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GESTIN DE CLUBES
DIRECTOR DE CLUB
MCA
MINISTERIO DE CONQUISTADORES Y AVENTUREROS
DIVISIN SUDAMERICANA
Versin 12.9.7
1
1 LOGIN 6
2 ACTUALIZACIN DEL REGISTRO 7
3 SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES (SGC) 7
4 - Mdulo CONTACTOS 9
C104 - Sub-Mdulo Contactos 9
5 - Mdulo HERRAMIENTAS 10
C083 - Sub-Mdulo Newsletter 10
6 Mdulo GESTIN 14
C093 Sub-Mdulo Cumpleaos 14
7 - Mdulo INSCRIPCIONES 14
7.1 Inscripciones en eventos 15
7.1.1 Inscripciones en eventos con pagos anticipados 15
7.1.2 Inscripciones en Eventos con pre-inscripcin 20
8 - Mdulo PATRIMONIO 30
C111 - Sub-Mdulo Prstamo 30
9 Mdulo INFORMES 35
C091 Sub-Mdulo Informe Online 35
10 Mdulo Secretaria 37
C121 - Sub-Mdulo Agenda 37
2
C020 Sub-Mdulo Miembros-Unidades 52
11 Seguro Anual 57
C132 Sub-Mdulo Seguro anual 57
12 Mdulo Tesorera 64
C078 Sub-Mdulo A Pagar 64
13 Mdulo ADICIONALES 72
13.1 Sub-mdulo Cambiar mi clave 73
14 EQUIPO DE SOPORTE 77
3
Presentacin
La herramienta crece, y desde 2012, la UNOB, USEB, y UNB pasan a formar parte
del proyecto. En 2013, la USB se une al grupo, y tambin colabora en el desarrollo
de nuevas caractersticas, a partir de un sistema desarrollado internamente
dentro de su territorio en el sur de Brasil.
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Sudamericana, con su implantacin definitiva final en otros pases de Sudamrica
que forman parte de su territorio.
En constante evolucin, a medida que lee este manual, se est preparando una
nueva versin del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES, as como una versin
actualizada de cada manual. Y las ventajas de este diseo no se detienen all:
Sea muy bienvenido a esta herramienta que le puede dar la posibilidad de tener
un control total de su Club de Conquistadores y/o Aventureros.
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1 LOGIN
6
2 ACTUALIZACIN DEL REGISTRO
Esta pantalla es para actualizar su registro, que estar abierta solo en su primer
acceso para poner todos sus datos actualizados. Despus del primer acceso a
esta pantalla, no se mostrar ms en el prximo login, sino aparecer la pantalla
inicial del SISTEMA DE GESTIN DE CLUBES.
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En la pantalla principal, en la parte superior izquierda usted visualizara sus datos
y a la derecha las opciones "Inicio" (que vuelven a la pgina de inicio cada vez
que hace clic) y "Salir" (cuando termina su acceso al SISTEMA DE GESTIN
DE CLUBES).
Para participar en el Foro, simplemente haga clic en "Nuevo post" y crear una
nueva pregunta.
Una vez que haga clic en "Nuevo post" y aparecer el mensaje siguiente: Antes
de crear un tema, utilice la bsqueda por tema, solo si no lo encuentra,
abra uno nuevo.
Haga clic en "OK" y realice la bsqueda del tema con el que desea interactuar
en el Foro.
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En el ltimo mdulo de Adicionales aparecern los sub-mdulos siguientes:
cambiar mi contrasea, cambiar mi registro, Datos de mi club, pgina inicial y
salir del sistema. Cuyas funciones son las siguientes:
4 - Mdulo CONTACTOS
5 - Mdulo HERRAMIENTAS
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Puedes realizar un filtrado en las opciones Por unidad, Por funcin (Puede
seleccionar todo) y Por nombre y haga clic en Filtrar datos, el resultado de
la bsqueda aparecer en la lista de abajo.
El sistema busca todos los miembros que poseen email registrados (por eso la
importancia de que los registros de los miembros sean lo ms completo posible).
Despus de realizar el filtro haga clic en Incluir lista:
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Tenga en cuenta que la lista creada aparece en la pantalla principal del mdulo.
Despus de todo este proceso haga clic en Enviar emails:
Llene el ttulo del email, escriba su mensaje. Puede escoger la opcin, en el caso
que usted desease, el de recibir o no recibir la confirmacin de lectura.
Lo ms interesante de esta herramienta es que tiene cmo personalizar los emails
que sern enviados para cada persona con los datos de ella. Para eso, usted debe
usar los hastags, que llamamos campos de fusin. Mire el ejemplo de abajo
sobre cmo utilizar correctamente esos campos:
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Cuando el miembro recibiere ese mensaje, en el lugar de las palabras con
hashtags l va a recibir la informacin contenida en ella. O sea, va a visualizar
el mensaje as: Hola Usurio de Prueba! Nosotros estamos contentos con su
participacin de Director en nuestro Club de Prueba.
Recuerde que si hace clic en Recibir confirmacin de lectura por cada persona
que lea el e-mail se le enviar otro correo electrnico de retorno.
Por ltimo, haga clic en Enviar y espere hasta que se haya disparado todos
los e-mails (no salga de la pantalla mientras que no aparezca el mensaje al final,
al igual que la imagen de abajo):
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6 Mdulo GESTIN
7 - Mdulo INSCRIPCIONES
14
inscripcin usar para el evento y quien deba de avisar a los directores antes de
realizar las inscripciones.
En eventos con Pago anticipado, antes de registrar los participantes del evento,
debe ser realizado el pago en el sub-mdulo Pagos.
Aparecer otra pantalla donde usted deber clicar en el botn Generar Pago
(lado derecho en el superior de la pantalla). Observe que si ya ha generado un
pago anteriormente su pago estar disponible para su visualizacin.
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Despus de clicar en esa opcin, se abrir una pantalla para generar el recibo en
el caso de pago del evento. En esta pantalla usted podr colocar la cantidad de
personas que desean inscribir en el evento llenando el campo de Cantidad de
cupos que desea comprar para despus clicar en la opcin Grabar.
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Notas importantes acerca de los pagos:
17
Aparecer la lista de eventos disponibles. En el lado derecho aparecer un icono
localizado en la columna Inscripciones en el lado derecho en la lnea del
evento.
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Recuerde que los miembros debern estar registrados en el sistema por el mdulo
SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).
IMPORTANTE! Podrn ser hechas las alteraciones de los nombres hasta la fecha
lmite de actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del
evento. Hasta esta fecha es posible excluir una persona e incluir otra en su lugar.
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Funcionalidades como alterar los datos de miembros o excluir miembros quedan
bloqueadas en caso de miembros que estn inscritos en eventos activos. Si desea
alterar o hacer alteraciones en un miembro, es preciso que primero sea excluido
del evento.
En eventos con Pre-inscripcin, primero usted tendr que registrar los nombres
de las personas que usted desease inscribir. Slo entonces, podr generar el
pago.
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En la pantalla Inscripcin de eventos usted debe seleccionar el Miembro
(nombre de la persona que ir a participar del evento) y hacer clic en
Inscribir:
Recuerde que los miembros debern estar registrados en el sistema por el mdulo
SECRETARA -> C007 Miembros (tem 10 de este manual).
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Usted har ese proceso hasta que sean llenadas todas las vacantes que su club
desea llevar o que recibi.
Entonces ahora, usted ir a finalizar y generar el pago. Para esto, basta clicar en
la opcin de Finalizar en la pantalla principal de inscripcin de miembros:
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Entonces, abrir el modo de pago. Si fuera por va PAYPAL aparecer la pantalla
con las opciones: Pagar para efectuar el pago; Enviar link para enviar el
link de pago a alguien; y Imprimir para imprimir la orden de pago.
IMPORTANTE! Slo sern insertadas las vacantes para su club si el pago fue
realizado y confirmado en el sistema.
Podrn ser hechas las alteraciones de los nombres hasta la fecha lmite de
actualizacin del evento, configurada por la Institucin organizadora del evento.
Hasta esta fecha es posible intercambiar una persona y colocar otra en su lugar.
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1. Si la forma de pago es a travs de PAYPAL est atento al e-mail de la
institucin organizadora del evento. Cualquier informacin de diferencia, la
Asociacin/Misin debe contactarse con urgencia.
2. Slo es posible inscribir los nombres si se liquida la cantidad del pago
(excepto en los casos de inscripciones libres).
3. Si el pago venciere y no sea pagado, la posibilidad de nuevos pagos quedar
bloqueada, siendo necesario entrar en contacto con su Asociacin/Misin
para el desbloqueo.
4. Cualquier adulteracin en los pagos ser disciplinada con rigor, y las
respectivas inscripciones pagadas sern invalidadas y sin derecho a la
devolucin de dinero (el sistema monitorea pagos fuera de los patrones
establecidos del evento, como fecha de vencimiento y valores).
La instruccin siguiente sirve slo para eventos con Pago Anticipado (tem 7.1
de este manual). En eventos con Pre-inscripcin el valor del seguro de
excursin vendr junto con el valor de la inscripcin.
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Despus de clicar en Inscripciones, la pantalla Miembros inscritos en el
evento ser abierta y bastar luego que usted haga clic en la opcin Inscribir
y as, se abrir una ventana para el registro del participante.
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Al clicar para efectuar el seguro excursin aparecer la opcin para seleccionar
el miembro y el botn Inscribir:
26
Ser generado el pago que fue configurado por la Institucin Organizadora del
evento:
27
7.3 Inscripcin en venta de productos
Aparecer otra pantalla donde usted deber clicar en el botn Generar Pago
(lado derecho en el superior de la pantalla). Observe que si ya ha generado un
pago anteriormente su pago estar disponible para su visualizacin.
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Despus de clicar en esa opcin, se abrir una pantalla para que usted aada el
o los productos y genere el Pago (o el recibo en el caso de otras formas de pago)
del evento. Puede clicar en la opcin Adicionar tem:
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Incluya todos los tems que desea y haga clic en Emitir:
8 - Mdulo PATRIMONIO
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Para realizar un prstamo es muy simple, basta ir en la opcin Prestar (al lado
derecho en la parte de cima de la pantalla):
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En este sub-mdulo de control de patrimonio usted puede registrar los bienes de
su Club.
Despus de clicar en Nuevo abrir una pantalla para registro del tem, basta
slo llenar todos los campos y clicar en Grabar.
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Despus de grabar aparecer la opcin para incluir una imagen del tem:
Sepa que la imagen tiene que tener una dimensin de 500 x 500 pxeles.
Haga clic en Insertar foto y abrir una ventana. Nuevamente haga clic en
Seleccionar Archivo:
Por fin! Ahora haga clic en la opcin Cerrar para volver al tem registrado:
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Confirme las alteraciones clicando en Grabar:
Por cada tem dado de alta, se puede ver las funciones como Ver, Alterar y
Borrar (que significa inactivar el patrimonio), adems de las opciones para
filtros de los tems activos e inactivos.
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9 Mdulo INFORMES
Despus de clicar en la opcin Llenar una ventana pop-up ser abierta, y usted
podr llenar su informe conforme la respuesta adecuada.
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Despus de clicar en la respuesta deseada aparecer otra pantalla para
confirmacin de su respuesta, con las observaciones (caso necesario) y las
opciones adicionales que la Asociacin/Misin insert:
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Conforme las reglas establecidas en su Asociacin/Misin, los requisitos llenados
por usted podrn ser validados por su regional, y slo entonces sus puntos sern
debidamente computados.
10 Mdulo Secretaria
En todo el Sistema, donde haya listado de usuario con la opcin Ver ser
posible visualizar Datos Completos, adems de la Ficha Mdica, del histrico de
Especialidades, Clases, Eventos, Transferencias (se haya), Accesos e Histrico de
clubes, cargos y unidades.
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Usted puede investigar por mes y ao que desea visualizar clicando en Buscar
para aparecer los eventos, adems de la posibilidad de visualizar el Calendario
Completo:
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La parte ms interesante de ese mdulo es que usted puede recibir un
recordatorio de esta fecha que usted est dando de alta! Basta seleccionar la
opcin Le gustara recibir un recordatorio por correo electrnico esta
actividad?. Al seleccionar la opcin, automticamente abrir los campos para
configurar el recordatorio con la fecha, email y texto del alerta:
Al accesar a ese mdulo, usted podr visualizar las clases de cada miembro.
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Para eso, basta clicar en la opcin Ver en el registro del miembro y as, accesar
a todo el histrico del miembro. Todas las reas posen clases disponibles.
Clicando en el botn Informes al lado del botn Nuevo, ese botn exhibe
el informe de cada clase, la cantidad de miembros y la lista completa de miembros
que poseen esos tems en suyos perfiles:
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Para registrar una nueva clase es simple, clic en Nuevo en la pantalla de
gestin de clases:
Abrir una pantalla para llenar, luego basta llenar todos los campos y clicar en
Grabar. Es posible tambin, registrar una determinada clase para varios
miembros, clicando en la opcin Haga clic aqu destacado en anaranjado,
abajo del campo de clase.
Abrir una nueva pantalla para que usted pueda seleccionar la cantidad de
miembros a realizar la clase, seleccionar, llene los campos Instructor y
Conclusin, y clic en Grabar.
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C108 Sub-Mdulo Documentos
Para registrar una plantilla de documento, hay dos opciones: Correo directo y
Limitado.
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Limitado = Si usted deja como restricto slo usted ir a visualizar el
documento. Su regional y su campo NO lo visualizarn. Si acaso quisiera
que su documento sea visto por el campo y por el regional, esa opcin no
debe ser seleccionada.
Para registrar un documento para todos los miembros (estilo correo directo)
seleccione la opcin Correo Directo. Enseguida use las palabras plantilla que
inician y terminan con hashtags para insertar los datos de los miembros
registrados y activos de su club:
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Observe que no usamos letras maysculas, acentos o puntajes junto con las
hashtags. Por tanto:
Al abrir el documento, observe que las opciones donde haba hashtags fueron
sustituidas por las informaciones del miembro:
Y saldr una ficha para cada miembro del club registrado en el sistema, en el
modulo Secretara -> C007 Miembros.
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Para eso, basta clicar en la opcin Ver en el registro del miembro y as, accesar
a todo histrico del miembro. Todas las reas poseen especialidades disponibles.
Clicando en el botn Informes al lado del botn Nuevo, ese botn exhibe
el informe de cada especialidad, la cantidad de miembros y la lista completa de
miembros que poseen esos tems en suyos perfiles:
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Abrir una pantalla para llenar, luego basta llenar todos los campos y darle
Grabar. Es posible tambin, registrar una determinada especialidad para
varios miembros, clicando en la opcin haga clic aqu destacado en
anaranjado, abajo del campo de especialidad.
Abrir una nueva pantalla para que usted pueda seleccionar la cantidad de
miembros a realizar la especialidad, seleccionar, llene los campos Instructor y
Conclusin, y clic en Grabar.
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C007 Sub-Mdulo Miembros
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Usted an puede seleccionar ms de un miembro y clicar en el botn Habilitar
seleccionados o Desactivar seleccionados.
Enseguida se abrir una pantalla para el registro de miembro del Club. Llene
todos los campos con bastante atencin.
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Observe que si el miembro del club an no posee CPF, podr dejar el campo
vaco, pues no es un campo obligatorio, este es un campo que debe ser llenado
slo por brasileos.
Es importante que llene los campos donde constan email y telfono de los
responsables para un posible contacto. Ponga las informaciones y clic en la opcin
Grabar.
Despus del registro del miembro, la ficha mdica debe ser debidamente llenada:
Usted debe tener atencin al llenar la ficha mdica, pues algunas interrogaciones
slo sern necesarias llene si el miembro tuvo aquel tipo de enfermedad. Despus
de llenar todos los datos, usted debe confirmar la veracidad de las informaciones
y clicar en Confirmar:
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Listo! Registro completo!
Usted tambin tiene la opcin de insertar foto en el registro del miembro, desde
que sea en el formato JPG. Para esto, clic en Ver en el registro del miembro:
Abrir una ventana con todos los datos del usuario y la opcin para Cargar una
Foto:
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Clic en cualquier parte de la foto (lado izquierdo) y un cuadro ir a aparecer (ser
posible visualizar el resultado). Clic en Grabar y por fin, clic en Cerrar.
Usted podr crear el login y clave, para los lderes de su club que usted quiere
que tengan acceso al sistema. Clic en la clave (indicado por la flecha).
Abrir la pantalla para crear el login y sea, tras ser creados clic en actualizar.
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Acordando que las UNIDADES deben estar previamente registradas en el sub-
mdulo C021 - Unidades.
Cuando el miembro sale de una unidad y va para otra unidad del mismo club,
ser necesario borrar el miembro de la unidad antigua e incluirlo en la unidad
nueva.
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C008 Sub-Mdulo Transferencia
Abrir una nueva pantalla con los nombres de los miembros. Seleccione el
miembro que ser transferido. Seleccione la opcin Campo (Asociacin/Misin)
para donde l va, seleccionado el campo ser habilitado la opcin Club de
destino y luego, coloque el motivo de la transferencia. Despus de llenar clic
en Grabar.
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Listo! Miembro transferido.
55
Para registrar una unidad clic en Nuevo (lado derecho en la parte superior de
la pantalla):
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Listo! Unidad registrada.
Usted visualizar las unidades registradas dentro de su Club, con los respectivos
nmeros de miembros dentro de la unidad y con las opciones de alterar y excluir
unidades (slo podr excluir si no hubiera miembros dentro de la unidad).
11 Seguro Anual
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Aparecer la pantalla con los trminos del seguro, las informaciones adicionales
y la opcin de colocar la cantidad a ser contratada para el seguro. Confiera las
informaciones clic en Grabar para generar la remesa y finalizar el seguro:
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Y por fin, seleccione el nombre y haga clic en Grabar:
Club de Conquistadores:
Apoyo
Padres
Nios de 0 a 9 aos
Pastor Distrital
Familia Pastoral
Club de Aventureros:
Apoyo
Nios de 0 a 2 aos
Nios de 3 a 5 aos
Nios de 10 a 15 aos
Pastor Distrital
Familia Pastoral
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Acordando que estarn asegurados, con el Seguro anual, slo los nombres
inscriptos en el sub-mdulo C132 - Seguro Anual.
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Teclee la cantidad de vidas que quiere comprar, identificacin del depsito,
nombre del banco, recibo depsito y clic en Grabar:
Vaya en Seguro Anual -> C132 Seguro anual clic en el botn nuevo, como en
la figura abajo:
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Observe que ahora aparece la cantidad de vidas compradas y el saldo que el
director compr.
Si hay alguno dado de alta de manera irregular, aparecer en rojo como muestra
la figura abajo. Usted debe regularizar dando de alta al miembro, en secretara -
> miembros, o usted puede inactivarlo, pero si el miembro es un miembro activo
esa opcin no es recomendada.
Tras regularizar los miembros, usted podr finalizar. Clic en finalizar si todo
est correcto.
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Ahora los miembros activos de su club estn con el seguro anual. Haga Clic en
OK al siguiente mensaje.
63
Seleccione el miembro y haga clic en Grabar
12 Mdulo Tesorera
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Las cuentas por pagar son todos los gastos de su club que fueron pagados o estn
abiertos.
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Si existe algn tipo de cuenta a pagar para registrar para varios miembros, como
reembolso, por ejemplo, entonces, abajo de la opcin Miembro existe un link
destacado en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada
a varios miembros. Basta clicar en haga clic aqu:
Abrir la pantalla para el registro de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:
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Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.
Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus, Descripcin, Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro),
Vencido en, Pagado en, Valor, Ver, Alterar y Borrar.
Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de una
vez. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como Pagado:
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Usted an puede seleccionar varias cuentas y excluirlas, todas de una vez. Basta
seleccionar las cuentas y clicar en el botn Borrar seleccionados:
Cuentas a recibir son todas las recaudaciones de su Club que fueron recibidas
(mensualidades, donaciones, etc.), o estn en abierto.
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Abrir la pantalla donde es necesario llenar las informaciones de la cuenta:
Si existe algn tipo de cuenta a recibir para registrar para varios miembros, como
mensualidad, por ejemplo, entonces, abajo de la opcin Miembro existe un link
destacado en anaranjado. Esta es la opcin para registrar una cuenta vinculada
a los varios miembros. Basta clicar en haga clic aqu:
Abrir la pantalla para el registro de la cuenta con las mismas opciones, sin
embargo con la opcin de seleccionar ms de un miembro para aquella cuenta:
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Basta llenar todas las informaciones y clicar en Grabar.
Despus del registro, usted visualizar las cuentas a pagar con las opciones
Estatus, Descripcin, Miembro (si hubiera vinculada a algn miembro),
Vencido en, Pagado en, Valor, Ver, Alterar y Borrar.
Usted puede seleccionar varias cuentas y las marcas cmo pagadas, todas de una
vez. Basta seleccionar las cuentas y clicar en el botn Definir como Pagado:
70
Acordando que la fecha de pago ser vinculada al da en que se marc como
pagado, por tanto, el da de hoy.
71
Usted tambin podr visualizar un balance detallado por cuentas, clicando en Por
cuentas
Aparecer una ventana con todas las cuentas separadas por tipo de cuenta.
13 Mdulo ADICIONALES
72
13.1 Sub-mdulo Cambiar mi clave
73
13.3 Sub-mdulo Sugerencias SGC
Este sub-mdulo es para mandar sugerencias para el SGC.
74
13.5 Sub-mdulo Proveedores oficiales
75
Vuelve a la pgina principal.
76
14 EQUIPO DE SOPORTE
SERVICIO Y SOPORTE
Las Jara Gasparetto
Geisiane Martini
Analistas de Soporte
DESARROLLO
Renn Maldonado
Analista de Sistemas y Desarrollo
GESTIN Y FORMACIN
Rodrigo Dias Dorval
Analista de Sistemas
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