L7a - Angel Tito Salazar

La Prevencin en la Gestin de
Reclamos: Contratos Privados de

Construccin
Csar Tito Salazar, PMP
CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Expositor
Ingeniero de Oficina Tcnica, Administracin
de Contratos y Control de Proyectos.
Actualmente, responsable de la Gestin
Contractual para el Contratista de la Fase de
Construccin del Tajo Santa Este-Iscaycruz
(Oyn-Lima).
Csar ha liderado equipos en empresas
como Mota-Engil Per, Stracon-GyM, Cosapi.
Csar Tito Salazar, PMP Ingeniero Civil de la Universidad Nacional de
Ingeniera, con Post-Grado en Gerencia
Proyectos en UDEP.
Agenda
1. Introduccin - Resumen
2. Generalidades de la Gestin de Contratos
3. Gestin de Reclamaciones: Generalidades
4. Prevencin de Reclamos
5. Lecciones Aprendidas
6. Conclusiones y Comentarios
Introduccin - Resumen
En la industria de la construccin como en otras industrias- es inevitable que existan variaciones en
las diferentes reas del proyecto como alcance, tiempo, costos, calidad, condiciones originales de
acuerdo a licitacin, incumplimientos ambas partes, paralizaciones que tienen impactos directos e
indirectos, los cuales pueden originar reclamo.
En el Per y el mundo, la construccin es una industria controvertida, donde los involucrados junto a
su idiosincrasia de cultura de trabajo deben ser gestionados desde las etapas tempranas del
proyecto, esto es, teniendo como base los conocimientos de la gestin de adquisiciones y gestin de
riesgos para el xito en la gestin de reclamos.
La gestin de reclamos es una rea de conocimiento no convencional en el PMI, salvo en la industria

de la construccin para la cual tiene desarrollado una extensin del PMBOK. La misma que se vuelve
factor clave para generar probabilidades de volcar un proyecto deficitario -para el contratista- a un
proyecto rentable.
Introduccin - Resumen
La Prevencin es anticiparse que el contrato no se vuelva una fuente de rdenes de Cambio y
tambin de Reclamos. Tambin es evitar que el reclamo pueda proceder a la fase de arbitraje o a
juicio hasta que sea completamente resuelto (pocas veces ambas partes quedan satisfechos).
En la industria de la construccin, somos especialistas en buscar/encontrar y cuantificar reclamos

para presentarlos, es lo que muchos contratistas acostumbramos hacer para que el proyecto deje de
ser deficitario y repunte a una rentabilidad por ese lado, si no lo era por otro.
Los procesos de la gestin de reclamos; Identificacin, Valoracin y Cierre consideran su aplicacin

cuando ya se tiene impactos de costo y/o tiempo en el proyecto, ms el proceso de la Prevencin se
enfoca directamente en las actividades y herramientas de gestin para anticiparse o evitar reclamos.
Describiremos los procesos bsicos y algunos casos de xito en forma de lecciones aprendidas que
le ayudarn a realizar una buena gestin en reclamos para contratos de construccin,
especficamente a prevenirlos.
Generalidades de la Gestin de Contratos
Gestin de las Adquisiciones

- Gestin de Contratos
- Gestin de Cambios
Cliente / Agente Contratista
Gestin de Comunicaciones
Gestin de Variaciones Cuantificaciones y Reportes
Gestin de Otros Contratos
Gestin de Cambios
Gestin de Reclamos
Lnea Base del Contrato (Original)
Alcance del Proyecto.

Cronograma del Proyecto.
Presupuesto del Proyecto.
Plan de Ejecucin del Proyecto.
Trminos y Condiciones Comerciales.
El primer paso para prevenir Reclamos en un Proyecto es reconocer los vacos del
contrato (idiosincrasia) y de la oferta; el segundo paso es mejorarlo.
Supuestos Generalmente involucran un grado de riesgos.

La Oferta (inclusiones, exclusiones, supuestos y acuerdos finales).
Metrados.
Asignacin de riesgos.
Leyes aplicables, cdigos.
Factores de zona/sitio.
Esquema 1: Evolucin de la Lnea Base del Contrato en Proyecto
de Construccin (Privado)
Firma del Contrato (DEBERA FIRMARSE)
Mayormente este evento se aplaza :

"Las reglas de juego pueden
cambiar".
Construccin del Proyecto

Nivel de Exposicin
al Riesgo
Inicio Licitacin
Buena Pro
1ra Etapa 2da Etapa 3ra Etapa

"Propuesta" "Buena Pro" "Administracin de Cambios"
Inicio - Planeamiento - Ejecucin - Seg. y Control - Cierre
(Constructor)
CONSTRUCTIBILIDAD EN TODAS LAS FASES DEL PROYECTO
Esquema 2: Algunos de los Involucrados al Proyecto de
Construccin (Privado)
Esquema 3: reas de Conocimiento Convencionales y rea de
Conocimiento Extensin para la Construccin.
Esquema 4: Factores de Entorno y Actitudes
Rol y Perfil
Una evaluacin eficaz requiere una identificacin explicita y gestionar las actitudes del cliente
frente a reclamos (Prejuicios; debemos ponerle atencin en evaluarlo y corregirlo).
Gestin de Reclamaciones
La introduccin a la gestin de reclamaciones del PMI traducido a nuestro idioma es

como sigue:
Traduccin PMI: El contrato perfecto, donde el alcance est muy bien definido, los
riesgos localizados, y sea ejecutado correctamente, dar como resultado una alta
probabilidad de que no se originen reclamos. Debido a que la perfeccin es
ampliamente difcil de obtener, todo lo que los propietarios y contratistas pueden hacer
es trabajar de la mejor manera para llegar lo ms cercano posible a esa meta. No
podemos evitarlos pero si prevenirlos.
Contratos FIDIC.
Un Reclamo es diferente a Un Cambio: Un Reclamo puede convertirse en un Cambio.

Cambios / Notificaciones.
Reclamos por ampliacin de tiempo como consecuencia de retrasos en los trabajos debido a eventos como
clima inusual, huelgas, demoras en la aprobacin de licencias gubernamentales o licencias ambientales, o
cualquiera otra fuerza mayor que no est dentro del control del contratista pueden ser vlidos pero pueden
no ser compensables. ESPECIFICAR EN CONSULTAS LICITACIN O BORRADORES DE CONTRATO.
En muchos casos, los reclamos que no sean hechos en los momentos oportunos son invlidos.
A veces la actividad reclamada tiene un efecto indirecto (difcil de justificar) en otros aspectos de la
construccin del proyecto haciendo ms costoso otros trabajos, cambiando secuencias, y retrasando otras
actividades.
Se asimila a la gestin de riesgos: Porque realiza procesos de Identificacin, Previene, Cuantifica y gestiona.
Causas Aspectos Afectados - Efectos.
Esquema 5: REA DE CONOCIMIENTO GESTIN DE RECLAMOS
Prevencin de Reclamos
ENTRADAS
Plan del Proyecto.
Condiciones Contractuales.
Plan de Gestin de Riesgos.
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Claridad en el Lenguaje. El alcance y las especificaciones del contrato deben haber sido escritas en trminos bastante
claros y sin ambigedades. (Alcance, Costo y Tiempo)
Planificacin. Los requerimientos para la planificacin deben de estar claramente especificados y ser de cumplimiento
razonable. Los requerimientos de entrega delas actualizaciones de la planificacin deben ser justos y capaces de
proveer una buena idea de la situacin, sin complicaciones que no sean necesarias ni requeridas.
Revisin de la Constructabilidad. El uso de la constructibilidad puede evitar posteriores errores en campo y cambios
innecesarios en los mtodos de construccin los cuales pueden conducir a reclamos.
(Mejorar la Ingeniera. Mejorar la aptitud constructiva de una obra)
Procedimiento de Requerimiento de Informacin (RFI).En los requerimientos contractuales de aprobacin del

propietario o diseadores de los planos de taller, materiales de construccin, RFIs y otros documentos similares,
siempre se debe incluir una clusula que especifique un perodo de tiempo razonable para dar una
respuesta. Tambin es cierto que si este plazo no se cumple, el contratista tiene las bases para introducir un reclamo
pero esas bases estarn desde un principio claras para todas las partes. En consecuencia, el tiempo de respuesta
debe ser realista, ni muy largo ni muy corto de manera que sea difcil para el propietario o diseador de cumplir.
Prevencin de Reclamos
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Asociacin. Proyectos que usen la tcnica relativamente nueva de (especfica del proyecto) asociacin. Tienen una buena oportunidad
para eliminar los reclamos debidos a la mutua dedicacin de las partes y muchos mejores requerimientos de comunicacin que son
parte esencial de esta tcnica.
Proceso de Precalificacin. Los proyectos que utilicen la precalificacin de contratistas tienen el beneficio de tratar con contratistas
calificados y con experiencia, los cuales tienen menos probabilidad de encontrarse en situaciones desesperadas que pueden inducir a
otros a una desenfrenada generacin de reclamos.
Junta de Revisin de Disputas (DRB). Resuelto por la Gerencia de Obra, DRB y Arbitraje Internacional.
Algunos proyectos, generalmente los de gran envergadura, crean una DRB fuera del proyecto que da buenos resultados. La DRB
acta como una especie de panel de arbitrajes (ES UN MECANISMO EXTENDIDO) sobre cualquier disputa que surja durante el
proyecto de manera que reclamos potenciales son transformados en cambios o desestimados debido a una buena razn antes de la
finalizacin del proyecto.
Reconocimiento conjunto de cambios. Una de las mejores maneras de reducir los reclamos potenciales es cuando la otra parte
identifica la ocurrencia de un cambio. La tendencia de no hacerlo o de discutir cualquier cambio potencial es un factor importante en la
perpetuacin de los reclamos. Ambas partes deben ser realistas.
Documentacin. La documentacin buena y muy completa puede rpidamente guiar a la identificacin de un cambio, mientras que
documentacin inconsistente generalmente prolonga las discusiones entre las partes. La buena y completa documentacin tambin
puede generar una excelente defensa frente a los reclamos.
Lecciones Aprendidas
REA DE 1ra Etapa 2da Etapa: 3ra Etapa:
CONOCIMIENTO PROPUESTA BUENA PRO ADMINISTRACIN
Interferencias fijas Verificar Condiciones Iniciales Usar Calendarios (Fsicos) de

INTEGRACIN superficial/subterrnea (no del Contrato congruente a Eventos en Alcance y
Y ALCANCE indicados en planos) y operativas Condiciones de Licitacin. Administracin de Contrato.
(otros contratistas) Iniciar la validacin de TODOS
los supuestos.
INTEGRACIN Definir que eventos de Fuerza Consideraciones de Stand-By Comunicacin permanente a

Y ALCANCE Mayor sern de Recursos (Equipos, M.O y involucrados referida a
reconocidos/compensados. Sub-Contratistas). presentacin de sustentos por
Cuales Tomar Seguros. cambios e impactos.
Anlisis de la Planificacin: Anlisis de la Planificacin: Las aceleraciones del cronograma

TIEMPO consideran mayores esfuerzos /
Definicin de Entregas Parciales. Direccionar el cronograma hacia recursos que deben ser
Curva S debe obedecer un un ndice de Conformidad de reconocidos.
criteriotemprano. acuerdo a la envergadura del
Separar Cronogramas de Proyecto. (Minimizar N rutas Las recuperaciones del cronograma
Proyectos Independientes. crticas). deben dar resultados en un tiempo
Verificar consistencia de acordado, esto segn la
Histogramas de M.O., EQ y MAT envergadura del proyecto.
consistentes.
Entregables Principales que se Considerar Planes de Trabajo Las actividades del cronograma
TIEMPO realicen en paralelo deben por Entregables. general no puede ser reducido para
considerar sus propios Recursos. Considerar Flujo de Recursos un control por prioridades. Debido a
Claves y reemplazos por falla. que los impactos a otras rutas no
sern apreciados-
Lecciones Aprendidas (2)
Los Gastos Generales (como Definir mtodos de costear Gestionar las Variaciones a tiempo
tambin la Utilidad) no debe estar trabajos adicionales; Trabajos real (Alcance, Estimaciones, Tiempo,
en funcin por Menores Metrados Masivos y Localizados. P.U. / Costos, Calidad y RR.HH).
que puedan existir (Negociar una T&M.
COSTOS
Suma Alzada) Coordinar previamente recursos
Uso de P.U. Contractuales slo mnimos para trabajos faltantes
para actividades similares de contractuales o adicionales
mayor y menor metrado. concebidos fuera del plazo.
Verificar que los Diseos tengan Consolidar Productos No Conformes sin
bases slidas en Estudios Llenar vacos a Especificaciones correcciones deben ser eliminados.
Especializados Tcnicas y las Mtricas de Reconocimientos (presa y poza de
CALIDAD Calidad convenientes a la concreto)
Ajustar Especificaciones Tcnicas envergadura del Entregable.
propios a la realidad del proceso
constructivo.
En los documentos del proyecto Hacer aprobar Diagrama de Flujo Garantizar Niveles de Servicio
(durante licitacin) considerar para ingreso de personal Campamentos (Alimentacin /
requisitos para ingreso de personal (facilitando la identificacin de Hospedaje / Lavandera /
RR.HH. a terreno (fotocheck en zona de problemas durante el proceso) Transportes Internos).
trabajo).
Documentacin inconsistente generalmente Aprobacin de otras Plan de Comunicacin Ejecutado a
prolonga las discusiones entre las partes comunicaciones a
utilizar/Documentos. Fondo, Escalar/Elevar para apoyarse.
Ctrl Doc (Cliente Contratista
Definir Tiempo mximo de espera Subcontratista).
Definiciones previas de los Tiempos de
al cliente para implementar
Respuesta a comunicaciones Cartas,
planos revisados para
Notificaciones Varias, RFIs, RCD. 1ra Notificacin de Planos
construccin.
COMUNICACIONES Incompletos (CAMBIOS NO
IDENTIFICADOS EN DIBUJOS)
Implica demoras en implementar
procura y fabricaciones en taller.
Regularizar Notificacin de
Instruccin Verbal .
Lecciones Aprendidas (3)
Idiosincrasia Contratista no Cliente y su Agente si lo Urgencia de Evaluacin Enfocarse en

ADQUISICIONES conversa con la Idiosincrasia hubiese; Definir Claramente los reclamos que requieren respuestas al
del Contrato. VER TENDENCIA sus alcances y limitaciones corto plazo.
DEL CONTRATO Y exactas de su autoridad
ECUALIZARLO DURANTE (roles y funciones/relevos), En muchos casos vuelven a
LICITACIN. comunicado a todas las ocurrir en un mismo proyecto los
partes que intervienen en el reclamos aprobados
Contrato. (CAMBIOS).
RIESGOS A este nivel se define el plan de Establecer el comit y las sesiones de Constante desarrollo y revisin
enfoque y como llevaremos a Gestin de Riesgos; La comunicacin de Alternativas para los riesgos
cabo las actividades de gestin de los riesgos y sus estrategias de importantes. Ejecucin de los
respuesta son esenciales.
de riesgos por ambas partes. planes de prevencin y/o planes
de contingencia.
SEGURIDAD Estndar de equipos de Establecer rango de Considerar IMPACTOS por
proteccin personal (EPPs) y sanciones por incumplimiento mejoras o adiciones del
sistema de proteccin colectiva del estndar de seguridad. cliente/agente al estndar de
(SPC). equipos de proteccin personal y
Eliminar Penalidades. sistema de proteccin colectiva.
Plan de Gestin de Seguridad
AMBIENTAL Establecer rango de

Plan de Gestin Ambiental sanciones por incumplimiento
del estndar Ambiental.
Eliminar Penalidades.
FINANCIERA Periodos y Plazo para Pagos de Definir Frecuencia de
Valorizaciones. Proyecciones a fin de obra.
Procedimiento para aprobacin
de Variaciones.
Penalidades y Premios.
Conclusiones y Recomendaciones
Conocer la evolucin de la lnea base del contrato y su concientizacin por el equipo de direccin de
proyecto (sobre todo) es vital para conocer el negocio en que nos estamos desempeando. As
tambin enfocarse en las actitudes de los principales involucrados del cliente para la revisin de
reclamos es importante a fin de desarrollar estrategias de solicitud y negociacin considerando
nuestra realidad como los factores del entorno.
Nuestros clientes no quieren sentarse a esperar que aparezcan problemas para resolverlos, quieren
estar preparados para afrontarlos. Por eso ellos deben invertir en estudios de ingeniera y
profesionales con experiencia; Cada Dlar gastado en Estudios y Experiencia es un Dlar muy bien
gastado.
No es posible darse el lujo de cometer errores evitables. Uno de ellos es el inicio desordenado y
conteniendo vacos en las diferentes reas del Proyecto. De hecho un inicio de este tipo puede hacer
que el cliente o contratista se vuelva ms vulnerable a travs de las fases del proyecto.
Reclamo Presentado, debe ser un reclamo monitoreado, negociado y Cerrado (puede o no

convertirse en un cambio).
Conclusiones y Recomendaciones
Ser gil tambin significa que Cliente o Contratista pueda enfocarse en el futuro y, a la vez, pueda
mantener la Factibilidad o Rentabilidad en el corto plazo mes a mes considerando los
cambios/modificaciones/riesgos/problemas.
Un Project Manager no tiene que tener todas las respuestas, tiene que tener los odos y la mente
abierta (con decisiones no lentas).
Crtica a la falta de coordinacin y estandarizacin de la direccin de proyectos por parte de las reas
del cliente y del contratista (cuando no existe un agente de E-P-C-M). Empezar a Implementar en la
organizacin Procedimientos, Comunicaciones, Diagramas de Flujo, Manuales todo ello referente a la
profesin de la Direccin de Proyectos (empezar por algo e ir madurando); monitorear su uso y
efectividad.
La Prevencin en la Gestin de
Reclamos: Contratos Privados de
Construccin
Csar Tito Salazar, PMP
CONGRESO INTERNACIONAL
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En la industria de la construccin, somos especialistas en buscar/encontrar y cuantificar reclamos

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Cliente / Agente Contratista

Alcance del Proyecto.

Supuestos Generalmente involucran un grado de riesgos.

Firma del Contrato (DEBERA FIRMARSE)

Mayormente este evento se aplaza :

Construccin del Proyecto

1ra Etapa 2da Etapa 3ra Etapa

CONSTRUCTIBILIDAD EN TODAS LAS FASES DEL PROYECTO

La introduccin a la gestin de reclamaciones del PMI traducido a nuestro idioma es

Un Reclamo es diferente a Un Cambio: Un Reclamo puede convertirse en un Cambio.

Causas Aspectos Afectados - Efectos.

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Idiosincrasia Contratista no Cliente y su Agente si lo Urgencia de Evaluacin Enfocarse en

AMBIENTAL Establecer rango de

Reclamo Presentado, debe ser un reclamo monitoreado, negociado y Cerrado (puede o no

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