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e s t i n d e

i c a g os
P o l t d e
ct r n ic
to s e le
docu me n
MIN H A P 2
edici
n

GOBIERNO MINISTERIO
DE ESPAA DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PBLICAS

CUBIERTA_PGDE 2.indd 1 06/06/2016 14:06:01


Poltica de gestin
de documentos electrnicos MINHAP. (2. Edicin)
Premio al mejor proyecto archivstico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y Len 2016
La Poltica de gestin de documentos del MINHAP fue
galardonada con el premio al mejor proyecto archivstico en
el VII Congreso de Archivos de Castilla y Len (25-27 de
mayo de 2016). Para la concesin del premio el jurado
valor el hecho de ser la primera poltica de gestin de
documentos electrnicos de la Administracin General del
Estado, la ms completa y la que se usa como referente.

Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas NIPO: 630-16-299-1
Depsito Legal: M-2394-2016
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Impresin y encuadernacin:
Oficiala Mayor del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
NDICE

HISTRICO DEL PROYECTO


EQUIPO RESPONSABLE
0. INTRODUCCIN
1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
1.1. Referencia
1.2. Alcance de la Poltica
1.3. Datos identificativos de la Poltica
1.3.1. Perodo de validez
1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica
1.4. Roles y responsabilidades
1.4.1. Actores
1.4.2. Responsabilidades
1.5. Procesos de gestin documental
1.5.1. Captura
1.5.2. Registro
1.5.3. Clasificacin
1.5.4. Descripcin
1.5.5. Acceso
1.5.6. Calificacin
1.5.7. Conservacin
1.5.7.1. Estrategias de conservacin
1.5.8. Transferencia
1.5.9. Destruccin o eliminacin
1.6. Asignacin de metadatos
1.7. Documentacin
1.8. Formacin
1.9. Supervisin y auditora
1.10. Gestin de la Poltica
2. PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS
2.1. Firma electrnica
2.2. Protocolo de digitalizacin de documentos
2.3. Copiado autntico de documentos
3. REFERENCIAS
3.1. Legislacin
3.2. Documentos de Inters

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 3


ANEXOS

ANEXO 1. PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EXISTENTES EN EL MINISTERIO


Y SUS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEPENDIENTES

ANEXO 2. RELACIN DE REGISTROS DEL MINHAP

ANEXO 3. CUADRO DE CLASIFICACIN FUNCIONAL

ANEXO 3. TRANSITORIO

REPERTORIO DE SERIES DOCUMENTALES DEL MINHAP

ANEXO 4. PERFIL DE APLICACIN DEL MINHAP (SUBCONJUNTO DEL eEMGDE)

a. Perfil de aplicacin del MINHAP (subconjunto del eEMGDE)

b. Propuesta de modificacin del eEMGDE

ANEXO 5. RECURSOS DE RECUPERACIN DE LA INFORMACIN

ANEXO 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA POLTICA DE SEGURIDAD


DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL DEPARTAMENTO

ANEXO 7. CALENDARIO DE CONSERVACIN

ANEXO 8. FORMULARIOS DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES Y


DE PETICIN DE DICTAMEN DE LA CSCDA

ANEXO 9. MEDIDAS A INCLUIR EN UN PLAN DE PRESERVACIN

ANEXO 10. TCNICAS DE BORRADO SEGURO

ANEXO 11. ESTRUCTURAS DE INFORMACIN PARA EL ALMACENAMIENTO DE METADATOS


COMPLEMENTARIOS Y ESTRUCTURAS DE INFORMACIN PARA EL INGRESO
EN EL ARCHIVO ELECTRNICO

ANEXO 12. TRATAMIENTO DE LAS GARANTAS TCNICAS EN RELACIN A LA FIRMA


ELECTRNICA DE LOS EXPEDIENTES Y SUS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
ARCHIVADOS DEFINITIVAMENTE Y EN EL MOMENTO DE SU PRE-INGRESO

4 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


Histrico de versiones del documento

Versin Nombre del documento Fecha Descripcin

1 30/10/2013 Primera versin del modelo.

Documento de Poltica de Gestin Primera versin del documento;


2 25/03/2014
Documental del MINHAP ya no es modelo, sino documento

Documento de Poltica de Gestin


3 13/05/2014 Versin v6.1 del documento
Documental del MINHAP

Documento de Poltica de Gestin


4 02/06/2014 Versin v7 del documento
Documental del MINHAP

Documento de Poltica de Gestin


5 25/06/2014 Versin v8 del documento
Documental del MINHAP
Documento de Poltica de Gestin
6 09/09/2014 Versin v9 del documento
Documental del MINHAP

Documento de Poltica de Gestin Versin v9 del documento, incluyendo los


7 30/05/2016
Documental del MINHAP anexos 11 y 12

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 5


Equipo responsable de la elaboracin del documento
Poltica de Gestin de documentos-e MINHAP
Grupo de Apoyo de Normativa y Tecnologa
(Grupo de Trabajo para la Coordinacin de Archivos)
Coordinador:
Gerardo Bustos Pretel Secretara General Tcnica
Equipo de redaccin:
Rosa Martn Rey Secretara General Tcnica
Luis Romera Iruela Secretara General Tcnica
Jos Luis Garca Martnez Secretara General Tcnica
Grupo de trabajo:

Josefina Otheo de Tejada Barasoin AEAT


Andrea Ruiz de Garibay AEAT
Carmen Conejo Fernndez D.G. Catastro
Miguel A. Amutio Gmez DGMPIAE
Andoni Prez de Lema Senz de Viguera Intervencin General de la Administracin del Estado
Alejandro Millaruelo Gmez Intervencin General de la Administracin del Estado
lvaro Tapias Sancho D.G. Catastro
Cristina Martnez Merencio Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones
Juan Antonio Zapardiel Lpez Inspeccin General
Santiago Vlez Fraga Sub. Gral. Tecnologas Inform. y Telecomunicaciones
M. Carmen Barroso Gonzlez D.G. Funcin Pblica
Javier Hernndez Dez Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones
lvaro Reig Gonzlez INAP
Cndida Prez Clemente Secretara General Tcnica
Begoa Rada Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones
Petra Fernndez lvarez DGMPIAE
Jos Luis Lapuente Perea DGMPIAE

Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes


Ricard Prez Alczar Subdireccin General de Archivos Estatales
Carlos Csar Herrero Garca S.G. Tecnologas
Ministerio de la Presidencia
Dominica Grao Ferrer Secretara General Tcnica
Fernando Iniesta Snchez S.G. Tecnologas
Isabel Barrio Martn Secretara General Tcnica

6 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


0. INTRODUCCIN

1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1


del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguri-
dad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que
deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecno-
lgicas que garanticen la interoperabilidad.

2. La Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de gestin de documentos electrnicos (BOE


nm. 178, de 26 de julio de 2012) establece los conceptos relacionados con el desarrollo de pol-
ticas de gestin de documentos electrnicos por parte de las Administraciones pblicas en el
marco de la Administracin electrnica, incluyendo los aspectos relacionados con su implanta-
cin prctica, con la identificacin de los requisitos de la gestin de los documentos electrni-
cos necesarios para la recuperacin y conservacin de los mismos, as como con los procesos y
acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.

3. La poltica de gestin de documentos electrnicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones


Pblicas (MINHAP) ha sido preparada por el Grupo de Apoyo de Tecnologa y Normativa
(GATN), creado en el seno del Grupo de Trabajo para la Coordinacin de Archivos (GTCA). El
borrador elaborado se present en junio de 2014 al GTCA y a la Comisin Permanente de Admi-
nistracin Electrnica (CPAE). El GATN debatir las propuestas recibidas del GTCA y de la
CPAE para elaborar un documento definitivo.

4. Este documento recoge los criterios y recomendaciones necesarios para garantizar la interoperabi-
lidad y la recuperacin y conservacin de documentos y expedientes electrnicos en el MINHAP.
Como instrumento esencial de la gestin documental se ha consensuado un perfil de metadatos
para el MINHAP basado en el eEGMDE, al que ha sido necesario aadir elementos e introducir
modificaciones que se trasladan a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedi-
mientos e Impulso de la Administracin Electrnica, con vistas a una posible revisin del eEGMDE.

5. El contenido del documento ha sido ampliamente debatido en el GATN y en su preparacin han


participado los miembros del grupo, de origen multidisciplinar: esencialmente, expertos en tecno-
logas de la informacin y las comunicaciones y archiveros y personas con responsabilidad en
archivos. Asimismo, tambin se ha visto enriquecido con personas de diferentes organismos ad-
ministrativos del MINHAP: Secretara General Tcnica, Direccin General del Catastro, Agencia
Estatal de Administracin Tributaria, Intervencin General de la Administracin del Estado, Direc-
cin General de la Funcin Pblica, Instituto Nacional de Administracin Pblica, Direccin Gene-
ral de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica,
Subdireccin General de Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones, Divisin de
Sistemas de Informacin y Comunicaciones e Inspeccin General. Asimismo, han formado parte
del grupo personas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales y de la Subdireccin
General de Tecnologas (Secretara de Estado de Cultura) y del Ministerio de la Presidencia. La
diversidad de la formacin de los miembros del grupo y de su dependencia orgnica ha garanti-
zado el mayor enriquecimiento posible de los debates.

0.1. Hoja de ruta hacia el futuro del documento-e

6. Este documento es de aplicacin en el Ministerio de Hacienda y de Administraciones Pblicas,


Pero dada la diversidad de las personas que lo han elaborado, cabe sealar su aplicabilidad o
adopcin por los organismos y entidades dependientes del MINHAP. Asimismo, esa diversidad
garantiza tambin su validez con escasas o nulas adaptaciones en otros departamentos ministe-
riales. En este sentido, una vez publicado se pone a disposicin y libre uso de los organismos y
entidades de cualquier administracin pblica.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 7


7. El contenido de este documento no es ajeno a la realidad presupuestaria en el momento de su
elaboracin, de ah que se haya obviado la elaboracin de un calendario rgido de adaptacin a
los requisitos tcnicos recogidos en el documento. Sin embargo, ha de tenerse en cuenta que la
adecuacin al Esquema Nacional de Interoperabilidad requiere abordar el documento-e, el expe-
diente-e y su conservacin y recuperacin. De no hacerse as, no se garantizar la integridad,
autenticidad, disponibilidad y validez de los documentos y, por tanto, se perder documentacin
para las generaciones futuras.

8. El camino marcado en este documento, con la flexibilidad que exijan las circunstancias, es una
hoja de ruta con las tareas necesarias a desarrollar para adaptar la gestin de documentos y ex-
pedientes electrnicos al Esquema Nacional de Interoperabilidad. Su contenido, cuando menos,
agrupa las recomendaciones necesarias para llevar a buen puerto la interoperabilidad, que a su
vez lleva aparejada una nueva cultura del trabajo administrativo.

8 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

1.1. Referencias
9. Para el desarrollo del contenido de esta Poltica se han tenido en cuenta las siguientes
normas y buenas prcticas:
- ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.
- UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
- UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
- UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.
- UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin
de documentos.
- UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.

10. Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, del Ministerio de la Presidencia, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad.
Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.

1.2. Alcance de la Poltica


11. La presente Poltica de gestin de documentos electrnicos est integrada en el contexto
de la entidad junto al resto de las polticas implantadas para el desempeo de sus actividades. En
particular, esta poltica est integrada en el marco general de gestin de documentos de la enti-
dad, con independencia del soporte en el que puedan estar materializados dichos documentos.
12. Esta Poltica de Gestin de Documentos electrnicos tiene por objeto establecer el conjunto de
criterios comunes asumidos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas (MIN-
HAP), as como documentar los mismos, en relacin con la gestin de los documentos y expe-
dientes producidos o custodiados por ste.
13. Esta Poltica persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mnimos obliga-
torios y, en su caso, los complementarios o necesarios (metadatos de contenido, contexto y es-
tructura) para asegurar la gestin, recuperacin y conservacin de los documentos y expedien-
tes electrnicos del MINHAP manteniendo permanentemente su relacin con estos.
14. En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema Nacional
de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero), puesto que los documentos electrnicos se
van a manejar mediante sistemas a los que les es aplicable lo previsto en dicho Esquema.
15. En el caso de que existan entornos hbridos y se desee extender la Poltica de forma explcita su
aplicacin a los documentos analgicos que conviven con los documentos electrnicos en la or-
ganizacin, segn el Esquema Nacional de Seguridad, se tendr en cuenta que toda informa-
cin en soporte no electrnico, que haya sido causa o consecuencia directa de la informacin
electrnica a la que se refiere el presente real decreto, deber estar protegida con el mismo gra-
do de seguridad que sta. Para ello se aplicarn las medidas que correspondan a la naturaleza

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 9


del soporte en que se encuentren, de conformidad con las normas de aplicacin a la seguridad
de los mismos.

1.3. Datos identificativos la Poltica

16. Los datos identificativos principales son:

Nombre del documento Poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP

Versin 1.0

1 y 2
Identificador de la Poltica E04921301_1.0

URI de referencia de la Poltica [ ]

Fecha de expedicin [01/07/2014]

Documentos y expedientes producidos y/o custodiados por el Minis-


mbito de aplicacin
terio de Hacienda y Administraciones Pblicas

1.3.1. Perodo de validez

17. La presente Poltica de gestin de documentos electrnicos entrar en vigor en la fecha de


expedicin y ser vlida mientras no sea sustituida o derogada por una poltica posterior, pu-
dindose facilitar un periodo de tiempo transitorio en el cual convivan las dos versiones, que
permita adecuar los diferentes sistemas de gestin de documentos electrnicos utilizados por
MINHAP a las especificaciones de la nueva versin.
18. Este periodo de tiempo transitorio deber indicarse en la nueva versin, pasado el cual slo ser
vlida la versin actualizada.
19. Aquellos aspectos que puedan ser actualizables automticamente, sobre todo en el caso de rela-
ciones por modificaciones normativas, cambios estructurales, etc. sern incluidos en anexos in-
corporados al presente documento y actualizables automticamente por el gestor del documento
sin necesidad de que sea sustituido por una nueva versin.

1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

Nombre del gestor Subdirector General de Informacin, Documentacin y Publicaciones

Direccin de contacto C/. Alcal, 5. 28014 Madrid

3
Identificador del gestor E04072803

1
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3)
2
Los dos ltimos dgitos de este identificador correspondern con la versin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
3
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas
(DIR3)

10 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


1.4. Roles y responsabilidades

1.4.1. Actores

20. Los actores involucrados en los procesos de gestin documental contemplados en la presente
poltica sern como mnimo los siguientes:
1. La alta direccin, que aprobar e impulsar la poltica, que corresponder a los siguientes ac-
tores:
A la persona titular del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y, por su dele-
gacin, a la titular de la Subsecretara.
Al presidente en el caso de una agencia estatal.
Al director general en el caso de otros organismos pblicos.
2. Los responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de los proce-
sos a su cargo.
Corresponde esta responsabilidad a las personas titulares de los rganos directivos que tie-
nen atribuida por norma la funcin a la que responden los diferentes procesos.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa
de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin
y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de
los sistemas de gestin y conservacin documental. Esta categora incluye tanto a archiveros
y expertos en gestin documental como a administradores de sistemas y desarrolladores de
aplicaciones.
4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos, que aplicar lo es-
tablecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.

1.4.2. Responsabilidades

1.4.2.1. La alta direccin

21. La Alta direccin de la entidad integrar la poltica de gestin de documentos con el resto de las
polticas del Departamento o de su organizacin. Asimismo deber ser consciente de los riesgos
que supone una gestin inadecuada de sus documentos.
22. La Alta direccin a partir de unos principios tales como enfoque al ciudadano y otras partes intere-
sadas, liderazgo y responsabilidad, toma de decisiones basada en la evidencia, implicacin del
personal, enfoque sobre procesos, enfoque sistemtico de la gestin y mejora continua, trata de:
Conseguir coherencia en las operaciones para toda la organizacin;
Asegurar que los procesos de negocio sean transparentes y comprensibles;
Garantizar a los consejos de direccin, reguladores, ciudadanos y otras partes interesadas
que los documentos se gestionan apropiadamente.
Para la consecucin de estos objetivos, la Alta direccin debe:
Establecer, mantener y promover la poltica y objetivos de gestin documental para incre-
mentar la conciencia, motivacin y cumplimiento de la organizacin.
Asegurar que las responsabilidades y competencias de la gestin de documentos estn
definidas, asignadas y comunicadas a toda la organizacin.
Asegurar que se establece, implementa y mantiene una poltica de gestin efectiva y efi-
ciente para alcanzar los objetivos de la organizacin.
Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitacin necesarios para apoyar y mante-
ner dicha poltica.
Revisar la poltica peridicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 11


1.4.2.2. Los responsables de procesos de gestin

23. Los responsables de procesos de gestin aplicarn la poltica de gestin de documentos en el


seno de la organizacin, y garantizarn el ejercicio de los derechos reconocidos a los ciudadanos.
Asimismo, adoptarn las medidas necesarias para la difusin de la poltica de gestin de documen-
tos electrnicos y de los procedimientos relacionados con la gestin documental entre todo el per-
sonal a su cargo, para que conozcan las normas que afecten al desarrollo de sus funciones.

24. Asimismo, los responsables de procesos de gestin determinarn sus necesidades en cuanto a pe-
rodos temporales de utilizacin de la informacin, contribuyendo as a la elaboracin de las normas
de conservacin de las series documentales que son fruto de los procesos que gestionan.

1.4.2.3. Responsables de la planificacin, implantacin y administracin del pro-


grama de tratamiento de documentos

25. La categora de personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa


de tratamiento de documentos y sus operaciones incluye tanto a archiveros y expertos en gestin do-
cumental como a administradores de sistemas y desarrolladores de aplicaciones. Los profesionales
de la gestin de documentos son responsables de todos los aspectos relacionados con ella, incluidos
el diseo, la implementacin y el mantenimiento de los sistemas de gestin, as como de la formacin
de usuarios en dicha materia y en las operaciones que afecten a las prcticas individuales.
26. Adicionalmente, tambin forman parte de esta categora los administradores de sistemas, quie-
nes son responsables de garantizar que toda la informacin sea precisa y legible y que est a
disposicin del personal autorizado para acceder a ella siempre que se necesite. Los archiveros
y expertos en gestin documental, en colaboracin con los responsables de los procesos de
gestin, llevan a cabo la identificacin y valoracin documental, establecen los cuadros de
clasificacin y las normas de conservacin de las diferentes series documentales que posterior-
mente sern dictaminadas por las autoridades archivsticas y participan en la planificacin y la
implementacin de las polticas y los procedimientos de gestin de documentos.

1.4.2.4. El personal implicado en las tareas de gestin

27. El personal implicado en las tareas de gestin, categora que incluye a todos los empleados no
encuadrados en las anteriores, son responsables de mantener documentos de archivo precisos y
completos sobre sus actividades, de hacer un uso apropiado de los sistemas de informacin que
tratan documentos electrnicos, y de suministrar la informacin requerida por el Sistema de Ges-
tin Documental a efectos de trazabilidad o cumplimiento de normativa.

1.5. Procesos de gestin documental

28. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la entidad
deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos electrnicos que ga-
rantice su materializacin. Las caractersticas y funcionalidades de los sistemas de gestin de
documentos se definen a continuacin, aclarando previamente que la gestin de documentos
electrnicos debe comprender dos momentos:
Un primer momento, en el que los documentos todava no han alcanzado su estado definitivo.
En esta etapa, los documentos son objetos dinmicos de informacin, creados mediante diver-
sas aplicaciones, admiten versiones y cambios y est previsto que su informacin sea comparti-
da. Se controlan y gestionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos
(SGDE), si bien estas funciones tambin pueden llevarse a cabo, en la prctica, por las propias
aplicaciones de gestin de procedimientos.
En un segundo momento, los documentos han alcanzado ya su forma definitiva, se han inte-
grado en sus respectivos expedientes o agregaciones documentales, han sido provistos de me-
canismos que aseguran su autenticidad e integridad, de manera que son inalterables, salvo, en

12 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


su caso, para aadirles metadatos de gestin y conservacin o para corregir errores, y se ges-
tionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA).
29. Se recogen a continuacin las caractersticas y funcionalidades bsicas que deben tener los sis-
temas de gestin de documentos.
1. SGDE. Siguiendo las especificaciones de MoReq-2, un SGDE est orientado bsicamente al
control, almacenamiento y gestin de la documentacin de los archivos de oficina y tiene las
siguientes caractersticas:
Permite la modificacin de los documentos
Permite la existencia de varias versiones de los documentos
Puede permitir el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
Puede incluir controles de retencin de los documentos
Puede incluir estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los
usuarios.
Est orientado primariamente a dar soporte a la gestin diaria de los documentos para el
desarrollo de los procesos de negocio.
2. SGDEA. Un SGDEA, por el contrario, se caracteriza por lo siguiente:
Impide que los documentos de archivo sean modificados
Slo permite la existencia de una versin final de los documentos
Impide el borrado de los documentos salvo en determinadas circunstancias estrictamente
controladas
Debe incluir controles de retencin rigurosos
Debe incluir una estructura de organizacin de los documentos rigurosa, el cuadro de cla-
sificacin, mantenida por un administrador.
Puede dar soporte al trabajo diario, pero est dirigida primariamente a proporcionar un re-
positorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.
30. Adems, un SGDEA debe poder gestionar calendarios de conservacin, seleccionar de modo au-
tomtico expedientes y documentos para llevar a cabo las acciones dictaminadas para su serie
documental, as como detectar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban ser obje-
to de acciones especficas de conservacin. Asimismo, debe poder gestionar el acceso a los ex-
pedientes y documentos mediante listas y perfiles de usuario, as como disponer de sistemas de
seguimiento y control de las acciones que se realicen sobre los documentos y expedientes.
31. De las caractersticas mencionadas anteriormente se desprende que un SGDE se corresponde-
ra ms con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergara documentos y expedientes
en sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central. Partiendo de la normativa vigente,
deben determinarse las condiciones en que debe producirse la transferencia de documentos en-
tre ambos sistemas.
32. Sin embargo, en el momento actual se dan algunas peculiaridades que han de tenerse en cuenta:
No es posible establecer una frontera ntida entre los distintos sistemas de gestin de los docu-
mentos existentes en el MINHAP, ya que un mismo sistema alberga documentos de archivo y
documentos an no definitivos.
Es frecuente que los controles propios de un SGDEA de cara a la integridad y control de acceso a
los documentos no los proporcione un sistema de gestin, sino las propias aplicaciones de gestin.
Los documentos no cumplen en muchas ocasiones los requisitos del ENI, ya que se considera
que stos nicamente deben implementarse en el momento de una transferencia y no mientras
permanezcan bajo el control de los rganos gestores.
33. En consecuencia y de modo transaccional, se propone que el sistema de gestin de documentos
electrnicos de archivo (SGDEA) comience en la fase de Archivo Central, momento en que los ex-
pedientes y documentos que se transfieran al mismo debern tener implementados, al menos, los
metadatos obligatorios para intercambio del ENI y adems los que se establecen en el esquema ins-
titucional de metadatos del MINHAP como obligatorios para la transferencia con cambio de custodia.
Esto no obsta para que determinadas aplicaciones de gestin o SGDE puedan necesitar imple-
mentar utilidades de SGDEA (resellado, cambios de formato, etc), debido a que los expedientes

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 13


resultantes de los procedimientos que tramitan puedan tener un perodo de vida activa que haga
necesaria la aplicacin de polticas de conservacin a medio o largo plazo.
34. Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las etapas o periodos
del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que se garantizar su au-
tenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin,
recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.
35. En el futuro se tender en la medida de lo posible al uso de las mismas aplicaciones de gestin
documental, en funcin de la que se determine de mxima utilidad para los objetivos pretendidos
y de mayor grado de interoperabilidad.
36. Anexo a este documento, y como relacin actualizable peridicamente, sin necesidad de modifi-
car el documento, se incluye una lista de programas de gestin documental existentes en el mi-
nisterio y sus organismos y entidades dependientes (Anexo 1)

1.5.1. Captura

37. Es necesario precisar el significado del trmino captura de acuerdo con la documentacin oficial
existente. Para ello, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:
El trmino captura se define en el vocabulario de la Gua de aplicacin de la NTI de ex-
pediente electrnico como: Proceso de gestin de documentos que seala la incorpora-
cin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura
se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que
se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.
Asimismo, la NTI de Poltica de gestin de documentos aplica este trmino para identificar
uno de los procesos de gestin documental a que hace referencia su apartado VI, indi-
cando que este proceso incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios de-
finidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
La Gua de aplicacin de esta Norma Tcnica identifica diversas fases en la gestin de los
documentos electrnicos que constituyen su ciclo de vida. La captura es la primera de
ellas y se describe en estos trminos:
Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su incorpo-
racin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin in-
cluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de ges-
tin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia, incluira la
asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte de la organi-
zacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un Registro de
Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una digitalizacin (se-
gn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un proceso de conver-
sin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de co-
piado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en caso necesario.
Esta misma gua de aplicacin, al entrar a detallar los procesos de gestin de documentos explica la
naturaleza del proceso de captura de los mismos, cuya funcionalidad radica en dotarlos de un identi-
ficador nico y sealar su entrada en el SGDE, a la vez que se establece una relacin entre el do-
cumento, su productor o creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asig-
nacin de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico.
La captura de un documento electrnico, adems, y siguiendo esta misma gua de aplicacin, se
completa con otros procesos y operaciones de gestin de documentos, tales como el registro, la
clasificacin o su inclusin en un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expe-
diente Electrnico.
38. Las definiciones vertidas hasta aqu acerca del proceso de captura de documentos parecen cla-
ras en tanto, de forma resumida, apuntan al momento en que el SGDE de una organizacin in-

14 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


corpora un documento para su gestin, esto es, ste empieza a existir, es identificado de forma
unvoca y lleva aparejados los metadatos que lo dotan de contexto de creacin y gestin.
39. Se mencionan, adems, otros procesos y operaciones conexos, que pueden darse o no, y que
completaran este proceso de captura, tales como el registro y la clasificacin de los documentos,
o su vinculacin con un expediente electrnico.
40. Este concepto de captura da por sentado que el proceso tiene lugar en un escenario en el que:
La organizacin tiene operativo un SGDE
Este SGDE da cobertura a toda la organizacin
La operacin de registro es independiente de la captura, ya que puede darse o no.
Si la operacin de registro del documento se da, se produce en el propio seno de la orga-
nizacin que lo va a gestionar mediante su SGDE.

1.5.1.1. Fecha de captura

41. Definir con precisin el concepto de captura va ms all de la mera discusin terminolgica, so-
bre todo desde el momento en que se tiene que concretar al asignar uno de los metadatos obli-
gatorios del documento electrnico: FechaCaptura.
42. Al hablar de captura, por tanto, debera determinarse, en primer lugar, si se est hablando de un
proceso, como as parece, o de una accin u operacin (se habla de punto de captura).
43. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la operacin de registro puede:
- Tener o no lugar, es decir, no todos los documentos administrativos que se capturan son o tie-
nen que ser registrados.
- Tener lugar con carcter previo a la captura del documento (registro de entrada)
- Tener lugar con carcter sucesivo a la captura del documento (registro de salida)
44. Razones por las que las operaciones de captura y registro administrativo de documentos, a nues-
tro juicio, deberan desligarse.
45. Esto nos lleva de nuevo a la discusin de los valores a asignar en los metadatos de documento-e
rgano (crea o captura el documento) y FechaCaptura.
46. Nuestra propuesta es que la captura tecnolgica o instrumental del documento (digitalizacin del
mismo) es diferente de su captura documental por el SGDE (entrada en el SGDE de una organi-
zacin) y se puede dar en la misma fecha o en fecha diferente, siendo FechaCaptura la de incor-
poracin al SGDE.
47. Consecuentemente con este enfoque, el rgano que captura no tiene por qu ser necesariamente el
que digitaliza y registra, sino que lo es el titular del SGDE que lo va a identificar de forma unvoca, a
incorporar a sus procesos de gestin y a proporcionarle todas las garantas jurdicas necesarias a lo
largo de las fases de su ciclo de vida en que se va a responsabilizar de su conservacin.
48. Los documentos electrnicos capturados seguirn la siguiente codificacin:

ES_<RGANO>_<AAAA>_<ID_ESPECIFICO>

Se codificar segn lo establecido en el Directorio Comn (DIR3)

<RGANO> Ejemplos:

E04921301: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas


E00004401: Agencia Estatal de Administracin Tributaria
E04820002: S.G. de Informacin Administrativa e Inspeccin General de Servicios
<AAAA> Ao de la fecha de captura del documento

<ID_ESPECIFICO> Cdigo especfico de 30 caracteres segn modelo a determinar por cada rgano

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 15


49. A ttulo orientativo y como recomendacin, se sealan a continuacin aquellos metadatos mni-
mos obligatorios definidos por la NTI de documento-e que podran completarse en el momento
de la captura del documento, cuyos valores sera difcil o imposible recuperar en fases posterio-
res de la gestin documental.

Metadato Asignacin en punto de captura Asignacin en cualquier momento

Identificador

rgano

Fecha captura

Origen

Estado de elaboracin

Formato

Tipo documental

Tipo de firma

Origen de la copia

50. Igualmente, tambin se recomienda a ttulo orientativo, cumplimentar los metadatos mnimos
obligatorios de los expedientes electrnicos en el momento de su creacin, ya que con respecto
al expediente electrnico no se puede hablar en sentido estricto de fase de captura.

Metadato Asignacin en momento de creacin Asignacin en cualquier momento

Identificador

rgano

Fecha apertura expediente

Clasificacin

Estado

Interesado

Tipo de firma

1.5.2. Registro

51. A los efectos de la presente Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, se entiende por
Registro el proceso de control mediante la correspondiente inscripcin registral de los documen-
tos generados o recibidos por los rganos administrativos del Ministerio de Hacienda y Adminis-
traciones Pblicas. De acuerdo con la legislacin de procedimiento administrativo (ley 30/92), los
rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento
de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad adminis-

16 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


trativa propia. El registro de un documento consiste en la introduccin de una breve informacin
descriptiva (asiento), con el contenido definido en el artculo 38.3 de la ley 30/92.

52. El sistema de registro del MINHAP est constituido por el Registro General, ubicado en los
Servicios Centrales, por los Registros Auxiliares del Registro General, ubicados los diferentes r-
ganos y Dependencias del Departamento, por el Registro Electrnico del Ministerio, creado por
Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por los Registros Electrnicos Auxiliares previstos en la
Disposicin Transitoria Cuarta de la mencionada Orden.
Se incluyen asimismo en el mbito de aplicacin del presente documento de Poltica de Gestin
de Documentos Electrnicos, aunque se rijan por sus disposiciones especficas, los Registros de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, los de los restantes organismos pblicos adscri-
tos al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y el Registro Electrnico Comn.
53. Un inventario de todos los registros del MINHAP, debidamente aprobados, ser incluido en un
anexo (Anexo 2) de este documento y actualizado peridicamente, sin que por ello deba modifi-
carse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MINHAP.
54. La atribucin de competencias en relacin con el Registro Electrnico del MINHAP y con el Di-
rectorio Electrnico Comn, que actualmente se regulan, respectivamente, por el Artculo 2 de la
Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por lo previsto en el Artculo 2 de la Orden HAP/566/2013,
de 8 de abril, se regirn por la normativa en vigor en cada momento.
55. Las anotaciones en el Registro Electrnico del MINHAP se realizarn conforme a lo previsto en el
Artculo 8 de la Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y/o por la normativa en vigor en el futuro. El sis-
tema de informacin que soporte el Registro Electrnico garantizar la constancia de cada asiento
que se practique y de los datos que deben figurar en el mismo. De igual forma, el Registro Electr-
nico emitir automticamente un recibo firmado electrnicamente, mediante alguno de los sistemas
de firma para la actuacin administrativa automatizada del artculo 18 de la ley 11/2007, de 22 de
junio, con el contenido que se especifica en el artculo 9 de la mencionada Orden.
56. Con el fin de garantizar la interconexin entre oficinas registrales y el acceso por medios electr-
nicos a los asientos registrales y a las copias electrnicas de los documentos presentados, pre-
visto en el artculo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la informacin mnima necesaria para
realizar el intercambio de un asiento registral as como la estructura de dicha informacin y los
requisitos tecnolgicos mnimos que deben cumplirse durante el intercambio se adaptarn a los
requisitos que se especifican en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para
el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales, aprobada por Resolucin de 19 de ju-
lio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica.

1.5.2.1. Documentacin en soporte papel

57. Todo documento en soporte papel que se presente en las Oficinas de Registro del Departamento
deber producir un asiento registral y la copia a devolver al interesado deber llevar el corres-
pondiente acuse de recibo que acredite la presentacin del mismo, salvo que no pudiera obte-
nerse en el momento, en cuyo caso se deber estampar en dicha copia un sello de registro en el
que figure la fecha de entrada del documento.
58. Recibida la documentacin se proceder a realizar el asiento registral, cumplimentando los datos
solicitados por la aplicacin informtica de acuerdo con la informacin disponible en las oficinas
de registro.
59. Salvo en los supuestos previstos en el ordenamiento jurdico, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 27.4 del R.D. 1671/2009, los dispositivos de recepcin de fax no tendrn la consideracin
de registro electrnico. No obstante, los documentos recibidos va fax podrn ser digitalizados a
los meros efectos de obtener una imagen de los mismos que incorporar, en su caso, al expedien-
te electrnico.
60. Todos los documentos en soporte papel presentados en las oficinas de registro podrn ser digita-
lizados con el fin de obtener una copia electrnica, de acuerdo con lo previsto en el artculo 50
del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 17


61. Se exceptan de lo previsto en el prrafo anterior los siguientes supuestos:
- Los sobres cerrados presentados en las oficinas de Registro en el marco de licitaciones pbli-
cas, ya sean enajenaciones forzosas en procedimientos de recaudacin o en procedimientos de
contratacin pblica, que no se abrirn ni escanearn.
- Otras excepciones especficas que puedan existir en cada centro o entidad.
En estos casos, los documentos debern ser remitidos inmediatamente a sus destinatarios, en
sobre cerrado.
62. El procedimiento de digitalizacin se llevar a cabo en cualquier caso cumpliendo las especifica-
ciones de las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Digitalizacin y de Documento Electrni-
co, y en particular, el protocolo de digitalizacin a que se refiere el apartado 2.2.de esta Poltica.
63. En los casos de digitalizacin de documentos en papel con carcter previo a su registro en la en-
tidad, se debern transponer determinados metadatos del asiento registral al documento ENI
conformado segn la NTI de documento electrnico. Se muestra el mapeo entre los esquemas
de valores del metadato Valor del documento de SICRES 3.0 y el metadato Estado de elabo-
4
racin de la NTI de Documento electrnico :

Validez de documento Estado de elaboracin


(SICRES 3.0) (NTI Documento Electrnico)
01 - Copia Otros
02 - Copia compulsada Otros

03 - Copia original Copia electrnica autntica de documento papel

04 Original Original
Correspondencia entre metadato de Estado de elaboracin y Validez de documento

1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos

64. La metainformacin descriptiva referente al asiento registral que debe ser introducida de modo auto-
mtico o manual en el mbito de la Unidad de Registro es la que se contempla en el artculo 38.3 de
la Ley 30/92. Cada metainformacin del asiento registral deber almacenarse en el sistema informti-
co de entrada en un formato compatible con el del campo equivalente del mensaje de datos de inter-
cambio definido en el Apartado IV.2 Estructura y contenido del mensaje de datos de intercambio, de
la NTI de Modelo de Datos de Intercambio de asientos registrales entre unidades (SICRES 3.0).

65. En caso de incluirse como anexos documentos digitalizados conforme a la NTI de Digitalizacin
de Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado pa-
ra la Funcin Pblica, la metainformacin referente a estos ltimos (segn Apartado III.1.b de la
mencionada Norma) ser la definida como mnima obligatoria en el Anexo I de la NTI de Docu-
mento Electrnico, aprobada por Resolucin de la misma fecha de dicha Secretara de Estado.
Podrn asociarse, adems, de forma complementaria metadatos relacionados con el proceso de
digitalizacin que reflejan las caractersticas tcnicas de la imagen electrnica capturada.

1.5.3. Clasificacin

1.5.3.1. Criterios de formacin de expedientes electrnicos y agrupaciones


de documentos
66. Los expedientes electrnicos y agregaciones de documentos electrnicos producidos por la enti-
dad atendern a los siguientes criterios de formacin y patrones:

4
Tabla procedente de la publicacin. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad. Modelo de datos para el
intercambio de asientos entre las entidades registrales: SICRES 3.0. DGMAPIAE, 2013.

18 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


a. EXPEDIENTES ELECTRNICOS:
Estn definidos en el artculo 32 de la Ley 11/2007 como el conjunto de documentos electrni-
cos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informa-
cin que contengan.
Segn el artculo 41.2 del Real Decreto 1671/2009 y el Apartado IV de la NTI de documento
electrnico, los documentos administrativos electrnicos, y aquellos susceptibles de formar par-
te de un expediente, tendrn siempre asociada al menos una firma electrnica de acuerdo con
la normativa aplicable.
En el expediente electrnico se integran aquellos documentos, administrativos o no, que deban
formar parte del mismo por ser el resultado de las actuaciones de la Administracin encamina-
das a la resolucin administrativa de un asunto. No se integrarn en el expediente las versiones
de documentos salvo que deban figurar por razn de su normativa especfica, en cuyo caso de-
bern firmarse electrnicamente.
En el caso de documentos con anexos, se tratarn, a efectos de validacin, como un nico do-
cumento, o como documentos independientes vinculados entre s.
El expediente electrnico quedar foliado mediante un ndice electrnico en el que quedarn re-
flejados todos los documentos que lo componen. Dicho ndice ser firmado por la Administra-
cin, rgano o entidad actuante, que garantiza as la integridad del expediente.
El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar al menos:
Fecha de generacin del ndice (ya que muestra el estado del expediente en un determi-
nado momento).
Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen
y, opcionalmente, la fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento (este
ltimo, porque se puede suponer que el orden est implcito en el XML).
La fecha de incorporacin al expediente es opcional porque:
o En algunos casos se desconoce.
o En la mayora, importa ms la fecha de firma o publicacin del documento,
cuando empieza el plazo legal.
El orden del documento es de tipo string (cualquier cadena que se decida). Se puede
considerar, tambin, que el orden est implcito en el XML, sin necesidad de numerar.
Si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y expedientes electrnicos
anidados.
La firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad actuante, median-
te los sistemas de firma previstos en el artculo 18 (sello electrnico de administracin
pblica o cdigo seguro de verificacin) 19 (firma electrnica del personal al servicio de
las administraciones pblicas) de la ley 11/2007. Los rganos administrativos podrn
aadir elementos complementarios a la estructura del ndice, siempre que ello no afecte
a la interoperabilidad del expediente.

b. AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

De acuerdo con lo dispuesto en el apartado II.2 de la NTI de Expediente electrnico, entendemos


por agrupaciones documentales conjuntos de documentos electrnicos que, habiendo sido crea-
dos al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregacin, como re-
sultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico.
Dado que no son consecuencia de un procedimiento, carecern, presumiblemente, de valor ju-
rdico y por ello su formalizacin como documentos administrativos electrnicos (con contenido,
firma y metadatos) seguramente ser excepcional.
No obstante, su tratamiento a efectos de tratamiento documental debera ser anlogo al de los
expedientes procedimentalizados, lo que exigira que reunieran las siguientes caractersticas:
- Slo deberan integrarse en la agrupacin documentos finales (no borradores de documentos).
- Los documentos deberan estar dotados de un identificador nico.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 19


- Todos los documentos deberan estar fechados.
- La agrupacin documental debera considerarse cerrada en un momento determinado,
sin admitir nuevos documentos.
- Los documentos deberan researse tambin en un ndice electrnico.
- Aunque no tengan firma, los documentos pueden tratarse mediante un hash, que garan-
tizara, al menos, su integridad.
- El ndice electrnico recogera el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el
orden dentro de la agrupacin
- La agrupacin debera de tener asignados metadatos anlogos a los obligatorios de ex-
pediente electrnico.

1.5.3.2. Cuadro de clasificacin funcional


67. La clasificacin funcional de los documentos y expedientes atender a un cuadro de clasificacin
desarrollado especficamente para el MINHAP. Dicho cuadro de clasificacin funcional se incorpo-
rar como anexo (Anexo 3) a este documento y ser actualizado sistemticamente siempre que
haya alguna modificacin normativa, estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modifi-
car el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos.
68. El cuadro de clasificacin funcional se realizar en el plazo mximo de un ao desde la aproba-
cin de este documento de gestin de poltica documental.
69. El cuadro de clasificacin funcional aparece claramente definido:
El Artculo 21 del R. D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se aprueba el Esquema Nacional
de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica establece que:
Las Administraciones pblicas adoptarn las medidas organizativas y tcnicas necesarias
con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin
de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirn:

e) La clasificacin, de acuerdo con un plan de clasificacin adaptado a las funciones, tanto


generales como especficas, de cada una de las Administraciones pblicas y de las Entida-
des de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas.
Por su parte, el artculo 10.1, del R.D. 1708/2011, de 18 de noviembre, al enumerar las
funciones de los archivos centrales, establece entre ellas:

2. Llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el cuadro de clasificacin.


La necesidad de contar con un cuadro de clasificacin funcional se desprende asimismo
de lo dispuesto en la Norma Tcnica de Poltica de gestin de documentos electrnicos, al
contemplar en su Apartado VI.3, la clasificacin de los documentos como uno de los pro-
cesos de gestin de los mismos:
Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y agru-
paciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Ex-
pediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de clasi-
ficacin de la organizacin.
La Norma UNE-ISO 15489, por su parte, al tratar el proceso de gestin de clasificacin en
su apartado 9.5.1., dice:
La Clasificacin de las actividades de la organizacin representa una poderosa herramien-
ta para el desarrollo de las mismas y para muchos procesos de gestin, como:
a) el establecimiento de vnculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan
una representacin continua de la actividad;
b) la garanta de que los documentos se denominan de modo coherente a lo largo del tiempo;
c) la ayuda a la recuperacin de todos los documentos relacionados con una funcin o una
actividad concretas;

20 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


d) la definicin de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos;
e) la atribucin de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos
de documentos u operar en los mismos;
f) la distribucin de la responsabilidad de la gestin de determinados grupos de documentos;
g) la distribucin de los documentos para la realizacin de las tareas oportunas; y
h) el establecimiento de plazos y medidas de conservacin y disposicin apropiados.

1.5.3.3. Repertorio de series documentales

70. En tanto se apruebe el cuadro de clasificacin, para la puesta en marcha del sistema de gestin de
documentos se elaborar un repertorio de series documentales del MINHAP, que se incorporar
como anexo (Anexo 3 transitorio) a este documento desde el mismo momento de su aprobacin.
El anexo del repertorio de series ser actualizado peridicamente, sin necesidad de que dicha actua-
lizacin implique modificacin de este documento de gestin de poltica de documentos electrnicos.
71. Qu es la identificacin de series? Una definicin ya clsica de Identificacin es que esta ope-
racin consiste en la investigacin y estudio de las categoras administrativas y archivsticas en
5
que se sustenta la estructura un fondo [de archivo] , entendiendo como fondo de archivo el con-
junto de documentos generado por un rgano administrativo en el ejercicio de sus funciones. En
palabras menos tcnicas, consistira en la deteccin de las diferentes series documentales gene-
radas por un rgano administrativo, determinando para cada una de ellas su triple contexto de
produccin orgnico, funcional y procedimental.
72. La identificacin de las series documentales no solamente permite conocer el quin, cmo y para
qu de la generacin de los documentos, es decir, su contexto de produccin, sino que es la ba-
se de su posterior valoracin, que permitir determinar los periodos de conservacin y acceso a
los documentos. La fase de valoracin permite dar cumplimiento a las medidas que, en relacin
con la conservacin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, se establecen el Artculo
21.1, apartados f), g) y h) del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, anteriormente mencionado.
Estas medidas se refieren a los periodos de conservacin de los documentos, al acceso a los
mismos y a las medidas a implementar para que se garantice su conservacin a largo plazo, se
asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedi-
mientos, as como la transparencia, la memoria y la identificacin de los rganos de las Administra-
ciones pblicas y de las Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas que
ejercen la competencia sobre el documento o expediente.
73. A la hora de tener en cuenta aspectos prcticos de la identificacin de las series documentales, la de-
terminacin del contexto de produccin que hemos mencionado anteriormente exige el estudio de:
- Los rganos productores de la documentacin
- La competencia y las funciones de dichos rganos sobre su mbito competencial
- Los procedimientos administrativos, los trmites en que se descomponen y los docu-
mentos resultantes de cada uno de ellos.
- La normativa que los regula (en su caso), aspecto bsico para determinar los periodos de
permanencia de sus valores primarios y, en consecuencia, los periodos mnimos de conservacin.
74. Los resultados de la identificacin y de la consiguiente valoracin de las diferentes series docu-
mentales producidas en el Departamento son de dos tipos:
- Por una parte, nos permite elaborar el cuadro de clasificacin. El cumplimiento de lo
dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabiblidad nos llevar, en este caso, a priorizar
en su elaboracin los aspectos funcionales.
- Por otra, habremos obtenido una base slida para cumplir con los requisitos del proceso
de gestin de Calificacin de los documentos al que se refiere el Apartado VI.6 de la NTI de
Poltica de gestin del documento electrnico en sus tres apartados:
o Determinacin de los documentos esenciales.

5
Conde Villaverde, M Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992, p. 72

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 21


o Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.
o Dictamen de la autoridad calificadora.

1.5.3.3.1. Procedimientos a utilizar y su justificacin


75. Como hemos visto ms arriba, la identificacin completa de una serie documental supone un estu-
dio a fondo de su contexto de creacin, por lo que es una tarea forzosamente lenta. Pero, por otra
parte, un programa de gestin de documentos no puede ponerse en marcha sin contar con un cua-
dro de clasificacin. Por ello, si queremos avanzar en este campo, es preciso contar con un reper-
torio de series documentales, aunque sea provisional, que nos permita iniciar dicho programa. No
partimos de cero, sino que existen ya diferentes herramientas, ciertamente de diferente valor y con-
tenido, cuyo examen nos permitir, al menos, iniciar la tarea que se nos ha encomendado.
76. Partimos, por un lado, de dos instrumentos que recogen, aunque sea de modo parcial, las series
documentales que se generan en el Departamento:
- El catlogo de procedimientos recogidos en el Servicio de Informacin Administrativa (SIA)
- Las series recogidas en ACTUA
Ambos instrumentos son parciales, no coinciden necesariamente entre s y solamente contem-
plan los expedientes sometidos a procedimiento. Al tratarse de un repertorio de series, stas
no guardan ningn tipo de estructura jerrquica ni ordenacin.
77. Por ello, tenemos previsto utilizar la informacin recogida en la Encuesta sobre los archivos del
Departamento, que entendemos que puede permitirnos detectar no solamente la documentacin
que responde a un procedimiento sino otra que puede referirse a expedientes cuya funcin es el
estudio o la constancia de determinados datos en los rganos administrativos.
78. Esta recogida de datos debera complementarse con carcter previo o, al menos, simultneo,
con la construccin de un cuadro de grandes funciones, funciones y subfunciones, aunque fuera
a un nivel muy bsico. Para cada una de las series documentales es preciso recoger una serie
de aspectos mnimos, que podramos concretar en:

- Elaboracin del Repertorio de series, con determinacin de:


o Denominacin de la serie
o Fechas extremas
o rgano productor a lo largo del tiempo
o Funcin a la que responde
o Frecuencia de utilizacin por el rgano productor
o Plazo de transferencia al archivo central, histrico o correspondiente
o Periodo mnimo de conservacin
o Criterios de acceso a los documentos
o Documentos fundamentales para el Departamento.
- Estudios orientados a la valoracin y al dictamen de cada una de ellas
o Datos obtenidos en la fase de repertorio y adems:
o Normativa reguladora
o Trmites del procedimiento y documentos bsicos resultantes
o Series complementarias
o Plazos de conservacin y acceso

79. Para todo este proceso, es preciso contar con la colaboracin de los rganos administrativos
productores de la documentacin.

80. Por otra parte, conviene establecer un mtodo de trabajo, para lo que parece aconsejable la seleccin
de dos rganos o unidades administrativas con las que poder llevar a cabo un proyecto piloto, que se
extendera posteriormente al resto de los del Departamento. Se seleccionaran rganos con contenido
de gestin y rganos de carcter predominantemente consultivo o servicios horizontales, cuya trami-
tacin es predominantemente interna, para cubrir todos los aspectos de la produccin documental.

22 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


Este mtodo permitira adems, la elaboracin de un embrin de cuadro de clasificacin, que se cre-
ciendo a medida que los estudios fueran extendindose al resto de los rganos del Departamento.

1.5.3.4. Situacin transitoria hasta la elaboracin del cuadro de clasificacin fun-


cional
81. Dada la necesidad de contar con algn tipo de clasificacin que permita poner en marcha el sis-
tema de gestin de documentos, sta se realizar sobre la base del repertorio de series, identifi-
cadas por su cdigo SIA, en tanto no se disponga de un cuadro de clasificacin.
82. Tanto las series identificadas como el posterior cuadro de clasificacin figurarn en anexos al do-
cumento de Poltica de gestin, de manera que puedan ser modificados sin alterar el contenido
del do. Anexo 3 y Anexo 3 transitorio.

1.5.4. Descripcin
83. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin de los
mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema institucional de metadatos.

1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de un es-


quema de metadatos

84. De acuerdo con la NTI de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos:


Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de
sus documentos electrnicos.
La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para su tra-
tamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a sus nece-
sidades, criterios y normativa especfica.
Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en esquemas de
metadatos que respondern a las particularidades y necesidades especficas de gestin
de cada organizacin.
El e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, podr ser utili-
zado como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia
de gestin documental.
El e-EMGDE incluye los metadatos mnimos obligatorios, definidos en las NTI de Do-
cumento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos complementarios
pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos electrnicos.
85. En concordancia con las directrices de la ISO, es mejor y ms sencillo para una organizacin adop-
tar un esquema normalizado de metadatos (como e-EMGDE) que ya existe, que est bien disea-
do y est apoyado globalmente, que construir un esquema especfico. Si se construyera un es-
quema nuevo, eso implicara la necesidad de gestionarlo y mantenerlo durante el tiempo de vida de
los documentos. Esto incluye la actualizacin del esquema y el aseguramiento de la compatibilidad
en el pasado y en el futuro, la aparicin de metadatos sobre el esquema de metadatos, su catalo-
gacin y el resto de la infraestructura necesaria para mantener la implementacin, etc.
86. Por los motivos expuestos, y dado que el esquema de metadatos recomendado por el ENI es e-
EMGDE, partiremos del mismo para establecer un esquema institucional de metadatos para el Mi-
nisterio (que podra ser extrapolable a otros), que permita cumplir simultneamente dos objetivos:
- soportar todas las transacciones que tienen lugar en los procesos de gestin documen-
tal identificados en la NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.
- permitir a los diferentes organismos que lleven a cabo la adecuacin al Esquema Na-
cional de Interoperabilidad con un esfuerzo de desarrollo moderado.
87. Siempre que sea posible, se deber evitar introducir ningn elemento nuevo, porque reduce la inter-
operabilidad. En consecuencia, si fuera necesario introducir algn cambio, se limitaran a introducir:

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 23


- mejoras especficas (subelementos adicionales).
- esquemas codificados especficos, por ejemplo listas controladas de trminos, reglas
sobre como introducir nombres, fechas, etc.

1.5.4.2. Consideraciones sobre el Esquema institucional de metadatos


88. Una vez que se ha llegado al consenso de adoptar el e-EMGDE como esquema de metadatos
del que extraer aqullos que va a implementar la institucin para sostener el conjunto de proce-
sos de gestin de documentos electrnicos, habra que hacer una serie de consideraciones:

Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificacin que cada metadato re-
ciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementacin (obligatorio,
condicional, opcional), todos ellos, a excepcin de los recogidos como obligatorios en las
NTI de documento y expediente electrnicos, son COMPLEMENTARIOS a efectos de inter-
cambio, lo que significa que ninguna organizacin est obligada a adoptarlos ni a procesar-
los y que pueden ser modificados en el tiempo.

A pesar de ello, en el seno del grupo de apoyo de tecnologa y normativa dentro del GTCA
se debe adoptar un acuerdo de metadatos complementarios mnimos necesarios para la
gestin de documentos y expedientes electrnicos durante la parte del ciclo de vida que se
desarrolle dentro de la entidad, esto es, en sus fases activa y semiactiva. La relacin de me-
tadatos que se proponga para complementar este conjunto de metadatos imprescindibles
para la gestin de documentos quedar como recomendacin a partir de la cual cada unidad
administradora de sistemas deber adoptar las soluciones que estime ms operativas.

En este sentido, nos movemos en una franja difcil, ya que, en rigor, el e-EMGDE estable-
ce que las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben imple-
mentar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas [] y con
las condiciones de uso que se indican [], mientras que, como se ver a continuacin, a
lo largo de esta propuesta se pondrn de manifiesto algunas discrepancias con alguno de
los planteamientos del propio esquema.

Otro aspecto crucial a valorar dentro del grupo de trabajo, y que ha determinado en parte
los metadatos que conforman el esquema institucional as como sus condiciones de apli-
cacin, es la adopcin de una aproximacin mono-entidad o multi-entidad.

Aunque es incuestionable que para la correcta y completa gestin de documentos y expedien-


tes electrnicos cualquier desarrollo se va a tener que realizar en un escenario multi-entidad
(documento/expediente, rgano, procedimiento, clasificacin-calificacin), de eso no se deriva
necesariamente que los atributos (no metadatos) que describan esas entidades lgicas deban
extraerse del e-EMGDE, si bien el uso de metadatos normalizados en un esquema multi-
entidad permitira garantizar la integridad de la informacin, as como la ausencia de informa-
cin repetida en la base de datos. En cambio, a nuestro juicio una aproximacin multi-entidad
exige un mayor esfuerzo de desarrollo, y puede no ser viable en todos los organismos. Asi-
mismo, se debe procurar minimizar el impacto de la implantacin del esquema institucional de
metadatos en las actividades que conforman los procesos de gestin de documentos desde
su fase de creacin hasta su fase semiactiva, mediante la adopcin de un esquema de meta-
datos que posibilite en la medida de lo posible la automatizacin de los mismos.

Se ha propuesto, en consecuencia, que el Esquema Institucional de Metadatos permita tanto


un enfoque mono-entidad como multi-entidad, sin exigir necesariamente la implementacin de
las 5 entidades de e-EMGDE. En rigor, la implementacin denominada mono-entidad sera
bi-entidad, ya que las relaciones son otra entidad de e-EMGDE (Relacin), y se requieren
las relaciones para vincular los documentos con los expedientes y fondos documentales.

En este sentido, habra que tener en cuenta que en el enfoque mono-entidad no se puede
hacer una correlacin exacta entre los metadatos mnimos obligatorios de las NTI de do-
cumentos y de expedientes electrnicos, y los de la entidad Documento de e-EMGDE.
En el caso de documento electrnico, rgano y origen, por ejemplo. Y en el caso del ex-
pediente electrnico, rgano e interesado.

24 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


En el Anexo 4 se recoge el perfil de aplicacin del MINHAP, basado en el eEMGDE, inclu-
yendo nuevos elementos y modificaciones que se han considerado oportunas para la ges-
tin documentos en el mbito del MINHAP.

89. Este perfil de aplicacin del MINHAP contiene tres bloques diferenciados de metadatos:
Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e
Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedien-
tes-e, entre repositorios con cambio de custodia.
Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.

90. Es un esquema institucional de metadatos en el que se han incluido los metadatos considerados
ms importantes y de uso ms generalizado. No obstante, cada centro o entidad podr adoptar
los metadatos que considere necesarios o aconsejables en su gestin, y en este sentido todo el
eEGMDE se considera metadatos recomendados.

1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos

METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e

eEMGDE2 IDENTIFICADOR

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR


eEMGDE4 - FECHAS

eEMGDE4.1 - FECHA INICIO

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

eEMGDE14.2 FORMATO

eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO

eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO

eEMGDE17 FIRMA

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV

eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV

eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL

eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN

eEMGDE22 CLASIFICACIN

eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE


eEMGDE.N - VERSIN NTI
eEMGDE.N - RGANO
eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO
eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN
eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE
eEMGDE.N - INTERESADO

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 25


METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e ENTRE REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA

eEMGDE1 CATEGORIA

eEMGDE4.2 - FECHA FIN

eEMGDE8 SEGURIDAD

eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL

eEMGDE8.6 - NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO

eEMGDE9.1.1 CDIGO CAUSA LIMITACIN

eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN

eEMGDE9.2 CONDICIONES DE REUTILIZACIN

eEMGDE13 CALIFICACIN

eEMGDE13.1 VALORACIN

eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO

eEMGDE 13.1.1.1. TIPO DE VALOR

eEMGDE13.1.1.2. PLAZO

eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO

eEMGDE13.2 DICTAMEN

eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA

eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA

eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO

eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA

eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL

eEMGDE22.2 DENOMINACIN DE CLASE

eEGMDE22.3 TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)

26 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE
DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e

eEMGDE. N ASIENTO REGISTRAL


eEMGDE. N1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE. N2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO
eEMGDE. N3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE. N4 N ASIENTO REGISTRAL
eEMGDE3 - NOMBRE
eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL
eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO
eEMGDE5 DESCRIPCION
eEMGDE11 IDIOMA
eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO
eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO
eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO
eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO
eEMGDE14.3 - VERSIN DE FORMATO
eEMGDE14.7 RESOLUCIN
eEMGDE14.8 TAMAO
eEMGDE14.8.2 TAMAO LGICO
eEMGDE14.8.4 UNIDADES
eEMGDE14.9 PROFUNDIDAD DE COLOR
eEMGDE15 UBICACIN
eEMGDE15.1 SOPORTE
eEMGDE15.2 LOCALIZACIN
eEMGDE16 VERIFICACIN DE INTEGRIDAD
eEMGDE16.1 ALGORITMO
eEMGDE16.2 VALOR
eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA
eEMGDE17.5 FIRMANTE
eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL
eEMGDE17.5.2 - NUMERO DE IDENTIFICACIN DEL/DE LOS FIRMANTE/S
eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA
eEMGDE17.5.5 INFORMACIN ADICIONAL
eEMGDE21 TRAZABILIDAD
eEMGDE21.1 ACCIN
eEMGDE21.1.1 FECHA DE LA ACCIN
eEMGDE21.1.2 ENTIDAD DE LA ACCIN
eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO
eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN
eEMGDE21.6 -HISTORIA DEL CAMBIO
eEMGDE21.6.1 NOMBRE DEL ELEMENTO
eEMGDE21.6.2 VALOR ANTERIOR

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 27


91. Para la descripcin de los documentos y expedientes se tendrn en cuenta recursos como
los siguientes:

Tesauros

Vocabularios

ndices de materias

Otros

92. A medida que se desarrollen este tipo de recursos y se utilicen para la gestin documental, se
aadirn como anexo (Anexo 5) al documento, de manera que su actualizacin o alteracin no
supondr modificacin del documento de poltica de gestin de documentos electrnicos. Mien-
tras tanto, podrn usarse las herramientas existentes en los centros, si bien hay que tener en
cuenta que al no estar normalizados, estos recursos especficos de los centros carecen de utili-
dad en las transferencias.

1.5.5. Acceso

93. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son aplicables las
medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Segu-
ridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1] y Calificacin de la informacin
[mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese captulo que puedan ser de aplicacin a la luz
de la categorizacin del sistema y de la calificacin de la informacin, y de las medidas relativas
al control de acceso [op.acc]. En consecuencia el acceso a los documentos y expedientes elec-
trnicos estar sometido a un control de acceso en funcin de la calificacin de la informacin y
de los permisos y responsabilidades del actor en cuestin y contemplar la trazabilidad de las
acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrnicos y sus
metadatos asociados, siguiendo lo establecido en el Documento de poltica de seguridad de
MINHAP y su normativa de desarrollo, que se incorporar como anexo (Anexo 6) a este docu-
mento desde el mismo momento de su aprobacin.

1.5.6. Calificacin

1.5.6.1. Documentos esenciales


94. Se entiende por documentos esenciales aqullos que resultan indispensables para que la enti-
dad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, respetar la
legalidad vigente y los derechos de las personas. La categorizacin del sistema (ENS, Anexo
I), el Anlisis de riesgos [op.pl.1] y Calificacin de la informacin [mp.info.2] aportarn crite-
rios para identificar documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido apli-
cables.

95. Segn la norma MoReq (elaborada para el programa IDA, Interchange of data between Administra-
tions del Consejo de Europa), los documentos de archivo esenciales son los absolutamente nece-
sarios para la continuidad de la actividad de la organizacin, ya sea en cuanto a su capacidad de
hacer frente a situaciones de emergencia o a catstrofes, ya en relacin con la proteccin de sus
intereses financieros y jurdicos. Por consiguiente, la identificacin y la proteccin de estos docu-
mentos de archivo es de gran importancia en cualquier organizacin. Asimismo, esta norma indica
que el Sistema de Gestin de Documentos debe permitir la restauracin de los documentos de ar-
chivo esenciales y los dems en operaciones separadas.

96. En funcin de un anlisis de riesgos adaptado a las particularidades del organismo, podrn
implementarse otras medidas de proteccin para los documentos esenciales, como: replica-
cin, crear tablas diferentes para documentos esenciales y documentos no esenciales, efec-
tuar copias diarias de backup, etc.

28 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


97. Cada organismo, centro o entidad decidir cules son los documentos que cumplen estos re-
quisitos y deben considerarse esenciales. Una vez identificados, se debern adoptar las me-
didas necesarias para asegurar especialmente su disponibilidad, y tambin su seguridad, pri-
vacidad, estabilidad y rendimiento.
98. A nivel orientativo o de mera recomendacin, se considera que los documentos electrnicos
que cumplan las siguientes caractersticas podran ser calificados como esenciales:
- Informan de las directrices, estrategias y planificacin del organismo.
- Recogen derechos del organismo, singularmente relativos a convenios y documentos de
propiedad.
- Recogen informacin sobre los edificios, instalaciones y sistemas del organismo.
- Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los rganos de gobierno del organis-
mo, tanto colegiados como unipersonales.
- Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, profesionales, financie-
ros, jurdicos u otros derechos de los individuos u otras instituciones del propio organismo.
- Contienen elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las
6
obligaciones de rendicin de cuentas .
99. La gestin de los documentos calificados como esenciales pasar por:
- Obtencin de una rplica segn lo dispuesto en el procedimiento a que hace referencia el
apartado 2.3.
- Tratamiento y conservacin, en su caso, de original y copia, teniendo en cuenta que bsi-
camente pueden darte tres circunstancias tipo:
El documento original es electrnico.
El original es de soporte papel.
El expediente se conserva ntegramente en papel.

100. En todos los casos se adoptarn las medidas necesarias para que exista una rplica del docu-
mento electrnico o una copia autntica y se adopten las medidas necesarias para garantizar las
condiciones de proteccin recogidas en el punto anterior.
101. Cuando se trate de un documento esencial cuyo original est en soporte papel, una vez realiza-
da la copia electrnica autntica, el original en papel ser objeto de estudio de valoracin junto
con su serie documental.
102. Si se trata de documento esencial que forma parte de un expediente que se conserva ntegra-
mente en papel, se realizar una copia electrnica autntica. El original en papel continuar con-
servndose en dicho formato en el expediente, mientras no haya un dictamen de sustitucin de
soporte para toda la serie documental.

1.5.6.2. Valoracin
103. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos produ-
cidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos, y que
dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y acceso de las
series documentales estudiadas.
104. La serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores
primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de dispo-
sicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para documentos
o expedientes individualmente considerados.

6
Como ejemplos, documentos sobre directrices generales de poltica del Gobierno en materias autonmica y local, inventarios,
planos y proyectos de obras mayores de edificios y locales adscritos al Ministerio, convenios suscritos por el Departamento con
otras Administraciones o personas jurdicas, el Registro Central de Personal o la Aplicacin de Extranjera, auditoras, inspeccio-
nes extraordinarias , etc.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 29


VALORES PRIMARIOS

Sirve como testimonio de los procedimientos y actividades de la administracin que los ha


Administrativo
producido

Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho co-
Jurdico / Legal
mn y que sirve de testimonio ante la Ley

Fiscal Es el que sirve de testimonio de obligaciones tributarias

El que puede servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control


Contable
presupuestario

VALORES SECUNDARIOS

Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad


Informativo
de la Administracin y que tambin puede ser testimonio de la memoria colectiva
Histrico El que posee un documento como fuente primaria para la Historia

105. En el perfil de aplicacin del MINHAP se utilizan como elementos de metadato eEMGDE13.1.1
VALOR PRIMARIO y eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO. El primero tendr como
subelementos eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR (con un esquema de valores coincidente con
los valores utilizados en los impresos de Peticin de dictamen aprobados por la CSCDA) y
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO. El esquema de valores para eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
se reduce a SI/NO.
106. Para llevar a cabo la valoracin se deben tener en cuenta los siguientes criterios de carcter ge-
neral:
Criterio de procedencia y evidencia: se primarn los documentos y series documentales pro-
cedentes de los rganos que ocupan una posicin ms elevada dentro de la jerarqua admi-
nistrativa.
Criterio de contenido: la misma informacin es mejor conservarla comprimida que extendida.
Criterio diplomtico: los documentos originales, terminados y validados, son ms valiosos
que las copias.
Criterio cronolgico: los documentos de archivo anteriores a 1940 no se considerarn objeto
de valoracin con vistas a su eliminacin.
Criterio funcional: se primarn las series documentales producidas por los rganos adminis-
trativos en el ejercicio de funciones que les son propias y especficas, sobre aquellas series
de carcter comn.
Criterio de produccin: se primarn las series documentales producidas por los rganos que
realizan el seguimiento completo del procedimiento.
Criterio de utilizacin: se primarn los documentos y series documentales que durante la eta-
pa activa y semiactiva de su ciclo vital han sido objeto de demanda frecuente.
107. Determinando los valores de la serie documental se fijan los criterios relativos a los tres mbitos
siguientes:
Los plazos de transferencia entre los archivos del sistema: en la documentacin electrnica,
la transferencia al Archivo Central supone ante todo un cambio en la responsabilidad de cus-
todia sobre determinados documentos, bien situados en un mismo repositorio, o entre dife-
rentes repositorios.
Los plazos de seleccin y eliminacin: desaparecidos los valores primarios de los documen-
tos, y comprobada la existencia de series paralelas, llega el momento de proceder a la selec-

30 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


cin, decidiendo la conservacin o eliminacin total o parcial de la serie, o el cambio de so-
porte. En esta fase se decide lo que se va a conservar y lo que se va a eliminar.
Los plazos de acceso, analizados en el apartado 1.5.5. de este documento de Poltica de
Gestin de Documentos.
108. El calendario de conservacin es el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el
tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final. Se trata de un inventa-
rio, organizado de acuerdo al cuadro de clasificacin de fondos, en donde figuran las diferentes
series documentales producidas por cada una de las unidades administrativas, proporcionando
informacin sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada una de las fases de ar-
chivo, as como la seleccin y eliminacin de los documentos de manera adecuada. El calendario
de conservacin del Departamento figurar como anexo (Anexo 7) al presente documento, modi-
ficndose a medida que se vaya construyendo.
109. La norma ISO 15489 define Disposicin como la serie de procesos asociados con la aplicacin
de decisiones de transferencia, destruccin o conservacin de documentos, que se documentan
en los calendarios de conservacin u otros instrumentos. En un sistema de gestin de documen-
tos, preferiblemente, debe determinarse el destino de los documentos y los plazos de conserva-
cin de los mismos en el momento de captura, registro y clasificacin, cuando estos hayan sido
objeto de dictamen por parte de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrati-
vos. Asimismo, debera ser posible que las decisiones sobre la disposicin se activen mediante
alertas en el sistema, que permitan su ejecucin bajo la supervisin del Archivo. Los sistemas
deberan proporcionar pistas de auditora u otros mtodos de seguimiento con objeto de controlar
las acciones de disposicin que se hayan realizado.
110. Las propuestas de dictamen de conservacin y eliminacin corresponden al Grupo de Trabajo de
Coordinacin de Archivos del Ministerio, y deben ser elevadas a la Comisin Superior Calificado-
ra de Documentos Administrativos para su dictamen preceptivo y vinculante.
111. Se incorporan como anexo (Anexo 8) a este documento los formularios tipo de identificacin y
valoracin de series documentales y de peticin de dictamen, aprobados por la CSCDA. Dichos
formularios se podrn actualizar en el anexo, sin que por ello se modifique el documento de pol-
tica de gestin de documentos electrnicos MINHAP.
112. Segn la norma ISO 23081-2, los metadatos para la gestin de documentos deben ser ellos
mismos objeto de valoracin. La valoracin determina no slo qu metadatos deben capturarse
acerca del documento, sino durante cunto tiempo deben conservarse.

1.5.6.3. Dictamen
113.La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como autoridad calificadora
emite, en funcin de los plazos de conservacin propuestos o resultantes del proceso de valora-
cin documental, un dictamen favorable o desfavorable referido a la transferencia (apartado
1.5.8), eliminacin (apartado 1.5.9) o acceso (apartado 1.5.5) de las series documentales que
queda recogido en el calendario de conservacin de documentos de la entidad.

114. Estudiados los valores de cada serie documental, teniendo en cuenta los criterios utilizados en
la fase de valoracin, se pueden establecer las propuestas de dictamen siguientes:
Conservacin total de documentos que cumplan alguna o varias de las siguientes premisas:

o Permitan conocer los orgenes del organismo.


o Permitan conocer su organizacin y su evolucin.
o Permitan conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos que afectan
al organismo.
o Permitan valorar la eficacia de las actividades del organismo.
o Supervisan el funcionamiento interno del organismo.
o Tienen datos significativos sobre un acontecimiento, un individuo, una institucin o
un lugar, o sobre las ciencias y tcnicas.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 31


o Conservan datos significativos sobre acontecimientos o movimientos importantes
de la historia poltica, econmica y social.
o Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros,
jurdicos, profesionales u otros derechos de los individuos, instituciones y de la
misma institucin.
o Contemplan de manera significativa la informacin contenida en otros fondos o se-
ries documentales.
o Responden a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia cuantitativa.
Eliminacin parcial: cuando se trata de series documentales homogneas y voluminosas,
que aun siendo ejemplares primarios son susceptibles de eliminacin, conservando par-
cialmente los expedientes o una muestra de los mismos de acuerdo con diferentes criterios
y mtodos de muestreo.
Eliminacin total: en el caso de series compuestas de ejemplares secundarios sin valor
histrico, y cuya informacin est recogida en otros organismos.

115. Se entiende por muestreo la tcnica de seleccin segn criterios sistemticos (numricos, alfa-
bticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin
de un conjunto.

MTODOS DE MUESTREO

Se selecciona un expediente, dentro de una serie documental para ilustrar la prctica


Ejemplar o testigo
administrativa del momento. No pone de manifiesto las caractersticas del conjunto

Mtodo subjetivo que se basa en una serie de criterios preconcebidos de antemano,


Cualitativo o selectivo
mediante los cuales se conservan los documentos que se consideran ms importantes
Se establece un criterio previo de seleccin numrico, cronolgico, geogrfico o alfab-
Sistemtico tico de expedientes, dependiendo de la organizacin de la serie documental. Es el que
ofrece una mayor garanta.
Es un criterio por el que se seleccionan varios expedientes al azar teniendo en cuenta
Aleatorio que cualquiera de ellos tiene las mismas cualidades para representar al conjunto de la
serie documental.

1.5.7. Conservacin

116. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos legales y
en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a lo dispuesto en la
estrategia de conservacin implantada.
117. Atendiendo a lo dispuesto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y proporcionalmente a los
riesgos a los que estn expuestos los documentos, el Departamento deber contar con un plan de
continuidad para preservar los documentos y expedientes electrnicos conservados, as como sus
metadatos asociados, que incluir lo previsto sobre Copias de seguridad (backup) [mp.info.9], jun-
to con las medidas de proteccin de la informacin [mp.info], de proteccin de los soportes de in-
formacin [mp.si], y, en cualquier caso, de proteccin de datos de carcter personal segn lo dis-
puesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y normativa de desarrollo.
118 De acuerdo con Esquema Nacional de Interoperabilidad, el desarrollo e implantacin de los proce-
sos, tcnicas y operaciones de gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa
de tratamiento especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos que se aplicar
de manera continua sobre todas las etapas o perodos de su ciclo de vida, garantizando su auten-
ticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y permitiendo la proteccin, recu-
peracin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.
119. La ley establece que toda la documentacin electrnica generada o recibida por cualquier orga-
nismo de la Administracin pblica forma parte del Patrimonio Documental, sin perjuicio del mo-

32 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


mento de su generacin, y que su eliminacin deber ser autorizada por la Administracin com-
petente. En ningn caso se podrn destruir tales documentos en tanto subsista su valor probato-
rio de derechos y obligaciones de las personas o los entes pblicos. El proceso de eliminacin
debe seguir la metodologa descrita en el apartado 1.5.9 de este documento.
120. Por otro lado el Esquema Nacional de Interoperabilidad determina que "las Administraciones
pblicas crearn repositorios electrnicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su fun-
cin a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los docu-
mentos electrnicos. Asimismo define repositorio electrnico como el "archivo centralizado don-
de se almacenan y administran datos y documentos electrnicos, y sus metadatos".
121. A su vez el RD 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de
Archivos precepta el desarrollo de archivos digitales o repositorios de documentos en soporte
electrnico".
122. Cuando el documento electrnico alcanza una versin definitiva debe ingresar en un SGDEA, el
cual asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos elec-
trnicos que se encuentran en l, independientemente de los soportes de almacenamiento o los
formatos de los ficheros.

1.5.7.1. Estrategia de conservacin


123. El proceso de conservacin debera abordarse mediante una estrategia que incluya, como m-
nimo:
Los actores involucrados.
Los principios de conservacin (unidad del documento digital; ciclo de vida; valor de los
documentos; independencia de formatos y soportes).
Los requisitos (el principal, disponer de un cuadro de clasificacin; metadatos comple-
mentarios; determinacin de los soportes y las aplicaciones documentales; calificacin).
La definicin de un repositorio o archivo electrnico.
La determinacin de los riesgos, las medidas preventivas, los planes de contingencia y
las acciones correctoras correspondientes.
Los mtodos (backup, proteccin continua de la informacin).
Las medidas tcnicas (numeracin unvoca; ndice de expediente electrnico; metada-
tos; control de acceso).
Los formatos aceptados.
Los procedimientos (transferencia; eliminacin; cambio de formatos).
Las herramientas (como los calendarios de conservacin).

124. Para prevenir riesgos de prdida fsica de los documentos o de su valor probatorio, el departa-
mento y cada organismo, centro o entidad debe definir una estrategia de conservacin que per-
mita actuar de forma programada sobre los documentos electrnicos almacenados. Su objetivo
ser evitar, en lo posible, actuaciones realizadas como respuesta a problemas sobrevenidos que
puedan comportar un riesgo de prdida de documentos. Esta estrategia debe estar basada en:
Un anlisis de los riesgos que pueden amenazar su conservacin a largo plazo, tenien-
do en cuenta las caractersticas de los soportes de almacenamiento, los formatos de los do-
cumentos, el software, el hardware, los tipos de datos (estructurados o no) y las medidas de
proteccin disponibles.
La adopcin de medidas preventivas que reduzcan el nivel de riesgo.
125. Esta estrategia est llamada a garantizar principalmente la accesibilidad, autenticidad, disponibi-
lidad, integridad, inteligibilidad y legibilidad de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo
de vida, frente a los siguientes grupos de riesgos:
Los derivados de la continua evolucin de la tecnologa y la consiguiente obsolescencia
de la misma.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 33


Los que son consecuencia de un mal funcionamiento o de un uso errneo de la tecnolo-
ga, y que pueden ocasionar la prdida o degradacin de los documentos electrnicos, total o
parcialmente.
Los que proceden de una posible descontextualizacin de los documentos electrnicos.
Los que forman parte del mbito de la seguridad de las TIC y que pueden suponer una
alteracin intencionada de los documentos electrnicos o su misma desaparicin (accesos no
permitidos, ataques, robo de soportes, etc.).
Los que directa o indirectamente derivan del aumento constante del volumen de documen-
tos y en paralelo de los costes necesarios para asegurar el entorno adecuado de conservacin.
126. Para cada uno de estos grupos de riesgos el Departamento y cada organismo, centro o entidad
debe elaborar, como parte de la estrategia de conservacin, un plan de preservacin, que incluir
las medidas concretas para prevenirlos y minimizar su impacto, garantizando la conservacin de
los documentos electrnicos. Este plan de preservacin se evaluar peridicamente en funcin
de la evolucin de los riesgos.
127. Definicin del plan de preservacin
El plan de preservacin a largo plazo de los documentos digitales de una organizacin debe
incluir como mnimo los siguientes aspectos:
a. Actores involucrados en el proceso de conservacin
b. Descripcin de los elementos a proteger y las medidas de proteccin implantadas
c. Anlisis de riesgos
d. Medidas de prevencin
a. Actores involucrados en el proceso
Se indicarn los distintos actores involucrados (personal tcnico, de administracin, empre-
sas colaboradoras, en su caso, direccin), etc., sus funciones y responsabilidades.
b. Descripcin de los elementos a proteger y las medidas de proteccin implantadas
Se deber elaborar una relacin de los elementos involucrados en el seno de la organiza-
cin en el proceso de conservacin (documentos electrnicos, cuadro de clasificacin, so-
portes de almacenamiento, software, hardware, etc.), describir sus caractersticas ms rele-
vantes, detallar la interdependencia que existe entre ellos (especialmente de cara a sufrir
una contingencia) e indicar las medidas de proteccin ya adoptadas o disponibles.
A modo de relacin no exhaustiva se citan los siguientes:
Los sistemas de informacin de la organizacin
Las aplicaciones
Los distintos procedimientos administrativos
El cuadro de clasificacin y las correspondientes series documentales
El calendario de conservacin
Los documentos considerados esenciales
Los formatos empleados en los documentos electrnicos
Si se trata de datos estructurados (bases de datos) o no
Los sistemas de ficheros empleados
Los sistemas informticos que dan soporte a los procesos de negocio
Los sistemas de almacenamiento y los soportes utilizados en funcin del ciclo de
vida de los documentos
Las polticas de backup y la retencin de los datos salvaguardados
Los sistemas de redundancia de datos (rplicas)
Cualquier otro elemento que se considere relevante de cara a la conservacin.

34 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


c. Anlisis de riesgos
Se deben determinar los posibles riesgos y el grado de ocurrencia de los mismos. Este an-
lisis servir para determinar las medidas necesarias para prevenirlos o minimizar sus posi-
bles efectos y evaluar la conveniencia de las ya implantadas.

d. Medidas de prevencin
Una vez que se conozcan los elementos a proteger y su interdependencia y los riesgos a
los que estn sometidos, se proceder a determinar las medidas de prevencin necesarias
para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo (o, al menos, el
tiempo que se haya estipulado que deban conservarse), comprobar si estn o no disponi-
bles y evaluar si funcionan como se espera que lo hagan.
Entre las medidas genricas de prevencin, que se detallan en la norma ISO/TR
18492:2005 "Conservacin a largo plazo de informacin electrnica basada en documen-
tos", o en las recomendaciones recogidas en la gua creada por el Grupo de Trabajo del
Subcomit de Gestin de documentos y archivos de ISO, responsable de la conservacin
de documentos electrnicos en el mbito de la gestin documental (ISO - TC 46/SC 11 /
WG ), se podrn utilizar, al menos, las siguientes:
Refresco o renovacin (copia entre dos mismos tipos de soportes, sin cambio
en los datos).
Migracin (copia a otro tipo de soporte, sistema o formato).
Replicacin (creacin de un duplicado de los datos, como medio de proteccin
ante la prdida o degradacin de los mismos).
Emulacin (reproducir las funcionalidades de un sistema o soporte obsoletos).
Encapsulacin (los documentos contienen en s mismos todos los elementos
que forman un objeto digital, por ejemplo, los metadatos, las firmas asociadas y
el propio documento).
Empleo de estndares abiertos no propietarios.

Un segundo conjunto de medidas tienen que ver con conceptos propios de los sistemas in-
formticos, como la alta disponibilidad, la redundancia de elementos para evitar los deno-
minados puntos nicos de fallo, etc.

128. En el Anexo 9 a este documento se estudian ms en detalle una serie de medidas que pueden
ser incluidas en el plan de preservacin.

1.5.7.2. Estrategia de gestin del correo electrnico como documento electrnico

129. El trmino correo electrnico designa tanto un medio de comunicacin y transmisin de informa-
cin, como un sistema de mensajera que emplea medios electrnicos y hace uso de redes de
comunicaciones, como los mensajes que se envan o reciben en ese sistema.
Los mensajes de correo electrnico se pueden categorizar en determinado casos como docu-
mento electrnico en base a las definiciones de documento y documento electrnico que ha-
cen la ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol, el RD 4/2010, de 8 de
enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad dentro del mbito de la
administracin electrnica, y el RD 1671/2009, de 16 de noviembre, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 11/2007.
Por otro lado, los mensajes de correo electrnico tienen unas caractersticas propias que los
pueden diferenciar de otros documentos electrnicos, a saber: su uso privado y oficial y su uso
interno o externo a la organizacin, el hecho de que su preservacin no est garantizada, su
empleo como contenedor de otros documentos, su contenido informativo (que puede ser mlti-
ple), la falta de garanta de autenticidad e integridad de los mensajes, los formatos propietarios
en cuanto a su almacenamiento, el riesgo de que sea considerado un medio informal de co-
municacin y el uso de un lenguaje menos formalizado que en otro tipo de documentos, la
existencia de mltiples destinatarios y su limitacin de tamao.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 35


130. Para asegurar la conservacin a largo plazo de los correos electrnicos que la organizacin de-
cida conservar, garantizando la accesibilidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los
mismos, es necesario contar con una estrategia de conservacin.
Esta estrategia:

- Definir qu mensajes debern ser conservados a largo plazo


- Establecer distinciones entre correos personales, oficiales a conservar a largo plazo y
resto de correos oficiales
- Establecer el tratamiento a aplicar a cada uno de estos grupos
- Determinar el valor de los correos desde el momento de su creacin o recepcin e indicar
los metadatos necesarios para asegurar su conservacin y su contextualizacin
- Fijar los sistemas de firma electrnica y cifrado de datos necesarios para asegurar su
integridad y autenticidad
131. El otro aspecto que permitir asegurar la conservacin a largo plazo de los correos electrnicos es
una poltica de gestin del correo electrnico, que podr aplicarse desde el momento de la creacin
o recepcin de los mismos y tendr en cuenta las implicaciones desde el punto de vista de la priva-
cidad, la adaptacin al ENI de los mensajes de correo electrnicos a conservar (en cuanto a meta-
datos, formatos normalizados, tratamiento de anexos y conversin de formato) y las implicaciones
desde el punto de vista organizativo, como la posibilidad de automatizacin de determinados pro-
cesos como la captura de metadatos o el proceso de calificacin, el procedimiento de firma aplica-
ble y otro conjunto de normas como son las polticas de uso (privado u oficial), las recomendacio-
nes de redaccin de los mensajes (pie, cabecera, etc.), las normas para la redaccin del campo
asunto, tratamiento de temas (uno por mensaje), gestin de la bandeja de entrada, eliminacin de
mensajes, reenvo de mensajes, normas de seguridad, etc.
132. En caso necesario, podr tenerse prevista la posibilidad de una conversin con cambio de for-
mato, convirtindolos en un documento ENI. De la misma forma, aquellos correos susceptibles
de formar parte de un expediente, deberan ir firmados.

1.5.8. Transferencia
133. La transferencia es el Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante tras-
lado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de per-
manencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ci-
7
clo vital de los documentos. Tiene como objetivo el facilitar el paso de los documentos a travs
de los diferentes archivos del sistema, de manera que puedan recibir el tratamiento adecuado al
momento de su ciclo de vida.
134. La transferencia de documentos y expedientes entre repositorios, que comporta tambin la de la
responsabilidad de su custodia, es uno de los procesos de gestin que se contemplan en la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos
135. De conformidad con lo previsto en el Apartado V.6. de la NTI de Expediente Electrnico y en el
Apartado VII.5. de la NTI de Documento Electrnico, en caso de intercambio de expedientes
electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o tras-
paso de la responsabilidad de la gestin de expedientes y documentos que deban conservarse
permanentemente, el rgano o entidad transferidora ser la responsable de verificar la autentici-
dad e integridad del expediente en el momento de dicho intercambio, mediante la firma electrni-
ca de los ndices de los expedientes y de los documentos electrnicos.
Asimismo, cuando la transmisin se realice mediante soportes fsicos, debern tenerse presentes en
el proceso de transferencia las medidas de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] previs-
tas en el ENS (en particular las referidas a su transporte y a los mecanismos que relacionados con la
integridad y la trazabilidad) y en el resto de la normativa que pueda ser de aplicacin.

7
Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995.
<http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/portada.html> [Consulta en: 14 de octubre de 2014]

36 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


136. De toda transferencia deber quedar en el archivo remitente una constancia de los movimientos
efectuados, bien mediante metadatos de trazabilidad bien mediante cualquier otro procedimiento
que se considere oportuno.
El paso entre repositorios, debe estar definido y controlado por reglas en el sistema de gestin
de documentos electrnicos, a partir de lo dispuesto en los calendarios de conservacin. Ade-
ms debe disponerse de mecanismos de bloqueo para aquellos expedientes o documentos que
por algn motivo deban exceptuarse de la aplicacin de las reglas generales.
Los mecanismos, procedimientos y controles de transferencia debern ser auditados regular-
mente para garantizar la correcta conservacin y la seguridad de los documentos.
137. La transferencia entre entidades de las Administraciones Pblicas que se lleve a cabo a travs
de redes de comunicaciones deber realizarse preferentemente a travs de la red SARA como
medio seguro de comunicacin. En el caso de que no fuera posible realizarla por este medio y
fuera necesario utilizar redes externas para las comunicaciones, deber garantizarse una trans-
misin segura, para lo cual deber cumplirse la normativa sobre trasmisin de informacin en el
mbito de la Poltica de Seguridad de la Informacin de la organizacin.
138. Al igual que en el caso de archivos fsicos, se recomienda la definicin de un protocolo de trans-
ferencia de documentos y expedientes electrnicos a archivos centrales o archivos intermedios,
que comprender como mnimo:
Adaptar los documentos que vayan a enviarse, preferiblemente, a un formato longevo, co-
mo PDF-A y, en todo caso, a formatos recogidos en la NTI de Catlogo de Estndares.
Aadir las firmas que pudieran faltar as como la informacin necesaria para la verificacin
y validacin y los sellos de tiempo que garanticen la conservacin a largo plazo de las
mismas, a no ser que la transferencia se produzca a un sistema que garantice la conser-
vacin de las firmas por otros medios.
Conformar los documentos y expedientes segn las estructuras establecidas en las NTIs
de Documento electrnico y Expediente electrnico.
Revisar la documentacin y actualizar y completar los metadatos mnimos necesarios para la
transferencia de documentos-e y expedientes-e entre repositorios con cambio de custodia defi-
nidos en el perfil de aplicacin del MINHAP.
En este sentido, se quiere hacer notar la necesidad de contar con una NTI especficamente destinada
a regular los procesos de transferencia de documentos y expedientes electrnicos entre repositorios.
139. La transferencia mediante redes telemticas constar de paquetes de datos que contendrn los
expedientes o documentos a transferir de acuerdo con un formato acordado, partiendo de lo dis-
puesto en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad y en normas internacionales como OAIS
(ISO 14721) o PAIMAS (ISO 20652:2006).
140. El receptor deber verificar el contenido del paquete transferido, confirmando que contiene los
expedientes y los documentos acordados, en el formato correcto y con los metadatos comple-
mentarios necesarios. Una vez comprobados, deber enviar constancia de la recepcin correcta
al organismo que realiz la transferencia.
141. Deber quedar constancia tanto de la remisin de los expedientes y documentos por parte del
rgano o aplicacin emisora de los mismos como de su recepcin en el archivo de destino. La
forma concreta en que se exprese dicha constancia depender, en cada caso, de las aplicacio-
nes utilizadas para la gestin documental.
142. En cualquier caso, la aplicacin de archivo deber tener la funcionalidad necesaria para la redac-
cin de informes comprensivos de los expedientes ingresados en el archivo receptor en un periodo
determinado. Dicho informe podr llevarse a cabo por series documentales y deber incluir como
mnimo la mencin del rgano remitente, la identificacin de los expedientes, sus fechas extremas
y la fecha de ingreso en al Archivo.
143. Con los informes elaborados por la aplicacin de archivo podr generarse un Registro General
de entrada de Fondos, como control de la documentacin ingresada.
144. En el caso de que la transferencia suponga una duplicacin de los documentos que son objeto
de la misma, el rgano remitente, una vez obtenida la conformidad del nuevo responsable de la
custodia, deber proceder al borrado de sus propios ejemplares.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 37


145. Cuando la naturaleza o la extensin de las pruebas o documentos que forman parte del expe-
diente electrnico no permitan o dificulten notablemente su inclusin en una de las estructuras
establecidas, la transferencia podr realizarse utilizando otros medios compatibles con aquellos
de los que disponga el archivo receptor.
146. En el caso de que se remita al archivo documentacin en soporte papel como parte de expe-
dientes hbridos, deber ir acompaada de la oportuna relacin de entrega, que quedar consig-
nada en el Registro General de Entrada de Documentos del archivo receptor.

1.5.9. Destruccin o eliminacin


147. Tras el dictamen preceptivo de la autoridad calificadora, la eliminacin de documentos requerir
la autorizacin administrativa por parte de la autoridad competente y su comunicacin posterior
a la autoridad calificadora.
148. Los procesos de destruccin o eliminacin segura de documentacin electrnica y soportes infor-
mticos deben integrarse en la poltica de gestin de documentos electrnicos y la poltica de segu-
ridad de la organizacin, y se atendrn al marco legal de referencia que establece las condiciones
necesarias de confianza en el uso de los medios electrnicos por parte de las administraciones es-
paolas. Estas condiciones de confianza incluyen las medidas y procedimientos que se han dispues-
to legalmente para la eliminacin de documentos que no requieren conservacin permanente.
149. A los efectos del presente documento, se entiende por borrado, el procedimiento de elimina-
cin de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo su reutilizacin, y
por destruccin, el proceso de destruccin fsica de un soporte de almacenamiento que contenga
documentos electrnicos, de manera que se garantice la imposibilidad de la reconstruccin de
los documentos y la posterior utilizacin del soporte.
150. La eliminacin de un conjunto de documentos electrnicos puede ser el resultado de una serie
de circunstancias, eventualmente concurrentes entre s, entre las que destacan las siguientes:
Por un acuerdo de eliminacin.
Por cambio de formato.
Por fallo en el soporte de almacenamiento y su sustitucin.
Por transferencia entre archivos.
Por cambio de soporte de almacenamiento, por obsolescencia o por migracin entre sistemas.
151. La eliminacin de documentos se realizar, segn lo previsto en la medida Borrado y destruc-
cin [mp.si.5] del ENS y conforme al siguiente proceso:
A iniciativa propia o de los rganos responsables de los documentos o series documen-
tales concernidos, el Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos del Departamento o, en
su caso, la correspondiente Comisin Calificadora de Documentos Administrativos del Orga-
nismo pblico podr acordar la iniciacin de un procedimiento de eliminacin de documentos.
El rgano responsable de la custodia de la documentacin, una vez obtenido el dicta-
men favorable de la CSCDA y que sea ejecutiva la autorizacin del rgano competente para
ello proceder a la eliminacin de los mismos, para lo cual abrir un expediente de eliminacin
de los documentos o series documentales de que se trate, que comprender los documentos
que se especifican en el artculo 7 del Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre.
152. Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carcter
personal deber procederse a su destruccin o borrado, mediante la adopcin de medidas dirigi-
das a evitar el acceso a la informacin contenida en el mismo o su recuperacin posterior.
153. Cuando la naturaleza del soporte no permita un borrado seguro, o cuando as lo requiera el pro-
cedimiento asociado al tipo de informacin contenida, deber procederse a la destruccin segura
del soporte.
154. Los procedimientos de borrado o destruccin deben incluir no solamente los soportes de alma-
cenamiento en red (ya sea accesible mediante protocolos para compartir ficheros, como CIFS o
NFS; redes SAN; almacenamiento en la nube; etc.) sino tambin los dispositivos de almacena-

38 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


miento local (puestos de usuario, dispositivos mviles, dispositivos removibles como discos duros
externos, memorias USB, tarjetas de memorias, etc.), puesto que todos ellos son susceptibles de
contener informacin que deba ser destruida.
155. Dado que las utilidades comunes de los sistemas operativos son generalmente insuficientes para
garantizar que no pueda recuperarse la informacin, una vez borrada, empleando tcnicas espe-
cficas, lo que pondra en peligro la necesaria confidencialidad de la informacin, deben estable-
cerse controles en las organizaciones para salvaguardar los soportes que contienen la informa-
cin de la que son responsables, tales como: identificar las tcnicas de borrado apropiadas para
cada soporte y tipo de informacin, dejar constancia de los procedimientos de borrado realizados
y seguir todos los requisitos legales y trmites establecidos.
156. En la determinacin de los procedimientos de borrado de documentos electrnicos es de aplica-
cin la siguiente terminologa:
Borrado de nivel 0: remocin de los documentos empleando comandos estndar del sistema
operativo. Este procedimiento no proporciona ninguna garanta frente a la revelacin no autori-
zada de la informacin.
Borrado de nivel 1: es la remocin de los datos o documentos sensibles de un soporte de al-
macenamiento de tal manera que hay seguridad de que los datos no podrn ser reconstruidos
utilizando las funciones normales del sistema o programas de recuperacin de archivos. Los
datos an podran ser recuperables, pero ello requerira tcnicas especiales de laboratorio o
utilidades avanzadas. Una de las formas ms conocidas para realizar un borrado de nivel 1 es
la sobreescritura de datos.
Borrado de nivel 2: es la remocin de datos o documentos sensibles de un dispositivo de al-
macenamiento con el objeto de que los datos no puedan ser reconstruidos utilizando alguna de
las tcnicas conocidas. Ejemplos de borrado de nivel 2 seran: desmagnetizar un disco, ejecu-
tar el comando de borrado seguro del firmware de algunos dispositivos, o cifrar un soporte de
almacenamiento con criptografa fuerte.
Destruccin: El soporte de almacenamiento es fsicamente destruido, lo que impide su reutilizacin.

157. En el Anexo 10 se contemplan una serie de tcnicas de borrado seguro, que sern de aplicacin
dependiendo del tipo de soporte, de su eventual reutilizacin, del entorno en el que se siten los
datos y del nivel de confidencialidad de los mismos.

158. Los procedimientos de borrado de documentos electrnicos y el tipo concreto de borrado para
cada tipo de soporte son los que se especifican en el Anexo 10 y se determinarn teniendo en
cuenta los siguientes factores:
1. Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el Documento (Alto, Medio o Bajo)
2. Nivel LOPD (Alto, Medio o Bajo)
3. Nivel de clasificacin de la informacin (Secreto, Reservado, Confidencial, Difusin limi-
tada, No restringida)
4. Los soportes de almacenamiento, en funcin de la naturaleza del soporte, el tipo de ac-
ceso al mismo, el uso de tcnicas de duplicacin, la portabilidad, la existencia de copias o r-
plicas y la posterior reutilizacin del soporte.
5. Tipo de gestin de los sistemas de informacin (interna o externa)
6. Alcance de la eliminacin (total o parcial).
159. No se eliminar ningn documento o expediente bajo estos supuestos:
Est calificado como de valor histrico o de investigacin de acuerdo con lo previsto
en la legislacin vigente al respecto.
No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacin, durante el cual pueda
subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas fsicas o jurdicas.
No exista dictamen previo de la autoridad calificadora competente.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 39


1.6. Asignacin de metadatos
160. Se asignarn a los documentos y expedientes electrnicos los metadatos mnimos obligatorios ENI
y, en su caso, los obligatorios para la transferencia, adems de los opcionales si se considera opor-
tuno, de conformidad con el perfil de aplicacin de metadatos del Departamento, al que se alude en el
apartado 1.5.4. del presente documento y en el Anexo 4 correspondiente. Dicho perfil est basado en
el eEGMDE, que figura como anexo de la NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.
161. Se garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de los documentos y expe-
dientes electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre cada documento
o expediente y sus metadatos.

1.7. Documentacin
162. Los procesos expuestos en 1.5 deben estar documentados. Se tendrn en cuenta las directri-
ces que puedan establecer las autoridades calificadoras y archivsticas competentes, de acuerdo
con la legislacin de archivos que sea de aplicacin en cada caso.

1.8. Formacin
163. Dado que la implantacin de la e-Administracin supone cambios muy importantes con respecto
a la gestin administrativa tradicional, anualmente se incluirn en el programa de formacin del
Departamento actuaciones destinadas a la formacin continua y capacitacin del personal
responsable tanto de la ejecucin y del control de la gestin de los documentos electrnicos,
como de su tratamiento y conservacin en repositorios o archivos electrnicos.
164. Se disearn, en concreto, acciones formativas especficas para cada uno de los tipos de actores
involucrados en los diferentes procesos de gestin documental contemplados en la presente poltica.
165. Asimismo, se disearn acciones formativas encaminadas a difundir el conocimiento de la cultu-
ra digital, documentos-e, expedientes-e y tramitacin electrnica en general, partiendo de la base
de que sin una comunicacin interna y formacin adecuadas la generalizacin de la tramitacin
electrnica sera inviable.

1.9. Supervisin y auditora


166. Los procesos de gestin de documentos electrnicos, el programa de tratamiento de documentos
electrnicos y la presente poltica sern objeto de auditoras con una periodicidad de 5 aos. Estas
auditoras podrn ser abordadas de forma coordinada con las auditoras del ENS.
167. A la hora de llevar a cabo cualquier proceso de supervisin o auditora en la gestin documen-
tal, conviene tener en cuenta las siguientes normas internacionales:
ISO 15489, que establece directrices que orientan el proceso de supervisin y auditora.
ISO 30300, que proporciona una metodologa especfica para el proceso de evaluacin del
desempeo, en la que se definen las distintas fases y sus resultados. Esta norma establece
un ciclo de mejora continua para los Sistemas de Gestin Documental, equiparable al de los
Sistemas de Gestin de Calidad y los Sistemas de Gestin de la Seguridad, y que se basa
conceptualmente en la metodologa PDCA (Plan-Do-Check-Act o Planificar-Hacer-Evaluar-
Actuar). Asimismo, ISO 30301 proporciona una lista con ejemplos de posibles indicadores
de evaluacin y medicin para la autoevaluacin.

1.10. Gestin de la Poltica


168. El mantenimiento, actualizacin y publicacin electrnica del presente documento corres-
ponder a:

Identificador del gestor de la poltica E04072803

40 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


2. PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA
GESTIN DE DOCUMENTOS

2.1. Firma electrnica


169. Los documentos electrnicos debern ser firmados con un planteamiento de firma electrnica
que necesariamente debe partir de la realidad actual y de la experiencia recogida hasta ahora.
En este sentido, ha de tenerse en cuenta que actualmente se dan bsicamente dos circunstan-
cias en el MINHAP:
Hay centros directivos que utilizan para la actuacin administrativa automatizada y para la firma del
personal propio la firma electrnica avanzada basada en certificado, tal y como se recoge en la pol-
tica de firma electrnica y certificados de la Administracin General del Estado.
De la misma forma, de acuerdo con lo que establecen la Ley 11/2007, de 22 de junio, y el Real De-
creto 4/2010, de 8 de enero, tambin hay centros directivos con alta produccin documental que utili-
zan cdigo seguro de verificacin para la firma de los documentos electrnicos que gestionan, tanto
en la actuacin administrativa automatizada como para la firma del personal a su servicio. Para
cumplir con los requerimientos de la ley 11/2007, estos centros deben ofrecer un sistema telemtico
de consulta a travs de la sede electrnica que permita comprobar la integridad del documento. A
estos documentos firmados con cdigo seguro de verificacin se les podr aadir tambin un sello
electrnico del organismo a efectos de intercambio o suministro en sede.

170. Por todo ello, el planteamiento de firma electrnica, dentro de la poltica de gestin de documen-
tos electrnicos del MINHAP, debe recoger las realidades de todos los centros directivos del Mi-
nisterio y, por tanto, deber dar cabida a todos los sistemas de firma electrnica amparados por
la ley 11/2007 que se estn utilizando actualmente en el MINHAP.

2.1.1. Planteamiento de firma electrnica

171. Dentro de la poltica de gestin de documentos electrnicos del MINHAP, se recomendar, en ra-
zn de su mayor robustez respecto a otros tipos de firma y en cuanto sea compatible con la agili-
dad en la gestin, la utilizacin, tanto para la actuacin administrativa automatizada como para la
firma electrnica del personal al servicio de un centro directivo, de firma electrnica con certificado.
172. Los sistemas de firma electrnica avanzada basados en certificados debern garantizar la longevidad
de las firmas, en la medida de lo posible y de acuerdo a las normas mencionadas anteriormente.
173. Podr utilizarse tambin el cdigo seguro de verificacin como sistema de firma para la actua-
cin administrativa automatizada y como firma del personal al servicio del centro directivo cuando
las circunstancias de la gestin as lo aconsejen. En este caso, se recomienda, en lo posible, la
utilizacin complementaria del sello electrnico del organismo con objeto de mejorar la interope-
rabilidad del documento y la verificacin de la firma electrnica de forma automtica sin necesi-
dad de acceder a la sede electrnica del organismo emisor del documento. En este sentido habr
que tener en cuenta la proporcionalidad entre la mejora de la interoperabilidad y el buen rendi-
miento en la generacin y gestin del intercambio.
174. En caso de que sea necesario transferir documentos electrnicos firmados con Cdigo Seguro
de Verificacin a otro centro directivo encargado de su posterior custodia y conservacin, el cen-
tro directivo emisor de los documentos podr firmar dichos documentos con sello de organismo,
con objeto de mejorar la garanta de su autenticidad, integridad y mejor conservacin del docu-
mento a lo largo de todo su ciclo de vida.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 41


2.1.2. Escenarios de uso de la firma electrnica

175. La firma electrnica se utilizar, en el mbito del MINHAP, en los siguientes escenarios relativos
al ciclo de vida de los documentos electrnicos:
En la captura del documento a travs del registro electrnico de los diferentes organis-
mos del MINHAP.
En la generacin y emisin de documentos fruto de la actuacin administrativa automa-
tizada del MINHAP.
En la generacin y emisin de documentos que requieren firma de empleado pblico.
En la generacin de copias electrnicas autnticas de documentos, tanto en formato
electrnico como en soporte papel.
En el intercambio de expedientes y documentos electrnicos con el ciudadano y entre
rganos administrativos, incluyendo aquellos en los que se transfiere la competencia de con-
servacin del documento.
En los procesos de resellado de documentos con objeto de garantizar la conservacin a
largo plazo de los documentos.
176. En los escenarios descritos, se utilizarn los sistemas de firma establecidos en la legislacin bsica.

2.2. Protocolo de digitalizacin de documentos


177. El protocolo de digitalizacin que se propone en este apartado tiene su fundamento en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de documentos y, a su vez, recoge la experiencia
de organismos con una prctica amplia y consolidada en procesos de digitalizacin de volme-
nes masivos de documentacin para la tramitacin cotidiana de procedimientos. La Agencia Es-
tatal de Administracin Tributaria y la Direccin General del Catastro cuentan con manuales de
procedimiento de digitalizacin de documentos muy completos y detallados, que han servido de
base para la elaboracin de un protocolo con vocacin global que pueda ser completado en cada
entorno organizativo de acuerdo con sus especiales caractersticas e idiosincrasia.

2.2.1. Directrices generales de digitalizacin


178. Los requisitos y criterios que se han de seguir ante procesos de digitalizacin de documentos
constituirn las condiciones mnimas aplicables a cualquier proceso de digitalizacin que se lleve
a cabo en el organismo y debern ajustarse a lo establecido en el apartado IV de la NTI de Digi-
talizacin de documentos en cuanto a los siguientes requisitos de la imagen electrnica:
1. Las imgenes electrnicas aplicarn los formatos establecidos para ficheros de imagen en la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de Estndares.
2. El nivel de resolucin mnimo para imgenes electrnicas ser de 200 pxeles por pulgada,
tanto para imgenes obtenidas en blanco y negro, como para color o escala de grises.
3. La imagen electrnica ser fiel al documento origen, para lo cual:
a) Respetar la geometra del documento origen en tamaos y proporciones.
b) No contendr caracteres o grficos que no figurasen en el documento origen.

179. A la hora de establecer criterios para determinar qu documentos se van a digitalizar, se reco-
mienda priorizar del siguiente modo:
o Digitalizar todos aquellos documentos aportados por los ciudadanos para incorporar a los
correspondientes expedientes.
o Digitalizar todos aquellos documentos administrativos generados por otros organismos que
lleguen en soporte papel y hayan de formar parte de expedientes administrativos.

42 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


o Aquellos documentos que no formen parte de expedientes, se incorporarn slo en aquellos
casos en los que alguna resolucin o instruccin obligue a su conservacin en el tiempo.
Elegir aquellos documentos que se consultan, manipulan o reproducen con mucha frecuen-
cia, as como por mltiples usuarios.
o Determinar qu documentos no deben ser digitalizados, de acuerdo con las indicaciones del
apartado 1.5.2.1 del presente documento de PGD-e

2.2.2. Requisitos tcnicos

180. Sobre la base de los requisitos mnimos de carcter normativo se relacionan una serie de as-
pectos que han de considerar las unidades responsables del desarrollo de procesos de digitali-
zacin. Algunos de estos requisitos habrn de tenerse en cuenta en procesos de gestin interna
o en licitaciones en el perfil de externalizacin.
Estos requisitos tienen que ver con la resolucin, profundidad de color y formato de la imagen
electrnica obtenida. Como regla general, la digitalizacin de documentos se llevar a cabo con
los siguientes parmetros:

Se debe contemplar la posibilidad de digitalizacin a doble cara segn las necesidades espe-
cficas de cada centro

Digitalizacin con una resolucin mnima de 200 ppp. En caso de que se juzgue necesario
para la obtencin de una imagen fiel y legible, est resolucin podr ser incrementada.

La digitalizacin con OCR se llevar a cabo cuando se considere oportuno a criterio del r-
gano.

Digitalizacin con la mnima profundidad de color necesaria para cada tipo documental que
permita su conservacin sin prdida significativa de informacin.

Digitalizacin en cualquiera de los siguientes formatos recogidos en el catlogo de estnda-


res, siendo PDF/A la opcin preferente en la mayor parte de los casos:
- JPEG (ISO 15444), al tratarse de un formato con prdidas degenerativo, solo debe ser
utilizado para copias de consulta con valor meramente informativo que requieran un ta-
mao en bytes reducido para su difusin online tanto en una intranet como en Internet.
Restringir su uso en documentos de archivo.
- PNG (ISO 15948), como formato de compresin sin prdidas para imgenes de mapa de
bits.
- SVG (W3C), para documentos cartogrficos
- TIFF (ISO 12639), para conservacin permanente de documentos de carcter histrico
- PDF (ISO 32000-1:2008 - ver. 1.7) y PDF/A-1 y A-2 (ISO 19005/1 y 2), en caso de pro-
cesos de digitalizacin para evitar la conservacin de papel y para informacin textual o
grfica de carcter instrumental.

Si procede, se podra hacer un proceso de optimizacin automtica de la imagen electrnica


para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda
apreciarse y sea vlido para su gestin

181. La siguiente tabla muestra en detalle los requisitos mnimos recomendados de resolucin, pro-
fundidad de color y formato que se aconseja aplicar a todos los documentos digitalizados para la
8
tramitacin administrativa :

8
En Anexo a este Protocolo de digitalizacin se presenta una tabla con requisitos tcnicos recomendados para la digitalizacin
retrospectiva de fondos documentales de carcter histrico, derivada del documento Recomendaciones para la digitalizacin de
documentos de archivo. Junta de Castilla y Len, Consejera de Cultura y Turismo, Archivo General de Castilla y Len, 2011

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 43


Requisitos tcnicos mnimos recomendados de los documentos
digitalizados para la tramitacin administrativa

Caractersticas fsicas Requisitos tcnicos

Tipo Forma Estado Color Resolucin Profundidad Peso Formato


9
documental mnimo de bit medio

Texto B/N Bien contras- B/N 200 ppp 1 bits 1.3 MB PDF (versin
tado min. 1.4)

B/N Mal contras- Escala gri- 300 ppp 8 bits PDF (versin
tado o con ses min. 1.4)
informacin
grfica

Existe infor- Color 200 ppp 8 bits PDF (versin


macin rele- min. 1.4)
vante a color

DNI/Pasaporte Bien contras- B/N 200 ppp 1 bits PDF (versin


tado min. 1.4)

Mal contras- Escala gri- 300 ppp 8 bits PDF (versin


tado o con ses min. 1.4)
informacin
grfica

Plano Escala gri- 200 ppp 8 bits 1,4MB PDF (versin


ses min. 1.4)

Existe infor- Color 300 ppp 8 bits 1,4MB PDF (versin


macin rele- min. 1.4)
vante a color

Acuse de B/N 200 ppp 1 bits 0,09MB PDF (versin


recibo min. 1.4)

Fotografa Color Color 300 ppp 8 bits 1,3MB PDF (versin


min. 1.4)

Escrito del Escala de Escala de 200 ppp 8 bits 1,1MB PDF (versin
ciudadano grises grises min. 1.4)

Registro de Escala de Escala de 200 ppp 8 bits 2,5 MB PDF (versin


SIR grises grises min. 1.4)

2.2.3. Escenarios de captura


182. Se considera que para la mayora de los contextos organizativos pueden describirse, en trmi-
nos generales, dos escenarios de captura de documentos electrnicos resultantes de un proceso
de digitalizacin.

9
Se sealan los valores medios estimados de los documentos digitalizados resultantes para cada caso. No obstante, y de acuerdo
con las limitaciones establecidas por SIR, se admitirn, con carcter general, ficheros anexos individuales con un mximo de
10MB y conjuntos de 5 anexos con un mximo de 15MB.

44 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


Centros de digitalizacin, ya sean institucionales o externalizados, con las siguientes caracte-
rsticas:
Digitalizacin diferida en el tiempo.
Digitalizacin masiva, por lotes de documentos.
Escneres de medio o alto volumen.
Personal especializado.
Atencin a sus propias necesidades y las de otros.
Capacidad, en su caso, para el archivo de los documentos digitalizados.

Puntos de digitalizacin, que responden al siguiente perfil:


Digitalizacin inmediata dada la proximidad al usuario, generalmente en oficinas de regis-
tro o en puntos de digitalizacin por planta para la captura electrnica de documentos
en papel recibidos por correo postal y registrados en los diferentes puntos de acceso al
Registro General.
Escneres de propsito general de sobremesa o departamentales, normalmente de lecho
plano o superficie. En muchas ocasiones se cuenta con equipos multifuncin de dife-
rente gama que realizan escaneo, fotocopiado, impresin o envo de fax.
Puestos no asistidos por personal especializado.

2.2.4. Fases del proceso


183. El proceso de digitalizacin se descompone en tres grandes bloques: el inicio, la digitalizacin y
el archivo.
184. En la primera fase, la de inicio, la documentacin tiene que quedar preparada para su digitaliza-
cin desde el punto de vista fsico en cuanto a la manipulacin, individual o por lotes. Cuando el
proceso de digitalizacin se desarrolla en una oficina de registro, la identificacin, entendiendo
por tal la determinacin del procedimiento y expediente a que va a quedar vinculado el documen-
to una vez digitalizado, corresponder a la unidad tramitadora de destino.
185. La segunda fase, la de digitalizacin propiamente dicha, tiene que dar como resultado documen-
tos ENI conformados, esto es, con contenido, firma y los metadatos mnimos obligatorios y com-
plementarios que establecen las NTIs de documento electrnico, copiado autntico y conversin,
y digitalizacin de documentos electrnicos.
186. El proceso de digitalizacin de documentos deber, adems, someterse a un control de calidad
que permita detectar errores en cuanto al nmero o aspecto de las imgenes resultantes, de ma-
nera que se cumpla lo establecido en la NTI de Digitalizacin de documentos en cuanto a los re-
quisitos de la imagen electrnica, segn se sealaba arriba.
187. La tercera y ltima fase tendr que determinar el destino de los documentos en papel que han
sido digitalizados para su incorporacin como documentos electrnicos a su correspondiente ex-
pediente electrnico, ya sea este su archivo fsico o su destruccin reglada.

2.2.5. 1 fase. Iniciacin.


188. En esta fase, se debern identificar los documentos que se desea digitalizar. Ser necesario,
tambin, determinar cul va a ser el escenario de digitalizacin, puesto que el proceso se ajusta-
r a uno u otro entorno, y la asignacin de metadatos a los documentos electrnicos resultantes
se har, segn el caso, de forma manual o automtica.
189. En cualquier caso, la digitalizacin de los documentos ir precedida de una manipulacin previa,
as como de la declaracin de los datos identificativos y descriptivos de los mismos, que pasarn
a formar parte tanto del asiento registral como del documento electrnico resultante en forma de
metadatos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 45


2.2.5.1. Preparacin de la documentacin a digitalizar
190. De acuerdo con el documento Procedimientos para las Oficinas de Registro Integradas en el
Registro Electrnico Comn y el Sistema de Interconexin de Registros, de la DGMAPIAE, antes
de proceder a la digitalizacin de la documentacin recibida en el organismo, se aconseja:
- Con carcter general, contar el nmero de hojas presentadas.
- En caso de que se presenten de forma simultnea documentos originales y copias simples,
se recomienda separar los documentos con carcter de original de los que no lo son, pues-
to que deberan ser escaneados en dos montones separados, de acuerdo con el apartado
relativo a la naturaleza jurdica del documento resultante.
En algunos casos, esta operacin se podra evitar si cada documento va precedido de una
cartula con cdigo de barras o similar indicando en el metadato estado de elaboracin el
valor que corresponda de acuerdo con el esquema de valores de la NTI de Documento
electrnico.
- Evaluar que el formato en el que se presenta la documentacin hace viable su escaneo, o
bien, si debe manipularla previamente (quitar una grapa, una encuadernacin, fotocopiar un
documento roto para que no atasque el escner, etc).

191. Respecto a la manipulacin:


- Se admite la realizacin de fotocopias de los originales (papel deteriorado, tamaos no ma-
nejables por el escner, etc.), y la digitalizacin de las fotocopias, conservndose tanto la
fotocopia como el documento presentado. Este proceso no altera la validez jurdica de la
copia autntica, puesto que el documento origen del proceso de digitalizacin en la oficina
de registro es original, y su captura a travs de una fotocopia es un paso intermedio mera-
mente instrumental.
- Se puede considerar necesaria la utilizacin de la cizalla (por ejemplo, para documentos
encuadernados). El uso de la cizalla est condicionado a que el ciudadano d consenti-
miento expreso a su uso, y la validez jurdica y la informacin del documento no se vean al-
teradas. Por ejemplo, no podra aplicarse la cizalla en un libro diario legalizado mediante
ranurado o en una libreta de ahorros).
- Algunas recomendaciones ante incidencias habituales:
o Documentos grapados:
Debe garantizarse que se retiran todas las grapas y clips que unen el do-
cumento. No es preciso hacer mencin a que las hojas se encontraban uni-
das, ni es preciso volver a unirlas cuando finalice el escaneado.
Hay que separar cada hoja, una a una, para evitar que pasen juntas por el
escner debido a que queden unidas por los agujeros de las grapas. Es ne-
cesario posteriormente airear el papel. En los casos en que los medios pre-
supuestarios lo permitan, los rganos podran proveerse de dispositivos de
captura con detectores de doble alimentacin por ultrasonidos u otro tipo de
detectores (grapas, etc.), que mecanicen estas tareas en escenarios de
produccin masiva.
o Documentos encuadernados:
El encuadernado debe retirarse si es posible, dejando las hojas sueltas, pa-
ra facilitar el escaneo (documentos con gusanillo).
Si se considera preciso, ya sea porque se ocupe menos tiempo, porque la
encuadernacin sea difcil de retirar, o porque las hojas que se obtengan
sean ms fciles de escanear, deber evaluarse si conviene fotocopiar la
documentacin o si puede utilizarse la cizalla (en el caso de que se dispon-
ga de una, y por ejemplo, en una libreta con gusanillo de alambre, si se
arrancan las hojas en lugar de retirar el gusanillo, stas se enganchan unas
a otras cuando el alimentador intenta hacerlas pasar).

46 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


o Documentos de tamao superior al admitido por el escner:
Se podr realizar fotocopias parciales, generalmente en A4, de las hojas
que superan el tamao mximo que admita el escner, de forma que toda la
superficie del documento quede recogida mediante fotocopias, aunque los
bordes de cada una se solapen con las anteriores.
En el caso de planos, siempre que tcnicamente sea posible, se escanear
a tamao original.
o Otros documentos con formatos no estndares (tarjetas, post-its, papel cebolla, cuarti-
llas, etc.)
Si el escner dispone de portadores especficos para introducir estos docu-
mentos (plantillas de plstico), se insertarn los documentos y se escanea-
rn los mismos.
En caso contrario, se recomienda realizar fotocopias en A4 de cada docu-
mento.
o Documentacin en soporte digital que se adjunta a un documento (CD, cintas, memorias
flash, etc.)
Cuando se detecte que un CD, memorias flash, etc. se encuentra incorporado a un docu-
mento, se detendr la preparacin del mismo (para su digitalizacin) y se contactar in-
mediatamente con el destinatario del documento, a fin de que ste determine cul ha de
ser el tratamiento que ha de darse al documento y soporte anexo, de conformidad con la
normativa que resulte aplicable.
Si el documento hubiera entrado a travs de Registro, deber garantizarse la vinculacin
del/los archivos contenidos en el soporte con el nmero de Registro del documento al que
se adjunta y la incorporacin de las funciones resumen de los archivos contenidos en el so-
porte en el acuse de recibo.
Como solucin alternativa, se podr generar un archivo comprimido con la informacin
contenida en el soporte digital e incorporarlo como anexo al documento electrnico al
que acompaa, sustituyendo las funciones resumen de cada archivo por un nico hash
del archivo comprimido. ZIP y GZIP son los estndares que permite la NTI de Catlogo
de Estndares, con extensiones .zip y .gz, respectivamente.
Si una vez comprimido el contenido del soporte, el volumen del archivo resultara excesi-
vo y desaconsejada su incorporacin al sistema, puede optarse por fraccionar el archivo
resultante en varios archivos comprimidos e integrar estos en el sistema con las corres-
pondientes vinculaciones o, en ltimo caso, referenciar la existencia del soporte de al-
macenamiento y su lugar de custodia en el expediente electrnico. Si se escoge esta l-
tima opcin se deberan aplicar medidas de conservacin concretas a los soportes de
almacenamiento as archivados en ubicaciones fsicas.
o Documentos muy voluminosos.

El operador podr dividir el documento en bloques manejables para el escner. Con ca-
rcter general, se recomienda formar partes de, aproximadamente, 50/100 hojas.

2.2.6. Fase de digitalizacin


192. Una vez finalizada la fase anterior, los documentos ya se encuentran debidamente organizados
y clasificados en la ubicacin definitiva de digitalizacin.

193. Se deben adoptar las medidas necesarias para que el proceso de digitalizacin se realice de
acuerdo con los requisitos tcnicos recomendados arriba, en funcin del tipo de documento ori-
gen: formato de fichero, resolucin, profundidad de bit, color, etc. Tambin se determinar el ni-
vel de agrupamiento multipgina/monopgina del resultado: si se va a crear un nico fichero con
una o varias pginas por cada documento original (multipgina) o varios ficheros, cada uno con
una pgina (monopgina). En este ltimo caso, se podra generar un archivo comprimido conte-

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 47


niendo los ficheros correspondientes a cada pgina, con vistas a asegurar que el fichero de con-
tenido es nico, como establece la NTI de documento electrnico del ENI.

2.2.6.1. Asignacin de metadatos


194. Se aadirn a los documentos electrnicos resultantes del proceso de digitalizacin los metada-
tos mnimos obligatorios y complementarios de acuerdo con las especificaciones del Perfil de
aplicacin de metadatos del MINHAP, que se muestra en el punto 1.5.8 y se desarrolla en el
anexo (Anexo 4) del presente documento de PGD-e. stos se han de poder incluir manualmente
en el caso de que el proceso se desarrolle en puntos de digitalizacin y automticamente en los
centros de digitalizacin de alta produccin. No obstante, dado que la digitalizacin de alta pro-
duccin puede ser realizada por unidades o entidades ajenas al negocio, es muy probable que
durante esta fase de digitalizacin no se disponga de toda la informacin asociada al documento
o metadatos. Por lo tanto, a travs del gestor documental o bien de forma sistmica, se asociar
manual o automticamente el resto de informacin necesaria.
195. Se valorar el empleo del sistema de cartulas con cdigo de barras o similar, mediante el que la
asignacin de metadatos se hace con carcter previo a la digitalizacin de los documentos, como m-
todo para garantizar la completitud en la asignacin de los metadatos obligatorios ENI y complemen-
tarios que se juzguen precisos durante la fase de creacin y captura del documento electrnico.

2.2.6.2. Firma de los documentos electrnicos digitalizados:


196. Para conformar un documento ENI a partir de una imagen digital, debern aadirse a la misma
los metadatos establecidos en la NTI de documento electrnico y la NTI de Digitalizacin, y ade-
ms, deber ser firmado durante el proceso de digitalizacin mediante cualquiera de los sistemas
de firma admitido por la Ley 11/2007 y sus reglamentos de desarrollo.

2.2.6.3. Determinacin de la naturaleza de las copias electrnicas obtenidas del


proceso de digitalizacin.
197.Siguiendo las especificaciones del documento Procedimientos para las Oficinas de Registro Integra-
das en el Registro Electrnico Comn y el Sistema de Interconexin de Registros publicado por la
DGMAPIAE, al asignar metadatos al asiento registral al que se anexen los documentos digitalizados
en las oficinas de registro, hay que tener las siguientes consideraciones en virtud de la naturaleza ju-
rdico administrativa de los documentos en papel que se digitalizan para su tramitacin electrnica:
a) Copias autnticas: originales y documentos con CSV
Aquellos documentos que tengan la consideracin de originales debern ser digitalizados indi-
cando, al anexar el documento y en las opciones de la aplicacin, el valor Copia Autntica en el
campo Validez del documento.
De acuerdo con las disposiciones vigentes, una copia autntica tiene la misma validez jurdica
que un documento en papel.
b) Copias y compulsas.
Si el ciudadano presenta fotocopias que no se puede cotejar con el original, se har constar de la
siguiente forma:
Digitalizando estos documentos en un lote separado de los originales, e indicando en la
aplicacin mediante el campo Validez del documento que los documentos del fichero son
fotocopias/copias, seleccionado la opcin Copia. En este caso se debe generar un fichero
con todos los documentos que sean copias/fotocopias separado del resto de documentos del
asiento registral.
De forma excepcional, y para mayor facilidad en la tramitacin, se podrn marcar los docu-
mentos en papel que sean fotocopias/copias con un sello de la oficina que contenga el texto
Copia o Fotocopia antes de proceder a su digitalizacin.

48 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


En el caso particular de los documentos que traiga el ciudadano compulsados por otro orga-
nismo, se tendrn en consideracin como documentos no originales y por tanto se proceder a
fotocopiar y tratar como Copia como indicativo de que no ha podido verse el original. La unidad
de tramitacin destino valorar en base al sello de la compulsa la consideracin de vlido.

2.2.6.4. Control de calidad

198. Se llevarn de manera simultnea los procesos de control de calidad oportunos para asegurar
que se ha producido correctamente el proceso de digitalizacin. El control de calidad consiste en
verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digi-
talizacin son fieles al documento original en papel y cumplen con unos requisitos mnimos de
calidad y los criterios de fidelidad con el original necesarios para ser considerada una copia elec-
trnica autntica.

199. Entre las tareas ms significativas a realizar en la fase de control de calidad estaran:
- Cumplimiento de los requisitos mnimos de las imgenes digitalizadas.
- Completitud de los metadatos automticos y los manuales introducidos.
- Verificar que el nmero de hojas coincide con el nmero de hojas que cuenta la aplicacin utili-
zada, en aquellos casos en que se haya efectuado el recuento exacto de hojas del documen-
to origen.
- Cotejar el documento electrnico con el documento origen en papel, en una muestra de los do-
cumentos digitalizados. Se efectuarn los siguientes controles:
o Correccin de las imgenes obtenidas en cuanto a calidad de la imagen o en cuanto a
criterios tcnicos:
Resolucin adecuada al tipo documental.
Color adecuado al tipo documental.
Formato adecuado al tipo documental.
Alineacin correcta de la imagen.
o Correccin de las imgenes obtenidas en cuanto a fidelidad con el original:
Digitalizacin de todas las pginas del documento.
Digitalizacin sin inclusin de informacin que no aparece en el original.
Visualizacin y legibilidad de la imagen.

200. Para finalizar, es conveniente prever la realizacin de auditoras peridicas del proceso.

2.2.6.5. Fase de archivo

201. La ltima de las fases es la que se corresponde con el tratamiento de los documentos fsicos
tras comprobar que el proceso de digitalizacin ha finalizado correctamente.

202. Se deber, en primer lugar, determinar cules de los documentos digitalizados deben ser archi-
vados fsicamente y cules no, bien porque se digitalicen en el momento del registro y sean de-
vueltos al ciudadano, bien porque se haya valorado la oportunidad de su destruccin.

203.La determinacin del archivado fsico de documentos puede deberse, en trminos generales, a
dos causas:

- La obligacin de que en los procedimientos obren los documentos originales, en cuyo caso las
unidades responsables de la tramitacin de los mismos deber indicar en qu caso es pre-
ceptiva la aportacin de originales, para as garantizar su custodia una vez digitalizados.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 49


- Que lo que se haya incorporado al procedimiento electrnico sea un documento electrnico
creado a partir de la digitalizacin de una fotocopia; en este caso habr que actuar siguiendo
las indicaciones que figuran en la Fase 1: Preparacin fsica de la documentacin, respecto
al tratamiento de documentos de caractersticas especiales que deben ser fotocopiados con
carcter previo a su digitalizacin.

204. En caso de que, por el contrario, se juzgue oportuna la destruccin de los documentos en papel
digitalizados, sta se realizar de acuerdo con el procedimiento regulado en el artculo 46 del RD
1671/2009, de 6 de noviembre.

205. Se elevar propuesta de dictamen de eliminacin a la Comisin Superior Calificadora de Docu-


mentos Administrativos, que deber pronunciarse en el plazo de tres meses.

206. Una vez superado este plazo anterior sin pronunciamiento expreso del rgano o siendo ste po-
sitivo, podr resolverse el expediente de eliminacin y procederse a la destruccin.

207. Previa a la destruccin, hay que emitir una resolucin adoptada por el rgano responsable del
procedimiento o, en su caso, por el rgano responsable de la custodia de los documentos. En s-
ta se determinar la naturaleza especfica de los documentos susceptibles de destruccin, los
procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantas del proceso de destruc-
cin, y la especificacin de las personas u rganos responsables del proceso.

208. Se deber incorporar al expediente de eliminacin un anlisis de los riesgos relativo al supuesto
de destruccin de que se trate, con mencin explcita de las garantas de conservacin de las
copias electrnicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relacin con la
conservacin y archivo de los documentos electrnicos, establezca el Esquema Nacional de Se-
guridad.

209. En caso de que la destruccin sea autorizada, las mismas unidades gestoras realizarn esta
eliminacin en las condiciones que la Comisin determine en su informe.

50 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXO
REQUISITOS TCNICOS RECOMENDADOS PARA LA DIGITALIZACIN RETROSPECTIVA
10
DE FONDOS DOCUMENTALES DE CARCTER HISTRICO Y CARACTERSTICAS ESPECIALES .

Tipo Forma Caractersticas Resolucin de Volumen Modos de


documental materiales captura/tipos Archivo color
de los originales de archivo a obtener (peso)

Planos, mapas, Texto manuscrito A2 200 ppp/ TIFF sin 44 MB Color, a 24


pergaminos (42x59,4 cm) Color (ma- comprimir bits
pas, planos, pergaminos)

Texto manuscrito A3 ( 200 ppp/ TIFF sin 22 MB Color, a 24


29,7x42 cm) Color (mapas, comprimir bits
planos, pergaminos)

Texto manuscrito A4 300 ppp/ TIFF sin 24,9 MB Color, a 24


(21X29,7 cm) Color (Proto- comprimir bits
colos Notariales)

Fotografas Negativos vidrio o celu- 2400 ppp/ TIFF sin 70 MB Color, a 24


loide 4,5x6cm, comprimir bits
(negativos) 6x6cm, 81 MB

Negativos vidrio o celu- 2000 ppp/ TIFF sin 102 MB Color, a 24


loide 6,5x9cm comprimir bits
Negativos vidrio o celu- 1200 ppp/ TIFF sin 68 MB Color, a 24
Grficos

loide 9x12cm, comprimir bits


10x15cm 94 MB

Negativos vidrio o celu- 1000 ppp/ TIFF sin 103 MB Color, a 24


loide 13x18cm comprimir bits

Negativos vidrio o celuloi- 800 ppp/ TIFF sin 84 MB Color, a 24


de 15x20 cm comprimir bits
Negativos vidrio o celuloi- 600 ppp/ TIFF sin 70 MB Color, a 24
de 18x24cm, comprimir 80 MB bits
20x25cm, 24x30cm
114 MB

Negativos y 4.000 ppp/ TIFF sin 103 MB Color, a 24


diapositivas de 35mm y comprimir bits
16 mm
Fotografas Papel 9x12cm,10x15 cm 1200 ppp/ TIFF sin 68 MB Color, a 24
comprimir bits
(positivos) 94 MB

Papel 13x18, 15x20 cm 1000 ppp/ TIFF sin 103 MB Color, a 24


comprimir bits
Papel 18x24cm, 600 ppp/ TIFF sin 70 MB Color, a 24
20x25cm, 24x30cm comprimir bits
80 MB
114 MB

2.3. Copiado autntico de documentos


210. El procedimiento de copiado autntico de documentos se atendr a lo establecido en el Ttulo
VI. Los documentos electrnicos y sus copias del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, y
a la NTI de Copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.

10
Tabla extractada del documento Recomendaciones para la digitalizacin de documentos de archivo. Junta de Castilla y Len,
Consejera de Cultura y Turismo, Archivo General de Castilla y Len, 2011.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 51


3. REFERENCIAS

3.1. Legislacin

i. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1992-26318

ii. Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.


http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1999-23750

iii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley
Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2008-979

iv. Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del patrimonio documental con
valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin General del Estado y sus
organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2002-22192

v. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-12352

vi. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22
de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2009-18358

vii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el m-
bito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2010-1330

viii. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en
el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2010-1331

ix. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos
y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus Organismos Pblicos y su
rgimen de acceso.
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2011-18541

x. Resolucin de 3 de octubre de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que


se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-13501

xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169

xii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13168

52 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


xiii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13170

xiv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13171

xv. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Protocolos de intermediacin de datos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10049

xvi. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de modelos de datos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10050

xvii.Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que se


aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048

xviii.Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se
aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de requisitos de conexin a la red de comunicaciones de las
Administraciones Pblicas espaolas.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13173

xix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprue-
ba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre docu-
mentos electrnicos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13172

xx. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades
registrales.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13174

xxi. Resolucin de 19 de febrero de 2013, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que
se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin de recursos de la informacin.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2013-2380

3.2. Documentos de Inters


i. Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE).
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION

ii. Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas - Modelo de Codificacin y Manual de Atributos de In-
formacin.
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3

iii. Sistema de Informacin Administrativa


http://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia

iv. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares.


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#CATALOGOESTANDARES

v. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DOCUMENTOELECTRONICO

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 53


vi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DIGITALIZACIONDOCUMENTOS

vii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#EXPEDIENTEELECTRONICO

viii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la


Administracin.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAFIRMA

ix. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Relacin de modelos de datos.


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#RELACIONMODELOS

x. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrni-


cos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITICAGESTION

xi. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la red de comunica-
ciones de las Administraciones Pblicas espaolas.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REQUISITOSCONEXION

xii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y


conversin entre documentos electrnicos.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#COPIADOAUTENTICO

xiii. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales.
http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#INTERCAMBIOASIENTOS

xiv. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Reutilizacin de recursos de informacin.


http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#REUTILIZACIONRECURSOS

54 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXOS AL DOCUMENTO DE GESTIN DE POLTICA DOCUMENTAL

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 55


ANEXO 1
PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EXISTENTES EN EL MINISTERIO
Y SUS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEPENDIENTES

M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

Aplicaciones creadas por la DSIC


DSIC Aplicacin de Sanciones Conversin a
Administrativas PDF-A
DSIC Sanciones Ciudadanos Interposicin de alega-
cin frente a una sancin
administrativa
DSIC ATLANTIS Compensacin al trans-
porte martimo y areo
de mercancas, con
origen o destino
DSIC Gestin de Decomisos Recepcin de expedien- No indican cdi-
tes de estupefacientes go SIA
Oficinas de Registro GEISER - Gestin integrada Alfresco Copias electr-
de E/S y rganos de Servicios de registro nicas autnticas
administrativos trami-
tadores
S.G. Rgimen Jurdi- Seguimiento normativo Alfresco
co Autonmico

56 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

S.G. Administracin Recursos Administrativos Alfresco


Financiera de la
Administracin Peri-
frica
S.G. Cooperacin Gestin de fondos FEDER Infomix
Local
S.G. Cooperacin Gestin de fondos FSE Infomix
Local
Divisin de Consulto- Archivo de Funcin Publica
ra, Asesoramiento y
Asistencia de Recur-
sos Humanos
Divisin de Consulto- Registro de Consultas Con-
ra, Asesoramiento y sultora RRHH
Asistencia de Recur-
sos Humanos
Oficina de Conflictos Altos cargos Oracle
de Intereses
S.G. Relaciones con Gestin de funcionarios de
otras administracio- administracin local con habili-
nes tacin de carcter nacional
DSIC Gestin de los Expedientes
de Contratacin
DSIC Gestin de Tasas Tramitacin de expedien-
tes de Expropiacin For-
zosa en el Jurado Provin-
cial de expropiaciones

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 57


M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

DSIC Gestin de Tasas Tasa cdigo 052 Trami-


tacin de autorizaciones
de residencia y otra
documentacin a ciuda-
danos extranjeros.
DSIC Gestin de Manifestaciones
D.G. Coordinacin de Aplicacin de Gestin y Tramitacin de expedien-
la administracin tramitacin de expedientes tes de extranjera: rgi-
Perifrica del Estado de extranjera men general
Aplicaciones creadas por la SGTIC
S.G. Tecnologas de Presentacin de instancia a Empleo pblico. Solicitud Sistema de
la Informacin y de concurso para participar en los ficheros
las Comunicaciones concursos de provisin de
puestos de trabajo convo-
cados por el MINHAP
S.G. Coordinacin Procedimientos Normativos Sistema de
Normativa y de Rela- ficheros
ciones Institucionales
S.G. Tecnologas de Gestin CPAE Sistema de
la Informacin y de las ficheros
Comunicaciones
S.G. Tecnologas de Formulario de propsito Presentacin de solicitu- Sistema de
la Informacin y de las general para presentacin des, escritos o comuni- ficheros
Comunicaciones de escritos caciones que no cuenten
con formulario normali-
zado (art.24. 2. b. de la
Ley 11/2007

58 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

MINHAP Iniciativas Parlamentarias Sistema de


(Gestin de las preguntas ficheros
parlamentarias)
S.G. Tecnologas de MENINA - Mdulo ENI Nati- Sistema de
la Informacin y de vo para la Administracin ficheros
las Comunicaciones https://serviciosintranet.minh
ac.age/apps/MENINA
S.G. Tecnologas de Portal de notificaciones Notificaciones electrnicas Sistema de Resellado
la Informacin y de las electrnicas por compare- por comparecencia segn ficheros
Comunicaciones cencia art. 28 Ley 11/2007
Oficiala MINHAP Aplicacin del Registro Ge- Sistema de
neral (EMBLA) e internas ficheros
como MEDUSA MiFicha,
Directorio, PKI, RPT, Reser-
va Salas, Visitas
S.G. Tecnologas de Portal ministerial Portal del Ministerio de Gestor de
la Informacin y de www.minhap.gob.es Hacienda y Administra- contenidos
las Comunicaciones ciones Pblicas Microsoft
Sharepoint
(Subdireccin Gene- RegistroNET Registros internos para Sistema de
ral de Servicios y Subdireccin General de ficheros
Coordinacin Territo- Servicios y Coordinacin
rial, Gabinete Minis- Territorial, Gabinete
tro, etc. Ministro, etc.
S.G. Tecnologas de REMITE Registro Electrnico: Sistema de
la Informacin y de servicio para la genera- ficheros
las Comunicaciones cin de apuntes registra-
les que emplean otras
aplicaciones

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 59


M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

S.G. Recursos Hu- Aplicaciones internas como Sistema de


manos Accin Social, Concursos, ficheros
Consulta Nmina, Formacin,
Productividad, NEDAES
S.G. Tecnologas de Sede electrnica Sede electrnica del Mi- Sistema de
la Informacin y de las nisterio de Hacienda y ficheros
Comunicaciones Administraciones Pblicas
Instituto de Contabili- Tasas791 y Auditorias02_03 Tasa por emisin de Sistema de
dad y Auditora de informes de auditora de ficheros
Cuentas cuentas. Autoliquidacin
(Modelo 791)
Tribunal Administrativo GRECO - Gestin de Recur- Gestin interna de todos Sistema de
Central de Recursos sos Contractuales los procedimientos del ficheros
Contractuales TACRC: Recurso especial
en materia de contratacin
(Ley 30/2007, de Contra-
tos del Sector Pblico)
S.G. de Recursos, TELE-RECURSOS / Gestin Procedimientos de re- SGL Server
Reclamaciones y Rela- de Recursos cursos
ciones con la adminis-
tracin de Justicia
S.G. Informacin, GESPUB / Librera Virtual Venta de publicaciones SQL Server
documentacin y editadas por el Ministerio 2008 R2
Publicaciones
Otras aplicaciones
D.G.Catastro DOC-e, SIGECA, SEDE Procedimientos relaciona- Desarrollo Copias electr-
dos con el catastro, acceso propio nicas autnticas
a datos catastrales, decla- y digitalizacin
raciones, solicitudes, etc.

60 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

D.G. de Tributos KNOSYS 1.26 Procedimiento para la Knosys 1.26


presentacin de consultas
tributarias al amparo de los
artculos 88 y 89 de la Ley
58/2003, de 17 de diciem-
bre, General Tributaria
INAP Tramitador de expedientes ALFRESCO Conversin a
administrativos ENTERPRI- PDF-A; Soporta
SE EDITION expedientes ENI
Tribunal Econmico- ALCHEMY - EXPEDIENTE SQL SER- Soporta expe-
Administrativo Central ELECTRONICO VER dientes ENI
Direccin General CDOCU todos los procedimientos Alfresco y Copias electr-
Ordenacin del Juego de la DGOJ Oracle nicas autnticas;
Soporta expe-
dientes ENI
Instituto de Estudios Futura aplicacin Gestin del Copias electr-
Fiscales Archivo del IEF. nicas autnticas
Instituto de Estudios Futura aplicacin R.I.S.P.
Fiscales
IGAE SGIFE
SEAP Intranet - espacios de cola- Oracle Versin 6.1
boracin ECO soportar meta-
datos ENI
SEAP portal web SEAP Sistema de
ficheros
Inspeccin General Biblioteca Electrnica
del MINHAP

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 61


M. complementarios
Multi-procedimiento

Firma electrnica

Documentos ENI
Licencia abierta
Procedimiento

Metadatos ENI
documental
Repositorio

Multimedia
Horizontal
reglado
rgano Gestor base
responsable Nombre de la aplicacin Procedimientos de datos Observaciones

Inspeccin General Plan de Inspeccin. Oficina


del MINHAP de la Secretara del Inspec-
tor General
Inspeccin General Quejas y Sugerencias Quejas y sugerencias
del MINHAP
Fbrica Nacional de DOCUMENTS
Moneda y Timbre
Fbrica Nacional de ALCHEMY
Moneda y Timbre
Fbrica Nacional de SAP EXTENDEXD ECM BY
Moneda y Timbre OPENTEXT
MUFACE Generacin y almacena- Certificados de afiliacin,
miento de certificados emiti- de cobertura de asisten-
dos por MUFACE cia sanitaria, de presta-
ciones recibid

AEAT Gestor documental de la Todos los procedimien- DB2


AEAT tos de la AEAT

62 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXO 2

RELACIN DE REGISTROS DEL MINHAP

Este anexo recoge los registros del MINHAP, debidamente aprobados. El inventario de registros se actualizar
peridicamente, sin que por ello deba modificarse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrni-
cos del MINHAP.

Puede accederse a la pgina donde aparecen los listados de los diferentes Registros del Departamento a travs
del hipervnculo:

http://www.minhap.gob.es/es-ES/El%20Ministerio/Informacion%20y%20registros/Paginas/Registros.aspx

Estas dependencias administrativas se hallan organizadas de la forma siguiente:

1. Inventario de los Registros de los Servicios Centrales


2. Inventario de los registros de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y Servicios Integrados
3. Registros de las Delegaciones de Economa y Hacienda
4. Registro de Organismos Autnomos y Entidades Pblicas
5. Registro Electrnico

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 63


ANEXO 3

CUADRO DE CLASIFICACIN FUNCIONAL

El Anexo 3 de este documento est destinado a recoger un cuadro de clasificacin funcional desarrollado especfi-
camente para MINHAP, que ser actualizado sistemticamente siempre que haya alguna modificacin normativa,
estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modificar el documento de poltica de gestin de documen-
tos electrnicos.

Sin embargo, en el momento de elaborar este documento se carece de esta herramienta y realizar un cuadro fun-
cional es laborioso. Por ello, se fija un plazo de un ao desde la entrada en vigor de este documento, para elabo-
rar el cuadro de clasificacin funcional MINHAP. Mientras tanto, se opera con un repertorio de series documenta-
les, que se incorpora como Anexo 3 transitorio a este documento.

64 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXO 3 TRANSITORIO

REPERTORIO DE SERIES DOCUMENTALES DEL MINHAP

El repertorio de series documentales de los servicios centrales del Ministerio de Hacienda y Administraciones P-
blicas se redacta partiendo de la informacin facilitada por los propios rganos superiores y directivos a travs de
la Encuesta de Archivos 2012. A esta informacin se ha aadido, en algunos casos, la referencia de procedimien-
tos declarados en la base de datos del Sistema de Informacin Administrativa (SIA).

Este repertorio de series es provisional, est pendiente de revisar y completar contrastndolo con los datos de regis-
tro de entrada de documentacin en los Archivos, as como con los propios responsables de los procedimientos en
cada uno de los rganos productores, y servir de base para la elaboracin de un cuadro funcional de series docu-
mentales que rena en categoras funcionales jerrquicas toda la produccin documental del Departamento.

La presentacin del repertorio se hace siguiendo un criterio de agrupamiento orgnico.

SUBSECRETARA

Gabinete

- Relaciones de asistencia a Consejo


- Expedientes modificacin presupuestaria
- Convenios y protocolos de colaboracin
- Iniciativas parlamentarias
- Nombramientos de representantes del Ministerio en rganos colegiados y grupos de trabajo
- Notas tcnicas relativas a consorcios, zonas francas, fundaciones, consejos rectores de OO.AA, entidades
pblicas, empresas estatales y otros rganos.
- Propuestas de nombramiento en consejos de administracin de empresas pblicas.
- Documentos vinculados a la labor de apoyo propia del Gabinete

S.G. de Coordinacin Normativa y Relaciones Institucionales

- Legislacin y normas
- Expedientes parlamentarios
- Expedientes sancionadores
- Expedientes de reuniones de la Comisin Delegada del Gobierno para Asuntos Econmicos (CDGAE)
- Proyectos normativos y reglamentaciones tcnicas elaborados por los pases de la Unin Europea en apli-
cacin de la Directiva 98/34/CE sobre la sociedad de la informacin
- Expedientes de coordinacin y seguimiento del procedimiento de elaboracin de los proyectos normativos
del Departamento

Abogaca del Estado

- Expedientes de Abogaca

Intervencin Delegada

- Informes fiscales y devoluciones


- ndices de entrada documentos registro
- Informes fiscales y modificaciones
- Informes fiscales
- Informes modificaciones presupuestarias
- Volantes IGAE
- Volantes Subsecretaria
- ndices entrada
- Personal: nombramientos, ceses, jubilaciones, permisos, bajas
- Incidencias horarias
- Consorcio de Pekn 2008
- Asientos directos e informacin contable
- Nominas de personal del Ministerio

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 65


- Nominas personal ICAC
- Nominas personal IEF
- Expedientes nminas y contrataciones
- Informes de auditoria
- ndices de entrada
- Informes a cuentas

S.G. de Servicios y Coordinacin Territorial

- Expedientes de gestin de gasto

S. G. Recursos Humanos

- Informes y gestin plan de pensiones


- Informes y gestin control horario
- Informes y certificaciones productividad y gratificaciones
- Indicadores de gestin de RRHH
- Estadsticas de control de horario
- Informes de productividad
- Expedientes de gestin de concursos
- Actas de concursos
- Expedientes de gestin RPT
- Expedientes de seleccin
- Certificados
- Informes gestin
- Expedientes procesos selectivos
- Horas extraordinarias personal laboral -crdito y correspondencia-
- Horas extraordinarias
- Expediente de amortizacin 2011
- Revisin de masa salarial
- Productividad de personal laboral
- Concursos de traslados
- Expedientes CECIR
- Productividad del personal laboral fuera de convenio
- Expediente personal laboral temporal
- Expediente personal laboral
- Expedientes reuniones subcomisin delegada
- Originales actas reuniones y grupos tcnicos
- Relaciones de listados de productividad
- Asuntos varios de tramitacin diaria
- Acuerdos de reglamentos y convenios
- Documentacin de mesas y grupos tcnicos
- Documentacin de centrales sindicales y rganos representacin
- Documentos de sindicatos y rganos representacin
- Expedientes de reuniones de la mesa delegada
- Documentacin de crdito horario junta personal y comit de empresa
- Crdito horario por provincias
- Control horario de centrales sindicales
- Documentacin de elecciones sindicales
- Elecciones sindicales y censos electorales
- Documentacin de asambleas y rganos representacin
- Procesos de huelgas
- Documentacin de junta personal, comit de empresa y delegados prevencin
- Bajas de haberes
- Certificados de jubilacin
- Certificados varios (bancos, retribuciones, adopciones...)
- Nominas mensuales
- Justificacin abono nmina
- Documentacin y relaciones nominales descuentos
- Expedientes de retenciones judiciales
- Documentos varios (cuentas justificativas, expedientes deudas...)
- Documentos TC y cotizacin SS

66 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


- Documentos contables SS
- Expedientes de incapacidad transitoria
- Expedientes personales de seguridad social
- Expedientes I.T. Muface
- Expedientes de control de ausencias
- Expedientes disciplinarios
- Evaluaciones de riesgos
- Planificaciones preventivas
- Listados de aptitud
- Informes de condiciones trabajo
- Actas de comits
- Expedientes de ayudas
- Expedientes de becas
- Reclamaciones y aleatorio ayudas
- Documentacin de actividades socio-culturales
- Expedientes de guarderas
- Documentacin de certmenes culturales
- Expedientes bolsa becas BBVA
- Expedientes econmicos de ayudas y actividades socio-culturales
- Expediente econmico de la escuela infantil de Cuzco
- Expediente econmico guardera de Zaragoza
- Certificados de ayudas
- Expedientes de becas
- Expedientes de ayudas
- Recursos y reclamaciones
- Expedientes econmicos seguros
- Recursos y reclamaciones
- Expedientes administrativos de cursos presenciales
- Expedientes administrativos de cursos de idiomas
- Expedientes econmicos de cursos
- Cuestionarios de valoracin en servicios territoriales
- Expedientes administrativos de cursos presenciales
- Documentacin diversa de la junta de contratacin
- Documentacin clnica
- Memoria anual
- Documentacin de vacunacin
- Material clnico sanitario
- Vacunacin ttanos-difteria

Oficiala Mayor

- Expedientes de contratacin y de gestin de gasto


- Listados e ndices de documentacin de entrada y salida
- Expedientes de caja fija de la Subsecretaria
- Expedientes de contratacin de obras y servicios
- Partes de mantenimiento
- Expedientes de mantenimiento
- Expedientes de la mesa de contratacin. Concursos y subastas
- Proyectos de obras
- Disposiciones enviadas a BOE
- Expedientes de la Junta de contratacin

S.G. de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones

- Actas

DIRECCIN GENERAL DE RACIONALIZACIN Y CENTRALIZACIN DE LA CONTRATACIN

De la extinguida S.G. de Compras:

- Acuerdos marco

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 67


- Procedimientos singulares: rocedimientos negociados
- Procedimientos singulares: procedimientos abiertos
- Mesa de Contratacin del Sistema Estatal de Contratacin Centralizada
- Informes artculo 190.4
- Contratos de servicios centralizados
- Contratos de suministros de bienes centralizados
- Adhesin al sistema estatal del sistema de contratacin centralizada
- Informes de autorizaciones de excepcin
- Operaciones societarias
- Sistema de Informacin CONECTA-PATRIMONIO
- Empresas en situacin irregular

Inspeccin General

- Informes de expedientes disciplinarios


- Informes de expedientes de compatibilidad
- Informes de expedientes de responsabilidad contable
- Informes de denuncias de acoso laboral
- Quejas y Sugerencias
- Denuncias y otros

DIRECCIN GENERAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO

S.G. de Patrimonio del Estado

- Expedientes de inventario
- Expedientes de gestin
- Expedientes de defensa patrimonial
- Expedientes de investigacin patrimonial

S.G. de Coordinacin de Edificaciones Administrativas

- Contratos de obras, suministros, etc.


- Expedientes de la Junta Coordinadora
- Valoraciones de Rstica y Urbana
- Informes y Memorias

Secretara de la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa

- Informes de la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa


- Separatas de Informes de la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa
- Notificaciones
- Edictos

S.G. de Clasificacin de contratistas y Registro de contratos

- Expedientes de clasificacin d empresas contratistas de obras


- Expedientes de clasificacin de empresas contratistas de servicios

S.G. de Empresas y Participaciones Estatales

- Estatutos
- Actas de juntas generales
- Convenios de colaboracin y gestin
- Convenios Colectivos
- Contratos Directivos
- Resguardos de ttulos de acciones
- Actas y documentacin del Consejo
- Actas y documentacin de las comisiones

68 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


- Nombramiento y cese de consejeros
- Auditoras y cuentas anuales
- Memorias
- Balances y cuentas de prdidas y ganancias
- Comunicacin mensual
- Informacin a la IGAE
- PARG (Plan de Austeridad y Reduccin de Gastos)
- PESCO (Plan Especial de Seguimiento y Control por Objetivos)
- PEC-PAP (Presupuesto de Explotacin y Capital - Programa de Actuacin Plurianual)
- Planes estratgicos
- Retribuciones directivos
- Reglamento de Retribuciones Variables
- Preguntas parlamentarias
- Expedientes de constitucin/ extincin empresas
- Expedientes de ampliacin/ reduccin capital
- Correspondencia
- Informes
- Libros Registro de entrada
- Libros Registro de salida

Secretara General

- Correspondencia: Entradas
- Documentacin de Consejos
- Empresas Grupo Patrimonio
- Expedientes pago justiprecio e intereses de HYTASA

SECRETARA GENERAL TCNICA

Vicesecretara General Tcnica

- Asuntos sometidos a la Comisin Delegada del Gobierno para Asuntos Econmicos


- Disposiciones y actos de las comunidades autnomas
- Archivo y custodia de convenios de colaboracin (originales)
- Otros convenios de colaboracin
- Agrupaciones europeas de cooperacin territorial

S.G. de Informes sobre Asuntos Fiscales y Presupuestarios y Relaciones Internacionales

- Recursos directos
- Recursos prejudiciales
- Ayudas de Estado
- Directivas
- Ayudas SEPI
- Ayudas legislacin
- Ayudas general
- Revista Informacin Internacional
- Informes y comunicaciones sobre asuntos diversos
- Documentos: S.G. Informes de asuntos econmicos
- Estructuras ministerios
- Otros, Casa del Rey
- Recursos humanos y asuntos recibidos
- Registro General
- Reuniones rganos colegiados
- Convenios internacionales

S.G. de Informes sobre Asuntos de Administraciones Pblicas

- Convenios
- Informes art. 24.3 Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno
- Informes art. 67.4 Ley de Organizacin y Funcionamiento de la Admn. General del Estado

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 69


- Informes varios
- Informes art. 24.2 Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno
- Disposiciones enviadas para publicacin BOE

S.G. de Recursos, Reclamaciones y Relaciones con la Justicia

- Documentacin recursos contenciosos


- Expedientes de recursos contenciosos-administrativos
- Expedientes de recursos administrativos

S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones

- Expedientes de contratacin
- Extractos diario de bancos
- Documentacin IVA
- Reembolsos y cheques (contabilizacin de)
- Expedientes de produccin editorial
- Expedientes de consultas de informacin archivstica
- Expedientes de consultas de informacin bibliogrfica
- Expedientes de eliminacin de documentacin administrativa
- Expedientes de informacin administrativa
- Expedientes de sesiones de rganos colegiados

Unidad de Gestin de Contenidos en la Red

- Informes administracin electrnica


- Expedientes gestin internet
- Expedientes personal
- Expedientes gestin econmica
- Informes normativos

Unidad de apoyo de la Secretara General Tcnica

- Expedientes de convocatorias de libre designacin


- Expedientes de codificacin puestos R.P.T
- Expedientes de gestin de comisiones de servicio y adscripciones provisionales
- Expedientes de convocatorias de concursos
- Expedientes de tramitacin I.T y maternidad
- Expedientes individuales personal SGT y Consejeras de Finanzas en el Exterior. En activo y antiguos co-
laboradores
- Expedientes de gestin de huelgas
- Expedientes de gestin control horario
- Expedientes de tramitacin vacaciones y permisos
- Expedientes de gestin cursos especializados. Plan de Formacin
- Expedientes de tramitacin cursos anuales. Plan de Formacin
- Expedientes de gestin revisin mdica. prevencin salud
- Expedientes de gestin plazas aparcamiento
- Expedientes de indicadores de actividad, gestin, calidad y adaptacin a las nuevas tecnologas
- Memoria SGT
- Expedientes de plan de auditoras y actuaciones de control financiero
- Expedientes de presupuestos SGT
- Expedientes de contratos menores
- Expedientes de cuentas justificativas de daja fija. Consejeras Financieras de Espaa en el Exterior

SECRETARA DE ESTADO DE HACIENDA


DIRECCIN GENERAL DE TRIBUTOS

S.G. de Tributos Locales

- Informes consultas

70 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


S.G. de Impuestos Especiales

- Consultas-informes
- Sentencias tribunales

S.G. de Fiscalidad Internacional

- Legislacin
- Unin europea
- OCDE
- Consultas
- Informes externos
- Informes internos
- TEAC-TEAR
- Documentacin secretara
- Actas consejo SEPES
- Procedimientos europeos
- OCDE y UE
- CDI, AII, comisiones servicio
- Procedimientos amistosos final
- Procedimientos amistosos en curso

S.G. de Impuestos Patrimoniales, Tasas y Precios Pblicos

- Informes

S.G. de Tributacin de las Operaciones Financieras

- Consultas
- Informes externos
- ST
- Resolucin bonificacin
- Otros documentos
- Consultas informales
- Varios
- Documentos personal
- Resoluciones TEAC
- Documentacin subdireccin
- Documentacin Consejo
- Entradas registro
- Salidas registro
- Entradas pases
- Salidas pases
- Control consultas
- Control otros documentos
- Jurisprudencia
- Alegaciones y bonos

S.G. de Impuestos sobre el Consumo

- Informes externos e internos


- Emplazamientos
- Reglamentos
- Leyes presupuestos
- Orden de mdulos
- Consejo SIEP
- ndices salida y entrada
- Comisiones de servicio
- Bases de datos
- Fax y correos

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 71


- Consultas e informes
- Sentencias tribunal

S.G. de Impuestos sobre las Personas Jurdicas

- Expedientes arrendamiento financiero


- Fallos TEAC y TEAR
- Sentencias Tribunal Tupremo
- Consultas tributarias
- Expedientes de cooperativas
- Informes STS
- Recursos alzadas
- Informes ICAC

S.G. de Impuestos sobre la Renta de las Personas Jurdicas

- Expedientes consultas
- ndices salida entrada

S.G. de Poltica Tributaria

- Informes

S.G. de Tributos

- Expedientes aguas
- Expedientes LPGE
- Expedientes comisin
- Expedientes proyectos
- Expedientes transformacin
- Expedientes RD mod.
- Expedientes varios
- Resoluciones TEAC
- Sentencias tribunal
- Fallos TEAR

Unidad de apoyo de la D.G. de Tributos

- Fallos TEAR
- ST
- Concurso
- ndices entrada y salida
- Formacin
- Documentacin negociado
- Expedientes personal
- Informes secretaria estado
- Consultas tributarias
- Correo entrada y salida
- Expedientes comisiones
- ndices registro
- Archivo general
- Expedientes consejo
- Informes secretaria estado
- Correspondencia particular
- Cajas fijas
- Expedientes econmicos captulos 2 y 6
- Altas y bajas inventario
- Entradas y salidas registro
- Prendas ordenanzas
- Escritos, informes etc.

72 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


DIRECCIN GENERAL DEL CATASTRO

Secretara General

- Soporte papel total


- Expedientes pagos ejecucin de sentencias
- Expedientes ejecuciones presupuestarias
- Expedientes dietas
- Expedientes registro
- Expedientes consejo de defensa del contribuyente
- Expedientes facturacin proveedores caja fija
- Expedientes resmenes prensa
- Expedientes TEAR

(Procedimientos SIA de la Direccin General)

- Acceso a datos catastrales


- Declaracin catastral por agregacin, agrupacin, segregacin o divisin de bienes inmuebles (903-N)
- Declaracin catastral por alteracin de la titularidad y variacin de la cuota de participacin en bienes in-
muebles (901-N)
- Declaracin catastral por cambio de cultivo o aprovechamiento, cambio de uso y demolicin o derribo
(904-N)
- Declaracin catastral por nueva construccin, ampliacin, reforma o rehabilitacin de bienes inmuebles
(902-N)
- Otras solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos genricos.
- Recurso de alzada
- Recurso de reposicin
- Solicitud de baja como titular
- Solicitud de incorporacin de cotitulares
- Solicitud de incorporacin o cese de titularidad de derechos de disfrute.
- Solicitud de inscripcin de trasteros y plazas de estacionamiento en pro indiviso

TRIBUNAL ECONMICO-ADMINISTRATIVO CENTRAL

S.G. de Organizacin, Medios y Procedimientos

- Actuaciones posteriores a las resoluciones de las REA (sentencias judiciales).


- Expedientes de reclamaciones econmico-administrativas
- Resoluciones del Tribunal e ndices de Salas

DIRECCIN GENERAL DE ORDENACIN DEL JUEGO

S.G. de Inspeccin del Juego

- Correspondencia entradas
- Correspondencia salidas
- Expedientes de homologacin de sistemas tcnicos de juego
- Denuncias
- Actas de inspeccin
- Informes
- Propuestas de expediente sancionador

S.G. de Regulacin del Juego

- Correspondencia de entrada
- Correspondencia de salida
- Expedientes licencias juegos online
- Expedientes autorizaciones juego online
- Autorizaciones buques y certificaciones

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 73


- Expedientes sancionadores SELAE
- Expedientes sancionadores LRJ
- Expedientes normativos

(Procedimientos SIA D.G. Ordenacin del Juego)

- Comunicacin de informacin de carcter econmico-financiero de los operadores de juego en el marco


de la Ley 13/2011
- Incorporacin de informacin a un expediente ya iniciado
- Notificaciones electrnicas de la DGOJ a los operadores de juego
- Pago de tasas por la gestin administrativa de juego
- Presentacin del informe trimestral de cambios en el sistema tcnico de juego
- Solicitud de certificacin de situacin en el Registro de Interdicciones de Acceso al Juego
- Solicitud de certificacin de situacin en el Registro de Personas Vinculadas al Juego a instancia del in-
teresado
- Solicitud de inscripcin. Modificacin o baja en el Registro de Personas Vinculadas a Operadores de Juego
- Solicitud de inscripcin, modificacin o baja en el Registro General de Interdicciones de Acceso al Juego
- Solicitud de inscripcin, modificacin o baja en el Registro General de Interdicciones de Acceso al Juego a
instancia de terceros

INSTITUTO DE ESTUDIOS FISCALES

- Archivo directores
- Convenios y propuestas de colaboracin
- Declaraciones juradas y compatibilidades
- Expedientes de becas
- Expedientes de contratacin
- Expedientes de cursos
- Expedientes de incidencias laborales
- Expedientes de produccin editorial
- Expedientes de sociologa tributaria
- Gastos de inscripcin
- Memorias justificativas de gastos
- Relaciones de transferencias
- Seminarios
- Supuestos prcticos
- Tesis doctorales

SECRETARA DE ESTADO DE PRESUPUESTOS Y GASTOS


DIRECCIN GENERAL DE PRESUPUESTOS

S.G. de Presupuestos

- Modificaciones presupuestarias
- Modificaciones presupuestarias, relaciones de Ministro diligenciadas y compromisos de gasto de carcter
plurianual diligenciados

S.G. de Programas Presupuestarios de Sistemas de Seguridad y Proteccin Social

- Expedientes de Consejo de Ministros


- Expedientes de modificacin presupuestaria
- Expedientes de modificacin de contratos

S.G. de Organizacin, Planificacin y Gestin de Recursos

- Expedientes de gestin de gasto

74 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


S.G. de Programacin Financiera del Sector Pblico Empresarial

- Documentos de entrada

DIRECCIN GENERAL DE COSTES DE PERSONAL Y PENSIONES PBLICAS

S.G. de clases pasivas

- Expedientes de clases pasivas

DIRECCIN GENERAL DE FONDOS COMUNITARIOS

S.G de Relaciones Presupuestarias con la Unin Europea

- Documentos contables
- Otros

S.G. de Fondos de Cohesin y de Cooperacin Territorial Europea

- Expedientes de ayudas del Fondo de Cohesin

S.G. de Incentivos Regionales

- Expedientes de incentivos regionales

INTERVENCIN GENERAL DE LA ADMINISTRACIN DEL ESTADO

S.G. de Aplicaciones de Costes de Personal Activo y Pasivo

- Correspondencia entradas/salidas

S.G. de Explotacin

- Expedientes de contratacin

S.G. de Aplicaciones de Contabilidad y Control

- Entrada y salida de la Subdireccin (Oficios, cartas, informes..)


- Documentacin de Recursos Humanos

S.G. de Organizacin, Planificacin y Gestin de Recursos

- Volantes
- Consejo de Ministros
- Cuestiones parlamentarias
- CDGAE
- Auditorias
- Informes del Fondo Social Europeo
- Fondo Feaga. Informes de controles financieros y Feoga-Garanta
- Certificados e Informes Cuenta Feaga -Feader
- Informes de regularidad de acciones estructurales en Comunidades Autnomas
- FeogaGaranta irregularidades. Comunicaciones al OLAF
- Documentacion del Registro de entrada y salida

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 75


- Papeles de trabajo de auditorias
- Cuentas justificativas
- Anticipo de cajas fija
- Bancos , Cajas, Agencias y Personal
- Expedientes de contratacin
- Documentacin de rendimientos y productividad por cumplimiento de objetivos
- Concurso de seguridad
- Facturas de seguridad
- Archivo de secretaria
- Cuenta de liquidacin del presupuesto de organismos autnomos
- Cuenta de liquidacin del presupuesto de organismos pblicos
- Cuenta de liquidacin del presupuesto de fondos
- Cuenta de liquidacin del presupuesto de consorcios
- Cuenta de liquidacin del presupuesto de agencias estatales
- Expedientes de recepciones
- Informes de consolidacin y asuntos de la Comisin de Subsecretarios
- ndices de registro de entradas y salidas

SECRETARA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PBLICAS

Abogaca del Estado de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas

- Documentacin relacionada con Comisiones de Seguimiento, Consejo Rector


- Circulares
- Informes y documentacin que acompaa a la solicitud de los mismos
- Documentacin, e Informes relacionados con la elaboracin del Ante-proyecto de Presupuestos Generales
- Documentacin relacionada con reuniones y cursos impartidos
- Documentacin relacionada con ponencias
- Documentacin relacionada con notas informativas
- Documentacin relacionada con Mesas de Contratacin de la Abogaca del Estado
- Documentacin relacionada con Juntas de Contratacin
- Documentacin relacionada con Consejos de Administracin
- Documentacin relacionada con bastanteos y respectivos informes
- Documentacin relacionada con asuntos de tribunales
- Documentacin relacionada con asistencias de abogados
- Circulares, comunicaciones e Informes de S.G. de Servicios Consultivos
- Documentacin relacionada con consultas verbales

Oficina de Conflictos de Intereses


- Compatibilidades con otras administraciones
- Informes
- Declaraciones de actividades y bienes patrimoniales de altos cargos Ley 5/2008
- Expedientes de compatibilidad

S.G. de Asuntos Generales y Coordinacion Area de Gestin de Personal


- Expedientes de personal SEAP
- MAP- Oficios e informes, resmenes y estudios sobre temas generales del Ministerio de Administraciones
Pblicas (funcin pblica, delegacin de competencias, servicio de atencin al pblico,), reestructuracin
ministerial, amortizacin de vacantes
- MAP- Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes de las siguientes comisiones:
Comisin Interministerial para aplicacin actuaciones preventivas excesos temperaturas/Consejo Nacional
de Bosques/ Comisin Interministerial Coordinacin Prevencin y Lucha contra Incendios Forestales /
Comisin Nacional de Proteccin Civil
- MAP - Documentacin de entrada y salida de la Direccin General con sus Subdirecciones Generales:
S.G. de Accin Social y Formacin (calendario laboral, riesgos laborales, plan de accin social)./ S.G.
de Coordinacin de la AGE en las CC.AA. y ciudades con estatuto de autonoma (medidas de mejora de
servicios de sanidad exterior, centros de vacunacin internacional)./ S.G. de Administracin Financiera
(contratacin, alegaciones al Tribunal de Cuentas,)./ S.G. de Oficiala Mayor (requerimiento en materia
de riesgos laborales y diversa documentacin en el mbito de sus competencia)./ S.G. de Gestin de Per-

76 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


sonal (resoluciones y reuniones de CECIR, RPTs)./ S.G. de Oficina Presupuestaria (inversiones, segui-
miento presupuestario, entre otros). S.G. de Patrimonio Inmobiliario (SEGIPSA, PME, convenios, gestin
bienes muebles e inmuebles)./ S.G. de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (aplicaciones in-
formticas, web del Ministerio).
- Informes diagnstico mantenimiento, planificacin preventiva, RITE
- Informes de control financiero permanente
- Gestin del gasto
- Foro para la Integracin Social de los Inmigrantes: convocatoria de reuniones, asuntos tratados, informes
- Formacin en idiomas personal directivo
- Expedientes de productividad
- MAP: Oficios e informes relacionados con los departamentos ministeriales de Trabajo y Asuntos Sociales/
Sanidad (sanidad exterior, puestos de inspeccin fronterizos; centros de vacunacin internacional) / Justi-
cia/ Interior (operacin paso del estrecho)./ Industria, Turismo y Comercio (eficiencia energtica en los edi-
ficios AGE)/ Fomento (reuniones, informes)/ Cultura (1%cultural)/ Asuntos Exteriores y de Cooperacin
- Expedientes de gestin del gasto por ACF
- Expedientes de gasto del Servicio
- Expedientes de formacin
- Expedientes de elecciones sindicales
- Expedientes de convocatorias libre designacin
- Expedientes de contratacin de suministros y servicios
- Expedientes de solicitantes de organismos suprimidos
- Oficios e informes con organismos autnomos adscritos al MAP: AEVAL/ MUFACE/ INAP.
- Temas con el Gabinete Tcnico de la Subsecretara y Subsecretara: solicitud de informes sobre asuntos
de la Comisin General de Secretarios de Estado y Subsecretarios / Informes sobre Iniciativas parlamen-
tarias (su archivo es en aplicacin informtica)
- Teletrabajo
- Subvenciones
- Reuniones, oficios e informes relacionados con Delegaciones del Gobierno y Subdelegaciones, en las si-
guientes materias: recursos humanos, patrimonio mobiliario e inmobiliario, aplicaciones informticas
- Expedientes de gestin del gasto por ACF
- Expedientes de contratacin
- Peticiones de material y servicios de las unidades dependientes de la SEAP., y pedidos a proveedores
- Oficios e informes en materia de extranjera referente a: Oficinas Delegadas/ Proceso de residencia tem-
poral y flujos/ Encomienda de gestin Seguridad Social / Reuniones.
- Medalla al mrito del trabajo, evaluacin del desempeo, AEVAL, complementos de productividad
- Observatorio para la Violencia de Gnero: Convocatoria de reuniones, asuntos tratados, informes
- Planes provinciales
- MPTAP - Documentacin relacionada con otras unidades del Departamento: unidades de la Secretara /
de Estado de Cooperacin Territorial/ unidades de la Secretara para la Funcin Pblica./ Abogaca del
Estado/ Gabinete Subsecretaria/ AEVAL
- MPT Y MPTAP: Oficios e informes relacionados con otros los Ministerios de Medio Ambiente, Medio Rural
y Marino / Igualdad / Presidencia/ Defensa/ Economa y Hacienda
- MPT y MPTAP- Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes relacionados con: Co-
misin Asesora de Publicaciones (2009-2010)./ Comisin Calificadora de Documentos (2010) / Comisin
Prevencin y Lucha contra Incendios Forestales (2010) / Comisin de la Juventud (2009) / Comit de Se-
guridad de la Informacin (2011)./ Consejo Superior Postal (2011)./ Comisin Nacional de la Discapacidad
(2011)./ Mesa de Contratacin./ Comisin Interministerial Coordinacin prevencin y lucha contra los in-
cendios forestales./ Comisin Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (2009-2010)/ Fundacin Pre-
vencin de Riesgos Laborales./ Junta Coordinadora Edificios Administrativos/ Grupo de Trabajo Apoyo In-
ternacionalizacin Empresa Espaola
- MPT y MPTAP - Documentacin relacionada con las subdirecciones generales dependientes de la Direc-
cin General: Oficiala Mayor (requerimientos, obras, eficiencia energtica, entre otros). Cambi de deno-
minacin al pasar a MPTAP: SG de Organizacin y Servicios Generales. /Oficina Presupuestaria y Gestin
Financiera (elaboracin presupuestos departamento; informes control financiero)/ Relaciones Institucio-
nales y Personal (calendario laboral, oferta de empleo pblico, CECIR. Comisin Superior de Personal,
Mesa Delegada, productividad, entre otros.). Divisin de Sistemas de Informacin Comunicaciones (TEC-
NIMAP, pg. Web).
- MINHAP: copia de algunos de los oficios y de la documentacin que ha sido enviada a las reas depen-
dientes de la Subdireccin General de Asuntos Generales y Coordinacin para su tramitacin y que son
de especial inters para el desarrollo de las funciones de la secretara de la Subdireccin General.
- Memorias, Informes peridicos mantenimiento, manuales de instalaciones, documentos tcnicos de insta-
laciones y maquinaria, libros de torres de refrigeracin.
- Oficios relacionados con unidades de la Secretara de Estado de Cooperacin Territorial: Direccin Gene-
ral de Cooperacin Autonmica./ Direccin General de Cooperacin Local, oficios e informes as como es-

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 77


critos en relacin con: 2009. Fondo de Inversin Local; 2010. Fondo para el Empleo y la Sostenibilidad)./
Direccin General de Desarrollo Autonmico
- Comisiones de servicio de representantes sindicales
- Crditos horarios sindicatos
- Copias expedientes de gasto de adquisicin de mobiliario y enseres (RCs, memorias, pliegos, contratos,
facturas)
- Copias de la facturacin de suministros (electricidad, agua y gas)
- Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes de las siguientes Comisiones: Plan
Jan XXI./ Comisin Seguimiento Gripe Aviar. Comit de Seguimiento Plan Actuacin Gripe A (2010)./
SEPA (Zona nica de Pagos en Euros)./ Plan Teruel y Plan Soria.
- Convocatorias de reuniones, documentacin informativa, informes de las siguientes Comisiones: Traspa-
sos Castilla-La Mancha (FEGA)/ Traspasos a Cantabria / Traspasos a Melilla/ Comisin Bilateral Coopera-
cin AGE con Canarias./ Traspasos a la Generalitat de Catalua (inmigracin)/ Expo Zaragoza.
- Convenios
- Contratos temporales MAP
- Consolidaciones administrativas
- Documentacin de los Registros relativa a entradas y salidas, listados y atencin a quejas de ciudadanos
- Comit seguridad y salud, huelgas, elecciones sindicales, prcticas de gestin, responsabilidad tcnica de
la AGE
- Asuntos relacionados con la Abogaca del Estado: informes (evaluacin del desempeo; plan estratgico).
- Comisin Ministerial de Administracin Electrnica (CMAE). Convocatoria de reuniones, documentacin
informativa, actas
- Comisin Interministerial de Extranjera
- Comisin Interministerial de Cooperacin de la Administracin Perifrica del Estado (CICAPE): convocato-
ria de reuniones, asuntos tratados, informes
- Asuntos relacionados con la Secretara General Tcnica: informes sobre asuntos de la Comisin de Sub-
secretarios; Comisin Delegada del Gobierno en Asuntos Econmicos. / Programa Editorial del Ministerio
- Expedientes de concursos laborales
- Asuntos generales MPT y MPTAP: Huelga General del 8.06 y 29.09 del 2010/ Normas del Departamento:
plan de austeridad, acuerdo no disponibilidad de crdito. / Subvenciones por daos producidos por incen-
dios forestales y otras catstrofes naturales en varias CC.AA. / MUNDOBASKECT 2014 Canarias/ Fi-
chero Proteccin de Datos / Comit Seguimiento Estrategia Estatal Innovacin (Compra Pblica Innovado-
ra)/ Restructuraciones ministeriales, traspaso de competencias y Delegaciones del Gobierno
- Calendario Laboral
- Expedientes de modificacin de RPT
- Elaboracin anteproyecto de Presupuestos Generales del Estado
- Actas de elecciones sindicales
- Expedientes de concursos funcionarios
- Expedientes de actividades de conciliacin
- Expedientes concursos de contratacin
- Expediente de Huelga General 2010
- Emprstitos del Majzn
- Documentacin y trmites de usuarios de aparcamientos
- Documentacin de trmites y control del personal dependiente del Servicio de Asuntos Generales
- Documentacin de tramitacin de Marcas y compras especiales. Se conservan ttulos originales de las
Marcas
- Documentacin de trmites y control del personal dependiente del Servicio de Asuntos Generales
- Documentacin sobre la gestin del parque de fotocopiadoras y faxes de la Secretara de Estado, proce-
dimientos de contratacin, facturacin, suministro consumibles y expedientes de gasto
- Documentacin de la Mesa departamental
- Documentacin relacionada con: Defensor del Pueblo (informes sobre quejas presentadas ante ese orga-
no). / Casa Real
- Documentacin relativa a la gestin de las mudanzas de la Secretara de Estado, contratacin, factura-
cin, planificacin.
- Documentacin relativa a operaciones con bancos, escrituras e impuestos
- Documentacin relativa al rea Liquidadora de Patronatos referente a subastas, adjudicaciones, comuni-
dades de propietarios.

SECRETARA GENERAL DE COORDINACIN AUTONMICA Y LOCAL

Procedimientos Recogidos en SIA


- Captura de datos. Base de datos general de entidades locales

78 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


- Consulta de datos. Presupuestos de las comunidades autnomas
- Consulta de datos. Informacin mensual de las comunidades autnomas (CIMCANET)
- Captura de datos. Sistema para certificar el esfuerzo fiscal de las entidades locales
- Captura de datos. Informacin mensual de las comunidades autnomas (CIMCA)
- Captura de datos. Actualizacin continua de la Central de Informacin de Riesgos de las Entidades
- Locales (CIR Local)
- Consulta de datos. Imposicin local, tipos de gravamen, ndices y coeficientes
- Consulta de datos. Liquidacin de presupuestos de las comunidades autnomas
- Consulta de datos. Inventario de entes integrantes de las comunidades autnomas
- Consultas tributarias forales
- Cambio de cifra relativa de operaciones en tributacin foral
- Consulta de datos. Inventario de entes del sector pblico local
- Captura de datos. Aplicacin para la captura de datos referentes al Real Decreto-Ley 5/2009, de 24 de
abril, de medidas extraordinarias y urgentes para facilitar a las entidades locales el saneamiento de deu-
das pendientes de pago con empresas y autnomos
- Compensacin de la bonificacin del 50% en las cuotas municipales del Impuesto sobre Actividades Eco-
nmicas para las actividades clasificadas en los grupos 721 y 722 de la seccin primera de las tarifas del
impuesto, correspondientes a los aos 2006 y 2007
- Consulta de datos. Presupuestos y liquidaciones de las entidades locales
- Captura de datos. Inventario de entes integrantes de las comunidades autnomas
- Captura de datos. Imposicin Local. Tipos de gravamen, ndices y Coeficientes

S.G. de Financiacin de las Comunidades Autnomas


- Informes Normas Estatales
- Informes Asesora Jurdica
- Informes a normas CCAA
- Informacin remitida por Ministerios sobre Subvenciones y Convenios a CC.AA y Ciudades Autnomas.
- Fichas Revisin FSG por reales decretos de traspaso
- Informes quinquenales Convenios y Subvenciones.
- Expedientes y propuestas de gasto CCAA Seccin 32
- Regularizacin devolucin II.EE., ingreso administracin distinta a la competente. Pas Vasco
- Expedientes y propuestas de gasto CCAA Seccin 32 y 36
- Minutas escritos remitidos
- Negociacin Pas Vasco y Navarra
- Plan Estadstico Nacional
- Preguntas Parlamentarias
- Recursos inconstitucionalidad
- Traspaso de funciones y servicios a CCAA diversas materias (Ponencias tcnicas)
- Y vasca. Clculo y certificaciones
- Expedientes de modificacin proyectos Seccin 33
- Fichas de recursos sobre situacin de las CCAA
- Reclamaciones de las CCAA
- Clculo ajustes a consumo Navarra: II.EE
- Datos de Ceuta y Melilla: para la elaboracin del libro Haciendas Autonmicas
- Copias de convenios publicados en BOE
- Copias de actas de la Comisin Mixta Transferencias
- Compensaciones financieras al Pas Vasco
- Comisin Mixta Pas Vasco.
- Clculo del Cupo Vasco
- Clculo de la aportacin de Navarra
- Clculo de ajustes del consumo Pas Vasco: IVA
- Datos OCDE de transferencias a CCAA
- Clculo de ajustes del consumo Navarra: IVA
- Copias de certificados de ingresos captulos 1 y 2
- Borradores de informes CSES
- Borradores de informes Comisin Subsecretarios. Conferencias Sectoriales
- Anticipos a CCAA
- Actas de las Comisiones Mixtas Concierto Econmico Pas Vasco
- Actas de la Comisin Negociadora, Coordinadora y Mixta de Navarra
- Actas de la Comisin Negociadora del Convenio Econmico Estado Navarra

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 79


- Actas de la Comisin Coordinadora del Convenio Econmico Estado Navarra
- Expedientes de gestin de gasto seccin 33
- Fondos de Compensacin Interterritorial. Proyectos y datos estadsticos
- Clculo de ajustes al consumo Pas Vasco: II.EE
- Documentacin liquidaciones del sistema de financiacin CCAA
- Datos utilizados para el Sistema de Financiacin CCAA (poblacin, ndices, etc)
- Documentacin sobre Andaluca. Disposicin adicional segunda
- Documentacin sobre CCAA para la Memoria de Administracin Tributaria
- Documentacin del convenio y financiacin sistema Polica Catalua
- Documentacin de convenios y contratos del programa con CCAA seccin 32
- Documentacin sobre entregas a cuenta a CCAA para PGE
- Datos para elaboracin de los presupuestos de ingresos Cupo Pas Vasco y aportacin Navarra
- Documentacin justificativa de subvenciones gestionadas y convenios por departamentos.
- Documentacin sobre el traspaso de funciones y servicios al Pas Vasco del INEM, Trfico y otros
- Edicin del libro Convenios entre Administracin del Estado y sus OO.AA con CC.AA y Ciudades Autno-
mas (Tomos I y II)
- Copia de acuerdos del Consejo de Ministros sobre subvenciones gestionadas y convenios
- Enmiendas a la Ley de Dependencia (Congreso-Senado)
- Escritos a CCAA y oficinas presupuestarias
- Expedientes de gestin de gasto seccin 32
- Expedientes de gestin de gasto seccin 33
- Documentacin elaboracin PGE
- Edicin del libro Subvenciones y Transferencias realizadas a CC.AA y Ciudades Autnomas

S.G. de Relaciones Financieras con las Comunidades Autnomas

- Convenios y consultas de convenios


- Expedientes para acuerdo de Consejo de Ministros
- Programas anuales de endeudamiento
- Subvenciones
- Actas y diarios de sesiones del Consejo de Poltica Fiscal y Financiera
- Memorias del Consejo de Poltica Fiscal y Financiera
- Convocatorias de reuniones del Consejo de Poltica Fiscal y Financiera (electrnico)
- Remisin de documentacin para reuniones del CPFF (electrnico)
- Acuerdos e Informes del CPFF (parcialmente electrnico)
- Documentacin generada en las reuniones de los plenos y los grupos de trabajo del Consejo de Poltica
Fiscal y Financiera

S.G. de Relaciones Tributarias con las Haciendas Territoriales


- Informes sobre varios temas
- Informes sobre CCAA de rgimen foral
- Expedientes sobre consultas forales
- Informes sobre CCAA de rgimen comn
- Informes sobre Canarias
- Informes sobre Pas Vasco y Navarra

DIRECCIN GENERAL DE COORDINACIN DE COMPETENCIAS DE


LAS COMUNIDADES AUTNOMAS Y LAS ENTIDADES LOCALES

Procedimientos recogidos en SIA


- Inscripcin y otras anotaciones de comarcas, reas metropolitanas y otras agrupaciones de municipios
distintas de la provincia en el Registro de Entidades Locales
- Autorizacin de consultas populares sobre asuntos de la competencia propia municipal y de carcter local
- Deslinde de trminos municipales pertenecientes a distintas Comunidades Autnomas
- Concesin de ayudas del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) para cofinanciar proyectos de
desarrollo local y urbano durante el periodo de intervencin 2007-2013
- Inscripcin y otras anotaciones de provincias en el Registro de Entidades Locales
- Inscripcin y otras anotaciones de entidades de mbito territorial inferior al municipio en el Registro de En-
tidades Locales

80 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


- Comunicacin previa a la Administracin General del Estado y publicacin oficial de los convenios de
cooperacin transfronteriza de Comunidades Autnomas y entidades locales con entidades territoriales
extranjeras
- Inscripcin y otras anotaciones de mancomunidades de municipios en el Registro de Entidades Locales.
- Inscripcin y otras anotaciones de municipios en el Registro de Entidades Locales
- Cooperacin Econmica del Estado a las inversiones de las entidades locales
- Solicitud de constitucin de una AECT (Agrupacin Europea de Cooperacin Territorial)
- Concesin de ayudas del Fondo Social Europeo (FSE) para la concesin de las ayudas durante el periodo
de intervencin 2007-2013
- Inscripcin y otras anotaciones de islas en el Registro de Entidades Locales
- Subvenciones para paliar daos causados por catstrofes naturales

S.G. de Administracin Local


- Resoluciones a los requerimientos presentados por EELL al FEIL y al EESL
- Fondo Estatal de Inversin Local (FEIL) y Fondo para el empleo y la sostenibilidad Local (FEESL)
- Denuncias
- Informes a consultas planteadas sobre temas de personal de administracin local
- Informes a iniciativas parlamentarias y enmiendas
- Informes autorizacin creacin Cuerpo de Polica Local
- Informes de rgimen jurdico local
- Expedientes de convenios de colaboracin (AGE/FEMP/EELL)
- Legalizacin firmas: fichas con datos de ayuntamientos, alcaldes y firmas de alcaldes
- Registro de convenios (documentacin-convenios)
- Resoluciones a requerimientos a los Planes Provinciales de Cooperacin -CEL y FEDER
- Reuniones de la Comisin de Seguimiento de Disposiciones y Actos de CCAA (convocatorias - informes)
- Expedientes de reuniones Conferencia Sectorial de Asuntos Locales y Comisin de Apoyo de Directores
Generales
- Expediente Directiva de Servicios 2006/123/CE - Transposicin directiva (informes, leyes modificadas, jor-
nadas, reuniones y grupos de trabajo).
- Expedientes de informes solicitados temas de relaciones internacionales - asistencia reuniones (OCDE-CPLRE)
- Expedientes solicitud informe para Consejo de Ministros
- Expedientes y documentacin de las legalizaciones efectuadas
- Expedientes reuniones grupos de trabajo
- Expedientes de todas las entidades locales existentes en Espaa -13.416 EELL vivas y extinguidas
- Expedientes de reuniones de la Comisin Nacional de Administracin Local y sus subcomisiones
- Expedientes de informe a proyectos y disposiciones CCAA
- Corporacin municipal - elecciones locales
- Comisin Pacto Anti-transfuguismo (informes/casos/reuniones)
- Expedientes deslindes de trminos municipales -distintas CCAA
- Expedientes reuniones Consejo de Empadronamiento
- Expedientes reuniones Consejo Superior de Trfico y Seguridad Vial
- Expedientes de informes a Proyectos del Estado
- Expedientes reuniones Comisin Interadministrativa Capitalidad de Madrid
- Expedientes acuerdos de plenos, ordenanzas, reglamentos y memorias de las corporaciones locales
- Expedientes reuniones Comisin Interministerial Cooperacin Internacional y Comisin Interterritorial de
Cooperacin al desarrollo
- Expedientes materia de personal; concursos; cursos; RPTs; objetivos; presupuestos; etc.
- Expedientes reuniones Comisin Interadministrativa Ley Especial de Barcelona
- Expedientes consultas sobre temas de empadronamiento
- Expedientes borradores de proyectos tramitados en esta Unidad - Agrupaciones Europeas de Coopera-
cin Territorial -AECTs
- Expedientes autorizacin celebracin consultas populares

S.G. de Cooperacin Autonmica

- rdenes del da, actas, acuerdos de las Conferencias Sectoriales


- rdenes del da, actas y acuerdos
- Convenios de colaboracin

S.G. de Cooperacin Local


- Ejecucin presupuestaria. Planes Provinciales

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 81


- Expedientes concesin subvenciones anuales Planes Provinciales de Obras y Servicios
- Expedientes concesin subvencin Plan nico de Obras y servicios de Catalua
- Planes Provinciales de Obras y Servicios: Copias de Documentos contables
- Contratos
- Liquidacin de los Planes Provinciales de Cooperacin
- Reintegros de subvenciones CEL
- Fondo Estatal para el Empleo y Sostenibilidad Local: expedientes de proyectos
- Proyectos Modernizacin Administrativa, Proyectos con Participacin de la Sociedad Civil y Proyectos de
Desarrollo Local y Urbano: liquidacin y reintegros
- Prrrogas de ejecucin Proyectos de Modernizacin Administrativa
- Planes Provinciales aprobados
- Ejecucin Presupuestaria
- Auditoras POL
- Prrrogas de ejecucin Cooperacin Econmica Local
- Expedientes administrativos de gestin de subvenciones catstrofes naturales
- Expedientes de ayudas correspondientes al Fondo Social Europeo
- Notificaciones y comunicaciones referentes al Fondo Social Europeo
- Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL), Documentacin general
- Plan de activacin Jan XXI. Aos 2007-2010.
- Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL): Financiacin 2007 a 2010
- Propuesta de distribucin de la Cooperacin Econmica del Estado (CEL)
- Encuesta de infraestructura y equipamientos locales: explotacin de los datos
- Cuadernillos estadsticos
- Actas, borradores de las actas y convocatorias de las reuniones realizadas por el Grupo de Trabajo de la EIEL
- Ayudas CEL a Corporaciones locales. (2003-2012): oficios peticin de informacin y dems documenta-
cin relativa a la elaboracin de la estadstica sobre otras transferencias del Estado a las Corporaciones
Locales
- Plan Estadstico Nacional: documentacin para su elaboracin
- INSPIRE. Grupo de Trabajo IDEE: Documentacin sobre reuniones
- Documentos Contables AD-RC
- Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL): Documentacin sobre Georreferenciacin de
la EIEL
- Documentos contables de Proyectos de Participacin Sociedad Civil
- Sentencias catstrofes de Huelva no justificadas y no pagadas
- Sentencias por catstrofes pagadas
- Fondo Estatal Inversin Local: contabilidad
- Fondo Estatal Inversin Local: movimientos contables
- Fondo Estatal para el Empleo y Sostenibilidad Local: contabilidad
- Fondo Estatal para el Empleo y Sostenibilidad Local: movimientos contables FEESL
- Resoluciones denegatorias de Subvenciones
- Sentencias por el Plan de Modernizacin
- Fondo especial a favor de Municipios menores de 20.000 habitantes
- Documentos Contables -OK-2010 Planes Provinciales
- Documentos Contables Modernizacin Administrativa
- Encuesta de infraestructura y equipamientos locales (EIEL): estudios
- Liquidacin Planes de Catstrofes Naturales

S.G. de Relaciones Institucionales


- AECID-Grupos de trabajo
- Accin exterior CCAA
- CARUE
- CDLR
- Comisin coordinadores
- Comit de las regiones
- Comits de la Comisin Europea
- Comits del Consejo de Europa
- Expedientes AECT
- Expedientes de convenios de cooperacin transfronteriza
- Informes de Comunidades Autnomas - Unin Europea
- Informes REPER
- Participacin de las Comunidades Autnomas en el Consejo de Ministros Unin Europea

82 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


S.G. de Traspasos y Relaciones Bilaterales con las Comunidades Autnomas
- Correspondencia
- Conferencias de Presidentes de la Comunidades Autnomas
- Documentacin de traspasos: ponencias, plenos y reales decretos
- Documentacin de rgimen interior (Secretara)
- Documentacin de reuniones de la Comisiones Bilaterales
- Iniciativas parlamentarias
- Reuniones AECT
- Reuniones CARCE
- Reuniones Director General
- Reuniones OCDE
- Acuerdos

MUFACE

Procedimientos recogidos en SIA


- Prestacin gran invalidez de MUFACE
- Eleccin de entidad mdica dentro del mbito del mutualismo administrativo gestionado por MUFACE
- Prestaciones econmicas de pago nico
- Concesin de pensiones y otras prestaciones del Fondo especial de la Mutualidad General de Funciona-
rios Civiles del Estado (MUFACE)
- Baja de beneficiarios por Internet
- Reconocimiento de los derechos derivados de enfermedad profesional o accidente en acto de servicio o
como consecuencia de l, a efectos de prestaciones del mutualismo administrativo
- Concesin de ayudas asistenciales
- Reclamaciones sobre cumplimiento de conciertos de asistencia sanitaria, con intervencin de la Comisin
Mixta Provincial o Nacional
- Prestaciones econmicas de pago nico. Prestaciones dentarias y oculares
- Concesin de becas de residencia de renovacin
- Concesin del alta en el mutualismo administrativo, mediante la expedicin de documentos de afiliacin o
de beneficiarios.
- Prestacin econmica en las situaciones de incapacidad temporal,rRiesgo durante el embarazo y riesgo
durante la lactancia
- Ayudas de proteccin socio-sanitarias
- Certificados de afiliacin, de cobertura de asistencia sanitaria, de prestaciones recibidas y de beneficiarios
incluidos en documentos de afiliacin
- Parte de enfermedad, accidente o riesgo durante el embarazo, y lactancia natural
- Peticin de talonario de recetas
- Comunicacin de cambio de datos personales
- Concesin prestacin por hijo o menor acogido a cargo discapacitado

INSTITUTO NACIONAL DE ADMINISTRACIN PBLICA


- Presentacin de solicitudes para las actividades formativas del INAP
- Solicitud electrnica para participar en procesos selectivos gestionados por el INAP
- Solicitudes para participar en convocatorias de premios INAP de estudio e investigacin sobre
Administraciones Pblicas
- Convocatoria permanente de proyectos de investigacin
- Solicitudes de becas para los procesos selectivos de promocin interna
- Presentacin de recursos en el INAP
- Presentacin de quejas, sugerencias y reclamaciones en el INAP
- Solicitudes de becas de formacin e investigacin en el INAP para titulados universitarios
- Gestin de ayudas para promotores de formacin en las Administraciones Pblicas
- Convocatoria permanente de proyectos de investigacin
- Certificados
- Documentacin econmica
- Planes y justificaciones
- Actas Incidencias

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 83


DIRECCIN GENERAL DE LA FUNCIN PBLICA

Procedimientos recogidos en SIA


- Permuta de puestos de trabajo reservados a funcionarios con habilitacin de carcter estatal.
- Inscripcin de mritos generales (cursos de formacin y perfeccionamiento) en el Registro de funcionarios
con habilitacin de carcter estatal
- Acumulacin de funciones reservadas a funcionarios con habilitacin de carcter estatal
- Reingreso al servicio activo del personal funcionario
- Solicitud de participacin en el concurso unitario
- Indemnizaciones por razn del servicio. Autorizacin de asistencias por la participacin en tribunales y r-
ganos de seleccin
- Reingreso al servicio activo del personal laboral
- Autorizacin de bases de convocatoria (oferta de empleo pblico)
- Jubilaciones voluntarias de cuerpos o escalas adscritos al MAP
- Nombramiento de funcionarios interinos de cuerpos y escalas
- Certificado de servicios a funcionarios con habilitacin de carcter estatal
- Solicitud de comisin de servicios a favor de funcionario con habilitacin de carcter estatal
- Autorizacin de la contratacin de personal laboral temporal y nombramiento de funcionarios interinos
- Nombramiento de funcionarios en cuerpos y escalas adscritos al Ministerio de Presidencia en procesos de
ingreso libre
- Comisiones de servicios

Divisin de Consultora, Asesoramiento y Asistencia de Recursos Humanos


- Informes a iniciativas parlamentarias relativos al rgimen jurdico de la funcin pblica
- Peticiones y quejas
- Informes o disposiciones de carcter general relativos al rgimen jurdico de la funcin pblica
- Consultas nominativas de empleados pblicos en materia de recursos humanos
- Consultas de departamentos ministeriales y otros organismos pblicos
- Comisin Superior de Personal

S.G. de Gestin de Procedimientos de Personal


- Cuerpos y escalas adscritos a departamentos ministeriales distintos al Ministerio de Hacienda y Adminis-
traciones Pblicas
- Movilidad de personal funcionario: permutas
- Recursos administrativos de personal laboral
- Provisin de puestos de trabajo: concursos generales y especficos
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo Superior de Sistemas y Tecnologas de la Informacin A01 AP
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo de Gestin de Sistemas y Tecnologas de la Informacin
de la AGE A02 AP
- Integraciones y reclasificaciones de funcionarios de carrera
- Consultas (referidas a nombramientos y rectificacin de datos en ttulos, etc.)
- Escalas de organismos autnomos adscritos a la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas (ges-
tionadas por la Direccin General de la Funcin Pblica)
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Administrativo
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Auxiliar
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Gestin -A38PG
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo General Tcnico-Cuerpo Superior de Administradores Civi-
les del Estado A37 PG (Ley 30/1984)
- Expedientes de personal procedente del antiguo Movimiento Nacional (Orden de 21 de julio de 1977)
- Expedientes de consolidacin de empleo temporal
- Expedientes de funcionarios interinos
- Expedientes de nombramientos de funcionarios de carrera y de contratacin de personal laboral fijo en
ejecucin de la OEP
- Expedientes de personal civil al servicio de la Administracin Militar y sus Organismos Autnomos (Ley 30/84)
- Expedientes de personal de escalas de la administracin institucional de servicios socio-profesionales (AISS)
- Expedientes de personal laboral (reingresos, excedencias, adscripcin provisional, movilidad y permutas)
- Expediente de personal funcionario del Cuerpo Subalterno
- Cuerpo de Tcnicos Auxiliares de Informtica del A03AP
- Funcionarios civiles del Ministerio de la Gobernacin (comisaras de Polica, Cuartel General del Ejrcito, etc.)

84 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


S.G. de Planificacin de Recursos Humanos y Retribuciones
- Informes
- Recursos
- Oferta de empleo pblico: Justicia, INGESA, FFCC
- Oferta de empleo pblico: promocin interna
- Oferta de empleo pblico: entes pblicos
- Oferta de empleo pblico: personal laboral
- Funcionarizacin
- Asistencias tribunales
- Elaboracin oferta empleo pblico (parcialmente electrnica)
- Oferta de empleo pblico
- Iniciativas/ preguntas parlamentarias
- Consultas generales
- Enmiendas LPGE
- Planes y estudios RRHH
- Oferta de Empleo Pblico: discapacitados intelectuales
- Informes agencias estatales
- Temporalidad
- Recursos
- Consolidacin
- Autorizacin contratacin de personal temporal y nombramiento interinos (parcialmente electrnica)
- Asistencias tribunales (tramitacin electrnica)
- Sentencias
- Expedientes CECIR (tramitacin electrnica)

S.G. de Relaciones con otras Administraciones


- Informes a las disposiciones en fase de proyecto y ley de la Comisin de Seguimiento de Disposiciones y
Actos de las Comunidades Autnomas
- Comisiones de servicios a funcionarios con habilitacin de carcter estatal.
- Actas de las Jornadas Tcnicas de Trabajo de la Comisin de Coordinacin de la Funcin Pblica
- Expedientes de concursos unitarios de funcionarios con habilitacin de carcter estatal
- Expedientes de interinos
- Expedientes disciplinarios
- Expedientes de recursos

S.G. de Relaciones Laborales


- Relaciones entre la Administracin y las organizaciones sindicales en el mbito de la Administracin Ge-
neral del Estado (aplicacin de la Ley 7/2007, de 12 de abril del Estatuto Bsico del Empleado Pblico):
Informes y consultas
- Actividades y derechos sindicales derivados de la representacin sindical: (normativa de asesoramiento y apo-
yo en materia de negociacin colectiva: crdito horario, concursos, secciones sindicales, juntas de personal.)
- Actividades y derechos sindicales derivados de la representacin sindical: procesos electorales sindicales
(Elecciones Sindicales coordinacin y apoyo)
- Comisin de interpretacin, vigilancia, estudio y aplicacin del primer y segundo Convenio nico CIVEA-
Subcomisiones Departamentales
- Comisiones Tcnicas creadas en el Acuerdo Administracin Sindicatos para la ordenacin de la negocia-
cin colectiva en la AGE de 20 de diciembre de 2007: Comisiones Tcnicas derivadas de la MGNAGE: CT
de PRV, CT de Formacin, CT de Accin Social, CT de Igualdad, CT de Personal Laboral en el Exterior,
CT de temporalidad y empleo y CT de Responsabilidad Social en la AGE.
- Convenio nico del Personal Laboral: negociacin, aprobacin, distribucin y desarrollo (15 de noviembre
de 1998 y 12 de septiembre de 2006)
- Mesa General de Negociacin de las AAPP y Mesa General de Negociacin de la AGE (Art. 36 de la Ley
7/2007, de 12 de abril del Estatuto Bsico del Empleado Pblico)
- Movilizaciones y huelga del personal de la AGE: seguimiento, criterios y conclusiones.
- Permisos sindicales a las organizaciones sindicales
- Plan de formacin Interdepartamental/Interadministrativo - DGFP-AFEDAP
- Prevencin de riesgos laborales: coordinacin, seguimiento e impulso sobre normativa en materia de pre-
vencin de riesgos laborales y criterios de aplicacin en la Administracin General del Estado
- Actividades y derechos sindicales derivados de la representacin sindical: procesos electorales sindicales
(coordinacin y apoyo de elecciones sindicales)
- Recursos y reclamaciones previas sobre la elaboracin del Convenio nico del personal laboral en la Ad-
ministracin General del Estado

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 85


- Salud laboral: Comisin Paritaria de Salud Laboral/CT de PRL (convocatorias, actas, reclamaciones,
acuerdos y propuestas)
- Salud laboral: traslados por motivos de salud.
- Salud laboral: comits de seguridad y salud (criterios), delegados de prevencin y servicios de prevencin
(criterios)
- Secretaria: Iniciativas parlamentarias, consultas, personal de la Subdireccin, memoria de actividades y re-
lacin con otros departamentos y organismos pblicos de la AGE
- Subvenciones a las organizaciones sindicales presentes en la Mesa General de Negociacin (Ley 9/87),
como apoyo instrumental a su particin en dicha Mesa
- Recursos contra otorgamiento de las subvenciones a las organizaciones sindicales presentes en la Mesa
General de Negociacin de la AGE.

Unidad de apoyo de la D.G. de Funcin Pblica


- Informes sobre tramitacin del proyecto del Real Decreto por el que se crea el Observatorio del Empleo
Pblico y la Comisin de Igualdad de las Administraciones Pblicas
- Informes a proyectos normativos
- Estudios sobre distribucin en planta de efectivos de personal. Rgimen interior
- Informes tcnico-jurdicos de la Direccin General solicitados por la SEAP
- Previsiones de actuaciones de carcter anual y elaboracin de estudios para diagnstico de RRHH
- Tramitacin de autorizaciones de desplazamientos y de dietas. Cuentas justificativas de gasto
- Previsiones de escenarios presupuestarios de la Direccin General de la Funcin Pblica de los Progra-
mas 921 N y 467 G para los ejercicios de los Presupuestos Generales del Estado
- Informes a proyectos de ley de funcin pblica de las Comunidades Autnomas
- Elaboracin de Informes del real decreto por el que se aprueba el Programa anual del Plan Estadstico
Nacional 2009-2011 y 2013-2016
- Asistencia tcnica a la Comisin Asesora de Publicaciones para elaboracin del Plan general anual de pu-
blicaciones oficiales de la Administracin General del Estado
- Consejo Nacional de Discapacidad (M de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad): Informes de la Direc-
cin General de la Funcin Pblica sobre acceso de personas con discapacidad al empleo pblico-
cuerpos y escalas de personal funcionario en la Administracin General del Estado
- Coordinacin y preparacin de los concursos generales y especficos y libres designaciones de personal
de la Direccin General de la Funcin Pblica
- Cuentas justificativas de los servicios del parque mvil Documentacin relativa a orden de comisin de
servicio, adscripciones provisionales, complemento de productividad ordinaria y por objetivos, etc. corres-
pondientes, en su caso, a inscripciones en el Registro central de personal
- Iniciativas parlamentarias

DIRECCIN GENERAL DE MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA, PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA AD-


MINISTRACIN ELECTRNICA

Procedimientos recogidos en SIA


- Inscripcin en pruebas selectivas (IPS)
- Emprende en 3. Sistema de tramitacin telemtica para la constitucin y puesta en marcha de una activi-
dad empresarial.
- Cambio de domicilio

S.G. de Gestin Instrumental de los Recursos Humanos

- Documentacin tcnica del proyecto SIGP: Anlisis funcionales


- Solicitudes peticin masiva de roles para usuarios
- Solicitudes de alta en procedimientos de SIGP
- Solicitudes de alta en el directorio de Funciona y la Red SARA
- Originales de la serie histrica del Boletn estadstico RCP todos los formatos
- Archivo NEDAES
- Documentos de solicitud de acceso a los sistemas de informacin del Registro Central de Personal, Bada-
ral, SIRES, Portal CECIR
- Archivo de registro de entrada/salida
- Documentacin trimestral datos colectivos Administracin Pblica Estatal
- Copias de correspondencia relativa a reestructuraciones ministeriales
- Copias en soporte digital y papel de la edicin web del Boletn estadstico RCP

86 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


- Correspondencia ordinaria
- Documentacin relativa a tablas de conceptos codificados del Sistema de Informacin del Registro Central
de Personal
- Documentacin semestral datos Comunidades Autnomas
- Documentacin semestral datos universidades

S.G. de Inspeccin General de Servicios de la AGE


- Cursos selectivos de la funcin inspectora
- Consultoras operativas de servicios
- Horarios especiales
- Denuncias y reclamaciones
- Informes de seguimiento (cartas de servicios)
- Informes
- Varios temas
- Actas de reuniones (Comisiones Coordinadoras de Inspecciones Generales de Servicios de la AGE)
- Informes de proyectos normativos
- Consultoras operativas de servicios

S.G. de Planificacin de Recursos Humanos y Retribuciones


- Autorizacin bases convocatorias procesos selectivos (tramitacin electrnica)

S.G. de Programas de Atencin al Ciudadano


- Convenios de colaboracin suscritos entre el Ministerio de Administraciones Pblicas y CCAA para la implanta-
cin de una red de oficinas integradas de atencin al ciudadano en el mbito territorial de las CCAA (Red 060)
- Acuerdos de prrroga a los convenios de colaboracin suscritos entre el MAP, la CCAA y el Consejo Su-
perior de Cmaras de Comercio para la implantacin de una red de oficinas integradas ventanillas nicas
empresariales (OI-VUE)
- Adhesiones Cmaras de Comercio a los convenios de colaboracin suscritos entre el MAP, la CCAA y el
Consejo Superior de Cmaras de Comercio para la implantacin de una red de oficinas integradas
ventanillas nicas empresariales (OI-VUE)
- Convenios de colaboracin suscritos entre el MAP, la CCAA y el Consejo Superior de Cmaras de Co-
mercio para la implantacin de una red de oficinas integradas ventanillas nicas empresariales (OI-VUE)
- Derecho de peticin
- Expedientes contratacin de la Unidad
- Quejas y sugerencias
- Adhesiones entidades locales a los convenios de colaboracin suscritos entre el Ministerio de Administra-
ciones Pblicas y CCAA para la implantacin de una red de oficinas integradas de atencin al ciudadano
en el mbito territorial de las CCAA (Red 060)

S.G. de Programas, Estudio, e Impulso de la Administracin Electrnica (SGPEIAE)


- Memorias tcnicas de los expedientes (e-model) de la lnea de subvencin proyectos de modernizacin
administrativa local. Anualidad 2008

DIRECCIN GENERAL DE COORDINACIN DE LA ADMINISTRACIN


PERIFRICA DEL ESTADO

Procedimientos recogidos en SIA


- Tasa cdigo 054 Servicios prestados por rganos del anterior Ministerio de Industria y Energa.
- Autorizacin de voladuras especiales
- Tasa cdigo 053 Prestacin de servicios y actividades en materia de seguridad privada
- Tasa cdigo 060 Controles de sanidad exterior realizados a carnes y productos de origen animal de pa-
ses no comunitarios
- Intereses por demora en la resolucin del Justiprecio que efectan los Jurados Provinciales de Expropia-
cin Forzosa
- Derecho de reunin y manifestacin
- Autorizacin de armeros para empresas de seguridad
- Tasa cdigo 059 Expedicin de ttulos y diplomas acadmicos, docentes y profesionales.
- Aportacin de documentos por parte de CC.AA o E.E.L.L. en el mbito de extranjera
- Ayudas al transporte en las Illes Balears

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 87


- Renovaciones de autorizaciones de extranjera.
- Expedientes de expropiacin forzosa en el Jurado Provincial de Expropiacin
- Tasa cdigo 052 Tramitacin de autorizaciones de residencia y otra documentacin a ciudadanos extranjeros.
- Tasa cdigo 055 Tasas fitosanitarias
- Tasa cdigo 057 Servicios sanitarios.
- Tasa cdigo 058 Tasa por vacunacin de viajeros internacionales.
- Tasa cdigo 061 Prestacin de servicios y actuaciones por la Administracin en materia de ordenacin de
los transportes terrestres por carretera.
- Autorizacin para el uso eventual de explosivos
- Expedientes de extranjera: rgimen general
- Ayudas al transporte en las Islas Canarias
- Tasa cdigo 062 Tramitacin de autorizaciones de trabajo a ciudadanos extranjeros
- Procedimiento sancionador gestionado por Delegaciones / Subdelegaciones del Gobierno
- Reclamaciones al Estado por salarios de tramitacin en juicios por despido
- Quejas y sugerencias ante las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno
- Expedientes de extranjera aplicable a ciudadanos de la Unin Europea y sus familiares
- Informacin sobre el estado de tramitacin de los expedientes de extranjera
- Expedicin de cartilla de artillero
- Autorizacin para la utilizacin habitual de explosivos en el mbito provincial
- Autorizacin en relacin a gasoductos
- Autorizacin para el establecimiento o modificacin de talleres de cartuchera o pirotecnia
- Expedientes de extranjera aplicable a ciudadanos de la Unin Europea y sus familiares
- Autorizacin de establecimientos de venta de material pirotcnico y cartuchera
- Espectculos con artificios pirotcnicos
- Tasa cdigo 056 Reconocimientos, autorizaciones y concursos.
- Descarga modelo 069
- Recepcin de expedientes de estupefacientes
- Cita previa de extranjera
- Modelo orientativo de solicitud de devolucin de ingresos indebidos
- Autorizacin suministro de explosivos para consumidores habituales en el mbito provincial

S.G. de Administracin Financiera de la Administracin Perifrica

- 200417 Intereses de demora en la fijacin del justiprecio


- Tasas
- Sanciones
- Reposicin anticipo caja fija
- Proyectos de obras
- Expedientes de gestin de gasto
- Expedientes de contratacin
- Expedientes de arrendamiento

S.G. de Inspeccin de los Servicios de la Administracin Perifrica

- Expedientes de quejas y sugerencias


- Expedientes disciplinarios
- Expedientes de informaciones reservadas
- Cartas de servicios

S.G. de Personal

- Expedientes personales

AGENCIA ESTATAL DE EVALUACIN DE LAS POLTICAS PBLICAS Y LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS

- Informes
- Convenios
- Expedientes de personal
- Expedientes de anticipo caja fija
- Expedientes de contratacin
- Expedientes de contabilidad
- Expedientes de certificados de calidad
- Expedientes de evaluacin

88 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXO 4
PERFIL DE APLICACIN DEL MINHAP (SUBCONJUNTO DEL eEMGDE)

A. PERFIL DE APLICACIN MINHAP (SUBCONJUNTO DEL EEMGDE)

NOTA INTRODUCTORIA

El apartado 1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos recoge el esquema institucional aprobado para el MIN-
HAP. A partir de ese esquema se ha elaborado este subconjunto del eEMGDE, que constituye el perfil de aplica-
cin del MINHAP.

Conviene puntualizar lo siguiente:

o Las tablas aparecen tal y como estn en el eEMGDE, pero dado que se ha consensuado aplicar el es-
quema en modo mono-entidad, se ha borrado todo lo que no era de aplicacin a ese modo.

o Asimismo, se acuerda que, siguiendo la terminologa de la ISO (International Standards Organization),


en el mbito de la gestin documental, el conjunto de elementos del esquema de metadatos e-MGDE
que sean seleccionados, as como las reglas o directrices que se establezcan para su uso, constituirn
el perfil de aplicacin del MINHAP.

De acuerdo con el documento ISO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo a orientaciones sobre la elaboracin de
un esquema de metadatos, y que constituye un desarrollo de la norma ISO 23081, un perfil de aplicacin
define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un conjunto de elementos. Mientras que un con-
junto de elementos establece conceptos, expresados por los propios elementos de metadatos, y se enfoca
sobre la semntica o los significados de aquellos elementos, un perfil de aplicacin va ms lejos y aade
las reglas de la organizacin y las directrices en el uso de los elementos. Identifica las obligaciones y limi-
taciones de los elementos, y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la compresin de los ele-
mentos. Los perfiles de aplicacin pueden incluir elementos integrados procedentes de uno o ms conjun-
tos de elementos, permitiendo de este modo a una aplicacin determinada cumplir sus requisitos funciona-
les.
Este perfil de aplicacin del MINHAP al subconjunto del eEMGDE contiene tres bloques diferenciados de metada-
tos:

Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e

Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedientes-e, entre


repositorios con cambio de custodia.

Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.


Es un perfil con una seleccin de los metadatos considerados ms importantes y de uso ms generalizado. No
obstante, cada centro o entidad podr adoptar los metadatos que considere necesarios o aconsejables en su ges-
tin, y en este sentido todo el eEGMDE se considera metadatos recomendados.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 89


METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e

eEMGDE2 - IDENTIFICADOR
Nombre formal eEMGDE.Identificador
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador nico asignado a una entidad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
- Identificar de manera nica la entidad dentro de un dominio
Finalidad - Hacer posible la localizacin de las entidades.

sese este elemento para identificar la entidad dentro de un dominio especfico, local o global, o
ambos, si procede.
En algunos casos el identificador ser asignado por el sistema, adoptando la forma probablemente
de un contador previamente configurado.
Comentarios
En condiciones ideales, el identificador debera ser nico de manera global, es decir, entre domi-
nios. En cualquier caso, con independencia de que en un dominio existan varios identificadores
para una entidad, a efectos de interoperabilidad y entre dominios, debe seleccionarse un solo identi-
ficador nico.
Ejemplos -

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR


Nombre formal eEMGDE.Identificador.SecuenciaIdentificador
Sub-elemento de eEMGDE2 - Identificador
Definicin Secuencia de caracteres que identifica la entidad dentro de un dominio local o global.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Documento:ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico> (para documento y
expediente)
Esquema
Valores Expediente:ES_<rganoUU>_<AAAA>_EXP_<ID_especfico>
Serie: <rgano>_PRO_<ID_PRO_especfico>
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
Finalidad Identificar la entidad dentro de un dominio.
Comentarios
Para Documento:
ES_E00003901_2011_MPTAP000000000000000020110420A.
Para Expediente:
Ejemplos
ES_E00003901_2011_EXP_MPTAP000000000000000020110512E.
Para Serie:
ES_E04072803 _PRO_0000000000000000000SF02.02.101

90 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE4 - FECHAS
Nombre formal eEMGDE.Fechas
Sub-elemento de No aplica.

Definicin Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe.

Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Obligacin Obligatorio ENI

Automatizable Repetible En el punto de captura -


eEMGDE4.1 - Fecha inicio (Obligatorio ENI)
Sub-elementos
eEMGDE4.2 - Fecha fin

Esquema Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS <ISO 8601>


Valores
Valor por defecto Sin definir
11
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin .

Finalidad

Comentarios

Ejemplos -

eEMGDE4.1 - FECHA INICIO


Nombre formal eEMGDE.Fechas.FechaInicio
Sub-elemento de eEMGDE4 - Fechas

Fecha de captura (Documento-e); FechaAperturaExpediente (Expediente-e); Fecha inicio de la


Definicin
serie documental

Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Obligacin Obligatorio ENI.

Automatizable Repetible En el punto de captura -


Sub-elementos No

Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.


Valores
Valor por defecto Sin definir.

Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.

Finalidad - Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha del inicio de la existencia de una entidad.
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. Puede aa-
Comentarios
dirse una zona horaria, si procede.

Ejemplos 20110227, 20110227T131805.

11
No aparece en ISO 23081 como tal, pero cumple esta funcionalidad.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 91


eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas

Sub-elemento de No aplica.

Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de un docu-
Definicin
mento digital o digitalizado.

Aplicabilidad Documento.

Obligacin Obligatorio ENI.

Automatizable Repetible En el punto de captura -


eEMGDE14.2 - Formato (Obligatorio ENI)
eEMGDE14.3 - Versin de formato
Sub-elementos eEMGDE14.7 - Resolucin
eEMGDE14.8 - Tamao
eEMGDE14.9 Profundidad de color

Esquema Sin definir.


Valores
Valor por defecto Sin definir.

Compatibilidad ISO 23081 Uso.

- Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin
al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de
localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
- Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un documento digital o
digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.
- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalizacin.
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de
Comentarios conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar
que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.

Ejemplos -

eEMGDE14.2 - FORMATO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
Obligacin
subelementos que componen este metadato.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE14.2.1 Nombre del formato
Sub-elementos
eEMGDE14.2.2 Extensin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.

92 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE14.2 - FORMATO
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de ges-
tin o de localizacin de recursos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO


Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.NombreFormato
Sub-elemento de eEMGDE14.2 - Formato
Definicin Denominacin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
Obligacin
subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 - Formato
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de
Esquema Estndares en la columna Nombre Comn de la tabla recogida en su
Valores anexo.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de ges-
tin o de localizacin de recursos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios -
Strict Open XML
ISO/IEC 26300:2006
Ejemplos OASIS 1.2
PDF, PDF/A
Comma Separated Values

eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO


Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.ExtensionFichero
Sub-elemento de eEMGDE14.2 - Formato
Definicin Extensin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa uno o los dos
Obligacin
subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 - Formato
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 93


eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de
Esquema
Valores Estndares en la columna Extensin de la tabla recogida en su anexo.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de ges-
tin o de localizacin de recursos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios -
Ejemplos .docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv

eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.1 - Tipo de firma (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI)
Sub-elementos
eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.5 Firmante
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de su creacin, me-
diante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para ello.
Finalidad
- Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de garantizar sus
condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA


Nombre formal eEMGDE.Firma.TipoFirma
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Definicin Denominacin normalizada del formato de firma utilizado.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos eEMGDE17.1.1. Perfil de firma

94 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA
TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signature), TF03 (XAdES
Esquema enveloped signature), TF04 (CAdES detached/explicit signature), TF05
Valores (CAdES attached/implicit signature), TF06 (PAdES)
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del documento simple, ex-
Finalidad
pediente o agregacin.
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos TF01, TF05.

eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV


Nombre formal eEMGDE.Firma.FormatoFirma.ValorCSV
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Definicin Valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar el documento o expediente.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Condicional: De aplicacin si el elemento eEMGDE17.1Tipo de firma contiene el valor TF01 (CSV)
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV


Nombre formal eEMGDE.DefinicionGeneracionCSV
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Definicin Referencia a la orden, resolucin o documento que define la creacin del CSV correspondiente
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No

Esquema Si AGE, Referencia BOE: BOE A-YYYY-XXXXX


Valores En otro caso, referencia correspondiente
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad
Finalidad Indicar la disposicin que crea y regula el CSV correspondiente
Comentarios -

BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema de cdigo seguro
Ejemplos
de verificacin por la Direccin General del Catastro)

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 95


eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL
Nombre formal eEMGDE.TipoDocumental
Sub-elemento de No aplica.
Modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de una competencia
Definicin concreta, en base a una regulacin y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homog-
neos.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
TD01 (Resolucin), TD02 (Acuerdo), TD03 (Contrato), TD04 (Convenio),
TD05 (Declaracin), TD06 (Comunicacin), TD07 (Notificacin), TD08
Esquema (Publicacin), TD09 (Acuse de recibo), TD10 (Acta), TD11 (Certificado),
Valores TD12 (Diligencia), TD13 (Informe), TD14 (Solicitud), TD15 (Denuncia),
TD16 (Alegacin), TD17 (Recursos), TD18 (Comunicacin ciudadano),
TD19 (Factura), TD20 (Otros incautados), TD99 (Otros).
Valor por defecto Sin definir.
12
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin .
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
Finalidad - Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un documento.
- Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.
Comentarios
Ejemplos - TD0, TD02, TD03

eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN


Nombre formal eEMGDE.EstadoElaboracion
Sub-elemento de No aplica.
Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber, original o los distin-
Definicin
tos tipos identificados de copia.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
No
Sub-elementos

EE01 (Original)
EE02 (Copia electrnica autntica con cambio de formato)
Esquema EE03 (Copia electrnica autntica de documento papel)
Valores
EE04 (Copia electrnica parcial autntica)
EE99 (Otros)
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en atencin a su
Finalidad
aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor probatorio.
Comentarios
Ejemplos EE01, EE03, EE99

12
No aparece como tal en ISO 23081, pero cumple esta funcionalidad.

96 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion
Sub-elemento de No aplica.
Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un sistema de ges-
Definicin
tin de documentos
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin
Sub-elementos eEMGDE22.2 - Denominacin de clase
eEMGDE22.3 - Tipo de clasificacin (SIA / FUNCIONAL)
Esquema SIA/Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Adscribir la entidad a una categora dentro de un plan de clasificacin, de manera que todos los inte-
Finalidad grantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban un tratamiento semejante en virtud de
ellos.
La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus sub-elementos en la
Comentarios
descripcin del documento.
Ejemplos -

eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN


Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion
Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin
Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de clasificacin o en el
Definicin
SIA.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Cdigo SIA o cdigo del Cuadro de clasificacin desarrollado por cada
Esquema
Valores organizacin.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin
Finalidad
Comentarios -
Ejemplos FO001. AG00711. 998150 [SIA]

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 97


METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE
NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE

eEMGDE.N - VERSIN NTI


Nombre formal eEMGDE.VersionNTI
Sub-elemento de No aplica.

Definicin Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento


electrnico conforme a la cual se estructura el documento electrnico.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Para Documento simple: http://administracionelectronica.gob.
Esquema es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e
Valores Para Documento simple: http://administracionelectronica.gob.
es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Valor por defecto
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E NI/XSD/v1.0/expediente-e
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el documento o expe-
diente electrnico
Comentarios Tipo de datos URI
Ejemplos -

eEMGDE.N - RGANO
Nombre formal eEMGDE.Organo
Sub-elemento de No aplica.
Para el Documento simple: identificador normalizado de la administracin generadora del documen-
Definicin to o que realiza la captura del mismo.
Para el Expediente y Serie: Identificador normalizado de la administracin responsable de la trami-
tacin del procedimiento.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Cdigo/s procedentes del DIR3
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar el rgano que crea o captura el documento o el rgano responsable de la tramitacin del
procedimiento
Comentarios Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Uni-
dades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.
Ejemplos E04072803 (S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones)

eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO


Nombre formal eEMGDE.OrigenDocumento
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una administracin.
Aplicabilidad Documento

98 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No tiene
Esquema Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administracin
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -

Ejemplos -

eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN


Nombre formal eEMGDE.IdentificadorDocumentoOrigen
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia
Aplicabilidad Documento

Obligacin Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 Estado de elaboracin, contenga
los valores EE02, EE03 o EE04
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Si el documento origen es un documento electrnico:
Esquema ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
Valores Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que se obtiene la copia
autntica que captura el sistema de gestin documental.
Comentarios -

Ejemplos -

eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE


Nombre formal eEMGDE.EstadoExpediente
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Estado del expediente en el momento del intercambio
Aplicabilidad Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (ndice para remisin cerrado)
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista del mismo con la
estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
Comentarios -

Ejemplos E01, E02, E03

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 99


eEMGDE.N - INTERESADO
Nombre formal eEMGDE.Interesado
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador del interesado.
Aplicabilidad Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
a) Si ciudadano o persona jurdica:
Esquema DNI, NIE, NIF
Valores b) Si administracin: <rgano> (DIR3)
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar de forma unvoca el/los interesados en un procedimiento determinado, bien sean perso-
nas fsica, jurdicas u rganos de la Administracin
Comentarios -

Ejemplos -

METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS-e


Y EXPEDIENTES-e ENTRE REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA

eEMGDE1 - CATEGORIA
Nombre formal eEMGDE.Categoria
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Valor del tipo de entidad que se est describiendo.
Aplicabilidad Al adoptar un enfoque mono-entidad, slo es aplicable a la entidad Documento
Obligacin Obligatorio para la transferencia.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Documento/Expediente/Serie
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
- Sub-categorizar entidades.
Finalidad - Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de entidades o a entida-
des a un nivel particular de agregacin, si procede.
- Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.
Comentarios -
Ejemplos -

100 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE4.2 - FECHA FIN
Nombre formal eEMGDE.Fechas.FechaFin
Sub-elemento de eEMGDE4 - Fechas
Fecha en que se considera finalizado el expediente o agregacin documental o se considera que no
Definicin
se van a producir ms expedientes de una serie documental.
Aplicabilidad Expediente/Serie
Obligacin Condicional: Debe utilizarse para la transferencia una vez que una entidad finaliza.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que se considera finalizado el expediente
o agrupacin documental.
Finalidad
- Para la serie documental, se dar la fecha del ltimo expediente instruido de un procedimiento
que se extingue o deja de tramitarse.
En los expedientes de resolucin coincidir con la fecha de notificacin de la resolucin o, en su
caso, acuse de recibo de la misma, o con la fecha en que se d por finalizado por cualquiera de los
otros procedimientos previstos en la Ley (caducidad, desistimiento); en caso de expedientes de
constancia o informativos, la fecha fin coincidir con la finalizacin de las actuaciones administrati-
vas o informativas en torno al asunto de que se trate, por ejemplo:
Comentarios - Expedientes personales: la fecha de fin coincidir con la de resolucin de cese definitivo de la
relacin laboral del empleado pblico con el rgano correspondiente, por cualquiera de las cau-
sas reconocidas en la legislacin.
- Expedientes informativos: por ejemplo, una agregacin de documentos en un gabinete, se con-
siderar finalizado cuando el asunto para el que se haya recabado la informacin y documentos
se considera cerrado y tomadas las decisiones oportunas en torno a l.
Ejemplos 20110327, 20100227T131805.

eEMGDE8 - SEGURIDAD
Nombre formal eEMGDE.Seguridad
Sub-elemento de No aplica.
Conjunto de valores que, una vez articulados, ayudan a determinar las medidas adoptadas para
Definicin proteger los documentos, la informacin y los datos de un acceso, cambio, destruccin no autoriza-
dos, as como de otras amenazas.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE8.4 Sensibilidad datos de carcter personal
Sub-elementos
eEMGDE8.6 Nivel de confidencialidad de la informacin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
La finalidad de este elemento es establecer un conjunto de criterios que determinen, de conformi-
Finalidad dad con la legislacin vigente, los privilegios y restricciones de acceso a las diferentes entidades
con el objeto de facilitar la proteccin de las mismas, ya sea de manera fsica, ya de manera lgica.
Comentarios -
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 101


eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL
Nombre formal eEMGDE.Seguridad.SensibilidadDatosCaracterPersonal
Sub-elemento de eEMGDE8 - Seguridad
Trmino normalizado de acuerdo con los niveles de clasificacin de la Ley Orgnica 15/1999, de 13
Definicin
de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal y normativa de desarrollo.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
13
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Bsico, Medio, Alto.
Valores
Valor por defecto Bsico.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Indicar los niveles de proteccin de datos sensibles de carcter personal de los ficheros de acuerdo
Finalidad
con la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo
Este elemento se asigna tomando en consideracin los datos de los ficheros que concurren a la
Comentarios conformacin de una entidad, como el documento. El nivel de sensibilidad de las entidades que
contienen datos se regulan en legislacin especfica.
Ejemplos Bsico

eEMGDE8.6 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN


Nombre formal eEMGDE.Seguridad.NivelConfidencialidadInformacion
Sub-elemento de eEMGDE8 - Seguridad
Evaluacin, en cuanto al nivel de la dimensin de seguridad "confidencialidad", de la informacin
Definicin
recogida en un documento, de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Bajo, Medio, Alto.
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Finalidad Indicar el nivel confidencialidad de la informacin contenida en el documento
La evaluacin del nivel de confidencialidad de la informacin se atendr a los criterios dispuestos en
el apartado 2.2.1. CRITERIOS GENERALES PARA VALORAR LA CONFIDENCIALIDAD NECE-
SARIA de la gua CCN-STIC-803 del ENS. Este anlisis se podr efectuar por series documenta-
les, sin necesidad de realizar un estudio individualizado de cada documento. En general, el nivel de
Comentarios
confidencialidad asignado a un documento en este metadato no tendr por qu coincidir con el nivel
de seguridad del ENS atribuido a algn sistema de informacin que lo capture, procese o almacene,
ya que el nivel de seguridad del ENS se computa a partir de 5 dimensiones de seguridad, as como
integrando la evaluacin de todas las informaciones y servicios de un sistema
Ejemplos Medio

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN


Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion
Sub-elemento de No aplica.
Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por terceros de docu-
Definicin
mentos.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia

13
Repetible slo para documentos confidenciales, actividades y regulaciones.

102 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE9.1 Tipo de acceso
Sub-elementos
eEMGDE9.2 - Reutilizacin
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso,
Finalidad uso y reutilizacin por terceros.
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por terceros de los
documentos.
Heredable de la serie.
El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse de acuerdo con la
normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin pertinentes, para proteger la intimidad
Comentarios
de los ciudadanos y los intereses de gestin de las organizaciones, o los derechos de propiedad
intelectual o industrial de unos y otras, as como la integridad fsica, si procede, de los documentos,
por ejemplo, aquellos en un estado de conservacin precario.
Ejemplos -

eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO


Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso
Sub-elemento de 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin
Indica si el documento se rige por el rgimen general de libre acceso o si, por el contrario, est
Definicin
sujeto a alguna de las limitaciones recogidas en la legislacin o normativa de aplicacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE9.1.1 Cdigo de la causa de limitacin
Sub-elementos
eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de limitacin
Esquema Libre/Limitado
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Finalidad - Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares de acceso
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso de los documentos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento respecto al acceso
Comentarios
por razn diferente de la proteccin de datos personales.
Ejemplos

eEMGDE9.1.1 CDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIN


Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CodigoCausaLimitacion
Sub-elemento de 9.1.-Tipo de acceso
Asignar una codificacin a la causa de limitacin de acceso para facilitar las consiguientes acciones
Definicin
automticas precisas sobre el documento.
Aplicabilidad Slo a la entidad Documento: documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 Tipo de
Obligacin
acceso sea Limitado
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Ver Apndice adjunto.
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Finalidad Codificar la causa de limitacin de acceso en que incurre el documento o expediente
Comentarios Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado.
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 103


COD. CAUSA
CAUSA ESPECFICA LIMITACIN (*)
LIMITACIN
A La seguridad nacional
B La defensa
C Las relaciones exteriores
D La seguridad pblica
La prevencin, investigacin y sancin
E de los ilcitos penales, administrativos o
disciplinarios
La igualdad de las partes en los proce-
F
sos judiciales y la tutela judicial efectiva
Las funciones administrativas de vigi-
G
lancia, inspeccin y control
Los intereses econmicos y comercia-
H
les
I La poltica econmica y monetaria
El secreto profesional y la propiedad
J
intelectual e industrial
La garanta de la confidencialidad o el
K secreto requerido en procesos de toma
de decisin
L La proteccin del medio ambiente
M Otros

(*) Basado en el artculo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la informacin pblica y buen
gobierno.

eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN


Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CausaLegalLimitacin
Sub-elemento de 9.1.-Tipo de acceso
Referencia de la ley o norma especfica que afecta al documentos o expediente en cuanto a su
Definicin
rgimen de acceso
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 Tipo de
Obligacin
acceso sea Limitado
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Dar a conocer la regulacin normativa o legal en virtud de la cual un documento tiene acceso limita-
Finalidad
do.
Comentarios -
Art. 95 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria;
Ejemplos
Art. 48.1 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

104 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE9.2CONDICIONES DE REUTILIZACIN
Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CondicionesReutilizacion
Sub-elemento de 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin
Definicin Indica bajo qu condiciones un documento, expediente o serie de libre acceso, son reutilizables.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de eEMGDE9.1 Tipo de
Obligacin
acceso sea Libre
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones generales o particulares
de reutilizacin.
Finalidad
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de uso y reutilizacin por terceros de los docu-
mentos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento respecto a la reutiliza-
Comentarios
cin de la informacin que contiene.

Ejemplos Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutilizables bajo las condi-
ciones generales que establece el artculo 8 de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre.

eEMGDE13 - CALIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a sus valores, a lo
Definicin largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictaminadas regladas a emprender so-
bre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de esos valores.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.1 - Valoracin
eEMGDE13.2 - Dictamen
Sub-elementos
eEMGDE13.3 - Transferencia
eEGMDE13.4 - Documento esencial
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.
- Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
- Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos.
- Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros pro-
Finalidad cesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los
documentos y las series documentales.
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y la gestin de documentos, y los
ciudadanos y sus intereses.
- Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los documentos.
- Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los documentos.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 105


eEMGDE13 - CALIFICACIN
Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este elemento en el momento
de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de gestin documental por diversos motivos,
incluidos la no disponibilidad de autoridades calificadoras de documentos o una poltica organizativa
Comentarios
que excluye la determinacin de los valores en el momento de la creacin. En estos casos debe
utilizarse el valor por defecto Sin cobertura de calificacin para el sub-elemento eEMGDE13.1 -
Valoracin, hasta que las entidades pertinentes estn cubiertas por una norma de conservacin.
Ejemplos -

eEMGDE13.1 - VALORACIN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion
Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin
Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo largo de su
Definicin
ciclo de vida.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.1.1 Valor primario
Sub-elementos
eEMGDE13.1.2 Valor secundario
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos.
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competentes en la de-
terminacin de los valores de los documentos.
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin aplicables
sobre los documentos.
Finalidad - Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determinados y otros
procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dictamen realizado sobre los
documentos y las series documentales.
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y la gestin de documentos, y los
ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Ejemplos -

eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario
Sub-elemento de eEMGDE13.1 - Valoracin
Determinacin de los valores primarios de los documentos y expedientes que componen una de-
Definicin
terminada serie documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.1.1.1. Tipo de valor
Sub-elemento
eEMGDE13.1.1.2. Plazo
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir

106 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Identificar los valores primarios de los documentos, esto es, su utilidad para la gestin y uso de
Finalidad los documentos, para formar el calendario de conservacin y aplicar en consecuencia las medi-
das de conservacin necesarias.
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.TipoValor
Sub-elemento de eEMGDE13.1.1 - Valor primario
Definicin Identificacin de los diferentes valores primarios que poseen los documentos, expedientes y series
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Administrativo
Fiscal
Esquema
Valores Jurdico
Otros
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad - Conocer el plazo de prescripcin del valor jurdico de los documentos, esto es, su plazo de vi-
gencia en tanto prueba documental procesal en un litigio.
- Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Comentarios - Tipos de valores especificados en el formulario de identificacin y valoracin de series documen-
tales de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Ejemplos -

eEMGDE13.1.1.2 PLAZO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.Plazo
Sub-elemento de eEMGDE13.1.1 - Valor primario
Determinacin del plazo de prescripcin de los valores primarios de los documentos, expedientes y
Definicin
series documentales
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Indicar plazo en aos
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad - Conocer el plazo de prescripcin del valor fiscal de los documentos, esto es, su plazo de vigen-
cia en tanto evidencia del pago de obligaciones tributarias.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Ejemplos 4 aos

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 107


eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorSecundario
Sub-elemento de eEMGDE13.1 - Valoracin
Definicin Determinacin la existencia de valores secundarios en los documentos
Aplicabilidad Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y documento.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema S/No/Sin cobertura de calificacin
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
Conocer la existencia de valores secundarios en los documentos, cuya consecuencia inmediata es
Finalidad que sern dictaminados de conservacin permanente y que habr que aplicarles las polticas de
conservacin adecuadas aprobadas por la organizacin.
Los valores secundarios pueden identificarse con el valor testimonial, informativo o histrico. En
Comentarios cualquier caso, la consecuencia para la gestin de documentos es la conservacin permanente de
la entidad que los posee.
Ejemplos Valor testimonial o Histrico: S

eEMGDE13.2 - DICTAMEN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen
Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin
Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la eliminacin de
Definicin
documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme avanza su ciclo de vida.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen
Sub-elementos eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada
eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecucin de la accin dictaminada
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en
relacin a sus diferentes valores.
- Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto,
medio y largo plazo.
Finalidad
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se origi-
naron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos
de la administracin con los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en que stos no
son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente de ejecucin y no exista
Comentarios
ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera requerir el documento como eviden-
cia electrnica.
Ejemplos -

108 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen
Sub-elemento de eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre los documentos a lo
largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
14
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Ver Apndice adjunto
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en rela-
cin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad responsable de su
gestin y conservacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, me-
Finalidad dio y largo plazo.
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron
durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la admi-
nistracin con los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Los documentos simples, expedientes y series pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo de vida,
Comentarios
por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso, por lo que de-
beran describirse utilizando mltiples repeticiones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
Ejemplos CP; EP

COD.
TIPO DICTAMEN
DICTAMEN
CP Conservacin permanente
EP Eliminacin parcial
ET Eliminacin total
PD Pendiente de dictamen

eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada
Sub-elemento de eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por una autoridad califica-
dora.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento
Obligacin
eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.
15
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.

14
En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.
15
En el punto de captura en el caso de que existan normas de conservacin aprobadas.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 109


eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en rela-
cin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su
gestin y conservacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, me-
Finalidad dio y largo plazo.
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aquellos se originaron
durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interacciones de los procesos de la organiza-
cin con los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera reglada sobre el
documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la accin real cuando se emprende. La
accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde se concreta la accin que tiene
que emprenderse sobre un documento una vez que ha pasado el perodo de tiempo especificado
desde el evento desencadenante indicado.
Comentarios
Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo de su ciclo
de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o conservacin permanente, en su caso,
por lo que deberan describirse utilizando mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 -
Dictamen.
El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo especfico, a efectos
de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las caractersticas del documento.
Eliminacin de las solicitudes y mritos a los 5 aos, y conservacin permanente del resto del expe-
diente.
Eliminacin total dejando una muestra de un expediente por ao.
Conservacin permanente con duplicacin por esencial.
Ejemplos
Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato.
Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento.
Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del empleado.
Retener permanentemente.

eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.PlazoEjecucionAccionDictaminada
Sub-elemento de eEMGDE13.2 - Dictamen

Definicin Plazo en el que se tiene que ejecutar la accin concreta que se aplica al documento y que figura en el
sub-elemento eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-elemento
Obligacin
eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Introducir un valor numrico relativo a aos
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.

Finalidad Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la accin dictaminada en
eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada en un plazo de tiempo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Comentarios El momento de ejecucin de la accin dictaminada se calcular sumando el valor numrico de esta
metadato al correspondiente a los aos en el metadato eEMGDE4.2 - Fecha fin
5 aos
Ejemplos
8 aos

110 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Transferencia
Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin

Definicin Operacin por la que traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales, en
cumplimiento del calendario de conservacin resultante del proceso de valoracin documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEGMDE 13.3.1 Fase de archivo
Sub-elementos
eEMGDE 13.3.2 Plazo de transferencia
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Traspasar la custodia de los documentos a travs de las distintas fases de archivo del Sistema, y
la responsabilidad de llevar a cabo las tareas correspondientes a cada uno de los momentos del
Finalidad
ciclo de vida de los documentos
- Establecer el momento en el que se llevar a cabo la transferencia de la custodia
Comentarios Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Ejemplos -

eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Transferencia.FaseArchivo
Sub-elemento de eEMGDE13.3 - Transferencia

Definicin Indicacin de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del documento que se
transfiere
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
- Archivo Central.
Esquema - Archivo Intermedio
Valores
- Archivo Histrico
Valor por defecto Archivo Central.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.

Finalidad - Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fraccin, as como los expedien-
tes y documentos que la componen, en funcin del momento de su ciclo de vida.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendr el valor
Comentarios
significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya
sea ste el repositorio de gestin o el repositorio de archivo.
Ejemplos Archivo Central. Archivo Histrico.

eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Transferencia.PlazoTransferencia
Sub-elemento de eEMGDE13.3 - Transferencia

Definicin Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series documentales,
en cumplimiento del calendario de conservacin resultante del proceso de valoracin documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 111


eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Valor numrico en aos.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o solicitado, en rela-
cin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad responsable de su
Finalidad gestin y conservacin, y que quedarn registradas en el calendario de conservacin de los docu-
mentos de la organizacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir a corto, me-
dio y largo plazo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre contendr el valor
significativo para los responsables del repositorio en que se conserve en un momento determinado, ya
Comentarios
sea ste el repositorio de gestin o el repositorio de archivo.
El plazo indicado por este metadato se calcular a partir del valor del metadato eEMGDE4.2 - Fecha
fin.
Ejemplos 5 aos

eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL


Nombre formal eEMGDE.Calificacion.DocumentoEsencial
Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin
Calificacin de un documento como esencial para el desarrollo de las actividades de la organizacin y
Definicin que, por ello, debe ser objeto de medidas especiales de proteccin, que incluyen su duplicado y alma-
cenamiento en un repositorio diferente.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Booleano: S / No
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.

Finalidad - Asegurar que la organizacin pueda seguir desarrollando su actividad en caso de desastre, con-
servando los documentos considerados como esenciales para su funcionamiento.
Comentarios
Ejemplos S. No.

eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE


Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase
Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada dentro de un cuadro
Definicin
de clasificacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -

112 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE
Sub-elementos No
Esquema SIA - Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Reflejar la denominacin del procedimiento SIA o del epgrafe del cuadro de clasificacin que tiene
Finalidad asignado el identificador unvoco que se representa en el subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de
clasificacin.
Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un cuadro de clasificacin o del catlo-
Comentarios go de procedimientos SIA. Puede ser generado automticamente a partir de la asignacin del
subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.
Para una entidad Expediente: Interposicin de reclamaciones econmico-administrativas entre
particulares (Cdigo SIA: 998150)
Ejemplos
Para una entidad Expediente: (F03.S1). Recursos Administrativos
Para una entidad Serie (4.1). Revisin en va administrativa

eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)


Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.TipoClasificacion
Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin
Trmino que seala si los valores del elemento corresponden a una clasificacin administrativa del
procedimiento de acuerdo con el SIA, y en cumplimiento con el metadato obligatorio correspondien-
Definicin
te de la NTI de Expediente electrnico, o si se refieren a la adscripcin de la entidad a una categora
funcional dentro del cuadro de clasificacin funcional de documentos de la organizacin.
Aplicabilidad Serie/ Expediente/ Documento
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema SIA/Funcional
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Reflejar si la categora a la que se refieren el resto de valores del elemento eEMGDE22. Clasifica-
Finalidad
cin, es administrativa o funcional.
Comentarios -
Para una entidad Expediente:SIA
Ejemplos Para una entidad Expediente:Funcional
Para una entidad Serie: Funcional

METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE DOCUMENTOS-e


Y EXPEDIENTES-e.

eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del documento electrnico
Aplicabilidad Documento

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 113


eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE N.1 Cdigo de la Oficina de Registro
Sub-elementos eEMGDE N.2 Fecha del asiento registral
eEMGDE N.3 N asiento registral
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 -
Recoger la informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del documento electrnico,
Finalidad tal como la entidad que ha efectuado el registro del documento, la fecha y el nmero asignado a su
asiento correspondiente.
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDEN1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.TipoRegistro
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Definicin Tipo de acto registral, de entrada o de salida.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema 0 = Registro de entrada; 1 = Registro de salida
Valores
Valor por defecto 0
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Determinar si la informacin recogida en el metadato eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL y sus


sub-elementos se refiere a un registro de Entrada o de Salida
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDEN2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO


Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.CodigoOficinaRegistro
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Definicin Cdigo de la Entidad Registral de origen o de destino del documento
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Cdigo obtenido de DIR3
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -

114 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDEN3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.FechaAsientoRegistral
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Definicin Fecha y hora de entrada del documento en la Entidad Registral de origen o de destino.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema AAAAMMDDHHMMSS
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDEN4 N ASIENTO REGISTRAL


Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.NumeroAsientoRegistral
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Definicin Nmero de Registro del Documento en el Registro General de la entidad de origen o de destino.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE3 - NOMBRE
Nombre formal eEMGDE.Nombre
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Ttulo en lenguaje natural del documento, expediente o serie
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE3.1 Nombre natural
Sub-elementos
eEMGDE3.3 Nombre del fichero
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 115


eEMGDE3 - NOMBRE
- Ayudar a identificar la entidad.
Finalidad - Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los usuarios
- Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL


Nombre formal eEMGDE.Nombre.NombreNatural
Sub-elemento de eEMGDE3 - Nombre
Definicin Nombre real que se da a la entidad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de recursos.
Finalidad
- Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.
Comentarios -
Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras
Ejemplos Expediente: Expediente de concesin de licencia de obras
Serie: Expedientes de licencias de obras.

eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO


Nombre formal eEMGDE.Nombre.NombreFichero
Sub-elemento de eEMGDE3. Nombre
Definicin Ttulo o nombre del fichero de datos que constituye el documento
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin
- Ayudar a identificar el documento como objeto fsico dentro de un sistema de ficheros.
Finalidad
- Hacer posible la bsqueda de un fichero dentro del sistema.
Comentarios Debe indicarse el nombre del fichero con extensin.
Ejemplos -

116 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE5 - DESCRIPCION
Nombre formal eEMGDE.Descripcion
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Informacin adicional en texto libre relativa una entidad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Hacer posible la recuperacin de la informacin sobre entidades.
Finalidad - Facilitar la seleccin de la informacin por parte de los usuarios.
- Proporcionar contexto adicional a las entidades.
Comentarios Se consigna nicamente la informacin pertinente no incluida en otros elementos.
Para una entidad Documento: la serie se inici con motivo del cambio de poltica interna de la orga-
Ejemplos
nizacin, y su definicin fue realizada, a partir de los informes previos, por.

eEMGDE11 - IDIOMA
Nombre formal eEMGDE.Idioma
Sub-elemento de No aplica.
Idioma o lengua utilizada en un Documento, hablada o usada por un Agente al realizar una Activi-
Definicin
dad.
Aplicabilidad Documento
Condicional:
Obligacin - Se utilizar opcionalmente para indicar el idioma de un documento si este es distinto a espaol.
- Cada Institucin puede utilizarlo para indicar tambin las lenguas cooficiales empleadas.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema RFC 4646:2006. Ver Apndice 17 del eEMGDE
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Facilitar la bsqueda y recuperacin de documentos.
Finalidad
- Proporcionar informacin contextual adicional acerca de un agente.
La especificacin RFC 4646:2006 proporciona una sintaxis para construir descripciones de idioma
Comentarios utilizando los cdigos de lengua de ISO 639, los cdigos de pas de ISO 3166 y los cdigos de
escritura de ISO 15924.
Ejemplos Para un documento en gallego, gl

eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO


Nombre formal eEMGDE.PuntosAcceso
Sub-elemento de No aplica.
Palabras claves normalizadas, segn tesauros o lenguajes controlados, utilizadas por una organi-
zacin o entorno con el fin de recuperar el asunto o materia, el nombre de personas, de organiza-
Definicin
ciones, de jurisdicciones, de perodos temporales y mbitos geogrficos, etc., contenidos en un
documento o regulacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 117


eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE12.1 - Trmino punto de acceso
Sub-elementos eEMGDE12.2 - ID de punto de acceso
eEMGDE12.3 - Esquema de punto de acceso
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
- Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una cierta materia o asunto, mbito geogrfico o
temporal, persona, institucin, etc.
Finalidad
- Proporcionar informacin acerca del (de los) esquema(s) de los que las palabras clave se han
extrapolado.
- Proporcionar informacin contextual adicional acerca de los documentos o las regulaciones.
Un punto de acceso puede ser cualquier palabra clave o dato normalizado contenido en un Docu-
mento o una Regulacin: asuntos o materias, lugares, perodos de tiempo, personas, organizacio-
nes, regulaciones, etc. Por tanto, si se utiliza este elemento se deben tomar precauciones para
Comentarios
distinguir entre una entidad, cuando es participante activa en un proceso de gestin o de gestin de
documentos, y esa misma entidad cuando es aquello de lo que trata un documento o una regula-
cin.
Ejemplos -

eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO


Nombre formal eEMGDE.PuntosAcceso.TerminoPuntoAcceso
Sub-elemento de eEMGDE12 - Puntos de acceso
Definicin Palabra clave que describe el contenido del documento o de la regulacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Aquellos ya existentes elegidos por cada organizacin, o los elaborados
Esquema
Valores ex profeso por stas de conformidad con sus necesidades.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
Finalidad - Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.
- Proporcionar informacin adicional, acerca de los documentos o las regulaciones
Algunos esquemas basados en materias son jerrquicos; otros permiten el uso de un cierto nmero
de palabras clave ponderadas como iguales. Si el esquema es jerrquico, la estructura debe quedar
Comentarios reflejada utilizando caracteres delimitadores en la cadena misma de trminos de palabras clave. Si
los trminos se ponderan como iguales, debe repetirse todo el elemento eEMGDE12 - Puntos de
acceso.

Ejemplos Farmacia, Urbanismo, Administracin de Empresas, Siglo XIX, Guerra de Iraq, Madrid, Ley 11/2007,
Calificacin de documentos.

eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO


Nombre formal eEMGDE.PuntosAcceso.IdPuntoAcceso
Sub-elemento de eEMGDE12 - Puntos de acceso
Definicin Identificador asignado a una palabra clave dentro de un esquema.

118 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Opcional. Se recomienda su utilizacin si existe una taxonoma (tesauro, ndice, lista de autoridades,
Obligacin lenguaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor al sub-elemento eEMGDE12.1 -
Trmino punto de acceso.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Aquellos ya existentes elegidos por cada organizacin, o los elaborados
Esquema
Valores ex profeso por stas de conformidad con sus necesidades.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
Finalidad
- Permitir que una bsqueda pueda restringirse a una materia, persona, lugar, tiempo etc.
La forma del identificador ser definida por el esquema del que se ha tomado el trmino. Si los tr-
Comentarios minos del punto de acceso tienen identificadores, las organizaciones pueden decidir recoger y utili-
zar los identificadores como un mtodo abreviado para acceder a los trminos mismos.
Ejemplos 521.3, 72, 636 (si se estuviera usando, por ejemplo, la Clasificacin Decimal Universal).

eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO


Nombre formal eEMGDE.PuntosAcceso.EsquemaPuntoAcceso
Sub-elemento de eEMGDE12 - Puntos de acceso
Definicin Referencia al esquema del que el punto de acceso se ha extrado.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse si se utiliza una taxonoma (tesauro, ndice, lista de autoridades, len-
Obligacin guaje o vocabulario controlado, etc.) para proporcionar un valor a los sub-elementos eEMGDE12.1 -
Trmino punto de acceso, o 12.2 - ID de punto de acceso.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Existen muchos esquemas de valores y algunos tendrn que ser defini-
Esquema dos localmente por cada organizacin por lo que no se prescribe ningn
Valores esquema, y se deja a eleccin de cada organizacin.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin acerca de los esquemas de los que se han tomado los puntos de ac-
Finalidad ceso.
- Proporcionar informacin de contexto adicional acerca de los documentos o las regulaciones.
Comentarios -

Ejemplos Listado de materias de la Biblioteca Nacional, Clasificacin Decimal Universal, listado de puntos de
acceso en la plataforma PARES

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS


Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de un docu-
Definicin
mento nacido digital o digitalizado.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 119


eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS
eEMGDE14.2 - Formato (Obligatorio ENI)
eEMGDE14.3 - Versin de formato
Sub-elementos eEMGDE14.7 - Resolucin
eEMGDE14.8 - Tamao
eEMGDE14.9 - Profundidad de color
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptarse en relacin
al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de gestin o de
localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
- Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un documento digital o
digitalizado o el software utilizado para crear un documento digital o digitalizado.
- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de digitalizacin.
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las estrategias de
Comentarios conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms completa posible para asegurar
que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud.
Ejemplos -

eEMGDE14.3 - VERSIN DE FORMATO


Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.VersionFormato
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Versin del formato lgico de fichero del documento.
Aplicabilidad Slo a la entidad Documento.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a efectos de ges-
tin o de localizacin de recursos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Debera utilizarse para registrar informacin sobre la versin del formato, cuando se conozca.
La versin facilita que los documentos digitales puedan migrarse, convertirse, conservarse y repre-
Comentarios
sentarse correctamente. Si no existe medio para conocerla, el sub-elemento debera cumplimentar-
se con el valor Desconocida.
Ejemplos PDF 1.7, XHTML 1.0

120 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE14.7 - RESOLUCIN
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo cuantificada en
Definicin
pxeles por pulgada.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Indicar la resolucin para cada una de las dimensiones del documento
Esquema siguiendo el esquema:
Valores
resolucin horizontal x resolucin vertical
Valor por defecto 200 x 200
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al almacenamiento, la
Finalidad conservacin y la representacin de los documentos pueden adoptarse.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Comentarios -
200 x 200 ppp
Ejemplos
300 x 200 ppp

eEMGDE14.8 - TAMAO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Dimensiones fsicas, tamao lgico o duracin del documento.
Aplicabilidad Slo al tipo de entidad Documento.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico
Sub-elementos
eEMGDE14.8.4 - Unidades
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin
de los documentos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Debe actualizarse cada vez que se conviertan los documentos a un nuevo formato. Los cambios
Comentarios
deben quedar reflejados en eEMGDE21.6 - Historia del cambio.
Ejemplos -

eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO


Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico
Sub-elemento de eEMGDE14.8 - Tamao
Definicin Tamao lgico del documento.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 121


eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Se introducir el tamao del documento en el formato estndar recogido en el Catlogo de es-
tndares y no en su codificacin en base64.
Comentarios - Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento por mquina
de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento eEMGDE14.8.4 - Unida-
des.
Ejemplos 20,5

eEMGDE14.8.4 - UNIDADES
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.Unidades
Sub-elemento de eEMGDE14.8 - Tamao
Elemento de medida utilizado para registrar las dimensiones de un documento fsico o el tamao o
Definicin
la duracin lgicos de un documento digital.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conservacin y representacin
de los documentos.
Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte o localizacin a otro
basndose en sus formatos particulares de datos, para que los documentos del mismo formato
de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Para especificar las unidades utilizadas para registrar la extensin digital, deberan tomarse los
valores definidos en el esquema. Las unidades utilizadas para anchura, volumen, duracin, etc.,
deberan ser determinadas por cada organizacin. La separacin de las unidades de medida de los
nmeros reales de unidades facilita el tratamiento automatizado de los valores de los metadatos
Comentarios
eEMGDE14.8.1 - Dimensiones fsicas, y eEMGDE14.8.2 - Tamao Lgico.
Dado que el elemento eEMGDE14.8 - Tamao es aplicable para sistemas digitales, analgicos e
hbridos, tambin puede ser conveniente la utilizacin en este elemento de un esquema de unida-
des fsicas para documentos analgicos (cajas, libros, legajos)
Ejemplos cm, Mb, cajas

eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor
Sub-elemento de eEMGDE14Caractersticas Tcnicas
Definicin Profundidad de color o escala de grises o resolucin cromtica de una imagen digitalizada

122 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema N bits
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Ofrecer informacin acerca del tratamiento del color en documentos digitalizados con objeto de
Finalidad poder comprobar, en caso necesario, la fidelidad de la copia digitalizada respecto del documento
original.
Comentarios -
Ejemplos 8 (bits), 24 (bits)

eEMGDE15 - UBICACIN
Nombre formal eEMGDE.Ubicacion
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Localizacin fsica donde reside un documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE15.1 - Soporte
Sub-elementos
eEMGDE15.2 - Localizacin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Finalidad - Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera.
Debera utilizarse cuando:
- El documento no est localizado dentro de un sistema de gestin de documentos, sino que se
mantiene en algn otro tipo de almacenamiento virtual o fsico.
Comentarios - Sea necesario distinguir la localizacin del documento a efectos de gestin y de acceso.
Aplicable a entornos hbridos, esto es, cuando en un expediente electrnico se quiera hacer refe-
rencia a documentos en papel, o cuando se prevea que se va a querer incorporar al expediente
documentos o pruebas que por sus caractersticas fsicas no puedan revestir la forma de documen-
tos ENI ver NTI Expediente-e V.3
Ejemplos -

eEMGDE15.1 - SOPORTE
Nombre formal eEMGDE.Ubicacion.Soporte
Sub-elemento de eEMGDE15 - Ubicacin
Definicin Objeto fsico sobre el que se almacena un documento.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 123


eEMGDE15.1 - SOPORTE
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad - Mantener localizados los documentos de los que la organizacin es responsable.
Debe utilizarse obligatoriamente en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas
Comentarios
electrnicos de gestin de documentos
Ejemplos CD-ROM, DVD, unidad de disco duro externo, caja AGA

eEMGDE15.2 - LOCALIZACIN
Nombre formal eEMGDE.Ubicacion.Localizacion
Sub-elemento de eEMGDE15 - Ubicacin
Definicin Localizacin actual (fsica) del documento.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Opcional.
16
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.

Finalidad - Hacer posible la localizacin actual del documento, para recuperarlo cuando se requiera o solici-
te
Debe utilizarse en el caso de documentos analgicos incorporados a sistemas electrnicos de ges-
Comentarios
tin de documentos
Ejemplos - Archivo Central, caja 12546

eEMGDE16 - VERIFICACIN DE INTEGRIDAD


Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad
Sub-elemento de No aplica.
Mtodo para determinar si los bits que conforman un documento digital han sufrido algn cambio en
Definicin
el curso de la transmisin o del almacenamiento. A veces se le denomina fijeza.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE16.1 - Algoritmo
Sub-elementos
eEMGDE16.2 - Valor
Esquema No aplica.
Valores
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Finalidad - Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo, facilitando su
conservacin.
Comentarios -
Ejemplos -

16
Si el volumen es muy grande y debe repartirse en varias localizaciones.

124 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE16.1 - ALGORITMO
Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo
Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad
Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que forma un Documento, en
Definicin
un valor de longitud fija, que representa el valor digital de dicho Documento. Se excluye el caso de CSV
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Finalidad
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 - Valor, para espe-
Comentarios
cificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.
Ejemplos SHA-1.

eEMGDE16.2 - VALOR
Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor
Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad
Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que representa el docu-
Definicin
mento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Esquema Esquemas desarrollados por cada organizacin.
Valores
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Finalidad
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum.
El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el elemento
Comentarios
eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado para generar el valor.
El hash del expediente o de la agregacin se calcula sobre el respectivo fichero de ndice.

Ejemplos 573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056,
3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A

eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA


Nombre formal eEMGDE.Firma.TipoFirma.PerfilFirma
Sub-elemento de eEMGDE17.1 - Tipo de firma
Definicin Perfil de firma empleado en una firma con certificado electrnico
Aplicabilidad Documento/Expediente
Condicional: De aplicacin si el elementoeEMGDE17.1 - Nivel de firma contiene el valor Firma elec-
Obligacin
trnica avanzada basada en certificado electrnico.
Automatizable Repetible En el punto de captura -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 125


eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA
Sub-elementos No tiene
1.- Para las firmas XADES y CADES : EPES, T, C, X, XL, A, BASELINE
B-Level, BASELINE T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level
Esquema
Valores 2.- Para las firmas PADES : EPES, LTV, BASELINE B-Level, BASELINE
T-Level, BASELINE LT-Level, BASELINE LTA-Level
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Los perfiles de firma son las reglas usadas para asegurar la interoperabilidad de las firmas, relativas
Finalidad
a los elementos opcionales de las especificaciones referidas, el rango de valores, etc.
Comentarios -
Ejemplos T, C, A, BASELINE LTA-Level

eEMGDE17.5 - FIRMANTE
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Informa sobre la identidad del/los firmante/s del documento, la calidad en la que firman y el nivel de
Definicin
firma
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.5.1. - Nombre y apellidos o razn social
eEMGDE17.5.2. - Nmero de identificacin de los firmantes
Sub-elementos eEMGDE17.5.3. - En calidad de
eEMGDE17.5.4. - Nivel de firma
eEMGDE17.5.5. - Informacin adicional
Esquema Texto libre. Nombre y cargo de los firmantes
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre la identidad y cargo del/los firmante/s del documento
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos J. Snchez, Subdirector General de

eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL


Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante.NombreApellidos
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Informa sobre la del/los firmante/s del documento
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Texto libre. Nombre o razn social de los firmantes
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre la identidad del/los firmante/s del documento
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos J. Snchez. Empresa X

126 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE17.5.2 NMERO DE IDENTIFICACIN DE LOS FIRMANTE/S
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante. NmeroIdentificacionFirmantes
Sub-elemento de eEMGDE17.6. Firmante
Definicin Proporciona un identificador de las personas fsicas o jurdicas que firman el documentos
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema NIF, DNI, NIE o Nmero de Pasaporte
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Identificar de forma unvoca al/a los formante/s del documento simple, expediente o agregacin
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos

eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante.EnCalidadDe
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Informa sobre la funcin de cada uno de los firmantes
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Firmante; Cofirmante; Contrafirmante
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre sobre la funcin de cada uno de los firmantes
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos

eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA


Nombre formal eEMGDE.Firma.NivelFirma
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado.
Aplicabilidad Documento/Expediente.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Definido en el Captulo II. De la identificacin y autenticacin de la Ley
Esquema
Valores 11/2007, de 22 de junio.
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del Documento Simple, Expe-
Finalidad
diente o Agregacin.
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos Nick, PIN ciudadano, Firma electrnica avanzada, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada
basada en certificados, CSV

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 127


eEMGDE17.5.5INFORMACIN ADICIONAL
Nombre formal eEMGDE.Firma.InformacionAdicional
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Cualquier otra informacin acerca del firmante
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad
Finalidad Ofrecer cualquier otra informacin que se considere til acerca del firmante
Comentarios Se introducir el valor como cadena de texto libre
Ejemplos -

eEMGDE21 - TRAZABILIDAD
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y metadatos de las
Definicin
mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para realizarlas, y el usuario que las realiz.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE21.1 - Accin
eEMGDE21.1.1 - Fecha de la accin
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Sub-elementos
eEMGDE21.2 - Motivo reglado
eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin
eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Finalidad Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema.
La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo que la implantacin
Comentarios de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones especficas que deben respetar
las buenas prcticas y normas tcnicas relativas a seguimiento de acciones.
Ejemplos -

eEMGDE21.1 - ACCIN
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion
Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad
Definicin Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE21.1.1 - Fecha de la accin
Sub-elementos
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.

128 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE21.1 - ACCIN
Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado
Finalidad
del tiempo.
Comentarios Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7 del eEMGDE (*)
Ejemplos Accede a, Cambia, Borra

(*) Adaptacin del apndice 7 del eEMGDE a las necesidades del Departamento en un entorno mono-entidad

Accin de gestin de
Descripcin
documentos
Accede a Ejecuta el proceso de acceso a documentos.

Adjunta a Crea un enlace entre dos objetos, generalmente documentos.


Borra Accin que elimina (no modifica) los valores de un elemento de metadatos.
Modificacin del valor o estado de un elemento de metadatos o el contenido de
Cambia
un documento (incluye adiciones).
Declara finalizada o terminada una agregacin o actuacin, cuando ya no pue-
Cierra de contener ms documentos o datos, o el valor no puede aplicarse a docu-
mentos actuales.
Contribuye a Realizacin de una aportacin al contenido del documento.
Convierte Cambio del documento digital de un formato a otro.
Copia Acto o proceso de duplicar un objeto, a partir de un proceso de reproduccin
Crea Responsabilidad de redactar el contenido del documento.
Proceso de copiar datos de su localizacin de almacenamiento a un dispositivo
Descarga
local (o interno o externo a la organizacin).
Proceso de volver a convertir datos cifrados a su forma original para que pue-
Descifra
dan comprenderse.
Destruye Proceso de destruir fsicamente el contenido de una entidad documento.
Elimina Destruccin de un documento.
Proceso de aplicar un protocolo de encriptacin que representa datos digitales
Cifra
no legibles, excepto para aquellos que poseen la clave para descifrarlos.
Enva Proceso de distribuir copias de un documento a uno o mltiples receptores.
Finaliza Momento en que una entidad deja de existir, se cierra, se destruye.
Acto o proceso de adjuntar, incrustar o vincular un documento con un meca-
Firma
nismo que le da validez, en sus distintas variantes.
Imprime Proceso de representar un documento sobre papel.
Aade una entidad a un determinado nivel de agregacin del que debe formar
Incorpora
parte.
Proceso de transferir documentos de un sistema a otro, manteniendo la auten-
Migra
ticidad y sin conversin ni introduccin de datos relevantes.
Proceso de volver a copiar fsicamente un documento a su almacenamiento
Reemplaza
despus de su reutilizacin o edicin por un agente particular.
Proceso de examen que implica un chequeo del contenido contra criterios ex-
Revisa
ternos establecidos.
Proceso de mover un documento de una localizacin de almacenamiento a
Transfiere
otra, incluida la transferencia fuera de lnea.
Proceso de recuperar informacin en pantalla (no de copiarla ni de descargarla
Visualiza
a un almacenamiento local).

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 129


eEMGDE21.1.1 - FECHA DE LA ACCIN
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion.FechaAccion
Sub-elemento de eEMGDE21.1. Accin
Definicin Indicador del momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1 ha sido ejecutada
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Finalidad Registrar el momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1. ha sido ejecutada
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE21.1.2 - ENTIDAD DE LA ACCIN


Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion.EntidadAccion
Sub-elemento de eEMGDE21.1 - Accin
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accin sealada en
Definicin
eEMGDE21.1.1 (contenido, metadatos)
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Contenido del documento/Metadatos del documento/Metadatos del expediente
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momento determinado
Finalidad
del tiempo.
Comentarios -
Ejemplos -

eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO


Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado
Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad
Definicin Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1 - Accin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.

130 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una determinada accin
Finalidad
sobre una entidad.
Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivacin, particularmente
si es una accin de gestin de documentos o que pueda afectar a las propiedades de los mismos, o
de alguna otra de las entidades del sistema. Este motivo puede ser una ley o disposicin de rango
Comentarios
legal, una norma tcnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el
resto de sub-elementos de este elemento, existen indicios de que la accin es irregular, o de que de
manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades implicadas.
- En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias.
Ejemplos
- Sin motivo reglado.

eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN


Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.UsuarioAccion
Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad
Definicin Identificacin del usuario que ha realizado la accin determinada en eEMGDE21.1 - Accin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Mantener una pista de auditora inalterable de las personas que ejecutan las acciones realizadas en
Finalidad
el sistema.
El usuario puede ser un nombre de usuario, el nombre completo de la persona que realiza o realiz
la accin, la direccin IP del equipo del usuario, etc., dependiendo de implantaciones especficas.
Comentarios
En cualquier caso, la persona que realiza una determinada accin en una fecha y hora determina-
das debe quedar suficientemente identificada.
Ejemplos 12345678A, 172.16.0.45

eEMGDE21.6 - HISTORIA DEL CAMBIO


Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio
Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad
Informacin que registra el elemento de metadato que ha sido modificado sobre una determinada
Definicin
entidad y su valor anterior.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
21.6.1 Nombre del elemento
Sub-elementos
21.6.2 Valor anterior
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 131


eEMGDE21.6 - HISTORIA DEL CAMBIO
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
- Registrar/rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
- Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entida-
des.
- Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.
Finalidad - Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una rela-
cin.
- Proporcionar una historia de los cambios a los elementos y sub-elementos de metadatos resul-
tantes de las relaciones entre entidades.
- Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo
del tiempo.
Este sub-elemento se utiliza para almacenar los valores anteriores de los elementos o sub-
elementos cuando una relacin entre dos entidades (esto es, un evento) da como resultado cam-
bios en uno o ms de los valores actuales. No todas las relaciones dan como resultado cambios a
Comentarios los valores actuales de los elementos o sub-elementos. El nuevo valor de un elemento o sub-
elemento se registrar en ese elemento o sub-elemento como el valor actual, sobrescribiendo por
tanto el valor anterior. Si de una sola relacin entre dos entidades resultan mltiples cambios, este
sub-elemento debe repetirse para documentar cada cambio.
Ejemplos -

eEMGDE21.6.1 - NOMBRE DEL ELEMENTO


Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.NombreElemento
Sub-elemento de eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Nombre de un elemento o subelemento de metadato cuyo valor ha sufrido algn tipo de modifica-
Definicin
cin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Condicional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Esquema Las etiquetas de elemento y sub-elemento utilizadas en este esquema.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Finalidad Identificar aquellos elementos o sub-elementos que han cambiado como resultado de una relacin.
Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.2 - Valor anterior para registrar
qu metadato ha cambiado como resultado de una relacin, y su valor real antes del cambio. Tam-
Comentarios
bin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior en el elemento o
sub-elemento afectado.
Ejemplos -

eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR


Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.HistoriaCambio.ValorAnterior
Sub-elemento de eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Contenido anterior de un elemento o subelemento de metadato de una determinada entidad que ha
Definicin
sido modificado en un momento del tiempo.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No

132 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE21.6.2 - VALOR ANTERIOR
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.

Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.

- Registrar y rastrear los cambios sobre los metadatos de una entidad a lo largo del tiempo.
- Hacer posible el que se realice y mantenga una historia completa de las acciones de las entida-
des.
Finalidad - Ayudar a documentar los efectos o resultados de las relaciones entre entidades.
- Proporcionar una historia de los cambios realizados sobre los elementos y sub-elementos de
metadatos resultantes de las relaciones entre entidades.
- Facilitar la comprensin de los cambios realizados sobre los metadatos de una entidad a lo largo
del tiempo.
Debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE21.6.1 - Nombre del elemento para
identificar casos individuales de un elemento o sub-elemento que ha cambiado como resultado de
una relacin, y para registrar el valor real de ese elemento o sub-elemento antes del cambio. Este
Comentarios
sub-elemento tambin debe utilizarse en situaciones en las que no se registr ningn valor anterior
en el elemento o sub-elemento afectado. En cada caso, este sub-elemento registrar un valor nulo
(un campo en blanco) o la cadena de texto Sin valor anterior.
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 133


B. PROPUESTA DE MODIFICACIN DEL eEMGDE

Complementariamente al perfil de aplicacin del MINHAP, y como consecuencia del mismo, se incluye la Propues-
ta de modificacin del eEMGDE, que se traslada a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Proce-
dimientos e Impulso de la Administracin Electrnica, para su estudio y aprobacin.

PROPUESTA DE MODIFICACIN DEL ESQUEMA DE METADATOS


PARA LA GESTIN DEL DOCUMENTO ELECTRNICO (e-EMGDE)

Histrico de versiones del documento

Versin Nombre del documento Fecha Descripcin

1 20140715 Propuesta modificacin eEMGDE v.1 15/07/2014 Primera versin de la propuesta

2 Propuesta modificacin eEMGDE v.2 22/07/2014 Versin aprobada de la propuesta

INTRODUCCIN

El apartado VII.4 de la Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas,


por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos,
establece que el Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento electrnico (e-EMGDE) podr ser utilizado
como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestin documental.

El Grupo de Apoyo de Tecnologa y Normativa, constituido en el seno del Grupo de Trabajo para la Coordinacin
de Archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas, adopta, en consecuencia, el e-EMGDE para
definir su esquema institucional de metadatos en el contexto de su Poltica de Gestin de Documentos, presenta-
da en fase de borrador a la CPAE de 4 de julio de 2014.

Tal y como la propia NTI de Poltica de Gestin de Documentos sugiere, el e-EMGDE se toma como referencia
respetndolo al mximo, pero tambin acogindose a la flexibilidad que propugna para mejor poder adaptarlo a los
variados escenarios de gestin documental que presentan los diferentes rganos de este Departamento.

En este sentido, el perfil de aplicacin del MINHAP selecciona un subconjunto de metadatos del conjunto total del
e-EMGDE, modificando varios de ellos en algunos de sus aspectos y, por ltimo, aadiendo otros que se han juz-
gado desde este Departamento tiles o necesarios para una ptima gestin de documentos electrnicos a lo largo
de todas las fases de su ciclo de vida.

Uno de los primeros aspectos que se hubo de considerar al hacer la adaptacin del e-EMGDE a la realidad del
Ministerio fue el tipo de implantacin que se iba a adoptar. Se concluy que las exigencias de un enfoque multi-
entidad quedaban, de momento, fuera del alcance de la poltica que se estaba definiendo, y que en pro de una
implantacin lo ms rpida y extensa posible, se optaba por un enfoque mono-entidad.

Esta primera decisin hizo que se tuvieran que crear como nuevos aquellos metadatos que las NTIs de Docu-
mento-e y Expediente-e establecan como obligatorios, puesto que el e-EMGDE obtena sus valores a travs de
un complejo sistema de relaciones entre entidades mltiples.

134 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


Asimismo, la aplicabilidad del esquema presentado nicamente a la entidad Documento y, dentro de esta, a sus
17
categoras Documento/Expediente /Serie, hace que determinados aspectos en la descripcin de los metadatos
provenientes del e-EMGDE hayan recibido una redaccin alternativa.

Por ltimo, se han aadido metadatos o sub-elementos de estos que no existan, para los que se incluye una des-
cripcin con los atributos propios del e-EMGDE, e incluso reformulado algunos casi en su totalidad, como los rela-
tivos al bloque de Firma, Verificacin de Integridad y Calificacin, con la finalidad de proporcionar una informacin
ms precisa y automatizable en cada caso.

La presente propuesta de modificacin del e-EMGDE se estructura de la misma manera que lo hace el perfil de
aplicacin MINHAP, esto es, en tres bloques de metadatos por orden decreciente de obligatoriedad, a saber:

Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e

Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expedientes-e, entre reposito-


rios con cambio de custodia.

Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.

Para una ms rpida comprensin, dentro de cada bloque se presentan de forma grfica en paralelo el metadato
e-EMGDE y correspondiente el metadato del Perfil MINHAP con indicacin de los diferentes tipos de alteracin
que hayan recibido los primeros (modificacin, adicin, supresin, etc.), as como, en algunos casos, la motiva-
cin de dichas alteraciones.

17
En este Perfil de aplicacin el trmino Expediente se usa tanto para el Expediente administrativo electrnico propiamente
dicho como para la Agregacin de documentos electrnicos que constituye una unidad documental compuesta.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 135


METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e

eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE14.2 - NOMBRE DE FORMATO eEMGDE14.2 - FORMATO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.NombreFormato Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTcnicas.Formato

Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Definicin Formato lgico de fichero del documento. Definicin Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico

Aplicabilidad Slo a la entidad Documento. Aplicabilidad Documento

Obligacin Obligatorio. Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternati-


Obligacin
va uno o los dos subelementos que componen este metadato.
Automatizable Repetible En el punto de captura
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
eEMGDE14.2.1 Nombre del formato
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Sub-elementos
Esquema eEMGDE14.2.2 Extensin
Catlogo de Estndares (extensible).
Valores Esquema Sin definir
Valor por defec-
Sin definir. Valores Valor por
to Sin definir.
defecto
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a
efectos de gestin o de localizacin de recursos. - Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de
datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un sopor-
localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los te o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos,
documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse
mismo tiempo, etc. juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
No est orientado a incluir especificaciones tcnicas detalladas de los formatos de Comentarios -
datos. Esta informacin est disponible en otros lugares, por ejemplo en registros de
Ejemplos -
formatos.
Comentarios
En situaciones en que se necesite la informacin (por ejemplo, para tomar una deci-
sin relativa a estrategias de migracin), deberan proporcionarse los vnculos a la
descripcin tcnica en el sub-elemento eEMGDE14.6 - Registro de formatos.
Ejemplos XML, TXT, PNG.

MODIFICACIN: El metadato eEMGDE14.2 cambia su denominacin y se compone de dos subelementos

136 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTA eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.NombreFormato
Sub-elemento de eEMGDE14.2 - Formato
Denominacin del formato lgico del fichero contenido en el documento elec-
Definicin
trnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternati-
Obligacin va uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 -
Formato
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad
Esquema de Catlogo de Estndares en la columna Nombre Comn
Valores de la tabla recogida en su anexo.
Valor por
Sin definir.
defecto
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de
datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un sopor-
te o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos,
para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse
juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios -
Strict Open XML
ISO/IEC 26300:2006
Ejemplos OASIS 1.2
PDF, PDF/A
Comma Separated Values

ADICIN: Se aade un subelemento eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO, al metadato eEMGDE14.2 Formato

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 137


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTA eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato.ExtensionFichero
Sub-elemento de eEMGDE14.2 - Formato
Definicin Extensin del formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternati-
Obligacin va uno o los dos subelementos que componen el metadato eEMGDE14.2 -
Formato
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Valores definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad
Esquema de Catlogo de Estndares en la columna Extensin de la
Valores tabla recogida en su anexo.
Valor por
Sin definir.
defecto
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de
datos a efectos de gestin o de localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un sopor-
te o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos,
para que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse
juntos, migrarse al mismo tiempo, etc.
Comentarios -
Ejemplos .docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv

ADICIN: Se aade un subelemento eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO, al metadato eEMGDE14.2 - Formato

138 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE17 - FIRMA eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma Nombre formal eEMGDE.Firma

Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.

Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento. Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.

Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Aplicabilidad Documento/Expediente

Obligacin Obligatorio. Obligacin Obligatorio ENI.


Automatizable - Repetible En el punto de captura -
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.1 - Tipo de firma (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.1 - Tipo de firma
eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI)
Sub-elementos eEMGDE17.2 - Formato de firma Sub-elementos
eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.3 - Rol de firma
eEMGDE17.5 Firmante
Esquema No aplica.
Valores Esquema Sin definir
Valor por defecto No aplica. Valores Valor por defec-
Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso. to
- Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de Compatibilidad ISO 23081 Uso.
su creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad
- Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de
Finalidad para ello.
su creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autori-
- Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de Finalidad dad para ello.
garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento. - Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin
Comentarios - de garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.
Comentarios -
Ejemplos -
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 139


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma.TipoFirma Nombre formal eEMGDE.Firma.TipoFirma

Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma

Definicin Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado. Definicin Denominacin normalizada del formato de firma utilizado.

Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin. Aplicabilidad Documento/Expediente

Obligacin Obligatorio Obligacin Obligatorio ENI


Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos eEMGDE17.1.1. Perfil de firma
Sub-elementos No
TF01 (CSV), TF02 (XAdES internally detached signa-
Definido en el Captulo II De la identificacin y autenticacin de
Esquema ture), TF03 (XAdES enveloped signature), TF04
Valores la Ley 11/2007, de 22 de junio. Esquema
Valores (CAdES detached/explicit signature), TF05 (CAdES
Valor por defecto Firma electrnica avanzada. attached/implicit signature), TF06 (PAdES)

Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Valor por defecto Sin definir.

Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del Documento Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad
Simple, Expediente o Agregacin. Sealar el formato de firma electrnica empleado para la autenticacin del
Finalidad
Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma. documento simple, expediente o agregacin.
Comentarios
En caso de utilizar CSV se utilizar el elemento eEMGDE16 - Verificacin de integridad. Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Nick, PIN ciudadano, Firma certificada, Firma electrnica avanzada, Certificado Ejemplos TF01, TF05.
electrnico, Claves concertadas, Firma electrnica avanzada basada en
certificados.
Ejemplos Perfil de firma (si es basada en certificados electrnicos reconocidos): EPES (basada
en poltica), T (sellado de tiempo), C (completa), X (extendida), XL (extendida largo
plazo), A (archivo).

140 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE COMO SUB-ELEMENTO DE eEMGDE17 eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV
Nombre formal eEMGDE.Firma.ValorCSV
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar el documento o
Definicin
expediente.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Condicional: De aplicacin si el elemento eEMGDE17.1Tipo de firma contiene
Obligacin
el valor TF01 (CSV)
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores Valor por defec-
Sin definir
to
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autori-
Finalidad
zada
Comentarios -
Ejemplos -

MODIFICACIN Y ADICIN: Se elimina el antiguo metadato eEMGDE17.2 Formato de firma, que pasa a llamarse Valor CSV, dato antes asignado al metadato
eEMGDE16.2 VALOR, dependiente del elemento Verificacin de la integridad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 141


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV
Nombre formal eEMGDE.Firma.DefinicionGeneracionCSV
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma

Definicin Referencia a la orden, resolucin o documento que define la creacin del CSV
correspondiente
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No

Esquema Si AGE, Referencia BOE: BOE A-YYYY-XXXXX


Valores En otro caso, referencia correspondiente
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad
Finalidad Indicar la disposicin que crea y regula el CSV correspondiente
Comentarios -

BOE-A-2012-7576 (Orden HAP/1200/2012, de 5 de junio, sobre uso del sistema


Ejemplos
de cdigo seguro de verificacin por la Direccin General del Catastro)

ADICIN: Se crea este elemento para incluir en una implantacin mono-entidad el correspondiente metadato obligatorio de las NTIs de documento-e y expediente-e.

142 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL
Nombre formal eEMGDE.TipoDocumental Nombre formal eEMGDE.TipoDocumental

Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.

Modelo estructurado y reconocido que adopta un Documento, en el desarrollo de Modelo estructurado y reconocido que adopta un documento, en el desarrollo de
Definicin una competencia concreta, en base a una Regulacin y cuyo formato, contenido Definicin una competencia concreta, en base a una regulacin y cuyo formato, contenido
informativo o soporte son homogneos. informativo o soporte son homogneos.
Aplicabilidad Documento
Aplicabilidad Slo al tipo de entidad Documento, excepto Fondo y Grupo de fondos.
Obligacin Obligatorio ENI
Condicional:
- Debe utilizarse en implantaciones mono-entidad. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin
- Obligatorio para la entidad Documento Simple. Sub-elementos No
- Opcional para la entidades Expediente, Agregacin y Serie. TD01 (Resolucin), TD02 (Acuerdo), TD03 (Contrato), TD04
Automatizable Repetible En el punto de captura (Convenio), TD05 (Declaracin), TD06 (Comunicacin),
TD07 (Notificacin), TD08 (Publicacin), TD09 (Acuse de
Sub-elementos No recibo), TD10 (Acta), TD11 (Certificado), TD12 (Diligencia),
Esquema
TD13 (Informe), TD14 (Solicitud), TD15 (Denuncia), TD16
Esquema Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Valores
Valores (Alegacin), TD17 (Recursos), TD18 (Comunicacin ciuda-
Valor por defecto Sin definir. dano), TD19 (Factura), TD20 (Otros incautados), TD99
(Otros).
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin
Valor por defec-
Sin definir.
- Facilitar la bsqueda y la recuperacin. to
- Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un Compatibilidad ISO 23081 Identificacin
Finalidad
documento.
- Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento. - Facilitar la bsqueda y la recuperacin.
Finalidad - Proporcionar informacin adicional acerca de la actividad o propsito de un
En entornos multi-entidad el tipo documental debe relacionarse con la Actividad documento.
Comentarios que se documenta y representa un modelo que puede coincidir con la entidad - Mejorar la comprensin o interpretacin de un documento.
Accin.
Comentarios -
Ejemplos Acta, Convenio, Denuncia, Factura. Ejemplos - TD0, TD02, TD03

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 143


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN
Nombre formal eEMGDE.EstadoElaboracion Nombre formal eEMGDE.EstadoElaboracion

Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.

Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber, Indicacin del estado de la situacin de elaboracin de un documento, a saber,
Definicin Definicin
original o los distintos tipos identificados de copia. original o los distintos tipos identificados de copia.

Aplicabilidad Slo a la entidad Documento. Aplicabilidad Documento.


Obligacin Obligatorio ENI.
Obligacin Obligatorio.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
eEMGDE20.1 - Denominacin del estado
Sub-elementos EE01 (Original)
eEMGDE20.2 - Caractersticas de la copia
EE02 (Copia electrnica autntica con cambio de formato)
Esquema No aplica.
Valores Esquema EE03 (Copia electrnica autntica de documento papel)
Valor por defecto No aplica. Valores EE04 (Copia electrnica parcial autntica)
Compatibilidad ISO 23081 Uso. EE99 (Otros)

Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento en Valor por defec-
Sin definir.
Finalidad atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su valor to
probatorio. Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Comentarios - Proporcionar un mecanismo que indique el estado de elaboracin del documento
Ejemplos - Finalidad en atencin a su aproximacin como evidencia de la actividad y que asegure su
valor probatorio.
Comentarios -
Ejemplos EE01, EE03, EE99

SUPRESIN: se suprimen todos los sub-elementos de este metadato, considerando que para proporcionar la informacin que precepta la NTI de documento-e, es sufi-
ciente con el elemento raz y el esquema de valores que la norma reconoce.

144 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE22 - CLASIFICACIN eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion Nombre formal eEMGDE.Clasificacion

Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento


No aplica.
de
Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un
Definicin Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de
sistema de gestin de documentos Definicin
un sistema de gestin de documentos
Aplicabilidad Todas las entidades.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional:
Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Obligacin - Es obligatorio en entornos mono-entidad.
- En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o Automatizable - Repetible En el punto de captura -
Agente correspondiente. eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin
Automatizable - Repetible En el punto de captura - Sub-elementos eEMGDE22.2 - Denominacin de clase
eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin eEMGDE22.3 Tipo de clasificacin (SIA / FUNCIONAL)
Sub-elementos
eEMGDE22.2 - Denominacin de clase SIA/Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organi-
Esquema
zacin.
Esquema Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin. Valores
Valores Valor por
Valor por defecto No aplica. Sin definir.
defecto
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin. Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Vincular el Documento con las entidades Actividad o Agente correspondientes a efec- Adscribir la entidad a una categora dentro de un plan de clasificacin, de manera
Finalidad
tos de garantizar la gestin y la fiabilidad del mismo. Finalidad que todos los integrantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban
La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus sub- un tratamiento semejante en virtud de ellos.
elementos en la descripcin del documento, o, preferiblemente de manera multi- La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus
Comentarios Comentarios
entidad, utilizando tales elementos como punteros, vnculos o enlaces a las correspon- sub-elementos en la descripcin del documento.
dientes descripciones de funciones, actividades, actuaciones, etc. Ejemplos -
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 145


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.CodigoClasificacion

Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin

Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de clasifica- Identificador nico codificado que determina una categora en un cuadro de
Definicin Definicin
cin. clasificacin o en el SIA.

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie


Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Condicional:
- Es obligatorio en entornos mono-entidad. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin
- En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o Sub-elementos No
Agente correspondiente.
Cdigo SIA o cdigo del Cuadro de clasificacin desarro-
Automatizable Repetible En el punto de captura Esquema
llado por cada organizacin.
Valores
Sub-elementos No Valor por defec-
Sin definir.
Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organiza- to
Esquema
Valores cin. Compatibilidad ISO 23081 Descripcin
Valor por defecto Sin definir. Finalidad -
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin Comentarios -

Vincular, a travs de un identificador codificado nico, el Documento con entidades Ejemplos FO001. AG00711. 998150 [SIA]
Finalidad Actividad o Agente correspondientes a efectos de garantizar la gestin y la fiabilidad
del mismo.
Comentarios -
Ejemplos FO001. AG00711

146 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE
NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE

eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP


NO EXISTE eEMGDE.N - VERSIN NTI
Nombre formal eEMGDE.VersionNTI
Sub-elemento de No aplica.
Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabili-
Definicin dad de Documento electrnico conforme a la cual se estructura el documento
electrnico.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No
Para Documento simple:
http://administracionelectronica.gob.
Esquema es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E
NI/XSD/v1.0/expediente-e
Valores Para Documento simple:
http://administracionelectronica.gob.
es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Valor por defecto
Para Expediente:
http://administracionelectronica.gob.es/E
NI/XSD/v1.0/expediente-e
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar la norma que regula la estructura conforme a la que se ha creado el


documento o expediente electrnico
Comentarios Tipo de datos URI
Ejemplos -

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE


CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 147


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE.N - RGANO
Nombre formal eEMGDE.Organo
Sub-elemento de No aplica.
Para el documento: identificador normalizado de la administracin generadora
Definicin del documento o que realiza la captura del mismo.
Para el expediente y la serie: Identificador normalizado de la administracin
responsable de la tramitacin del procedimiento.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No
Esquema Cdigo/s procedentes del DIR3
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar el rgano que crea o captura el documento o el rgano responsable


de la tramitacin del procedimiento
Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Direc-
Comentarios torio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MIN-
HAP.
E04072803 (S.G. DE INFORMACION, DOCUMENTACION Y PUBLICACIO-
Ejemplos
NES)

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE

CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

148 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO
Nombre formal eEMGDE.OrigenDocumento
Sub-elemento de No aplica.

Definicin Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una
administracin.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Obligatorio ENI
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No tiene
Esquema Campo booleano: 0 = Ciudadano; 1 = Administracin
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -

Ejemplos -

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE

CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 149


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN
Nombre formal eEMGDE.IdentificadorDocumentoOrigen
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia
Aplicabilidad Documento

Obligacin Condicional: Completar en caso de que el metadato eEMGDE20 Estado de


elaboracin, contenga los valores EE02, EE03 o EE04
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Si el documento origen es un documento electrnico:
Esquema ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_especfico>
Valores Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que
se obtiene la copia autntica que captura el sistema de gestin documental.
Comentarios -

Ejemplos -

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE


CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

150 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE
Nombre formal eEMGDE.EstadoExpediente
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Estado del expediente en el momento del intercambio
Aplicabilidad Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
E01 (Abierto), E02 (Cerrado), E03 (ndice para remi-
Esquema
Valores sin cerrado)
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista
del mismo con la estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
Comentarios -

Ejemplos E01, E02, E03

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE


CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 151


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE.N - INTERESADO
Nombre formal eEMGDE.Interesado
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador del interesado.
Aplicabilidad Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
a) Si ciudadano o persona jurdica:
Esquema DNI, NIE, NIF
Valores b) Si administracin: <rgano> (DIR3)
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -

Finalidad Identificar de forma unvoca el/los interesados en un procedimiento determina-


do, bien sean personas fsica, jurdicas u rganos de la Administracin
Comentarios -

Ejemplos -

ADICIN del metadato. Sin numeracin en el eEMGDE

CAUSA: No exista en el eEMGDE para una implementacin mono-entidad

152 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e ENTRE
REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA

eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP


eEMGDE1 - CATEGORIA eEMGDE1 - CATEGORIA
Nombre formal eEMGDE.Categoria Nombre formal eEMGDE.Categoria
Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.

Definicin Valor del tipo de entidad que se est describiendo. Definicin Valor del tipo de entidad que se est describiendo.

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Al adoptar un enfoque mono-entidad, slo es aplicable a la entidad Documento

Obligacin Obligatorio. Obligacin Obligatorio para la transferencia.


Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No
Sub-elementos No
Esquema Documento/Expediente/Serie
Ver Error! No se encuentra el origen de la referen- Valores
cia., Error! No se encuentra el origen de la referen- Valor por defecto Sin definir.
Esquema cia., Error! No se encuentra el origen de la referen-
Valores cia. y Error! No se encuentra el origen de la refe- Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
rencia.. - Sub-categorizar entidades.
Valor por defecto Sin definir. - Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de
Finalidad
entidades o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede.
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
- Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.
- Sub-categorizar entidades. Comentarios -
- Hacer posible que las bsquedas se restrinjan a categoras particulares de
Finalidad Ejemplos -
entidades o a entidades a un nivel particular de agregacin, si procede.
- Hacer posibles bsquedas basadas en tipos de categoras.
Comentarios -
Para tipo de entidad Documento: Documento, Serie, Grupo de Fondos.
Para tipo de entidad Agente: Persona, rgano, Dispositivo.
Para tipo de entidad Actividad: Funcin, Accin
Ejemplos
Para tipo de entidad Regulacin: Normativa, Procedimiento.
Para tipo de entidad Relacin: Relacin de procedencia, Evento de gestin de
documentos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 153


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE4.2 - FECHA FIN eEMGDE4.2 - FECHA FIN
Nombre formal eEMGDE.Fechas.FechaFin Nombre formal eEMGDE.Fechas.FechaFin

Sub-elemento de eEMGDE4 - Fechas Sub-elemento de eEMGDE4 - Fechas

Definicin Fecha en que una entidad finaliz su existencia, se disolvi o se destruy. Fecha en que se considera finalizado el expediente o agregacin documental o
Definicin
se considera que no se van a producir ms expedientes de una serie documental.
Aplicabilidad Todas las entidades.
Aplicabilidad Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse una vez que una entidad finaliza o se disuelve, se borra o
Obligacin Condicional: Debe utilizarse para la transferencia una vez que una entidad
se destruye. Obligacin
finaliza.
Automatizable Repetible En el punto de captura
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Sub-elementos No
[<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. Ver Error! No se encuen-
Esquema Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]
Valores tra el origen de la referencia.. Valores
Valor por defecto Sin definir.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que se considera
- Proporcionar evidencia de autenticidad de la fecha en que finaliz la existencia o finalizado el expediente o agrupacin documental.
Finalidad
efecto de una entidad. - Para la serie documental, se dar la fecha del ltimo expediente instruido
Finalidad
- Registrar informacin de la fecha de finalizacin de las asociaciones de unas de un procedimiento que se extingue o deja de tramitarse.
entidades con otras. En los expedientes de resolucin coincidir con la fecha de notificacin de la
Los valores pueden ser una fecha, o una fecha y una hora, pero nunca slo una hora. resolucin o, en su caso, acuse de recibo de la misma, o con la fecha en que
Comentarios
Puede aadirse una zona horaria, si procede. se d por finalizado por cualquiera de los otros procedimientos previstos en la
Ley (caducidad, desistimiento); en caso de expedientes de constancia o
Para una entidad Documento: 20110327, 20100227T131805.
informativos, la fecha fin coincidir con la finalizacin de las actuaciones admi-
Para una entidad Agente: 2009. nistrativas o informativas en torno al asunto de que se trate, por ejemplo:
Ejemplos Para una entidad Actividad: 20010102. Comentarios - Expedientes personales: la fecha de fin coincidir con la de resolucin de
Para una entidad Regulacin: 20070622. cese definitivo de la relacin laboral del empleado pblico con el rgano co-
rrespondiente, por cualquiera de las causas reconocidas en la legislacin.
Para una entidad Relacin: 20110327.
- Expedientes informativos: por ejemplo, una agregacin de documentos en
un gabinete, se considerar finalizado cuando el asunto para el que se ha-
ya recabado la informacin y documentos se considera cerrado y tomadas
las decisiones oportunas en torno a l.
Ejemplos 20110327, 20100227T131805.

MODIFICACIN: se adaptan la definicin, finalidad y comentarios al enfoque mono-entidad, cuyo alcance son las categoras de la entidad Documento a las que aplica
este metadato: Expediente/Serie

154 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE8.6 NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
Nombre formal eEMGDE.Seguridad.NivelConfidencialidadInformacion
Sub-elemento de eEMGDE8 - Seguridad
Evaluacin, en cuanto al nivel de la dimensin de seguridad "confidencialidad",
Definicin de la informacin recogida en un documento, de acuerdo con el Esquema
Nacional de Seguridad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Bajo, Medio, Alto.
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Finalidad Indicar el nivel confidencialidad de la informacin contenida en el documento
La evaluacin del nivel de confidencialidad de la informacin se atendr a los
criterios dispuestos en el apartado 2.2.1. CRITERIOS GENERALES PARA
VALORAR LA CONFIDENCIALIDAD NECESARIA de la gua CCN-STIC-803
del ENS. Este anlisis se podr efectuar por series documentales, sin necesi-
dad de realizar un estudio individualizado de cada documento. En general, el
Comentarios
nivel de confidencialidad asignado a un documento en este metadato no tendr
por qu coincidir con el nivel de seguridad del ENS atribuido a algn sistema de
informacin que lo capture, procese o almacene, ya que el nivel de seguridad
del ENS se computa a partir de 5 dimensiones de seguridad, as como inte-
grando la evaluacin de todas las informaciones y servicios de un sistema.
Ejemplos Medio

ADICIN: Se aade este subelemento del metadato eEMGDE8 - Seguridad por considerar que el Nivel de confidencialidad ENS, que figura como metadato eEMGDE8.5
en el vigente esquema, es aplicable a los sistemas de informacin y no a las diferentes categoras de la entidad documento tomadas aisladamente.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 155


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion


Sub-elemento de No aplica.
Sub-elemento de No aplica.
Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por
Definicin
Polticas y requisitos que regulan o restringen el acceso, uso y reutilizacin por terce- terceros de documentos.
Definicin
ros de documentos, cuando no se refieren a cuestiones que afecten a la seguridad. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Aplicabilidad Slo a la entidad Documento.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa y aten-
Obligacin eEMGDE9.1 Tipo de acceso
diendo a las necesidades especficas de la organizacin. Sub-elementos
eEMGDE9.2 - Reutilizacin
Automatizable Repetible En el punto de captura Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir
eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y reutilizacin
Sub-elementos Compatibilidad ISO 23081 Uso.
eEMGDE9.2 - Tipo de acceso
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones
Esquema No aplica. particulares de acceso, uso y reutilizacin por terceros.
Valores Finalidad
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutiliza-
Valor por defecto No aplica.
cin por terceros de los documentos.
Compatibilidad ISO 23081 Uso. Heredable de la serie.
El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones particulares
de acceso, uso y reutilizacin por terceros. de acuerdo con la normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin
Finalidad Comentarios pertinentes, para proteger la intimidad de los ciudadanos y los intereses de
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso, uso y reutilizacin por
terceros de los documentos no relacionados con la seguridad, e informarles de los gestin de las organizaciones, o los derechos de propiedad intelectual o indus-
plazos de cambio o finalizacin de tales condiciones trial de unos y otras, as como la integridad fsica, si procede, de los documen-
tos, por ejemplo, aquellos en un estado de conservacin precario.
El acceso, uso y reutilizacin por terceros de los documentos debe gestionarse de
Ejemplos -
acuerdo con la normativa legal y las polticas de acceso, uso y reutilizacin pertinentes,
para proteger la intimidad de los ciudadanos y los intereses de gestin de las organiza-
Comentarios
ciones, o los derechos de propiedad intelectual o industrial de unos y otras, as como la
integridad fsica, si procede, de los documentos, por ejemplo, aquellos en un estado de
conservacin precario.
Ejemplos -

MODIFICACIN: El metadato eEMGDE9 se modifica ntegramente, incluidos sus subelementos.

156 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE9.2 - TIPO DE ACCESO eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO

Nombre formal Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso


eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.TipoAcceso
Sub-elemento de 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin
Sub-elemento de 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin.
Indica si el documento se rige por el rgimen general de libre acceso o si, por el
Definicin Determinacin del tipo de derecho de acceso que se est describiendo. Definicin contrario, est sujeto a alguna de las limitaciones recogidas en la legislacin o
Aplicabilidad Slo a la entidad Documento. normativa de aplicacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin Obligacin Obligatorio para la transferencia
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE9.1.1 Cdigo de la causa de limitacin
Sub-elementos No Sub-elementos
eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de limitacin
A, B, B.1, B.2, C, D E, F. Esquema Libre/Limitado
Esquema Valores
Valores Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Valor por defecto Sin definir.
Valor por defecto A (Acceso libre). Compatibilidad ISO 23081 Uso.

Compatibilidad ISO 23081 Uso. - Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones
particulares de acceso
Finalidad
Sealar el tipo de acceso correspondiente al Documento al que se pretende acceder o - Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de acceso de los documen-
Finalidad
gestionar. tos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento
Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado y utilizarse en conjuncin Comentarios
respecto al acceso por razn diferente de la proteccin de datos personales.
Comentarios con los valores establecidos en el elemento eEMGDE9.1 - Condiciones de acceso, uso y
Ejemplos
reutilizacin.
Ejemplos B.1.

MODIFICACIN: El metadato TIPO DE ACCESO, originalmente eEMGDE9.2, pasa a ser numerado como eEMGDE9.1, con descripcin sensiblemente diferente. Se compo-
ne, adems, de dos subelementos de nueva creacin: eEMGDE9.1.1 Cdigo causa limitacin y eEMGDE9.1.2 Causa legal/normativa de la limitacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 157


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE9.1.1 CDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIN
Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CodigoCausaLimitacion
Sub-elemento de 9.1.-Tipo de acceso
Asignar una codificacin a la causa de limitacin de acceso para facilitar las
Definicin
consiguientes acciones automticas precisas sobre el documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de
Obligacin
eEMGDE9.1 Tipo de acceso sea Limitado
En el punto
Automatizable Repetible -
de captura
Sub-elementos No
Esquema Ver Apndice adjunto.
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Codificar la causa de limitacin de acceso en que incurre el documento o expe-
Finalidad
diente
Comentarios Deben utilizarse los valores del esquema de valores indicado.
Ejemplos -

ADICIN: Se aade este subelemento de nueva creacin dependiente del metadato eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO.

158 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


El esquema de valores definido para el metadato eEMGDE9.1.1 CDIGO DE LA CAUSA DE LIMITACIN es el siguiente:

COD. CAUSA
CAUSA ESPECFICA LIMITACIN (*)
LIMITACIN
A La seguridad nacional
B La defensa
C Las relaciones exteriores
D La seguridad pblica
La prevencin, investigacin y sancin
E de los ilcitos penales, administrativos o
disciplinarios
La igualdad de las partes en los proce-
F
sos judiciales y la tutela judicial efectiva
Las funciones administrativas de vigi-
G
lancia, inspeccin y control
Los intereses econmicos y comercia-
H
les
I La poltica econmica y monetaria
El secreto profesional y la propiedad
J
intelectual e industrial
La garanta de la confidencialidad o el
K secreto requerido en procesos de toma
de decisin
L La proteccin del medio ambiente
M Otros

(*) Basado en el artculo 14.1 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia y acceso a la informacin pblica y buen gobierno.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 159


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN
Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CausaLegalLimitacin
Sub-elemento de 9.1.-Tipo de acceso
Referencia de la ley o norma especfica que afecta al documentos o expediente
Definicin
en cuanto a su rgimen de acceso
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de
Obligacin
eEMGDE9.1 Tipo de acceso sea Limitado
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Dar a conocer la regulacin normativa o legal en virtud de la cual un documento
Finalidad
tiene acceso limitado.
Comentarios -
Art. 95 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria;
Ejemplos
Art. 48.1 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

ADICIN: Se aade este subelemento de nueva creacin dependiente del metadato eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO

160 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
SE REDEFINE eEMGDE9.2CONDICIONES DE REUTILIZACIN
Nombre formal eEMGDE.DerechosAccesoUsoReutilizacion.CondicionesReutilizacion
Sub-elemento de 9 -Derechos de acceso, uso y reutilizacin
Indica bajo qu condiciones un documento, expediente o serie de libre acceso
Definicin
son reutilizables.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia siempre que el valor de
Obligacin
eEMGDE9.1 Tipo de acceso sea Libre
En el punto
Automatizable Repetible -
de captura
Sub-elementos No
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Facilitar la gestin y el uso adecuado de documentos con condiciones
generales o particulares de reutilizacin.
Finalidad
- Alertar a los usuarios acerca de las condiciones de uso y reutilizacin por
terceros de los documentos.
sese para proporcionar informacin acerca de la calificacin del documento
Comentarios
respecto a la reutilizacin de la informacin que contiene.
Los datos contenidos en los expedientes de esta serie documental son reutili-
Ejemplos zables bajo las condiciones generales que establece el artculo 8 de la Ley
37/2007, de 16 de noviembre.

MODIFICACIN: El metadato eEMGDE9.2., originalmente Tipo de acceso, se redefine por completo para describir las condiciones de reutilizacin de la informacin
contenida en los documentos.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 161


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13 - CALIFICACIN eEMGDE13 - CALIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion Nombre formal eEMGDE.Calificacion

Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.

Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en atencin a Informacin acerca de los plazos de conservacin de los documentos en aten-
sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las acciones dictamina- cin a sus valores, a lo largo de su ciclo de vida, as como acerca de las accio-
Definicin Definicin
das regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de la ponderacin de nes dictaminadas regladas a emprender sobre los mismos, tomadas a partir de
la ponderacin de esos valores.
esos valores.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -

Automatizable Repetible 18 En el punto de captura eEMGDE13.1 - Valoracin


eEMGDE13.2 - Dictamen
eEMGDE13.1 - Valoracin Sub-elementos
Sub-elementos eEMGDE13.3 - Transferencia
eEMGDE13.2 - Dictamen
eEGMDE13.4 - Documento esencial
Esquema No aplica.
Valores Esquema Sin definir
Valor por defecto No aplica. Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores. - Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos. - Identificar los requisitos legales o normativos aplicables a los documentos.
- Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores de los - Identificar las autoridades competentes en la determinacin de los valores
documentos. de los documentos.
- Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos. - Identificar las normas de conservacin aplicables a los documentos.
- Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documen- - Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los
tos producidos. documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determina- - Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente de-
Finalidad dos y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el terminados y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasi-
dictamen realizado sobre los documentos y las series documentales. Finalidad ficacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series docu-
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de docu- mentales.
mentos, y los ciudadanos y sus intereses. - Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de
documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
- Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los
documentos. - Proporcionar una referencia temporal a las acciones dictaminadas sobre los
documentos.
- Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre los
- Asegurar que se han adoptado las acciones dictaminadas correctas sobre
documentos.
los documentos.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental represen- - Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental repre-
tativo. sentativo.

18
Repetible slo para la categora Serie.

162 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13 - CALIFICACIN eEMGDE13 - CALIFICACIN
Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este elemento Puede que no sea posible proporcionar la informacin requerida por este ele-
en el momento de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de gestin mento en el momento de creacin o incorporacin de la entidad al sistema de
documental por diversos motivos, incluidos la no disponibilidad de autoridades gestin documental por diversos motivos, incluidos la no disponibilidad de
calificadoras de documentos o una poltica organizativa que excluye la determinacin autoridades calificadoras de documentos o una poltica organizativa que exclu-
Comentarios Comentarios
de los valores en el momento de la creacin. En estos casos debe utilizarse el valor ye la determinacin de los valores en el momento de la creacin. En estos
casos debe utilizarse el valor por defecto Sin cobertura de calificacin para el
por defecto Sin cobertura de calificacin para el sub-elemento eEMGDE13.1 -
sub-elemento eEMGDE13.1 - Valoracin, hasta que las entidades pertinentes
Valoracin, hasta que las entidades pertinentes estn cubiertas por una norma de
estn cubiertas por una norma de conservacin.
conservacin.
Ejemplos -
Ejemplos -

MODIFICACIN: En cuanto a la obligatoriedad y los subelementos que componen este metadato.

ADICIN: de los sub-elementos eEMGDE13.3. TRANSFERENCIA y eEGMDE13.4. - DOCUMENTO ESENCIAL

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 163


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13.1 - VALORACIN eEMGDE13.1 - VALORACIN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion

Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin

Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn sometidos a lo Determinacin de los valores y plazos a los que los documentos estn someti-
Definicin Definicin
largo de su ciclo de vida. dos a lo largo de su ciclo de vida.

Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura eEMGDE13.1.1 Valor primario
Sub-elementos
eEMGDE13.1.2 Valor secundario
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Esquema Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir
Valor por defec-
Sin cobertura de calificacin. Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
to
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos. - Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documen-
- Establecer el ciclo de vida de los documentos, en atencin a sus valores. tos.
- Identificar los requisitos legales o normativos aplicables sobre los documentos. - Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas por las autoridades competen- competentes en la determinacin de los valores de los documentos.
tes en la determinacin de los valores de los documentos. - Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de
- Identificar y contextualizar las decisiones adoptadas en las normas de conservacin conservacin aplicables sobre los documentos.
aplicables sobre los documentos. - Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los
Finalidad documentos producidos.
- Procurar relaciones entre los procesos de gestin, las actividades y los documentos
Finalidad producidos. - Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente
determinados y otros procesos de gestin documental, especialmente la
- Procurar relaciones entre los valores de los documentos previamente determina-
clasificacin y el dictamen realizado sobre los documentos y las series do-
dos y otros procesos de gestin documental, especialmente la clasificacin y el dic-
cumentales.
tamen realizado sobre los documentos y las series documentales.
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de
- Determinar las interacciones entre los procesos de gestin y de gestin de docu- documentos, y los ciudadanos y sus intereses.
mentos, y los ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representa- representativo.
tivo.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Este campo se repetir tantas veces como sea necesario en funcin de los diferentes
Comentarios Ejemplos -
valores de las entidades pertinentes a lo largo de su ciclo de vida.
Ejemplos Valor legal: Permanente, Valor fiscal: Cinco aos.

MODIFICACIN: El eEMGDE13.1 VALORACIN modifica algunos aspectos de su descripcin original y se descompone en dos subelementos: eEMGDE13.1.1 Valor primario y eEMGDE13.1.2 Valor secundario.

164 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario
Sub-elemento de eEMGDE13.1 - Valoracin
Determinacin de los valores primarios de los documentos y expedientes que
Definicin
componen una determinada serie documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE13.1.1.1. Tipo de valor
Sub-elemento
eEMGDE13.1.1.2. Plazo
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Identificar los valores primarios de los documentos, esto es, su utilidad para
Finalidad la gestin y uso frecuente de los documentos, para formar el calendario de
conservacin y aplicar en consecuencia las medidas de conservacin nece-
sarias.
Comentarios -
Ejemplos -

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1 VALORACIN

CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 165


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.TipoValor
Sub-elemento de eEMGDE13.1.1 - Valor primario
Identificacin de los diferentes valores primarios que poseen los documentos,
Definicin
expedientes y series
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Administrativo
Fiscal
Esquema
Valores Jurdico
Otros
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.

Finalidad - Conocer cada uno de los valores (administrativo, fiscal, jurdico, etc.) que
poseen los documentos.
- Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Comentarios - Tipos de valores especificados en el formulario de identificacin y valoracin
de series documentales de la Comisin Superior Calificadora de Documen-
tos Administrativos.
Ejemplos -

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO

CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.

166 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.1.1.2 PLAZO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorPrimario.Plazo
Sub-elemento de eEMGDE13.1.1 - Valor primario
Determinacin del plazo de prescripcin de los valores primarios de los docu-
Definicin
mentos, expedientes y series documentales
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Indicar plazo en aos
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
- Conocer el plazo de prescripcin de los valores primarios de los documen-
tos, esto es, su plazo de vigencia.
Finalidad
- Proporcionar criterios para la elaboracin de los calendarios de conserva-
cin de las diferentes series documentales.
Comentarios - Heredable a expediente y documento a partir de la serie.
Ejemplos 4 aos

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO

CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 167


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Valoracion.ValorSecundario
Sub-elemento de eEMGDE13.1 - Valoracin
Definicin Determinacin la existencia de valores secundarios en los documentos
Todas las entidades Documento: serie, valor heredable por expediente y do-
Aplicabilidad
cumento.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema S/No/Sin cobertura de calificacin
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Plan de eventos, Historial de eventos.
Conocer la existencia de valores secundarios en los documentos, cuya conse-
Finalidad cuencia inmediata es que sern dictaminados de conservacin permanente y
que habr que aplicarles las polticas de conservacin adecuadas aprobadas
por la organizacin.
Los valores secundarios pueden identificarse con el valor testimonial, informati-
Comentarios vo o histrico. En cualquier caso, la consecuencia para la gestin de documen-
tos es la conservacin permanente de la entidad que los posee.
Ejemplos Valor testimonial o Histrico: S

ADICIN: Se aade este sub-elemento al elemento eEMGDE13.1 VALORACIN

CAUSA: descomponer la informacin relativa a la calificacin documental en datos tiles para la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones

168 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13.2 - DICTAMEN eEMGDE13.2 - DICTAMEN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen

Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin Sub-elemento de eEMGDE13 - Calificacin

Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a la Decisiones emitidas por la autoridad calificadora relativas a la conservacin o a
Definicin eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores conforme Definicin la eliminacin de documentos de acuerdo con la evolucin de sus valores
avanza su ciclo de vida. conforme avanza su ciclo de vida.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica-
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen
Sub-elementos eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada
eEMGDE13.2.1 - Tipo de dictamen
Sub-elementos eEMGDE13.2.3 - Plazo de ejecucin de la accin dictaminada
eEMGDE13.2.2 - Accin dictaminada
Esquema Sin definir
Esquema No aplica. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requeri-
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o do o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
solicitado, en relacin a sus diferentes valores. - Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin.
- Identificar la entidad responsable de su gestin y conservacin. - Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan puedan surgir a corto, medio y largo plazo.
surgir a corto, medio y largo plazo. Finalidad - Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos
Finalidad - Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aque- donde aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios,
llos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interac- as como las interacciones de los procesos de la administracin con los
ciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses. ciudadanos y sus intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. - Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representa- - Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental
representativo.
tivo.
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el mo-
Cuando implica la retirada de documentos de los sistemas en uso, en el momento en
mento en que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna
que stos no son necesarios, debe prevenirse que no quede ninguna labor pendiente Comentarios
Comentarios labor pendiente de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial
de ejecucin y no exista ningn proceso o investigacin judicial en marcha que pudiera
en marcha que pudiera requerir el documento como evidencia electrnica.
requerir el documento como evidencia electrnica.
Ejemplos -
Ejemplos -

MODIFICACIN de algunos aspectos de la descripcin del metadato. ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.2.3 Plazo de ejecucin de la accin dictaminada

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 169


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.TipodeDictamen

Sub-elemento de eEMGDE13.2 - Dictamen Sub-elemento


eEMGDE13.2 - Dictamen
de
Definicin Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre
los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin. Definicin Tipo de decisin emitida por la autoridad calificadora que debe aplicarse sobre
los documentos a lo largo de su ciclo de vida y una vez realizada su valoracin.
Aplicabilidad Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Condicional: Debe utilizarse a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.1 -
Obligacin Obligacin Obligatorio para la transferencia
Valoracin, sea Sin cobertura de calificacin.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura
Sub-elementos No.
Sub-elementos No.
Esquema Ver Apndice adjunto
Esquema Ver Error! No se encuentra el origen de la referencia..
Valores Valores Valor por defec-
Valor por defecto Sin definir. Sin definir.
to
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o - Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido
solicitado, en relacin a sus diferentes valores. o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad res- - Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y la entidad
ponsable de su gestin y conservacin. responsable de su gestin y conservacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir - Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que pue-
a corto, medio y largo plazo. dan surgir a corto, medio y largo plazo.
Finalidad
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aque- Finalidad - Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde
llos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interac- aquellos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como
ciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus intereses. las interacciones de los procesos de la administracin con los ciudadanos y sus
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. intereses.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representati-
vo. - Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental repre-
sentativo.
Los documentos simples, expedientes, agregaciones y series pueden verse afectados, a
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
lo largo de su ciclo de vida, por distintas decisiones hasta su eliminacin o conservacin
Comentarios Los documentos simples, expedientes y series pueden verse afectados, a lo
permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instancia-
Comentarios largo de su ciclo de vida, por distintas decisiones hasta su eliminacin o conser-
ciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
vacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mlti-
Ejemplos Eliminacin parcial, Conservacin permanente. ples repeticiones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
Ejemplos CP; EP

MODIFICACIN: Algunos aspectos de la descripcin y Esquema de valores recogido en el siguiente apndice:

170 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


Esquema de valores para el sub-elemento eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

COD.
TIPO DICTAMEN
DICTAMEN
CP Conservacin permanente
EP Eliminacin parcial
ET Eliminacin total
PD Pendiente de dictamen

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 171


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.AccionDictaminada
Sub-elemento de eEMGDE13.2 - Dictamen Sub-elemento
eEMGDE13.2 - Dictamen
de
Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por
Definicin Accin concreta que se aplica al documento en base al dictamen adoptado por
una autoridad calificadora. Definicin
una autoridad calificadora.
Todas las entidades Documento excepto Fondo y Grupo de fondos y entidad
Aplicabilidad Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie.
Actividad.
Condicional: Debe utilizarse a menos que el valor del sub-elemento eEMGDE13.1 - Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-
Obligacin Obligacin
Valoracin, sea Sin cobertura de calificacin. elemento eEMGDE13.2.1 Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.

Automatizable Repetible En el punto de captura Automatizable Repetible En el punto de captura -

Sub-elementos No. Sub-elementos No.


Esquema Sin definir.
Esquema Sin definir. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido o o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la entidad entidad responsable de su gestin y conservacin.
responsable de su gestin y conservacin. - Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que pue-
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que puedan surgir dan surgir a corto, medio y largo plazo.
a corto, medio y largo plazo. Finalidad
Finalidad - Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aque-
- Mantener el contexto de los documentos con las funciones y procesos donde aque- llos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interac-
llos se originaron durante tanto tiempo como sean necesarios, as como las interac- ciones de los procesos de la organizacin con los ciudadanos y sus intereses.
ciones de los procesos de la organizacin con los ciudadanos y sus intereses. - Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas.
- Asegurar la ejecucin temporal de las acciones dictaminadas. - Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental repre-
- Asegurar la constitucin y conservacin de un patrimonio documental representativo. sentativo.

Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera reglada Heredable desde la serie a expediente y documento.
sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la accin real cuando Se utiliza para registrar la accin dictaminada que se pretende realizar de manera
se emprende. En este esquema, todas las acciones y eventos se documentan utilizando la reglada sobre el documento. No debe utilizarse para registrar los detalles de la
entidad Relacin. La accin dictaminada se registra en las normas de conservacin, donde accin real cuando se emprende. La accin dictaminada se registra en las nor-
se concreta la accin que tiene que emprenderse sobre un documento una vez que ha mas de conservacin, donde se concreta la accin que tiene que emprenderse
pasado el perodo de tiempo especificado desde el evento desencadenante indicado. sobre un documento una vez que ha pasado el perodo de tiempo especificado
desde el evento desencadenante indicado.
Comentarios Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a lo largo Comentarios
Los documentos simples, expedientes y agregaciones pueden verse afectados, a
de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o conservacin
lo largo de su ciclo de vida, por distintos tipos de decisin, hasta su eliminacin o
permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando mltiples instancia- conservacin permanente, en su caso, por lo que deberan describirse utilizando
ciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen. mltiples instanciaciones del sub-elemento eEMGDE13.2 - Dictamen.
El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo espec- El tipo de dictamen Eliminacin puede requerir la conservacin de un muestreo
fico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adaptado a las carac- especfico, a efectos de trazabilidad de la tramitacin del procedimiento, adapta-
tersticas del documento. do a las caractersticas del documento.

172 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA
Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato. Eliminacin de las solicitudes y mritos a los 5 aos, y conservacin permanente
Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento. del resto del expediente.
Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del Eliminacin total dejando una muestra de un expediente por ao.
Ejemplos
empleado. Conservacin permanente con duplicacin por esencial
Retener permanentemente. Ejemplos Destruir a los tres aos desde la finalizacin del contrato.
Transferir pasados cincos aos desde su creacin. Destruir a los siete aos despus del ltimo asiento.
Destruir a los setenta y cinco aos despus de la fecha de nacimiento del em-
pleado.
Retener permanentemente.

MODIFICACIN de algunos aspectos de la descripcin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 173


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Dictamen.PlazoEjecucionAccionDictaminada
Sub-elemento
eEMGDE13.2 - Dictamen
de

Definicin Plazo en el que se tiene que ejecutar la accin concreta que se aplica al documen-
to y que figura en el sub-elemento eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Condicional: Debe utilizarse para la transferencia a menos que el valor del sub-
Obligacin
elemento eEMGDE13.2.1. Tipo de dictamen, sea PD - Pendiente de dictamen.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Introducir un valor numrico relativo a aos
Valores Valor por de-
Sin definir.
fecto
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.

Finalidad Automatizar una alerta que advierta de la necesidad de ejecutar la accin dictami-
nada en eEMGDE13.2.2 Accin dictaminada en un plazo n de tiempo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
El momento de ejecucin de la accin dictaminada se calcular sumando el valor
Comentarios
numrico de este metadato al correspondiente a los aos en el metadato
eEMGDE4.2 - Fecha fin
5 aos
Ejemplos
8 aos

ADICIN del metadato eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA

CAUSA: Poder programar la ejecucin automtica o semiautomtica de acciones a partir de los valores de fecha en un campo calculado.

174 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Transferencia
Sub-elemento
eEMGDE13 - Calificacin
de
Operacin por la que traspasa la custodia de las diferentes fracciones de series
Definicin documentales, en cumplimiento del calendario de conservacin resultante del
proceso de valoracin documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEGMDE 13.3.1 Fase de archivo
Sub-elementos
eEMGDE 13.3.2 Plazo de transferencia
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Traspasar la custodia de los documentos a travs de las distintas fases de
archivo del sistema, y la responsabilidad de llevar a cabo las tareas corres-
Finalidad pondientes a cada uno de los momentos del ciclo de vida de los documentos
- Establecer el momento en el que se llevar a cabo la transferencia de la
custodia
Comentarios Heredable desde la serie a expediente y documento.
Ejemplos -

ADICIN del metadato eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA

CAUSA: Discriminar las acciones relacionadas con la transferencia o traspaso de documentos entre repositorios con cambio de custodia, de aquellas relativas al dictamen
sobre la seleccin documental para su conservacin permanente o eliminacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 175


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Transferencia.FaseArchivo
Sub-elemento
eEMGDE13.3 - Transferencia
de

Definicin Indicacin de la fase de archivo correspondiente al momento del ciclo de vida del
documento que se transfiere
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
- Archivo Central.
Esquema - Archivo Intermedio
Valores
- Archivo Histrico
Valor por defecto Archivo Central.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Determinar la fase de archivo a la que se incorpora una serie o su fraccin,
Finalidad as como los expedientes y documentos que la componen, en funcin del
momento de su ciclo de vida.
Heredable desde la serie a expediente y documento.
Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre
Comentarios contendr el valor significativo para los responsables del repositorio en que se
conserve en un momento determinado, ya sea ste el repositorio de gestin o el
repositorio de archivo.
Ejemplos Archivo Central. Archivo Histrico.

ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO

176 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.Transferencia.PlazoTransferencia
Sub-elemento
eEMGDE13.3 - Transferencia
de
Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las diferentes fracciones de
Definicin series documentales, en cumplimiento del calendario de conservacin resultante
del proceso de valoracin documental.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Valor numrico en aos.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar la disponibilidad del documento mientras ste pueda ser requerido
o solicitado, en relacin a sus diferentes valores.
- Identificar las decisiones adoptadas por la autoridad calificadora y por la
Finalidad entidad responsable de su gestin y conservacin, y que quedarn registra-
das en el calendario de conservacin de los documentos de la organizacin.
- Relacionar los documentos con los diferentes usos y necesidades que pue-
dan surgir a corto, medio y largo plazo.
Heredable desde la Serie a Expediente y Documento.
Este metadato es modificable. Se propone como no repetible puesto que siempre
contendr el valor significativo para los responsables del repositorio en que se
Comentarios conserve en un momento determinado, ya sea ste el repositorio de gestin o el
repositorio de archivo.
El plazo indicado por este metadato se calcular a partir del valor del metadato
eEMGDE4.2 - Fecha fin.
Ejemplos 5 aos

ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 177


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL
Nombre formal eEMGDE.Calificacion.DocumentoEsencial
Sub-elemento
eEMGDE13 - Calificacin
de
Calificacin de un documento como esencial para el desarrollo de las actividades
Definicin de la organizacin y que, por ello, debe ser objeto de medidas especiales de
proteccin, que incluyen su duplicado y almacenamiento en un repositorio dife-
rente.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Obligatorio para la transferencia
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No.
Esquema Booleano: S / No
Valores Valor por defec-
Sin definir.
to
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Asegurar que la organizacin pueda seguir desarrollando su actividad en
Finalidad caso de desastre, conservando los documentos considerados como esencia-
les para su funcionamiento.
Comentarios
Ejemplos S. No.

ADICIN del sub-elemento eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL

178 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE eEMGDE22.2 - DENOMINACIN DE CLASE
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.DenominacionClase
Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin
Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada dentro Indicador en lenguaje natural que identifica de forma unvoca la clase asignada
Definicin Definicin
de un Cuadro de Clasificacin. dentro de un Cuadro de Clasificacin.

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Condicional: Obligacin Obligatorio para la transferencia


- Es obligatorio en entornos mono-entidad. En el punto de captu-
Obligacin Automatizable Repetible -
- En entornos multi-entidad debe utilizarse una entidad Relacin con la Actividad o ra
Agente correspondiente. Sub-elementos No
Automatizable Repetible En el punto de captura SIA - Cuadros de clasificacin desarrollados por cada
Esquema
organizacin.
Sub-elementos No Valores
Valor por defec-
Esquema Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin. Sin definir.
Valores to
Valor por defecto Sin definir. Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin. Reflejar la denominacin del procedimiento SIA o del epgrafe del cuadro de
Reflejar la denominacin de la Actividad o Agente que tiene asignado el identificador Finalidad clasificacin que tiene asignado el identificador unvoco que se representa en el
Finalidad subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.
unvoco que se representa en el subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin.
Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un cuadro de
Representar en lenguaje natural la clase sealada dentro de un Cuadro de Clasifica-
clasificacin o del catlogo de procedimientos SIA. Puede ser generado auto-
Comentarios cin. Puede ser generado automticamente a partir de la asignacin del subelemento Comentarios
mticamente a partir de la asignacin del subelemento eEMGDE22.1 - Cdigo
eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin. de clasificacin.
Para una entidad Documento: Gestin del suelo. Para una entidad expediente: Interposicin de reclamaciones econmico-
Para una entidad Agente: Administrar sistemas de informacin. administrativas entre particulares (Cdigo SIA: 998150)
Ejemplos
Ejemplos Para una entidad Actividad: Imponer multas. Para una entidad expediente: (F03.S1). Recursos Administrativos
Para una entidad Regulacin: Definicin de competencias. Para una entidad serie: (4.1). Revisin en va administrativa
Para una entidad Relacin: Establecimiento de secuencias.

MODIFICACIN de determinados elementos de la descripcin del metadato.


CAUSA: empleo del metadato eEMGDE22 CLASIFICACIN y sus sub-elementos para albergar el valor del metadato obligatorio de la NTI de expediente-e clasificacin,
as como la informacin de adscripcin del documento/expediente/serie a una categora concreta dentro del cuadro de clasificacin funcional de la organizacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 179


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion.TipoClasificacion
Sub-elemento de eEMGDE22 - Clasificacin
Trmino que seala si los valores del elemento corresponden a una clasifica-
cin administrativa del procedimiento de acuerdo con el SIA, y en cumplimiento
Definicin con el metadato obligatorio correspondiente de la NTI de Expediente electrni-
co, o si se refieren a la adscripcin de la entidad a una categora funcional
dentro del cuadro de clasificacin funcional de documentos de la organizacin.
Aplicabilidad Serie/ Expediente/ Documento
Obligacin Obligatorio para la transferencia
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No
Esquema SIA/Funcional
Valores Valor por defec-
Sin definir.
to
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Reflejar si la categora a la que se refieren el resto de valores del elemento
Finalidad
eEMGDE22. Clasificacin, es administrativa o funcional.
Comentarios -
Para una entidad expediente: SIA
Ejemplos Para una entidad expediente: Funcional
Para una entidad serie: Funcional

ADICIN del sub-elemento eEMGDE22.3TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL), que tipificar la taxonoma a que responden los sub-elementos precedentes del
eEMGDE22 Clasificacin, esto es, eEMGDE22.1 - Cdigo de clasificacin y eEMGDE22.2 Denominacin de clase.

180 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e.

eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP


NO EXISTE eEMGDEN ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral
Sub-elemento de No aplica.
Informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del documento
Definicin
electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE N.1 Tipo de asiento registral
eEMGDE N.2 Cdigo de la Oficina de Registro
Sub-elementos
eEMGDE N.3 Fecha del asiento registral
eEMGDE N.4 N asiento registral
Esquema Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 -
Recoger la informacin bsica relativa al acto de registro administrativo del
Finalidad documento electrnico, tal como la entidad que ha efectuado el registro del
documento, la fecha y el nmero asignado a su asiento correspondiente.
Comentarios -
Ejemplos -

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 181


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDEN1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.TipoRegistro
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Definicin Tipo de acto registral, de entrada o de salida.
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema 0 = Registro de entrada; 1 = Registro de salida
Valores
Valor por defecto 0
Compatibilidad ISO 23081 -
Determinar si la informacin recogida en el metadato eEMGDEN ASIENTO
Finalidad REGISTRAL y sus sub-elementos se refiere a un registro de Entrada o de
Salida
Comentarios -
Ejemplos -

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

182 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDEN2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO
Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.CodigoOficinaRegistro
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Definicin Cdigo de la Entidad Registral de origen o destino del documento
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Cdigo obtenido de DIR3
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 183


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDEN3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.FechaAsientoRegistral
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Fecha y hora de entrada del documento en la Entidad Registral de origen o
Definicin
destino
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Sub-elementos No
Esquema AAAAMMDDHHMMSS
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

184 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDEN4 N ASIENTO REGISTRAL
Nombre formal eEMGDE.AsientoRegistral.NumeroAsientoRegistral
Sub-elemento de eEMGDEN Asiento registral
Nmero de registro del documento en el Registro General de la entidad de
Definicin
origen o destino
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 -
Finalidad -
Comentarios -
Ejemplos -

ADICIN de metadato y sub-elementos conteniendo datos relativos al acto de registro administrativo de documentos electrnicos. Sin numeracin en el eEMGDE.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 185


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE3 - NOMBRE eEMGDE3 - NOMBRE
Nombre formal eEMGDE.Nombre Nombre formal eEMGDE.Nombre

Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.

Definicin Ttulo o nombre dado a una entidad. Definicin Ttulo en lenguaje natural del documento, expediente o serie

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica- Obligacin Opcional
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE3.1 - Nombre natural
eEMGDE3.1 - Nombre natural Sub-elementos
Sub-elementos eEMGDE3.3 - Nombre del fichero
eEMGDE3.2 - Esquema de nombre
Esquema Sin definir
Esquema No aplica. Valores
Valores Valor por defecto Sin definir
Valor por defecto No aplica.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
- Ayudar a identificar la entidad.
- Ayudar a identificar la entidad. - Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los
Finalidad
- Actuar como punto de acceso para la recuperacin de los recursos por los usuarios usuarios
- Describir las funciones y/o asuntos de los documentos. - Describir las funciones y/o asuntos de los documentos.
Finalidad
- Hacer posible la bsqueda de un nombre en su totalidad. Comentarios -
- Proporcionar informacin contextual acerca de la norma, mtodo o convencin
Ejemplos -
utilizados para nombrar entidades.
Los nombres de entidades pueden extraerse de esquemas de valores. Si existen tales
Comentarios
esquemas, debera indicarse en el sub-elemento eEMGDE3.2 - Esquema de nombre.
Ejemplos -

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato.


ADICIN de un sub-elemento eEMGDE3.3 - Nombre fichero.

186 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL
Nombre formal eEMGDE.Nombre.NombreNatural Nombre formal eEMGDE.Nombre.NombreNatural
Sub-elemento de eEMGDE3 - Nombre Sub-elemento de eEMGDE3 - Nombre
Definicin Nombre real que se da a la entidad. Definicin Nombre real que se da a la entidad.

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa aplica- Obligacin Opcional.
Obligacin
ble y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura Sub-elementos No
Sub-elementos No Esquema Sin definir
Valores
Para los tipos de entidad Documento, Agente, Actividad y Valor por defecto Sin definir.
Regulacin no se definen esquemas de valores. Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Esquema Para el tipo de entidad Relacin, los esquemas de valor se
Valores - Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de
indican en Error! No se encuentra el origen de la referencia.
Finalidad recursos.
y Error! No se encuentra el origen de la referencia..
- Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.
Valor por defecto Sin definir.
Comentarios -
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras
- Determinar la identificacin de la entidad. Ejemplos Expediente: Expediente de concesin de licencia de obras
- Proporcionar a los usuarios un punto de acceso para la localizacin de recursos. Serie: Expedientes de licencias de obras.
Finalidad
- Identificar las funciones y/o asuntos de los documentos.
- Facilitar la bsqueda de un nombre.
Si el nombre se extrae de un vocabulario controlado con estructura, deben reproducir-
se todos los componentes de esa estructura dentro de la secuencia de caracteres de
Comentarios 3.1-Nombre natural.
En los casos en que el nombre de la entidad sea tambin su identificador, el valor
tendr que replicarse en el sub-elemento eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador.
Para una entidad Documento: Instancia de solicitud de licencia de obras, Expe-
diente de concesin de licencia de obras, Serie de licencias de obras.
Para una entidad Agente: Juan Nadie, Ministerio de Cultura, Gerencia de Urba-
nismo.
Para una entidad Actividad: Gestin del suelo, Concesin de licencias, Presenta-
Ejemplos
cin de instancias.
Para una entidad Regulacin: Ley del Suelo, Plan de Ordenacin Urbana.
Para una entidad Relacin: Precede en secuencia (por ejemplo, en una secuencia de
concesin de licencias, la entidad Documento Informe tcnico precede en secuencia a
la entidad Documento Informe jurdico).

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 187


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO
Nombre formal eEMGDE.Nombre.NombreFichero
Sub-elemento de eEMGDE3. Nombre
Definicin Nombre del fichero de datos que constituye el documento
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin
- Ayudar a identificar el documento como objeto fsico dentro de un sistema
Finalidad de ficheros.
- Hacer posible la bsqueda de un fichero dentro del sistema.
Comentarios Debe indicarse el nombre del fichero con extensin.
Ejemplos -

ADICIN de un nuevo sub-elemento eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO al metadato eEMGDE3. Nombre.

188 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas
Sub-elemento de No aplica. Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y fsicas de
Definicin Informacin acerca de la forma lgica y otras caractersticas tcnicas lgicas y
un documento digital o digitalizado. Definicin
fsicas de un documento digital o digitalizado.
Aplicabilidad Slo a la entidad Documento simple.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Obligatorio.
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable Repetible En el punto de captura
eEMGDE14.1 - Soporte origen En el punto de captu-
Automatizable Repetible -
ra
eEMGDE14.2 - Nombre de formato
eEMGDE14.3 - Versin de formato eEMGDE14.2 - Formato (Obligatorio ENI)
eEMGDE14.4 - Nombre de la aplicacin de creacin eEMGDE14.3 - Versin de formato
Sub-elementos
eEMGDE14.5 - Versin de la aplicacin de creacin Sub-elementos eEMGDE14.7 - Resolucin
eEMGDE14.6 - Registro de formatos eEMGDE14.8 - Tamao
eEMGDE14.7 - Resolucin eEMGDE14.9 Profundidad de color
eEMGDE14.8 - Tamao Esquema Sin definir.
Valores
Esquema Sin definir.
Valores Valor por defecto Sin definir.
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden
- Proporcionar informacin especfica acerca de las decisiones que pueden adoptar-
adoptarse en relacin al almacenamiento, la conservacin y la representa-
se en relacin al almacenamiento, la conservacin y la representacin de los do-
cin de los documentos.
cumentos.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efec-
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular a efectos de tos de gestin o de localizacin de recursos.
gestin o de localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
- Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte
- Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o
Finalidad o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para
Finalidad localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que los que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos,
documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse al migrarse al mismo tiempo, etc.
mismo tiempo, etc.
- Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de
- Proporcionar punteros a informacin ms detallada acerca del formato de un un documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un do-
documento digital o digitalizado o el software utilizado para crear un documento cumento digital o digitalizado.
digital o digitalizado.
- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la auten-
- En el caso de documentos digitalizados, proporcionar garantas de la autenticidad, ticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes
fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos resultantes de un proceso de un proceso de digitalizacin.
de digitalizacin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 189


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determi-
estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms com- nar las estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera
Comentarios
pleta posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se identifican con exactitud. ser lo ms completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se
En el caso de que el valor del sub-elemento 14.1 Soporte origen, sea Digitalizado, identifican con exactitud.
Comentarios entonces deben crearse dos valores en eEMGDE6 - Entidad relacionada, uno para el ID Ejemplos -
del documento resultante de la digitalizacin del documento fuente en papel y otro
para la identificacin de la localizacin fsica del propio documento fuente en papel. En
el caso de que la digitalizacin suponga la eliminacin del documento fuente en papel,
la relacin de la localizacin fsica no sera necesaria.
Ejemplos -

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato


SELECCIN de sub-elementos
ADICIN de un sub-elemento: eEMGDE14.9 Profundidad de color

190 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE14.7 - RESOLUCIN eEMGDE14.7 - RESOLUCIN
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Resolucion

Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas

Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, Medida de la capacidad para capturar los detalles del documento original, a menudo
Definicin Definicin
a menudo cuantificada en pxeles por pulgada. cuantificada en pxeles por pulgada.

Aplicabilidad Slo a la entidad Documento. Aplicabilidad Documento

Condicional. Debe utilizarse si el valor del sub-elemento eEMGDE14.1 - Soporte Obligacin Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados
Obligacin
origen, es Digitalizado. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Automatizable Repetible En el punto de captura Sub-elementos No.
Sub-elementos No. Indicar la resolucin para cada una de las dimensiones del
Esquema documento siguiendo el esquema:
Esquema Sin definir. Valores
Valores resolucin horizontal x resolucin vertical
Valor por defecto 200
Valor por defecto 200 x 200
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al
- Proporcionar informacin especfica para definir qu decisiones relativas al
almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos
Finalidad almacenamiento, la conservacin y la representacin de los documentos pueden
pueden adoptarse. Finalidad
adoptarse.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Comentarios - Comentarios -
Ejemplos 200 ppp 200 x 200 ppp
Ejemplos
300 x 200 ppp

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 191


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO eEMGDE14.8.2 - TAMAO LGICO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Tamano.TamanoLogico

Sub-elemento de eEMGDE14.8 - Tamao Sub-elemento de eEMGDE14.8 - Tamao

Definicin Tamao lgico o duracin del documento. Definicin Tamao lgico del documento.

Aplicabilidad Slo a la entidad Documento. Aplicabilidad Documento/Expediente

Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa Obligacin Opcional


Obligacin
aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin Automatizable Repetible En el punto de captura
Automatizable Repetible En el punto de captura Sub-elementos No
Sub-elementos No Esquema Sin definir.
Valores
Esquema Sin definir. Valor por defecto Sin definir.
Valores
Valor por defecto Sin definir. Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.

Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Finalidad - Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.

- Proporcionar informacin especfica acerca del almacenamiento, conserva- - Se introducir el tamao del documento en el formato estndar recogido en el
cin y representacin de los documentos. Catlogo de estndares y no en su codificacin en base64.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento. Comentarios - Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento
Finalidad - Hacer posible la migracin y transferencia de los documentos de un soporte por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-
o localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para elemento eEMGDE14.8.4 - Unidades.
que los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, Ejemplos 20,5
migrarse al mismo tiempo, etc.
Slo registra nmeros, sin las unidades asociadas, para facilitar el procesamiento
Comentarios por mquina de los valores. Las unidades deben especificarse en el sub-elemento
eEMGDE14.8.4 - Unidades.
Ejemplos 20,5

MODIFICACIN parcial de la descripcin del metadato

192 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE14.9PROFUNDIDAD DE COLOR
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.ProfundidadColor
Sub-elemento de eEMGDE14Caractersticas Tcnicas
Profundidad de color o escala de grises o resolucin cromtica de una imagen
Definicin
digitalizada
Aplicabilidad Documento
Obligacin Opcional. Aplicable en caso de documentos digitalizados
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema N bits
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Ofrecer informacin acerca del tratamiento del color en documentos digitalizados
Finalidad con objeto de poder comprobar, en caso necesario, la fidelidad de la copia digita-
lizada respecto del documento original.
Comentarios -
Ejemplos 8 (bits), 24 (bits)

ADICIN de este sub-elemento, dependiente del metadato eEMGDE14Caractersticas Tcnicas, para recoger informacin acerca del tratamiento del color en documen-
tos digitalizados.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 193


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE16.1 - ALGORITMO eEMGDE16.1 - ALGORITMO
Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Algoritmo

Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que Mtodo algortmico reproducible que transforma la secuencia de caracteres que
Definicin forma un Documento, en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de Definicin forma un documento en un valor de longitud fija, que representa el valor digital de
dicho Documento. dicho documento. Se excluye el caso de CSV
Aplicabilidad Documento/Expediente
Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.
Obligacin Opcional
Condicional:
- Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. Sub-elementos No
- En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como
Esquema Sin definir
sistema de firma del documento, incluye el valor de ste. Valores
Automatizable Repetible En el punto de captura Valor por defecto Sin definir

Sub-elementos No Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Excepto en el caso de CSV, definido en la Norma Tcnica de Finalidad
Esquema - Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Valores Interoperabilidad de Catlogo de Estndares.
Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 -
Valor por defecto No aplica. Comentarios
Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad. Ejemplos SHA-1.
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autorizada.
Finalidad
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Este metadato debe utilizarse en conjuncin con el sub-elemento eEMGDE16.2 -
Valor, para especificar el valor calculado a partir del algoritmo empleado.
Este sub-elemento debe utilizarse en combinacin con el elemento eEMGDE4 -
Fechas, cuyo sub-elemento eEMGDE4.1 - Fecha inicio debe incorporar la fecha y
Comentarios hora en que se aplica el algoritmo.
En este sub-elemento estn comprendidos los cdigos seguros de verificacin
(CSV).
Los valores deberan tomarse de un vocabulario controlado que debe ser definido
por cada organizacin.
Ejemplos SHA-1, CSV.

MODIFICACIN: Se excluye su uso para documentos o expedientes firmados mediante CSV. Se propone la creacin de metadatos relacionados con la firma mediante
CSV: eEMGDE17.2 Valor CSV (Obligatorio ENI); eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV (Obligatorio ENI)

194 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE16.2 - VALOR eEMGDE16.2 VALOR
Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor Nombre formal eEMGDE.VerificacionIntegridad.Valor

Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad Sub-elemento de eEMGDE16 - Verificacin de integridad

Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que Valor real, generado por el algoritmo definido en eEMGDE16.1 - Algoritmo que
Definicin Definicin representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referen-
representa el documento simple o conjunto de documentos a que hace referencia.
cia.
Aplicabilidad Slo a las entidades Documento Simple, Expediente y Agregacin.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Condicional:
Obligacin Opcional
- Requerido para documentos digitales que se transmiten, transfieren o de alguna
Obligacin otra manera se migran entre sistemas o dentro de un solo sistema. Automatizable Repetible En el punto de captura
- En entornos mono-entidad que empleen Cdigos Seguros de Verificacin como Sub-elementos No
sistema de firma del documento, incluye el valor de ste.
Esquema Esquemas desarrollados por cada organizacin.
Automatizable Repetible En el punto de captura Valores
Valor por defecto No aplica.
Sub-elementos No
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Esquema Esquemas desarrollados por cada organizacin.
Valores - Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autori-
Valor por defecto No aplica. Finalidad zada.
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o che-
- Verificar si un objeto ha sido alterado de manera no documentada o no autori-
cksum.
Finalidad zada.
El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el
- Garantizar la integridad y autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo
Comentarios elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo
Este elemento es conocido informalmente como suma de verificacin o checksum. utilizado para generar el valor.
El valor ser una cadena de longitud fija. Debe utilizarse en conjuncin con el ele- El hash del expediente o de la agregacin se calcula sobre el respectivo fichero
mento eEMGDE16.1 - Algoritmo, para especificar el nombre del algoritmo utilizado de ndice.
Comentarios para generar el valor.
Ejemplos 573066A121BECFDC7B2643338ED11EB2AAEFD056,
Si el elemento eEMGDE16.1 - Algoritmo contiene el valor CSV, en este sub- 3081760FAE9365BD299CA0A466F2C022D438705A
elemento contendr el valor del cdigo seguro de verificacin utilizado para firmar
el documento.
Ejemplos DFCD3454

MODIFICACIN: Se excluye toda mencin a la firma mediante CSV, en coherencia con el metadato precedente

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 195


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma.TipoFirma.PerfilFirma
Sub-elemento de eEMGDE17.1. Tipo de firma
Definicin Perfil de firma empleado en una firma con certificado electrnico
Aplicabilidad Documento/Expediente
Condicional: De aplicacin si el elementoeEMGDE17.1 - Nivel de firma contiene
Obligacin
el valor Firma electrnica avanzada basada en certificado electrnico.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No tiene
1.- Para las firmas XADES y CADES : EPES, T, C, X,
XL, A, BASELINE B-Level, BASELINE T-Level, BASE-
LINE LT-Level, BASELINE LTA-Level
Esquema
Valores 2.- Para las firmas PADES : EPES, LTV, BASELINE B-
Level, BASELINE T-Level, BASELINE LT-Level, BASE-
LINE LTA-Level
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Los perfiles de firma son las reglas usadas para asegurar la interoperabilidad
Finalidad de las firmas, relativas a los elementos opcionales de las especificaciones
referidas, el rango de valores, etc.
Comentarios -
Ejemplos T, C, A, BASELINE LTA-Level

ADICIN

196 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.5 - FIRMANTE
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante
Sub-elemento de eEMGDE17 - Firma
Informa sobre la identidad del/los firmante/s del documento, la calidad en la que
Definicin
firman y el nivel de firma
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.5.1. - Nombre y apellidos o razn social
eEMGDE17.5.2. Nmero de identificacin de los firmantes
Sub-elementos eEMGDE17.5.3. - En calidad de
eEMGDE17.5.4. - Nivel de firma
eEMGDE17.5.5. - Informacin adicional
Esquema Texto libre. Nombre y cargo de los firmantes
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre la identidad y cargo del/los firmante/s del documento
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos J. Snchez, Subdirector General de

ADICIN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 197


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante.NombreApellidos
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Informa sobre la del/los firmante/s del documento
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Texto libre. Nombre o razn social de los firmantes
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre la identidad del/los firmante/s del documento
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos J. Snchez. Empresa X

ADICIN

198 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.5.2 NMERO DE IDENTIFICACIN DE LOS FIRMANTE/S
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante. NmeroIdentificacionFirmantes
Sub-elemento de eEMGDE17.6. Firmante
Proporciona un identificador de las personas fsicas o jurdicas que firman el
Definicin
documentos
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema NIF, DNI, NIE o Nmero de Pasaporte
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Identificar de forma unvoca al/los firmante/s del documento simple, expediente o
Finalidad
agregacin.
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos

ADICIN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 199


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE
Nombre formal eEMGDE.Firma.Firmante.EnCalidadDe
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Informa sobre la funcin de cada uno de los firmantes
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Firmante; Cofirmante; Contrafirmante
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Finalidad Informar sobre la funcin de cada uno de los firmantes
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.
Ejemplos

ADICIN

200 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma.NivelFirma
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Indicador normalizado que refleja el grado de confianza de la firma utilizado.
Aplicabilidad Documento/Expediente.
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Definido en el Captulo II. De la identificacin y autenti-
Esquema
Valores cacin de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
Sealar el tipo de firma electrnica empleada para la autenticacin del docu-
Finalidad
mento simple, expediente o agregacin.
Comentarios Si es preciso repetirlo, se repetir todo el elemento eEMGDE17 - Firma.

Ejemplos Nick, PIN ciudadano, Firma electrnica avanzada, Claves concertadas, Firma
electrnica avanzada basada en certificados, CSV

ADICIN

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 201


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE17.5.5INFORMACIN ADICIONAL
Nombre formal eEMGDE.Firma.InformacionAdicional
Sub-elemento de eEMGDE17.6 - Firmante
Definicin Cualquier otra informacin acerca del firmante
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad
Finalidad Ofrecer cualquier otra informacin que se considere til acerca del firmante
Comentarios Se introducir el valor como cadena de texto libre
Ejemplos -

ADICIN

202 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE21 - TRAZABILIDAD eEMGDE21 - TRAZABILIDAD

Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad


Sub-elemento de No aplica.
Sub-elemento de No aplica.
Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y
Informacin acerca de las acciones realizadas sobre las distintas entidades y meta- Definicin metadatos de las mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para
Definicin datos de las mismas, las fechas de realizacin, la base normativa para realizarlas, y el realizarlas, y el usuario que las realiz.
usuario que las realiz. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Aplicabilidad Todas las entidades. Obligacin Opcional.
Condicional: Debe utilizarse si es necesario segn lo dispuesto en la normativa Automatizable - Repetible En el punto de captura -
Obligacin
aplicable y atendiendo a las necesidades especficas de la organizacin. eEMGDE21.1 - Accin
Automatizable Repetible En el punto de captura eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin
- -
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
eEMGDE21.1 - Accin Sub-elementos
eEMGDE21.2 - Motivo reglado
eEMGDE21.2 - Motivo reglado eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin
eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin eEMGDE21.6 - Historia del cambio
Sub-elementos
eEMGDE21.4 - Descripcin Esquema Sin definir
Valores
eEMGDE21.5 - Modificacin en los metadatos Valor por defecto Sin definir
eEMGDE21.6 - Historia del cambio Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Esquema No aplica. Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el
Finalidad
Valores sistema.
Valor por defecto No aplica.
La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos. que la implantacin de este elemento y sus subelementos depender de implan-
Comentarios
taciones especficas que deben respetar las buenas prcticas y normas tcnicas
Finalidad Mantener una pista de auditora inalterable de las acciones realizadas en el sistema.
relativas a seguimiento de acciones.
Los sub-elementos eEMGDE21.1 - Accin, eEMGDE21.2 - Motivo reglado, Ejemplos -
eEMGDE21.3 - Usuario de la Accin y eEMGDE21.4 - Descripcin slo deben aplicar-
se en entornos mono-entidad. En entornos multi-entidad deben establecerse las
adecuadas relaciones con las entidades Actividad, Regulacin y Agente pertinentes.
Comentarios
La trazabilidad equivale a lo que se conoce como pista de auditora de tal modo que
la implantacin de este elemento y sus subelementos depender de implantaciones
especficas que deben respetar las buenas prcticas y normas tcnicas relativas a
seguimiento de acciones.
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 203


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE21.1 - ACCIN eEMGDE21.1 - ACCIN
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion

Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad

Definicin Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema Definicin Indicador del tipo de accin realizada sobre una o varias entidades del sistema

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie

Condicional: Obligacin Opcional

- Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin
- En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin
Actividad pertinente. Sub-elementos
eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin
Automatizable Repetible En el punto de captura
Esquema Sin definir.
Sub-elementos No Valores
Valor por defecto Sin definir.
Esquema Sin definir.
Valores Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Valor por defecto Sin definir. Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un mo-
Finalidad
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos. mento determinado del tiempo.

Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un momen- Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Apndice 7 del
Finalidad Comentarios
to determinado del tiempo. eEMGDE (*)

Para definir el esquema de valores se puede tomar como base el Error! No se en- Ejemplos Accede a, Cambia, Borra
Comentarios
cuentra el origen de la referencia..
Ejemplos Consulta, Modificacin, Borrado.

MODIFICACIN parcial de la descripcin.


MODIFICACIN del apndice 7 del eEMGDE, para definir el esquema de valores a adoptar para la cumplimentacin de este metadato.
ADICIN de dos sub-elementos dependientes del metadato eEMGDE21.1 ACCIN: eEMGDE21.1.1 Fecha de la accin y eEMGDE21.1.2 - Entidad de la accin.

204 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


(*) Adaptacin del apndice 7 del eEMGDE a las necesidades del Departamento en un entorno mono-entidad

Accin de gestin de documentos Descripcin


Accede a Ejecuta el proceso de acceso a documentos.

Adjunta a Crea un enlace entre dos objetos, generalmente documentos.


Borra Accin que elimina (no modifica) los valores de un elemento de metadatos.
Cambia Modificacin del valor o estado de un elemento de metadatos o el contenido de un documento (incluye adiciones).
Declara finalizada o terminada una agregacin o actuacin, cuando ya no puede contener ms documentos o datos, o el valor no
Cierra
puede aplicarse a documentos actuales.
Contribuye a Realizacin de una aportacin al contenido del documento.
Convierte Cambio del documento digital de un formato a otro.
Copia Acto o proceso de duplicar un objeto, a partir de un proceso de reproduccin
Crea Responsabilidad de redactar el contenido del documento.
Descarga Proceso de copiar datos de su localizacin de almacenamiento a un dispositivo local (o interno o externo a la organizacin).
Descifra Proceso de volver a convertir datos cifrados a su forma original para que puedan comprenderse.
Destruye Proceso de destruir fsicamente el contenido de una entidad documento.
Elimina Destruccin de un documento.
Proceso de aplicar un protocolo de encriptacin que representa datos digitales no legibles, excepto para aquellos que poseen la clave
Cifra
para descifrarlos.
Enva Proceso de distribuir copias de un documento a uno o mltiples receptores.
Finaliza Momento en que una entidad deja de existir, se cierra, se destruye.
Firma Acto o proceso de adjuntar, incrustar o vincular un documento con un mecanismo que le da validez, en sus distintas variantes.
Imprime Proceso de representar un documento sobre papel.
Incorpora Aade una entidad a un determinado nivel de agregacin del que debe formar parte.
Proceso de transferir documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad y sin conversin ni introduccin de datos rele-
Migra
vantes.
Proceso de volver a copiar fsicamente un documento a su almacenamiento despus de su reutilizacin o edicin por un agente
Reemplaza
particular.
Revisa Proceso de examen que implica un chequeo del contenido contra criterios externos establecidos.
Transfiere Proceso de mover un documento de una localizacin de almacenamiento a otra, incluida la transferencia fuera de lnea.
Visualiza Proceso de recuperar informacin en pantalla (no de copiarla ni de descargarla a un almacenamiento local).

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 205


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE21.1.1 FECHA DE LA ACCIN
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion.FechaAccion
Sub-elemento de eEMGDE21.1. Accin
Definicin Indicador del momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1 ha sido ejecutada
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Opcional.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Esquema [<AAAA-MM-DD>T<hh:mm:ss>]. <ISO 8601>.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Finalidad Registrar el momento en que la accin sealada en eEMGDE21.1. ha sido ejecutada
Comentarios -
Ejemplos -

206 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
NO EXISTE eEMGDE21.1.2 ENTIDAD DE LA ACCIN
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.Accion.EntidadAccion
Sub-elemento de eEMGDE21.1 - Accin
Indicador del componente del documento sobre el que se ejecuta la accin sea-
Definicin
lada en eEMGDE21.1.1 (contenido, metadatos)
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Opcional
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
Contenido del documento/Metadatos del documen-
Esquema
Valores to/Metadatos del expediente
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Denominar el tipo de accin realizada sobre una determinada entidad en un mo-
Finalidad
mento determinado del tiempo.
Comentarios -
Ejemplos -

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 207


eEMGDE Perfil de aplicacin MINHAP
eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO
Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado Nombre formal eEMGDE.Trazabilidad.MotivoReglado

Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad Sub-elemento de eEMGDE21 - Trazabilidad

Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1 - Razn por la que se lleva a cabo la accin asociada expresada en eEMGDE21.1
Definicin Definicin
Accin. - Accin.

Aplicabilidad Todas las entidades. Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie


Obligacin Opcional
Condicional:
- Este sub-elemento slo debera aplicarse en entornos mono-entidad. Automatizable Repetible En el punto de captura -
Obligacin
- En entornos multi-entidad debera establecerse una relacin con la entidad Sub-elementos No
Regulacin pertinente.
Esquema Sin definir.
Automatizable Repetible En el punto de captura Valores
Valor por defecto Sin definir.
Sub-elementos No
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos.
Esquema Sin definir.
Valores Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una
Finalidad
Valor por defecto Sin definir. determinada accin sobre una entidad.
Compatibilidad ISO 23081 Historial de eventos. Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motiva-
cin, particularmente si es una accin de gestin de documentos o que pueda
Informar acerca de la motivacin reglada por la que se ha llevado a cabo una deter-
Finalidad afectar a las propiedades de los mismos, o de alguna otra de las entidades del
minada accin sobre una entidad.
sistema. Este motivo puede ser una ley o disposicin de rango legal, una norma
Comentarios
Toda accin realizada sobre las entidades del sistema debe tener una motivacin, tcnica, un procedimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el
particularmente si es una accin de gestin de documentos o que pueda afectar a resto de sub-elementos de este elemento, existen indicios de que la accin es
las propiedades de los mismos, o de alguna otra de las entidades del sistema. Este irregular, o de que de manera maliciosa o no intencionada afecta a las propieda-
motivo puede ser una ley o disposicin de rango legal, una norma tcnica, un proce- des de las entidades implicadas.
dimiento interno, etc. Si no se satisface simultneamente con el resto de sub- - En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias.
Comentarios Ejemplos
elementos de este elemento, existen indicios de que la accin es irregular, o de que - Sin motivo reglado.
de manera maliciosa o no intencionada afecta a las propiedades de las entidades
implicadas. A efectos de economa de medios, en entornos multi-entidad este sub-
elemento debera estar relacionado con la correspondiente entidad Regulacin, para
evitar redundancias y sobrecarga de informacin en la pista de auditora.
- En virtud de la Orden CUL/2165/2009, de delegacin de competencias.
Ejemplos
- Sin motivo reglado.

MODIFICACIN parcial de la descripcin

208 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXO 5

RECURSOS DE RECUPERACIN DE LA INFORMACIN

Para la descripcin de los documentos y expedientes es muy positivo contar con recursos de recuperacin de
la informacin como son los tesauros, vocabularios de lenguaje controlado, ndices de materias que se utilicen en
MINHAP, etc.

En el momento actual no se tiene constancia de la utilizacin de este tipo de instrumentos en la descripcin de los
documentos electrnicos.

S existen algunas herramientas de este tipo en los centros, pero al no estar normalizados, estos recursos espec-
ficos carecen de utilidad en las transferencias.

A medida que se vayan construyendo, se incorporarn en este Anexo al documento de Poltica de Gestin.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 209


ANEXO 6

DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA POLTICA DE SEGURIDAD


DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL DEPARTAMENTO.

Se recogen en este apartado las reseas a las disposiciones en materia de Poltica de Seguridad de los documen-
tos electrnicos del Departamento publicadas en el Boletn Oficial del Estado:

Orden TAP/3148/2011, de 7 de octubre, por la que se aprueba la poltica de seguridad de la informacin en el


mbito de la administracin electrnica del Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica.

Orden / /201X, dede , por la que se aprueba la Poltica de Seguridad de la Informacin en el mbito de la
Administracin Electrnica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas. (Pendiente de aprobacin)

Asimismo, conviene tener en cuenta que en el Real Decreto 4/2010, el ENI en materia de seguridad seala lo si-
guiente:

Artculo 22. Seguridad.

1. Para asegurar la conservacin de los documentos electrnicos se aplicar lo previsto en el Esquema Na-
cional de Seguridad en cuanto al cumplimento de los principios bsicos y de los requisitos mnimos de se-
guridad mediante la aplicacin de las medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que
se almacenen los documentos, de acuerdo con la categorizacin de los sistemas.
2. Cuando los citados documentos electrnicos contengan datos de carcter personal les ser de aplicacin
lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, y normativa de desarrollo.
3. Estas medidas se aplicarn con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibi-
lidad, trazabilidad, calidad, proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos elec-
trnicos, sus soportes y medios, y se realizarn atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expues-
tos y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos.
4. Los aspectos relativos a la firma electrnica en la conservacin del documento electrnico se establecern
en la Poltica de firma electrnica y de certificados, y a travs del uso de formatos de firma longeva que
preserven la conservacin de las firmas a lo largo del tiempo.
Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos
electrnicos a lo largo del tiempo, stas les sobrevendrn a travs de su conservacin y custodia en los re-
positorios y archivos electrnicos, as como de los metadatos de gestin de documentos y otros metadatos
vinculados, de acuerdo con las caractersticas que se definirn en la Poltica de gestin de documentos.

210 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


ANEXO 7
CALENDARIO DE CONSERVACIN
El Calendario de conservacin es el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de perma-
nencia en el Archivo Central como su disposicin final. Se trata de un inventario, organizado de acuerdo al cuadro
de clasificacin de fondos, en donde figuran las diferentes series documentales producidas por cada una de las
unidades administrativas, proporcionando informacin sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada
una de las fases de archivo, as como la seleccin y eliminacin de los documentos de manera adecuada.
La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos es el rgano encargado de fijar los plazos de con-
servacin, transferencia y acceso en la Administracin General del Estado.
Hasta que se elabore el calendario de conservacin del MINHAP, se incluye en este anexo el listado de las series
que han sido dictaminadas por la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, elevadas por las
diferentes comisiones calificadoras del Departamento y grupos de trabajo.

DICTMENES ACORDADOS EN LA REUNIN DE 13/14 DE JUNIO DE 2006


Comisin Calificadora de Documentos del Ministerio de Economa y Hacienda.
Resolucin de 10 de abril de 2007, de la Subsecretara, por la que se autoriza la eliminacin de series documentales concretas
custodiadas por el Archivo General del departamento.
1/2006 Expedientes de exencin del Impuesto sobre el Lujo (1964-1987) // Direccin General de Tributos. Dictamen:
Eliminacin total.
2/2006 Expedientes de desgravacin fiscal por exportaciones (1960-1964) // Direccin General de Impuestos sobre el
Gasto. Dictamen: Eliminacin total.

Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria


(AEAT).
Resolucin de 4 de octubre de 2006, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autori-
za la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsi-
cas y sobre el Patrimonio.
3/2006 Declaraciones ordinarias IRPF (modelo D100), documento de ingreso o devolucin (modelo 100) y F 100 Resumen
de rendimientos y variaciones patrimoniales (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin parcial.
4/2006 Declaraciones simplificadas IRPF (modelo D101). Documento de ingreso o devolucin (modelo 101) (1979-1996)
// Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin parcial.
5/2006 Declaraciones Impuesto Extraordinario RPF (modelo D714) documentos de ingreso o devolucin (modelo 714)
(1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin parcial.
6/2006 Declaraciones trimestrales o semestrales del IRPF por rendimiento del trabajo y actividades profesionales y artsti-
cas (modelo 110 ejemplar amarillo) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
7/2006 Declaraciones trimestrales o semestrales del IRPF por retenciones en rendimientos de capital mobiliario (modelo
120 color naranja) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
8/2006 Declaraciones trimestrales y pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de estima-
cin directa (modelo 130 ejemplar verde) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
9/2006 Declaraciones semestrales pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de Estimacin
Objetiva Singular sistema normal (modelo 140 azul) (1979-1985) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
10/2006 Declaraciones semestrales de pago fraccionado IRPF para profesionales y artistas acogidos al rgimen de Estima-
cin Objetiva Singular sistema simplificado (modelo 150) (1979-1981) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
11/2006 Declaraciones anuales IRPF para empresarios profesionales y artistas acogidos al rgimen de Estimacin Objetiva
Singular (modelo 190). Documento de ingreso (modelo 120) (1980-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
12/2006 Declaraciones de resumen anual de retenciones indirectas a cuenta del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
(Modelo 190). Documento de ingreso (Modelo 110) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Adminis-
tracin. Dictamen: Eliminacin total.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 211


13/2006 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por la Administracin del Estado y
Organismos Autnomos (modelo 191) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tribu-
taria. Dictamen: Eliminacin total.
14/2006 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobilia-
rio (modelo 192) (1979-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
15/2006 Declaraciones de resumen anual de retenciones directas a cuenta del IRPF por Rendimientos del Capital Mobilia-
rio, excepto intereses a cuenta (modelo 193) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administra-
cin. Dictamen: Eliminacin total.
16/2006 Documentos de ingresos de retenciones e ingresos a cuenta IRPF y Sociedades, excepto intereses de cuentas
bancarias (modelo 123) (1985-1996) // Delegaciones Territorial de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
17/2006 Declaraciones de resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos
implcitos del capital mobiliario (modelo 194) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
18/2006 Declaraciones de rendimientos implcitos del capital mobiliario sujetos al rgimen general del IRPF y Sociedades,
documento de ingreso (modelo 124) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
19/2006 Declaraciones de resumen anual de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades, intereses de cuentas bancarias
(modelo 196) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
20/2006 Declaraciones de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos explcitos del capital mobiliario, intereses de
cuentas bancarias, documento de ingreso (modelo 1269) (1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de
Administracin. Dictamen: Eliminacin total.
21/2006 Declaraciones anules de las operaciones intervenidas por Fedatarios Pblicos y dems intermediarios financieros
(1985-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
22/2006 Declaraciones de retenciones a cuenta del IRPF y Sociedades por rendimientos implcitos del capital mobiliario
sujetos al rgimen excepcional, documento de ingreso (modelo 127) (1985-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tribu-
taria. Dictamen: Eliminacin total.
23/2006 Documento de ingreso y 2 plazo del recargo municipal en el IRPF (modelo 105 y 106) (1983-1987) // Delegacio-
nes de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
24/2006 Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas (1986-1996) // Delegaciones Territoriales de la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
25/2006 Declaraciones anuales de operaciones con terceras personas para Entidades Pblicas (modelo 348) (1986-1996)
// Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
26/2006 Declaraciones censales (modelo 036) (1990-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Adminis-
tracin Tributaria. Dictamen: Conservacin Permanente.
27/2006 Documentos de ingreso del Impuesto sobre el Patrimonio de las Personas Fsicas por declaraciones anteriores a
1988 (modelo 715) (1989-1989) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
28/2006 Documentos de ingreso de declaraciones de IRPF por regularizaciones voluntarias anteriores a 1988 (modelo 105)
(1989-1989) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
29/2006 Documento de ingreso total o primer plazo de declaraciones de regularizacin voluntaria (modelo 106) o de ingreso
aplazado (modelo 107) (1991-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
30/2006 Documento de ingreso por declaraciones del Impuesto del Patrimonio de las Personas Fsicas 1991, total o primer
plazo (modelo 716), pago aplazado (modelo 717) (1991-1991) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dicta-
men: Eliminacin total.
31/2006 Declaraciones de IRPF y Sociedades de no residentes (modelo 210) (1984-1996) // Delegaciones Territoriales de
la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
32/2006 Relaciones de declaraciones de resmenes anuales de retenciones directas de la Administracin del Estado y sus
Organismos Autnomos (modelo 191) (1979-1996) // Delegaciones Territoriales de la Agencia Estatal de Administracin Tribu-
taria. Dictamen: Eliminacin total.

Comisin Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Administraciones


Pblicas
33/2006 Estudios de opinin y encuestas realizadas por la Inspeccin (1997-2005) // Ministerio de Administraciones Pbli-
cas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin parcial.
34/2006 Expedientes de tramitacin de quejas y sugerencias referentes a rganos del MAP (1996-2006) // Ministerio de
Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin parcial.
35/2006 Expedientes de tramitacin de quejas y sugerencias referentes a rganos de otros Departamentos (1996-2005) //
Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin total.
36/2006 Informes sobre expedientes de incompatibilidades (1987-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Ins-
peccin General de Servicios. Dictamen: Eliminacin parcial.

212 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


37/2006 Expedientes disciplinarios (1986-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servi-
cios. Dictamen: Conservacin Permanente.
38/2006 Informaciones reservadas (1987-) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios.
Dictamen: Conservacin Permanente.
39/2006 Informes solicitados a la Inspeccin en materia de funcionamiento del personal y servicios del Departamento (1987-
2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
40/2006 Expedientes de seguimientos de paros y huelgas (1988-) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin
General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
41/2006 Actuaciones ordinarias de la Inspeccin (1987-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin Gene-
ral de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente .
42/2006 Actuaciones extraordinarias de la Inspeccin (1987-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin
General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
43/2006 Libro Registro de Entrada de Documentos (1986-2006) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin
General de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.
44/2006 Libro Registro de Salida de Documentos (1986-2005) // Ministerio de Administraciones Pblicas / Inspeccin Ge-
neral de Servicios. Dictamen: Conservacin Permanente.

Comisin Calificadora de Documentos de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria (AEAT)


Resolucin de 27 de abril de 2007, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, por la que se autoriza
la eliminacin de determinada documentacin administrativa, relativa a los Impuestos sobre la Renta de las Personas Fsicas y
sobre el Patrimonio.

45/2007 Declaraciones por la Contribucin General sobre la Renta. Desde 1957 Declaraciones por el Impuesto General
sobre la Renta (30/12/1932-31/12/1977) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Elimina-
cin parcial.
46/2007 Declaraciones de Patente Nacional Complementaria (1954-1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de
Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin total.
47/2007 Declaraciones conjuntas del Impuesto General sobre la Renta y Patrimonio de las Personas Fsicas ejercicio de
1977 (1977-1977) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
48/2007 Relaciones de los triplicados de declaraciones que se remiten a la DG de Rentas Pblicas (modelo 4) (1933-1959)
// Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
49/2007 Relaciones especiales de declaraciones (24/05/1933-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Administracin
de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
50/2007 Relaciones de declaraciones presentadas por la Contribucin General sobre la Renta (desde 16/08/1934 modelo
90) (24/05/1933-10/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
51/2007 Estados numrico demostrativo del movimiento de declaraciones (31/01/1935-10/03/1959) // Delegaciones de
Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
52/2007 Relaciones de declaraciones negativas por la Contribucin General sobre la Renta (15/04/1958-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
53/2007 Relaciones de declaraciones por el Impuesto General sobre la Renta enviadas a la Inspeccin (08/10/1968-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
54/2007 Relaciones de declaraciones comprobadas por la Inspeccin y devueltas a la Seccin de Contribucin sobre la
Renta (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
55/2007 Relaciones de contribuyentes que no han presentado declaracin y propuesta de sancin (20/12/1932-31/12/1978)
// Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
56/2007 Relaciones de alta por Contribucin sobre la Renta (24/05/1933-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Admi-
nistracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
57/2007 Relaciones de bajas en el Registro-Padrn (por circular 06/04/1943, modelo 87) (24/05/1933-08/10/1968) // Dele-
gaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
58/2007 Relaciones de Contribuyentes que no han presentado declaracin (20/10/1934-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
59/2007 Partes mensuales de las actuaciones de Inspeccin (15/01/1935-06/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Ad-
ministracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
60/2007 Estados numricos de contribuyentes inscritos en el Padrn Registro (06/04/1943-31/12/1968) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
61/2007 Relaciones nominales de inclusiones, bajas y cambios de domicilio habidos mensualmente en el Registro-Padrn
(06/04/1943-08/10/1968) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
62/2007 Relaciones de Actas que se remiten a la Inspeccin para su notificacin y archivo (Modelo 3) (06/04/1943-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 213


63/2007 Relaciones nominales de contribuyentes pendientes de liquidacin (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
64/2007 Relaciones nominales de contribuyentes inscritos en la Seccin (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Ha-
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
65/2007 Relacin de remisin de notificaciones por correo (02/04/1954-08/10/1966) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
66/2007 Relacin de recordatorios devueltos (16/06/1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
67/2007 Relaciones de bajas temporales (24/10/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dic-
tamen: Eliminacin total.
68/2007 Fichas alfabticas de contribuyentes de renta (24/10/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
69/2007 Facturas de remisin a Inspeccin de Fichas-Carpetas (25/02/1960-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
70/2007 Notificaciones del Nmero de Registro Padrn (17/01/1958-08/10/1968) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
71/2007 Cuenta corriente de fichas de empresas individuales fichero A (07/06/1943-15/12/1958) // Delegaciones de Ha-
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
72/2007 Solicitudes de fichas de Sociedades no annimas (Modelo 84) (20/05/1941-15/12/1958) // Delegaciones de Ha-
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
73/2007 Relaciones de solicitudes de dispensa de Renta (24/10/1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
74/2007 Estados mensuales de gestin remitidos a Inspeccin (31/12/1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
75/2007 Censo de contribuyentes por el Impuesto General sobre la Renta ordenado por CIF (08/10/1968-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
76/2007 Relaciones de declarantes por tramos de 500.000 a 1.000.000 (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Ha-
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
77/2007 Relaciones de declarantes por tramos de 1.000.001 a 2.000.000 (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
78/2007 Relaciones de declarantes de Impuestos General sobre la Renta por tramos de 750.000 a 1.000.000 (08/10/1968-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
79/2007 Relaciones de contribuyentes por el Impuesto General sobre la Renta no sujetos a Estimacin Global, en los que
prevalece la base por signos externos (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen:
Eliminacin total.
80/2007 Relaciones provisionales de contribuyentes (1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria.
Dictamen: Eliminacin total.
81/2007 Relaciones nominales de contribuyentes a quienes se les remite documentacin del Impuesto General sobre la Renta
de las Personas Fsicas (1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
82/2007 Relaciones de presuntos declarantes no incluidos en el fichero A (1974-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
83/2007 Declaraciones de domicilio fiscal (28/02/1976-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dic-
tamen: Eliminacin total.
84/2007 Relaciones de declarantes Impuesto General sobre la Renta de las Personas Fsicas con gastos extraordinarios
por enfermedad superior a 25.000 pesetas (1974-31/12/1978) //Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eli-
minacin total. .
85/2007 Relaciones de declarantes con intereses de deuda superior a 100.000 pesetas (11/01/1974-31/12/1978) // Dele-
gaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
86/2007 Partes mensuales del servicio de notificaciones por la Contribucin General sobre la Renta (18/01/1935-
01/04/1943) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin parcial.
87/2007 Facturas de remisin a la Seccin de Contribucin sobre la Renta de Fichas-Carpetas (05/02/1960-31/12/1978) //
Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
88/2007 Censo alfabtico de contribuyentes por el Impuesto General sobre la Renta de las Personas Fsicas (08/10/1968-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
89/2007 Actas de disconformidad (Modelo D.G.I.T. A-42) (25/11/1976-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspec-
cin. Dictamen: Eliminacin total.
90/2007 Actas con prueba preconstituida (Modelo D.G.I.T A-02) (25/11/1976-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Inspeccin. Dictamen: Eliminacin total.
91/2007 Recibos de liquidaciones por Contribucin General sobre la Renta (Modelo 2) (15/02/1933-31/12/1978) // Delega-
ciones de Hacienda / Administracin de Rentas. Dictamen: Eliminacin parcial.

214 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP


92/2007 Registro de relaciones de liquidaciones de la Contribucin General sobre la Renta (Por circular de 6-4-1943 en modelo
93 (24/05/1933-09/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin total.
93/2007 Liquidaciones complementarias y provisionales de comprobacin o investigacin (Modelo 92 y 92 bis) (24/05/1933-
09/03/1959) // Delegaciones de Hacienda / Administracin de Rentas Pblicas. Dictamen: Eliminacin parcial.
94/2007 Partes mensuales de liquidaciones (Provisionales o definitivas) (Modelo 9) (31/01/1935-06/04/1943) // Delegacio-
nes de Hacienda / Administracin de Rentas. Dictamen: Eliminacin parcial.
95/2007 Certificaciones de liquidaciones practicadas enviadas a Intervencin (20/12/1941-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
96/2007 Relaciones nominales de liquidaciones practicadas (06/04/1943-15/04/1958) // Delegaciones de Hacienda / Ges-
tin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
97/2007 Relaciones mensuales de devolucin de ingresos (Modelo 89) (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Ha-
cienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
98/2007 Relaciones mensuales de ingresos (Modelo 88) (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
99/2007 Relaciones nominales de contribuyentes pendientes de liquidacin (06/04/1943-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
100/2007 Movimiento de liquidaciones pasadas a Intervencin (estado 1 bis) y a Inspeccin para su comprobacin (estado 2
bis) (1958-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
101/2007 Relaciones de copias de liquidaciones (Provisionales y Complementarias de comprobacin o investigacin), positi-
vas, negativas y anuladas (1958-1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
102/2007 Resmenes de ingresos y minoraciones (10/03/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
103/2007 Relaciones de dbitos por liquidaciones (Modelo 914) (09/03/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda /
Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
104/2007 Registro de entrada de documentos liquidables (09/03/1959-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin
Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
105/2007 Liquidaciones Tcnicas (Modelo R-001) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Gestin Tributa-
ria. Dictamen: Eliminacin total.
106/2007 Relaciones de liquidaciones con sanciones de retraso (Modelo 915) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de
Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
107/2007 Registro de vencimiento de contribuyentes del Impuesto General sobre la Renta (08/10/1968-31/12/1978) // Dele-
gaciones de Hacienda / Gestin Tributaria. Dictamen: Eliminacin total.
108/2007 Certificaciones mensuales de los importes de las relaciones enviadas a efectos de Contrado (09/03/1959-
31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Intervencin. Dictamen: Eliminacin total.
109/2007 Liquidaciones Tcnicas (Modelo R-001) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin. Dic-
tamen: Eliminacin total.
110/2007 Liquidaciones provisionales (Modelo R-002) (08/10/1968-31/12/1978) // Delegaciones de Hacienda / Inspeccin.
Dictamen: Eliminacin total.
111/2007 Relaciones de declaraciones anuales de I.R.P.F. y Patrimonio: Documentos retenidos (21/03/