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Como Blindar
Sua Empresa
Contra Multas
Sobre o Caixa
ndice Remissivo
Copyright 3
Introduo 4
Concluso 16
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Copyright
Autores
Renata Lamounier e Adriano Fonseca
Editor
Grupo Suprema
Copyright 2016
Este livro pode ser adquirido por educao, negcios, vendas ou uso
promocional. Para mais informaes, contacte o nosso departamento de
vendas corporativas / institucionais: www.gruposuprema.cnt.br
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Introduo
Nos dias de hoje, dois fatores se destacam quando o assunto multa
nas empresas industriais.
O Caixa e Estoques registrados e controlados de maneira indevida.
Vamos mostrar um passo a passo para que voc possa blindar a sua
empresa contra esse tipo de autuao, anal, em tempos de crise,
perder dinheiro por simples descuido est fora de cogitao, no
mesmo?
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Passo 1 - No confundir o
patrimnio da empresa com o
patrimnio dos scios, O
DINHEIRO DA EMPRESA, NO
SEU!!!
Antes de comear a falar sobre o passo um, gostaria de te fazer algumas
perguntas para voc empresrio.
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pessoa fsica e suas projees financeiras sero mais assertivas.
As despesas do empresrio devem ser pagas com seus prprios
recursos, e devem ser limitadas retirada que eles efetuam da empresa;
No cotidiano empresarial, os administradores devem atentar ao
prossionalismo, a m de no voltar a cometer os erros no que diz
respeito ao princpio da entidade, no confundindo o patrimnio
pessoal, familiar e empresarial;
A tomada de decises deve levar em conta a continuidade da empresa,
e nunca deve ter inuncia pessoal de seus gestores, uma emergncia
particular dos scios, deve ser tratada, por exemplo, como uma
emergncia de um funcionrio da empresa, ou seja, precisou adiantar
algum dinheiro da empresa para voc, faa um vale, desde que no
prejudique a sade da empresa, e depois DEVOLVA.
Os bens da empresa devem atender as necessidades da empresa, e
no de seus donos.
O pr-labore do scio (salrio) dever ser formalizado de acordo com a
realidade, e caso o scio retire dinheiro a mais da empresa, dever
reembols-la.
A mais importante e valiosa dica desse passo que se voc no
observar, vale uma multa que pode ser milionria : JAMAIS RECEBA EM
CONTAS DA EMPRESA VALORES QUE NO SE TEM COMO JUSTIFICAR A
ORIGEM! Exemplo, seu cunhado comprou um carro que seu, no da
empresa, a ele precisa fazer para voc o depsito do valor do veculo
que foi de R$ 60.000,00. Ele deposita esse dinheiro na conta da empresa.
Sabe o que o scal vai entender quando vir esse depsito?
Primeiramente tentaro vincular esse depsito a um direito da empresa,
o que claro, voc no ter como comprovar, anal nenhuma nota de
venda foi emitida pela empresa dando a ela o direito de receber esses
R$ 60.000,00, certo? O scal ir entender que esse dinheiro de um
possvel caixa dois, ou seja, sonegao, a com certeza voc ser
multado! Sendo assim, SOMENTE RECEBA EM NOME DA EMPRESA,
AQUILO QUE VOC PODE PROVAR COM DOCUMENTOS FISCAIS IDNEOS
QUE A EMPRESA TEM O DIREITO DE RECEBER, ok? Faa isso e voc evitar
multas altssimas e na maioria dos casos impagveis que pode levar sua
empresa falncia.
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Passo 2 Jamais efetuar
pagamento ou recebimento de
contas da empresa em contas
particulares de scios ou de
terceiros
Como vimos no passo anterior, pegar dinheiro da empresa ou receber
em nome da empresa valores inidneos pode trazer srias
consequncias a sade nanceira da empresa alm de poder gerar
multas e a desconsiderao da personalidade jurdica. Problemas ainda
maiores acontecem quando efetuamos pagamentos ou recebimentos
que so referentes a empresa em contas desconhecidas de seu
contador, vamos assim chamar, aquelas que esto no nome do
empresrio ou de terceiros e que podem estar sendo usadas para
receber ou pagar contas da entidade.
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Nesses casos tambm ocorre uma despersonicao da entidade
contbil da empresa.
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Passo 3 Controle interno de
Caixa e Bancos e suas devidas
Conciliaes
Comeamos o passo trs com uma frase de William Edwards Deming: O
que no medido no gerenciado.
No h boa gesto que passe por controles internos, existem vrios que
so essenciais a boa gesto de toda empresa, aqui vamos tratar apenas
dos controles de caixa e bancrios, que so o tema de estudo deste e-
book.
Tudo bem que voc manda todos os seus documentos para sua
contabilidade fazer os registros devidos de caixa e bancos, mas como
voc tem a certeza que os controles do contador condizem 100% com o
que de fato aconteceu?
Ento, a dica que ca desse passo trs : Tenha sempre como medir e
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confrontar suas movimentaes nanceiras! Isso te ajudar a evitar
fraudes internas e tambm multas desnecessrias.
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Passo 4 Conciliar as
informaes internas da
empresa com as informaes da
contabilidade
Como vimos no passo anterior, a empresa deve manter controles
internos para uma boa gesto das informaes nanceiras. Mas, s isso
basta para evitar multas sobre o caixa? A resposta NO.
A dica que damos para voc : Converse com seu contador! Tenha entre
vocs a rotina de, por exemplo, sempre ao fechamento do ms, voc
envia para sua contabilidade seus controles internos e conciliaes e
havendo divergncia de saldos, seu contador te comunica e vocs juntos
fazem as devidas correes antes que o ms seguinte se encerre. O
contador deve ser seu parceiro chave na empresa!
Tenha em mente que seu contador no o cara chato que s te manda
impostos para pagar no m do ms, o bom relacionamento entre as
duas partes, um fator determinante para evitar multas para voc
empresrio! Sendo assim, pea orientaes, converse, e principalmente
SIGA AS ORIENTAO PASSADAS POR ELE. Ele tem a funo de fazer com
que sua empresa se desenvolva de forma sustentvel e no caia em
armadilhas bobas que podem gerar multas astronmicas que podem
fechar as portas do seu negcio.
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Passo 5 Manter a
documentao organizada para
o caso de uma eventual
fiscalizao
Em nosso ltimo passo a palavra da vez ORGANIZAO.
Aqui no nosso escritrio, sempre buscamos passar aos clientes um certo
padro de organizao para entrega dos documentos contbeis, e o que
as vezes acabamos escutando de algumas secretrias quanto a isso :
Eu estou fazendo o trabalho da contabilidade mandando tudo
mastigado para eles carem toa. Tal colocao se deve muitas vezes
ao fato de a pessoa responsvel por essa organizao dos documentos
no entender muito bem qual o verdadeiro papel do contador.
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vo gastar s para poder separar o que o que e de qual fornecedor
veio. Imagine ainda o seguinte, vieram todas as matrias primas mas
faltou o solado que um fornecedor esqueceu de pr no caminho
antes de enviar para voc. Ai o que acontece que voc vai car com
seu calado parado sem poder acabar e enviar para o cliente. E quando
estiver acabado, provavelmente a qualidade do produto nal estar
comprometida.
isso que acontece quando a empresa simplesmente junta todos os
documentos do ms e manda para a contabilidade de qualquer jeito. O
trabalho do contador, no o de separar baguna da empresa. A
empresa fornecedora de informao para que o contador registre da
maneira adequada e assim oriente a empresa cliente quanto a
processos, tributos, planejamento tributrio e financeiro entre outros.
Quando a documentao no segue um padro organizacional, o risco
que se corre em relao a multas o de erro tanto do contador, que
recebeu tudo bagunado e teve que se virar para identicar o que era o
que e acaba registrando errado, no por incapacidade dele, mas por
desorganizao da prpria empresa. E outro fator que SEM
ORGANIZAO INTERNA, NENHUM DOS PASSOS ACIMA POSSVEL DE
SER EXECUTADO.
Vou dar aqui uma sugesto sobre como organizar esses documentos,
at mesmo para que em uma eventual scalizao a empresa no passe
por sufoco na hora de apresentar esses documentos para o fiscal.
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ser separada.
Separar por ordem cronolgica Dentro da separao por tipo de
operao, separar por ordem cronolgica, assim as conferncias tanto
da empresa, quanto do contador e do sco, cam mais claras e menos
suscetveis a erros de interpretao.
Uma dica interessante, que aplicamos aqui em nosso escritrio junto a
nossos clientes de transformar o mximo de informaes possveis em
informaes digitais, isso facilita buscas, e gera economia de tempo de
todas as partes envolvidas e de dinheiro tambm, que o mais
importante!
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Concluso
Esperamos que esse e-book tenha podido te ajudar a entender melhor o
que faz sua empresa ter multas vinculadas ao caixa, e fica aqui nosso
convite a mudana, afinal, correr riscos por falta de conhecimento das
informaes no mais desculpa!
At o prxima!
www.gruposuprema.cnt.br
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