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Introduccin
Una buena estructura organizational no garantiza el excite de la empresa,
pero una mala estructura es garanta del fracaso. Una estructura
organizational es buena por los Problemas que no suscita Peter Drucker
Desarrollo
La metodologa es una serie de pasos que se deben llevar a cabo para el
anlisis y diseo de una estructura organizacional o proyecto de esta, para
corroborar si es rentable y eficiente para la organizacin.
Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean
precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.
Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de
cada persona.
Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe
hacer para alcanzar las metas.
Qu es organizar?
Pasos de la Planeacin
* Fuentes de estudio
* Internas
* Externas
* Investigacin preliminar
* Contenido de la Investigacin
* Programa de trabajo
Recopilacin de Datos
Est dirigida hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que
realmente sucede en la organizacin; de lo contrario, se obtendr una
impresin deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones errneas y
en medidas de mejoramiento inoperantes.
Anlisis de Datos
Implantacin
Evaluacin
Ejemplo:
Pregunta clave:
Preguntas complementarias:
* Naturaleza
* Justificacin
* Objetivo
* Acciones
* Resultados
* Alcance
* Recursos
* Costo
* Estrategia
* Informacin Complementaria
* Identificacin
* Responsable
* rea
* Actividades
* Fases
* Calendario
* Representacin Grafica
* Reportes de Avance
-LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN-
1) Integracin de la informacin
* Informacin general
* Informacin estructura
* Informacin operacional
* Reportes anuales
* Revistas de la industria
* Revistas tcnicas
3) Informacin estructural
Estructural
* Reportes anual
* Reportes internos
* Documentos contables
4) Informacin operativa
5) Reglas psicolgicas:
* No interrumpir
* No contradecir
* Mostrar inters
Definir el problema significa en primer lugar definir los sntomas del problema y
luego comprender el proceso que lo produce. Hay dos herramientas bsicas
para ello:
Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y
llevar a cabo una exploracin o investigacin preliminar que proporcione la
informacin fundamental para integrar un proyecto de estudio slido y
completo.
FUENTES DE ESTUDIO
Fuentes internas
Nivel directivo
rganos de gobierno
Nivel medio
rea afectada
Recursos de informacin
Fuentes externas
Normativas
Competidores
Proveedores
Clientes o usuarios
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:
CONCEPTOS GENERALES
1. Porque es prctico.
1. formas
2. informes
3. archivos
4 equipo de oficina
5. personal
6. espacio
7. actividades
Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad y se
evite un uso irracional de recursos, tiene que ser:
Especficos
Completos
Correctos
Pertinentes
Congruentes
Susceptibles de validarse
Investigacin documental
Entrevista
Cuestionarios
Observacin directa
Investigacin documental
Cuestionario
Para prepara los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos
siguientes:
3. El espacio para respuesta mismo que debe facilitar tanto la lectura como la
respuesta
5.- Cedula
Observacin directa
Cdulas
Resguardo
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los
documentos fuente del estudio, en las cuales se compendiara la informacin
por rea, sistema, procedimiento, equipos, polticas, etc.
Clasificacin
Antecedentes
Situacin actual:
Objetivos
Funciones
Detectar hasta qu grado el personal sabe cules son sus funciones y que
puestos la realizan.
Procedimientos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se utiliza para cumplir con las
actividades su uso condiciones, as como si es suficiente, apropiado y est bien
distribuido.
Condiciones de trabajo
Observar la distribucin del espacio, mobiliario existente, flujo del trabajo,
condiciones de ventilacin, temperatura, ruido, iluminacin y color de las reas
que prevalecen, todos aquellos aspectos que apoyan u obstaculicen las labores
del personal.
a) Interpretacin de las relaciones entre las variables y los datos que las
sustentan con fundamento en algn nivel de significancia estadstica.
Una serie de conclusiones importantes sobre los datos de una encuesta son :
Tipos de Anlisis:
Anlisis de Correlacin: Con los datos ms simples de respuestas a varias
preguntas se pueden fabricar medidas combinatorias de los mismos en forma
de ndices o escalas.
* Medida de adecuacin muestra: la cual nos indica hasta que punto debe
entrar una variable en el anlisis factorial.
3 Aplicar
4 Autorizar
5 Cancelar
6 Certificar
7 Reclamar
8 Estimar
9 Recordar
10 Identificar
11 Instruir
12 Notificar
13 Ordenar
14 Registrar
15 Informar
16 Solicitar
17 Despachar
18 Programar
G) DISEO
1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma
A partir de este momento el anlisis de los datos se tornara mas critico, y las
nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular medidas de
mejoramiento administrativo.
2.3.3TCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANLISIS
Este instrumental est integrado por los recursos tcnicos que se emplean para
estudiar la informacin obtenida con el fin de conocer todos sus aspectos y
detalles.
Entre las tcnicas y los instrumentos que se utilizan generalmente para realizar
o auxiliar en el anlisis administrativo se encuentra las que se incluyen a
continuacin:
Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin identifican
objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultado
esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin
ANLISIS DE SISTEMAS
ANLISIS DE COSTO-BENEFICIO
ANLISIS DE ESTRUCTURAS
ANLISIS FACTORIAL
Mtodo de anlisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un
proceso u operacin; estas se identifica en un nmero especfico de factores,
los cuales cumplen con funciones que determinan el desempeo y el resultado
de la operacin en su conjunto.
ANLISIS FORD
ANLISIS MARGINAL
RBOL DE DECISIONES.
AUTOEVALUACIN
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
BENCHMARKING
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una
organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en todos los
niveles.
DIAGRAMA DE AFINIDAD
Permite agrupar por temas las ideas surgidas en una tormenta con el fin de
identificar problemas. Es decir que su elaboracin agrupa y sintetiza en pocos
rubros un amplio nmero de opciones, destacando la afinidad que
presumiblemente existe entre ellas.
DIAGRAMA DE PARETO
Herramienta grafica para clasificar, hechos sobre la base de que 80% de los
efectos surge de 20% de posibles causas.
DIAGRAMA DE RELACIONES
EMPOWERMENT
Proceso estratgico que busca una relacin de socios entre las organizaciones
y su personal, promoviendo el aumento de la confianza, responsabilidad,
autoridad y compromiso para desempear su trabajo en forma optima.
ERGONOMA
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Anlisis que permite precisar la situacin y opciones de cambio para un
producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organizacin tomando en
cuenta su ambiente.
ESTUDIO DE VIABILIDAD
INTELIGENCIA EMOCIONAL
REINGENIERA ORGANIZACIONAL
REORGANIZACIN
TCNICA DELPHI
Tcnica que establece que en toda clase de sistema existe alguna restriccin lo
que es necesario un modelo para representar las cadenas lgicas de relaciones
causa-efecto en formas de diagramas denominadas rboles estos se clasifican
en rbol de realidad actual rbol de realidad futura y rbol de transicin.
TEORA DE LA ATRIBUCIN
Planteamiento que explica cmo se juzga a las personas de manera diferente
partiendo del significado que se atribuye a una conducta.
CUANTITATIVAS
CADENAS DE EVENTOS
CORRELACIN
MODELO DE INVENTARIO
MUESTREO
NMEROS NDICES
PROGRAMACIN DINMICA
PROGRAMACIN LINEAL
SIMULACIN
2. Antecedentes
3. Normatividad
4. Procesos fundamentales
6. Estructura orgnica
f) Oportunidades de mejora
FORMULACIN DE RECOMENDACIONES
CONSIDERACIONES PREVIAS
PREPARACIN DE RECOMENDACIONES
2.4.3 Revisin.
Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable
debe convocar al grupo de trabajo para efectuar una revisin de su contenido;
en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se
debe realizar los ajustes necesarios para depurarlo.
2.4.4 Autorizacin.
Aqu dejo la imagen que puede servir de referencia para hacer una
autorizacin, el cual puede descargar dicho documento.
2.5 IMPLEMENTACIN
La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir
efectivamente la organizacin, ya que es momento de transformar los
planeamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones
especficas para cumplir el objetivo de estudio.
1. preparacin de programa
2. integracin de recursos
a) tipos de estudio
b) alcance
c) recursos asignados
g) ambiente
Mtodo instantneo
Por lo general si las medidas de mejoramiento derivadas del estudio son
relativamente sencillas; no involucran un nmero excesivo de unidades
administrativas; no implica un gran volumen de funciones, sistemas u
operaciones.
Consiste en realizar un ensayo con los resultados del estudio solo en una parte
de la organizacin, con el fin de medir sus efectos. Debe entenderse que esto
es ms viable cuando existen condiciones de trabajo ms o menos
homogneas en toda la organizacin.
Este mtodo permite que una o cualquier contingencia pueda afrontarse sin
precipitaciones y que le personal que se encargar de las nuevas funciones,
sistemas, procedimientos, etc., se familiarice con ellos sin la presin que
significa cometer errores de efectos irreversibles.
Combinacin de mtodos
2.5.4 Implantacin
Perspectivas
Gestin de Procesos
Gestin de la Solucin
Estudio de Implantacin
mbito y Formacin
Planificacin
Organizacin
Personal
Documentacin
Revisiones y Auditorias
Gestin de Procesos
Gestin de la solucin
Gestin de la Informacin
Gestin de la Tecnologa
Definicin y Estrategia
Fase de Implantacin
Objetivos
Planificacin
Organizacin
Personal
Reunin de lanzamiento
Comit de direccin
Documentacin
Revisiones y Auditorias
Gestin de Procesos
Gestin de la Solucin
Material formativo
Validacin de la aplicacin
Gestin de la Informacin
Recopilacin de datos
Limpieza de datos
Validacin de datos
Gestin de la Tecnologa
Formacin tcnica
a) Nombre
c) Donde inicia
d) Donde termina
Auditora Administrativa
Objetivos:
De control:
De productividad:
De organizacin:
De servicio:
De calidad:
De cambio:
De toma de decisiones:
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFA
Bibliografa:
Administracin global