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MARCO LEGAL SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Es importante sealar que hablar de normatividad en relacin con el archivo, es remitirse


necesariamente al conocimiento del marco dentro del cual sta se expide y se
debe cumplir, por ello se ha dispuesto un mdulo dedicado a tal fin. A continuacin, se
presenta una sntesis de algunos aspectos relevantes para la fundamentacin
bsica de la Administracin Documental.

Al entrar a definir cualquier tipo de reglamentacin que afecte los procedimientos


relacionados con la administracin de los documentos de archivo, es fundamental partir
del marco legal, general y especfico vigente.

El marco legal puede definirse como el conjunto de normas jurdicas dentro del cual
deben actuar los archivos en sus diferentes procesos.

Las normas jurdicas fueron creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el
comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

La normatividad archivstica jurdica comprende el conjunto de normas que regulan la


gestin y todo el ciclo de los archivos.

Estas normas marco, en su gran mayora, definen y establecen los alcances y usos de los
documentos, el modo y tiempo de conservacin, as como las series documentales
de carcter histrico que deben ser transferidas a los archivos histricos. Por ello,
ninguna determinacin podr ser tomada sin consultar estas normas.

En Colombia, la normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en normas


de carcter variado o mltiple, que de una u otra manera tienen que ver con los
documentos, sin embargo, el Archivo General de la Nacin como ente rector de las
polticas archivsticas en Colombia, ha hecho una compilacin de los ms importantes
preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos.

La legislacin colombiana relacionada con los archivos, los documentos y el acceso a la


informacin se encuentra enmarcada por la Constitucin Nacional de 1991(es el punto de
partida). Varios de sus artculos directa o indirectamente hacen mencin a estos temas,
en particular al que tiene que ver con el acceso a los documentos. Se destacan los
siguientes:

Artculo 15. Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.

Artculo 20. Derecho a la informacin.

Artculo 23. Derecho de peticin.

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Artculo 67. Acceso al conocimiento y a la educacin.

Artculo 70. Acceso a la cultura.

Artculo 72. Patrimonio cultural de la nacin.

Artculo 74. Acceso a los documentos pblicos.

Artculo 78. Regula el control de calidad de la informacin brindada a la comunidad.

Otros aspectos de la legislacin colombiana en esta materia se hayan


contemplados particularmente en la Ley 80 de 1989, mediante la cul se cre el Archivo
General de la Nacin, y se estructur un marco para la ley reglamentaria y ordenacin
de los archivos pblicos de Colombia, con miras a la preservacin del patrimonio
histrico.

En julio de 2000 fue promulgada la Ley 594 por medio de la cual se dicta la
Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Igualmente, aunque un poco dispersas, existen una variedad de normas y


reglamentaciones en Leyes, Decretos y Cdigos que reglamentan el manejo,
conservacin y acceso a la informacin contenida en los documentos de archivo, dentro
de las cuales se destacan las siguientes:

Cdigo de Procedimiento Civil:

Artculo 251. Definicin de documento.

Artculo 252. Documento autntico.

Artculo 253. Aportacin de documentos.

Artculo 254. Valor probatorio de las copias.

Artculo 255. Cotejo de documentos.

Artculo 256. Copias registradas.

Artculo 261. Documentos rotos o alterados.

Artculo 269. Instrumentos sin firma.

Artculo 276. Reconocimiento implcito.


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Cdigo Contencioso Administrativo:

Artculo 12. Acceso de los ciudadanos a los documentos. Artculo 13. Reserva legal.

Artculo 17. Acceso a los documentos pblicos.

Cdigo Penal:

Artculo 154. Revelacin de secreto.

Artculo 218. Falsedad material de empleado oficial en documentos pblico. Artculo 219. Falsedad ideolgica en

documento pblico.

Artculo 220. Falsedad material de particular en documento pblico. Artculo 221. Falsedad en documento

privado.

Artculo 222. Uso de documento pblico falso.

Artculo 223. Destruccin, supresin y ocultacin de documentos. Modificado Ley 43/82. Artculo 224. Destruccin, supresin y

ocultacin de documento privado.

Artculo 275. Obligacin de entregar los documentos.

Cdigo de Comercio:

Artculo 44. Certificacin del contenido de documentos registrados. Artculo 251. Comprobantes.

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Artculos 60, 134 y Decreto 2649. Conservacin y destruccin de libros y papeles del comerciante.

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RELACIN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Artculos: 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313.

LEYES
Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos
Ley 4 de 1913 de los archivos.

Ley 47 de 1920 Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.

Ley 45 de 1923 (Art. 99) Sobre conservacin de documentos bancarios.

Ley 40 de 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas.

Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959 Sobre proteccin de patrimonio cultural.

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Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clnicas.

Ley 39 de 1981 Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.

Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor.

Ley 57 de 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.


Aprueba el tratado que prohibe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de
Ley 63 de 1986 bienes culturales.

Ley 6 de 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos tributarios.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.

DECRETOS
Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.
Restringe adulteracin, recorte y dobles de microfilmes y prohibe la incineracin de
Decreto 3354 de 1954 documentos microfilmados.
Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico,
Decreto 264 de 1963 artstico y monumentos.

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Decreto 960 de 1970
Estatuto notarial.
Decreto 1260 de 1970
Estatuto de registro civil de las personas.
Decreto 2274 de 1980
Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos

Decreto 1382 de 1985 Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin de
Colombia.
Decreto 624 de 1989
Uso de medios magnticos en la informacin tributaria.
Decreto 1798 de 1990
(Art. 31) Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2126 de 1992
(Art. 51) Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Decreto 663 de 1993
(Art. 96) Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.
Decreto 2620 de 1993
Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2649 de 1993
(Art. 123 y 134) Archivos contabilidad general.

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Decreto 855 de 1994 (Art. 3) Ofertas para la contratacin pblica.

Decreto 856 de 1994 (Art. 11) Libros y archivo del Registro nico de proponentes.
(Art. 8) Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo:
Decreto 1584 de 1994 Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de Comercio.

Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informticos.


Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos; prohibe exigir copias o
Decreto 2150 de 1995 fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohibe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas
electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohibe limitar el uso de las
tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
Decreto 1094 de 1996
Facturas electrnicas.

Decreto 998 de 1997 Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos
de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION,
ordenada por el decreto 1382 de 1995.
Decreto 1474 de 1997
Certificaciones laborales de empleados.
Decreto 1725 / 1997
(Art. 54) Divisin de documentacin DIAN.

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Decreto 1571 de 1998
(Art. 12) Archivos de Historias Laborales.
Decreto 1126 de 1999 Por el cual se adscribe el Archivo General de la Nacin al Ministerio de la Cultura.

Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden
nacional. Art. 39 Conservacin de los Archivos segn disposiciones del AGN y
Decreto 254 de 2000 disponibilidad de recursos para su preservacin, y Art. 40 Expediente de liquidacin.

ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA


Acuerdo 007 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los


organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Ordenada por
Acuerdo 08 de 1995 el Decreto 1382 de 1995.

Acuerdo 09 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentacin de las tablas de retencin documental
Archivo General de la Nacin. Ordenadas por el Decreto 1382 de 1995

Acuerdo 012 de 1995 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994" Reglamento
General de Archivos", "rganos de direccin, coordinacin y asesora".

Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de 1994.

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Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la
Nacin.

Acuerdo 011 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de documentos.

Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la de
presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales.

Acuerdo 022 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento
General de Archivos", "rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora".

Acuerdo 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artculo 43 del captulo V "Acceso a los documentos
de Archivos", del Archivo General de la Nacin del Reglamento General de Archivos
sobre "Restricciones por razones de conservacin.

Acuerdo 048 de 2000 Por el cual se desarrolla el artculo 59 del captulo VII "Conservacin de Documentos",
del Reglamento General de Archivos sobre " Conservacin preventiva, conservacin y
restauracin documental".

Acuerdo 049 de 2000 Por el cual se desarrolla el artculo 61 del captulo VII "Conservacin de Documentos",
del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y locales
destinados a archivos".

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Acuerdo 050 de 2000 Por el cual se desarrolla el artculo 64 del captulo VII "Conservacin de Documentos",
del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos
de archivo y situaciones de riesgo".

Acuerdo 056 de 2000 Por el cual se desarrolla el artculo 45, "Requisitos para la consulta", del captulo
V, "Acceso a los Documentos de Archivo", del Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el estatuto interno del Archivo General de la Nacin.

Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales
en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan otras disposiciones para el
manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la
contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa
y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y
sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 038 de 2002 Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la el y aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000

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Acuerdo 041 de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la l
594 de 2000.

Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en
las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones pblicas y se regula el
Inventario nico Documental.
RESOLUCIONES

Resolucin 142/ 1996 Por la cual se crea el Comit Nacional de Archivos de la Educacin Superior del
Sistema Nacional de Archivos.

Resolucin 033/ 1997 Por la cual se crea el Comit Nacional de Archivos Eclesisticos, de Iglesias, Cultos y
Religiones.
Resolucin 147/ 1997 Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al
Archivo General de la Nacin.
Resolucin 068/ 1998 Por la cual se modifica el numeral 7 del artculo 2 de la Resolucin 142 de 1996.

Resolucin 013/ 2003 Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacin cobrar por
concepto de la venta de bienes y servicios que ofrece.

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CIRCULARES

Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia.

Circular 02 de 1997 Parmetros a tener en cuenta para la implementacin de nuevas tecnologas en los
archivos pblicos.
Circular 01 de 2001 Elaboracin y adopcin de Tablas de Retencin Documental.

Circular 07 de 2002 Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de


Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular 04 de 2003
Organizacin de las Historias Laborales.

DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS

Cdigo de
Procedimiento Civil

Cdigo Penal

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Cdigo de
Procedimiento Penal

Artculos: 17, 18, 19 Subrogado artculo 12 de la Ley 57 de 1985, 21, 2


Subrogado artculo 17 de la Ley 57 de 1985, 25, 29.
Cdigo Contencioso
Administrativo

Cdigo de Rgimen
Poltico Municipal Artculos: 289, 316, 320, 337.
(Ley 4 de 1913)

Cdigo Sustantivo del Artculos: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489.
Trabajo

Cdigo de Comercio

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