................................... 5
Estructura de mdulos SAP ........................................................................................................................... 6
Captulo 1: Etapas del proyecto .................................................................................................................... 7
Captulo 2: Roles de usuario y seguridad ...................................................................................................... 9
Captulo 3: Modelo de credenciales ............................................................................................................ 10
Captulo 4: Glosario SAP .............................................................................................................................. 11
4.1 Conceptos Generales................................................................................................................... 11
4.2 Conceptos FICA............................................................................................................................ 14
Captulo 5: Navegacin en SAP.................................................................................................................... 17
5.1 Inicio sesin. ................................................................................................................................ 17
5.2 Pantalla inicial.............................................................................................................................. 18
5.2.1 Barra de ttulo...................................................................................................................... 19
5.2.2 Barra de men. .................................................................................................................... 19
5.2.3 Barra de herramientas......................................................................................................... 20
5.2.4 Barra de aplicaciones........................................................................................................... 21
5.2.5 Barra de estado. .................................................................................................................. 22
5.2.6 Men estndar. ................................................................................................................... 23
5.2.7 Men favoritos. ................................................................................................................... 23
5.3 Ejecucin transacciones .............................................................................................................. 23
Captulo 6: Preguntas frecuentes ................................................................................................................ 26
6.1 Cmo mostrar los nombres tcnicos de las transacciones en el men. ..................................... 26
6.2 Cmo activar una transaccin ..................................................................................................... 27
6.3 Cmo trabajar con el men Favoritos...................................................................................... 28

2
6.4 Cmo saber el cdigo de la transaccin en ejecucin. ............................................................... 30
6.5 Cmo imprimir............................................................................................................................. 31
6.6 Cmo obtener ayuda del sistema................................................................................................ 32
6.7 Cmo desplazarse en la pantalla. ................................................................................................ 32
6.8 Cmo modificar ancho y orden de columnas.............................................................................. 33
6.9 Cmo exportar datos................................................................................................................... 33
6.10 Qu otras utilidades tiene el campo de comandos. .................................................................... 34
6.11 Cmo realizar bsquedas en el sistema. ..................................................................................... 35
6.12 Cmo trabajar en distintos modos .............................................................................................. 37

Universidad Diego Portales | Introduccin 3

Introduccin

SAP 00 es un mdulo de introduccin a la nueva herramienta de trabajo UDP. Su objetivo principal es

entregar al usuario final conocimientos bsicos para partir navegando en este sistema e internalizar el
vocabulario asociado, lo que le permitir familiarizase con su nuevo ambiente de trabajo.

De manera adicional, y como una forma de contextualizar al usuario en este cambio que comienza a
experimentar la organizacin, se muestra la estructura de interaccin FICA con el resto de los mdulos
SAP, as como las distintas etapas del proyecto desde su gestacin.

La informacin ac proporcionada es transversal a todos los mdulos FICA, sirviendo como complemento
al resto de los manuales.

Universidad Diego Portales | Introduccin 4

Por qu se decidi cambiar la herramienta?

Ante las sugerencias emanadas del proceso de acreditacin, se vio la necesidad de contar con un sistema
informtico que tuviera mayores estndares de gestin y seguridad de los datos. Se decide, entonces,
migrar desde un sistema a medida (SGU) a un ERP de clase mundial.

Qu es un ERP?

La sigla ERP identifica el concepto Enterprise Resource Planning, que se traduce como Planificacin de
Recursos Empresariales. Corresponde a un conjunto de sistemas o mdulos de informacin que
permiten la integracin de las operaciones de una institucin, unificando y ordenando toda la
informacin en un solo lugar. De este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata,
posibilitando la toma de decisiones de forma rpida y segura.
Posee una base de datos nica a la que se puede acceder en tiempo real, ya sea para consultar,
actualizar o intercambiar informacin entre los distintos mdulos y procesos.

Qu es SAP?

La sigla SAP corresponde a System, Applications and Products, lo que se traduce como Sistemas,
Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos.
SAP es un ERP especfico (marca) de origen alemn. Utiliza un lenguaje de programacin propio llamado
ABAP.
La versin que ha adquirido UDP es SAP R/3. R se refiere al procesamiento en tiempo real, y 3 a la
arquitectura de procesos con la que trabaja: base de datos, servidor de aplicaciones y cliente.

Por qu SAP?

SAP es un ERP utilizado mundialmente, que entreg condiciones de seguridad y certificacin acorde a las
necesidades de la Universidad.

Universidad Diego Portales | Por qu se decidi cambiar la herramienta? 5

Estructura de mdulos SAP

BACK OFFICE
Procesos de gestin administrativa interna:

- FI (Financial): Contabilidad Financiera

- CO (Controlling): Control y Costos
- FM (Funds Management): Gestin
Presupuestaria

CAMPUS
BIENESTAR
Academia

MATRCULA

FICA
Cuenta corriente COBRANZA
contractual (alumno)
SAP RECAUDACIN

BI: Business Intelligence CUSTODIA

Base de datos de
consulta y extraccin

HCM: Human Capital

Management
Recursos Humanos

CRM: Customer
Relationship Management
Comunicacin

Universidad Diego Portales | Estructura de mdulos SAP 6

Captulo 1: Etapas del proyecto

La implementacin del sistema SAP se ha llevando a cabo a travs de las siguientes etapas:

Levantamiento de procesos

Consiste en la descripcin de las operaciones que da a da se llevan a cabo en cada una de las reas de
UDP. La secuencia de stas determinan los procesos a modelar en el nuevo sistema.
En este levantamiento participan agentes claves de cada una de las reas, conocedores de los procesos
en profundidad.
La informacin levantada se plasma en un documento por rea denominado BBP (Business Blue Print),
constituyendo la columna vertebral del requerimiento de la organizacin.

Solucin planteada

A partir de los documentos anteriores, la empresa consultora propone una solucin en SAP, la que
finalmente se traduce en la utilizacin de funcionalidad estndar complementada con adaptaciones del
sistema, si as lo requiere el modelo de negocio. Para el caso UDP, la solucin contempla estndar y
adaptacin.

Para utilizar la funcionalidad estndar el sistema debe ser configurado segn sea el requerimiento. Las
adaptaciones, por su parte, requieren un esfuerzo mayor que incluye la construccin de programas
especficos.

Especificaciones funcionales y tcnicas

Antes de construir cada programa, el requerimiento se formaliza con una especificacin funcional, la que
despus se complementa con la especificacin tcnica que contiene el detalle de la solucin.

Una vez terminado el documento, y luego de la aceptacin de ambas partes (UDP y la empresa
consultora) se da inicio al desarrollo del programa.

Desarrollo y pruebas de consultor

Con el documento formalizado, se da inicio al desarrollo de cada programa. Una vez terminada la fase de
desarrollo, el consultor funcional prueba la solucin. De la misma forma, las configuraciones asociadas a
la funcionalidad estndar tambin son probadas antes de pasar a pruebas de usuario.

Universidad Diego Portales | Captulo 1: Etapas del proyecto 7

Pruebas unitarias

La finalidad de esta etapa es verificar la correcta operacin del sistema de manera aislada, sin validar la
funcionalidad dentro de un proceso completo. Las pruebas se realizan tanto para la solucin estndar
como para las adaptaciones mediante programas.

Esta etapa se inicia el trabajo con SAP Solution Manager (SOLMAN), portal de servicios que ayuda a
implementar y manejar la solucin SAP. Cada usuario funcional est a cargo de verificar un paquete con
las transacciones propias de su mdulo.

Los usuarios funcionales de cada mdulo preparan un plan de pruebas con los diversos casos particulares
que se pueden prever por rea, y en base a l validan la solucin.

Por cada error o incidencia presentada durante las pruebas, se debe levantar un ticket especificando el
problema. Una vez que ste es resuelto por el consultor, se devuelve al usuario para que contine
probando.

El paso a paso de la ejecucin, as como las incidencias presentadas son registradas en un script de
prueba en SOLMAN.

Pruebas integrales

Se realizan nuevas pruebas al sistema, pero esta vez con procesos de interaccin al interior del mdulo
FICA y con otros mdulos SAP: FICA-CAMPUS, FICA-FI, FICA-FM, FICA-CO.

Esta vez las pruebas se realizan con datos migrados e interactuando con los mdulos SGU que seguirn
activos a travs de interfaces.

Capacitaciones

Es la etapa en que se transfiere el conocimiento desde los usuarios funcionales a los usuarios finales.

Plan de corte

Corresponde al conjunto de actividades necesarias para dar trmino a la operacin con los sistemas
actuales (parte del SGU y otros) y poner en marcha el nuevo sistema SAP.

Algunas actividades contempladas son:

Migracin de datos: extraccin de datos desde sistemas actuales y carga en el nuevo sistema.
Verificacin de datos cargados.
Realizacin de actividades propias del consultor en el mandante de produccin.

Universidad Diego Portales | Captulo 1: Etapas del proyecto 8

 Parametrizaciones de usuario.

Go live: salida en vivo

Puesta en marcha o puesta en produccin. Inicio de las operaciones con el nuevo sistema.

Captulo 2: Roles de usuario y seguridad

Dado que SAP es un sistema integrado que trabaja con una base de datos nica, el acceso a ella se
delimita usando roles de usuario. Esto quiere decir que las personas tienen distintos niveles de acceso
a la informacin, conforme a las funciones que desempean; por ejemplo, en FICA existen roles tales
como:
Jefe Bienestar Estudiantil.
Ejecutiva de Normalizacin.
Asistente de Matrcula.
Jefe de Tesorera.

Los roles de usuario son gestionados por el rea de informtica a travs del mdulo de seguridad. El
encargado de esta tarea se denomina Administrador de Roles.

Cada persona que ingresa al sistema posee:

Nombre de usuario (ej.: cvaldivia).
Clave de acceso o password (mayor detalle en el captulo 3 del presente documento).
Perfil (atributos que delimitan el acceso al sistema).

Existen medidas de seguridad que permiten minimizar el riesgo de acceso al sistema por parte de
personas no autorizadas, tales como:
Cambio peridico de clave.
Cierre de sesin de usuarios inactivos durante un tiempo determinado.
Inhabilitacin del usuario cuya clave no ha sido ingresada correctamente en una cierta cantidad
de intentos. Mxima cantidad de intentos permitida: 3.

Universidad Diego Portales | Captulo 2: Roles de usuario y seguridad 9

Captulo 3: Modelo de credenciales

Se llama credenciales a los datos que permiten acceder al sistema a cada usuario, ellos son:
Nombre de usuario (ej.: cvaldivia)
Clave (password)

Carta informando credenciales en SAP.

Cuando se inicie la etapa de salida en vivo del sistema, cada usuario recibir la siguiente carta con sus
credenciales:

Universidad Diego Portales | Captulo 3: Modelo de credenciales 10

Captulo 4: Glosario SAP

4.1 Conceptos Generales.

Mdulo: es cada uno de los subsistemas dentro del sistema global SAP. FICA es un mdulo que a su vez
ha sido fragmentado en grupos ms pequeos de trabajo segn el tipo de operaciones a realizar:
Bienestar, Matrcula, Cobranzas, Recaudacin y Custodia.

SAPGUI: es la interfaz grfica de SAP con el usuario final, que permite mostrar los datos en forma de
lista, grficos, etc. Esta aplicacin debe estar instalada en cada PC.

Logon: cono que permite ingresar a SAP.

Entorno: servidor (mquina) donde residen uno o ms mandantes. Un sistema SAP contempla al menos
3 entornos (o mquinas de trabajo):

Desarrollo (y mantenimiento).
Calidad (ambiente donde se realizan pruebas de verificacin previas a la carga en el ambiente del
usuario final).
Productivo (ambiente del usuario final).

Mandante: rea de trabajo independiente dentro del sistema. Se pueden utilizar distintos mandantes,
cada uno con recursos propios.

Datos de usuario (claves de acceso diferentes por cada mandante).

Ciertas configuraciones especficas (pueden ser distintas en cada mandante).
Datos maestros (datos de estudiantes, planes de estudio, etc., no necesariamente son los
mismos en cada mandante).

Cada mandante se identifica con un nmero y nombre especficos. Por ejemplo:

100 Documentacin de pruebas (Solman).

200 Calidad (mandante para pruebas unitarias).
210 Calidad (mandante para capacitacin).
280 Calidad (mandante para pruebas integrales).
300 Productivo.

Durante el proceso de capacitacin se usar el mandante210, que forma parte del entorno de calidad.
Una vez iniciada la operacin en SAP, los usuarios finales acceden al mandante de produccin, el que
contiene la informacin real y vigente de la universidad.

Universidad Diego Portales | Captulo 4: Glosario SAP 11

Usuario: nombre de usuario asignado para acceder a SAP R/3 (ej.: cvaldivia).

Clave de acceso: palabra clave o secreta que acompaa al usuario para poder ingresar al sistema.

Sesin: conexin de un usuario al sistema SAP. Slo se puede tener 1 sesin activa por cada cuenta de
usuario. Si se ingresa a otro PC con el mismo usuario, aparece el siguiente mensaje forzando a tener slo
1 sesin vigente:

Modo: se denomina modo a cada pantalla nueva que se abre en SAP.

Campo de comandos: permite ingresar comandos en forma directa, por ejemplo, cdigos de
transacciones.

Transaccin: aplicacin de SAP que tiene un objetivo especfico, pudiendo ser estndar o Z. Cada
transaccin tiene un nombre tcnico que la identifica.

Estndar: transacciones o aplicaciones propias de SAP. Ej.: FPL9, PIQST00.

Z: comienzan con la letra Z todas las transacciones o aplicaciones que son desarrollos hechos a la
medida de las necesidades de la Universidad. Ej.: ZFC_MATRICULA, ZFICA_DEVENGADOR.

Datos maestros: son datos relativamente fijos en el sistema, necesarios para ejecutar transacciones de
negocio en SAP R/3. Contienen informacin sobre diferentes entidades.

Datos maestros de estudiantes (rut, nombre, direccin, etc.).

Datos maestros de planes de estudio (cdigo, nombre, etc.).

Datos transaccionales: son datos que se registran a partir una transaccin del negocio, por ejemplo,
compensacin de una partida.

Universidad Diego Portales | Captulo 4: Glosario SAP 12

Match Code: herramienta que permite encontrar datos dentro de una tabla. Mayor detalle en seccin
6.11 Botn Match Code de este documento.

Parmetros: conjunto de datos que pueden registrarse en el sistema para que ste se comporte o
funcione de una forma en particular. Son ingresados por los usuarios.

Configuracin: conjunto de datos que determinan el valor de algunas variables de un programa. Las
configuraciones son realizadas por un consultor.

Variante: composicin especfica de parmetros de entrada, individualizados por un nombre. Permiten

personalizar el acceso a la informacin.

Existen distintos tipos de variante:

Variantes de seleccin: permiten fijar ciertos valores para realizar una bsqueda especfica a
partir de ellos.
Variantes de visualizacin: permiten filtrar datos en una disposicin determinada.

Migracin de datos: transferencia de datos desde el sistema de origen (SGU) al sistema de destino (SAP).
Luego de la extraccin, los datos pueden sufrir homologaciones para que calcen dentro de la estructura
del nuevo sistema.

Interfaz: conexin funcional entre dos sistemas otorgando comunicacin entre distintos niveles. El portal
de pagos web y el mecanismo de admisin de alumnos funcionan va interfaz.

Tabla Z: Con la letra Z se denomina a cualquier objeto no estndar dentro de SAP. Las tablas Z son
desarrollos especficos para UDP y almacenan datos que son ledos desde los distintos programas.

Campo clave: Referido a la estructura de las tablas de SAP. Corresponde a un dato que por s solo o en
conjunto con otros, no se encuentra repetido entre dos registros (filas) de la tabla.

Campo obligatorio: Campo que deben ser completados obligatoriamente para poder continuar. Se
identifica con un check.

Universidad Diego Portales | Captulo 4: Glosario SAP 13

4.2 Conceptos FICA.

Interlocutor comercial: es un socio de negocios = business partner (BP). Es una persona (alumno,
apoderado) o una empresa, responsable de los derechos relacionados con las cuentas por cobrar. SAP
asigna un nmero nico por interlocutor (ID).

El registro maestro del interlocutor comercial contiene los datos que se necesitan para el desarrollo de la
gestin comercial, por ejemplo, direcciones, correo electrnico, nmeros de telfono.

Cuenta contrato: comprende informacin contable. La cuenta de contrato se abre para un interlocutor
comercial y en ella se identifican los movimientos que se realicen en el BP. Las cuentas de contrato
contienen objetos de contrato.

Objeto de contrato: es el concepto por el cual se gestiona un cobro o un beneficio, su nomenclatura

permite identificar el concepto. Algunos de los objetos de contrato enmarcados dentro del negocio UDP
son: CONT (contado), CUPO (cupo), CONV (convenio), AVEN (avenimiento), ABON (abono), FACT
(factura), PATR (patrocinio), entre otros.

Documento contable: trmino que hace referencia a un documento que crea SAP como resultado de
actividades en FICA que impactan en la Contabilidad. Al momento de su creacin se genera un nmero
nico que lo identifica.

Cabecera documento: es la seccin principal del documento que almacena todos los datos nicos del
mismo, esto es vlido para todo el documento, por ejemplo, nmero, fecha, entre otros.

Clase documento: se utiliza para gestionar los documentos contables dentro del sistema SAP. La clase de
documento se encuentra en la cabecera y en base a ella se puede visualizar, ordenar y archivar las
operaciones del sistema.

Posicin de un documento: Un documento puede tener ms de una posicin dependiendo de la

cantidad de partidas que se vinculen a l.

Partida: corresponde a cada registro dentro de la cuenta de interlocutor. Se considera abierta cuando no
est compensada con otra partida de naturaleza contraria. Las partidas pueden constituir montos a favor
(abono o excedente) o en contra del alumno (deuda).

Anulacin: la anulacin se realiza cuando se requiere reversar la accin que dio origen al documento.
Con ello, se reversan todas las posiciones ligadas.

Universidad Diego Portales | Captulo 4: Glosario SAP 14

Compensacin: se realiza cuando un documento de cobro se liga a un documento de abono. Las
compensaciones pueden ser por pago, anulacin, entre otras. Una compensacin puede ser total o
parcial, dependiendo del importe de cada documento.

Cancelacin: se utiliza en el contexto de castigo de deuda. Las partidas castigadas deben ser
canceladas para que no se reflejen como deuda impaga en la cuenta de interlocutor.

Bloqueo de compensacin: bloqueo a nivel de partida que impide su compensacin.

Bloqueo de reclamacin: bloqueo a nivel de partida que impide su reclamacin (gestin de cobranza).

Indicador de bloqueo: bloqueo a nivel de alumno que impiden realizar ciertas acciones como
matricularse o tomar ramos. Los motivos de bloqueo son: toma de ramos, bloqueo beca pendiente,
bloqueo biblioteca, bloqueo paol, bloqueo equipo FAAD (Facultad de Arte, Arquitectura y Diseo) y
morosidad financiera. Algunos bloqueos son automticos y otros manuales.

Restriccin: a diferencia de los bloqueos, las restricciones son siempre automticas y operan en lnea en
base a la situacin financiera del interlocutor. Un alumno restringido est impedido para matricularse,
comprar su examen de grado o titularse. Las restricciones pueden ser levantadas si as se requiere.

Centro gestor: dato clave para la lectura del presupuesto otorgado por el mdulo FM (Gestin
Presupuestaria)

Centro costo: dato que habilita la lectura de la imputacin contable en el mdulo de SAP-CO
(Controlling).

Sociedad: es una entidad financiera independiente. En FICA slo se utilizar la sociedad 1000.

Divisin: corresponde a la divisin financiera. Siempre se usar 0001.

Operacin principal: En conjunto con la operacin parcial conforma una llave que determina la cuenta
contable a la cual debe contabilizarse un concepto de cobro. Ayuda en la obtencin de reportes de
acuerdo a estas agrupaciones.

Operacin parcial: es una sub clasificacin de la operacin principal.

Moneda: cada vez que en SAP se imputa un monto este dato debe ir acompaado de la moneda, por
ejemplo: CLP (pesos)

Posicin presupuestaria: dato identificativo para el mdulo SAP- FM por medio del cual se reflejan las
imputaciones a nivel presupuestario. Este dato debe ser consecuente con la cuenta contable a imputar.

Universidad Diego Portales | Captulo 4: Glosario SAP 15

Clave reconciliacin: clave con la que se sealan los registros de totales de la cuenta corriente
contractual para la transferencia a contabilizaciones subsiguientes. Con ello es posible una reconciliacin
entre los registros de totales y los documentos correspondientes de la contabilidad principal.

Fecha documento: es la fecha operacional del movimiento (creacin). No afecta la contabilidad.

Fecha de contabilizacin: es la fecha en la que se reflejar contablemente una imputacin.

Fecha de compensacin: fecha que identifica cuando se realiz la compensacin de una partida.

Fecha de vencimiento: fecha a partir de la cual se generan los intereses moratorios del documento al
cual pertenece.

Semforo cuenta interlocutor: El estado de cuenta de un interlocutor posee un semforo que indica el
estado de cada partida. Cuando la partida constituye un monto en contra del alumno (deuda), el
semforo en rojo indica que la partida est abierta y ya ha vencido; en amarillo indica que la partida est
abierta pero an no vence; en verde indica que la partida ya fue compensada.

De manera adicional, si la partida constituye un monto a favor del alumno, en el semforo se puede
ver una flecha roja como indicador.

Segmento: segmento de negocio sobre el cual se imputar la partida contable: Pregrado, Postgrado,
Extensin.

Clave periodo: es la clave que se utiliza para indicar a qu periodo corresponde una partida. Est
formada por conceptos: el primero corresponde al periodo acadmico, y el segundo es la terminacin
del ao en curso, por ejemplo: primer semestre 2016 = 0116

Corrida de tasa: paso previo para el proceso de matrcula. Corresponde a la determinacin de los valores
a cobrar para un alumno, de acuerdo al plan de estudio, al ao de ingreso y a otras variables.

Registration: es la inscripcin por ao (o semestre) de un alumno a un plan determinado.

Clase plan: concepto acadmico equivalente a carrera.

Plan de estudio: dentro de cada clase de plan puede existir uno o ms planes de estudio segn lo
determine la academia.

Nota: para conocer la definicin de otros conceptos SAP, se sugiere ir al siguiente link:
http://www.cvosoft.com/sistemas_sap_abap/glosario-sap/glosario-sap.php

Universidad Diego Portales | Captulo 4: Glosario SAP 16

Captulo 5: Navegacin en SAP

5.1 Inicio sesin.

1. Localizar en el escritorio de windows el cono de SAP Logon y hacer doble click sobre l.

2. Seleccionar (con doble click) el servidor al cul se desea acceder. UDQ es el entorno o servidor de
calidad de la universidad que se utilizar durante las capacitaciones. Cuando parta la operacin
en productivo debe seleccionar el servidor UDP.

3. Seleccionar el mandante de trabajo. Para las capacitaciones debe ingresar 210, en productivo
debe ingresar 300.

4. Luego debe ingresar el nombre de usuario y clave de acceso (la clave es sensible al uso de
minsculas y maysculas).

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 17

Nota: El campo Idioma es opcional, depende de la configuracin del sistema.
La primera vez que se ingresa al sistema se har con la clave entregada por el rea de informtica, pero
en esa primera sesin SAP solicitar cambiarla.

5.2 Pantalla inicial.

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 18

5.2.1 Barra de ttulo.

Muestra el nombre del usuario que ha accedido al sistema.

5.2.2 Barra de men.

Cada una de las opciones de la barra de men contiene ms opciones dentro de ella.

Esta barra se organiza dependiendo de las tareas que se estn realizando. Por ejemplo, la siguiente
imagen muestra una barra de men tpica:

A continuacin se muestran las descripciones de cada opcin:

NOMBRE DESCRIPCIN
Men Permite ir directamente a otros men del sistema, por ejemplo: men de
usuario, men SAP, etc.
Tratar Permite realizar acciones sobre la transaccin actual, por ejemplo:
ejecutarla en la ventana actual, ejecutarla en otra ventana.
Favoritos Para gestionar men Favoritos (aadir, renombrar, borrar, desplazar, etc.)
Detalles A nivel de usuario, slo se usa la alternativa Opciones, que sirve para
parametrizar la visualizacin del men.
Contiene principalmente informacin tcnica, pero algunas funciones son
Sistema tiles a nivel de usuario, por ejemplo: crear modo, revisar status.
Particularmente, la opcin status muestra informacin detallada de la
sesin y transacciones activas.
Ayuda Despliega un men con varias formas de ayuda online.

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 19

5.2.3 Barra de herramientas.

Contiene botones que permiten realizar acciones comunes (buscar, grabar, etc.).

A continuacin, el detalle de la funcionalidad de cada botn:

NOMBRE FUNCIN
Continuar Verifica que los datos ingresados sean vlidos. No graba.
Campo de comandos Permite ingresar comandos en forma directa, por ejemplo, cdigos de
transacciones.
Grabar Graba los datos ingresados.

Se devuelve a la pantalla anterior dentro de la misma transaccin.

Retroceder Antes de retroceder, exige ingresar campos obligatorios.
Antes de retroceder, pregunta si se desean grabar los cambios realizados.
Finaliza la tarea. Antes de salir, pregunta si se desean grabar los cambios
Salir realizados.
Se sale completamente de la transaccin.
Cancelar Finaliza la tarea. No graba.

Imprimir Imprime datos de la pantalla actual.

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 20

 NOMBRE FUNCIN
Busca datos en la pantalla actual.
Buscar Se comporta igual que en Office (se puede usar * para acercarse al valor
buscado).
Buscar siguiente Busca siguiente coincidencia en la pantalla actual.
Se comporta igual que en Office.
Primera pgina Se desplaza a la primera pgina.
Pgina anterior Se desplaza a la pgina anterior.
Pgina siguiente Se desplaza a la pgina siguiente.
ltima pgina Se desplaza a la ltima pgina
Crea un nuevo modo SAP.
Crear modo Esto permite realizar varios procesos dentro de una misma cuenta de
usuario.
Crear acceso rpido Permite crear un acceso rpido desde el escritorio del PC.
Apropiado para reportes, transacciones y procesos.
Ayuda Despliega ayuda del campo donde se posiciona el cursor.
Opciones de visualizacin Permite configurar opciones de visualizacin (colores de pantallas, formatos
de conos, etc.)

5.2.4 Barra de aplicaciones.

La barra de aplicaciones provee funciones que permiten visualizar los distintos mens disponibles y
organizar la seccin de favoritos.

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 21

A continuacin, el detalle de la funcionalidad de cada botn:

NOMBRE
Men de usuario
Men SAP
SAP Business Workplace
Visualizar men de un rol
Aadir a favoritos
Borrar favoritos
Modificar favoritos
Desplazar hacia arriba/abajo
favoritos
Crear rol
FUNCIN
Despliega el men asociado al perfil de usuario activo.
Despliega el men estndar de SAP.
Muestra opciones para uso de mensajera interna. Estas opciones no
estn habilitadas para la UDP.
Para ir directamente a otro men. Esta opcin est orientada al
administrador.
Aadir a la seccin Favoritos la transaccin o carpeta que se tiene
seleccionada.
Borrar de la seccin Favoritos la transaccin o carpeta que se tiene
seleccionada.
Modificar nombre de carpeta o transaccin en la seccin Favoritos.
Mover hacia arriba o hacia abajo, dentro del rea de Favoritos, la
carpeta o transaccin que se tiene seleccionada.
Opcin orientada al Administrador de Roles.

5.2.5 Barra de estado.

Proporciona informacin general del sistema y de la transaccin sobre la cual se est trabajando.

En el extremo inferior izquierdo aparecen todos los mensajes del sistema.

En el extremo inferior derecho, al pulsar el botn , se despliega la informacin del entrono,

mandante, usuario, transaccin, entre otros.

SAP utiliza un formato de mensajes cuya interpretacin es similar a la de los semforos:

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 22

Rojo : error, el sistema impedir continuar mientras no se corrija el error o se cancele el proceso.
Amarillo : advertencia, el sistema permitir continuar.
Verde : informacin. Normalmente es una confirmacin que indica que la accin se ha realizado
exitosamente.

5.2.6 Men estndar.

Cada usuario tiene asignado un rol y un perfil dentro del sistema, al que se asocian transacciones a las
que podr acceder para la operacin diaria. La lista de transacciones con autorizacin de acceso se
despliega en el men estndar, agrupadas por carpetas en estructura de rbol.

5.2.7 Men favoritos.

Para mayor facilidad de acceso, cada usuario puede incorporar las transacciones de uso frecuente en el
men Favoritos. Para mayor detalle, revisar la seccin 6.3 de este documento.

5.3 Ejecucin transacciones

Luego de llamar una funcionalidad a travs de una transaccin, lo primero que se puede apreciar,
adems de los botones de las distintas barras detalladas en el apartado 5.2 de este documento, son
conos adicionales que dependen de la transaccin en ejecucin, cada uno con una funcin distinta.

A continuacin se muestra un resumen de los conos utilizados frecuentemente en FICA:

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 23

BOTN ATAJO FUNCIN
(F8) Ejecutar proceso.

(F5) Mostrar detalle de un objeto en particular, por ej.: cuenta de contrato.

(Shift + F2) Borrar /Indicador de documento contable anulado en la FPL9.

(F5) Crear registro.

(F7) Visualizar.

(F6) Modificar.

Sin atajo Refrescar datos en pantalla.

(Ctrl+Shift+F2) Documentacin del sistema.

(F8) Anterior.

(Shift + F7) Siguiente.

(Ctrl + S) Grabar.

(Ctrl + P) Imprimir.

Sin atajo Exportar.

Enter Aceptar (no graba).Verifica que los datos ingresados sean vlidos para la
transaccin.

(F12) Cancelar

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 24

BOTN ATAJO FUNCIN
(F6) Ordenar en forma ascendente los datos de la columna seleccionada.

(F7) Ordenar en forma descendente los datos de la columna seleccionada.

(Ctrl + Shift + F4) Ingresa a la pantalla de modificacin de parametrizaciones para la

vista del estado de cuentas.

Perodo para la seleccin de partidas. til para limitar las partidas que
(Ctrl + Shift + F6) se necesitan visualizar y ocultar las ms antiguas o de perodos
anteriores.
(F5) Filtro de datos.

Totalizacin ascendente. Herramienta utilizada para sumar y totalizar

(Ctrl + F3) de forma ascendente de acuerdo al campo que se seleccione en el
estado de cuenta.
Totalizacin descendente. Herramienta utilizada para sumar y
(Ctrl + F4) totalizar de forma descendente de acuerdo al campo que se
seleccione en el estado de cuenta.
(Shift + F4) Llamar variante. En el contexto de la trx. FPL9, corresponde a un atajo
para cambiar estructura de lneas entre Estndar y Desarrollo.
(Ctrl + F2) Leyenda. Muestra un resumen de los smbolos que aparecen en el
estado de cuenta y su significado.

(Ctrl + Shift + F1) Ayuda para campo. Muestra un texto con la explicacin del
significado del campo.

(Shift + F2) Entradas posibles. Muestra una lista con los posibles datos que llenan
un campo.

(Ctrl + F5) Acceso directo al BP.

(Ctrl + F6) Acceso directo a la cuenta contrato del alumno.

(F7) Contabilizar la operacin.

No aplica Partida abierta y vencida (crdito abierto y que vence).

Universidad Diego Portales | Captulo 5: Navegacin en SAP 25

 BOTN ATAJO FUNCIN
No aplica Partida compensada (crdito pagado).

No aplica Partida abierta an no vencida (crdito abierto an no vencido).

No aplica Partida correspondiente a un abono (haber abierto).

Nota: El paso a paso de ejecucin en cada transaccin FICA ser entregado y revisado en las
capacitaciones respectivas.

Captulo 6: Preguntas frecuentes

6.1 Cmo mostrar los nombres tcnicos de las transacciones en el men.

Si en el rbol desplegable (men estndar o favorito) slo aparece la descripcin de las transacciones,
puede incorporar el cdigo correspondiente de la siguiente forma:

a) Seleccionar Detalles desde el men de barra.

b) Dar click en Opciones.
c) Habilitar la opcin Visualizar nombres tcnicos.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 26

6.2 Cmo activar una transaccin

Las transacciones se pueden activar de dos formas en SAP:

a) Desde el campo de comandos:

Si est en la pantalla de inicio, debe ingresar el cdigo de la transaccin de forma directa en el campo de
comandos.

Si est dentro de una transaccin, la instruccin a ingresar en el campo de comandos puede ser de 2
formas:

/n+ cdigo transaccin: para iniciar la transaccin dentro del modo actual, esto implica que se cancela la
tarea en pantalla.

Debe tener en cuenta que este comando no pregunta si quiere guardar los cambios antes de salir de la
transaccin.

/o + cdigo transaccin: para iniciar la transaccin en un modo nuevo.

Nota: Puede usar minsculas o maysculas.

Puede anteponer un espacio al nombre de la transaccin.

b) Utilizando el rbol desplegable del men Estndar o Favoritos.

Debe seguir la ruta correspondiente hasta llegar a la transaccin y seleccionarla con doble click.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 27

6.3 Cmo trabajar con el men Favoritos.

Agregar transacciones al men: existen varias formas de hacerlo.

a) Seleccionar la transaccin desde el men estndar, y luego presionar el cono correspondiente

en la barra de aplicaciones.

b) Seleccionar la transaccin desde el men estndar y arrastrarla con el mouse hasta el men
Favoritos.

c) Posicionarse sobre la transaccin en el men estndar, hacer click derecho y luego seleccionar
Aadir a los favoritos.

d) Desplegando el campo de comandos, pues all se guardan las ltimas transacciones utilizadas.

Crear carpetas dentro del men:

a) Seleccionar carpeta Favoritos.

b) Presionar botn derecho del mouse.
c) Seleccionar Insertar carpeta.
d) Digitar nombre de la nueva carpeta.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 28

Modificar nombre de carpetas:

a) Seleccionar carpeta u opcin de Favoritos.

b) Presionar botn derecho del mouse.
c) Seleccionar Modificar favoritos.
d) Digitar nuevo nombre.

Tambin se pueden modificar nombres de carpetas y transacciones desde la barra de aplicaciones con el
botn

Borrar favoritos y carpetas:

a) Seleccionar carpeta u opcin de Favoritos

b) Presionar botn derecho del mouse.
c) Seleccionar Borrar favoritos.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 29

Tambin se pueden eliminar carpetas y transacciones desde la barra de aplicaciones con el botn

6.4 Cmo saber el cdigo de la transaccin en ejecucin.

a) Utilizando la flecha desplegable al pie de pgina a la derecha (barra de estado).

b) Utilizando el men Sistema y seleccionado Status desde la barra de men.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 30

6.5 Cmo imprimir.

a) Presionar el botn imprimir de la barra de herramientas.

b) Indicar opciones de impresin.
Impresora: siempre ser LP01, que representa la impresora predeterminada del equipo.
Nmero de copias a imprimir.
Impresin del documento completo o slo algunas pginas.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 31

6.6 Cmo obtener ayuda del sistema.

La ayuda que proporciona el sistema, depende del contexto donde est situado. Se puede obtener de 3
maneras:

a) Activando el botn interrogante de la barra de herramientas

b) Presionando el botn derecho del mouse, una vez posicionado sobre el campo a consultar.

c) Pulsando F1 una vez posicionado sobre el campo a consultar.

6.7 Cmo desplazarse en la pantalla.

Para desplazarse entre los campos de una pantalla se puede optar por:

a) Seleccionar el campo directamente con el mouse.

b) Moverse entre los campos con la tecla Tab

No siempre es posible ver la pantalla completa en SAP, para ello hay que usar las barras de
desplazamiento vertical y horizontal.

Tambin se pueden usar los botones de la barra de herramienta cuando se requiera desplazamiento
entre pginas.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 32

6.8 Cmo modificar ancho y orden de columnas.

De manera similar a Excel, el ancho de las columnas se puede ajustar posicionndose entre dos
encabezados y arrastrando hasta lograr el ancho deseado.
Para cambiar el orden de las columnas debe posicionarse al medio del encabezado que desea mover y
luego arrastrar hasta la ubicacin deseada.

6.9 Cmo exportar datos.

Cuando la informacin est disponible para ser exportada, aparecer activo el cono en la barra de
herramientas. Los pasos a seguir son:

a) Pulsar botn
b) Seleccionar el tipo de archivo al que se desea exportar

c) Seleccionar el formato correspondiente al tipo de archivo indicado

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 33

 d) Indicar lugar donde se desea guardar el archivo

6.10 Qu otras utilidades tiene el campo de comandos.

Adems de utilizarse para ingresar los cdigos de las transacciones (para ms detalles revisar el apartado
6.2 de este documento), desde el campo de comandos se pueden dar instrucciones en forma directa, sin
necesidad de ir paso a paso a travs del rbol desplegable o presionando los botones de la barra de
herramientas. A continuacin se muestran los comandos que se usan habitualmente:

INSTRUCCIN EN CAMPO DE DESCRIPCIN

COMANDOS
/n Cancela la transaccin actual y vuelve a la pantalla de inicio.
Muestra un resumen de los modos activos.

/o

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 34

 INSTRUCCIN EN CAMPO DE DESCRIPCIN
COMANDOS
/nend Finaliza todos los modos abiertos, saliendo completamente del
sistema, previa solicitud de confirmacin.

/nex Finaliza todos los modos abiertos, saliendo completamente del

sistema. NO solicita una confirmacin.
/i Finaliza el modo actual.

6.11 Cmo realizar bsquedas en el sistema.

Men Buscar

En algunas transacciones, es posible realizar bsquedas de datos a travs del men Buscar que se
despliega en la columna izquierda de la pantalla. Esta herramienta se comporta igual que el explorador
de archivos de Windows, y trabaja bajo una estructura de rbol.
En el ejemplo, se muestra una bsqueda de estudiante por nombre, especficamente por apellido
Perez. El sistema despliega una lista con todos los alumnos cuyo primer o segundo apellido coincida
con el parmetro de bsqueda.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 35

Botn Match Code

Este botn de bsqueda se sita a la derecha de cada campo. Al presionarlo, el sistema muestra un
cuadro de dilogo que permite acotar la bsqueda y mostrar valores posibles.

El cuadro de dilogo presenta distintos campos de entrada para la bsqueda. Si slo conoce o recuerda
una parte del texto buscado, puede usar * y luego el botn Aceptar. En el ejemplo, se busca un
estudiante cuyo primer apellido se inicia con Per.

Al resultado de la bsqueda mostrar todos los interlocutores que cumplan con el criterio de bsqueda.

Universidad Diego Portales | Captulo 6: Preguntas frecuentes 36

6.12 Cmo trabajar en distintos modos

Se denomina modo a cada pantalla nueva que se abre en SAP. Cada modo es independiente de los otros.

Un usuario puede tener ms de un modo activo. Esto permite trabajar simultneamente en ms de una
tarea.

Se puede mover entre los modos abiertos y cerrar cualquier modo sin tener que salir del sistema.

Puede tener hasta 6 modos abiertos, realizando distintas tareas en cada uno. Tambin se puede trabajar
sobre un mismo registro (por ejemplo, un estudiante en particular) en distintos modos. En este caso,
dependiendo del proceso que se est realizando, podra ocurrir que el interlocutor quede bloqueado
por uno de los modos; si esto sucede, se deben finalizar los otros modos (o pantallas) abiertos para
poder continuar con la tarea objetivo.

Eventualmente, el administrador del sistema puede reducir el lmite de modos (6) a utilizar, puesto que
ello puede tornar lento el tiempo de respuesta.

Universidad Diego Portales | 37