Eventos Especiales

DEFINICION DEL TRMINO EVENTOS ESPECIALES:

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos que se

producen en distintas reas del quehacer econmico, social, cultural o
cientfico. Es un trmino genrico que agrupa eventos que pudieran tener
naturalezas distintas, o tambin podramos decir conjunto de propuestas que
harn posible el logro de los objetivos trazados a fin de satisfacer las crecientes
e ilimitadas necesidades humanas.

Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con

las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los
medios disponibles, los lugares y tiempo de realizacin y los objetivos de
comunicacin. Quienes estn en esta actividad saben que desde la concepcin
hasta su ejecucin final, nada puede quedar librado al azar o la improvisacin.

Todo tipo de empresa, grande o pequea, debe de manera permanente

realizar algn tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo
que se debe recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas
empresas como las organizaciones gubernamentales, poltica y sociales, han
comenzado a incorporar estos especialistas en su nomina de personal, para
desarrollar una poltica organizacional respecto a esta actividad.

PROTOCOLO:
Es el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a
reglamentar los actos sociales, de todos los hombres y mujeres, instituciones o
sociedades y no solamente a aquellos referentes a las autoridades de
diferentes pases.

CEREMONIAL:

Es el conjunto de reglas y practicas que se observan en las relaciones entre

Jefes de Estado o entre estos y quienes lo representan directamente. Tambin
podemos decir que es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que
deben observarse tanto en la actividad de los Estados como en sus
manifestaciones de relacin con otros estados.

ETIQUETA:

Es el conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera

fcil, expresin formal de los buenos modales, regula la conducta personal de
los individuos, no siempre comprende las reglas protocolares, tiene un carcter
universal y esta presente en los actos de la vida.

CLASIFICACION DEL CEREMONIAL:

Ceremonial Pblico.
Ceremonial Militar.
Ceremonial Litrgico.
Ceremonial Civil.

A su vez el ceremonial pblico se clasifica en:

1. El ceremonial extranjero o pblico.

2. El ceremonial diplomtico o de Embajada.
3. El ceremonial de Cancillera y Protocolo.

Ceremonial Pblico o de Estado:

Es aquel que representa un conjunto de formulas en que se exterioriza la

vida de las relaciones de los estados, es decir las relaciones entre los estados
y los hombres que los representan.

Ceremonial Extranjero o Poltico:

Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de

Embajadas, regula cuando atae a los honores y prerrogativas que les
corresponden a los Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones.
Ceremonial de Cancillera:

Se refiere a todo lo vinculado con la poltica exterior, regula las

formalidades a observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems
documentos oficiales diplomticos.

Ceremonial Militar:

Comprende lo relacionado al conjunto de formulas en que se exterioriza

la vida de relacin de las Fuerzas Armadas, adems es el conjunto de normas
y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos del servicio.

COORDINACION DE UNA CEREMONIA

Ello implica:

Proceso administrativo.
Documentos a emitir.
Procedimientos para llevar a cabo el ceremonial.
Conjunto de formalidades.
Normas de protocolo.
Instrumentos a utilizar.
Guin protocolar del acto o ceremonial.
Tarjetas de identificacin de la sala.
Vocativo.
Decreto, resoluciones, providencias, etc.
Lista protocolar.
Tarjetas de invitacin.
Croquis o planos del lugar.
Lista de personal ceremonial y protocolo.
Orientacin logstica.
Transporte.
Mobiliaria.
Podium.
 Sonido.
Refrigerio.
Pancartas,Banderas.
Etiqueta o pautas en el vestir.
Planificar con detalle para lograr el xito del evento.

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento tcnico como el anterior

de manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena relacin de
las mismas.

ETAPA OPERATIVA DE UN EVENTO ESPECIAL.:

Como bien sabemos todos los eventos tiene un proceso operativo y los
clasificamos en diferentes etapas que componen

PRE-EVENTO.
EVENTO.
POST-EVENTO.
ETAPA DEL PRE-EVENTO.:

Se consideran los siguientes lineamientos como son, la determinacin de

los objetivos, tipologa y nombre del evento, fecha de realizacin, duracin,
sede operativa, lugar de realizacin, tipo y cantidad de participantes, idioma
oficial, decidir previo asesoramiento, el tpico y sub-tema del evento, delimitar,
previo anteproyecto del evento, la estructura organizativa del mismo, designar
los coordinadores de comisiones y otras instancias, elaborar y distribuir toda
comunicacin oficial del evento, determinar el mecanismo de reunin y control
de grupo de trabajo, preparar un archivo particular para clasificacin y control
de la informacin del evento, segn las siguientes reas.. administracin
general, comunicaciones, recibidas y enviadas, publicidad, participantes,
organizacin tcnica, finanzas, programa, formatos y plantillas, reglamentos,
invitados especiales, secretaria, protocolo, alimentos y bebidas, permisologia,
directorio, aprobar el presupuesto del evento, coordinar el trabajo integral de
las comisiones, otros.
ETAPA DEL EVENTO.:

Significa la fase de ejecucin del proyecto elaborado, implica poner en

prctica el conjunto de actividades que previamente fueron consideradas, su
importancia radica en que en el momento de que lo planificado y lo ejecutado
coincidan en trminos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase
garantiza la imagen de la organizacin y calidad del evento. No controlar el
cumplimiento cabal de los servicios y actividades, significa la perdida de un
cliente y posiblemente la salida a corto plazo del mercado.

En esta fase debemos tener en cuenta las siguientes acciones.

Supervisin, antes y despus del evento, del local para verificar su limpieza y
condiciones de uso del equipo y medios a utilizar, recibimiento de los
participantes e invitados especiales, registro de participantes, revisin del
sistema general de informacin, supervisin de los equipos de sonido y medios
audiovisuales en operacin, supervisin del equipo de anfitrionas y personal de
apoyo, supervisin de los horarios de comidas, supervisin del procedimiento
de suministr de informacin personalizada, dotacin permanente de recursos
y suministros varios, de ser requeridos, atencin de emergencias, otros .

ETAPA OPERATIVA DEL POST-EVENTO:

Esta fase consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez
que este ha culminado, a travs de esta fase se acometen las siguientes
acciones.redactar y enviar las comunicaciones de agradecimiento, reproducir
el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes, evaluar el
evento desde todas su variables, ensamblar el expediente del evento, cancelar
los compromisos econmicos adquiridos, otros.

Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas

una vez cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos,
pudindose hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.
TECNICAS DE REDACCIN DEL INFORME:

Esta presenta el procedimiento a seguir por parte del personal para

recordar e informar sobre los resultados de su asignacin y lograr registrar
tcnicamente lo acontecido antes, durante y despus de la realizacin de un
evento. Esta tcnica permite presentar informacin objetiva que sirve a la
Gerencia para la toma de decisin posterior.

Todo informe debe contener los siguientes elementos:

ndice.
Presentacin o Introduccin.
Plan de accin.
Cronograma.
Herramientas utilizadas.
Principales logros.
Problemas observados.
Observaciones de la Gerencia.
Conclusiones y Recomendaciones.
Soporte y anexos.

GUIA DE PROTOCOLO CONCEPTO CLASIFICACIN:

Individuo que una vez capacitado y entrenado en las diferentes reas y

tcnicas protocolares y ceremoniales, esta en la capacidad de reconocer y
manejar las herramientas necesarias para desempearse, como un profesional
del protocolo, en cualquier tipo de eventos, nacional o internacional. Son
profesionales que una vez entrenados y capacitados en el rea, asisten a los
participantes de un evento, durante la llegada, asistencia al evento y
finalizacin de este, desde el inicio de los programas a realizarse hasta su
culminacin, pudiendo prestar sus servicios en el idioma castellano, y
extranjero para el cual sea requerido.
 TRATAMIENTO PROTOCOLARES:

Titulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo
que ocupa o de la consideracin recibida que ostenta.

Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se

pierden al cesar en sus cargos, algunos ejemplos:

EMBAJADORES.
CARDENALES.
REYES.
PRINCIPES.
RECTORES.
APLICACIN COMUN.

CRITERIOS PROTOCOLARES:

Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un

determinado evento, a saber:

Orden Alfabtico: Consiste en el ordenamiento de los invitados a una

ceremonia con rango, categora o jerarqua determinada segn su
alfabeto.

El Azar: En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia

se da el caso que al ser ubicados segn otros criterios, queden colocada
de ltima.

La Puntualidad: Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, de

no estar a la hora todos los integrantes del presidio, se corre la
precedencia y se elimina la silla correspondiente.
La Supersticin: Se refiere al hecho que en algunos pases existen
consideraciones especiales a determinados nmeros o aspectos
vinculados con la suerte o la desgracia, tal como el numero trece 13 en
EEUU, el cual no es considerado en el montaje de las ceremonias.

La Esttica: En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede

darse el caso de que las autoridades asistentes tengan la misma
equivalencia, pero al ser ubicados segn determinados criterios
alternativos, estas queden homogneamente distribuidas de un lado y
de otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar el orden de
precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico,
televisin o flmico del evento.

El Cnyuge Hombre: Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua

no goza de los mismos privilegios de precedencia que ella.

El Respeto a la Esposa: Como resultado del criterio del descanso

matrimonial, si al ordenar la mesa el marido coincide con su esposa,
esta mantiene su puesto y el lo cede bajando un grado en la
precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o
nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo
rango o nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo,
rango o representacin que ostenta la esposa desciendo y el conserva
su puesto en la mesa.

La Cortesa: En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa

se ceden la precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe
tal actitud con agrado y agradecimiento. No obstante en ceremonia
estricta este criterio no debe ser considerado.

La Cultura: En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es

una variable determinante en la imagen que se forman los asistentes. En
caso de no tener informacin o desconocer la manera o formalidad que
rige un acto o ceremonia es importante preguntar e informarse de la
 situacin, de lo contrario deber utilizar su capacidad de observacin
para proceder a imitar las formalidades que rigen dicha actividad.
Los imprevistos: Hay que tener presente en todo momento los
imprevistos pues de ellos a veces salimos de problemas airosos,
debemos prevenir situaciones que se nos vallan a presentar de manera
de atenuar sus efectos.

La Antigedad : Se refiere al criterio que seala que una persona tiene

precedencia sobre la otra cuando es ms antigua en el cargo, rango o
categora o cuando es creada una institucin primero que otra, siempre y
cuando tengan la misma importancia jerrquica

CLASIFICACIN DEL PROFESIONAL:

1. Pasante.
2. Itinerantes.
3. Guas de Protocolo.
4. Guas de Aeropuerto.
5. Oficiales de Sala.
6. Guas de atencin al expositor y manejo de audiovisuales.
7. Attache VIP.
8. Guas Oficiales de Turismo.
9. Coordinadores de reas Protocolares
10. Jefes de Protocolo.
11. Gerentes para la Organizacin de Eventos.
12. Otros como.
13. Maestros de Ceremonia.
14. Animadores.
15. Anfitriones.
16. Impulsadores.
17. Promotores.
18. Recreadores
 CONCEPTO DE GUIA DE PROTOCOLO:
Persona que asiste o est presente, persona que asiste socialmente, titulada
cuya profesin es allanar o prevenir dificultades de orden social, personal o
profesional, en casos particulares o a grupos de individuos, por medio de
consejos, gestiones, ayuda financiera, moral, sanitaria, etc.

PERFIL PROFECIONAL CARACTERISTICAS GENERALES:

1. Alto nivel cultural.
2. Haber realizado cursos de Protocolo.
3. Fsicamente adecuado.
4. Alta vocacin de servicio.
5. Facilidad de palabra.
6. Facilidad en la toma de decisiones.
7. Lder.
8. Excelente presencia.
9. Don de mando.
10. Buenas relaciones interpersonales.
11. Disposicin para el acatamiento de rdenes superiores.
12. Preferiblemente bilinge.
13. Ser promotor.
14. Ser creativo.
15. Facilidad para la supervisin.
16. Propiciar el estrechamiento de lazos humanos.
17. Un alto sentido patritico.

CARACTERISTICAS DE UN CORDINADOR DE AREA:

1. Todas las antes mencionadas.

2. Alta disposicin gerencial
3. Saber delegar.
4. Ser conciliador.
5. Experiencia en el campo protocolar y de organizacin de eventos.
 6.

CARACTERISTICAS DE UN JEFE DE PROTOCOLO:

1. Todas las antes mencionadas.

2. Haber realizado cursos de especializacin en el rea Gerencial de
Organizacin de Eventos.
3. Ser buen administrador.
4. Ser fabricante de buenas ideas.
5. Saber negociar.
6. Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos
econmicos, polticos, sociales y de otra ndole, que intervengan en
la realizacin del evento.
7. Estar conciente de la significativa inversin de dinero, tiempo y
recursos humanos que representa la realizacin de un evento para
la asociacin o la empresa, as como para los participantes en el
evento.
8. Ganarse el respeto de sus superiores y subalternos, con base a los
conocimientos profesionales propios de la aplicacin de estos, y
estar dispuesto a defender los principios de sus conocimientos y
profesionalismo cuando estos se vean amenazados o violados.
9. Tener siempre una actitud positiva, o sea afrontar las situaciones
que se presenten y tomar las acciones correctivas necesarias sin
refugiarse en la irresponsabilidad, fallas y deficiencias de terceros.
10. Nunca dar nada por hecho.
11. Mantener una supervisin estricta sobre las responsabilidades y
acciones delegadas a terceros y verificar su ejecucin.
12. Tener la disposicin para compartir y transmitir ideas que surjan
para el enriquecimiento del evento.
13. Tener nimo de aprender aun en aquellas reas que no sean de su
responsabilidad directa.
14. Saber trabajar en grupo e individualmente, practicar el arte de una
comunicacin eficaz, manifestar las instrucciones con claridad y
precisin para no generar malas interpretaciones.
 15. Seleccionar a los colaboradores y ayudantes de acuerdo con sus
capacidades y conocimientos, mas no por recomendaciones o
compromisos.
16. Eliminar el Amiguismo Venezolano.
17. Nunca perder de vista los detalles por insignificantes que parezcan.
18. Respetar y hacerse respetar sin distincin de raza, sexo, color,
religin o ideologa.
19. Saber conciliar los intereses de la asociacin o empresa con los de
los participantes asistentes a la reunin y tener presente sus
diferencias.

Maestro de Ceremonia : Persona que gua una ceremonia en un evento, est

encargado de seguir el programa de actividades de un evento, funge de
presentador y en ocasiones puede ser moderador o coordinador de una
dinmica grupal, debe tener manejo y control absoluto de las tcnicas de
comunicacin y oratoria, excelente voz y presencia.

Animador : Persona que se encarga de animar un evento, esta encargado de

mantener la audiencia animada y recreada, debe manejar las tcnicas de
animacin en espacios abiertos, para adultos y nios, debe conocer el
programa de actividades, puede a veces fungir de Maestro de Ceremonia,
cuando rene las dos caractersticas, en general es el lleva del espectculo.

Promotores: Persona que se encarga de promover un producto o marca en un

evento, debe conocer a f0ndo el producto o marca a promover, deben manejar
las tcnicas de venta y promocin, tener excelente presencia y capacidad de
convencimiento, en pocas palabras debe ser un buen vendedor.

Anfitriones: Personas que se encargan solamente de recibir y dar la

bienvenida, no necesitan de un entrenamiento riguroso en protocolo, en la
prctica toda somos anfitriones alguna vez. En el protocolo el anfitrin es el
dueo de la casa, el que reside, hay que tener en cuenta con esta palabra
porque se toma a confusiones.
Impulsadores: Personas que se encargan de impulsar productos de consumo
masivo, en locales como mercados, clubes, playas, etc. No necesitan
entrenamiento de protocolo, no hacen uso de la palabra, solo para impulsar su
producto, visten uniformes con las marcas del producto y a su vez son
repartidores del mismo.

Recreadores: Por lo general son tcnicos superiores en animacin y

recreacin, personal altamente calificado para cumplir con los roles de
animacin y recreacin en espacios abiertos y cerrados, su funcin es recrear
grupos en general con juegos y tareas corporativas.

ETICA PROFESIONAL DE TODO GUIA DE PROTOCOLO:

1. Absoluta vocacin de servicio.

2. Fiel cumplimento de las normas establecidas.
3. Respeto a sus jefes y subalternos.
4. Respetar y hacerse respetar.
5. Fiel cumplimento de los horarios fijados.
6. Llevar el uniforme con orgullo y mantenerlo de una forma impecable.
7. No fumar.
8. No aceptar propinas.
9. No aceptar invitaciones mientras se est usando el uniforme.
10. Mantener la higiene personal impecable.
11. Estar absolutamente identificado con la empresa y con el evento.
12. Llevar siempre consigo, tarjetas magnticas telefnicas, bolgrafos,
peine, maquillaje para las damas, repuesto de medias y toallas
sanitarias.
13. Estar en buen estado fsico y mental
TAREAS PROTOCOLARES EN EVENTOS ESPECIALES:

Descripcin de Funciones:

Pasante: Individuo, que ingresa al mundo de protocolo y de la organizacin

de eventos, y necesita integrarse a este a travs de la prctica
principalmente, para comenzar su formacin integral y acadmica.

Itinerante : Individuo, que una vez comenzada su formacin integral,

comienza su desempeo, como Gua de Protocolo, realizando pasantias en
todas las reas de trabajo Ad-hoc, preparndose as para desempear
cualquier funcin protocolar en un evento.

Guas de Protocolo: Individuos que han recibido un entrenamiento practico

en el desempeo de funciones protocolares y que han sido capacitados en
las aulas de clases para desempearse en el rea como recurso humano
del sector servicio.

Guas de Aeropuerto : Individuos, que han sido entrenados y capacitados

para realizar sus funciones protocolares en los aeropuertos nacionales e
internacionales del pas, estas personas deben conocer, atencin y
recepcin de delegados e invitados especiales en Get Way, traslados en
Saln VIP, manejo de documentacin, manejo de equipajes, de propinas,
alquiler de taxis, manejo de visas, medidas de seguridad, impuestos,
utilizacin de manuales e uso diario en trafico areo, conocimientos
generales de trafico areo, reservaciones, hotelera y turismo.

Deben mantener estrechas relaciones con: Instituto Autnomo Aeropuerto

Internacional Simn Bolvar. Direccin de Protocolo, Direccin de
Relaciones Publicas, Direccin de Operaciones y Seguridad, Guardia
Nacional, DISIP, Ministerio de Hacienda y aduana, Direccin de Extranjeros
DIEX, Ministerio de Relaciones Interiores y Exteriores, Asunto Consulares y
Direccin de Protocolo, Bomberos, cruz Roja, Sindicatos de Maleteros y
Transportistas des Aeropuerto, Corporacin de Turismo de Venezuela.
Oficiales de Sala: Deben estar capacitados para el desempeo como guas
de protocolo en el interior de la sala donde se desarrolle un evento, deben
conocer el manejo de Presidium, Podium, control y acceso a salas, atencin
al intrprete. A tales efectos deben estar entrenados y manejar las tcnicas
protocolares de precedencia y presidencia en presidium y en salas, manejar
el etiquetaje protocolar, deben estar en comunicacin directa con el
personal de sonido y audiovisuales para coordinar todo lo referente a ello,
debe conocer con perfeccin la sala donde se va a desarrollar el evento,
entradas y salidas de emergencia, controles de luces y aire acondicionado,
instalaciones sanitarias adyacentes a la sala, debe conocer el programa a
presentarse durante su periodo de guardia, debe estar en contacto directo
con los expositores para conocer sus necesidades, estar en contacto directo
con el departamento de Banquete, o el encargado del suministro de
alimentos y bebidas, para el suministro de agua, coffee breakes, o servicios
de limpieza y montajes de sala, debe manejar las tcnicas y sistemas de
montaje, debe conocer las tcnicas de montajes de presidium y mesas,
debe estar en contacto con los guas itinerante para el envo de
traducciones a reproduccin o cualquier necedad interna de la sala, debe
poder sugerir o realizar tareas de decoracin o arreglos de sala, como
colocacin de plantas y flores, deben conocer y manejar los auxiliares
didcticos.

Guas : Individuo o grupo de individuos que han sido capacitados,

entrenados y uniformados para desempearse de una manera integral en el
desarrollo de un evento, ocupando varias funciones, de una manera
individual o de una forma rotatoria.

Guas de Informacin: Deben estar entrenados, capacitados y

uniformados para dar y recibir toda la informacin pertinente al evento, al
lugar donde se desarrolla el evento, a la ciudad o regin donde se va a
realizar.
Guas de Inscripcin: Deben estar capacitados y entrenados para realizar
el procedimiento de inscripcin ya sea de manera manual o automticas,
estar capacitado para el manejo de maquinaria tales como, maquinas de
escribir manuales o elctricas, procesadoras de palabras, computadoras,
etc. Se recomienda que un gua de protocolo, dentro del proceso de
inscripcin, no debe fungir de cajero o receptor de dinero, por medidas
esenciales de seguridad, y debe delegarse esta funcin a una persona de
alta confianza del comit organizador, debe estar preparado para tomar
decisiones y actuar diligentemente en situaciones de conflictos.

Guas de entrega de materiales: Estn encargados de la organizacin.

Coordinacin y entrega de materiales a los delegados o participantes del
evento.

Guas para la atencin a la Prensa: Siendo la prensa, uno de los factores

mas importantes en el desarrollo y promocin de un evento, es importante
que este personal este entrenado para la atencin VIP de los profesionales
de la prensa que estn cubriendo el evento, a dicho efecto debe preverse
una sala de prensa para su atencin, y el gua debe estar capacitado para
manejar maquinaria tales como: mquina de escribir manuales o elctricas,
computadoras, procesadoras de palabras, fax. Sistemas telefnicos
normales y celulares, fotocopiadoras, etc.

Guas para la atencin del Expositor y Manejo de Audiovisuales :

Deben estar capacitados y entrenados para la atencin efectiva del
expositor, conociendo perfectamente el programa de actividades, sus
horarios y localizacin, atendiendo al ponente, en la organizacin y
coordinacin de su presentacin, organizando el material audiovisual a ser
presentado, este trabajo debe ser realizado mnimo con ocho horas de
anticipacin, debe estar capacitado para el manejo de mquinas tales
como: Karamates o probadores de diapositivas, aparatos de video VHS,
betamax o umatic, televisores y sus conexiones, debe estar en contacto
directo con los guas de sala para su distribucin y coordinacin debe
conocer lo referente a distribucin y manejo de audfonos de traduccin
para los participantes.

Attache VIP: Esta encargado de atender a las altas personalidades e

invitados especiales, durante el periodo del PRE evento y POST evento, su
funciona adems de ser gua de protocolo, consiste en ser traductor,
acompaante, asistente directo, y esta a cargo de VIP en todo aquello que
requiera su participacin profesional.

Guas Oficiales de Turismo: Son individuos capacitados y entrenados

durante un ao en educacin forma, para luego obtener su credencial como
gua oficial de turismo, mencin protocolo, estn capacitados para cumplir
con los dos roles, gua oficial de turismo, y como gua de protocolo, ya que
su formacin es integral en los dos campos. Como gua oficial de turismo,
su funcin es guiar a un grupo de turistas nacionales o extranjeros por el
territorio nacional, a fin de mostrarles el patrimonio turstico y nacional de
nuestro pas, con la especializacin en la regin capital.

Coordinadores de reas Protocolares: Son profesionales del protocolo.

Que tienen amplia experiencia en el rea que van a coordinar, tienen a su
cargo grupos de guas de protocolo, que se desempean en funciones
especificas dentro del evento, en ellos se delegan todas las decisiones a
tomar en el rea que les corresponda coordinar, y reportan directamente al
Jefe de protocolo. El papel de este profesional puede ser tan amplio o tan
limitado como el rea que le corresponda coordinar.

Jefes de Protocolo: Son profesionales del protocolo, que luego de haber

obtenido una amplia experiencia, dentro del campo terico y practico en las
diferentes reas protocolares, estn en la capacidad de Gerencial y
Administrar recursos humanos y econmicos dentro de un evento,
cualquiera que el sea. Dicho profesional, con su experiencia, sus
conocimientos de actividad protocolar y eventos, su capacitacin continua y
superacin personal, presta sus servicios profesionales a empresas o
asociaciones, parcial o totalmente, en el proceso administrativo que
 demanda un evento. El papel de este profesional puede ser tan amplio o
limitado como el cliente lo estime conveniente. Este ejecutivo puede
integrarse totalmente desde el inicio de la reunin o PRE evento, o asumir
funciones de asesora externa o responsabilidades ejecutivas en ciertas
reas del evento.

Gerente para la Organizacin de Eventos: y justas basadas en

informaciones reales y confirmadas. Es un profesional altamente calificado
para asumir el rol gerencial dentro de la organizacin de un evento, y
conducir o dirigir la actividad protocolar n os mismos, preferiblemente debe
ser egresado de algn curso de gerencia para la organizacin de eventos y
protocolo, o de algn curso de alta gerencia a nivel administrativo, capaz
para ejercer el cargo, hacer uso optimo del tiempo, debe velar por el
incremento de la productividad, saber dirigir, delegar y controlar las
funciones que dirige, debe comunicarse verbalmente o por escrito con sus
superiores, debe ser excelente planificador y organizador, tomar decisiones
equitativas

IMPORTANCIA DEL UNIFORME EN LA ACTIVIDAD PROTOCOLAR:

El uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de

los propsitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que
constituye fundamentalmente un indicador de atencin dirigido a los
distintos pblicos que asisten y participan en una ceremonia o acto formal
determinado. Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia,
higiene y por sobre todo organizacin, cuando un asistente desea alguna
informacin sobre el evento, inmediatamente recurre al personal uniformado
y es muy fcil de ubicar, as resuelve su situacin.
Cuando se luce un uniforme es precis cuidar ciertos
Detalles:
Tenerlo siempre impecable, limpio y planchado.
El cabello, el maquillaje y las uas cuidadas y presentables.
Las damas debern usar medias de nylon, siendo previsivas con un
par en la cartera.
 Usar zapatos cmodos, cerrados, tipo clsico o de corte bajo, acorde
al uniforme.
Totalmente prohibido usar el uniforme fuera de las horas de trabajo,
tambin se prohbe ingerir bebidas alcohlicas, fumar y masticar
chicles en sitios pblicos o delante de los delegados, etc. y en todo
momento conservar una actitud digna del cuerpo que representa.

TECNICAS GRUPALES:

Dinmica de Grupo: Fuerza que acta en cada grupo a lo largo de su

existencia y que lo hace comportarse en la forma como se comporta,
incluye para ello el manejo de un conjunto de tcnicas.
Las tcnicas grupales son los medios o mtodos empleados en
situaciones de grupo para lograr la accin de este, constituyen
procedimientos fundados cientficamente y suficientemente probado en
la experiencia.

Entre las tcnicas grupales ms importantes, se destacan:

Asamblea: Es un evento formal, de naturaleza jurdica, que requiere

qurum y en el cual slo pueden participar los que tienen un derecho
adquirido para asistir. Es el caso de las reuniones de Condominio, de la
junta de Accionistas de una empresa, de los miembros de un Sindicato.

Coloquio: Este evento es una reunin en la que se convoca a un

nmero limitado de personas para analizar e intercambiar idas sobre un
tema.

Comisin: Es un grupo de especialistas designados para presentar un

informe sobre un aspecto o problema, el cual debe ser investigado en un
tiempo determinado, es una tcnica que ayuda a analizar un tpico
complejo en el menor tiempo posible.
Conferencia: Es la disertacin sobre un rea temtica de un reconocido
experto que lleva su ponencia por escrito, con toda formalidad
metodolgica, con aportes originales que sean producto de su propio
esfuerzo investigativo.

Congreso: Es una gran reunin convocada con el propsito de

actualizar y perfeccionar conocimientos, as como intercambiar
experiencias entre personas muy calificadas de un rea temtica
especfica, capaces de analizar problemas basados en las exposiciones
de los expertos que intervienen en el mismo.

Convencin : Es un evento formal con base jurdica, al cual asisten los

que tienen un derecho adquirido, con el fin de analizar situaciones de su
propio inters, su origen es diplomtico y se refiere a acuerdos entre
estados soberanos sobre asuntos de su concernencia.

Debate: Es un evento en el que dos o ms partes discuten

civilizadamente sobre aspectos controversiales en que sostienen
soluciones parcial o totalmente diferentes.

Mesa Redonda: Es una reunin de expertos que analizan un tema con

enfoques divergentes ante un pblico de conocedores y especialistas, es
una tcnica formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa
redonda y con el panel, la diferencia es que en la mesa redonda los
expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos, y en el
panel, los integrantes conversan o debaten libremente entre si.

Mitin: Es un evento donde se plantea pblicamente asuntos polticos y

sociales con un inters proselitista.

Panel: Es un equipo de especialistas que se renen bajo la coordinacin

de un moderador, para analizar y discutir sobre un tema en forma de
dilogo o conversacin, es la mezcla de mesa redonda y de coloquio.
Pleno: Es una sesin en la cual se renen los miembros de una
organizacin para atender los aspectos sealados en un programa.

Promocin de Ideas: Es una tcnica destinada a aportar ideas de los

miembros de un grupo para solucionar problemas, o para definir un
proyecto en un ambiente informal creativo, democrtico y participativo.

Reunin de Junta Directiva: Son las clsicas reuniones de directivas

de cualquier organizacin, con agendas previas y acta en donde se
registra lugar, fecha, hora, puntos a tratar, asistentes, desarrollo y
conclusiones, el acta final va firmada por el presidente y por el
secretario.

Rueda de Prensa: Es un evento convocado por una organizacin o un

personaje para informar a la opinin pblica a travs de los periodistas y
sus medios, aspectos trascendentes de inters general.

Seminario: Es un evento destinado a investigar a fondo un tema,

buscando la mxima participacin de los expertos asistentes desde la
misma fase previa del evento.

Simposio: Es una reunin formal de expertos que analizan nuevos

aportes cientficos y tecnolgicos en su disciplina, bajo la modalidad de
ponencias sustentadas en investigaciones originales y novedosas.

TECNICAS DE APOYO:

Los eventos antes mencionados requieren, en algunos casos, de

tcnicas de apoyo que contribuyan al logro de sus objetivos, y estas son
las siguientes:

Clnicas: Reunin o serie de reuniones de grupo de especialistas para

actualizar o analizar un problema, y recomendar un tratamiento para su
solucin. Al obtenerlo, se reincorpora a la mesa o grupo mayor y el
coordinador presentan un informe sobre el resultado, se le concede un
tiempo limitado, con promedio de una hora.

Comisin: Un grupo de especialistas designado para investigar un tema

o tpico, al terminar el tiempo que les fue indicado deben presentar su
informe al grupo que los designo, debe tener coordinador, secretario y
relator, la presentacin la hacen en ambiente informal, el debate es
amplio y al final debe buscarse un acuerdo, posteriormente se resume y
se redacta el informe.

Consulta: Se trata de la consulta a un experto para obtener una

informacin que ayude a solucionar un problema, cuidando se hayan
agotado las posibilidades con recursos humanos propios, la consulta
puede ocurrir en forma personal, a travs de fax, por la va telefnica o
por correo.
Cuchicheo : Es una actividad auxiliar en un evento en donde hay mesas
de trabajo que deben alcanzar objetivos en un tiempo ilimitado, pero que
confrontan problemas entre los miembros del grupo, en esos casos, se
recomienda atomizar la mesa dividindola en subgrupos de dos
personas que deben llegar a acuerdos en 2 3 minutos.

Charla : Explicacin de un experto sobre un tema o tpico que domina,

el cual explica de una manera informal, exenta de solemnidad, el tiempo
no debe ser mayor de media hora.

Demostracin de Mtodo: Una presentacin visual corta, acompaada

por una discusin oral, mostrando como usar un determinado
procedimiento o como presentar un hecho.

Demostracin de Resultados: Muestra por ejemplo el resultado de

algunas prcticas que puede ser vista, oda o sentida. A menudo tiene
que ver con costos operacionales, procedimientos de produccin o de
calidad de un producto, el problema en su uso es que por lo general
requiere un tiempo considerable para completarlo.
Entrevista: Un experto es entrevistado por alguien que previamente se
ha preparado, el experto conoce con anterioridad el tema a indagarse, el
auditorio escucha. Una variante es la entrevista colectiva, en la que
varias personas entrevistan a un experto, en lo dems es igual a lo
anterior.
Grupo de Discusin: Tambin se denomina debate dirigido, discusin
guiada o clase participativa, es de fcil aplicacin y ayuda mucho en
congresos y otras reuniones de grupos grandes. Se organiza para
discutir tpicos o tema bajo la coordinacin de uno de sus miembros, el
cual debe actuar como moderador o director de debate y estimular la
interaccin con preguntas. El grupo debe designar un secretario para
que anote los resultados. Debe tener unos 12 o 13 miembros, la tcnica
no debe llevar ms de una hora y al final el coordinador har una
sntesis, se discute sobre un tpico que los miembros conocen y en el
que tienen un inters comn.

Grupo de Observacin: Uno o varios especialistas observan una

presentacin, discusin, demostracin, etc. Luego refieren sus
observaciones, de acuerdo a su propio enfoque o disciplina, es muy
usado por los relatores.

Grupo de Oyentes: Se divide el auditorio, asignando grupos de

personas para que cada uno escuche e interprete un punto especfico.
Las contribuciones pueden ser hechas por escrito y expuestas por el
coordinador. Se recomienda en grandes conferencias, pero deben
explicarse las reglas del juego al auditorio.

Grupo de Reaccin: Se designa un grupo para que est pendiente de

puntos que puedan quedar oscuros, en el caso de temas difciles. Los
miembros del grupo conocen bien el tema y pueden interrumpir cuando
sea necesario. El objetivo es buscar una comunicacin clara y favorable
para todos.
Mesas de Discusin: Se asigna una mesa a un promedio de doce
personas, con coordinador, secretario, asesor y relator. La mesa debe
discutir un tema, para lo cual se le proporciona un documento base y se
le asigna un tiempo para analizar y enriquecer el documento.

Mesas de Trabajo: Se asigna una tarea para analizar un problema

desde distintos ngulos y proponen soluciones. Tambin sirve para
aprender una tcnica o mtodo.

Plenaria: Reunin a la que asisten todos los miembros o participantes.

Casi siempre la sesin inaugural de trabajo y la de clausura. El comit
organizador preside y el coordinador General explica la metodologa,
indica los objetivos, indica cual es el programa definitivo y si fuera
necesario, analiza los aspectos centrales del reglamento. Ejemplo:
Asamblea, Convencin, Pleno, etc.

Reunin de Corrillos: Se divide un grupo grande en subgrupos de seis

para discutir un punto muy especfico durante 6 minutos. En ese tiempo
deben dedicar el ltimo minuto a resumir lo acordado. La seccin del
coordinador debe hacerse previamente, con gran rapidez.

Sesin de Postres: Se trata de la presentacin de temas libres

resumidos que previamente se han colocado en forma de afiches, en
tamaos predeterminados, por lo general medio pliego, en un lugar
sealado por el comit organizador. En la sesin se da un promedio de
10 minutos a cada expositor. Despus que todos los expositores
presentan su pster.
 RECUERSOS OPERACIONALES:

Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo

utilizados con el fin de lograr el mejor desempeo del evento.

Vocativos: Es el instrumento o lista de nombres de personalidades

ordenadas jerrquicamente a los fines de su correspondiente salutacin
protocolar, mencionada por los principales oradores del DIA. Puede
estructurarse mediante una lista o a travs de tarjetas.

Guin Protocolar: Es la herramienta que se utiliza para controlar

cronolgicamente el desarrollo de todas las acciones vinculadas con el
acto o ceremonia en cuestin. Generalmente se utiliza por el maestro de
ceremonia y el coordinador o jefe de protocolo.

Planos y Croquis: Es la herramienta que se utiliza para zonificar el rea

donde se desarrolla un evento. Define las reas de presidium,
personalidades, periodistas, invitados nacionales e internacionales,
diplomticos, militares, pblico en general, entre otras.

Identificadores: Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr

la identificacin de los puestos o lugares asignados a las personalidades
e invitados especiales. Generalmente son tarjetas de identificacin.

Habladores o triedros: Es un instrumento que se utiliza para identificar

a los oradores e invitados protocolares que se ubican en el presidium, o
aquellos que realizaran alguna presentacin oral en el evento.

Tarjetas Protocolares: Es un instrumento que se utiliza para clasificar

los puestos de las personas que asisten a un evento.

Gafetes o Porta distintivos: Es un instrumento que se utiliza para

identificar visualmente al personal de la organizacin, a los invitados
especiales y al pblico en general que asista al evento.
Listas Protocolares: Es un instrumento que se utiliza a los fines de
determinar la lista de invitados que potencialmente asistirn al evento,
consiste en una ordenacin de las principales autoridades a las que hay
que invitar al evento y que ostentan determinada jerarqua.
Rooming List : Es un instrumento que se utiliza para identificar en un
hotel el nmero de personas que se alojan en el mismo, identificando el
nombre, institucin, fecha e entrada y de salida, y procedencia.

MONTAJE DE SALONES:

Generalmente es durante la inspeccin cuando el organizador decide

la sala de convecciones que va a utilizar, sin embargo, el organizador
del evento dentro del sitio donde se va a desarrollar el evento debe
considerar los siguientes puntos:

Comodidad.
Espacio.
Fluidez en el trfico.
Descansos.
Alimentos.
Materiales.
Buena visin.
Sanitarios.
Telfonos.
Con el objeto de proponer lo ms adecuado para el evento y disponer
el diseo del montaje. Para realizar tal actividad, el coordinador debe
estar en estrecha relacin con el encargado de montajes para plantear
sugerencias y posibles soluciones, a su vez debe estar preparado para
cambios de imprevistos. El montaje consiste en la coloracin ordenada
de mesas y sillas, en funcin del nmero de participantes y de la
solemnidad del evento que se celebre.
 Los ms usuales para estos eventos son:

Mesa en forma de U, Montaje en forma de E, Montaje en forma de T, Mesa

para junta de Directores, Mesa para junta de Directores Ovalo, Montaje de
cuatro cncavo, Montaje de Herradura, Montaje mesa Cncavo Circular,
Montaje de Hileras tipo Escuela, Montaje Auditorio Estilo Escuela, Montaje
Auditorio Estilo Escuela, Auditorio semicircular con pasillo Central, Auditorio
Semicircular con bloqueo central y alas Curvadas, Auditorio en forma de V,
Auditorio tipo Escuela.