Manual de Usuario

Manual de Usuario
Mdulo de Logstica
Parte III Sub Mdulo Pedidos
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versin del Aplicativo 16.04.00

De fecha 28 de octubre de 2016
Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte III Sub Mdulo Pedidos
INDICE
I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO ................................................................. 3
1.1. SUB MDULO DE PEDIDOS ............................................................... 3
1.1.1. Registro de Pedidos ................................................................................ 3

1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA) .................................................................. 4
1.1.1.2. Pedidos de Compra B/S (Ajuste) .................................................................. 18
1.1.1.3. Pedidos de Compra por Encargo ................................................................. 43
1.1.1.4. Pedidos (PECOSA) por Encargo .................................................................. 55
1.1.2. Autorizacin del Pedido ........................................................................ 63

1.1.3. Seguimiento del Pedido ........................................................................ 79
1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra ..................................................... 84
1.1.5. Registro de Gastos Generales ............................................................. 93
1.1.5.1. Registro de Gastos Generales No Proyectado ........................................... 95
1.1.5.2. Registro de Gastos Generales Proyectado ............................................... 102
1.1.6. Compras por Encargo ......................................................................... 112
-2-
I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO
En esta seccin se describe la funcionalidad que contiene el Sub Mdulo Pedidos,

detallando cada una de las opciones y describiendo las funcionalidades de cada una de
ellas.
1.1. SUB MDULO DE PEDIDOS
El Sub Mdulo Pedidos permite a los Usuarios de los Centros de Costo, generar Pedidos
Programados y No Programados de Bienes, Servicios y por Encargo. Asimismo, permite
al Usuario Responsable, autorizar los Pedidos y generar los Consolidados para su
incorporacin en el PAO, para su posterior adquisicin.
Adems, registrar los requerimientos de Gastos Generales adicionales al Cuadro de

Necesidades y ejecutar las Compras por Encargo.
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:
1.1.1. Registro de Pedidos
Esta opcin permite a los Usuarios de los Centros de Costo, registrar Pedidos Programados
provenientes del Registro de Cuadro de Necesidades para ser atendidos directamente
mediante una PECOSA, Pedidos de Compra No Programados por Centro de Costo,
Pedidos de Compra por Encargos y Pedidos de Encargos para ser atendidos directamente
mediante una PECOSA.
El ingreso al men Registro de Pedidos es siguiendo la ruta: Pedidos - Registro de

Pedidos, como se muestra a continuacin:
-3-
1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA)
Esta opcin permite al Usuario generar Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA), de

los Bienes Programados en el Cuadro de Necesidades.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos - Pedidos Programados

(PECOSA), como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos, la misma

que muestra el filtro Ao el cual permite seleccionar el perodo en el cual se generarn los
Pedidos Programados. Adems, en la parte intermedia de la ventana se muestra la relacin
de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede, Responsable y
Nmero de Personas asignadas al Centro de Costo.
Procedimiento para Registrar un Pedido Programado
Para registrar un Pedido Programado, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla del

Centro de Costo de primer nivel correspondiente. El Sistema mostrar la ventana Registro
de Pedidos, la misma que en la parte superior contiene los siguientes filtros de seleccin:
-4-
Ao: Permite seleccionar el ao en el cual se registrarn los Pedidos, activando la

barra de despliegue .
Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un

check en , se visualizar la informacin de todos los Meses.
Pedidos: Permite seleccionar el nmero correlativo de los Pedidos mostrados en

pantalla. Marcando con un check en , se visualizar la informacin de todos
los Pedidos generados.
Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue o ingresando al cono Buscar .
Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automticamente el

Responsable.
Insertar Pedido Programado
En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic

con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin .
El Sistema mostrar una ventana donde el Usuario deber registrar los siguientes datos
principales del Pedido:
-5-
N Pedido: Muestra automticamente el nmero correlativo del Pedido. Puede ser

editado por el Usuario.
B/S: Por defecto muestra Tipo Bien.
Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado segn corresponda.
Fecha: Muestra la Fecha de registro del Pedido. Puede ser editada por el Usuario.
Fecha de Autorizacin: Muestra la Fecha de autorizacin del Pedido, siempre y

cuando ste se encuentre autorizado.
Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectar el gasto del Pedido,
activando la barra de despliegue . En la lista Se muestran las Metas asignadas al
Centro de Costo.
Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplir con el Pedido solicitado,

activando la barra de despliegue . En la lista se mostrarn todas las Tareas:
Comunes, Personalizadas y Estratgicas. Solo se mostrarn las Tareas que estn
relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.
Tipo Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso de los tems a solicitar, activando la
barra de despliegue . En la lista solo se mostrarn los Tipos de Uso relacionados
a la Tarea seleccionada:
: Permite marcar con un check si el Pedido es para ser entregado a

un Destino Externo. Al marcar con un check, se activar el campo Destino, donde
el Usuario deber seleccionar el lugar destino del Pedido, activando la barra de
despliegue . En la lista se mostrarn los destinos registrados en la opcin Tablas
Logstica.
-6-
Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionar el Pedido,

ingresando a la carpeta amarilla .
Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el Pedido.
Registrado los datos del Pedido, el Usuario dar clic en el cono Grabar , mostrando
el Sistema, el siguiente mensaje al Usuario:
Dando clic en S, quedar grabado el registro, el cual mostrar una carpeta amarilla ,
donde el Usuario podr ingresar para verificar los datos registrados.
Insertar tems del Pedido
En la parte derecha de la ventana, el Usuario insertar los tems que se solicitarn en el

Pedido, para ello el Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho
del mouse y seleccionar la opcin Insertar Bien.
-7-
Al seleccionar la opcin se mostrar una ventana de bsqueda. Para visualizar

los tems, el Usuario podr realizar una bsqueda por: Descripcin, Cdigo tem, Unidad
de Medida, Clasificador, Monto o Nombre Comn, seguidamente ingresar el dato a buscar
en el campo Dato, se podr hacer uso del comodn (%) en la bsqueda realizada, por
ejemplo al buscar por Nombre comn y poner en el campo Dato el comodn %, se
mostrarn todos los tems que tengan un nombre comn. Si se ha seleccionado el campo
de bsqueda Descripcin ingresar el dato en el campo del mismo nombre. Luego dar
Enter o clic en el icono Buscar .
En la ventana solo se listarn los tems registrados en el Cuadro de Necesidades en

funcin a la bsqueda realizada, mostrando los siguientes datos: Cdigo tem, Descripcin,
Unidad de Medida, Clasificador, Cantidad y Nombre Comn. El Usuario deber ingresar la
Cantidad a solicitar.
Luego, dar clic en el cono Grabar .
Validacin: Si el monto solicitado supera el

monto Programado del mes, el Sistema mostrar
el siguiente mensaje al Usuario:
-8-
Los tems insertados se visualizarn en la ventana Registro de Pedidos, Para insertar

las Especificaciones Tcnicas del tem ingresar a la carpeta amarilla .
El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activar el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
En la parte Inferior de la ventana mostrar la siguiente informacin:
Programada: Cantidad del tem Programado en el Cuadro de Necesidades.

Autorizada: Cantidad del tem Autorizada a la fecha.
Por Solicitar: Cantidad del tem que se requiere.
Atendida: Cantidad Atendida del tem.
Adems muestra los siguientes botones:
: Ingresando a este botn, mostrar la ventana con el detalle de la

Programacin Mensual del tem en el Cuadro de Necesidades.
-9-
: Ingresando a este botn, mostrar una ventana adicional donde se

apreciar un Cuadro estadsticos Mensual de cmo se est consumiendo el Bien.
Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deber dar clic en el cono Grabar ,
mostrando el siguiente mensaje:
Dando clic en el botn SI, culminar el Registro del Pedido
VB Jefe
Para dar VB al Pedido generado por el solicitante del Centro de Costo, el Usuario que
cuente con la Autorizacin de dar VB a los Pedidos, dar clic en el botn .
-10-
Nota: Para dar VB a los Pedidos, el Usuario deber tener el rol de Aprobacin en el perfil de
Usuario.
El Pedido pasar del Estado Pendiente a VB Jefe, asimismo para retornar al Estado
Pendiente el Usuario dar clic en el botn .
Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar el Pedido, ste deber encontrarse
en Estado Pendiente.
Copiar Pedido Programado
El Sistema permite al Usuario realizar la copia de toda la informacin de un Pedido de

Compra para el registro de otro Pedido.
Para ello el Usuario seleccionar el Pedido a copiar y dar clic en el botn

.
Validacin: La copia de Pedidos no est

permitido para Pedidos PpR, mostrando el
Sistema el siguiente mensaje al Usuario:
-11-
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en S, para

confirmar la copia.
El Sistema generar el nuevo pedido en Estado Pendiente, conteniendo la misma

informacin del Pedido copiado El Pedidos generado se mostrar al final de la lista de
Pedidos.
Reporte Solicitud de Pedido
Para que el Usuario imprima la Solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Seleccin de Reporte.
El Usuario seleccionar la opcin Formato de Registro de Pedido

y marcando con un check en el campo Visualizar Clasificador se
visualizar en la solicitud, el clasificador de gasto de los tems.
-12-
Para visualizar la solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. Se

mostrar el formato de solicitud de Pedido, con la siguiente informacin: cdigo,
descripcin ,especificaciones tcnicas, clasificador en caso se haya marcado el campo
, cantidad solicitada y unidad de medida del tem, as como un campo para
la firma del solicitante del Pedido y la firma del Jefe del Centro de Costo que autoriza la
solicitud de Pedido.
Adems, el Sistema permitir configurar los siguientes campos: Personalizacin del Ttulo
y si se muestra o no las Firmas en el Formato, desde el Sub Mdulo Tablas - Parmetros
Configuracin Inicial.
REPORTES DESDE LA VENTANA DE REGISTRO DE PEDIDO
Para obtener los reportes de Pedidos Programados, desde la ventana principal de Registro
de Pedidos, el Usuario dar clic en el cono Imprimir de la barra de herramientas.
Luego se mostrar las siguientes opciones:
-13-
Relacin de Pedidos.- Muestra la relacin de los Pedidos Programados indicando la

siguiente informacin: Nmero y Fecha del Pedido, Cdigo y Descripcin del Centro de
Costo y Estado. La informacin se agrupar por Mes.
Relacin de Pedidos de Compra por tems: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

presentar la ventana Reporte, que muestra los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e
tem, los cuales podrn ser seleccionados activando el cono Buscar o marcando con
un check , para visualizar toda la informacin.
-14-
Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir , mostrndose el reporte con la siguiente

informacin: Fecha y Nmero de Pedido, Estado, Cdigo, Centro de Costo, Unidad de Uso,
Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos de la PECOSA.
Relacin de Pedidos por Centro de Costo: En esta opcin, el Usuario podr seleccionar
el Centro de Costo activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrar Todos.
Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir , mostrndose el reporte con la siguiente

informacin: Centro de Costo, Tipo de Pedido, Nmero y Fecha del Pedido, Fecha de
Aprobacin, Nmero de Contrato, entre otros. Asimismo, el Estado y Responsable del
Centro de Costo.
-15-
Relacin de Pedidos de Compra Aprobados: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

presentar la ventana Reporte, que activarn el filtro de Estado y se deber de seleccionar
algn estado.
Seguidamente, dar clic en el cono Imprimir , mostrndose el reporte Relacin de

Pedidos de Compra Aprobados, el mismo que detalla la relacin de PECOSAS con el
estado seleccionado e indicando la siguiente informacin: Nmero y Fecha de Pedido,
Fecha de VB, Fecha Aprobacin, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF,
Nro. Pecosa, Responsable del VB Jefe
Relacin de PECOSAS: Ingresando a esta opcin, el Usuario obtendr una relacin de

todos los Pedidos que tienen como estado PECOSA o PECOSA Parcial.

(PECOSA), el mismo que detalla la relacin de PECOSAS agrupadas por mes, indicando
la siguiente informacin: Nmero y Fecha de PECOSA, Centro de Costo, N Pedido, FF/Rb
y Valor.
-16-
Relacin de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, el Sistema presentar la

ventana Reporte, que activarn el filtro de FF/Rb, Meta y Clasificador de Gasto y se deber
de seleccionar uno o todos.

Reserva de Pedidos, el mismo que detalla la relacin de los Pedidos Reservados,
agrupados por FF/Rb, Genrica, Clasificador, Meta, mostrando la informacin de Centro
de Costos, Tipo (bien o Servicios) Nro. de documento, Cdigo y nombre del tem, Montos
Disp. SIAF, Reserva de Pedidos, Saldo Disp.
-17-
1.1.1.2. Pedidos de Compra B/S (Ajuste)
Esta opcin permite generar los Pedidos de Compra de bienes y servicios no programados
en el Cuadro de Necesidades, los mismos que se incorporarn al PAO Actualizado para su
adquisicin.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos - Pedidos de Compra de B/S,

como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos de

Compra, la misma que contiene el filtro Ao, el cual permite seleccionar el perodo en el
cual se generarn los pedidos. Adems, en la parte intermedia de la ventana se mostrar
la relacin de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede,
Responsable y Nmero de personas asignadas al mismo.
DESCRIPCION DE LA VENTANA
Al ingresar a la carpeta amarilla del Centro de Costo correspondiente, el Sistema

presentar la ventana Registro de Pedidos de Compra, la misma que en la parte superior
contiene los siguientes filtros de seleccin:
-18-
Filtros:
Ao: Permite seleccionar el ao de registro del pedido, activando la barra de

despliegue .
Mes: Permite seleccionar el mes de registro del pedido. Marcando con un check en
se seleccionar todos los Meses.
Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo que realiza el pedido,

activando la barra de despliegue o ingresando al cono Buscar .
Responsable: Muestra automticamente el Responsable al seleccionar el Centro

de Costo.
Tipo: Permite seleccionar el Tipo de tem (bien o servicio), activando la barra de

despliegue .
Pedidos: Permite seleccionar un pedido de compra. Marcando con un check en

, se seleccionar todos los pedidos generados.
Seleccionado los filtros, en la ventana se mostrarn la relacin de Pedidos de Compra que

han sido generados. Para visualizar el detalle del pedido, as como el detalle del tem,
ingresar a la carpeta amarilla del pedido o tem correspondiente.
Parmetros de Configuracin Inicial para Pedidos
Para el registro de Pedidos No programados de bienes y servicios, existen diferentes

parmetros que podrn ser configurados de acuerdo a la necesidad de cada Unidad
Ejecutora. Dichos parmetros se encuentran descritos en la opcin de Parmetros de
Configuracin inicial del Sub Mdulo Tablas.
-19-
PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN PEDIDO DE COMPRA DE B/S
Para registrar un Pedido No Programado para compra, realizar el siguiente

procedimiento:
1. En la parte superior de la ventana seleccionar el Ao, Mes, Centro de Costo, y Tipo

(bien o servicio). Luego, activar el men contextual dando clic con el botn derecho
del mouse y seleccionar la opcin .
2. El Sistema presentar la siguiente ventana, en la cual el Usuario registrar los datos

generales del pedido, los cuales se detallan a continuacin:
-20-
N Pedido: Muestra automticamente el nmero correlativo del pedido,

pudiendo ser editado por el Usuario, si se tiene configurado en Parmetros
de Configuracin Inicial, Edicin de Correlativo Pedido el valor 1 Activo.
B/S: Muestra el tipo de tem a registrar.
Estado: Muestra el estado del pedido Pendiente, VB Jefe o Autorizado

segn corresponda.
Fecha: Muestra la fecha de registro, pudiendo ser editada por el Usuario.
Fecha de Autorizacin: Muestra la fecha de autorizacin del pedido, siempre

y cuando ste se encuentre autorizado.
Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectar el gasto del

pedido, activando la barra de despliegue . Solo se mostrarn las Metas
asignadas al Centro de Costo.
Fte. Fto / Rubro: Permite seleccionar la FF/Rb sobre la cual se afectar el

gasto del Pedido, activando la barra de despliegue . Solo se mostrarn las
Fuentes de Financiamiento relacionadas a la Meta seleccionada.
Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplir con el pedido, activando

la barra de despliegue . Solo se mostrarn las Tareas Comunes,
Personalizadas y Estratgicas, relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.
Sub Producto: Si la meta selecciona es estratgica, el cdigo del sub

producto se mostrar en este campo.
Meta Fsica: Despus de haber seleccionado la meta y la tarea, si la meta

seleccionada es estratgica se mostrar por defecto la Meta Fsica de
-21-
Ejecucin registrada en el mdulo de PpR, la cual no podr ser modificada en

el pedido.
Tipo Uso: Permite seleccionar el tipo de uso de los tems a solicitar, activando
la barra de despliegue . Solo se mostrarn los tipos de uso relacionados a
la Tarea seleccionada.
Externo: Permite indicar si el pedido es para ser entregado a un destino

externo. Para ello se deber tener configurado en Parmetros de
Configuracin Inicial el valor S Con Manejo de Destino.
Al marcar con un check se activar el campo Destino, en el cual se

seleccionar el lugar destino del pedido. Solo se mostrarn los destinos
registrados en la opcin Tablas Logstica.
Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionar el pedido,

ingresando a la carpeta amarilla .
Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el pedido.
3. Registrado los datos del pedido, dar clic en el cono Grabar , mostrando el
Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S para grabar el
registro:
4. En registro se mostrar en la lista de pedidos y en estado Pendiente, asimismo se

mostrar una carpeta amarilla en la cual al ingresar a ella se podr verificar los
datos registrados.
-22-
5. Seguidamente, se proceder a registrar los tems que conforman el pedido, para

ello activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin Insertar Bien o Insertar Servicio, segn el tipo de pedido
seleccionado.
Si la meta del pedido es Estratgica, se mostrar las opciones /

.
6. El Sistema mostrar la ventana de bsqueda de tems. De ser un pedido de bienes,

el Usuario podr realizar una bsqueda por: Descripcin, Cdigo tem, Valor,
Unidad de Uso, Clasificador, Precio Referencial o Nombre Comn, seguidamente
ingresar el dato a buscar en el campo Dato se podr hacer uso del comodn (%),
por ejemplo al buscar por Nombre comn y poner en el campo Dato el comodn %,
se mostrarn todos los tems que tengan un nombre comn. Si se ha seleccionado
el campo de bsqueda Descripcin ingresar el dato en el campo del mismo
nombre. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar . Para el caso un pedido de
-23-
servicios, se podr realizar una bsqueda por: Precio Referencial, tem, Monto,
Unidad de Uso y Clasificador.
7. En la ventana solo se listarn en funcin a la bsqueda realizada, mostrando los

siguientes datos: Cdigo tem, Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad y Nombre
Comn. El Usuario deber ingresar la Cantidad a solicitar en el caso de bienes o el
Valor en el caso se servicios.
Si la meta del pedido es Estratgica, se mostrar la ventana PPR con el tipo de

ingreso por defecto Insumo del Kit en la cual se visualizar solo los insumos
programados en la fase Aprobado y estado Cerrado para el Punto de Atencin (KIT)
en funcin a los campos de bsqueda y al Programa, Producto de la Meta y Tarea
(Sub Producto) seleccionado por el Usuario.
-24-
Si se elige el tipo de ingreso Insumo Equivalente, se mostrarn aquellos tems

relacionados a la familia y clasificador de gasto del insumo, que se encuentren en
el Kit del punto de atencin seleccionado, con tipo de clculo 4 y que pertenezcan
a los grupos 09, 35, 49, 51 y 58.
Asimismo, se visualizar a modo de consulta la Meta Fsica de Ejecucin, En caso

sta se modifique en el mdulo de PpR, no se cambiar en los pedidos ya
registrados.
Validacin: Si la Meta Fsica de Ejecucin es

igual a cero, no se podr registrar la cabecera
del pedido, mostrando el Sistema el siguiente
mensaje al Usuario:
-25-
Para el caso de insumos de tipo de clculo 4, por defecto se mostrar calculada la

cantidad referencial a solicitar, el Usuario podr modificar dicha cantidad, tomando
en cuenta que no puede ser mayor a la indicada.
Validacin: Si el insumo es de tipo de clculo

4, del tipo de ingreso Insumo del Kit y se
registra una cantidad mayor a la calculada, al
grabar, el Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario:
8. Seleccionado los tems, dar clic en el cono Grabar .
Validaciones: Si en Parmetros de
Configuracin Inicial, la opcin Validacin de
Registro de Pedido No Programado se
encontrara configurado con el valor 1 Si
-26-
Validacin de Pedidos no Programados, el

Sistema realizar las siguientes validaciones:
a) Si el tem se encontrara Programado en el

Cuadro de Necesidades, el Sistema
solicitar se ingrese la justificacin de la
solicitud como Pedido No Programado.
b) Si el tem no cuenta con precio estimado en

el Catlogo Precio, el Sistema mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:
c) Si no se cuenta con Saldo Presupuestal

SIAF a nivel de FF/Rb, Meta, Genrica y
Clasificador de Gasto, mostrar el
siguiente mensaje al Usuario:
9. Los tems insertados se visualizarn en el detalle del pedido.
10. Para eliminar un tem del pedido, se debe activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Eliminar Bien o Eliminar
Servicio, segn el tipo de pedido seleccionado.
-27-
Si la meta del pedido es Estratgica, se mostrar las opciones /

.
11. Para modificar la cantidad solicitada del tem en un pedido, ingresar a la carpeta
amarilla del tem correspondiente. El Sistema mostrar la ventana Registro de
Pedidos.
Nota: Para pedidos de compra con tipo de meta PpR, no se podr modificar la cantidad.
-28-
12. Para registrar las Especificaciones Tcnicas en el caso de bienes o los Trminos
de Referencia en el caso de servicios, ingresar a la carpeta amarilla del tem
correspondiente:
El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos, en la cual el Usuario activar

el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la
opcin para el caso de bienes o
para el caso de servicios.
En ambos casos, el Sistema insertar un registro en blanco, en el cual el Usuario

registrar el Rubro y las Especificaciones Tcnicas/Trminos de Referencia.
Asimismo, en esta ventana se podr modificar la cantidad solicitada para el caso de
bienes o el valor para el caso de servicios.
13. Finalizado el registro del pedido, proceder a darle Visto Bueno dando clic en el
botn VB Jefe para su posterior Autorizacin por el rea correspondiente.
-29-
Nota: El botn VB solo se mostrar activo si el Usuario cuenta con el Rol de Aprobacin
de Pedidos de Compra de B/S en el perfil de Usuario.
El pedido pasar del estado Pendiente a VB Jefe. Para retornar a Pendiente, dar
clic en el botn .
Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar un pedido, ste deber encontrarse
en estado Pendiente.
PEDIDO PROVISIONAL DE ALMACN (PPA)
Para el caso de las Unidades Ejecutoras que pertenecen al Sector Salud, si el Centro
de Costo que genera el pedido se encuentra configurado en el Mdulo de
Configuracin como Responsable de los Medicamentos, en la ventana del registro del
pedido se mostrar el campo PECOSA PPA .
Si el pedido es para solicitar la Atencin de los bienes en el Almacn Especializado

de Medicamentos, se proceder a marcar con un check el campo PECOSA PPA.
-30-
Seguidamente, al insertar los tems del pedido, en la ventana solo se mostrarn los
bienes de todos los Pedidos Provisionales de Almacn previamente generados. El
Usuario registrar la cantidad de los bienes correspondientes a solicitar, luego dar
clic en el icono Grabar .
Luego del Visto Bueno y Autorizacin del pedido, en la ventana Atencin del
Pedido del Almacn Especializado de Medicamentos se mostrar el pedido para la
atencin y generacin de la PECOSA correspondiente.
-31-
RESERVA DE PEDIDOS
El Sistema realizar la Reserva del Pedido de Bienes o Servicios en estado VB Jefe,

siempre y cuando se tenga configurado el valor 1 Si Validacin de Pedidos no
Programados en parmetro Validacin de Registro de Pedido No Programado en
Tablas Parmetros Parmetros de Configuracin Inicial.
La Reserva se realizar a nivel de Meta, Fuente de Financiamiento y Clasificador.

Para el clculo de la reserva, el Sistema tomar en cuenta el precio estimado de los
tems del Catlogo Precio.
Cabe indicar que para realizar esta reserva, el Sistema verificar si el tem se
encuentra programado en Cuadro de Necesidades, si cuenta con Disponibilidad
Presupuestal y si existe Stock de Almacn.
VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Para verificar la Disponibilidad Presupuestal del pedido, el Usuario ingresar al botn

.
Cabe indicar que para que el Usuario pueda verificar la Disponibilidad Presupuestal,
se deber tener configurado el valor 1 Si Validacin de Pedidos no Programados
el parmetro Validacin de Registro de Pedido No Programado en Tablas
Parmetros Parmetros de Configuracin Inicial.
Validacin: Si el Pedido no cuenta con

Disponibilidad Presupuestal, al ingresar al botn,
el Sistema mostrar el siguiente mensaje al
Usuario:
-32-
El Sistema mostrar la ventana Disponibilidad Presupuestal, mostrando la

Disponibilidad SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponible a nivel de FF/Rb, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.
ASIGNAR TAREAS POR CENTRO DE COSTO/META/FF
Al ingresar al botn el Usuario podr realizar la asociacin de las Tareas

(Comunes, Estratgicas, y Personalizadas) con las Metas/FF/Rb del Centro de Costo
Al ingresar a este botn, el Sistema presentar la ventana Tareas por Centro de

Costo/Meta/FF, mostrando en la parte superior las Tareas Comunes, Personalizadas y
Estratgicas registradas en el Sistema, en la cual el Usuario podr realizar lo siguiente:
Modificar datos de la Tarea
El Usuario podr modificar el Tipo de Uso o Estado de la Tarea (Activo/Desactivo),

activando la barra de despliegue de la columna correspondiente.
-33-
Registrar Tareas Personalizadas
Para registrar una Tarea Personalizada, el Usuario activar el men contextual

dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
Al final de la lista, el Sistema agregar un registro en blanco, donde se ingresar

el nombre, Tipo (Accin de Control, Actividad, Proyecto, Obras, Programa), Tipo
de Uso, cantidad de Meta Fsica, Unidad de Medida y Estado de la Tarea.
Luego de registrar la Tarea Personalizada, dar clic en el icono Grabar .
Nota: Las Tareas Personalizadas se identifican al inicio del cdigo con la letra P.
-34-
Eliminar Tarea
Para eliminar una Tarea, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionar la opcin
.
Nota: Las Tareas Estratgicas no podrn ser eliminadas.
Validacin: Si la Tarea estuviera registrada

en algn movimiento, el Sistema mostrar un
mensaje al Usuario indicando el movimiento
donde se encuentra la Tarea:
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en S, para

efectuar la eliminacin.
Asignar Meta(s)/FF/Rb por Tarea
Asimismo, el Usuario podr realizar la asignacin de Meta(s)/FF/Rb por Tarea para

el Centro de Costo.
Para ello, seleccionar la Tarea y en el filtro Fase seleccionar la Fase de la

Programacin donde se desea realizar la asociacin.
-35-
Seguidamente, en la seccin Meta/FF/Rb Disponibles x Asignar ubicada en la

parte inferior de la ventana, marcar con un check la(s) Meta(s) a asignar y dar
clic en el icono Grabar . (Las Metas seleccionadas se movern a la seccin
Metas/FF/RB - Asignadas ubicado en la parte intermedia de la ventana).
Nota: Solo se mostrarn la(s) Meta(s)/FF/Rb relacionadas al Centro de Costo y que estn
disponibles por Asignar.
Extornar Metas asignadas
Para realizar el extorno de Metas asignadas a una Tarea para el Centro de Costo,
en la seccin Meta/FF/Rb Asignadas el Usuario marcar con un check las
Metas a extornar y dar clic en el botn . (Las Metas extornadas se
movern a la seccin Metas/FF/Rb Disponibles x Asignar). Finalmente dar clic
en el icono Grabar .
-36-
COPIA DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS
El Sistema permite realizar copia de toda la informacin de los Pedidos de Bienes o

Servicios No Programados para el registro de otros Pedidos No Programados.
Para ello el Usuario deber realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el pedido a copiar y dar clic en el botn .
Validacin: La copia de Pedidos No

Programados no aplica para Pedidos PpR,
mostrando el Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario:
-37-
2. El Sistema solicitar la confirmacin de la copia del pedido, con el siguiente

mensaje al Usuario, al cual dar clic en S:
3. Si en Parmetros de Configuracin Inicial se tiene configurado el parmetro

Validacin de Registro de Pedido No Programado =0, es decir sin validacin
de Pedido No Programado, el Sistema solicitar se ingrese la cantidad de copias
que se desea generar.

Nota: De tener configurado el parmetro Validacin de Registro de Pedido No
Programado = 1, con validacin de Pedido No Programado, el Sistema generar
automticamente una copia del Pedido
Al dar clic en Aceptar, el Sistema solicitar la confirmacin de la cantidad de

copias a generar, al cual dar clic en S.
4. Los Pedidos generados se visualizarn al final de la lista en estado Pendiente y

con fecha del Sistema al momento de generar la copia, manteniendo el
correlativo numrico de los Pedidos No Programados.
-38-
FORMATO DE REGISTRO DE PEDIDO
Para obtener el formato del registro de un Pedido, el Usuario dar clic en el cono Imprimir
de la barra de herramientas.
El Sistema mostrar la ventana Seleccin de Reporte, en la cual el Usuario seleccionar

la opcin Formato de Registro de Pedido. Para visualizar el Clasificador de Gasto de los
tems solicitados, marcar con un check el campo Visualizar Clasificador
. Seguidamente, dar clic en el icono Imprimir .
El Sistema mostrar el Pedido de Compra o Pedido de Servicio, segn corresponda,

mostrando la siguiente informacin: Direccin Solicitante, Entregar a, Fecha Pedido, Tarea,
Motivo, Cadena Programtica, Detalle del Pedido (Cdigo tem, Descripcin,
-39-
Especificaciones Tcnica/ Termino de Referencia, Clasificador de Gasto, Valor, Unidad de

Medida, y los campos para la Firma del Solicitante y Firma que Autoriza el Pedido.
REPORTES
Para visualizar los Reportes de los Pedidos No Programados, el Usuario dar clic en el
cono Imprimir de la barra de herramientas.
El Sistema mostrar la ventana Seleccin de Reporte, en la cual el Usuario seleccionar

la opcin de reporte correspondiente y dar clic en el icono Imprimir . Los reportes
contenidos en esta ventana se detallan a continuacin:
-40-
Relacin de Pedidos.- Este reporte muestra la relacin de los Pedidos para Compra, para
el Tipo (Bien o Servicio) y Desde/Hasta la fecha indicada en la ventana Seleccin de
Reporte:
El reporte mostrar la siguiente informacin del Pedido: Tipo (Bien o Servicio), Fecha
Desde y Hasta donde se ha obtenido la informacin, Nmero, Fecha, Cdigo, Centro de
Costo y Estado. La informacin se mostrar agrupada por mes.
Relacin de tems de Pedidos: Este reporte muestra la relacin de los Pedidos para
Compra agrupado por tem, para el Tipo (Bien o Servicio), Desde/Hasta, y el Grupo, Clase,
Familia o tem, indicados en la ventana Seleccin de Reporte:
-41-
El reporte mostrar la siguiente informacin: Tipo (Bien o Servicio), Fecha Desde y Hasta
donde se ha obtenido la informacin, Fecha de Pedido, Nmero de Pedido, Estado, Cdigo
tem, Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos
de la PECOSA ( Nmero y Fecha).
Relacin de PECOSAS: Este reporte muestra la relacin de los Pedidos que tienen estado
PECOSA o PECOSA Parcial. Este reporte aplica solo para Bienes. El Usuario indicar en
la ventana la fecha desde y hasta donde se buscar la informacin.
El reporte mostrar la siguiente informacin: Desde/Hasta donde se ha obtenido la

informacin, Nmero de PECOSA, Fecha, Centro de Costa, Nmero de Pedido, FF/Rb, y
Valor. La relacin se mostrar agrupada por mes.
-42-
Relacin de Pedidos de Compra Aprobados: Este reporte muestra la relacin de los

Pedidos de Compra Aprobados de Tipo (Bien o Servicio), Desde/Hasta y el Estado indicado
en la ventana Seleccin de Reporte:
El reporte mostrar la siguiente informacin: Nmero de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha

de VB, Fecha Aprobacin, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF, Nro.
Pecosa, Responsable del VB Jefe.
1.1.1.3. Pedidos de Compra por Encargo
En esta opcin, el Sistema permite a la Unidad Ejecutora Encargada generar los Pedidos
de Compra de bienes y servicios requeridos por otras Entidades a las cuales se denomina
Encargantes, para su posterior adquisicin y distribucin.
Luego de realizar la carga de la informacin correspondiente a Encargos Recibidos en el

Sub Mdulo Tablas opcin Encargos, el Usuario podr generar, aprobar y autorizar los
Pedidos de Compra por Encargo para su consolidacin en el PAO Encargos.
-43-
El ingreso a la opcin Pedido de Compra por Encargo es siguiendo la ruta: Pedidos -

Registro del Pedido - Pedidos de Compra por Encargo, como muestra la siguiente
ventana:
DESCRIPCION DE LA VENTANA
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos de

Encargos Recibidos, visualizndose en la cabecera el filtro Ao, el cual indica el periodo
de los Pedidos de Compra por Encargo; y en la parte inferior los Centros de Costo
principales de la Entidad de acuerdo a la estructura de la Tabla de Centros de Costo.
Ingresando a la carpeta amarilla del Centro de Costo seleccionado, se visualizar la

ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, mostrando la relacin de pedidos por
Encargo generados en el Sistema con los siguientes datos: Pedido Encargo (Nmero,
Fecha, Estado), Encargante, Centro de Costo, D.N.T.P. (Direccin General de
Endeudamiento y Tesoro Pblico), Entidad y Nmero de Expediente.
Asimismo, la informacin mostrada en la ventana se podr consultar por los filtros ubicados
en la cabecera de la ventana, los cuales se detallan a continuacin:
-44-
Ao: Indica el periodo de los Pedidos de Compras por Encargo.
Mes: Permite seleccionar el mes del Pedido activando la barra de despliegue

. Marcando con un check se visualizar la informacin de todos los meses.
Pedido Nro.: Permite registrar el nmero de Pedido de Encargo.

despliegue .
DNTP: Permite seleccionar los Pedidos cuyo presupuesto est controlado por la
Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico, activando la barra de
despliegue . Marcando con un check mostrar ambas opciones.
Entidad Encargante: Permite seleccionar la Entidad Encargante del Pedido de

Compra, activando la barra de despliegue . Marcando con un check ,
mostrar todas las Entidades Encargantes.
Asimismo, al seleccionar la Entidad Encargante se mostrar el nombre del responsable.
REGISTRO DE PEDIDOS POR ENCARGO
En la parte central de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic con el
botn derecho del mouse y seleccionar la opcin .
-45-
Se mostrar la ventana Registro Pedido de Encargos Recibidos, con los siguientes

campos para su registro:
.
N Pedido: El Sistema muestra el nmero correlativo, el cual es editable.
Fecha Pedido: El Sistema muestra la fecha de Registros, la cual es editable.
Estado: El Sistema indicar el Estado del Pedido.
D.N.T.P: Seleccionar si el presupuesto del Pedido est controlado por la Direccin

General de Endeudamiento y Tesoro Pblico
Tipo de Entidad: Seleccionar si es Interna o Externa.
Encargante: Seleccionar la Entidad Encargante.
Nro. Convenio: Seleccionar el nmero de Convenio.
Nro. Doc. Ref.: Registrar un nmero de documento de referencia.
Fecha Doc. Ref.: Ingresar la fecha del documento de referencia.
Centro de Costo: El Sistema muestra el nombre del Centro de Costo.
-46-
Responsable: Indica el nombre de la persona responsable del Centro de Costo.
Tarea: Seleccionar la Tareas relacionadas al Centro de Costo.
Tipo de Uso: Seleccionar el Tipo de Uso correspondiente a la Tarea:

- Apoyo Social
- Consumo
- Produccin
- Recursos Humanos
- Ventas
Moneda: Seleccionar la moneda.
Tipo de Cambio: Muestra el valor cambiario de la moneda.
Exp. SIAF: Seleccionar el Nmero de Expediente SIAF relacionado al Pedido.
Resumen del Encargo: Registrar el concepto del Encargo.
Luego de registrar todos los campos, el Usuario dar clic en el cono Grabar ,
mostrndose al Usuario el siguiente mensaje al Usuario:
Dando clic en el botn SI, concluir con el proceso de grabacin. Seguidamente, al dar clic
en el cono Salir el Sistema mostrar la ventana Lista de Pedidos de Encargos
Recibidos con los datos actualizados.
-47-
Detalle de Pedidos por Encargo
Seleccionando un registro, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla , mostrndose la

ventana Detalle de Pedidos de Encargos. En esta ventana se realizar el registro del
detalle del Pedido de Compra por Encargo, insertando los Clasificadores de Gasto, tems
y montos correspondientes, para luego dar VB y continuar con el procedimiento.
El registro de esta informacin se realizar de la siguiente manera:
Insertar Clasificador x Encargo
Para insertar un Clasificador de Gasto, el Usuario activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/ .
-48-
Al seleccionar la opcin , el Sistema mostrar la ventana Registro

Clasificador del Encargo, en la cual se marcar los Clasificadores que se requiera con
un check y se registrar una Glosa y el Monto.
Dando clic en el cono Grabar , mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar
clic en S:
Insertar Bien / Servicio
En la parte central de esta ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda: /
.
-49-
Al seleccionar la opcin se mostrar la ventana de Bsqueda. Para

visualizar los tems, el Usuario podr realizar una bsqueda por: Unidad de Uso,
Descripcin, Cdigo tem o Nombre Comn, seguidamente ingresar el dato a buscar en el
campo Dato, se podr hacer uso del comodn (%) en la bsqueda realizada, por ejemplo
al buscar por Nombre comn y poner en el campo Dato el comodn %, se mostrarn todos
los tems que tengan un nombre comn. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar
mostrndose los tems que correspondan al Clasificador seleccionado.
Seguidamente, registrar la Cantidad y Precio por tem, calculando el Sistema la columna

Valor y marcndose con un check .
Luego dar clic en el cono Grabar , mostrndose el siguiente mensaje al Usuario, al

cual dar S:
-50-
Insertar Expediente SIAF

En la parte inferior de esta ventana, el Sistema permitir insertar los datos del Expediente
SIAF. El Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin que corresponda: / .
Al seleccionar la opcin , mostrar la ventana de Registro Expedientes

SIAF, en la cual se registrar la cantidad y el monto requerido por cada expediente.
Dando clic en el cono Grabar , mostrar la siguiente pregunta, al cual dar clic en S
para culminar con el proceso:
-51-
Finalmente, el Usuario deber dar VB al Pedido de Compra por Encargo dando clic en el
botn , mostrndose la siguiente pregunta:
Dando clic en el botn Aceptar, el Sistema mostrar la ventana Registro de Fecha

Cuadro, donde el Usuario deber registrar la Fecha del Cuadro de Adquisicin.
Seguidamente, al dar clic en el cono Grabar , el Sistema mostrar el siguiente

mensaje:
Dando clic en el botn Aceptar, el botn se deshabilitar y se habilitar el botn

, finalizando los registros en esta ventana.
-52-
Consulta de Datos
- Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema mostrar la ventana Registro Pedido

de Encargos Recibidos, donde el Usuario podr consultar los datos registrados
previamente en esta ventana.
Para hacer modificaciones, deber extornar el VB ingresando al botn .
- Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema mostrar la ventana Modificacin del

Requerimiento de Encargo, donde el Usuario podr realizar cambios en los campos
Monto y Glosa del Requerimiento.
Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
Dando clic en el botn Aceptar, se visualizar la ventana Registro Bienes/Servicios del

Encargo, mostrndose con los siguientes datos: Clasificador de Gasto, Monto, Nro.
Encargo, Nro. Convenio, Fecha Encargo, Estado, Glosa, Tipo B/S, Unidad de Uso, Grupo,
Clase, Familia, tem, Moneda y Tipo Cambio. Asimismo, podr realizar bsquedas de tems
dando clic en el cono Buscar y visualizar las Especificaciones Tcnicas ingresando a
la carpeta amarilla .
-53-
Deber registrar o confirmar el monto del Bien / Servicio.
REPORTE DE PEDIDOS DE ENCARGO RECIBIDO
En la parte superior de la ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, dando clic

en el cono Imprimir , se visualizar la ventana Reportes con las siguientes opciones:
a- Seleccionando la opcin Relacin de Pedidos de Encargos Recibidos, el Usuario dar

clic en cono Imprimir , para visualizar el reporte Listado de Pedidos por Encargos
Recibidos, conteniendo la siguiente informacin por mes: Nmero de Convenio, Resumen
del Pedido, UE. Encargante, Fecha del Pedido, Moneda, Tipo de Cambio (TC) y Monto en
Soles.
b- Seleccionar la opcin Pedido de Encargos Recibidos, el Usuario registrar el perodo a

solicitar en los campos en blanco. Luego, dando clic en el cono Imprimir , el Sistema
presentar el formato Pedido de Encargos Recibidos, conteniendo la siguiente
-54-
informacin: Entidad Encargante, Convenio, Direccin del Solicitante, Personal a Entregar,

Fecha y Justificacin del Pedido.
Asimismo, mostrar el Clasificador de Gasto, Cdigo y Descripcin o Especificaciones
Tcnicas, Cantidad o Valor y Unidad Medida del tem.
1.1.1.4. Pedidos (PECOSA) por Encargo
En esta opcin, el Sistema permite generar Pedidos de los bienes y servicios que fueron
adquiridos como Compras por Encargo, con la finalidad de autorizar su atencin por
Almacn y generar las PECOSAS respectivas.
El ingreso a la opcin Pedidos (PECOSA) por Encargos es siguiendo la ruta: Pedidos -

Pedidos (PECOSA) por Encargo, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos

(PECOSA) de Encargos, la misma que contiene el filtro Ao, que indica el perodo en el
cual se registrarn los Pedidos. Asimismo, la relacin de Centros de Costo principales
registrados en Tablas - Centros de Costo.
-55-
Ingresando a la Carpeta amarilla del Centro de Costo seleccionado, el Sistema mostrar

la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por Encargo, donde el Usuario podr
registrar o eliminar los Pedidos. Cuenta con los siguientes filtros y botones:
Ao: Ao en el cual se registrarn los Pedidos por Encargo.
Mes: Mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un check , se visualizar la

informacin de todos los meses.
Pedidos: Permite seleccionar el Nmero correlativo de los Pedidos generados. Marcando

con un check se visualizarn Todos.
Centro de Costo: Permite realizar la bsqueda por Centro de Costo activando la barra de
despliegue .Al seleccionar un C.C se mostrar automticamente el Nombre del
Responsable.
: Al ejecutar este botn el Sistema permitir hacer una Copia de la

informacin del Pedido seleccionado, el mismo que podr ser modificado.
: Al seleccionar este botn, el Sistema muestra las Tareas asignadas por

Centro de Costo.
-56-
Asimismo, permite al Usuario registrar o eliminar nuevas Tareas activando el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionando la opcin que
corresponda: / .
- Dando clic al botn se adicionar una lnea en blanco, para registrar los datos
de: Tarea (el cdigo se genera automticamente), Nombre de la Tarea, Tipo de Tarea,
Actividad/Proyecto, Presupuesto, Uso, Cantidad, Unidad de Medida y Estado.
- Dando clic al botn , el Sistema borrar la Tarea en la que se encuentra ubicado

el Usuario.
Luego de registrar todos los campos, el Usuario dar clic en el cono Grabar .
PROCEDIMIENTO PARA REGISTROS
- Registro del Pedido
En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda: /
.
Seleccionando se mostrar la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por

Encargo, con los siguientes campos para su registro:
-57-
N Pedido: El Sistema asigna automticamente el nmero correlativo del Pedido.

Puede ser editable configurando la opcin desde Parmetros Ejecutora.
B/S: Bien o Servicio.
Estado: Muestra el Estado actual del Pedido.
Fecha: Fecha de registro del Pedido.
Fecha de Autorizacin: Fecha de autorizacin del Pedido.
Meta: Muestra las Metas relacionadas con el Centro de Costo, activando la barra
de despliegue .
Tarea: Muestra las Tareas relacionadas al Centro de Costo, activando la barra de

despliegue .
Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso asignado al tem.
: Al dar check en este recuadro, se activar el campo Destino, para

seleccionar el lugar de entrega del Pedido, de acuerdo a los destinos registrados en la
opcin Tablas Logstica.
Entregar a: Muestra el Listado del Personal, para seleccionar al responsable de la

recepcin del Pedido.
Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el Pedido.
Destino: Muestra las siguientes opciones de Destino del Pedido.
-58-
Luego de seleccionar el Destino, el Usuario ingresar al botn . Dependiendo

del destino que seleccion, el Sistema mostrar la ventana Centro de Costo o Externo.
Marcar con un check en los lugares de entrega y dar clic en el cono Grabar .
Esta ventana cuenta adems, con los botones , que mostrar los destinos
seleccionados y , que mostrar todos los destinos registrados en Tablas Logstica
Destinos de Atencin.
Luego de registrar todos los campos, el Usuario dar clic en el cono Grabar ,
mostrando el Sistema, el siguiente mensaje:
Dando SI, quedar grabado el registro, el cual mostrar una carpeta amarilla, donde el
Usuario podr ingresar para verificar los datos registrados.
-59-
- Registro del Bien
Seguidamente, en la parte derecha de la ventana, el Usuario activar el men contextual

dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin que corresponda:
/ .
Al seleccionar la opcin se mostrar una ventana de bsqueda. Para visualizar

los tems, el Usuario podr realizar una bsqueda por: Cdigo tem, Descripcin, Monto o
Nombre Comn, seguidamente ingresar el dato a buscar en el campo Dato, se podr hacer
uso del comodn (%) en la bsqueda realizada, por ejemplo al buscar por Nombre comn
y poner en el campo Dato el comodn %, se mostrarn todos los tems que tengan un
nombre comn. Si se ha seleccionado el campo de bsqueda Descripcin ingresar el
dato en el campo del mismo nombre. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar .
De acuerdo a los datos seleccionados, en la parte inferior de la ventana se mostrarn los

tems, debiendo registrarse la cantidad en la columna respectiva.
Seguidamente, el Usuario dar clic en el cono Guardar .
Luego de registrar los datos se mostrar la siguiente ventana:
-60-
En la parte inferior de la ventana se visualiza el Cdigo y Descripcin del tem as como el

botn Distribucin de tems por Destino. Ingresando a este botn, el Sistema presenta
la ventana Matriz de tems y Destinos, que muestra mostrando el Cdigo y Descripcin
del tem, la cantidad Total solicitada, el Total Acumulado y la Unidad de Uso.
Para visualizar, modificar o incorporar informacin, el Usuario ingresar a la carpeta

amarilla del tem. El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos.
En la parte superior de esta ventana mostrar los siguientes campos: Meta, Tarea, Clase,
Familia, Bien y Unidad de Medida. Estos campos no podrn ser modificados.
En la parte Central de esta ventana se cuenta con los siguientes campos:
Cantidad Solicitada: Cantidad solicitada por el Centro de Costo, puede ser modificado.
Cantidad Autorizada: Cantidad autorizada por el Responsable del Centro de Costo.
Cantidad Atendida: Cantidad que ha sido atendida.
Asimismo, el Sistema permitir insertar/eliminar Especificaciones Tcnicas. Ubicndose

en este campo, el Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho del
mouse y seleccionar la opcin , adicionando filas en la columna
Rubro y Especificaciones Tcnicas.
-61-
De igual manera podr eliminar los registros, seleccionando la opcin

.
Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deber dar clic en el cono Grabar
, mostrndose el siguiente mensaje:
Dando clic en el botn S, culminar el Registro del Pedido.
- Seguidamente dar clic en el botn para aprobar el Pedido por Encargo, el mismo
que cambiar a . Posteriormente ser autorizado en la opcin Autorizacin del
Pedido.
Para visualizar la solicitud del Pedido, dar clic en el cono Imprimir de la cabecera de
la ventana Registro de Pedidos, mostrndose la siguiente ventana:
Marcando con un check se visualizar en la Solicitud, el Clasificador de Gasto de los

tems. Luego, dando clic en el cono Imprimir , mostrar el formato Solicitud de
Pedido N, el cual contiene informacin del Solicitante, Fecha de Solicitud, Tarea y
Justificacin, as como la Cadena Presupuestal, el Cdigo y Descripcin/Especificaciones
Tcnicas del tem, Cantidad y Unidad de Medida.
-62-
1.1.2. Autorizacin del Pedido
Esta opcin permite al rea de Logstica o la que haga sus veces, el tratamiento que deben
dar al Pedido Programado y No Programado, tomando la decisin si se compra todo o una
parte, si se deniega total o parcialmente, si se genera PECOSA total o parcial.
Adems, proporciona informacin de la Disponibilidad Presupuestal y saldos del
Presupuesto Compromiso Anual PCA de cada Pedido.
El ingreso a la opcin Autorizacin del Pedido es siguiendo la ruta: Pedidos -

Autorizacin del Pedido, como muestra la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Autorizacin de Pedidos, la

misma que contiene los filtros de bsqueda Ao y Centro de Costo, as como la relacin
de Centros de Costo registrados en Tablas Centros de Costo.
-63-
Ao: Indica el ao correspondiente a la Autorizacin del Pedido.
Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de

despliegue . Marcando con un check mostrar todos los Centros de Costo.
Luego de la seleccin de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con la

relacin de Centros de Costos de la Unidad Ejecutora.
A la derecha de los Centros de Costo se muestran dos columnas: Pendientes Bienes y

Pendientes Servicios. Estas columnas indican la cantidad de Pedidos que se encuentran
en Estado VB, pendientes de Autorizacin. Los registros se muestran en los siguientes
colores:
Color Negro: Indica que el Centro de Costo no tiene Pedidos pendientes de

autorizacin.
Color Verde: Indica que el Centro de Costo tiene Pedidos en Estado VB o
Pendientes de Autorizacin.
Autorizacin de Pedidos
Para efectuar la autorizacin de los Pedidos, el Usuario Responsable ingresar a la carpeta

amarilla del Centro de Costo correspondiente, mostrando el Sistema la ventana
Autorizacin de Pedidos.
-64-
La ventana Autorizacin de Pedidos contiene: Identificador de Procedencia del Pedido,

Identificador de tem para Compra o Atencin por Almacn, filtros y botones que se
describirn a continuacin:
a. Identificador de Procedencia del Pedido

Existen dos tipos de procedencia de Pedidos que son Pedidos Programados (CN) y
Pedidos No Programados (PC), eso se puede identificar en cada uno de los Pedidos en la
columna Tipo:
b. Identificador de tem para Compra o Atencin por Almacn
Al seleccionar un Pedido, en la parte izquierda de la ventana se mostrar los tems

correspondientes al Pedido.
Cuando un tem de Tipo bien no cuenta con Stock en Almacn es identificado para Compra
(PPTAL), caso contrario, es identificado para ser atendido por Almacn (STOCK).
Para que el Sistema muestre este indicador, se deber tener configurado en Parmetros
de Configuracin Inicial del Mdulo de Logstica el valor 1 S-Validacin de Pedidos
no Programados en la opcin Validacin de Registro de Pedido No Programado.
c. Filtros
-65-
Tipo de Ppto: Activando la barra de despliegue , el Sistema permite seleccionar el

Tipo Presupuesto Institucional o Encargos,
Ao: Indica el ao de Ejecucin de la Autorizacin del Pedido.
Mes: Indica el mes de la Autorizacin del Pedido. Marcando con un check en

Todos, se visualizar la informacin de todos los meses.
Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,

PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y
Atendido. Marcando con un check en Todos, se visualizarn todos los Pedidos con
sus respectivos Estados.
d. Botones:
- Consulta PCA: Dando clic en el botn , el Sistema mostrar la ventana

PCA, la cual permite consultar los Saldos de la Programacin de Compromiso Anual
PCA: Reserva Presupuestal, Reserva Compromiso anual, y Fase Compromiso, a nivel
de Fuente de Financiamiento/Rubro, Categora y Genrica del Gasto.
- Disponibilidad Presupuestal: Dando clic al botn , el Sistema mostrar

la ventana Disponibilidad Presupuestal, la cual permite consultar los saldos
presupuestales de cada Pedido a nivel Marco Presupuestal, Reserva Presupuestal,
Reserva Compromiso Anual y Compromiso, por Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto
-66-
- Genera PAO: Ejecutando este botn, el Sistema permitir generar el Consolidado del
Pedido en el PAO Actualizado.
- Autorizar: Mediante este botn, el Sistema permite autorizar el Pedido de Compra.
- Desautorizar: Este botn permite al Usuario extornar la Autorizacin del Pedido de

Compra.
PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR PEDIDO
La oficina de Logstica podr determinar la forma en que sern atendidos los

requerimientos de las reas Usuarias o Centros de Costo:
1. Autorizacin para Compra
2. Autorizacin para Atencin en Almacn
1. Autorizacin para Compra
Para Autorizar un pedido para Compra, realizar el siguiente procedimiento:
Seleccionar el pedido correspondiente en estado VB Jefe, luego dar clic en el botn

, con lo cual el Sistema realizar automticamente la autorizacin para
Compra por la cantidad total solicitada de cada tem, cambiando el Estado del Pedido
de VB Jefe a Aprobado.
-67-
Seguidamente, dar clic en el botn Autorizar , mostrndose el siguiente

mensaje al Usuario, al cual dar clic en S para efectuar la autorizacin:
2. Autorizacin para Atencin en Almacn
Si el bien cuenta con stock disponible en Almacn, realizar el siguiente procedimiento:
Seleccionar el pedido correspondiente en estado VB Jefe e ingresar a la carpeta

amarilla del tem correspondiente.
El Sistema mostrar la ventana Autorizacin de Pedidos de Compra en la cual el

Usuario seleccionar el Almacn, Cuenta Contable y registrar en la columna
Cantidad x aprobar la cantidad a atender por la misma o menor cantidad solicitada:
-68-
Cabe indicar que si el tem es identificado para ser atendido por Almacn, el Usuario
podr aprobarlo para Compra, para ello registrar la cantidad a autorizar en el campo
Cantidad aprobada.El campo Estado cambiar a y se activar el
check del campo .
Asimismo, desde esta ventana se podr registrar las Especificaciones Tcnicas del
bien, ingresando al botn . En la ventana de Especificaciones, el
Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin . Para eliminar el registro,
seleccionar la opcin .
Una vez registrada la Cantidad a Autorizar, dar clic en el cono Grabar ,

mostrndose el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S:
-69-
VALIDACIN DE CONTROL DE LOTES Y FECHA DE VENCIMIENTO
Asimismo, de acuerdo al Mtodo de Valuacin aplicado por la Entidad, el Usuario

podr seleccionar un Mtodo de Valuacin los cuales se explican a continuacin:
Mtodo de Valuacin Promedio
Para la Autorizacin del con Mtodo de Valuacin Promedio, el Sistema presenta dos
alternativas para registrar la cantidad por Aprobar, dependiendo si el tem seleccionado
est asignado Con Lote o Sin Lote.
- Sin Lote:
Para los tems que trabajan Sin control de Lote, el Sistema presentar los datos a
nivel de Fecha de Movimiento y Marca, indicando adems el Precio Promedio,
Saldo y Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrar las cantidades x Aprobar, permitindole el Sistema ingresar

cantidades en uno o varios registros.
- Con Lote:
Para los tems que trabajan Con Lote, el Sistema presentar los datos por Fecha
de Expiracin, indicando adems Fecha de Movimiento, Marca, Lote, Saldo y
Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrar las cantidades x Aprobar, permitindole el Sistema ingresar
cantidades en uno o varios registros.
Mtodo de Valuacin PEPS -Primera Entrada Primera Salida.

Para la Autorizacin del Pedido de Compra con Mtodo de Valuacin PEPS el
Sistema presentar los datos por Fecha de Movimiento, indicando adems Marca,
Saldo y Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrar las cantidades a Aprobar, donde el Sistema validar la
aprobacin de acurdo al primer ingreso que se haya realizado. No podr aprobar
la atencin de otro registro hasta que el primero haya quedado con stock cero (0).
-70-
Para grabar los registros, el Usuario dar clic en el cono Grabar .
Dando clic en el botn S, el Sistema culminar con el proceso y los datos

Aprobados se visualizarn en el campo Autorizacin de Pedidos de Compra.
Si la cantidad aprobada por Aprobar es mayor a la cantidad Programada en el ao,

el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Asimismo, si la cantidad aprobada es mayor a la cantidad solicitada, el Sistema

mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Seguidamente, dar clic en el cono Salir , mostrndose las cantidades

autorizadas en la columna Cantidad Autorizada de la ventana Autorizacin de
Pedidos.
-71-
Una vez aprobado el pedido, se procede con la generacin de la PECOSA, la cual

se realiza en el Sub Mdulo de Almacn, opcin Atencin de Pedidos.
Servicios.- Para el caso de servicios, el Sistema mostrar la siguiente ventana, en la

cual el Usuario registrar el Valor Aprobado por el mismo o menor monto solicitado,
asimismo, activar con un check el campo P.Cont. , para indicar que el Pedido
es para atencin mediante Contrato

Nota: Si el servicio se encuentra presente en un Contrato habilitado con el check P.Cont, al guardar
el tem se omite la validacin de Disponibilidad Presupuestal adems no genera Reserva de
Pedido.
Asimismo, desde esta ventana se podr registrar los Trminos de Referencia del
servicio, ingresando al botn . En la ventana, el Usuario activar el men
contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
. Para eliminar el registro, seleccionar la opcin
.
Una vez registrado el Valor Aprobado, dar clic en el cono Grabar , mostrndose el
siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S:
-72-
Validacin: Si en el Pedido de Servicio se indic

que es para atencin mediante Contrato y
el tem no se encontrara asociado a un Pedido de
Contrato, el Sistema mostrar el siguiente mensaje
al Usuario :
MODIFICACIN DE LA RESERVA DE PEDIDOS PARA COMPRA
A continuacin se describen los casos que modificaran la Reserva de Pedidos para

Compra durante la etapa de Autorizacin:
1. Si la cantidad o monto autorizado de un tem de tipo Bien o Servicio, es menor a lo

solicitado, el Sistema liberar la Reserva del Pedido por el monto no aprobado, para
la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al tem.
2. Si la cantidad o monto de un tem de tipo Bien o Servicio es denegado, el Sistema

liberar la Reserva por el monto denegado, para la Fuente de Financiamiento, Meta y
Clasificador de Gasto asociados al tem.
-73-
3. Si un tem de tipo Bien es identificado para Compra, pero se aprueba para ser Atendido
por Almacn, el Sistema liberar la Reserva por el monto originado durante el registro
del Pedido, para la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados
al tem.
4. Si un tem de tipo Bien es identificado para ser atendido por Almacn, pero se aprueba
para ser Atendido para Compra, el Sistema generar la Reserva del Pedido, por la
Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al tem.
Nota: Para este ltimo caso, la Reserva podra generar que el Saldo Disponible se muestre en
negativo.
-74-
Es necesario considerar que la Reserva del Pedido se liberar o generar una vez que se
seleccione alguno de los siguientes botones: Autorizar o Para Compra, segn
corresponda.
PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIN DEL PAO
Una vez que el Pedido ha sido Autorizado por cualquiera de los dos tipos de
procedimientos, el Usuario continuar con el proceso, dando clic en el botn ,
mostrando la ventana PAO que cuenta con dos opciones:
- Generar PAO.
- Incorporar a un PAO existente.
Para el caso que la Unidad Ejecutora, no distinga la Fuente de Financiamiento desde la

generacin del Pedido, al ejecutar la opcin , el Sistema mostrar la ventana
Fuentes/Rubros, donde seleccionar la Fuente de Financiamiento correspondiente y dar
clic en el botn y luego se continuar con el procedimiento antes descrito.
Si la fuente de financiamiento fue registrada desde la generacin del Pedido, al Generar el

PAO, el Sistema verificar que el tem seleccionado, cuente con Precio de ltima Compra,
-75-
en caso contrario mostrar la ventana Actualizacin Masiva de Precios, para el registro

correspondiente.
Luego de dar clic en el cono Grabar , el Sistema mostrar la ventana Secuencia del
Sistema, indicando el nmero correlativo del PAO, el cual puede ser modificado por el
Usuario.
Dando clic en el botn Aceptar, mostrar el siguiente mensaje:
Dando clic en el botn Aceptar, el Sistema presentar la siguiente ventana, en la cual se

registrar los datos generales del PAO.
-76-
A partir del ao 2016, en el campo Proc. Seleccin de acuerdo al valor del PAO se
mostrarn los nuevos procedimientos de seleccin segn la nueva Ley de Contrataciones
N 30225 y su Reglamento, incluyendo el procedimiento 49- Procedimiento Especial de
Contratacin, el cual es exclusivo para las contrataciones relacionadas a la ocurrencia
del fenmeno del nio. Asimismo, se seguirn mostrando los antiguos procesos de
seleccin, a excepcin de los procesos relacionados a los Decretos de Urgencia del ao
2009.
Luego dar clic en el cono Grabar , mostrndose el siguiente mensaje:
Dar clic en el botn Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opcin PAO
Actualizado.
Impacto en la Reserva de Pedido:

Al generar el PAO, el clculo de la Reserva del Pedido se actualizar automticamente
tomando en cuenta el precio de ltima compra de los tems que generaron el PAO, a nivel
de Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto.
Incorporar a un PAO existente:

Al seleccionar la opcin , el Sistema presentar la ventana PAO,
la misma que muestra los PAO existentes con informacin de Nmero de PAO, Tipo B/S,
Especificaciones Tcnicas, Valor Estimado y Procedimiento de Seleccin. Para incorporar
el Pedido a uno de ellos, marcar con un check en la columna PAC.
-77-
Seguidamente dar clic en el cono Grabar , mostrndose la siguiente pregunta.
Dando clic en el botn SI, el Sistema preguntar si desea incluir este PAO al Plan de
Adquisiciones y Contrataciones PAC, ya que en el presente caso, al incorporar el Pedido,
el nuevo proceso puede cambiar a una Menor Cuanta.
Dando clic en el botn SI, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
Dar clic en el botn Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opcin PAO
Actualizado.
PROCEDIMIENTO PARA DESAUTORIZAR UN PEDIDO DE COMPRA
Para desautorizar un Pedido de Compra o Servicio, el Usuario deber dar clic en el botn
, mostrando el Sistema la siguiente pregunta:
Dando clic en el botn Si, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
-78-
Dando clic en el botn Aceptar, culminar el proceso de desautorizacin.
Si el Pedido de Compra o Servicio se encuentre en PAO Actualizado, el Sistema mostrar

el siguiente mensaje:
1.1.3. Seguimiento del Pedido
Esta opcin permite al Usuario realizar una consulta del estado de un Pedido o el de realizar
el seguimiento del Pedido. Para ello se tendrn diversos estados del Pedido y de esta
manera se podr conocer si el Pedio realizado esta en estado pendiente, PECOSA,
Aprobado, etc.
El ingreso a la opcin Seguimiento del Pedido es siguiendo la ruta: Pedidos -

Seguimiento del Pedido, como muestra la siguiente ventana:
Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Seguimiento de Pedidos, la

misma que contiene los filtros de bsqueda Ao, Tipo, Estado, Centro de Costo, rangos
de Fecha y Personal que realizo el Registro del Pedido
As mismo en esta venta se presentara la Lista de Pedido y el Listado de tems que

corresponde al Pedido seleccionado.
-79-
Ao: Indica el ao correspondiente al Seguimiento del Pedido.
Tipo: Activando la barra de despliegue , el Sistema permite seleccionar el Tipo, pudiendo

ser Bien o Servicio.
Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,

PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y Atendido.
As mismo se podr seleccionar Todos, donde se visualizarn todos los Pedidos con sus
respectivos Estados.
Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de

despliegue . Marcando con un check mostrar todos los Centros de Costo.
Rango de Fechas: Permite seleccionar un rango de Fecha, para ello se deber de registrar
una Fecha de Inicio y una Fecha Fin.
Registrado por: Permite seleccionar al personal que registr Pedidos, activando la barra
de despliegue . Marcando con un check mostrar todos los Responsables.
-80-
Luego de la seleccin de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con la

Lista de Pedidos.
Al seleccionar un Pedido, el parte inferos nos mostrara el Listado de tems

correspondientes al Pedido seleccionado y se podr visualizar el estado de cada tem.
REPORTES GENERALES
Para visualizar los Reportes, el Usuario dar clic en el cono Imprimir , mostrndose
las una lista de opciones de Reportes.
Seguidamente, seleccionar una de las opciones, para visualizar los Reportes:
-81-
Relacin de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, el Sistema mostrar el reporte de

Relacin de Pedidos de Compra, mostrando los siguientes datos: Nmero y Fecha del
Pedido, Cdigo, Centro de Costo y Estado, a nivel de tipo de Bien y rango de fechas,
agrupado por Mes.
Relacin de Pedidos de Compra por tems: Al seleccionar esta opcin, el Sistema

mostrar los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e tem, los cuales podrn ser
seleccionados activando el cono Buscar . Marcando con un check mostrar
Todos.
Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el cono Imprimir , visualizar el reporte
respectivo, el mismo que muestra informacin de los Pedidos de Bienes y Servicios
indicando el Cdigo y Descripcin del tem, Fecha y Nmero del Pedido, Estado, Cdigo y
Descripcin del Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada,
Nmero y Fecha de la PECOSA.
-82-
Relacin de PECOSAS: Al seleccionar esta opcin, el Usuario deber dar clic en el icono
Imprimir .
El Sistema mostrar el reporte Relacin de PECOSAS con los siguientes datos: Nmero
de PECOSA, Fecha, Centro de Costo, Nmero de Pedido, Fuente de Financiamiento y
Valor, a nivel de Tipo de Bien y desde un rango de fecha.
Reporte de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opcin, se mostrar los siguientes

filtros: Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador, luego de seleccionar los filtros
correspondientes, el Usuario deber dar clic en el icono Imprimir .
-83-
El Sistema mostrar el Reporte de Reserva de Pedidos, mostrando los siguientes datos:

Fuente de Financiamiento, Genrica, Clasificador de Gasto, Meta, Disponibilidad SIAF,
Reserva de Pedidos y Saldo Disponibilidad.
1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra
Esta opcin permite al Usuario realizar consultas de los Consolidados de los Pedidos
Autorizados enviados al PAO Actualizado, indicando adems informacin del Centro de
Costo solicitante, la fecha del Requerimiento y el valor del Consolidado.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos - Pedidos Consolidados para

Compra, como muestra la siguiente ventana:
-84-
Ingresando a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Pedido Consolidado, la

misma que muestra los siguientes filtros de bsqueda: Ao, Mes, Origen, Tipo de Proceso,
Crdito Fiscal, Tipo B/S, Estado y Nmero de Requerimiento, los cuales se detallan a
continuacin:
Ao: Permite filtrar la informacin por ao de generacin de los Pedidos.
Mes: Permite filtrar la informacin por el mes del Consolidado. Marcando con un
check se mostrar por todos los meses del ao.
Origen: Permite filtrar la informacin por el origen de los Consolidados

correspondientes a Pedidos Programados, No Programados o Ambos.
Crdito Fiscal: Permite filtrar la informacin por los Consolidados destinados a

Venta (Crdito Fiscal) Marcando con un check o Todos.
Tipo B/S: Permite filtrar la informacin por los consolidados de bienes o servicios.
-85-
Tipo Proceso: Permite filtrar la informacin por Procedimiento de Seleccin de

acuerdo al registro en el PAO Actualizado.
Estado: Permite filtrar la informacin por los siguientes Estados: Autorizado,

Autorizado PAO, Autorizado Contrato, Autorizado P.S., Pendiente, O/C, O/S.
Todos.
N. de Requer: Permite filtrar la informacin por Nmero de Requerimiento. Luego

de ingresar el nmero dar Enter para ejecutar la bsqueda. Para visualizar
nuevamente todo el listado borrar el nmero ingresado y dar Enter.
Al seleccionar un registro de Consolidado, el Sistema mostrar en la seccin derecha de

la ventana la relacin de los Pedidos que fueron consolidados.
Detalle del Pedido Consolidado

Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presentar la ventana Pedido
Consolidado, conteniendo la pestaa Detalle de Pedido Consolidado, que muestra la
siguiente informacin: Fecha del Consolidado, Estado, Fecha de Autorizacin y Tipo de
Proceso.
Asimismo, a la derecha de la ventana, se visualizarn los botones, ,

y , ste ltimo se muestra cuando la Programacin est
configurada con Control de Techo Presupuestal. En la parte inferior, los botones
y .
-86-
Asimismo, muestra la siguiente informacin:

1. Listado de tems que conforman el Pedido Consolidado
Ingresando a la carpeta amarilla del tem seleccionado, se muestra la ventana

Registro de Pedidos, donde el Usuario podr visualizar los siguientes datos del tem: Tipo,
Grupo, Clase, Familia, Catlogo Bienes/Servicios. Adems, la Unidad de Adquisicin,
Cantidad Autorizada, Precio Unitario y Valor Total.
Asimismo, al dar clic en el botn , el Sistema presentar la ventana

Consulta de Especificaciones Tcnicas, la misma que permite visualizar los datos
registrados en el Pedido.
-87-
Dar clic en el cono Salir para volver a la ventana Pedido Consolidado.
2. En la parte inferior izquierda de la ventana, muestra los datos de la Distribucin

Presupuestal. Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presenta la ventana
Cantidad Autorizada, donde el Usuario visualizar los siguientes datos del Pedido: Meta,
Clasificador, Fuente de Financiamiento, Tipo de Impuesto, FF Impuesto, Tasa, Cantidad y
Monto Impuesto.
Para salir de la ventana dar clic en el cono Salir .

3. En la parte inferior derecha de la ventana presenta los datos de los Centros de Costos
relacionados al Consolidado.
-88-
DESCRIPCIN DE BOTONES
1. Consulta PCA: Dando clic al botn , el Sistema presenta la ventana PCA con
informacin de la Programacin de Compromiso Anual para el Consolidado seleccionado.
2. Precio Masivo
Dando clic al botn , el Usuario podr consultar los siguientes datos del tem:
Cdigo y Descripcin, Unidad de Medida, Cantidad, Precio y Valor.
3. Disponibilidad Presupuestal
Mediante el botn , el Usuario visualizar los siguientes datos de la
Disponibilidad Presupuestal para el Consolidado seleccionado: FF/Rubro, Meta, Cdigo y
Descripcin del Clasificador de Gasto, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo, Marco
Presupuestal, Reserva, F.C y Saldo Presupuestal.
-89-
4. Resumen Presupuestal
Al dar clic al botn , el Sistema mostrar la Fuente de Financiamiento,
Funcin, Programa, Genrica del Gasto, Medio de Pago y Valor en Soles del Consolidado.
5. Datos Generales
Dando clic al botn el Sistema muestra a modo de consulta la siguiente
informacin del Consolidado: Periodo, Estado, Fecha y Nmero del Consolidado, Tipo
Bienes/Servicios, Fecha de Autorizacin, Centro de Costo, Nmero de Solicitud,
Responsable del Centro de Costo, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio, Origen,
Procedimiento de Seleccin, Tipo Compra, Modalidad de Adquisicin.
REPORTES
Para visualizar los reportes de Pedidos Consolidados, el Usuario dar clic en el cono
Imprimir de la ventana principal, mostrndose las siguientes opciones:
-90-
Requerimiento de Consolidado de Pedidos: Dando Aceptar a esta opcin, el Sistema

mostrar reporte respectivo con la relacin de tems por Consolidado, indicando los
siguientes datos: Tipo B/S, Nmero y Fecha del Consolidado, Fecha de Aprobacin,
Concepto, Valor Total y Moneda, Cdigo y Descripcin de los tem, Unidad de Medida,
Cantidad, Precio, Valor Referencial, Afectacin Presupuestal, Cdigo y Descripcin del
Centro de Costo y Cantidad.
Solicitud de Cotizacin: Al dar Aceptar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana

Invitacin a Postores, donde el Usuario podr seleccionar el tipo de Solicitud de
Cotizacin General o personalizada para un Postor.
Si selecciona la opcin General, se generar una solicitud de Cotizacin sin nombre del
Postor.
-91-
Al seleccionar la opcin Postor, se activarn los campos de la derecha de la ventana,

donde ejecutar el cono Buscar , mostrndose la ventana Bsqueda de Datos, donde
seleccionar al Postor.
Al dar clic en el botn Aceptar en el Postor seleccionado, los dems campos se registrarn
automticamente, excepto el campo Fax, que deber ser digitado.
Luego dar clic en el botn Aceptar, para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo
que contiene los siguientes datos: Nombre, Direccin, Telfono y Nmero de Ruc del
Proveedor; Nmero y Fecha del Consolidado, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo, indica la Cantidad Requerida, Unidad de Medida, Descripcin y
Especificaciones Tcnicas del Bien o Servicio, Precio Unitario y Precio Total.
-92-
Detalle de Requerimiento de Consolidado: Al dar Aceptar a esta opcin, el Sistema

muestra el reporte respectivo conteniendo los siguientes datos: Tipo Bien/Servicio, Nmero
y Fecha de Consolidado, Fecha de Aprobacin, Documento de Referencia, Concepto,
Valor total y Moneda, Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Medida, Cantidad, Valor
Referencial, Cadena Presupuestal, cdigo del Centro de Costo y N del Pedido.
1.1.5. Registro de Gastos Generales
Esta opcin permite al Usuario efectuar los requerimientos de Servicios de Gastos

Generales solicitados por los Centros de Costo, los mismos que sern incorporados en el
PAO Actualizado para su posterior ejecucin.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos - Registro de Gastos Generales,

como muestra la siguiente ventana:
Al ingresar a la opcin Registro de Gastos Generales, el Sistema presentar la ventana

Gastos Generales, la misma que contiene los siguientes filtros: Ao, Mes, Tipo
Bienes/Servicios, Centro de Costo y Estado.
-93-
Adems contiene la siguiente informacin del Requerimiento: Crdito Fiscal, Nmero de

Requisicin, Centro de Costo, Glosa, Fecha de Requerimiento, Estado, Mes Calendario,
Autorizacin Calendario, PAC, Nmero de Cuadro, Moneda y Valor.
Filtros:
Ao: Indica el ao de generacin de los Pedidos.
Tipo de B/S: Siempre se visualizara el tipo Servicio.
Crdito Fiscal: Marcando con un check filtrar los Consolidados destinados al

Consumo Institucional, Venta (Crdito Fiscal), o Todos.
Estado: Permite filtrar la informacin por los siguientes Estados: Autorizado,

Pendiente, O/C, O/S. Todos.
Mes: Permite seleccionar el mes del Consolidado. Marcando con un check

mostrar todos los meses del ao.

despliegue .
Gastos Generales: Permite Seleccionar si el Registro del Gasto General tendr

una PAO No Proyectado (para generar una certificacin en el PAO Actualizado) o
un PAO Proyectado (relacionar los servicios a una certificacin existente en el PAO
Actualizado).
-94-
1.1.5.1. Registro de Gastos Generales No Proyectado
Para realizar el registro de los Gastos Generales No Proyectado, el Usuario deber realizar
el siguiente procedimiento:
1- Seleccionar No Proyectado en la opcin de Gastos General y luego activar el men

contextual y seleccionar la opcin .
El Sistema presentar la ventana Gastos Generales No Proyectados, la misma que

cuentas con dos Pestaas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.
2- En la pestaa , el Usuario deber registrar la siguiente informacin:

Periodo, Nmero y Fecha de Requerimiento, Estado, Tipo B/S, Centro de Costo,
Responsable, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio y Origen. Asimismo, el Usuario
deber completar la informacin en los campos Nmero de Solicitud y Glosa.
-95-
3- Luego de ingresar la informacin dar clic en el cono Grabar , para activar la pestaa
, donde el Usuario deber registrar los tems de servicios requeridos,
para lo cual activar el men contextual y seleccionar la opcin .
El Sistema presentar la ventana Gastos Generales No Proyectados.
-96-
4- Seleccionar la informacin correspondiente en los siguientes filtros:
Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribucin se realizar de manera

porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos opciones:
- Si: La distribucin del gasto ser porcentual entre los Centros de Costo.
- No: Los montos sern ingresados por el Usuario.
Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.
Fte. Fto. / Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.
Tarea: Seleccionar la Tarea.
Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.
Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.
Servicio: Seleccionar el tem perteneciente al Rubro seleccionado, ejecutando el cono

Buscar y luego dar clic en el botn .
Seguidamente grabar los registros, dando clic en el cono Grabar .
5- En esta ventana, para efectuar el registro de los Gastos Generales, el Usuario activar el
men contextual en la parte inferior de la ventana, y seleccionar la opcin que
corresponda: / .
-97-
5.1 Asimismo, para eliminar un Centro de Costo, el Usuario seleccionar la opcin

del men contextual, mostrndose la siguiente pregunta:
Dando clic en el botn Si, se eliminar el tem seleccionado.
5.2 Al seleccionar la opcin , el Sistema presentar la ventana Centros

de Costos, donde activar la barra de despliegue para seleccionar un Centro de Costo,
o marcar con un check para seleccionar todos los Centros de Costo relacionados al
Servicio.
6- Si el Usuario seleccion la opcin NO en el flag de Porcentaje, registrar el monto

correspondiente en la columna Valor Total y dar clic en el cono Grabar .
-98-
Si seleccion la opcin SI en el Flag de Porcentaje, el Sistema mostrar en la parte inferior

de la ventana el campo Monto Total, donde registrar el importe total del Servicio.
Asimismo, la columna % Ctro. Debe mostrarse con un total porcentual de 100% para que
el Sistema realice el clculo. Dando clic en el botn el Sistema distribuir el monto
entre los Centros de Costo registrados.
7- Para registrar los Trminos de Referencia del servicio, el Usuario dar clic en el botn
. El Sistema mostrar la ventana Registro de Trminos de Referencia,
en la cual el Usuario activar el men contextual dando clic con el botn derecho del
mouse y seleccionar la opcin para registrar los Rubros y
los Trminos de Referencia. Asimismo, para eliminar un Trmino de Referencia
seleccionar la opcin .
-99-
8- Dar clic al cono Salir , para que el Sistema muestre en la pestaa Detalle de
Gastos Generales, la informacin de la Distribucin Presupuestal por Centro de Costo
y Tarea.
Autorizacin Del Registro De Gastos Generales No Proyectado
Para realizar el Proceso Autorizacin Gasto General No Proyectado, el Usuario deber

realizar el siguiente procedimiento:
1- Dar clic en el botn . El Sistema mostrar la siguiente pregunta:
Dando clic en el botn Si, se activarn el campo y el botn .
-100-
2- Marcar con un check en el campo para generar el PAO correspondiente. El

Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Al seleccionar el botn Si, el Sistema presentar la ventana Secuencia del Sistema

indicando que se va a generar un nmero de PAO, el cual es editable:
Al seleccionar No, el Sistema borra el Mensaje al Usuario y desactivar el check en el

campo .
3- Dando clic en el botn el Sistema mostrar la ventana Datos del PAO, donde
deber registrar la informacin respectiva.
4- Seguidamente dar clic en el cono Grabar y luego en el cono Salir , para visualizar
el registro en la opcin PAO Actualizado del Sub Mdulo Programacin.
-101-
1.1.5.2. Registro de Gastos Generales Proyectado
Para realizar el registro de los Gastos Generales Proyectado, el Usuario deber realizar el
siguiente procedimiento:
1- Seleccionar Proyectado en la opcin de Gastos General y luego activar el men

contextual, y seleccionar la opcin .
2- El Sistema presentar la ventana Gastos Generales Proyectados, la misma que

cuentas con dos Pestaas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.
3- En la pestaa , el Usuario deber registrar la siguiente informacin:

Nmero y Fecha de Requerimiento, Centro de Costo, Nmero de Solicitud,
Responsable, Tipo Presupuesto (Presupuesto Institucional, Encargos), Moneda,
Origen (Requerimiento No Programado, Requerimiento Programado,
Requerimiento Programado / No Programado) y Glosa.
-102-
4- Luego de ingresar la informacin dar clic en el cono Grabar . El Sistema activar

la pestaa , en la cual el Usuario registrar los tems de
servicios requeridos, para lo cual activar el men contextual y seleccionar la
opcin .
5- El Sistema presentar la ventana Gastos Generales Proyectados, en la cual el

Usuario registrar la siguiente informacin.
Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribucin se realizar de

manera porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos
opciones:
- Si: La distribucin del gasto ser porcentual entre los Centros de
Costo.
- No: Los montos sern ingresados por el Usuario.
Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.
Fte. Fto. /Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.
Tarea: Seleccionar la Tarea.
Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.
Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.
-103-
Servicio: Seleccionar el tem perteneciente al Rubro seleccionado,

ingresando al cono Buscar .
Clasificador de Gasto: Seleccionar el Clasificador de Gasto del servicio

seleccionado.
6- Luego, se insertar los Centros de Costo, activando el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionando la opcin .
7- El Sistema mostrar la ventana Centros de Costos, en la cual el Usuario activar

la barra de despliegue para seleccionar un Centro de Costo segn la Plantilla de
Gastos Generales.
8- Si el Usuario seleccion la opcin NO en el flag de Porcentaje, registrar el monto

correspondiente en la columna Valor Total y dar clic en el cono Grabar .
Si seleccion la opcin SI en el Flag de Porcentaje, el Usuario registrar el monto

total del Servicio en el campo Monto Total. Asimismo, la columna % Ctro. debe
registrarse con un total porcentual de 100% para que el Sistema realice el clculo.
-104-
Luego dar clic en el botn para que el Sistema distribuya el monto total
entre los Centros de Costo registrados en funcin los porcentajes indicados.
Validacin: El total porcentual debe sumar 100%,

caso contrario al Procesar el Monto Total, el
Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
9- Luego dar clic en el icono Grabar y luego en Salir , para que el Sistema
muestre en la pestaa Detalle de Gastos Generales la informacin de la
Distribucin Presupuestal por Centro de Costo y Tarea.
Asimismo, el Sistema permitir insertar ms de un tem (Servicios Generales). Para

ello luego de registrado el primer tem, se volver a activar el men contextual dando
clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin y
proceder con el registro del gasto proyectado.
-105-
Autorizacin del Registro de Gastos Generales Proyectado
Para realizar el Proceso Autorizacin del Gasto General Proyectado, el Usuario deber
realizar el siguiente procedimiento:
1- Dar clic en el botn .
Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar tems al registro del Gasto General
Proyectado, ste deber encontrarse Desautorizado.
2- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para

efectuar la Autorizacin:
-106-
3- Seguidamente, el Sistema activar el botn , al cual dar clic para

proceder con la asociacin del Gasto General con un Certificado de un PAO
Proyectado.
4- El Sistema mostrar la ventana Asociacin de PAO Proyectado a Gasto General

mostrando todas las certificaciones relacionadas al Rubro del requerimiento. El
Usuario deber seleccionar el Certificado correspondiente y dar clic en el icono
Guardar :
Validaciones:
a. En caso que el Servicio General tenga dos o ms
rubros, el Usuario deber seleccionar un PAO
Proyectado que tenga los mismos Clasificadores
de los Rubros de Servicios Generales, de lo
contrario el Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario:
b. Si alguno de los Clasificadores del PAO

Proyectado no cuente con disponibilidad
presupuestal , el Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario:
-107-
5- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para

efectuar la asociacin:
6- El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, indicando el nmero del Cuadro

de Adquisicin y la Orden de Servicio generado automticamente:
7- Para finalizar dar clic en Aceptar y luego en el cono Salir . El Usuario podr
visualizar la Orden de Servicio generada en el Sub Mdulo Adquisiciones.
BOTONES DE PROCESOS Y CONSULTAS
El Usuario podr realizar diversos procesos y consultas sobre el Registro de Gastos

Generales, seleccionando botones: Consulta PCA, Autorizacin, Disponibilidad
Presupuestal, Resumen Presupuestal y Autorizacin Total x tems, ubicados en la
pestaa Detalle de Gastos Generales.
-108-
a- , el Usuario podr consultar la Programacin de Compromiso Anual, con los

campos FF, Rb, Cat, Tran/Gen, PCA, Reserva Presupuestal, Reserva de Compromiso
Anual, Fase de Compromiso y Saldo PCA.
b- , Permite realizar la Autorizacin de cada Requerimiento realizado
c- , el Sistema muestra la Disponibilidad Presupuestal de cada Requisicin del

PAO, con los campos FF/Rb, Meta, Clasificador, Techo, PAO Modificado, PAO Autorizado
Presupuestal, Techo Reservado, Ejecucin y Disponibilidad Presupuestal.
d- , el Usuario podr consultar el Resumen Presupuestal de cada Requisicin,

mostrando los siguientes datos: Ao, FF, Rb, Meta, Clasificador y Valor.
e- , Permite realizar la Autorizacin Total x tem de cada Requerimiento.
-109-
REPORTES
Para visualizar los reportes de Gastos Generales, el Usuario dar clic en el cono Imprimir
de la ventana principal, mostrndose las siguientes opciones:
Requerimiento de Gastos Generales.- Este reporte muestra la relacin de tems de

Gastos Generales, indicando los siguientes datos: Tipo Servicio, Nmero y Fecha del
Requerimiento, Fecha de Aprobacin, Nmero de Documento, Concepto, Valor Total y
Moneda, Cdigo y Descripcin de los tem, Unidad de Medida, Valor Referencial,
Afectacin Presupuestal, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo y Valor, as como
los Trminos de Referencia.
Solicitud de Cotizacin.- Este reporte generar la Solicitud de Cotizacin. El Sistema

presentar la ventana Invitacin a Postores, en la cual el Usuario podr seleccionar el
tipo de Solicitud de Cotizacin General o Personalizada para un Postor.
-110-
Al seleccionar la opcin Postor, se activarn los campos de la derecha de la ventana,

donde ejecutar el cono Buscar , mostrndose la ventana Bsqueda de Datos, donde
seleccionar al Postor.
Al dar en el Postor seleccionado, los dems campos se registrarn

automticamente, excepto los campos Telfono y Fax, que debern ser digitados.
Luego dar clic en el botn , para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo que
contiene los siguientes datos: Nombre, Direccin, Telfono y Nmero de Ruc del
Proveedor; Nmero y Fecha del Requerimiento, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo indica el servicio requerido, Descripcin y Trminos de Referencia del Servicio,
Precio Unitario y Precio Total. Asimismo, mostrar un campo para firma del rea de
Logstica.
Nota: La opcin General, muestra la Solicitud de Cotizacin sin los datos del Postor.
-111-
Detalle de Requerimiento de Gastos Generales.- Este reporte muestra el detalle de

Requerimiento de Gastos Generales, mostrando la siguiente informacin: Tipo Servicio,
Nmero y Fecha del Requerimiento, Fecha de Aprobacin, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Cdigo y Descripcin del tem, Unidad de Medida, Valor
Referencial, Cadena Presupuestal, Cdigo del Centro de Costo, Valor y los Trminos
de Referencia. Asimismo, muestra un campo para la firma del Responsable.
1.1.6. Compras por Encargo
El Usuario Responsable de la Compra, luego de revisar el contenido del Pedido o Pedidos

por Encargo, lo aprueba y autoriza. Envindolo luego al Consolidado de Pedido al PAO
Actualizado.
El ingreso a la opcin Compra por Encargo es siguiendo la ruta: Pedidos - Compra por
Encargo, como muestra la siguiente ventana:
Esta opcin permitir al Usuario consultar las compras por encargo emitidas en el periodo
seleccionado, al ingresar el Sistema visualiza la ventana Compras por Encargo, la misma
que muestra en la parte superior los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes, Tipo B/S,
Estado, D.N.T.P, Entidad Encargante y Nmero de Encargo.
-112-
Seleccionar los siguientes filtros:
Ao: Indica el ao de Proceso de la Compra por Encargo.
Mes: Permite seleccionar el mes de la Compra. Marcando con un check , se visualizar

la informacin de todos los meses.
Estado: Filtra los diferentes estados en que se encuentra el Pedido
Tipo B/S: Permite filtrar un tipo de Bien o Servicio.
DNTP: Indica si el Pedido se encuentra dentro de la Direccin Nacional de Tesoro Pblico.
Entidad Encargante: Muestra las Entidades Encargantes Registradas.
N Encargo: Muestra los nmeros de Encargos registrados. Marcando con un check ,

se visualizar todos nmeros de encargos.
Asimismo, se muestra un listado de las compras realizadas por Encargo.
COMPRAS POR ENCARGO
-113-
Ingresando a la carpeta amarilla de cada registro, se visualizar la ventana Compras

por Encargo.
El Sistema permitir al Usuario visualizar los siguientes datos de la compra:
1- En la cabecera se muestra Nmero de Requerimiento, Fecha Requerimiento, Estado,

Nmero de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha de Autorizacin, Encargante, Tipo Entidad,
Tarea, D.N.T.P (indica que el recurso proviene de la Direccin General de Tesoro Pblico),
Centro de Costo y Responsable.
2- En el detalle del tem se visualiza el Cdigo, Descripcin, Unidad de Uso, Cantidad, Precio
Unitario y el Valor en Soles.
Al seleccionar la carpeta amarilla 1 de cada tem, se muestra la ventana Consulta

de Especificaciones Tcnicas donde el Usuario podr visualizar los datos de: Tipo, tem
B/S, Nmero, Rubro y Especificacin Tcnica.
3- En el detalle del Campo Descripcin del tem se mostrar los campos de Expediente SIAF,
Meta, FF, Rb, Clasificador, descripcin del Clasificador, Cantidad y Valor en Soles.
-114-
Al ingresar a la carpeta amarilla 2 , el sistema muestra la ventana Cantidad

Autorizada donde el Usuario podr visualizar la Meta, Clasificador, Fte Financiamiento,
Tipo de Impuesto, Fte Fto de Impuesto, Tasa, Cantidad y Monto de Impuesto.
4- Al dar clic al botn , se mostrar una ventana indicando la Fuente de

Financiamiento, Funcin, Programa, Genrica del Gasto y Valor en Soles.
Asimismo, cuenta con las siguientes opciones:
- Botn Desautorizar
Al ingresar al botn , el Sistema permite al Usuario cambiar el estado de la
Compra.Se muestra la siguiente pregunta:
Al presionar el botn Si , se inicia el proceso y el estado del botn cambia a: .
-115-
- Botn Precio Masivo

Al presionar el botn el Usuario podr registrar los precios unitarios de los
tems, automticamente se activar el recuadro con un check .
Luego de registrar los precios ejecutar el cono Grabar y luego el cono Salir .
Cuadro Adquisicin?: Al marcar esta opcin con check se

activar el campo al registrar la fecha, el Sistema enviar el Consolidado
directamente a la Etapa de Cuadro de Adquisicin y, posterior elaboracin de la Orden de
Compra-Gua de Internamiento u Orden de Servicio. Se aplica en el caso de Entidades que
estn en etapa de implementacin y estn regularizando sus rdenes.
- Botn PAO?: Si presiona el botn el Sistema se enviar el Consolidado de

Pedido al PAO Actualizado (Plan Anual de Obtencin Actualizado).
-116-
El Usuario podr visualizar el Detalle de Pedidos por PAO ejecutando el botn

.
REPORTES
Para visualizar los reportes de Compras por Encargo, el Usuario dar clic en el cono
Imprimir de la ventana principal, mostrndose las siguientes opciones:
Seguidamente, seleccionar una de las opciones, para visualizar la ventana Reportes.

Reporte de Requerimiento del Encargo: Muestra en la cabecera los datos de Tipo de
Bien, Nmero de Requerimiento, Fecha de Requerimiento, Fecha de Aprobacin,
Documento, Concepto, Valor total, Moneda y Cuadro de Adquisiciones, en el detalle del
Reporte se muestra los campos tem, Descripcin Unidad de Medida, Cantidad, Precio,
Valor referencia, Afectacin Presupuestal con sus campos.
Al seleccionar la opcin Solicitud de Cotizacin, el Sistema muestra la siguiente ventana:
-117-
Active la barra de despliegue para seleccionar el Postor, Destinatario, Direccin,

Telfono y Fax, seleccionar el cono para seleccionar un postor de la lista.
Luego de seleccionar los filtros correspondientes, dar clic en el botn , para

visualizar el reporte:
Reporte de Solicitud de Cotizacin: Muestra en la cabecera los datos generales del

Proveedor Nombre, direccin, Telfono, Ruc, Nmero de Consolidado, Fecha, Concepto y
Documento, en el detalle de la Solicitud se muestra los datos de: Cantidad Requerida,
Unida de Medida, Descripcin, Precio Unitario y Precio Total.
-118-
Autor: Oficina General de Tecnologas de la

Informacin - SIGA
Fecha de Publicacin: 23/11/2016
-119-

Manual de Usuario - Pedidos Programados (PECOSA

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manual de Usuario - Pedidos Programados (PECOSA

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versin del Aplicativo 16.04.00

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO ................................................................. 3

1.1. SUB MDULO DE PEDIDOS ............................................................... 3

1.1.1. Registro de Pedidos ................................................................................ 3

1.1.2. Autorizacin del Pedido ........................................................................ 63

1.1.6. Compras por Encargo ......................................................................... 112

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MDULO

En esta seccin se describe la funcionalidad que contiene el Sub Mdulo Pedidos,

1.1. SUB MDULO DE PEDIDOS

Adems, registrar los requerimientos de Gastos Generales adicionales al Cuadro de

1.1.1. Registro de Pedidos

El ingreso al men Registro de Pedidos es siguiendo la ruta: Pedidos - Registro de

1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA)

Esta opcin permite al Usuario generar Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA), de

El ingreso a esta opcin es siguiendo la ruta: Pedidos - Pedidos Programados

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Registro de Pedidos, la misma

Procedimiento para Registrar un Pedido Programado

Para registrar un Pedido Programado, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla del

Ao: Permite seleccionar el ao en el cual se registrarn los Pedidos, activando la

Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un

Pedidos: Permite seleccionar el nmero correlativo de los Pedidos mostrados en

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automticamente el

Insertar Pedido Programado

En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activar el men contextual dando clic

N Pedido: Muestra automticamente el nmero correlativo del Pedido. Puede ser

B/S: Por defecto muestra Tipo Bien.

Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado segn corresponda.

Fecha de Autorizacin: Muestra la Fecha de autorizacin del Pedido, siempre y

Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplir con el Pedido solicitado,

: Permite marcar con un check si el Pedido es para ser entregado a

Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionar el Pedido,

Motivo: Permite registrar el motivo o razn que origina el Pedido.

Insertar tems del Pedido

En la parte derecha de la ventana, el Usuario insertar los tems que se solicitarn en el

Al seleccionar la opcin se mostrar una ventana de bsqueda. Para visualizar

En la ventana solo se listarn los tems registrados en el Cuadro de Necesidades en

Luego, dar clic en el cono Grabar .

Validacin: Si el monto solicitado supera el

Los tems insertados se visualizarn en la ventana Registro de Pedidos, Para insertar

El Sistema mostrar la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activar el men

En la parte Inferior de la ventana mostrar la siguiente informacin:

Programada: Cantidad del tem Programado en el Cuadro de Necesidades.

Atendida: Cantidad Atendida del tem.

Adems muestra los siguientes botones:

: Ingresando a este botn, mostrar la ventana con el detalle de la

: Ingresando a este botn, mostrar una ventana adicional donde se

Dando clic en el botn SI, culminar el Registro del Pedido

Copiar Pedido Programado

El Sistema permite al Usuario realizar la copia de toda la informacin de un Pedido de

Para ello el Usuario seleccionar el Pedido a copiar y dar clic en el botn

Validacin: La copia de Pedidos no est

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en S, para

El Sistema generar el nuevo pedido en Estado Pendiente, conteniendo la misma

Reporte Solicitud de Pedido

El Usuario seleccionar la opcin Formato de Registro de Pedido

Para visualizar la solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. Se

REPORTES DESDE LA VENTANA DE REGISTRO DE PEDIDO

Luego se mostrar las siguientes opciones:

Relacin de Pedidos.- Muestra la relacin de los Pedidos Programados indicando la

Relacin de Pedidos de Compra por tems: Al seleccionar esta opcin, el Sistema