QUE ES E-PROCUREMENT?

DEFINICION:

Bsicamente se trata de realizar todos los procesos vinculados con proveedores,

como son compras, recepcin, suministro y pago de los productos que utilizamos
utilizando Internet como medio.
Una de las definiciones que he ledo sobre este concepto es:
E-procurement es la automatizacin de procesos internos y externos relacionados con
el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando el Internet
como medio principal en la comunicacin cliente-proveedor.

Mediante esta tecnologa tanto proveedor como cliente tienen la informacin en tiempo
real tanto de necesidades del cliente como estado de los pedidos por parte del
proveedor. Simplifica enormente todos los procesos de gestin de inventarios y stock.

PRINCIPALES CARACTERSTICAS:

Despliegue de la informacin tanto de inventarios, estado de los pedidos, pagos,

cobros, facturacin etc a travs de la red.
Actualizacin en tiempo real de toda esta informacin.
Acceso desde cualquier sitio a los datos.
Acceso restringido para personal no autorizado.

FUNCIONALIDADES:

Con este tipo de tecnologa podemos integrar nuestro negocio con nuestros
proveedores, de forma que estos se comportaran desde un punto de vista del flujo de
informacin como si un departamento ms de nuestras empresas se tratar.
Os pondr un simple ejemplo basado en el da a da de mi empresa:
El area de produccin en donde diariamente se imprimen los diarios. La principal
materia prima es el Papel en diferentes gramajes que se utiliza para su impresin. El
papel proviene de diferentes proveedores, nacionales y extranjeros. El papel nacional
llega a nuestras instalaciones por carretera y el extranjero en Barco al puerto. Dado
que para reducir coste no tenemos un gran almacn en la propia fbrica
estos estn alojados en zonas logsticas cercanas al puerto. Nuestros proveedores
son los que tienen los almacenes y hay un transporte diario de las necesidades de
papel a la fbrica. Hasta ahora nuestro personal de fbrica y almacn deben hacer una
previsin diaria del consumo necesario para pedir este papel al proveedor, debe
controlar su recepcin y posteriormente la facturacin.
Si implantaremos un sistema e-procurement. Nuestro personal de fbrica al introducir
los datos de produccin diaria y el sistema de forma automtica actualizara la
informacin de stock en nuestro almacn local, el mismo sistema tendra esta
informacin disponible en algn formato electrnico estndar de forma que el sistema
de nuestro proveedor podra saber las necesidades de papel y hacer el envi de forma
automtica. A su vez se realizara la facturacin. Nuestro personal de almacn solo
tendra que controlar que el papel solicitado por el sistema llega nuestras
instalaciones.
Es un ejemplo sencillo pero nos podemos imaginar el sistema que debemos
implementar para realizar los mismo con todos los proveedores, (Tintas, Productos
qumicos, Planchas) as como con nuestros clientes (Distribuidores, Hoteles, medios
de transporte etc..)
SOFTWARE EXISTENTE, PRINCIPALES FABRICANTES:
SAP E-Procurement:
He encontrado en la red un anlisis muy completo sobre esta tecnologa en al que
tenemos un cuadro resumen de las principales soluciones;

El eProcurement o el aprovisionamiento electrnico consiste, por tanto, en la

implantacin de aplicaciones del lado comprador (Buy-Side) que permiten redisear y
automatizar el proceso de aprovisionamiento desde la solicitud hasta el pago,
mediante el intercambio de documentos con los proveedores a travs de Internet.
Se precisa una implantacin nica para cada comprador formada por un servidor, una
aplicacin Buy-Side y un estndar de comunicacin, como muestra la Figura 4.3. El
eProcurement permite a la empresa compradora relacionarse con varios proveedores
a la vez, utilizando Internet.
A partir de 1999, gracias al intercambio de datos que facilita Internet, aparece un
nuevo modelo de negocio, el eMarketplace. Surge como consecuencia de la bsqueda
de economas de escala en la implantacin del eProcurement en las empresas. Gran
parte del trabajo realizado por un comprador con sus proveedores, puede ser
aprovechado por otros compradores.
Otro motivo de la creacin de los eMarketplaces fue la necesidad de agrupar las
diferentes herramientas de las que se haca uso dentro de una misma empresa. Ya
que se utilizaba gran variedad de medios y procesos para realizar cualquier
transaccin con proveedores o clientes. Y este problema se vio acentuado con la
aparicin de las herramientas on-line (a travs de redes de comunicacin), ya que
cada trabajador debe conocer la manera de trabajar de todas ellas.
Se trata de un mercado electrnico, como su propio nombre indica, que a partir de la
transferencia de datos electrnicos ofrece aplicaciones de compra-venta y otros
servicios de comunicacin y colaboracin entre empresas, todo esto basado en la
transferencia de datos electrnicos. El eMarketplace es por tanto, una tecnologa de
comercio electrnico B2B, donde todas las empresas utilizan una infraestructura
tecnolgica comn.

PRINCIPALES PROCESOS DE NEGOCIO DEL eMARKETPLACE

Un eMarketplace ofrece la posibilidad de realizar, mediante sus herramientas, varios

tipos de procesos de negocio electrnico (eBusiness), adems de poner a disposicin
de los usuarios una gran variedad de servicios que generan valor aadido a dichos
procesos.
Cabe destacar que no todos los eMarketplaces permiten realizar los mismos procesos
de negocio, sino que en funcin del tipo de eMarketplace del que se trate ofrecer
unas u otras herramientas y servicios. Del mismo modo las empresas usuarias de
eMarketplaces pueden utilizar independientemente una u otra herramienta segn el
proceso para el que se precisen.

Se clasifican en tres grandes grupos los principales procesos de negocio que se

pueden realizar mediante el uso de las herramientas que ofrece el eMarketplace. El
primero y principal engloba a los procesos relacionados con la compra-venta
electrnica de bienes o servicios, y que se conoce con el nombre de ePurchasing (o
compra electrnica). Un segundo grupo es el relacionado con los procesos de Gestin
de la Cadena de Suministro, conocido tambin como eSupply Chain Management (o
gestin electrnica de la Cadena de Suministro). El tercer y ltimo grupo engloba los
procesos electrnicos orientados a mejorarla colaboracin entre empresas en temas
como la planificacin, gestin de calidad, I+D o transmisin del conocimiento. Este
grupo es conocido con el nombre de Collaborative Engineering (o Ingeniera
colaborativa).

ePROCUREMENT

El eProcurement de los eMarketplaces engloba a las herramientas necesarias para la

seleccin de productos y realizacin de aprovisionamientos on-line. Puede ir precedido
de un proceso de eSourcing o de una negociacin tradicional, segn el tipo de
producto que se desea adquirir. As puede darse el caso de una compra a partir
nicamente de la consulta de catlogo electrnico, o realizar primero una seleccin
previa de proveedores y despus efectuar la compra.

El eProcurement consiste principalmente en la realizacin de la emisin del pedido va

Internet, pero si el producto lo requiere se puede realizar una peticin de ofertas previa
a los proveedores.

Tambin en los casos de eProcurement, puede ser til el uso de las herramientas de
eAuction (subasta inversa), para los casos en que llegados al final del proceso de
compra existan varios productos, de distintos proveedores, que interesen y el precio
sea el nico factor que los pueda diferenciar.

Cabe sealar, que el trmino eProcurement no se refiere a las aplicaciones Buy-Side

privadas explicadas en el Apartado 4.3, aunque toma su nombre por el hecho de
representar el mismo concepto de compra de bienes o servicios de un comprador a
sus proveedores. El eProcurement como tecnologa de comercio electrnico se basa
en una nica aplicacin, tan slo opera un comprador con sus proveedores, sin
posibilidad de intercambiar el rol de negociacin, sin otros servicios ms que los
propios de la compra-venta, etc.
En el Anexo B (Apartado B.1) se encuentran los esquemas correspondientes a los
procesos que permiten realizar las herramientas de ePurchasing. Tambin se incluyen
los esquemas de los procesos tradicionales relacionados.

Beneficios de E-Procurement
El bajo costo de la tecnologa de la informacin y la cortesa de la Internet es una gran
ventaja de la contratacin electrnica. Los costos de compra o venta, as como las
barreras a la entrada se han reducido considerablemente los costos de operacin se
reducen. Los precios son ms transparentes, compras aleatorias (las compras que se
producen fuera de las directrices de la organizacin) se evita, las empresas pueden
utilizar simplemente las redes de proveedores preferidos, y no hay mejor equilibrio de
poder entre el comprador y vendedor ya que la informacin es mucho ms accesible.

Sistemas de e-procurement tambin permiten una integracin ms eficaz de las

cadenas de suministro y proporcionan una mejor organizacin y seguimiento de los
registros de las transacciones para la adquisicin de datos ms fcil, segn Ageshin.
Las transacciones pueden ser estandarizados y todas las ofertas de productos y
servicios pueden ser controlados con mayor facilidad, lo que permite a los empresarios
a utilizar este conocimiento para conseguir un buen precio. Debido al rpido
intercambio de informacin y la provisin de bienes y servicios, la contratacin
electrnica tambin promueve ciclos de desarrollo de producto ms cortos.

Desventajas de E-Procurement

Desventajas de la contratacin electrnica son en su mayora en el lado del proveedor.

Ageshin sugiere que los compradores obtienen ms beneficios que los proveedores
tales como ordenar los ciclos ms cortos adopcin ms amplia de las prcticas de
"just-in-time" y una mayor participacin de los proveedores en el desarrollo de
productos.

Por otro lado, Ageshin dice que los proveedores se enfrentan a problemas como el alto
costo de la educacin, la necesidad de hacer frente a ms de un mercado, de alto
riesgo de compromiso de los datos y completar la reestructuracin organizativa en
algunos casos. Algunos vendedores utilizan para tratar con los clientes cara a cara
pueden encontrar las transacciones en lnea incmodas, ya que los proveedores no
necesariamente saben que estn tratando con la lnea. Al igual que las citas en lnea,
conocer y verificar una organizacin en Internet es difcil, y el engao es ms fcil de
hacer en lnea.

Otra desventaja de la contratacin electrnica est creciendo rpidamente mltiples

estndares. Tanto los compradores como los proveedores no estn seguros de qu
proveedor de servicios de e-procurement sobrevivir o llegar a ser obsoletos. Varias
directivas tambin se suman a la confusin acerca de cul usar y puede aumentar los
costos para el vendedor que trata de cumplir con las diferentes normas.