Repblica Bolivariana De Venezuela.

Ministerio del Poder Popular Para la Educacin Superior.

Universidad de los Andes-Ncleo Pedro Emilio Rincn Gutirrez.

Estado Tchira.

Descripcin de los Componentes del Sistema Administrativo

(Manuales Administrativos)

Integrantes:

Prez Dangi

C.I: 25594679

Santana Anderson

C.I:

San Cristbal, Marzo 2017

 Introduccin
Las organizaciones tienen como fin el logro de sus objetivos, para ello es
fundamental que estas cuenten con un sistema administrativo, el cual se
encuentra basado en la forma como se deben llevar ciertos procesos y funciones
de manera eficiente dentro de la organizacin.

Los sistemas administrativos se valen de ciertos componentes, que facilitan el

desempeo de los mismos, entre dichos componentes podemos encontrar los
manuales administrativos, los cuales representan una gua escrita de los
diferentes aspectos de la organizacin, por lo tanto estos engloban una amplia
gama, que comprende tanto manuales generales como especficos. Asimismo,
cuentan con una serie de pasos a seguir para su correcta elaboracin.

Los manuales administrativos proporcionan a la organizacin ciertas ventajas,

permitiendo la comunicacin y proveyendo una capacitacin adecuada para el
personal de nuevo ingreso.
 Descripcin de los componentes del sistema administrativo.

Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son documentos que contienen, en forma ordenada,
sistemtica y accesible, informacin relevante e instrucciones con el fin de asistir a
los miembros de una organizacin o a terceros que se relacionan con ella en su
actuacin con respecto a dicha organizacin.
Por lo tanto representan una herramienta de comunicacin muy til entre la
empresa y el personal, mantenindolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de
qu manera; permitiendo el manejo y control de la informacin. Dichos manuales
deben estar sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e
inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar

la eficiencia de la empresa. Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido

permanezca esttico se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til
puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin.

Tipos de Manuales
Dentro de la diversidad existente de manuales se encuentran los siguientes:

Por su contenido:

Manual de Historia: Proporciona informacin histrica de la organizacin

(comienzos, crecimientos, logros, etc). Esto le da al empleado un panorama
introspectivo de la tradicin y filosofa de la organizacin.
Manual de Organizacin: Expone en forma detallada la estructura
organizacional formal, a travs de la descripcin de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de Polticas: Describe detalladamente los lineamientos que se
siguen en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
 Manual de Procedimientos: Es una gua de cmo se llevan a cabo los
procedimientos administrativos. Este manual es una gua de trabajo al
personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

Elaboracin de Manuales Administrativos.

Para elaborar cualquier manual administrativo, se deben desarrollar una serie de
fases.
1-) Planificacin del Trabajo: En esta etapa se conforma un grupo de trabajo
encargado de la elaboracin de los manuales, este puede ser conformado por un
representante de cada una de las unidades administrativas de la institucin o por
un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deber nombrar un
coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con el fin de
mantener homogeneidad en el contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas
que se utilizarn para obtener la informacin para elaborar los manuales, as como
el tipo de informacin que se va a requerir y el cronograma de las actividades a
desarrollar para la elaboracin de los manuales.

2-) Bsqueda de la informacin: Una vez que se tiene la planificacin del

trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para la elaboracin de los
manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas previamente y las
tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede
realizar mediante:

Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos documentos

impresos o electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante
para la elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios
tcnicos que respalden un proceso de reorganizacin administrativa,
manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de
servicio, memorias institucionales, entre otros.
 Entrevista: Se refiere a obtener informacin verbal del personal que realiza
directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin
completa y precisa, debido a la interaccin que se da con el personal
entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la
entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que
pueda dar explicaciones que faciliten la comprensin.
Cuestionario: Disear una serie de preguntas escritas, predefinidas,
procurando que sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin
comprensible y facilidad de respuesta.
Observacin Directa: Examinar visualmente las actividades especficas
que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia
correcta con la finalidad de completar, confrontar y verificar datos obtenidos
en la investigacin documental.

3-) Anlisis de la Informacin: Una vez que se haya obtenido la informacin

necesaria para la elaboracin del manual, esta deber ser organizada y analizada
de manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual. Para guiar
el proceso de ordenar la informacin, pueden ser utilizadas las siguientes
preguntas:

Qu trabajo se hace?
Quin lo hace?
Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?
Para qu se realiza el trabajo?
Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?
Cundo o en qu momento se hace?

Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten

conocer las actividades de la institucin, explicar su comportamiento, identificar las
relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de
la institucin y mantener la secuencia y lgica de la informacin.
4-) Estructuracin del Manual: Se establece, en esta fase, el diseo y la
presentacin que se utilizar para elaborar el manual administrativo, para ello se
debe considerar:

Redaccin del documento: Se debe tomar en cuenta a quienes se va a

dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo,
preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.
Elaboracin de diagramas: Se pueden utilizar; diagramas de flujo, de
distribucin de espacio fsico, estructura organizacional, mapa de procesos,
entre otros.
El formato: Es necesario tener en cuenta, que la informacin presentada
guarde una secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su
redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

5-) Validacin de la Informacin: Una vez que se tiene elaborado el manual

administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada
unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si
la informacin presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones,
funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la
o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6-) Autorizacin: Cuando se cuente con la validacin del manual se debe

formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la
unidad administrativa correspondiente, deber autorizar el manual, de manera que
se pueda comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel
institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

7-) Difusin y Distribucin: Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin

en las reas correspondientes, con la finalidad que el personal conozca y haga
uso de esta herramienta administrativa.

8-) Revisin y Actualizacin: Los Manuales son objeto de revisiones peridicas,

y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institucin,
para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de
los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

Finalidad de los Manuales

Los manuales administrativos se usan para:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o

sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin del personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con
el resto de la organizacin.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distinto niveles jerrquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta
la organizacin.
 Conclusin.

Los manuales administrativos han demostrado ser una herramienta clave para la
organizacin, ya que son uno de los elementos ms eficaces para la toma de
decisiones en la administracin, facilitando el aprendizaje y proporcionando la
orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.