Cdigo FG 002

Versin 03
ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN Fecha 2008-04-18

CITANTE
LuzMarielaSorzaZapata

CitacinaReuninde ActaNo. CarcterdelaReunin

RevisinporlaDireccin 004 Ordinaria X Extraordinaria
FechadeReunin
Da Mes Ao LugardeReunin Horainicio Horafinal
16y17 11 2011 AuditorioPedronelGmez 8:00a.m 12:00m.m
1:30p.m 5:00p.m
ORDENDELDIA

1. ResultadosdeAuditoras
2. RetroalimentacindelCliente
3. Desempeodelosprocesosyconformidaddelproductoy/oservicio
4. Estadodelasaccionescorrectivasypreventivas
5. Accionesdeseguimientoderevisionespreviasefectuadasporladireccin
6. CambiosquepodranafectarelSistemadeGestindelaCalidad
7. Recomendacionesdelamejoraparaelao2011
8. Riesgosactualizadoseidentificadosparalaentidad
9. Revisindelaadecuacindelapolticaylosobjetivosdelacalidad
10.ResultadosdelaRevisinporlaDireccin

DESARROLLOYDECISIONES

1. RESULTADOSDEAUDITORAS

AuditoraExterna
Delos14aspectosamejorarderivadosdelinformedeauditoradelICONTEC(diciembrede2010)sehan
implementadoycumplidoasatisfaccin10mejoras,2seestnimplementandoytienenconproyeccin
paraelprximoao(7.10ConsiderarlaintegracindelsistemaconlaNormaTcnicaColombiana
5555/2007y7.11Considerarigualmente,laNormaISO27001,comounaopcinparaelaseguramiento
delainformacin.)y2observacionesreferentealosindicadoresdegestinsehantrabajadoduranteel
segundosemestreconlarevisinyactualizacindelManualdeIndicadores2011.

VerInformesmensualesdelGestindelSistemadeGestindelaCalidad2011.

AuditoraInterna

Entreel20dejunioal1dejuliosellevacabounaauditorainternaalos18procesosinstitucionales,
obteniendocomoresultado:31noconformidadesy46aspectosamejorarparauntotalde77
hallazgos.

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DerivadadelosresultadosdeestaauditorayenconcordanciaconlodispuestoenelProcedimientoparala
PlanificacinyEjecucindeAuditorasInternasPECV002,seejecutdel7al14deseptiembreauditora
complementaraalosprocesosdeGestindelaComunicacin,GestinLaboratorios,ProyeccinSocialy
DesarrolloCurricular,obteniendocomoresultado7noconformidadesy4aspectosamejorarparaun
totalde11hallazgos.

LasauditorasinternasnospermitieronevaluarcadaunadelasFacultades,laformacinparaeltrabajoyel
desarrollohumanoconlosprogramastcnicoslaboralesylaconformidaddelosprocesosinstitucionales
frentealoscriteriosestablecidosenlasnormasISO9001:2008,NTCGP1000:2009ylosprocedimientos
delInstitutoTecnolgicoMetropolitano.

ComoresultadodelaauditorainternaseconcluyequeelSistemaGestindelaCalidades:

CONVENIENTEporquelosresultadosdeauditoriasontilesparaeliminarla(s)causa(s)deunano
conformidaddetectadaopotencial,enprodelmejoramientocontinuodelServicioEducativo.

ADECUADOporqueseevidencisolounanoconformidadalnumeral4.1fImplementarlasacciones
necesariasparaalcanzarlosresultadosplanificadosylamejoracontinuadeestosprocesos,locual
demuestraqueexistecoherenciadelosobjetivosdelosprocesosconlaFilosofaInstitucionalyel
seguimientoymedicinatravsdelosindicadoresdegestin.

EFICAZporquealcerrarlasaccionesseevalalacausadelasmismasyseeliminan,locualsedemuestra
conelcierreeficazdel68%(19accionescorrectivas)deltotaldelasnoconformidadesdetectadasenelao
2010(28accionescorrectivas).Yconelcierreeficazdel81%(25accionespreventivas)deltotaldelos
aspectospormejorarenelao2010(31accionespreventivas).Seaclaraqueenlaauditoriadelao2010
realizadaatodoslosprocesos,sedetect24noconformidadesy29aspectosamejorar,yenlaauditoria
complementaria4noconformidadesy2aspectosamejorar.Lasumatotaldeloshallazgosdejancomo
resultadouncierreeficazdel75%.VaseinformedelSistemadeGestindelaCalidaddel15dejuliode
2011.

EFICIENTEporquelainversinderecursosencapacitacinpermitilaparticipacinactivay
empoderamientodeloslderes,responsablesdeprocesosyauditoresinternoseneldesarrollodela
auditora,yenlaprofundidadenlosresultados.

EFECTIVOporqueseevidencialadisponibilidadyactitudpositivaparaeldesarrollodelasauditoras
internas,enlainiciativadeimplementaraccionesporautocontrol(15accionesenelao2011)yla
autogestinpermanentequesematerializaenlareformulacindereglamentosyestatutos.Esdeanotarque
laimplementacindeaccionesporautocontrolrequiereladocumentacinenelSistemaMejoramiso,ya
quemuchasdeestasnosonregistradas.

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 Tabla1.Resultadodelprimerciclodeauditora2011

Tabla2.Resultadosdelsegundociclodeauditoras2011(Complementario)

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2. RETROALIMENTACINDELCLIENTE

ParalaretroalimentacindelclientelaInstitucinhadiseadoencuestasenlosprocesosde:Desarrollo
Curricular,ProyeccinSocial,BienestarInstitucional,GestindelConocimiento,Internacionalizacinde
Conocimiento,GestindelaComunicacin,Autoevaluacin,GestinFinancierayGestindeLaboratorios,
lascualespermitenypermitirnevidenciarlasatisfaccindelosdiferentesclientesdeestosservicios.Ver
AnexoN1DiapositivasdelaRevisinporlaDireccindecadaproceso.

EncuantoalasQRS,laInstitucincuentaconunaplicativoquepermiteadministrarycontrolarlasquejas,
reclamos,sugerenciasysolicituddeinformacin,elseguimientoserealizadesdeSecretariaGeneral.

EnelpresenteaoseejecutaronmejorasalaplicativoQRSenloreferentealosreportesestadsticos,
adicionalmente,sereubicoellinkenelportalweb,hacindolomsvisibleparaelusuario.Secuentaadems
conellinkContctenosquecontieneeldirectoriotelefnico.

portal Web Institucional

Evidencias: Accin 636
Mejoramiso, y
http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp
http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp

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Desdeel1deEnerohastael31deOctubredel2011serecibieron256quejasyreclamos.
219
Quejas 37
Reclamos

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Lasiguientetablamuestralacantidaddequejasyreclamosrecibidaspordependenciao
problemtica:
Dependenciaoproblemtica Quejasoreclamos
Administracintecnolgica 3
AnlisisdeCostosyPresupuestos 7
AnlisisdeCostosyPresupuestosaDistancia 16
reasDeportivasyOtrosEspacios 6
AulasEspecializadas 5
Aulasdeclase 4
Calidad 4
DecanaturaFacultaddeArtesyHumanidades 4
DecanaturaFacultaddeCienciasBsicas 2
DecanaturaFacultaddeIngenieras 1
DecanaturaFacultaddeTecnologas 3
DepartamentodeSistemas 32
EducacinContinuada 5
Electromecnica 4
Fsica 1
InformticaMusical 1
IngenieraBiomdica 2
IngenieraElectromecnica 3
IngenieraenDiseoIndustrial 1
IngenieraFinancieraydeNegocios 2
GestinAdministrativa 6
JefeAtencinApoyoalestudiante 26
MantenimientodeEquipoBiomdico 2
PrcticasProfesionales 4
Ing.Produccin 1
Ing.Sistemas 2
Ing.Telecomunicaciones 1
ProblemticaAdmisionesyRegistro 63
ProblemticaArchivoCentral 1
ProblemticaAtencinBienestar 2
ProblemticaAtencinMdica 1
ProblemticaBiblioteca 2
ProblemticaComunicaciones 3
Problemticafuncionarios 6
Problemticatesorera 5
Produccin 9
ProgramadeEgresados 2
SistemasdeInformacin 12
Telecomunicaciones 2
TOTAL 256
ParamayorinformacinveranexoN2Anlisisdequejasyreclamos

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3. DESEMPEODELOSPROCESOSYCONFORMIDADDELPRODUCTOY/OSERVICIO

EncumplimientoalosaspectosamejorarproductodelaauditoraexternadeseguimientoalSistemade
GestindelaCalidadrealizadaendiciembrede2010,referentesaindicadoresdegestin(7.3,7.6y7.9),la
OficinadePlaneacin,harevisadoyajustadoelManualdeIndicadoresdeGestin2011conloslderesy
responsablesdelosprocesosbuscandomejorarlossiguientesaspectos:

1. MedirelimpactoquegeneraelITMalasociedad.
2. Quelosindicadoresmidanelobjetivodelproceso.
3. Categorizacindelosindicadores
4. Frecuenciademedicin
5. Metasdelosindicadoresquehandemostradosusuperacindemaneracontinua
6. Accionesdelosindicadoresquerealmentemotivenlatomadeaccionesdemejoraimportantesparala
Institucin
7. Registrosyanlisisdelosdatosdelosindicadoresconbaseenpromedios,dadoquestossubvencionan
losresultadospocoexitososycastiganlosmuybuenos.

EsdeanotarqueelInstitutoTecnolgicoMetropolitano,deacuerdoconelManualdeIndicadoresde
Gestin,losclasificaenEficacia,EficienciayEfectividad(vaseapartadodelmanual2.3).Nocuentacon
indicadoresdecumplimiento,elcumplimientosemideconellogrodelametaesperada.

Enelmesdefebrero,laEscueladePedagogaylaOficinadePlaneacinrevisaronelMapadeProcesosdel
ITMbuscandounaadecuadainterpretacin,incluyendolarevisinyajustedelosobjetivosyalcancede
cadaproceso,encompaadeloslderes.Adicionalmentecadaobjetivohasidorevisadobuscandola
coherenciaconlosindicadoresdegestinparaquepermitanmedirellogrodelobjetivodelprocesoyel
impactodelITMenlasociedad.

Losresultadosdelosindicadoresestncumpliendoconlasmetaspropuestasoensudefectoestnenel
rangodegestinBueno,loquedemuestraqueeldesempeodelSistemadeGestindeCalidades
convenienteparalaInstitucinytienecoherenciaconlavisin,lamisin,lapoltica,losobjetivosde
calidadylosdelproceso.VerfichastcnicasdeIndicadoresdeGestin2011.

Encuantoalproductooservicionoconformesehaestablecidolametodologapararealizarelcontrolal
productooservicionoconformeenlosprocesosdecaraalcliente:DesarrolloCurricular,ProyeccinSocial,
GestindelConocimiento,InternacionalizacindelConocimiento,BienestarInstitucional,Gestindela
Comunicacin,Autoevaluacin,GestindeBibliotecayGestindeLaboratorios.

Cadalderdelprocesoidentificlosproductososerviciosnoconformesyeltratamientodelosmismos,
vaseIdentificacindelproductooservicionoconformeFGC018.Sielproductooservicionoconforme
esrecurrenteosistemticoseformulaunaaccincorrectivaenvolvente.

Encuantoalaconformidaddelosproductosy/oserviciosdecadaproceso,serealizelsiguientecontrol:

DesarrolloCurricular.
Seobservaquelosproductosy/oserviciosnoconformesmsrecurrentesson:
1. Docentesindigitarlasemana,510y16delseguimientoaldesarrollocurricular,paralocualse

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 recomiendamayorcontrolporpartedelosJefesdePrograma,recordarcontinuamentealosdocenteslas
fechaspertinentesparacadasemanayreportarloscasosqueserequieranenelformatoFGC019Control
delproductoy/oservicionoconformes.

Semestre012011
Semana5:116docentespendientesde1330(8.7%)
Semana10:147docentespendientesde1330(11,1%)
Semana16:351docentespendientesde1330(26.4%)

Semestre022011
Semana5:55docentespendientesde1183(4.9%)
Semana10:97docentespendientesde1183(7,3%)
Nosetieneanlasemana16

2. CompromisosAcadmicos
Docentesinentregarcompromisosacadmicosenlassemana3delsemestre012011.Sereportan45
docentesquenoentreganenlatercerasemanadelperiodoacadmico:Setienereportadounnmero
quenosuperael10%losdocentesdelainstitucin,antelocualcadaJefedeProgramaharealizado
lasaccionesrespectivas.
Docentesinentregarcompromisosacadmicosenlasemana3delsemestre022011.Sereportan25
docentesquenoentreganenlatercerasemanadelperiodoacadmico:Setienereportadounnmero
quenosuperael10%losdocentesdelainstitucin,antelocualcadaJefedeProgramaharealizado
lasaccionesrespectivas.

3. EstudianteoEgresadonograduado
Enelsemestre012011setieneuntotalde1822egresadosnograduados.Enelsemestre022011se
reportan80egresadosnograduadosconlacualsepuedeobservarlaeficaciadelasestrategias
planteadasalreducirelndicedeegresadosnograduadosenun95,6%.

4. Estudianteconbajorendimientoacadmicooprdidadelderechoalprograma
Setieneuntotalde1992estudiantesenelsemestre,conloscualescadaJefedeProgramahaempleado
diferentesformasdehacerseguimientoyestrategiasqueposibilitanlarecuperacinconcalidaddel
estudiante.SetieneademselacompaamientoenSIGA,comoestrategiainstitucional.Enelsegundo
semestresetiene1757estudiantes.Enestaseobservaunadiferenciade235estudiantesmenosenbajo
rendimientoconrespectoalsemestreanteriorentrelossemestres.Loquecorrespondeaun11,8%.

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ProyeccinSocial.Sehanpresentadolossiguientesserviciosnoconformes:

En84oportunidadeselservicionoconformerelacionadoconPrcticasnoajustadasalasnecesidades
delmedioylaformacindelosestudiante.Alcualseledioelsiguientetratamiento:
Para8casos:
Secolocnotaaclaratoriaenlacartadepresentacindelosestudiantesparalasempresas"Seor
empresario,recuerdequeelobjetodelasPrcticasesquestasseconviertanenunespaciode
aprendizajeenelqueelestudiantepuedarealizaractividadesquepermitanlaaplicacindelos
conocimientostericosadquiridosduranteelprocesodeformacinacadmicaenlatecnologa"
SeelaborunactaderetiropreviamenteconcertadaconelSENA,laempresayelestudiantepara
autorizarqueelaprendizpuedaserremitidoaotraempresa.Seorientaalestudiantepararealizar
unanuevaexperienciaproyectandosuscompetenciashacialabsquedadelxito.

Para76casosreferentealanecesidaddeasignarlealestudianteunasesortemtico,sedioelsiguiente
tratamiento:
Serealizaron2solicitudesdeserviciosacadmicosdocenteparaprcticasprofesionales,loscuales
yafueroncontratadosyestnasesorandolosestudiantes.

En5oportunidadeselservicionoconformerelacionadoconPropuestadiseadaypresentadaqueno
cumplelosrequisitosdelcliente.Paralocualse concertconlosclientes,yserediselas
propuestas.

BienestarUniversitarioSepresentuncasodeservicionoconformerelacionadocon Oportunidadenel
Servicio,eltratamientoqueselediofue:solicitardescargosdelaenfermeraporlafaltadeoportunidaden
elservicioquereclamabaelestudiante.Teniendoclaridaddelosucedido,seleexplicalestudianteysele
pidieronexcusas.Elestudianterespondiagradecidoporlarapidezenlaatencinasuquejayentendila
situacin.Setienenlasevidencias.

GestindelaComunicacin.SepresentuncasodeproductonoconformeconrespectoaPublicaciones
quenocumplenlosrequisitosdeconformidad(requisitosdepertinencia,calidad,redaccin,diseoe
impresin,originalidadyactualizacindelainformacinenlaspublicaciones).Eltratamientoqueseest
dandoeslareclasificacindeloslibros,porlotantolasdirectivasestnverificandolosrequisitoslegales
paraprocederaladonacinodescuento.

GestindeLaboratorios.SepresentuncasodeproductonoconformeconrespectoaPruebasyensayos
quenocumplenconlosrequisitosdelanormaaplicabledellaboratorio,alrealizarunensayoalaempresa
CONCRETODOS.A.enDicdel2010deResistenciaaldesgasteDiscoAnchoNTC5147,quenocumpla
conlanorma.Eltratamientoqueselediofuecalibrarelequipoconelqueserealizalosensayosy
garantizarlacompetenciadelpersonalquerealizalaspruebas.Adicionalmente,serealizdenuevoel
ensayoenenerodel2011,aotrapiezademrmoldelmismoespcimenyseentregelinformesincosto
alguno,elcualcumpliconlosrequisitosestablecidosenlaNTC5147.

EnlosprocesosdeGestindelConocimiento,InternacionalizacindelConocimiento,Gestinde
BibliotecayAutoevaluacinnosepresentaronproductosy/oserviciosnoconformes,deacuerdoconlo
definidoenlaIdentificacindelproductooservicionoconformeFGC018,actualizadoa2denoviembre.

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4. ESTADODELASACCIONESCORRECTIVASYPREVENTIVAS

Lasumadeaccionespreventivasydemejoramientoesdel65%paraelao2011,cantidadsuperioralas
accionescorrectivas,loquedemuestraunaculturadelaprevencin.

Tipodeaccionescorrectivas,preventivasydemejoraal31deoctubrede2011

35%
Correctiva
53.33%
Preventiva

11.67%
Mejoramiento

Estadodelasaccionescorrectivas,preventivasydemejoraal31deoctubrede2011

21.67%
Cerrada
68.34%
Investigando
causa/beneficioy
solucionando

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 Origendelasaccionescorrectivas,preventivasydemejoraal31deoctubrede2011

6.67%
Anlisisde
Indicadores
16.67%
Autocontrol

73.33%
AuditoraInterna

5. ACCIONESDESEGUIMIENTODEREVISIONESPREVIASEFECTUADASPORLA
DIRECCIN

FrutodelaRevisinporlaDireccindelao2010,segenerarondesdecadaprocesorecomendacionespara
lamejora.Laimplementacindeestasrecomendacionesporpartedecadalderhansidoobjetode
monitoreodesdelaEscueladePedagogaylaOficinadePlaneacin.Seevidenciacomunicacionesdelos
lderesdeprocesos,enlosmesesdeoctubreynoviembre,enlascualesinformancmoatendieronlas
mejoraspropuestas.Elresultadoqueseobtieneeslaimplementacinexitosadegranpartedelasacciones
propuestasteniendopresentequealgunascontinanenprocesodeejecucin.
VasecomunicacionesenelarchivodegestindelaEscueladePedagogaeInformedecumplimientode
recomendacionesparalamejoraderivadasdelaRevisinporlaDireccindelao2010,confechadel17
denoviembre.

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6. CAMBIOSQUEPODRANAFECTARELSISTEMADEGESTINDELACALIDAD

LoslderesdeprocesoexpresaronloscambiosquepodranafectarelSistemadeGestindelaCalidad:
CAMBIOS
PROCESO FormulacindelPlandeDesarrolloInstitucional2012
2015
AjustealaEstructuraAcadmicoAdministrativade
PLANEACININSTITUCIONAL acuerdoconelnuevoMapadeProcesos
Descentralizacindelaofertaacadmicainstitucional
Cambioenlanormativa
AjustedelaEstructuraAcadmicoAdministrativade
acuerdoconelnuevoMapadeProcesos
GESTINDELA Cambiosenlalegislacin
COMUNICACIN Cambiosenotrosprocesosinstitucionales
Normasnuevasomodificacionesalasexistentespor
partedelMinisteriodeEducacinNacional
DISEOCURRICULARY AjusteenlaEstructuraOrganizacionaldeacuerdoal
DESARROLLOCURRICULAR nuevoMapadeProcesos.
Paroestudiantiloanormalidadacadmica
Cambiosenlanormatividadvigente
CambiosenlasPolticasInstitucionales
PROYECCINSOCIAL AjusteenlaEstructuraAcadmicoAdministrativode
acuerdoconelnuevoMapadeProcesos
LaspolticasdelanuevaadministracindelInstituto
Ajustesenlaestructuraadministrativayenlaoperacin
delCentrodeInvestigacin
CambiosintroducidosporlaaplicacindelaleydeCTI
(Ley1286de2009)
GESTINDELCONOCIMIENTO Cambiosintroducidosporlareformadelaley30de
1992
Prioridadesdelpresupuestodelanuevaadministracin
municipal
DadoqueelSGCdebesersimple,conunidadde
lenguajeycondocumentacindeloquesehace,este
BIENESTARINSTITUCIONAL puedeverseafectadoporlafaltadeentendimientodela
normaysuesencia.
Loscambiosenlanormatividadinternayexternaque
afectendirectamenteelprocesoolosprocedimientosen
INTERNACIONALIZACINDEL cuantoalamovilidaddeacadmicos,administrativosy
CONOCIMIENTO estudiantes y la suscripcin de convenios
interinstitucionalesdecooperacin.
AjustedelaEstructuraAcadmicoAdministrativade
acuerdoconelnuevoMapadeProcesos
Cambiosenlalegislacin
GESTINDEBIBLIOTECA Cambiosenotrosprocesosinstitucionales

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 PROCESO

GESTINDELABORATORIOS CAMBIOS
Creacinoeliminacindelaboratoriosenlainstitucin.
ActualizacindelanormaNTCISO/IEC17025:2005.
GESTINJURIDICA ImplementacindeLaboratoriosVirtuales.
Cambios normativos que no se implementen
oportunamenteenelITM
Incumplimientoenlostrminosderespuestaalos
usuarios
GESTINFINANCIERA Nuevasdisposicionesynormasenmateriapresupuestal
contable,demanejoderecursosydecontrolinterno.
Lafaltadesocializacindelasnuevasmetodologasenel
SistemadeGestindelaCalidad,yaqueconellasse
puedeperderunidaddecriterio.
Cambiossustancialesenlasuscripcindeconvenioscon
ADQUISICINDEBIENESY laAdministracinMunicipal.
SERVICIOS Cambiosdeordennormativo(derogatoriadenormas,
modificaciones,nulidades,suspensionesprovisionales)
Cambiosenlatasarepresentativadelmercadodebienes
sujetosaimportacin
ADMINISTRACINDEBIENES
Incumplimientodecontratos
MUEBLESEINMUEBLES
Cambioenlanormatividadvigente
Implementacindenuevasplataformastecnolgicas
GESTINDELTALENTO Cambiosenlametodologadeimplementacinde
HUMANO centrosdecostosyalmacenamientodeinsumos
Cambioenlanormativavigente,EstatutoGeneral,
ReglamentodePersonalDocenteyAdministrativo
AjustesquesedefinanenlaEstructuraOrganizacin
AUTOEVALUACIN ElajustedelaEstructuraAcadmicoAdministrativade
acuerdoconelnuevoMapadeProcesos.
LaarticulacindelSistemadeGestindelaCalidadcon
elMECIylaAutoevaluacin(CNA),paragarantizarla
calidaddeprogramaseinstitucional,sujetaalos
EVALUACINYCONTROL lineamientosdelMEN.
Laaplicacindeldecreto1474de2011,Estatuto
Anticorrupcin,respectoalseguimientoalapolticade
austeridaddelgasto,elcualpermitequeelsistemade
calidad,ysusprocesossiganloslineamientosdelbuen
usoderecursospblicos.
ElajustedelaEstructuraAcadmicoAdministrativade
acuerdoconelnuevoMapadeProcesos
GESTINDELACALIDAD
LaimplementacindelnuevoPlandeDesarrolloconla
PolticadeGobernanzaqueimplicamodificacionesenla
PolticadelaCalidad.
LaarticulacindelSistemadeGestindelaCalidadcon
elMECIylaAutoevaluacin,paragarantizarlacalidad
deprogramaseinstitucional,sujetaaloslineamientosdel
MEN.

Pgina13de21
7. RECOMENDACIONESDEMEJORAPARAELAO2011

Enlarevisinporladireccinloslderesdelosprocesospresentaronlassiguientesrecomendacionesparala
mejora.EsdeanotarquesehizounarevisinconlaVicerrectoraGeneralMariaVictoriaMejaOrozco,el
DirectordelaEscueladePedagogaJosMarioCallePalacioylaProfesionalUniversitariaAseguramiento
delaCalidadMnicaArangoOspina,paradecidirculesdelasrecomendacionesdemejoraseincorporan
comoproductosenelplandeaccindelao2012,lasdemssonactividadesquenorequierenincorporarse
alplandeaccinparasuejecucin.Adicionalmente,sedefinenculesdestascorrespondenalsistema,
culesalosprocesosyculesalosrequisitos,loquefacilitarlaevaluacindelaeficacia,luegodesu
implementacin.
Siva Nova Mejora Mejora Mejora
alPlan alPlan
RecomendacionesdeMejora de de
del del de
Proceso Accin Accin sistema proceso Requisito
2012 2012
Implementacin de diseo
metodolgicoparalagestinde
proyectosdeinversin(Incluye x x
formulacin,gerenciayevaluacin
deproyectos).
SistemaBusinessInteligenceen
PLANEACIN funcionamiento.EntendidoBusiness
INSTITUCIONAL Inteligencecomolahabilidadpara
transformarlosdatosquesegeneran x x
eninformacinylainformacinen
conocimiento,deformaquesepueda
optimizarelprocesodetomade
decisiones.
FONDOEDITORIAL
Porcostos,eficaciayefectividadla
contratacindeuncorrectorde
estiloparaelFondoEditorialdebe
contemplarsealargoplazo,por
productos o por manuscritos
recibidosyvaloradossegnel x x
nmerodecuartillasocaracteres
quecontengan,comprometidoscon
untiempodeentregaacordado,y
GESTINDELA pagadossegnlascondiciones
COMUNICACIN expuestas en un contratode
servicios.
FONDOEDITORIAL
Cambio en la modalidad de
contratacin de evaluadores
externos. x x

Pgina14de21
 Proceso

Siva Nova Mejora Mejora Mejora

alPlan alPlan
del del de
RecomendacionesdeMejora de de
Accin Accin sistema proceso Requisito
2012 2012
COMUNICACIONES:
GESTINDELA Dadalacantidaddeinformacin
COMUNICACIN que
segeneraporpartedelasdiferentes
dependenciasinstitucionalespara
x x
serpublicadaenlapginaweb,se
recomiendafortalecerelrecurso
humanoencargadoderealizaresta
labor.
COMUNICACIONES:
Disponerdepersonalidneopara x x
queseencarguedelaactualizacin
permanente de la informacin
DISEO institucionalenlasredessociales.
CURRICULAR Continuarcon las estrategias
YDESARROLLO x x
adoptadasparalaapropiacindel
CURRICULAR SGCporpartedelaComunidad
Academica.
Continuarconlasensibilizacinde
x x
losauditadosfrentealprocesodela
auditoriainternadecalidadpor
DISEO Facultades.
CURRICULAR Implementar un plan de x x
YDESARROLLO capacitacinenusodelosrecursos
CURRICULAR TICtantoparadocentescomo
estudiantes.
Elaborarunmodeloefectivode
PROYECCIN seguimientoaloscompromisos x x
SOCIAL docentes: registro de notas,
seguimiento curricular y
compromisoacadmico.
Responsabilizaralosfuncionarios
x x
dentrodesuplandetrabajocon
actividadesconcretasdelsistemade
GESTINDEL gestindelacalidad.
CONOCIMIENTO Afinar y sistematizar los
instrumentos y criterios de x x
evaluacindelimpactodelos
resultadosdelosproyectosde
investigacin.
Consolidar el Sistema de
Informacin del Centro de
x x
Investigacinparaquedialoguee
interactedemaneramseficiente
conotrossistemasdeinformacin
internosyexternos.

Pgina15de21
 Siva Nova Mejora Mejora Mejora
alPlan alPlan
del del de
RecomendacionesdeMejora de de
sistema proceso Requisito
Proceso Accin
2012
Accin
2012
Estructurardemaneramstcnicael
equipohumanodelCentrode
Investigacin para responder
GESTINDEL exitosamentea los retos que x x
CONOCIMIENTO imponen la reorganizacin
institucionalylosnuevoscontextos
globales.
Adoptar las polticas,
procedimientosynormatividad x x
para
INTERNACIONALIZACIN
lamovilidadentranteysalientede
DELCONOCIMIENTO estudiantes.
Generareventosinstitucionales x x
para
una mayor proyeccin sobre
InternacionalizacindelITM.
Contar con un sistema de x x
informacin,querecojalascinco
reasdebienestarylosproyectos
BIENESTAR existentes,adems,delosque
INSTITUCIONAL puedansurgir.
Sistematizarlasexperienciasdelos x x
proyectos quesegeneren en
Bienestar,conelfindepodercontar
conherramientasquenospermitan
lavisibilizacin.
Implementacindelabiblioteca x x
digital (recursos digitales y
repositoriosdigitales)siemprey
GESTIN cuandosedispongadelosrecursos
BIBLIOTECA enel2012.
Rediseodelosespaciosdela x x
biblioteca,talescomo:Circulaciny
Prstamo,Referencia
Especializada,
Medios Audiovisuales,Procesos
Tcnicos,SoportedeInformtica, x x
SalasdeLectura.
Implementacindeunsistema
Biomtrico para cuantificar
GESTINDE sistemticamenteeltiemporealde
LABORATORIOS TrabajoIndependiente. x x
Creacindeunapropuestade
unidadestratgicadenegocios
para
prestacin de servicios de
LaboratorioalaIndustria.
 Pgina16de21

Siva Nova Mejora Mejora Mejora

alPlan alPlan
del del de
RecomendacionesdeMejora de de
sistema proceso Requisito
Proceso Accin
2012
Accin
2012
CreacindepginaWebdelos
laboratoriosdelITMarticuladocon
GESTINDE lapginaInstitucionaldondelos x x
LABORATORIOS estudiantes,docentesyempresarios
tenganunamayorarticulacin.
Capacitacinpermanentedelos

GESTINJURIDICA cambios normativos para los x x

funcionariosinvolucradosenlos
diferentesprocesos
Implementarelusodelmdulode
inventariosenSEVEN(serala
segundaetapa,yaquelaprimerase
hizoconelfondoeditorial),conesto
semejoraelcontroladministrativo
contabledelosdiferentesinsumos
GESTIN quemanejaelDepartamentode x x
FINANCIERA Sistemas para el buen
funcionamiento acadmico
administrativo del ITM.
Adicionalmente,estopermitiruna
asignacin adecuada de los
consumosalasdiferentesreas
(costosABC).
Se recomienda efectuar una
distincin entre contratos de
suministro (a demanda, tracto
x
sucesivo) y contratos de x
compraventa (ejecucin
instantnea),puesactualmentese
orientanestoscontratosenelITM,
sinhacerladistincinprctica.
Se recomienda fortalecer las
accionesdevigilancia,controly x
x
ADQUISICIN DE supervisinalaejecucinde
BIENESYSERVICIOS contratos.
Darcontinuidadypermanenciaalos
procesosdecapacitacindecostos,
estudiodemercado,etapasdela
contratacin, facturacin,
interventora ysupervisin y x
x
atencinalcliente.
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Siva Nova Mejora Mejora Mejora

alPlan alPlan
del del de
RecomendacionesdeMejora de de
sistema proceso Requisito
Proceso Accin
2012
Accin
2012
Establecermecanismodecontrol
y
ADMINISTRACIN seguimiento para garantizarel x x
DEBIENES respaldo de informacin
MUEBLES institucionalquesetieneenlos
EINMUEBLES equipodecmputoencadaunade
lasdependencias.
Lapropuestainicialconsisteen
modificar parcialmente el
procedimientodevinculacinde
profesoresdehoractedra,elcual
consisteendartrasladoalas
facultadesparaquedesdestasse x x
ingreselacargaacadmicadelos
GESTINDEL profesoresyseformaliceelcontrato
TALENTOHUMANO dectedra.
EnestatareaademsdelDpto.de
PersonalparticipanlaOficinade
Planeacin,AtencinalEstudiante,
Dpto.deSistemasylasFacultades.
Continuarla articulacin del x x
SistemaIntegradodeGestinconla
Autoevaluacin.
Fortalecer la cultura de la x x
AUTOEVALUACIN
Autoevaluacinenrespuestaala
necesidad de mejoramiento
constante.
Disponerderecursohumanoque x x
permitatenerunamayorcobertura
paralasauditoriasdeControl
EVALUACINY Interno.
Posicionar la poltica de x x
CONTROL
transparencia, dentro de la
Institucin.
IntegrarlaRendicindeCuentas x x
InstitucionalconlaRevisinporla
DireccindelSistemadeGestinde
laCalidad.
x x
GESTINDELA Continuarlaarticulacindel
Sistema
CALIDAD
Integrado de Gestincon la
Autoevaluacin x x
Fortalecer las estrategias de
apropiacindelaculturadeCalidad
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8. RIESGOSACTUALIZADOSEIDENTIFICADOSPARALAENTIDAD

SehaactualizadoelManualdeRiesgos,identificando77 riesgosdemayorprobabilidaddeocurrenciaen
losprocesosinstitucionales,deloscualessevaloraron7comoimportantes,31comomoderados,27como
tolerablesy10comoaceptables.

ZONADERIESGOS

TOTALDE
PROCESOS ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE INACEPTABLE RIESGOS

3 3 6
Planeacin
Institucional
1 3 4
Gestinde la
Comunicacin 1 1 2
DiseoCurricular
3 3 6
Desarrollo
Curricular 1 3 3 7
ProyeccinSocial

Gestin del 1 1 2 1 5
Conocimiento
Internacionalizaci 1 1
n del
Conocimiento

Bienestar 2 2 4
Institucional
Gestin de 1 2 3
Biblioteca
Gestin de 3 1 1 5
Laboratorios
GestinJurdica 2 6 8
Gestin 1
6 7
Financiera
Adquisicin de

Bienes y 1 4 1 6
Servicios
Administracin
de Bienes 5 1 6
Muebles e
Inmuebles
Gestin del 1
1 2
TalentoHumano
1 1
Autoevaluacin
Evaluacin y 2 1 3
Control
Gestinde la
1 1
Calidad
TOTAL 10 27 31 7 2 77
Pgina19de21
Losriesgosquerequierenplandemanejoestnenalertaroja.(VerlasiguientetablaManualdeRiesgos).
NAccin
Riesgo Valoracin Evaluacin
Proceso Emprendida
Accin533
Retraso en la
1.16 Verarchivoadjunto
Gestindel ejecucin del INACEPTABLE
proyecto extradodelsistema
Conocimiento mejoramiso
Actividades de
movilidadque no Accin539
estnarticuladascon
Verarchivoadjunto
Internacionalizaci
los planes de 0.85 IMPORTANTE
desarrollo de las
extradodelsistema
ndelConocimiento mejoramiso
facultades y/o
dependencias
Riesgo por Accin580
manipulacin de Verarchivoadjunto
Gestinde 1 INACEPTABLE
materialesoresiduos extradodelsistema
laboratorios peligrosos mejoramiso
Incumplimientoenla Accin572
evaluacinde los 0.88 IMPORTANTE Verarchivoadjunto
Evaluaciny sistemasMECIy extradodelsistema
Control SGC mejoramiso

9. REVISINDELAADECUACINDELAPOLTICAYLOSOBJETIVOSDELACALIDAD
DuranteelpresenteaoseajustlaPolticadelaCalidadmediantelaResolucinRectoralN641del1
agostode2011,teniendoencuentalanuevaMisinyVisinquefueaprobadaporelConsejoDirectivo
el9dejuliode2011(ActaN5)yelaspectoamejorar7.1delICONTECsobrelaalineacindela
PolticadelaCalidadconelPlandeDesarrollodelaCiudad,elDepartamentoyelPas.Adicionalmente,
severificlacoherenciadelosobjetivosdelacalidadvigentes(ResolucinRectoral476de2010)conla
polticayseratificcontinuarconlosmismosobjetivos.

POLITICADECALIDAD
ElInstitutoTecnolgicoMetropolitano,esunaInstitucinUniversitariadecarcterpblicoydelorden
municipal,comprometidaconelmejoramientocontinuodelserviciodeeducacinsuperiorparala
formacinintegraldeltalentohumanoconexcelenciaenlainvestigacin,lainnovacin,eldesarrollo,la
docencia,laextensinylaadministracin,quebuscahabilitarparalavidayeltrabajoconproyeccin
nacionaleinternacionaldesdeladignidadhumanaylasolidaridad,conconcienciasocialyambiental.
Enprocuradelasatisfaccindelasexpectativasdelosclientes.

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10.RESULTADOSDELAREVISINPORLADIRECCIN

Lasmejoraspropuestasenelnumeral7deestedocumentosonlasquepermitirnevidenciarlaeficacia,
eficienciayefectividaddelosprocesosdelSistemadeGestindelaCalidadyseincorporaranalplande
accin,comoproductosdelosprocesosparaevaluarlosenelao2012.

Pararealizarestasmejorasladireccinestconscientedelasnecesidadesderecursosfsicos,
financieros,humanosytecnolgicosyrealizarlasapropiacionespresupuestalesnecesarias,sinembargo
estodependedelplandeinversiones,comprasyrecursosdelavigenciadel2012.

Detodoloanterior,seconcluyequeelSistemadeGestindelaCalidad:

ESCONVENIENTEporqueexistecoherenciadelafilosofainstitucionalconlosobjetivosdelos
procesosylosindicadoresdegestin.
ESADECUADOporquelosresultadosdelsistemasontilesparalatomadedecisionesenprodel
mejoramientocontinuodelServicioEducativoyenlageneracindevaloragregadoconprogramas
comoSIGA,inclusinylasayudaseconmicasqueselebrindaalapoblacinparaquepermanezcaen
suprocesodeformacin.
ESEFICAZporquepermiteellogrodelosobjetivosplanteados.
ESEFICIENTEporquepermitelaoptimizacindelosrecursosencadaunadelasactividades
identificadasenelS.G.C,adicionalmente,lainversinderecursosencapacitacinpermitila
participacinactivayempoderamientodeloslderes,responsablesdeprocesosyauditoresinternosenel
desarrollodelaauditora,yenlaprofundidadenlosresultados.
ESEFECTIVOporelimpactopositivoenlacomunidadacadmica,elentornoyeldesarrollodela
regin.

LUZMARIELASORZAZAPATA
Rectora

Veranexo(Listadodeasistencia)

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