T03878

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL REA DE COMPRAS A TRAVS
DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES

LTDA
MICHAEL PARRA BERMDEZ
UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2014
1
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL REA DE COMPRAS A TRAVS
DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES
LTDA
MICHAEL PARRA BERMDEZ
Pasanta Institucional para optar por el ttulo de Ingeniero Industrial
Director
GIOVANNI ARIAS CASTRO
INGENIERO INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2014
2
Nota de aceptacin:
Aprobado por el comit de Grado
en cumplimiento de los requisitos
exigidos por la universidad
Autnoma de Occidente para optar
por el ttulo de Ingeniero Industrial

______________________________
JURADO
______________________________
JURADO

_____________________________
DIRECTOR
Santiago de Cali, Marzo 22 de 2014
3
CONTENIDO
Pg.
RESUMEN 4
INTRODUCCIN 11
1. ANTECEDENTES 13
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17

2.1. DEFINICION DEL PROBLEMA 17
2.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 20
3. OBJETIVOS 21
3.1. OBJETIVO GENERAL 21
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 21
4. JUSTIFICACIN 22
5. MARCO DE REFERENCIA 23
5.1. MARCO TEORICO 23
5.1.1. Metodologa de normalizacin de procesos 23
5.2. METODOLOGIA DE GESTION POR PROCESOS: SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD ISO 9001:2008 26
5.2.1. Etapas para implementar el sistema de gestin de calidad 26
5.3. MODELO KIRKPATRICK 31
6. METODOLOGA 32
6.1. TIPO DE INVESTIGACIN 32
6.2. FUENTES PARA LA OBTENCIN DE LA INFORMACIN 32
6.3. ETAPAS DE LA METODOLOGA 32
7. DIAGNSTICO INICIAL 36
7.1. PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 36
7.1.1. Flujo de compras en Laboratorios Seres LTDA 36
7.1.2. Proceso actual de solicitud de compra 36
7.2. ACTIVIDADES CRTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 37
7.3. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO 39
7.4 PERSONAL DEL AREA DE COMPRAS 39
8. ANLISIS DE CAUSA 40
8.1. CAUSA EFECTO 41
8.1.1. Inadecuada gestin del rea de compras 41
4
9. PLAN DE ACCIN 43
9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 43
10. EJECUCIN 45
10.1. SOLUCION AL PROBLEMA 45
10.2. COMO LLEVARLO A CABO 45
10.3. ACTA DE REUNION 46
10.4. CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS EN EL REA DE
COMPRAS 46
10.5. FLUJO ANTERIOR ACTUAL Vs FLUJO MEJORADO 49
10.6. PROCEDIMIENTOS Y MANUALES DE FUNCIONES 52
10.7. NORMALIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS 56
10.7.1. Calculo del tamao de la muestra 56
10.7.2. Estudio de tiempo 58
10.7.3. Valoracin del rtmo de trabajo 65
10.7.4. Calculo del tiempo normal 69
10.8. MONITOREO DE CUMPLIMIENTO 71
10.9. INDICADORES DE GESTIN 71
10.10. PLAN DE CAPACITACIN PARA PLANIFICACIN DE PROCESOS 73
10.10.1. Folleto de planificacin para la capacitacin 73
10.10.2. Evaluacin de la capacitacin con el mtodo Kirckpatrick 77
11. CONCLUSIONES 81
12. RECOMENDACIONES 82
BIBLIOGRAFIA 83
5
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. rbol del problema 18
Figura 2. Diagrama de Caracterizacin de Procesos 28
Figura 3. Diagrama de Gantt 29
Figura 4. Ciclo PHVA 30
Figura 5. Flujo de compras de laboratorios Seres LTDA 36
Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del rea de compras 41
Figura 7. Metodologa PHVA 45
Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras 50
Figura 9: Planificacin de la capacitacin 73
6
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Simbologa de los diagramas de procesos 24
Cuadro 2. Control de las actividades para la planificacin de procesos 29
Cuadro 3. Cuadro integrado de mando 31
Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto 34
Cuadro 5. Actividades crticas del rea de compras 38
Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales 46
Cuadro 7. Caracterizacin del proceso de compras 46
Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras 52
Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras 54
Cuadro 10. Clculo del nmero de observaciones por actividad segn el

mtodo de la frmula 56
Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda 58
Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda 60
Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda 62
Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda 64
Cuadro 15. Valoracin con el factor destreza o habilidad 66
Cuadro 16. Valoracin con el factor esfuerzo o empeo 66
Cuadro 17. Valoracin con el factor condiciones 67
Cuadro 18. Valoracin con el factor consistencia 67
Cuadro 19. Valoracin de todos los factores en cada actividad y por cada
observacin 67
7
Cuadro 20. Clculo del Tiempo Normal y Tiempo Estndar 69
Cuadro 21. Clculo de los Suplementos 70
Cuadro 22. Anlisis de tiempos 71
Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras 72
Cuadro 24. Indicadores de gestin del rea de compras 72
Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestin del rea de

compras 73
Cuadro 26. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso 77
Cuadro 27. Cuestionario de evaluacin de aprendizaje del curso 78
Cuadro 28. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso para el jefe

inmediato del rea 79
Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitacin 80
8
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A. Curso en Microsoft Project 2003 85
9
RESUMEN
En la actualidad globalizacin y competitividad son dos factores importantes que

brindan herramientas a las compaas industriales y de servicios para subsistir en
el mercado dinmico. Para poder ser competitivos es necesario desarrollar,
implementar y asegurar estndares de calidad que estn direccionados a la
satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes. Segn lo
anteriormente mencionado, con el presente proyecto se pretende orientar a la
compaa Laboratorios Seres LTDA., en la normalizacin, gestin de los procesos
del rea de compras y capacitacin de los trabajadores en planificacin de
procesos, ya que se evidencia una falta de gestin en el rea de compras de la
compaa, lo cual ocasiona reprocesos en las actividades, atrasos en las ordenes
de produccin, aumento del Lead Time, aumento de los costos de la No Calidad,
actividades y procesos fuera de control, escases de producto terminado.
Se busca realizar el mejoramiento de los procesos del rea de compras mediante

el estudio del trabajo, utilizando metodologas claves de intervencin que requiere
la alta gerencia, las cuales son: establecer la trazabilidad de las actividades (flujo
de compras), determinar el plan de mejoramiento, normalizar los procesos, realizar
el monitoreo de cumplimiento, capacitacin de los trabajadores en planificacin de
procesos y evaluacin a travs de la metodologa Kirkpatrick.
Se emplearon herramientas propias de la ingeniera para dar apoyo y

complemento a las metodologas descritas, como la caracterizacin por procesos
y diagramas de procesos.
10
INTRODUCCIN
En la actualidad son numerosas las compaas nacionales y multinacionales que

establecen objetivos de diversa ndole a nivel de empresa y en cada una de sus
reas, el cumplimiento de estos objetivos permite un crecimiento en las utilidades
que representan la venta y la comercializacin de un bien o un servicio, adems
de la sostenibilidad del negocio al largo plazo.
El departamento de compras de una organizacin tiene la responsabilidad de

realizar las adquisiciones de insumos (materias primas, material de empaque,
artculos de oficina, equipos, herramientas) necesarios en el momento debido, con
la cantidad y calidad requerida, al precio adecuado. Sin embargo, en este
departamento se desempean otras actividades como determinar informacin de
precios, realizar un control y seguimiento a las entregas, realizar una planeacin
de las compras con base a los comportamientos pronosticados de los productos,
el stock de inventario, los pedidos generados por los clientes y proyecciones del
rea de ventas.
Lo anteriormente mencionado, no se realiza de la manera adecuada en la

compaa Laboratorios Seres Ltda., ya que se evidencia la baja trazabilidad de
las actividades, carencia de normalizacin en los procesos, un inadecuado registro
y flujo de la informacin y una incorrecta planeacin a largo, mediano y corto plazo
de las compras (tiempos de entrega, actividades e insumos crticos). Lo anterior
est generando en la compaa reprocesos en las actividades, atrasos en las
ordenes de produccin, aumento del Lead Time del proceso, aumento de los
costos de la no calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de
producto terminado. Aunque no es objeto del tema de estudio, tambin se
identific en la compaa la falta de gestin del inventario de materias primas y
producto terminado, la carencia de metodologas matemticas y estadsticas para
pronosticar la demanda con mayor exactitud, de manera que la planeacin de las
compras se realice de la manera ms acertada.
Las fallas ya determinadas en el rea de compras estn originando un nivel de

satisfaccin muy bajo en los clientes, por lo cual, prefieren buscar otras
alternativas para suplir sus necesidades como adquirir productos de la
competencia.
11
La finalidad del presente proyecto fue identificar los factores que afectan el normal
desarrollo de las actividades en el rea de compras de la compaa
LABORATORIOS SERES LTDA (baja trazabilidad de las actividades, carencia de
normalizacin en los procesos, inadecuado registro y flujo de la informacin),
reconocer los elementos que generan dichos factores (inadecuada gestin y falta
de capacitacin de las personas en el rea), desarrollar e implementar estrategias
que permitan mejorar el desempeo de los trabajadores y que a su vez que dichos
resultados aporten a cumplimiento de los objetivos de la compaa.
Para poder alcanzar el objetivo propuesto se realizaron los diagramas y la

caracterizacin, lo cual facilita la normalizacin de los procesos, adicionalmente se
establece el plan de mejoramiento y monitoreo de cumplimiento de las normas
establecidas mediante visitas programadas al rea de compras exigiendo informes
peridicos de resultados de cumplimiento del departamento y se desarroll un plan
de capacitacin en planificacin de procesos dirigido al personal del departamento
de compras, al cual se le medir la eficiencia a travs del mtodo Kirkpatrick.
Es relevante describir que el tipo de investigacin abordada para la solucin del

presente problema es de carcter no experimental y aplicada, apoyada a travs de
dos metodologas: la gestin y normalizacin por procesos. En la investigacin se
han definido ocho etapas que son: diagnstico inicial (proceso actual de solicitud
de compra, flujo de compras y actividades crticas, condiciones del puesto,
personal involucrado en el proceso de compras), anlisis detallado de la situacin
actual (causa-efecto, represaje), plan de mejoramiento, ejecucin, flujo mejorado,
normalizacin, monitoreo de cumplimiento y ejecucin del plan de capacitaciones
en planificacin de procesos.
12
1. ANTECEDENTES
Toda compaa en la cual existan actividades industriales, necesita de materiales

y suministros para su funcionamiento, por consiguiente el departamento de
compras es la unidad comercial centralizada que tiene la misin de adquirir todos
los productos y servicios para la empresa en el momento debido, con la cantidad
solicitada, la calidad requerida y al precio adecuado, lo cual se representa
mediante una gestin en el proceso de compras. Es por esto que "la
administracin efectiva de los materiales y las compras pueden contribuir
significativamente al xito de organizaciones ms modernas"1.
Segn lo anteriormente descrito, para lograr que una compaa sea realmente
competitiva y que pueda sostenerse en el mercado, es de gran importancia la
adecuada administracin y la correcta ejecucin de los procesos del departamento
de compras ya que es un rea fundamental donde se busca el equilibrio entre el
costo y beneficio de la organizacin, logrando as maximizar las ganancias
obtenidas y conservar la capacidad de servicio-empresa de seguir generando
beneficios en el futuro. Lo cual es funcin de aspectos tales como el fondo de
comercio o su imagen de marca (Good Will)2.
Con el fin de dar mayor solidez a la presente investigacin, a continuacin se

mencionan las principales ideas que en la actualidad existen alrededor del tema
objeto de estudio.
Con el objetivo de mejorar y controlar los procesos, grandes compaas de

proyeccin nacional e internacional han incluido entre sus inversiones
tecnolgicas, la adquisicin de plataformas de administracin de recursos
empresariales las cuales facilitan la trazabilidad en toda la cadena de suministro y
distribucin, estas plataformas facilitan el registro y flujo de la informacin y la
planificacin de la produccin y compras a largo, mediano y corto plazo; Es el
caso de Bayer y Laboratorio Franco-Colombiano (Lafrancol) las cuales han
adquirido algunos mdulos de la plataforma SAP(Sistemas, Aplicaciones y
1
ROMN, Rosa Edna. Manual de compras para la micro y pequea empresa. Trabajo de grado
Maestra en Ingeniera Industrial en Sistemas de Manufactura. Mxico D.F.: Universidad
Iberoamericana. Facultad de Ingeniera, 2009. 91 p.
2
VIALS RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados a las empresas. Espaa Ediciones
Daz de santos, 2007. p.156. ISBN: 9788479784232.
* Paquete comercial de software ERP usado para controlar las operaciones de manufactura dentro
de las compaas.
13
Productos); en la planta de produccin de Bayer en la ciudad de Cali, se
adquirieron los mdulos de produccin, aseguramiento de calidad, controlling,
compras y almacenamiento, los cuales reemplazaron a sistemas independientes
como el Mapics* el cual llevaba 10 aos de uso, la implementacin del recurso
tuvo un impacto positivo en diferentes aspectos como la trazabilidad de las
actividades y de los productos, ya que a travs del sistema se aprueban las
materias primas, producto terminado, adems se generan las rdenes de proceso
y las de compra, entre otras caractersticas.
Otro factor en el cual se centran las inversiones y que forma parte de la estrategia
de mejoramiento continuo es la capacitacin a los colaboradores, el gasto en
capacitacin, desarrollo y educacin del personal es realmente una inversin. La
llamada mano de obra se convierte en mente y corazn de obra, y el personal
se desarrolla para que quiera, sepa y pueda hacer bien su trabajo 3, el progreso
del personal con enfoque de calidad, administracin y mejora de procesos fue uno
de los factores clave como parte de la solucin a la problemtica de
competitividad, las bajas ventas y la insatisfaccin de los clientes (precio, calidad,
servicios, actitud de la gente y no cumplir los objetivos planeados), despus del
estudio realizado por Garca en la empresa Plsticos y Derivados, as mismo
aplic un diagnstico al sistema de calidad por medio del Modelo Nacional para la
Calidad* como resultado se llev a cabo un plan de mejora que comprenda un
cambio cultural en las personas desde su formacin del ser y del hacer, la
comparacin con otras organizaciones de clase mundial, la ejecucin de prcticas
de relacin integral con los clientes y la evaluacin de la efectividad del liderazgo.
Dado lo anterior, es importante que las compaas reconozcan la importancia de

establecer polticas, estrategias y objetivos a mediano y largo plazo que permitan
mejorar la satisfaccin de sus clientes y cumplir en el mayor grado con sus
necesidades y expectativas. Es entonces donde la Organizacin Internacional
para la Normalizacin (ISO) cumple un papel importante mediante la
normalizacin de procesos asegurando el cumplimiento de los requerimientos de
los clientes, realizando una gestin proactiva, controlando los riesgos e
implementando una continua mejora en el desempeo de los procesos.
3 GARCIA, Jos Santos. El modelo nacional para la calidad y su enfoque sistmico como estrategia
para la competitividad. Trabajo de grado Maestro en Administracin. Mxico, D.F.: Universidad
Iberoamericana, 2005. 202 p.
*Modelo mexicano fundamentado en la gestin por sistemas, procesos y principios, en el cual se
emplean herramientas acordes a las caractersticas particulares de la organizacin, sin basarse en
alguna teora en particular.
14
Como dice Lpez4, la gestin en los procesos de una compaa es importante
para alcanzar una mayor productividad y garantizar la satisfaccin de las
necesidades de los clientes, adems en este proceso son de gran importancia las
metodologas de normalizacin de procesos y gestin de la calidad, en busca del
mejoramiento continuo como esencia de la calidad y la competitividad a largo
plazo.
Para establecer los lineamientos del proceso de mejoramiento continuo en la

empresa Electrocentro S.A., Lpez plantea una autoevaluacin empleando el
modelo europeo de excelencia EFQM y con base en los resultados obtenidos
proponer un modelo de mejoramiento continuo para la normalizacin de los
procesos. En el mismo sentido destaca la importancia de revisar los procesos
existentes y mejorarlos continuamente mediante la implementacin de un sistema
de gestin de la calidad y con el objetivo alcanzar la certificacin ISO 9000: 2000.
Las inversiones en tecnificacin de los procesos en empresas industriales, de

servicios, y en metodologas que buscan la normalizacin de las actividades, han
tenido un incremento en los ltimos aos en Colombia, esto es debido a las
actuales exigencias de calidad, competitividad y eficiencia para mantener una
activa participacin en el mercado de los productos y servicios ofertados.
Desde una perspectiva nacional, Hernndez5 aborda la problemtica del represaje

de rdenes de compra y de trabajo en el rea de provisiones la cuales ocasionan
retraso en las entregas del producto final al cliente y paradas de mquina en la
empresa Plegacol S.A., a travs su estudio demuestra la utilidad de la
metodologa PHVA ya que se logr identificar al rea de mantenimiento como la
que generaba la mayor cantidad de solicitudes, por tal razn se determin que el
personal de esta rea generar las ordenes y realizaran un seguimiento de las
mismas, conjuntamente se hizo dotacin de la tecnologa y el entrenamiento
necesario para la ejecucin de las nuevas labores, por lo cual se logr la
normalizacin de las reas de provisiones y mantenimiento, cumplir con la
cantidad, calidad y tiempo establecido en cada orden de trabajo y mejorar las
condiciones ambientales y ergonmicas generando armona laboral.
4 LPEZ CHACN, Froiln Fausto. El proceso de mejoramiento contino de la calidad y su

influencia en la normalizacin de los procesos de la empresa Electrocentro S.A. Trabajo de grado
Magister en Ingeniera Industrial. Per, Hunuco.: Universidad Nacional Hermilio Valdizan, 2005.
199 p.
5 HERNANDEZ DAVILA, Pedro Andrs. Normalizar el proceso de compras tcnicas y costeo del
mantenimiento en el rea de provisiones de Plegacol S.A. Trabajo de grado para Ingeniero
Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autnoma de Occidente, Facultad de Ingeniera.
Departamento de sistemas de produccin, 2007. 105 p.
15
Por su parte, Gonzlez6 enfatiza sobre la importancia de medir la productividad de
los operarios mediante indicadores de gestin, con el propsito de aumentarla sin
sacrificar la calidad del producto, la capacidad de respuesta y el buen servicio.
Entre los indicadores establecidos se encuentran: ndice de productividad
operativa, ndice de mano de obra, ndice de rechazos e ndice de paradas
promedio de mquinas, con los cuales se tiene un punto de comparacin entre lo
real vs lo terico, determinar cuantitativamente los resultados del proceso y
adoptar los cambios o las medidas de control necesarias, esta mejora hace parte
de la solucin al problema abordado por Gonzlez en su investigacin de la falta
de estandarizacin (documentacin e informacin) para controlar el proceso
productivo en la compaa ITC ingeniera de plsticos industriales, la cual fue
beneficiada por la reduccin del 29,7% del tiempo de fabricacin de sus productos.
A partir de los planteamientos anteriormente mencionados se identifican

herramientas que son de gran ayuda para lograr la competitividad en las
organizaciones, como desarrollar capacitaciones en relacin a los procesos
productivos y actividades desempeadas por el trabajador, ya que estas permiten
que las personas se preparen en el saber y para el saber hacer, otra herramienta
importante es la ejecucin del modelo EFQM para lograr la correcta
implementacin de un sistema de calidad, tambin es de gran utilidad para las
organizaciones incluir indicadores de gestin dentro del plan de estandarizacin
de los procesos productivos. Estas herramientas se plantearon por diferentes
autores y fueron utilizadas para dar solucin a diferentes problemticas en el
campo industrial y administrativo, logrando resultados satisfactorios, por lo cual se
concluye su aplicabilidad para el desarrollo del presente estudio, que tiene como
propsito incrementar el cumplimiento de los objetivos en el departamento de
compras de la compaa Laboratorios Seres Ltda., y de esta manera satisfacer de
forma integral las necesidades del cliente.
6
GONZALEZ ESCOBAR, Diego Fernando. Estandarizacin de procesos de fbrica y elaboracin
de indicadores de produccin en la empresa ITC. Trabajo de grado para Ingeniero Industrial.
Santiago de Cali: Universidad Autnoma de Occidente. Facultad de Ingeniera. Departamento de
sistemas de produccin, 2009. 109 p.
16
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 DEFINICIN DEL PROBLEMA
En la actualidad la competitividad a nivel mundial exige que las compaas

realicen una administracin efectiva de sus materiales e insumos a travs de las
compras, para ello deben establecer mecanismos y metodologas que les permiten
asegurar la calidad de sus productos, ser ms productivas y promover elementos
de mejoramiento continuo, no obstante en algunas compaas especialmente en
las PYMES, los resultados obtenidos en la gestin del departamento de compras
no son satisfactorios, lo cual se debe a la baja trazabilidad de las actividades,
carencia de normalizacin en los procesos, el inadecuado registro y flujo de la
informacin y la incorrecta planeacin a largo, mediano y corto plazo de las
compras.
La industria farmacutica es un sector empresarial altamente competitivo en el

cual influye de forma importante el trabajo desarrollado por el departamento de
compras, ya que de est depende la administracin eficiente de los recursos, la
gestin de cada uno de los procesos y calidad de los productos, por lo tanto las
grandes organizaciones y PYMES deben tener entre sus objetivos misionales el
desarrollo e implementacin de planes y mtodos de mejoramiento continuo,
como son: diagramas de procesos, procedimientos de trabajo, manuales de
funciones, identificacin de las actividades e insumos crticos, alternativas de
solucin y mejoramiento continuo, anlisis de trabajo, estndares de tiempos en
los procesos, control y seguimiento en los procesos, utilizacin adecuada de
herramientas y software para el registro de la informacin y planeacin de las
compras.
Lo anteriormente descrito es objeto de estudio en la compaa Laboratorios Seres

Ltda., PYME Vallecaucana del sector farmacutico que tiene 19 aos en el
mercado, la cual actualmente presenta debilidades en la gestin de su
departamento de compras, vindose afectada la productividad, competitividad y la
utilidad de la compaa como se puede observar en el rbol del problema de la
figura 1. Esta problemtica ha generado un impacto negativo en la compaa que
se ve reflejado en fallas de las actividades que generan reprocesos, atrasos en las
ordenes de produccin, aumento del lead time del proceso, aumento de los
costos de la No Calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de
producto terminado, causando una disminucin en las utilidades de la
organizacin y la prdida de los clientes, lo que se traduce en un riesgo de
sostenibilidad a largo plazo de la organizacin.
17
Finalmente, el presente trabajo tiene como objetivo resolver las problemticas en
el departamento de compras de la compaa Laboratorios Seres Ltda., referente a
la baja trazabilidad de las actividades, carencia de la normalizacin en los
procesos, inadecuado registro y flujo de la informacin e incorrecta planeacin de
las compras lo cual est generando reproceso en las actividades, atrasos en las
ordenes de produccin, aumento del lead time del proceso, aumento de los costos
de la NO calidad, actividades y procesos fuera de control y escases de producto
terminado; Lo anterior se pretende lograr mediante las metodologas de gestin y
normalizacin por procesos con las cuales se pretende disminuir los costos y
tiempos del proceso, de tal forma que se beneficie econmicamente la
organizacin, logre la fidelizacin de sus clientes, mejore su competitividad y
mantenga su sostenibilidad a largo plazo.
Figura 1. rbol del problema
18
19
2.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA
De acuerdo a lo enunciado anteriormente, el interrogante que el presente proyecto

pretende responder es:
Cmo se puede lograr el mejoramiento de los procesos del rea de compras de

la compaa LABORATORIOS SERES LTDA., en busca del incremento de la
productividad, obteniendo un mayor beneficio econmico y satisfaccin de los
clientes?
La solucin de esta pregunta genera otras preguntas:
Al implementar mecanismos de control en los procesos para determinar la

trazabilidad, se podr rastrear un determinado requerimiento en la cadena
productiva y dar respuesta oportuna a la solicitud?
Al implementar indicadores de gestin, se podr tener bajo control los

procesos, logrando disminuir los costos de la No Calidad y el riesgo de prdida de
clientes por incumplimiento de pedidos?
Al realizar capacitaciones en planeacin de procesos al personal del rea

de compras, se podr tener las actividades bajo control?
20
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Mejorar los procesos del rea de compras a travs del estudio de trabajo de la
compaa Laboratorios Seres Ltda., ubicada en la ciudad de Cali, con el fin de
incrementar la productividad.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar la trazabilidad de las actividades con la implementacin de

diagramas de proceso, caracterizacin de procesos y metodologas de gestin por
procesos a fin de controlar, desempear y mejorar los procesos de la
organizacin.
Elaborar e implementar indicadores de gestin que permitan medir las

actividades que generen valor en el proceso, con el propsito de evaluar el
desempeo de los procesos y los resultados de las acciones de mejora.
Disear un plan de capacitacin para planificacin de procesos al personal,

que les permita afianzar y desarrollar conocimientos con relacin a la planeacin
de actividades y procesos.
21
4. JUSTIFICACIN
En la actualidad, la globalizacin econmica ha generado altas exigencias en

mercado, las cuales tienen como fin cumplir con los requerimientos, necesidades y
expectativas de los clientes para mantener la satisfaccin de estos en el
momento de adquirir un producto o servicio, es por esto que las directivas de las
organizaciones han focalizado su inters en la gestin de los diferentes
departamentos de trabajo para lograr establecer mejoras en los procesos e
implementar modelos que garanticen el cumplimiento de los objetivos trazados y la
calidad del producto o servicio.
Este es el caso del presente estudio, con el cual las poblaciones o personas que
se beneficiaran son las siguientes:
La compaa Laboratorios Seres Ltda.: En el aspecto econmico, debido

a que al implementar las metodologas propuestas en el presente estudio, la
organizacin estar en la capacidad de disminuir los costos y el Lead Time del
proceso, reducir la cantidad de reprocesos en las actividades, disminuir los
Costos de la No Calidad y tener bajo control cada una de las actividades en el
proceso.
Los colaboradores del departamento de compras y la persona

responsable de la administracin de la compaa: En el aspecto personal, ya
que podrn adquirir y afianzar conocimientos terico-prcticos, relacionados
a la gestin y normalizacin por procesos.
La Universidad Autnoma de Occidente: Con la satisfactoria culminacin

del proyecto, esta institucin confirmar y afianzar su buen nombre ante la
sociedad, adicionalmente, servir como base de informacin a los estudiantes que
desarrollen propuestas de investigacin similares.
22
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 MARCO TEORICO
Con el fin de fundamentar la presente investigacin, a continuacin se describen

los fundamentos de las metodologas de normalizacin y gestin por procesos e
ideas que se aplican en la actualidad para mejorar la trazabilidad de las
actividades en los procesos y realizar planeacin de procesos.
5.1.1 Metodologa de normalizacin de procesos. Desde el punto de vista del

estudio de mtodos en el rea de Ingeniera, la normalizacin es el registro,
examen crtico y sistemtico de los modos de realizar las actividades con el fin de
efectuar mejoras en los procesos y establecer soluciones a situaciones repetitivas
mediante la estandarizacin.
Segn el ICONTEC7, la normalizacin es la actividad que establece para

problemas reales o potenciales, disposiciones ante usos comunes y repetitivos,
con el fin de obtener un nivel de ordenamiento ptimo en un contexto dado y
consta de los procesos de formulacin, publicacin e implementacin de normas.
La normalizacin ofrece importantes beneficios, como consecuencia de adaptar

los productos, procesos y servicios para los fines a los que se deben destinar,
entre estos beneficios estn: proteger la salud de los trabajadores y el medio
ambiente, prevenir los obstculos al comercio, facilitar la cooperacin tecnolgica,
reducir los costos y tiempos en los procesos.
5.1.1.1 Objetivos de la normalizacin. La normalizacin busca

fundamentalmente reducir las actividades en los procesos para establecer
modelos ms eficientes y efectivos, agrupar las actividades y tareas de tal forma
que el intercambio de informacin entre los procesos sea el adecuado, evitar
errores de identificacin mediante el registro de la informacin, optimizar y mejorar
los procesos, con el fin que el producto o servicio cumpla con las necesidades y
expectativas del cliente.
7
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Concepto de
Normalizacin. [En lnea]. Bogot: ICONTEC Internacional Colombia, 2011. [Consultado 26 de abril
de 2012]. Disponible en internet: http://www.icontec.org.co/index.php?section=37
23
5.1.1.2 Etapas de la normalizacin. Segn lo descrito por Niebel y Freivalds8, las
etapas se clasifican en:
5.1.1.2.1 Seleccin del trabajo para el estudio. Desde las consideraciones de

tipo econmico, se debe tener en cuenta las operaciones esenciales o costosas,
los cuellos de botella, los trabajos que involucran tareas repetitivas y el
movimiento de materiales o informacin de manera dispendiosa. Segn
consideraciones tcnicas o tecnolgicas, se debe tener en cuenta la
automatizacin, la sistematizacin, y por ltimo, el tiempo de planeacin y
ejecucin del proyecto (PERT CPM, Microsoft Project).
5.1.1.2.2 Registro de la informacin. Se deben realizar diagramas con base en

la simbologa referenciada en el cuadro 1, establecer los procedimientos de cada
actividad y desarrollar los manuales de procesos.
Los diagramas para el registro de la informacin se clasifican en: Cursograma

sinptico del proceso o diagrama de proceso de operaciones, cursograma
analtico diagrama de flujo del proceso (hombre, mquina, material), diagrama
bimanual mano izquierda - mano derecha (para problemas puntuales en cada
estacin de trabajo), diagrama hombre-mquina diagrama de actividades
mltiples y diagrama de recorrido (hombre, maquina, material).
Cuadro 1. Simbologa de los diagramas de proceso
Smbolo Significado Descripcin

Operacin Transformacin fsica o qumica.
Movimientos del hombre, mquina o

Transporte
material entre estaciones de trabajo.
Examinar el producto, por cantidad,
Inspeccin
calidad, peso u otra variable.
Demora Cuellos de botella.
Almacenamiento Almacenar.
8 NIEBEL, Benjamin y FREIVALDS, Andris. Ingeniera Industrial: Mtodos, estndares y diseo del
trabajo. 11 ed., Mxico: Alfaomega Grupo Editor, 2004. p.22.
24
Con el desarrollo de esta etapa se logra establecer la trazabilidad en los procesos
de una determinada rea.
5.1.1.2.3 Analizar datos. Usar los nueve enfoques principales para el anlisis de
la operacin, cuestionar cada detalle usando el por qu, dnde, qu, quin,
cundo, cmo.
5.1.1.2.4 Establecer. Presentar alternativas de solucin y mejoramiento en los

procesos, mediante diagramas de proceso, tcnicas matemticas y principios de
diseo del trabajo.
5.1.1.2.5 Presentar e instalar el mtodo. En esta etapa se debe evaluar

cuantitativamente y cualitativamente el mtodo, clculo del ROI (retorno sobre la
inversin), usar herramientas de toma de decisiones, desarrollar presentaciones
orales y escritas que permitan vender el mtodo al operario, supervisor y alta
gerencia para posteriormente poner en marchar el mtodo.
5.1.1.2.6 Desarrollar el anlisis del trabajo. En esta etapa se analizan y se

describen los procedimientos de trabajo, adems se determinan las actividades
que deben desarrollar los trabajadores dependiendo de sus habilidades.
5.1.1.2.7 Establecer estndares de tiempo. Se realiza un estudio de tiempos con

cronometro en horas, das, meses o aos y un muestreo del trabajo para
determinar los datos estndar.
5.1.1.2.8 Estudio de tiempo. En la tcnica del estudio de tiempos se debe

calcular el nmero de observaciones necesarias para medir el tiempo de los
elementos que intervienen en una tarea o ciclo, existen dos mtodos, el mtodo de
la tabla o cociente y el mtodo de la formula, para este caso en particular se
utilizar el mtodo de la Frmula. El mtodo de la frmula es una tcnica
estadstica donde se toma una muestra preliminar y se aplica la siguiente
expresin:
25
Donde:
N: Tamao de la muestra.
n: Nmero de observaciones del estudio preliminar.
5.1.1.2.9 Clculo del tiempo normal. El tiempo normal que es el requerido por el
operario normal para realizar la operacin cuando trabaja con velocidad estndar,
se calcula mediante el tiempo observado y la valoracin, este tiempo normal se
debe calcular por cada actividad como se evidencia a continuacin en la Cuadro
18 Clculo del Tiempo Normal.
Tiempo Normal (TN) = (Tiempo Observado (TO) * Valoracin (V))/ 100
5.1.2.10 Control y seguimiento. En esta etapa hay que verificar que el nuevo
mtodo este generando los resultados econmicos, sociales y tecnolgicos
esperados, se debe asegurar que el proyecto inicie adecuadamente y que las
personas estn de acuerdo con el normal desarrollo del mtodo. Posteriormente
se establecen los indicadores de gestin que permiten tener bajo control el
proceso y generar acciones correctivas si se requieren.
5.2 METODOLOGIA DE GESTION POR PROCESOS: SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD ISO 9001:2008
"El sistema de gestin de calidad ISO 9001 es una norma internacional de

aplicacin voluntaria, que establece los requisitos que debe cumplir una empresa
para demostrar que tiene la capacidad de cumplir los requerimientos de sus
clientes, que tiene una gestin proactiva enfocada hacia las causas de falla y el
control de riesgos, y que mejora continuamente en su desempeo"9.
5.2.1 Etapas para implementar el sistema de gestin de calidad
5.2.1.1 Diagnstico inicial del estado. A continuacin se describen los pasos

para determinar el estado inicial:
9
POVEDA, Pedro Pablo y CAN, Germn. Herramientas para implementar un sistema de
gestin de calidad: Basado en la familia de normas ISO 9000. 3 ed., Bogot: ICONTEC y
Corporacin CYGA, 2009. p.20.
26
Definir el equipo de trabajo y el alcance del SGC: Normalmente el equipo
asignado al ejercicio de la revisin est conformado por el grupo directivo,
apoyado por el consultor externo y el coordinador del proyecto.
Analizar el portafolio de productos y servicios de la compaa y determinar

los productos y sectores estratgicos, al igual que los clientes vitales.
Determinar los atributos y caractersticas claves del producto y servicio

ofrecido, el valor percibido por los clientes estratgicos, a partir de encuestas,
sondeos o grupos de enfoque. Un punto clave para implantar ISO 9001:2008 es la
determinacin qu es lo que espera el cliente de la organizacin, conocer cul es
el nivel actual de satisfaccin del cliente y de esta manera poder establecer
objetivos reales de mejora.
Identificar los procesos elementales de la compaa mediante diagrama de

procesos y entender cmo se relacionan unos con otros, sus entradas y salidas
mediante la caracterizacin de procesos.
Una herramienta importante para lograr efectuar el diagnstico inicial en la

organizacin es realizar la caracterizacin de los procesos. Esta es una
herramienta utilizada para describir cmo funcionan determinados procesos y
cmo interactan, es decir definir las entradas y salidas del proceso, lo cual
permite determinar la trazabilidad de las actividades, hacer un seguimiento
continuo y estandarizar los procesos, de tal forma que se puedan controlar, tener
un orden lgico y desarrollar actividades de mejoramiento continuo.
27
Figura 2. Diagrama de Caracterizacin de Procesos
28
5.2.1.2 Planificacin del sistema. Para asegurar el xito en la implantacin del
SGC ISO 9001:2008 se debe realizar una planificacin de los procesos,
mediante la cual se establecen las actividades, los recursos necesarios para llevar
a cabo las actividades, los periodos de tiempo requerido, responsables. Tambin
es importante definir los objetivos, establecer las metas y el plan estratgico.
La planificacin de procesos es una herramienta en la cual se utiliza una tabla

donde se establece un orden cronolgico de las actividades, los recursos
necesarios para su ejecucin, la fecha de inicio y fin, su periodo de duracin, como
se puede observar en el cuadro 2.
Cuadro 2. Control de las actividades para la planificacin de procesos
No Descripcin Duracin Inicio Fin Predecesora Recursos Responsable

1
2
Posteriormente esta informacin se traslada a un diagrama de Gantt para llevar un

control visual de los ciclos de los procesos, como se observa en la figura 3. Para
facilitar el manejo de esta herramienta se identific un software y herramientas que
son de gran ayuda Microsoft Project y Excel.
Figura 3. Diagrama de Gantt
Tambin se puede emplear el ciclo PHVA para tener un mayor control en las
actividades del proceso, como se muestra en la figura 5.
29
Figura 4. Ciclo PHVA
Fuente: FONTALVO HERRERA, Toms Jos. La calidad en los servicios ISO

9000:2000, Bogot: Corporacin para la gestin del conocimiento ASD 2000,
2005. p. 83.
5.2.1.3 Rediseo de los procesos. Una vez planificada la implementacin se

procede a establecer mecanismos de control en las actividades del mapa de
procesos, que aseguren el cumplimiento de los criterios claves que afectarn los
requisitos y expectativas de los clientes, en el mismo sentido se identifican los
parmetros claves de cada proceso y se especifica cmo se deben controlar
(indicadores de gestin, seguimiento en los procesos), y que registros se deben
generar.
Un indicador de gestin es una magnitud asociada a una variable o parmetro,

resultado de una medicin, de una actividad o proceso y que demuestra el
desempeo en momentos consecutivos y con una frecuencia establecida. Son
mecanismos de control y seguimiento que se utilizan para determinar si las
actividades y requisitos planificados se estn cumpliendo adecuadamente.
Antes de desarrollar un indicador de gestin es importante determinar el objetivo

estratgico de la actividad, la variable a medir, las fuentes de datos, la formula o
procedimiento de clculo, se debe establecer el lmite de control y meta, asignar el
responsable de la actividad, definir la frecuencia de clculo y anlisis, y por ultimo
30
definir las herramientas de anlisis. Los indicadores de gestin se pueden plasmar
mediante un cuadro integrado de mando como se muestra en el cuadro 3.
Cuadro 3. Cuadro integrado de mando
Lmite
Objetivo Perspectiva Indicador Formula Frecuencia Proceso Responsable de Meta
control
Fuente: LPEZ CARRIZOSA, Francisco Jos. Indicadores de Gestin: La

medicin de la gestin para el xito sostenible. Bogot: Instituto Colombiano de
normas tcnicas y certificacin ICONTEC, 2011. p. 55.
Es importante mencionar que para cada rea de las organizaciones ya existen

determinados unos indicadores de gestin pero las compaas pueden
desarrollarlos dependiendo de sus requerimientos.
5.2.1.5 Revisin de la alta direccin. Una vez desarrollado el SGC, la alta

direccin debe hacer una revisin en la cual se analiza la eficacia del sistema para
cumplir los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes, adems de
promover la mejora continua de los procesos.
5.3 MODELO KIRKPATRICK
Este modelo se emplea para la evaluacin de acciones formativas y se presenta a

travs de cuatro niveles que son reaccin, aprendizaje, comportamiento y
resultados.
En el nivel de reaccin se mide la cota de satisfaccin de los alumnos con

respecto a la formacin que acaba de recibir mediante cuestionarios. En el
segundo nivel de aprendizaje se mide los conocimientos adquiridos por los
alumnos a lo largo del curso, esto se logra con una evaluacin antes y despus de
la formacin. En el tercer nivel de comportamiento se mide la capacidad de los
alumnos para aplicar en su trabajo los conocimientos adquiridos lo cual se puede
lograr a travs de entrevistas, cuestionarios y observaciones. El ltimo nivel de
resultados se intenta medir si los objetivos planteados en la formacin se utilizan
en la organizacin de forma efectiva y eficiente, esto se puede lograr a travs de
exmenes y entrevistas a los participantes del curso.
31
6. METODOLOGA
6.1 TIPO DE INVESTIGACIN
La presente investigacin ser de carcter no experimental y aplicada, ya que

inicialmente solo se realizarn observaciones en el rea de compras, logrando as
tener un reconocimiento sistmico del proceso e identificar las causas del
problema central, posteriormente se establecern los mecanismos de accin que
ayuden a disminuir los efectos en el proceso y que faciliten el mejoramiento de los
procesos del rea de compras de la compaa Laboratorios Seres Ltda., a travs
del estudio de trabajo; Para lo cual se utilizarn herramientas y metodologas
existentes como lo son la gestin y normalizacin por procesos. Es importante
definir que el alcance del proyecto se extiende solo al rea de compras de la
compaa, no obstante el modelo puede ser aplicado a otros departamentos de la
organizacin.
6.2 FUENTES PARA LA OBTENCIN DE LA INFORMACIN
La informacin requerida para el desarrollo del presente estudio se obtendr de

las siguientes personas: la persona responsable de la administracin de la
compaa, el jefe de compras y el auxiliar del departamento, a travs de
cuestionarios, entrevistas y observacin en el proceso.
Para estructurar el estado del arte y marco terico se acudir a fuentes de

informacin a nivel nacional e internacional, mediante bases datos en lnea.
6.3 ETAPAS DE LA METODOLOGA
El presente proyecto se pretende culminar satisfactoriamente, mediante el

desarrollo de seis etapas, utilizando investigacin de tipo no experimental y
aplicada en cada una de estas, de tal forma que se logre dar cumplimiento a los
tres objetivos especficos planteados en el estudio, tal como se evidencia
mediante el cuadro N0. 2 Resumen de las etapas del proyecto al final de la
seccin.
Etapa 1: En esta etapa se pretende realizar un diagnstico inicial en la

compaa Laboratorios Seres LTDA., identificando como se realiza el proceso
32
actual de solicitud de compra, como es el flujo de compras (trazabilidad de cada
una de las actividades), cules son las actividades crticas, cules son las
condiciones del puesto de trabajo e identificar el personal involucrado en el
proceso de compras. Lo anterior apoyndose en la herramienta EDraw para
generar los diagramas.
Resultados esperados: Generar el documento con el diagrama de flujo del proceso

de compras actual.
Etapa 2: En esta etapa se pretende realizar el anlisis detallado de la

situacin actual.
Resultados esperados: Generar el documento con el diagrama causa-efecto.
Etapa 3: Para esta etapa se desarrollara el plan de mejoramiento del

proceso de compras, la secuencia para llevarlo a cabo y se establecer el
diagrama con el flujo mejorado del proceso apoyndose en la herramienta EDraw
para generar los diagramas.
Resultados esperados: Generar el documento con las acciones de mejoramiento,

crear el documento con el ciclo PHVA para darle solucin al problema y elaborar el
documento con el flujo mejorado del proceso.
Etapa 4: En esta etapa se realizar la normalizacin del proceso de

compras, estableciendo los nuevos procedimientos y estandarizacin del proceso,
mediante la metodologa de estudio de trabajo, adicionalmente se determinaran
los perfiles por puesto de trabajo y se realizara la delegacin de actividades y
responsabilidad a cada trabajador (manual de funciones).
Resultados esperados: Documento con diagramas del proceso normalizado y

manual de funciones.
Etapa 5: En la presente etapa se realizar el monitoreo y control de

cumplimiento de las normas establecidas mediante visitas programadas al rea de
compras, adicionalmente el desarrollo, implementacin y anlisis de los
indicadores de gestin.
33
Resultados esperados: Informe de resultados de cumplimiento obtenidos por el
rea de compras con el respectivo anlisis de los indicadores de gestin.
Etapa 6: En esta etapa se desarrollar un cronograma de capacitacin

para las personas directamente relacionadas con el departamento de compras y
posteriormente se ejecutar, esto con el objetivo de fortalecer habilidades y
conocimientos tcnicos con respecto a la planificacin de procesos; lo anterior se
lograr haciendo uso de la herramienta Microsoft Project y Microsoft Excel.
Finalmente se medir la eficiencia de la capacitacin a travs del mtodo
Kirkpatrick.
Resultados esperados: Al culminar la capacitacin se pretende que los

trabajadores tengan la capacidad de planificar, ejecutar y controlar las actividades
que generen valor en el proceso de compras.
Etapa 6: En la presente etapa se realizar el informe final del proyecto,

utilizando herramientas como Microsoft Word y Excel, posteriormente se
sustentar el proyecto con la compaa.
Resultados esperados: Documento con el informe final del proyecto.
En el cuadro 2 se relacionan las caractersticas de los elementos que hacen parte

de cada una de las etapas.
Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto
34
Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto (Continuacin).
35
7. DIAGNSTICO INICIAL
7.1 PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Actualmente en el departamento de compras se desempean las actividades de

compras de materias primas y material de empaque para los medicamentos que la
compaa comercializa, gestin de proveedores, gestin de inventarios de materia
prima, material de empaque y productos terminados. En esta rea se realiza la
planeacin de las compras con base a los requerimientos de productos del rea
de ventas, los histricos de la compaa y el inventario a la mano de productos.
7.1.1 Flujo de compras en Laboratorios Seres LTDA
Figura 5. Flujo de compras de Laboratorios Seres Ltda.: Mtodo actual.
7.1.2 Proceso actual de solicitud de compra. Aunque Laboratorio Seres Ltda.,

no tiene planta de fabricacin para sus medicamentos, el departamento de
compras juega un papel vital en la cadena productiva ya que debe garantizar que
los insumos de los medicamentos lleguen a los maquiladores en el tiempo y
cantidad requerida, al menor costo y con la calidad adecuada.
36
En el departamento se ejecutan funciones como la planeacin de productos que
se deben fabricar (cantidad, punto de reorden, inventario de seguridad), para lo
cual se emplea como herramienta una plantilla en Excel donde se especifica el
histrico de ventas del ao pasado, inventario mensual de productos terminados y
de insumos que enva cada fabricante.
A partir de la anterior informacin se establece si el inventario a la mano de

producto terminado satisface los requerimientos que se han proyectado con el
inventario del ao anterior, de tal forma que no se tenga que ordenar la fabricacin
del producto o si por el contrario no se podr satisfacer la demanda esperada y se
debe ordenar la fabricacin de alguna referencia.
Si se requiere ordenar la fabricacin de alguna referencia se verifica el inventario

de insumos para confirmar disponibilidad, de existir inventario suficiente se
procede con la apertura de la orden de fabricacin, pero de no ser as el jefe de
planeacin confirma la cantidad requerida de cada insumo para suministrar dicha
informacin a el auxiliar de compras y que l proceda con las solicitudes de
cotizacin, anlisis de las mismas y posterior elaboracin de las ordenes de
compras.
Entre sus funciones administrativas en el departamento de compras se realiza

toda la gestin de documentos en el software administrativos.
7.2 ACTIVIDADES CRTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Las siguientes actividades son crticas para el rea de compras, ya que se

determin que eran las ms importantes a la hora de desempaar las funciones,
porque generan valor en los procesos y cualquier atraso o no realizacin de las
mismas podra afectar el cumplimiento de los objetivos en el departamento; el
anlisis e identificacin de las actividades se realiz junto con el personal
encargado en el rea y a partir de la observacin.
37
Cuadro 5. Actividades criticas del rea de compras
ACTIVIDADES CRITICAS
1. Anlisis de Inventarios
1.1 Evaluacin de Inventarios
1.1.1 Inventarios de producto terminado
1.1.2 Inventarios de Insumos
2. Anlisis de requerimientos
2.1 Elaboracin de las ordenes de produccin
2.2 Anlisis de requerimientos de insumos segn disponibilidad y requerimientos
3. rdenes de compra
3.1 Solicitud de cotizaciones
3.2 Anlisis de cotizaciones
3.3 Aprobacin de cotizaciones
3.4 Elaboracin de la rdenes de compra para los insumos
3.5 Envi de la orden de compra al proveedor
3.5.1 Verificacin e impresin de la ficha tcnica del producto
3.5.2 Verificacin e impresin de los artes si es material de empaque
3.5.3 Firma de aprobacin de todos los documentos de soporte
3.5.4 Envi de todos los documentos de soporte
4. Costeo de la produccin
4.1 Recepcin y revisin del Bach record
4.2 Recepcin y verificacin de las facturas de proveedores
4.3 Costeo por producto en software administrativo
4.3.1 Minutas de produccin
4.3.2 Notas de salida
4.3.3 Traslados de materiales
5. Informes para entidades del estado
5.1 Informes del Fondo
5.2 Informes de precios
6. Informes administrativos
6.1 Informe de gestin
6.1.1 Estados de las ordenes de produccin
6.1.2 Entradas de producto terminado
6.1.3 Novedades
10. Gestin de documentacin
10.1 Facturas de proveedores
10.2 Certificados de calidad
10.3 rdenes de compra
10.4 Libro de compras
10.5 Libro de produccin
10.6 Paquetes de produccin
10.7 Informes del fondo
10.8 Informes de precios
10.9 Cotizaciones
38
7.3 CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO
Las condiciones del puesto del trabajo en el rea de compras son favorables, ya
que el espacio es adecuado, la iluminacin es apropiada, el escritorio y silla de
trabajo son ergonmicos, los elementos y equipos de trabajo facilitan las funciones
y labores, lo cual permite ejecutar las actividades de la manera adecuada.
Adicionalmente el rea de compras cuenta con aire acondicionado lo cual permite
que los trabajadores no sean afectados por estrs trmico.
El clima laboral en el rea de compras es un poco tenso debido a que las

funciones que se ejecutan en este puesto de trabajo son de gran importancia para
todo el ciclo productivo de la organizacin y exigen unos altos niveles de
responsabilidad lo cual puede generar paulatinamente estrs a los trabajadores.
El rea de compras cuenta con los siguientes elementos que facilitan la ejecucin
de las actividades:
Internet WIFI que permite realizar consultas en la WEB, descargar y enviar

informacin.
Computador para ejecutar las actividades y funciones del puesto de trabajo.
Escner que facilita l envi de las rdenes de compra a los proveedores.
Fotocopiadora para imprimir todos los documentos requeridos en el rea.
7.4 PERSONAL DEL AREA DE COMPRAS
El personal de trabajo de la compaa Laboratorios Seres Ltda., que conforma el

departamento de compras son el jefe de planeacin y auxiliar de compras; pero a
su vez estos se relacionan de manera directa con el gerente de produccin, jefe
de almacn, jefe de aseguramiento y calidad de la compaa que presta el servicio
de maquila para los productos.
39
8. ANLISIS DE CAUSA
Debido a todos los inconvenientes presentes en el departamento de compras, se

requiere realizar un anlisis detallado de la problemtica que est afectando el
normal funcionamiento del rea.
Por tal motivo es importante recopilar la informacin necesaria para proponer un

plan de mejora que permita resolver los problemas que afectan al rea de
compras. La anterior informacin mencionada hace referencia a la descripcin de
los procesos actuales del departamento de compras, las actividades crticas,
condiciones del puesto de trabajo, personal del rea, diagrama de causa y efecto.
La caracterizacin del proceso y el diagrama del mtodo actual.
A partir de el diagnostico se evidencio que en la compaa Laboratorios Seres

LTDA, gran parte de los procesos se desarrollan empricamente, las personas
tienen el conocimiento de los procesos pero no existen unos procedimientos
escritos y metodologas de trabajo que sean guas o permitan evaluar el
desempeo de las reas, tampoco se manejan registros de informacin en
relacin la forma como se realizan las actividades y los anlisis correspondientes
para la toma de decisiones. El gerente general de la compaa expreso que
aunque su personal de trabajo tiene una muy buena estabilidad laboral, cuando
hay procesos de atraccin del talento por vacantes bien sea de reemplazo o
nuevas funciones, es crtico la capacitacin del nuevo personal al no existir la
informacin anteriormente descrita; a su vez no existe un plan estratgico ni
indicadores de gestin que permitan diagnosticar las condiciones de la empresa
en un periodo de tiempo inmediato y tomar decisiones en funcin de este anlisis.
La problemtica anteriormente descrita tiene como efecto un aumento en los

tiempos operativos de la organizacin y de los costos, por la inadecuada gestin
en las reas estructurales.
Tambin es importante mencionar que para poder obtener unos resultados

ptimos a travs del presente proyecto es vital realizar campaas dirigidas a
generar conciencia y conducta en los respectivos trabajadores, ya que se
evidencia en ellos costumbres y perspectivas que van en contra de los principios
de gestin de procesos y enfoque sistmico.
Normalizando el rea de compras mediante diagramas de flujo, normas y

procedimientos estndares, generalizando esta informacin y concientizando al
40
personal involucrado mediante campaas y actividades de culturizacin, se podr
generar un cambio en la estructura del rea que permita desarrollar las actividades
de una manera adecuada.
8.1 CAUSA EFECTO
Una herramienta ideal para representar grficamente las causas que generan el
bajo nivel de satisfaccin de los clientes internos y externos de la compaa, la
prdida de clientes por incumplimiento de pedidos, los reprocesos en el rea, la
reduccin de la utilidad de la compaa por la inadecuada gestin del
departamento de compras y el riesgo de sostenibilidad de la compaa a largo
plazo, es el diagrama de espina de pescado.
Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del rea de compras.
8.1.1 Inadecuada gestin del rea de compras
Nivel de satisfaccin bajo de los clientes internos: Los trabajadores del rea
de compras expresan que se sienten poco capacitados en el manejo del software
administrativo de la compaa y que adems requieren les brinden herramientas
41
que les faciliten la planeacin de las compras y la produccin de los productos;
igualmente se identific que exista una carencia de procedimientos de trabajo,
manuales de funciones y diagramas de proceso que permitan identificar,
reconocer y ejecutar mejor las funciones en el rea. Por ltimo se evidencio que
al no existir manuales de funciones existe una inadecuada distribucin de la carga
laboral entre los trabajadores.
Prdida de mercado Clientes: Los clientes en ocasiones le han expresado

a la compaa que sus pedidos no llegan a tiempo o en el peor de los casos la
compaa tiene agotados y se despachan los pedidos incompletos. La falta de
normalizacin de los procesos en el rea de compras genera atrasos en las
rdenes de produccin que afectan el LEAD TIME de los productos y esta
problemtica se traduce en una prdida paulatina de clientes para la compaa.
Reprocesos en el rea: Inexistencia de estndares en los procesos y

actividades ejecutadas por el rea de compras, la falta de diagramas de proceso y
reconocimiento de las variables crticas, no permiten identificar, examinar,
controlar el ciclo productivo, ni realizar una correcta planeacin a largo, mediano y
corto plazo. Lo anterior genera la posibilidad de incurrir en errores humanos,
adems tener que efectuar reprocesos que afectan el Lead Time de los productos
y elevan los costos productivos, reduciendo la utilidad de la compaa. Los
reprocesos generan que la compaa sea menos productiva y competitiva.
Metodologa inapropiada en la gestin de los procesos: Actualmente el

departamento de compras no realiza un seguimiento adecuado de las rdenes de
compra de los insumos solicitados a los proveedores, existen muchas falencias de
planeacin y control de procesos, lo cual evidencia que no existe un adecuado
flujo en los procesos ni una metodologa eficiente.
Riesgo de sostenibilidad a largo plazo: El personal del departamento de

compras requiere que le brinden las herramientas y elementos suficientes que le
permitan cumplir con sus funciones de la manera adecuada; se debe normalizar
los procesos e implementar indicadores de gestin que permitan medir, controlar,
evaluar y mejorar los procesos, de esta forma se asegura una mejor gestin en el
rea y se disminuir el riesgo de sostenibilidad a largo plazo de la compaa.
42
9. PLAN DE ACCIN
9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
La recoleccin y anlisis de la informacin de la situacin actual de la compaa

permiti identificar los problemas que afectan el departamento de compras. A
partir de la informacin recolectada y la aprobacin del gerente general de la
compaa, se implementara un plan de mejoramiento que involucre al Jefe de
Compras y el Auxiliar de compras y permita dar las soluciones adecuadas.
Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se requiere una
campaa de culturizacin que permita a todos los involucrados con el rea de
compras de la compaa (proveedores, Jefe de almacn, Jefe de Aseguramiento y
Calidad, Director Tcnico, Jefe de Compras y Auxiliar de Compras) asimilar y
apropiarse de la nueva propuesta.
Es importante proceder ordenadamente con los siguientes pasos:
Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores a una

hora y media. En estas reuniones se deben definir de manera concreta los
avances del plan de mejoramiento, los problemas presentados y sus posibles
soluciones.
Realizar la caracterizacin de los procesos ejecutados en el rea de compras,

identificando cada una de sus entradas y salidas.
Establecer el mtodo mejorado del diagrama de procesos a partir de la

caracterizacin del mismo.
Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales de

funciones por perfiles en el rea de compras.
Realizar el estudio de tiempos para las actividades del rea de compras.
43
Disear y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de gestin
que permitan evaluar el desempeo del rea de compras y el progreso obtenido
peridicamente con en plan de mejoramiento.
Desarrollar el cronograma de capacitacin para los trabajadores del rea de

compras en planeacin de procesos, posteriormente ejecutarlo y evaluarlo.
44
10. EJECUCIN
10.1 SOLUCION AL PROBLEMA
Par dar solucin al problema, fue necesario basarse en la metodologa PHVA que
corresponde al PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR. Para la
implementacin de esta metodologa se requiere considerar de manera simultnea
las actividades del proceso, un resumen del proceso, los requisitos del sistema,
todo esto enfocado a mantener y mejorar la Gestin de Calidad, el crecimiento y
competitividad de la empresa.
10.2 COMO LLEVARLO A CABO
La implementacin de la metodologa PHVA es un ciclo de mejora continua que

permitir planear, direccionar, iniciar, revisar, implementar mejoras, verificar y
revisar constantemente todo el proyecto.
Figura 7. Metodologa PHVA
45
10.3 ACTA DE REUNION
Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales.
FECHA PARTICIPANTES DIAGNSTICO OBSERVACIONES PROCEDIMIENTOS
10.4 CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS EN EL REA DE COMPRAS
La caracterizacin es una herramienta para describir cmo funciona un proceso,

por lo cual se debe construir una caracterizacin por cada proceso.
Esta herramienta sirve para saber hasta dnde llega el proceso, como interactan
los procesos, es decir que entrega un proceso a otro y quienes son los
responsables.
Cuadro 7. Caracterizacin del proceso de compras.
46
Cuadro 7. (Continuacin)
47
48
10.5 FLUJO ANTERIOR ACTUAL Vs FLUJO MEJORADO
A partir del flujo actual de las compras se plantea un modelo mejorado con su
respectivo diagrama, as mismo para el proceso de costeo de la produccin,
informes administrativos y de gestin, informes del estado y gestin de la
documentacin.
49
Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras.
50
Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras
(Continuacin)
51
10.6 PROCEDIMIENTOS Y MANUALES DE FUNCIONES
LABORATORIOS SERES LTDA EMISIN PAGINA 1 /2

08/06/2013
REVISIN N0 REV 1
MANUAL DE FUNCIONES 09/07/2013
GENERALIDADES
INTRODUCCIN
El departamento de compras tiene como funcin principal gestionar de manera

adecuada la adquisicin de los recursos requeridos para la fabricacin de los
productos y normal desarrollo de las dems reas administrativas de la compaa.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE FUNCIONES (JEFE DE COMPRAS Y
AUXULIAR DE COMPRAS).
Establecer y determinar los procesos y procedimientos que realiza el

departamento de compras para la adquisicin de bienes y/o servicios requeridos
por las diferentes reas administrativas, de manera gil, oportuna, eficaz y
eficiente. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la compaa
Laboratorios Seres LTDA en el cumplimiento de su misin social.
Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras
TITULO DE CARGO: JEFE DE COMPRAS

AREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS (ADMINISTRATIVO)
COMPETENCIA
EDUCACIN FORMACIN
Profesional en carreras Cursos de formacin y actualizacin en
administrativas o Ingeniera procesos administrativos, gestin y
Industrial. planeacin de recursos y Sistema de
Gestin de Calidad ISO 9001:2008,
Microsoft office 2010, manejo de Corel Draw
13.
Conocimientos intermedios del idioma
Ingles.
52
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organizacin, Iniciativa, solucin Cuatro (4) aos de experiencia relacionada
de problemas, relaciones en su rea.
interpersonales, compromiso por
la compaa, calidad del trabajo, Un (1) ao de experiencia en el manejo de
trabajo en equipo, direccin y algn sistema de informacin contable.
liderazgo, capacidad de trabajo
bajo presin.
FUNCIONES
1. Administrar y controlar la cadena productiva de la compaa.
2. Direccin estratgica de la compaa en su actividad operacional.
3. Anlisis e interpretacin de los datos estadsticos de la compaa y sus
histricos en relacin a la demanda.
4. Desarrollar e implementar los pronsticos de las demanda.
5. Anlisis y monitoreo de los inventarios.
6. Desarrollar y gestionar el plan maestro de produccin de la compaa,
partiendo de que la actividad econmica de esta es comercializacin y
distribucin y el proceso de fabricacin se subcontrata.
7. Seleccin, evaluacin y auditoria de los proveedores.
8. Planificacin y negociacin de proyectos y desarrollos.
9. Tomar decisiones en relacin a la mejora de la productividad, flexibilidad y
competitividad de la compaa.
10. Gestin del ciclo de vida del producto.
11. Velar por el mejoramiento continuo en la gestin de los procesos del rea
de compras (indicadores de gestin, medidas de desempeo, otros).
12. Aprobacin de rdenes de compra de materiales e insumos.
13. Apertura de rdenes de produccin.
14. Realizar estudios y proyeccin de nuevos proveedores, evaluando la
calidad, precio, condiciones de entrega y de pago.
15. Realizar y presentar informes solicitados por las entidades del estado en
relacin a la comercializacin y distribucin de los productos de la
compaa.
16. Realizar el informe mensual de gestin a la gerencia general, reportando el
estado de las rdenes de produccin, entradas de productos terminados,
solicitudes de incineracin de producto terminado, anlisis de costos
directos e indirectos de fabricacin, estado de los proyectos de productos
nuevos.
53
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD
Supervisin sobre personas SI
Informes de gestin SI
Informes a entidades del estado SI
Dinero SI
Equipo, maquinaria y material SI (con todos los procesos) Indirecta
(proveedores de insumos).
Manejo de herramientas, tcnicas SI
(Software-hardware)
Trato con el cliente externo SI
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:
Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras
TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE COMPRAS

AREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
COMPETENCIA
EDUCACIN FORMACIN
Profesional o estudiante en ltimos Cursos de formacin y actualizacin en
semestres en carreras procesos administrativos, gestin y
administrativas, Ingeniera Industrial,planeacin de recursos, conocimiento
mercadeo y negocios internacionales del Sistema de Gestin de Calidad ISO
o comercio exterior. 9001:2008, manejo de Microsoft office
2010, administracin de archivo.
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organizacin, Iniciativa, capacidad Un (1) ao de experiencia relacionada
de anlisis, solucin de problemas, en su rea.
relaciones interpersonales,
compromiso por la compaa, calidad Un (1) ao de experiencia en el manejo
del trabajo, trabajo en equipo, de algn sistema de informacin
planeacin estratgica, atencin de contable.
proveedores. Actitud de negociacin
y captura de datos, habilidad para
trabajar bajo presin, proactivo y con
enfoque de resultados.
54
FUNCIONES
1. Planear y coordinar las compras de los insumos requeridos para la
fabricacin de los productos de la compaa y materiales o elementos
necesarios en el normal desarrollo de las dems reas de la organizacin.
2. Realizar el contacto con los proveedores.
3. Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa
y suministrar a la gerencia y/o jefe inmediato.
4. Gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos, cotizaciones y
rdenes de compra emitidas por la empresa.
5. Recibir y verificar la factura de compra con la respectiva orden e ingresar
la informacin al respectivo reporte en el sistema.
6. Verificar las especificaciones, calidad y cantidad del producto entregado
por el proveedor segn orden de compra.
7. Realizar los respectivos reclamos de calidad y enviarlos a los proveedores.
8. Preparar a la gerencia y/o jefe inmediato un informe mensual de
estadsticas de compras y novedades y clasificarlas segn sus diferentes
rubros.
9. Realizar el presupuesto trimestral, semestral y anual de compras de la
compaa.
10. Administrar, controlar y almacenar todos los documentos en relacin al
rea de compras.
11. Gestin y control de los inventarios de materia prima
12. Revisar y depurar en el software administrativo los inventarios de las
diferentes bodegas.
13. Elaborar las solicitudes de requerimientos de insumos segn el plan
maestro de produccin.
14. Elaborar en el sistema los traspasos de insumos entre sucursales o
bodegas.
15. Hacer visitas a los proveedores, para efectos de negociacin de insumos.
16. Realizar todos los procesos y actividades relacionados con el costeo de la
produccin de los productos de la compaa (Minutas de servicios y
anlisis, Notas de salida de insumos).
17. Solicitud, recepcin y revisin del Bach record de los productos terminados
expedidos por las compaas fabricantes.
18. Mantener estricta reserva de la informacin confidencial por motivos de su
cargo.
19. Desempear las dems funciones inherentes al cargo que le sean
asignadas en forma regular u ocasional por su superior inmediato.
55
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD
Supervisin sobre personas NO
Informes de gestin SI
Informes a entidades del estado NO
Dinero NO
Equipo, maquinaria y material SI (con todos los procesos) Indirecta
(proveedores de insumos).
Manejo de herramientas, tcnicas SI
(Software-hardware)
Trato con el cliente externo SI
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:
10.7 NORMALIZACIN DEL PROCESO DE COMPRAS
10.7.1 Calculo del tamao de la muestra
A continuacin se presentan los tiempos obtenidos bajo un seguimiento y

observacin en cada una de las actividades del rea de compras, para realizar el
clculo del tamao de la muestra o nmero de observaciones.
Para calcular el tamao de la muestra (N) se trabaja con una n = 3, que es el

nmero de observaciones del estudio preliminar:
Cuadro 10. Calculo del nmero de observaciones por actividad segn el

mtodo de la formula.
56
Cuadro 10. Calculo del nmero de observaciones por actividad segn el
mtodo de la formula (Continuacin).
El tamao de la muestra est entre 1 y 4 observaciones, motivo por el cual se

realiza el estudio de tiempos con un grupo de 4 observaciones.
57
10.7.2 Estudio de tiempo. A continuacin se presentan los tiempos obtenidos
durante las cuatro observaciones por cada una de las actividades.
Es importante aclarar que el clculo de dichos datos se realiz con cronometro

digital, para los lapsos de tiempo cortos y con reloj programado por computadora
para las actividades que demandaban mayores tiempos.
Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda.
58
Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda (Continuacin).
59
Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda.
60
Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda (Continuacin).
61
Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda.
62
Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda (Continuacin).
63
Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda.
64
Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda (Continuacin).
10.7.3 Valoracin del ritmo de trabajo. Para poder realizar el estudio de tiempos
es necesario realizar la valoracin de las actividades en el proceso de compras
segn la actuacin normal de los trabajadores de dicha rea. Para realizar esta
valoracin se utiliza el sistema Westinghouse, el cual considera cuatro factores
para evaluar la actuacin de los trabajadores (habilidad, esfuerzo, condiciones y
consistencia).
65
A continuacin los cuadros con las cuales se evaluara cada uno de los factores:
Cuadro 15. Valoracin con el factor destreza o habilidad.
Fuente: ARIAS CASTRO, Giovanni, Medicin del trabajo, Cali: Universidad

Autnoma de Occidente, p. 52.
Cuadro 16. Valoracin con el factor esfuerzo o empeo.

66
Cuadro 17. Valoracin con el factor condiciones.

Cuadro 18. Valoracin con el factor consistencia.

observacin.
67
observacin (Continuacin).
68
observacin (Continuacin).
10.7.4 Calculo del tiempo normal
Cuadro 20. Calculo del Tiempo Normal y Tiempo Estndar.
69
Cuadro 20. Calculo del Tiempo Normal y Tiempo Estndar (Continuacin).
Cuadro 21. Calculo de los Suplementos.
A partir del estudio de mtodos y tiempos, el clculo del tiempo normal se puede
concluir los siguientes puntos:
Anteriormente la compaa Laboratorios Seres LTDA, no tena una

identificacin de las actividades desempeadas en el rea de compras, ni unos
tiempos determinados para realizar dichas actividades; con la implementacin del
estudio de mtodos y tiempo se logr estandarizar todo los procesos y actividades
desempeadas en el rea.
El clculo del tiempo normal refleja que en promedio un operario normal

deber desempear todas las actividades en un periodo laboral de 61,75 horas,
aproximadamente 6,86 das, antes de iniciar el presente proyecto el periodo de
tiempo promedio en el cual se realizan las actividades del rea de compras era de
8,5 das que son 76,5 horas, lo cual determina que hay un ahorro aproximado de
19,28% en el tiempo total de la operacin lo cual se reflejara en un aumento de la
productividad del rea.
70
Cuadro 22. Anlisis de tiempos.
TOTAL TIEMPO TOTAL TIEMPO AHORRO DE

ACTUALMENTE NORMAL TIEMPO
76.5 Hr. 61.75 Hr. 14.75 Hr. (19.28%)
Es importante mencionar que dicho estudio se realiz en base a todas las

actividades desempeadas en el rea de compras, pero en un ciclo, sea que
en la jornada laboral mensual dicho ciclo se puede presentar mltiples veces en el
mes, segn la cantidad de fabricaciones de productos, con excepcin de los
informes del estado, los cuales se realizan solo una vez al mes.
10.8 MONITOREO DE CUMPLIMIENTO
Una de las restricciones iniciales del proyecto es la cultura organizacional de la

compaa, motivo por el cual es importante realizar un seguimiento peridico a los
trabajadores del rea de compras, con el nimo de verificar el cumplimiento de los
procedimientos y validad la funcionalidad del mtodo propuesto para reevaluarlo y
si es necesario proponer mejoras al proceso.
La forma de realizar este monitoreo se recomienda se realice con frecuencia de

una vez al mes, la persona responsable de realizar dicho monitoreo debe ser el
Gerente Administrativo, el cual tendr que revisar los informes reportados por los
empleados del rea de compras en relacin a las actividades desempeadas, las
dificultades que se presentaron, como las solucionaron y el reporte de los
indicadores de gestin.
10.9 INDICADORES DE GESTIN
A continuacin se establecen los aspectos relevantes para el control y

seguimiento de las actividades en el rea de compras de la compaa Laboratorios
Seres LTDA.
71
Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras.
Cuadro 24. Indicadores de gestin del rea de compras.
72
Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestin del rea de compras.
Es importante aclarar que se identific la informacin y aspectos relevantes que

permiten el control de las actividades a travs de los indicadores de gestin,
estableciendo los cuadros de indicadores y el cuadro de seguimiento de estos,
aunque actualmente su implementacin est en proceso motivo por el cual no
existen a la fecha registros de dicho anlisis.
10.10 PLAN DE CAPACITACIN PARA PLANIFICACIN DE PROCESOS
10.10.1 Folleto de planificacin para la capacitacin. El presente folleto se

desarrollo para establecer una gua y control en la capacitacin de Microsoft
Project 2003, con este los directivos y empleados tendrn un panorama del
cronograma de actividades, el presupuesto, los recursos requeridos, las
instalaciones donde se dictara el programa y los objetivos del proceso.
Figura 9: Planificacin de la capacitacin.
73
Figura 9: Planificacin de la capacitacin (Continuacin).
74
75
76
10.10.2 Evaluacin de la capacitacin con el mtodo Kirckpatrick
Cuadro 26. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso.
77
Cuadro 26. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso
(Continuacin).
Cuadro 27. Cuestionario de evaluacin de aprendizaje del curso.
78
Cuadro 28. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso para el jefe
inmediato del rea.
79
Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitacin.
80
11. CONCLUSIONES
La implementacin del estudio de mtodos y tiempos en el departamento de

compras de la compaa Laboratorios Seres LTDA permiti aumentar los ndices
de productividad y eficiencia en los procesos, gracias a una reduccin en el tiempo
total de operacin en el rea del 19.28%.
A partir del desarrollo, implementacin y socializacin de los diagramas y

caracterizacin del proceso, manuales de funciones y procedimientos, se
otorgaron herramientas a los trabajadores en el rea, que permitieron tener mayor
control de las actividades, conocer la trazabilidad a travs de los diferentes
procesos y generar respuestas efectivas a anomalas, lo cual se ve reflejado en
menores tiempos operativos, mayor orden y mejor asimilacin en el puesto de
trabajo.
Los indicadores de gestin establecidos le permitirn a la compaa poder

medir su desempeo especialmente en el rea de compras y tomar decisiones de
carcter estratgico que apunten a una mayor competitividad.
El plan de capacitacin en planificacin de procesos le permitir a los jefes

inmediatos en el rea de compras tener un total control de las actividades a
desarrollar, los objetivos propuestos, los resultados obtenidos, el presupuesto de
las actividades y recursos necesarios.
La capacitacin en Microsoft Project 2003 le permitir a los trabajadores

desarrollar mejores capacidades de anlisis, control y progreso de tareas u
procesos, lo cual es muy importante para garantizar un mejor desarrollo a travs
de la cadena de abastecimiento de la organizacin y esto se reflejara en una
mayor satisfaccin en los clientes.
Con la presente practica universitaria se ha beneficiado la compaa

laboratorios Seres LTDA, ya que ha logrado implementar herramientas en funcin
de una mayor productividad y competitividad, la universidad Autnoma de
Occidente por afianzar su buen nombre y responsabilidad con la comunidad y el
estudiante ya que tuvo la oportunidad de implementar los conocimientos obtenidos
a travs de su formacin acadmica y evaluar los resultados.
81
12. RECOMENDACIONES
Es importante que la compaa realice los comits de evaluacin segn los

procedimientos establecidos, ya que estos permitirn diagnosticar la evolucin de
los procesos, efectuar campaas de mejoramiento o corregir problemas que
atenten con el normal desarrollo de las actividades.
Se debe implementar los indicadores de gestin y realizarles el seguimiento

ya que estos permiten reflejar el estado real de los procesos y si se est
cumpliendo con los objetivos planteados, adems de generar acciones correctivas.
Es importante realizar la capacitacin para los empleados en Microsoft

Project para que desarrollen mejores competencias en el control de los procesos.
Los procesos productivos son altamente variables, de manera que la

compaa debe establecer unos periodos de evaluacin para realizar nuevamente
el estudio de mtodos y tiempos (se recomienda una o dos veces en el ao),
evaluar la variacin en el tiempo estndar y realizar ajustes que permitan optimizar
dicho tiempo.
Los trabajadores del departamento de compran deben seguir

ordenadamente los pasos establecidos a travs de los diagramas de procesos de
manera que se pueda garantizar una mayor optimizacin de recursos y reduccin
de perdida de tiempos y dinero.
82
BIBLIOGRAFIA
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Bogot: Corporacin para la gestin del conocimiento ASD 2000, 2005. p. 83.
GARCIA, Jos Santos. El modelo nacional para la calidad y su enfoque sistmico

como estrategia para la competitividad. Trabajo de grado Maestro en
Administracin. Mxico, D.F.: Universidad Iberoamericana, 2005. 202 p.
GONZALEZ ESCOBAR, Diego Fernando. Estandarizacin de procesos de fbrica

y elaboracin de indicadores de produccin en la empresa ITC. Trabajo de grado
para Ingeniero Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autnoma de Occidente.
Facultad de Ingeniera. Departamento de sistemas de produccin, 2009. 109 p.
HERNANDEZ DAVILA, Pedro Andrs. Normalizar el proceso de compras tcnicas

y costeo del mantenimiento en el rea de provisiones de Plegacol S.A. Trabajo de
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LPEZ CHACN, Froiln Fausto. El proceso de mejoramiento contino de la

calidad y su influencia en la normalizacin de los procesos de la empresa
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Hunuco.: Universidad Nacional Hermilio Valdizan, 2005. 199 p.
LPEZ CARRIZOSA, Francisco Jos. Indicadores de Gestin: La medicin de la

gestin para el xito sostenible. Bogot: Instituto Colombiano de normas tcnicas
y certificacin ICONTEC, 2011. p. 55.
NIEBEL, Benjamin y FREIVALDS, Andris. Ingeniera Industrial: Mtodos,

estndares y diseo del trabajo. 11 ed., Mxico: Alfaomega Grupo Editor, 2004.
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83
POVEDA, Pedro Pablo y CAN, Germn. Herramientas para implementar un
sistema de gestin de calidad: Basado en la familia de normas ISO 9000. 3 ed.,
Bogot: ICONTEC y Corporacin CYGA, 2009. p.20.
ROMN, Rosa Edna. Manual de compras para la micro y pequea empresa.

Trabajo de grado Maestra en Ingeniera Industrial en Sistemas de Manufactura.
Mxico D.F.: Universidad Iberoamericana. Facultad de Ingeniera, 2009. 91 p.
VIALS RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados a las empresas.

Espaa Ediciones Daz de santos, 2007. p.156. ISBN: 9788479784232.
JIMNEZ, Mara Lourdes y Barchino, Roberto. Evaluacin e implementacin de un

modelo de evaluacin de acciones formativas. Alcal de Henares, Espaa:
Universidad de Alcal, Departamento de Ciencias de la Computacin. 7 p.
AULA FACIL. Cursos online gratuitos. [En lnea]. Curso de Microsoft Project 2003.
[Consultado 8 de diciembre de 2013]. Disponible en internet:
http://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-1.htm
84
ANEXOS
ANEXO A. Curso en Microsoft Project 2003
LECCIN 1: INTRODUCCIN A MICROSOFT PROJECT
El presente curso est orientado a ensear el uso de la Herramienta Microsoft

Project, se mencionaran conceptos y se explicaran caractersticas o partes
fundamentales de un proyecto, el curso est orientado a ensear a utilizar la
herramienta Project para hacer un proyecto.
Esta herramienta est orientada para las personas encargadas de realizar

proyectos y que requieren hacer una Planificacin, Manejo de Recursos, Costos y
un seguimiento del proyecto.
Project Standard 2003, est orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con

Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar informacin de los
proyectos.
Project Professional 2003, es una versin que posee todas las caractersticas de
la versin estndar y adems puede ser utilizado con Project Server provee ms
funcionalidad de planeacin y comunicacin.
Project Server 2003, est orientado a trabajar en una intranet, permite

colaboracin, reportes de Project Web Access, est orientado a trabajar desde
Internet Explorer.
Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access
forman la solucin de Microsoft para la Administracin de proyectos empresariales
conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management. En este
curso utilizaremos la versin Project Professional 2003.
En la primera parte del curso se aprender el entorno de trabajo y las

herramientas, a continuacin se ensea a trabajar con tareas, a manejar recursos,
establecer costos y finalmente se explican las opciones que se tienen para darle
seguimiento al proyecto.
85
LECCIN 2: EL ENTORNO DE TRABAJO
Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando clic en el

men Inicio de Windows, luego clic en Programas, posicionamos el cursor en
Microsoft Office y finalmente clic en Microsoft Project. La seleccin se vera de la
siguiente manera:
Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama

de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga clic en el botn
cerrar de la ventana de ayuda, la ventana de Project se vera as:
La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte

superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la
parte superior y una secundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria
86
se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el
nivel de detalle deseado.
La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por
ejemplo, cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a
ellas. Cada columna corresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila
representa una tarea. La interseccin de una fila con una columna se reconoce
como Campo.
El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las tareas. La
posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo
comienza y finaliza esa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en
relacin a otra indica si las tareas se suceden o se superponen.
La barra de herramientas, las opciones del men, las vistas de Project y la gua de
proyectos las estudiaremos a continuacin.
LECCIN 3: MENS DE PROJECT
Los mens en Project 2003 se encuentran al tope de la pantalla:
Cuando damos clic en alguna opcin del men, se ve una pequea seleccin de
comandos que podemos realizar que son los ms usados, adems al final se
encuentran unas flechas hacia abajo que ver todas las opciones del men:
87
La descripcin de cada men se muestra en el siguiente cuadro:
MEN DESCRIPCIN
Abre y cierra archivos nuevos o existentes; Guarda e imprime
archivos; ajusta las propiedades de la pgina y las propiedades
Archivo de los documentos; tambin puede enviar archivos por correo
electrnico. Adems puede buscar archivos de acuerdo a
diferentes opciones
Puede Cortar, Copiar y Pegar texto u objetos. Manipula datos
con los comandos Rellenar y Borrar; relaciona datos con
Edicin
Vincular y Dividir tareas; y localiza informacin con Buscar,
Reemplazar e Ir a.
Selecciona diversos tipos de vista para el rea de trabajo.
Accede a formatos de reportes estndar. Se puede elegir que
Ver barras de herramientas queremos seleccionar. Se encuentra el
comando de Zoom para disminuir o aumentar el tamao de la
ventana, y podemos insertar Encabezado y Pie de Pgina.
Inserta nuevas tareas, otro proyecto, Tareas repetitivas, o
Inserta columnas en el rea de tareas. Inserta tambin Dibujos,
Insertar
tablas de Excel, documentos de Word y Vnculos hacia sitios
Web.
88
Ajusta al Estilo del texto, Estilo de barras. Muestra la Escala
Formato Temporal, podemos cambiar el tipo de Cuadrcula del diagrama.
Podemos modificar el formato del Dibujo.
Verifica la Ortografa, o permite Opciones de Autocorreccin.
Crea Vnculos entre proyectos, Importa tareas de Outlook.
Tambin puede cambiar el calendario laboral. Se pueden
Herramientas Asignar, Compartir y Redistribuir recursos. Podemos dar
Seguimiento a las tareas o proyectos que estamos realizando.
Graba Macros. Personaliza el rea de trabajo con Opciones y
Personalizar.
Muestra las tareas, proyectos o notas, y utiliza comandos para
Ordenar, Filtrar y Agrupar las tareas para ver detalles
Proyectos
especficos. Tambin se puede controlar la Informacin de los
proyectos.
Publica informacin hacia Project Server, solicita o actualiza el
progreso de la informacin del proyecto. Podemos tener acceso
Colaborar al Centro de Proyectos o al Centro de Recursos. Analiza y
Modifica un portafolio. Se pueden ver los Riesgos, Problemas o
Documentos dentro del Project Server.
Las opciones de Ventana y Ayuda contienen comandos para manejar las ventanas
de la pantalla y para acceder a la Ayuda de Windows.
LECCIN 4: BARRAS DE HERRAMIENTAS
La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes
opciones de Microsoft Project, de una manera ms accesible. Por defecto se
muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar.
La Barra de Formato
Esta barra permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las
vistas de Microsoft Project.
Botn Descripcin
Anula la sangra aplicada a una tarea para situarla en
un nivel superior del esquema
89
Aplica una sangra a una tarea para situarla en un nivel
inferior del esquema
Muestra las subtareas de la tarea resumen
seleccionada
Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada
Muestra todas las subtareas o por nivel.
Determina el tipo y tamao de la fuente.
Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto
seleccionado.
Determina si el texto est alineado a la izquierda, al
centro o a la derecha, respectivamente.
Aplica el filtro especificado por el usuario
Activa o desactiva el autofiltro
Activa el asistente de Diagramas de Gantt
La Barra Estndar
La barra de herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales

como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.
Botn Nombre
Abre un archivo nuevo de Project
Abre un archivo existente
Guarda un archivo
Busca un archivo
Imprime un archivo seleccionado
Muestra la vista preliminar de la impresin.
Corrige la ortografa
Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el
portapapeles.
90
Copiar formato
Deshacer la ltima accin.
Insertar un hipervnculo
Vincula o Desvincula tareas.
Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos
Muestra el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea

Muestra la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin
de la Tarea
Abre el cuadro de dilogo Asignar Recursos
Publica la informacin del proyecto, con Project Server
Agrupa las tareas segn diversos criterios
Aleja o acerca la vista
Muestra la tarea seleccionada
Copia una imagen hacia el proyecto
Muestra la ayuda de Office
Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles,
haga clic en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la
barra que desea ver, o clic en Personalizar.
LECCIN 5: GUA DE PROYECTOS Y PANEL DE TAREAS
GUIA DE PROYECTOS
La Gua de Proyectos es un asistente de los pasos ms importantes a seguir al

momento de crear un proyecto o tarea. Las opciones son las mostradas a
continuacin:
91
La primera opcin es utilizada para definir una fecha de comienzo de la tarea, y
nos da a elegir si vamos a utilizar la colaboracin de Project Server (vase Leccin
1). Luego podemos definir los perodos laborales, con das feriados y horas
laborales.
Se tiene la opcin de crear tareas para cada proyecto, organizarlas y

programarlas. Adems podemos crear vnculos entre las tareas dependientes, y
establecer fecha lmite para cumplirlas. Si hace falta alguna informacin que no
aparezca en la Tabla de Tareas, utilizamos la opcin "Agregar columnas de
informacin personalizada".
Las tres ltimas opciones se deben utilizar con la colaboracin de Project Server,
esto lo decidimos en la primera opcin "Definir el proyecto".
92
PANEL DE TAREAS
El Panel de Tareas es similar a la gua de proyectos, nos proporciona ayuda para

la creacin de Tareas, definicin de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y
la preparacin de Informes.
El men Tareas tiene muchas de las opciones de la Gua de Proyectos, el men

se presenta as:
En el men Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar el
proyecto, las opciones son las siguientes:
93
Con la opcin Seguimiento tenemos la facilidad de actualizar las tareas o
proyectos y verificar el progreso de cada proyecto.
La opcin Informes nos brinda ayuda para mantenernos al tanto del progreso de
nuestro proyecto, con ella tenemos la posibilidad de ver los riesgos y los costos
del proyecto. Tambin podemos cambiar el aspecto de l diagrama de Gantt o de
la vista del informe.
LECCIN 6: VISTAS EN PROJECT
La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas. Aparece a lo

largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los
medios adecuados para cambiar de vista con slo hacer clic en los iconos que
aparecen en ella.
94
Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Ms
vistas en la Barra de vistas y, despus, seleccione la que desee en el cuadro de
dilogo Ms vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas,
haga clic en Barra de vistas en el men Ver.
VISTAS DESCRIPCIN
Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en
una semana o en un intervalo de semanas concretos.
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que

muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo.
Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que

muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la
programacin en formato de diagrama de flujo.
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que

muestra las barras de Gantt de lnea de base y de programacin
de cada tarea.
Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados

bajo cada tarea. Asigna tareas especficas y para definir el perfil
del trabajo.
Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los

recursos. Muestra informacin sobre un solo recurso o sobre un
grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Lista de recursos e informacin relacionada. Introduce y modifica

informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja
de clculo.
Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o la
informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo. Utilice
esta vista para mostrar informacin acerca del costo y de la
asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las
asignaciones.
95
Vista Calendario
Vista Diagrama de Gantt
Vista Uso de tareas
Vista Grfico de Recursos
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Vista Hoja de Recursos
LECCIN 7: INNFORMES DE PROJECT
Todos los informes en Project tienen caractersticas en comn. Usted puede

imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.
Los siguientes pasos nos muestran cmo debemos visualizar los informes que
estn disponibles:
1. En el men Ver (Barra de men) elija Informes. Aparecer una ventana como la
siguiente:
2. Elija la categora que prefiera dando clic sobre ella.
3. De un clic en Seleccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la

categora elegida.
4. Seleccione un tipo de informe.
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GENERALES
Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:
1. Resumen del proyecto: Esta opcin muestra informacin muy importante acerca
de nuestro proyecto. Este informe presenta la informacin resumida sobre fechas,
duracin, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.
2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel ms alto de nuestro
proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo
de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.
3. Tareas crticas: Esta opcin presenta un informe de las tareas crticas del
proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe
muestra la duracin programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los
recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.
4. Hitos: Muestran informacin acerca de cada hito del proyecto. Si seleccion que
las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Informacin de
tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project
muestra la duracin planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos
asignados a cada hito.
5. Das laborales: Esta opcin crea el informe basado en la informacin del

calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el
proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto
con cualquier excepcin que usted haya definido.
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ACTIVIDADES ACTUALES
Al usar la opcin Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo

al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se
describen a continuacin:
1. Tareas sin comenzar: Esta opcin lista las tareas que no han comenzado,
ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la
duracin, predecesor y la informacin de los recursos.
2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que
comienzan pronto, Project muestra el cuadro de dilogo de Rango de Fechas. La
informacin que se proporcione en esos cuadros de dilogo le dice a Project el
rango de fechas que se usarn cuando se seleccionen tareas para este informe.
En el primer cuadro, se especifica la fecha ms cercana y en el segundo cuadro,

se especifica la ms lejana, usando el formato mes/da/ao. En el reporte, Project
incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La
informacin que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de
Tareas sin comenzar: la duracin, fecha de inicial y final, predecesores e
informacin de los recursos.
3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que estn en proceso pero que no
han finalizado. Usted puede ver la duracin de las tareas, fecha inicial y final
planificada, predecesores e informacin de recursos.
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4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede
observar la duracin actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la
tarea no est completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo.
5. Tareas que deberan haber comenzado: Cuando se seleccione este informe,

debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberan de haber comenzado.
Project usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el
reporte. Para cada tarea del reporte, Project muestra la fecha inicial y final y
variantes entre alguna de las fechas. La informacin de las tareas sucesoras
aparece cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida.
6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de
inicio. Este informe muestra la misma informacin de las Tareas que deberan
haber comenzado, pero la presentacin de la informacin vara.
COSTOS
Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:
1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de
incremento de tiempo.
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2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, as
como la variacin entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho
significado, al menos que se tenga un presupuesto base para el proyecto.
3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para
las tareas y otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimir si no se
ha especificado que algunas tareas no han sido parcialmente completadas. Los
dos tipos de reportes se describan a continuacin:
Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e

informacin actual de las tareas que exceden el presupuesto.
Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos

cuyos costos van a exceder los costos estimados, basndose en el progreso
actual del proyecto
4. Valor acumulado: Muestra el estado del costo de cada tarea cuando se

comparan con el costo planeado.
ASIGNACIONES
Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las

asignaciones de recursos en el proyecto. Al dar clic a Asignaciones aparece el
siguiente cuadro de dialogo:
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1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales
estn asignados, las cantidades de trabajo planeadas para cada tarea, la fecha
inicial y final y cualquier nota de los recursos.
2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista
los recursos y las tareas a los cuales estn asignados. Sin embargo, se enfoca en
el trabajo diario que est programado para cada recurso. Se puede usar el botn
Modificar para cambiar la escala de tiempo del reporte. Tambin podemos cambiar
el formato de fecha.
3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas
que estn asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe est listo para
ser impreso, Project muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a
las que han sido asignados. Se selecciona un recurso, y despus clic en OK. La
lista de tareas pendientes muestra el ID de la tarea, la duracin, la fecha inicial y
final, predecesores y una lista de todos los recursos que son asignados a cada
tarea.
4. Recursos sobre asignados: Muestra los recursos sobre asignados, las tareas a
las que han sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas.
Se pueden observar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los
retrasos y la fecha inicial y final.
CARGA DE TRABAJO
Puede utilizar esta categora para producir informes del uso de tareas y recursos
en nuestro proyecto. Las opciones de esta categora son:
1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada
tarea. Tambin muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en
incrementos semanales.
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2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca ms en
los recursos que en las tareas.
PERSONALIZADOS
Project contiene informes personalizados. Adems de imprimirlos su pueden

personalizar las categoras antes vistas. Al dar clic en esta opcin aparece el
siguiente cuadro:
Con esta opcin podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario
y general.
1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuacin, este informe muestra el ID

de la tarea, el nombre, duracin, fecha inicial y final planificada, predecesores y
nombre de los recursos. Posee tres caractersticas: Definicin, Detalles y Ordenar.
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2. Recursos: Este informe muestra la misma informacin que el anterior. La
diferencia es que en el cuadro de dialogo Definicin la opcin 'Mostrar tareas de
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resumen' est desactivada y en Ordenar en lugar de 'Conservar la estructura del
esquema' aparece la seleccin 'Ordenar recursos por proyecto'.
3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y

seleccionar el tipo de calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el
siguiente:
4. General: Es un reporte tabular que muestra la informacin de las tareas y

recursos en filas, y el incremento del tiempo en columnas.
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106
LECCIN 8: CREAR UN PROYECTO UTILIZANDO PLANTILLAS
Uno de los tipos de formato con el cual podemos guardar nuestros archivos es la
Plantilla. Una plantilla tiene extensin .mpt. Las plantillas son especialmente tiles
para la administracin de proyectos ya que muchas veces los proyectos que
creamos son similares o continuos entre s.
Una plantilla mantiene todas las caractersticas de un proyecto, como el formato,

las tareas comunes, macros y opciones de calendario. Mantener las plantillas
puede ser de gran ayuda para los administradores de proyectos para evitar
realizar el mismo trabajo varias veces.
Si no desea que cierta informacin se encuentre en el nuevo archivo, fcilmente

puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Para crear la plantilla
solamente siga los siguientes pasos:
1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como, seleccione la unidad y la

carpeta donde desea guardar la plantilla.
1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
2. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.
3. Haga clic en Guardar.
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LECCIN 9: CREACIN DE UN PROYECTO NUEVO
En esta leccin aprenderemos a crear un proyecto nuevo con Project, para lo que
resta del curso nos basaremos en el siguiente caso.
Supongamos que una empresa nos contrata para disear e implementar un Sitio
Web para una tienda que quiere mostrar su catlogo de velas en Internet, es
importante mencionar que este es solo un ejemplo realizado con fines
pedaggicos para ilustrar el uso de la herramienta Project.
Ahora vamos a crear un nuevo proyecto para lo cual seguiremos los siguientes
pasos.
1. Clic en el botn de Nuevo (Ctrl + U), si somos un poquito observadores nos

hemos fijado que el Panel de tareas del Men Inicio, es reemplazado por el panel
de tareas.
2. Empezaremos con la primera opcin Definir el proyecto. Lo primero es

establecer la fecha de inicio del proyecto , luego seleccionamos
el vnculo Guardar e ir al paso 2.
El siguiente paso es Colaborar en el proyecto, esta opcin es utilizada si nosotros

queremos que nuestro proyecto lo puedan ver y cambiar varios usuarios, para lo
cual es necesario utilizar y configurar Project Server y Project Web Server, para
nuestro curso no los utilizaremos, por lo que seleccionaremos la opcin de NO y
luego el vnculo Guardar e ir al paso 3 y posteriormente Guardar.
3. Ahora en el panel de tareas seleccionamos Definir las horas laborables

generales del proyecto esta opcin nos permite especificar el horario de trabajo,
por defecto la plantilla estndar viene configurada de la siguiente manera.
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Existen tres tipos de plantillas: Estndar de 9:00 am 12:00 pm y de 3:00pm a
6:00pm, 24horas, Turno de la noche de 11:00 pm a 2:00 am y de 4:00 am a 8:00
am todas se pueden personalizar para acoplarlas a nuestro horario de trabajo,
para ello seleccionamos el vnculo Guardar e ir al paso 2.
Ahora se seleccionan los das de trabajo del proyecto. Si no queremos usar las
horas que presenta la plantilla a agregar las nuestras, elegimos la opcin "Deseo
ajustar las horas laborables mostradas para uno o varios das " y se desplegarn
los controles para establecer los turnos para cada uno de los das.
Este botn es til si todos los das mantienen el mismo horario, porque evita
introducir el horario para cada da, luego seleccionamos el vnculo Guardar e ir al
paso 3.
El siguiente paso es Establecer los das festivos y das libres seleccionamos la

opcin: Cambiar calendario laboral... nos aparece el siguiente cuadro.
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En el podemos seleccionar 1 o varios das que consideremos que el horario de
trabajo cambia para esa fecha especfica, y posteriormente clic en una de las 3
opciones de la izquierda.
1. Predeterminado: a la seleccin de fechas le coloca el perodo que

establecimos anteriormente.
2. Perodo no laborable: a los das seleccionados los convierte no laborales,

por ejemplo podramos seleccionar 24 y 25 de Diciembre.
3. Perodo laborable no Predet: establece un horario para los das

seleccionados de acuerdo a lo que llenemos en los campos Desde: y Hasta:
Una vez establecidos los das festivos, vacaciones, asuetos, etc solo queda dar
clic en Aceptar y seleccionamos el vnculo Guardar e ir al paso 4.
En el paso 4, se definen las unidades de tiempo a utilizar, Project recomienda que

sean los ms cercanas a lo establecido en los pasos anteriores y seleccionamos el
vnculo Guardar e ir al paso 5.
En el paso 5, Se utiliza si queremos definir ms calendarios para el mismo

proyecto, por ejemplo si no todos los empleados trabajan a la misma hora se
110
puede crear y asignar a otro calendario, como ya aprendimos a establecer el
calendario asumimos que todos tenemos el mismo horario, ahora seleccionamos
el vnculo Guardar y finalizar.
Ahora falta un punto muy importante Guardar el proyecto, para lo cual vamos al
men Archivo > Guardar, por ser la primera vez que lo guardamos
automticamente muestra Guardar Como. Es necesario seleccionar la ruta y el
nombre del Archivo.
Con esto hemos terminado la leccin, en la prxima hablaremos de las

propiedades y de otra informacin del proyecto.
LECCIN 10: PROPIEDADES DEL PROYECTO
En esta leccin continuaremos las caractersticas y propiedades del proyecto. En

el men Archivo > Propiedades y nos abre la siguiente ventana.
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Es posible que ya hemos visto esta ventana anteriormente en otras aplicaciones
de Microsoft Office, sin embargo posee caractersticas de Project, a continuacin
describiremos de manera general las opciones.
1. General: Aparecen las opciones referentes al archivo, como Tipo, Tamao,

Ubicacin, Nombre, Fechas y Atributos.
2. Resumen: Como podemos ver en la imagen mostrada, se puede escribir la

informacin de Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organizacin, Comentarios
entre otros.
3. Estadsticas: Muestra estadsticas como Nmero de Revisiones, Guardado

Por, Tiempo de Edicin. etc.
4. Contenido: Muestra a grosso modo informacin como fechas de inicio y fin,

duraciones, costos, % completado.
5. Personalizar: Se pueden introducir propiedades de archivo personalizadas.
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Estableciendo Informacin del Proyecto:
Seleccionamos en el men Proyecto >Informacin de Proyecto... y nos Despliega

la siguiente ventana.
Fecha de Comienzo: En esta fecha comenzaran todas las tareas del

proyecto por defecto, a menos que se establezcan dependencias o se cambien la
fecha.
Fecha de Fin: Es la fecha lmite donde el proyecto debe terminar.
Programar a partir de: Con esta opcin es posible programar el proyecto

desde la fecha de inicio hacia delante o desde la fecha de fin hacia atrs.
Fecha Actual: Por defecto es la fecha de la computadora, se puede

cambiar seleccionando otra en el calendario.
Fecha de Estado: Esta fecha sirve para efectuar clculos de valor

acumulado y ubicar lneas de progreso. Si por defecto se deja NA, la fecha actual
se usa como fecha de estado.
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Calendario: Esta opcin permite seleccionar los tipos de calendarios que
vimos en la leccin anterior, 24 horas, estndar y turno de noche.
Prioridad: Esta opcin permite establecer la prioridad de cada proyecto

como la suma de las prioridades de las tareas y puede ser de 1 a 1000.
Campos personalizados de empresa: Esta opcin se utiliza si la empresa

usa Project Server, esto permite agregar valores cada campo personalizado o a
los cdigos que estn en la base de datos de Project server.
Solo nos falta ver la opcin de estadsticas en la cual solo se pueden ver datos de
fechas, duraciones costos, programados y reales, la imagen siguiente muestra la
ventana de estadsticas.
En la siguiente leccin es de mucha importancia puesto que aprenderemos a

trabajar con las tareas del proyecto.
LECCIN 11: CREANDO LAS TAREAS DEL PROYECTO
Para comenzar, hay que definir los pasos para completar un proyecto, y
desarrollarlos en el orden que queremos que ocurran. Se puede utilizar la Gua de
proyectos para crear una tarea, como vimos en la leccin 5, se da clic en el botn
Tareas (Panel de Tareas). Ah se muestra una gua muy importante para la
creacin de tareas.
Para el proyecto ejemplo del Sitio Web, seguiremos estos pasos para crear las
tareas:
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1. Escriba el nombre de la tarea en la primera columna del Diagrama de Gantt.
2. Escriba el nombre Anlisis. El texto aparece en la celda.
3. Presione Enter para aceptar.
La informacin aparece en la columna de nombre y se muestra una Duracin de la

tarea, que por defecto es un da, y la fecha comienzo es por defecto la del da que
se inici el proyecto. Aunque puede cambiarse en la columna Comienzo. Contine
as ingresando el nombre de todas las tareas. Al final quedaran as:
LECCIN 12: ESTABLECER DURACIONES DE LAS TAREAS
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea

representa una cantidad de trabajo. Se especifican las tareas en el orden en que
tienen lugar. Despus se realiza una estimacin del tiempo que llevar realizar
115
cada tarea y se introduce como una duracin. Microsoft Project utiliza las
duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.
No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea.
Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basndose en la relacin
existente entre las tareas.
Despus de haber nombrado las tareas, Microsoft Project introduce una duracin
estimada de un da para la tarea, seguida de un signo de interrogacin. Para
colocar la fecha se siguen los siguientes pasos:
1. En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea en

meses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables.
Puede utilizar las abreviaturas siguientes: me para meses, s para semanas, d para
das, h para horas y m para minutos.
2. Presione la tecla ENTER.
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LECCIN 13: ESTABLECER MOMENTOS CLAVES O HITOS
Como ya mencionamos antes, un hito consiste simplemente en una tarea que se

utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la
finalizacin de una fase principal. Si escribe una duracin de cero das para una
tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el Diagrama de Gantt al
comienzo de ese da.
Un hito es una tarea sin duracin que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Una
fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un
proyecto.
En nuestro ejemplo las tareas hitos sern: Reunin y Presentacin de propuesta,

Presentacin de Prototipo, Presentacin del Sistema al Cliente, Revisin y
Validacin del Cliente, Revisin Final del Cliente y Puesta en Marcha. Para
crearlas haremos lo siguiente:
1. Damos clic en la opcin Crear lista de tareas, de la Gua de proyectos. Al final

aparece la casilla de verificacin 'Establecer la tarea seleccionada como hito'.
Seleccionamos la tarea que son eventos principales, y marcamos la casilla. El
diagrama se vera as:
117
LECCIN 14: TAREAS REPETITIVAS
Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo. Supongamos que
en nuestro ejemplo quisiramos repetir la tarea Determinar la informacin. Los
pasos para repetirla son:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que

aparezca la tarea repetitiva.
2. En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.
3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.
4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de una realizacin de la tarea. En

Patrn de repeticin, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o
Anualmente.
5. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente,

especifique la frecuencia de la tarea.
6. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo

y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.
7. Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de

la tarea.
8. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la

tarea repetitiva.
118
9. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente
cuando se inserta una tarea.
Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en 'Calendario para programar

esta tarea', haga clic en el calendario que desee utilizar. Si no escribe una fecha
en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizar la fecha de comienzo del
proyecto. Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos das no laborables,
Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales
das.
LECCIN 15: ESTABLECER DEPENDENCIAS
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se

relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Project determina
automticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de
otras tareas. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada
vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman
automticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando
delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y divisin de tareas cuando se
interrumpe temporalmente el trabajo.
119
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal. Sin embargo, puede haber
excepciones en todos los proyectos. Para crear una secuencia, se vinculan las
tareas dependientes entre s y se indica a Microsoft Project en qu consiste esa
dependencia. Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relacin
entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una
dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de
dependencias entre tareas:
1. Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que finalice

la tarea A.
2. Comienzo a comienzo: (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que

comience la tarea A.
3. Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la

tarea A.
4. Comienzo a fin: (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que comience

la tarea A.
La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la

que depende la sucesora es la predecesora. Los pasos para crear las
dependencias son:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.
2. Haga clic en Vincular tareas . De forma predeterminada, Microsoft Project

crea un vnculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Para cambiar el vnculo entre
tareas, haga doble clic en la lnea de vnculo entre las tareas que desee cambiar
en el Diagrama de Gantt. Para nuestro ejemplo crearemos las dependencias que
se muestran en la figura a continuacin:
120
Si desea desvincular tareas, seleccinelas en el campo Nombre de tarea y haga
clic en Desvincular tareas. Las tareas se volvern a programar en funcin de los
vnculos con otras tareas o de las delimitaciones.
LECCIN 16: AGREGAR SUBTAREAS
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables.

Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms
general, creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de
resumen o fases; las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de
resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se
determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima
subtarea. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y
las subtareas aparecen con sangras debajo de ellas.
121
En Microsoft Project, las subtareas se sitan bajo las tareas de resumen mediante
la aplicacin de sangras. Microsoft Project determina automticamente la
informacin de la tarea de resumen utilizando la informacin de las subtareas.
Para crear subtareas realizamos lo siguiente:
1. Para el ejemplo crearemos las tareas resumen Anlisis, Ingeniera e

Implementacin. Elegimos la opcin 'Organizar tareas en fases' de la Gua de
proyectos.
4. Sombreamos las tareas que sern subtareas de la tarea resumen Anlisis.
3. Damos clic en Aplicar sangra .
4. Repetimos para Ingeniera e Implementacin.
5. Damos clic en Listo del cuadro de dialogo de Organizar tareas.
122
123
LECCIN 17: NOTAS DE TAREA
Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opcin de agregar notas a
cada tarea. Cuando se aade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el
reporte impreso. Para agregar una nota realizamos lo siguiente:
1. Damos doble clic sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aparece
el cuadro de dialogo de Informacin de tarea.
2. Damos clic en la opcin Notas.
3. Escriba la nota que desea en el rea de escritura. Puede utilizar las

herramientas que se encuentran arriba para mejorar el formato de la nota.
4. De clic en Aceptar.
Las tareas con notas se veran en la Tabla de tareas de la siguiente manera:
124
LECCIN 18: LA RUTA CRTICA
En esta leccin aprenderemos sobre la ruta crtica la cual consiste en grupo de

tareas o un incluso una sola que deben completarse para que un proyecto finalice
a tiempo.
Las tareas crticas no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de
proyecto, sin embargo existen proyectos donde es comn que las tareas tengan
un margen de demora y se pueden retrasar la fecha sin afectar el proyecto. En
Project una tarea se considera crtica cuando cumple una de las condiciones
siguientes:
No tiene margen de demora.
Se establece que la tarea comience o que no finalice despus de una fecha

determinada.
Las delimitaciones son de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe finalizar

el (DFE).
Est delimitada Lo ms tarde posible (LMTP) en un proyecto a partir de una

fecha de comienzo.
Est delimitada Lo antes posible (LAP) en un proyecto a partir de una fecha

de fin.
Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha lmite.
Visualizando la Ruta Critica
1. Clic en el Men Ver.
2. Seleccionar las opciones Ms vistas.
3. Clic en Gantt detallado.
125
4. Clic en Aplicar y a continuacin la vista de Gantt debe ser similar a la siguiente
imagen, donde las tareas azules representan las tareas No Criticas y las de color
rojo las tareas Criticas.
Una tarea deja de ser crtica cuando est marcada como completada, ya que
entonces no afecta otras tareas o la fecha de fin del proyecto.
Como hemos podido notar no hemos introducido esas tareas como crticas en el
proyecto, sino que Project automticamente actualiza la informacin de las tareas
crticas, pero normalmente no vemos los avances porque ocupamos la vista de
Gantt normal.
LECCIN 19: FECHAS LMITE
En Project podemos programar fechas lmites de una tarea especfica. La

programacin se sigue actualizando que sea necesario, realiza un seguimiento de
las fechas lmite y muestra un indicador si una tarea finaliza despus de su fecha
lmite.
126
La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. Es
solamente una forma de que Project le informe de que una tarea finalizar
despus de su fecha lmite. As tendr la posibilidad de ajustar la programacin
para cumplir dicha fecha.
Para crear fechas lmites siga los siguientes pasos:
1. En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en la tarea para la que desee
establecer una fecha lmite para que aparezca el cuadro de dialogo de Informacin
de la tarea.
2. Seleccione la ficha Avanzado.
3. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitacin.
4. Escriba o seleccione la fecha lmite en el cuadro Fecha lmite.
5. Haga clic en Aceptar.
127
Supongamos que en nuestro ejemplo agregamos una fecha lmite a Puesta en
marcha. En el Diagrama de Gantt se vera de esta manera:
LECCIN 20: DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su

objetivo es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciacin y
terminacin para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.
Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la

unidad ms adecuada al proyecto a ejecutar: hora, da, semana, mes, etc.
Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea
se representa por una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a la duracin
en la escala de tiempo (eje horizontal).
Ahora explicaremos la forma de personalizar el Diagrama de Gantt.
128
1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro
proyecto es de 1 ao, posiblemente no queremos ver cada una de las semanas,
sino que sera ms til verlo por meses, para cambiarlo solo tenemos que dar
doble clic sobre las fechas o en el men Formato > Escala temporal y nos muestra
la siguiente ventana.
Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Perodo no

laborable. Los tres niveles poseen las siguientes opciones.
Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas,

trimestres, aos, etc.
Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D, M, L,

Semana1, Semana2,...etc.
Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala.
Alineacin: Es la alineacin de la etiqueta en la escala de Tiempo.
Mostrar: Nmero de niveles a mostrar en la escala.
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Vista Previa: Aqu se pueden visualizar los cambios.
2. Cambiar el formato de la barra. Para cambiar el formato de cualquier barra de

Gantt, solo es necesario darle doble clic o en el men Formato > Barra y nos
muestra la siguiente ventana.
Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son las
siguientes.
Forma: Indica la forma de la barra actual.
Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra.
Color: Indica el color de la barra.
Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original.
Las opciones para personalizar el texto de una barra de Gantt son que el texto
aparezca en cualquiera de los cuatro lados de la barra de Gantt o incluso dentro
de la barra.
130
LECCIN 21: CALENDARIO DEL PROYECTO
Otra de las vistas importantes de Project es la de calendario, puesto que muestra

las tareas del proyecto, para acceder a ella se debe ir al Men Ver > Calendario, lo
cual mostrar las tareas que estn definidas.
Debido a la variedad en la duracin de los proyectos los cuales pueden durar

desde das hasta aos, vamos a ver cmo cambiar la visualizacin del calendario
para que este se acople a nuestro proyecto, adems algunas de las opciones ms
importantes. Posteriormente imprimiremos el calendario del proyecto algo que
resulta muy til para tener en cuenta las tareas.
1. Dar clic derecho en cualquier parte del calendario, esto nos muestra el
siguiente men desplegable. Las opciones que aparecen son las siguientes.
Lista de Tareas: Muestra todas las tareas que existen para la fecha que
dimos clic.
Ir a: Permite ir a una tarea o fecha especfica.
131
Escala Temporal: Permite cambiar los encabezados de semanas, Cuadros
de fecha y el sombreado de las fechas.
Cuadricula: Permite cambiar el formato de las lneas de divisin.
Estilos de Texto: Permite cambiar el formato al texto.
Estilos de Barra: Permite cambiar la forma de las barras de acuerdo al tipo

de tarea.
Zoom: La opcin de Zoom permite visualizar el calendario de acuerdo al

rango establecido en la siguiente imagen, adems es posible ver un calendario
desde una un perodo de fecha especifico seleccionando la fecha Desde y Hasta.
Para imprimir un calendario se deben seguir los siguientes pasos.
1. Ir al Men Archivo >Imprimir.
2. Seleccionar en Escala Temporal entre las opciones.
Completa: Imprime todos el calendario del proyecto.
Fechas: Imprime el calendario correspondiente al rango de fechas

especfico.
132
3. Vista Previa, esta opcin no es requerida pero es muy til para ver como
saldr la impresin y evitar gastos innecesarios.
4. Dar clic en el botn Aceptar.
LECCIN 22: RECURSOS
En esta leccin aprenderemos algunas de las opciones bsicas de Project para

trabajar con los recursos.
Los recursos en unos proyectos se refieren a personas, material y equipo

necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes
que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando
puede un recurso trabajar en una tarea y cunto tiempo le toma en hacerla y los
costos, que se refiere a cunto dinero se necesita para pagar esos recursos.
Project maneja dos tipos de recursos.
133
Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los
cuales no se consumen durante el transcurso de sta; para nuestro ejemplo del
Sitio Web, utilizaremos personas y equipos como computadoras, scanner,
cmaras digitales, entre otros.
Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son
los consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales como
impresiones y papelera.
Ingresar Recursos de Trabajo.
1. En la Gua de Proyectos, clic Recursos.
2. Clic en Especificar personas y equipamiento para el proyecto.
3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automticamente por una

cuadricula llamada Hoja de Recursos. Clic en Especificar recursos de forma
manual.
4. Clic en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a

introducir los recursos que necesitamos.
134
5. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo,
por lo que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.
6. Agregar la Capacidad Mxima, si seleccionamos 100 %

significa que la capacidad y el tiempo de ese recurso van a estar
disponibles por completo para trabajar en las tareas que se le asigne, para nuestro
Sitio Web, Jos Luis Garca es el programador asignado solo para este proyecto,
por ende su capacidad Mxima ser de 100%.
LECCIN 23: RECURSOS CONTINUACIN
En esta leccin aprenderemos, otro de los tipos de recursos los materiales y

posteriormente aprenderemos a ajustar el horario de trabajo de un recurso.
135
Recursos Materiales.
En la mayora de proyectos se utilizan recursos materiales en la construccin por

ejemplo se utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una
caracterstica fundamental y es que todos son consumibles, para nuestro ejemplo
del Sitio Web utilizaremos CD puesto que es un recurso consumible que se usar
para copiar informacin y entregar avances al cliente.
Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo
Trabajo. Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.
1. Clic en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y

digitamos el recurso.
2. Clic en la celda tipo de recursos y se despliega un cuadro con las opciones

como aparece en la imagen de abajo.
3. Seleccionamos Material.
4. Adems podemos agregar una etiqueta del material con solo dar clic en la
celda siguiente, esto no es necesario, sin embargo es buena prctica para
identificar los recursos.
Estableciendo el horario de trabajo
Aunque en la leccin 9 ya configuramos el horario de trabajo para el proyecto, a

menudo sucede que algn empleado no puede seguir ese horario por
circunstancias diversas como por ejemplo, vacaciones, viajes, capacitaciones, etc.
debido a esto es necesario establecer el horario de trabajo para ese recurso. Para
lo cual seguiremos los siguientes paso.
1. En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos

establecer el horario de trabajo.
136
2. En el Men de Herramientas, seleccionamos la opcin Cambiar calendario
laboral.
3. Nos aparece un cuadro como el de la leccin 9, pero sin nos fijamos

aparece el nombre del recurso en la opcin Para, al dar clic se despliega una lista
donde se mostrarn todos los recursos.
137
Las opciones son las mismas que aprendimos en la leccin 9, por lo que cualquier
duda clic en link para referirse a esta, solo hay que tener en cuenta que no es
posible establecer horarios de trabajo para recursos de tipo material.
LECCIN 24: ASIGNANDO UN RECURSO A UNA TAREA
En esta leccin veremos cmo asignar recursos como personas, equipos y

materiales a las tareas del proyecto, lo cual permite llevar un seguimiento del
trabajo de los recursos en las tareas.
Para asignar un recurso a una tarea existen varios caminos uno es desde la gua
de proyectos, haciendo clic en recursos, clic en asignar personas y equipamiento a
tareas, despus en la derecha seleccionamos el vnculo Asignar recursos....
Otro camino es seleccionar desde la vista de Gantt la tarea y en el Men

Herramientas la opcin Asignar Recursos.
Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...
138
1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro
caso seleccionamos a Ricardo Antonio Fernndez para la tarea Entrevistas con
usuarios.
2. Clic en el botn Asignar.
3. Clic en el botn Cerrar.

Ahora en la vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea
asignada.
En la gua de proyectos se puede ver la informacin que Project ha calculado para

la duracin y el trabajo. Adems calcula la fecha de finalizacin de la tarea. Todo
esto depende del horario del recurso y de la capacidad asignada cuando lo
definimos.
En las lecciones siguientes ampliaremos un poco ms la Asignacin de Recursos.
LECCIN 25: ASIGNACIN DE VARIOS RECURSOS A UNA TAREA
En esta leccin veremos cmo asignar varios recursos a una tarea del proyecto y
la variacin que tiene. Para esta parte nos basaremos en el ejemplo de la leccin
anterior, supongamos que la tarea de entrevistas se requiere realizar en menos
139
tiempo y adems se requiere que se grabe la entrevista en cd, para lo cual se
asignar un recurso de trabajo y un recurso material.
Actualmente solo Ricardo Antonio Fernndez estaba asignado a esa tarea, la cual
tiene una duracin de 20 horas, comienza el da Mircoles 01 de Noviembre de
2006 y finaliza el viernes 03 de Noviembre de 2006, tal y como se muestra en el
caso siguiente.
Para asignar varios recursos a una tarea seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar en la vista de Gantt la tarea Entrevista con usuarios.
2. En el Men Herramientas la opcin Asignar Recursos.
3. Se seleccionan los recursos que se desea asignar.
4. Clic en el botn Asignar.
140
Ahora en la vista de Gantt podemos ver como Project actualiz los cambios de los
recursos en la vista.
Analicemos los cambios, la duracin pasa de 20h a 10 horas, esto se debe a que
se asign otro recurso Jos Luis Garca el cual posee el mismo horario y se le ha
asignado una capacidad de trabajar 100% al igual que Ricardo Antonio Fernndez
y adems, por lo que realizan el trabajo en la mitad del tiempo; los CD no afectan
porque es recurso material.
En la gua de proyectos se puede ver la informacin que Project ha calculado.
LECCIN 26: REDISTRIBUIR RECURSOS
En esta leccin aprenderemos acerca de la redistribucin de recursos la cual es

una herramienta de Project que realiza un anlisis de los recursos que este
sobrecargado de trabajo y lo redistribuye.
Project puede redistribuir de dos maneras una es retrasar una tarea hasta que el
recurso tenga tiempo para trabajar en ella y dividir una tarea para se realice en el
momento planeado.
Pasos para redistribuir recursos con Project
1. Clic en el Men herramientas.
2. Seleccionar la Redistribuir recursos.
141
Se mostrar una ventana similar al grfico siguiente.
3. Seleccionar el tipo de Redistribucin, Automtica o Manual.
4. El mbito de redistribucin el cual se refiere al perodo de fechas o al proyecto

completo.
5. En la parte de resolver sobreasignaciones, se especifica cmo se va comportar

Project con las sobreasignaciones, si va dividir o si va a retrasar la o las tareas del
proyecto.
6. Clic en el botn Redistribuir ahora, es recomendable sacar una copia de

seguridad de nuestro trabajo antes de realizar este paso.
142
LECCIN 27: ELIMINAR Y MODIFICAR ASIGNACIONES DE RECURSOS
En esta leccin aprenderemos a eliminar y a modificar las asignaciones de

recursos a las tareas.
Eliminar un recurso asignado
1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.
2. Clic en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.
3. En la lista seleccionamos el Recurso que queremos eliminar.
4. Clic en el botn Quitar, con esto le quita el cheque al recurso.
Modificar un recurso asignado
En ocasiones puede ser necesario cambiar los recursos asignados entre tareas.
1. Como en el paso de eliminar, en la vista de Gantt debemos seleccionar la

tarea.
143
2. Clic en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos,
la cual muestra.
3. En el cuadro Asignar Recurso seleccionamos el recurso y damos clic en

reemplazar, para nuestro ejemplo hemos agregado otro recurso Marta Lorena
Daz quien reemplaza a Jos Luis Garca.
4. Ahora es necesario seleccionar con el cursor en la ventana Reemplazar

recurso.
5. Clic en el botn Aceptar.
Note que el botn Reemplazar solo aparece activo cuando se selecciona un

recurso.
144
LECCIN 28: CANTIDADES DE TRABAJO POR RECURSOS Y TAREA
En esta leccin veremos cmo se puede obtener una visin ms clara de los
recursos asignados.
1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.
2. Clic en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.
3. En la ventana de Asignar Recursos clic en el botn Grfico.
Lo cual despliega la siguiente ventana la cual posee las siguientes opciones.
Seleccionar un grfico. Disponibilidad Restante, Trabajo y Trabajo de

Asignacin.
Acercar y alejar el grfico.
Ayuda.
Cerrar.
145
El grfico anterior se refiere a la disponibilidad restante, se utiliza para ver la
disponibilidad del recurso, el rea comprendida entre las barras representa el
tiempo disponible del recurso, este grfico es bastante utilizado puesto que
permite ver si un recurso esta sobrecargado de trabajo o por el contrario posee
tiempo libre y puede ser reasignado a otra tarea.
En el grfico siguiente es Trabajo, en l se muestra el trabajo asignado a un

recurso. Como hemos utilizado el mismo recurso y la misma tarea para ambos
grfico, el resultado de este grfico es el complemento del grfico de
disponibilidad restante que vimos anteriormente.
146
LECCIN 29: COSTOS DE RECURSOS
Ahora vamos a aprender como introducir Costos a los recursos, en otras palabras
los costos de recursos son el pago a los empleados, el clculo de horas extras, el
costo por uso de algn material en el proyecto como una maquina etc.
2. Clic en Hoja de Recursos, para colocarnos en la vista correcta.
3. Nuevamente clic en el Men Ver.
4. Clic en Tabla y seleccionamos la opcin Entrada.
5. Vamos a seleccionar el usuario Marta Lorena Daz, si este usuario ya ha

sido eliminado o modificado en ejercicios anteriores, lo creamos y lo asignamos a
la tarea Determinar de Requisitos Tcnicos, tal como se muestra en el grfico
siguiente.
6. En los campos Tasa estndar y Tasa horas extra, introducimos 10$ y 20$
respectivamente lo que significa que Marta Lorena Daz gana 10$ por hora y $20
por hora extra trabajada.
7. Otra forma de hacerlo cuando se quiere introducir ms de una tasa para

cada recurso, es en la informacin del recurso, para acceder solo es necesario dar
doble clic en el recurso al que queremos asignar y seleccionamos la ficha Costos,
hasta este punto veremos una ventana similar al siguiente grfico.
147
En la ficha A aparecen los valores que se ingresaron, en las columnas Tasa
estndar y Tasa de horas extras, si nos desplazamos a la siguiente fila, podemos
escribir para cada columna un valor o un porcentaje de cambio respecto a la tasa
previa en el campo fecha efectiva se selecciona la fecha cuando este cambio de
tasas ser aplicado.
Project permite establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas (A B C D

E) para cada recurso para tareas diferentes.
LECCIN 30: AGREGAR COSTO ASOCIADO A UNA TAREA
Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por
lo que el costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los
costos fijos, en esta leccin aprenderemos a configurar los costos fijos de una
tarea, son ejemplos de costos fijos, los viticos de los empleados, el alquiler de
una maquinara, un impuesto o cargo etc.
En nuestro proyecto del Sitio Web, asignaremos un costo fijo a la tarea

capacitacin de usuarios porque ser necesario alquilar equipo y un local para
llevar a cabo la capacitacin a los usuarios. Pasos para asignar costos fijos a una
tarea.
148
1. En la vista de Gantt.
2. Clic en Men Ver.
3. Clic en la opcin Tabla: Entrada y seleccionamos Costo.
4. En la vista de Gantt nuestra hoja de tareas debe estar como en la figura

siguiente, sino lo vemos as, es necesario expandir la barra hasta ver las opciones
que necesitamos.
5. Seleccionar la tarea e introducir el costo y presionar Enter 6. Seleccionar la

opcin el mtodo en la columna de acumulacin de costos fijos.
149
Mtodos de acumulacin
Comienzo: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta en el

proyecto cuando la tarea empiece.
Fin: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta en el proyecto

cuando se termine de realizar la tarea.
Prorrateo: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta

proporcionalmente al avance de la tarea.
LECCIN 31: IMPRIMIR EL PROYECTO
En esta leccin aprenderemos a imprimir nuestro proyecto, lo cual es bastante

comn, til y por suerte fcil, puesto que la mayora estamos familiarizados a
imprimir algn otro tipo de archivo de Office como documentos, hojas de clculo
etc. Por eso mencionaremos las opciones de impresin nuevas que son propias
de Project.
La impresin depende de la vista que queramos imprimir puesto que si estamos

en la vista calendario imprimiremos un calendario para este ejemplo vamos a
imprimir la vista de Gantt por ser de las ms utilizadas.
1. Seleccionar la vista que deseamos en nuestro caso la Vista de Gantt.
2. Clic en Men Archivo.
3. Clic en la opcin Configurar Pgina.
150
4. Si notamos el grfico siguiente en el ttulo de la ventana nos indica la vista a
imprimir.
Opciones
Pgina: Se establecen las opciones de la orientacin de la pgina, la escala de la

pgina y el tamao de papel.
Mrgenes: Se establecen las opciones para configurar los mrgenes superior e

inferior, izquierdo y derecho.
Encabezado y Pie de Pgina: Se establecen las opciones de alineacin

izquierda, central y derecho, nmeros de pgina, fechas y horas y otros campos.
Leyenda: Se establecen las opciones para escribir una leyenda en las pginas.
Vista: Se establecen las opciones para imprimir las columnas y las pginas en
blanco. Permite tambin ajustar la escala temporal.
5. Seleccionamos Aceptar, para guardar los cambios.
6. Clic en Men Archivo.
151
7. Clic en la opcin Imprimir y aparecer el siguiente cuadro.
En la opcin Escala Temporal, si seleccionamos la opcin Fechas, podemos

especificar el intervalo de tiempo que queremos imprimir, por defecto el intervalo
es la duracin del proyecto.
8. La opcin Vista Previa permite ver tal y como saldr impreso el proyecto, tal
y como vimos en la Leccin 21.
9. Finalmente Clic en el botn Aceptar.
Nota: No es necesario configurar la pgina para imprimir (pasos del 1 al 5) pero es

importante conocer las opciones por que no siempre los valores por defecto se
aplican a nuestras necesidades.
LECCIN 32: SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
Hasta este punto del curso hemos aprendido a planear un proyecto con tareas,
recursos y costos con Project , sin embargo eso solo es una parte, puesto que
falta el seguimiento, este es sumamente importante ya que nos permite hacer una
comparacin del progreso planeado con respecto al progreso real o con el
progreso que podra suceder, ampliando el panorama de las personas encargadas
del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan con base a lo
planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos estn saturados
152
de trabajo o por el contrario estn desperdiciando tiempo y la administracin de
costos a medida avanza el proyecto entre otros.
Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project.
Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin

de tareas y datos de costos y recursos.
Progreso programado: se basa en informacin reciente de un proyecto,

como fechas, duraciones y costos de las tareas.
Progreso real: Consiste en la informacin que ha ocurrido realmente.

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver
rpidamente como va el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su
relacin con la lnea del tiempo.
153
LECCIN 33: LNEA DE BASE
En esta leccin vamos a ver una actividad muy importante del seguimiento la cual
es la lnea de base, est actividad se basa en tomar el estado inicial o base del
proyecto, como si tomramos una fotografa de los valores importantes como
fechas iniciales, finales, los costos, recursos, las asignacin de las tareas, entre
otros, con el objetivo de tener un punto de comparacin para efectuar el
seguimiento; por lo cual es recomendable que se guarde una lnea de base
cuando se ha terminado la planeacin del proyecto y todava no se ha empezado
a introducir el progreso de las tareas.
1. Clic en el Men Herramientas.
2. Clic en Seguimiento y seleccionamos la Guardar lnea de base.
3. Clic en Guardar lnea de base. la lnea de base que se va a guardar. Project

permite guardar hasta 11 lneas de base diferentes.
4. Clic en Proyecto Completo para tomar de base para futuras comparaciones

el proyecto completo.
5. Clic en Aceptar.
154
Project permite adems guardar una lnea de base para algunas tareas
especficas para eso solo es necesario seleccionar la opcin Tareas
seleccionadas en lugar de Proyecto Completo. En la leccin 39 Informe del
proyecto utilizaremos la lnea de base que acabamos de guardar.
LECCIN 34: AGREGAR EL PROGRESO DEL PROYECTO
En esta leccin aprenderemos a actualizar el progreso de varias tareas esto es

utilizado cuando se tiene la seguridad que para una fecha especfica se han
completado ciertas tareas, puesto que actualizar el progreso de esas tareas a la
fecha seleccionada.
Pasos para agregar el progreso a varias tareas.
2. Clic en Diagrama de Gantt.
3. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar.
4. Clic en el men Herramientas.
5. Seleccionar Seguimiento clic en la opcin Actualizar proyecto.
6. Clic en Actualizar trabajo completado al introduzca la fecha hasta donde se

actualizar el progreso del proyecto.
155
Por porcentaje completado: Se establece esta opcin para definir el porcentaje
completado comprendido entre 0 y 100, segn la fecha del cuadro Actualizar
trabajo completado al.
Slo al 0% o al 100% Se establece esta opcin para definir tareas que estn
programadas para que finalicen segn la fecha del trabajo completado al 100%.
7. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos Por porcentaje completado.
8. Puesto que solo queremos actualizar algunas tareas no todo el proyecto

daremos clic en Tareas seleccionadas.
9. Clic en Aceptar.
En el grfico siguiente se muestra el progreso de las tareas seleccionadas, es

importante recalcar que el progreso de la tarea "Determinar Atributos" no est
completado puesto su fecha de finalizacin es el Mircoles 08 y nosotros
actualizamos el progreso hasta el Martes 07.
LECCIN 35: AGREGAR EL PORCENTAJE DE PROGRESO A UNA TAREA
Ahora aprenderemos otra de las actividades que hace a Project importante y

diferente con respecto a otras herramientas y es el agregar el porcentaje de
156
progreso a una tarea, este leccin es esencial para el seguimiento de un proyecto,
por suerte es muy fcil llevar la acabo.
Aprenderemos dos formas de agregar el progreso a una tarea.
1. Clic en el Men Ver, haga clic en Ms vistas.
3. Clic en Hoja de tareas.
4. Clic en el Men Ver, en Tabla seleccionamos la opcin Seguimiento nuestra

pantalla deber ser similar a la siguiente.
5. En el campo % completado introducimos el valor del porcentaje para

completado desde 0% para nada completado hasta 100% que significa que la
tarea est completada; para nuestro ejemplo introduciremos 75%, los cambios se
muestran en el grfico siguiente.
6. Project actualiz a los campos Comienzo Real, %completado, Duracin

Real y Duracin Restante con base a los siguientes criterios.
Comienzo Real: Project coloca la fecha de inicio programada, en el campo

fecha real.
157
Fin Real: Project coloca esta fecha hasta que se introduzca el 100% de
tarea completada.
%completado: es el valor que nosotros introducimos.
Duracin Real: es el clculo del % introducido con respecto al valor de la

duracin programada.
Duracin Restante: es la diferencia entre la Duracin programada y la

Duracin Real.
Otra forma
1. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar, para nuestro ejemplo

"Diseo Arquitectnico".
3. Seleccionar Seguimiento clic en la opcin Actualizar tareas.
4. Nos aparece la siguiente ventana.
158
5. En el cuadro de % completado introducimos el valor del porcentaje 100%,
en nuestra hoja de tareas deber ser similar a la siguiente imagen.
6. Los criterios para calcular los dems campos son los que vimos
anteriormente.
El lector puede agregar el % completado a otras tareas del proyecto para practicar
lo aprendido, en la siguiente leccin aprenderemos como agregar el progreso de
una tarea por medio de las duraciones y como Project recalcula los dems
valores.
LECCIN 36: AGREGAR DURACIONES PARA UNA TAREA
En esta leccin continuaremos con el seguimiento del proyecto y aprenderemos

como se puede agregar una duracin real a las tareas con Project.
3. Clic en Hoja de tareas.
159
4. En el men Ver, seale Tabla seleccionamos la opcin Seguimiento.
5. Agregaremos a la tarea 'Importar catlogo de artculos' 15 hrs en el campo

Duracin real y Project recalcular los valores % completado, comienzo real, fin
real y duracin restante; como se puede ver en la figura de abajo.
Project utiliza las siguientes formulas
% Completado: Duracin real / Duracin.
Duracin restante: Duracin - Duracin real. Si la Duracin real que

introducimos es mayor (como en nuestro ejemplo que introducimos 25 hrs y las
programadas eran 20 hrs) que la Duracin programada, Project actualiza a 100%
el porcentaje completado.
LECCIN 37: AGREGAR EL TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE
En esta leccin aprenderemos a agregar el progreso del trabajo real el cual se

basa en conocer la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea y
del trabajo restante al proyecto, este se basa en conocer si una tarea va a requerir
ms o menos de lo calculado por Project.
Actualizar el trabajo real
1. Clic en el men Ver.
2. Seleccionar la opcin Ms vista.
3. Clic en Hoja de tareas y Aplicar.
160
4. En el men Ver, seale Tabla seleccionamos la opcin Trabajo y veremos
los campos de la siguiente figura:
Para nuestro ejemplo nos basaremos en la tarea "Programacin" la cual est

asignada a un recurso y posee los siguientes valores.
5. Agregaremos a la tarea "Programacin" 40 hrs en el campo Real. Lo cual har

que Project recalcule el trabajo Restante y el % de trabajo completado.
Actualizar el trabajo restante
1. Nos ubicamos en la vista Hoja de tareas.
3. Clic en Tabla y seleccionamos Trabajo.
4. Seguiremos con la tarea "Programacin" y agregaremos 20 hrs en el campo

Restante, lo cual har que Project recalcule el trabajo Real y el % de trabajo
completado.
161
Project utiliza las siguientes formulas
Porcentaje de trabajo completado: Trabajo real / Trabajo.
Trabajo restante: Trabajo - Trabajo real.
LECCIN 38: EXPORTAR PROYECTO A EXCEL
Si desea mostrar informacin de fase temporal en un grfico o diagrama de Excel,

puede exportarla utilizando el Asistente para anlisis de datos de escala temporal.
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Si corresponde, seleccione las tareas que desee exportar.
3. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Anlisis.
4. Clic en Analizar datos de escala temporal en Excel.
5. Se despliega el Asistente, el primer paso es seleccionar los datos a exportar

las opciones son: Proyecto completo o las tareas seleccionadas actualmente.
162
6. Seleccionar los campos que se van a exportar a Excel.
7. Seleccionar el intervalo de fecha a exportar.

8.
9. Seleccionar Si para crear un grfico de los datos a Exportar
163
10. Finalmente el ltimo paso es Clic en el Botn Exportar Datos.
LECCIN 39: INFORME DEL PROYECTO
En esta leccin aprenderemos dos cosas muy importantes una es comparar el

proyecto actual despus del seguimiento y actualizaciones que hemos realizado
con el plan original, el cual realizamos cuando creamos la lnea de base, y la otra
es obtener un informe del nuestro proyecto.
Hasta este punto es muy probable que el proyecto presentado en esta leccin
difiera con el que han realizado, lo cual no debe preocupar al lector, puesto que el
objetivo del curso es conocer y aprender a utilizar las herramientas de Project para
la planeacin y seguimiento de proyectos.
Primero vamos a comparar el trabajo actual de las tareas con el plan original, esto
se puede hacer en cualquier momento del proyecto para saber cmo es
comportamiento respecto a lo planeado.
2. Seleccionar la opcin Gantt de Seguimiento
164
A continuacin se despliega la vista del Diagrama de Gantt a la cual ya estamos
familiarizados, con la diferencia que aparece una barra gris en la grfica que
significa la Lnea de Base que nosotros hemos hecho previamente, recordemos
que la lnea de base funciona como una fotografa del proyecto y sirve para
comparar un punto inicial con el progreso o avance del proyecto.
Informe del proyecto
1. Clic en el men Ver, seleccionar Informes.
2. En la ventana que se despliega vamos a hacer clic en Generales y despus

en el botn Seleccionar.
165
3. Ahora vamos a seleccionar el Informe "Resumen del Proyecto", si hacemos
clic en el botn Modificar podemos cambiar formato al texto.
4. La siguiente pantalla es la vista previa del informe en la cual podemos

cerrar o en imprimir el informe, en el grfico anterior se muestra el Resumen del
Proyecto.
166
LECCIN 40: REORGANIZANDO TRABAJO INCOMPLETO
En esta leccin aprenderemos a como recalendarizar el trabajo, puesto que no es

extrao que alguna tarea se retrase o se interrumpa, incluso el proyecto completo
se puede ver afectado.
Project tiene la capacidad de reprogramar el trabajo restante para que comience

despus una nueva fecha.
167
2. Clic en Diagrama de Gantt. La vista es similar al siguiente grfico.
4. Seleccionar Seguimiento clic en la opcin Actualizar proyecto.
5. En la ventana Actualizar proyecto, seleccionamos la opcin "Reprogramar

trabajo restante para que empiece despus de:".
6. Seleccionamos la fecha Lun 27/11/06, con esto se recalendarizar el

proyecto para empezar en esa fecha.
168
En la siguiente grfica se muestra el diagrama de Gantt despus de reprogramar
las tareas.
Si la tarea no ha comenzado a la fecha Project reprograma el trabajo y

configura como fecha de comienzo la nueva fecha especificada.
Si la tarea ya comenz pero no se ha terminado todava, Project programa

la duracin restante para que comience en la nueva fecha. Project puede
reprogramar y dividir el trabajo no completado mediante el cuadro de dilogo
Actualizar proyecto, si la divisin de las tareas es permitida, por defecto esta
opcin est habilitada.
169

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MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL REA DE COMPRAS A TRAVS

DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES

MICHAEL PARRA BERMDEZ

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

MICHAEL PARRA BERMDEZ

Pasanta Institucional para optar por el ttulo de Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

GIOVANNI ARIAS CASTRO

GIOVANNI ARIAS CASTRO

Santiago de Cali, Marzo 22 de 2014

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17

Figura 1. rbol del problema 18

Figura 2. Diagrama de Caracterizacin de Procesos 28

Figura 3. Diagrama de Gantt 29

Figura 4. Ciclo PHVA 30

Figura 5. Flujo de compras de laboratorios Seres LTDA 36

Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del rea de compras 41

Figura 7. Metodologa PHVA 45

Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras 50

Figura 9: Planificacin de la capacitacin 73

Cuadro 1. Simbologa de los diagramas de procesos 24

Cuadro 2. Control de las actividades para la planificacin de procesos 29

Cuadro 3. Cuadro integrado de mando 31

Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto 34

Cuadro 5. Actividades crticas del rea de compras 38

Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales 46

Cuadro 7. Caracterizacin del proceso de compras 46

Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras 52

Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras 54

Cuadro 10. Clculo del nmero de observaciones por actividad segn el

Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda 58

Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda 60

Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda 62

Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda 64

Cuadro 15. Valoracin con el factor destreza o habilidad 66

Cuadro 16. Valoracin con el factor esfuerzo o empeo 66

Cuadro 17. Valoracin con el factor condiciones 67

Cuadro 18. Valoracin con el factor consistencia 67

Cuadro 21. Clculo de los Suplementos 70

Cuadro 22. Anlisis de tiempos 71

Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras 72

Cuadro 24. Indicadores de gestin del rea de compras 72

Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestin del rea de

Cuadro 26. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso 77

Cuadro 27. Cuestionario de evaluacin de aprendizaje del curso 78

Cuadro 28. Cuestionario de evaluacin de satisfaccin del curso para el jefe

Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitacin 80

Anexo A. Curso en Microsoft Project 2003 85

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