GRADOS ONCE-ARCHIVO

Temas de Estudio
1. Cuales son las 5 etapas para formular las tablas de retencin , y en que consisten ( buscar en acuerdo 039)
2. buscar la definicin de TRD,
3. que son las agrupaciones documentales (fondo seccin ,subseccin, serie, subserie, unidad documental)
4. estudiar y aprender el diagrama del ciclo vital de los documentos
5. Identificar cada uno de los elementos y funcionalidades de las tablas de retencin documental

1. Segn el acuerdo 039 los 5 pasos metodolgicos para la elaboracin de las TRD SON:
1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales 2. Anlisis e interpretacin de la
informacin recolectada 3. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su
aprobacin 4. Aplicacin 5. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental.

Si en una institucin se decide implementar las TRD sin seguir los anteriores pasos es correcto afirmar que:

(A) Se esta violando la ley 594 (B) Cualquier persona puede elaborar las TRD y por lo tanto no se hace necesario
cumplir el acuerdo 039 (C) Se estara expuestos a sanciones por parte de los organismos de control
(D) No sucede nada ya que lo importante es tener el archivo en funcionamiento

Segn lo anterior:

A) Son correctos A y D
B) Son correctos B y C
C) Son correctos A y B
D) Son correctos A y C
E) Son correctos todos las anteriores
F) Ninguna de las anteriores

2. Segn la definicin de archivo las TRD son:

Un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
_____________________________

El termino que complementa mejor lo anterior es:

A) Archivo B) la gestin documental C) ciclo vital de los documentos D) archivo total

3. Segn el grafico del ciclo vital

Las palabras que completan correctamente el orden son

A: 1. valores primarios 2. valores secundarios 3. cultural histrico cientfico 4 .administrativo legal fiscal contable tcnico
B: 1 valores secundario 2. valores primarios 3. cultural histrico cientfico 4. administrativo legal fiscal contable tcnico
C: 1 .valores primarios 2. valores secundarios 3. administrativo legal fiscal contable tcnico 4. cultural histrico cientfico
D: 1. valores secundarios 2 cultural histrico cientfico 3 administrativo legal fiscal contable tcnico 4 .valores primarios
4. Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos, producidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones. Eje.: Acuerdos, Decretos, Resoluciones

Lo anterior corresponde a :

A)fondo B)seccin C)Subseccin D)Serie E)Subserie

5. Corresponden a la totalidad de la documentacin producida, recibida, conservada por una entidad, tambin se considera la
totalidad de las series documentales de una misma procedencia, de una Institucin o persona
Lo anterior corresponde a :

A)fondo B)seccin C)Subseccin D)Serie E)Subserie

6. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie
por los tipos documentales que varan de acuerdo al trmite de cada asunto

Lo anterior corresponde a :

A)fondo B)seccin C)Subseccin D)Serie E)Subserie

7. Las tablas de retencin son el Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos

( ) falso ( ) verdadero

8. Las tablas de Retencin son fijas, y una vez creadas no se deben modificar , sin importar si la entidad ha creado o
suprimido oficinas o funciones

( ) falso ( ) verdadero

9. Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales es necesario: recopilar los actos administrativos mediante
los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para
saber cules de ellas son del nivel directivo y cules del subalterno

( ) falso ( ) verdadero

10. El formato de tablas de retencin TRD es un elemento que a veces es necesario modificar segn las necesidades que
en particular tiene cada entidad, siempre conservando su estructura base

De lo anterior podemos concluir que es

( ) falso ( ) verdadero

11. Segn el siguiente grafico

( ) falso ( ) verdadero

12. Las unidades documentales son simple y complejas

( ) falso ( ) verdadero
13. Escriba cada uno de los elementos que hacen parte de la siguiente tabla de retencin documental

14. Indique cual de los siguientes elementos NO corresponde al proceso de elaboracin de las TRD
A) Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. B) anlisis De La informacin Recolectada
C)Elaboracin y representacin de las tablas de retencin D) Recoleccin de la informacin a travs de terceros

15. Con indique con un numero el concepto al que corresponde la definicin

N Definicin N
Concepto

Conjunto de unidades
documentales que forman parte
de una serie y se jerarquizan e
SERIE 1 identifican en forma separada del
conjunto de la serie por los tipos
documentales que varan de
acuerdo con el trmite de cada
asunto
Es el resultado fsico de una
actividad llevada a cabo en las
SUBSERIE 2 unidades
administrativas por las funciones
que le han sido asignadas
Conjunto de unidades
documentales de estructura y
contenido homogneos,
SECCIN 3 emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus
funciones especfica
En la estructura archivstica,
UNIDAD
4 unidad administrativa productora
DOCUMENTAL
de documentos
16. Con indique con un numero el concepto al que corresponde la definicin

Agrupaciones Estructura Orgnica

N N
Documentales
Fondo Documental 1 Grupos de Trabajo

Secciones Documentales 2 Entidad

Subsecciones Documentales 3 Dependencias Mayor jerarqua

17. Con indique con un numero el concepto al que corresponde la definicin

N
N

FONDO Fondo de archivos susceptible de crecimiento
1
DOCUMENTAL por la transferencia documental.
FONDO CERRADO Conjunto de documentos o de series
generadas por cada uno de los sujetos
2 productores que conforman la estructura de
un organismo en el ejercicio de sus
competencia
FONDO ABIERTO Conjunto de documentos de archivos de toda
naturaleza reunidos por una persona fsica o
3
moral o una institucin dentro del ejercicio de
sus actividades.
FONDO Fondo de archivo que no es susceptible de
4 crecimiento, generalmente por tratarse de
competencias que han desaparecido

LOS SIGUIENTES PUNTOS, PARA PODER SER RESUELTO DEBE ANALIZAR EL SIGUIENTE ORGANIGRAMA DE UNA ENTIDAD OFICIAL Y
PBLICA.

18. La numeracin que mejor se ajusta a las tres primeras secciones del organigrama es:

A: 1. 2. 3. B: 1000. 2000. 3000 C: A.B.C D: 100. 110. 120 E: 1.1 1.2 1.3
19. ESCRIBA DIRECTAMENTE LA NUMERACIN DE:

20. Segn el grafico el nombre que mejor se le puede dar al fondo de la entidad es

A. Aguas Claras B. Alcalda Municipal C. Empresa Pblica D. E.S.P