Como Agilizar La Implementacion y Gestion de Ssoma PDF

Cmo agilizar la
Implementacin y
Gestin de SSOMA
Un e-book editado por ISOTools Excellence
Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Contenidos
Contenidos
Introduccin 3
BeneficiosdeunSistema SSOMAeficiente
CostesdeunSistema SSOMAineficiente
Principales retos en la implementacin de un
Sistema SSOMA
El ciclo PHVA en la implementacin de un 7

SistemaSSOMA
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
Enfoque basado en procesos en la gestin de 11

unSistemaSSOMA
La implementacin de un Sistema SSOMA en 16
laprctica
Identificacindepeligros
Requisitoslegales
Objetivosyprogramas
Competencias,formacinytomadeconciencia
Documentacin
Medicinyseguimientodeldesempeo
Caso de xito de automatizacin de la gestin 28

deunSistemaSSOMA
El software ISOTools Excellence agiliza la 28
gestinde Sistemas SSOMA
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Introduccin
Introduccin
En las organizaciones, sea cual sea su tamao o sector, los accidentes ocurren casi todos los
das. Segn el estudio de Tye/Pearson, por cada accidente fatal o lesin grave se producen 3
accidentes leves con ausencia al trabajo de al menos tres das, 50 lesiones que requieren un
tratamiento de primeros auxilios, 80 accidentes con dao a la propiedad y 400 incidentes sin
daos ni lesiones. Adems del coste que pueden suponer las lesiones corporales o
fallecimientos, los accidentes tambin suponen un elevado coste en daos a la propiedad o
equipos y comprometen la ejecucin y finalizacin de los proyectos.
La gestin conjunta de los riesgos en materia de salud y seguridad ocupacional y el cuidado del
medio ambiente se realiza a travs de lo que se conoce como un Sistema de Gestin SSOMA
(Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente). Este sistema de Gestin de Riesgos
laborales y medioambientales tiene un alcance global sobre las actividades que se realizan en la
organizacin y persigue los siguientes objetivos:
Implementar un programa de prevencin de riesgos que permita prevenir, reducir, medir y

controlar los riesgos laborales y ambientales en las actividades de la organizacin.
Reducir a cero los accidentes laborales con resultado de muerte o grave lesin.
Reducir a cero los accidentes con lesiones.
Optimizar la efectividad en la proteccin de las personas y la conservacin ambiental.
Promover un desarrollo sostenible con el medio ambiente.
Contar con una fuerza laboral capacitada, consciente de la importancia de la prevencin de
riesgos y comprometida con las polticas de prevencin de la organizacin.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales afectas a la actividad de la organizacin.
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Beneficios de un Sistema SSOMA eficiente
Beneficios de un Sistema SSOMA eficiente

Abordar la salud y seguridad laboral y la conservacin medioambiental suelen ser vistos como una carga
regulatoria, sin embargo, una gestin eficiente del Sistema SSOMA ofrece oportunidades significativas.
Algunos de los beneficios que aporta son:
Reduccin de costes y de los riesgos. Un mayor nmero de accidentes o incidentes

laborales se traduce en un aumento de las tasas de absentismo de los empleados y en un
volumen de negocio ms bajo. Tambin se reducen los costes asociados a indemnizaciones
a trabajadores o trabajos para la recuperacin del medio ambiente como causa de las
actividades de la organizacin. A su vez, se reduce la amenaza de acciones legales.
Mejora de la relacin con proveedores, socios y otras partes interesadas. Ya que
aumenta la seguridad y confianza al mejorar la prevencin de prdidas y de incidentes.
Una mejor reputacin en responsabilidad corporativa entre los propios trabajadores, los
clientes, los inversores y otras comunidades.
Aumento de la productividad. Los empleados estn ms sanos, ms felices y ms
motivados.
Mayores oportunidades de mercado. Determinados sectores exigen a las organizaciones
unos altos requisitos y estn-dares de seguridad ocupacional y ambiental para contratar.
Se fomenta una gestin proactiva libre de riesgo.
Se aumentan las posibilidades de alcanzar los objetivos.
Se identifican las amenazas y las opor-tunidades.
Se mejora el aprendizaje organizacional ya que se trabaja de forma sistemtica y con orientacin
a la mejora continua.
Mejora la gobernabilidad. La Direccin cuenta con informacin relevante que apoya la toma de
decisiones.
Se mejoran los controles y la capacidad de recuperacin de la organizacin al contar con planes
de emergencia y de contingencia.
Facilita el cumplimiento de exigencias legales y reglamentarias.
Por tanto, una gestin de riesgos eficiente contribuye a mejorar la eficiencia y competitividad de las
organizaciones puesto que mejora la gestin de sus procesos y proyectos, el compromiso de los
empleados y la relacin de la organizacin con partes interesadas como pueden ser clientes, inversores,
conciudadanos y otros agentes sociales.
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Costes de un Sistema SSOMA ineficiente
La no inclusin de la salud y seguridad y el cuidado de medio ambiente como un riesgo de negocio

puede tener resultados catastrficos.
Costes de un Sistema SSOMA ineficiente

Las estadsticas en materia de seguridad y salud laboral revelan el costo humano y financiero de no hacer
frente a una adecuada gestin. Cada ao:
Se pierden millones de das de trabajo debido a enfermedades o lesiones relacionadas

con la actividad laboral.
Miles de personas mueren como causa de enfermedades profesionales.
Varios cientos de miles de trabajadores se lesionan en el trabajo.
Casi cada da laborable, un trabajador resulta herido de gravedad.
Las organizaciones pueden incurrir en costes adicionales como prdidas no aseguradas,

costes relacionados con la subsanacin de incidencias o accidentes, o la prdida de
reputacin y oportunidades.
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Retos en la implementacin de un Sistema SSOMA
Principales retos en la implementacin de un Sistema SSOMA

A la hora de implementar un Sistema SSOMA se plantean algunos de los siguientes como principales
retos:
Un liderazgo fuerte y activo por parte de la Alta Direccin de la organizacin.

Esto implica que el compromiso de los directivos sea activo y visible, el establecimiento de
sistemas eficaces de comunicacin hacia abajo y la integracin y toma en consideracin de
las medidas de seguridad y salud laboral y cuidado del medio ambiente en la toma de
decisiones de negocio.
Participacin de los trabajadores y creacin de una cultura de la seguridad y el
respeto del medio ambiente. Adhesionar la fuerza de trabajo en la promocin y la
consecucin de los objetivos en materia de seguridad ocupacional y conservacin
ambiental. Adems, se debe establecer una comunicacin efectiva hacia arriba y
proporcionar una capacitacin de alta calidad sobre riesgos laborales y ambientales.
Evaluacin y anlisis de riesgos. Identificacin y gestin de los riesgos de salud y
seguridad de los trabajadores e impacto medioambiental. Monitoreo, re-porte y revisin del
Sistema SSOMA.
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | El ciclo PHVA en la implementacin de un Sistema SSOMA
El ciclo PHVA en la implementacin

de un Sistema SSOMA
Para alcanzar la mejora continua del Sistema SSOMA, el ciclo o mtodo PHVA (PDCA en sus
siglas en ingls) tiene contrastados efectos positivos en la gestin de los riesgos laborales y
medioambientales de las orga-nizaciones. Consta de 4 fases:
Planificar
Los responsables del Sistema SSOMA y la Alta Direccin deben establecer la direccin a seguir
en materia de gestin de riesgos de seguridad y salud ocupacional e impacto medioambiental y
establecer una poltica de seguridad y salud y conservacin del medio ambiente. Esta
poltica es mucho ms que un documento, ya que debe ser una parte integral de la cultura de la
organizacin, de sus valores y de sus normas de funcionamiento.
Para elaborar una poltica de riesgos laborales y medioambientales, la Direccin de la

organizacin, debe, en primer lugar, asegurarse de que son conscientes de los riesgos
significativos a los que se enfrenta la organizacin e incluir dentro de roles y actividades de
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prevencin como propias entendiendo las cuestiones clave y tomando decisiones acerca de la
mejor forma de comunicar y promover las polticas adoptadas para que tengan xito.
La poltica de seguridad y salud ocupacional y de medio ambiente es un documento vivo que

debe evolucionar con el tiempo y a la luz de cambios organizativos como, por ejemplo, una
reestructuracin o una adquisicin significativa.
En esta primera fase, tambin se debe llevar a cabo una planificacin, establecer objetivos
concretos e identificar los procesos que son necesarios para lograr unos determinados
resultados vinculados a las polticas adoptadas as como definir los parmetros de medicin
que van a permitir hacer seguimiento y evaluar la evolucin del proceso.
Hacer
Asegurar la entrega de los productos o servicios o la finalizacin de los proyectos depende de

un sistema de gestin eficaz que permita garantizar, en la medida de lo posible, la seguridad y
salud de los empleados, los clientes y todas las personas que inter-vengan en los procesos que
lleva a cabo la organizacin as como una adecuada gestin de la conservacin del entorno en
el que la organizacin opera.
Las organizaciones deben tener como objetivo proteger a las personas y el medio ambiente la
introduccin de sistemas y prcticas que aseguren que los riesgos se tratan con sensatez, con
responsabilidad y de forma proporcionada a su importancia.
En esta segunda fase, se debe poner en marcha la implementacin de las acciones

necesarias o cambios pertinentes que permitan alcanzar los objetivos o mejoras planteadas. A
nivel prctico, suele desarrollarse una prueba piloto o escenario de testeo de forma que se
puedan corregir fcilmente posibles errores en la ejecucin y ganar eficacia a la hora de realizar
la implementacin a nivel global en la organizacin. (En la siguiente seccin, se analizan de
forma ms concreta todas las actividades o procesos que se deben llevar a cabo en la prctica).
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Resulta imprescindible que para poder hacer, la Direccin de la organizacin asegure que las
medidas de seguridad y salud laboral y medioambiental a implementar cuentan con los
recursos necesarios, el sistema se gestione por personas con las competencias adecuadas,
se realicen evaluaciones del riesgo y que los empleados o sus representantes participen en
las decisiones que afectan a su seguridad y salud y al medio ambiente en el que se desarrollan
las actividades de la organizacin.
Verificar
En esta tercera fase, se debe llevar a cabo una medicin y control que permita valorar la
efectividad de las polticas aplicadas o de las mejoras adoptadas en la fase anterior.
El seguimiento y control son partes vitales de una cultura de salud y seguridad de las
personas y el entorno ambiental de la organizacin. Los sistemas de gestin que se
implementen deben permitir a la Direccin y responsables del sistema recibir tanto informes
especficos (por ejemplo, acerca de un incidente concreto) como informes de rutina sobre el
funcionamiento de la poltica, procesos y procedimientos implementados.
En cambio, la informacin del da a da suele precisarse en caso de una revisin formal. Sin
embargo, slo un fuerte sistema de monitoreo puede garantizar que esa revisin formal (como
puede ser una auditora interna o externa) pueda realizarse segn lo previsto y se disponga de
la informacin necesaria para que aquellos eventos que s sean relevantes puedan llegar hasta
la Direccin y responsables del sistema y les permita tomar las decisiones oportunas.
Adems, en esta fase, se debe investigar la causa raz de los incidentes, accidentes y casi
accidentes (tambin llamados cuasi accidentes/incidentes) que se produzcan. Por ejemplo, el
seguimiento de las bajas por enfermedad puede alertar a los responsables del sistema de
problemas subyacentes que podran daar seriamente el rendimiento de la plantilla o dar lugar
a accidentes o enfermedades de larga duracin.
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Actuar
La revisin de que los objetivos de proteccin del medio ambiente y seguridad y salud
ocupacional se estn cumpliendo es esencial. Permite a la Direccin valorar si la cultura de
seguridad y respeto al medioambiente se ha integrado en la organizacin y si su sistema es
eficaz en la gestin de riesgos y proteccin de las personas y el ambiente.
Si bien, en el caso de que las mediciones muestren que los resultados alcanzados no se ajustan
a las expectativas y objetivos predefinidos, se deben realizar las correcciones y mejoras
necesarias que permitan una mejora continua del sistema.
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Enfoque basado en procesos en la gestin de un sistema SSOMA
Enfoque basado en procesos en la

gestin de un sistema SSOMA
Adems de trabajar con una metodologa que propicie e instrumente la mejora continua en la
organizacin, las organizaciones adoptan un enfoque basado en procesos que les permita optimizar las
actividades que realiza la organizacin y tener una visin clara de stas.
La gestin por procesos implica:
Identificar los procesos que se llevan a cabo en la organizacin y la forma en que se

interrelacionan.
Clasificar los procesos (estratgicos, operativos o de apoyo).
Describir de forma exhaustiva los procesos: especificar para cada proceso las entradas y salidas,
las actividades que se realizan, los recursos que se emplean, qu perfil debe realizar cada actividad,
los responsables del proceso, los documentos relacionados.
Controlar el desempeo de cada proceso mediante indicadores y auditoras.
Una herramienta ampliamente usada por las organizaciones para facilitar la gestin por procesos es el
llamado Mapa de Procesos que permite realizar una ficha de caracterizacin de cada proceso, consultar
toda la informacin relacionada y realizar un seguimiento de los indicadores y oportunidades de mejora.
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La plataforma ISOTools Excellence incorpora una Aplicacin de Mapa de Procesos completamente

personalizable e interactiva que permite trabajar con la clasificacin propia de cada organizacin y
acceder fcilmente a toda la informacin de cada proceso.
Adems, incluye las siguientes funcionalidades que ayudan a las organizaciones a gestionar de forma gil
sus procesos:
Ficha de Proceso: de forma visual e interactiva se puede acceder a la informacin de cada proceso e
introducir una caracterizacin del proceso personalizada (Nombre, cdigo, fecha de vigencia,
objetivo, control de cambios, cualquier informacin adicional).
Documentacin relacionada: la aplicacin permite incluir en cada ficha de proceso documentos

relacionados como pueden ser procedimientos, anexos, instructivos, formatos, etc.
Procesos relacionados: permite consultar la interrelacin entre los distintos procesos as como las
entradas y salidas de cada proceso.
Aplicaciones: permite personalizar la aplicacin de Mapa de Procesos con accesos directos a otras
aplicaciones relacionadas.
Indicadores: permite ver y gestionar los indicadores asociados a un proceso y comprobar su grado
de cumplimiento.
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Normativa: permite establecer las relaciones entre los procesos y los puntos pertenecientes a una
norma.
Objetivos: permite consultar los objetivos que se marcan dentro de cada proceso (totalmente
personalizables) y asociar fases para la consecucin de las metas, fechas de cumplimiento y planes
de accin.
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Cuadro de Mando: panel de administracin de la aplicacin Mapa de Procesos que permite

visualizar los principales parmetros e indicadores y un calendario de actividades.
Adicionalmente, la Aplicacin Modelador de Procesos permite disear diagramas de flujos de trabajo y

automatizar procesos de forma gil e intuitiva.
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Esta aplicacin permite modelar cualquier actividad de la organizacin a travs de una herramienta que
dibuja en un diagrama los flujos de trabajo y los automatiza para el desarrollo y seguimiento de los
procesos. A su vez, relaciona los procesos descritos en la Ficha de Proceso del Mapa de Procesos y los
flujos de actividades para reproducirlas.
El modelador de procesos de compone de:
Proceso modelador (Configuracin).

Proceso de automatizacin (Reproduccin).
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Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Implementacin de un Sistema SSOMA en la prctica
La implementacin de un Sistema
SSOMA en la prctica
La gestin en la prctica de un Sistema SSOMA implica la gestin de numerosos procedimientos
que se deben articular y coordinar para poner en marcha las correspondientes medidas de
prevencin, mitigacin, anlisis y medicin, y las correspondientes acciones de mejora que
hagan posible un sistema eficaz y eficiente.
El da a da de los responsables del Sistema SSOMA requiere prestar atencin a los siguientes
requerimientos y procesos:
Identificacin de peligros
Se debe definir, implementar y mantener un procedimiento para identificar los peligros de

forma continua, evaluar los riesgos y determinar los controles que son necesarios.
En este procedimiento se deben tener en cuenta actividades:
tanto rutinarias como no rutinarias;

las actividades que realizan todas las personas que acceden al lugar de trabajo, incluso cuando sean
visitantes, proveedores o clientes;
factores humanos como el comportamiento o las capacidades;
aquellos peligros que puedan producirse fuera o en las inmediaciones del espacio de trabajo sobre
los que tenga control la organizacin que pueda afectar a la seguridad o salud de las personas o
aspectos ambientales por actividades relacionadas con el trabajo de la organizacin;
las infraestructuras, equipamientos y materiales de trabajo (tanto si los proporciona la organizacin
como otros);
cualquier obligacin legal aplicable en relacin a la evaluacin de riesgos y la implementacin de los
controles necesarios;
el diseo de los procesos y procedimientos operativos, de las reas de trabajo, de las instalaciones,
de la maquinaria.
A su vez, se debe disear una metodologa para la identificacin de peligros y la evaluacin de

riesgos. En la prctica, muchas organizaciones implementan la matriz IPER que recoge los posibles
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riesgos y una valoracin de la probabilidad de incidencia y la severidad de la consecuencia o resultado de

que tenga lugar el incidente. Adems, se asignan niveles o grados de riesgo - trivial, tolerable, moderado,
intolerable, por ejemplo- para priorizar el tratamiento y el tipo de medidas que deben llevarse a cabo
para mitigar los riesgos.
Por ejemplo, un tablero elctrico sin proteccin puede ocasionar una electrocucin, una postura
inadecuada al levantar pesos pesados una lumbalgia y un edificio de estacionamientos con huecos
entreplanta puede ocasionar cadas a nivel.
Manejar la herramienta IPER as como los numerosos indicadores para la identificacin de los peligros y la
evaluacin de riesgos de un sistema SSOMA con procesadores de texto y hojas de clculo hace inviable
para muchas organizaciones operar y contar con la informacin en el momento adecuado para la toma
de decisiones o, simplemente, para conocer el estado de situacin de los Sistemas de Gestin en una
planta determinada.
La plataforma software ISOTools Excellence permite analizar los riesgos y oportunidades que afectan
a cada proceso (incluidos en un Mapa de Procesos). En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo
donde se realiza una evaluacin en funcin del valor de deteccin, ocurrencia y severidad del riesgo
dentro de un proceso concreto. Se han definido una serie de condiciones o valores lmite que permiten
identificar si el valor es significativo o no. En el caso de que un determinado riesgo alcance un valor
significativo, se pueden tomar una serie de acciones para minimizar ese riesgo, realizar una nueva
evaluacin posterior y obtener el valor del riesgo residual.
A su vez, las organizaciones deben analizar los aspectos ambientales y evaluar el impacto ambiental
que puede ocasionar el desarrollo de las actividades que realiza.
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La Aplicacin Aspectos Ambientales de ISOTools Excellence permite crear una matriz para identificar
los aspectos ambientales significativos y realizar una evaluacin del impacto ambiental. Al mismo tiempo,
permite relacionar esta matriz con los Programas de control operacional o Planes de tratamiento.
Prevencin y respuesta ante emergencias
La organizacin debe disear, implementar y hacer seguimiento de procedimientos que permitan tanto
identificar potenciales situaciones de emergencia como dar una respuesta eficaz a tales situaciones de
emergencia una vez que tengan lugar.
En la planificacin de la respuesta ante las situaciones de emergencia, se deben tener en cuenta las
necesidades de las partes interesadas, por ejemplo, de los vecinos del lugar de trabajo o de los servicios
de emergencia.
Adems de disear los anteriores procedimientos, por parte de la organizacin se debe dar respuesta a
situaciones reales de emergencia y prevenir o mitigar otras consecuencias adversas para el sistema
SSOMA relacionadas con la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente.
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Requisitos legales
Se debe disear un procedimiento que permita identificar y revisar los requisitos legales y que stos se
tengan en cuenta en el establecimiento, implementacin y mantenimiento del sistema SSOMA.
Adems, la informacin debe mantenerse actualizada y comunicarse tanto a todas las personas que
trabajan en la organizacin como a otras partes interesadas.
La plataforma ISOTools Excellence incorpora una Aplicacin de Requisitos Legales a travs de la cual es
posible elaborar un inventario de requisitos legales identificados, as como dejar constancia de la
evaluacin del cumplimiento legal y de las actividades peridicas que os requisitos insten a cumplir. De
modo que la informacin se centraliza, se hace accesible a todos los miembros de la organizacin y
partes interesadas que necesitan tener acceso y se reduce el riesgo de trabajar con informacin obsoleta
o desactualizada.
Objetivos y programas
Para alcanzar los objetivos fijados, se deben disear, implementar y mantener varios programas. stos
deben incluir la asignacin de responsabilidades y autoridad para los distintos niveles de la
organizacin as como los medios y plazos para conseguir los objetivos.
Una vez que se han definido los programas, se deben revisar a intervalos regulares y planificados y
realizar ajustes cuando sea necesario para asegurarse de que se alcanzan los objetivos.
La responsabilidad del Sistema SSOMA en ltima instancia le corresponde a la Direccin de la

organizacin que debe asegurar la disponibilidad de los medios y recursos necesarios para que sea
posible establecer, implementar y mantener el sistema SSOMA.
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En aquellas organizaciones en las que los empleados de los distintos departamentos no tienen muy
claras sus responsabilidades en la ejecucin de las acciones -de control operacional, por ejemplo-,
la gestin se complica sobremanera y se consume una gran cantidad de recursos que se podran
emplear en la mejora del sistema SSOMA.
La plataforma ISOTools Excellence incorpora distintas aplicaciones que facilitan y automatizan la gestin
de los programas de la organizacin:
Aplicacin Objetivos: permite la planificacin de objetivos, la definicin de las metas a alcanzar, as como
la gestin de los programas de accin ambientales. Esta aplicacin facilita el seguimiento de las
actividades y proporciona avisos recordatorios para la ejecucin de las actividades. Permite adems, la
evaluacin del cumplimiento de los objetivos esperados con dicho plan.
Aplicacin Revisin por la Direccin: aplicacin que permite planificar y gestionar la Revisin por la
Direccin o Gerencia, de forma que se puedan reflejar el anlisis que realizan los distintos responsables y
los compromisos a los que se llega. Estos compromisos podrn ser monitoreados tambin desde la
propia aplicacin.
Aplicacin de Gestin de Residuos: permite la gestin de los residuos generados por la actividad de la
organizacin, sean peligrosos o no peligrosos. Adems, es posible conservar constancia de esta actividad
mediante un registro de las retiradas.
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Competencias, formacin y toma de conciencia

La organizacin se debe de asegurar de que cualquier miembro de la organizacin que realice cualquier
actividad que pueda tener un impacto en el sistema SSOMA cuente con las competencias, educacin,
formacin y experiencia adecuadas y realizar un seguimiento y mantenimiento de los registros
asociados.
A su vez, la organizacin debe identificar las necesidades de formacin relacionadas con los riesgos
que gestiona el sistema SSOMA y proporcionar la formacin o acciones pertinentes para atender esas
necesidades de formacin. As como evaluar la eficacia de la formacin o acciones realizadas y
mantener los correspondientes registros asociados.
Conseguir la implicacin y participacin de los trabajadores en el sistema SSOMA, conlleva que la

organizacin implemente procedimientos para que hagan posible:
La comunicacin interna entre los distintos departamentos funcionales y niveles de la

organizacin. As como la comunicacin de cambios que afecte al sistema SSOMA.
La comunicacin con los proveedores y otros visitantes al lugar de trabajo.
Un canal de comunicacin con las partes externas donde recibir, documentar y responder a sus
comunicaciones.
Procedimientos que involucren a los trabajadores en la identificacin de los peligros y evaluacin
de riesgos, y en la determinacin de los correspondientes controles.
La adecuada participacin de los trabajadores en el investigacin de incidentes.
La participacin de los empleados en el establecimiento y revisin de las polticas en materia de
SSOMA y objetivos del sistema.
Contar con representacin en los temas SSOMA.
La plataforma ISOTools Excellence cuenta con varios aplicativos que agilizan la gestin de las
competencias y capacitaciones requeridas por los trabajadores de la organizacin:
Aplicacin Recursos Humanos: esta aplicacin es transversal a cualquier sistema de gestin que se
est implementando y cumple con dos funciones principales. Por un lado, gestionar la estructura
organizativa (se pueden crear elemento como personas, departamentos, puestos o roles) mediante un
organigrama visual y gestionar los usuarios internos de la plataforma software. Y, por otro, permite la
gestin de cargos, departamentos, gestin por competencias, gestin de capacitaciones y hoja de vida de
las personas de la organizacin.
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Aplicacin de Capacitacin: permite establecer los planes de formacin / capacitacin de forma que se
puede matricular a las distintas personas en las acciones formativas, permitiendo evaluar la eficacia de
la actividad en base a los objetivos definidos.
Aplicacin de Evaluacin de Competencias: esta aplicacin permite hacer evaluaciones a los

trabajadores y comprobar que renen las competencias requeridas para desempear el puesto que
ocupan. En caso de que en la evaluacin se detecte la necesidad de acciones formativas, la aplicacin
permite poner en marcha planes de capacitacin. del sistema.
Documentacin
La gestin del sistema SSOMA est asociada con el manejo de un gran volumen de documentacin
que da soporte a todos los programas, procesos y procedimientos que deben ponerse en marcha,
implementar y mantener en la organizacin para velar por la seguridad y salud de los trabajadores y la
conservacin del medio ambiente.
La documentacin del Sistema SSOMA debe incluir:
La poltica y los objetivos del sistema SSOMA.

La descripcin del alcance del sistema.
La descripcin de los principales elementos del sistema, la forma en que interaccionan y los
documentos asociados.
Los documentos y registros con los que debe contar el sistema SSOMA para asegurar la eficacia en
la planificacin, operacin y control de los procesos relacionados con la gestin de riesgos.
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Es importante que la documentacin sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos a los
que se enfrenta la organizacin, persiguiendo siempre que se mantenga al mnimo requerido para
lograr la eficacia y la eficiencia.
La organizacin debe revisar y controlar la documentacin de forma peridica para que mantenga
su utilidad y contribuya a mantener el sistema SSOMA actualizado y orientado a alcanzar los resultados.
Para ello, debe existir un procedimiento de revisin y aprobacin de los documentos antes de
emitirlos y de revisin y actualizacin de los documentos cuando sea necesario (y su aprobacin
nuevamente). La organizacin debe asegurarse de que comunica de forma efectiva los cambios en los
documentos, de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables, de que las ltimas
versiones de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, prevenir e
impedir el uso de documentos obsoletos (si se conservan por alguna razn).
Documentos asociados al Sistema SSOMA
Objetivos y alcances
Liderazgo y Compromiso y
Poltica SSOMA
Organizacin Interna de SSOMA

Entregado a cada trabajador antes
Atribuciones y Obligaciones de comenzar su actividad en la
organizacin
Estndares de SSOMA en las
Instalaciones y Operaciones
Medidas de emergencia
Medidas Disciplinarias
Planos y Mapas de Riesgo
Planes, Procedimientos Corporativos y Reglamentos
Plan de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
Plan de Contingencia Ante Emergencias
Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional
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Procedimiento de Identificacin de Peligros y Evaluacin de Riesgos
Procedimiento de Identificacin de Aspectos Ambientales
Procedimiento de Inspecciones
Procedimiento de Uso y Control de

EPP
Procedimiento de Almacenamiento y Manipulacin de Materiales

Peligrosos
Procedimiento de Bloqueo y Sealizacin
Procedimiento de Investigacin de Incidentes
Procedimiento de Trabajos en Horario Extendido
Procedimientos especficos para cada proyecto como Procedimiento de

Excavaciones, de Demoliciones, de Instalaciones Elctricas, de Instalaciones
Sanitarias, etc.
Instructivos
Instructivo para proceso de Ingreso de personal
Instructivo para inspecciones de herramientas manuales y elctricas
Instructivo para entrega de informacin de gestin SSOMA
Instructivo de lineamientos SSOMA para contratacin de subcontratistas
Estndares de Trabajo (en altura, en caliente, de izajes y maniobras, de

trabajos en riesgos elctricos)
Formatos
Registros (de capacitacin, toma de conocimiento y compromiso de

cumplimiento)
Autorizaciones (trabajos en horarios extendidos)
Permisos (Ingreso de visitas, trabajo en altura, trabajo en caliente)
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Inspecciones (de herramientas manuales, de herramientas elctricas, de

extintores, de EPP, de botiqun)
Relacin de Personal Autorizado para bloqueo/desbloqueo
Reportes (preliminar de accidente, de control de botiqun)
Formato de Investigacin de Incidentes
Formato de Identificacin de Peligro y Evaluacin de Riesgo
Formato de Identificacin de Aspectos Ambientales
Formato de Cronograma de Actividades de Mes del Dpto SSOMA
Formato de Informe Semanal
Formato de Informe Mensual
Algunos de los problemas reales que puede ocasionar una inadecuada gestin de la documentacin
son:
Una excesiva carga de trabajo de los responsables y otros miembros de la organizacin que
trabajan con el sistema SSOMA.
Una gran inversin en tiempo para poder gestionar y mantener actualizada la documentacin.
Errores en la cadena de produccin a causa de documentos obsoletos o fallos de aplicacin de
procedimientos que no estn actualizados.
Necesidad de grandes espacios fsicos para almacenar los documentos.
Duplicidad de documentos. Distintas versiones de un mismo documento circulando entre los
miembros de la organizacin.
Riesgo de prdida, deterioro o robo de la documentacin cuando sta no se encuentra
digitalizada o no se realiza un adecuado mantenimiento y se toman las correspondientes medidas
de seguridad.
Imposibilidad de analizar la informacin en tiempo real.
Errores asociados a la gestin manual de los documentos como introduccin errnea de datos.
Costes elevados en recursos como papel, fotocopiadoras o impresoras, material de archivo.
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Prdida de eficacia de los programas de prevencin cuando no se trabaja con documentos

actualizados.
Duplicidad de tareas cuando los errores en el uso de la documentacin suponen repetir otras
tareas o controles.
La Aplicacin Gestor Documental de ISOTools Excellence concentra todo el soporte documental del
Sistema. Permite controlar accesos, gestionar el ciclo de vida completo de los documentos, as como
poder distribuir la informacin y asociarlos con otros elementos como puede ser con objetivos, procesos,
etc.
Las distintas versiones de los documentos, vigentes y obsoletas, estn rigurosamente controladas y
accesibles para su consulta, revisin, descarga, impresin o cualquier operacin para la que se cuente
con permisos.
El Gestor Documental de ISOTools Excellence tiene un diseo sencillo y usable, adems de ser
totalmente personalizable por la organizacin. La estructura documental es flexible para responder a
las necesidades de clasificacin del centro.
Los documentos pasan por un workflow de revisin, aprobacin y cualquier otra fase necesaria
hasta que finalmente queda vigente. Al generar una nueva versin de un documento, la anterior queda
automticamente obsoleta, logrando que el usuario pueda despreocuparse del control de este aspecto.
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La app Gestor Documental permite crear nueva documentacin a travs de mltiples posibilidades:
Documento nativo simple usando el editor de texto del sistema.

Documento nativo avanzado con un editor ms potente equiparable a cualquier programa del
paquete Office, como Excel o Word.
Documento externo adjuntado desde el equipo del usuario.
Documento generado con Google Drive. ISOTools est integrado con la plataforma online de
gestin documental de Google y permite crear documentos propios o modificar documentos ajenos
si se cuenta con la aprobacin de la solicitud correspondiente.
Medicin y seguimiento del desempeo

Como se vio en el apartado de Ciclo PHVA, despus de planificar e implementar es necesario verificar la
eficacia del sistema SSOMA y tomar las medidas oportunas para corregir desviaciones o situaciones que
an tengan un nivel elevado de riesgo o puedan gestionarse de una mejor forma.
Los procedimientos para hacer seguimiento y medir de forma regular y peridica el desempeo
del sistema SSOMA deben incluir:
seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de SSOMA de la organizacin.
seguimiento de la eficacia de los controles que se realizan tanto en material de seguridad y
salud ocupacional como de interaccin con el medio ambiente.
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medidas proactivas para el cumplimiento de programas, controles y criterios operacionales.

medidas reactivas ante un desempeo del sistema SSOMA deficiente como puede ser
detectar un deterioro de la salud de los trabajadores o una excesiva contaminacin del aire
debido a algn incidente.
el correspondiente registro de los resultados y datos de medicin que permitan el anlisis y
emprender acciones correctivas o nuevas acciones preventivas.
En el caso de que sean necesarios equipos para realizar la medicin del desempeo y el
seguimiento, la organizacin debe implementar los procedimientos adecuados para la
calibracin y mantenimiento de los equipos cuando corresponda. Adems, se debe
conservar un registro de las mediciones y resultados en el mantenimiento de la calibracin.
La Aplicacin Indicadores permite la gestin de los indicadores que use la organizacin para
medir su desempeo. Es posible crear distintos tipos de indicadores, definir rangos a alcanzar
(metas, valores recomendados, valores riesgos, colorimetra, % de cumplimiento), configurar
avisos por email para la medicin o en base a resultados obtenidos y activar planes de accin
ante valores crticos.
Tambin permite emplear indicadores automticos alimentados bien por datos de la propia
plataforma ISOTools Excellence (como cumplimiento de Planes y Programas) o bien por datos
externos (archivos xls, integraciones con otras herramientas a travs de web services).
isotools.org 28
Control operacional
La organizacin debe identificar las actividades y operaciones asociadas con los aspectos ambientales y
peligros identificados y para los que se requiere la implementacin de controles de riesgo del sistema
SSOMA.
Estos controles deben dar cobertura a:
Los bienes, servicios y equipamientos adquiridos.

Los proveedores y otras personas visitantes que accedan al lugar de trabajo.
Los procedimientos que deban estar documentados, para evitar situaciones en las que la
ausencia de la documentacin necesaria pueda dar lugar a desviaciones en la poltica y
objetivos del sistema SSOMA.
Los criterios operativos estipulados cuando su ausencia pueda dar lugar a desviaciones en
la poltica y objetivos del sistema SSOMA.
La Aplicacin Dashboard permite comprobar porcentajes de cumplimiento de determinados

indicadores respecto a una fecha y establecer rangos para de forma visual tener informacin
sobre el estado en que se encuentran los indicadores. Adems, permite acceder a toda la
informacin de un indicador concreto.
isotools.org 29
Investigacin de incidentes / accidentes
Los procedimientos implementados con el objetivo de registrar, investigar y analizar los

incidentes deben determinar las deficiencias del sistema SSOMA subyacentes u otros factores
que pueden provocar incidentes dentro de la actividad de la organizacin, identificar en qu
situaciones es necesaria una accin correctiva o cuando existen oportunidades para la mejora
continua o de implementar una accin preventiva. Adems, se deben comunicar y documentar
los resultados obtenidos con las investigaciones.
Tambin se deben disear, implementar y mantener procedimientos destinados a detectar e

identificar hallazgos o no conformidades en el sistema SSOMA. Procedimientos que permitan
identificar, investigar, evaluar y registrar las no conformidades y acciones para mitigar las
consecuencias o prevenir que no vuelvan a ocurrir. Adems, se deben comunicar los resultados
y revisar la eficacia de las acciones tomadas.
Se debe realizar un control de los registros que sean necesarios para demostrar el
cumplimiento de los requerimientos del sistema SSOMA mediante procedimientos que
permitan identificar, almacenar, proteger, recuperar y la disposicin de los registros.
En el da a da, las organizaciones encuentran en muchas ocasiones dificultades para

gestionar los hallazgos de sus sistemas SSOMA bien debido a procedimientos que no estn
definidos con claridad o la complejidad del proceso para iniciar, aprobar e implementar
acciones de mejora, de forma que, en muchas ocasiones esas oportunidades de mejora se
pierden o se gestionan de forma duplicada puesto que de forma reiterada se encuentran e
inicia la gestin de los mismos hallazgos que anteriormente quedaron sin resolver con el
consiguiente consumo de recursos e incremento del riesgo que puede suponer.
isotools.org 30
En la Aplicacin Hallazgos de la plataforma ISOTools Excellence los hallazgos son

controlados desde que su reporte hasta su resolucin.
Para mayor control sobre los hallazgos, como pueden ser las No Conformidades, esta aplicacin
ofrece la posibilidad de personalizar el circuito que va a seguir el hallazgo desde su reporte
hasta la verificacin de las acciones tomadas. Un circuito podra componerse de las siguientes
fases: Reporte, solicitud de acciones inmediatas, implantacin de acciones correctivas o
preventivas, anlisis de las acciones, aceptacin de las mismas, verificacin de su
implementacin y cierre final.
El reporte se realiza de forma sencilla y guiada por el sistema. La informacin que se genera es
mucho ms comprensible para el usuario final y le permite disponer de esos datos para generar
reportes y anlisis.
Las operaciones de cada fase del circuito estn dirigidas por un responsable que puede tratarse
de un cargo, un rol o una persona concreta.
Adems, el sistema permite filtrar los hallazgos por estados para visualizar los que se
encuentran cerrados o abiertos. Igualmente, es posible aplicar filtros por cualquier otra
clasificacin que pueda ser identificada, por fecha de reporte o por algn tipo de campo de
opciones que tenga dentro de las fases de un circuito.
isotools.org 31
La Aplicacin Gestin de EPP (Gestin de Equipos de Proteccin Personal) permite clasificar los distintos
equipos de proteccin personal con los que trabajan los trabajadores de la organizacin, definir la ficha
tcnica de cada equipo y asignar a qu miembros de la organizacin corresponde cada equipo. Adems,
permite controlar el ciclo de renovacin de los equipos mediante un registro de entregas y retiradas.
La Aplicacin Vigilancia de la Salud permite planificar las actividades de vigilancia de la salud o

inspecciones mdicas, el registro de los resultados de cada trabajador y los equipos de proteccin
especficos que cada empleado deber usar.
isotools.org 32
Auditoras Internas
De forma peridica y planificada, se deben realizar Auditoras internas al sistema SSOMA que
permitan determinar si el sistema SSOMA es conforme con la poltica y objetivos establecidos, si
se ha implementado adecuadamente y si es eficaz.
En las auditoras se deben tener en cuenta los resultados de anteriores auditoras y previas
evaluaciones del riesgo.
La organizacin debe implementar procedimientos para determinar las competencias,

responsabilidades y requisitos planificar, realizar, mantener los registros asociados y comunicar
los resultados de las auditoras. As como procedimientos que designen los criterios, alcance,
frecuencia y mtodos a seguir en las auditoras.
La Aplicacin Auditoras de ISOTools Excellence permite realizar la gestin del programa y de

cada uno de los planes individuales. Es posible tener el circuito del programa de auditora para
la planificacin de cada una de ellas y su conjunto, para que una vez se obtenga la aprobacin,
se pueda consultar y verificar cada una de las auditoras por separado.
El sistema permite identificar el nombre del programa, realizar la planificacin con cada una de
las auditoras teniendo en cuenta su fecha de inicio, la revisin del programa por parte del
responsable, la aprobacin y la ejecucin.
El sistema permite generar una casustica de si la implementacin est correcta, para adems
transitarla volviendo hacia atrs para corregir algn detalle o informacin.
isotools.org 33
En los casos de planes de auditora, se realizar la planificacin de la auditora con toda la informacin de
campos personalizados que se requiera: objetivos, requisitos de una norma, auditor lder, equipo auditor,
planificacin, reunin de inicio, reunin final, la aprobacin de ese plan, la posibilidad de realizar un check
list para verificar que todo se ha coordinado, tener en la fase del informe de auditora la posibilidad de
completarlo en el propio sistema o adjuntarlo como un documento, poder realizar la validacin por parte
del auditor jefe y hacer toda la generacin de hallazgos que se hayan producido tras esa auditora.
isotools.org 34
Inspecciones
Las inspecciones permiten identificar las condiciones reales de los elementos y equipos del
sistema SSOMA de forma rutinaria, asegurando la operatividad del sistema SSOMA bajo el
criterio de estndares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. La evidencia de las
inspecciones se registra en los formatos establecidos para tales fines.
Algunos ejemplos de inspecciones rutinarias son:
Inspeccin de Equipos antes de su uso en las actividades de la organizacin.

Inspeccin de Equipos de Proteccin Personal.
Inspeccin de Equipos de Contingencia.
Inspeccin de Instalaciones.
Inspeccin de Herramientas.
La Aplicacin de Inspeccin en terreno permite definir planes de revisin para detectar si los
controles operacionales estn correctamente implementados y son suficientes. De estas
inspecciones surgirn hallazgos que pueden derivar en planes de accin correctiva o bien en No
conformidades, dependiendo del proceso de la organizacin.
isotools.org 35
La plataforma ISOTools Excellence permite la gestin integrada en una nica herramienta de

todos los programas, procesos y procedimientos que debe poner en marcha, implementar y
mantener el sistema SSOMA de la organizacin, permitiendo a los responsables del Sistema
trabajar con informacin actualizada y en tiempo real que aporte valor a la toma de decisiones.
Adems, la automatizacin mediante la herramienta permite reducir costos e incidencias fruto
de trabajar con documentos obsoletos o la descoordinacin de los equipos, reducir el consumo
de recursos empleados en la gestin como recursos humanos, papel o tiempo, optimizando el
funcionamiento el sistema y permitiendo alcanzar los objetivos organizativos.
Organizaciones como la compaa multinacional Lipigas o InterOil Colombia E&P que trabajan
con productos como gas licuado o hidrocarburos tienen altos requerimientos de seguridad y
salud para sus trabajadores y la conservacin del medio ambiente por las especiales
caractersticas del sector en el que trabajan y la gravedad del impacto que puede tener una
gestin ineficiente de su sistema SSOMA. Trabajar con la plataforma ISOTools Excellence y un
equipo de profesionales comprometido con la excelencia les ha permitido alcanzar las
siguientes importantes mejoras:
Reducir el tiempo dedicado a recopilar informacin de los indicadores. En algunos

casos, los responsables del sistema podan dedicar una semana completa cada mes a
recopilar y homogeneizar la informacin de los indicadores para su anlisis.
Trabajar de forma remota y tener informacin actualizada al mismo tiempo.
Reducir o eliminar la duplicidad de documentos.
isotools.org 36
Trabajar siempre con la ltima versin de los documentos, informacin actualizada y

comunicar de forma efectiva los cambios a todos los miembros del sistema SSOMA.
Agilizar el desarrollo de las auditoras.
Obtener informacin de sus clientes y partes interesadas a partir de la informacin que
recopilan y que antes no eran capaces de explotar.
Evitar fallos en la produccin causa de trabajar con documentos obsoletos o fallos en la
aplicacin de procedimientos.
Acceder desde cualquier lugar a la informacin que se encuentra en las oficinas
centrales.
Gestionar de forma eficiente con un gran volumen de documentacin.
Realizar inspecciones en terreno y recopilar la informacin directamente en la
plataforma tecnolgica para poder usar la informacin o emprender acciones de mejora
de forma inmediata.
Trabajar con documentos estandarizados, reducir su volumen fsico y tener
inmediatez a la informacin.
Tomar decisiones con informacin precisa y en tiempo real.
Mantienen actualizada la identificacin de peligros y aspectos ambientales.
Mantienen actualizada la entrega y mantenimiento de EPP.
Cada persona conoce sus responsabilidades y las acciones que deben realizar en el
control operacional y cuando se producen focos de emergencia.
Retienen el Know-how de la organizacin y pueden aplicarlo en la mejora continua.
isotools.org 37
Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | Casos de xito ISOTools Excellence
Caso de xito de automatizacin de

la gestin de un Sistema SSOMA
La compaa multinacional Lipigas que opera en el sector energtico chileno, colombiano y peruano,
tiene un fuerte compromiso con la prevencin de accidentes y, por ello, ha implementado con xito un
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestin Ambiental. En el siguiente video,
Vladimir Monardes - Sub gerente de Prevencin de Riesgos y Medio Ambiente en Lipigas- explica cmo
la automatizacin de su sistema SSOMA a travs del software ISOTools Excellence les ayud a
reducir sus riesgos y trabajar de forma ms eficiente:
Duracin del vdeo: 3 minutos.
El software ISOTools Excellence

agiliza la gestin de Sistemas SSOMA
Solicita que uno de nuestros consultores expertos se ponga en contacto contigo para conocer ms
informacin acerca de cmo la herramienta software ISOTools Excellence y nuestro equipo con ms de
15 aos de experiencia pueden ayudarte a agilizar la gestin de tu sistema SSOMA:
isotools.org 38
Cmo agilizar la Implementacin y Gestin de SSOMA | ISOTools Excellence Software de Gestin
isotools.org 39
isotools.org 40
isotools.org 41
isotools.org 42
www.isotools.org
ISOTools 2016

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A su vez, se debe disear una metodologa para la identificacin de peligros y la evaluacin de

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Competencias, formacin y toma de conciencia

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Aplicacin de Evaluacin de Competencias: esta aplicacin permite hacer evaluaciones a los

La poltica y los objetivos del sistema SSOMA.

Documentos asociados al Sistema SSOMA

Organizacin Interna de SSOMA

Planos y Mapas de Riesgo

Planes, Procedimientos Corporativos y Reglamentos

Plan de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Plan de Contingencia Ante Emergencias

Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional

Documentos asociados al Sistema SSOMA

Procedimiento de Identificacin de Peligros y Evaluacin de Riesgos

Procedimiento de Identificacin de Aspectos Ambientales

Procedimiento de Uso y Control de

Procedimiento de Almacenamiento y Manipulacin de Materiales

Procedimiento de Bloqueo y Sealizacin

Procedimiento de Investigacin de Incidentes

Procedimiento de Trabajos en Horario Extendido

Procedimientos especficos para cada proyecto como Procedimiento de

Instructivo para proceso de Ingreso de personal

Instructivo para inspecciones de herramientas manuales y elctricas

Instructivo para entrega de informacin de gestin SSOMA

Instructivo de lineamientos SSOMA para contratacin de subcontratistas

Estndares de Trabajo (en altura, en caliente, de izajes y maniobras, de

Registros (de capacitacin, toma de conocimiento y compromiso de

Autorizaciones (trabajos en horarios extendidos)

Permisos (Ingreso de visitas, trabajo en altura, trabajo en caliente)