PRESENTACIN

La Organizacin Documental es un proceso que busca mejorar la calidad dentro

de las empresas. Por ende, se encuentra inmersa tanto la comunicacin interna
como la externa, siendo stas una parte fundamental para llegar a generar
informacin elemental en la competitividad de la institucin.
Por consiguiente, la Organizacin Documental es el principal centro de
eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones
que habitualmente realizan trmites con documentos, ya que permite
replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de informacin, con
el fin de obtener resultados ptimos en los problemas organizacionales.
Por lo tanto, durante esta semana de estudio se presentarn los conceptos
fundamentales como: clases de archivo, caractersticas y clasificacin de
documentos, segn los principios archivsticos establecidos por la ley, y as
llevar acabo la Organizacin Documental para acceder a la informacin de
manera oportuna y eficiente en las empresas.
Resultado de Aprendizaje:
Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivsticos y la
legislacin vigente.
TABLA DE CONTENIDO
1. DEFINICIN DE
ORGANIZACIN ............................................................................. 5
2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVSTICOS EN LA ORGANIZACIN
DOCUMENTAL .......................................................................................................
........ 5
2.1.
Archivo .................................................................................................................
.6
2.2. Patrimonio
Documental ......................................................................................... 7
3. CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS .........................................
8
3.1. Clasificacin de Documentos en la Organizacin
Documental ............................. 8
3.2. Clasificacin de documentos de
archivo ............................................................. 10
3.2.1. Documentos de
archivo ................................................................................ 10
3.2.2. Ordenar los documentos de archivo en series y
subseries ........................... 11
3.2.3.
Foliacin ........................................................................................................ 12
3.3. Ordenacin
Documental ...................................................................................... 13
3.4. Clasificacin de Documentos de
Apoyo .............................................................. 18
3.4.1. Documento de
apoyo .................................................................................... 18
3.4.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o
temas ............................... 19
4. DESCRIPCIN
DOCUMENTAL ............................................................................. 20
5. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS ..............................................................................
21
5.1. Principio de Orden
Original ................................................................................. 21
5.2. Principio de
Procedencia ..................................................................................... 22
GLOSARIO ............................................................................................................
........ 24
BIBLIOGRAFA .......................................................................................................
....... 26
WEB
GRAFA ................................................................................................................
27
IMGENES ............................................................................................................
........ 28
CRDITOS .............................................................................................................
....... 30
TABLA DE FIGURAS
Figura 1. Clases de Archivo en la Organizacin
Documental .......................................... 7
Figura 2. Clasificacin de documentos en la Organizacin
Documental ......................... 9
1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN
Se puede entender por organizacin como el proceso donde se desarrolla un
conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificacin y descripcin de
documentos en una empresa o institucin, sea pblica o privada; siendo ste el
eje fundamental de los mtodos archivsticos.
Por consiguiente, dicho proceso permite la integracin de la gestin
documental, la cual se encarga de ubicar de manera fsica los documentos
segn las relativas series y subseries, a partir del orden preliminarmente
establecido.
2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVSTICOS EN LA ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
Segn lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el
acuerdo No. 042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin del 31
de Octubre de 2002, se definen los diferentes conceptos utilizados en el
lenguaje archivstico, los cuales son esenciales para establecer las actividades
y reglas prcticas en el proceso de organizacin de archivos en diferentes
estancias de la administracin pblica interesada.
Es por eso que es importante conocer y aplicar los siguientes conceptos
archivsticos, de acuerdo a la normatividad vigente, ya que es la herramienta
que orienta el desarrollo de los procedimientos para la organizacin
documental.
2.1. Archivo
Es la acumulacin y unin de documentos de cualquier fecha, forma y soporte
material, los cuales son almacenados por una persona natural en una entidad
pblica o privada, con el objetivo de conservarlos para el uso de la informacin
en un momento dado.
En la Organizacin Documental existen diferentes tipos de archivo segn la
entidad a la que pertenecen, los cuales se explican a continuacin.
2.2. Patrimonio Documental
Es la acumulacin y unin de documentos almacenados, que, por su valor
histrico o cultural, representa una gran importancia en la evolucin y registro
de la informacin.
De esta manera, la sociedad cuenta con memorias de todo tipo de documentos
histricos y culturales, permitiendo conservar la informacin a travs del
tiempo.

3. CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS

La organizacin de los documentos, a partir del momento en que son fundados
o recibidos, tiene como esencia la localizacin vertiginosa y segura de la
informacin buscada, as como la conservacin de los documentos.
Es por eso que en la Organizacin Documental se llevan a cabo dos procesos
importantes como lo es la Clasificacin, la cual consiste en agrupar los
documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las
actividades concretas de las organizaciones, dentro de una estructura
jerrquica y lgica. Y el otro es el proceso de ordenacin que es el que
establece un orden a los documentos.
3.1. Clasificacin de Documentos en la Organizacin Documental
La clasificacin consiste en dar una distribucin intelectual y jerrquica a los
documentos, agrupndolos en grandes conjuntos. Sin embargo, dicha
agrupacin no es fsica como tal sino puede ser solo intelectual, la cual es
asociada a la gestin de las organizaciones.
Por ende, la importancia de la clasificacin se basa en saber agrupar los
documentos de un fondo, de tal forma que se encuentren documentos de lo
ms amplio a lo ms especfico, segn los principios de procedencia y de orden
original.
Es entonces que en este proceso se fijan y se reconocen las series que se
ajustan al fondo, a la seccin y subseccin, segn la estructura y el nivel
jerrquico en las funciones de la organizacin.
Las acciones que se realizan dentro de la clasificacin documental son las
siguientes:
Reconocimiento de elementos administrativos y procesos (segn el manual
de funciones y procedimientos y el organigrama institucional).
Implementacin de Tablas de Retencin.
Conformacin de asuntos, subasuntos, series o subseries de cada rea.
Reconocimiento de tipos documentales de las series.
Separacin de los documentos de apoyo.
Foliacin.
Actualizacin de los inventarios documentales con cada transferencia.
Determinar el sistema de ordenamiento.
3.2. Clasificacin de Documentos de Archivo
La clasificacin de documentos de archivo consiste en la identificacin de los
archivos por series documentales; en donde se refleja la empresa productora
de los documentos y a la dependencia o divisin de donde son originarios, en
cumplimiento de un procedimiento administrativo. Por lo que se pueden
clasificar mediante los siguientes procedimientos:
3.2.1. Documentos de archivo
En principio, los documentos de archivo son registros de informacin originada
o recogida por una persona o entidad en funcin de sus actividades o razn de
ser de la empresa, los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y
actividades administrativas), legal (ej: testimonios ante la ley), jurdico (ej:
derechos u obligaciones legales o jurdicas), histrico (ej. Documento de fuente
primaria para la historia), contables (ej: documentos de operaciones
financieras y contables), que deben ser objeto de proteccin y conservacin de
documentos.
3.2.2. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries
En este proceso se realiza el reconocimiento y organizacin de carpetas de
todos los tipos documentales concernientes a cada una de las series y
subseries encaminadas en la Tabla de Retencin Documental del rea o unidad,
basndose en la fecha del diligenciamiento o de trmite y conservando la
distribucin que adquiri durante el servicio eficiente.
El orden en la carpeta segn el primer documento que debe aparecer al
momento de abrirla, ser el de la fecha ms antigua y el ltimo, ser el
documento de la fecha ms reciente.
3.2.3. Foliacin
Es el proceso de marcar o enumerar cada uno de los documentos de las series
y subseries documentales, advirtiendo para ello la numeracin de los folios en
la parte superior derecha. La Ordenacin de documentos en sus expedientes o
folios, sirven de antecedente y fundamento en la gestin administrativa.
3.3. Ordenacin Documental
La ordenacin establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos,
despus de la debida clasificacin, segn el proceso en el tiempo. Este
procedimiento finaliza con el espacio fsico de los documentos, mediante
unidades de instalacin como son las cajas, paquetes, legajo o carpetas, a
partir de las series establecidas.
De cada serie surge un tipo de ordenacin detallada, teniendo en cuenta los
siguientes principios:
Por ende, el proceso de ordenacin se aplica:
A los documentos y expedientes dentro de cada serie documental.
A los documentos dentro de cada expediente.
Las acciones que se realizan en la ordenacin documental son las siguientes:
Revisar las relaciones entre las unidades documentales (series, subseries y
tipos documentales).
Conformar y abrir expedientes
Reconocer los expedientes
 Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en
el orden respectivo.
Foliacin
El proceso de ordenacin se puede realizar de tres maneras: alfabtica,
cronolgica y numrica, las cuales se explicarn a continuacin.
Ordenacin Alfabtica: Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a
personas y a entidades pblicas y privadas. Es decir, series como expedientes
personales, correspondencia, temtico, entre otras. Su desempeo puede ser
secuencial o jerrquico.
Ordenacin Cronolgica: Su principal funcin se fundamenta en la fecha de los
documentos; empezando con el ao, luego mes y da. Este procedimiento se
aplica para documentos financieros o en los que se debe vigilar plazos como,
por ejemplo, registros de entrada, presupuestos, actas, diarios, memorias,
entre otros.
Ordenacin Numrica: Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un
nmero de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador.
Para el desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos
complementaria de las personas, asuntos, entidades pblicas y privadas o
lugares, de tal manera que se tenga acceso a su localizacin al momento de la
bsqueda de los documentos.
3.4. Clasificacin de Documentos de Apoyo
La clasificacin de documentos de archivo consiste en la identificacin de los
documentos que se deben conservar o generar en las instituciones para el
apoyo a las gestiones administrativas y por su grado de importancia en la
informacin que contienen. Se clasifican en:
3.4.1. Documentos de apoyo
Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales,
resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la informacin que reside,
incide en el desempeo de funciones especficas de las tareas administrativas.
stos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte
de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo
Central, por ser de carcter externo.
3.4.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas
Aunque los documentos son organizados por reas, podran surgir algunos
documentos que no se logran colocar dentro de las series y subseries. Estos
son los que forman los documentos de apoyo de forma general, teniendo como
finalidad de servir de soporte a la gestin.
Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabtico y luego de efectuar
su funcin, el encargado del rea los elimina, apoyado por personal delegado,
dejando constancia soportada.
4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es el proceso de investigacin y estudio de los documentos de archivo para
realizar su identificacin, delimitacin y recuperacin, para algn trmite
posterior.
Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que rige la Descripcin
Documental que es ISAD-G (Norma Internacional general de Descripcin
Archivstica), la cual constituye la elaboracin a nivel general de descripciones
archivsticas; que debe aplicarse en conjunto con la norma nacional. Para
Colombia se homologa por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y
Certificacin (ICONTEC), mediante la NTC 4095.
Las acciones que se realizan para la descripcin documental son las siguientes:
Anlisis de informacin y extraccin de contenido.
Diseo de instrumentos de recuperacin como guas, inventarios, catlogos
e ndices.
Actualizacin permanente de instrumentos.
5. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Segn lo establecido por la Ley General de Archivo, en la conformacin de
carcter fundamental de los archivos pblicos y privados, el Estado est
encargado de la creacin, preservacin, organizacin y control de los
documentos y registros, segn los principios de procedencia, orden original y
normatividad archivstica.
Por lo tanto, una clasificacin perfectamente fundamentada, debe apoyarse en
la implementacin del principio de orden original y de procedencia para
reconocer las categoras y grupos que evidencia la estructura jerrquica del
fondo; as como el reconocimiento de las funciones delegadas a las oficinas y
los asuntos que stas tramitan.
5.1. Principio de Orden Original
Es la ordenacin interna de un fondo documental, que conserva la organizacin
que ha desarrollado durante la prestacin del servicio activo, es decir, los
documentos deben conservarse en un orden secuencial y cronolgico.
5.2. Principio de Procedencia
Es la preservacin de los documentos dentro del fondo documental al que
consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el
documento, segn la actividad que lo gener y la dependencia responsable de
su produccin.
Imagen 16. La importancia del Principio de procedencia de documentos hace
que la estructura funcional de una empresa sea eficiente.
GLOSARIO
Archivo Central: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentacin
administrativa originaria de los archivos de gestin o de oficina; una vez
sucedido el periodo de permanencia en los mismos. Tambin se conoce como
Archivo General.
Cuadro de Clasificacin: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de
los documentos que forman un archivo o un fondo documental.
Documentos de Archivo: Son registros de informacin originada o recogida por
una persona o entidad en funcin de sus actividades o razn de ser de la
empresa.
Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos
generados y/o recogidos en una oficina por una persona fsica o moral, con el
fin de comenzar, desarrollar y finalizar una gestin.
Gestin Documental: Es el conglomerado de normas y tcnicas que permiten a
la empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del
mismo.
Inventario Documental: Es obligacin de las entidades de la Administracin
Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.
Serie: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteracin de
los procesos y prcticas administrativas o tcnicos en las oficinas.
Subserie: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una
serie y se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por
los tipos documentales que cambian de acuerdo con el trmite de cada asunto
Tablas de Retencin Documental: Relacin de series con sus apropiados tipos
documentales, permitiendo determinar el periodo de duracin en cada fase del
ciclo vital de los documentos.
BIBLIOGRAFA
Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000). Ley General de
Archivos.
Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificacin y Ordenacin. Universidad de
Extremadura. Facultad de Biblioteconoma y Documentacin.
WEB GRAFA
Universidad Surcolombiana. (s.a.) Gua para la Organizacin de los Archivos de
Gestin. Tomado de
http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA
%20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE
%20GESTION.pdf
Archivo General de la Nacin (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013.
Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261#.