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1. Relaciona los tipos de sistemas de informacin con los niveles jerrquicos para los que se
crean:
Solucin:
Sistemas de procesamiento de transacciones Resto de personal.
Sistemas de informacin de gestin Jefes operativos.
Sistemas de soporte de decisiones Mandos intermedios.
Sistemas de informacin ejecutiva Altos ejecutivos.
3. Supn que las fichas de los empleados de la plantilla de una empresa estn compuestas por
nombre, direccin y aos de antigedad en la empresa. Qu sistemas de clasificacin
podramos usar para organizar adecuadamente esta informacin?
Solucin:
Podramos usar cualquier tipo de sistemas exactos: alfabticos, geogrficos o cronolgicos.
4. La empresa ALFA, S.L. se dedica a realizar pelculas de animacin y clasifica la informacin que
maneja utilizando el criterio de separar las pelculas para nios o infantiles de las pelculas para
adultos. Qu tipo de clasificacin emplea al hacer esa separacin?
Solucin:
Usaremos una clasificacin temtica.
5. La empresa Control, S.L. tiene que realizar un estudio de mercado para el lanzamiento de un
nuevo producto que va a llevar a cabo. Ha obtenido una gran cantidad de informacin
procedente de fuentes primarias y secundarias (en este caso procede de fuentes estadsticas
cuya fiabilidad y pertinencia es elevada) de informacin. Sin embargo, se encuentra con el
problema de que su presupuesto es ya muy limitado. Qu criterios utilizaras para seleccionar
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la informacin?
Solucin:
Dado que la informacin procedente de las fuentes estadsticas es muy fiable, podra utilizarse para
realizar el estudio de mercado, ya que su coste en relacin con las fuentes secundarias es mucho
menor y, en este caso, se cuenta con presupuesto muy limitado.
a) La empresa Trefileras del Noroeste, S.A. encarga un estudio sobre su sector, pero en el
informe que recibe faltan datos de la mitad de sus competidores.
La informacin en este caso es de escasa utilidad, ya que no permite la toma de decisiones tiles,
y no es objetiva, puesto que es incompleta.
Como el propio enunciado indica, de llevarse a cabo el estudio carecera de fiabilidad. El problema
fundamental de este estudio es la falta de tiempo disponible suficiente para un buen trabajo.
El origen dudoso de la informacin hace que sea poco fiable y objetiva. La utilidad est tambin en
entredicho por el poco inters que tiene para un Consejo de Administracin una informacin
recopilada para otro tipo de pblico.
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Supn que sobre este ltimo caso tuvieras que presentar un informe sobre la evolucin de las
ventas para la gerencia de la empresa. Qu podras poner en este informe? Cul sera la
estructura que plantearas?
Solucin:
Respuesta libre. El informe versar sobre la evolucin de las ventas en los ltimos aos y sobre el peso
relativo de cada producto en las ventas.
8. Supn que trabajas en una gestora. Qu documentos crees que son los ms delicados en
materia de confidencialidad de datos o informacin?
Solucin:
Aunque la mayora de los documentos que un cliente facilita a una gestora son muy delicados en
cuanto a su confidencialidad, podemos decir que las facturas, balances o declaraciones de la renta son
especialmente delicados. Tambin los que tienen que ver con los recursos humanos: contratos,
nminas, seguros sociales
10. Consultad los siguientes artculos y discutid en clase las siguientes cuestiones:
http://www.abc.es/20101123/medios-redes/usuarios-facebook-infecciones-201011231239.html
http://www.emprendedores.es/empresa/tecnologia/ciberdelito
http://www.pcactual.com/Actualidad/Noticias/El-malware-alcanzo-su-nivel-mas-alto-en-el-
segundo-trimestre-65732
Crees que las empresas conocen suficientemente los peligros del malware? Y sus
empleados?
Respuesta libre.
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11. Concertad, junto con vuestro profesor, una charla con el responsable de archivo del Instituto
en el que estudiis. En qu consiste el trabajo que lleva a cabo?
Solucin:
Es preferible preparar la reunin con anterioridad. Algunos posibles temas de inters son los
registros de entrada y salida de documentos, los archivos temporales y permanentes del centro y los
plazos en los que se realiza la gestin de los archivos.
12. Qu opinas de que el trabajo de archivo se suela dejar en manos del becario o de la ltima
persona que se ha incorporado a la empresa? Crees que es una poltica acertada?
Solucin:
Respuesta libre. Se tratarn sobre todo los aspectos relativos a la seguridad y la confidencialidad de
la documentacin.
13. Clasifica alfabticamente las fichas de estos pacientes de la clnica dental SONRISAS:
Alberto Lpez Hidalgo
Jos Luis del Pino Muoz
Cristina Lpez Maldonado
Eliza J. Linch
Helena Da Vinci Rosso
Jorge Len Mora
Solucin:
La clasificacin alfabtica sera:
Da Vinci Rosso, Helena
Len Mora, Jorge
Linch, Eliza J.
Lpez Hidalgo, Alberto
Lpez Maldonado, Cristina
Pino Muoz, Jos Luis del
Solucin:
La clasificacin alfabtica sera:
Banco de Espaa
BBVA
Medical Express
Mdicos sin Fronteras
Ministerio de Asuntos Exteriores
Parada, Bar La
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15. Qu tipos de soportes utilizas en tu vida cotidiana? Crees que te sera posible reducir el
uso de papel en el archivo de tu informacin? Explica qu medidas crees que se podran
tomar para reducir el consumo de papel en el mbito acadmico.
Solucin:
Respuesta libre. Los alumnos/as propondrn en voz alta soportes que usen para el almacenamiento
de documentacin como discos duros, pen drives, los propios cuadernos, etc. Se les puede explicar
qu tipo de documentacin usa el profesorado en su labor administrativa para que ellos decidan si es
conveniente o no su sustitucin por soportes digitales. Posteriormente se les preguntar en qu
circunstancias usan el papel y si ven posible su sustitucin,
16. Con la ayuda de Internet, localiza empresas que hayan implantado o estn implantando
sistemas para reducir el consumo de papel. Qu soportes estn utilizando en sustitucin?
Cules crees que son los principales obstculos para disminuir el uso del papel?
Solucin:
Respuesta libre. Se puede contestar a la ltima cuestin apuntando las sugerencias de los
alumnos/as en la pizarra y comentndolas entre todos/as.
Test de repaso
Soluciones: 1 d), 2 b), 3 b), 4 c), 5 c), 6 d), 7 a), 8 c), 9 d), 10 c), 11 d), 12 d), 13 d), 14 c), 15 d).
Comprueba tu aprendizaje
Identificar los medios ms adecuados para desarrollar la comunicacin escrita a
travs de los medios telemticos
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2. Las siglas MIS, DSS o EIS en ingls, o sus equivalentes SIG, SSD o SIE en espaol, hacen
referencia a tipos de sistemas de informacin para la toma de decisiones en la empresa. A
qu conceptos estudiados en esta unidad equivalen? Busca la informacin en Internet.
Solucin:
MIS o SIG: sistemas de informacin de gestin. Como hemos visto, se usan para decisiones
operativas a corto plazo.
DSS o SSD: sistemas de soporte de decisiones. tiles para mandos intermedios que han de tomar
decisiones a medio plazo.
EIS o SIE: sistemas de informacin ejecutiva. Para decisiones a largo plazo de altos ejecutivos de
la empresa.
5. Puede una fuente de informacin interna ser una fuente secundaria? Razona tu respuesta, a
ser posible mediante un ejemplo explicativo.
Solucin:
S. Por ejemplo, los estados contables son elaborados en el interior de la empresa y que son
utilizados a menudo como soporte de informacin para apoyar decisiones de la empresa.
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7. Qu es un plan de seguridad? Cules son los puntos que debe contemplar un plan de
seguridad?
Solucin:
Un plan de seguridad es un sistema organizado de medidas que tomar para evitar deterioro, prdida,
manipulacin o robo de la informacin (entre otros sucesos).
Los puntos que debe contemplar el plan son los siguientes:
Prevencin: es la parte ms importante, ya que se trata de aplicar barreras ante posibles ataques o
incidentes. Por ejemplo, aplicar claves a los sistemas porttiles de la empresa, poder proceder a la
desactivacin de los sistemas de telefona en caso de prdida, efectuar copias de seguridad de
forma peridica o concienciar al resto del equipo en la importancia de velar por la seguridad de la
informacin.
Reaccin: el equipo debe estar preparado para reaccionar de forma rpida ante cualquier incidente,
para detenerlo o minimizar las consecuencias. Como se suele decir: Espera lo mejor, pero preprate
para lo peor.
Restauracin: consiste en poner de nuevo en funcionamiento todos los recursos y servicios
afectados de la forma ms rpida posible, para que la actividad de la organizacin vuelva a la
normalidad.
Investigacin: se trata de buscar el origen del incidente, subsanar el fallo en la seguridad y, de esta
forma, evitar que se vuelva a producir.
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12. Responde, con ayuda de la informacin que proporciona la siguiente pgina web:
http://www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm
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13. Segn la frecuencia con la que se consulta la informacin, qu tipos de archivos conoces?
Solucin:
Se distinguen tres tipos de archivo en funcin de la frecuencia con que se consulta la informacin:
Activo: aqu se guardan los documentos que se utilizan con frecuencia, bien porque son de fecha
reciente, o porque se refieren a procesos empresariales en marcha.
Semiactivo: recoge documentacin que ha dejado de estar vigente, pero que no se va a destruir de
inmediato, bien porque hay que conservarla legalmente o bien porque es de inters para la empresa.
Definitivo o inactivo: sirve para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia,
siguen teniendo un valor histrico o documental para la empresa. Se trata de una informacin muy
poco consultada.
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Manejar los diferentes sistemas que pueden ser utilizados para clasificar la
informacin
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14. Completa las siguientes frases teniendo en cuenta que cada espacio es una palabra:
a) En el archivo definitivo (inactivo) se guardan los documentos que, aunque hayan perdido su
vigencia, siguen teniendo un valor histrico o documental para la empresa.
b) La palabra ordenatriz es aquella que se utiliza como clave para clasificar alfabticamente.
c) En los nombre de personas fsicas el primer apellido es palabra ordenatriz.
d) Si el nombre o razn social incluye alguna palabra genrica, esta no se tendr en cuenta en la
clasificacin.
e) Es posible utilizar un sistema de archivo alfanumrico, combinando nmero y letras.
f) En el sistema de archivo cronolgico el elemento clave para clasificar es la fecha del
documento.
g) En el sistema de ordenacin temtica hay que determinar previamente las materias en que se
va a dividir el archivo.
20. Qu es un informe?
Solucin:
Constituye una forma de presentar la informacin. Recoge los datos seleccionados y se remite a las
personas con capacidad de decisin en la empresa.
21. Seala la respuesta correcta: cuando se recoge la informacin en forma abreviada y con frases
cortas se habla de:
a) Resumen.
b) Esquema.
c) Tabla.
d) Informe.
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22. Qu tipos de soportes hemos identificado en esta unidad? Explica brevemente las ventajas e
inconvenientes de cada una de ellas.
Solucin:
Soporte papel
Ventajas:
No requiere de aparatos decodificadores.
Es un soporte universal que no se ve afectado por problemas de compatibilidad.
Facilidad de uso, no requiere de conocimientos especficos.
Desventajas:
Se deteriora con la humedad y los cambios de temperatura, es inflamable, se puede ver afectado
por el ataque se insectos y hongos
Ocupa mucho espacio para su almacenaje.
Es poco respetuoso con el medio ambiente. Para la fabricacin del papel no solo es necesario
talar rboles, sino tratar la madera, consumir electricidad para producir las hojas y, finalmente,
depurar los residuos derivados del proceso.
Soportes electrnicos
Ventajas:
Ahorro en el gasto de papelera.
Facilidad en los procesos de auditora.
Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
Menor probabilidad de falsificacin.
Agilidad en la localizacin de informacin.
Eliminacin de espacios para almacenar documentos.
Procesos administrativos ms rpidos y eficientes.
Son reutilizables. Si la informacin guardada no interesa se elimina, y el soporte queda libre para
almacenar otros documentos.
Desventajas:
Las ventajas del papel son parte de sus desventajas.
En determinados casos, la posibilidad de prdida de datos es importante.
23. Qu soportes electrnicos utilizas habitualmente? Cules son las ventajas de unos frente a
otros?
Solucin:
Respuesta libre. Si el alumno/a tiene dificultades para encontrar las ventajas de cada soporte
podemos guiarle con las siguientes sugerencias: capacidad de almacenamiento, seguridad,
velocidad, compatibilidad, versatilidad
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25. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas. En caso de ser falsas explica
por qu:
a) El almacenaje de documentos en soporte de papel tiene incontables ventajas en relacin al
almacenaje en soporte electrnico.
Falso.
El almacenaje en formato digital tiene grandes ventajas en comparacin con el soporte papel.
b) El proceso de digitalizacin supone pasar la informacin que actualmente est en soporte
papel a un soporte electrnico.
Verdadero.
c) El almacenamiento en la nube supone que la informacin est almacenada en un ordenador
personal o de la organizacin pero que es accesible a cualquiera que tenga las claves
oportunas.
Falso.
En el almacenamiento en la nube la informacin est almacenada en un servidor ajeno a la
organizacin.
d) El Blu-Ray solo contempla como mejora el hecho de que el soporte tiene mayor capacidad
de almacenaje.
Falso.
Otra ventaja es que el Blu-Ray es ms difcil de rayar.
e) Si los documentos estn archivados en soporte digital hay que preocuparse por los
accidentes fsicos tales como incendios o inundaciones.
Verdadero.
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