Guia para Elaboracion Del Mapro

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792-2013 MTC/01
Lima , 27 de di ciembre de 2013
VISTOS:
El Memorndum N 1015-2013-MTC/04 de la Secretara General y el

Memorndum N 1917-2013-MTC/09.05 de la Oficina General de Planeamiento y
Presupuesto, mediante el cual solicita la aprobacin de la Gua para la elaboracin del
Manual de Procesos y Procedimientos en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones;
CONSIDERANDO:
Que, la Directiva N 002-77-INAP/DNR, aprobada por Resolucin Jefatura! N 059-

77-INAP/DNR establece la obligatoriedad de las entidades de la Administracin Pblica
para la formulacin, aprobacin, difusin y actualizacin del Manual de Procedimientos
(MAPRO);
Que, por ello, mediante Resolucin Ministerial N 734-2009-MTC/01, se aprob la

Gua para elaborar el Manual de Procesos y Procedimientos en el MTC, cuyo objetivo
principal fue uniformizar criterios para el anlisis, diseo y evaluacin de procesos y
procedimientos con enfoque de calidad, que contribuyan al cumplimiento de la misin del
Ministerio de Transportes y Comunicaciones;
Que, con Decreto Supremo N 004-2010-PCM, se aprob la nueva Metodologa de

determinacin de costos de los procedimientos administrativos y servicio prestados en
exclusividad, la cual dispone que las entidades de todos los niveles de gobierno debern
calcular sus derechos de tramitacin utilizando la nueva metodologa, asimismo, seala
que los procedimientos administrativos que se brindan a la ciudadana deben articularse a
los procesos esenciales de la entidad;
G Fy Que, mediante Decreto Supremo N 007-2011-PCM se aprob la Metodologa de

Simplificacin Administrativa, as como las disposiciones para su implementacin para la
B
mejora de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad,
disponiendo que las entidades de la Administracin Pblica, en forma previa a la
implementacin de la metodologa de determinacin de costos aprobada por Decreto
Supremo N 064-2010-PCM, deben revisar y simplificar los procedimientos administrativos
y servicios prestados en exclusividad que se encuentran en sus Textos nicos de
Procedimientos Administrativos (TUPA) mediante la utilizacin de la Metodologa de
Simplificacin Administrativa;
Que, mediante Decreto Supremo N 109-2012-PCM, se aprob la Estrategia para

la Modernizacin de la Gestin Pblica, la cual dentro de sus objetivos planteados y los
resultados esperados tanto en las Lneas de Accin Prioritarias, establece como hito la
DE ASFy
1 1. a" S
.,,
1(..9
..nenkness,
nrt nrs1 nr1r110!
implementacin de la Metodologa de Simplificacin Administrativa, la determinacin de

costos y la gestin de procesos incorporados en los 3 niveles de gobierno;
Que, a travs del Decreto Supremo N 004-2013-PCM se aprob la Poltica

Nacional de Simplificacin Administrativa la cual fija como uno de sus objetivos el
implementar la gestin por procesos y promover la simplificacin administrativa en todas
las entidades pblicas a fin de generar resultados positivos en la mejora de los
procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas;
Que, mediante Informe N 1142-2013-MTC/09.05 la Oficina de Organizacin y

Racionalizacin, seala que a fin de uniformizar los criterios para la elaboracin del
Manual de Procesos y Procedimientos, resulta necesaria la emisin de lineamientos para
facilitar la identificacin, anlisis, diseo, mejora y documentacin de los procesos y
procedimientos de los rganos y/o unidades orgnicas, as como para comprender el
enfoque basado en procesos e instrumentalizar el proceso de simplificacin administrativa
a aplicarse en la entidad; por lo que recomienda la aprobacin de la nueva Gua para la
elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos en el Ministerio de Transportes y
Comunicaciones, la cual orientar todo el desarrollo de implementacin del Manual de
Procesos;
Que, estando a lo opinado por la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto,

a travs de la Oficina de Organizacin y Racionalizacin, resulta necesario dejar sin efecto
la Resolucin Ministerial N 734-2009-MTC/01 que aprob la Gua para elaborar el Manual
de Procesos y Procedimientos en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, a fin de
aprobar la nueva Gua para la elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos del
Ministerio'de Transportes y Comunicaciones;
De conformidad con la Ley N 29370, el Decreto Supremo N 021-2007-MTC, el

Decreto Supremo N 004-2010-PCM, el Decreto Supremo N 007-2011-PCM, el Decreto
Supremo N 109-2012-PCM y el Decreto Supremo N 004-2013-PCM;
o ce, 4.
SE RESUELVE:
V nID
O
Arkculo 1.- Dejar sin efecto la Resolucin Ministerial N 734-2009-MTC/01 que

aprueba la Gua para elaborar el Manual de Procesos y Procedimientos en el Ministerio de
Transportes y Comunicaciones.
Artculo 2.- Aprobar la Gua para la elaboracin del Manual de Procesos y

Procedimientos del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, el cual consta de once
(11) numerales y 06 formatos, el cual en Anexo forma parte integrante de la presente
Resolucin.
Artculo 3.- Las dependencias del Ministerio de Transportes y Comunicaciones

debern elaborar sus respectivos manuales de procesos y procedimientos conforme a la
Gua que se aprueba en el artculo precedente; debiendo remitir un ejemplar del manual
aprobado a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.
1c

h, G ,5 D .e t
Ministerio de Ir , tes y Cornunicacioneb

Oficina de Atencion Ctuuadano y Gestion Documenta'

Z.ENON F...VAPA CHIPOCO

F:) Al ARIO1 I 1 1 A FI
12 PM N' 3 8-2012-MT"
1 6
:
ENE. 2014
Reg. N' :as
il
15 COHIA bll,011imAt;
,
792-2013 MTC/01
Artculo 4. La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto es la encargada
-
de dictar las disposiciones que correspondan para la implementacin de la Gua para la

elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos del Ministerio de Transportes y
Comunicaciones.
Articulo 5 . - Disponer la publicacin de la presente Resolucin Ministerial y su

Anexo en el Portal Institucional (www.mtc.gob.pe ); y remitir copia de la presente resolucin
a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto;
Regstrese y comunquese.
1.1:3
CARLOS PAREDES RODRGUEZ
Ministro de Transportes y Comunicaciones
O0-,e \
Gua para la Elaboracin del

Manual de Procesos y
Procedimientos del MTC
CONTROL DE EMISIN
(a) Elabor (b) Revis (c) Aprob
Nombre
Firma
Fecha
...., , GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
Ministerio Cdigo: GA-OGPP-01
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
ERu de Transportes
y Comunicaciones OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 2 de 31
RACIONALIZACIN - OGPP
NDICE
N RIO
,,,J8lICA 0El
Pgina
INTRODUCCIN - c
1. OBJETIVO '- (1 4
2. ALCANCE 4
3. BASE LEGAL 4
4. ASPECTOS GENERALES 5
5. DISEO Y MEJORA DE PROCESOS 9
6. DISEO Y MEJORA DE PROCEDIMIENTOS 12
7. ELABORACIN Y DOCUMENTACIN DEL MANUAL 16
8. ESTRUCTURA DEL MANUAL 20
9. APROBACIN 23
10. BIBLIOGRAFA DE REFERENCIA 24
11. FORMATOS 24
2
GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Cdigo: GA-OGPP-01
Ministerio DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
PER de Transportes
OFICINA DE ORGANIZACIN Y
y Comunicaciones Pgina 3 de 31
INTRODUCCIN
Por Resolucin Ministerial N 734-2009-MTC/01 (26.00T.2009), se aprob la Gua

para elaborar el Manual de Procesos y Procedimientos en el Ministerio de Transportes
y Comunicaciones (MTC), con el objetivo de establecer pautas metodolgicas para la
elaboracin de los manuales de procesos y procedimientos en el MTC.
Que en funcin a la aplicacin de la Gua, se ha visto conveniente actualizar su

contenido para que oriente y dirija a los equipos de trabajo de manera prctica y gil en
las actividades que deben cumplir, a fin de construir el mapa de procesos y
documentar cada uno de los procesos identificados.
El personal del MTC encontrar en la presente Gua, las nociones bsicas sobre
procesos, cmo estos pueden interrelacionarse dentro de un sistema y cmo el ciclo de
mejora continua puede utilizarse para gestionar y mejorar permanentemente las
actividades que se realizan. Asimismo, contempla algunos aspectos, establecidos en
la poltica de modernizacin de la gestin pblica y simplificacin administrativa e
implementacin del Sistema de Control Interno.
La Oficina de Organizacin y Racionalizacin de la Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto prepar y present esta Gua metodolgica con el fin de uniformizar
criterios para la actualizacin de los procesos y procedimientos en el MTC.
3
, GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
c) ERu de Transportes
y Comunicaciones = OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 4 de 31
1. OBJETIVO
Facilitar la identificacin, anlisis, diseo, mejora y documentacin de los procesos

y procedimientos de los rganos y/o unidades orgnicas del MTC, e igualmente
facilita el entendimiento del enfoque basado en procesos que permita mejorar la
gestin de la entidad.
2. ALCANCE
La presente Gua es de aplicacin en todas las dependencias del Ministerio de

Transportes y Comunicaciones, incluido los Proyectos Especiales y la Secretara
Tcnica del Fondo de Inversiones en Telecomunicaciones FITEL.
3. BASE LEGAL
Ley N 29370, Ley de Organizacin y Funciones del Ministerio de Transportes y

Comunicaciones.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 28716, Ley del Control Interno de las Entidades del Estado.
Ley N 29060, Ley del Silencio Administrativo.
Decreto Supremo N 021-2007-MTC, Reglamento de Organizacin y Funciones
(ROF) del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
Decreto Supremo N 079-2007-PCM, Aprueban Lineamiento para elaboracin
de TUPA y establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del Silencio
Administrativo.
Decreto Supremo 007-2011-PCM, que aprueba la metodologa de
Simplificacin Admihistrativa y establece disposiciones para su implementacin,
para la mejora de los procedimientos administrativos y servicios prestados en
exclusividad.
Decreto Supremo N 004-2013-PCM, Aprueba la Poltica Nacional de
Modernizacin de la Gestin Pblica.
Resolucin Ministerial N 048-2013-PCM, Aprueban el Plan Nacional de
Simplificacin Administrativa 2013 2016.
Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG "Gua para la
Implementacin del ;Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado".
Directiva N 002-77-INAP/DNR "Normas para la formulacin de los Manuales de
Procedimientos".
Normas Tcnicas Peruanas NTP-ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la
Calidad, Fundamentos y Vocabulario. e,
4
lk PER de Transportes
y Comunicaciones Pgina 5 de 31
'*b'''''''" J.' ,,,,,
(;?, O (:), L o
9-
4. ASPECTOS GENERALES (f .:3 ZI r ,,, O
.
,..,iN ...
4.1 Enfoque basado en procesos V . ,; ', .> ,"/
El enfoque por procesos parte por reconocer que la labor que cada uno realitk
no es aislada y por tanto, lo que hagamos o dejemos de hacer afecta un ....----
resultado.
Cuando los integrantes de una entidad realizan su trabajo en forma interactiva,

colaborativa y secuencia! enfocado en un producto y/o servicio, se est
haciendo gestin por procesos. En ese sentido el resultado de un proceso
constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso y as
sucesivamente hasta obtener el producto o servicio al usuario final.
La "Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las

Entidades del Estado", seala que para efectos de implementar el Sistema de
Control Interno SCI a nivel de procesos, ser necesario que las entidades
cuenten con la identificacin y documentacin de sus procesos'
Asimismo, el Sistema de Gestin de Calidad descrito en la Norma Tcnica

Peruana de la familia de las Normas ISO 9000, define como uno de sus
principios el enfoque basado en procesos: "Un resultado deseado se alcanza
ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso:", el cual puede ser utilizado como un marco de
referencia para guiar a la entidad hacia la consecucin de la mejora del
desempeo (Ver Figura N1).
Figura N 1. Representacin grfica de un proceso
==1
SALIDAS
ENTRADAS
(OUTPUTS
(INPUTS)
Producto/servicio
Datos, requisitos, Transformacin que agrega
terminado
materiales, componentes valor e involucra, personas y
otros recursos
En cada proceso realizado se utilizan recursos o insumos (entradas), se

desarrollan actividades que agregan valor y, como consecuencia, se produce un
resultado (salidas). Ver Figura N2.
Numeral 2.2 de la "Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado"
2 NTP ISO 9000:2008 Sistemas de Gestin de Caiidad Fundamentos y Vocabulario
E
GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
. Mi nisterio Cdigo: GA-OGPP-01
}.-c) ERij de Transportes DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
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Figura N 2. Enfoque basado en procesos
LOS PROCESOS "RECORREN" LA ORGANIZACIN EN FORMA TRANSVERSAL
La Gestin por Procesos aporta una visin y herramientas con las que se puede
mejorar y redisear el flujo de trabajo para hacerlo ms eficiente y adaptado a
las necesidades de los usuarios. Es una forma de organizacin diferente a la
clsica organizacin funcional, en la cual prevalece la visin del usuario sobre
las actividades de la institucin, ya que estas debern estar estructuradas para
satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios. En el Cuadro N 1, se
presenta las diferencias entre gestionar por funciones (mtodo tradicional) y
gestionar por procesos:
Cuadro N 1. Gestin por Funciones vs. Gestin por Procesos
GESTION POR FUNCIONES GESTION POR PROCESOS

Departamentos especializados Procesos de valor aadido
Departamentos en forma organizativa Organizacin orientada a los procesos
Jefes funcionales Responsables de los procesos
Jerarqua control Autonoma Autocontrol
Burocracia formalismo Flexibilidad cambio innovacin
Toma de decisiones centralizada Es parte del trabajo de todos
Informacin Jerrquica Informacin compartida
Jerarqua para coordinar Coordina el equipo
Cumplimiento de desempeo ., Compromiso con resultados
Cmo hacer mejor lo que venimos Para quin lo hacemos y que
haciendo debemos hacer
Cmo hacer mejor las tareas Que tareas hacer y para qu
Fuente: Prez Jos, Fernndez de Velasco (1999) p.175
11) c
7 i';',1 c..
.
r7-
,,,.,.
pERu de Transportes.
1/Comunicaciones OFICINA DE ORGANIZACIN Y Pgina 7 de 31
4.2 Desagregacin de procesos
La gestin por procesos implica considerar diferentes niveles de procesos de

acuerdo a las necesidades de la entidad. Los procesos se pueden
descomponer de la siguiente manera (ver Figura N3):
Figura N 3. Desagregacin de Procesos
[Macroproceso 1)
Proceso 1
-1 Sub-proceso 1.1
-14ctividad 1.1.1
------I Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.21
Tarea 1.1.1.n J
-Actividad 1.1.ri
Sub-proceso 1.n J
a. Macroproceso. Es el conjunto de procesos de mayor nivel jerrquico que

permiten el mejor conocimiento de los procesos sustanciales de la Entidad,
en forma sistmica.
b. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados,
otorgndoles valor agregado.
c. Subproceso. Es un proceso en s mismo, cuya funcionalidad es parte de

un proceso ms grande.
d. Actividad. Es el conjunto de tareas afines y coordinadas que una persona o

entidad, debe realizar para cumplir con las funciones que le han sido
asignadas.
e. Tarea. Fragmento de trabajo que debe ser llevado a cabo, generalmente; en

un cierto perodo de tiempo.
4.3 Marco Estratgico de Actuacin
Est compuesto por lineamientos que determinan y/o conducen la forma de

comportamiento de la dependencia y/o entidad, orientada al cumplimiento de
normas, reglamentos, polticas, planes, programas y dems disposiciones
administrativas.
7
.,.. Ministerio DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
Cdigo: GA-OGPP-01
'`" p V deTransportes
y Comumcacanes OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 8 de 31
4.4 Dependencia
Es el rgano o unidad orgnica que forma parte de la entidad (D.S. N 043 -

2006-PCM) y que ha sido considerada en el Reglamento de Organizacin y
Funciones del MTC vigente.
4.5 Ciclo de mejoramiento de los procesos
Para mejorar un proceso hay que aplicar el ciclo de Deming o PHVA 3 , a travs
del mejoramiento continuo, se logran procesos ms eficientes y se genera una
permanente dinmica de calidad, es decir, a partir de la base "siempre es
posible hacer un proceso o una actividad de una mejor manera" (ver Figura
N4).
Figura N 4. Ciclo de Mejora Continua
Actuar Planificar
Oult hacer?
Cmo mejorar la
prxima vez? Cmo hacerlo?
Verificar Hacer
Las casas
hacer lo
pasaron segn
planificado
se planificaron?
Fuente: Normas Tecnicas ISO 9000:2008
Este ciclo considera cuatro grandes etapas para establecer la mejora continua
de los procesos: Planificar - Hacer Verificar - Actuar (PHVA)4 :
P. Planificar: La etapa de planificacin implica establecer qu se quiere

alcanzar (objetivos) y cmo se pretende alcanzar (planificacin
de las acciones). Esta etapa se puede descomponer, a su vez, en
las sub etapas:
- Identificacin y anlisis de la situacin.
- Establecimiento de las mejoras a alcanzar (objetivos).
- Identificacin, seleccin y programacin de las acciones
planificadas.

H. Hacer: En esta etapa se lleva a cabo la implantacin .de las acciones
planificadas segn la etapa anterior. Consiste en implantar el plan
de mejora elaborado y su seguimiento. El plan estar compuesto
por las actividades necesarias para desarrollar los objetivos
formulados en el plan de mejora. Posteriormente, se recogern
los datos, una vez definidos sus fuentes, para proceder a su
procesamiento y poder as evaluar los resultados.
3 Numeral 9.2 del Anexo 11: "Gua para la implementacin del SCI de las Entidades del Estado"
NTP ISO 9001-2008 Sistemas de Gestin de Calidad. Requisitos

,,,......,..,,
PER de Transportes
y Comunicaciones OFICINA DE ORGANIZACIN Y Pgina 9 de 31
V. Verificar Consiste en comparar los resultados obtenidos con los esperados

analizando las causas de las desviaciones detectadas. Para ello,
se tomarn como referencia los objetivos formulados en la etapa
de Planear y se evaluar su consecucin segn el cumplimiento
de los estndares propuestos.
A. Actuar En funcin de los resultados de la comprobacin anterior, en esta

etapa se realizan las correcciones necesarias (ajuste) o se
convierten las mejoras alcanzadas en una "forma estabilizada"
para ejecutar el proceso (actualizacin).
5. DISEO Y MEJORA DE PROCESOS
A continuacin se presenta una sntesis de los pasos y elementos que deben

tomarse en consideracin para efectuar una identificacin y diseo de procesos
institucionales. La Oficina de Organizacin y Racionalizacin brindara la asistencia
tcnica en la elaboracin de los Manuales de Procesos y Procedimientos.
5.1 Conformacin de Equipos de Trabajo
Las dependencias del Ministerio de Transportes y Comunicaciones MTC,

conformarn sus equipos de trabajos para la elaboracin de sus Manuales de
Procesos y Procedimientos, liderados por los Directores de cada dependencia.
Los miembros que conformarn los equipos de trabajo debern tener

conocimientos en procesos y procedimientos, quienes coordinarn con la
Oficina de Organizacin y Racionalizacin.
Las dependencias remitirn formalmente a la Oficina de Organizacin y

Racionalizacin los nombres de los r9sponsables de la elaboracin del Manual
de Procesos y Procedimientos, con copia al Comit de Direccin del Proceso de
Simplificacin Administrativa y el Equipo de Mejora Continua.
5.2 Identificacin de los Procesos
En esta etapa se genera un listado de los procesos que se desarrollan en el

MTC, para lo cual se responden las siguientes preguntas (ver Figura N5). e ,:z if
p,R10 b,.
o )Si- '
Para quin lo hacemos? Referido a los clientes del proceso zu ,,-,,.. t0

4. ' '' ,,,,
Cmo lo hacemos? Se indica el proceso. ) t
Qu hacemos? Cules son los productos o servicios a ofrecer. r
/1:

e '
Figura N 5. Identificacin de los Procesos
Qu hacemos?
(productos/servicio.)
Para quin lo Cmo lo

hacemos? hacemos?
(clientes del proceso) (procesos)
Fuente: Pulgar-Vidal (2008), p.300

. GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
pERu de Transportes DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
. y Comunicaciones OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 10 de 31
5.2.1 Identificacin del Marco Estratgico Institucional
Se debe tomar conocimiento de la visin, misin y objetivos estratgicos

del MTC, siempre considerando las necesidades/expectativas de los
usuarios y la normativa que enmarca a la entidad. Si estos elementos no
se tienen claros, cualquier esfuerzo que se realice en relacin con el
levantamiento y despliegue de los procesos no dar el resultado
deseado.
5.2.2 Elaboracin del Mapa de Procesos
Una vez que se tienen identificados los procesos de la entidad (ver

numeral 5.2), cada uno de ellos deber clasificarse para determinar su
tipologa y su relacin con los usuarios u otros procesos institucionales.
Los procesos se pueden clasificar en: Estratgicos, Operativos y de
Apoyo'.
Procesos estratgicos como aquellos procesos que estn

vinculados al mbito de las responsabilidades de la Direccin y
principalmente, al largo plazo. Se refieren fundamentalmente a
procesos de planificacin y otros que se consideren ligados a factores
claves o estratgicos.
Procesos operativos como aquellos procesos ligados directamente

con la realizacin del producto o la prestacin del servicio. Son los
procesos de negocio o clave.
Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte para el

cumplimiento de los procesos operativos. Se suelen referir a procesos
relacionados con recursos y mediciones.
Posteriormente, se debe reflejar los procesos clasificados en un Mapa

de Procesos y establecer sus interrelaciones (ver Figura N6).
Figura N 6. Modelo de agrupacin de procesos en el Mapa de Procesos
PROCESOS ESTRATEGICOS
' 1
i rzy,ovi0 ()- z

,. ' ,.'S
4/ 0 Q,
.,,,',,,,, ,..0,, E4.,
L
C.CY til, (
z PROCESOS OPERATIVOS
z 1')
LU
r.:
o I 5
PROCESOS DE APOYO
Fuente: Gua para una gestin basada en procesos IAT (2002) p.20
5
Numeral 8.2 de la 'Gua para la Implementacin del SCI de las Entidades del Estado"
10


Mittistenez DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
t"t-1,1 411Yan 5Pqrt. OFICINA DE ORGANIZACIN Y
C.5
,...r.a.
1,1Conunicacion Pgina 11 de 31
5.3 Caracterizacin del Proceso
La caracterizacin consiste en la determinacin de los rasgos distintivos de un

proceso, es decir cuando nos referimos a las caractersticas que son inherentes
o asignadas a dichos procesos. Debe haber tantas caracterizaciones como
nmero de procesos identificados existan.
Se debe tener la certeza de que los procesos establecidos correspondan con

las polticas institucionales y los planes diseados para alcanzar sus objetivos, y
que dichos procesos faciliten la consecucin de los mismos.
Las caracterizaciones de los procesos forman parte integral del Manual de

Procesos y Procedimientos. Los equipos de trabajo encargados del
levantamiento de los procesos, ante ello, debern recabar las caractersticas
relevantes del proceso.
5.4 Anlisis de los procesos
Para realizar el anlisis requerido es necesario realizar el diagnstico de los

procesos actuales, luego se describen los procesos ideales en relacin con el
proceso actual de acuerdo al diagnstico levantado.
Para el anlisis de los procesos se sugiere emplear la tcnica de las cinco

preguntas, que el responsable de los mismos debe hacerse; como se aprecia , rte,,
en el Cuadro N 2:
O 0
Cuadro N 2. Tcnica de las cinco preguntas I .1 4.
14, ,,,,..
>Q 1 t:
Identifica el proceso (que se hace) su finalidad, resultado -S ''
Qu? il
que se obtienen o justifican del trabajo que se ejecuta. . ,,, ,?'
Sirve para establecer el sitio en donde se desarrolla las

Dnde? , actividades del proceso.
Detecta si la persona y/o cargo asignado para ejecutar la
Quin? actividad es la indicada o no.
Determina el orden o secuencia de la actividad. Fija la
Cundo? posicin exacta de cada una dentro del proceso.
Cmo? i Identifica las actividades para realizar el proceso.
5.5 Difusin de los procesos

Los procesos deben ser comunicados a los responsables de su ejecucin, una
vez que se hayan aprobado y formalizado. Dicha comunicacin y formalizacin
tienen por objetivo asegurar que se estandarice su aplicacin; tanto los
empleados actuales como los que ingresen en el futuro, puedan conocer la
forma de realizar determinada actividad, procedimiento o proceso.
Una vez aprobado los procesos. deber efectuarse una sensibilizacin dentro
de cada dependencia; as como su respectiva publicacin en los medios que
dispone el MTC como el Portal Institucional.
11
,,_, Ministerigh,-- Cdigo: GA-OGPP-01
aa DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
c -' deTransocirt
y Comurvi canes OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 12 de 31
5.6 Seguimiento, medicin y control de los procesos
El seguimiento, la medicin y el control constituyen la base para saber qu se

est obteniendo, en qu extensin se cumplen los resultados deseados y por
dnde se deben orientar las mejoras. Para ello se identificarn y formularn los
indicadores de desempeo de los procesos (eficiencia y eficacia).
5.7 Mejoramiento continuo de los procesos
A travs del mejoramiento continuo de los procesos, se logran resultados ms

eficientes y se genera una permanente dinmica de calidad, es decir; partir de
la base de "siempre es posible hacer un proceso o una actividad de una mejor
manera.
Los criterios que se deben considerar para llevar a cabo el mejoramiento de los
procesos son:
a. Obtener de este anlisis de datos informacin relevante para conocer los

procesos que no alcanzan los resultados planificados y dnde existen
oportunidades de mejora.
b. Analizar los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los
procesos, con el fin de mejorar, optimizar, redisear o aplicar reinge
de procesos. /011)."
c. Implantar metodologas de mejora e innovacin de procesos.
d. Aplicar herramientas de automatizacin de procesos.
6. DISEO Y MEJORA DE PROCEDIMIENTOS
6.1 Proceso vs. Procedimiento
Una vez efectuada la caracterizacin de los procesos, es importante hacer una

reflexin entre las diferencias entre procesos y procedimientos. Teniendo en
cuenta la NTP ISO 9001:2008, la diferencia se muestra a continuacin en los
Cuadros N3 y N4.
Cuadro N 3. Diferencia entre proceso y procedimiento
PROCESO PROCEDIMIENTO
'Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que "Forma especificada para llevar
interactan, las cuales a cabo una actividad o un
transforman elementos de proceso"
entrada en resultados"
NTP ISO 9001:2008
12
Ministerio. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
deTransprtes - .
y Comunecacianes OFICINA DE ORGANIZACIN Y Pgina 13 de 31
Cuadro N4. Diferencia entre proceso y procedimiento
PROCESO PROCEDIMIENTO
Transforman las entradas en salidas Definicin de pasos para ejecutar una tarea
mediante la utilizacin de recursos.
Existen y son estticos
Se comportan, son dinmicos
Impulsados por la consecucin de un Impulsados por la finalizacin de una tarea
resultado
Se implementan
Se operan y se gestionan
Se encuentran en el cumplimiento de las
Se centran en la satisfaccin de los
clientes y otras partes interesadas normas
Fuente: IAT (2002) p.32
6.2 Identificacin de los procedimientos
Se deber identificar cada uno de los procedimientos y sus actividades

necesarias para desarrollar de manera correcta el proceso, lo cual permitir
determinar:
a. Si el proceso detectado es realmente un proceso, (es decir, un grupo de

procedimientos enfocados a producir un bien o servicio).
b. Si es ms bien un procedimiento, (es decir un grupo de actividades
necesarias para obtener un producto o servicio).
c. Si errneamente ha sido catalogado como un proceso o un procedimiento,
(no es ms que una simple actividad dentro de un procedimiento). Este tipo
de situaciones donde se confunden procedimientos o actividades como si
fueran procesos, es bastante comn.
6.3 Anlisis de los procedimientos
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios

procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, wor tes
es el definir con la mayor precisin posible los siguientes aspectos: 1,57,10 OF
4 -
.3.1 Delimitacin del procedimiento . y
1,11 5 esJ
Cul es el procedimiento que se va a analizar?

Dnde se inicia?
Dnde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo

del estudio; ste servir de gua para la investigacin, el anlisis y la
propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.
6.3.2 Recoleccin de la informacin
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez

organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los
procesos actuales, y posteriormente proponer los ajustes que se
consideren convenientes.
13

,,....... , . GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL

'.,,, pe de Transportes DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
- y Cornunicadones OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 14 de 31
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes,

entre las que destacan; los archivos documentales, en los que se
localizan los aspectos jurdico-administrativos que rigen el
funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes
pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e
implantacin de procedimientos; y las reas de trabajo que sirven para
tener la visin real de las condiciones, medios y personal que operan los
procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informac

necesaria son: , o
R 0,,
z, P-
a. Investigacin documental, ,-
b. Entrevista directa.
c. Observacin de campo.
43.
6.3.3 Anlisis de la informacin y diseo del procedimiento
Constituye una de las partes ms importantes del estudio de

procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los
elementos de informacin o grupos de datos que se integraron durante
la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico
que refleje la realidad operativa actual.
Para realizar el anlisis de la informacin recabada, se debe responder

los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin:
Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y
los resultados que se obtienen de stas.
Quin lo hace?
Son las dependencias que intervienen en el procedimiento y el recurso
humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del
trabajo.
Q
o m
Cmo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir
con un trabajo o servicio determinado.
Cundo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios
y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
Dnde se hace?
Se refiere a la ubicacin geogrfica de las dependencias.
Buscar la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su
procedimiento, tambin se pretende conocer los objetivos de las
actividades que integran el procedimiento.
La descripcin de cualquier procedimiento deber hacerse 'a detalle",

sin obviar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el
anlisis de la informacin e implique la realizacin de nuevas consultas
y/o mayores distracciones al personal en funcin.
14
Ministero DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
PERU de Transportes
La respuesta a estas preguntas, si bien implican disponibilidad de

tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin por ello, es
indispensable dirigir principalmente la investigacin a:
La distribucin que se hace de los documentos.

El tipo de registros empleados.
Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).
Las probables causas de demora.
Los formatos o anexos que se utilizan, su contenido, as como que
parte o partes de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen.
Las firmas o autorizaciones necesarias.
Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de

las actividades.
Para realizar el anlisis y diseo de los procedimientos se debe utilizar

diagramas de flujo y/o diagramas para detallar el procedimiento. :1-te, ,
6.3.4 Criterios de Simplificacin y Mejoras 1 b 1:1.,/, ,,,,, ,),,c. . O , ,>,,1. ..),

o
lJna vez que todas las actividades se han sometido al an I i n

correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisNar
un procdimiento, se podr uzar la tcnica de los cinco puntos qusa,
\ IP
presenta a continuacin:
a. Eliminar.- La primera y ms importante preocupacin de este

mtodo es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario.
Cualquier operacin, cualquier paso, cualquier detalle que no sea
indispensable, deben ser eliminados.
b. Combinar.- Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto

es combinar algn paso del procedimiento con otro, a efecto de
simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan
algunos detalles, como un registro, una operacin, etc.
c. Cambiar.- En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda

hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad,
puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse
cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o
cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza
determinada actividad.
d. Mejorar.- Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar;

en estas circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando
el procedimiento; rediseando una forma, un registro o un informe;
haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o
encontrando un mtodo mejor.
e. Mantener.- Consiste en conservar las actividades que como

resultado del anlisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar,
cambiar o mejorar.
15
' - Ministerio Cdigo: GA-OGPP-01
'''.e PER de Transportes
Pgina 16 de 31
7. ELABORACIN Y DOCUMENTACIN DEL MANUAL
7.1 Contenido del Manual
El Manual de Procesos y Procedimientos deber contener lo siguiente:
1. Portada o Cartula
2. ndice
3. Introduccin
4. Objetivo
5. Alcance
6. Mapa de Proceso
7. Caracterizacin de Procesos
8. Listado Maestro de Procesos y Procedimientos
9. Presentacin de los Procedimientos
9.1 Denominacin del Procedimiento
9.2 Objetivo
9.3 Base legal
9.4 Responsabilidades
9.5 Descripcin del Procedimiento
9.6 Diagrama de Flujo
9.7 Anexos
9.8 Glosario de trminos
9.9 Control de cambios
7.2 Portada o Cartula
Es la parte externa del documento en la que se consigna el ttulo, logotipo e

informacin ligada a su edicin. A efecto de establecer una presentacin
uniforme de los manuales, se utilizar la siguiente portada normalizada, cuyos
elementos son:
a. Logotipo del Ministerio de Transportes y Comunicaciones MTC.

b. Nombre del rgano o unidad orgnica.
c. Ttulo del Manual de Procesos y Procedimientos.
d. Control de Emisin.
Como se presenta en la Figura N 7.
16
PER OFICINA DE ORGANIZACIN Y Pgina 17 de 31
Figura N 7. Portada o Caratula del Manual
A coumu!cuciouse
131 boin go jaguzbour,
O
OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
OFICINA DE ORGANIZACIN Y RACIONALIZACIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DE ...
Validado por: Aprobado por:

Elabor por:
7.3 Seccin del Encabezado
Se utilizar un recuadro que se situar como encabezado en todas las pginas

del documento, y se integra por los siguientes elementos:
a. Logotipo del Ministerio de Transportes y Comunicaciones MTC.

b. Ttulo del manual (Arial, mayscula, tamao 10 puntos).
c. Nombre de la Dependencia (Arial, mayscula, tamao 9 puntos).
d. Identificacin del Manual (Arial, mayscula, tamao 8 puntos): Cdigo de
identificacin del Documento y Nmero y cantidad de Pginas.
Como se presenta en la Figura N 8.
17
........, ., GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
44,11
Ministerio
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC Cdigo: GA-OGPP-01
U de Transportes
RACIONALIZACIN - OGPP Pgina 18 de 31
Figura N 8. Encabezado del Manual
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ... Cdigo:

Ministerio
PERU de Transportes
y Comunicaciones
OFICINA DE ORGANIZACION Y RACIONALIZACION Pgina:
7.4 Seccin de pie de pgina
Se utilizar la Figura N 9, que se situar como pie de pgina en todas las

pginas del documento, y se integra por los siguientes elementos:
a. Fecha de Emisin: fecha de elaboracin del documento.

b. Revisin: nmero de veces que ha sido mejorado el documento.
c. Descripcin: breve comentario de la ltima revisin.
Figura N 9. Pie de Pgina
FECHA DE EMISIN REVISIN DESCRIPCIN

15-08-2012 Rey. O Emisin para comentarios
7.5 Cdigo de Identificacin
Se proceder de la siguiente manera:
Sigla del Documento - Dependencia - Dgitos (opcional).
En el Cuadro N 5, se observa los tipos de documentos y sus correspondientes

siglas a utilizar. Ejemplo: Para Manual de Procesos y Procedimientos se
utilizar la sigla MPP.
Luego, se considera el acrnimo de la Dependencia que elabora el Manual, tal

como se detalla en la RM N 361-2007-MTC/01 que aprueba la codificacin del
MTC. Ejemplo: OGPP es la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.
En caso sea necesario se utilizar dos dgitos (01, 02, etc.) que indican el
nmero secuencial que se asigna al documento elaborado.
Finalmente, el cdigo de identificacin segn el ejemplo seria: MPP-OGPP-01.

. . . Cdigo: GA-OGPP-01
Mintsteno DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
de Transportes
Cuadro N 5. Tipologa de los documentos
TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MPP
LISTADO DE PROCESOS LP
PROCESOS PR
SUBPROCESOS SP
PROCEDIMIENTO PD
INSTRUCTIVO IN
FORMATO FR
GUTA GA
Nota. En este documento se utiliz GA por tratarse de una Gua.
7.6 Recuadro de Control de Emisin
El Cuadro N 6 se situar slo en la portada o cartula del Manual. Se compone

de las siguientes secciones:
a. Elabor: representante de la dependencia, designado para la elaboracin

del Manual.
b. Revis: representante asignado de la Oficina de Organizacin y
Racionalizacin de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.
c. Aprob: Titular de la dependencia que emite el Manual.
Cuadro N 6. Control de emisin
CONTROL DE EMISIN
(a) Elabor (b) Revis (c) Aprob
Nombre
Firma 7/v
Fecha / '
1.)
7.7 Estilo de documento \ .,
/
\
La redaccin del contenido del manual en las hojas interiores debe considerar:
Ttulos con letra de tipo Arial, tamao de 12 puntos; maysculas y negritas.

Subttulos el mismo tipo de letra en tamao 12 puntos, negritas
Texto en general en Arial en tamao 11 puntos.
Las hojas que se utilizarn para la formulacin del manual, debern ser tamao
A-4, con excepcin de los diagramas de flujo que podrn utilizar el tamao A-3.
,,..,. GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL
),-j pERu de Transportes DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
Pgina 20 de 31
8. ESTRUCTURA DEL MANUAL
8.1 ndice
En ste rubro se deber describir la relacin que especifique de manera

sinttica y ordenada, los captulos o apartados que integran la estructura del
manual, as como el nmero de hoja en que se encuentra ubicado cada uno
de estos.
8.2 Introduccin
Es una sntesis del contenido del manual, en la que debern explicarse de

forma clara y concisa la finalidad del documento, el objetivo que se pretende
cumplir a travs de l, su alcance, cmo utilizar el manual y cundo se harn
las revisiones y actualizaciones.
8.3 Objetivo del Manual
Debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir c

manual, indicando el "que" y "para que".
8.4 Alcance del Manual
En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del

procedimiento, es decir, a quines afecta o qu lmites e influencia tiene.
8.5 Mapa de Procesos
El diseo del Mapa de Procesos se realiza a nivel institucional.

BOA Q
_T 1/%9 o "11 .6 Caracterizacin de los procesos

o
o
La caracterizacin de los procesos es parte integral del Manual de Procesos y
Procedimientos.
8.7 Listado Maestro de Procesos y Procedimientos
Relacin de todos los procesos y procedimientos que se generan en la unidad

orgnica, que estarn contenidos en el Manual.
8.8 Presentacin de los Procedimientos
8.8.1 Denominacin del Procedimiento
Se deber sealar en forma clara y precisa el nombre del procedimiento

y el cdigo asignado. La denominacin del procedimiento debe reflejar
concretamente el propsito u objetivo a que se refiere con la finalidad de
que sea fcilmente identificable.
20
Ministera DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
derrnsgio OFICINA DE ORGANIZACIN Y
yComunwadon Pgina 21 de 31
8.8.2 Objetivo
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y

mantenido con la aplicacin del procedimiento, y que refleja el valor o
beneficio que obtiene el usuario. El objetivo debe redactarse en forma
breve y concisa; se especificar los resultados o condiciones que
desean lograr, e iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se
evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.
8.8.3 Base legal
Se citarn aquellos dispositivos legales y/o normas tcnicas que regulen

en forma directa la ejecucin del procedimiento.
Cuando la naturaleza del procedimiento haga necesaria la transcripcin
total o parcial de dichos dispositivos stos se incluirn un anexo.
8.8.4 Responsabilidades
Se deber describir de manera general la responsabilidad de cada uno

de los actores que intervienen en el procedimiento y su redaccin
deber iniciar con un verbo infinitivo (ejemplo: revisar, elaborar, reportar,
registrar, etc.).
8.8.5 Descripcin del Procedimiento
Las actividades deben redactarse de forma sencilla, clara, lgica,

coherente y de manera secuencial, refiriendo cada una de ellas al
responsable de realizarla.
8.8.6 Diagrama de Flujo
Es la representacin grfica del procedimiento, a travs de smbolos

convencionales que determinan el inicio, las etapas, las dependencias
que intervienen en su desarrollo y el fin del proceso. A continuacin se
presentan a modo de referencia los principales smbolos utilizados en la
dagramacin de procesos. Ver Cuadro N 7.
21
, Ministerio Cdigo: GA-OGPP-01
9/ pERu de Transportes DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
y Comunicaciones, mur OFICINA DE ORGANIZACIN Y
RACIONALIZACIN - OGPP Pgina 22 de 31
Cuadro N 7. Simbologa
1),e-... <
kr>.
INICIO / FIN
lt.
Se utiliza para indicar el comienzo y la finalizacin del flujo do
,, C
L
procedimiento. 1`. ._?.
,._
OPERACIN: \.. ,
Describe la accin o actividad que debe desarrollarse. Ejemplb: ,..Mgistra
un expediente. .,...
-
'" - -zzzz:
DECISIN O ALTERNATIVA
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos
alternativos, dependiendo de una condicin dada, o donde se toma una
.
decisin entre dos opciones (SI o NO). Ejemplo: est correctamente
elaborado?, los documentos estn completos?
DOCUMENTO
Cualquier tipo de documento que se utilice en la actividad y aporta
informacin para que se pueda desarrollar. Su nombre aparece en el
smbolo y slo se indica cuando representan por primera vez. Ejemplo:
Oficio, Informe, Resolucin, Certificado, etc.
COMENTARIO
Sirve para ampliar, complementar, un concepto u observacin.
SENTIDO DE FLUJO DE TRABAJO

0, Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben ejecutar los
distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.
CONECTOR INTERIOR DE PGINA
CD Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo

con otra parte dentro de la misma pgina. El smbolo lleva inserto un
nmero.
CONECTOR DE PGINA
Representa una conexin o enlace de una pgina a otra pgina donde
U contina el diagrama de flujo. El smbolo lleva inserta una letra
mayscula.
ARCHIVO O ALMACENAMIENTO MANUAL
O Representa un archivo comn y corriente de oficina donde se guarda un

documento en forma temporal o permanente.
BASE DE DATOS
Representa el almacenamiento de informacin de un sistema o
rtill aplicacin.
PROCEDIMIENTO PREDEFINIDO .
Representa a un conjunto de actividades que pueden pertenecer a la
dependencia u otra dependencia en el cual tenga interaccin., el cual
cuenta con un diagrama de flujo propio.
Ejemplo: Recepcin documentaria.
ESPERA
Identifica a las actividades que no revisten accin y que detienen
temporalmente el flujo del procedimiento. Ayuda a detectar cuellos de
botella, pues las actividades de "espera debieran ser idealmente pocas
o de corta duracin.
22
....,,
Ministero DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL MTC
pERu de Transportes
a 4 ,r y Comunicaciones Pgina 23 de 31
8.8.7 Anexos
Son los documentos que se adjuntan al procedimiento para detallar con

mayor precisin alguna actividad o tarea de los mismos, los cuales se
debern de referenciar dentro del procedimiento.
8.8.8 Glosario de trminos
En este punto debe definirse aquellos trminos tcnicos empleados en

la descripcin de los procedimientos que requieren aclaracin de su
significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.
8.8.9 Registro de Control de cambios
En este formato se relacionan de manera cronolgica las

modificaciones o cambios que hayan sufrido el proceso o procedimiento,
asegurndose de asentar el nmero de revisiones efectuadas al
documento; dichos cambios o modificaciones deberan asentarse en el
Formato 6.
9. APROBACIN
9.1 La aprobacin del Manual de Procesos y Procedimientos corresponder a las

siguientes autoridades:
Director General, Secretario Tcnico de FITEL o Gerentes en el caso de los

proyectos especiales, cuando la responsabilidad de la ejecucin de los
procesos y procedimientos es directa.
Viceministro, Secretario General o Director Ejecutivo (en el caso de los

proyectos especiales), cuando la responsabilidad de la ejecucin de los
procesos y procedimientos es compartida por dos ms dependencias que
tienen nivel de Direccin General, Oficina General, Gerencia o equivalente,
dentro del mbito de su competencia.
9.2 El Manual de Procesos y Procedimientos debe estar visado y adjuntar su

respectivo Informe Tcnico por el responsable de la dependencia previo a su
remisin a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, para la opinin
tcnica correspondiente.
9.3 El responsable de la dependencia debe designar a la 'persona o dar

sostenibilidad al equipo de trabajo a fin que realice las acciones de
mejoramiento continuo.
23
, MinisteriQ7 Cdigo: GA-OGPP-01
ERti 'de Transportes
y Cornunicaciones OFICINA DE ORGANIZACIN Y
Pgina 24 de 31
10. BIBLIOGRAFA DE REFERENCIA
Gua para una Gestin basada en Procesos, Instituto Andaluz de Tecnologa,

Espaa, 2002,
- Gua de Procesos y Procedimientos, Ministerio de Defensa Nacional, Colombia,
2008.
- Gua para la Actualizacin y Mejoramiento de Procesos, Instituto Colombiano
para el Fomento de Educacin Superior, Colombia, 2005.
Gua para la Elaboracin de Manual de Procedimientos, Secretara de la
Contralora General del Estado de Sonora, Mxico, 2005.
- Gestin por Procesos, Universidad de Valladolid, Feaps, 2004.
- Diseo de Procesos y Procedimientos, Sistema Integrado de Gestin,
Universidad del Quindo, 2007.
Plan Nacional de Simplificacin Administrativa 2013-2016, R.M. N 048-2013-
PCM, Prez, J., Velasco, F. Gestin de la Calidad orientada a los procesos,
Esic Editorial,1999
- Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG "Gua para la
Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado".
11. FORMATOS
Los Formatos a utilizar son aquellos que se detallan a continuacin, sin

embargo las dependencias podrn implementar otros formatos, previa
opinin favorable de la Oficina de Organizacin y Racionalizacin.
Formato 1: Mapa de Procesos

Formato 2: Listado Maestro de Procesos y Procedimientos
Formato 3: Caracterizacin del Proceso
Formato 4: Descripcin del Procedimiento
Formato 5: Diagrama de Flujo
Formato 6: Registro de Control de Cambios
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de Transportes
y Comunicaciones, OFICINA DE ORGANIZACIN Y Pgina 28 de 31
FORMATO 4
Descripcin del Procedimiento
CDIGO:
PROCESO:
1. DENOMINACIN DEL PROCEDIMIENTO

/ 1
J.)
(Se debe sealar en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y el cdigo asignado) 11.)
Li.. .0 ,
'
2. OBJETIVO
)
.
(Precisar los beneficios (propsitos) que se pretenden alcanzar con el Procedimiento)
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3. ALCANCE
(Se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento, es decir a quienes afecta o que limites e influencia tiene)
4. BASE LEGAL
(Se citarn aquellos dispositivos legales y/o normas que regulan en forma directa la ejecucin del procedimiento)
6. POLITICAS
(Son criterios que guiarn una o varias de las actividades descritas, que aunque no sean normas formalmente establecidas debe seguirse para
obtener un resultado satisfactorio)
6. RESPONSABILIDADES
se har por nivel de responsabilidad,

(Identificar los participantes y definir su responsabilidad en la ejecucin de procedimientos. La identificacin
asegurndose que queden establecidos los limites de su actuacin. La identificacin debe consignar el cargo)
7. PRODUCTO O SERVICIO
(Se debe indicar el resultado del procedimiento, responde a la razn de para que se realiza?)
8. INDICADORES
(Se debe expresar cuantitativamente el grado del cumplimiento del producto o servicio Obtenido o la capacidad del procedimiento)
9. FORMATO Y/0 INSTRUCTIVO (Detallar cdigo y nombre)
(Debe detallar las herramientas complementarias para la captura o sistematizacion de datos, asi como las instrucciones para la ejecucin
de los pasos del procedimiento)
DIRECTOR DE DIRECTOR GENERAL DE
28

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,..... GUA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL Cdigo: GA-OGPP-01
10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

TIEMPO DOCUMENTO GENERADO
NI DEPENDENCIA! RESPONSABLE DESCRIPCION DE PASOS
DEPENDENCIA (Donde se realizan 'aspases)
Presentar la narracin escrita en orden cronolgico y secuencia) de cada uno de Indicar los elementos probatorios que evidencia la
los pasos que se ejecutan para concretar un resultado (producto o servicio) en realizacin de los pasos, siendo estos
Responsable: identificar el cargo que
respuesta al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus cuantiticables y medibles, sujetos de anlisis y
.1 realiza las actividades del procedimiento.
propias normas o politizas, evaluacin
DEPENDENCIA 2
-----------.--- ----
DEPENDENCIA 3
., . . . .___
T
11.TIEMPO
Total Minutos XX Total Dias. XX
(Indicar el total del tiempo del procedimiento expresado en minutos yio dias )
12.DIAGRAMA DE FLUJO
(Adjuntar la representacin grafica del procedimiento Formato N' 05)
0 ' 1Y --.
-
13.ANEXOS (Detallar cdigo y nombre) .,:.:: 01
Ir
(Se debe detallar la informacin complementaria contenida en los anexos relacionados a catlogos, dibuios, 3blas, listas. organigramas, 1 Lte
ydemas documentos que consideren necesarios anexar al procedimiento para su optimo desarroilo) I
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Guia para Elaboracion Del Mapro

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OSCAR ZEN 'U '_VARA CHIPOCO

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El Memorndum N 1015-2013-MTC/04 de la Secretara General y el

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b. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

c. Subproceso. Es un proceso en s mismo, cuya funcionalidad es parte de

d. Actividad. Es el conjunto de tareas afines y coordinadas que una persona o

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4.5 Ciclo de mejoramiento de los procesos

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