Programa de gestin publica distrital, bajo la metodologa e-learning

MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO

INTRODUCCION

La gestin del manejo efectivo del tiempo es una fuente de productividad y paz interior que redunda en
beneficio de la efectividad individual y organizacional y que, por supuesto, se traduce en un mejor
servicio al cliente.

La mayora de las personas ven la efectividad desde el paradigma de los huevos de oro: cunto ms se
produce, cunto ms se hace, ms efectivo se es. Pero como muestra el relato la verdadera efectividad
est en la valoracin de los objetivos, de las finalidades, en el equilibrio de la eficacia entendida como
el logro de darle al cliente lo que espera (los huevos de oro) y la eficiencia interpretada como el uso
ptimo de los recursos para la obtencin de los resultados (la gallina). Si tomamos en consideracin
que uno de los recursos presentes en todo proceso y actividad es el tiempo, veremos el porqu de la
importancia de su manejo efectivo.

Todo lo que hacemos consume tiempo

Es fundamental estar conscientes del tiempo y vivir intensamente en todo momento. Sin embargo,
solemos pensar que ste se encuentra fuera de nuestro control. El tiempo es un recurso no renovable.
Cada cosa que hacemos consume tiempo y tiene valor, por lo tanto debemos planear, administrar y
controlar el uso de este valioso recurso.

1. Conceptos bsicos sobre el tiempo y su control

En el desarrollo del mdulo de "Competencias Institucionales" se aborda, en esta oportunidad, el

manejo del tiempo. Pero antes de adentrarnos en el concepto del tiempo y su control es til precisar
que para la Administracin Distrital factores como productividad y efectividad son parte de sus valores
institucionales y de su cultura organizacional:

Recordemos que productividad es ser eficientes, es decir, utilizar bien los recursos, reducir y
conciliar malentendidos y desacuerdos en nuestra cotidianidad (cultura distrital); efectividad, es el
equilibrio entre eficacia y eficiencia, sin perder de vista la finalidad individual y de la organizacin.
Un elemento fundamental para lograr estos objetivos es saber controlar", gerenciar las actividades.

Preguntmonos y reflexionemos sobre lo siguiente:

Qu es el tiempo?

Cmo lograr ser dueos de nuestro tiempo?

No tengo tiempo ser cierto?

El tiempo es el recurso ms valioso que tenemos, ningn otro puede competir con ste intangible.
Su uso, el manejo y administracin son los factores ms importantes en nuestra vida. Se refleja de
manera significativa en todos los roles que desempeamos, bien sea como:
- Individuo/Desarrollo Personal.
- Esposo/Padre.
- Servidor Pblico.
- Miembro de un Equipo de Trabajo.
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- Miembro de la Iglesia a la que pertenezco.

- Participante de alguna organizacin social, deportiva de beneficencia.

El tiempo es tambin un recurso nico, no se puede alquilar, contratar, comprar u obtener de

ninguna manera ms tiempo del que existe.

Es completamente perecedero, dura lo mismo todos los das y no puede almacenarse. El tiempo
de ayer se fue para siempre y nunca regresar. Es por lo tanto supremamente escaso.

El tiempo es totalmente insustituible. Drucker (3) menciona que podemos sustituir un recurso por
otro, por ejemplo, cobre por aluminio. Podemos utilizar ms conocimientos emplear mayor fuerza
muscular. Pero el tiempo no tiene sustituto.

El tiempo es una realidad interna y personal. Es un proceso continuo en el cual suceden eventos.
La relatividad del tiempo y su percepcin depende de las personas que lo estn experimentando.
No es lo mismo el tiempo para un enfermo, que para una pareja de enamorados. Al primero le
puede parecer una eternidad, en tanto que para la pareja dos horas pueden parecer pocos minutos.

Todo necesita tiempo. Todo trabajo se realiza en el tiempo y emplea tiempo. Sin embargo la
mayora de las personas dan por sentada su existencia, sin apreciar verdaderamente ste recurso
nico, insustituible y necesario.

Todos lo tenemos por igual y existe mientras tengamos vida. El problema es saber administrarlo
correctamente bien.

Estas reflexiones generan una actitud distinta frente al adecuado uso del tiempo: lo administro bien
porque me conviene, porque quien se enriquece del tiempo soy yo mismo.

cmo lo manejamos?, cmo lo controlamos?

El nuevo concepto de la palabra control significa administrar los procesos, gestionar las actividades.

Ant eriormente cuando se hablaba de control, relacionbamos palabras como supervisin, vigilancia,
auditoria.

Hoy en da con sta nuevo significado de control, cada uno directamente administra el tiempo como
un proceso, con autocontrol, sin necesidad de que externamente se lo exijan o lo supervisen. Lo
controlo porque precisamente el primer beneficiado soy yo mismo.

Y entonces que es un proceso?

Un proceso esta conformado por una serie de actividades que conducen a un resultado.

El proceso como tal tiene unas entradas que alimentan las actividades (agregan valor e involucran
gente, procedimientos y actividades) y tiene unas salidas que son los resultados.

Todo lo que hacemos lleva implcito un proceso.

Veamos algunos ejemplos de procesos:

A nivel individual:
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El proceso de levantarme y llegar a tiempo a mi sitio de trabajo.

El proceso de pagar mis cuentas de servicios, colegios y dems obligaciones.

Y a nivel organizacional, algunos ejemplos son:

Proceso de pago de nmina.

Proceso de tesorera.

Proceso de servicio al cliente.

Proceso de facturacin.

Gerenciar cualquier proceso no es ms que cuestin de sentido comn. En otras palabras, gerenciar el
tiempo es cuestin de aplicar el sentido comn a las actividades y priorizarlas de acuerdo con los
valores, objetivos y metas individuales y de la organizacin. En el mdulo de Competencias Generales
se desarrolla en detalle el concepto de Procesos.

Veamos entonces la aplicacin del proceso en el manejo efectivo del tiempo.

2. Tcnicas para el manejo eficiente del tiempo: El ciclo del PHVA.

Para gerenciar el tiempo nos ayudamos de la herramienta conocida como el ciclo de control PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar correctivamente).

El mtodo PHVA sirve para corregir, mantener o mejorar los procesos, en nuestro caso especfico ser
til para corregir o mejorar el manejo de nuestro tiempo. Sus etapas son:

Primera Etapa - Planear: Esta etapa es bsica para el xito en el manejo eficiente del tiempo. Es
necesario determinar muy bien cul es el problema, como estoy utilizando el tiempo, mi relacin
personal con el tiempo, mis metas personales a corto y largo plazo y de acuerdo con esto planear para
dominar mi tiempo, disear un sistema propio en funcin de mis principios, valores y objetivos y de mis
responsabilidades personales y organizacionales. Los pasos para lograr una buena planeacin son:

2.1. Realice un diagnstico por escrito de los hbitos actuales y de su relacin personal con el
Tiempo:

2.1.1 Escriba cada una de las actividades que realiza y el tiempo que gasta en cada una de ellas.
Realice ese registro durante una semana. Analice las actividades que mas le consumen tiempo y su
efecto en el desempeo individual y de la organizacin.

2.1.2 Identifique su relacin personal con el tiempo: Al respecto se proponen los siguientes
ejercicios de auto-evaluacin que encuentra al final del mdulo (9). El objetivo es simplemente evidenciar
sus actitudes personales con relacin al tiempo:

- Identificar que funciona: Con relacin a sus metas, a

encontrar tiempo para hacer lo que ms le gusta, en cumplir
plazos, etc.

- Identificar que no funciona: al calcular mal el tiempo,

desperdiciarlo, postergar actividades, etc.
- Preferencias en cuanto al manejo del tiempo: La mayor parte
del tiempo prefiero,
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- Identificar Ciclos y Fuentes de Energa: En la maana, en

las tardes, el peor tiempo para.Cuando su energa
disminuye se recupera a travs de..

2.2 Tenga en claro sus metas a corto y largo plazo, deben estar direccionadas por sus principios y
valores, por su visin y su misin.
Definir sta etapa ser la garanta para llevar una vida feliz, productiva y tranquila. Al definir sus metas
debe ver ciertas cosas de una manera ms profunda y fundamental, algn principio y valor que afecte el
modo en que ve su tiempo, su vida y su propia naturaleza.

- Principios: Los principios son como faros. Son leyes naturales que no se pueden quebrantar. Leyes
naturales entretejidas en la trama de todas las sociedades civilizadas a lo largo de la historia, y que
incluyen las races de toda la familia e institucin que haya perdurado y prosperado. Son evidentes por
s mismo y pueden ser comprobados fcilmente por cualquier persona. Forman parte de la condicin,
conciencia y moral humana. Por ejemplo el principio de la Rectitud, la Integridad y la Honestidad, la
Dignidad Humana, El Servicio, etc.

- Valores: Las creencias particulares, personales, individuales, que usted sustenta en relacin con lo
que le parece importante. Sus valores son sus sistemas de creencias sobre lo justo y lo injusto, lo
bueno y lo malo. Se manifiestan a travs de las actitudes y los comportamientos.

- Visin: Estado deseado y necesario a largo plazo. Es la fotografa de lo que queremos ser dentro de 5
aos.

- Misin: Filosofa o credo personales. Razn de ser de mi existencia. Se centra en lo que uno quiere Covey cita a su
Comentario:
ser (carcter) y hacer (aportaciones y logros), y en los valores o principi os que dan fundamento al ser
amigo RolfeyKerr expresando su
credo personal:
al hacer. Primero el xito en casa.
Busca y merece la ayuda divina.
Nunca te comprometas con la
deshonestidad.
- Metas: Un Objetivo + un Valor + un Plazo. Acurdate de las otras personas
implicadas.
Escucha
Al final del mdulo sugerimos unos ejercicios de autoevaluacin que le ayudarn a definir sus metas,a ambas partes antes de
juzgar.
sus principios, valores, visin y misin. Pide consejo a otros.
Defiende a los que no estn
2.3. Elabore un planifi cador diario: presentes.
S sincero pero terminante.
Desarrolla una nueva ha bilidad
Las siguientes son algunas guas para utilizar un planificador diario: cada ao.
Planifica hoy el trabajo de maana.
Lucha mientras esperas.
2.3.1 Seleccionar la agenda de acuerdo a sus actividades personales. Adems de la agenda Mantn
impresa,una actitud positiva.
existen agendas electrnicas como la palm pilot o tambin se pueden utilizar las que Conserva
traen los el sentido del humor.
S ordenado en tu persona y en el
programas de computador. trabajo.
No temas a los errores; teme solo
2.3.2 Identificar un lugar nico y accesible para guardar la agenda. la ausencia de respuesta creativa,
constructiva y correctiva a esos
errores.
2.3.3 Introduzca la informacin bsica: Nombre, telfono, direccin, actividades, otros. Facilita el xito de tus
subordinados.
Escucha el doble de lo que hables.
2.3.4 Lleve la agenda en todo momento: Al trabajo, a la casa, si lo citan a una reunin. Concentra todas tus habilidades y
todos tus esfuerzos en la tarea que
2.3.5 Use la agenda como un planificador diario para todo: En una hoja de papel haga unatienes entre manos, sin preocuparte
lista de
por tu prximo empleo o tu
todas las citas, organcelas segn prioridades, luego trasldelas a la agenda, al mes, da y hora
prxima promo cin
.(10)

particular. Una buena ayuda es utilizar bolgrafos de distintos colores.

2.3.6 Use la agenda para anotar ideas espontneas: La mente tiene sus destellos de nuevas ideas, en
cualquier momento y en cualquier lugar, si no las anota, fcilmente se pueden olvidar.
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2.3.7 Construya una lista diaria de cosas por hacer y refirase a ellas constantemente, para
planearlas, priorizarlas y asignarles fecha y hora de realizacin.

2.3.8 Realice una sesin diaria de planificacin. La meta de esta sesin es planificar las actividades
del da siguiente y desarrollar un plan de ataque para llevarlas a cabo. Adems de enumerar las
actividades y repasar los itinerarios, la sesin de planificacin es el momento para considerar como se
va a lograr cada una de las tareas.

2.3.9 Genere una lista de metas a largo plazo y descompngalas en partes pequeas y manejables,
distribuyendo estas partes en las sesiones de planificacin mensual y semanal.

Segunda Etapa - Hacer: Es la ejecucin, la disciplina de hacer las cosas. O sea cumplir Comentario:las Disciplina: deriva
actividades, citas y llamadas que estn en el planificador diario. En lo posible, y cuando comience este discpulo de una
de discpulo:
filosofa, de un conjunto de
ejercicio, mientras lo convierte en un hbito o de regularidad inconsciente, identifique a un valores,
amigo o meta superior.
de una
pareja que le sirva como su consejero de planificacin, repase el planificador diario con staLapersona
disciplina proviene del interior.
Uno espaso
y discuta cada paso antes de llevarlo a cabo. El rol de sta persona, es recordarle practicar cada discpulo, un seguidor de
los propios valores profundos y sus
y supervisar el progreso general. Debe elogiar sus esfuerzos, y proveer retroalimentacin sobre
fuentes. Y tiene la voluntad, la
cualquier error. integridad, de subordinar a esos
valores todos los sentimientos,
.(10)
impulsos y estados de nimo
Tercera Etapa - Verificar: Desarrolle el hbito de revisar la agenda con regularidad, mnimo tres veces
al da. Usted debe consignar las actividades que efectivamente realiz, las citas cumplidas y las
llamadas efectuadas. En el planificador resaltar las actividades que quedaron por hacer.

Cuarta Etapa Actuar Correctivamente: Recuerde que el objetivo de esta tcnica es el manejo
efectivo del tiempo. En esta etapa usted debe determinar, ojal en colaboracin con su consejero
que funcion en la planificacin, felicitarse, y mantener ste buen hbito.
Analizar porqu no realiz alguna actividad programada y actuar correctivamente. En el siguiente punto
ahondaremos sobre los malgastadores del tiempo o popularmente conocidos como ladrones del
tiempo y sobre las actividades no productivas.

Dado que el PHVA es una potente herramienta en la gerencia de procesos, se destaca aqu como
va el anlisis y mejoramiento de los procesos. En las organizaciones, y fundamentalmente en
entidades de servicio como la Administracin Distrital, el factor tiempo en los diferentes procesos es
un diferenciador en la calidad del servicio que se presta a la comunidad y a los usuarios.

En el Mdulo de Mejoramientpo se profundizar sobre estos conceptos de anlisis, y estandarizacin

de procesos.

3. Administrar el Tiempo

3.1 Establezca Primero lo Primero.

La administracin efectiva del tiempo, consiste en empezar por lo primero. En subordinar las cosas a
la fuerza de sus propsitos, a su misin y su visin, a su claro sentido de direccin. El poder de hacer
algo cuando uno no quiere hacerlo, y depender de los valores y no del impulso del momento. Es el
poder de actuar con integridad respecto a sus metas individuales y organizacionales.

Cuando dedicamos nuestro tiempo a atender las actividades importantes, es porque realizamos una
aportacin a nuestras metas de alta prioridad, a nuestros valores. Administramos nuestro tiempo con
visin y perspectiva, con disciplina aplicando el ciclo de control PHVA.

En tanto que el tiempo dedicado a las actividades urgentes demanda accin inmediata, nos
presionan, generan estrs y agotamiento. Covey lo asemeja a un oleaje, en el cual llega un problema,
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nos golpea y nos deja tendidos y confusos. Uno lucha, se pone de pie y lo nico que consigue es estar
frente a otro problema que vuelve a golpearlo y dejarlo tendido.

Si hay verdadera planeacin y manejo efectivo del tiempo con las herramientas mencionadas en el
numeral segundo, las actividades urgentes se pueden presentar, pero su peso relativo es cada vez ms
pequeo. En tanto que las actividades importantes van ganando ms relevancia.

El modo en que uno emplea su tiempo es la consecuencia del modo en que uno ve su propio tiempo y
sus propias prioridades. Si nuestras prioridades surgen de un centro de principios y de una misin
personal, si estn profundamente arraigadas en nuestro corazn y nuestra mente, las actividades
importantes aparecern como un lugar natural y estimulante para invertir el tiempo. (10)

3.2 Identificar las actividades no productivas: si una actividad no contribuye a mi propsito personal,
ni a los objetivos de la organizacin, debo aprender a decir no. Comentario: Por qu no
podemos decir no: (9)
Buscamos aprobacin y
Con base en la Agenda Diaria: aceptacin
Identificar las cosas que no es necesario hacer y en coordinacin con su jefe o Equipo
Tenemosdemiedo de ofender
Trabajo, sugerir alternativas para eliminarlas y/o cambiarlas No podemos abandonar un
proyecto
Acerca del tiempo de los dems que el servidor pblico malgasta, preguntarse: Qu hago que
No sabemos explicar aljefe las
le quite tiempo a otros, sin cont ribuir a su eficacia? actividades prioritarias.
Preguntarse cuales de esas actividades podran ser llevadas a cabo mejor modificando el
proceso.

3.3 Podar los elementos malgastadores del tiempo:

Estos estn relacionados con una mala administracin, una organizacin deficiente de este valioso
recurso y malos hbitos. Entre otros, citamos los siguientes:

Los derivados de la falta de proceso o previsin: el sntoma es la crisis recurrente.

El exceso de reuniones es sntoma de una mala organizacin.

El mal funcionamiento de las informaciones.

Las interrupciones. Comentario: Cmo

desperdician el tiempo las
personas: (9)
Mala planificacin. No hacer nada constructivo
Realizar la actividad equivocada
El estrs. Desempear la actividad correcta
en forma equivocada
Desempear la actividad
Errores de otros. equivocada en forma correcta
Duplicacin
Proporcionar detalles en exceso
Postergacin de tareas / falta de autodisciplina. Permitir que las cosas queden
inconclusas
Permitir la inexactitud.
El exceso de informacin irrelevante o mal diseada es uno de los grandes malgastadores del
Aplazar actividades.
tiempo. Cabe aqu destacar la importancia que tiene dentro de las instituciones que se maneje laagenda diaria.
No hacer la
No ordenar por prioridades.
informacin y su flujo con tres conceptos claros: oportunidad, claridad y confiabilidad. Oportunidad
significa que se entregue a tiempo, cuando sea til. Claridad quiere decir que sea entendible y que
est presentada como le sea til a quien la utiliza y confiabilidad que la informacin sea cierta,
precisa, consistente y coherente.

De otro lado, todos somos conscientes de la abrumadora informacin que se recibe en los correos
electrnicos y del tiempo que se pierde navegando en Internet en temas ajenos a nuestra
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actividad. Existen filtros cibernticos para controlar estos excesos que debemos poner en prctica.
Son herramientas que permiten a los sistemas informticos identificar los usuarios y el tipo de
informacin que no es compatible con los intereses de las entidades o personas.

Manejo del Estrs: Entendido como una reaccin de adaptacin a las circunstancias y demandas
del medio con el cual interacta la persona. En princi pio el estrs es un motor para la accin. Sin
embargo cuando el entorno impone un nmero de respuestas al cual la persona no se encuentra en
capacidad de resolver se convierte en distress o estrs de consecuencias negativas. Los posibles
factores estresantes pueden ser aspectos fsicos (medio ambiente del trabajo), de la organizacin y
contenido del trabajo y los concernientes a las relaciones interpersonales de trabajo.

Se debe entonces buscar un equilibrio entre las

condiciones de trabajo y los factores humanos, que
creen sentimientos de confianza, aumento de la
motivacin, de la capacidad de trabajo y de la
calidad de vida.

4.Recomendaciones

El uso efectivo de un planificador diario ayuda a los servidores pblicos a manejar el tiempo, a
recordar sus responsabilidades y a mantenerse organizado.

Mientras logre organizar su agenda por mdulos, quizs dejando unos das y horas especficas para
atender a sus clientes internos o externos, podr utilizar mejor su tiempo.

Hacer conciencia de los factores que lo llevan a malgastar el tiempo le permitir controlarlos ms
fcilmente.

Semanalmente fije sus roles y sus metas y convirtalas en un Plan organizado y priorizado de accin.
Ejecute y al final de la semana Verifique hasta que punto su plan ha traducido sus valores y propsitos
y finalmente Acte Correctivamente para mejorar su plan de la siguiente semana.

Bibliografa

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Guajardo, C. Administracin del Tiempo: Fuente de Productividad y Paz Interior, ITESM, 2003
10. Covey, S. Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva. Paids ediciones Paids Ibrica, 1990