Desarrollo Sustentable

Evidencia de Aprendizaje

Implementacin de un sistema de
gestin

Diana Cruz Legorreta

AL12521439
PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO E IMPLANTACIN DEL SISTEMA
GESTIN AMBIENTAL:

En este trabajo se presenta una propuesta de un procedimiento para la

implantacin de un sistema de gestin. Basado en el enfoque a procesos y la
filosofa de la mejora continua ya que la implementacin del procedimiento
permite caracterizar la organizacin del objeto de estudio, la realizacin de un
diagnstico donde se constatan las principales deficiencias y la confeccin de
un plan de accin para erradicarlas o minimizarlas. El procedimiento facilita
adems la identificacin de los procesos, las fichas de los procesos
identificados, los procedimientos por cada proceso e indicadores para su
medicin y control.

Constantemente los directivos y personal en general se enfrentan a situaciones

y la premura con que se debe dar solucin a cada dificultad enmascara la
necesidad de realizar anlisis o consultar datos, pero ha de considerarse que
los cambios de la gestin normal pueden llegar a predecirse con un cierto
grado de anticipacin. De igual forma, puede esperarse un cierto grado de
similitud e incluso de coincidencia en los problemas que se vayan
presentando.
Este planteamiento permite aseverar que una buena gestin empresarial no es
aquella que se basa en la improvisacin sino aquella que advierte sus
problemas con una adecuada planificacin y poder de anlisis, es por eso que
la
estrategia a seguir por la entidad debe estar en concordancia a la solucin de
cualquier situacin que se conozca que puede suceder y de forma general se
abarcan sistemas empresariales que se debe planificar, sin embargo si esta
planificacin no se realiza correctamente trae consigo deficiencias y como
consecuencia sobrecarga administrativa.

La experiencia docente unida a la revisin de literatura especializada y el

intercambio con empresarios cubanos permiten plantear que en aquellos
centros en que los sistemas se planifican separadamente presentan las
siguientes insuficiencias: gran cantidad de documentacin, actividades
comunes con duplicidad de procedimientos, cada sistema por separado
demanda la participacin activa de un personal en especfico, por lo que, existe
personal identificado con un sistema ms que con otro, redundancias e
incoherencias ms difciles de detectar as como el logro de la trazabilidad, la
toma de decisiones de un sistema utiliza sus datos por lo que una solucin
puede tener conflictos con otro sistema, el rendimiento, las competencias y el
entrenamiento de los miembros de la organizacin, como individuos y equipo al
existir los sistemas por separado se hace ms trabajosa, en pocas palabras si
se mira de forma global la mejor solucin sera una gestin empresarial basada
en una correcta planificacin estratgica. Puede realizarse de forma separada o
integrada, sin embargo la primera variante puede traer consigo que la gestin
empresarial se perciba de forma fraccionada y la segunda brinda una serie de
ventajas como:

Disminucin de la documentacin, se exige que haya constancia escrita

y registros de cada uno de estos sistemas pero al estar integrados si se
elabora correctamente un mismo documento responde por las
exigencias de cada uno
Lograr una mayor participacin e involucramiento del personal, ya que
todos de una manera u otra se sienten parte del objetivo a alcanzar
Adquirir un mayor conocimiento de todos los procesos que se llevan a
cabo en la entidad, lo cual incide en el mejoramiento del control de la
organizacin
Incorporar los clientes y proveedores en el proceso como partes
importantes de la entidad. Se satisfacen las necesidades y expectativas
de todas las partes interesadas
Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la
consistencia, la trazabilidad, evitando las redundancias y las
incoherencias y disminuyendo los costos, se reducen los riesgos, se
facilita la respuesta ante quejas y reclamaciones y se aumenta la
rentabilidad.
Se incrementa el rendimiento, las competencias y el entrenamiento de
los miembros de la organizacin, como individuos y equipo. Se
armonizan y optimizan las mejores prcticas institucionales.
Mejora la imagen de la institucin ante los clientes, los financistas, los
poderes pblicos y la sociedad en general.

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA

Es un tema que est en auge cada vez ms en las organizaciones que
aspiran a alcanzar la competitividad permitindoles continuar hacia una
calidad total sostenible y segura. Se basa en el enfoque de proceso
definido como un principio para la gestin de la calidad.
Fase1: Creacin del Grupo Gestor para el desarrollo del Sistema de
Gestin Ambiental- SGA.

Objetivo: Crear las condiciones organizativas del SGA.

Paso 1: Adiestramiento del grupo para la elaboracin del SGA.
Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, estudio de
casos, actividades prcticas y trabajo en grupo.

Al comenzar a crear las condiciones para un desarrollo eficaz de la

gestin, se debe formar un grupo gestor. Los miembros sern
representantes de cada uno de los procesos involucrados, especialistas
en temas ambientales y con conocimientos interdisciplinarios ya que
esta etapa debe garantizar el involucramiento y comprometimiento de
todos, proceso que implica un cambio en su mentalidad.

Las herramientas de la comunicacin hacia el convencimiento

propiciarn un clima organizacional involucrado y consciente de la
necesidad del cambio.

Antes de pasar al siguiente paso se hace necesario que los integrantes

del grupo se preparen en los diferentes temas que se van a integrar para
lo cual se deben planificar cursos, conferencias, charlas o cualquier otra
actividad que evidencien la importancia de la decisin, aporte
conocimientos de los temas y permita el adiestramiento del personal, al
mismo tiempo los integrantes deben auto prepararse.

Se debe contar con la aprobacin de la alta direccin, su involucramiento

y colaboracin, ya que todo proceso de investigacin que conlleve a un
estudio superior lo necesita. Se requerir de un liderazgo efectivo que
transmita la importancia del proceso al que se est sometiendo y logre
un ambiente de ayuda e incondicionalidad para llevarlo adelante.

Paso 2: Establecimiento del alcance del SGA.

Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de

documentos y tormenta de ideas, toda vez que una vez adiestrado el
grupo gestor se debe determinar el alcance del SIG y las normas que
van a utilizar como referencia. La forma para su determinacin est dada
por los sistemas que se van a integrar y lo que va a abarcar el sistema
dentro de la entidad, ya que este paso es de suma importancia pusto
que sentar el camino a seguir, las reas involucradas y las normas que
sern objeto de constante anlisis. El grupo gestor, junto con la alta
direccin, a travs de tormentas de ideas lo establecer.

Paso 3: Informacin e Identificacin de requisitos legales y de otro tipo

relacionados con los sistemas que integran el SIG
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de
documentos y tormenta de ideas, ya que se deber identificar y
mantener actualizados los requisitos legales y reglamentarios que le
sean aplicables a la entidad con relacin a la calidad, condiciones de
seguridad de los empleados, as como del medio ambiente, pudiendo
acceder a esta informacin todos los implicados. Para su informacin e
identificacin se harn sesiones de trabajo en la que se revisen los
diferentes documentos legales y de otro tipo relacionados con el tema y
para los que su inclusin sea dudosa se harn tormentas de ideas hasta
llegar a un consenso.

Fase 2: Caracterizacin general de la entidad

Objetivo: Conocer las peculiaridades de la organizacin objeto de

estudio.

Paso 4: Identificacin de la entidad

Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los

implicado, toda vez que para poder comprender la entidad objeto de
estudio debe partirse del nombre, ubicacin geogrfica, estructura
organizativa, principales servicios y principales premios o
reconocimientos.

Paso 5: Caracterizacin de los recursos humanos, el cliente externo,

proveedores y competencia

Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los

implicados, ya que el estudio de los recursos humanos permitir conocer
sus caractersticas en cuanto a cantidad de trabajadores, gnero al que
pertenecen, edad, nivel de escolaridad y categora ocupacional. De los
clientes externos se identificarn sus peculiaridades de manera general
y con respecto a los proveedores se analiza las relaciones con la
organizacin y la estabilidad y la calidad de los suministros, dando a
conocer los principales. De la competencia se deber hacer una
valoracin citndose las empresas que se consideran competidoras.

Fase 3: Preparacin del SIG

Objetivo: Sentar las bases para disear el Sistema Integrado de Gestin.

Paso 6: Diagnstico de calidad, medio ambiental y de SST

Tcnicas: lista de chequeos, revisin de documentos e intercambio
directo con los implicados ya que para la realizacin de este diagnstico
se utilizarn listas de chequeo con los aspectos que se describen en los
sistemas medioambientales, es de destacar que en la lista para el
diagnstico del medio ambiente se incluye las temticas de SST, tales
como: condiciones higinico-sanitarias del ambiente de trabajo, la
evaluacin de la calidad del aire y el del agua, el manejo de residuales y
otros aspectos. Adems se le agregar una lista de chequeo que
garantice precisar de una forma ms profunda cuestiones relacionadas
con las condiciones ergonmicas y de bienestar as como otros aspectos
de inters. Con relacin a la gestin de la calidad se utilizar una lista de
chequeo basada en la norma ISO.

Paso 7: Identificacin y representacin de los procesos que intervienen

en el SIG

Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de

documentos, tormenta de ideas y mapa de procesos.
Se deben identificar los procesos que integran el Sistema Integrado de
Gestin. Este paso es una gua para la confeccin de la restante
documentacin (procedimientos, instrucciones y registros). Para su
identificacin y representacin se harn sesiones de trabajo, debindose
incluir todos los procesos que influyan en los sistemas a integrar y para
los que su inclusin sea dudosa se harn tormentas de ideas hasta llegar
a un consenso. A cada proceso identificado se le determinar su ficha de
proceso.

Para la clasificacin de los procesos es de acuerdo a su alcance:

Procesos estratgicos son los que establecen y controlan la implantacin
del sistema como va para cumplir con la poltica y los objetivos de la
organizacin, ya que estn bajo la responsabilidad de los directivos y
permiten orientar y asegurar la coherencia de los procesos operativos y
de apoyo.

Procesos operativos

En stos se han incluido los procesos encargados de determinar los

requisitos del producto, la organizacin y realizacin del producto.

Procesos de apoyo

Estos son los procesos que aseguran los recursos para los procesos de la
realizacin del producto que aseguran los recursos humanos, materiales
y financieros.

Paso 8: Designacin de las funciones, responsabilidades y autoridades.

Tcnicas: anlisis de documentos, trabajo en grupo

En este paso se deben declarar las funciones, responsabilidades y

autoridades de los miembros de la organizacin con relacin al SIG.

Fase 4: Elaboracin de la Documentacin integrada.

Objetivo: Disear el Sistema Integrado de Gestin
Tcnicas: anlisis de documentos, trabajo en grupo y mapa de procesos.
En esta fase es necesario aclarar que un sistema integrado posee
documentacin especfica de cada sistema por lo que se debe declarar y
elaborar. Su inicio parte del diseo definitivo del mapa de proceso, del
cual se desprende el diseo del SIG en que se deben incluir la
documentacin general y la especfica.

Se deben documentar las actividades que intervienen en el SIG siempre

que esta documentacin sea de utilidad, establecindose un nivel de
detalle capaz de explicar la actividad pero sin llegar a desarrollar
explicaciones obvias e innecesarias. Para su ejecucin eficaz el grupo
gestor debe trabajar en conjunto con el resto de los trabajadores y si ya
se posee el SGC documentado se puede partir de su rediseo con la
ptica de integracin para documentar parte del SIG.
Para la documentacin a disear se recomienda:

DOCUMENTACIN GENERAL

Poltica del SIG

Objetivos integrales generales y su desglose definitivo

Manual integral
PROCEDIMIENTOS GENERALES

PI-00-01
Control de la documentacin
PI-00-02
Control de no conformidades u observaciones
PI-00-03
Auditoras internas del SIG
PI-00-04
Seguimiento y medicin. Controles ms convenientes y deteccin del
cambio
PI-00-05
Comunicacin

FICHAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS

En correspondencia con las necesidades de cada entidad.

Fase 5: Implantacin del SIG

Objetivo: Ejecutar el SIG diseado a travs de su intervencin en la
prctica.

El contenido de los procedimientos generales puede ser entre otro el

siguiente:
El procedimiento PI-00-01.Control de la documentacin, recoge todo lo
relacionado con la elaboracin e identificacin de los documentos y
registros, as como su control. En este procedimiento se establecen
varios aspectos de inters y su objetivo es establecer la forma en que se
confecciona y controla la documentacin del Sistema Integrado de
Gestin.
Entre los aspectos de inters est la estructura establecida para la
documentacin del SIG, la forma en que se identifica la documentacin
siendo fundamentalmente por el Ttulo del documento y el cdigo
teniendo en cuenta: Codificacin de las fichas de procesos: FP-(Cdigo
del proceso que describe).

Codificacin de los procedimientos y registros.

EJEMPLO DE LA CODIFICACIN:
PI-00-01: Es el procedimiento integral No.1 de los generales.
PC-05-03: Es el procedimiento No 3 del proceso 05 y responde a un
requisito especfico de calidad.
RI-00-01-01: Es el registro 01 del procedimiento integral No.1 de los
generales.
FP-01: Es la ficha de proceso del proceso 01.
Adems en este procedimiento debe establece la forma de revisar y
aprobar la documentacin, su distribucin, implantacin y control, la
manera de proceder para los cambios o modificaciones (actualizacin)
as como su derogacin y retiro, su proteccin y la forma de proceder
con los documentos externos.

Por otra parte el procedimiento PI-00-02 Control de no conformidades u

observaciones recoge todo lo relacionado al control del producto no
conforme, el tratamiento a las no conformidades y las acciones
correctivas y preventivas. Este procedimiento tiene como objetivo
establecer la forma en que se tratarn las no conformidades u
observaciones en el SIG, como controlarlas, prevenirlas, resolverlas, as
como su seguimiento y en el caso de producto no conforme como
prevenir su uso o entrega no intencionada. Entre los aspectos de inters
del documento est el establecimiento de las desviaciones del SIG, las
cuales son:

No conformidades de cualquier origen. Deben ser registradas en el RI-

00-02-01 Control de no conformidades u observaciones.
Observaciones. En este caso no constituye una desviacin, pero es la
antesala de una, por lo que se debern registrarse y las acciones a
tomar sern preventivas y no es necesario investigar las causas.
Adems el procedimiento PI-00-02 Control de no conformidades u
observaciones recoge cmo realizar las concesiones del producto no
conforme, as como los pasos a seguir ante las reclamaciones o quejas y
cmo realizar el cierre de las no conformidades.
El procedimiento PI-00-03 Auditoras internas del SIG, establece cmo se
efecta esta actividad en la entidad. Entre los aspectos a destacar est
como realizar el programa de auditoras internas, el cual se elabora para
una sola auditora o para varias auditorias o para un perodo
determinado asociado a los objetivos del programa. Para facilitar su
confeccin las auditorias se codifican.

En este procedimiento adems se establece como realizar el

seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se
generan producto a la auditora en el que elabora un plan de accin que
soluciona cada una de las no conformidades detectadas, incluyndose
acciones para resolver las observaciones sealadas El auditor principal
es el mximo responsable de realizar el chequeo o seguimiento al plan
de acciones, en caso de no poder ser este, el cierre de estas acciones lo
puede hacer el RGI.
En el procedimiento PI-00-04 Seguimiento y medicin. Controles ms
convenientes y deteccin del cambio, se recoge las formas que posee la
organizacin para garantizar exitosamente el cumplimiento de este
requisito en el SIG. En l se identifican las formas de realizar esta
actividad y dentro de su desarrollo realiza referencia a otros
procedimientos establecidos en el SIG. Adems establece como
determinar la efectividad de las acciones que se trazan en las diferentes
situaciones para lo cual se debe hacer un balance para comprobar si las
acciones trazadas para minimizar o erradicar las deficiencias fueron
efectivas realizando un anlisis estadstico donde se agrupen, estudien o
se resuman para conocer si las no conformidades se repitieron y las
mejoras trazadas se obtuvieron.

El procedimiento PI-00-05 Comunicacin, establece los diferentes

canales de comunicacin de la entidad as como las diferentes acciones
que se realizan para lograr el xito en esta actividad entre las que se
destacan discusin de los planes econmicos y productivos, las
evaluaciones del desempeo individual de los trabajadores, reuniones
con los clientes, Consejos de Direccin, reuniones mensuales con los
trabajadores, reuniones abiertas, matutinos, etc.

Paso 9: Distribucin y control de la documentacin

Para la ejecucin de este paso se tendr en cuenta lo establecido en el
diseo del SIG. Se deber establecer el tipo de soporte que se utilizar
para la distribucin, la forma de la distribucin, a quienes se les
distribuir y la manera en que se controlar.

Paso 10: Formacin de todo el personal

Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, actividades
prcticas y trabajo en grupo, ya que una vez que todo el personal posee
la documentacin del SIG que es de su inters se puede comenzar su
implantacin, garantizando que el personal domine la forma de proceder
y a la vez se encuentre motivado a hacerlo por lo que se deben
desarrollar acciones de capacitacin dirigidas a la formacin en este
sentido. Este paso una vez que se desarrolla es de permanente ejecucin
tenindosele que explicar los aspectos de mayor inters del sistema, los
principales cambios introducidos a la entidad entre otras caractersticas.

Fase 6: Revisin y Mejoramiento del SIG

Objetivo: Mantener el sistema bajo control, garantizar su evaluacin y
mejora continua, ya que para la ejecucin de este paso se tendr en
cuenta lo establecido en el diseo del SIG. Se deber definir los periodos
de tiempo para realizar los controles y evaluaciones, las informaciones
que se debern utilizar, as como las vas para realizar estos anlisis, la
forma de lograr el seguimiento y la retroalimentacin. Es recomendable
establecer para cada proceso indicadores de evaluacin.

Los siguientes indicadores se pueden tomar como referencia:

Calidad, Medio Ambiente y SST.

ndice y frecuencia
Frmula
Leyenda
Indicador de la eficacia
Calidad
Por ciento de cumplimiento de las acciones tomadas (preventivas y
correctivas).Trimestralmente

IAC: ndice de acciones cumplidas.

AC: Total de acciones cumplidas.
AT: Total de acciones tomadas.
95-100 %: Satisfactorio
90 - 94 %: Aceptable
85 -89 %: Regular