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Gli strumenti operativi per il REAM

Area/Divisione - data 07/2006


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Bocconi - Protocollo
SDA BocconiN° XXX
- Protocollo N° XXX Titolo della presentazione 1
Introduzione
Il modello di Pianificazione, Controllo e Reporting è lo strumento di gestione in
grado di:

•pianificare le attività e l’utilizzo delle risorse

•fornire un quadro esaustivo della situazione economica e finanziaria della società

•verificare i risultati consuntivi e gli scostamenti, per attivare i processi decisionali


correttivi

•divulgare gli obiettivi della società e le strategie per attuarli

Le attività del modello di Pianificazione, Controllo e Reporting sono:

•Pianificazione (Business Plan)

•Budgeting

•Reporting (consuntivi trimestrali e annuali)

•Stime (forecasting periodico)


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Scopi del budget
• Scopi
• tradurre le strategie aziendali in piani operativi di breve periodo
• definire gli obiettivi qualitativi e quantitativi
• definire i tempi di realizzazione
• definire le modalità pratiche per il raggiungimento

Il Budget è uno strumento di gestione aziendale


operativo: per essere efficace ed efficiente, i
contenuti devono essere conosciuti e condivisi.

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Metodo di costruzione del budget
Bottom up
Budget
Consolidato
Budget Budget
Asset Management Servizi
Investimenti Sviluppo Business
Vendite Clienti Terzi

Linee Guida Strategiche

Immobile n
Immobile 2 Servizi: Property, Facility, Project
Immobile 1

Margine di contribuzione per immobile


Contratti Costi del Personale Stime
Servizi SG&A Management

Canoni di locazione
Costi di manutenzione ordinaria
Costi di manutenzione straordinaria
Costi di gestione operativi
Ammortamenti

Stime
Sistema informativo
Management
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• Budget consolidato
• Situazione Economica consolidata di Gruppo trimestrale
• Situazione Patrimoniale consolidata di Gruppo trimestrale
• Cash Flow consolidato di Gruppo trimestrale

• Budget per società


• Conto Economico civilistico trimestrale
• Stato patrimoniale civilistico trimestrale

• Evidenze di dettaglio
• Dettaglio per immobile del Margine operativo lordo:
– Ricavi netti da locazione
– Ricavi netti dalle vendite
• Piano disinvestimenti
• Piano investimenti
• Piano manutenzioni ordinarie e straordinarie
• Rotazione del Portafoglio
• Per immobile valore di libro, costi incrementativi e vendite
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Processo di formazione del budget -
immobili in GP
• Il processo di formazione del budget è il risultato dell’elaborazione e consolidamento dei singoli budget
sezionali, predisposti dai responsabili di area e funzione, su base trimestrale:

• budget dei canoni di locazione Responsabili di Area


• budget dei lavori: interventi di manutenzione Direzione tecnica
» interventi straordinari Direzione tecnica
• budget ICI Amministrazione immobili
• budget assicurazioni immobili Amministrazione immobili
• budget amministratori terzi Amministrazione immobili
• budget degli altri costi immobiliari diretti Ragioneria, Amministrazione e CdG
• budget dei disinvestimenti Asset Mng & Top Mng
• budget degli investimenti Asset Mng & Top Mng
• budget dei ricavi da servizi vs clienti terzi Resp. Clienti Terzi
• budget dei costi del personale Resp. del personale
• budget dei costi generali e amministrativi Amministrazione, Ragioneria e CdG
• budget degli ammortamenti Ragioneria
• budget degli oneri finanziari Resp. Finanza & Asset Mng
• budget imposte e tasse Ragioneria e CdG

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Processo di formazione del budget -
immobili in Generali e Alleanza
• Il processo di formazione del budget degli immobili in Generali e Allenza, analogo a quello per gli
immobili in GP, è il risultato dell’elaborazione dei budget sezionali, predisposti dai responsabili di area e
funzione:

• budget dei canoni di locazione Responsabili di Area


• budget dei lavori: interventi di manutenzione direzione tecnica
» interventi straordinari direzione tecnica
• budget ICI Amministrazione
• budget assicurazioni immobili Amministrazione
• budget degli altri costi immobiliari diretti Ragioneria, Amministrazione e CdG
• budget degli ammortamenti Ragioneria
• budget dei costi servizio GGI Resp. Clienti Terzi

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Calendario operativo del budget 2003

• Inizio Processo di Budget: Entro inizio ottobre(Lun. 04/10)


• Invio ai responsabili dei budget sezionali da parte del CdG
dei moduli per la richiesta dei dati
• Definizione e invio ai responsabili di Area e Funzione del Piano vendite
da parte dell’Asset Mng e Top Mng

• Predisposizione budget sezionali: Ottobre/Novembre (dal 07/10 al 15/11)


• Incontri e riunioni fra i responsabili dei budget sezionali,
• gli Asset Manager e il Top Management,
• per la condivisione delle strategie e degli obiettivi del budget

• Invio dati al CdG Entro metà novembre (Ven. 15/11)


• Raccolta delle informazioni quantitative da parte dei responsabili dei budget sezionali
ed invio al CdG

• Consolidamento budget sezionali Entro fine novembre (Lun. 02/12)


• Consolidamento e integrazione dei dati, elaborazione da parte del CdG
di una prima bozza di Budget e presentazione al Top Management per eventuali modifiche

• Stesura e invio del budget finale Entro metà dicembre (Lun. 16/12)
• Stesura del budget definitivo per l’approvazione
del CdA ed invio della versione finale ai responsabili dei budget sezionali

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Calendario operativo
Predisposizione budget sezionali
• Entro il 04/10:
– Definizione del Piano Vendite e consegna ai responsabili di area e funzione
da parte dell’Asset Mng e del Top Mng.

• Dal 07/10 al 08/11:


– Elaborazione dei dati da parte dei responsabili di Area e Funzione.
– Incontri e riunioni Responsabili di Area e Funzione e Asset Mng per la
condivisione dei dati di budget sezionali elaborati.

• Entro il 08/11:
– Presentazione al Top Mng dei budget sezionali (Canoni di locazione, Costi di
Manutenzione, Costi del Personale, Ricavi da servizi Clienti Terzi).

• Dal 08/11 al 15/11:


– Revisione dei budget sezionali e invio al CdG per il consolidamento.

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I budget sezionali - canoni di locazione
• Budget dei canoni di locazione

• Contratti in essere:
– dal sistema informativo aziendale
– dal sistema informativo viene estratta la seconda scadenza naturale dei contratti,
particolari considerazioni in caso di eventuali disdette note
• Contratti in scadenza:
– stima dei responsabili di area delle rilocazioni dei contratti in scadenza fino al 31/12/2003, per
immobile e destinazione d’uso degli spazi
• Nuovi contratti:
– stima dei responsabili di area delle locazioni degli spazi vuoti, per immobile e destinazione d’uso,
alla data di compilazione del budget
– ipotesi di massima: si considerano per i nuovi contratti come data inizio locazione i
mesi necessari per lavori + “X” mesi di sfitto, salvo casi specifici noti

Il budget dei canoni di locazione deve tenere conto del piano di


disinvestimenti e del piano dei costi di manutenzione

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Budget dei canoni di locazione - 1

Formato dei moduli

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Budget dei canoni di locazione - 2
Formato dei moduli

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I budget sezionali - costi di manutenzione

• Budget dei lavori:

• interventi di manutenzione:
– stime delle DT, dettagliate per immobile e intervento

• interventi straordinari:
– stime dell’DT, dettagliate per immobile e intervento

• manutenzioni ordinarie non programmate


– stime del CdG, condivise con le UT, dall’andamento dei dati storici

Il budget dei costi di manutenzione deve tenere conto del piano di


disinvestimenti e delle scadenze sui contratti

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Budget dei costi di manutenzione
Formato dei moduli

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I budget sezionali - ricavi da servizi

• Il budget dei ricavi da servizi stima il fatturato di competenza per i seguenti gruppi
di clienti:

• Clienti captive

• Clienti terzi

• Nuovi Clienti Terzi

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Budget Ricavi per Servizi
Formato dei moduli

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I budget sezionali - costi del personale

• Budget dei costi del personale (esclusi i costi per i portieri):

• numero di teste, dettagliato per categoria, tipo di contratto (assicurativo,


commercio, consulenza), società

• costo del personale, dettagliato per categoria, tipo di contratto (assicurativo,


commercio, consulenza), società

• su base trimestrale.

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Budget dei costi del personale -
numero di teste

Formato dei moduli

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Il sistema di reporting

• Reporting consolidato
– Gruppo

• Reporting Societario
– per le singole società del Gruppo

• Reporting del patrimonio immobiliare


– per singolo immobile

Ogni report evidenzia i risultati a consuntivo del periodo e lo


scostamento rispetto al budget approvato.

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Il sistema di reporting

• Reporting del Gruppo Generali Properties

• Conto Economico consolidato


• Stato Patrimoniale consolidato Evidenza
Evidenza per per gli
gli azionisti
azionisti ee ilil Mng.
Mng.
• Cash Flow consolidato dei
dei risultati
risultati ee dell’efficienza
dell’efficienza del
del Gruppo
Gruppo
• Indicatori di bilancio nel
nel suo
suo complesso
complesso
ee ilil rispetto
rispetto degli
degli obiettivi
obiettivi prefissati.
prefissati.

• Reporting Societario
Evidenza
Evidenza perper gli
gli azionisti
azionisti ee ilil Mng.
Mng.
• Conto Economico e Stato Patrimoniale dei
dei risultati
risultati delle
delle singole
singole società,
società,
• per le società del Gruppo Generali Properties della
della capacità
capacità
• (Generali Properties, Prunus, Immobiliare19 e GGI) di
di distribuzione
distribuzione didi dividendi,
dividendi,
del
del rispetto
rispetto degli
degli obiettivi
obiettivi prefissati.
prefissati.

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Il sistema di reporting
• Reporting del Patrimonio immobiliare

• Scheda Immobile
• Margine operativo lordo
• Ricavi netti da locazione
• Ricavi dalle vendite
• Valori di Libro / Valori di mercato
• Redditività
• Consistenze e tassi di occupazione
• la scheda immobile può essere aggregata per area geografica, città...
• Report rotazione del Patrimonio
• evidenzia per immobile la movimentazione
• per acquisti, vendite e costi incrementativi
• Report manutenzioni
• evidenzia per immobile il costo delle manutenzioni
• ordinarie e straordinarie
• Report vendite
• evidenzia per ogni immobile il valore di vendita,
• il valore di libro netto e lordo e la plusvalenza realizzata
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