UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA: FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y

HUMANAS: DEPARTAMENTO DE TRABAJO SOCIAL

Estrategias para
rastrear, ordenar y
analizar fuentes
documentales
Luis Alberto Hincapi Ballesteros. Trabajador social, Joven investigador Colciencias.
Grupo de investigacin Medio Ambiente y Sociedad -MASO
04/05/2012

Documento preparado en calidad de invitado al proyecto de aula Lnea de

profundizacin en Planeacin y Gestin del Desarrollo, del Departamento de
Trabajo Social de la Universidad de Antioquia.
Presentacin
En el marco de la pasanta como Joven investigador Colciencias en la investigacin
Medelln, una ciudad construida a varias manos
manos,, del Grupo de investigacin Medio
Ambiente y Sociedad MASO, , se construy una estrategia sofisticada para la
recuperacin de informacin bibliogrfica pertinen
pertinente a la investigacin,
investigacin que combina los
fundamentos del rastreo documental con el uso del programa Excel para ordenar y
clasificar la informacin.
Con el nimo de trasmitir los aprendizajes y para fortalecer las capacidades de las nuevas
generaciones de investigadores,
investigadores se prepar este documento que recoge los elementos
esenciales de la estrategia,
estrategia para que la misma pueda ser replicada en otros procesos
investigativos, a criterio de los investigadores que los lideran
lideran.
El documento se estructura en cuatro puntos que en su orden, repasan sobre el sentido
que tiene el rastreo documental al inicio de cualquier investigacin, proponen aspectos
fundamentales al momento de generar una estrategia para realizarlo
realizarlo, recuperan los
instrumentos construidos en la pasanta y sealan algunos aspectos operativos en el uso
del instrumento que se propone
propone.

Sentido

Rastreo
Operacin Estrategia
documental

Instrumento

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Sentido de los rastreos documentales
Con un rastreo documental se pretende recuperar la informacin bibliogrfica de las
fuentes producidas sobre un tema de nuestro inters, para seleccionar entre ellas las que
por su relevancia sern fichadas y codificadas en prximos momentos de la investigacin.
El rastreo permite hacerse con una idea general sobre lo dicho y lo no dicho en un campo
temtico, una disciplina, un espacio de tiempo y un rea geogrfica en particular. Tambin
pueden realizarse rastreos para recuperar la informacin sobre un tipo de publicacin
especfico (artculos de revista, tesis, investigaciones, libros, videos, audios, partituras,
peridicos, etc.). En cualquier caso siempre hay un inters que gua la bsqueda,
generalmente asociado con las categoras centrales en los objetivos de investigacin.
Para que un rastreo documental sea til, debemos tener claros unos criterios de
pertinencia para distinguir la informacin que sirve a los propsitos de la investigacin de
la que no. Antes de lanzarse a rastrear las fuentes, es recomendable identificar las
categoras y sub categoras cuya informacin interesa recuperar, el periodo de tiempo y la
escala geogrfica de inters. Es tambin importante clarificar las relaciones que hay entre
las categoras y saber que unas pueden estar recogidas en otras, as como puede haber
distintos modos de nombrar un mismo asunto (sinnimos) o aproximaciones desde
distintas categoras a un objeto comn. Esto ltimo, es especialmente importante para la
construccin de los referentes tericos en el proceso de investigacin y mucho ms
cuando se trata de estados del arte.
Ante el alto volumen de informacin bibliogrfica que puede recuperarse hoy sobre un
tema, es necesaria una estrategia apropiada y un instrumento sistemtico que permita
ordenar y clasificar la informacin, para distinguir aquello que resulta ms til.

Estrategia para un rastreo documental til

Las estrategias para el rastreo pueden ser tan variadas como los recursos de los
investigadores y su creatividad para aplicarlos en la tarea. Se puede ir desde una
bsqueda simple en un catlogo de biblioteca o en internet, hasta diligenciar formularios
con los elementos ms comunes a las publicaciones (ttulo, editorial o revista, ciudad,
ao, tipo de publicacin), para luego cruzarlos en matrices que ofrezcan distintas
perspectivas del conjunto de la bibliografa recuperada. Cun sofisticada ser la
estrategia, va a depender de lo que espera el investigador tras el rastreo documental.
Lo ms importante para definir la estrategia es tener claro lo que se busca con el rastreo,
para evitarse esfuerzos innecesarios cuando no se requiere un instrumento muy
sofisticado. Por ejemplo, si en un primer acercamiento a la bibliografa se identifica que el
volumen de la misma es muy bajo y que todas las referencias estn ubicadas en una
misma unidad de documentacin, bastara con imprimir la lista de referencias y comenzar
con el fichaje. Ahora, si se pretende identificar tendencias por aos y dcadas en un
nmero de referencias muy alto, conviene que el rastreo se haga de acuerdo con los
periodos de inters; as mismo, la informacin del lugar de publicacin permite observar
dnde una categora es ms fuerte.

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Si bien cada investigador tiene libertad para escoger la forma de rastrear informacin
documental, no debera descuidar los objetivos de la investigacin, ni salirse de las
categoras de anlisis
sis de su objeto de estudio o de las delimitaciones temporales y
espaciales que se propuso;
propuso a menos que se requiera, ya sea porque en un primer
momento no encontr informacin suficiente, o porque se encontraron nuevas categoras
a incorporar o categoras de bsqueda ms apropiadas. Conviene tener en mente la
siguiente ruta de trabajo y hacerse las preguntas que se indican en cada paso.

Revisar el proyecto de investigacin

Cules son las categoras de Cules son delimitaciones
inters? temporales y espaciales?

Revisar ndices de materias en catlogos y tesauros

Son mis categoras las ms Existen otras categoras de
relevantes? bsqueda?

Preparar un instrumento
Qu quiero recuperar? Con qu Qu volumen de informacin
nivel de detalle? espero encontrar?

Realizar el rastreo
Cmo puedo combinar las categoras y delimitaciones para ordenar
la informacin recuperada?
Al realizar el rastreo conviene aprovechar al mximo las mltiples opciones de bsqueda
que ofrecen los catlogos de bibliotecas y buscadores de internet, para combinar los
criterios definidos por el investigador para su rastreo. De esta forma, se puede organizar
la informacin bibliogrfica de una categora agrupndola por aos y lugar de publicacin,
o generar las listas
as de referencias de acuerdo al tipo de publicacin al que corresponden.
Tampoco puede descuidarse que los catlogos permiten generar bsquedas avanzadas
combinando o excluyendo categoras.

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Instrumento para el rastreo
Ya se dijo que la estrategia para el rastreo puede ser tan sofisticada como lo desee el
investigador, pero aqu se propende por el uso de un instrumento sistemtico que permita
cruzar los criterios de bsqueda, complejizando al mximo la informacin recuperada.
El instrumento que se propone es un formulario en Excel, como el diseado para elaborar
el Rastreo de las fuentes documentales sobre participacin o el Rastreo de la fuente
documental sobre los programas urbanos PUI, Limonar, Moravia y PRIMED, ambos parte
de la investigacin Medelln, una ciudad construida a varias manos. Estos instrumentos
aprovechan la estructura en columnas y filas del programa Excel, ubicando los criterios de
bsqueda como ttulos de columna del formulario, con base en los cuales, en cada fila se
registra la informacin que para cada referencia recuperada, corresponde con cada rtulo
de columna. (Ver tablas 1 y 2).
Para organizar la informacin del primer rastreo (Tabla 2), se tuvieron como criterios de
bsqueda, las materias sobre participacin registradas en el Catlogo OPAC de la
biblioteca de la Universidad de Antioquia, la informacin bibliogrfica de cada registro, el
tipo de publicacin correspondiente para cada uno y la dcada en la que fue publicado.
En el caso de las fuentes documentales sobre programas urbanos (Tabla 1), se tuvieron
en cuenta las instituciones de educacin superior y los catlogos en los que se rastreaba,
el programa urbano sobre el que se recuperaba informacin y la categora por la que se
busc en el catlogo; tambin se orden la informacin de acuerdo con la biblioteca en la
que se encontraban los registros, la localizacin especifica dentro de cada biblioteca y la
signatura correspondiente para ubicar el material. Adems, se tuvieron como criterios de
bsqueda, el tipo de publicacin y el ao correspondientes a cada registro.
Una vez diligenciados los formularios, es posible saber cunta produccin se encontr
para cada categora de bsqueda, qu es tendencia en el periodo de tiempo rastreado y
cules son los tipos de publicacin ms comunes. Adems, se puede ordenar la
informacin por la ubicacin en cada biblioteca para facilitar el acceso a las fuentes y su
fichaje.
Informacin de este tipo es muy importante para los estados del arte, pero su utilidad no
se restringe a ellos. El uso de un instrumento como el que se propone trae tambin
beneficios beneficios tanto para el investigador que desarrolla su proyecto, se trate o no
de una investigacin documental, como para la comunidad cientfica a la que pertenece.
Para los investigadores, es til saber en qu categoras hay mayor volumen de
informacin, porque eso habla de la importancia que tiene estudiar sobre ese tema; o, si
por el contrario se observa un volumen muy bajo en otra categora, ello podra reportar
vacos que justifiquen investigarla. De este tipo de cosas se encarga especialmente la
investigacin documental, pero no suele contarse con estados del arte actualizados para
cada tema de investigacin que den soporte a estas hiptesis antes de abordar los
objetos de estudio en las investigaciones. Por ello, la estrategia de rastreo va el
instrumento propuesto se torna pertinente, para que de manera gil y sistemtica cada
investigacin pueda enriquecerse con informacin bsica que normalmente aportara un
estado del arte.

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Tabla 1. Rastreo de la fuente documental sobre programas urbanos PUI, Limonar, Moravia y PRIMED (extracto)

Categora
Catlogo/Base Programa Coleccin Tipo de
No Institucin de Bibliografa Biblioteca Signatura Ao
de datos urbano Ubicacin/Sala publicacin
bsqueda

La formacin de organizaciones
populares de vivienda en relacin
con el proyecto del Limonar 2
Materia: El
realizado por Corpades y Emece Coleccin de
Universidad Limonar Biblioteca 300.72/G633 Tesis/informe
1 Catlogo OPAC El Limonar [archivo de computador]. Juan Tesis Digitales. 2009
de Antioquia (San Antonio central CD-ROM de prctica
Fernando Londoo Aguilar; Luis Piso 3
de Prado)
Hernando Gmez Ospina.
Medelln: [s. n.], 2009. 1 CD-ROM
(300.72/G633 CD-ROM)

El limonar I: una experiencia de

reubicacin habitacional para
Materia: El familias residentes en zonas de alto
Universidad Limonar riesgo en la ciudad de Medelln. Biblioteca Coleccin Tesis/informe
2 Catlogo OPAC El Limonar 363.34/F475L 1998
de Antioquia (San Antonio Margarita Mara Figueroa Torres; central Antioquia. Piso 4 de prctica
de Prado) Jos Fernando Jaramillo Vlez.
Medelln: [s. n.], 1998. 177h.:il.
(363.34/F475L)

Fuente: Medelln, una ciudad construida a varias manos (Investigacin en ejecucin)

Tabla 2. Rastreo de la fuente documental sobre participacin

Tipo de Base de
No Categora Bibliografa Dcada
publicacin datos

Expedicin Antioquia 2013 DVD151 [videograbacin] Parte de La fuerza de los argumentos [videograbacin]
Autor(es) Universidad de Antioquia. Rectora (Autor Corporativo) Universidad de Antioquia. Instituto de Filosofa
(Autor Corporativo) Domnguez Gmez, Eduardo (Director) Gonzlez Carvajal, Pedro Juan (Entrevistado) 2000- OPAC-
1 Participacin Video
lvarez Morales, Vctor Manuel (Entrevistado) Neira Palacio, Edison Daro (Entrevistado) Publicacin Medelln: 2010 UdeA
Universidad de Antioquia. Departamento de Servicios Audiovisuales, 2007. Descripcin Fsica 1 DVD (51 min. ) :
son., col.

Participacin "Tormenta" en la Red: apropiacin de imgenes y protesta social en torno a una telenovela. Silvia G. lvarez. En: Artculo de 2000- OPAC-
2
ciudadana Antropolgica (Per). Vol. 25, No. 25, Dic. 2007. p. 31-60. ISSN 02549212 revista 2010 UdeA

Fuente: Medelln, una ciudad construida a varias manos (Investigacin en ejecucin)

Operacin del instrumento
El xito en los resultados esperados con el instrumento, depende especialmente de saber
usar el programa. Excel es un programa instalado en la mayora de computadores del
mundo, lo que garantiza facilidades para el manejo de la informacin del instrumento; es
tambin un programa que trabaja con la atmsfera de Windows y el paquete de Office, lo
que facilita su dominio sin requerir capacitacin especializada, con excepcin de algunas
funciones avanzadas.
Para aprovechar al mximo las posibilidades del instrumento gracias a las herramientas
de Excel, es necesario que ninguna de las celdas en las que se diligencian los datos est
combinada. De este modo se podrn realizar tablas dinmicas con las que se cuentan los
registros segn cada criterio de bsqueda o aplicar filtros y bsquedas en el formulario
que permitan recuperar informacin muy especfica.
Es posible que durante un rastreo se recupere varias veces una misma referencia que
corresponda con varias categoras; previamente, el investigador debe haber definido
como tratar este tipo de casos, si eliminar las repeticiones o si las conservar en cada
categora para destacar la relevancia de la fuente.
Cuando ms de una persona est diligenciando el formulario, es necesario tener criterios
comunes (usos de tildes, usos de maysculas, orden los autores: primero nombres o
primero apellidos, etc.) con los que se registrar la informacin, para evitar retrasos
posteriores en la validacin de los datos.
Para facilitar la apropiacin del instrumento, durante la clase se presentarn ejercicios
bsicos sobre el uso de algunas herramientas del programa que son tiles para analizar la
informacin recuperada con los rastreos documentales, tal como aqu se propuso.
Bsquedas de palabras especficas dentro de la informacin
Aplicacin de formatos especiales a celdas de acuerdo con criterios establecidos
por el investigador
Aplicacin de filtros y ordenacin de la informacin
Generar tablas dinmicas
Elaboracin de grficas