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ACMS Manual para Tesorera de Iglesias

TABLA DE CONTENIDO

1 Acceso ................................................................................................................................ 4
1.1 Identificacin ............................................................................................................ 4
1.2 Creacin de los datos de Acceso...................................................................... 4
1.3 Cambio de Contrasea......................................................................................... 6
2 Pantalla ACMS Caractersticas Comunes ............................................................. 6
2.1 Cambiar Entidad...................................................................................................... 7
3 Adelantos ........................................................................................................................... 8
3.1 Objetivo ...................................................................................................................... 8
3.2 Descripcin ................................................................................................................ 8
3.3 Ejemplos .................................................................................................................... 10
3.3.1 Devolucin Parcial ........................................................................................ 10
3.3.2 Devolucin Integral ....................................................................................... 10
4 Depsito no Identificado ............................................................................................. 10
4.1 Objetivo .................................................................................................................... 10
4.2 Descripcin .............................................................................................................. 10
4.3 Ejemplos .................................................................................................................... 11
5 Transferencia entre cuentas ....................................................................................... 11
5.1 Objetivo .................................................................................................................... 11
5.2 Descripcin .............................................................................................................. 11
5.3 Ejemplos .................................................................................................................... 12
5.3.1 Caja Local para Banco ............................................................................... 12
5.3.2 Banco para Caja Local ............................................................................... 12
6 Transferencia entre Departamentos ........................................................................ 12
6.1 Objetivo .................................................................................................................... 12
6.2 Descripcin .............................................................................................................. 12
6.3 Ejemplos .................................................................................................................... 13
7 Presupuesto ..................................................................................................................... 13
7.1 Objetivo .................................................................................................................... 13
7.2 Descripcin .............................................................................................................. 13
7.2.1 Funcin General de la Distribucin .......................................................... 14
7.3 Ejemplos .................................................................................................................... 14
7.3.1 Distribucin Fijo Mensual .............................................................................. 14

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7.3.2 Distribucin por porcentajes ....................................................................... 14


8 Extorno de Donacin .................................................................................................... 15
8.1 Objetivo .................................................................................................................... 15
8.2 Descripcin .............................................................................................................. 15
8.3 Ejemplos .................................................................................................................... 15
9 Donacin.......................................................................................................................... 16
9.1 Objetivo .................................................................................................................... 16
9.2 Descripcin .............................................................................................................. 16
9.2.1 Creacin de Paquetes ................................................................................. 16
9.2.2 Registro de Donaciones ............................................................................... 17
9.2.3 Registro de Movimientos .............................................................................. 19
9.2.4 Cierre de Paquetes ....................................................................................... 21
9.2.5 Cierre y Envo de Remesas .......................................................................... 21
9.3 Ejemplos .................................................................................................................... 22
10 Gastos ........................................................................................................................... 22
10.1 Objetivo .................................................................................................................... 22
10.2 Descripcin .............................................................................................................. 22
10.2.1 Bsqueda de Gastos..................................................................................... 22
10.2.2 Registrar Gastos Simples ............................................................................... 23
10.2.3 Registrar gastos para cancelar un Adelanto ........................................ 26
10.3 Ejemplos .................................................................................................................... 28
10.3.1 Mltiples gastos Un solo Pago ................................................................. 28
10.3.2 Un Gasto Mltiples Pagos ......................................................................... 28
10.3.3 Utilizando pendiente de un Departamento .......................................... 28
11 Depsito de Remesa ................................................................................................ 29
11.1 Objetivo .................................................................................................................... 29
11.2 Descripcin .............................................................................................................. 29
11.3 Ejemplos .................................................................................................................... 29
12 Informes ........................................................................................................................ 30
12.1 Movimiento Financiero ................................................................................. 30
12.2 Balance de Comprobacin del Departamento ...................................... 30
12.3 Extracto de Departamento ......................................................................... 31
12.4 Donacin (Reimpresin de Documentos) ................................................. 32
12.5 Remesa ........................................................................................................... 33
12.6 Extracto del donante .................................................................................... 34

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12.7 Informes Adicionales ..................................................................................... 35


12.7.1 Informe Anual de Donantes ................................................................. 35

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1 Acceso
Para acceder al sistema ACMS en lnea, el usuario debe abrir el navegador de acceso a internet
(se recomiendan Mozilla Firefox y Google Chrome), escriba en el campo de direccin:
https://www.acmsnet.org para acceder al sistema oficial. Despus de escribir, debe presionar la
tecla "Enter".

1.1 Identificacin
Despus de la carga del sistema, se mostrar la pantalla para ingresar el nombre de usuario y
contrasea, estos datos deben insertarse y hacer clic en el botn "Iniciar Sesin" para acceder al
ACMS. Si el usuario no tiene los datos de ingreso, revise el siguiente punto de este manual para
recibir instrucciones de cmo obtenerlos.

1.2 Creacin de los datos de Acceso


Para crear los datos de acceso al sistema de ACMS, el interesado debe ingresar a la direccin del
sistema ( https://www.acmsnet.org) y haga clic en el enlace "Haga clic aqu para registrarse" o
directamente digitar en el campo de direccin: registration.acmsnet.org.

Nota: Solamente miembros bautizados de la Iglesia Adventista del sptimo da, debidamente
registrados y activos en el sistema ACMS pueden tener el acceso al sistema.

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Una vez abierta la pantalla de registro, el interesado debe digitar cierta informacin en los
siguientes campos:

"Nombre Completo"- Nombre completo del interesado, esto debe ser igual al registro
hecho en el sistema ACMS Secretara.
"Nacimiento"- Fecha nacimiento del interesado, en el formato "dd/mm/aaaa", tambin
segn el archivo del miembro registrado en ACMS Secretara.
E-mail- Correo electrnico de la persona interesada. Tambin deben ser compatibles
con su registro de miembros ACMS Secretara.

Nota: Si la persona interesada tiene dudas acerca de los datos registrados como miembro en el
sistema ACMS, debe contactar con la Secretara de la Iglesia para la respectiva verificacin.

Despus de llenar los datos, el interesado debe hacer clic en el botn "enviar". Esto causar un
correo electrnico a enviarse a la direccin que el interesado consign en el registro. El correo a
enviar contiene un enlace al siguiente paso de crear el acceso.

La persona interesada debe revisar su bandeja de entrada de correo electrnico una vez
realizado el primer paso, incluyendo la bandeja de "Correo no deseado", "Spam" o equivalente.
El correo del destinatario ser: noreply@acmsnet.org con el siguiente contenido:

Al encontrar el correo electrnico, el interesado debe hacer clic en "haga clic aqu para
completar el registro.

Esto provocar que otra pgina sea abierta, solicitando a la parte interesada crear su informacin
de acceso. Ellos son:

"Usuario"- En este campo los interesados podrn crear su usuario de acceso. El interesado
tiene libertad para crear el usuario a voluntad, sin embargo recomendamos que este sea
en el formato "nombre.apellido".
"Contrasea"- El solicitante debe crear una contrasea para acceder al sistema. No
existen restricciones en el formato de la contrasea.
"Confirmacin de contrasea" La contrasea creada debe ser ingresada una vez ms
en este campo.
"Idioma" como el ACMS es utilizado en otros pases, adems de Brasil (o el pas donde se
encuentra). El solicitante debe elegir el idioma para el uso del Sistema.

Despus de llenar los campos interesados deben hacer clic en "enviar" para completar el registro.
Aparecer un mensaje en su correo confirmando la creacin del acceso. Si el usuario que se
digito ya existe en la base de datos, el interesado debe rellenar los datos nuevamente,
modificando la informacin del usuario.

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1.3 Cambio de Contrasea


Es recomendable hacer el cambio de contrasea una vez creado el usuario por la Asociacin o
Misin, recuerde que de esto depende la seguridad de los datos del sistema y los ingresos que
podamos realizar en el sistema.

Para hacer el cambio de contrasea debemos hacer clic en la parte superior derecha de la
pantalla, donde aparece nuestro nombre completo:

Aqu encontraremos la opcin Datos Personales le hacemos clic. Aqu nos mandara a otra
pestaa y encontraremos la opcin de contrasea y modificar, entre otras opciones que tambin
estn disponibles a modificar.

Una vez dentro colocamos la clave anterior y la nueva contrasea que vamos a utilizar, recuerde
no hacer este cambio a menos de estar seguros de poder recordar la nueva clave. Esto es muy
importante para el manejo del sistema.

2 Pantalla ACMS Caractersticas Comunes


Cierta informacin y caractersticas aparecen cuando los usuarios inician sesin en el sistema o
cambian de entidad. Las dems funciones, aparecen constantemente mientras que los usuarios
utilizan el sistema. Ellos son:

a. Logo del sistema. f. Opcin para habilitar la pantalla


b. Nombre del usuario actualmente completa.
conectado. g. Opcin para enviar errores o alguna
c. Bsqueda de Mens y opciones del sugerencia.
sistema. h. Manual ONLINE de las opciones del
d. Mens del sistema. sistema.
e. Elemento actual del men elegido i. Texto bblico del espritu de profeca
por el usuario. (solo pgina Inicial).
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j. Informacin sobre la entidad actual l. Distrito / Iglesia / entidad donde el


(Solo pgina Inicial). usuario est conectado.
k. Versin actual del sistema.

2.1 Cambiar Entidad


Algunos usuarios tienen diversos privilegios para administrar varias entidades de la iglesia, como es
el caso de secretarios, soporte tcnico, encargados departamento, etc.

Para estos usuarios, muchas veces es necesario cambiar la entidad del sistema para llevar a cabo
las actividades necesarias, para hacer esto, deben hacer clic en la entidad que actualmente
est siendo usada. Aparecer la pantalla de "cambiar de entidad" para que escriba el nombre
de la entidad deseada. Una vez introducido, espere hasta que el sistema realice una bsqueda
rpida y mostrar los resultados. El usuario entonces debe hacer clic en la entidad deseada y haga
clic en el botn "cambiar".

El usuario tiene tres mtodos de bsqueda que le puede ayudar. Son las opciones "por Nombre
Internacional", "por sigla" y Usar Fontica, situada justo debajo del campo de bsqueda.

Por nombre internacional El sistema localizar la entidad, teniendo en cuenta la escritura


de su nombre en ingls. Ej.: Unin Paraguaya se ubicara al escribir el nombre de Paraguay
Unin of Churches Missin

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Por Sigla - El sistema buscar la entidad, teniendo en cuenta su sigla de abreviatura. Ej.:
Unin Paraguaya se ubicara escribiendo las iniciales UP.
Usar Fontica El sistema buscara a nivel general obviando los reglamentos de escritura,
tildes, etc. Esta opcin ayuda en su mayora porque da ms opciones.

3 Adelantos
3.1 Objetivo
El men de Adelantos pretende mantener un control sobre los valores entregados a los
departamentos para llevar a cabo actividades que an no tienen notas o documentos vlidos
para su sustento. Un adelanto siempre debe ser repuesto a las cajas de la iglesia por los
departamentos responsables, ya sea por Notas/Documentos demostrando el valor retirado o la
devolucin monetaria de ese valor, que puede ser total o parcial, dependiendo de las
circunstancias.

3.2 Descripcin
La funcin de adelanto se encuentra en la pestaa "Movimiento Financiero/Adelantos".

Para acceder, el usuario primero ira a la pantalla de bsqueda, donde se pueden realizar
bsquedas en los adelantos registrados anteriormente. El usuario tiene algunos filtros de bsqueda
para facilitar el acceso a los resultados deseados. Ellos son: Ao, Mes y Departamento.

De forma predeterminada los campos de "Ao" y "Mes" vienen con datos del mes y ao actual y
el campo "Departamento" viene vaco, lo que indica que todos los departamentos habilitados por
esta iglesia estn incluidos en la bsqueda. Lo otro es elegir un departamento especfico.

Para realizar una bsqueda, simplemente debe configurar los filtros deseados y haga clic en el
botn "Buscar". En el lado derecho de cada Adelanto ubicado, habr un botn para imprimir el
recibo, que debe ser firmado por la persona que retir el monto en cuestin.

Cuando se filtra una bsqueda por departamento, se mostrar el saldo de los adelantos de este
departamento en la ltima fila del resultado.

En el extremo superior derecho de esta pantalla estn los botones de "Nuevo" y "Devolucin.

El botn "Nuevo" dirige al usuario a la pantalla donde puede registrar un nuevo adelanto.
La tecla "Devolucin" dirige al usuario a la pantalla donde puede registrar el reembolso
total o parcial de un anticipo.

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En la pantalla nuevo Adelanto el usuario debe rellenar los campos presentados con la siguiente
informacin:

"Cuenta"- Seleccione la caja (bancos, caja local) de donde sali el dinero del Adelanto.
"Departamento" Seleccione a qu departamento fue dirigido el valor.
"Valor" - valor del Adelanto.
"Responsable del adelanto" Persona que retir el valor. Debe ser miembro bautizado y
registrado va ACMS en la iglesia. Cuando inserta el nombre de los miembros, el sistema
buscar automticamente todos los miembros que contienen el nombre que ha
introducido. El usuario debe esperar que esta bsqueda concluya y haga clic en el
nombre deseado.
"Observaciones" - Campo de libre disposicin usado para ayudar al usuario a identificar
este registro en los informes. Cuanto ms especfica es, ayudar en una mejor ubicacin.

Despus de llenar los campos, haga clic en el botn "Guardar" y se registrar el adelanto.
Inmediatamente el botn Guardar se convertir en el botn "Imprimir", haga clic en este botn
para tener un recibo que se generar con respecto a este adelanto.

La opcin de Devolucin debe utilizarse para devolver cualquier cantidad monetaria retirada
por un departamento en favor de un adelanto.

Esta pantalla se presenta y debe ser completada igual que un nuevo adelanto, pero generar un
valor positivo en la lista de los adelantos de un departamento, mientras que los adelantos
aparecen con valores negativos.

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3.3 Ejemplos
3.3.1 Devolucin Parcial
El Departamento de Escuela Sabtica de la iglesia tiene la necesidad de adquirir lecciones para
su distribucin a los estudiantes. El Director del Departamento solicita al Tesorero de la Iglesia una
cantidad monetaria para realizar esta compra. El Tesorero retira de la caja de la iglesia la
cantidad de $ 50,00 (cincuenta dlares) para este propsito y la entrega al Director del
departamento. Entonces, el Tesorero registra en el sistema ACMS, este movimiento, en la pestaa
Nuevo de adelantos.

Despus de algn tiempo, el Director de Escuela Sabtica entrega al tesorero de la iglesia una
factura por un monto de $ 45,05 (cuarenta y cinco dlares con cinco centavos de dlar) y una
cantidad en efectivo de $ 4,95 (cuatro con noventa y cinco centavos de dlar). Ambos referentes
a la compra de lecciones. El Tesorero registra en el sistema, la devolucin del dinero (botn
"Devoluciones" en la pestaa de adelantos) y registra el recibo en la pantalla del Gasto,
sealando el adelanto como forma de pago (este proceso se explica en el rubro "Gastos").

3.3.2 Devolucin Integral


El Director del Club de conquistadores le solicita un valor monetario al Tesorero de la iglesia para
la compra de insumos para el Campamento del Club. El Tesorero retira de la caja de Iglesia la
cantidad de $ 100,00 (cien dlares) y la entrega al Director. Entonces, en el sistema ACMS el
tesorero registra dicho adelanto en la pestaa Nuevo de la pantalla adelantos.

Al da siguiente el Director del Club de conquistadores devuelve al tesorero de la iglesia y le dice


que los suministros para el campamento del Club fueron donados por miembros de la iglesia y ya
no necesitan comprarlos, con eso devuelve la cantidad exacta que recibi el da anterior. El
Tesorero, entonces, debe registrar en el sistema esta devolucin en el botn "Devolucin" situada
en pantalla adelantos.

4 Depsito no Identificado
4.1 Objetivo
La pantalla de depsito no identificado ayuda en la gestin de los valores que son acreditados
a la cuenta bancaria de la iglesia y que no tienen origen conocido.

4.2 Descripcin
La funcin de depsito no identificado se encuentra en el men "Movimiento Financiero/Depsito
no identificado".

Para acceder a esta funcin el usuario ser dirigido a la pantalla buscar, donde se pueden
realizar bsquedas por depsitos no identificados registrados previamente. En esta bsqueda, el
usuario cuenta con filtros que ayudan en la obtencin de los resultados. Ellos son: "Ao" y "Mes",
siempre se muestra por defecto el mes actual y el ao actual al acceder a la pantalla. Estos
pueden ser modificados segn se requiera hacer la bsqueda. Para realizar una bsqueda,
rellenar los filtros necesarios y haga clic en el botn "Buscar".

Haciendo clic en el botn "Nuevo", el usuario puede incluir un nuevo depsito no identificado.

Si desea excluir algn registro, el usuario puede hacerlo haciendo clic en el botn "Borrar". Se
pedir una confirmacin antes de realizar esta operacin.

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En la pantalla para agregar un nuevo depsito no identificado aparecern varios campos para
ser llenados, estos son:

"Cuenta" Se debe indicar en qu cuenta bancaria el depsito fue acreditado.


"Fecha" - La fecha en que se realiz el depsito en la cuenta bancaria.
"Valor" Qu valor fue depositado.
"Observacin" - Descripcin referente a un depsito no identificado. Puede ser el nmero
del depsito que figura en el extracto bancario o cualquier otra descripcin que
individualice el registro.

Para realizar un registro el usuario debe rellenar todos los campos y hacer clic en el botn
"Guardar".

4.3 Ejemplos
Al visualizar el extracto bancario de la Iglesia el tesorero se da cuenta de que existe un depsito
sin identificacin. El Tesorero debe registrar este depsito en el sistema de ACMS y esperar a que
el documento que identifique este crdito le sea entregado. Si el recibo proviene de la donacin
de los miembros, este tambin debe ser registrado en el sistema y relacionado con este depsito
(este procedimiento se explica en el artculo "Donacin") y por ende emitir un recibo de donacin.

5 Transferencia entre cuentas


5.1 Objetivo
Esta funcin se debe utilizar cuando hay necesidad de transferir una cantidad monetaria de una
de las cajas de la iglesia a otra, con el fin de equilibrar la balanza de las cajas en el sistema ACMS
con los valores reales de la iglesia.

5.2 Descripcin
Para Ingresar, el usuario debe seleccionar el men "Movimiento Financiero/transferencia entre
cuentas", se pondr a disposicin las funciones a las que podemos acceder. En esta pantalla hay
algunos campos que deben completarse, segn la siguiente informacin:

"Cuenta Origen" El usuario debe seleccionar de que Caja/Cuenta ser retirado el valor.
"Valor" Ingresar el valor para ser transferido.
"Cuenta Destino" El usuario debe informar para que caja ser el valor designado.
"Fecha" - La fecha en que ocurri la transferencia.
"Observacin" - Descripcin del movimiento. Es de libre disposicin, este campo asiste al
usuario en la identificacin del movimiento en los informes.

Para registrar a una transferencia entre cuentas, el usuario debe rellenar todos los datos del
formulario y presione el botn "Guardar".

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5.3 Ejemplos
5.3.1 Caja Local para Banco
El tesorero de la iglesia tiene una cierta cantidad de monedas y billetes en mano y siente la
necesidad de depositar esa cantidad en la cuenta bancaria de la iglesia. Realiza el depsito e
informar al sistema ACMS que esa cantidad de dinero ya no est ms en la caja local y s en su
cuenta bancaria. Para esto realiza a una transferencia entre cuentas

5.3.2 Banco para Caja Local


El tesorero de la iglesia siente la necesidad de retirar de la cuenta bancaria de la iglesia una cierta
cantidad de dinero para reponer su caja local. Despus de realizado el proceso, tiene que
informar al sistema ACMS que esta cantidad ya no est en la cuenta bancaria y s en su caja local.
Para esto se realiza a una transferencia entre cuentas

6 Transferencia entre Departamentos


6.1 Objetivo
Transfiere valores del saldo de un departamento de la iglesia a otro, permitiendo que el Tesorero
tenga actualizado los saldos de departamentos segn las necesidades de la iglesia y de los
directores de departamentos.

6.2 Descripcin
Localizar el men "Movimiento Financiero / Transferencia entre departamentos", esta funcin
muestra la siguiente serie de campos cuando se selecciona:

"Departamento Origen" Indica de qu departamento de la iglesia se retirar el valor.


"Valor" - Valor para ser transferido.
"Departamento Origen" en este campo debe ser informado a qu departamento de la
iglesia se insertar el valor.
Fecha - Fecha de la transferencia.
"Observacin" Libre disposicin del usuario, ms se recomienda introducir alguna
informacin para identificar este movimiento en informes del sistema.

Para registrar una transferencia entre departamentos, el usuario debe rellenar todos los campos
del formulario y presionar el botn "Guardar"

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6.3 Ejemplos
El Director del Club de Conquistadores necesita para llevar a cabo una actividad con los
Conquistadores y el saldo de su departamento no le permite llevar a cabo este evento. El pide a
otro departamento para que lo ayude con los costos y ambos departamentos se ponen de
acuerdo en esta cuestin. A continuacin, el tesorero de la iglesia puede realizar esta
transferencia en el sistema ACMS indicando la cantidad que se acord transferir entre los
departamentos y los traslada de una a otra.

7 Presupuesto
7.1 Objetivo
Gestionar la distribucin automtica de ofrendas entre los departamentos de la Iglesia.

7.2 Descripcin
La pantalla de presupuesto se encuentra en el men "Departamentos/Presupuesto". Esta pantalla
muestra al usuario una lista de departamentos creados para la iglesia, lo que le permite activar o
desactivar cada departamento y tambin configurar la distribucin de los fondos de la iglesia

Para habilitar o deshabilitar un departamento, hay botones de control en el lado izquierdo de


cada departamento (Cuadros para hacer Check). Si este botn est marcado, significa que el
Departamento al que se refiere est habilitado. De lo contrario, el departamento se encuentra
deshabilitado.

Para configurar la distribucin de fondos para cada departamento, el usuario encontrar a la


derecha de cada uno de ellos lo siguiente:

"Presupuesto" El usuario debe indicar el porcentaje del presupuesto total de la iglesia,


que ser designado al departamento en cuestin. Para esto debe indicar un nmero de
0 a 100, incluyendo nmeros fraccionados. Es obligatorio llenar ese campo en al menos
uno de los departamentos de la iglesia.
"Fijo Mensual" antes de la distribucin en porcentaje (mencionado anteriormente),
realizar la distribucin de valor fijo. Sin embargo esta distribucin slo ocurrir si el usuario
indica en cualquier departamento, un valor en el campo "Fijo Mensual". En este caso, el
valor indicado ser dirigido al Departamento en orden de prioridad. El llenado en este
campo es opcional.
"Prioridad" indica el orden de la distribucin de los valores fijos mensuales. Debe llenarse
con un simple nmero para indicar que esta orden. No pueden existir dos nmeros iguales
en esta secuencia.

Al final de la lista se mostrar la suma total de porcentaje de distribucin entre departamentos, los
cuales siempre deben sumar 100% y el total de las distribuciones fijas.

Para que los ajustes en el presupuesto de los departamentos tengan efecto es necesario que, al
final, el usuario pulse sobre el botn "guardar".

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Nota: Mientras el usuario est rellenando los campos de distribucin porcentual, el sistema indica,
a travs de colores, si se ha logrado el total del 100%. Por ejemplo:

Si la columna de porcentajes es roja, quiere decir que el 100% an no se ha alcanzado.

Si el color que se muestra es el amarillo, significa que el valor ha superado el 100%.

Cuando el valor alcanza exactamente el 100%, la columna tendr su coloracin normal.

7.2.1 Funcin General de la Distribucin


La siguiente tabla muestra cmo es la distribucin de los fondos de la iglesia, destacando las
prioridades entre los tipos de distribucin.

7.3 Ejemplos
7.3.1 Distribucin Fijo Mensual
El tesorero de la iglesia identifica algunos gastos que se pagan mensualmente por el
Departamento de Tesorera. Por lo tanto, se decide asegurar un presupuesto mensual para este
departamento y as satisfacer estos gastos. El Tesorero entonces, configura en la pantalla de
presupuesto ACMS el valor necesario para esto e indica esa distribucin como prioridad 1.

7.3.2 Distribucin por porcentajes


El Tesorero y los otros lderes de la iglesia estipulan cmo sern distribuidos a los departamentos los
fondos recogidos por la iglesia a travs de donaciones. Entonces el Tesorero ingresa a la pantalla
de presupuesto en el sistema ACMS y configura para cada departamento de Iglesia un
porcentaje de distribucin, por un total de 100%.

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8 Extorno de Donacin
8.1 Objetivo
Corregir las donaciones que fueron emitidas equivocadamente perteneciendo a un paquete
cerrado.

8.2 Descripcin
Cuando el usuario abre esta pantalla, ubicada en el men "Tesorera/Extorno de donaciones",
ser capaz de localizar un recibo de donacin que fue emitido en el sistema y revertirla. Para
localizar un recibo en cuanto se presenta la pantalla, aparecen algunos campos que actan
como un filtro para la bsqueda.

El campo "Ao" y "Mes" puede ser actual o anterior a la fecha. Por defecto el sistema ubicar estos
campos con la informacin actual. El campo "Remesa" se refiere al lote de los paquetes donde
contiene el recibo a revertirse. Para las iglesias que envan remesas mensuales a la asociacin,
este campo no va a cambiar el contenido de la bsqueda porque estas iglesias envan una
remesa al mes. El campo "donante" se refiere al nombre escrito como donante en el recibo. Si el
usuario no desea escribir el nombre del donante en la bsqueda, se mostrarn todos los recibos
emitidos en el perodo.

Despus de configurar los filtros de manera satisfactoria, el usuario debe hacer clic sobre el botn
"Buscar" para que el resultado se muestre. Este resultado ser una lista de donaciones que
corresponden a los filtros, separados por paquete. El orden de presentacin es: Cuadro para
seleccionar, Nmero de Recibo, nombre de los donantes y el valor de cada recibo.

Una vez que el resultado se muestra, el usuario debe seleccionar uno o ms recibos que sern
extornados y haga clic en el botn "extornar" en la parte inferior derecha de la pantalla. Para
seleccionar los recibos slo haga check en los cuadros del lado izquierdo de cada uno de ellos.

El extorno generar un nuevo paquete, ya cerrado, en la pantalla de la donacin. Este paquete


contiene los recibos referentes a los extornos, pero con valores invertidos as que compensar los
recibos digitados errneamente.

8.3 Ejemplos
El Tesorero digito los recibos de donaciones en la pantalla de la donacin del sistema ACMS y
cerr el paquete para el envo. Tiempo despus, al revisar los datos, encontr que dos de los
recibos estaban invertidos, no estaban con los datos exactos. Estos dos recibos con nombres
invertidos deben extornarse para ser digitados otra vez.

Por lo tanto, el Tesorero tiene que acceder a la pantalla de extornar donacin, buscar el paquete
donde se digitaron los dos recibos, los selecciona y hace clic en el botn Extornar.

Luego regres a la pantalla de donacin, encontr que haba un paquete ya cerrado, con dos
recibos extornados. En esta conciliacin, l digit los recibos con la informacin correcta.

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9 Donacin
9.1 Objetivo
Buscar las donaciones recibidas por la Iglesia, aqu se generan recibos para los donantes; tambin
generan las hojas organizadoras para pegar los recibos emitidos los mismos que sern enviados
para la Asociacin/Misin; posteriormente realizar el cierre y envo de la remesa a la
Asociacin/Misin.

9.2 Descripcin
Para Ingresar a la pantalla donacin, el usuario debe ir al men Tesorera / Donacin. En esta
Pantalla, se puede observar las funciones por algunos sectores (men), que se explica a
continuacin.

9.2.1 Creacin de Paquetes


Para que el usuario pueda registrar las donaciones en el sistema, es necesario antes crear un
paquete. Un paquete es un grupo de donaciones que pretende ayudar al usuario a organizar
estas donaciones segn las necesidades. Es necesaria la asignacin de al menos un paquete a
cada fecha del sbado, porque los plazos de envo de remesa siempre empieza el domingo y
cerrarn el sbado. El sistema ACMS no permite la creacin de un paquete el primer sbado de
una Remesa, antes que la remesa anterior sea enviada.

Para crear un paquete, el usuario debe hacer clic en el botn "Nuevo paquete", en la pantalla
de Donaciones.

Aparecer la ventana "Nuevo paquete" para que el usuario rellene los datos para la creacin del
paquete, estos son:

"Fecha" Fecha de recoleccin de donaciones. Debe estar dentro del periodo de la


Remesa Actual.
Moneda" La moneda que debe utilizarse para registrar las donaciones, esto esta
predeterminado.
"Descripcin" Identificacin particular del paquete. Esta informacin es importante para
que el usuario pueda reconocer este paquete en los informes y extractos del sistema.

Una vez completadas las opciones, el usuario debe hacer clic en el botn "Guardar" para terminar
de crear el paquete.

Cada paquete contiene algunos botones (Mens) con distintas funciones. Vamos a mencionar a
continuacin.

Editar Modificar la informacin del paquete. Aparecer la ventana "nuevo paquete"


otra vez y despus de las modificaciones necesarias, debe pulsarse el botn "Guardar"
para terminar la edicin.
"Borrar" - Elimina el paquete. Se solicitar una confirmacin al usuario antes de la
eliminacin. Slo puede eliminar un paquete que no contiene las donaciones digitadas.

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Donaciones" - Registro de donaciones en el paquete. Se mostrar una nueva pantalla


para que el usuario pueda realizar este registro. Este proceso se explica en detalle en el
subtema "registro de las donaciones".
"Imprimir Lista Se genera un informe con las donaciones que figuran en el paquete
para que el usuario pueda controlar ms eficientemente los datos registrados. Es muy
importante la revisin de donaciones antes del cierre del paquete para evitar extornos.
"Movimientos" Muestra los movimientos financieros existentes en el paquete. Se
expandir un rea justo debajo el paquete que contiene los movimientos financieros ya
registrados y que permite el registro de un nuevo movimiento mediante el botn "Nuevo
movimiento". Para obtener ms detalles acerca de los movimientos, ver el subelemento
"registro de los movimientos".
"Identificar los movimientos" asigna un movimiento financiero registrado a una donacin
contenida en el paquete. Para utilizar esta funcin el movimiento ya debe estar
registrado en el sistema ACMS, en Men "Depsito no identificado". Vase tambin el
subelemento "registro de los movimientos" para tener ms detalles.
"Cerrar Paquete - Cierra el registro de las donaciones en este paquete, preparndolo
para el envo de la remesa. No es posible la reapertura de un paquete en el sistema.

9.2.2 Registro de Donaciones


Para registrar una donacin es necesario tener un paquete ya creado. En el paquete donde
desea registrar la donacin, el usuario debe hacer clic en el botn "donaciones". Abrir una nueva
pantalla que contiene los campos para el registro de las donaciones. Cada donacin se
compone de uno o ms valores separados por conceptos de donacin, por lo tanto, el usuario
deber verificar cada concepto de una donacin antes de finalizarlo.

Los campos para informar fondos y registrar las donaciones en el sistema son los siguientes:

Congregacin Se deber marcar esta opcin nicamente para las ofrendas


congregacionales, ya viene predeterminado una configuracin para esto.
"Annimo - Visita" - Marca este botn con check slo si el donante no fue identificado, o
no est debidamente registrado en ACMS como miembro de la iglesia que dona o si la
donacin es de origen colectivo, como ofrendas congregacionales. Es importante que el
usuario sepa que, cuando se selecciona este campo, la donacin registrada no estar
ligada a cualquier miembro registrado en el sistema, y no tendr acceso a reportes.
"Donante" Persona debidamente registrada en el sistema ACMS como un miembro de
la iglesia local, que hizo la donacin o cuya donacin es en su nombre. Para rellenar este
campo, el usuario debe introducir slo una parte del nombre de los miembros y esperar
unos momentos. El sistema realizar automticamente una pequea bsqueda por el
nombre digitado y mostrar una lista de nombres coincidentes. Despus de esto, el
usuario debe hacer clic en el nombre del donante. Recordando que, para los donantes
no registrados en el ACMS como un miembro de la iglesia, debe utilizar la opcin
"Annimo", citado anteriormente.
"Concepto" Clasificacin de la donacin. El usuario puede llenar en este campo con el
nombre del concepto.
"Valor" - Valor de la donacin para cada concepto.
"Observaciones" Campo a libre disposicin, si el usuario tiene que reportar cualquier
informacin adicional.

Nota: Algunos conceptos utilizados pueden requerir alguna informacin adicional, como los
fondos destinados a un departamento especfico de la iglesia. En este caso, otro campo

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aparecer para colocar el concepto del departamento que recibir los fondos. Recordando que
si el departamento no est creado, debe hacerlo en Departamentos de Tesorera

Despus de llenar los campos el usuario debe hacer clic en "Guardar Recibo". Al hacer clic en
este botn se guardan los fondos digitados y ya permite al usuario digitar un nuevo recibo,
manteniendo el nombre del donante. Si existe otro dinero en la donacin con otro concepto, el
usuario repetir este proceso presionando la tecla enter una sola vez. Al registrar el ltimo recibo,
despus de que el usuario hace clic en el botn "Guardar concepto", debe hacer clic tambin
en "Guardar el recibo" o en su defecto presionar dos veces la tecla enter. La donacin ser
finalizada y registrada en el sistema.

Hay dos campos en esta pantalla, la lista de elementos (conceptos) de la donacin actual (parte
derecha) y la lista de donaciones contenidas en el paquete (parte inferior de la pantalla).

Para cada donacin hay dos botones en la lista de donaciones de la parte inferior. La primera
(figura de un lpiz), permite al usuario modificar cualquier informacin contenida en esta
donacin. Cuando el usuario hace clic en este botn, los datos del donante y los conceptos de
esta donacin se exhibirn nuevamente en la parte superior de la pantalla. Si el usuario quiere
cambiar un concepto de donacin, simplemente ingrese el cdigo del concepto otra vez y
cambiar lo que sea necesario. Para eliminar un elemento, el proceso ser el mismo, sin embargo
el usuario debe eliminar el valor por el concepto, digitar 0 (cero) en el campo "valor" y guardar el
elemento.

Para eliminar una donacin de un paquete, el usuario debe utilizar el segundo botn (figura una
papelera de reciclaje). Al hacer clic en este botn har que la donacin desaparezca de la lista,
sin preguntar o pedir confirmacin al usuario.

9.2.3 Donantes de otras Iglesias


Para Ingresar una la donacin de un miembro de otra Iglesia y en caso de estar seguros de eso,
tenemos dos opciones:

La primera es en la misma pantalla de Digitacin de donaciones, simplemente ingresamos el


nombre en el espacio de Donante y hacemos clic en el icono de la lupa esto con el fin de
que el sistema realice una bsqueda de la feligresa a nivel de Sudamrica.

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Esto desplegara una pantalla de bsqueda automtica, no es necesario modificar nada,


simplemente esperar a que se realice la bsqueda y seleccionar al que nosotros deseamos.

Este medio nos ayudara a poder tener las donaciones bien registradas, en caso de que tengamos
visitas de otras Iglesias o Pases, sus donaciones aparecern en el portal del Miembro.

9.2.4 Registro de Movimientos


Un movimiento es una identificacin para las donaciones realizadas a travs de depsito
bancario. Cuando un donante hace una donacin directamente a la cuenta bancaria de la
iglesia, deber presentar comprobante de depsito para que su donacin pueda ser
considerada. Una vez que el tesorero de la iglesia registra esta donacin en el paquete, debe
registrar este movimiento, tambin en el mismo paquete donde registro la donacin. Este registro
es de suma importancia, porque este medio el sistema asignar este valor en la caja del sistema
bancario y no en la caja local, como en las donaciones normales.

Para registrar un movimiento en el paquete, el usuario debe hacer clic en el botn "Movimientos",
esperar que aparezca en la parte superior una lista y haga clic en el botn "nuevo movimiento"

Aparecer una ventana con los siguientes campos para registrar:


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"Banco" Para las iglesias que tienen ms de una cuenta bancaria, el usuario deber
informar en la que se deposit la donacin.
"Fecha" - La fecha de la donacin.
"Valor"- Valor de la donacin.
"Observacin" Espacio de uso opcional usada para que el usuario pueda identificar este
movimiento. Se recomienda que el usuario rellene este campo con la informacin slo
para que l puede identificar fcilmente este movimiento en los informes del sistema.

Despus de llenar los campos, el usuario debe hacer clic en el botn "Guardar" para terminar la
digitacin.

Una vez que el movimiento est registrado, aparecer en la parte inferior del paquete donde fue
registrado.

A la derecha de cada movimiento, el usuario encontrar los botones "Editar" para modificar la
informacin del movimiento y de "Borrar" para eliminar este movimiento de paquete.

Obs.: Antes de registrar un movimiento, el usuario siempre debe hacer clic en el botn "Identificar
Movimiento", en el paquete, para ver si el mismo no haya sido registrado anteriormente como
depsito no identificado en la pantalla "depsito no identificado del sistema. Cuando hace clic
en este botn, abrir una ventana mostrando que los movimientos ya registrados. Si uno de ellos
est relacionado con la donacin, el usuario necesita vincular al paquete pulsando el botn de
check en el lado derecho de la pantalla.

Una vez vinculado, este movimiento tambin aparecer en la parte inferior del paquete. Sin
embargo, no ser posible para el usuario modificar la informacin de este movimiento o eliminarlo,
solo desvincular el movimiento del paquete mediante el botn "Desvincular movimiento".

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9.2.5 Cierre de Paquetes


Despus del registro de todas las donaciones y los movimientos del paquete y de la verificacin
del mismo, el paquete est listo para ser cerrado. Se debe realizar esta accin mediante el botn
"Cerrar", encontrado en cada paquete creado. Al hacer clic en este botn el sistema solicitar
una confirmacin al usuario para realizar la accin. Despus de que el usuario presiona el botn
"OK", el paquete se cerrar y sern cambiados los botones que se muestran a continuacin:

"Imprimir Detalle" Esto es el mismo que se present al usuario en los paquetes abiertos.
En ella el usuario encontrar un Resumen de todas las donaciones que estn registradas
en el paquete;
"Los organizadores" En este botn el usuario podr imprimir la gua para pegar las hojas
confidenciales, para presentarlo a la Asociacin / Misin.
"Imprimir recibos" este botn generar los recibos de las donaciones contenidas en el
paquete, el cual debe ser entregado a los donantes. Al lado de cada recibo, tambin
estar impreso una hoja confidencial para que el donante pueda usar posteriormente.

Obs.: Antes de cerrar los paquetes, es importante que el usuario verifique que existe al menos un
paquete con fecha del sbado por cada remesa

9.2.6 Cierre y Envo de Remesas


Con todos los paquetes cerrados, el usuario est apto para cerrar y enviar la remesa a la
Asociacin / Misin. Pero antes de seguir este procedimiento, deben registrar los gastos de la
iglesia para el perodo, en la pantalla "Gastos" del ACMS (ver punto "Gastos" de este manual).

Despus del registro de los gastos, si los hubiere, el usuario vuelve a la pantalla "Donacin" y haga
clic en el botn "Cerrar Remesa"

Aparecer una nueva pantalla. Los campos que se muestran en esta pantalla son slo para que
el usuario tenga conocimiento de los valores que componen la remesa, no es posible editarlos.
Pero esta condicin no se aplica en el campo "valor", que se puede modificar previo acuerdo
firmado entre la Iglesia y la Asociacin. Esos son los campos presentados

"Tipo de Depsito" Muestra el medio por el cual la iglesia enviar el valor de la remesa a
la Asociacin / Misin.
"Total" La cantidad total de las donaciones de la remesa;
"Local" Valor retenido para la iglesia local, segn la distribucin de los conceptos
donados.
"Remesa" Valor perteneciente a la asociacin, tambin segn la distribucin de los
conceptos.
"Gastos" Valor de los gastos registrados para el perodo de la remesa. Pueden ser el valor
de los gastos registrados por la tesorera de la iglesia como por la asociacin.

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"Valor" Valor total que la iglesia debe enviar a la asociacin. Si la iglesia tiene algunas
cuentas financieras pendientes con la asociacin, el saldo de este pendiente estar
incluido en este valor.

En la parte inferior de la pantalla encontrar el botn de "Gastos", el usuario puede imprimir un


informe para la verificacin de los gastos registrados en la remesa.

Despus de la Conferencia de datos mostrados en la pantalla y en el informe de gastos, el usuario


debe hacer clic en el botn "Generar" para completar el envo.

Con la remesa generada, el botn "Generar" da paso al botn "Resumen de Remesa", donde el
usuario puede imprimir un informe con la informacin simplificada de la remesa.

9.3 Ejemplos
Despus de uno de los cultos de la iglesia el tesorero recoge donaciones obtenidas para realizar
el registro en el sistema ACMS. Despus de la verificacin del contenido de los sobres para las
donaciones, abre la pantalla del sistema de donacin. Para empezar, crea un paquete con la
fecha del recojo de las donaciones. A continuacin abre la pantalla de registro de donaciones
para registrar todas las hojas confidenciales contenidos en los sobres.

Con las hojas confidenciales registradas, el tesorero identifica todas las donaciones hechas por
depsito bancario, registrando los movimientos en el paquete. Con eso se genera un informe de
donaciones contenidas en el paquete y comprueba los valores.

Despus de corroborar, el tesorero cierra el paquete e imprime los recibos de miembros y la


plantilla organizadora. Los recibos se ponen en los sobres para el retorno a los miembros, y en las
plantilla el tesorero pega las hojas confidenciales para enviarlo a la Asociacin / Misin.

El realiza estos mismos procedimientos para todos los paquetes creados en la Remesa. l tambin,
cada da, registra en el sistema los gastos de la iglesia, en la pantalla de Gastos.

Al final del perodo de la Remesa, el tesorero accede a la pantalla de donacin, hace clic en el
botn "Cerrar Remesa" verifica los gastos contenidos en la remesa. Hace clic en el botn "generar"
e imprime el resumen de la Remesa.

Finalmente, el Tesorero pone en un sobre el Resumen de la Remesa, junto con las fichas que
contienen las hojas confidenciales pegadas y los comprobantes de gastos y enva a la asociacin.

10 Gastos
10.1 Objetivo
Registrar en el sistema los gastos diversos que la iglesia tiene diariamente.

10.2 Descripcin
10.2.1 Bsqueda de Gastos
El usuario para acceder a esta pantalla, debe ir al men "Movimiento Financiero/Gastos" o desde
el men de donaciones en la misma pestaa de digitacin de Remesas. Lo primero que
encontrar es la funcin de bsqueda para gastos ("Buscar"). En esta pantalla, el usuario puede
localizar los gastos registrados anteriormente, utilizando para ello, dos filtro de bsqueda
proporcionada por el sistema, que son los campos "Ao" y "Mes". Por defecto estos campos estn
completados con la informacin del mes y ao actual.

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Para realizar una bsqueda, el usuario debe rellenar estos campos de filtro con la informacin
deseada y haga clic en el botn "Buscar". Se mostrar la lista de gastos del periodo deseado en
la parte inferior de la pantalla.

Obs.: La bsqueda no puede realizarse con los campos vacos. Tambin es importante que existan
gastos registrados en el sistema para que se muestre la lista.

10.2.2 Registrar Gastos Simples


Para registrar un gasto, el usuario deber hacer clic en el botn "Nuevo" en la esquina superior
derecha de la pantalla. Al hacer clic en este botn se mostrar la ficha de "Gastos"

El registro del gasto debe hacerse en dos pasos. Al principio, el usuario deber informar los datos
de gastos mediante el llenado de los campos a la izquierda de la pantalla, que son:

"Departamento" El usuario debe escoger el departamento responsable de los gastos.


Slo ser visualizados los departamentos activos de la iglesia.
"Fecha" - La fecha del gasto.
"Valor" - Valor de los gastos.
"Pendiente" Este botn check debe seleccionarse slo si el gasto en cuestin forma parte
de un dinero entregado por adelantado.
"Adelanto" Este campo no es llenado de usuario. Se mostrar la cantidad total de los
adelantos que el Departamento seleccionado haya recibido.
"Observacin"- En este campo el usuario debe insertar una breve identificacin del gasto,
como por ejemplo el nmero de la factura y tambin se puede especificar en que se hizo
el gasto. Este campo tiene mucha importancia porque la informacin contenida en los
paquetes sern exhibidas en los reportes del sistema.
"Concepto" el usuario debe elegir en que concepto ser registrado el gasto.

Despus de completar estos datos, el usuario debe hacer clic en el botn "Agregar" para registrar
este gasto. Se incluir en una lista, justo por debajo de los campos, junto con otros gastos que se
registrarn en este paso. Al lado derecho de cada elemento de la lista el usuario encontrar dos
botones. La primera es el botn "Editar", que permite al usuario modificar la informacin registrada.
Al hacer clic, hace que la informacin aparezca otra vez en los campos. El usuario debe modificar
segn sea necesario y haga clic en "Guardar" para que la modificacin haga efecto. El segundo
botn es "Borrar", que eliminar los gastos de la lista al hacer clic. Sin embargo, antes de llevar a
cabo esta accin, el sistema solicitar una confirmacin del usuario.

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La segunda parte del proceso de pago de gastos. Son los campos a la derecha de la pantalla,
el usuario debe informar el pago de los gastos registrados en el primer paso. Para ello, debe
rellenar los siguientes campos:

"Caja" El usuario debe seleccionar de donde retir el dinero destinado a pagar los
gastos.
Fecha - Fecha de pago de los gastos.
"Valor" Importe total del pago.
"Observacin" Espacio donde el usuario debe introducir una descripcin para este
pago. Esta descripcin aparecer en los informes del sistema de manera que el usuario
pueda identificar los pagos.

Al igual que el primer paso, el usuario debe hacer clic en el botn "Agregar" para registrar el pago.
Estos pagos tambin generaran una lista en la parte inferior de la pantalla y cada elemento de la
lista tambin tendrn los botones "Editar" y "Borrar" para que el usuario pueda manejar los datos
registrados.

Una vez que el usuario ha registrado el gasto y las formas de pago, el usuario debe presionar el
botn "Guardar" en la esquina inferior derecha de la pantalla para completar el registro del gasto.
Pero antes de que la informacin sea registrada en la base de datos, se le pedir confirmacin al
usuario.

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Importante: Una vez registrado el gasto, no podr ser modificado o eliminado. Cualquier error
cometido en el registro debe ser corregido a travs de un extorno de los gastos e ingresado
nuevamente de manera correcta.

El sistema ACMS permite al usuario registrar varios gastos de una sola vez, si el pago ha sido con la
caja local de la iglesia. Slo de esta manera el usuario debe registrar todos los gastos en el lado
izquierdo de la pantalla y registrar en el lado derecho del importe total pagado.

Tambin puede registrar mltiples formas de pago en un mismo gasto. De esta manera, el usuario
debe registrar slo este gasto en el lado izquierdo y registrar en el lado derecho todas las formas
de pago utilizadas, sumando el total del gasto.

Los gastos pagados con la cuenta de banco deben registrarse siempre individualmente.

Los totales de ambas partes deben ser iguales para el registro de los gastos, de lo contrario el
sistema alertar al usuario de la desigualdad y no efectuara el registro.

Para ilustrar las formas correctas o incorrectas para el uso de las pantallas, tenemos las siguientes
tablas:

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10.2.3 Registrar gastos para cancelar un Adelanto


Cuando un departamento entrega al usuario gastos que provienen de un adelanto, el usuario
debe registrar estos gastos como si hara un simple gasto, pero con algunas diferencias.

Cuando el usuario selecciona el Departamento al que se refiere el gasto, aparecern en el


campo de "Adelantos" el importe total de todos los adelantos concedidos a este departamento.
Durante el registro el usuario encontrar el botn "Cancelar pendiente", seleccione este botn
para indicar que el gasto se refiere a la cancelacin de un pendiente y siga con el registro normal
haciendo clic en el botn "aadir" al final.

Cuando esto se aade a la lista de pendiente, el usuario puede notar una de las tres situaciones
siguientes:

1. El valor del gasto fue menor que el saldo pendiente del departamento. En este caso el
usuario notar que el monto total de gastos presentados por el sistema es cero, entonces
no hay necesidad para registrar una forma de pago en el lado derecho de la pantalla,
el usuario puede terminar el registro directamente en el botn "Guardar". El
Departamento continuar con un saldo pendiente.
2. El valor del gasto era igual al saldo pendiente del departamento. En este caso el usuario
no necesitara registrar un pago. Puede cancelar la cuenta inmediatamente. Se
restablecer el saldo de departamentos y quedar cerrado.
3. El valor del gasto fue mayor que el saldo pendiente del departamento. En este caso la
diferencia de valor aparecer en el espacio de gasto total y, por este valor, debe estar
registrado una forma de pago en el lado derecho de la pantalla, porque es un valor que
debe ser pagado. Despus la forma de pago del gasto ser gravada. En esta situacin
el saldo pendiente del departamento ser cerrado.

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Extorno de Gastos

Para que el usuario puede extornar un gasto, es necesario que realice una bsqueda por ao y
mes de este gasto. Cuando el usuario solicita la bsqueda, el sistema le mostrar la lista de gastos
para ese perodo y para cada elemento de la lista aparecer el botn de "extorno" a la derecha.

El usuario debe hacer clic en el botn correspondiente al elemento que desea extornar.

Luego abrir una ventana que contiene los siguientes campos para rellenar:

"Departamento" Cada extorno de gastos genera un registro pendiente para un


determinado departamento. Esto es porque en algunos casos no es posible devolver el
valor del gasto a la caja de donde origin. En este campo el usuario puede informar a
que departamento ser generado el pendiente. Sin embargo el departamento slo debe
ser diferente del original nicamente cuando el gasto ha sido digitado por error a un
determinado departamento.
"Observacin" - Campo donde el usuario puede incluir cualquier informacin especfica
sobre este movimiento.
"Valor" - Valor del gasto a extornar. El usuario no puede modificar este campo.

Despus de llenar los datos, el usuario debe hacer clic en "guardar" para completar la accin.

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Nota: Como cada extorno genera un pendiente en un departamento, el usuario para volver a
registrar el gasto en el sistema, se debe poner el valor del saldo de los gastos del Departamento y
no indicar un pago otra vez. Es importante que el usuario vuelva a registrar un gasto
individualmente y no junto con otros gastos. Si el gasto extornado no requiera ser registrado en el
sistema, el usuario debe realizar una devolucin de pendiente, con el mismo valor del extorno y
cargarla al departamento donde se gener. Vea el punto 3 "Adelantos" en este manual para
aprender a hacer este reembolso.

10.3 Ejemplos
10.3.1 Mltiples gastos Un solo Pago
El tesorero de la iglesia hizo varios pagos con dinero de la caja local de la Iglesia durante la
semana. Cierto da decide registrar dichos gastos en el sistema ACMS. En la Pantalla de registro
de gastos, en el lado izquierdo, aade secuencialmente todos los gastos, y el Tesorero observa el
valor total de los gastos y agrega el pago completo en el lado derecho de la pantalla,
seleccionando caja fija para eso. Finalmente hace clic en el botn "Guardar" para completar el
registro.

10.3.2 Un Gasto Mltiples Pagos


La iglesia necesita para comprar bancas nuevas. El Tesorero tuvo que transferir a una empresa
que fabricara los muebles como adelanto de la compra. Despus de la mercadera fueron
entregadas, y el representante de la empresa busca al tesorero para cobrar el servicio. En esta
ocasin, el pago es hecho por Tesorero pero con dinero de la caja local de la iglesia.

Al da siguiente el Tesorero registra este gasto en el sistema ACMS. Accede a la pantalla de registro
de gastos, a pesar de tener otros gastos para registrar, en el lado izquierdo de esta pantalla slo
agrega este gasto. En el lado derecho, el Tesorero agrega el pago que va transferencia hizo
ingresando la fecha y el valor correcto y selecciona el Banco de donde sali el valor. Luego
aade un nuevo pago por los mismos gastos, esta vez indicando la cantidad y la fecha del ltimo
pago que fue hecho en efectivo y seleccionando la caja Local. Para concluir, presiona el botn
"Guardar" y el gasto est registrado en el sistema. Despus de esto l registr los dems gastos.

10.3.3 Utilizando pendiente de un Departamento


Un Director de un determinado departamento de la iglesia pidi un anticipo de $ 100,00 (cien
Dlares) para la compra de materiales para el departamento. Unos das despus el presento una
factura por un monto de $ 90,00 (90 Dlares) al tesorero de la iglesia y regres a la Tesorera $ 10.00
(diez Dlares) en efectivo. El tesorero para registrar este gasto en la pantalla del sistema gastos
ACMS, aadi el gasto al lado izquierdo de la pantalla y seleccione el botn "Pendientes". Como
el saldo pendiente del departamento era mayor que el gasto aadido, no era necesario aadir
el pago en la parte derecha de la pantalla. Despus del tesorero para registrar el gasto con xito,
l accede a la pantalla de adelantos y registra el retorno de dinero entregado por el Director del
departamento.

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11 Depsito de Remesa
11.1 Objetivo
Esta pantalla es de uso exclusivo para las iglesias que efectan el depsito de las remesas
directamente por transferencia bancaria automtica al campo y que tiene registradas Cuentas
Bancarias en su base de datos. Los Tesoreros de estas Iglesias deben informar al sistema la forma
depsito de las Remesas.

11.2 Descripcin
Para acceder a la pantalla, el usuario debe ir al men "Tesoreria / Depsito de Remesa". Una vez
que haya accedido, el usuario visualizara, en la parte izquierda de la pantalla, una lista de las
remesas generadas por la iglesia. A la izquierda de cada elemento de esta lista, hay un botn de
seleccin, donde el usuario debe hacer clic en una de las remesas e informar su pago. Despus
de seleccionar la remesa, el usuario deber rellenar la informacin del el lado derecho de la
pantalla, que son

"Cuenta" El usuario debe informar que caja est usando para el depsito de la remesa;
"Fecha" - La fecha en que se efectu el depsito.
"Valor" - Valor de la Remesa;
"Observaciones" Campo obligatorio donde el usuario deber colocar algn detalle de
este depsito.

Despus de seleccionar un Remesa y llenar en los campos mencionados, el usuario debe hacer
clic en el botn "Guardar". Esto har que este depsito sea agregado a una lista de depsitos,
justo debajo del botn. El usuario puede agregar cuantos pagos sean necesarios para alcanzar
el valor total de la remesa y cada depsito se puede cambiar y eliminar segn sea necesario.
Cuando se alcanza el valor, el usuario debe hacer clic en el botn "Guardar" para completar la
accin. Despus de eso, no est permitido ningn cambio en los depsitos y la remesa
seleccionada ya no aparece en la lista, porque ya se realiz el depsito.

11.3 Ejemplos
Despus de hacer el depsito de la Remesa a la Asociacin / Misin, el tesorero de la iglesia
ingresa a la pantalla de depsito de la Remesa en el sistema ACMS y selecciona la remesa que
acaba de pagar, en el lado izquierdo de la pantalla.

En la parte derecha digita el pago que hizo con la caja local de la Iglesia. Hace clic en el botn
"guardar" y termina la operacin.

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12 Informes
Todos los informes de tesorera se encuentran en el men "Informes/Tesorera".

12.1 Movimiento Financiero


Este informe pretende informar al usuario los movimientos de las distintas cajas de la Iglesia en el
periodo seleccionado.

El usuario tambin puede seleccionar una caja especfica para crear el informe. Los filtros
utilizados en esta pantalla son:

"Cuenta" Son las cajas de la iglesia. El usuario puede seleccionar una caja especfica o
listar todo.
"Inicio" El usuario debe ingresar el perodo inicial de los movimientos a ser presentados.
"Fin" El usuario debe informar el perodo final de los movimientos a ser presentados.

Por defecto el filtro "Inicio" y "Fin" viene lleno con el perodo actual. Para ver el informe, el usuario
debe hacer clic en el botn "Imprimir.

Una vez generado, el reporte se visualizara de la siguiente manera:

12.2 Balance de Comprobacin del Departamento


Este informe presenta al usuario todos los movimientos de la Iglesia totalizados por tipo de
movimiento, en el perodo seleccionado.

El usuario tambin puede elegir un un departamento de la lista general de la iglesia o por cada
perodo abarcado por el total periodo seleccionado. Los filtros son los siguientes:

"Perodo inicial" El usuario debe consignar el periodo inicial a ser considerado en el


informe.
"Periodo Final" El usuario debe consignar el periodo final a ser considerado en el informe.
"Informe" - El usuario debe elegir entre dos formatos de informes diferentes, estos son:
o "Por el Departamento" Los valores sern subdivididos por departamentos de
Iglesia.
o "Por un perodo" Los valores sern subdivididos por cada periodo presente en el
intervalo de bsqueda.
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ACMS Manual para Tesorera de Iglesias

Cuando el usuario ingrese a la pantalla, automticamente los campos de perodo estarn con el
perodo actual. Este informe tambin est disponible en formato de hoja de clculo, para esto el
usuario debe seleccionar el botn check "exportar datos a Excel".

Para poder ver el informe, el usuario debe hacer click en el botn Imprimir.

Veremos dos tipos de Imgenes, una que es por tipo de departamento y la otra por perodo, esto
de acuerdo a lo que hayamos seleccionado:

A su vez este reporte nos muestra el saldo actual de caja local.

12.3 Extracto de Departamento


Informa al usuario todos los movimientos realizados en cada departamento de la iglesia, en el
perodo seleccionado. El usuario puede determinar un departamento especfico para mostrar o
Mostrar todos.

El usuario tambin puede seleccionar qu movimientos sern mostrados en el informe.

Aqu estn los campos de filtro:

"Departamento" El usuario debe elegir un departamento especfico para extraer el


informe.

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"Agrupar por movimiento" Si el usuario selecciona esta casilla, el extracto solicitado


seguir una orden por fecha de movimiento y agrupar a los movimientos de cada clase.
"Inicio" Perodo inicial que aparecer en el extracto. De forma predeterminada se llenar
con el perodo actual.
"Fin" Perodo final que aparecer en el extracto. De forma predeterminada se llenar
con el perodo actual.
"Seleccionar Movimientos" En este espacio el usuario puede seleccionar los botones del
movimiento que se requiera comprobar su extracto. Por defecto todos vienen marcados.

Despus de la configuracin, el usuario debe hacer clic en el botn "Imprimir" para generar el
informe.

Este es un ejemplo del extracto por Departamento:

12.4 Donacin (Reimpresin de Documentos)


Informe utilizado para reimprimir los organizadores de los recibos y comprobantes de donaciones
de la iglesia.

El usuario puede elegir mostrar slo los paquetes de donaciones o todos los recibos.

Los siguientes filtros se utilizan para refinar la bsqueda:

"Ao" El usuario debe informar el ao en que se hizo la donacin. De forma


predeterminada, el campo se rellenar con el ao en curso.
"Mes" El usuario debe introducir el mes en que se hizo la donacin, de forma
predeterminada, el campo se rellenar con el mes en curso.
"Remesa" El usuario debe ingresar en que remesa esta digitado la donacin.
"Slo los paquetes" el usuario debe seleccionar este campo si desea mostrar slo los
paquetes agrupados.
"Donantes" Si as se desea, el usuario puede digitar un donante especfico para esta
bsqueda.

Para que el resultado sea mostrado el usuario debe hacer clic en el botn "Buscar".

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ACMS Manual para Tesorera de Iglesias

El resultado de la bsqueda ser una lista de paquetes o donaciones agrupadas por paquete,
segn la configuracin del usuario.

Todo grupo de paquetes, aparece como una lnea ms gruesa en la lista, tiene tres botones en el
lado derecho. El primero nos da la lista de donaciones ingresadas para la revisin, la Segunda
muestra los organizadores de los recibos de paquete y el tercero los recibos del paquete.

Las lneas ms delgadas, debajo de cada lnea de paquete, son donaciones. En el lado izquierdo
de cada uno de ellos hay un botn "check". El usuario puede marcar una o ms de estos botones
para que se muestren los recibos. Para ello, el usuario debe hacer clic el botn "Imprimir", ubicado
al final de la lista.

12.5 Remesa
Esta pantalla proporciona la reimpresin informes de Remesa despus de que se envan.

Para que el usuario pueda encontrar la remesa es necesaria, debe rellenar los siguientes campos
de filtro:

"Ao" El ao en que la remesa fue generada. Por defecto el campo viene con la
informacin para el ao en curso.
"Mes" En el cual se gener la remesa. Por defecto el campo viene con la informacin
del mes actual.

Luego el usuario debe hacer clic en el botn filtro para que las remesas del perodo
seleccionado se muestren.

Las remesas formaron en la parte inferior una lista. Cada uno de ellos tendr al lado derecho un
botn para imprimir el informe.

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12.6 Extracto del donante


Permite al usuario imprimir un extracto de las donaciones de cada donante de la iglesia. El usuario
puede elegir el perodo que aparecer en el extracto y tambin se permite elegir un donante
especfico.

El informe tiene los siguientes filtros:

"Perodo inicial" Fecha inicial a ser mostrado las donaciones. El valor predeterminado del
sistema es el perodo actual.
"Periodo Final" Fecha final a ser mostradas, posteriores a esta no se mostrar. El valor
predeterminado del sistema es el perodo actual.
"Filtro"- En este punto el usuario puede elegir entre imprimir extractos de todos los donantes
de la iglesia o slo uno de ellos. Las opciones en la pantalla son las siguientes:
o "Sin filtro" Si usted elige esta opcin, todos los extractos de los donantes de la
iglesia aparecer en el informe.
o "Donante" Si usted elige este filtro, slo tendr el extracto de un solo donante,
esto obliga a que consignemos un nombre especfico para la bsqueda.
"Donante" Este campo slo est disponible si el usuario desea imprimir un solo extracto
de donacin. En este caso el usuario debe informar el nombre del donante en este
campo.

Despus de seleccionar los ajustes deseados el usuario debe hacer clic el botn "Imprimir" para
que los extractos sean generados.

Si lo desea, el usuario puede tambin generar las declaraciones en formato de hoja de clculo
haciendo clic en el botn check "exportar datos a Excel".

Este es un ejemplo de un Extracto del Donante:

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12.7 Informes Adicionales


12.7.1 Informe Anual de Donantes
Este Informe ayuda en la Comisin de Nombramientos, ya que para esto, la comisin de
mayordoma evala la fidelidad de los miembros. Es necesario y muy importante saber que la
informacin mostrada en este informe es confidencial, y debe tomarse con mucha
responsabilidad y cuidado. Aqu se muestran las donaciones de los 12 ltimos meses.

12.7.2 Etiqueta de Donantes


Aqu encontramos una gran herramienta para los tesoreros, encontraremos etiquetas con los
cdigos de los donantes que pueden ser usados para pegar en los sobres de diezmo en vez de
escribir sus nombres a mano. Esto para poder incentivas al uso de los cdigos de los donantes.

Tenemos varias opciones para imprimir estas etiquetas. Podemos sacar las etiquetas de los
miembros activos de la Iglesia, tambin podemos sacar solo de los donantes, o etiquetas solo de
los donantes contenidos en los paquetes.

12.7.3 Gastos
Este es un informe de los gastos que nos ayudara a controlar los gastos. En la primera pantalla
como opciones encontraremos algunos datos a rellenar:

Periodo Inicial: La fecha que nosotros queremos que inicie nuestro Informe.
Periodo Final: El ltimo mes que formara parte de nuestro informe
Categora: Los conceptos para controlar las salidas de dinero.
Departamento: Lista de departamentos de la Iglesia

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