Caso de estudio: Audi Japn
Audi Japn revolucion sus operaciones con
RESUMEN DEL CASO
CLIENTE
Audi Japn
INDUSTRIA
Automotor
UBICACIN
Japn
OBJETIVOS
Incrementar la transparencia y la
calidad de los procesos de la divisin
de Finanzas y Administracin
Reducir los procesos y
procedimientos basados en papel
para complementar el sistema SAP
Introducir un cambio organizacional
hacia las actividades
orientadas a procesos
RESULTADOS
El proceso de solicitud de
aprobaciones fue automatizado
y puesto a disposicin para
ser utilizado por ms de 20
departamentos
Incremento del desempeo y la
productividad de la divisin de
Finanzas y Administracin
Reduccin de papeleo, actividades
manuales y demoras innecesarias
la rpida automatizacin de los procesos
financieros y administrativos
Increment en la transparencia y calidad de aprobaciones de
alto nivel, cubriendo solicitudes de ms de 20 departamentos
e involucrando montos de hasta US$ 5 millones por solicitud.
Panorama y Retos
Audi Japn, importador de vehculos Audi y subsidiaria de Audi AG, identific la
necesidad de reducir las tareas y actividades manuales con el fin de incrementar
la eficiencia operacional y mantenerse al frente de los estndares de la industria.
Para obtener mayor control y visibilidad de los principales procesos de gestin
y administrativos, Audi Japn decidi desarrollar una iniciativa de BPM que
revolucionara sus operaciones.
La iniciativa de BPM en Audi Japn fue concebida en el departamento de
finanzas, en donde los procesos eran basados en papel y ejecutados y archivados
manualmente.
Audi Japn utiliza un sistema SAP para manejar sus operaciones financieras y Bizagi
fue seleccionado como la solucin de BPM complementaria para la automatizacin
de procesos. La compaa tambin tena claro que deba llegar a una solucin que
fuera fcil de usar, ejecutable sin mayores esfuerzos y capaz de automatizar
procesos de su operacin diaria. El objetivo era incrementar la transparencia y la
calidad de los procesos reduciendo las actividades y procedimientos basados en
papel. Esta solucin tambin deba ser replicada en otros departamentos de la
compaa y subsidiarias de Audi alrededor del mundo.
Solucin Bizagi
Audi Japn evalu varias herramientas de BPM y encontr que Bizagi BPM Suite
era la opcin apropiada debido a su facilidad de uso, flexibilidad y opciones de
auto entrenamiento. Descubrir que con Bizagi era muy fcil modelar y diagramar
los procesos y luego pasar a la ejecucin, fue un motivador clave para iniciar el
programa de cambio. Bizagi BPM Suite fue capaz de ofrecer una solucin completa
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Caso de estudio: Audi Japn
Optimizacin de la distribucin y
reasignacin de cargas de trabajo,
recursos y responsabilidades
Cambios positivos en la estructura
fundamental de negocio de Audi
Japn
La iniciativa de BPM continu y
fue aplicada a otros 5 procesos
e integrada cubriendo todas las actividades y funcionalidades requeridas para el
diseo del flujo del trabajo del proceso y su posterior automatizacin.
Los procesos de la divisin de Finanzas y Administracin incluyen los de Solicitud
de Aprobaciones de alto nivel originadas desde ms de 20 departamentos de la
compaa. stos pueden involucrar aprobaciones de ms de US$ 5 millones para
una actividad u objetivo particular. Los procesos frecuentemente requieren la
aprobacin del Presidente de la compaa o de otros ejecutivos senior quienes
tienen disponibilidad limitada debido a la excesiva cantidad de viajes de negocio.
Con la automatizacin de los procesos de aprobacin, las solicitudes se
realizan a travs de un portal web y se envan notificaciones a los aprobadores
correspondientes segn el tipo y el monto de la solicitud. Las solicitudes se
anuncian y se procesan inmediatamente, asegurando que sean atendidas a
tiempo y a medida que son creadas.
El sistema tambin permite hacer anotaciones y adjuntar documentacin de
soporte para la toma de decisiones. Cuando las solicitudes son aprobadas, se genera
un PDF con la aprobacin en idioma local (Japons), facilitando la clasificacin y
archivo de las mismas. Esto complementa las actividades desempeadas por el
sistema de ERP (SAP).
Resultados
En tan solo unas pocas semanas el proceso de solicitud de aprobaciones
fue automatizado y puesto a disposicin para ser utilizado por ms de 20
departamentos de la organizacin, observando una significativa reduccin en los
tiempos de ciclo promedio durante los primeros meses en produccin.
Las tasas de productividad y eficiencia aumentaron para los empleados del
departamento de finanzas. La reduccin de papeleo, actividades manuales y
demoras innecesarias, contribuyeron a mejorar el desempeo y control de sus
operaciones. Tambin se lograron ahorros de tiempo en tareas de clasificacin
y archivo lo cual permiti optimizar la distribucin y reasignacin de cargas de
trabajo, recursos y responsabilidades. La documentacin se encuentra mejor
clasificada y organizada, haciendo ms fcil la bsqueda y seguimiento de
registros y aprobaciones pasadas cuando stas son requeridas por auditores o
directivos de la compaa.
Se construy un sistema robusto el cual puede ser fcilmente adaptado al
crecimiento del negocio a medida que ms y ms procesos son automatizados. La
iniciativa de BPM continu y fue aplicada a otros 5 procesos: Aprobacin de viajes
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Caso de estudio: Audi Japn

internacionales, Aprobacin de viajes nacionales, Creacin de rdenes de compra, Cuentas

por pagar y Administracin y control de presupuesto.

Audi Japn reconoci que la ventaja competitiva clave es actuar rpido, y con Bizagi, fue
capaz de llevarlo a cabo. El proyecto de BPM cambi la estructura fundamental de negocio
de Audi Japn, y puso a la compaa en una posicin en la que est preparada para soportar
cualquier otro proceso con agilidad, permitiendo crecimiento a corto y largo plazo y una
ventaja competitiva sostenible.

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