2.

Partes de un procedimiento

Una vez definido qu es un procedimiento, pasamos a detallar qu apartados

debe incluir:

Portada: La primera pgina del procedimiento suele incluir el ttulo, cdigo,

fecha de redaccin, numero de versin (o revisin), ndice de contenido,
nmero total de pginas, nombre y firmas de las personas que lo han
preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de calidad, si
aplica).

Distribucin: Aqu se nombran los departamentos o personas a las que se les

debe distribuir el procedimiento una vez emitido.

Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propsito y

contenido del procedimiento. Adems, en el alcance se explican los puntos que
incluye (y que no incluye) el mismo.

Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboracin

del presente procedimiento. (por ejemplo la legislacin aplicable, el manual de
gestin integrada u otros procedimientos relacionados con el procedimiento
actual).

Definiciones: Las definiciones de las palabras tcnicas que se usen en el

contenido del procedimiento.

Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o

departamentos) encargados de realizar las actividades que se describen en el
procedimiento.

Desarrollo (o Descripcin): La parte donde se describe la actividad a realizar.

Este apartado es el ms importante del procedimiento, y el que ms espacio
suele ocupar. De hecho, se podra decir que todos los apartados anteriores slo
sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.

Este artculo pretende ser una gua para principiantes para explicar qu son los
procedimientos y notas tcnicas, qu apartados tienen y cmo crearlos,
emitirlos y modificarlos.

1. Tipos de documentos de una empresa: Normas, manuales, procedimientos,

notas tcnicas

documentoLas empresas y organizaciones utilizan para funcionar diferentes

tipos de documentos. Entre ellos, tenemos normas, manuales, procedimientos,
notas tcnicas, guas, dossieres, informes, registros, etc. Todos estos estn
incluidos en el llamado Sistema Documental, o Sistema de Gestin
Documental, que incluye las reglas sobre cmo crearlos, modificarlos,
distribuirlos y archivarlos.

Aqu tienes de forma resumida cules son los principales tipos de documentos
de una organizacin:

Documentos creados desde fuera de la empresa:

Normativa, legislacin y reglamentos: Esta es la base legal que se debe

cumplir. La dicta el poder legislativo y ejecutivo del Estado, y en el caso
espaol se divide en: Disposiciones con carcter legislativo (leyes orgnicas,
leyes ordinarias, reales decretos legislativos, reales decretos-ley, etc.), y
reglamentos (reales decretos, entre otros).

Normas y estndares: Son normas que la empresa se compromete a cumplir.

Generalmente son normas ISO (internacionales), europeas (EN), y en el caso de
Espaa, normas UNE. Por ejemplo, tenemos la norma ISO 9001 sobre los
requisitos de los sistemas de gestin de calidad, que es una de las ms usadas.

Especificaciones tcnicas: Son documentos que pueden provenir de nuestro

cliente, o de nuestra propia empresa. En ellos se indica qu requisitos debe
cumplir un producto o servicio deforma detallada.

Documentos creados por la empresa:

Manuales: Son documentos de primer nivel donde se definen los aspectos

generales de la gestin empresa. Por ejemplo, el Manual de Gestin de Calidad
define los principios del Sistema de Gestin de Calidad (SGC), el Manual de
Medio Ambiente, el Manual de Seguridad y Salud A veces estos manuales se
suelen juntar en un Manual de Gestin Integrado.

Procedimientos operativos: Son documentos donde se explica cmo se

desarrolla una actividad o proceso. Suelen ser los documentos ms comunes,
son de obligado cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para
desarrollar cualquier Sistema de Gestin.

Notas Tcnicas e instrucciones: Son documentos de detalle que desarrollan

ms a fondo el contenido de una actividad. Estn sobre todo enfocados al
trabajo en campo.

Guas: Son documentos orientativos similares a los procedimientos y notas

tcnicas, pero con la salvedad de que NO son de obligado cumplimiento.

Registros: Son documentos donde se deja constancia de lo que se ha hecho

respecto a un proyecto, proceso o actividad en un momento dado. Entre ellos
estn los informes, que son resmenes detallados de cmo se ha realizado una
tarea o un evento.
 Planes de calidad: Son documentos que se suelen elaborar al principio de un
proyecto, en muchos casos cuando un cliente lo solicita. En los planes de
calidad se detalla cmo se va a realizar la gestin de calidad en el proyecto
(incluyendo cules son los procedimientos aplicables, PPI, ). Tambin existen
otros tipos de planes, como el Plan de Seguridad y Salud, y el Plan de Medio
Ambiente.

Dosieres / Dossiers: Son agrupaciones de documentacin. Normalmente se

usan para guardar en un mismo archivador toda la informacin (planes,
registros) sobre un proyecto ya acabado, para poder certificar que las
actividades se han realizado conforme a los procedimientos.

En el caso de realizar proyectos para un cliente, muchas veces se exige que se

elabore y entregue un Plan de Calidad al principio del proyecto, y un Dossier
final de calidad al acabar.

Otros tipos de documentos: Actas de reunin, programas, comunicaciones,

estudios, instrucciones, listas, manuales de uso, memorias, notas, planos,
partes de desviacin, cartas y correspondencia

2. Partes de un procedimiento

Una vez definido qu es un procedimiento, pasamos a detallar qu apartados

debe incluir:

Portada: La primera pgina del procedimiento suele incluir el ttulo, cdigo,

fecha de redaccin, numero de versin (o revisin), ndice de contenido,
nmero total de pginas, nombre y firmas de las personas que lo han
preparado, revisado y aprobado (y de quien realiza el control de calidad, si
aplica).
 Distribucin: Aqu se nombran los departamentos o personas a las que se les
debe distribuir el procedimiento una vez emitido.

Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propsito y

contenido del procedimiento. Adems, en el alcance se explican los puntos que
incluye (y que no incluye) el mismo.

Referencias: Se enumeran los documentos que han influido en la elaboracin

del presente procedimiento. (por ejemplo la legislacin aplicable, el manual de
gestin integrada u otros procedimientos relacionados con el procedimiento
actual).

Definiciones: Las definiciones de las palabras tcnicas que se usen en el

contenido del procedimiento.

Responsabilidades: Una lista con los responsables (personas o

departamentos) encargados de realizar las actividades que se describen en el
procedimiento.

Desarrollo (o Descripcin): La parte donde se describe la actividad a realizar.

Este apartado es el ms importante del procedimiento, y el que ms espacio
suele ocupar. De hecho, se podra decir que todos los apartados anteriores slo
sirven para definir y acotar lo que se va a incluir en este apartado.

Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero
que ocupa demasiado espacio como para incluirlo en el apartado de
descripcin. Se suelen poner aqu tablas, planos, esquemas, etc.

De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y slo
son realmente imprescindibles la portada y la descripcin con el desarrollo del
contenido.
Acerca de otros documentos como notas tcnicas o guas, muchas veces
suelen seguir el mismo ndice que los procedimientos, por lo que su forma de
redactarlos es similar.

3. Redactar, codificar, emitir, distribuir, archivar y modificar procedimientos y

otra documentacin

Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben

seguir. En cada organizacin esto se hace de forma diferente, pero todas
siguen unas reglas comunes.

A continuacin te exponemos los aspectos ms importantes a la hora de

redactar un procedimiento:

Se debe codificar con un cdigo nico que lo identifique.

Se debe indicar quin lo ha redactado, revisado y aprobado, y en su caso,

quin ha hecho el control de calidad. Esto se suele hacer aadiendo a la
portada una casilla con las firmas, o si se emite digitalmente, indicndolo as.

Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.

Procedimientos, notas tcnicas, informes y cualquier otro tipo de documentos

y registros que sean susceptibles de ser auditados en el futuro, debern quedar
archivados y disponibles para su consulta.

Para modificar un documento, se suelen usar nmeros de versiones (o

revisiones). De forma que al hacer una nueva revisin, se debe indicar qu
cosas se han cambiado respecto a la revisin anterior (con una tabla resumen
de control de cambios o resaltando de otro color en el propio documento los
prrafos nuevos o modificados). Las revisiones suelen estar numeradas
empezando por la revisin cero (versin inicial) y aadiendo nuevas revisiones
cada vez que se modifique el documento (1, 2 ,3).
 Por ltimo, se debe asegurar que las personas que lo usan, dispongan de la
revisin en vigor del documento.