El Kaizen en las pymes.

El caso de una fbrica de pastas

frescas
Autor: Dr. Mauricio Lefcovich.
02-2005

El presente caso del cual particip activamente en m condicin de consultor muestra con total claridad
las enormes ventajas que se logran en una pequea o mediana empresa por medio de la aplicacin del
Kaizen, resultados que cabe aclarar se consiguen en un corto perodo de tiempo y a un bajo costo,
sumado a lo cual est el hecho de que la inversin realizada redundar en una mejora constante de la
performance de la empresa en el tiempo.

Todo comenz a partir de la necesidad manifestada por el propietario de una fbrica de pastas frescas,
de reducir los costes de produccin debido a la intensa competencia y la imposibilidad de trasladar a los
precios los aumentos de distintos insumos (trtese de materia prima o mano de obra).
Este empresario ya haba consultado a otros profesionales, los cuales careciendo de conocimientos en
materia de operaciones, y carentes de un enfoque sistmico y de pensamientos centrados en los
procesos, aparte de responder a un tpico razonamiento de las empresas tradicionales centradas en
paradigmas taylorianos, slo atinaron a aconsejarle reemplazar determinadas tipos de materias primas
por otras de menor calidad, adems de atender a ciertas cuestiones tcnicas vinculadas al mejor uso y
aprovechamiento de las fuentes de energa (en ste caso la electricidad).
El propietario de la empresa no quedo conforme con dichas recomendaciones pues consideraba que
disminuir los costos por medio de insumos de menor calidad llevara a perder el nivel de calidad que sus
productos posean y que le merecan el reconocimiento de los clientes y consumidores. En tanto que las
propuestas en materia energtica si bien eran plausibles de aplicar no contribuan en gran forma a sus
necesidades empresariales.
Ante su consulta se le ofreci la aplicacin del Kaizen como una forma consistente de controlar y reducir
los costos de manera sistemtica, a la par de no slo conservar los niveles existentes de calidad, sino
mejorarlos, adems de mejorar los servicios y atencin a clientes.

Al principio sta palabra Kaizen de la cual nunca haba escuchado sumado al toque oriental de la
misma le haba producido cierta desconfianza, mxime cuando su asesor contable le insista que la
nica forma de reducir realmente los costos era reduciendo la cantidad de personal e incrementar los
plazos de pagos a proveedores a los efectos de conseguir alguna ventaja de tipo financiero.
Se le tuvo que demostrar que esos mtodos no slo eran incorrectos, sino que podan generar
resultados en el corto plazo para volver a su estado anterior luego de unos meses. Era necesario
demostrarle cmo las diversas falencias observadas luego de una labor de diagnstico impedan lograr
mejores resultados, ofreciendo la forma de solucionar las mismas con instrumentos y herramientas
plausibles y, que adems los resultados conseguidos no slo permitiran mejorar la rentabilidad de la
empresa, sino que con la suficiente disciplina la misma no slo lograra mantenerse sino adems
mejorarse en el tiempo.
En primer lugar se procedi a mejorar los tiempos de preparacin de las mquinas.
Es sabido que muchas mquinas se utilizan para la produccin de una variedad de productos basados
en distintos tipos de insumos y preparaciones, razn por la cual el tiempo existente entre el trmino de
un determinado lote de produccin y el prximo lote deba hacerse en la menor cantidad de tiempo
posible a los efectos de disminuir los tiempos de espera, con lo cual se incrementaba la productividad de
la mano de obra (mayor produccin por horas hombre), al mismo tiempo se implant un Mantenimiento
Productivo Total, con lo cual se haca partcipe a los empleados de la labor de mantenimiento con lo
cual se lograba evitar costos vinculados a tiempos muertos, menor velocidad de produccin, fallas en la
produccin generada, adems de aquellos gastos incurridos en materia de roturas y posteriores
reparaciones vinculados a una falta de un buen mantenimiento.
En forma paralela a los aspectos antes mencionados se empez a producir en funcin a la demanda
real, evitando todo tipo de sobreproduccin, para lo cual se hizo una estudio de los niveles de demanda
de los clientes finales y se solicit un plan de demanda semanal a los distribuidores (supermercados y
detallistas). A cambio de plazos de pagos ms cortos y la entrega de informacin antes mencionada se
convino la entrega diaria de productos y menores precios.
Por otro lado se estableci un convenio de largo plazo con los principales proveedores de materias
primas a los efectos de la recepcin diaria de los insumos, con lo cual se lograba menores costes de
almacenamiento y financieros.
La aplicacin de las 5 S sirvi para mejorar ostensiblemente las condiciones de trabajo, aumentando la
seguridad, los niveles de calidad y la motivacin de los empleados, todo ello contribua en gran forma a
incrementar la productividad.
En una etapa posterior se procedi a aplicar las tcnicas de anlisis e ingeniera de valor, con lo cual se
mejoraba tanto la distribucin fsica de la planta productiva, como el desarrollo de los procesos, la
reduccin de actividades y tareas innecesarias, concentrando el esfuerzo en la mejora continua del valor
agregado para el cliente final, con lo cual se lograba una importante ventaja competitiva en un mercado
de por s muy competitivo.
La implantacin del sistema de calidad total contribuy a reconocer las reales necesidades y gustos de
los clientes, se puso especial hincapi en la calidad de los alimentos desde el punto de vista de los
ltimos avances en materia de salud (sanidad) y se implantaron sistemas de control preventivo y de
evaluacin que redujeron ostensiblemente los costes por desperdicios, reprocesos, devoluciones y
prdida de clientes.
Para todos estos pasos fue imprescindible un cambio de actitud del empresario hacia los empleados,
mediante una poltica ms participativa, una mayor confianza en ellos, y la adopcin de incentivos en
funcin a los ndices de productividad. Ya el obrero no slo aportaba sus manos sino tambin su
capacidad intelectual con lo cual tena un mayor entusiasmo, generando ello menos ausencias a los
puestos de trabajo y menor rotacin, esto ltimo contribua enormemente a desplazarse a travs de la
curva de aprendizaje, con lo cual se logr importantes incrementos en materia de productividad y
consecuentemente en la reduccin de los costes.
Por otra parte se construyeron una serie de ndices y ratios que le permite al propietario y a sus
empleados seguir bien de cerca y da a da la evolucin de diversos indicadores vinculados a la calidad,
productividad, niveles de desperdicios, tiempos del ciclo productivo y niveles de costos. Se implanto a
tales efectos un econmico software destinado al Control Estadstico de Procesos y Gestin, el cual
contribuy enormemente no slo a la hora de controlar los niveles de calidad, costes y productividad,
sino tambin facilitar la labor de anlisis y toma de decisiones.
Cmo se puede apreciar no es complejo, ni costosa su aplicacin, slo se requiere en primer lugar de
una decisin firme de parte de los propietarios, pasando luego a una labor de diagnstico, capacitacin
y entrenamiento y, asesoramiento en los procesos productivos (diseo de sistemas de trabajo).
En el trmino de seis meses a partir de comenzar la implementacin del sistema (el cul llev en ste
caso un perodo de cuatro meses) se logr un disminucin en los costos totales, del orden del 30%,
gracias ello a la bsqueda y posterior eliminacin de los distintos tipos de desperdicios y despilfarros,
adems de un incremento de las ventas del orden del 80%.

El Kaizen no slo es aplicable a grandes empresas dedicadas a tecnologa de punta como pueden ser
las automotrices y las electrnicas, o las grandes empresas de construccin, sino que puede ser
aplicada con impresionantes resultados en empresas PyMES.
Su aplicacin depende pura y exclusivamente de la decisin y actitud de sus propietarios y directivos, y
de su afn por lograr una empresa de alta competitividad.
Otras lecturas:
Reduccin de Costos Mauricio Lefcovich www.gestiopolis.com - 2005
Kaizen Deteccin, prevencin y eliminacin de desperdicios Mauricio Lefcovich
www.gestiopolis.com - 2004
El Kaizen explicado Mauricio Lefcovich www.sht.com.ar - 2004
Reduccin de costos. Anlisis crtico Mauricio Lefcovich www.monografias.com - 2004

Dr. Mauricio Lefcovich. Consultor en Administracin de Operaciones y Estrategia de Negocios.

Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reduccin de Costos y Satisfaccin del
Consumidor. E-mail: mlefcovicharrobahotmail.com