Contenido

Ejecutar Microsoft Excel 2013 ........................................................................................................................................1

Salir de Excel 2013 ..........................................................................................................................................................5
Usar y administrar la cinta de opciones..........................................................................................................................6
Descubrir la pestaa ARCHIVO .......................................................................................................................................7
Deshacer las ltimas operaciones ..................................................................................................................................7
Rehacer operaciones anuladas anteriormente ..........................................................................................................8
Repetir la ltima operacin ........................................................................................................................................8
Cambiar el tipo de vista ..................................................................................................................................................9
La vista Diseo de pgina............................................................................................................................................9
La Vista con saltos de pgina ....................................................................................................................................10
Activar/desactivar el modo Toque o Mouse ................................................................................................................11
Modificar la vista de la barra de frmulas ....................................................................................................................12
Ver u ocultar las lneas de cuadrcula y los encabezados de fila y de columna ............................................................12
Modificar el zoom .........................................................................................................................................................13
Activar una o varias ventanas .......................................................................................................................................13
Mostrar un libro en dos ventanas distintas ..................................................................................................................15
Organizar la vista de las ventanas.............................................................................................................................15
Mostrar u ocultar una ventana .................................................................................................................................15
Inmovilizar y movilizar filas y columnas........................................................................................................................16
Dividir una ventana en varios paneles ......................................................................................................................16
Crear un nuevo libro vaco ............................................................................................................................................17
Abrir un libro .................................................................................................................................................................18
Guardar un libro............................................................................................................................................................22
Guardar un nuevo libro.............................................................................................................................................22
Guardar un libro existente ........................................................................................................................................23
Usar libros de Excel 2013 en versiones anteriores .......................................................................................................23
Comprobar la compatibilidad de un libro .................................................................................................................24
Guardar un libro en formato Excel 97-2003 .............................................................................................................24
Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007 .........................................................................................................25
Trabajar en modo compatibilidad en Excel 2013 .....................................................................................................25
Convertir un libro al formato de archivo Excel 2013 ................................................................................................25
Configurar la recuperacin automtica de los libros....................................................................................................27
Recuperar una versin anterior de un archivo .........................................................................................................27
Recuperar un libro guardado por lo menos una vez ................................................................................................27
Recuperar un libro que an no se ha guardado .......................................................................................................28
Desplazarse en una hoja de clculo ..............................................................................................................................29
Desplazarse hasta una celda concreta..........................................................................................................................30
Buscar una celda ...........................................................................................................................................................31
Por su contenido .......................................................................................................................................................31
Por su formato ..........................................................................................................................................................31
Seleccionar celdas .........................................................................................................................................................33
Celdas contiguas .......................................................................................................................................................33
Celdas no contiguas ..................................................................................................................................................33
Seleccionar filas y columnas .........................................................................................................................................33
Seleccionar celdas de acuerdo con su contenido .........................................................................................................35
Introducir datos constantes (texto, valores, etc.) ........................................................................................................37
Insertar caracteres especiales ......................................................................................................................................38
Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda.....................................................................................................38
Utilizar la funcin autocompletar valores de celda ......................................................................................................39
Utilizar el Relleno rpido automtico para completar una columna ...........................................................................39
Activar/desactivar esta funcin ................................................................................................................................39
Rellenar una columna a partir del contenido de varias columnas ...........................................................................40
Dar un formato uniforme a los datos .......................................................................................................................43
Distribuir una columna en varias columnas .............................................................................................................45
Administrar el Relleno rpido automtico efectuado ..............................................................................................49
Introducir un texto de varias lneas en una celda.........................................................................................................50
Insertar un salto de lnea ..........................................................................................................................................50
Ajustar el texto de forma automtica.......................................................................................................................50
Crear una serie de datos ...............................................................................................................................................50
Crear una serie de datos simple ...............................................................................................................................50
Crear una serie de datos compleja .......................................................................................................................51
Usando la funcin de autorrelleno ...........................................................................................................................51
Usando el cuadro de dilogo ....................................................................................................................................52
Modificar el contenido de una celda ............................................................................................................................52
Borrar el contenido de las celdas .................................................................................................................................53
Sustituir el contenido y el formato de una celda..........................................................................................................54
Reemplazar texto ......................................................................................................................................................54
Reemplazar un formato ............................................................................................................................................54
Comprobar la ortografa ...............................................................................................................................................54
Copiar un contenido en celdas contiguas .....................................................................................................................56
Copiar y desplazar celdas..............................................................................................................................................57
Haciendo clic y arrastrando ......................................................................................................................................57
 Usando el portapapeles ............................................................................................................................................58
Copiar celdas en otras hojas .........................................................................................................................................59
Usar el Portapapeles de Office .....................................................................................................................................60
Mostrar y ocultar el panel Portapapeles ..................................................................................................................60
Definir las opciones del panel Portapapeles.............................................................................................................60
Efectuar copias y desplazamientos mltiples ...........................................................................................................61
Copiar un formato ........................................................................................................................................................62
Copiar contenido, resultado y/o formato de celdas.....................................................................................................63
Copiar los datos transponindolos ...............................................................................................................................64
Copiar datos de Excel estableciendo un vnculo...........................................................................................................64
Efectuar clculos simples al copiar ...............................................................................................................................65
Copiar datos como imagen ...........................................................................................................................................65
Activar una hoja ............................................................................................................................................................66
Cambiar el nombre de una hoja ...................................................................................................................................66
Seleccionar hojas ..........................................................................................................................................................66
Modificar el color de las etiquetas ...............................................................................................................................67
Mostrar y ocultar una hoja ...........................................................................................................................................67
Mostrar una imagen como fondo de la hoja ................................................................................................................68
Mover y copiar una o varias hojas ................................................................................................................................68
En el libro activo .......................................................................................................................................................68
De un libro a otro ......................................................................................................................................................69
Insertar y agregar hojas ................................................................................................................................................69
Eliminar hojas ...............................................................................................................................................................70
Insertar filas y columnas ...............................................................................................................................................70
Eliminar filas y columnas ..............................................................................................................................................70
Modificar el ancho de columna y el alto de fila............................................................................................................71
Ajustar el ancho de columna y el alto de fila ................................................................................................................71
Insertar celdas vacas ....................................................................................................................................................71
Eliminar celdas ..............................................................................................................................................................72
Mover e insertar celdas, filas y columnas.....................................................................................................................72
Descripcin del principio en que se basan las frmulas de clculo ..............................................................................73
Crear una frmula de clculo simple ............................................................................................................................73
Convertir en absoluta una referencia de celda en una frmula ...................................................................................74
Introducir una frmula multihoja .................................................................................................................................75
Crear una frmula con una funcin ..............................................................................................................................76
Usar la opcin Autocompletar para introducir funciones ............................................................................................77
Sumar un conjunto de celdas .......................................................................................................................................78
Usar funciones estadsticas simples .............................................................................................................................79
Contar las celdas que responden a un criterio especfico ............................................................................................80
(CONTAR.SI) ..................................................................................................................................................................80
Modificar la fuente y el tamao de los caracteres .......................................................................................................82
Modificar la fuente o su tamao ..............................................................................................................................82
Ajustar el tamao de los caracteres .........................................................................................................................82
Aplicar los formatos Negrita, Subrayado, Cursiva ....................................................................................................83
Aplicar otros atributos de caracteres .......................................................................................................................83
Cambiar el color de los caracteres ............................................................................................................................84
Formatear el contenido de las celdas ...........................................................................................................................86
Crear un formato personalizado ...................................................................................................................................87
Modificar la orientacin del contenido de las celdas ...................................................................................................88
Alinear el contenido de las celdas ................................................................................................................................89
Aplicar una sangra al contenido de las celdas .............................................................................................................90
Combinar celdas ...........................................................................................................................................................90
Aplicar bordes a las celdas ............................................................................................................................................91
Aplicar bordes definidos previamente .....................................................................................................................91
Aplicar otros bordes .................................................................................................................................................92
Trazar un borde ........................................................................................................................................................93
Aplicar un color de fondo a las celdas ..........................................................................................................................94
Aplicar una trama o un degradado al fondo de las celdas ...........................................................................................94
Aplicar una trama .....................................................................................................................................................95
Aplicar un degradado al fondo de las celdas ............................................................................................................95
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con un nico criterio de contenido .........................................................97
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios..................................................................................97
Ordenar segn varios criterios relativos a los valores ..............................................................................................97
Modificar las opciones de diseo de pgina.................................................................................................................98
Crear un rea de impresin ........................................................................................................................................100
Insertar y eliminar un salto de pgina manual ...........................................................................................................101
Repetir filas y columnas en cada pgina impresa .......................................................................................................101
Crear y administrar encabezados y pies de pgina ....................................................................................................102
Acceder a la zona de encabezado o de pie de pgina ............................................................................................102
Insertar un encabezado o pie de pgina predefinido .............................................................................................102
Insertar un encabezado o pie de pgina personalizado .........................................................................................103
Definir las opciones de encabezado y pie de pgina ..............................................................................................103
Eliminar encabezados y pies de pgina ..................................................................................................................103
Crear una imagen de fondo ........................................................................................................................................104
Usar la tcnica de las vistas ........................................................................................................................................104
Crear una vista ........................................................................................................................................................104
Usar una vista .........................................................................................................................................................104
Usar la vista preliminar ...............................................................................................................................................105
Imprimir un libro/una hoja/una seleccin ..................................................................................................................106
Mover la barra de herramientas de acceso rpido ....................................................................................................108
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido ...........................................................................................109
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido ......................................................................109
Eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rpido....................................................................109
Cambiar el orden de los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido ..............................................110
Mostrar y ocultar las etiquetas informativas .............................................................................................................111
Personalizar la barra de estado ..................................................................................................................................111
Personalizar la cinta de opciones ...............................................................................................................................112
Aadir una pestaa y un grupo personalizados .....................................................................................................113
Cambiar el nombre a una pestaa o un grupo .......................................................................................................113
Aadir comandos a un grupo personalizado ..........................................................................................................113
Eliminar una pestaa, un grupo personalizado o un comando ..............................................................................114
Ejecutar Microsoft Excel 2013

Desde la pgina Inicio de la nueva interfaz de Windows 8, haga clic en la vieta de Excel.

La ventana de Excel se abre a pantalla completa en la interfaz del Escritorio de Windows 8.

Si no ha activado todava Office, introduzca su Cuenta de Microsoft o la direccin de correo electrnico asociada
a su suscripcin de Office. Tambin puede hacer clic en el vnculo En su lugar, escribir una clave de producto
para introducir la clave de activacin del programa.

Observe que siempre puede cambiar de cuenta de usuario ms adelante.

En este caso, prosiga con la instalacin/configuracin de Office siguiendo el procedimiento que se propone.
En contraposicin con versiones anteriores de Excel, al abrir la versin 2013 no aparece por defecto un nuevo
libro en blanco, sino una pantalla de inicio desde la que puede acceder directamente a uno de sus libros, o bien
crear uno nuevo usando, o no, una plantilla. La pantalla de inicio presenta este aspecto:

1
 (1) El contenido del panel izquierdo de la pgina de inicio vara segn el ltimo uso que haya hecho
de Excel. Mediante las opciones que se presentan en forma de vnculos, podr recuperar archivos
que se hayan cerrado de forma abrupta (Mostrar archivos recuperados), acceder a archivos
abiertos recientemente (Recientes) o bien abrir un libro en particular (Abrir otras Libros).

En nuestro caso, y como se trata de la primera vez que usamos Excel 2013, solo aparece el vnculo Abrir otras
Libros en este panel.

(2) En el panel de la derecha se encuentran los botones Ayuda (a), Minimizar (b), Maximizar (c) (o
Minimiz. tamao) y Cerrar (d), as como el identificador del usuario activo (e). Observe que las
miniaturas de este panel le permiten crear desde cero un nuevo libro (Libro en blanco) o bien a
partir de una de las plantillas de la lista que es posible recorrer usando el cursor de desplazamiento
vertical (f).

Para comenzar a trabajar con una hoja de clculo de Excel, por lo tanto, puede abrir un libro que ya existe
en el panel de la izquierda o bien crear uno nuevo desde cero haciendo clic en la miniatura Libro en blanco
del panel derecho, o incluso crear un nuevo libro a partir de una de las plantillas propuestas.
Observe el fcil acceso al campo Buscar plantillas en lnea, que le permite, como su nombre indica, buscar una
plantilla concreta mediante palabras clave.
Para saber ms acerca de la gestin de plantillas, vaya a la parte de este libro que trata especficamente este
tema.
Haga clic en la miniatura Libro en blanco de la pantalla de inicio para acceder a la ventana de trabajo propiamente
dicha de Excel.

2
El icono del men Sistema (a) de la aplicacin Excel da acceso a comandos que permiten ver y cerrar la aplicacin.

La barra de herramientas de acceso rpido (b) contiene las herramientas usadas con mayor frecuencia. Puede
personalizarse mostrndola bajo la cinta de opciones o agregndole nuevas herramientas (vase captulo
Personalizacin).

La barra de ttulo (c) muestra el nombre de la hoja de clculo (LibroN cuando esta no se ha guardado an) seguido
del nombre de la aplicacin, Excel. A la derecha encontrar los botones Ayuda (1), Opciones de presentacin de la
cinta de opciones (2), Minimizar (3), Maximizar o Restaurar (4) y Cerrar (5).

Debajo aparecen el nombre (6) y el avatar (7) de la cuenta del usuario activo.

La ficha ARCHIVO (d) activa el modo Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente la hoja de clculo y
muestra un men que da acceso a funciones bsicas de la aplicacin (crear un nuevo libro, abrir, guardar y cerrar un
libro, imprimir...), pero tambin a otras funciones, como la que permite compartir un archivo o incluso las de
configuracin de las cuentas de usuario o de la aplicacin Excel.

La Cinta de opciones (e) incluye la mayor parte de comandos de la aplicacin. Estos comandos se agrupan por tareas
y cada tarea se representa con una FICHA (8). Al seleccionar ciertos objetos (una imagen, por ejemplo) aparecen
fichas complementarias, llamadas fichas contextuales. Esas fichas aparecen a la derecha de las fichas estndar y
renen los comandos propios del objeto seleccionado. Cada ficha presenta varios grupos (9) de comandos (o
subtareas), en los cuales podemos encontrar botones de comando (10), que permiten llevar a cabo la mayora de las
operaciones. Algunos grupos presentan un iniciador de cuadro de dilogo (11), que abre un cuadro de dilogo o un
panel Office a travs del cual podemos acceder a opciones complementarias.

La barra de frmula (f) contiene la zona de nombre (12) y la zona de frmula (13). La zona de nombre muestra
informacin sobre la celda activa, y la zona de frmula permite introducir y modificar datos. El tamao de ambas puede
cambiarse (vase captulo Vista).

La hoja de clculo (g) est compuesta de celdas, organizadas en filas y en columnas. Las filas se identifican con
nmeros y las columnas, con letras. En Excel 2013 (versin de 32 bits) el usuario dispone de 1.048.576 filas y 16.384
columnas (identificadas de A a XFD). Cada celda corresponde a la interseccin de una fila y una columna y se identifica
mediante la letra asociada a la columna y el nmero asociado a la fila (la combinacin de letra y nmero se conoce
como referencia de celda). Por ejemplo, la celda situada en la interseccin de la tercera columna y la dcima fila se
identifica como C10. Cuando el usuario se encuentra en una celda, esta se convierte en la celda activa (14) y su
referencia aparece en la zona de nombre de la barra de frmula. El cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha
de la celda activa recibe el nombre de indicador de relleno.

3
Los libros pueden componerse de varias hojas de clculo (1 por defecto). En la parte inferior de la hoja de clculo activa,
Excel presenta una barra de fichas de hoja de clculo (h) que permite identificar cada hoja. Esta barra contiene los
botones de desplazamiento de las hojas (15), la ficha o las fichas de hoja (16) y el botn Hoja nueva
(17).

Las barras de desplazamiento sirven para mover la hoja de clculo en sentido horizontal (i) y vertical (j). Los
rectngulos presentes en esas barras (18) reciben el nombre de cursores de desplazamiento.

La barra de estado (k) muestra informacin sobre el entorno de trabajo, el tipo de vista, el botn Zoom y el cursor de
zoom. Los indicadores que aparecen en esta barra (vase captulo Personalizacin) pueden modificarse.

Para que deje de aparecer la pgina de inicio cada vez que se abre Excel y se cree automticamente un
nuevo libro, desmarque la opcin Mostrar la pantalla Inicio cuando se inicie esta aplicacin (men
ARCHIVO - opcin Opciones - General - zona Opciones de inicio).

4
Salir de Excel 2013
Haga clic en el botn Cerrar , situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel, para cerrar el libro
y salir de la aplicacin.
La opcin Cerrar de la ficha ARCHIVO cierra el archivo, pero no la aplicacin.
Si fuera preciso, guarde el libro modificado.
Tambin puede usar el mtodo abreviado [Alt][F4] para salir de Excel.

5
Usar y administrar la cinta de opciones
Por defecto, Excel muestra de forma permanente las pestaas y los comandos de la cinta de opciones encima de la
barra de frmulas.

Cada pestaa se divide en varios grupos. Por ejemplo, en la pestaa INICIO, que trata de la presentacin y los
formatos de las celdas del libro, los comandos se reparten en siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineacin,
Nmero, Estilos, Celdas y Modificar.
Para cambiar el modo de visualizacin de la cinta de opciones, haga clic en el icono Opciones de
presentacin de la cinta de opciones , situado en la parte superior derecha de la pantalla, y escoja la
opcin:

Ocultar automticamente la cinta de opciones para ocultar las pestaas y los comandos.

En ese caso, para hacer que dichas pestaas y opciones vuelvan a aparecer temporalmente, deber hacer clic en el
icono situado en la parte superior derecha de la ventana.

Mostrar pestaas para que solo se visualicen las pestaas.

En ese caso, deber hacer clic en una pestaa para que aparezcan sus comandos.

Para activar este modo, tambin puede hacer clic en el smbolo Contraer la cinta de opciones , situado en el
extremo derecho de la cinta de opciones, o usar el mtodo abreviado de teclado [Ctrl][F1].

Mostrar pestaas y comandos para mostrar la cinta de opciones de forma permanente (opcin activada por
defecto).

Si la cinta de opciones se muestra en modo Ocultar automticamente la cinta de opciones, haga clic en
el icono situado en la parte superior derecha de la pantalla para que dicha cinta aparezca. Para ocultarla de
nuevo sin cambiar de modo, haga clic en una celda cualquiera.

Si la cinta de opciones se muestra en modo Mostrar pestaas, haga clic en la pestaa a la que necesite
acceder para que aparezcan sus comandos. (En ese caso, observe la aparicin del smbolo chincheta situado
en el extremo derecho de la cinta). Para ocultarlas de nuevo sin cambiar de modo, haga clic en una celda
cualquiera.

Desde el modo Mostrar pestaas, tambin puede fijar la cinta de opciones haciendo clic en el smbolo
situado en el extremo derecho de la pestaa.

Para ver el cuadro de dilogo o el panel Office asociado a un grupo, haga clic en el botn , situado en
la parte inferior derecha del grupo de comandos en cuestin.

Cuando hace clic con el botn derecho del ratn en un elemento cualquiera de la hoja de clculo (celda,
fila, columna...), aparece su men contextual, que muestra nicamente los comandos que pueden
aplicarse a ese elemento.

6
Descubrir la pestaa ARCHIVO
Desde Office 2013, la pestaa ARCHIVO reemplaza al botn de Office de la versin 2007 y al men Archivo usado
en las versiones 2003, 2002...

Haga clic en la pestaa ARCHIVO.

De este modo activa la vista Backstage: el libro actual queda momentneamente oculto por una nueva ventana.

El panel izquierdo de esta nueva ventana da acceso a las funciones bsicas de Excel (Guardar, Guardar como, Abrir,
Cerrar, Imprimir...), pero tambin a otras funcionalidades, como la que permite compartir un archivo o las que sirven
para configurar las cuentas de usuario y la aplicacin Excel.

Dependiendo de la funcin elegida, puede aparecer un determinado nmero de opciones en la parte derecha de la
ventana por ejemplo, para la funcin Nuevo podremos elegir entre crear un Libro en blanco, usar una de las plantillas
disponibles o buscar una plantilla en lnea.

Para cerrar la pestaa ARCHIVO sin aceptar ninguna opcin, haga clic en la flecha situada en la parte
superior de la pestaa.

Deshacer las ltimas operaciones

Para deshacer la ltima accin, haga clic en la herramienta Deshacer de la barra de herramientas de
acceso rpido o use el mtodo abreviado [Ctrl]Z.

Para deshacer las ltimas operaciones, haga clic en la flecha asociada a la herramienta Deshacer . Se
abrir una lista con las ltimas acciones acometidas haga clic en la ltima operacin que desea deshacer (se
anular esa y todas las que le siguen).

Algunas acciones, como pueden ser abrir un libro o guardarlo, no pueden anularse. En esos casos, la
herramienta Deshacer es sustituida por No se puede deshacer.

7
Rehacer operaciones anuladas anteriormente
Para rehacer la ltima accin anulada, haga clic una vez en la herramienta Rehacer de la barra de herramientas
de acceso rpido o use el mtodo abreviado [Ctrl]Y.
Para rehacer las ltimas acciones anuladas, haga clic tantas veces como sea necesario en la herramienta Rehacer
de la barra de herramientas de acceso rpido.

Repetir la ltima operacin

En lugar de llevar a cabo varias veces la misma operacin, podemos recurrir a la repeticin.

Si fuese preciso, seleccione las celdas en las que desea repetir la operacin.
Use el mtodo abreviado [Ctrl]Y o [F4].

8
Cambiar el tipo de vista
Microsoft Office Excel 2013 propone diversos tipos de vista.

La vista Normal
La vista Normal es el tipo activado y usado de forma predeterminada.

En la pestaa VISTA, haga clic en el botn Normal del grupo Vistas de libro o haga clic en la

herramienta , situada a la derecha de la barra de estado.

La vista Diseo de pgina

En la pestaa VISTA, haga clic en el botn Diseo de pgina del grupo Vistas de libro o haga clic en la

herramienta , situada a la derecha de la barra de estado.

9
 En la vista Diseo de pgina, Excel muestra la disposicin general de la hoja de clculo tal y como se imprimir
en una hoja de papel. Las reglas horizontal y vertical que se observan permiten colocar correctamente los objetos
y ver o modificar directamente los mrgenes de pgina en la hoja de clculo. Tambin puede crear o modificar
los encabezados y pies de pgina.

La Vista con saltos de pgina

Este tipo de vista permite visualizar los saltos de pgina existentes y desplazarlos.

En la pestaa VISTA, haga clic en el botn Ver salt. Pg. del grupo Vistas de libro o haga clic en la

herramienta , situada a la derecha en la barra de estado.

10
 Los saltos de pgina se representan con unas lneas azules, continuas para los saltos manuales y con punteado
discontinuo para los automticos. Podr trabajar con normalidad en la hoja de clculo (introducir datos,
modificarlos, etc.).

Para desplazar un salto de pgina, seale la lnea azul y arrstrela hasta la nueva ubicacin.

Sea cual sea la vista elegida, la vista Pantalla completa permite visualizar la hoja de clculo sola,
sin la barra de herramientas de acceso rpido, la cinta de opciones ni la barra de estado. En la versin
2013 de Excel, el botn Pantalla completa ya no aparece de forma predeterminada, pero puede insertarlo
en la barra de herramientas de acceso rpido o en un nuevo grupo de la cinta de opciones (vase
Personalizar - Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido). Para desactivar
la vista Pantalla completa y volver al tipo de vista anterior, pulse la tecla [Esc].

Activar/desactivar el modo Toque o Mouse

Haga clic en la herramienta Optimizar el espacio entre los comandos , situada en la barra de herramientas
de acceso rpido, y active la opcin:

Mouse para mostrar de la forma habitual la cinta de opciones con sus comandos.
Toque para aumentar ligeramente los iconos de los comandos y espaciarlos ms con el fin de facilitar el acceso
a ellos en pantallas tctiles.

Modo Mouse

11
 Modo Toque

Modificar la vista de la barra de frmulas

Recordemos que la barra de frmulas contiene dos cuadros cuyo tamao puede modificarse.

Para ampliar o reducir el cuadro de nombre con respecto al cuadro de frmula, seale los tres puntos en lnea
que los separan (el puntero del ratn adopta la forma de una flecha horizontal de dos puntas) y haga clic y
arrastre hacia la izquierda o hacia la derecha.
Para ampliar o reducir el cuadro de frmula, seale la parte inferior del cuadro (el puntero del ratn adopta
la forma de una flecha vertical de dos puntas) y haga clic y arrastre hacia arriba o hacia abajo.
Cuando el cuadro de frmula incluye una barra de desplazamiento, quiere decir que no todo su contenido est a la
vista.
Para ampliar el cuadro de frmula con una lnea ms o para reducirlo a una sola, haga clic en el botn
o situado al final de la barra de frmulas, o use el mtodo abreviado de teclado [Ctrl][Mays]
U.
Para ocultar la barra de frmulas, active la pestaa VISTA y desactive la opcin Barra de frmulas del
grupo Mostrar.

Ver u ocultar las lneas de cuadrcula y los encabezados de fila y de columna

Active la pestaa VISTA.

Para ocultar las lneas de cuadrcula, desactive la opcin Lneas de cuadrcula del grupo Mostrar. Para volver a
verlas, active nuevamente la opcin.
Para ocultar las letras de las columnas y los nmeros de las filas, desactive la opcin Ttulos del grupo
Mostrar. Para volver a ver estos elementos, active nuevamente la opcin.

12
Modificar el zoom
Para modificar rpidamente el valor del zoom, desplace el Cursor de zoom situado en la barra de estado o
haga clic tantas veces como sea necesario en el signo menos (Alejar) o en el signo ms (Acercar).
Tambin es posible realizar esta operacin manteniendo pulsada la tecla [Ctrl] mientras se acciona la rueda del ratn
hacia delante o hacia atrs. El porcentaje de zoom de la hoja de clculo se muestra en la barra de estado.
Para acercar o alejar solo una parte de la hoja de clculo, seleccione las celdas sobre las que desea hacer
zoom y haga clic en el botn Ampliar seleccin del grupo Zoom de la pestaa VISTA.
Para especificar un valor concreto de zoom, active la pestaa VISTA y haga clic en el botn Zoom, situado
en el grupo del mismo nombre, o haga clic en el botn Zoom de la barra de estado que muestra el porcentaje
de zoom activo.
Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Zoom.

Haga clic en la opcin correspondiente al porcentaje deseado o bien introduzca un valor de zoom en el cuadro
de texto Personalizado.
La opcin Ajustar la seleccin a la ventana permite, como su nombre indica, hacer zoom sobre las celdas
seleccionadas previamente.
Haga clic en el botn Aceptar.

Activar una o varias ventanas

Cuando hay varios libros abiertos o cuando se han creado varias ventanas a partir de un libro (ver apartado
siguiente), resulta indispensable saber cmo activar una ventana u otra para poder acceder a ella.

Con Excel 2013, cada libro dispone de su propia ventana, de modo que puede mostrar y trabajar con varios libros a la
vez
(vase tambin el apartado Organizar la vista de las ventanas, en este libro).

Si ha abierto un libro pero no aparece en pantalla, puede mostrarlo haciendo clic en el botn Cambiar ventanas
de la pestaa VISTA.

Se abre la lista de ventanas abiertas en ella la ventana activa aparece precedida de una marca.
Haga clic en el nombre del libro que desea mostrar.

13
 Para que se muestren varios libros en pantalla, puede hacer clic en la barra de ttulo del libro y arrastrarla a la
derecha o a la izquierda de la pantalla para anclarla.
Repita esta accin con los dems libros.

En este ejemplo se muestra cmo se puede trabajar con dos libros distintos simultneamente.

Si en la pantalla aparecen todas las ventanas (vase Organizar la vista de las ventanas), simplemente haga
clic en aquella que desea activar. Otra posibilidad es sealar el icono de Excel que aparece en la barra de
tareas y hacer clic en el icono correspondiente al libro que se desea activar.

14
Mostrar un libro en dos ventanas distintas
Existe la posibilidad de crear varias vistas diferentes del libro, cosa que permite, por ejemplo, visualizar a la vez dos
zonas apartadas de una misma hoja de clculo o incluso dos hojas de clculo de un mismo libro.

En la pestaa VISTA, haga clic en el botn Nueva ventana del grupo Ventana.
Inmediatamente, una nueva ventana con el nombre Nombre de libro:2 se superpone a la ventana de origen.
Muestre las ventanas en mosaico (vase Organizar la vista de las ventanas).
Desplace el contenido de cada ventana con el fin de visualizar en cada una de ellas una zona diferente del libro.

Al trabajar en una ventana u otra se modifica todo el libro, no slo la hoja activa en la ventana.

Organizar la vista de las ventanas

Otra posibilidad que existe es ver en pantalla al mismo tiempo las ventanas abiertas de uno o de varios libros.

Active la ventana del libro deseada.

En la pestaa VISTA, haga clic en el botn Organizar todo del grupo Ventana.

Aparece un cuadro de dilogo en el que puede seleccionar la disposicin de las ventanas.

Seleccione la disposicin que mejor le convenga. La opcin Mosaico muestra las ventanas unas al lado de
otras mientras que la opcin Cascada permite superponer las ventanas con una pequea separacin de
forma que la barra de ttulo de cada una de ellas est accesible.
Si tiene abiertos varios libros y el libro activo contiene varias ventanas, active la opcin Ventanas del libro
activo si slo desea ver las ventanas creadas para el libro activo (vase Mostrar un libro en dos ventanas
distintas).
Haga clic en Aceptar.

Dado que ahora cada libro dispone de su propia ventana independiente tambin puede hacer clic y, sin
soltar el botn del ratn, arrastrar la ventana de Excel que elija a uno de los lados de su pantalla (o de
sus pantallas).

Mostrar u ocultar una ventana

Excel permite ocultar las ventanas sin necesidad de cerrarlas.

Para ocultar una ventana, empiece por activarla.

En la pestaa VISTA, haga clic en el botn Ocultar del grupo Ventana.
Para ver una ventana oculta, haga clic en el botn Mostrar del grupo Ventana.
En el cuadro de dilogo Mostrar que aparece a continuacin, haga clic en el nombre de la ventana y luego en el
botn Aceptar o haga doble clic sobre su nombre.

15
Inmovilizar y movilizar filas y columnas
Esta operacin permite inmovilizar filas o columnas en la pantalla con el fin de que datos que de otra manera
apareceran separados al ir haciendo avanzar la hoja de clculo, aparezcan unos al lado de otros.

Active la pestaa VISTA.

Para bloquear una fila haga que se desplace, si es preciso, el contenido de la ventana para ver la fila en
cuestin como primera fila de la ventana. Haga clic en el botn Inmovilizar del grupo Ventana y active la
opcin Inmovilizar fila superior.
Para bloquear una columna, colquela como si fuera la primera columna de la ventana. Haga clic en el botn
Inmovilizar del grupo Ventana y active la opcin Inmovilizar primera columna.
Para bloquear las primeras filas y columnas de la ventana, haga clic en la celda situada a la derecha de las
columnas y debajo de las filas que desea bloquear. Luego haga clic en el botn Inmovilizar del grupo
Ventana y active la opcin Inmovilizar paneles.

Para liberar las filas y columnas bloqueadas, haga clic en el botn Inmovilizar del grupo Ventana y active
la opcin Movilizar paneles.

Dividir una ventana en varios paneles

Siguiendo el mismo principio descrito en el apartado anterior, tambin es posible dividir la ventana en dos o cuatro
paneles. Esta funcin ofrece la posibilidad de desplazar de forma independiente el contenido de cada panel de la
ventana.

Para dividir la ventana, haga clic en la celda situada a la derecha y debajo del lugar donde desea dividir la
hoja de clculo.

16
 Active la pestaa VISTA y haga clic en el botn Dividir del grupo Ventana.

Cada panel dispone de sus propias barras de desplazamiento: puede hacer que se desplace el contenido de cada panel
con independencia de los dems.
Para modificar una divisin, haga clic en la barra de separacin y, sin soltar el botn del ratn, arrstrela hasta
ubicarla en el lugar que desee.

Para suprimir la divisin, haga clic de nuevo en el botn Dividir del grupo Ventana (pestaa
VISTA).
Tambin puede hacer doble clic en la barra de divisin (horizontal o vertical) para suprimir la separacin.
Observe que los Controles de divisin que le permitan, en versiones anteriores de Excel, dividir la
ventana en paneles en cualquier punto de la hoja de clculo se han eliminado de la versin 2013.

Crear un nuevo libro vaco

Los archivos creados en Microsoft Excel 2013 reciben el nombre de libros.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y seguidamente en la opcin Nuevo.

Haga clic en la vieta Libro en blanco.
Se abre una nueva ventana vaca con el nombre Libro seguido de un nmero.
Otra posibilidad para crear un nuevo libro consiste en hacer clic en la vieta Libro en blanco de la pgina de
Inicio de Excel o simplemente usar el mtodo abreviado de teclado [Ctrl]U.

17
Abrir un libro
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en la opcin Abrir o bien use el mtodo abreviado [Ctrl]A.
Por defecto, y dado que el modo Backstage est activado para abrir (y guardar) libros, no se ve directamente el
cuadro de dilogo Abrir, sino la pantalla siguiente.
Observe que, para mostrar ocasionalmente el cuadro de dilogo Abrir en lugar de esta pantalla, puede utilizar el
mtodo abreviado de teclado [Ctrl][F12] en lugar de [Ctrl] A.

En la vista Backstage, Excel ofrece la posibilidad de acceder con rapidez a los archivos usados recientemente
(Libros recientes), as como a todas las publicaciones desde las cuales su cuenta de usuario puede abrir archivos
(en nuestro ejemplo, SkyDrive para los almacenamientos en lnea y Equipo para los datos guardados
internamente).
Para que no aparezca de nuevo esta pantalla cuando se abra o se cierre un libro, puede marcar la opcin No
mostrar la vista Backstage cuando se abran o guarden archivos (pestaa ARCHIVO - opcin Opciones -
categora Guardar). Preste atencin, al activar esta opcin en Excel, se activa tambin en todos los programas
de Office.
El vnculo Recupera libros no guardados, situado en la lista de los Libros recientes, permite mostrar el
contenido de la carpeta C:\Usuarios\Nombre_de_usuario\App- Data\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles, en el
que Excel efecta los guardados automticos (generalmente cada 10 minutos) (vase Recuperar una versin
anterior de un archivo).

Para abrir uno de los libros usados recientemente, active (si an no lo ha hecho) la opcin Libros recientes y
haga clic en el libro que desee abrir de la lista de la derecha.
Para abrir un libro guardado en la nube (en lnea) o de forma interna, active el nombre de la ubicacin
correspondiente (SkyDrive, Equipo...).

18
En la parte derecha se ofrece entonces un acceso rpido a las carpetas usadas recientemente (vnculo Carpetas
recientes) o bien la posibilidad de Examinar la ubicacin elegida.
Para acceder simplemente a su espacio SkyDrive desde su ordenador, puede instalar en su PC la aplicacin de
escritorio SkyDrive para Windows. Si desea obtener ms informacin sobre el uso de SkyDrive, haga clic en el
vnculo Ms informacin, situado en la parte inferior derecha de la ventana.

Para buscar el archivo que hay que abrir, haga clic en la carpeta en la que se ha guardado este archivo si es
uno de los que ha usado recientemente (lista Libros recientes) o en el botn Examinar en caso contrario.
Se muestra la ventana Abrir con el contenido de la ubicacin de almacenamiento.
La barra de ttulo contiene dos botones de navegacin, seguidos de la ubicacin de almacenamiento del archivo
mostrada en forma de vnculos. Adems, integra una zona de bsqueda (Buscar...).

En este ejemplo, podemos ver el contenido del espacio de almacenamiento SkyDrive asociado a nuestra cuenta
de usuario, Anna Snchez. Por defecto, este espacio contiene tres carpetas: Documentos, Fotos y Pblico.

19
Recordemos asimismo que para acceder directamente a nuestro espacio de almacenamiento, hemos instalado
previamente la aplicacin de escritorio SkyDrive para Windows.

En este caso, la ubicacin de almacenamiento se encuentra en nuestro ordenador local. Excel muestra el contenido
de la carpeta Documentos, que es una subcarpeta de Mis documentos (Documentos es una carpeta personal
del usuario activo).
Si la longitud de la ventana no basta para mostrar la ruta completa, el primer elemento o los primeros elementos
se reemplazan por comillas:

Para ver la ruta completa, puede hacer ms grande la ventana arrastrando uno de sus bordes.
En el panel izquierdo de la ventana aparecen los datos propios de su ordenador: los Favoritos, las carpetas de
trabajo agrupadas en las Bibliotecas, as como las unidades del Equipo y los sitios de Red.

Haga doble clic en la carpeta de almacenamiento que contiene el archivo que desea abrir. Su
contenido se muestra en el panel derecho.

Para modificar la vista de la lista de los documentos, haga clic en la herramienta Ms opciones
y escoja la opcin que desee haciendo clic en su nombre o arrastrando el cursor vertical:

20
Para abrir un libro, haga doble clic en su nombre para abrir varios libros al mismo tiempo, haga clic en el primero
y luego:
si los libros estn contiguos, pulse la tecla [Mays] a la vez que hace clic en el ltimo libro.
si los libros no estn contiguos, pulse la tecla [Ctrl] a la vez que hace clic en cada uno de los libros.

Haga clic en el botn Abrir.

Para conservar un libro en la lista de los Libros recientes, seale su nombre y haga clic en el smbolo
Anclar este documento en la lista , que aparece a la derecha del nombre del libro correspondiente.
El smbolo se transforma entonces en Desanclar este documento de la lista . Para modificar el nmero de
documentos que pueden mostrarse (25 por defecto) en la lista de Libros recientes, abra el cuadro de dilogo
Opciones de Excel (pestaa ARCHIVO - botn Opciones) y haga clic en la categora Avanzadas especifique
el valor que desee en la zona asociada a la opcin Mostrar este nmero de libros recientes de la zona
Mostrar.

21
Guardar un libro
Guardar un nuevo libro
Los libros que no se han guardado nunca no tienen un nombre personalizado (p. ej.: Libro1, Libro2...) ni uno
provisional (p. ej.: Plantilla1, Plantilla2...). Si apaga el ordenador antes de guardar un archivo, perder todos los
cambios que haya hecho en ese archivo.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, a continuacin, en la opcin Guardar de la barra de

herramientas de acceso rpido o use el mtodo abreviado [Ctrl]G.
Por defecto, Excel activa la vista Backstage para guardar (y abrir) libros por lo tanto, lo que ver no ser
directamente el cuadro de dilogo independiente Guardar como, sino esta pantalla.

En la vista Backstage, Excel ofrece la posibilidad de acceder con rapidez a las ubicaciones en las que puede,
mediante su cuenta de usuario, guardar archivos (en nuestro ejemplo, SkyDrive para los almacenamientos en
lnea y Equipo para los datos guardados internamente).
Para que esta pantalla no vuelva a aparecer cuando se cierre un libro sino que se muestre directamente el cuadro
de dilogo Guardar como, puede marcar la opcin No mostrar la vista Backstage cuando se abran o
guarden archivos (pestaa ARCHIVO - opcin Opciones - categora Guardar). Preste atencin, al activar
esta opcin en Excel se activa tambin en todos los programas de Office.
Para guardar un nuevo libro en la nube (en lnea) o de forma interna, active el nombre de la ubicacin
correspondiente (SkyDrive, Equipo...).
En la parte derecha se ofrece entonces un acceso rpido a las carpetas usadas recientemente (vnculo Carpetas
recientes) o bien la posibilidad de obtener la lista del contenido de la ubicacin elegida (botn Examinar).
Si la carpeta en la que desea guardar el libro aparece en la lista Carpetas recientes, haga clic en su nombre
para abrirlo o bien haga clic en el botn Examinar para buscarla.
Se abre el cuadro de dilogo Guardar como y muestra el contenido de la ubicacin de almacenamiento (carpeta
o unidad, segn su eleccin previa).
Entre en la carpeta (si an no lo ha hecho) y, en caso necesario, en la subcarpeta o subcarpetas donde
desea guardar el libro haciendo doble clic sobre el icono de estas. Si desea crear una carpeta, entre en la
carpeta donde se va a crear y haga clic en el botn Nueva carpeta. Introduzca el nombre de la carpeta y
haga clic en Aceptar.
Haga clic en la zona Nombre de archivo para seleccionar su contenido (el texto aparece en blanco sobre fondo
azul) e introduzca el nombre que desea atribuir al libro.

22
 Abra la lista Tipo y seleccione el tipo de archivo que desea asociar al nuevo libro.
Segn las opciones definidas en el Explorador de Windows, puede que no se muestre la extensin del tipo de
archivo (.xlsx en nuestro caso).
Haga clic en el botn Guardar.
Para guardar datos de Excel en una pgina Web, le aconsejamos que siga el procedimiento descrito en la parte
Excel y el web, en este libro.
Un documento de Excel lleva la extensin .xlsx (para que se muestre, marque la opcin Extensiones
de nombre de archivo en la pestaa VISTA del Explorador de Windows 8). Este formato de archivo,
basado en el lenguaje XML, permite, entre otras cosas, reducir el tamao de los archivos y hacerlos ms seguros.
Los archivos xlsx no pueden abrirse con una versin anterior a la 2007, pero debe saber, sin embargo, que los
libros tambin pueden guardarse en formatos de Excel anteriores a la versin 2007 (vase Utilizar los libros de
Excel 2013 en versiones anteriores).

Guardar un libro existente

Al trabajar sobre un libro que ya exista previamente, lo que se hace es introducir modificaciones en l. Para que esas
modificaciones se conserven, deber guardarlas.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en la opcin Guardar o haga clic en la herramienta Guardar de la
barra de herramientas de acceso rpido, o bien use el mtodo abreviado [Ctrl]G.
El libro se guarda, en ese caso, con el mismo nombre y en su ubicacin original.
Cuando los cambios que se estn guardando son numerosos, puede aparecer en la barra de estado otra barra
que muestra la evolucin del proceso de guardado.
Excel memoriza la celda activa al guardar el libro cuando lo abra de nuevo, esa celda estar seleccionada.

Usar libros de Excel 2013 en versiones anteriores

A los libros creados con Microsoft Office Excel 2007 o las versiones posteriores, se les asocia un nuevo formato de
archivo basado en el lenguaje XML. Ahora llevan la extensin .xlsx, mientras que los creados con versiones anteriores
a la de 2007 llevan la extensin .xls.

No obstante, sigue siendo posible guardar los libros en versiones anteriores (97 a 2003), aunque se recomienda
comprobar previamente la compatibilidad.
23
Comprobar la compatibilidad de un libro
Esta operacin permite detectar y resolver posibles problemas de compatibilidad capaces de provocar prdidas de
informacin con versiones anteriores de Excel.

Abra el libro en Microsoft Excel 2013.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y despus en la opcin Informacin.
Haga clic en el botn Comprobar si hay problemas y luego en Comprobar compatibilidad.

Para comprobar la compatibilidad del libro cada vez que este se guarda, marque la casilla Comprobar la
compatibilidad al guardar este libro.
Si se detectan problemas, haga clic en el botn Copiar en hoja nueva para crear un informe que recoja
los problemas descritos en una hoja de clculo distinta. En caso contrario, haga clic en el botn Continuar
para salir del cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad.

Guardar un libro en formato Excel 97-2003

Esta operacin consiste en crear una copia del libro en versin 2013, enteramente compatible con las versiones de
Excel 97 a 2003.

Abra el libro en Excel 2013.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en Guardar como.
En la vista Backstage, elija una ubicacin de almacenamiento (en lnea o interna) (vase Guardar un libro).
En el cuadro de dilogo Guardar como, abra la lista Tipo y escoja la opcin Libro de Excel 97-2003.

Verifique o cambie si es preciso la carpeta en la que desea guardar el libro y especifique el nombre de este
en el cuadro Nombre de archivo.
Incluso si usa la misma carpeta de almacenamiento y el mismo nombre que los empleados para el libro de origen
de Excel 2013, el archivo no se reemplazar: coexistirn los dos archivos, que no tienen la misma extensin
(.xls y .xlsx).

Haga clic en el botn Guardar.

24
Usar libros de versiones anteriores a Excel 2007

Trabajar en modo compatibilidad en Excel 2013

Abra en Excel 2013 el libro creado en una versin anterior a 2007.

El libro se abre automticamente en Modo de compatibilidad: el trmino aparece entre corchetes al lado del
nombre del archivo, en la barra de ttulo. Se usa el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).
Las nuevas funciones de Excel 2013 o aquellas que han sido mejoradas no se encuentran disponibles (para impedir
la prdida de datos y de confidencialidad cuando el libro se abra en una versin anterior a 2007).

Trabaje y guarde las modificaciones como acostumbra a hacer, pero teniendo en cuenta los consejos
anteriores.
Al guardar los cambios se conserva el formato de archivo Excel 97-2003 (.xls).

Convertir un libro al formato de archivo Excel 2013

Cuando desee trabajar definitivamente con un libro concreto en la nueva versin de Office y aprovechar as las
nuevas funciones de Excel 2013, puede convertir el libro al nuevo formato.

Abra el libro que desea convertir al formato Office Excel 2013.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y en la opcin Informacin.

Haga clic en el botn Convertir.

En el cuadro de dilogo Guardar como, asegrese de que el Tipo seleccionado sea Libro de Excel,
especifique a continuacin la ubicacin de almacenamiento, as como el nuevo Nombre de archivo (puede
conservar el mismo nombre, ya que la nueva extensin .xlsx lo diferenciar del otro archivo) y confirme
pulsando el botn Guardar.
Aparece el siguiente mensaje:

Haga clic en el botn S para cerrar y volver a abrir el libro o en el botn No para conservar abierto el nuevo
libro en modo de compatibilidad.

La conversin de un archivo puede producir la reduccin de su tamao.

25
Si no cambia ni la ubicacin ni el nombre del libro, obtendr dos archivos con el mismo nombre y en
la misma carpeta: uno llevar la extensin .xls y el otro, la extensin .xlsx. Si ha utilizado el mismo
nombre de archivo en el momento de la conversin, habr dos libros con el mismo nombre, pero con
extensiones distintas: .xls en un caso y .xlsx en el otro. Si no tiene activada la visualizacin de las

extensiones, podr diferenciar estos dos archivos mediante sus iconos ( para .xls, y para
.xlsx) asimismo, el Tipo de archivo en el Explorador es Hoja de clculo de Microsoft Excel para
la versin .xlsx y Hoja de clculo de Microsoft Excel 97-2003 para la versin .xls.

26
Configurar la recuperacin automtica de los libros
A veces puede ocurrir que Excel sufra una interrupcin (corte de electricidad, fallo del sistema, etc.) sin que haya tenido
tiempo de guardar el trabajo en curso. El sistema de recuperacin automtica, activo de forma predeterminada, permite
guardar los datos y el estado del programa automticamente. Este sistema puede configurarse.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y, a continuacin, en el botn Opciones y seleccione la categora Guardar.

Para activar la recuperacin automtica, active, en caso necesario, la opcin Guardar informacin de
Autorrecuperacin cada x minutos.
Especifique la frecuencia con la que desea que el programa guarde los datos en la lista minutos.
Si la autorrecuperacin est activada, puede marcar, en caso de que sea necesario, la opcin Conservar la
ltima versin autoguardada cuando se cierra sin guardar para poder restaurarla la prxima vez que
se abra.
Si es preciso, modifique la carpeta en la que el programa guarda automticamente las versiones de los
archivos en los que est trabajando en el cuadro de texto Ubicacin de archivo con Autorrecuperacin.
Haga clic en Aceptar.

Recuperar una versin anterior de un archivo

Si se han activado las funciones de autorrecuperacin (vase Configurar la recuperacin automtica de los libros), puede
abrir fcilmente una versin anterior del archivo con el que trabajaba para verificar su estado o recuperarlo.
Dependiendo de si ese libro se ha guardado o no por lo menos una vez, el procedimiento de recuperacin es ligeramente
distinto.

Recuperar un libro guardado por lo menos una vez

Asegrese de que el libro cuyas versiones guardadas desea visualizar est activo.
Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Informacin.
La lista con las versiones guardadas se muestra al lado del botn Administrar versiones.

Haga doble clic en la versin que desee abrir.

Puede constatar mediante la herramienta Cambiar ventanas de la pestaa VISTA, por ejemplo, que las dos
versiones del archivo estn abiertas:

27
 Tras efectuar la comprobacin, si desea reemplazar el archivo actual por esa versin anterior (cuyo nombre y
fecha en la que fue guardado aparecen en la barra de ttulo), haga clic en el botn Restaurar
de la barra amarilla denominada VERSIN AUTOGUARDADA, situada encima de la barra de frmulas.

Haga clic a continuacin en el botn Aceptar para confirmar el reemplazo de la ltima versin guardada por
la versin seleccionada.

Recuperar un libro que an no se ha guardado

Si el libro se ha cerrado sin que se haya guardado ni una sola vez, debe saber que Excel, a pesar de todo, conserva
una copia.

Active la pestaa ARCHIVO y luego el botn Abrir.

Active si es preciso la categora Libros recientes.

Active el vnculo Recupera libros no guardados, situado debajo de la lista de los libros recientes.
Tambin puede utilizar la pestaa ARCHIVO - Informacin - botn Administrar versiones - opcin Recupera
libros no guardados.

Excel efecta estas copias de seguridad de emergencia en la carpeta

28
 AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles. Observe que la extensin de estos archivos de seguridad es .xlsb.
Seleccione el archivo que desea recuperar y haga clic en el botn Abrir.

Excel le recuerda en la barra de ttulo el nombre del libro recuperado, seguido de la fecha y la hora en que fue
guardado. Tambin especifica que se trata de un archivo no guardado y que es de solo lectura.

Si desea conservar este libro, haga clic en el botn Guardar como de la barra de informacin amarilla situada
bajo la cinta de opciones.
Prosiga con el procedimiento de guardado de este archivo como si se tratase de un libro nuevo (vase
Guardar un libro).

Desplazarse en una hoja de clculo

Tiene a su disposicin varias tcnicas posibles en funcin de la herramienta que desee usar: el ratn o el teclado.

Use las barras de desplazamiento para visualizar la celda que desea activar:

Tambin puede desplazar el contenido de la hoja de clculo usando la ruedecilla del ratn, o bien con un
movimiento de izquierda a derecha o de abajo a arriba si dispone de una pantalla tctil.

Puede usar el teclado de la siguiente manera:

celda de la derecha/de la izquierda: [Flecha derecha] o [Tab]/[Flecha izquierda]
o
[Mays][Tab]
celda superior/inferior: [Flecha arriba] o [Mays][Intro]/[Flecha
abajo] o [Intro]
pgina pantalla derecha/izquierda: [Alt][Av Pg]/[Alt][Re Pg]
pgina pantalla superior/inferior: [Re Pg]/[Av Pg]

29
 columna A de la fila activa: [Inicio]
celda A1: [Ctrl][Inicio]
borde izquierdo/derecho de la zona de datos: [Ctrl][Flecha izquierda]/[Ctrl][Flecha
derecha]
borde superior/inferior de la zona de datos: [Ctrl][Flecha arriba]/[Ctrl][Flecha abajo]
La zona de datos es un rango de celdas que contiene datos y est delimitada por celdas vacas o bordes de hoja
de clculo.

Desplazarse hasta una celda concreta

Haga clic en la zona de nombre (la referencia de la celda activa puede verse en una parte de la barra de frmula).

La referencia de la celda activa aparece seleccionada.

Introduzca la referencia de la celda a la que desea ir y pulse la tecla [Intro] para confirmar.

Tambin puede usar la opcin Ir a del botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar de la pestaa
INICIO (o [Ctrl]I o [F5]), introducir la referencia de la celda y confirmar.

30
Buscar una celda
Por su contenido
Si la bsqueda debe llevarse a cabo en toda la hoja o en todo el libro, active una celda: si la bsqueda afecta
a una parte de la hoja activa, seleccione el rango de celdas que desee.
En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar y haga clic en la
opcin Buscar o use el mtodo abreviado [Ctrl]B.
Teclee el texto que debe encontrar en el cuadro de texto Buscar.
Si lo necesita, haga clic en el botn Opciones para determinar de qu manera debe llevarse a cabo la
bsqueda:
Dentro de Seleccione si la bsqueda debe efectuarse en la Hoja activa o en todas
las hojas del Libro.
Buscar Seleccione en la lista el sentido de la bsqueda: Por filas o Por
columnas.
Buscar en Seleccione en la lista si la bsqueda debe efectuarse en las Frmulas,
los Valores o los Comentarios de las celdas.
Coincidir maysculas y Marque esta opcin si desea discriminar los caracteres en minsculas de
minsculas aquellos que estn en maysculas.
Coincidir con el contenido Marque esta opcin si desea que Excel busque en las celdas coincidencias
de toda la celda exactas con los caracteres introducidos en el cuadro de
texto.

Para efectuar una bsqueda celda por celda, haga clic en el botn Buscar siguiente y luego en el botn
Cerrar si la celda encontrada contiene el texto buscado de lo contrario, haga clic en Buscar siguiente.
Para buscar todas las celdas, haga clic en el botn Buscar todos. En esos casos, la lista de celdas
encontradas aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo.

Excel ha encontrado en este caso dos celdas que contienen la palabra Publicidad.
Haga clic en uno de los valores de la lista para seleccionar la celda correspondiente y luego haga clic en
Cerrar.

Por su formato
Active una sola celda o seleccione el rango de celdas en las que se llevar a cabo la bsqueda.
En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar y luego haga clic
en la opcin Buscar o use el mtodo abreviado [Ctrl]B.
Borre el contenido del cuadro Buscar, en caso de que hubiera alguno, con la tecla [Supr].

31
 Si es preciso, haga clic en el botn Opciones para ver las opciones de bsqueda.
Haga clic en el botn Formato y seleccione en el cuadro de dilogo Buscar formato las opciones de formato
buscadas.
La opcin Elegir formato de celda permite seleccionar una celda para recuperar automticamente todos los
atributos de formato.
Haga clic en Aceptar.
Efecte la bsqueda haciendo clic en el botn Buscar siguiente o en el botn Buscar todos, segn cual
sea la opcin que ms le convenga.

Cuando el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar est cerrado, puede proseguir la bsqueda
pulsando [Mays][F4]. Es posible efectuar bsquedas de texto y de formato a la vez. Para ello,
introduzca el texto en el cuadro Buscar y seleccione las opciones de formato haciendo clic en el
botn Formato.

32
Seleccionar celdas

Celdas contiguas
Use una de las tres tcnicas siguientes:
Hacer clic y arrastrar
Pulsar [Mays]-clic
Con el teclado
Haga clic en la primera celda que se ha de seleccionar y, sin soltar el
botn del ratn, deslcelo para extender la seleccin. Suelte el botn
cuando estime conveniente. Cuidado, no haga clic y arrastre a partir del
indicador de relleno (el cuadrado negro situado en la parte inferior
derecha de la celda activa).
Haga clic en la primera celda que quiera seleccionar para activarla,
seale la ltima, pulse la tecla [Mays] y, sin soltarla, haga clic. Suelte
a continuacin el botn del ratn y la tecla.
Pulse la tecla [Mays] y, mantenindola pulsada, use las teclas de
desplazamiento correspondientes a la seleccin que desea llevar a cabo
por ejemplo, [Mays][Flecha derecha] selecciona la celda situada a
la derecha.

Los rangos de celdas seleccionados aparecen enmarcados y de color ms oscuro (excepto la primera celda,
que conserva la misma apariencia ya que se trata de la celda activa).
Por defecto la barra de estado muestra el promedio y el recuento de las celdas seleccionadas si al menos una de
las celdas seleccionadas contiene un valor numrico la barra de estado muestra tambin el nmero de valores
(texto, numrico u otro) contenidos en la seleccin.

Celdas no contiguas
Seleccione el primer rango de celdas.
Pulse la tecla [Ctrl] y, mantenindola pulsada, seleccione los dems rangos de celda. Cuando haya terminado suelte
la tecla [Ctrl] antes de soltar el botn del ratn.

Para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo, haga clic en el botn (situado en la interseccin de los
encabezados de fila y de columna).

Seleccionar filas y columnas

Proceda de acuerdo con las tcnicas siguientes:
Fila Columna

Con el ratn Haga clic en el nmero de la fila que Haga clic en la letra de la columna que
desea seleccionar. desea seleccionar.

Con el teclado Active una celda situada en la fila y, a Active una celda situada en la columna
continuacin, use las teclas y, a continuacin, use las teclas
[Mays][Espacio]. [Ctrl][Espacio].
Cuando una fila (columna) est seleccionada, su nmero (letra) aparece en negrita sobre fondo sombreado.

33
Para seleccionar varias filas (columnas) contiguas, deslice el ratn hasta los encabezados de las filas
(columnas). Si las filas (columnas) no son contiguas, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] al seleccionar cada
fila (columna).

Es posible seleccionar filas y columnas al mismo tiempo.

34
Seleccionar celdas de acuerdo con su contenido
En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar y, a continuacin, haga
clic en la opcin Ir a Especial.

Haga clic en la opcin correspondiente a la naturaleza de las celdas que desea seleccionar.
Comentarios Para buscar las celdas con comentarios.
Constantes Para buscar las celdas con valores fijos.
Celdas con frmulas Para buscar las celdas con frmulas de clculo. Especifique, si es
necesario, el tipo de frmula que corresponda marcando la opcin o las
opciones: Nmeros, Texto, Valores lgicos, Errores.
Celdas en blanco Para seleccionar celdas vacas.
Regin actual Para seleccionar el conjunto de celdas que hay alrededor de la celda
activa hasta la primera fila o columna vaca.
Matriz actual Para seleccionar la totalidad de la matriz si la celda activa se encuentra
en una matriz.
Objetos Para seleccionar los objetos grficos situados en la hoja de clculo y en
zonas de texto (grficos, botones...).
Diferencias entre Para seleccionar todas las celdas diferentes de la celda activa en una
filas/columnas fila/una columna seleccionada la celda activa de una seleccin es, por
defecto, la primera celda de una fila/una columna. Para modificar la
ubicacin de esta celda activa, pulse la tecla [Intro] o [Tab].
Si la seleccin implica varias filas/columnas, la comparacin se efecta
por cada fila/columna de esta seleccin, y la celda utilizada para la
comparacin de cada fila suplementaria se sita en la misma
columna/fila que la celda activa.

Celdas precedentes
Celdas dependientes
ltima celda
Para seleccionar las celdas a las que se refiere la frmula de la celda
activa. Active a continuacin la opcin Directamente relacionadas
para tener en cuenta solo las celdas a las que la frmula hace referencia
directa, o bien la opcin Todos los niveles para tener en cuenta
aquellas celdas a las que las celdas de la seleccin hacen referencia
directa o indirectamente.
Para seleccionar las celdas cuya frmula hace referencia a la celda
activa. Active a continuacin la opcin Directamente relacionadas
para tener en cuenta solo las celdas que hacen referencia directa a la
celda activa, o bien la opcin Todos los niveles para tener en cuenta
las celdas que hacen referencia directa o indirectamente a la celda
activa.
Solo celdas visibles

35
 Celdas con formatos
condicionales
Celdas con validacin
de datos
Para seleccionar la ltima
celda de la hoja de clculo
que contiene un formato o
datos.
Haga clic en el botn Aceptar.
Si la hoja de clculo no contiene celdas que respondan a los criterios de bsqueda, Excel muestra el siguiente
mensaje:
Para seleccionar nicamente las celdas visibles en un rango que
contiene filas o columnas ocultas.
Para seleccionar nicamente las celdas a las que se ha aplicado un
formato condicional. Active a continuacin la opcin Todos para buscar
todas las celdas de este tipo, o bien la opcin Iguales a celda activa
para buscar nicamente las celdas cuyo formato condicional es idntico
al de la celda activa.
Para buscar las celdas que contienen una lista desplegable. Active a
continuacin la opcin Todos para buscar todas las celdas a las que se
ha aplicado la validacin de datos, o bien la opcin Iguales a celda
activa para buscar nicamente las celdas cuya validacin de datos es
idntica a la de la celda activa.

Tambin puede utilizar las opciones siguientes de la lista asociada a la herramienta Buscar y seleccionar:
Frmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes, Validacin de datos.

36
Introducir datos constantes (texto, valores, etc.)
Active la celda en la que deben aparecer los datos.

Compruebe la referencia de la celda activa en el cuadro de nombre de la barra de frmula.

Introduzca el dato.

Al introducir el primer carcter, aparecen en la barra de frmula dos smbolos:

anula los datos introducidos (corresponde a la tecla [Esc]).

confirma los datos introducidos (corresponde a la tecla [Intro]).

Paralelamente, el indicador INTRODUCIR de la barra de estado seala que solo pueden introducirse datos.
Confirme los datos introducidos: use la tecla [Intro] o [Tab] o una tecla de direccin cualquiera o haga
clic en el
botn .

El hecho de pasar a una nueva celda confirma la introduccin efectuada anteriormente. Cuando se activa una
nueva celda, Excel vuelve al modo Listo y los smbolos y desaparecen.

Una vez efectuada la confirmacin, los datos de tipo Texto se alinean a la izquierda de las celdas y los de tipo
Fecha o Nmero, a la derecha. Por otro lado, los datos de tipo Fecha se formatean automticamente (por ejemplo:
31/03 se convierte en 31-marzo).

A la hora de introducir datos, preste atencin a los siguientes consejos:

En los valores numricos, tenga cuidado de escribir 0 (ceros) y no O (la letra o).

Preceda los valores negativos del signo menos (-) o colquelos entre parntesis.
Para que un nmero como 10000 aparezca inmediatamente con la forma 10 000 , escrbalo as: 10000 (el
smbolo se teclea casi siempre combinando [Alt Gr]E, aunque ello puede variar segn el tipo de teclado
utilizado).
Para escribir un porcentaje, teclee el signo % justo despus del nmero.
Para escribir decimales, use la coma o el punto como separador decimal (segn la configuracin de Windows, lo
que aparece en la hoja de clculo es un punto o una coma).

Para escribir fechas, Excel interpreta el ao tecleado en dos cifras de la siguiente manera:

de 00 a 29 = de 2000 a 2029,

de 30 a 99 = de 1930 a 1999.

Si est usando Windows 7, la configuracin de la Fecha, Moneda, Hora y el separador pueden modificarse
a partir del men Inicio - Panel de control - Reloj, idioma y regin - Configuracin regional y de
idioma.

En Windows 8, los parmetros de Fecha y hora pueden cambiarse desde Panel de control - Reloj, idioma y
regin.

37
 Para introducir un mismo contenido en varias hojas de clculo simultneamente, seleccione las hojas
de clculo (pasarn a formar un grupo de trabajo) y proceda igual que hara para introducir datos
normalmente.

Insertar caracteres especiales

Esta tcnica permite insertar smbolos que no figuran en el teclado. Los caracteres especiales pueden insertarse en
una celda vaca o dentro de un texto en el momento de teclearlo.

Active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Smbolo del grupo Smbolos.
Aparece el cuadro de dilogo Smbolo con la ficha Smbolos en primer trmino. En la

lista Fuente, seleccione aquella que contiene el carcter que desea insertar.
Seleccione el carcter haciendo clic sobre l.

Haga clic en el botn Insertar.

En caso de que as lo necesite, inserte otros caracteres y cierre el cuadro de dilogo haciendo clic en el botn Cerrar.

Termine de introducir los datos y confirme.

Insertar la fecha y la hora del sistema en una celda

La fecha y la hora del sistema estn gestionadas por Windows.

Active la celda en la que desea que aparezca la fecha o la hora del sistema.

Para insertar la fecha y la hora del sistema actualizadas cada vez que se abre el libro, use una de las dos
funciones siguientes:

=HOY() Para insertar la fecha del da de hoy.

=AHORA() Para insertar la fecha y la hora.

Para insertar la fecha del da y/o la hora del sistema estticas, es decir, fijas, use uno de los siguientes mtodos
abreviados: [Ctrl]: para insertar la fecha, [Ctrl][Mays]: para insertar la hora.

Si la fecha mostrada no es la del da en curso, corrija la fecha del sistema del ordenador a partir del
Panel de control de Windows, opcin Reloj, idioma y regin, subopcin Fecha y hora.
38
Utilizar la funcin autocompletar valores de celda
A veces, al teclear los primeros elementos, Excel propone una serie de caracteres que se corresponden con alguna
entrada existente en la columna y que comienza con esos mismos caracteres.

Si la entrada propuesta se ajusta a lo que usted desea, confirme la introduccin. De lo contrario, puede ver la
lista de propuestas de entrada pulsando [Alt][Flecha abajo].

Aparece la lista de entradas existente en la columna. Tambin puede ver esta lista haciendo clic con el botn
secundario del ratn y seleccionando la opcin Elegir de la lista desplegable.
Haga clic en la entrada que ms le convenga.

Si ninguna le resulta adecuada, contine introduciendo el texto.

Esta funcin solo est disponible si se activa la opcin Habilitar Autocompletar para valores de celda
del cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa ARCHIVO - botn Opciones - categora Avanzadas
- Opciones de edicin).

Utilizar el Relleno rpido automtico para completar una columna

Hasta ahora, cuando haba que efectuar operaciones con cadenas de caracteres, tales como extraer nombres, apellidos,
direcciones de correo electrnico, nmeros de telfono, etc., el usuario deba utilizar el comando Convertir o las
funciones IZQUIERDA, DERECHA, BUSCAR o LARGO. Sin embargo, la creacin de una frmula para ello poda resultar
difcil si se necesitaba realizar operaciones complejas, como la extraccin de un apellido seguido de la inicial del nombre,
por ejemplo. En esta versin, la nueva funcin denominada Relleno rpido automtico (o Flash Fill en ingls)
permite que EXCEL 2013 detecte la regla de descomposicin, concatenacin o formateo que usted ha aplicado a un
ejemplo, con el fin de reproducirla automticamente en toda la lista.

En primer lugar, vamos a ver cmo activar o desactivar esta funcin y a continuacin descubriremos cmo usarla a
travs de varios ejemplos. Estos ejemplos no constituyen una representacin exhaustiva de las posibilidades que ofrece
esta nueva herramienta integrada en Excel 2013, pero le permitir hacerse una idea de cmo funciona.

Activar/desactivar esta funcin

Por defecto, el Relleno rpido automtico est activado en Excel 2013, pero puede modificar este parmetro si lo
desea.

Active la pestaa ARCHIVO, haga clic en la opcin Opciones y a continuacin en Avanzadas.

Marque (para activar) o desmarque (para desactivar) la opcin Relleno rpido automtico del grupo
Opciones de edicin.

39
 Confirme haciendo clic en el botn Aceptar.

Rellenar una columna a partir del contenido de varias columnas

En este primer ejemplo, vamos a dejar que Excel complete la columna Identidad a partir del contenido de las
columnas Nombre y Apellidos.

Observe que la presentacin de los datos no es homognea se mezclan las maysculas y las minsculas.
Active la primera celda en la que va a introducir el ejemplo, que ser analizado por Excel para determinar
las reglas que desea aplicar a esta columna.
Escriba el ejemplo poniendo atencin en las maysculas que desee que aparezcan.
En este caso, deseamos concatenar el nombre y los apellidos de nuestros contactos aplicando la mayscula
nicamente al primer carcter y separndolos con un espacio.

Acepte lo que ha escrito.

Siguiendo este mismo principio, comience a escribir un segundo ejemplo en la celda siguiente.
40
Antes de que termine de escribir el segundo ejemplo, es probable que Excel haya comprendido la regla que debe
aplicar (en este caso la regla consiste en concatenar el nombre y los apellidos) y proponga completar
automticamente toda la columna (Identidad en nuestro ejemplo).

En este caso, la concatenacin se ajusta a lo que buscamos, pero recordemos que lo que queramos era que las
maysculas se aplicaran nicamente a la primera letra (el resto, con minsculas). Por lo tanto, vamos a
proporcionar un segundo ejemplo a Excel para que pueda interpretar mejor las reglas que deseamos aplicar.
Si las reglas aplicadas en este relleno rpido son las correctas, confirme su escritura y el relleno con una
sola accin, pulsando la tecla [Intro].
En caso contrario, prosiga con la escritura del ejemplo y, cuando acabe, confirme pulsando la tecla [Intro].
Aqu, vamos a seguir escribiendo nuestro ejemplo para indicar a Excel que queremos que se usen
sistemticamente las minsculas excepto en la inicial.
Quiz deba escribir varios ejemplos antes de que Excel interprete todas las reglas que debe aplicar.

41
 Cuando el resultado del relleno automtico sugerido sea el que busca, pulse la tecla [Intro] para que todos
los valores propuestos sean aceptados.
Compruebe con atencin el resultado del relleno automtico, ya que puede suceder que Excel no interprete
del todo bien la regla solicitada si es preciso, modifique los valores que no sean adecuados.
Preste atencin: si varios datos tienen la misma estructura, Excel tomar nota de las modificaciones que usted
aplique para rectificarlos igualmente. Tome la precaucin de verificar el conjunto de los datos gestionados por
la funcin de Relleno automtico antes de cada cambio.
Para intervenir en el conjunto del relleno automtico, vase el apartado Gestionar el relleno rpido automtico,
un poco ms adelante.
Hasta ahora, hemos completado una columna (C) combinando los Apellidos y el Nombre, situados en otras
dos columnas (A y B) ahora, utilizando el mismo principio, vamos a extraer nicamente las iniciales de estos
datos.

42
Dar un formato uniforme a los datos
El Relleno rpido automtico tambin puede usarse para dar formato a los datos de una forma uniforme, aun
cuando en algn caso el resultado pueda ser disparatado:

43
En este ejemplo, los nmeros de telfono se presentan en diversos formatos y lo que nosotros queremos es que
aparezcan en un nico formato del tipo: xxx xxx xxx
Observe que en este caso Excel encuentra algunas dificultades para tratar determinados formatos de la columna
Tel. La solucin consiste en ir introduciendo ms ejemplos.

44
 En este otro ejemplo, parece que Excel entiende que hay que agrupar los nmeros de tres en tres (formato xxx
xxx xxx), pero en cambio no sabe cmo tratar las cifras que presentan aadidos (por ejemplo, con el prefijo
(+34) delante.
Si, a pesar de todo, acepta el relleno rpido, podr aplicar una serie de cambios cuyas reglas quizs Excel pueda
entender para reproducirlas automticamente.
Si Excel encuentra dificultades para comprender la regla o las reglas establecidas, no dude en organizar sus
datos por orden creciente o decreciente (segn prefiera) para ayudar al programa a entenderlas mejor.

Distribuir una columna en varias columnas

Siguiendo los mismos procedimientos que acabamos de ver en los apartados anteriores, es posible efectuar el paso
contrario, es decir, distribuir los datos de una columna en varias columnas.

45
En este ejemplo, deseamos completar las columnas Nombre, Apellidos y Correo electrnico utilizando la
funcin Relleno rpido.
Active la primera celda que debe rellenarse y escriba el fragmento de informacin que desea recuperar de
la otra columna, poniendo cuidado en respetar las maysculas que quiera que se apliquen.
En nuestro ejemplo, deseamos que los nombres aparezcan en minscula y los apellidos en maysculas.
Acepte la escritura de la primera celda pulsando [Intro].
Prosiga con la introduccin de los datos en la segunda fila.
Si Excel respeta las reglas aplicadas, puede aceptar el relleno rpido propuesto pulsando [Intro].

46
En este ejemplo, hemos aceptado el relleno rpido a pesar de que Excel no ha entendido cmo gestionar los
nombres de pila compuestos (Ana Federica y Felipe Luis, por ejemplo).
En este caso, efecte el cambio que permitir que Excel comprenda mejor la regla que debe aplicar y pulse
[Intro].
Aqu, completamos el nombre compuesto de Ana Federica.
Tras una modificacin, Excel comprueba y cambia las dems entradas si es preciso.

Una vez modificado el nombre compuesto de Ana Federica, el de Felipe Luis se modifica automticamente.
Proseguimos el ejercicio escribiendo mediante el relleno rpido la columna Apellidos en maysculas.

47
Observe que en este punto Excel todava no ha entendido cmo tratar los apellidos que acompaan a nombres
compuestos (Ana Federica Dvila o Felipe Luis Roux).
En este caso, puede optar por seguir escribiendo hasta que Excel comprenda mejor las reglas que debe
aplicar, o bien aceptar el Relleno automtico propuesto y efectuar los cambios a posteriori. Utilice el mtodo
que le parezca ms prctico y rpido segn los datos que deba tratar.
Rellene de este modo cada columna.
En nuestro ejemplo, rellenaremos la columna Correo electrnico copiando la direccin de la primera fila, que
Excel tomar como ejemplo, y luego escribiendo las primeras letras de la segunda direccin.

48
Administrar el Relleno rpido automtico efectuado
Para intervenir en el conjunto del relleno rpido automtico efectuado, haga clic en el botn Opciones
de relleno de Flash que aparece mientras no realice ninguna otra operacin tras aceptar el relleno.

Haga clic en la opcin:

Deshacer Relleno rpido para borrar el contenido de las celdas rellenadas automticamente y
desactivar la funcin de relleno rpido a fin de permitir continuar escribiendo el contenido de las celdas
de la columna.

Aceptar sugerencias para confirmar el resultado. En ese caso, el botn Opciones de relleno de Flash
desaparece.

Seleccionar todas las x celdas modificadas para efectuar modificaciones de forma simultnea (por
ejemplo, de formato).

Para forzar el relleno rpido a partir de una plantilla, seleccione la celda en la que ya se ha introducido
el dato y pulse el mtodo abreviado de teclado [Ctrl]E.

Si Excel encuentra dificultades para entender la regla o las reglas aplicadas, no dude en organizar sus
datos por orden creciente o decreciente (segn prefiera) para ayudar al programa a analizarlos mejor.

49
Introducir un texto de varias lneas en una celda
Existen dos maneras de hacer que el texto aparezca en varias filas dentro de una misma celda: en el momento de
escribirlo o bien modificando el formato de la celda.

Insertar un salto de lnea

Cuando est escribiendo un texto o modificndolo, use la combinacin de teclas [Alt][Intro] para insertar el salto
de lnea en el lugar que desee.

Si el alto de la barra de frmula no est ajustado, slo visualizar la ltima lnea introducida.

Confirme con [Intro].

El alto de la fila de la hoja de clculo se adapta automticamente.

Ajustar el texto de forma automtica

Seleccione las celdas.

En el grupo Alineacin de la pestaa INICIO, haga clic en la herramienta Ajustar texto.

Los datos se colocan en varias filas de manera que el contenido se ajuste al ancho de las celdas. Si modifica el
ancho de la columna, los datos se ajustan automticamente en consecuencia.

Crear una serie de datos

Las series de datos corresponden a series lgicas de valores. Es posible crear series de datos de fechas, horas,
meses, das y de textos y valores numricos combinados.

Crear una serie de datos simple

Este tipo de serie permite mostrar valores sucesivos con un incremento igual a una unidad.

Introduzca el primer valor de la serie.

Mueva el indicador de copia hasta la celda en que debe aparecer el ltimo valor, hacia abajo o hacia la
derecha para completar en orden creciente hacia arriba o hacia la izquierda para completar en orden
decreciente.

50
 Justo despus de crear la serie, en la esquina inferior derecha de esta aparecer el botn Opciones de
autorrelleno .

Si desea modificar el tipo de copia o de incremento segn el tipo de serie, haga clic en el botn

Opciones de autorrelleno.

Haga clic en la opcin adecuada. Las opciones que se muestran dependen del tipo de dato en este caso,
por ejemplo, puede establecer el incremento por das o por das de la semana.

Crear una serie de datos compleja

Este tipo de serie permite definir el incremento entre los valores de la serie.

Usando la funcin de autorrelleno

Introduzca los dos primeros valores para indicar el valor del incremento.
Seleccione las dos celdas.

Haga clic y arrastre a partir del botn de relleno.

51
 Referencia 100 y Referencia 150 son los dos primeros datos de esta serie compleja.

Usando el cuadro de dilogo

Introduzca el primer valor de la serie (nmero o fecha) y seleccione la celda que lo contiene.

Haga clic en la flecha de la herramienta Rellenar situada en el grupo Modificar de la pestaa

INICIO y active la opcin Series.

En la zona Series en, indique si la serie debe insertarse en Filas o en Columnas.

Si la seleccin contiene un nmero, puede activar la opcin Lineal o Geomtrica de la zona Tipo para
generar una serie lineal, es decir, una serie de nmeros obtenida al aadir el valor del incremento al valor
de partida y luego a cada valor sucesivo, o para generar una serie geomtrica, es decir, una serie de
nmeros obtenida al multiplicar una constante distinta de cero al nmero anterior.
Si su seleccin contiene un dato de tipo Fecha, puede activar la opcin Cronolgica de la zona Tipo
para generar una serie que se incremente segn la Unidad de tiempo elegida en el cuadro de la
derecha.

Si es preciso, modifique el Incremento en el cuadro del mismo nombre.

Si es preciso, indique un Lmite para el incremento.

Haga clic en Aceptar.

Abordaremos las series de datos personalizadas en el captulo Optimizar la introduccin de datos.

Modificar el contenido de una celda

Haga doble clic en la celda que desea modificar:

Aparece un punto de insercin (barrita vertical parpadeante) en el lugar donde se ha hecho clic y Excel pasa a modo
MODIFICAR.

Lleve a cabo las modificaciones pertinentes.

Confirme las modificaciones.

52
 Otra opcin es hacer clic en la celda y despus en la barra de frmula para introducir directamente los
cambios.

Borrar el contenido de las celdas

Seleccione las celdas que desea borrar y pulse la tecla [Supr]. Se
elimina entonces el contenido de las celdas, pero no su formato.

Para borrar el contenido, el formato o los comentarios, haga clic en la herramienta del grupo
Modificar de la pestaa INICIO.

Haga clic en la opcin ms adecuada en funcin de aquello que desee borrar.

Otra opcin para borrar el contenido de las celdas es seleccionarlas y deslizar el indicador de relleno sobre la
seleccin.

53
Sustituir el contenido y el formato de una celda
Esta operacin permite reemplazar automticamente el texto y el formato de varias celdas por otro texto o formato
tambin permite modificar el texto contenido en las frmulas.

Reemplazar texto
Si la sustitucin debe efectuarse en toda la hoja o en todas las hojas del libro, active una sola celda. Si la
sustitucin debe hacerse slo en una parte de la hoja activa, seleccione el rango de celdas correspondiente.
En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar y haga clic en la
opcin Reemplazar o bien use el mtodo abreviado [Ctrl]L.
Introduzca el texto que desea reemplazar en el cuadro Buscar.
Este cuadro puede contener letras, nmeros, signos de puntuacin o caracteres genricos (? o *, que sustituyen
respectivamente a uno o ms caracteres).
Introduzca el texto de sustitucin en el cuadro Reemplazar con.
Al igual que ocurre en la bsqueda de celdas (vase Buscar una celda), es posible indicar dnde y cmo
Excel debe buscar el texto que hay que reemplazar haciendo clic en el botn Opciones.
Para realizar las sustituciones de una en una, haga clic en el botn Buscar siguiente. De esta forma
alcanzar la primera celda con el texto buscado luego haga clic en el botn Reemplazar, si desea
reemplazar el valor o Buscar siguiente para no reemplazarlo y proseguir con la sustitucin. Para realizar
la sustitucin de una sola vez, haga clic en el botn Reemplazar todos.
Haga clic en el botn Cerrar.

Reemplazar un formato
Active una sola celda o seleccione el rango de celdas cuyo formato desea sustituir.
En la pestaa INICIO, haga clic en el botn Buscar y seleccionar del grupo Modificar y haga clic en la
opcin Reemplazar o use el mtodo abreviado [Ctrl]L.
Si es preciso, haga clic en el botn Opciones para ver las posibilidades que existen.
Borre el contenido del cuadro Buscar, en caso de que no est vaco, y el contenido del cuadro Reemplazar
con.
Haga clic en el botn Formato de la lnea Buscar y seleccione los formatos deseados en el cuadro de
dilogo Buscar formato.
El botn Elegir formato de celda permite seleccionar una celda con el fin de recuperar automticamente todos
sus atributos de formato. Tambin es posible acceder a esta funcin haciendo clic en la flecha asociada al botn
Formato.
Haga clic en Aceptar.
Haga clic en el botn Formato de la lnea Reemplazar con y seleccione los formatos deseados en el cuadro
de dilogo Reemplazar formato luego haga clic en Aceptar.
De acuerdo con sus necesidades, lleve a cabo las sustituciones una por una (botones Buscar siguiente y
Reemplazar) o todas a la vez (botn Reemplazar todos).
Haga clic en Cerrar.
Es posible efectuar a la vez sustituciones de texto y de formato. Para ello, introduzca los textos en los
cuadros Buscar y Reemplazar con y seleccione los formatos tras hacer clic en los botones Formato.

Comprobar la ortografa
El corrector revisa la hoja de clculo activa, incluyendo el contenido de las celdas, los comentarios de celda, los grficos,
los cuadros de texto, los botones, los encabezados y pies de pgina, pero no verifica las hojas protegidas ni las frmulas
o el texto resultante de una frmula.

Para verificar toda una hoja de un libro, active solo una de sus celdas. Para verificar un cuadro de texto,
seleccinelo.
Active la pestaa REVISAR y haga clic en el botn Ortografa del grupo Revisin o pulse [F7].
54
Excel lee el texto y se detiene cuando detecta una palabra que no conoce. Puede que no conozca la palabra
simplemente porque no est en su diccionario o porque se est usando con una combinacin de maysculas poco
habitual (por ejemplo: NOsotros).
La revisin se hace a partir de un diccionario principal (el de Excel) y de tantos diccionarios personales como usted
desee (el nico diccionario existente de forma predeterminada es PERSO.DIC).

Si la palabra est escrita correctamente, haga clic en el botn:

Omitir una vez Para dejar la palabra tal como est y continuar la revisin.
Omitir todo Para omitir la palabra cada vez que aparezca.

Agregar al diccionario Para agregar la palabra al diccionario personal activo.

Si la palabra es incorrecta, puede corregirla seleccionando una de las propuestas o tecleando su forma correcta
en el cuadro No est en el diccionario y haciendo clic en:
Cambiar Para reemplazar la palabra incorrecta por aquella que se ha introducido.

Cambiar todas Para reemplazar la palabra por aquella que se ha introducido cada
vez que aparece.

Tambin es posible hacer doble clic en una de las palabras propuestas.

Al llegar al final, Excel le comunica que ha terminado la revisin:

Haga clic en Aceptar.

Para activar o desactivar la autocorreccin, de modo que Excel corrija el texto a medida que se va
escribiendo (por ejemplo, si habitualmente escribe gravar en vez de grabar), marque o desmarque la
opcin Reemplazar texto mientras escribe, segn el caso (pestaa ARCHIVO - Opciones - Revisin - botn
Opciones de Autocorreccin).

Y para definir las autocorrecciones, escriba la palabra con la ortografa incorrecta o la abreviatura en el
cuadro Reemplazar y luego introduzca la palabra correctamente escrita en el cuadro de texto Con.

55
Copiar un contenido en celdas contiguas
Esta tcnica permite copiar rpidamente texto o frmulas.

Active la celda que desea copiar.

Seale el indicador de relleno de la celda:

Le recordamos que este indicador corresponde al cuadradito negro situado en la parte inferior derecha de la celda
activa. Observe el aspecto que adopta el puntero del ratn.

Haga clic y, sin soltar el botn del ratn, deslcelo hasta la ltima celda en la que debe copiarse el contenido.

Las celdas barridas as aparecen encuadradas.

Cuando llegue a la ltima celda, suelte el botn del ratn.

56
 Justo despus de llevar a cabo la copia, en la esquina inferior derecha del rango de celdas copiado aparece el botn

Haciendo clic sobre ese botn, podr, en caso de precisarlo as, modificar el tipo de copia y optar por Rellenar
formatos solo o por Rellenar sin formato, o bien utilizar el Relleno rpido (vase captulo
Introducir y modificar datos - Utilizar el relleno rpido automtico para completar una columna).

Copiar y desplazar celdas

La copia consiste en duplicar celdas no contiguas.

Haciendo clic y arrastrando

Esta tcnica se usa, sobre todo, cuando es posible visualizar al mismo tiempo las celdas que se desean transferir y su
lugar de destino.

Seleccione las celdas que desea transferir.

Seale uno de los bordes de la seleccin:

El ratn adopta entonces la forma de una flecha. Cuidado, no seale el indicador de relleno.

Si lo que desea hacer es copiar, pulse la tecla [Ctrl] y, sin soltarla, haga clic y arrastre hasta el lugar de
destino del duplicado.

57
 Durante la operacin de copia, al arrastrar las celdas aparece un pequeo signo ms a la derecha del puntero
del ratn.

Si lo que desea es desplazar las celdas, haga clic y arrastre hasta el lugar de destino.

Suelte el botn del ratn y, en caso necesario, la tecla [Ctrl].

De esta forma se copia o desplaza el contenido y el formato de las celdas.

Usando el portapapeles
Seleccione las celdas que desea transferir.
Active la pestaa INICIO.

Si lo que desea es copiar las celdas, haga clic en la herramienta Copiar del grupo Portapapeles o pulse
[Ctrl]C.

Si lo que desea es desplazar las celdas, haga clic en la herramienta Cortar o pulse [Ctrl] X.

La seleccin aparece rodeada de unas pequeas lneas parpadeantes.

Active la primera celda de destino.

Incluso si se copian o desplazan varias celdas, solo se debe seleccionar una celda de destino.

Haga clic en el botn Pegar o pulse [Ctrl]V.

El contenido de las celdas (valores, frmula, fecha), as como el formato y los posibles comentarios, tambin se
copian o se mueven. En la parte inferior derecha del rango de celdas copiado aparece un botn Opciones de

pegado , que permite definir los datos que hay que pegar las opciones disponibles se presentan en
forma de iconos y varan segn el tipo de datos pegados. Para saber ms sobre las opciones de pegado, vanse
los apartados Usar el Portapapeles de Office o Copiar contenido, resultado y/o formato de celdas, ms adelante
en este mismo captulo.

Si es preciso, haga clic en l y active la opcin que ms le convenga.

La primera seleccin sigue parpadeando y, mientras esto ocurra, puede pegarse en otras ubicaciones. Cuando
el parpadeo se detiene ya no es posible realizar la accin.

58
Copiar celdas en otras hojas
Seleccione las celdas que desea copiar.
Seleccione las hojas para ello, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] y haga clic en las etiquetas de las hojas.

Haga clic en la flecha de la herramienta Rellenar del grupo Modificar (pestaa INICIO) y active la opcin
Otras hojas.
De acuerdo con sus necesidades, opte por copiar Todo, solo el Contenido o los Formatos.
Confirme pulsando Aceptar.
Otra posibilidad para copiar un grupo de celdas en otra hoja es usar el primer mtodo del apartado
precedente: manteniendo pulsadas las teclas [Ctrl] y [Alt], deslice la seleccin hasta la etiqueta de hoja
y luego hasta la primera celda de destino.

59
Usar el Portapapeles de Office
El Portapapeles de Office permite efectuar copias y desplazamientos de selecciones mltiples.

Mostrar y ocultar el panel Portapapeles

Para ver el panel Portapapeles de Office, haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo
Portapapeles de la pestaa INICIO.

Para ocultar el panel Portapapeles, haga clic en el botn , situado a la derecha de la barra de ttulo
del panel.

Definir las opciones del panel Portapapeles

Haga clic en el botn Opciones, situado debajo de todo el panel Portapapeles.

Las opciones marcadas estn activas.

Marque la opcin u opciones que ms le convengan:
Mostrar automticamente el Portapapeles de Office para que el panel Portapapeles aparezca al copiar
elementos.

Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl+C dos veces para que el panel Portapapeles aparezca
al utilizar el mtodo abreviado [Ctrl]C (Copiar) dos veces.

Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office para copiar automticamente los elementos en el
Portapapeles sin mostrar el panel.
60
 Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas para ver el icono Portapapeles

de Office en la zona de estado de la barra de tareas del sistema cuando el Portapapeles de Office
est activo.

Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar para que aparezca un mensaje referente a

los elementos copiados .

Para ocultar las opciones del botn Opciones, pulse [Esc].

Efectuar copias y desplazamientos mltiples

Abra el Portapapeles de Office.

Seleccione las celdas o el objeto en cuestin y transfiralos al Portapapeles con las herramientas Copiar o
Cortar (segn el caso) del grupo Portapapeles. Lleve a cabo esta operacin con cada uno de los elementos
que desee copiar o desplazar.
En el panel Portapapeles puede ver una parte del contenido de los elementos cortados o copiados (mximo
24). El Portapapeles contiene todos los elementos cortados o copiados en las diferentes aplicaciones de Office
(Excel, Word, PowerPoint...).

Active la primera celda de destino.

Para pegar una de las selecciones situadas en el Portapapeles, haga clic en el elemento correspondiente.

El botn Opciones de pegado , situado en la parte inferior derecha del elemento pegado, permite
acceder rpidamente a determinadas opciones, las cuales varan segn el tipo de elemento copiado: imagen,
texto, grfico...

Para acceder a las Opciones de pegado, puede hacer clic en el botn y escoger la opcin que
desee, representada en forma de iconos.

61
 Inserte as cada uno de los elementos del panel Portapapeles tantas veces como precise.
Cuando seale un elemento en el panel Portapapeles, ver una flecha a su derecha. Si hace clic en ella, se
abrir una lista desde la que podr Pegar o Eliminar el elemento.

Si es preciso, cierre el panel del Portapapeles haciendo clic en el botn .

El botn Pegar todo del panel Portapapeles permite pegar todos los elementos, que se copiarn
entonces en columna (de arriba abajo). Este botn no est accesible si uno de los elementos es una
imagen o un objeto.

Para vaciar el Portapapeles, haga clic en el botn Borrar todo del panel Portapapeles.

Si no desea que se muestre el botn cada vez que pega celdas, desmarque la opcin
Mostrar botn Opciones de pegado al pegar contenido (pestaa ARCHIVO - opcin Opciones -
categora Avanzadas - zona Cortar, copiar y pegar).

Copiar un formato
Esta tcnica permite copiar el formato (fuente, color, bordes...) de un rango de celdas en otro.

Seleccione la celda o celdas que contienen los formatos que desea copiar.

Haga clic en la herramienta Copiar formato , situada en el grupo Portapapeles de la pestaa INICIO.
Al lado del puntero del ratn aparecer un pincel.
Seleccione las celdas a las que desea aplicar el formato.

Otra opcin es hacer una copia del formato activando la opcin Formato , situada en la lista

asociada al botn Pegar (vase Copiar contenido, resultado y/o formato de celdas).

Si el formato debe copiarse varias veces, haga doble clic en la herramienta . Pulse a
continuacin la tecla [Esc] para desactivar la funcin.

62
Copiar contenido, resultado y/o formato de celdas
Por defecto, Excel copia la totalidad de las celdas (valores o frmulas, formato y comentarios), pero es posible elegir
qu es lo que hay que copiar antes de pegar los datos.

Seleccione las celdas que desea copiar.

Haga clic en la herramienta Copiar del grupo Portapapeles de la ficha INICIO.

Active la primera celda de destino de la copia.

Abra la lista asociada al botn Pegar.

Seale el icono correspondiente al tipo de copia que debe efectuarse a fin de mostrar su etiqueta informativa y
obtener una vista previa del resultado de lo que se pega en la celda de destino.

En este ejemplo, vamos a Mantener formato de origen.

Los iconos de la categora Pegar valores permiten, por ejemplo, pegar solamente (con formatos o sin ellos) el
valor resultante de una frmula que est en otra hoja de clculo, pero sin copiar la frmula.

Los iconos de la categora Pegar permiten pegar formatos o frmulas de celdas. Por ejemplo, el icono

permite Mantener ancho de columnas de origen, para que los datos copiados no usen los

parmetros de ancho de columna de las celdas de destino. Y el icono permite conservar el

Formato de frmulas y nmeros.

Haga clic a continuacin en el icono que elija para llevar a cabo la copia.
Tambin puede utilizar el botn Pegado especial para seleccionar el tipo de elemento que se ha de pegar.

63
Copiar los datos transponindolos
Esta tcnica permite transponer las columnas y las filas de una tabla al copiarla.

Seleccione los datos que desea copiar, pulse [Ctrl]C o haga clic en y luego active la primera celda de
destino de la copia.

Abra la lista asociada al botn Pegar y seleccione la opcin Transponer del grupo Pegar.

De esta manera las filas de la seleccin se convierten en columnas y viceversa.

Copiar datos de Excel estableciendo un vnculo

Los vnculos permiten que todas las modificaciones de datos efectuadas en el libro de Microsoft Excel se transfieran a
otra hoja u otro libro.

Seleccione los datos que desea copiar.

Pulse [Ctrl]C o haga clic en .

Active la primera celda de destino de la copia (en la misma hoja, en otra hoja o en otro libro).

Abra la lista asociada al botn Pegar y seleccione Pegar vnculo.

Las celdas receptoras de la copia pasarn a incluir una frmula que permite ver el contenido de la celda de origen.
Si se modifica un valor de origen, se modificar automticamente el contenido de la celda de destino
correspondiente.

Cuando se crean vnculos durante la operacin de pegado, no es posible recuperar al mismo tiempo los
formatos.

Si pega con vnculo una celda vaca, Excel muestra un cero.

Obtendr el mismo resultado insertando en la celda una frmula de tipo = celda.

64
Efectuar clculos simples al copiar
Esta operacin permite copiar datos a la vez que se lleva a cabo una operacin (suma, resta, etc.) que combina los
datos copiados y los datos contenidos en las celdas de destino.

Seleccione los datos que desea copiar.

Pulse [Ctrl]C o haga clic en .

Active la primera celda de destino (las celdas receptoras deben contener datos).
Abra la lista asociada al botn Pegar y active la opcin Pegado especial.

Determine en el apartado Pegar aquello que debe copiarse.

A continuacin especifique la Operacin deseada activando la opcin correspondiente.
Si deben omitirse las celdas vacas de la seleccin, marque la opcin Saltar blancos.
Haga clic en Aceptar.

Copiar datos como imagen

Seleccione los datos que desea copiar.

Pulse [Ctrl]C o haga clic en .

Active la celda destinataria de la copia (en la hoja activa, en otra hoja o en otro libro).

Abra la lista asociada al botn Pegar y active la opcin Imagen.

La opcin Imagen vinculada puede usarse si desea que cualquier modificacin que se efecte en la imagen de
origen se aplique tambin a la copiada.

65
Activar una hoja
Recuerde que los libros se componen de hojas de clculo y que stas se representan mediante etiquetas.

Gracias a los botones de desplazamiento de las etiquetas, podr visualizar el nombre de la hoja a la que desea
acceder:

Para mostrar todas las etiquetas, haga clic con el botn derecho en o en .
A continuacin, haga clic en la etiqueta de la hoja a la que desea acceder.
Con el teclado, use las teclas [Ctrl][Av Pg] para pasar a la hoja siguiente o las teclas [Ctrl][Re Pg] para
volver a la hoja anterior.
El espacio reservado a las etiquetas de la hoja puede modificarse deslizando la barra de divisin de la
etiqueta, situada a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.

Para modificar el nmero de hojas de un libro nuevo, abra el cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa
ARCHIVO - botn Opciones) y haga clic en la categora General. Especifique el nmero de hojas deseado
en la opcin Incluir este nmero de hojas de la zona Al crear nuevos libros.

Cambiar el nombre de una hoja

Haga clic en la etiqueta de la hoja cuyo nombre desea cambiar. Teclee el nuevo nombre encima del antiguo.
El nombre no debe sobrepasar los 31 caracteres (espacios incluidos) algunos caracteres no pueden usarse: dos
puntos (:), barra oblicua (/ o \), signo de interro-gacin (?), asterisco (*), etc.
Confirme pulsando la tecla [Intro].

Otra posibilidad es usar el men contextual de la etiqueta de hoja, opcin Cambiar nombre.

Seleccionar hojas
Para seleccionar una sola hoja, haga clic sobre su etiqueta (esta operacin activa la hoja).
Para seleccionar varias hojas contiguas, haga clic en la etiqueta de la primera hoja, mantenga pulsada la tecla
[Mays] y haga clic en la etiqueta de la ltima hoja.
Para seleccionar varias hojas no contiguas, haga clic en la etiqueta de la primera hoja, mantenga pulsada la
tecla [Ctrl] y haga clic en las etiquetas de las dems hojas.
Para seleccionar todas las hojas, haga clic con el botn derecho del ratn en una de las etiquetas y luego
haga clic en Seleccionar todas las hojas.
El nombre de las etiquetas seleccionadas aparecer en negrita.

Cuando hay varias hojas seleccionadas, aparece el trmino [Grupo] en la barra de ttulo, tras el nombre del libro.
Decimos que estamos en un grupo porque las modificaciones hechas en la hoja activa se trasladan a todas las
hojas del grupo.
Para desactivar el grupo y seleccionar o activar una sola hoja, haga clic en la etiqueta de alguna hoja que no
forme parte del grupo o abra el men contextual de una etiqueta y active la opcin Desagrupar hojas.
Si estn seleccionadas todas las hojas del libro, el hecho de hacer clic sobre una de las etiquetas desactiva el
grupo.

66
Modificar el color de las etiquetas
Si desea modificar el color de varias etiquetas, seleccione las hojas correspondientes.
Abra el men contextual de la etiqueta: haga clic con el botn derecho del ratn sobre la etiqueta de la hoja
seleccionada que desee.
Seale la opcin Color de etiqueta y haga clic en el color deseado. La opcin Ms colores permite abrir un
cuadro de dilogo desde el que crear un color personalizado.
Cuando la hoja est activa, su nombre aparece subrayado con una lnea de color, pero cuando est
inactiva, toda la etiqueta aparece coloreada.

Para quitar el color a una etiqueta, abra su men contextual, seale la opcin Color de etiqueta y active la
opcin Sin color.

Mostrar y ocultar una hoja

Para ocultar una o varias hojas, seleccione las hojas que desea ocultar, haga clic con el botn derecho del
ratn en una de las etiquetas seleccionadas y active la opcin Ocultar.
Para mostrar una hoja oculta, haga clic con el botn derecho del ratn en una de las etiquetas y active la
opcin Mostrar.

El nombre de las hojas ocultas aparece en el cuadro de dilogo.

En el cuadro de dilogo Mostrar que aparece, haga doble clic en el nombre de la hoja o haga clic una sola vez
en el nombre y luego en el botn Aceptar.
Repita la misma operacin con todas las hojas que desee ver.

67
Mostrar una imagen como fondo de la hoja
Microsoft Excel ofrece la posibilidad de mostrar una imagen como fondo de la hoja. Sin embargo, este fondo no podr
imprimirse.

Active la hoja y la pestaa DISEO DE PGINA.

Haga clic en el botn Fondo del grupo Configurar pgina.
En el cuadro de dilogo Insertar imgenes, busque la imagen que desea colocar como fondo eligiendo una de
las opciones:

Desde un archivo si la imagen est almacenada en su ordenador o en una red local.

Imgenes prediseadas de Office.com para efectuar una bsqueda en el sitio Office.com.

Bsqueda de imgenes de Bing para realizar una bsqueda en el Web.

SkyDrive (u otra nube) si la imagen est almacenada en la nube.

Haga doble clic en el nombre de la imagen.

Observe que el botn Fondo del grupo Configurar pgina se ha convertido en el botn Eliminar fondo.
Para eliminar la imagen que hace de fondo de la hoja, active, si es preciso, la pestaa DISEO DE
PGINA y haga clic en el botn Eliminar fondo del grupo Configurar pgina.

Mover y copiar una o varias hojas

En el libro activo
Seleccione la hoja u hojas que quiere transferir.
Para mover las hojas, seale una de las etiquetas de la seleccin y haga clic y arrastre hasta la nueva
posicin.

68
 La nueva posicin se simboliza mediante un tringulo negro.
Para copiar las hojas, lleve a cabo la misma operacin que para moverlas, manteniendo pulsada la tecla
[Ctrl].

De un libro a otro
Abra el libro que contiene las hojas que se van a mover o copiar y el libro de destino.
Seleccione la hoja u hojas que se van a transferir, haga clic con el botn derecho del ratn en una de las
etiquetas seleccionadas y active la opcin Mover o copiar.
Abra la lista Al libro y haga clic en el nombre del libro de destino.

En la lista Antes de la hoja, seleccione la hoja del libro de destino delante de la cual desea transferir la hoja
en cuestin.
Si desea hacer una copia de la hoja u hojas seleccionadas, marque la opcin Crear una copia. Si desea
desplazarlas, deje desmarcada esta opcin.
Haga clic en Aceptar.

El libro de destino se convierte en el libro activo.

Insertar y agregar hojas

Para insertar una sola hoja, seleccione la hoja delante de la cual desea que esta se inserte. Para insertar
varias hojas al mismo tiempo, seleccione tantas etiquetas consecutivas como hojas desee insertar.

En este ltimo caso, las hojas se insertarn entre la penltima hoja seleccionada y la ltima.
Haga clic con el botn derecho del ratn en una de las etiquetas seleccionadas y active la opcin Insertar.
En el cuadro de dilogo Insertar que aparece a continuacin, compruebe que est activa la opcin Hoja de
clculo y haga clic en Aceptar.

Para agregar una hoja al final de todo, haga clic en el botn Hoja nueva de la barra de etiquetas de la
hoja o pulse [Mays][F11].

69
Eliminar hojas
Seleccione la hoja u hojas que desea eliminar.
Haga clic con el botn derecho del ratn en una de las etiquetas seleccionadas y active la opcin Eliminar.

Si alguna de las hojas contiene datos, aparece el cuadro de dilogo siguiente:

En ese caso, haga clic en el botn Eliminar.

Insertar filas y columnas

Para insertar una sola fila o columna, seleccione la fila o la columna (haciendo clic en el nmero de la fila o en
la letra de la columna) despus de la cual desea insertar la nueva.

Para insertar varias filas o columnas, seleccione tantas filas o columnas como desee insertar.

No se pueden insertar a la vez filas y columnas.

Active la pestaa INICIO y haga clic en el botn Insertar del grupo Celdas, use el mtodo abreviado
[Ctrl]+ o bien active la opcin Insertar del men contextual de la seleccin.

Cuando inserta una fila (o columna), el formato del elemento agregado es el mismo que el del elemento
precedente. Esta opcin puede modificarse haciendo clic en el botn (que aparece al lado del elemento agregado)
y seleccionando luego la opcin El mismo formato de arriba/abajo (para las filas), El mismo formato de la
derecha/izquierda (para las columnas) o la opcin Borrar formato.

Eliminar filas y columnas

Seleccione las filas (o columnas) que desea eliminar haciendo clic sobre los nmeros de fila (o las letras de
columna).

Active la pestaa INICIO y haga clic en el botn Eliminar del grupo Celdas, use el mtodo abreviado
[Ctrl]- o bien active la opcin Eliminar del men contextual de la seleccin.

70
Modificar el ancho de columna y el alto de fila
Seleccione las columnas a las que desea dar el mismo ancho o las filas a las que desea dar el mismo alto. Si se
trata de una sola columna o fila, no las seleccione.
Seale la lnea vertical situada a la derecha de una de las columnas (o la lnea horizontal situada debajo del
nmero de una de las filas).

Observe el nuevo aspecto del puntero del ratn.

Ahora haga clic y arrastre sin soltar el botn del ratn.

El nuevo ancho (alto) se representa con una lnea de puntos y su valor aparece en una etiqueta.
Suelte el botn del ratn cuando alcance el ancho (alto) que estime conveniente.
El ancho de las columnas se calcula en nmero de caracteres (y en pxeles), y el alto de fila, en puntos
(y en pxeles ).

Para ahorrar memoria en su ordenador, aligere las hojas de clculo usando esta tcnica, y no
insertando filas y columnas.

Ajustar el ancho de columna y el alto de fila

Los anchos de columna se calculan en funcin de la entrada de celda ms larga de la columna y los altos de fila se
basan en la entrada de celda ms alta de la fila.

Seleccione, si es preciso, las filas o columnas en cuestin.

Para el ancho de columna, haga doble clic en la lnea vertical situada a la derecha de la letra de la columna.
Para el alto de fila, haga doble clic en la lnea horizontal situada debajo del nmero de la fila.

Insertar celdas vacas

Las celdas se insertarn debajo o a la izquierda del rango de celdas seleccionadas.

Seleccione tantas celdas como desee insertar.

Active la pestaa INICIO, abra la lista asociada al botn Insertar del grupo Celdas y haga clic en la opcin
Insertar celdas, o use el mtodo abreviado [Ctrl]+ o bien active la opcin Insertar del men contextual
de la seleccin.

Active la primera o la segunda opcin para indicar de qu manera separar las celdas existentes tras insertar
las nuevas.
Confirme pulsando Aceptar.

71
Eliminar celdas
Seleccione las celdas que desea eliminar.
Active la ficha INICIO, abra la lista asociada al botn Eliminar del grupo Celdas y haga clic en la opcin
Eliminar celdas o active la opcin Eliminar del men contextual de la seleccin.

Active la primera o la segunda opcin para indicar de qu manera deben moverse las celdas existentes tras
eliminar las celdas seleccionadas.
Haga clic en Aceptar.

Para eliminar celdas desplazando las dems hacia la izquierda, seleccione las celdas que desea eliminar y
haga clic en el botn Eliminar del grupo Celdas.

Mover e insertar celdas, filas y columnas

Las celdas (filas o columnas) se desplazarn e insertarn entre las existentes.

Seleccione las celdas (filas o columnas) que desea desplazar.

Seale uno de los bordes de la seleccin hasta que el puntero adopte la forma de una flecha de cuatro puntas.
Arrastre la seleccin manteniendo pulsada la tecla [Mays].

Suelte el ratn en el lugar donde debe hacerse la insercin, simbolizada con una lnea gruesa.

Si se mantiene pulsada la tecla [Ctrl], adems de la tecla [Mays], al hacer clic y arrastrar la seleccin, las
celdas, filas o columnas se copian en lugar de desplazarse.

72
Descripcin del principio en que se basan las frmulas de clculo
Las frmulas de clculo efectan clculos con los valores contenidos en la hoja.
Las frmulas empiezan con un signo de igual (=).
Las frmulas pueden contener los siguientes elementos:

referencias de celda,

operadores de clculo:
Operadores matemticos:
+ para la suma
- para la resta
/ para la divisin
* para la multiplicacin
% para calcular un porcentaje (p. ej.: =5% da como resultado 0,05)
para elevar a la potencia (p. ej.: =23 da como resultado 8)
Operadores de comparacin: el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO:
= igual a (p. ej.: =30=40 da como resultado FALSO)
< inferior a (p. ej.: =28<35 da como resultado VERDADERO)
<= inferior o igual a
> superior a
>= superior o igual a
<> diferente de
Operadores de concatenacin de texto: & concatena cadenas de caracteres
(p. ej.: ="Oeste"&" y "&"Norte" da como resultado "Oeste y Norte").
Los operadores de referencia permiten combinar rangos de celdas:
: (dos puntos). P. ej.: B1:C4 representa el rango de celdas de B1 a C4.
(punto y coma). P. ej.: B1C4 representa la celda B1 y la celda C4.

las constantes, es decir, los valores que no se calculan y, por tanto, no cambian (por ejemplo, el nmero 1210 o
el texto "Totales trimestrales" son constantes).

algunas funciones de clculo son frmulas preescritas que toman uno o varios valores, ejecutan una operacin y
devuelven uno o varios valores por ejemplo, la funcin PROMEDIO calcula el promedio de un grupo de celdas.

Crear una frmula de clculo simple

Se trata de elaborar un clculo que integre las referencias de celdas, los operadores de clculo y las constantes.

Haga clic en la celda donde desea introducir la frmula y ver el resultado.

Escriba un signo de igual =.
Elabore la frmula:

para integrar el contenido de una celda, haga clic en la celda en cuestin o introduzca su referencia (por ejemplo,
C4).
para integrar un operador de clculo o una constante, introduzca el dato correspondiente (por ejemplo, * para
multiplicar).
si utiliza varios operadores, defina, si es preciso, el orden de prioridad para reagrupar valores usando parntesis.

73
Observar la evolucin de la frmula en la barra de frmula. En este caso se trata de una frmula que permite
calcular el coste total del pedido Dorsal Benjamn rojo: el precio del dorsal multiplicado por la cantidad de
dorsales, ms el 5% del precio multiplicado por la cantidad.

Confirme la frmula pulsando la tecla [Intro] o haciendo clic en el botn de la barra de frmula.

Las frmulas de clculo se calculan de nuevo de forma predeterminada al modificar los valores que
intervienen en ellas. Para bloquear ese nuevo clculo automtico, active la opcin Manual de la
herramienta Opciones para el clculo (pestaa FRMULAS - grupo Clculo) (puede acceder tambin a las
Opciones de clculo a travs de las Opciones de Excel: pestaa ARCHIVO - Opciones - Frmulas - zona
Clculo de libro). Si desactiva el modo de clculo automtico, para volver a activar el clculo manual del libro
completo, utilice la herramienta Calcular ahora (o [F9]) y para calcular manualmente la hoja activa, utilice la
herramienta Calcular la hoja (o [Mays][F9]) de la pestaa FRMULAS - grupo Clculo).
Al modificar una frmula de clculo, las referencias de las celdas que la componen aparecen en colores
diferentes en la barra de frmula. En la hoja de clculo, las celdas o rangos de celdas afectados por la
frmula aparecen rodeados de un borde del mismo color.

No olvide que para copiar una frmula en celdas contiguas es posible usar el indicador de relleno, situado
en la esquina inferior derecha de la celda activa (vase Copiar y desplazar - Copiar un contenido en
celdas contiguas).

Convertir en absoluta una referencia de celda en una frmula

Esta tcnica permite fijar la referencia de una celda en una frmula, de forma que no se modifique al copiar la frmula.

Empiece a teclear la frmula y detngase al llegar a la celda cuya referencia desea hacer absoluta.
Pulse la tecla [F4].

La referencia de la celda muestra entonces el carcter $ delante de la referencia de columna y del nmero de fila.

Al pulsar la tecla [F4], obtendr una referencia absoluta de celda si pulsa [F4] una segunda vez, solo se har
absoluta la referencia de la fila si pulsa [F4] una tercera vez, se har absoluta la referencia de la columna.
74
 Pulse la tecla [F4] tantas veces como sea necesario para convertir en absoluto el elemento deseado.
Si es preciso, acabe de introducir la frmula y confirme.

En nuestro ejemplo, hemos copiado la celda F4 en las celdas F5, F6 y F7 observe que la referencia absoluta (E10)
permanece fija en las diversas frmulas, contrariamente a las otras celdas. En este ejemplo, nicamente podra
haberse fijado la referencia a la fila, ya que hemos copiado hacia abajo.

Para ilustrar esta funcin, mostramos las frmulas en lugar de los resultados en las celdas (pestaa ARCHIVO -
opcin Opciones - categora Avanzadas - zona Mostrar opciones para este hoja - opcin Mostrar frmulas

en celdas en lugar de los resultados calculados o bien la herramienta Mostrar frmulas de la pestaa
FRMULAS - grupo Auditora de frmulas).

Introducir una frmula multihoja

Esta tcnica permite insertar en una hoja frmulas (llamadas frmulas 3D) que hacen referencia a celdas de una o
varias hojas diferentes.

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Teclee =

Empiece a escribir la frmula y, cuando le parezca oportuno, haga clic en la ficha de la hoja, seleccione la celda
o celdas que desee y concluya la frmula.
Confirme.

En este caso, la celda C4 suma el contenido de las celdas F4 de las hojas "Semestre 1" y "Semestre 2".
Tambin es posible elaborar frmulas multilibro. Para ello debern estar abiertos todos los libros que
intervengan en el clculo. Para desplazarse hasta una celda ubicada en una hoja de otro libro, vaya a la
pestaa VISTA y, dentro del grupo Ventana, pulse el botn Cambiar ventanas para activar el libro
correspondiente.

75
Crear una frmula con una funcin
Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Haga clic en el botn Insertar funcin , situado en la barra de frmulas, o en la pestaa FRMULAS, o
pulse [Mays][F3].
En el cuadro de dilogo Insertar funcin, abra la lista desplegable O seleccionar una categora si desea
ver una categora concreta de funciones.
La categora Usadas recientemente muestra una lista con las funciones usadas por usted y tambin con las ms
habituales. La categora Todo muestra todas las funciones disponibles.

Para buscar una funcin concreta existen dos posibilidades: introducir en el cuadro Buscar una funcin el
nombre exacto de la funcin o bien una descripcin de lo que desea hacer con ella y luego confirmar la
bsqueda pulsando el botn Ir, situado en la parte superior, o la tecla [Intro].
Haga clic en la funcin buscada dentro del cuadro Seleccionar una funcin para seleccionarla.

Al seleccionar una funcin, su sintaxis y su descripcin aparecen en la parte inferior del cuadro.

Si es preciso, haga clic en el vnculo Ayuda sobre esta funcin para consultar la ayuda de Excel referente
a la funcin seleccionada.

Haga clic en Aceptar para activar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. Para
definir los argumentos de la funcin:

Haga clic en el cuadro de texto correspondiente y, a continuacin, haga clic en el botn .

Seleccione la celda o celdas correspondientes al argumento en la hoja de clculo.

Haga clic en el botn para ver de nuevo el cuadro de dilogo.

Otra posibilidad es introducir directamente un argumento.

76
La funcin SI permite crear una frmula condicional: en este ejemplo, si el valor de la celda es superior a 1000,
aparecer el texto "presupuesto excedido" en las celdas en caso contrario, es el texto "conforme a presupuesto"
el que se mostrar.

Haga clic en Aceptar cuando haya definido todos los argumentos.

Es posible insertar funciones dentro de frmulas o de otras funciones. Para ello, empiece a introducir la
frmula y, cuando le parezca oportuno, haga clic en (situado a la izquierda de la barra de frmula) para
ver la lista con las ltimas funciones usadas y la opcin Ms funciones para acceder a la lista completa de
funciones. Tambin puede usar el botn Recientes del grupo Biblioteca de funciones (pestaa FRMULAS).
Para insertar funciones utilizando el asistente, puede activar la pestaa FRMULAS, hacer clic en uno de
los botones del grupo Biblioteca de funciones (agrupan las funciones por tipo) y hacer clic sobre la funcin
en cuestin.

Para buscar la lista de funciones de Excel clasificadas por categora , tambin puede mostrar la
Ayuda de Excel (tecla [F1]), escribir Funciones en el cuadro Buscar en la ayuda en lneay pulsar
[Intro]. A continuacin, haga clic en el vnculo Funciones de Excel (por categora)o Funciones de
Excel (por orden alfabtico), segn el caso.

Usar la opcin Autocompletar para introducir funciones

Esta operacin permite introducir una funcin sin necesidad de pasar por el Asistente para funciones, pero
contando con la ayuda de Excel para limitar los errores de sintaxis y de tecleo.

Active la celda en la que desea introducir la frmula y ver el resultado.

Introduzca el signo = (igual) y las primeras letras de la funcin.

77
Al introducir la primera letra, Excel muestra la lista de funciones que empiezan por esa letra en concreto.
Contine introduciendo el nombre de la funcin o haga doble clic en el nombre que aparece en la lista e indique los
argumentos.

A medida que vaya tecleando aparecern una serie de etiquetas que le guiarn en la elaboracin de la frmula.
No olvide concluir la frmula introduciendo el signo ).

Sumar un conjunto de celdas

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Haga clic en la herramienta Suma del grupo Modificar (pestaa INICIO) o pulse [Alt]=.

Este botn se encuentra tambin en la pestaa FRMULAS - grupo Biblioteca de funciones.

Excel muestra una funcin integrada llamada SUMA() y propone sumar por defecto el grupo de celdas situadas encima
de la celda de resultado (en este caso, F4 a F7).

78
 Si la seleccin de celdas no le resulta conveniente, modifquela haciendo clic y arrastrando hasta que la seleccin
incluya las celdas deseadas.

Confirme pulsando [Intro] o haga clic en el botn Introducir.

Al seleccionar rangos de celdas con valores numricos, Excel muestra, de forma predeterminada, la suma de
dichos valores en la barra de estado.

Usar funciones estadsticas simples

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Abra la lista asociada a la herramienta del grupo Modificar (pestaa INICIO) o del botn
Autosuma del grupo Biblioteca de funciones (pestaa FRMULAS).
Haga clic en la funcin deseada:

Promedio Calcula el promedio de un conjunto de celdas con valores numricos.

Contar nmeros Calcula el nmero de celdas con valores numricos de un conjunto de celdas.

Mx. Extrae el valor mximo de un conjunto de celdas con valores numricos.

Mn. Extrae el valor mnimo de un conjunto de celdas con valores numricos.

Excel muestra la funcin correspondiente a la eleccin efectuada y selecciona un grupo de celdas.

Si la seleccin de celdas no le resulta conveniente, modifquela haciendo clic en una celda para seleccionarla o
haciendo clic y arrastrando para seleccionar un rango de celdas.

Pulse la tecla [Intro] o haga clic en el botn para confirmar la frmula de clculo.

Al seleccionar rangos de celdas con valores numricos, adems de su suma correspondiente, ver en la
barra de estado el promedio de los valores. En una seleccin cualquiera ver tambin el nmero de celdas
que no estn vacas. Para ver otros resultados de funcin, haga clic con el botn secundario del ratn en la barra
de estado y seleccione entre las funciones propuestas Recuento numrico, Mnimo o Mximo).

79
Contar las celdas que responden a un criterio especfico

(CONTAR.SI)
La funcin CONTAR.SI, cuya sintaxis es =CONTAR.SI(rangocriterios), permite contar el nmero de celdas que
responden a uno o varios criterios.

Como ejemplo de esta funcin, hemos calculado el nmero de vinos de color tinto que tenemos en nuestra bodega.
Haga clic en la celda en la que desea mostrar el resultado.
Comience a introducir el principio de la frmula =CONTAR.SI(
Haciendo clic y arrastrando, seleccione el rango de celdas que incluyen los datos que interesan para el clculo.
Por supuesto, tambin puede teclear la referencia al rango de celdas si no puede o no quiere usar el mtodo de hacer
clic y arrastrar.
Escriba el punto y coma () para indicar el cambio de argumento.
Luego introduzca el valor que se debe contar (criterio) este puede estar compuesto:

de un nmero: en ese caso se escribe el valor directamente. Por ejemplo: =CONTAR.SI((F2:F20)2002) para
buscar todos los vinos de la aada 2002.
de una referencia de celda. Por ejemplo: =CONTAR.SI((D2:D20)B16) para buscar el nmero de reas
(D2:D20) cuyo nombre es igual al que contiene la celda B16, es decir, Burdeos.
de una expresin: hay que escribir la expresin entre comillas. Por ejemplo: CONTAR.SI(F2:F20<2003) para
buscar el nmero de aadas inferiores a 2003.
de una cadena de texto: hay que escribir el texto buscado entre comillas. Por ejemplo: = CONTAR.SI
(E2:E20tinto) para buscar el nmero de vinos de color tinto.

Observe que los criterios no tienen en cuenta si los caracteres estn en minsculas o en maysculas: la cadena
tinto, Tinto y TINTO proporcionarn el mismo resultado.
La insercin de un carcter genrico ? (signo de interrogacin) en un criterio sirve para buscar un carcter
cualquiera. Por ejemplo, el criterio p?rte devuelve los resultados porte y parte.
80
 La insercin de un * (asterisco) sirve para buscar un nmero cualquiera de caracteres. Por ejemplo, el criterio
tin* puede devolver tinto, tinaja, tino, tinta...
Para buscar literalmente un signo de interrogacin o un asterisco, escriba (tilde) delante de ese carcter. Por
ejemplo, el criterio xx902? devuelve el resultado xx902?.
Para obtener el carcter tilde solo (), pulse la tecla [Alt Gr] y, sin soltarla, pulse los dgitos 126 en el teclado
numrico.

81
Modificar la fuente y el tamao de los caracteres
Seleccione las celdas o los caracteres que desea modificar.
Active la pestaa INICIO.

Modificar la fuente o su tamao

Abra la lista Fuente del grupo Fuente o la lista Tamao de fuente de ese mismo grupo, segn el caso.
Arrastre el ratn, sin hacer clic, sobre la fuente o el tamao deseado(s).

Ver inmediatamente el efecto producido en las celdas seleccionadas de la hoja de clculo.

Haga clic en la fuente o el tamao deseados.

Otra posibilidad es hacer clic sobre el activador de cuadro de dilogo del grupo Fuente para abrir el
cuadro de dilogo Formato de celda (o [Ctrl][Mays]E) y llevar a cabo las selecciones oportunas
en la ficha Fuente.

Para aumentar o reducir un punto el tamao de los caracteres, haga clic en la herramienta

Aumentar tamao de fuente o Disminuir tamao de fuente .

Para definir la fuente y el tamao utilizados de forma predeterminada en los nuevos libros, haga clic
en la pestaa ARCHIVO, luego en el botn Opciones, active la categora General y seleccione la
fuente en la lista Usar esta fuente, y el tamao de los caracteres en la lista Tamao de fuente,
del apartado Al crear nuevos libros (vase Libros - Crear un libro basado en una plantilla).

Ajustar el tamao de los caracteres

Esta funcin indica a Excel que debe reducir automticamente el tamao de los caracteres si no puede verse todo el
contenido de la celda en sentido horizontal.

Seleccione las celdas que corresponda, active la pestaa INICIO y haga clic en el activador de cuadro

82
 de dilogo del grupo Alineacin, o pulse las teclas [Ctrl][Mays]F.
Active, si es preciso, la ficha Alineacin y marque la opcin Ajustar texto de la zona Control del texto. Haga
clic en Aceptar.
Una vez reducido el tamao, los caracteres vuelven a su tamao original si se aumenta el ancho de la
columna.

Aplicar los formatos Negrita, Subrayado, Cursiva

Seleccione las celdas o los caracteres que corresponda.
Active la pestaa INICIO y aplique los formatos deseados:

Para aplicar el formato negrita, haga clic en la herramienta Negrita o pulse [Ctrl] N o [Ctrl]2.

Para aplicar el formato cursiva, haga clic en la herramienta Cursiva o [Ctrl]K o [Ctrl]3.

Para aplicar el formato subrayado simple, haga clic en la herramienta Subrayado o pulse [Ctrl]S o
[Ctrl]4.

Para aplicar el formato subrayado doble, abra la lista asociada a la herramienta Subrayado y active la
opcin Subrayado doble.

Para anular un formato, vuelva a ejecutar las operaciones precedentes en la seleccin deseada.

Es posible aplicar varios formatos a una misma seleccin.

Aplicar otros atributos de caracteres

Se trata de aplicar los formatos Tachado, Superndice o Subndice o incluso de seleccionar otros estilos de
subrayado.

Seleccione las celdas o los caracteres.

Active la pestaa INICIO y haga clic en el activador de cuadro de dilogo del grupo Fuente o pulse
[Ctrl][Mays]F y active, si es preciso, la ficha Fuente.

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 Aplique los formatos deseados en el cuadro Efectos: Tachado, Superndice y Subndice.
La lista Subrayado permite optar por otro tipo de efecto de subrayado.

Haga clic en el botn Aceptar.

Cambiar el color de los caracteres

Seleccione las celdas o los caracteres que corresponda.

Abra la lista asociada a la herramienta Color de fuente del grupo Fuente (pestaa INICIO) y
haga clic en el color deseado.
Tambin es posible seleccionar el color en el cuadro de dilogo Formato de celdas, ficha Fuente.

El color seleccionado aparece en la herramienta Color de fuente : para aplicar el color a otro
texto, basta con hacer clic directamente en la herramienta, sin abrir la lista.

Para modificar el formato de los caracteres con la minibarra de herramientas, seleccione los caracteres
que corresponda: aparece temporalmente una minibarra de herramientas encima de la seleccin. Seale
esta minibarra y haga clic en el formato que desee aplicar.

84
La minibarra de herramientas se muestra si est activada la opcin Mostrar minibarra de herramientas al
seleccionar del cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa ARCHIVO - botn Opciones - categora
General).

85
Formatear el contenido de las celdas
Para aplicar un formato predefinido, seleccione las celdas que corresponda y haga clic, en la pestaa
INICIO, sobre la lista Formato de nmero del grupo Nmero.

Haga clic en uno de los formatos propuestos por Excel.

Cuando se aplica a los nmeros el formato Porcentaje, estos se multiplican por 100 para convertirlos en porcentaje.
El formato Texto permite ver los valores numricos como texto (alineado a la izquierda de la celda de forma
predeterminada).

Si es preciso, aumente o disminuya el nmero de decimales haciendo clic en la herramienta Aumentar

decimales o Disminuir decimales.

Es posible que en algunas celdas, cuando el ancho de la columna sea insuficiente para mostrar el formato
solicitado, aparezcan unas almohadillas. En esos casos, aumente el ancho de la columna.

Para que las celdas seleccionadas vuelvan al formato inicial, abra la lista Formato de nmero y haga clic en
la opcin General. Las celdas con formato General no tienen un formato de nmero especfico.

Para aplicar rpidamente el formato moneda, porcentaje o millares, haga clic en las herramientas
, o respectivamente.

Para aplicar otro formato a las celdas seleccionadas, active la pestaa INICIO, haga clic en la lista Formato
de nmero del grupo Nmero y en la opcin Ms formatos de nmero o haga clic en el activador de
cuadro de dilogo del grupo Nmero, o pulse [Ctrl]F y active, si es preciso, la ficha
Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas.

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 Seleccione la opcin que contiene el formato que le interesa en la lista Categora.
En caso necesario, modifique la configuracin de formato (Posiciones decimales, etc.).
Haga clic en el botn Aceptar.
Para combinar texto y fecha, puede utilizar la funcin TEXTO (vase Clculos - Efectuar clculos con datos de
tipo fecha) o bien personalizar el formato (vase Crear un formato personalizado).

Crear un formato personalizado

Seleccione las celdas a las que desea aplicar el formato.
Active la pestaa INICIO y haga clic en la lista Formato de nmero del grupo Nmero y luego en la opcin
Ms formatos de nmero o bien haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Nmero o
pulse [Ctrl]F y active, si es preciso, la ficha Nmero.
En la lista Categora seleccione la opcin Personalizada e introduzca el formato personalizado en el cuadro de
texto Tipo, respetando los principios siguientes:

Un formato personalizado puede estar compuesto de cuatro secciones, separadas por punto y coma. Estas
secciones definen, por orden, el formato de los nmeros positivos, el de los nmeros negativos, el de los valores
nulos y el formato de texto.
Por ejemplo: 0,00" kg"[rojo]-0,00" kg"0. Este ejemplo muestra los valores positivos con dos decimales
seguidos del texto kg, los valores negativos aparecen en rojo precedidos del signo - y seguidos del texto kg, los
valores nulos se mostrarn sin decimales y sin el texto kg no se define ningn formato especfico para los
valores de tipo texto.

Cabe la posibilidad de definir nicamente una seccin. En esos casos la seccin es usada por todos los nmeros,
sea cual sea su valor.
Por ejemplo: #.##0" sin IVA". En este ejemplo, sea cual sea el valor introducido (positivo, negativo o nulo),
aparecer un punto entre los millares y las centenas y el valor ir seguido del texto sin IVA.

Para crear un formato personalizado, pueden usarse las sintaxis siguientes:

Para agregar texto a un formato personalizado: el texto agregado al formato debe teclearse obligatoriamente
entre comillas. Tenga cuidado de no dejar espacios delante de las comillas, de lo contrario Excel interpretara el
espacio como una solicitud de dividir entre 1000.

87
 En los formatos numricos personalizados:
#.##: muestra un espacio entre los millares y las centenas
0: muestra los valores sin decimales
0,00: muestra dos decimales
Por ejemplo: #.##0,00"sin IVA": si se introduce 2415 aparece 2.415,00 sin IVA Para
personalizar un formato de fecha:
para los das, use los cdigos: d (1) - dd (01) - ddd (sb) - dddd (sbado)
Para los meses, use los cdigos: m (1) - mm (01) - mmm (ene) - mmmm (enero) Para los aos, use los cdigos:
aa (11) - aaaa (2011)
Use el carcter que prefiera como separador
Por ejemplo: "El"ddd dd de mmm "de "aaaa: al introducir 24/4/11 aparece El dom 24 de abr de 2011.
Si los elementos introducidos contienen texto: use el carcter @ para indicar el texto introducido. Por ejemplo:
"Regin: "@: al introducir Sur aparece Regin: Sur

Recordemos que la tecla # se obtiene por lo general con la combinacin de teclas [Alt Gr]3.
Confirme pulsando Aceptar.
Para personalizar la vista de los datos, tambin puede usar la funcin TEXTO (vase Clculos avanzados -
Efectuar clculos con datos de tipo fecha).

Para ocultar el contenido de las celdas, cree el formato personalizado (tres punto y coma).

Modificar la orientacin del contenido de las celdas

Seleccione las celdas en cuestin.

Active la pestaa INICIO y abra la lista asociada a la herramienta Orientacin del grupo
Alineacin.

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 Haga clic en la orientacin deseada.

La opcin Formato de alineacin de celdas de la lista asociada a la herramienta permite abrir el

cuadro de dilogo Formato de celdas (ficha Alineacin) para seleccionar en l un ngulo de rotacin
personalizado en el cuadro Grados (zona Orientacin).

Alinear el contenido de las celdas

Seleccione las celdas y active la pestaa INICIO.
Para modificar la alineacin vertical del contenido de las celdas con respecto al alto de la fila, haga clic en

una de las herramientas siguientes, situadas en el grupo Alineacin: Alinear en la parte superior,

Alinear en el medio, Alinear en la parte inferior.

Para modificar la alineacin horizontal del contenido de las celdas con respecto al ancho de la columna,

haga clic en una de las herramientas siguientes: Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear
a la derecha.
Tambin encontrar esas opciones en el cuadro de dilogo Formato de celdas, ficha Alineacin (para
abrirlo haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Alineacin, pestaa INICIO), listas Horizontal
y Vertical. La opcin General de la lista Horizontal permite volver a la alineacin original.

Para justificar el contenido de una celda, entre en el cuadro de dilogo Formato de celdas (ficha
Alineacin), abra la lista Horizontal y seleccione la opcin Justificar si quiere justificar el texto a lo
ancho o abra la lista Vertical y seleccione la opcin Justificar si quiere justificar el texto a lo alto.

89
Aplicar una sangra al contenido de las celdas
Seleccione las celdas que corresponda.

Active la pestaa INICIO y haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Alineacin o pulse
[Ctrl]F y active, si es preciso, la ficha Alineacin. Abra la lista Horizontal y seleccione el tipo de sangra:
Izquierda (sangra) Para alinear a la izquierda y aplicar una sangra con respecto al borde
izquierdo de las celdas.
Derecha (sangra) Para alinear a la derecha y aplicar una sangra con respecto al borde
derecho de las celdas.
Distribuido (sangra) Para justificar y aplicar una sangra con respecto al borde derecho e
izquierdo de las celdas.
Especifique el valor deseado en el cuadro Sangra.

Cada incremento del cuadroSangra que se obtiene al hacer clic en o equivale al ancho de un carcter.

Haga clic en Aceptar.

Las herramientas y del grupo Alineacin (pestaa INICIO) permiten aumentar o

disminuir respectivamente la sangra izquierda.

Combinar celdas
Esta operacin permite agrupar varias celdas para expandir el contenido de la primera a las dems. Las celdas
combinadas pasan a formar una sola.

En este ejemplo, las celdas B1 a G2 se han combinado el contenido de la celda B1 se ha centrado horizontalmente
sobre las celdas B1 a G2. Las celdas A5 a A9 tambin se han combinado el contenido de la celda A5 est centrado
(horizontal y verticalmente) sobre las celdas A5 a A9 (su orientacin tambin se ha modificado).

Seleccione las celdas que deben combinarse.

Solo los datos situados en la primera celda de la seleccin aparecern en las celdas combinadas.

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 Active la pestaa INICIO, abra la lista asociada a la herramienta Combinar y centrar del grupo Alineacin
y seleccione la opcin adecuada:

Para combinar la seleccin centrando horizontalmente

Combinar y centrar el contenido de la primera celda sobre la seleccin.
Para combinar la seleccin en sentido horizontal, sin
Combinar horizontalmente
cambiar la alineacin horizontal de la seleccin.
Para combinar la seleccin en sentido horizontal o
Combinar celdas vertical, sin cambiar la alineacin horizontal de la seleccin.
Para anular la combinacin de la celda seleccionada.
Separar celdas

Para combinar celdas, otra posibilidad es entrar en el cuadro de dilogo Formato de celdas - ficha Alineacin,
y marcar la opcin Combinar celdas.

Aplicar bordes a las celdas

De forma predeterminada, no aparece ningn borde alrededor de las celdas. La cuadrcula de la hoja de clculo slo
se imprime en caso de que as se especifique.

Aplicar bordes definidos previamente

Seleccione las celdas a las que quiere aplicar el borde.

Active la pestaa INICIO y abra la lista asociada a la herramienta Bordes del grupo Fuente.

91
 Haga clic en el tipo de borde deseado.

La herramienta dibuja todos los bordes de las celdas seleccionadas.

El ltimo borde aplicado puede verse sobre la herramienta para aplicarlo a una nueva
seleccin, basta con hacer clic en la herramienta, sin abrir la lista.

Para eliminar todos los bordes de la seleccin, seleccione la opcin Sin borde de la lista asociada a la

herramienta .

Aplicar otros bordes

Seleccione las celdas a las que desea aplicar un borde.

Active la pestaa INICIO, abra la lista asociada a la herramienta del grupo Fuente y haga clic

en la opcin Ms bordes o haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Fuente o pulse
[Ctrl]F y active, si es preciso, la ficha Borde.

Para colocar un borde especfico alrededor de los bordes externos de la seleccin, seleccione el Estilo y el
Color del borde y haga clic en el botn Contorno. Para dibujar una cuadrcula, haga clic en el botn
Interior.
Para colocar un borde a lo largo de los bordes especificados de cada celda de la seleccin, seleccione en
primer lugar el Estilo y el Color, y haga clic en el botn correspondiente del cuadro Borde para ver u
ocultar el borde, o bien haga clic en el borde visible en el cuadro de vista previa. Haga clic en el botn
Interior para insertar lneas alrededor de las celdas seleccionadas, exceptuando los bordes externos de
la seleccin.

Los botones y permiten trazar diagonales en las celdas.

Confirme haciendo clic en Aceptar.

Visualice el resultado haciendo clic fuera de la seleccin.
92
Trazar un borde

Active la pestaa INICIO y abra la lista asociada a la herramienta Bordes del grupo Fuente.

Escoja el Color de lnea y el Estilo de lnea.

Se activa automticamente la herramienta : el puntero del ratn toma la forma de un lpiz.

Haga clic en los bordes de la celda que quiere dibujar.

Para trazar una cuadrcula, seleccione la herramienta en la lista asociada a la herramienta Bordes

y trace la cuadrcula haciendo clic y arrastrando.

Para borrar un borde, seleccione la herramienta Borrar borde de esta misma lista y borre cada
borde haciendo clic en l.

Para desactivar una de estas herramientas, pulse la tecla [Esc].

93
Aplicar un color de fondo a las celdas
Seleccione las celdas que corresponda.

Active la pestaa INICIO y abra la lista asociada a la herramienta Color de relleno del grupo Fuente.

Si uno de los Colores del tema o de los Colores estndar le va bien, seale con el puntero el color elegido
para obtener una vista previa del resultado directamente en las celdas seleccionadas, o haga clic en ese color
para aplicarlo.

Para seleccionar un color distinto, active la opcin Ms colores. Se abre entonces el cuadro de dilogo
Colores y en l puede llevar a cabo dos operaciones:

En la ficha Estndar, haga clic en la muestra de color que desea aplicar.

En la ficha Personalizado, use el cursor de color o los cuadros Rojo, Verde, Azul para crear su propio color.

Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Colores.

El ltimo color aplicado aparece en la herramienta Color de relleno para aplicarlo a una nueva
seleccin, basta con hacer clic en la herramienta, sin abrir la lista.

Los colores seleccionados en el cuadro de dilogo Colores aparecen despus en el cuadro Colores

recientes de la lista asociada a la herramienta Color de relleno .

El cuadro de dilogo Formato de celdas, ficha Relleno, tambin permite aplicar un color al fondo de las celdas.

Para anular un color de fondo de una seleccin de celdas, seleccione la opcin Sin relleno de la
lista asociada a la herramienta Color de relleno .

Aplicar una trama o un degradado al fondo de las celdas

Seleccione las celdas que corresponda.

Active la pestaa INICIO y haga clic en el iniciador de cuadro de dilogo del grupo Fuente o pulse
[Ctrl]F.
Active la ficha Relleno.

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Aplicar una trama
En el cuadro Color de fondo, seleccione, en caso necesario, un color para el fondo de la trama.
Para aplicar una trama al fondo de las celdas seleccionadas, abra la lista Color de Trama y escoja el color
frontal si desea crear una trama de color.

Abra la lista Estilo de Trama y seleccione el estilo que desea aplicar a las celdas.

Aplicar un degradado al fondo de las celdas

Haga clic en el botn Efectos de relleno del cuadro de dilogo Formato de celdas - ficha Relleno.
Abra las listas Color 1 y Color 2 para seleccionar los colores del degradado.
En el cuadro Estilos de sombreado, seleccione aquel que mejor le convenga y haga clic en uno de los modelos
propuestos en el cuadro Variantes.

95
Haga clic una vez en el botn Aceptar para salir del cuadro de dilogo Efectos de relleno y una segunda vez
para salir del cuadro de dilogo Formato de celdas.

96
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con un nico criterio de contenido
Excel 2013 permite ordenar rpidamente una tabla de acuerdo con los valores contenidos en alguna de sus
columnas.

Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar.

Si se debe ordenar toda la tabla y esta contiene filas o columnas vacas o celdas combinadas, no es preciso hacer
una seleccin.
Haga clic en la celda de la columna en funcin de la cual desea establecer el orden. Si ha hecho una seleccin, use
las teclas [Tab] o [Mays][Tab] para ir a la celda.
Haga clic en el botn Ordenar y filtrar de la pestaa INICIO, grupo Modificar, y luego sobre la opcin

Ordenar de A a Z para ordenar en orden creciente (de A a Z o de 0 a 9) o sobre la opcin

Ordenar de Z a A para ordenar en orden decreciente (de Z a A o de 9 a 0).

Estas opciones llevan nombres diferentes en funcin del contenido de las celdas seleccionadas: Ordenar de A a
Z u Ordenar de Z a A para los textos, Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor para los
nmeros u Ordenar de ms antiguos a ms recientes u Ordenar de ms recientes a ms antiguos para
las fechas.

Encontrar tambin las herramientas y en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa

DATOS, as como en las listas desplegables de una tabla de datos (vase Crear una tabla de datos y Activar el
filtrado automtico).
Para ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios de valor, remtase al apartado
correspondiente, ms adelante en este mismo captulo.

Para cancelar un orden, puede hacer clic en el botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso
rpido o usar el mtodo abreviado [Ctrl]Z.

Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios

En Excel 2013 es posible combinar hasta 64 criterios de orden.

Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar.

Haga clic en el botn Ordenar y filtrar de la pestaa INICIO, grupo Modificar, y luego en la opcin Orden
personalizado.
Active la opcin Mis datos tienen encabezados si la primera fila de la seleccin contiene ttulos de columna y
estos no deben ordenarse.

Ordenar segn varios criterios relativos a los valores

Las tablas pueden ordenarse de acuerdo con los valores de varias columnas (por ejemplo, una tabla con notas
puede ordenarse por nombre del alumno, apellido, fecha de nacimiento, notas, etc.).

97
 Entre en el cuadro de dilogo Ordenar: haga clic en el botn Ordenar y filtrar de la pestaa INICIO - grupo
Modificar, y haga clic en la opcin Orden personalizado.
Especifique el primer criterio de orden:

Abra la lista Ordenar por y seleccione la primera columna que debe servir de criterio de orden.
Abra, si es preciso, la lista Ordenar segn y active la opcin Valores.
Abra la lista Criterio de ordenacin y seleccione el tipo de orden:

creciente, con la opcin A a Z si la columna contiene texto, la opcin De menor a mayor si la columna
contiene valores numricos y la opcin De ms antiguos a ms recientes si la columna contiene fechas.

decreciente, con la opcin Z a A si la columna contiene texto, la opcin De mayor a menor si la columna
contiene valores numricos y la opcin De ms recientes a ms antiguos si contiene fechas.

Haga clic en el botn Agregar nivel para ver una segunda fila de criterios.
Especifique el segundo criterio de orden:

Abra la lista Luego por y seleccione la segunda columna que debe servir de criterio de orden.

Compruebe que la lista Ordenar segn muestra la opcin Valores.

Especifique el Criterio de ordenacin.

Realice las dos ltimas operaciones si desea crear otros criterios.

En este ejemplo, la tabla se ordenar en funcin de las notas generales (columna RESULTADOS) y luego, si dos
alumnos tienen la misma nota, por apellido, nombre y finalmente por fecha de nacimiento.

Haga clic en Aceptar para iniciar la ordenacin.

Modificar las opciones de diseo de pgina

Active la pestaa DISEO DE PGINA.
Para modificar los mrgenes de impresin, haga clic en el botn Mrgenes del grupo Configurar pgina y
escoja uno de los mrgenes preestablecidos: Normal, Ancho o Estrecho, o bien haga clic en la opcin
Mrgenes personalizados para definir los valores de los mrgenes en las zonas Superior, Izquierdo,
Derecho e Inferior. En este caso, tambin puede activar la opcin Horizontalmente o Verticalmente
para centrar la tabla con respecto al ancho o al alto de la pgina.
Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo de personalizacin de Mrgenes.

Tambin puede activar el modo Diseo de pgina (icono , en la parte inferior derecha de la
ventana) y sealar el borde de la zona de margen que quiere modificar mediante la regla cuando el
puntero del ratn aparezca en forma de flecha de doble punta, haga clic y arrastre de forma que cambie el
tamao del margen (se muestra una etiqueta informativa que indica el valor del margen).

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 Para modificar la orientacin de las pginas, haga clic en el botn Orientacin del grupo Configurar pgina y
escoja la opcin Vertical u Horizontal.
Para definir el formato de papel, haga clic en el botn Tamao del grupo Configurar pgina.

Escoja las opciones propuestas o haga clic en la opcin Ms tamaos de papel para abrir el cuadro de
dilogo Configurar pgina y elegir la opcin que prefiera en la lista Tamao del papel.

Si desea modificar la escala de impresin:

Para reducir la altura o la anchura de la pgina impresa a fin de imprimir varias pginas por hoja, abra la lista
asociada al botn Ancho o Alto (segn el caso) del grupo Ajustar rea de impresin y haga clic en el nmero
de pginas que desee.
Para ampliar o reducir los datos impresos en funcin de un porcentaje del tamao real, seleccione el porcentaje
que desee en la zona Escala del grupo Ajustar rea de impresin.

Para volver a las dimensiones originales, seleccione las opciones Automtico en las listas Ancho y Alto del
grupo Escala.

Para imprimir la cuadrcula de la hoja, active la opcin Imprimir de la zona Lneas divisin del grupo Opciones
de la hoja.

Incluso si no ha aplicado bordes a las celdas, estas se imprimirn con un borde simple.

99
La opcin Ver de esta zona corresponde a la opcin Lneas de cuadrcula de la pestaa VISTA - grupo
Mostrar, y permite visualizar la cuadrcula de las celdas en la hoja de clculo.
Para imprimir las letras representativas de las columnas y los nmeros representativos de las filas, active la opcin
Imprimir de la zona Encabezados del grupo Opciones de la hoja.
La opcin Ver de esta zona corresponde a la opcin Ttulos de la pestaa VISTA - grupo Mostrar, y permite ver
los nmeros de las filas y las letras de las columnas en la hoja de clculo.
Tambin puede accederse a algunas de las funciones descritas aqu desde la pestaa ARCHIVO - botn
Imprimir (vase Imprimir un libro/una hoja/una seleccin).

Crear un rea de impresin

Si no desea imprimir toda la hoja de clculo, puede definir un rea de impresin. Este rea corresponde a la parte de
la hoja que va a imprimirse.

Seleccione el rea que desea imprimir.

Active, si es preciso, la pestaa DISEO DE PGINA.
Haga clic en el botn rea de impresin del grupo Configurar pgina y luego en la opcin Establecer rea
de impresin.
El rea de impresin definida aparece rodeada de una lnea discontinua. Cuando se define una nueva rea de
impresin, Excel sustituye la ltima rea creada por la nueva.
Para agregar una nueva parte a la impresin, seleccinela y haga clic en el botn rea de impresin y luego
en la opcin Agregar al rea de impresin. Si desea agregar ms reas, lleve a cabo la misma operacin.
Las diferentes reas de impresin se imprimirn en pginas diferentes.
Para eliminar el rea de impresin e imprimir de nuevo toda la hoja de clculo, haga clic en el botn rea de
impresin y luego en la opcin Borrar rea de impresin.

100
Insertar y eliminar un salto de pgina manual
Cuando imprime una tabla relativamente grande, o una hoja de clculo que contiene varias tablas, puede insertar
manualmente un salto de pgina para repartir los datos que hay que imprimir en varias hojas.

Active la celda a partir de la cual los datos se imprimirn en otra pgina.

El salto de pgina se insertar encima y a la izquierda de la celda activa.

Active la pestaa DISEO DE PGINA, haga clic en el botn Saltos del grupo Configurar pgina y luego en la
opcin Insertar salto de pgina.

El salto de pgina queda representado mediante unas lneas discontinuas.

Para eliminar un salto de pgina, active una celda de la fila o de la columna que le sigue, haga clic en el botn
Saltos y en la opcin Quitar salto de pgina.
Para eliminar todos los saltos de pgina manuales, active cualquier celda de la hoja, haga clic en el botn Saltos
y en la opcin Restablecer todos los saltos de pgina.
Recordemos que los saltos de pgina pueden moverse desde el modo Ver salt. Pg., pestaa VISTA,
grupo Vistas de libro (vase captulo Vista).

Repetir filas y columnas en cada pgina impresa

Cuando imprime una tabla grande en varias hojas de papel, puede resultar til repetir los encabezados de las filas o
las columnas en cada pgina impresa.

Active la pestaa DISEO DE PGINA y haga clic en el botn Imprimir ttulos del grupo Configurar
pgina.

Se abre el cuadro de dilogo Configurar pgina, con la ficha Hoja en primer trmino.

Haga clic en el botn del cuadro Repetir filas en extremo superior y del cuadro Repetir columnas a
la izquierda, segn el caso, y seleccione, en la hoja, las filas o columnas que desea repetir.

En este ejemplo, las filas 2, 3 y 4 se imprimirn en todas las pginas.

Haga clic en el botn para ver otra vez todo el cuadro de dilogo.

Haga clic en Aceptar.

101
Crear y administrar encabezados y pies de pgina
El contenido del encabezado se imprime en la parte superior de la pgina y el contenido del pie se imprime en la parte
inferior. Dispone de tres cuadros de texto para cada encabezado o pie de pgina: a la izquierda, centrado y a la
derecha.

Acceder a la zona de encabezado o de pie de pgina

Active la hoja y seleccione una de las siguientes tcnicas:

En modo Normal, active la pestaa INSERTAR y haga clic en el botn Encabez. pie de pg. del grupo

Texto.
Esta tcnica activa por sistema el modo Diseo de pgina.

En modo Diseo de pgina, haga clic en el cuadro situado en el centro del margen superior, en el que aparece
el texto Haga clic para agregar encabezado.

El punto de insercin parpadea en la parte central del Encabezado y aparece la pestaa especfica
HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA - DISEO.

Para activar una de las dos zonas de texto, haga clic dentro de ella o use la tecla [Tab].

Para pasar del encabezado al pie de pgina, haga clic en el botn Ir al pie de pgina del grupo
Navegacin. Para volver a activar el encabezado, haga clic en el botn Ir al encabezado.

Para salir del encabezado o del pie de pgina, haga clic en la hoja de clculo o pulse [Esc].

Insertar un encabezado o pie de pgina predefinido

Acceda al cuadro de encabezado o de pie de pgina.

Para insertar un encabezado, abra la lista Encabezado del grupo Encabezado y pie de pgina,
perteneciente a la pestaa HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA - DISEO. Para
insertar un pie de pgina, abra la lista Pie de pgina.
Cuando Excel propone un solo contenido, este aparece en la zona central cuando propone varios, estos aparecen
separados por punto y coma y pueden verse en los cuadros izquierdo, central y derecho.
La opcin (ninguno) permite borrar el encabezado o el pie de pgina.

Haga clic en el contenido deseado.

Sea cual sea la posicin de partida, Excel inserta el encabezado y el pie de pgina en zonas determinadas.

102
Insertar un encabezado o pie de pgina personalizado
Entre en el cuadro de encabezado o pie de pgina y active el cuadro de texto haciendo clic sobre l.

Introduzca el texto deseado use la tecla [Intro] para crear varias lneas.
Para insertar el signo & (y comercial) en el texto de un encabezado o pie de pgina, escrbalo dos veces. Por
ejemplo, para incluir Proveedores & servicios en un encabezado, escriba Proveedores && servicios.

Para insertar contenidos concretos, haga clic en el botn correspondiente del grupo Elementos del
encabezado y pie de pgina de la pestaa HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA
- DISEO: Nmero de pgina, Nmero de pginas, Fecha actual, Hora actual, Ruta de acceso del
archivo (para insertar la ruta de acceso y el nombre del archivo activo), Nombre de archivo o Nombre
de hoja.

Los contenidos concretos corresponden a un cdigo que aparece entre corchetes.

Para dar formato a los caracteres, seleccinelos y use las herramientas de la pestaa INICIO.

Definir las opciones de encabezado y pie de pgina

Entre en el cuadro de encabezado o pie de pgina de la hoja.

Active las opciones siguientes del grupo Opciones, pestaa HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE
DE PGINA:

Primera pgina diferente para diferenciar el encabezado y el pie de pgina de la primera pgina
impresa. En esos casos, especifique el encabezado y el pie en la primera pgina y luego en una de las
dems.

Pginas pares e impares diferentes para insertar un encabezado o un pie de pgina diferente en las
pginas pares e impares. En esos casos, especifique el encabezado y el pie en una de las pginas impares
y luego en una de las pares.

Ajustar la escala con el documento para usar el mismo tamao de fuente y la misma escala que la
de la hoja de clculo.

Alinear con mrgenes de pgina para alinear el margen del encabezado o del pie con los mrgenes
derecho e izquierdo de la hoja de clculo.

Eliminar encabezados y pies de pgina

Entre en el cuadro de encabezado o pie de pgina de la hoja.
Seleccione el contenido que desea eliminar y pulse [Supr]. o

Abra la lista Encabezado o Pie de pgina del grupo Encabezado y pie de pgina, pestaa
HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA, y active la opcin (ninguno).

103
Crear una imagen de fondo
Al contrario de lo que ocurre con los fondos de hoja, que no pueden imprimirse, Microsoft Excel 2013 ofrece la
posibilidad de insertar una imagen como encabezado o pie de pgina para imprimirla como fondo del texto de la hoja.

Cree o modifique el encabezado o pie de pgina de la hoja de clculo y luego haga clic en el cuadro de texto
que va a contener la imagen.
Haga clic en el botn Imagen del grupo Elementos del encabezado y pie de pgina, pestaa HERRAMIENTAS
PARA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA.
Se abre el cuadro de dilogo Insertar imgenes.
Entre en la carpeta que contiene la imagen que desea usar.
Haga doble clic en el nombre de la imagen.
Para cambiar el tamao de la imagen o ajustarla a escala, haga clic en el botn Dar formato a la imagen
del grupo Elementos del encabezado y pie de pgina y seleccione, en el cuadro de dilogo Formato de
imagen, las opciones de la pestaa Tamao que le parezcan adecuadas. Haga clic en
Aceptar.

Usar la tcnica de las vistas

Una vista permite grabar un rea de impresin, la configuracin del diseo de pgina, la configuracin del filtro,
filas y columnas ocultas, etc. Activando la vista se activan automticamente las opciones guardadas.

Crear una vista

Prepare la impresin de la hoja (diseo de pgina, rea de impresin, columnas ocultas, etc.).

Active la pestaa VISTA y haga clic en el botn Vistas personalizadas del grupo Vistas de libro.
Haga clic en Agregar.
Introduzca el Nombre de la vista que se est elaborando.
Especifique si la vista debe guardar la Configuracin de impresora y la Configuracin de filas ocultas,
columnas ocultas y filtros marcando las opciones correspondientes.

Haga clic en el botn Aceptar.

Usar una vista

Active la pestaa VISTA y haga clic en el botn Vistas personalizadas del grupo Vistas de libro.
Haga clic en el nombre de la vista que desea usar y luego en Mostrar.

El botn Eliminar permite eliminar la vista seleccionada de la lista Vistas.

104
Usar la vista preliminar
La operacin consiste en visualizar las hojas del libro tal y como estas van a imprimirse.

Active la hoja que desea visualizar.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn Imprimir.

En la parte derecha de la pantalla aparece una imagen reducida de la hoja que muestra cmo va a imprimirse. Si
su impresora no gestiona el color, la vista previa se mostrar en blanco y negro. En la barra de estado, Excel
informa sobre el nmero de la pgina activa y el nmero total de pginas que se van a imprimir.

Para hacer zoom sobre una vista preliminar, haga clic en el icono Toda a la pgina , situado abajo a
la derecha.

Para volver a la vista reducida, haga clic de nuevo en el icono Toda a la pgina.

Para ver otra pgina, use las flechas situadas al lado de los nmeros de pgina.
Para mostrar varias hojas de clculo, abra la primera lista de Configuracin y haga clic en la opcin Imprimir
todo el libro.

Para modificar los mrgenes y anchos de columna, haga clic en el icono Mostrar mrgenes , situado
en la parte inferior derecha de la vista previa.

Aparecen entonces varios indicadores:

105
 Desplace los indicadores que le convengan.

Para iniciar la impresin, verifique las opciones de impresin y haga clic en el botn Imprimir.

Para salir de la vista preliminar sin iniciar la impresin, active otra pestaa distinta de ARCHIVO o pulse [Esc].
El botn Configurar pgina de la parte inferior de la ventana permite modificar las opciones de diseo de
pgina (orientacin, formato del papel, etc.) (vase Imprimir un libro/una hoja/una seleccin).

Imprimir un libro/una hoja/una seleccin

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en la opcin Imprimir o pulse [Ctrl]P.
Para seleccionar otra impresora distinta de la establecida por defecto, abra la lista Impresora y haga clic en la
impresora que prefiera.
Para imprimir slo los elementos seleccionados en la hoja activa, abra la primera lista desplegable de la
Configuracin y haga clic en la opcin Imprimir seleccin.

Tambin puede Imprimir hojas activas o Imprimir todo el libro.

106
Si la hoja de clculo contiene zonas de impresin que Excel no debe tener en cuenta, abra la primera lista
desplegable de la Configuracin y haga clic en la opcin Omitir el rea de impresin.
Para imprimir un grupo de pginas, introduzca el nmero de la primera y de la ltima pgina en los campos
Pginas.
Si desea obtener varios ejemplares impresos, introduzca el nmero de copias que desee en el cuadro Copias (a
la derecha del botn Imprimir).
Si la impresin requiere varias pginas y usted necesita varios ejemplares, la opcin Intercaladas, en la
lista de la Configuracin, permite la impresin de un ejemplar completo antes de proceder con la
impresin de la primera pgina del ejemplar siguiente.

Para cambiar las opciones de formato (orientacin, formato de papel, mrgenes), utilice las listas desplegables de
Configuracin y escoja las opciones que desee:

Si desea imprimir una hoja de clculo entera en una sola pgina, puede escalarla. Para ello, abra la ltima lista de
la Configuracin y haga clic en la opcin que prefiera:

Cuando se hayan definido todos los parmetros, haga clic en el botn Imprimir para que la impresin comience.

Para proceder a una impresin de la hoja activa segn la configuracin de pgina actual, haga clic en la

herramienta Impresin rpida , en la barra de herramientas de acceso rpido si esta

herramienta no aparece, agrguela haciendo clic en el botn Personalizar barra de herramientas de

acceso rpido y marcando la opcin Impresin rpida.

107
Mover la barra de herramientas de acceso rpido
Haga clic en la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rpido , situada a la
derecha de la barra de herramientas de acceso rpido, y haga clic en la opcin Mostrar debajo de la cinta de
opciones.

Para colocar de nuevo la barra de herramientas de acceso rpido encima de la cinta de opciones, haga clic

en la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y active la opcin

Mostrar encima de la cinta de opciones.

108
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido
Haga clic en la herramienta Personalizar barra de herramientas de acceso rpido , y luego en la opcin
Ms comandos.
Se abre el cuadro de dilogo Opciones de Excel y se activa la categora Barra de herramientas de acceso
rpido.
Elija si la personalizacin afecta a todos los libros de Excel o solamente al libro activo para ello, abra la lista
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y active la opcin Para todos los documentos
(predeterminado) o la opcin Para Nombre del libro activo.
Efecte sus cambios (vase los apartados siguientes) y, cuando todas las modificaciones estn hechas, haga clic
en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Opciones de Excel.

Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido

Abra la lista Comandos disponibles en y haga clic en la categora de comandos que contenga el que quiera
ejecutar.
En la lista de comandos de la categora seleccionada, haga clic en el comando que quiera aadir.
Haga clic en el botn Agregar.

En este ejemplo, hemos aadido la herramienta Insertar nueva ecuacin, de la categora Todos los comandos,
a la barra de herramientas de acceso rpido.

Si la herramienta que debe aadirse a la barra est disponible en la cinta de opciones, tambin puede
hacer clic con el botn derecho en ese comando y luego escoger Agregar a la barra de herramientas
de acceso rpido en el men contextual.

Eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rpido

En la lista de los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido, situada a la derecha del cuadro de
dilogo, haga clic en el comando que quiera quitar.
Haga clic en el botn Quitar.
Tambin puede hacer clic con el botn derecho en el comando que desea quitar de la barra de
herramientas y escoger (botn izquierdo) la opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso
rpido.

109
Cambiar el orden de los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido
En la lista de comandos de la barra de herramientas de acceso rpido, situada a la derecha del cuadro de
dilogo, haga clic en el comando que quiera mover.

Haga clic en el botn o en el botn , en funcin del desplazamiento que desee.

Para restablecer la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn Restablecer del
cuadro de dilogo Opciones de Excel y luego en la opcin Restablecer nicamente la barra de
herramientas de acceso rpido. Confirme haciendo clic en el botn S del mensaje que se muestra.

110
Mostrar y ocultar las etiquetas informativas
Por defecto, cuando seala un comando de la cinta de opciones, se muestra un texto descriptivo del comando en
cuestin en una etiqueta informativa. Es posible establecer que no se muestren estas etiquetas o incluso que slo se
muestre el nombre del comando, sin su descripcin.

A continuacin puede ver la descripcin del comando Ajustar texto en una etiqueta informativa.

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en el botn Opciones.

En la parte izquierda del cuadro de dilogo, seleccione la categora General.
Abra la lista Estilo de informacin en pantalla que aparece en la zona Opciones de interfaz de usuario y
haga clic en una de las opciones siguientes:
Mostrar descripciones de caractersticas en informacin en pantalla: esta opcin activa las
etiquetas informativas avanzadas: se muestra en la ventana de la etiqueta informativa el nombre del
comando en cuestin, seguido de un texto descriptivo. Si existe un mtodo abreviado de teclado para ese
comando, dicho mtodo aparece entre parntesis a la derecha del nombre del comando.

No mostrar descripciones de caractersticas en informacin en pantalla: esta opcin desactiva las

etiquetas informativas avanzadas: solo se muestran en la ventana de la etiqueta el nombre del comando
sealado y el mtodo abreviado de teclado si existe.

No mostrar informacin en pantalla: esta opcin desactiva las etiquetas informativas. Cuando se
seala el comando, no aparece ninguna informacin.

Haga clic en el botn Aceptar.

Si ha elegido activar las etiquetas informativas avanzadas, cuando seale determinados comandos
visualizar el vnculo Ms informacin para obtener ayuda. En ese caso, basta con que haga clic en ese
vnculo para que se abra el apartado de ayuda que corresponda al comando sealado.

Personalizar la barra de estado

Los indicadores que aparecen en la barra de estado pueden mostrarse o no.

Haga clic con el botn derecho del ratn en la barra de estado.

111
Las opciones marcadas corresponden a los indicadores que pueden aparecer en funcin de las operaciones que lleve
a cabo.

Haga clic en las opciones que desee para mostrar u ocultar los indicadores correspondientes.
Cuando haya terminado, haga clic fuera de la barra de estado para confirmar.

Personalizar la cinta de opciones

Haga clic en la pestaa ARCHIVO y luego en Opciones.
Haga clic en el botn Personalizar cinta de opciones, situado en el panel izquierdo de la ventana Opciones
de Excel.

112
 Las pestaas precedidas por una marca en la columna Personalizar la cinta de opciones son las que se muestran
de forma predeterminada en la cinta de opciones.
Haga clic en el pequeo signo + asociado al nombre de una pestaa para mostrar la lista de grupos que contiene.

Aadir una pestaa y un grupo personalizados

Haga clic en el botn Nueva pestaa.

Observe que se ha integrado un Nuevo grupo (personalizada) automticamente a la Nueva pestaa

(personalizada).
Para aadir un nuevo grupo personalizado a una pestaa, haga clic en el nombre de la pestaa en la que desea
agregar el nuevo grupo y a continuacin haga clic en el botn Nuevo grupo.

Cambiar el nombre a una pestaa o un grupo

Haga clic en la pestaa o en el grupo cuyo nombre quiere cambiar, situado en la columna Personalizar la
cinta de opciones, para seleccionarlo.
Haga clic en el botn Cambiar nombre e introduzca el nuevo nombre.
Si se trata de un grupo, tambin podr asociarle un Smbolo haciendo clic en el icono que desee.
Haga clic en el botn Aceptar para confirmar.

Aadir comandos a un grupo personalizado

Puede aadir un comando a un grupo personalizado que se encuentre en una pestaa (personalizada o
predeterminada) en cambio, es imposible aadir un comando a un grupo de los proporcionados por defecto.

Haga clic, en la lista Personalizar la cinta de opciones, sobre el grupo en el que desea aadir un comando.
Haga clic, en la lista Comandos disponibles en, sobre el comando deseado y haga clic en el botn Agregar.
Repita esta ltima operacin con cada comando que quiera insertar.

113
Eliminar una pestaa, un grupo personalizado o un comando

En la columna Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el elemento correspondiente para

seleccionarlo y luego haga clic en el botn Quitar.
Para confirmar la operacin (de creacin, modificacin o eliminacin), haga clic en el botn Aceptar.

Para cambiar el nombre o quitar una pestaa o un grupo personalizado, tambin puede hacer clic con
el botn derecho en el elemento correspondiente y escoger la opcin Cambiar nombre o Quitar del
men contextual.

114