Cuentas de orden

En los captulos anteriores se han estudiado las cuentas de activo, pasivo y capital; es decir, aquellas que
permiten registrar las operaciones realizadas por la entidad y cuyo resultado se ve reflejado en su situacin
financiera y en los resultados de sus operaciones. Los interesados en la informacin financiera pueden
tomar decisiones fundadas en los datos de estos informes para el logro de sus objetivos. La entidad realiza
otro tipo de transacciones u operaciones que no afectan directamente los recursos (activo) ni sus fuentes,
tanto externas como internas (pasivo y capital), pero cuyo efecto futuro puede hacerse evidente.
Por ejemplo, el descuento de un documento por el cual surge un pasivo de contingencia, que puede o no
convertirse en un pasivo real. Por ello, en caso de que la contingencia se convierta en una realidad,
afectara el pasivo real de la empresa, o si un empleado entabla un juicio contra la empresa a la fecha de
los estados financieros, no afecta la situacin financiera.
Sin embargo, en caso de que en el futuro el fallo sea favorable al trabajador, esto se convertira en una
transaccin real que conducira al reconocimiento de un gasto y la disminucin del activo en el rengln de
efectivo, ambos conceptos reales. Un caso ms:
cuando la empresa recibe mercancas propiedad de otra entidad para su venta y la obtencin de una
comisin, stas no son propiedad de la empresa, por lo que no se deben contabilizar como un activo.
En todos los casos anteriores vemos que en el momento de darse la transaccin no se afectaron los
resultados de operacin ni la situacin financiera de la entidad, en el futuro existe la posibilidad de que
pueda ocurrir, por lo que es necesario recurrir a otros tipos de registros que permitan tener informados a los
lectores.
Tambin se habl de operaciones y transacciones que incluan valores reales y valores contingentes, los
cuales se pueden conceptuar de la manera siguiente:
Valores reales Son aquellos que afectan o modifican saldos de las cuentas de activo, pasivo,
capital y resultados de la entidad.
Valores contingentes Son los que no afectan o modifican al activo, pasivo o capital, en tanto que la
contingencia subsiste, pues una vez que se realiza se convierten en valores reales.1
Kohler define la contingencia como evento futuro posible o condicin debida a causas desconocidas, o
actualmente indeterminables.2
Se puede afirmar entonces que una contingencia est ligada a una incertidumbre o posibilidad de que
alguna situacin pueda, o no, llegar a suceder. Para registrar este tipo de operaciones la contabilidad usa
un nuevo concepto, denominado cuentas de orden.
Concepto
Con base en lo comentado se puede afirmar que las cuentas de orden son los registros utilizados para
contabilizar las transacciones que no afectan el activo, pasivo, capital y resultados de la entidad; sin
embargo, es necesario registrarlas para reconocer los valores
ajenos, contingentes, emitidos o como un instrumento de control o recordatorio.
Clasificacin
En la figura 13-1 se muestran los cuatro casos en los cuales se pueden emplear cuentas de
orden:
a) Para el registro de valores y bienes ajenos que recibe la entidad, como las mercancas que se aceptan a
comisin para su venta, recibiendo a cambio una comisin de los depsitos en garanta, denominados
tambin depsitos en prenda.
b) Para el registro de valores contingentes, derivados de transacciones en las cuales la empresa adquiere
una responsabilidad aleatoria o contingente, que puede convertirse en un pasivo real, ejemplos de estos
valores son los documentos endosados, avales otorgados, juicios pendientes, seguros contratados.
c) Para el registro de valores emitidos que requieren de un control especial, tales como emisin de
obligaciones, de billetes de banco, lotera, emisin de bonos, planillas, boletos en empresas de transporte.
d) Para el registro de valores de control, en los cuales se requiere contar con un registro duplicado para
tener informacin y control desde otro punto de vista; por ejemplo, para controlar las tasas de depreciacin
contables y fiscales, cuando son diferentes.
Como consecuencia, las cuentas de orden se pueden clasificar en cuatro grupos: valores ajenos, valores
contingentes, valores emitidos y valores de control (figura 13-2).
Nombre Al denominar a las cuentas de orden se debe tener presente que la contabilidad siempre busca
que los datos sean claros y comprensibles; por ello, al asignarles nombre, se procura que brinden una idea
clara y precisa del valor o concepto que expresan.
Dado que las cuentas de orden se abren por pares, es decir, una ser deudora y la otra acreedora, la
denominacin de la cuenta deudora debe distinguirse de la cuenta acreedora.
Se emplean tres criterios fundamentales para establecer la nomenclatura de las cuentas de orden:
1. Se dan nombres distintos a cada una, pero manteniendo su relacin. Por ejemplo, para controlar el
dinero propiedad de comitente, se emplean las cuentas siguientes:

caja del comitente, que es deudora, y comitente, cuenta caja que es acreedora; para los documentos
endosados se usan, por ejemplo, documentos endosados como cuenta deudora y endoso de documentos
como acreedora.
2. Se emplea el mismo nombre para ambas cuentas, pero a la acreedora se le agrega la palabra contra.
Tomando los ejemplos anteriores se tiene como cuenta deudora caja del comitente, y como acreedora caja
del comitente contra. En el caso de los documentos, la cuenta deudora sera Documentos endosados, y
la acreedora Documentos endosados contra.
3. Se emplea un solo nombre para ambas cuentas, pero seguidas de las palabras debe y haber, que
sealan su naturaleza. En los ejemplos seran, entonces, caja del comitente debe y caja del comitente
haber; y documentos endosados debe y documentos endosados haber.
Manejo Las cuentas de orden deben abrirse por pares, es decir, siempre se emplean dos cuentas. Esto se
deriva de la partida doble, que requiere que cada operacin se registre con un cargo y con un abono; por
tanto, siempre que se empleen cuentas de esta naturaleza, una de ellas tendr que ser deudora y la otra
acreedora; y en virtud de que su movimiento es compensado, sus saldos sern iguales en importe, pero de
naturaleza contraria, una deudora y la otra acreedora.
Lo anterior se refuerza con tres observaciones:3
Primera Para conservar el equilibrio de la ecuacin del balance general,
A=P+C
deben afectarse dos cuentas de orden, como mnimo.

Segunda Porque si se registra cargando a una cuenta de orden y abonando una de balance o de
resultados, la igualdad A = P + C se rompera y se impedira elaborar estados financieros.
Tercera Porque si se registrara cargando a una cuenta de balance o resultados y se abonara a una cuenta
de orden, la igualdad A = P + C tambin se desintegrara, haciendo imposible la elaboracin de estados
financieros.
Manejo directo o paralelo Este caso se da cuando en el registro de una transaccin empleamos slo
cuentas de orden, o sea, que tanto la cuenta deudora como la acreedora son
de orden.

Manejo cruzado Se presenta cuando en el registro de una transaccin se emplea como cuenta de cargo
una cuenta de orden, y como cuenta de abono una cuenta de balance o resultados, y en otro asiento, pero
relativo a la misma operacin, se emplea como cuenta de cargo una cuenta de balance o resultados y como
cuenta de abono, una cuenta de orden. Despus de registrar el segundo asiento, los saldos de las cuentas
de orden son iguales.
Presentacin Como estas cuentas no afectan al activo, pasivo ni capital contable de las entidades, no
deben formar parte del cuerpo del balance general, sino que deben mostrarse al calce o pie, agrupndolas
bajo los ttulos de valores ajenos, valores contingentes, valores emitidos y valores de registro; y dado que
sus saldos son iguales, pero de distinta naturaleza, no se acostumbra presentar ambas, sino solamente las
deudoras.