MATERIA

FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

ENSAYO
IMPORTANCIA DEL ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE UN PROYECTO
TUTOR
JORGE GARCA PATERNINA

ALUMNO
RAFAEL PEREZ ALMANZA

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
ADMINISTRACIN FINANCIERA
SEMESTRE VIII
CREAD CERET CRDOBA
2016
El estudio administrativo del proyecto comprende el anlisis del marco jurdico en
el cual va a operar la unidad empresarial como paso previo a la definicin del tipo
de empresa que se va a constituir, la determinacin de la estructura organizacional
ms adecuada, aspectos de contratacin de personal a las caractersticas y
necesidades del proyecto y la descripcin de los sistemas, procedimientos y
reglamentos que orientan y regulan las actividades para operacin.

El conocimiento del marco legal en que se operar el proyecto tambin es

fundamental para el xito del mismo, por ello se estudian las normas que
regularn las distintas acciones en los perodos de gestacin, implementacin y
operacin; es decir, que se ajuste a las leyes, decretos, reglamentos y dems
normatividad que regulan su actividad. El ordenamiento jurdico en los mbitos
tributarios, laborales, comerciales y civiles, condicionar las actividades
operativas del proyecto, lo cual obliga a un conocimiento detallado de las mismas
para identificar la manera como facilitan, condicionan o restringen la actividad
empresarial que se proyecta desarrollar. En sntesis, se debe establecer las
principales regulaciones de tipo legal a las cuales va a estar sometido el proyecto,
analizar la incidencia de las mismas y encontrar la manera de cumplir con ellas
para evitar traumatismos durante la implementacin y operacin.

Para el desarrollo de las actividades de implementacin y operacin del proyecto,

se analizan las ventajas y desventajas que ofrecen los diversos tipos de empresas
de acuerdo con su constitucin jurdica hasta seleccionar el ms adecuado a las
caractersticas del proyecto, las aspiraciones y posibilidades de quienes estn
interesados en realizarlo. Hay sociedades de personas, de capital y mixtas. Entre
las de personas estn: colectivas, las comandita simples, cooperativas y
comunitarias. Las de capital son las annimas, comandita por acciones y de
acciones simplificadas. Las sociedades de responsabilidad limitada son mixtas.

Tanto la empresa individual como los tipos de sociedades presentan una serie de
ventajas y desventajas que deben ser analizadas para establecer cul es la que
ms se adecua a las necesidades del proyecto. Es importante analizar los
requisitos exigidos en cada caso. Entre los aspectos condicionantes que se deben
tener en cuenta al analizar las diversas alternativas de constitucin empresarial, es
importante describir y tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tamao del proyecto. Condiciona el tipo de empresa, siendo ms prctico

constituirse como empresa individual, sociedad de responsabilidad limitada
o colectiva cuando es micro o pequea empresa, y como annima cuando
son medianas o grandes empresas.
Nmero de aportantes. La cantidad de socios que van a participar
condiciona el tipo de empresa a constituir. Por ejemplo, para la
constitucin de una cooperativa se requiere un mnimo de 20 asociados,
para una sociedad de responsabilidad limitada un mximo de 25, para una
empresa individual un solo propietario; la sociedad annima no tiene tope
en cuanto al mximo de socios pero requiere un mnimo de 5; es decir,
cada una permite un determinado nmero de socios.
Monto, forma de aportacin, expectativas de aportes, participacin en la
administracin de la empresa y retorno sobre Inversin. Algunas formas de
sociedad admiten socios industriales y socios capitalistas, otras no, los
primeros aportan conocimientos, experiencias y trabajo y los segundos
contribuyen con capital. Si los aportantes desean responsabilizarse de la
administracin y el control directo de la empresa puede ser ms apropiado
constituirse como sociedad colectiva o limitada que como una sociedad
annima. Si espera un retorno sobre su inversin representado
especialmente en servicios lo recomendable puede ser la sociedad
cooperativa.
Tasas de impuestos aplicables en cada caso. Aun cuando en los ltimos
aos se ha dado cierta unificacin en esta materia, es necesario consultar
las tasas vigentes para cada tipo de sociedad, los impuestos aplicables, la
forma y el momento de pago, etc.
Responsabilidad deseada por socios ante terceros acerca de operaciones y
resultados. Puede suceder que sta sea ilimitada o responder hasta con el
 patrimonio personal para cumplir las obligaciones contradas, en la
limitada solamente se responde hasta los aportes hechos a la sociedad
empresarial, como en el caso de las cooperativas, limitadas, annimas y en
comandita (para los socios comanditarios).
Expectativas de crecimiento. Influye en la seleccin del tipo de empresa, en
algunos casos favorecen el crecimiento de la misma, como en la sociedad
annima que ofrece ms ventajas que una individual o una colectiva en
esta materia.
Luego de tomar la decisin con respecto a la constitucin jurdica de la
empresa se procede a averiguar los requisitos exigidos para su
formalizacin y concretar detalles en materia estatutaria, teniendo en
cuenta aspectos como:

Razn social de la empresa.

Objetivos generales y carcter de la empresa.

Domicilio de la empresa.

Actividades generales que va a desarrollar para el cumplimiento de los

objetivos.

Asociados, ya sean personas naturales o jurdicas.

Derechos y deberes de los asociados.

rganos de direccin y de administracin.

Representacin legal.

Mecanismos de control.

Composicin patrimonial, condiciones de aportacin

Condiciones de ingreso y retiro de socios.

Duracin de la sociedad.
 Causas y condiciones de liquidacin.

Reparto de los beneficios y utilidades obtenidas.

Los dems elementos que se consideren de relevancia o que sean

exigidos por la ley.

Los estatutos de constitucin deben ser claros, precisos y completos, de tal

manera que suministren las reglas de juego para todas las personas integrantes
del sistema empresarial, tambin deben ser flexibles para que permitan adaptar la
organizacin a los cambios que se presenten en el medio ambiente ya las
necesidades de evolucin y crecimiento de la empresa.

En sntesis, se debe decidir el tipo de constitucin legal que dar a la empresa,

explicar razones que llevaron a la eleccin, averiguar los requisitos que debe
cumplir para formalizar la constitucin de la empresa y plantear una propuesta de
estatutos para la organizacin empresarial.

Dentro de los pasos que se siguen en el proceso conducente al diseo de la

estructura organizacional de la empresa, se pueden tener en cuenta por lo menos
los siguientes:

1. Consultar los objetivos generales de la empresa (as como los del

proyecto). La estructura debe disearse para que permita el cumplimiento de
dichos objetivos.

2. Revisar y elaborar, si es el caso, los objetivos especficos, las polticas, las

estrategias, los planes y programas pertinentes. Estos se establecen como
medios o instrumentos para el logro de los objetivos del proyecto.

3. Elaborar un listado de las actividades que ser necesario efectuar para

lograr los objetivos.
4. Agrupar las actividades y tareas relacionadas o afines. Si consideramos la
empresa como un sistema, cada grupo de actividades afines constituye un
subsistema, el cual ser encargado de cumplir unas funciones especficas que
sern bsicas para la operacin del proyecto.

Como ejemplo de subsistemas o de unidades de la empresa estn: produccin,

comercializacin o mercadeo, contabilidad y finanzas, personal, servicios
generales, mantenimiento, adquisiciones, planeacin y control, relaciones
pblicas, investigacin y desarrollo, etc. Obviamente que no todos deben existir en
una misma empresa, al analizar la naturaleza de las actividades a desarrollar se
identificarn las pertinentes para cada caso.

Las interrelaciones que se establezcan posteriormente estarn en funcin de la

forma en que se agrupen las actividades. Para el agrupamiento de actividades
tambin se debe analizar la mejor manera de utilizar los recursos humanos y
materiales de que se dispone.

5. Identificar las funciones especficas que deber cumplir cada subsistema,

as como las interrelaciones que tendr con los dems subsistemas.

6. Identificar las necesidades de recurso humano que tendr cada subsistema

para el cumplimiento de sus funciones. Consultar las estrategias propuestas en el
estudio de mercado para la comercializacin, las implicaciones de la definicin
del tamao, las necesidades de mano de obra para el proceso productivo y en
general, los requerimientos de la estructura organizativa para la administracin
general, administracin de personal, contabilidad y finanzas, asesoras.

Tambin sirven de apoyo para llegar a una mayor precisin con respecto al
personal requeridos, la regularidad o la variacin en los volmenes de produccin
en los distintos meses del ao, la posible existencia de ndices de productividad o
de eficiencia de la maquinaria y de la mano de obra, los niveles de calificacin del
personal, las jornadas o turnos de trabajo contemplados, etc.
7. Realizar un anlisis de equilibrio entre las unidades o subsistemas, con el
propsito de establecer qu tan equitativas son las cargas de trabajo. Es posible
que el peso o los volmenes de trabajo correspondientes a algn (os) subsistema
no ameriten su existencia como unidad independiente en la estructura organizativa
inicial de la empresa.

8. Expresar los subsistemas en unidades administrativas o en grupos de

trabajo. Esto se realiza a partir del anlisis de equilibrio hecho anteriormente.
Debe llegarse a decidir cules unidades administrativas sern creadas y el
alcance de las mismas. Tambin puede ocurrir que se decida fusionar dos o ms
subsistemas de poco peso en las funciones globales del sistema empresarial.

Es conveniente analizar las diversas opciones existentes de

departamentalizacin para decidir cul es la que ms se adecua al proyecto.
Entre las alternativas ms comunes estn: Departamentalizacin por funciones,
por territorio, por producto, por clientes, orientada al mercado, por procesos,
organizacin matricial, por proyecto.

9. Asignar funciones y definir los cargos para cada unidad administrativa o

grupo de trabajo. Las funciones deben describirse de manera perfectamente
concreta y clara, evitando la duplicidad de las mismas en distintas unidades. En el
fondo lo que en realidad se hace es confirmar y reasignar las funciones
identificadas en el paso cinco.

La definicin de cargos se hace de acuerdo con la identificacin de necesidades

de recursos humanos planteadas y las exigencias que aparezcan por las posibles
desagregaciones, fusiones y anexiones entre los subsistemas. Se podr distinguir
entre cargos directivos, ejecutivos, administrativos, operativos, etc. segn las
caractersticas y requerimientos del proyecto.

10. Elaboracin del organigrama. Esta es la manera ms sencilla de describir la

estructura. Se especifican las lneas de autoridad y de comunicacin. Sin embargo
tiene limitaciones ya que slo muestra parle de las relaciones que se dan en la
organizacin formal, por lo cual en la prctica es complementado con
descripciones de cargo y manuales de organizacin.

11. Descripcin de funciones para cada cargo. Esta descripcin incluye: la

identificacin del cargo (nombre del cargo, unidad a que pertenece, naturaleza),
enumeracin y explicacin de las funciones (este es el cuerpo de la descripcin),
requisitos (educacin, experiencia, destrezas o habilidades) y remuneracin
asignada.

12. Verificar que todas las funciones de los subsistemas hayan sido asignadas
las unidades administrativas o grupos de trabajo, que la distribucin de funciones y
cargos se hayan realizado guardando equilibrio y bajo el criterio de existencia de
afinidad entre las mismas, que la estructura organizativa tenga la flexibilidad para
permitir ajustes, modificaciones o transformaciones a medida que el proyecto se
vaya desarrollando y que la empresa vaya evolucionando.

Es claro que el procedimiento propuesto para el diseo de la estructura

organizacional est ideado para el caso de proyectos que impliquen la creacin y
organizacin inicial de empresas. Tambin puede ser aplicable en aquellos que
trabajen sobre empresas en funcionamiento. La revisin general de la estructura
actual a la luz de las exigencias del nuevo proyecto permitir detectar y corregir
fallas y plantear una solucin moderna y dinmica que atienda expectativas de
desarrollo.