SEJO R E EDUCACJON SUPERIOR

Apartad6 23305, EstaciCln Postal U P R Rio Piedras, Puerto RieoC@931

Te1 (809)758-3350

1988-89
C e r t i f i c a c i n nmero 130

Que e l Consejo de Educacin S u p e r i o r , en S U reunin o r d i n a r i a del

v i e r n e s 16 de j u n i o de 1989, aprob l a s i g u i e n t e resolucin:

POLITICA I~~STITUCIONAL PARA LA OBTENCION, UTILIZACION Y

FISCALIZACION DE LOS FONDOS EXTERNOS Q U E R E C I B E LA
U N I V E R S I D A D DE PUERTO RICO PARA P R O ~ R A M A S EDUCATIVOS Y
DE INVESTIGACION
I. -
Propsito
E l incremento en l a c a n t i d a d , n a t u r a l e z a , complejidad y
diversidad de l o s fondos e x t e r n o s que r e c i b e l a Universidad
de Puerto Rico p l a n t e a l a necesidad de r e v i s a r l a s normas que
reglamentan la solicitud, obtencin, utilizacin y
f i s c a l i z a c i n de fondos externos para l o s programas
educativos y de investigacin en e l sistema u n i v e r s i t a r i o .

La Universidad de Puerto Rico t i e n e e l compromiso de

reconocer y promover a c t i v i d a d e s generadas por su f a c u l t a d ,
estudiantes y otro personal, dirigidas a obtener
concesiones, c o n t r a t o s , acuerdos cooperativos y o t r o s
mecanismos de financiamiento de origen e x t e r n o , con el
propsito de ampliar y mejorar l a s oportunidades educativas y
de investigacin a traves de l a i n s t i t u c i n . Estas
a c t i v i d a d e s contribuyen a que l a misin de enseanza,
investigacin y s e r v i c i o pblico de l a Universidad se l o g r e
ms efectivamente mediante el d e s a r r o l l o de programas
educativos y de i n v e s t i g a c i n d i r i g i d o s a f o r t a l e c e r e1
conocimiento y entendimiento d e determinadas d i s c i p l i n a s ,
Los programas financiados con f o n d o s externos proveern,
adems, l a s condiciones para que e l sistema u n i v e r s i t a r i o
aumente su capacidad de e s t a b l e c e r l i d e r a t o en l o s s e c t o r e s
de l a comunidad a l o s c u a l e s s i r v e a t r a v s de l a s
innovaciones acadmicas, sociales y c u l t u r a l e s que se
generen.
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A. Autoridad para f i r m a r propuestas, c o n t r a t o s , q a r a n t a s y

formularios de s o l i c i t u d y concesin relacionados a l a
obtencin d e f o n d o s externos

Las s i g u i e n t e s normas sern de a p l i c a c i n respecto a l a

autoridad para revisar y firmar propuestas, acuerdos
cooperativos, c o n t r a t o s , suplementos a c o n t r a t o s , documentos de
seguimiento o s o l i c i t u d d i r i g i d o s a auspiciadores externos,
incluyendo e l gobierno f e d e r a l y c u a l q u i e r a de sus agencias o
departamentos; l a s agencias o municipios del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico; y o t r a s f u e n t e s privadas de
financiamiento, tales como: corporaciones, i n d u s t r i a s ,
fundaciones y organizaciones s i n f i n e s de l u c r o .
1. Se a u t o r i z a a cada r e c t o r a e j e c u t a r c o n t r a t o s , propuestas
y otros documentos relacionados con s o l i c i t u d e s de
f o n d o s a l gobierno federal y o t r o s auspiciadores
e x t e r n o s , s i n l a r e v i s i n de l a Administracin Central
ni endoso previo del P r e s i d e n t e , con l a s s i g u i e n t e s
excepciones:
a. CQando l a propuesta contempla o compromete a l a
Universidad a e s t a b l e c e r un programa acadmico, l a
r e v i s i n s u s t a n t i v a de u n o e x i s t e n t e , o a l a
creacin de una unidad o r g a n i z a c i o n a l , que no ha
sido aprobada previamente, conforme a la
reglamentacin Y 1o s procedimientos
administrativos institucionales vigentes;
b. Cuando l a propuesta conlleva compromisos de fondos
de pareo o de continuacin con fondos
u n i v e r s i t a r i o s en e l f u t u r o o de o t r a s f u e n t e s y
que no han s i d o presupuestados, aprobados o
asignados a l a unidad i n s t i t u c i o n a l del fondo
general para e l ao f i s c a l en curso o aos
fiscales subsiguientes;
C. Cuando l a t o t a l i d a d de l o s f o n d o s s o l i c i t a d o s
directos e indirectos, a u n auspiciador del
gobierno f e d e r a l , e s t a t a l o municipal, excedan de
$500,000 d l a r e s por ao f i s c a l ; o de una entidad
privada, excedan de $150,000;
d. Cuando l a propuesta conlleva el establecim ento de
una c t e d r a en fideicomiso para u n miembro
d i s t i n g u i d o de f a c u l t a d u otros propsitos
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e. Cuando l a propuesta c o n l l e v a l a construccin o

r e s t a u r a c i n de f a c i l i d a d e s , y e s t o no haya s i d o
i n c l u i d o o aprobado como componente del Plan de
Mejoras Permanentes para l a unidad i n s t i t u c i o n a l ;
f. Cuando l a propuesta incluya l a compra de equipo
d e computadoras, m a t e r i a l e s o programacin en
exceso de $25,000 d l a r e s ;
g. Cuando la concesin o contrato invol ucra
a c t i v i d a d e s e s p e c i f i c a s de colaboracin con o t r a s
unidades del sistema o la p a r t i c i p a c i n de
organizaciones e x t e r n a s en exceso del cincuenta
por c i e n t o (50%) de l a s a c t i v i d a d e s propuestas y l a
t r a n s f e r e n c i a de f o n d o s para t a l p r o p s i t o ;
h. Cuando l a propuesta comprometa a l a Universidad a
d e s a r r o l l a r t r a b a j o conjunto con organizaciones y/o
individuos de l a comunidad e x t e r n a a Puerto Rico.
L. Debe e n v i a r s e a la Administracin Central copia d e todas l a s
propuestas que requieren la revisin previa de l a
Administracin Central y e l endoso del P r e s i d e n t e , con l a
aprobacin y firma del r e c t o r de l a unidad i n s t i t u c i o n a l que
corresponda.
-
Aceptacin de concesiones, c o n t r a t o s , u o t r a s aportaciones de
individuos o e n t i d a d e s p a r t i c u l a r e s
1. Los programas y a c t i v i d a d e s r e a l i z a d a s con ayuda de
financiamiento e x t e r i o r , e s t a r n en completa armona con l a
reglamentacin, normas y r e s p o n s a b i l i d a d e s de l a Universidad.
La aceptacin de r e g a l o s de bienes muebles e inmuebles,
donativos en e f e c t i v o , concesiones y c o n t r a t o s e s t a r s u j e t a
a l o siguiente:
a. Que sus propsieos tengan mrito acadmico, e s t n
acordes con l a s necesidades y p r i o r i d a d e s de l a
Universidad y que no impidan el logro de o t r o s
o b j e t i v o s o programas acadmicos m e r i t o r i o s ;

b. Que no imponga condiciones que de alguna manera

l i m i t e n el compromiso de l a Universidad con e l
p r i n c i p i o de l i b e r t a d academica;
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c. Que l o s nombramientos docentes efectuados con e s t e

t i p o de apoyo se a j u s t e n a l a s procedimientos
universitarios establecidos;
d. Que l a aceptacin de e s t a s aportaciones no
conlleve o b l i g a c i o n e s f i n a n c i e r a s o de o t r a
n d o l e , inmediatas o en e l f u t u r o , que no hayan
s i d o evaluadas para determinar s i l o s c o s t o s o
r i e s g o s inherentes exceden su v a l o r .
T. La aceptacin formal de r e g a l o s de bienes muebles e
inmuebles, donativos en e f e c t i v o , concesiones y c o n t r a t o s
s e r delegada a l r e c t o r de l a unidad que l o s r e c i b e , a no
s e r que e l t i p o de a p o r t a c i n incluya u n o de l o s
s i g u i e n t e s propsitos:
a. Auspiciar una c t e d r a en fideicomiso.
b. D e s a r r o l l a r u n proyecto para una unidad a d s c r i t a a
l a Administracin C e n t r a l .
c. C o n s i s t i r de bienes muebles o inmuebles que tengan
un v a l o r mayor de $50,000.
3. En casos en que l a a p o r t a c i n a l a Universidad sea en
e f e c t i v o o en bienes muebles o inmuebles, y e x i s t a n
r e s t r i c c i o n e s , s t a s s e e s t i p u l a r n por e s c r i t o . No s e
aceptarn aportaciones con r e s t r i c c i o n e s s u s t a n c i a l e s que
impliquen apoyo a posiciones o productos e s p e c f i c o s que
puedan r e s u l t a r en p e r j u i c i o de l a imagen y de l o s
i n t e r e s e s de l a Universidad o que puedan dar lugar a
s i t u a c i o n e s d e c o n f l i c t o de i n t e r e s e s .
C. Responsabilidades de l a Administracin Central
E l P r e s i d e n t e de l a Universidad debe asegurar:
1. La coordinacin y colaboracin i n t e r i n s t i t u c l o n a l y e l que
s e establezcan y mantengan v n c u l o s e f e c t i v o s con
organizaciones o g r u p o s e x t e r n o s , segn s e r e q u i e r a , a l o s
f i n e s de maximizar l a obtencin de f o n d o s por concepto de
l a s propuestas sometidas a a u s p i c i a d o r e s e x t e r n o s , en
b e n e f i c i o de l a Universidad;
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2. E l que l a Administracin Central s e mantenga informada

respecto a l a l e g i s l a c i n y normas del gobierno f e d e r a l ,
a s como de o t r o s cambios en l a reglamentacin o i n t e r e s e s
de donantes p o t e n c i a l e s , a f i n de a n t i c i p a r y aumentar
? o s n i v e l e s de los f o n d o s e x t e r n o s a t r a v s del s i s t e m a ;
3. Que l a Administracin Central e s t a b l e z c a y mantenga u n
sistema de seguimiento y coordinacin que genere
informacin i n t e g r a d a sobre l o s f o n d o s e x t e r n o s , l o s
programas y l o s recursos humanos que p a r t i c i p a n en su
implantacin, a l o s e f e c t o s de l o g r a r una p l a n i f i c a c i n y
toma de d e c i s i o n e s e f i c i e n t e y asegurar el cumplimiento
de l a s normas y reglamentos. E s t o r e q u i e r e que l a s
unidades i n s t i t u c i o n a l e s mantengan e s t r e c h a coordinacin
con l a Administracin Central en l o r e l a t i v o a l a s f a s e s
de administracin previa y p o s t e r i o r a l a obtencin de
fondos de l o s programas que operan con fondos e x t e r n o s en
l a s siguientes reas:
a. E l e s t a b l e c i m i e n t o d e u n sistema de informacin
normalizado para a u d i t a r l o s t i p o s , n i v e l e s y
f u e n t e s de f o n d o s e x t e r n o s que s o l i c i t a n l a s
unidades, a s como l a s adjudicaciones que reciben
l a s unidades i n s t i t u c i o n a l e s individualmente;
b. E ? d e s a r r o l l o de procedimientos a d m i n i s t r a t i v o s y
f i s c a l e s uniformes que respondan a asuntos t a l e s
como: l a r e v i s i n de l a s p r o p u e s t a s , e l endoso del
Presidente; informes financieros sobre los
n i v e l e s , t i p o s y f u e n t e s de recursos e x t e r n o s ;
control de l a propiedad; negociacin de l a s t a s a s
de reembolso de l o s c o s t o s i n d i r e c t o s y d e l a s
partidas a i n c l u i r s e como c o s t o s i n d i r e c t o s
recuperables; parmetros de ejecucin para l a s
auditoras requeridas por l o s auspiciadores
e x t e r n o s ; y , p o l t i c a de p a t e n t e s y de derechos d e
autor.
c. La implantacin de un programa amplio de apoyo
t c n i c o y oportunidades de d e s a r r o l l o profesional
para l a s unidades i n s t i t u c i o n a l e s .
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Deber promoverse l a u t i l i z a c i n de Procedimientos

p r e s u p u e s t a r i o s adecuados y otros mecanismos para
f l e x i b i l i z a r l o s procedimientos a d m i n i s t r a t i v o s .
Estos procedimientos deben d i r i g i r s e a f o r t a l e c e r
1o s servicios previos y posteriores al
otorgamiento conforme a 1a reg1 amentaci n
u n i v e r s i t a r i a y a 70s trminos y condiciones
l e g a l e s e s t a b l e c i d o s p o r l o s donantes externos.
Entre l o s mecanismos de f l e x i b i l i d a d que deben
promoverse e s t n l a eliminacin de r e s t r i c c i o n e s
que puedan s u r g i r en l o r e f e r e n t e a compras,
reclutamiento Y otros pro~edimjentas
administrativos.
4. El Presidente d e l a Universidad deber, adems, r e a l i z a r
las gestiones necesarias para presentar a los
departamentos o agencias f e d e r a l e s , a l a s agencias
gubernamentales o municipalidades e s t a t a l e s y a los
donantes del s e c t o r privado, l a expresin de l a p o l t i c a
i n s t i t u c i o n a l y de l o s procedimentos a p l i c a b l e s a l a
administracin de l a s s o l i c i t u d e s , concesiones y c o n t r a t o s
externos.
D. Responsabilidades de l a s unidades i n s t i t u c i o n a l e s

1. Cada r e c t o r designar l a s unidades a d m i n i s t r a t i v a s que

teqdrn l a r e s p o n s a b i l i d a d de proveer l o s s e r v i c i o s
relacionados con l a administracin previa y p o s t e r i o r a l a
obtencin de fondos de l o s programas financiados con
recursos e x t e r n o s . E s t o asegurar que ? a s propuestas, l a
informacin sobre l a s f u e n t e s p o t e n c i a l e s de fondos y
o t r a s a c t i v i d a d e s r e l a c i o n a d a s , a s como l o s informes
f i n a n c i e r o s y de progreso s e atiendan conforme a l a s
e x p e c t a t i v a s y requerimientos de l o s donantes y en
coordinacin con l a Administracin C e n t r a l .
2. Cada unidad i n s t i t u c i o n a l e s t a b l e c e r l o s procedimientos
i n t e r n o s de r e v i s i n para asegurar que l a s condiciones
esbozadas en una propuesta para obtener fondos externos
s o n compatibles con l a misin, l a s metas, l o s o b j e t i v o s y
e l presupuesto d i s p o n i b l e para e l d e s a r r o l l o de ? a
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i n v e s t i g a c i n y de programas acadmicos. Los o f i c i a l e s

desgnados para e f e c t u a r e s t a r e v i s i n deben i n c l u i r , pero
no l i m i t a r s e , a l o s decanos, d i r e c t o r e s de departamento y
a los directores de presupuesto, finanzas y
planificacin.
3. Cada unidad i n s t i t u c i o n a l d e s a r r o l l a r procedimientos
e s t r i c t o s para e l d e s a r r o l l o , trmite y e n v o de
propuestas, y la administracin e f i c i e n t e de l o s
proyectos, una vez se otorguen los fondos. Estos
documentos i n t e r n o s sern compatibles con l a p o l t i c a
i n s t i t u c i o n a l , con l a s g u a s preparadas a nivel c e n t r a l y
con e l Reglamento de l a Universidad.
3. Cada unidad i n s t i t u c i o n a l mantendr u n sistema e f i c i e n t e
de informacin y preparacin de informes sobre l a s
concesiones r e c i b i d a s y l o s g a s t o s efectuados de 'los
programas que operan con fondos e x t e r n o s ; preparar l o s
informes requeridos por l a Administracin Central para
asegurar l a i n t e g r a c i n de l a informacin respecto a l o s
n i v e l e s de fondos externos, d e t a l l e s de l o s c o s t o s
directos e indirectos, as como de modificaciones
presupuestarias.
E. Requisitos Generales
i a s siguientes d i r e c t r i c e s g e n e r a l e s o r i e n t a r n a l personal
u n i v e r s i t a r i o en l a s o l i c i t u d y administracin de concesiones y
c o n t r a t o s con fondos e x t e r n o s :
1. Costos indirectos - l a s propuestas deben i n c l u i r e l p o r
c i e n t o mximo de c o s t o s i n d i r e c t o s negociados anualmente y
v i g e n t e s conforme a l a s p o l t i c a s e s t a b l e c i d a s por l o s
auspiciadores potenciales. Todos l o s fondos generados
como c o s t o s i n d i r e c t o s de proyectos financiados por
recursos e x t e r n o s sern separados por l a s d i s t i n t a s
unidades i n s t i t u c i o n a l e s para t r a n s f e r e n c i a a l Fondo
General de l a Universidad de Puerto Rico. El 25% de e s t o s
f o n d o s sern u t i l i z a d o s para s u f r a g a r c o s t o s en l a
Administracin C e n t r a l . E l o t r o 75% s e r asignado a l a s
unidades, proporcionalmente a l o aportado, para proyectos
que f o r t a l e z c a n l a i n v e s t i g a c i n y l a obtencin de fondos
externos.
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2. Recursos humanos - l o s documentos de presupuesto sometidos

con l a s propuestas deben ajustarse a l a s normas
u n i v e r s i t a r i a s de s a l a r i o s y b e n e f i c i o s marginales y a l a
p o l t i c a de r e t r i b u c i n de l a unidad i n s t i t u c f o n a l . E l
reclutamiento de personal profesional y t c n i c o a s e r
remunerado t o t a l o parcialmente con fondos externos deber
cumpl i r con 1a reg1 amentacin y procedimientos
a d m i n i s t r a t i v o s que siguen l o s comits de personal de cada
unidad departamental.
3. Garantas de cumplimiento - l a s unidades i n s t i t u c i o n a l e s ,
incluyendo l o s c e n t r o s de investigacin o programas
a d s c r i t o s a l a Administracin C e n t r a l , e s t a b l e c e r n j u n t a s
de r e v i s i n y o t r o s mecanismos requeridos por l o s
a u s p i c i a d o r e s de proyectos con fondos externos para
asegurar e l cumplimiento con l a s l e y e s y reglamentos
e x i s t e n t e s que incluyen, pero no s e l i m i t e n a , l a s
siguientes reas: seguridad b i o l g i c a , seguridad y
d i s p o s i c i n de m a t e r i a l e s p e l i g r o s o s ; cuidado de animales
en l a i n v e s t i g a c i n ; uso y abuso de drogas; y
procedimientos para e l manejo de l a conducta impropia en
l a i n v e s t i g a c i n c i e n t f i c a . Se dar e s p e c i a l atencin a l
cumplimiento e s t r i c t o de toda l a reglamentacin f e d e r a l y
l o c a l a p l i c a b l e para a s e g u r a r l a mxima proteccin de
investigadores durante a c t i v i d a d e s que envuelvan l a
recombinacin de molculas de DNA, m a t e r i a l e s r a d i o a c t i v o s
y otras sustancias peligrosas.
4. Todos l o s i n v e s t i g a d o r e s p r i n c i p a l e s de proyectos o
d i r e c t o r e s de programas, auspiciados con fondos e x t e r n o s ,
sern responsables por l a ejecucin, administracJn y
d i r e c c i n de l o s mismos. En el cumpljmiento de l a s
r e s t r i c c i o n e s y d i s p o s i c i o n e s de l o s otorgamientos deber
prestarse especial atencin a las limitaciones
p r e s u p u e s t a r i a s , a l a proteccin de l a salud y seguridad,
y l o s trminos, condiciones y r e q u i s i t o s de informes
establecidos por l o s auspiciadores.
Si surge l a necesidad de r e a l i z a r cambios en e,l
presupuesto o r i g i n a l o en e l programa propuesto, l o s
concesionarios de los fondos externos coordinarn
estrechamente con los oficiales universitarios
correspondi e n t e s para real izar 1a s revi si ones o
cumplimentar l o s documentos requeridos, de conformidad con
l a s yuias de l o s a u s p i c i a d o r e s y con l a p o l t i c a
institucional.
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5. Los r e c t o r e s y el P r e s i d e n t e no aceptarn ninguna

concesin, c o n t r a t o , donacin o legado que incluya
r e s t r i c c i o n e s que e s t a b ezcan d i f e r e n c i a s basadas en r a z a ,
c o l o r , origen t n i c o , c r e e n c i a s p o l t i c a s , sexo, edad,
religin o credo, a no ser que l a s r e s t r i c c i o n e s
a p l i c a b l e s sean excluid s con e l consentimiento de l o s
a u s p i c i a d o r e s o por mandato l e g a l .
F. Derogacin de normas a n t e r i o r e s
Las c e r t i f i c a c i o n e s del Consejo de Educacin Superior nmeros
I46 (1960-61) ; 43 (1975-76) ; - 118 (1979-80) y 66 A (1981-82)
quedan por l a p r e s e n t e derogadas.

Y para que a s i c o n s t e , expido l a presente c e r t f i c a c i n bajo el s e l l o

de l a Universidad de Puerto Rico, en Ro Piedras Puerto Rico, hay d a
diecinueve de j u n i o de m i l novecientos ochenta y nueve.

Ismael Ramrez S o t o
D i r e c t o r Ejecutivo
cidj