HERMANAS TERCIARIAS FRANCISCANAS DE LA CARIDAD

INSTITUTO GRAL. SAN MARTN

INFORMTICA
APUNTE
Bases de datos Access
5 y 6 ao SECUNDARIA - SOCIALES
Ciclo lectivo 2013
Prof. Cristina E. Rohvein

El siglo XXI tiene a la base de datos como un protagonista de toda

actividad comercial.
Sin embargo, la diferencia la marca quien consigue una administracin
eficiente de los datos.
 BASES DE DATOS
En nuestra vida cotidiana estamos en constante interaccin con grandes cantidades de
datos e informacin. Muchos de ellos provienen de los medios de comunicacin y otros
llegan desde los quehaceres de nuestra vida.
La cantidad de datos fue aumentando con el crecimiento de las poblaciones y el
desarrollo de las sociedades, por lo que fue necesario desarrollar mtodos para procesarlos.
La ciencia que estudia la obtencin de la informacin por medios automticos se denomina
Informtica.
La diferencia entre datos e informacin consiste en que los datos no son tiles como
tales, sino hasta que son procesados y convertidos en una forma til para obtener algn
conocimiento llamado informacin; podemos decir entonces que analizar y Procesar datos
es obtener informacin.
Hoy da, el volumen de datos por procesar es grandsimo, y son necesarios, adems
de computadoras, programas utilitarios que permitan almacenar, procesar y recuperar datos
rpidamente. Los programas de este tipo se denominan administradores de bases de
datos, y entre los ms conocidos podemos mencionar a Oracle, Dbase, Microsoft Access,
Paradox, Fox Pro, Star Office.
Los administradores de bases de datos son softwares que sirven para guardar grandes
cantidades de datos en un archivo. Este tipo de archivo recibe el nombre de bases de datos,
y se caracteriza porque en su interior se almacenan los datos, sus caractersticas,
clasificacin y relaciones que existen entre ellos.
Una base de datos es una coleccin organizada de datos sobre un tema.
Las Bases de Datos son herramientas extremadamente tiles para organizar grandes
cantidades de informacin.
Campo: Tambin conocidos como elementos o datos, son el agregado mnimo de bytes que
tienen un significado. Los campos tienen nombres que los describen y contenidos o
valores.
Registro: Conjunto de elementos, campos o datos relacionados que describen un elemento
de la tabla.
Tabla: Objeto de Access que contiene los datos con los que se quiere trabajar.
Entonces Cada tabla de la base de datos es como una hoja de clculo. Las filas
representan a los ___________________y las columnas a los ___________________.

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 Datos Procesamiento Informacin

Es un hecho o realidad, que posee Son datos procesados, a travs de

poco valor por s mismo. Es la
materia prima de la informacin.
Clasifica los datos de la siguiente tabla:
operaciones y relaciones, de tal manera
que adquieren significados, segn el
contexto.
Permitiendo la toma de decisiones con
fundamento.

Ejemplo Tipo de dato

17 de abril de 1986
Emilia Galante
informaticaigsm@gmail.com
18.456.118
40
1,2,3,4,5, etc.
$ 3.500,50
La foto de un amigo
Falso / Verdadero
El resumen del libro Los ojos del perro siberiano
Listado de los pases de Europa

TIPOS DE DATOS
Tipo de dato Caractersticas
Texto Texto y nmeros hasta 255 caracteres.
Memo Textos ms largos hasta 64.000 caracteres.
Numrico Nmeros utilizados para clculos matemticos.
Fecha / Hora Valores de fecha y hora.
Moneda Datos numricos utilizados en clculos.
Autonumrico Numera en forma secuencial cada nuevo registro.
Nos permite configurar un campo con datos de tipo
S / No
verdadero / falso.
Objeto OLE Una imagen.
Nos permite vincular el campo actual con una direccin
Hipervnculo
Web, un correo electrnico u otro archivo.
El campo elige sus valores preestablecidos en otra tabla o
Asistente para bsqueda
lista escrita por el Usuario.
Se pueden insertar datos adjuntos a los registros de una
tabla, tales como imgenes, planillas de clculo,
Datos adjuntos
documentos, etc.; tal como se adjuntan archivos en un
correo electrnico.
 TABLAS
La informacin que se obtiene de una base de datos va a depender de la estructura y de los
datos que se hayan ingresado. Existen varias formas de organizarlos; actualmente la ms
utilizada es la base de datos relacional, en la cual los datos se almacenan en tablas,
establecindose relaciones entre ellas.
Para recuperar informacin de la base de datos, se generan consultas.

CONSULTAS
Una de las principales ventajas de Access es la facilidad y rapidez con que permite encontrar
la informacin. Las consultas son el medio utilizado para obtener nicamente la
informacin necesaria de la base de datos, en un momento dado. Este tipo de objeto se
suele emplear para hacer preguntas sobre los datos.

Tipos de consultas:

Consulta de seleccin:

Encuentra todos los registros que responden a la pregunta formulada.

Consulta de actualizacin:

Con esta opcin se puede realizar cambios globales en una tabla.

Consulta de eliminacin:

Eliminan rpidamente grupos enteros de registros de una tabla.

Consulta con parmetros:

Selecciona un grupo de registros de forma improvisada. El parmetro se escribe entre

corchetes.
 Consulta para la obtencin de valores numricos, a partir de clculos matemticos:

Los Criterios para la Aplicacin clculos

bsqueda predefinidos
se aplican * Comodn que reemplaza varios caracteres

? Comodn que reemplaza cualquier letra

# Comodn que reemplaza cualquier nmero

> Mayor

< Menor

<> Distinto a / No coincidente

>= Mayor igual

<= Menor igual

= nulo Busca campos vacos

= no nulo Busca campos no vacos

Entre y >= y <= Busca rangos de valores o fechas

Consultas Y Cumplen ms de un criterio

Consultas O Cumplen un criterio u otro

seleccionando el botn , que significa Ver Totales.

En cambio si los clculos son personalizados, los campos que intervengan en la operacin,
se escribirn entre corchetes.
 ACTIVIDAD PRCTICA N 1: Creacin de una base de datos
Situacin: Organiza la informacin de los socios de un club deportivo, en una base de
datos Access.
Pasos a seguir:
1. Crea en tu carpeta la base de datos SOCIOS.ACCDB
2. Disea la tabla DATOS. Considerar el tipo de datos y las propiedades de cada campo.
3. Establece la clave principal.
4. Ingresa los datos de DIEZ registros.
Estructura de la tabla DATOS:
Nro socio
Apellido
Nombre
DNI
Domicilio
Localidad
Cdigo Postal
Telfono
Fecha nacimiento
Fecha de alta
Federado (SI / NO)
Nivel de juego (Regular, Bueno, Muy bueno)
Consultas:
1. Busca los socios menores de 30 aos.
2. Selecciona los socios federados con rendimiento de juego muy bueno.
3. Consulta los datos de los socios con domicilio en la localidad de ____________________
4. Busca los datos de aquellos socios con antigedad menor a diez aos.
5. Cules son los datos personales de los socios cuyo apellido comienza con la letra S?.
 ACTIVIDAD PRCTICA N 2: Creacin de una base de datos
Situacin: Supongamos que has heredado una gran coleccin de discos de vinilos (en buen
estado de conservacin) y quieres colocarlo en unas estanteras, y gestionarlo mediante
una base de datos, de forma que sea fcil encontrar un disco segn autor, tipo de msica,
etc.
Dibuja el diseo de la tabla, que campos tendra y que tipo de datos contendra cada campo.
Utilizaras algn campo clave?. Qu campo utilizaras
como campo clave y porque?.
A continuacin crea esa base de datos en tu carpeta y
realiza tres consultas.

Diseo de bases de datos

ACCESS: Una base de datos relacional
Una base de datos relacional es un sistema especficamente ideado para el manejo de datos
organizados en una o varias tablas relacionadas entre s. Un modelo relacional es, entonces,
aquel en el cual los datos se almacenan en varias tablas separadas, las que se vinculan entre
s por medio de relaciones. Estas relaciones hacen posible ingresar datos en una tabla y
conectarlos con uno o ms registros de otra tabla mediante un campo identificado como
campo conector de datos.

ACTIVIDAD PRCTICA N 3:
Situacin: La Biblioteca municipal de una localidad lleva la gestin de
prstamos de libros mediante el Sistema de Bases de Datos Access. Para
ello dispone de las siguientes tablas:

Tabla de LECTORES que tiene los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS PROPIEDADES
N lector (clave) Numrico
Nombre Texto Tamao 20
Apellidos Texto Tamao 50
Direccin Texto Tamao 30
Localidad Texto Tamao 25
Telfono Texto Tamao 15
Fecha de nacimiento Fecha Formato corto
Sexo Asistente Tamao 1
 Tabla de LIBROS que tiene los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS PROPIEDADES

N libro (clave) Numrico
Ttulo Texto Tamao 30
Autor Texto Tamao 20
Tema (novela, etc.) Texto Tamao 20
Editorial Texto Tamao 40

Tabla de PRSTAMOS que tiene los siguientes campos:

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS PROPIEDADES

N de prstamo (clave) Numrico
N lector Numrico
N libro Numrico
Fecha de salida Fecha Formato corta
Devuelto o no SI/NO
Fecha de devolucin Fecha Formato corta

Consignas:

1. Crea una base de datos denominada BIBLIOTECA, que incluya las tres tablas detalladas
arriba, con sus correspondientes campos clave, tipo de datos y las propiedades que se
indican.

2. Establece las relaciones exigiendo integridad referencial.

3. Introducir los datos de cinco lectores y diez libros. Supone que se han realizado quince
prstamos durante esta semana.

4. Realiza una consulta para obtener una relacin de lectores de sexo masculino que han
ledo libros de poesa. Debe aparecer tambin el ttulo y no mostrar el campo sexo.

5. Realiza una consulta para obtener una relacin de los lectores que recibieron libros
despus del __/__/__ y estn sin devolver sin mostrar el campo Devuelto o no.

6. Busca con una consulta los prstamos realizados en el da de hoy en el que se muestra el
ttulo, tema del libro y los datos del lector que lo ha retirado.

7. Realiza una consulta para que al introducir la fecha como parmetro, se muestren los
libros que se hayan prestado ese da, as como los datos de la persona que retir los
mismos.
Una consulta de parmetros muestra uno o ms cuadros de dilogo predefinidos que le
solicitarn el valor del parmetro (criterio).
Estando en Diseo de la consulta, entrar en Consulta-Parmetros y completar la tabla que se
muestra: el nombre no puede coincidir con el del campo.
 ACTIVIDAD PRCTICA N 4:
Situacin: Teniendo en cuenta que este ao tendremos elecciones LEGISLATIVAS, en esta
actividad aplicaremos las herramientas de Access para informatizar el padrn electoral.
Consignas:
1) Disea el padrn electoral. A modo de ejemplo, usaremos la informacin de veinte
electores, seis mesas electorales y tres colegios.
2) Tener en cuenta la posibilidad de consultar el padrn electoral por:
Nmero de DNI
Apellido y Nombre
Nmero de mesa
Tipo de mesa
Colegio
Realiza todas las consultas con parmetros.
3) Confecciona los siguientes listados:
- Votantes agrupados por mesa, ordenados alfabticamente.
- Votantes agrupados por colegio, ordenados por nmero de mesa.
- Votantes agrupados por nmero de mesa, ordenados por DNI.

ACTIVIDAD PRCTICA N 5:
Situacin: Se desea implementar la base de datos de una
empresa de alquiler de coches (rent a car). Para ello, se dispondrn
de dos tablas, la de flota, donde se controlar los coches existentes y
la de alquileres. La base de datos se llamar RENT A CAR. Las
tablas tienen los siguientes campos:
TABLA FLOTA
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAO O FORMATO
PATENTE TEXTO 6
MARCA TEXTO 20
MODELO TEXTO 20
FECHA DE COMPRA FECHA/HORA FECHA MEDIANA
PRECIO DIARIO MONEDA
TABLA ALQUILERES
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAO O FORMATO
PATENTE TEXTO 6
NUMERO DEL SERVICIO AUTONUMRICO
FECHA DE SALIDA FECHA/HORA FECHA MEDIANA
FECHA DE ENTRADA FECHA/HORA FECHA MEDIANA
DNI USUARIO NUMRICO ESTNDAR 0 DECIMAL
OBSERVACIONES TEXTO 100
Las claves principales de cada tabla las elegs vos, de manera que sean las ms apropiadas.
Adems, debers realizar las relaciones de forma correcta.
Efecta una consulta para averiguar el importe total del servicio; usando la siguiente
frmula: (FECHA DE ENTRADA-FECHA DE SALIDA)*PRECIO DIARIO

ACTIVIDAD PRCTICA N 6: Referencias cruzadas

Situacin: Organizaremos las ventas de una verdulera con las
herramientas de Access, para luego obtener datos estadsticos.
Consignas: Crea en tu carpeta una base de datos llamada
VERDULEROS. La misma debe tener la siguiente estructura:

Esta verdulera tiene las siguientes caractersticas:

a) Posee tres vendedores.
b) Comercializa doce productos agrupados en tres grupos.
c) Realiz veinte ventas durante los dos primeros das de esta semana.

Consultas: Responde las siguientes preguntas realizando consultas del tipo Referencias
Cruzadas.

1) Cuntos kilos de cada producto vendi cada vendedor?.

2) Cuntos kilos de cada grupo de productos se vendieron cada da?.

Una tabla de referencia cruzada

tiene como objetivo resumir los
datos de un campo (denominado
campo de datos) dividindolo segn
las categoras de informacin
determinadas por el contenido de un
segundo campo (denominado
campo fila). Los valores nicos de
este segundo campo se convertirn
en los encabezados de fila.

ACTIVIDAD PRCTICA N 7
Situacin: Un instituto dedicado a la enseanza de Informtica, organiza los datos de sus
alumnos y profesores en una base de datos.

Pasos a seguir:
1. Crea en tu carpeta la base de datos INSTITUTO DE
INFORMTICA.accdb
2. Disea las tablas PROFESORES, CURSOS,
ALUMNOS y EVALUACIONES. Considerar el tipo
de datos y las propiedades de cada campo.
3. Establece las claves principales. Relaciona las tablas.

Estructura de las tablas:

PROFESORES CURSOS ALUMNOS EVALUACIONES

Cod Profesor Cod Curso Cod Alumno Cod Alumno *
Nombre Curso Nombre Nota Final
Apellido Inicio Apellido Observaciones
DNI Finalizacin DNI
Telfono Cantidad Horas Telfono
Da Fecha Nacimiento
Horario Direccin
Nro Aula Localidad
Costo Conocimientos Previos
Cod Profesor * Cod Curso *
Para tener en cuenta:
Los cursos son: Word Bsico, Word Avanzado, Excel, Internet, Access Bsico, Access
Intermedio, Programacin, Diseo Grfico.
En el instituto trabajan tres profesores y posee una matrcula de quince alumnos.
Los nmeros de aulas son: 10, 11, 12
Los conocimientos previos de los alumnos pueden ser: Ninguno, bsico, avanzado.
Cada curso se dicta en un da de la semana.
Al finalizar el curso cada alumno ser evaluado con una nota numrica de 0 a 100. Aquellos
alumnos cuya calificacin supere los 70 puntos, aprueban el curso.
Consultas:
1. Cul es nmero de telfono del alumno ______________________?.
2. Qu cursos se dictan los das lunes?. En qu horarios?.
3. Qu alumnos tienen conocimientos previos bsicos o ninguno?.
4. Cules son los datos personales de los alumnos cuya primera letra de su apellido es M
o R?.
5. Lista los alumnos inscriptos en el curso Internet.
6. Qu alumnos obtuvieron una nota final inferior a 60?.
7. Qu alumnos aprobaron el examen final del curso?.
8. Se desea averiguar los datos personales de aquellos alumnos que son adolescentes.
9. Cuntos alumnos se inscribieron en cada curso?.

10. Cuntos alumnos tiene a su cargo cada profesor?.

Informes: (ustedes eligen los campos apropiados para listar)

1. Elabora un informe agrupando, a los alumnos por curso y ordenados alfabticamente.
2. Elabora un informe agrupando a los alumnos por profesor, y ordenarlos segn el cdigo
del alumno.

Combinar correspondencia: Disea un diploma para cada uno de los alumnos que hayan
aprobado el examen final. Combina correspondencia con Microsoft Word.