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GESTION SIG
GESTION SIG
MANUAL DE SISTEMA DE GESTIN Cdigo: MI-GS-001
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GESTION SIG
Tabla de contenido
INTRODUCCIN .............................................................................................................................. 6
2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA EURO NETWORKS & TECHNOLOGIES ........ 8
2.1 LA EMPRESA ....................................................................................................................... 8
2.1.1 Nmero de empleados y clasificacin ........................................................................... 8
2.1.2 Servicios prestados en la empresa................................................................................ 9
2.1.3 Cobertura ........................................................................................................................... 9
2.1.4 Principales clientes......................................................................................................... 10
2.1.5 Principales servicios prestados .................................................................................... 11
2.1.6 Distribucin reas de sede Bogot .............................................................................. 12
2.1.7 Resea histrica de la empresa................................................................................... 13
2.1.8 Organigrama ................................................................................................................... 15
2.1.9 Distribucin de Planta .................................................................................................... 15
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ....................................... 15
3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL .................................................. 16
3.2 RESPONSABILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ........... 16
3.3 PLANEACIN ESTRATGICA INTEGRAL ................................................................... 24
3.3.1 Misin ............................................................................................................................... 24
3.3.2 Visin ................................................................................................................................ 24
3.3.3 Poltica Integral ............................................................................................................... 24
3.3.4 Objetivos Integrales de Gestin .................................................................................. 25
3.3.5 Valores Corporativos...................................................................................................... 30
3.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
INTEGRAL ....................................................................................................................................... 32
4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ............................................. 33
4.1 MAPA DE PROCESO ........................................................................................................ 34
4.2 DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS ............................................................................ 36
4.2.1 Macroproceso Estratgico ............................................................................................ 36
4.2.1.1 Gestin DIRECCION ESTRATEGICO (Gerencia General) ................................. 36
4.2.1.2 Gestin SIG ................................................................................................................. 36
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GESTION SIG
GESTION SIG
GESTION SIG
1. INTRODUCCIN
GESTION SIG
El presente manual, tiene como fin presentar el Sistema de Gestin Integral que
se va a implementar en Euro Networks & Technologies, con el fin de garantizar un
servicio de calidad, donde no se est atentando con el medio ambiente y se est
pensando en la importancia de la salud del trabajador, cumpliendo los
lineamientos establecidos en las normas NTC ISO 9001: 2008, NTC ISO
14001:2004 Y OHSAS 18001:2007. Este Manual del Sistema de Gestin Integral,
resume los procesos, procedimientos, actividades y responsabilidades que lo
integran, y de la misma manera presenta la planeacin estratgica integral donde
se defini la visin, visin, poltica integral, valores corporativos y objetivos para la
empresa.
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GESTION SIG
2.1 LA EMPRESA
NIT: 900321266-4
Ciudad Bogot
Telfonos 5082299
GESTION SIG
ADMINISTRATIVOS 9 6
OPERATIVOS 130 5
Euro Networks cuenta con una amplia gama de servicios, cuyo objetivo en comn
es brindar soluciones efectivas a sus clientes y aliados estratgicos en las
diferentes reas de la tecnologa, a nivel nacional.
Mesa de Servicios
Administracin de Inventario
Administracin Documental
Call Center
Centro de reparaciones
2.1.3 Cobertura
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GESTION SIG
Figura 2. Principales clientes. Euro Netwoks S.A.S. Brochure, Bogot, 2012, Pg. 3
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GESTION SIG
IBM
UNISYS
TELEFONICA
1
Euro Networks S.A.S. Brochure, Bogot, 2012, Pg. 3
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GESTION SIG
COMWARE
GETRONICS
WINCOR NIXDORF
GESTION SIG
Cafetera, sala de
PRIMER PISO capacitacin, cuarto de
soplado
LABORATORIO
Direccin de laboratorio
SEGUNDO PISO
electrnico, laboratorio CPU.
2
Resea Histrica, Manual de Calidad. EURONET S.A.S, 2012, Pg. 7.
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GESTION SIG
GESTION SIG
En Diciembre de 2004, la empresa haba crecido tanto que tuvo que cambiar de
ubicacin de nuevo y se radic en sus instalaciones actuales en el mismo barrio
de Nicols de Federman. En Enero de 2006, EURONET contaba con 130
empleados, todos contratados en nmina y una rotacin de personal inferior al 3%.
Adicionalmente, se han abierto sucursales en algunas ciudades del pas (Medelln,
Cali, Barranquilla y Bucaramanga), con el fin de descentralizar la operacin y
agilizar los servicios de reparacin en laboratorio.
2.1.8 Organigrama
GESTION SIG
ambiente y disminuyendo los riesgos laborales que se presentan con las labores
diarias de los empleados.
Gerente General
GESTION SIG
Coordinador Comercial
Gestor SIG
GESTION SIG
Director Operativo
GESTION SIG
GESTION SIG
Director de Desarrollo
Gestor HSEQ
GESTION SIG
Jefe de Proceso
GESTION SIG
GESTION SIG
Gestor de SIG
GESTION SIG
departamento definidos para el SIG y los que se requieran para los comits
corporativos.
Documentar y gestionar los planes de accin pertinentes para la mejora
continua.
Asistir y participar en las capacitaciones y actividades que organice la
compaa para favorecer la cualificacin en el trabajo, la seguridad y el
bienestar empresarial.
Atender y aplicar las recomendaciones en materia de seguridad industrial y
salud ocupacional con miras a evitar accidentes de trabajo para s o para
otros.
Cumplir las polticas corporativas y los reglamentos internos de la compaa
para dar cumplimiento a los lineamientos de ley y los internos.
3.3.1 Misin
3.3.2 Visin
GESTION SIG
GESTION SIG
PERIODICIDA VALOR
PROCESO INDICADOR META ACTIVIDAES TENDENCIA FORMULA
D ALARMA
Control COSTOS
minucioso de INDIRECTOS
Racionalizar los Gastos gastos y costos FABRICACION
FINANCIERO y Costos Indirectos de 25% indirectos de MENSUAL DECREMENTO 27%
Fabrica fabrica
TOTAL VENTAS
MES
Desarrollar (INVENTARIO
materiales INICIAL
para que la MP+COMPRAS)-
Mejorar el costo y materia prima (INVENTARO
FINANCIERO consumo de Materia 41% sea ms MENSUAL DECREMENTO 41% FINAL MP)
Prima econmica y
optimizar el TOTAL VENTAS
MES
consumo
Reforzar el SUMA DEL VALOR
Cumplir el presupuesto plan de DE ORDENES DE
MARKETING Y marketing COMPRA
de ventas establecido 100% MENSUAL INCREMENTO 93%
COMERCIALIZACION para cumplir CARGADAS EN EL
mensualmente
los SISTEMA PARA EL
MES
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GESTION SIG
PERIODICIDA VALOR
PROCESO INDICADOR META ACTIVIDAES TENDENCIA FORMULA
D ALARMA
presupuestos PRESUPUESTO
de ventas MENSUAL DE
VENTAS
Asegurar la SUMA DEL VALOR
cantidad de DE ORDENES DE
servicios que COMPRA
se facturan CARGADAS EN EL
MARKETING Y Cumplir la facturacin SISTEMA PARA EL
100% mensualmente MENSUAL INCREMENTO 93%
COMERCIALIZACION establecida mes a mes MES
para asegurar
la facturacin PRESUPUESTO
programada MENSUAL DE
VENTAS
Desarrollar CLIENTES
clientes NUEVOS PRIMER
Incrementar los nuevos para SEMESTRE AO
MARKETING Y 2013
Clientes nuevos vs. 10% asegurar ms SEMESTRAL INCREMENTO 5%
COMERCIALIZACION
Semestre Anterior ingresos. TOTAL CLIENTES
SEMESTRE
ANTERIOR
Cumplir con
SLA TOTAL CLIENTES
Entregar SATISFECHOS
MARKETING Y % Satisfaccin del
90% servicios y TRIMESTRAL INCREMENTO 85%
COMERCIALIZACION Cliente
productos de TOTAL CLIENTES
calidad ENCUESTADOS
GESTION SIG
PERIODICIDA VALOR
PROCESO INDICADOR META ACTIVIDAES TENDENCIA FORMULA
D ALARMA
Programacin # HORAS
para entrega PERDIDAS POR
Reduccin del Nmero compra, REPUESTOS
de horas por falta de 4% entrega y MENSUAL DECREMENTO 4,5%
repuestos despachos , # DE HORAS
reparacin de PROYECTADAS
repuesto
Seguimiento # DE HORAS
diario a los TIEMPO
Cumplir con los servicios. ATENCION
Tiempos de ATENCON Control de PRIMERA LINEAS
80% MENSUAL INCREMENTO 70%
EN PRIMERA LINEA recursos # HORAS
segn estndar ESTANDAR
ATENCION
PRIMERA LINEA
Controles Suma del Costo
previos a las Total del Producto
piezas y/o servicio No
reparadas, Conforme dividido
piezas en:
compradas a 1. Costos de No
terceros. Calidad por
COSTOS DE NO RECHAZOS
GESTION SIG $
CALIDAD ($) (miles $ 8.000 Planes de MENSUAL DECREMENTO INTERNOS
OPERATIVA 17.000
de pesos) acciones 2. Costos de No
eficientes. Calidad por
RECHAZOS EN
PROCESO
3. Costos de No
Calidad por
RECHAZOS
EXTERNOS
Revisiones NUMERO DE
continuas a los ENTREGAS
Cumplimiento en servicios y RECHAZADAS
Calidad de los 95% productos MENSUAL INCREMENTO 90%
PROVEEDORES TOTAL DE
ENTREGAS
Controlar a
diario la NUMERO
Cumplimiento en ENTREGAS
Cantidad de Producto cantidades de
COMPRAS Y COMERCIO 95% respuesta MENSUAL INCREMENTO 90%
entregado por los
EXTERIOR PROVEEDORES entregar por TOTAL DE
cliente ENTREGAS
Realizar NUMERO
programacin ENTREGAS CON
de entrega de DESVIASION EN
Cumplimiento en Fecha RANGO DEL 3
repuestos par
de Entrega de los 95% MENSUAL INCREMENTO 90% das
ano incumplir
productos comprados
TOTAL DE
ENTREGAS
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GESTION SIG
PERIODICIDA VALOR
PROCESO INDICADOR META ACTIVIDAES TENDENCIA FORMULA
D ALARMA
Llevar el
control de
gastos y costos MARGEN
Rentabilidad del
de los FACTURACION-
Proyecto 20 TRIMESTRAL INCREMENTO 15
proyectos para COSTO
(millones)
determinar el INVERSION
margen de
ganancia
Desarrollar por
SUMATORIA DE
Innovacin en nuevos lo menos un
GESTION DE 1 SEMESTRAL INCREMENTO 0 LOS PROYECTOS
Productos y/o servicios proyecto
DESARROLLO INNOVADORES
nuevo en el
Desarrollar
nuevos
proveedores
SUMATORIA DE
para los
Desarrollo de LOS
1 repuesto SEMESTRAL INCREMENTO 0
Proveedores PROVEEDORES
sobre todo los
DESARROLLADOS
que solo
vienen de
otros pases
Realizar ACCIONES
seguimiento a PROPUESTAS
los planes de
accin, p
Cumplimiento planes
GESTION SIG 96% generados por TRIMESTRAL INCREMENTO 90%
de accin ACCIONES
inspecciones,
REALIZADAS
accidentes
entre otras
actividades
Gestionar INCIDENTES
acciones de AMBIENTALES
mejora que GENERADO ANO
permitan PRESENTE
Porcentaje de
GESTION SIG 25% disminuir MENSUAL DECREMENTO 20%
incidentes ambientales INCIDENTES
hasta cero la
AMBIENTALES
cantidad de PRESENTADO
incidentes AO ANTERIOR
ambientales
Concientiza al ACCIDENTES AO
personal del ACTUAL
auto cuidado,
Enfocar el plan
GESTION SIG Accidentalidad 25% MENSUAL DECREMENTO 20%
de salud ACCIDENTE AO
ocupacional ANTERIOR
segn la
compaa
Investigar la REQUISITOS QUE
normatividad SE CUMPLEN
aplicable a la
Cumplimiento de compaa y
GESTION SIG 90% SEMESTRAL INCREMENTO 85%
requisitos legales generar REQUISITOS
acciones que APLICABLES)
permita
cumplir con
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GESTION SIG
PERIODICIDA VALOR
PROCESO INDICADOR META ACTIVIDAES TENDENCIA FORMULA
D ALARMA
todos los
requisito
exigidos
Realizar NUMERO DE
formacin del EMPLEADOS
Cobertura de la personal por CAPACITADOS Y
GESTION HUMANA Y
Capacitacin y 75% medio de MENSUAL INCREMENTO 70% ENTRENADOS
COMUNICACIONES
Entrenamiento capacitaciones TOTAL DE
, instructivos EMPLEADOS
Evaluar los SUMA DE
conocimientos PROMEDIOS POR
Nivel de Aprendizaje de
GESTION HUMANA Y adquiridos por CAPACITACIN
Capacitacin y 80% MENSUAL INCREMENTO 75%
COMUNICACIONES el personal. En NUMERO TOTAL
Entrenamiento
los procesos DE
CAPACITACIONES
TASA DE RESPUESTA:
TRABAJADORES ENCUESTAS % DE
SATISFACTORIAS RESPUESTA
139 139 100%
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GESTION SIG
Cmo se respondi?
Actitud de servicio 30 %
compromiso 28 %
Mejora continua 24 %
Productividad 18 %
GESTION SIG
GESTION SIG
Son documentos que describen de manera especfica como se debe llevar a cabo
cada actividad para garantizar el cumplimiento de las normas NTC ISO 9001:
2008, NTC ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007en Euronet, donde estn
establecidos los responsables, los formatos y los instructivos que se deben tener
en cuenta.
GESTION SIG
GESTION SIG
MACROPROCESO
ESTRATGICO
Gestin S I G
Gestin
MACROPROCESO OPERATIVO
Operativa Gestin
Almacn y
Despachos
Gestin de
marketing
comercializacin
Gestin de
Compras y Gestin
Comercio Exterior Desarrollo
MACROPROCESO
DE APOYO
Gestin Humana y
Comunicaciones
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GESTION SIG
Gestin DIRECCION
ESTRATEGICO
Gestin S I G
(Gerencia General)
ste proceso se divide en dos, una parte que hace referencia al SIG en cuanto al
producto que en ste caso es el servicio, el cual tiene como responsable principal
el Gestor Integral que tiene como propsito Asegurar la conformidad de Materias
Primas y productos de EURONET S.A., en relacin con los requisitos del cliente y
los reglamentarios aplicables; velar por el Aseguramiento de Calidad de producto
y adecuado manejo de Producto y/o Servicio No Conforme, aumentando la
satisfaccin del cliente y Garantizar el funcionamiento adecuado de los equipos
de medicin.
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GESTION SIG
Tiene como propsito establecer los pasos a seguir y las responsabilidades para
efectuar la inspeccin de las materias primas, repuestos e insumos en recepcin
en EURONET S.A. A fin de garantizar que los producto y/o Servicios y servicios
comprados cumple con los requisitos solicitados. Aplica desde el recibo de las
remisiones por parte de almacn o compras, hasta su liberacin luego del
respectivo anlisis incluyendo la identificacin del estado de inspeccin y ensayo
del producto y/o Servicio.
GESTION SIG
GESTION SIG
GESTION SIG
Gestin
Gestin de
Gestin Gestin Almacn Gestin Compras y
marketing
Operativa y Despachos Desarrollo Comercio
comercializacin
Exterior
GESTION SIG
Tiene como propsito establecer una metodologa clara y gil para realizar la
cotizacin de servicios genricos o especiales a ofrecer por EURONET S.A
segn las necesidades y requisitos del cliente y dar respuesta a este de manera
oportuna. Aplica para todas las cotizaciones solicitadas por el cliente.
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GESTION SIG
GESTION SIG
Tiene como propsito definir las actividades que permitan dar la atencin, manejo
y control a las reclamaciones generadas por los clientes, mediante el uso de los
canales adecuados que permitan dar respuesta de manera eficaz al cliente. Inicia
con la captura de informacin necesaria para la atencin y trmite de los reclamos
y termina con la respuesta dada al cliente y si es necesario la disposicin del
servicio no conforme si existe devolucin de piezas o repuestos.
GESTION SIG
Tiene en cuenta todos los requisitos de compra o servicio, las cotizaciones los
proveedores, etc.; y los procedimientos establecidos para ste proceso son:
GESTION SIG
Tiene como propsito establecer el mecanismo para hacer todas las compras que
EURONET S.A requiere para el correcto funcionamiento de la produccin y de sus
instalaciones. Este procedimiento se aplica para la compra de materia prima,
suministros, materiales, repuestos, equipos y servicios para la operacin, compra
de insumos de papelera, elementos de oficina, implementos de aseo y cafetera,
dotaciones entre otros. El responsable de ste procedimiento es el Analista de
compras y comercio exterior.
ste procedimiento tiene como objetivo establecer el mecanismo para hacer todas
las exportaciones que EURONET S.A. hace para cumplir con los pedidos de
Repuestos hechos desde el exterior. Este procedimiento se aplica a todas las
exportaciones de producto y/o Servicios elaborados por EURONET, tales como
LECTORAS, CAJONERAS, BOARDS para producto y/o Servicios que no
aceptan homologacin de repuestos y su responsable es el analista de compras y
comercio exterior.
Tiene como propsito establecer mecanismos que permita asegurar que los
proveedores elegidos por EURONET S.A, se encuentran dentro de los estndares
de conformidad, cumplimiento, calidad, precios, condiciones de pago etc. El
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GESTION SIG
Gestin Humana y
Comunicaciones
GESTION SIG
6. DEFINICIN DE TRMINOS
GESTION SIG
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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GESTION SIG
GESTION SIG
GESTION SIG
ANEXOS
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GESTION SIG
GESTION SIG
Zona
Verde CAFETERIA
Help Desk Z
O
HALL
N
A
3
GERENCIA
DE COMUNICACIONES
PROYECTOS
SALA DE
CAPACITACIN
ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIOS / OFICINA
Z
O
BAO
RECEPCIN N
A
Arriba
2
ADMINISTRACIN
DE LA RED
INVENTARIOS /
ALMACN
GESTIN DE
CALIDAD
Arriba
GESTION SIG
DIRECCIN
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Usted
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N
A
1
GERENCIA
GENERAL
PRESIDENCIA
Arriba