Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la

que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada

suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la
facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su
cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en
que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o
corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para
sta, y la nota crdito significa una erogacin.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen
en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de

los actos de comercio

* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de

dichas operaciones.

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
Nota de pedido o de compra.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido

de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operacin.

Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al
vendedor.

Nota de ventas.

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla

las mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio,
fecha de entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por
la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se
detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento
comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los trminos
establecidos.

Remito o remisin.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes

vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y
la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la
factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se

entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los
efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala
seccin facturacin para que proceda ala emisin de la factura. Por ltimo el
triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas
salidas.

Factura.

Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las

mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y
dems condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a

favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y
con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.
Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en
poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se
contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella

queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad
y medio de prueba legal

Nota de dbito.

Llmese as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que

le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que la misma indica. E

Nota de crdito.

Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de

comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma.

Cheque.

Llmese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en
el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorizacin para girar en descubierto.

Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago
como el caso del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco
a la presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas
para cada tipo de cheque.

Recibos.
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga
siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin
parcial o total de la deuda.

Pagar.

Llamase pagar al documento por el cual una persona se compromete a para a

otra, o a quien sta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha
establecida y en un domicilio estipulado.
Documentos comercialesPresentation Transcript
1. Documentos ComercialesKelly Johana Rios Escobar

2. Documentos ComercialesLos documentos comerciales son todos los

comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos
son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que se realizan en una compaa o empresas. Se originan
por una transaccin mercantil, desde el punto de vista contable sirven
como base para la anotacin en los libros o requisitos de contabilidad.
3. Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin
jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin.
Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y
por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales
acciones.
4. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los
asientos de contabilidad.La misin que cumplen los documentos
comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que
intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y
obligaciones.
5. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realizacin de los actos de comercio Constituyen tambin el elemento
fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. Permiten el
control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y
la comprobacin de los asientos de contabilidad.
6. UtilidadSon una constancia de las operaciones realizadas.Constituyen
la base del registro contable de las operaciones realizadas.Clasificacin:
Externos Internos De uso interno
7. De uso externo Los comprobantes externos son aquellos emitidos
fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los
 comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.:
facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
8. Estn obligados a emitir documentos comerciales Quienes
comercializan cosas muebles. Quienes comercializan o prestan
servicios. Quienes se dedican a la locacin de bienes.Conservacin:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos
contados desde la fecha de emisin del documento.
9. CotizacinUna carta de cotizacin es donde se detalla el precio de
algn producto o servicio, en el cual detallas las condiciones de tal y el
tiempo de entrega. Adems de venir acompaado con los detalles de
pagos y /o financiamiento. Con los datos para que si estn interesados
puedan comunicarse con la persona correspondiente
10. La carta de cotizacin se estructura de la siguiente manera:
Respuesta a una consulta. Sealar precios y condiciones de pago.
Forma y fecha de envo. Estimular la compra. Despedida.
11. PedidoEs un documento mediante el cual una persona o empresa
formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento
comercial no obliga a realizar la operacin.Debern extenderse cmo
mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribi
(comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor.
12. El componente Pedido abierto comercial es un componente
centralizador de Trading Business. Incluye pedidos de cliente, pedidos y
documentos de facturacin de proveedor para gastos adicionales. Los
usuarios pueden supervisar el status de tratamiento de todas las
actividades posteriores asociadas con el pedido abierto comercial,
mediante el flujo de documentos extendido.Tambin proporciona un
preciso informe de simulacin de beneficios, incluidas todas las clases de
costes y de ingreso, cuando registra entradas en el pedido abierto
comercial.
13. Una vez concluidos los acuerdos y transferidos todos los datos a la
Finanzas, puede utilizar el nmero de pedido abierto comercial para
verificar el beneficio real.El componente Pedido abierto comercial
proporciona soporte para: Varias unidades de medida Varios tipos de
moneda Determinacin de precio comercial
14. Funcin de interlocutor Asignacin de portafolio Control de
pedido/entrega pendiente Verificacin de datos incompletos Control de
status y verificacin de entrega Control de copia Control de texto
Cierre de contrato Verificacin de comparacin de cantidades
Verificacin de gestin de riesgos Flujo de documentos Control central
de salida Evaluacin de proveedores
 15. RemisinSe utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o
remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes
deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
Sirve de base para la preparacin de la factura.
16. El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el
vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del
comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del
vendedor y se destina ala seccin facturacin para que proceda ala
emisin de la factura. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin
depsito par constancia de las mercaderas salidas.
17. Factura de VentaEs la relacin escrita que el vendedor entrega al
comprador detallando las mercancas que le ha vendido, indicando
cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta.Con este
documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor
del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y
con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.
18. Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original
queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y
con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.La factura es el
documento principal de la operacin de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad
y medio de prueba legal
19. ImportanciaLa factura es el documento principal de las operaciones
de compra-venta al contado o crdito. La misma es el comprobante de la
deuda del comprador con el vendedor. Por este motivo sirve a uno y otro
para contabilizar las operaciones realizadas como compra o pagar para
el comprador y como venta a cobrar para el vendedor.Al momento de su
emisin debemos: 1- Sealar el lugar y fecha de emisin 2- Indicar datos
completos del comprador. 3- Detallar la condicin de venta: Contado-
Crdito
20. 4- Registrar los siguientes datos completos en las columnas
respectivas: - El cdigo de las mercaderas - La cantidad de las
mercaderas - El precio unitario de cada bien o servicio - Establecer si los
bienes o servicios corresponden a operaciones Gravadas o Exentas - El
importe de las mercaderas - Totales de venta con o sin impuesto
incluido - El I.V.A. 10% - El total a pagar incluyendo el I.V.A. - Escribir en
letras el total a pagar - Indicar el nmero y fecha de la Nota de Remisin
si es que existiese.
21. ChequeSe le llama cheque a una orden de pago pura y simple
librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a
su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en
descubierto.Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una
promesa de pago como el caso del pagar; entonces se deduce que
 debe ejecutarse por el banco a la presentacin del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
22. Modos de extender un cheque Al portador A favor de una persona
determinada, con la clusula "a la orden o sin ella". A favor de una
persona determinada, con la clusula "no a la orden u otra equivalente".
23. Otra definicin de cheque:Es un documento contable de valor en el
que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar
una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en
el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.Jurdicamente el cheque es un ttulo valor a la orden o al
portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador,
ordena incondicionalmente a una institucin de crdito, que es librado,
el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una
tercera persona llamada beneficiario
24. Tipos De ChequesHay cheques que tienen lmites de hasta cuanto
tiempo se da para ser cobrado; dgase, 180 das.Cheque cruzado. Si un
cheque est cruzado diagonalmente en el anverso por dos lneas
paralelas, el dinero no se podr retirar en efectivo, sino que tendr que
ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir
la pista al dinero pagado.Cheque para abono en cuenta. Insertando la
clusula para abono en cuenta produce la consecuencia de que no
puede ser cobrado en efectivo, sino que deber ser abonado en la
cuenta del portador.
25. Cheque certificado. El librado exige al librador que lo certifique
haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el
cheque. Se realiza con palabras como acepto visto o bueno
escritas por el librado.Cheque de caja. Es un cheque expedido por una
institucin de crdito a sus propias dependencias. Representa una
garanta y no suele tener fecha de caducidad. En la prctica funciona
como dinero lquido, ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en
la fecha de expedicin en lugar de la de cobro y el librador es el director
de la oficina bancaria. En Espaa y otros pases se le denomina cheque
bancario, impropiamente ya que todos los cheques son de algn modo
bancarios y suele provocar ambigedades y errores.
26. Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crdito a
su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro
del pas o en el extranjero. Se suelen llamar "travellers check", conforme
su forma en ingls.Cheque cancelatorio. Segn la ley de Antievasin
fiscal de la Repblica Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se
deban realizar por cualquier otro medio que no sea directamente en
efectivo. Ante esta situacin, se crea la figura jurdica del cheque
cancelatorio para que todas las personas que no posean cuentas
corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos, puedan
 realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad
financiera o un banco ah adquiriendo este medio de pago.
27. A diferencia del cheque de pago diferido, este tipo de cheques tiene
efecto pro-soluvo (no como los otros que son pro solvente -al momento
de presentarlo al cobro-), sino que con el solo hecho de recibir el cheque
es suficiente.Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra
contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentacin
estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su
orden en la cuenta corriente bancaria.
28. Letra de CambioEs "el ttulo de crdito o de valor formal y completo
que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su
vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar
determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella
intervienen."
29. Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da la orden
de pago y elabora el documento. El Girado o librado: Acepta la orden de
pago firmando el documento comprometindose a pagar. Por lo tanto
responsabilizndose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago
para que el acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador:
Recibe la suma de dinero en el tiempo sealado.
30. Factura de CompraO factura comercial es un documento mercantil
que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La
informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la
entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de
devengo, adems de indicar la cantidad a pagar.Adems, en la factura
deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de
los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios
totales, los descuentos y los impuestos.
31. La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un
producto o de la provisin de un servicio, que afecta al obligado
tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el
comprador). La factura es el nico justificante fiscal, que da al receptor
el derecho de deduccin del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los
documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.Tambin llamada la
factura necia es un documento que refleja la entrega de un producto o la
provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar
la cantidad a pagar como contraprestacin.
32. LibranzaLa libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en
donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su
nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la
cancelacin de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad
empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad
financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado
desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la
 entidad financiera cuente con la autorizacin de descuento de nmina
del deudor- empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito
con la entidad empleadora en donde estn expresamente consignadas
todas las obligaciones del convenio
33. Capacidad de PagoUn aspecto de gran importancia que se debe
tener en cuenta cuando se utiliza la modalidad de libranza es la
determinacin precisa de la capacidad de pago y la capacidad de
descuento.La capacidad de pago es determinada por un anlisis
detallado en donde se cuantifiquen todos los egresos mensuales del
deudor (servicios pblicos, alimentacin, educacin tanto del
beneficiario de la libranza como de las personas a su cargo, arriendo,
impuestos, gastos por salud, obligaciones financieras y dems gastos
que se evidencien), mediante la informacin que suministra el deudor y
los documentos que los soportan, y se procesen frente a los parmetros
que tiene establecidos cada cooperativa para el segmento del mercado
al que pertenece el deudor y la informacin que el analista pueda
detectar y discernir.
34. Capacidad de DescuentoLa capacidad de descuento, es el porcentaje
o monto que puede ser descontado del sueldo del empleado, que para el
caso de las Cooperativas, de acuerdo con el literal b) del Artculo 59 del
Cdigo sustantivo del trabajo, no puede superar un cincuenta por ciento
(50%) de los salarios y prestaciones, para cubrir sus crditos.
35. Recibo de Caja o Comprobante de IngresoDESCRIPCION
GENERAL:Tambin llamado Recibo de Caja. Documento contable de
control interno y por ello se sugiere que sea impreso en una sola tinta sin
afectar la imagen corporativa.Tips: Pueden ser original y copia (o de
acuerdo a la necesidad del cliente) En papeles bond o en papeles
qumicos (autocopiante)
36. Recibo de cajaEl recibo de caja es un soporte de contabilidad en el
cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El
original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.El
recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el
crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado
ya que para ellas el soporte es la factura.
37. Comprobante de pago o egresoLlamado tambin orden de pago, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.Para mayor control en el comprobante de pago queda copia
del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes
 contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa
38. PagarEl pagar es una promesa escrita por la cual una persona
obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada, cierta suma de
dinero. Al momento de su emisin debemos: - Nmero de pagar - La
clusula "a la orden" inserta en el propio texto - La suma determinada de
dinero en nmeros y en letras - El nombre de la persona, o a la orden de
quin debe efectuarse el pago - El concepto por la cual se adeuda el
pago - La firma y la direccin del Deudor - La firma y la direccin del Co-
deudor (si el deudor no cuenta con referencias suficientes)
39. ValeEs un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien
o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento
inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en
el vale). Lo ms habitual es que los establecimientos comerciales
proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.Tambin sirve para
darse a conocer a clientes nuevos, ofrecindoles un artculo ms barato
o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolucin, el
comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido
por otro en un tiempo futuro.
40. Por ltimo, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de
una oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar
algn material o artculos que no haya en existencia en la empresa, o
porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un vale de
caja.Este vale contiene: Fecha Cantidad (en nmero y letra)
Especificacin clara sobre el concepto Rbrica de autorizacin Firma
de la persona que recibe el dinero
41. Nota DbitoEs el documento que se emite a otro comerciante o
persona, para notificarle que se ha debitado o cargado en su cuenta
cierta suma o valor, por conceptos que en ella se especifican. La Nota de
Debito se emite en los siguientes casos: 1- Rectificacin de errores u
omisin. 2- Pago de gastos en conceptos de fletes, sellados u otra
erogacin similar. 3- Cargos por intereses o comisiones.
42. Al momento de su emisin debemos: - Lugar y fecha en que se
extiende - Nombre, Apellido y domicilio del que la enva y de aquel a
quien se remite - Detalle del cargo - Importe - Nmero de
individualizacinEn conclusin es el comprobante que enva el proveedor
al comprador, comunicndole que aumento su deuda por motivos que en
el se especifica.
43. Nota crditoEs el documento por el cual un comerciante declara
haber acreditado en cuenta de otro, cierta cantidad, en concepto de
devolucin de mercadera, bonificaciones o descuentos, averas,
certificaciones de errores u otras causas. Al momento de su emisin
debemos: - Lugar y fecha en que se extiende - Nombre y domicilio del
 que enva la nota y de aquel a quien va remitida - Detalle del motivo que
origina el descargo o crdito - Importe que se acredita - Nmero de
individualizacin
44. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas,
rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso de facturacin.Desde el punto de vista de la empresa,
la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota crdito significa
una erogacin.
45. Krdex Las empresas que adoptan el sistema de inventario
permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita
controlar con exactitud el movimiento de las mercancas. Para visualizar
claramente esta informacin se requiere un krdex. El krdex o fichero
de mercancas est formado por tarjetas que permiten controlar las
cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artculo
determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin
necesidad de realizar un inventario fsico. Cada tarjeta de krdex
constituye un auxiliar de la cuenta mercancas no fabricadas por la
empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el
total de las mercancas en existencia, a precio de costo.
46. Comprobante de ContabilidadPreviamente al registro del hecho
econmico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse
un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en
los soportes de orden interno o externo, en idioma espaol en forma
manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener
numeracin consecutiva dejndose constancia de las personas que lo
elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripcin, cuanta de las
operaciones, cuentas afectadas con el registro con su cdigo y nombre
correspondiente en el PUC.
47. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las
transacciones puede resumir las operaciones de un da, varios das, una
semana, varias semanas, pero el perodo resumido no debe sobrepasar
un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar
varios comprobantes correspondientes a un da.
48. Importancia de la ContabilidadTradicionalmente la contabilidad se ha
definido el lenguaje de los negocios por el hecho de ser, dentro de la
organizacin, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y
comunicar la informacin econmica que permite a los diferentes
usuarios formular juicios y tomar decisiones.La contabilidad es un
sistema de informacin integrado a la empresa cuyas funciones son:
recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la
informacin financiera de la organizacin.
49. Las actividades de clasificacin, registro y resumen son de carcter
rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la
contabilidad. El desarrollo y la sistematizacin de la contabilidad ha
 liberado al contador de esta fase del proceso, permitindole dedicar ms
tiempo a labores de mayor importancia, como el anlisis e interpretacin
de la informacin.
50. Consignacin BancariaEste es un comprobante que elaboran los
bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar.
El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la
empresa que consigna.Hay dos tipos de consignaciones, una para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de
contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exija.
51. Conciliacin BancariaLa conciliacin bancaria es un proceso que
permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el
banco suministra por medio del extracto bancario.Las empresas tiene un
libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos
hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y
consignaciones, etc.
52. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace
lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente
(la empresa), hace en su cuenta.Mensualmente, el banco enva a la
empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que
concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes.Por
lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que
la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar
las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
53. Recibo de caja menorSe llama Caja menor o caja chica a una
cantidad pequea de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos
en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en
efectivo. La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del
sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisin de un
cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sera
debitar caja menor y acreditar efectivo.
54. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sera suficiente para
las necesidades de los pequeos negocios, sin embargo, negocios ms
grandes tienen varios miles de pesos a discrecin como fondos para la
caja menor. y o son varios Cuando los gastos se hacen, el administrador
del fondo, rembolsar a los empleados y emitir un recibo de caja
menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos
deben igualar la cantidad inicial del fondo
 55. Contrato de TrabajoEl trabajo que regula este cdigo es toda
actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o
transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio
de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efecte en
ejecucin de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)Definicin de contrato
de trabajo.1. Contrato de trabajo es aqul por el cual una persona
natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o
jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda
y mediante remuneracin. 2. Quien presta el servicio se denomina
trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono, y la remuneracin,
cualquiera que sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).
56. Elementos del Contrato de TrabajoPara que haya contrato de trabajo
se requiere que concurran estos tres elementos esenciales: La actividad
personal del trabajador, es decir, realizada por s mismo; La continuada
subordinacin o dependencia del trabajador respecto del empleador, que
faculta a ste para exigirle el cumplimiento de rdenes, en cualquier
momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle
reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duracin
del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos
*(mnimos)* del trabajador en concordancia con los tratados o convenios
internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia
obliguen al pas, y Un Salario como retribucin del servicio
57. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artculo se
entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razn del
nombre que se le d ni de otras condiciones o modalidades que se le
agreguen, en especial bajo la figura de Contrato de servicios, que es la
figura mas utilizada para esconder una relacin laboral. (Art. 23 C.S.T).
58. La RemuneracinDe la remuneracin.Es un derecho del trabajador y
una obligacin ineludible del empleador de brindar una contraprestacin
econmica por la actividad que el empleado desarrolla. La remuneracin
o Salario puede ser en efectivo o en especie, caso en el cual el Salario en
especie no puede superar el 50% del total del Salario, y tratndose del
Salario mnimo, mximo se puede pagar en especie hasta un 30%.La
remuneracin denominada Salario, puede pagarse en periodos diarios,
semanales, quincenales y como mximo mensuales.

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio
* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. *
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
6.- Nota de crdito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del
cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para
efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden
a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de
uso ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperacin
econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.
Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn error
o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura ordinaria o
bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no
cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una
factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el
precio, descuentos, devoluciones, etc.
Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un

mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido, es
necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los
mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor
total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin,
pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un
precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar
una factura.Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las
rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre
impreso y direccin de la compaa que hace el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre
y direccin del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de
entrega y de pago- Cantidad de artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio
unitario y total- Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laorden-
Firma autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al
cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida
en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la
entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos
comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por
un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras
caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de
muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe
conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una
empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en
la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers
de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve
para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.
NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar
la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma
nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos
vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota
crdito significa una erogacin.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a
otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual
se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre
del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe
cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de
manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir o
endosar este a un tercero.

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este
tipo de cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para
sealar el nombre del beneficiario.

Caractersticas particulares:
 El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea el portador
del cheque es quien podr cobrarlo.
No es necesario presentar una identificacin para realizar su cobro, ni
escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
El cheque al portador podr ser expedido hasta por la cantidad que cada
institucin determine, de acuerdo a sus polticas internas.

Recomendaciones:
Al recibir un cheque al portador, depostalo o cbralo inmediatamente, ya
que en caso de extravo o robo, podr ser cobrado por cualquier persona.
Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institucin bancaria
tiene la obligacin de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que
debes notificar inmediatamente el extravo o el robo al banco, adems de
seguir el procedimiento que ste te indique para llevar a cabo este tipo de
cancelacin.
Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la
cantidad mxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser
disposiciones del Banco de Mxico, estas pueden variar.
Respecto a la cancelacin de este tipo de cheques, sta se har efectiva
hasta que hayan transcurrido los plazos de presentacin que establece la Ley
General de Ttulos y Operaciones de Crdito; misma que seala que ser de
15 das naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo
lugar de su expedicin. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en
diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos
en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no
transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de
robo.
CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar

totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para
ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerir al
banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide,
sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar con
los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el
pago del documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podr disponer de ese dinero.

Caractersticas particulares

El cuentahabiente es el nico que puede solicitar la certificacin.

Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una
empresa determinada.
No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y slo puede canjearse por el beneficiario, quien deber cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.
Junto con la leyenda en que se indique que el cheque est certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
 Se cobra comisin por su certificacin.
Este cheque podr ser cancelado por el cuentahabiente que solicit su
certificacin siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelacin.
A diferencia del cheque de caja, para ste tipo de cheques es necesario
que quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo
que puede decirse que nicamente es para clientes de ese banco.
Este tipo de documento puede ser muy til cuando se quiere asegurar de
que el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el
banco.

Recomendaciones
Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificacin de
cheques y el cargo en caso de cancelacin.
Si la cancelacin se debe a robo o extravo del documento, debers
levantar un acta ante el ministerio pblico y presentarte con una copia de la
misma ante el banco para que procedan a realizar los trmites de
cancelacin.

CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente slo

pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y ste
ser pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una cuenta

del beneficiario.

PAGARE
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una deuda
y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crdito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como
constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depsito, para ser
sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo. Caja de
Ahorro.Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de gastos
mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el banco cuando
nos acredita dinero en nuestra cuenta.