COMUNICACIN

La comunicacin oral es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada da
de nuestra vida. Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente; por lo
que es necesario que toda la informacin que se intercambia con otras sea clara, segura
comprensible y corts. Es importante mantener un tono agradable y cordial en nuestras
conversaciones, ya que a lo largo del tiempo hemos desarrollado un estilo personal de
expresin.

La comunicacin escrita es uno de los medios que ha ido evolucionando, es decir, la

correspondencia comercial ha ido recogiendo toda esta cosecha de personalizacin.
Cada texto est clasificado segn una redaccin, la cual se realiza de una manera, un
estilo, una forma y esquema propio. Vamos aprendiendo mtodos de creacin
automticos que nos ahorran tiempo, adems los avances tecnolgicos nos ayudan an
ms en esta labor.

As tambin, la redaccin de documentos de una empresa o institucin es una de las tareas

ms comunes. Sin embargo, cada texto necesita una redaccin diferente, ya sea una carta,
un oficio, un informe, una solicitud, etc.; por lo que en este curso se presentarn las reglas
bsicas para redactar cualquier tipo de documento.

Qu es la comunicacin?

Comunicar significa manifestar o hacer saber a otro alguna cosa, en el acto de

comunicacin intervienen cinco elementos:

1. Emisor: el que habla o escribe

2. Receptor: el que escucha o lee
3. El mensaje: lo que el emisor trasmite al receptor
4. Cdigo: es el sistema de seales mediante el cual se trasmite el mensaje
5. Canal: medio a travs del cual llega el mensaje (voz, escritura, telfono, etc.)

La comunicacin escrita debe mantener las siguientes caractersticas:

Claridad: Es la expresin de las ideas de manera que permita su comprensin,

evitando los malos entendidos y las dudas al respecto.
Concisin: Es el empleo del menor nmero de palabras para expresar la idea que
queremos trasmitir.
Sencillez: Consiste en expresar con naturalidad los conceptos, hechos y
aportaciones, utilizando palabras y frases simples sin rebuscamientos ni
tecnicismos innecesarios.
Naturalidad: Se logra con el uso de lenguaje coloquial en la escritura, utilizando
palabras de fcil comprensin, sin rebuscamientos o afectacin.
Totalidad: Tiene la finalidad de no dejar al destinatario la impresin de que el
mensaje est incompleto, por lo que se debe tener la seguridad de que todas las
ideas relacionadas al tema fueron incluidas.

1
 COMUNICACIN CORPORATIVA

Dentro de la empresa o institucin, a menudo tenemos que emitir comunicados con el

objetivo de informar sobre algn tema o asunto determinado. Sera un error pensar que
la comunicacin interna es nica y exclusiva de las grandes organizaciones, cada vez ms
pequeos organismos encuentran en la comunicacin interna corporativa un aliado para
implantar cambios y lograr los objetivos estratgicos que le competen, ya que una
correcta poltica de comunicacin puede dar excelentes resultados, algunos de los
elementos que se pueden favorecer, son:

Motivacin del equipo humano que compone la institucin, pues finalmente son
ellos los partcipes de los resultados de la misma y esto solo es posible si los
integrantes del equipo estn correctamente informados, evitando as, rumores o
informaciones errneas.
Potenciar el sentimiento corporativo de los empleados. Esto se consigue cuando
los trabajadores tienen posibilidad de establecer una va de comunicacin real
con sus superiores.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Para cada tipo de documento existen patrones de comunicacin determinados, como se

describe a continuacin:

ACTA

Este documento tiene como objetivo dejar constancia de lo acontecido, de los acuerdos
o discrepancias que se dieron durante la reunin, sesin, junta o asamblea.

El acta supone un documento muy utilizado en muchas profesiones, no obstante, el

profesional del secretariado deber conocer la relevancia de este documento, el formato
adecuado del mismo, sus reglas, etc., ya que a menudo asistir a reuniones de trabajo o
juntas donde tendr que redactar un acta para dejar constancia de los puntos all tratados.

CARACTERSTICAS DEL ACTA

Un acta deber contener los siguientes apartados:

Fecha, hora y lugar en que se celebra la reunin o junta.

Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deber figurar su nombre.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y
quienes estuvieron ausentes.
Nombre y apellido del encargado de presidir la reunin o junta.
Orden del da, en esta se indicarn los puntos a tratar relacionados en orden de
tratamiento, es decir en orden cronolgico.
Se indicarn los acuerdos adoptados en la junta, pero tambin se podrn indicar
aquellos aspectos en los que no se ha logrado establecer decisiones conjuntas.
Las personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deber de indicar el nmero de asistentes con
derecho a voto.
Cierre y firmas del titular de la institucin y del secretario/a quien se encarga de
levantar el acta oficial, con lo que se da por aprobada el acta.

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 MODELOS DE ACTAS

CIRCULAR

La circular es un documento que se utiliza para comunicar alguna noticia, acontecimiento,

informacin comn o evento actual que pueda resultar de inters para una institucin,
direccin, departamento o grupo de empleados. Por lo general, una carta circular
trasmite la informacin a varios destinatarios a la vez y no es un documento al que se deba
responder, aunque en ocasiones se hace solo por motivos de cortesa.

CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR UNA CIRCULAR:

1. Por la naturaleza de este documentos informativo, tendr que redactarse en un

lenguaje sencillo sin utilizar trminos que impidan o dificulten su comprensin.
2. Se debe tratar de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
3. Las ideas debern expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

EJEMPLOS DE CIRCULAR

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 MEMORANDO

Tambin conocido como un memorndum. Cultismo del latn que significa algo
que deber guardarse en la memoria, en el argot corporativo suele denominarse
como memo, este tipo de documento se usa con carcter interno destinado a
trasmitir rdenes, comentar determinados asuntos, dar recomendaciones,
etctera.

Se caracteriza por la brevedad y claridad en aquello que pretende comunicar. No

contiene saludo ni despedida.

Partes de un memorando:

1. Cabecera. En ella se indicarn los datos del remitente (persona,

departamento, etc.), los datos del destinatario, el asunto y la fecha. El
memorando no lleva saludo a diferencia de otros documentos.
2. Cuerpo. Texto principal donde se expone de forma breve y concisa el motivo
del documento.
3. Pie. En este se podrn indicar los posibles anexos de documentos al
memorando o cualquier otro dato que pueda ser de inters.

Ejemplos de memorando:

LA MINUTA

La elaboracin de una minuta es muy importante como un medio para registrar los
aspectos ms relevantes de una junta de trabajo, escolar o de cualquier otro tipo,
con la finalidad de darle seguimiento a los acuerdos tomados y verificar su
cumplimiento parcial o total hasta que todas las actividades estn totalmente
terminadas.

Las minutas tambin registran los nombres de los participantes en las reuniones y
todas las conclusiones o acuerdos a los que se haya llegado en una determinada
reunin, adems de registrar todos los aspectos pendientes y cualquier otro tema
que se agregue en las juntas.

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Partes de una minuta:

1. Nombre de la reunin o ttulo que la identifique claramente entre todos los

participantes y las personas a las que se deba distribuir la minuta.

2. El lugar y la fecha de la reunin.

3. Lista de participantes. De preferencia circule una lista de asistencia que deber

archivar junto con la minuta de la reunin.

4. Agenda. Se debe registrar cada uno de los eventos de la reunin, principalmente

cada tema tratado, as como las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados,
las actividades que se hayan originado con motivo del tema, las personas
responsables de darles seguimiento o de su realizacin, el estado actual de las
actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad y cualquier otro
punto importante en cada tema, de tal manera que todas las personas involucradas
puedan conocer la situacin an sin haber participado en la reunin. Omita todos
los comentarios sobre cada tema, anote solamente lo relevante.

5. Acuerdos. Lista de cada uno de los temas de acuerdo al orden en que fueron
tratados o en base a su importancia. Esto depende de las personas que llevan la
minuta y de los organizadores o lderes de la reunin, dependiendo de si quieren
resaltar algunos temas sobre los dems.

Las actividades que se deben realizar entre la reunin actual y la prxima para el
cumplimiento de cada uno de los temas. Si existe algn obstculo para lograr el
cumplimiento o para poder proseguir, este debe estar debidamente identificado,
para que las personas con la autoridad para resolverlo puedan intervenir.

6. Fecha y lugar en la que se efectuar la siguiente reunin.

EJEMPLO DE MINUTAS:

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 EL INFORME

El informe como su nombre lo indica, sirve para informar, pero de una forma
detallada y rigurosa, normalmente respondiendo a una solicitud que requiera de
cierto anlisis o investigacin y posterior extraccin de conclusiones.

El contenido de un informe suele tener un anlisis objetivo de cualquier hecho o

situacin que se produzca tanto dentro como fuera de la empresa, en l se
indicarn los datos de partida, las causas que propician dichas circunstancias y
unas conclusiones o soluciones para dicho asunto.

Existen muchos tipos de informes dependiendo del rea que lo genera, as

podemos encontrarnos con informes de personal, genricos, tcnicos, de
mercado, econmicos, etc. Todos estos comparten un formato, aunque como es
lgico se adaptan a los datos de informacin que aportan.

A la hora de redactar un informe tenemos que tener claro el siguiente patrn

1. Qu es lo que se investiga o analiza?

2. Por qu?
3. Qu mtodo o mtodos se usarn?
4. Cules son los resultados obtenidos y los esperados?
5. Cules son las conclusiones?

Una vez que tengamos claro el patrn, debemos estructurar el documento de la

siguiente manera:

1. Introduccin
2. Descripcin del problema
3. Desarrollo
4. Resultados
5. Conclusin

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 Se pueden incluir anexos, estos se ubicarn al final el documento, salvo cuando
deban ilustrar algo sobre lo que se est hablando o cuando la comprensin pueda
reusultar complicada para el lector sin tener el dato complementario de manera
inmediata.

TIPOS DE INFORMES

1. Segn el formato podemos clasificarlos en:

Descriptivo. Solo se indican los datos en el informe pero no se

realiza un anlisis del mismo, por lo tanto, no se extraen
conclusiones.
Analtico. se exponen los datos, se desglosan y se analizan con el
fin de extraer una serie de conclusiones.

2. Segn el tipo se encuentran los siguiente:

Personales. Permite reflejar determinados aspectos

profesionales de un empleado, a menudo estos informes sirven
para el personal del departamento de recursos humanos.
Econmico-financieros. Reflejan la informacin econmica de la
empresa, suelen mostrar datos, patrimoniales, estados contables,
diagramas grficos, etc. Este tipo de informes se elaboran
partiendo de los datos contables de la empresa y suelen mostrar
resultados o recomendaciones.
Auditoria. Este tipo de informes analizan determinados datos o el
cumpliemiento de ciertas normas. En el proceso de auditora de
cualquier empresa se comprueban y verifican ciertos procesos
de las empresas o instituciones para comprobar la correcta
realizacin y la aplicacin de las normas que la rigen.
Tcnicos. Muestran datos sobre aplicaciones, productos, etc., y
explican los mecanismos que los afectan, adems determinan las
conclusiones sobre los estudios llevados a cabo.
Comerciales. Reflejan los detalles que afectan las relaciones
comerciales tanto con los clientes como con los proveedores.
Recursos Humanos. Permiten reflejar la informacin de un
determinado trabajador, departamento, etctera.
Analticos. Estos realizan un anlisis profundo de la informacin,
destacando cuestiones que competen a la organizacin que los
elabora, adems presenta conclusiones o recomendaciones al
respecto.

ELEMENTOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIN DE UN INFORME

Cuando se debe elaborar un informe, no siempre se tienen en cuenta una serie de

consideraciones para la correcta realizacin, las principales son:

1. Deber tener un formato de texto adecuado entre 11 y 12 puntos, dando

preferencia a las tipografas Times New Roman o Arial con una separacin de
prrafos de entre 1 y 1.5, adems deber incluir encabezado y pie de pgina.
Lo ideal es contar con una plantilla predefinida con el logotipo de la institucin,
lo que genera una buena imagen corporativa.

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 2. Establecer el objetivo del informe. Se debe distinguir cual es el objetivo ya que
no se dar la misma orientacin a un documento tcnico que a uno mercantil, o
aquel que va dirigido a los clientes o a los directivos de la institucin o empresa,
tambin se debe considerar si los usuarios pertenecen o son ajenos a la
empresa o institucin, para adecuar el lenguaje y la redaccin. Por ejemplo, un
informe que se entrega a un cliente:

Los tecnicisimos dificultan la comprensin del texto, por lo que se recomienda un

lenguaje sencillo, como el siguiente:

3. Informacin rigurosa. La informacin contenida en un informe deber estar

basada en la veracidad y el rigor, con datos comprobados. Asimismo, se
debern indicar las fuentes de donde se ha extrado la informacin, tratando de
que sean objetivas y viables.

4. Organizacin de la informacin. Por otra parte, ser necesario estructurar

correctamente y con el orden adecuado la informacin que se trata, de esta
forma el lector no pereder la trayectora ni el inters en el texto. La estructura
no es sino vincular de forma ordenada un conjunto de ideas que sirve para
defender o exponer una tesis que deber quedar clara en la primera lectura
que se realice del informe.

5. Correcta redaccin. Para poder trasmitir correctamente la informacin, se debe

tener una redaccin correcta, para ello se requiere emplear con precisin las
palabras y sus construcciones verbales, teniendo especial cuidado en el uso de
las preposiciones para evitar interpelaciones de la informacin correcta. Por
ltimo, se debe emplear un lenguaje formal que imprima objetividad al
informe.

Por ejemplo, estas dos frases tienen un significado completamente distinto

provocado por la preposicin:
Este software se desarrolla para el instituto.
Este software se desarrolla en el instituto.

Clientes, jefes, usuarios, etc., cualquier destinatario de un informe espera

siempre claridad de ideas, de anlisis, de narrativa expositiva. Despus de
aplicar estos conceptos al informe se puede dar una presentacin atractiva al
informe, pero por muy atractivo que pueda resultar el formato, si no logra los
objetivos de comunicacin, no cumplir con su objetivo primario.

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 PARTES DE UN INFORME

1. Portada. Deber contener el ttulo del

informe, la fecha de elaboracin, el
departamento o rea responsable de su
realizacin y la fecha de emisin. Si el
informe es para presentar a un cliente, es
conveniente adjuntar el logotipo
corporativo del mismo.

Es muy comn que un informe sufra varias

modificaciones hasta obtener un
documento definitivo. Siempre se deben
conservar todas las versiones, para
conocer las modificaciones realizadas, por
ello se deben indicar con nomenclatura
que versin de informe es cada uno, (V1)
para la versin primera, (V2) para la
segunda, y as sucesivamente hasta la
versin definitiva (VD).

2. ndice. Permite organizar el contenido sealando el nmero de pgina que

ocupa cada apartado.

3. Antecedentes. En este apartado se exponen las razones que nos llevan a

elaborar el informe, de esta forma, se presentan al lector los datos anteriores
del asunto para crear un referente de la informacin.

4. Introduccin. En ella se ndica el objeto o motivo del informe, tambin se

indican las fuentes consultadas para localizar la informacin.

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 5. Cuerpo. Es el alma del documento ya que contiene toda la informacin y los
detalles del mismo. Es necesario que tenga una estructura clara del tema a
tratar, aportndose cuantos datos sean necesarios con el fin de garantizar su
rigor y veracidad.

6. Conclusiones o recomendaciones. Un informe debera contener un apartado de

conclusiones o recomendaciones posterior a la exposicin de los datos
expuestos, a fin de presentar los resultados del anlisis realizados o las
recomendaciones que se proponen para mejora.

7. Apreciaciones. Este apartado se podr indicar o no de acuerdo al destinatario

a quien vaya dirigido el informe, permite aadir valoraciones acerca del
docuemento o perspectivas sobre el tema tratado.

8. Anexos o informacin complementaria. Permite aadir datos, documentos,

grficos, planos estudios, etc., a fin de agregarle valor a lo expuesto en el
informe, as como contribuir en la comprensin de lo expuesto.

9. Contraportada. ltima pgina con la que se finaliza el documento.

REDACCIN

Etimolgicamente, redactar (del latn redactum) significa compilar o poner en orden. En

un sentido ms preciso consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos
ordenados con anterioridad. Plasmar las palabras en un libro, en una tesis, en un
documento o en cualquier otro escrito, es dar nuestro sello personal en la comunicacin
de las ideas, conceptos y conocimientos. En dicha comunicacin escrita, adems se
muestran la cultura, el estilo y la forma de ser de quien escribe. A eso es lo que se llama
estilo personal del redactor.

CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN
1. Claridad
Consiste en la expresin de las ideas y conceptos de tal manera que se facilite la lectura
de una tesis y con esas lneas se capten las ideas conforme se quisieron expresar. Escribe
con claridad, quien piensa con claridad.

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2. Precisin
Se dice que una situacin es precisa, solo cuando expresa con exactitud el asunto; sin
rebuscamiento intiles ni informacin de ms, pero tambin sin omitir conceptos
importantes ni abusar de la cortedad de los datos. nicamente se expresa lo necesario. La
redaccin no debe tener hechos errneos, ni otras equivocaciones.

3. Propiedad
La caracterstica de propiedad en la redaccin es la utilizacin correcta de las palabras,
construyendo las frases conforme a las reglas gramaticales; usando solo los vocablos
adecuados, de acuerdo al significado, la escritura y la pronunciacin que se les quiere dar
a las palabras.

4. Concisin
Esta caracterstica de la redaccin consiste en expresar con el menor nmero de palabras
los pensamientos, ideas y conceptos referentes al tema, sin que por ello se le reste
claridad ni precisin respecto a su contenido.

5. Sencillez
Se puede entender como el uso de un lenguaje coloquial en la escritura, como si el autor
lo estuviera dictando en una conferencia, con un lenguaje simple, sin adornos ni
rebuscamientos que solo entorpecen el entendimiento del texto. La mejor forma de
redactar, bajo esta cualidad, es hacerlo como si el escrito se expresara como una pltica.
6. Oportunidad
Se dice que alguien es oportuno cuando dice o hace lo necesario, justo en el momento que
se requiere, aunque no necesariamente esto sea lo ms adecuado. Se dice que alguien es
asertivo cuando dice o hace lo adecuado en el momento oportuno y con ello acierta a lo
que se est tratando de expresar.

7. Tono
La forma de redactar, la intensidad que se le d al escrito y la profundidad con la cual se
expresen los trminos plasmados en un documento, es el llamado tono. Es decir, la forma
y la fuerza que se le dan a las palabras para expresar lo que se desea, es el tono que se le
quiere dar a lo que se escribe.

8. Sintaxis
Se trata de la rama de la gramtica que ofrece las pautas para saber cmo unir y relacionar
palabras a fin de elaborar oraciones y expresar conceptos de modo coherente; su
principal funcin es la de estudiar dicha combinacin de palabras as como la posicin en
la que estas se ubican dentro de una oracin determinada. Es decir, ella nos informa del
orden concreto que deben tener aquellas en una frase para que est correctamente
realizada.

CARACTERSTICAS COMPLEMENTARIAS

Son las referentes a la forma de la redaccin y se clasifican de la siguiente manera.

a) Correccin de errores ortogrficos, puntuacin incorrecta, ideas y oraciones

incompletas, prrafos muy anchos o muy angostos.
b) Cohesin: unin, enlace, afinidad.
c) Creacin de inters
d) Lenguaje positivo
e) Actualidad

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 TCNICAS DE REDACCIN

Para una correcta redaccin es necesario:

Se debe tener toda la documentacin necesaria antes de escribir, profundice en el

caso o hecho que est tratando y desde ese punto de vista enfoque su redaccin.
Fjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisin y claridad; piense
siempre antes de escribir.
D al tema un orden estructural lgico.
Escriba frases cortas, pero que logren terminar la idea de manera clara.
Utilice palabras fciles de comprender, no d la impresin de fatuidad (arrogancia,
altanera, falta de razn).
No haga uso de palabras de las cuales desconozca su significado, ni haga
repeticiones infundadas o innecesarias.
Utilice sinnimos cuando est hablando del mismo tema.
Nunca corte un nombre propio, cifras ni siglas al final del rengln.
Utilice correctamente el lenguaje, evite la utilizacin de gerundios.
No haga prrafos largos (mximo de 6 a 8 lneas) y no abuse de la puntuacin.

10 REGLAS DE ORO PARA REDACTAR:

1. Haga una introduccin breve.

2. Evite frases que aburran o cansen al lector antes de llegar al asunto.
3. Sin olvidar la cortesa vaya directamente al objetivo principal.
4. Sea positivo, emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contiene malas
noticias no lo manifieste al principio.
5. Para la elaboracin de los documentos, debe contestar las preguntas bsicas: qu,
quin, cmo, cundo, dnde y por qu.
6. D fechas y datos concretos, nunca escriba: en un futuro, ms tarde
7. Evite cierres demasiado formales, aburridos o con palabras articuladas.
8. Tenga seguridad al escribir, evite palabras que transmitan duda: creo que, tal
vez
9. Incluya dentro de la carta u oficio prrafos que sean de mayor inters, para que no
parezca demasiado comn, montono o sin sentido.
10. Haga que su lector disfrute lo que ha escrito.

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 ETAPAS PARA REDACTAR UN TRABAJO ESCRITO

BUSCAR LAS IDEAS A Qu quiero decir o expresar?

EXPRESAR
Anotar como lluvia de ideas lo que
vaya surgiendo respecto al tema
que se va a tratar.

ORDENAR LAS IDEAS En qu orden debo expresar lo

COHERENTEMENTE que quiero decir?

Elaborar un plan
Preparar un guion para
colocar ordenadamente las
ideas.

Cmo y en qu forma debo

EXPRESAR LAS IDEAS
expresarlo?
SELECCIONADAS
Redactar el escrito con coherencia,
claridad y elegancia conforme al
plan trazado en la etapa anterior.

Para corregir o rectificar lo que se

RELEER LO ESCRITO ha expresado, es decir, para
mejorar la expresin del contenido.

REDACCIN CORPORATIVA

Cuando formamos parte de una organizacin, por lo general debemos redactar

documentos de diversos tipos, estas tareas a veces son consideradas como experiencias
difciles, pero esto sucede porque no se han desarrollado la competencia para hacerlo
con la rapidez y precisin necesarias.

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 CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN CORPORATIVA:

COMUNICACIN EFECTIVA, DEDICACIN Y ORGANIZACIN

La redaccin corporativa debe crear comunicaciones efectivas alineadas a los objetivos

organizacionales. La dedicacin y organizacin son las claves que permiten que los textos
fluyan, por lo tanto se recomienda abordar estos aspectos con atencin.

Como primer paso se recomienda realizar una autoevaluacin para reconocer qu tan
apto se siente para desarrollar un escrito funcional. Revisa creencias y prejuicios que
pueden estar entorpeciendo tu desarrollo.

Son pensamientos muy usuales: no escribo bien, desconozco las reglas gramaticales
y ortogrficas. Si los detectas debes convencerte de que estas barreras son superables.
Conviene recordar que la gran diferencia que existe entre la redaccin corporativa y
escribir literatura consiste en que la primera es mucho ms sencilla, su procedimiento es
tcnico y se alimenta de la prctica, en cambio la literatura es un arte que se sustenta en
la pasin y depende de la caprichosa inspiracin.

Otra creencia muy errnea es la ampliamente difundida: tengo el texto en la mente, pero
no puedo bajarlo al papel. Esta idea parece sostener que la redaccin se logra en una
sola sentada, cuando en realidad un buen escrito generalmente se desarrolla a partir de
varios borradores, investigacin, relecturas y ediciones.

Posiblemente surgir en tu mente otra creencia. escribir lleva mucho tiempo que no
tengo. Sin embargo, conocer los pasos para elaborar un buen texto facilitar la tarea
(como cuando tienes un mapa antes de emprender un viaje), ten en cuenta que editar
adecuadamente un texto te ahorrar tiempo, ya que evitars confusiones. Recuerda que
la claridad habla por s sola.

Una vez que combatas de manera positiva estas creencias que no te apoyan, es tiempo de
que definas las metas en la comunicacin, para ello debes visualizar a tu lector (si es
interno miembro de la organizacin-, externo o si sern ambos), el objetivo es que
pienses en sus expectativas y necesidades. Tu destinatario es tu clave, as que mientras
ms sepas de l, mejor.

DESTINATARIO - METAS COMUNICACIONALES.

Es muy importante que reconozcas cunto sabes de tu destinatario, sobre todo debes
indagar acerca de cul es la mejor manera para que tu comunicacin haga contacto con
tus necesidades. Tambin es recomendable que sondees qu piensa de ti como fuente de
informacin. Si no te conoce, debes definir cmo te quieres presentar y si sabe quin
eres, debes identificar cmo reforzar tu imagen (si es positiva) o rectificarla (si es
negativa). A la vez es totalmente recomendable que hagas este mismo proceso en cuanto
al tema que le comunicars.

Ahora debes comenzar a dilucidar de qu manera vas a organizar tus pensamientos para
transformarlos en un instrumento comunicacional (mensaje), para lo que debes
mantenerte alineado con los objetivos de la organizacin y con sus elementos de
identidad (misin, visin, valores, cultura corporativa, manejo de logotipo, tipografa,
entre otros). Si no los conoces bien, este es el momento para repasarlos.

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Una vez que ests a tono con todo esto piensa si cuentas con el insumo o material
necesario para armar tu pieza comunicacional. Si careces de informacin, traza una
estrategia para encontrarla, de este tema hablaremos en la siguiente parte.

ESTRUCTURAR LA COMUNICACIN. ESTILO Y CALIDAD DEL ESCRITO

Estructura de la comunicacin

Una estructura de comunicacin efectiva es emptica, es decir, como hemos sostenido,

toma en cuenta al interlocutor en todo momento. Nuestra principal sugerencia es que a
partir de lo que necesitas comunicar (previamente definido) y la informacin que tengas,
elabores un esquema o borrador. Al planificar tu comunicacin sabrs si deber buscar o
no ms informacin y qu estilo asumirs como emisor.

Para esto se recomienda anotar los pensamientos que se vayan ocurriendo, sin
preocuparse por el orden de distribucin. En seguida, se recomienda hacer tantos
esquemas y borradores como sea necesario, hasta que se encuentre la mejor manera de
organizar la informacin.

Pirmide invertida

Se sugiere colocar las conclusiones en primer lugar. Esta manera de pensamiento

jerrquico es llamada inversin piramidal porque se opone al clsico estilo:
planteamiento, desarrollo y conclusiones. Este mtodo es recomendable en tiempos de
saturacin de las comunicaciones, ya que los lectores solo leen las primeras lneas de los
textos.

El estilo y la calidad del escrito

La estructura de un texto y sus reglas de cohesin se interrelacionan ya que cada prrafo

es una unidad conceptual que debe presentar una idea principal, y a la vez estar hilado o
encadenado con otros. Un texto es una composicin en la que hay que reconocer cmo
introducir las ideas nuevas al lector y dnde colocar las que le son familiares. Cul es la
mejor manera de iniciarlo?, de enlazar las oraciones?, de terminarlo? El mejor orden
de un texto en el que produce la progresin entre sus partes.

SUGERENCIAS PARA EVITAR ERRORES EN LA REDACCIN

Una falta consiste en reducir dos oraciones con verbos de argumentos distintos que se
expresan por preposiciones diferentes. El resultado es incoherente.

Ejemplo:
Incorrecto: El Director asista e intervena en las juntas.
Correcto: El Director asista a las juntas e intervena en ellas.

Es preciso evitar la colocacin de adverbios e incisos (complementos y proposiciones

dependientes) entre sujeto, predicado y complemento de objeto, auxiliar y participio
pasado.

Ejemplo:
Incorrecto: Fue a instalar a toda prisa el audio.
Correcto: Fue a instalar el audio a toda prisa.

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A la hora de citar, usar cursivas o comillas para los ttulos de las obras o para los trminos
en otros idiomas (extranjerismos). Conviene escoger un modelo y conservarlo todo el
texto.

Si es breve es doblemente bueno. Un texto sinttico tiene mayores posibilidades de ser

ledo. As que evita los elementos superfluos.

Ejemplo:
Incorrecto: El dirigente tena unas diligencias pendientes.
Correcto: El dirigente tena diligencias pendientes.

Uso de ejemplos y frases vivas

Utiliza al mayor nmero de recursos atractivos o motivadores para la lectura del

documento. No es suficiente decirle cosas al lector, es necesario ir ms all, mustrale!

Ejemplo:
No hay nada que perder, pero hay mucho que ganar, fue la consigna de nuestra
Convencin Anual de Vendedores que brind a los participantes la oportunidad de vivir
un viernes como un domingo, o mejor, como afirm nuestro director

PRESENTACIN DE LA INFORMACIN. VARIABLES DE LA ESTRUCTURA

CORPORATIVA

La presentacin de la informacin

El diseo grfico y web tiene un gran aporte ya que distribuye la representacin icnica
(imgenes, colores) y la distribucin espacial que complementa, refuerza y decora la
informacin generada. Sin embargo, lo que atae a escritura corporativa es el alma de la
informacin, ahora se presentan algunos ejemplos.

Escritura instructiva: Gacetas y comunicados de prensa. Dan a conocer las caractersticas

de los productos, servicios y acerca de eventos.

Escritura narrativa: Los artculos de los boletines, de publicaciones internas o externas.

Se platea una pequea historia, presentacin del caso y desenlace.

Escritura argumentativa: Construye una secuencia lgica de argumentos e ideas. Aqu es

vital que la escritura se pueda leer sin complicaciones y de manera fluida, para captar la
atencin de los lectores de principio a fin.

Escritura digital: Pginas web, blogs, intranets y los populares emails.

FINALIDAD DE LA COMUNICACIN

Cuando se redacta un escrito las piezas que integran el discurso organizacional debe
tener claro qu se busca y se debe verificar que se tiene una idea precisa de lo que se
quiere trasmitir.

Ir al grano. La escritura debe mantener despierta la atencin del lector. Usa palabras
directas que faciliten el reconocimiento de las intenciones del texto

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Emplea trminos comprensibles. Es preferible que te entiendan a que ostentes el gran
vocabulario que manejas, esto no significa que debas caer en la monotona o cuartar tus
expresiones sino comunicar la idea sin rodeos innecesarios.

S lo ms breve posible. Un texto sinttico que carece de elementos superfluos tiene ms

posibilidades de ser impecable. Ten en cuenta que en diversas situaciones es posible
eliminar palabras sin suprimir ninguna informacin. Por ejemplo, el verbo poder en
ocasiones sobra; en lugar de escribir cmo podremos alcanzar nuestras metas?, es
preferible cmo alcanzaremos nuestras metas?

Otro error comn es caer en dobles negaciones. Por ejemplo, es fatigoso leer. No dej
de asistir ningn funcionario, es mucho ms fluido: Asistieron todos los funcionarios.

Huye de las expresiones burocrticas. Muchas veces por evitar caer en un lenguaje
excesivamente coloquial nos vamos al extremo contrario.

FLUIDEZ DEL TEXTO

Frases activas

Las frases en forma activa resultan ms directas y comprensibles que las que se emplean
en forma pasiva, por ejemplo: Las reglas no fueron expuestas con la claridad suficiente
por el supervisor, resulta con mayor fluidez la forma activa El supervisor no expuso las
reglas de manera clara.

Evita las muletillas y la repeticin de palabras y sonidos

Muchas veces llevamos los defectos de la oralidad a la escritura y sin darnos cuenta
colocamos palabras recurrentes como entonces, este, etc. Las duplicaciones de
trminos vecinos o la extrema semejanza de las palabras no son recomendables, se
deben evitar frases como: los habitantes habitan, quienes viven en la vivienda, entre
otras.

Palabras a la medida

Una frase de Mark Twain dice: La diferencia entre la palabra adecuada y la palabra casi
correcta es la misma que hay entre el rayo y la lucirnaga.

El ritmo justo

Tal vez percibas que en ocasiones la escritura se mueve rpidamente, pero que de pronto
se enlentece. En estos casos se recomienda revisar la longitud de tus prrafos y frases,
un prrafo por lo general no deber de exceder de entre 6 y 8 lneas, de lo contrario es
preferible revisar el texto y abreviar.

REVISIN ESTRUCTURAL, TEXTUAL Y DE FLUIDEZ

Las revisiones

Esta parte es tan fundamental que se debera hacer en todo el proceso de escribir y no
solo al final, pero cuando se coloca el ltimo punto de chequeo debe hacerse con la mayor
rigurosidad.

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La revisin estructural

Consiste en la verificacin del orden de la informacin segn la jerarqua de sus

contenidos, esta puede llevar a la reorganizacin. Recuerda que el objetivo es que el texto
se presente de un modo poderoso, claro e interesante.

La revisin textual

Contempla la constatacin de palabras, la formacin de las oraciones, la comunin de

estas, y por supuesto, el empleo de los signos de puntuacin. En ambas revisiones se
debe verificar que el escrito diga exactamente lo que se quiere trasmitir, para que
produzca los efectos esperados en los lectores y se cumpla su objetivo.

Revisar la fluidez

Si resulta complicado avanzar a travs de los prrafos del texto, es necesario regresar
para releer las oraciones, debemos replantear la informacin, pues probablemente no se
cuido la estructura del escrito y la cohesin entre las ideas.

Correccin

Se trata de mejorar el escrito de todas las formas posibles, existen diferentes tipos:

Correccin de estilo. Enmienda errores ortogrficos, de puntuacin y

gramaticales.
Correccin sintctica. Se encarga de la concordancia y la secuencia correcta de
los elementos del lenguaje.
Correccin morfolgica. Verifica gneros, nmeros y conjugacin verbal.
Correccin semntica. Ambigedad, repeticin, rima, pleonasmos, etctera.
Correccin lxica. Neologismos, anglicismos, entre otros.

La revisin busca aumentar la legibilidad y fluidez del texto, se recomienda la lectura en

voz alta, transfrmate en un lector imaginario, una vez se han cumplido estos pasos se
proceder a la tarea final de publicar o trasmitir la informacin. Recuerda que una vez
publicado, ser el texto el que hablar por nosotros.

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