ORGANIZACIN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL DE PRO BOLIVIA

1.- INTRODUCCIN

Un archivo adecuadamente organizado constituye una herramienta

imprescindible para cualquier tipo de institucin. Se ha establecido que, en la
mayora de las entidades, el desempeo de esta tarea administrativa genera
un proceso crtico debido, tanto a la falta de recursos humanos especializados,
como tambin a la inadecuada infraestructura.

Frente a esta situacin, la archivstica, como ciencia, se constituye en un

apoyo a los derechos de la ciudadana por cuanto se ocupa de la preservacin
del patrimonio documental que se genera en cada una de las instituciones,
tanto pblicas como privadas, a travs de la gestin administrativa cotidiana.

2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

Por qu existe dificultad y/o imposibilidad de acceso oportuno a la

informacin, ya sea para fines administrativos, fedatarios o para efectos de
control fiscal en PRO BOLIVIA?, si esta recin empez a operar en 2008?

La falta de la unidad de Archivo Central ha provocado indicios de crisis de

gestin documental, debido a que la archivala institucional de PRO BOLIVIA
se encuentra desorganizada, y por ende inaccesible. En realidad las oficinas
han saturado su capacidad potencial de almacenaje y ya se observan los
primeros sntomas de destruccin de la documentacin. Esta situacin se
caracteriza por:

a) Inexistencia de normas y procedimientos comunes para la gestin

documental.
b) Inexistencia de un plan de organizacin de documentacin activa a
travs de los archivos de gestin o de oficina.
c) Inexistencia de transferencias regulares y peridicas de documentacin
al Archivo Central.

Los resultados de esa situacin se traducen en problemas de la gestin

oportuna de los asuntos tramitados en PRO BOLIVIA, dificultad de
ubicacin inmediata de expedientes en trmite, dificultades en la atencin
a los usuarios internos que requieren informacin inmediata para la toma
de decisiones.

Es decir, la desorganizacin de las documentaciones repercute de manera

directa en la gestin administrativa.

En suma, PRO BOLIVIA, no ha logrado al presente desarrollar una

organizacin archivstica adecuada que le permita normar, regular y
 acceder a su informacin oficial, de manera inmediata y efectiva, para la
toma de decisiones y para fines de administracin y servicio.

3.-JUSTIFICACIN.

Un archivo es la memoria colectiva de una institucin y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y
ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea
fcil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos
tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Pro- Bolivia, es una institucin, creada para brindar servicios de desarrollo

empresarial para las micro y pequeas empresas, organizaciones econmicas
campesinas, asociaciones productivas, cooperativas y otras organizaciones de
productores, conforme el Decreto Supremo de creacin N 29727.

Por lo tanto, la documentacin que se genera, es de suma importancia para

todas las organizaciones de productores los mismos que son beneficiados a
travs de financiamientos para capacitacin en mano de obra, mejoramiento
de productos, compra de equipos modernos. Todas estas actividades son
apoyadas a travs del desarrollo de proyectos, los mismos en su mayora
sirven de referencia para los interesados y las instituciones financieras.

4.- ANTECENDETES.

El Decreto Supremo N 28938 del 22 de noviembre de 2006, crea el Servicio

Nacional de Desarrollo Productivo SENADEPRO como entidad
desconcentrada, dependiente del Ministerio de Produccin y Microempresa
para fortalecer las capacidades en la gestin organizativa, productiva y
empresarial de artesanos, micro y pequeos productores urbanos y rurales,
Organizaciones Econmicas Campesinas OECAS, cooperativas productivas,
asociaciones de artesanos, organizaciones comunitarias, campesinas,
indgenas y originarias.
Artculo 2.- (Creacin) Crase PRO - BOLIVIA, como entidad pblica
desconcentrada, sobre la base de SENADEPRO, dependiente del Ministerio de
Produccin y Microempresa, conforme a las caractersticas establecidas en el
Artculo 31 del Decreto Supremo N 28631 de 8 de marzo de 2006,
Reglamento a la Ley de Organizacin del Poder Ejecutivo.

Artculo 3.- (Competencia institucional) PRO - BOLIVIA est destinada a

impulsar el cambio de la matriz productiva nacional a travs del incremento
de la agregacin de valor a la produccin primaria, transformacin
tecnolgica, alza de la productividad, diversificacin productiva y mayor
generacin de excedentes e ingresos en la produccin artesanal,
agroindustrial, manufacturera e industrial, participando en la creacin,
consolidacin, modernizacin y tecnificacin de los emprendimientos
productivos del conjunto de las Unidades Productivas urbanas y rurales del
pas.

Artculo 4.- (Sede) PRO - BOLIVIA tiene como sede principal la ciudad de La
Paz, pudiendo establecer unidades operativas en los departamentos y regiones
del pas, de acuerdo a las necesidades, disponibilidad de sus recursos
presupuestarios y en funcin a sus objetivos. PRO-BOLIVIA, en el marco del
Decreto Supremo N 29727 del 1 de octubre de 2008, tiene como objetivo
principal, impulsar el cambio de la matriz productiva nacional a travs del
incremento de la agregacin de valor a la produccin primaria,
transformacin productiva y mayor generacin de excedentes e ingresos en la
produccin artesanal, agroindustrial, manufacturera e industrial, participando
en la creacin, consolidacin, modernizacin y tecnificacin de los
emprendimientos productivos del conjunto de las unidades productivas
urbanas y rurales del pas.

5.- VISIN, MISIN DE LA INSTITUCIN.

Qu es Pro Bolivia?

Es una entidad desconcentrada, dependiente del Ministerio de Desarrollo

Productivo y Economa Plural, creada para brindar servicios de desarrollo
empresarial para las micro y pequeas empresas, organizaciones econmicas
campesinas, asociaciones productivas, cooperativas y otras organizaciones de
productores, conforme el Decreto Supremo de creacin N 29727.

Misin

PRO-BOLIVIA, es una entidad pblica de desarrollo que impulsa la

diversificacin productiva y la generacin de valor agregado, brindando
servicios de fomento a la produccin a nivel nacional, con nfasis en las micro
y pequeas unidades productivas.
Visin

PRO-BOLIVIA es el referente nacional, con proyeccin internacional, de

implementacin eficaz y eficiente de polticas pblicas con alto impacto sobre
el desarrollo productivo.

6. OBJETIVO GENERAL

Regular todo el acervo documental producido y recibido en la institucin,

en el cumplimiento de sus funciones; as como el asesoramiento en la
organizacin y administracin de los archivos de gestin de cada unidad.

7. OBJETIVOS ESPECFICOS

a) Organizar y conservar los expedientes, de acuerdo a la Tabla de

Clasificacin y Ordenamiento
b) Evitar la dispersin y controlar la duplicacin o eliminacin de
documentos que integran los expedientes.
c) Normalizar la gestin documental en los archivos de oficina para la
organizacin tcnica de los expedientes.
d) Brindar servicios eficientes de informacin (prstamo inmediato de
documentos, consultas giles), a travs de un control adecuado para
la recuperacin de documentos.
e) Efectuar la descripcin de la documentacin.
f) Preparar las transferencias al Archivo Central del Ministerio , de
acuerdo a los procedimientos especficos.
g) Coordinar actividades con el Archivo Central.

8. METODOLOGIA

El proyecto se enmarcar metodolgicamente en el tipo de investigacin

exploratoria y descriptiva con enfoque mixto, utilizar informacin cualitativa
y cuantitativa. En ese sentido las tcnicas de recoleccin de datos a utilizarse
sern las siguientes.

Tcnica de observacin directa

El empleo de sta tcnica permitir diagnosticar, conocer y explicar los

procedimientos y funciones que cumplen las diferentes dependencias de PRO
BOLIVIA, de esta manera poder comprender la situacin actual de esta
entidad.
El Enfoque Sistmico

Dicha tcnica permitir establecer de manera sistemtica los recursos, los

procesos. Es decir, nos permitir diagnosticar el Todo con sus respectivas
partes.

Entrevistas

Se efectuarn entrevistas estructuradas partiendo de un cuestionario estndar

con un conjunto de preguntas. Esta tcnica permitir conocer los documentos
que generan los funcionarios a partir de sus funciones, los mtodos empleados
para organizar su documentacin, las necesidades ms importantes en cuanto
a medios y condiciones en las que se desarrolla la documentacin.

Anlisis de fuentes Primarias y Secundarias

A travs de las fuentes primarias y secundarias se obtendr informacin

relativa a la misin, organizacin y funciones de la institucin.

9.- PRESUPUESTO.

El presupuesto aproximado para llevar a cabo el proyecto est alrededor de

25.520 bolivianos.

10.- CRONOGRAMA.
SEPTIEMBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE
AGOSTO

OCTUBRE

ACTIVIDADES/TIEMPO

Contratacin X
Diagnstico X
Identificacin y X X X
Clasificacin
Ordenamiento
Descripcin documental
Implementacin y X X
funcionamiento del registro
y archivo automatizado de
denuncias
Curso de capacitacin X
SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Curso de capacitacin X X
SISTEMA AUTOMATIZADO
DE REGISTRO DE
DENUNCIAS

11.- BIBLIOGRAFA.
Del Pozo Navarro, Fernando (1979). Direccin por Sistemas. Ed. Limusa.
Mxico

Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola. DRAE.2001.

Cuba, Simn. Gestin documental de Administracin de Archivo Universidad

Internacional Andaluca. La Paz, Bolivia.2011.

Gudio Prez, Patricia (2001). El uso de la Tecnologa de la Informacin, en

bsqueda de ventajas competitivas. Gestin y Estrategia. No. 11-12. Ene-
Dic..UAM-A. Mxico.

Hernndez, Sampieri, Roberto Carlos Fernndez Collado y Pilar Baptista Lucio

(1999). Metodologa de la investigacin. Edit. Mc Graw Hill, Mxico.