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FACULTAD DE INFORMATICA
ESCUELA DE COMPUTACIN
JURADO: JURADO:
_______________________ _______________________
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Firma Firma
_______________________ _______________________
2
AGRADECIMIENTOS
Armando Carmona.
3
AGRADECIMIENTOS
Erick Castillo.
4
DEDICATORIA
A mis Padres, les dedico este logro, que se que es la mayor satisfaccin
que les puedo brindar, se que estarn orgullosos de mi.
A mi hermano Erick, del que espero a futuro ver como una persona
emprendedora, se lo dedico como una muestra de que cuando se tiene
constancia y perseverancia cualquier objetivo se puede lograr.
Armando Carmona.
5
DEDICATORIA
En primer lugar, les dedico este logro a mis padres por haberme
permitido llegar hasta aqu y porque s que ser un orgullo muy grande
para ellos.
A mi primo Alfredo, por cada una de las buenas acciones que hizo por
m y a quien le deseo mucho xito en sus proyectos venideros.
Erick Castillo.
6
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE INFORMTICA
ESCUELA DE COMPUTACIN
RESUMEN
8
UNIVERSITY NUEVA ESPARTA
FACULTY OF COMPUTATION
SCHOOL OF COMPUTATION
Summary
9
institution to level organizational was suffering some deficiencies since
everything removes in a manual way and this brings as great consequence
labor load, slowness in the processes, mistakes of draft, lack of coordination
and problems of administration. For this reason, I realize a small raising of
information that allowed the study of the problematic ones provoked to detail
in the nursery, which supposed the introduction of a wide field of elements
that allowed to carry out the ideas of automation for all the processes and to
achieve an efficient result, managing this way the approval of the college for
in a future to achieve the implementation of the same one. Nevertheless, at
present only it is tried to study, to design, to construct and to prove a system
adapted only to the requirements established by the educational unit.
After this brief induction, there is annexed that the realized project
serious of feasible character, that is to say, might be implemented to future,
besides the fact that it would be sustained in a field investigation since the
study will be done taking information of the same environment.
10
NDICE
LISTADO DE CUADROS...xiv
LISTADO DE FIGURAS..xv
INTRODUCCIN.......1
11
2.2.3 Sistemas Administrativos......27
2.2.4 Sistema Operativo.........28
2.2.5 Lenguaje de Programacin...30
2.2.6 PHP...33
2.2.7 MySQL.....35
2.2.8 Servidor APACHE ..36
2.2.9 Base de Datos.....36
2.2.10 Metodologa RUP.....41
2.2.11 Lenguaje Unificado de Modelado (UML)..45
2.2.12 Metodologa De Desarrollo XP...48
2.3 Bases Legales....53
2.4 Definicin de trminos...71
12
CAPITULO V: Sistema Actual.......125
5.1 Tipos De Actividades Segn El Orden Estructural.125
5.2 Casos De Uso En El Sistema Actual....132
5.3 Descripcin De Los Actores Del Sistema Actual....133
5.4 Diagramas De Casos de Usos......142
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....195
BIBLIOGRAFA..199
13
LISTA DE CUADROS.
1. Cuadro De Variables...77
LISTA DE FIGURAS.
14
1. Esquema Conceptual De La Empresa.....26
2. Enfoque Preliminar Diagrama De Gantt....126
16
56. Visualizar Cronograma De Actividades...188
57. Mensaje Al Administrador..188
58. Inicio De Sesin Como Estudiante...189
59. Ficha Tcnica...190
60. Cronograma De Actividades..190
61. Solicitudes.190
62. Enviar Sugerencias.190
63. Buzn De Sugerencias...191
64. Mensualidades Pendientes191
17
INTRODUCCION
18
rpida, debido a esto surge la necesidad de ampliar las instalaciones
existentes, debido a la gran cantidad de alumnos que esta institucin posee,
se requiere de una gran cantidad de docentes, aulas y personal
administrativo, esto provoca dificultades en la distribucin de la informacin
necesaria para cada uno de ellos, as como tambin dificulta el control
administrativo que esta organizacin requiere, en la actualidad todo el
sistema acadmico y administrativo es controlado de forma manual sin la
utilizacin de tecnologas de informacin para dicho fin, lo cual ha trado
consigo lentitud en las actividades diarias de la institucin e inconsistencias
en la informacin que se maneja.
19
Captulo III. En este captulo se describen todos los aspectos
relacionados con la metodologa utilizada en el proyecto de investigacin, as
como tambin el tipo de investigacin desarrollada, la poblacin y muestra, y
el diseo de la investigacin, lo cual permitir realizar la investigacin
necesaria para alcanzar los objetivos planteados y conseguir los resultados
esperados.
Captulo IV. Este captulo contiene la situacin actual del sistema que
se est utilizando en la institucin, explicando sus debilidades y problemas
para poder plantear soluciones que cumplan con estos requerimientos.
20
CAPITULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
21
CAPITULO I
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
23
segundo nivel, creando una sucesin hasta la actualidad, de la cual esa
primera seccin ha sido la pionera cada ao el colegio. Puesto que el
objetivo del plantel ha sido ir creciendo paulatinamente se procedi a
inaugurar una nueva sede que permitira su expansin, se crearon nuevas
aulas de clase, un comedor amplio, espacios de recreacin, un saln
musical, cancha de deportes, una piscina, un laboratorio de computacin,
salones audiovisuales, se colocaron cmaras en los salones, se incremento
el personal docente, administrativo, de coordinacin, de limpieza, entre otros.
Los aos siguientes marcharon con normalidad, hasta la actualidad. Donde
se han establecido nuevas estrategias y normativas de ingreso. Sin embargo,
todos estos esfuerzos por mejorar no han sido suficientes y ya se requiere
algo nuevo, ya que la idea es mantener un estndar de calidad alto, y
continuar con un ndice de crecimiento estable, conservando las secciones
que actualmente cursan, pero tambin aperturar dos secciones ms por ao.
Evidentemente la poltica de la institucin no es disminuir en poblacin, sino
mantener la que tiene actualmente y seguir creciendo, sin disminuir la calidad
de sus servicios. Es por ello que ha surgido la necesidad de implementar un
sistema de informacin Web que permita gestionar adecuadamente el
colegio.
24
A continuacin se detallarn a fondo los principales problemas que
han permitido llevar a cabo este trabajo de grado:
25
telefnico de los representantes, y la bsqueda se hace lenta. Todo esto se
solucionara con una base de datos.
26
manera ingresarlas al SINACOES de manera fcil y rpida, evitando que los
docentes hagan trabajo innecesario y que la coordinacin tenga que sacar
los expedientes todos los aos.
Pero quizs uno de los principales problemas que han surgido es con
respecto al manejo de las finanzas, ya que al ser llevado todo manual, se
dificulta mucho manejar las estadsticas de cosas en particular, por ejemplo
si se quisiera determinar la morosidad de un alumno en particular, o la
morosidad a nivel general en un mes especifico. Los cierres a final de cada
mes, en definitiva hace falta un manejo fcil y rpido de reportes estadsticos
que permitan conocer las cifras reales en la contabilidad de la empresa, tanto
sus ingresos como sus egresos, y de esta manera poder llevar todo con
exactitud.
27
Lo anteriormente mencionado es algo determinante para la eleccin
de esta propuesta de optimizacin, ya que se ha planteado la necesidad del
propietario de poder hacer auditorias eventualmente cuando as lo requiera,
sin tener la necesidad de estar presente en el plantel, ni de recurrir al
personal administrativo, puesto que ha requerido hacer consultas y reportes
de cierre diario, semanal o mensual, determinar la mora de un mes
especifico, o cualquier tipo de filtro que desee hacer. Y por parte del personal
administrativo para ayudar a disminuir su carga de trabajo. Todo esto podra
hacerse va Internet hospedando el sistema en un servidor colocndolo en
lnea.
28
1.2 Formulacin del problema
29
1.3 Interrogantes de la Investigacin
30
1.4 Objetivos de la investigacin
31
1.5 Justificacin de la investigacin
32
Al personal Administrativo: El cual tendr menos carga de trabajo, con la
nueva manera de procesar pagos, realizar filtros y bsquedas de informacin
de manera rpida y segura.
33
1.6 Delimitacin de la investigacin
34
1.7 Limitaciones
35
CAPITULO II: MARCO TEORICO
36
CAPITULO II
MARCO TEORICO
37
Esta investigacin se toma como antecedente debido a que posee
informacin sobre la automatizacin de registros acadmicos, lo cual le
brinda un aporte directo a esta investigacin ya que sirve como ejemplo en el
control de los registros acadmicos.
38
desempeo de sus labores. Otro punto importante era la distribucin de
informacin para las actividades extra acadmicas, que en muchos casos no
llegaba a los estudiantes interesados.
39
en el manejo de los procesos debido a que se realizan en forma manual, no
existe un soporte de los datos, entre otros.
40
2.2 Bases Tericas
Sin embargo existen otros autores como Peralta (2008) que define los
sistemas de informacin como Un conjunto de elementos que interactan
entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
41
Almacenamiento De Informacin: En esta etapa se realiza uno de
los pasos ms importantes del proceso ya que se guarda de forma segura
todos los datos e informacin que fue previamente recopilada, para
posteriormente ser procesada, dicha informacin es almacenada en unidades
como: discos duros, discos flexibles entre otros.
42
del mundo existen instituciones educativas que pueden ser tanto pblicas
como privadas.
43
2.2.3 Sistemas Administrativos.
44
2.2.4 Sistema Operativo.
46
2.2.5 Lenguaje De Programacin.
Sintaxis: est referido a las reglas que indican cmo se debe realizar
las construcciones del lenguaje de programacin.
47
sea con el lenguaje de maquina o binario su nivel ser inferior y mientras sea
menos semejante ser de un mayor nivel.
Los lenguajes de bajo nivel poseen gran dificultad para ser manejados
y para poder entender los programas que se desarrollan en ellos, por lo que
requieren una mayor cantidad de tiempo para entenderlos y poder
manejarlos adecuadamente.
48
Estos lenguajes de alto nivel fueron creados con la intencin de que el
usuario pudiera solucionar problemas sencillos en el procesamiento de datos
de una forma sencilla y rpida.
49
encontrar diferentes enfoques para el desarrollo de una aplicacin lo cual se
conoce como una programacin que posee mltiples paradigmas.
2.2.6 PHP.
50
Esta tecnologa flexible que posee PHP resulta fcil de aprender
para programadores que se encuentren familiarizados con lenguajes como
Java, Perl C, debido a que poseen bastantes similitudes en cuanto a su
sintaxis. PHP es un lenguaje donde sus programas funcionan de una forma
igual en diferentes plataformas, esto se debe a que puede trabajar en la
mayora de servidores web y a que se encuentra preparado para interactuar
de forma eficaz con ms de veinte tipos de bases de datos.
51
2.2.7 MySQL.
52
Es posible la instalacin de varias instancias de servidor MySQL.
Cada una de las instancias funciona de forma independiente
gestionando sus propias bases de datos.
53
es decir, es un depsito o contenedor de una coleccin de archivos de
datos computarizados. Los usuarios del sistema pueden realizar una
variedad de operaciones sobre dichos archivos por ejemplo: agregar
nuevos archivos vacios a la base de datos, insertar datos dentro de los
archivos existentes, recuperar datos de los archivos existentes,
modificar datos en archivos existentes, eliminar datos de los archivos
existentes, eliminar archivos existentes de la base de datos. Es decir,
es un sistema computarizado cuya finalidad general es almacenar
informacin y permitir a los usuarios recuperar y actualizar esa
informacin con base en peticiones. (p. 2-5).
54
Diseo Y Modelado De Una Base De Datos.
55
datos para representar los que esta modelado. Los modelos de ejecucin
incluyen los modelos de base de datos jerrquico, el de base de datos de
red, entre otros.
56
Personas: este componente se encuentra constituido por todos los
usuarios del sistema de base de datos, los usuarios del sistema se
encuentran clasificados en cinco tipos, los cuales son:
57
Datos: se entiende por datos el conjunto de hechos guardados en la
base de datos, son considerados el componente esencial de cualquier base
de datos ya que son la materia prima para general la informacin para la
organizacin, definir de la forma en la que sern introducidos y organizados
es responsabilidad del diseador de la base de datos.
58
El ciclo de vida de RUP, es una implementacin de desarrollo definida
en espiral, esto se debe a que sus elementos se encuentran ensamblados de
forma semi-ordenada, el ciclo de vida se encarga de organizar las tareas en
fases e iteraciones.
Disciplina de Procesos
Disciplina de Soporte
60
dicho proyecto. Tambin se realiza el anlisis y el diseo del sistema, a su
vez se utiliza el artefacto diagramas de caso de uso.
Vista Lgica:
Modelo Entidad-Relacin
Diagrama de Clases
Vista Conceptual:
Modelo de dominio
Mapa de comportamiento a nivel de hardware.
Vista de Implementacin:
Diagrama de Colaboracin.
Diagrama de Secuencia.
Diagrama de Estados.
61
Desarrollar aplicaciones de las que se pueda obtener el mximo
provecho de las nuevas tecnologas, mejor rendimiento, mejor calidad,
la reutilizacin y la seguridad.
Desarrollar aplicaciones de software que cumplan con todas las
necesidades planteadas por los usuarios donde se conozca
previamente un estimado del tiempo y costo.
Vuelve ms productivo al equipo de trabajo.
Brinda diversa documentacin como por ejemplo: guas para el
modelado de negocios, arquitectura Web y pruebas.
Funciona de una forma adecuada para proyectos de innovacin.
Es fcil seguir los pasos necesarios para el correcto desarrollo del
software.
El cliente puede interactuar con el equipo de desarrollo a travs de
reuniones.
Sus procedimientos se pueden adaptar a las necesidades de cada uno
de los proyectos.
62
El Lenguaje Unificado de Modelado (UML), es un lenguaje que permite
el modelado de sistemas de software, que puede ser utilizado para visualizar,
especificar, construir y documentar los artefactos involucrados en un sistema.
UML no se considera un modelo que brinde los pasos sistemticos para el
desarrollo del software sino que es una herramienta que permite documentar
y especificar los elementos creados mediante un lenguaje describiendo
modelos.
Diagramas UML.
63
Diagrama de Objetos: Representa una serie de objetos y sus
diferentes relaciones.
64
Diagramas De Implementacin: los diagramas de implementacin se
dividen en:
65
Kent Beck divide esta metodologa en cuatro fases fundamentales que se
describen a continuacin:
Fase I Planificacin.
66
determinando las prioridades del sistema, a su vez es de gran importancia en
la fase de pruebas ya que se puede analizar si la aplicacin est cumpliendo
con las necesidades del cliente. Una vez que estas historias de usuario se
van a implementar se requiere la reunin entre clientes y desarrolladores
para analizar de forma detallada y profunda lo que debe hacer la aplicacin.
67
Programacin en pareja: La metodologa XP, aconseja la
programacin en parejas, en donde cada uno de los participantes tendr una
tarea fundamental en el desarrollo del software, el primero se encardara de la
codificacin tomando mayor atencin en la calidad de las funciones y
mtodos implementados mientras que por otra parte el segundo se
encargara del anlisis acerca de lo adecuado que sea el mtodo o funcin
as como tambin de todos los detalles de diseo del mismo.
Fase II Diseo.
68
integracin del equipo de trabajo para determinar un diseo comn que les
permita trabajar por separado pero siempre hacia un mismo fin. En esta
etapa se tienen en cuenta los diagramas de flujos de datos y el modelo de la
base de datos, estos permitirn tener una idea ms clara y estructurada de
puntos especficos de la aplicacin facilitando su desarrollo y por otra parte
permitir entender de forma detallada la aplicacin que se desea desarrollar
para cumplir con los objetivos propuestos.
Fase IV Pruebas.
69
tipos de pruebas que permiten observar su funcionamiento y determinar
posibles fallas que existan dentro de la misma. En esta etapa tambin se
utilizan las historias de usuarios y se realiza un anlisis comparativo entre las
necesidades que estas plantean y los requisitos que la aplicacin satisface.
70
Venezuela, No obstante dicho cdigo NO contempla el acto de ofrecer el
servicio educativo como un acto de comercio.
71
Compaas de Comercio
72
Este artculo contempla toda la protocolizacin que le da personalidad
jurdica a la institucin. Es decir, el colegio adquiri personalidad jurdica
desde el mismo momento que se registro en la oficina sub alterna de Santa
Teresa del Tuy, municipio autnomo Independencia, Estado Miranda -
Venezuela, donde tiene su domicilio dicha institucin.
73
Artculo 117. El deudor que paga tiene derecho a exigir un recibo y no
est obligado a contentarse con la simple devolucin del ttulo de la deuda
sin la nota de pago.
74
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que
habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn
con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un
resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las
que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas.
Aqu se establece que el libro diario debe asentarse todos los das,
con cada operacin o transaccin que realice la institucin estableciendo
claramente quien es el comprador y quien es el vendedor, y que
mensualmente se debe hacer un resumen de los totales.
75
Este artculo indica que esta ley tiene como objeto establecer todos los
lineamientos en carcter de educacin, como las bases organizativas y de
funcionamiento en general.
1. Garantiza:
76
c. El acceso al Sistema Educativo a las personas con necesidades
educativas o con discapacidad, mediante la creacin de condiciones y
oportunidades. As como, de las personas que se encuentren privados y
privadas de libertad y de quienes se encuentren en el Sistema Penal de
Responsabilidad de Adolescentes.
d. El desarrollo institucional, permanencia y ptimo funcionamiento de
las misiones educativas en sus distintas modalidades.
77
i. Condiciones laborales dignas y de convivencia de los trabajadores y
las trabajadoras de la educacin, que contribuyan a humanizar el trabajo
para alcanzar su desarrollo pleno y un nivel de vida acorde con su elevada
misin.
78
participativa y protagnica, como derecho poltico de quienes integran la
comunidad universitaria, sin menoscabo del ejercicio de la autonoma
universitaria y la observancia de los principios y valores establecidos en la
Constitucin de la Repblica y en la presente Ley.
79
g. La gestin de centros e instituciones educativas oficiales y privadas,
con la participacin protagnica de toda la comunidad educativa.
80
b. Para la insercin productiva de egresados universitarios y
egresadas universitarias en correspondencia con las prioridades del Plan de
Desarrollo Econmico y Social de la Nacin.
81
g. De actualizacin permanentemente del currculo nacional, los textos
escolares y recursos didcticos de obligatoria aplicacin y uso en todo el
subsistema de educacin bsica, con base en los principios establecidos en
la Constitucin de la Repblica y en la presente Ley.
82
m. De evaluacin estadstica permanente de la poblacional estudiantil,
que permita construir indicadores cualitativos y cuantitativos para la
planificacin estratgica de la Nacin.
83
c. De las familias, la escuela, las organizaciones sociales y
comunitarias en la defensa de los derechos y en el cumplimiento de los
deberes comunicacionales para la educacin integral de los ciudadanos y las
ciudadanas, en la interpretacin crtica y responsable de los mensajes de los
medios de comunicacin social pblicos y privados, universalizando y
democratizando su acceso.
84
f. En la autorizacin, orientacin, regulacin, supervisin y seguimiento
a los convenios multilaterales, bilaterales y de financiamiento con entes
nacionales e internacionales de carcter pblico y privado, para la ejecucin
de proyectos educativos a nivel nacional.
Este Articulo seala todas las funciones que debe aplicar el estado en
cuanto a garantas, supervisin, revisin, control, planificacin, ejecucin y
coordinacin de polticas y programas, que debe ejercer el estado
ajustndose al marco establecido con planteles pblicos y privados.
85
ttulos de los niveles del subsistema de educacin universitaria estarn
definidos en la ley especial.
86
Este artculo indica todas las garantas y amparos que tiene el docente
bajo el ejercicio de su labor en la institucin, contemplando sus derechos,
remuneraciones y beneficios.
Este artculo indica que todas las notas, ttulos y dems certificados de
aprobacin acadmica, deben ser debidamente firmados y sellados por el
representante del plantel para sustentar su validacin.
87
2.4 Definicin de Trminos
88
Cdigo Fuente: es un texto escrito en un lenguaje de programacin
especfico y que puede ser ledo por un programador. Debe traducirse a
lenguaje mquina para que pueda ser ejecutado por la computadora o a
bytecode para que pueda ser ejecutado por un intrprete. Este proceso se
denomina compilacin. Acceder al cdigo fuente de un programa significa
acceder a los algoritmos desarrollados por sus creadores. Es la nica
manera de modificar eficaz y eficientemente un programa. (Alegsa, 2011).
89
paquetes de software que trabajan de manera conjunta. Red Hat Linux por
ejemplo, es un gran grupo de software que incluye paquetes escritos por
muchos otros proyectos no relacionados (Peter, Wayner 2001).
90
Modelo Entidad Relacin: Es un tipo de modelo de
datos conceptual de alto nivel que se emplea en el diseo de la base de
datos relacionales. El modelo entidad-relacin muestra la estructura de la
base de datos empleando todo tipo de herramientas conceptuales. (Alegsa,
2010).
91
los lenguajes de programacin que soportan la orientacin a objetos. (Muoz,
Paniagua, Rosales y Terrones, 2009).
92
Software: es todo programa o aplicacin, programado para realizar
tareas especficas. El trmino "software" fue usado por primera vez por John
W. Tukey en 1957. Algunos autores prefieren ampliar la definicin de
software e incluir tambin en la definicin todo lo que es producido en el
desarrollo del mismo (Alegsa, 2011).
93
Cuadro N1 Cuadro De Variables.
2. Identificar las
Expectativas del
necesidades de la empresa Requerimientos y 1. Control
cliente con respecto al
para el desarrollo del funciones del sistema Administrativo. Campo Entrevista
funcionamiento del
sistema propuesto. propuesto. 2. Control Acadmico.
sistema propuesto.
3. Disear el Sistema de 1. Diseo de ventanas.
Informacin Web y sus 2. Diagrama E/R.
mdulos segn los Componentes del 3. Modelado de la base
Componentes lgicos
requerimientos de la sistema propuesto. de datos. IDEM IDEM
del sistema propuesto.
Unidad Educativa Privada 4. Arquitectura del
Juan Bautista Arismendi. sistema propuesto.
4. Construir el Sistema de
Informacin Web y sus
mdulos segn los 1. Construccin de
Desarrollo del Programar el sistema
requerimientos de la mdulos. IDEM IDEM
sistema propuesto. propuesto.
Unidad Educativa Privada 2. Construccin de la
Juan Bautista Arismendi. base de datos.
5. Ejecutar el periodo de
pruebas para comprobar la 1. Pruebas Unitarias.
funcionalidad de los 2. Pruebas Integrales.
mdulos desarrollados Pruebas del sistema Verificar el 3. Pruebas Funcionales. IDEM
IDEM
para el sistema propuesto propuesto. funcionamiento 4. Pruebas de
de la Unidad Educativa correcto del sistema. Aceptacin.
Privada Juan Bautista
Arismendi
94
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO
95
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
96
Este concepto se adapta adecuadamente ya que la investigacin
consiste en la elaboracin de un modelo o propuesta para solucionar una
problemtica que en este caso serian las deficiencias a nivel organizacional
que sufre la institucin, tanto en la parte administrativa, contable, como
acadmica, y que han trado como consecuencia mucha carga laboral,
lentitud en los procesos, errores de redaccin, falta de coordinacin, entre
otros.
97
Arias (2006) define la investigacin de campo de la siguiente
manera:
3.3.1 Poblacin
Director 1
Coordinadores 2
Administradores 1
Docentes 20
Control de Estudio 1
Gerente/Propietario 1
3.3.2 Muestra
99
Para Balestrini (1997), La muestra es obtenida con el fin de
investigar, a partir del conocimiento de sus caractersticas particulares, las
propiedades de una poblacin (p.138).
Sin embargo en una poblacin pequea no se utiliza la muestra ya
que resulta innecesario, lo cual indica que se realizara un estudio de tipo
censal, el cual maneja la poblacin completa. Como seala Lpez (1998),
quien describe que la muestra es censal es aquella porcin que representa
toda la poblacin. (p.123)
100
En este caso en particular se trabajo directamente con encuestas y
entrevistas a los miembros que laboran en la unidad educativa privada Juan
Bautista Arismendi, para conocer las problemticas subyacentes en la
empresa, sin embargo existen otras herramientas como la observacin
estructurada o no estructurada.
101
Cuadro N3 Cuadro de Tcnicas e Instrumentos.
- Analizar a detalle la
problemtica actual del manejo Director
acadmico y el control Coordinadores Encuesta Cuestionario
administrativo de la Unidad Administrador Entrevista Semi Estructurada
Educativa Privada Juan Bautista Docentes
Arismendi. Gerente/Propietario
102
3.5 Tcnicas De Procesamiento Y Anlisis De Datos.
103
3.6 Metodologa XP (Programacin Extrema).
104
Fase I Planificacin.
105
van a implementar se requiere la reunin entre clientes y desarrolladores
para analizar de forma detallada y profunda lo que debe hacer la aplicacin.
106
Programacin en pareja: La metodologa XP, aconseja la
programacin en parejas, en donde cada uno de los participantes tendr una
tarea fundamental en el desarrollo del software, el primero se encardara de la
codificacin tomando mayor atencin en la calidad de las funciones y
mtodos implementados mientras que por otra parte el segundo se
encargara del anlisis acerca de lo adecuado que sea el mtodo o funcin
as como tambin de todos los detalles de diseo del mismo.
Fase II Diseo.
107
integracin del equipo de trabajo para determinar un diseo comn que les
permita trabajar por separado pero siempre hacia un mismo fin. En esta
etapa se tienen en cuenta los diagramas de flujos de datos y el modelo de la
base de datos, estos permitirn tener una idea ms clara y estructurada de
puntos especficos de la aplicacin facilitando su desarrollo y por otra parte
permitir entender de forma detallada la aplicacin que se desea desarrollar
para cumplir con los objetivos propuestos.
Fase IV Pruebas.
108
tipos de pruebas que permiten observar su funcionamiento y determinar
posibles fallas que existan dentro de la misma. En esta etapa tambin se
utilizan las historias de usuarios y se realiza un anlisis comparativo entre las
necesidades que estas plantean y los requisitos que la aplicacin satisface.
109
CAPITULO IV: ANALISIS DE LOS RESULTADOS
110
CAPITULO IV
Este captulo tiene como finalidad presentar y analizar todos los datos
que se obtuvieron de la recoleccin de datos de los dos objetivos especficos
que permitirn establecer dos interrogantes principales, que son: La
problemtica actual, y cules son los requerimientos del sistema propuesto
para que se adapte especficamente a las necesidades de la unidad
educativa privada Juan Bautista Arismendi.
111
Los resultados fueron los Siguientes:
Pregunta N1
0%
32%
SI (0)
NO (17)
68%
NO SE (8)
112
Anlisis: El 68% del personal indico que actualmente el colegio
ningn tipo de sistema que optimice las actividades Acadmicas y los
procesos Administrativos de la UEP Juan Bautista Arismendi.
2. Existen procesos que generen lentitud en las actividades diarias?
Pregunta N2
16%
24% SI (15)
60%
NO (6)
NO SE (4)
113
3. Considera usted que los alumnos y representantes estn conformes
con el manejo actual de los procesos?
Pregunta N3
12%
32%
SI (8)
NO (14)
NO SE (3)
56%
114
4. La planificacin acadmica en los periodos escolares se realiza de
manera eficiente y en el periodo estimado?
Pregunta N4
8%
20%
SI (2)
NO (5)
64% 8%
NO SE (2)
MAS O MENOS (16)
115
5. Actualmente se contemplan reportes estadsticos para el manejo de
la contabilidad?
Pregunta N5
0%
12%
12%
SI (EFICIENTE) (0)
SI (INEFICIENTE) (3)
NO (3)
76%
NO SE (19)
116
6. Considera necesario un cambio en la manera que se llevan los
procesos actualmente?
Pregunta N6
8%
20%
SI (18)
NO (5)
72% NO SE (2)
117
7. Es eficiente la manera en que se solicitan y procesan los tramites
escolares?
Pregunta N7
16%
20% SI (16)
64% NO (5)
NO SE (4)
118
8. Es eficiente la comunicacin entre el personal del colegio y los
representantes?
Pregunta N8
0%
8%
20%
SI (18)
MAS O MENOS (5)
72% NO SE (2)
NO (0)
119
9. Considera que de llevarse a cabo el desarrollo de un sistema
automatizado debera enfocarse ms en los procesos acadmicos o
administrativos?
Pregunta N9
4%
0%
120
Resultados de la Entrevista Semi Estructurada Realizada al personal
que labora en la UEP Juan Bautista Arismendi
Entrevista
Datos de identificacin
121
Presentacin
Pregunta 1.
122
Pregunta 2.
Pregunta 3.
Pregunta 4.
123
(Inscripciones, reservas de cupo, pagos de mensualidades, abonos, pagos
de cosas internas del colegio, devoluciones) incluso otras cosas ms que
surgen inesperadamente, como paquetes de promocin que los ofrecemos
mediante un tercero, es decir, recibimos el dinero y se lo damos a un seor
que toma las fotos, elabora los diplomas, se encarga de la planificacin del
acto, etc.
124
De verdad necesito algn programa de Gestin Administrativa, pero mi
jefe me comento el otro da que quera algo que pudiera utilizarlo por internet
para poder revisar el funcionamiento del colegio cuando se encontrara fuera
o de viaje... Y que necesitaba mucho el manejo de reportes estadsticos, por
ejemplo para determinar la mora de los alumnos por seccin, por turnos, por
meses, etc... Y bueno hacer eso ahorita me lleva mucho tiempo...
Pregunta 5.
Pregunta 6.
125
hacen las inscripciones formales, bien sea de reinscripcin o nuevos
ingresos, que es donde los representantes formalizan todo... Traen los
recaudos, realizan el pago correspondiente a la matricula y la primera
mensualidad...
126
Luego de eso se tiene que armar la carpeta que debe contener todos
los requisitos que se entregan al Ministerio del Poder Popular para la
Educacin... Y bueno lo ultimo antes de empezar el ao escolar es arreglar
toda la planta fsica y los espacios que sern utilizados...
Pregunta 7.
127
Pregunta 8.
- Debe recibir y firmar todas las solicitudes y permisos que hagan los
representantes, docentes, entre otros.
128
- Debe ayudar en la planificacin del ao escolar, reunin de docentes,
entrega final a Control de Estudios de la matricula inicial y resumen
final.
129
- Realiza las jornadas de rutina para iniciar las actividades (canto de
himno nacional, himno del edo. Miranda, oracin, y celebracin de
cumpleaos).
130
- Debe realizar la Comprobacin de lista/estudiante (Consiste en
verificar que el nmero de alumnos que salen en la lista, corresponda
a los que asisten a clase, ya que no puede faltar ni sobrar ninguno. De
esta manera se evitan irregularidades administrativas).
- Elaboracin de Carnets.
131
Tambin estn los docentes, sus tareas son:
132
- Entrego de documentos y boletines.
Pregunta 9.
133
Pregunta 10.
Pregunta 11.
134
Pregunta 12.
Pregunta 13.
Pregunta 14.
135
alumno, ya que varan segn el turno, si es medio tiempo un monto y en la
modalidad de tiempo completo otro monto. Pero que no mande a imprimir
ningn recibo, preferira seguir llevando los controles de pago de la manera
tradicional.
Pregunta 15.
136
Pregunta 16.
Finalizacin
137
La segunda entrevista fue con el Lic. Armando Carmona y se desarrollo
de la siguiente manera:
Entrevista
Datos de identificacin
Presentacin
Pregunta 1.
138
contable de la institucin con reportes estadsticos, entonces quera saber
de qu manera podramos optimizar esa idea?
Pregunta 2.
Pregunta 3.
139
Finalizacin
140
CAPITULO V: SISTEMA ACTUAL
141
CAPITULO V
SISTEMA ACTUAL
142
Figura N2. Enfoque Preliminar Diagrama de Gantt
143
El diagrama ayuda a entender el orden cronolgico de los procesos,
que se pueden detallar mejor de la siguiente manera:
Periodo de Vacaciones
144
- Asignacin de aulas a los docentes.
- Entrega de fichas acadmicas a los docentes (Proceso de
elaboracin de Matricula Inicial).
- Reintegro de fichas acadmicas a coordinacin, entrega de
Matriculas Iniciales.
- Bsqueda y actualizacin de trmites para solicitudes de los
permisos necesarios para el correcto funcionamiento de la institucin.
- Mantenimiento de la planta fsica y instrumentos de trabajo.
- Reorganizacin de espacios y reas de trabajo.
Nuevo Ao Escolar
145
Control Administrativo: Comprende todo el conjunto de operaciones
y procesos de ingreso o egreso de dinero, pagos o reintegros, luego de la
reserva de cupo, inscripcin, cancelacin de mensualidades, compra o
abono por algn concepto. Actualmente todos se llevan de manera manual,
en tres procesos:
146
3. Por ltimo, antes de entregar el diario al final de la jornada laboral,
se debe vaciar su contenido en un libro auxiliar, que es donde est asentado
toda la contabilidad de la institucin.
Pagos
Cabe destacar que el ltimo punto hace que se pierda mucho tiempo,
ya que muchas veces la hoja de Excel no ha sido actualizada y no contiene
el verdadero orden correspondiente en los pagos. Y eso obliga muchas
veces a buscar en el libro contable por mes, cual fue la ltima transaccin de
ese alumno. Muchas veces se ha tenido que llegar al extremo de obviar esa
transaccin incluso pidiendo al representante que ubique su control de pago,
147
o peor aun hacer un estimado de lo que debe. Lo cual no es para nada
benfico para las finanzas.
Reportes
148
5.2 Casos de Uso en el Sistema Actual.
149
5.3 Descripcin de los Actores del Sistema Actual.
Ficha Descriptiva N1
Ficha Descriptiva N2
150
Debe recibir y firmar todas las
solicitudes y permisos que hagan los
representantes, docentes, entre
otros.
151
Ficha Descriptiva N3
152
Debe Resolver conflictos entre
docentes/representantes.
Ficha Descriptiva N4
154
retiro, reintegro, entre otros).
Encargado de la entrega de
documentos y boletines.
Ficha Descriptiva N5
155
los docentes con el seguimiento
escolar correspondiente, para las
carpetas que van al Ministerio del
Poder Popular para la Educacin.
Elaboracin de Carnets.
156
Ficha Descriptiva N6
Elaboracin de cronogramas y
planificaciones escolares.
157
Ficha Descriptiva N7
158
5.4 Diagramas de Casos de Uso.
Director
Docente
Control
Acadmico
Coordinador General
Representante
Control
Administrativo
Propietario/Gerente
159
Figura N5. Diagrama de Casos de Uso Director.
Entrega De Recaudos De
Revisin De
Ley Al Ministerio De
Recaudos
Educacin
Expedientes
Docentes
Revisar
Solicitudes Acadmicas Firmar Solicitudes
Evaluacin Laboral
De Docentes
Representante
Evaluar Nuevos
Director Docentes
Director De Control De Estudio
Reunion De Docentes
Revisin De
Permisos Pblicos
160
Figura N6. Diagrama de Casos de Uso Coordinador General.
Ingls
Proyectos
Pedaggicos
Natacin
Extra Catedras
Musica
Entrada Y Salida
De Alumnos
Supervisar
Computacin
Resolver Conflictos Docente-Alumno
Docente-
Realizar Cronograma Repreentan
De Actividades
Coordinador General
Aulas
Comprobacin De
Lista/Estudiante
Secciones
Asignaciones
Docentes
161
Figura N7. Diagrama de Casos de Uso Administrador/ Coordinador
Auxiliar.
Carta de buena
conducta
Solicitud de retiro
Elaboracin de
solicitudes de representantes
Reintegro
Bsqueda de
informacin general
Constancia de
estudio
Recepcin de
matriculas inciales
Entrega y seguimiento
de los controles de pago
Entrega de
boletines
Entrega de
resmenes finales
162
Figura N8. Diagrama de Casos de Uso Director Control De Estudios.
Recaudos
Organizar
Carpetas
Director
Cargar matricula
inicial
Revisar expedientes
Director Control de Estudios de los docentes
Carnets
163
Figura N9. Diagrama de Casos de Uso Docente.
Matriculas
inciales
Actividades
acadmicas
Resmenes finales
Elaboracin
Cronogramas
Actividades extra acadmicos
Docente acadmicas Director Control de Estudios
Realizar
Inscripcion
Retiro del
Acadmica
Alumno
Retiro de
Boletas
Realizar Solicitud
Cancelar
Mensualidades
Administrador/ Coordinador Auxiliar
Representante
Solicitar
Administrativa Devolucin
Otros Pagos
164
Figura N11. Diagrama de Casos de Uso Propietario/ Gerente.
Consultar Reportes
de Pagos
Administrar
Empleados
Propietario/ Gerente
Administrador /Coordinador Auxiliar
Verificar
Funcionamiento General
165
CAPITULO VI: SISTEMA PROPUESTO
166
CAPITULO VI
SISTEMA PROPUESTO
6.1 Descripcin General.
167
solicitar del personal de administracin, poseer en cualquier momento y de
manera rpida cualquier tipo de estadstica, lo que sugiere utilizar una
arquitectura Cliente-Servidor.
168
6.2 Figura N12 Modelo de Entidad / Relacin
170
Estructura del Sistema segn niveles de jerarqua y acceso
Propietario / Gerente
171
trmites, manejo de cronogramas escolares, matriculas inciales y resmenes
finales.
Coordinador General
Docente
172
Alumno
173
Modulo Acadmico:
174
vuelve a esta primera tabla y posteriormente puede ser re-enganchado ms
adelante si vuelve al colegio sin necesidad de llenar los datos nuevamente.
175
7. Salones Escolares -> Agregar Saln
Consultar Salones
176
de Datos y de esta manera toda la informacin que se introduce al momento
de la inscripcin es la que se refleja cuando se exporta a la hoja de Excel. Y
el Resumen Final se contempla de la misma manera, solo que excluye de la
lista a los alumnos al momento que se retiran del sistema.
Modulo Administrativo:
Reportes y Consultas
177
Con esta herramienta el propietario podr vigilar sus finanzas de una
manera fcil y cmoda, se podr detectar a tiempo que los estudiantes que
tienen un plazo de ms de dos mensualidades pendientes, se les envi una
notificacin a tiempo. Adems tambin se pueden establecer estrategias
para evitar que llegue el final del ao escolar, y que algunos alumnos
terminen el periodo y no estn solventes administrativamente.
2. Mensualidades Pendientes
178
3. Inscripciones Escolares -> Agregar Inscripcin
Consultar Inscripciones
179
Posteriormente de la seleccin de la lista de pagos, se procede a
determinar la forma de pago (Efectivo, cheque, transferencia, tarjeta de
debito, deposito). La referencia (de ser necesaria), RIF (de ser necesario), y
Nombre del cliente. El monto que sale en pantalla es la sumatoria de todo lo
que se haya seleccionado previamente y por ltimo se procede a ingresar los
datos al sistema en la opcin "Facturar".
Una vez que el cheque ha sido recibido y cobrado, el dinero que entra
se ve reflejado en los balances, por lo que es necesario hacer una operacin
de egreso por concepto de devolucin, para que no se vean afectadas las
cifras reales por concepto de pagos.
180
sitio. Por ello solicita que se reintegre su dinero y esto debe efectuarse
correctamente, igual que en el caso anterior debe quedar registrado el
proceso de devolucin.
181
6.4 Diagramas de Casos de Uso.
Sistema
Crear Usuario
Crear
Eliminar Usuario
Eliminar
Propietario/Gerente
Modulo
Administrativo
Consultar Reportes
Estadisticos
182
Figura N14. Diagrama de Caso de Uso Administrador/Coordinador
Auxiliar.
Consultar/Agregar Consultar/Agregar
Alumno Docente Periodo Escolar Grados
Secciones
Aulas
Modulo Acadmico
Cronograma De
Actividades
Autenticar Usuario
Matricula Inicial
Matricula Escolar
Administrador/Coordinador Auxiliar
Resumen Final
Mensualidades
Modulo
Administrativo
Agregar / Consultar
Consultar
Pagos y
Devoluciones
Cierre De
Caja
Inscripciones
Escolares
Imprimir
Consultar Lista De Generar Reportes
Ingresos Y Egresos
183
Figura N15. Diagrama de Caso de Uso Coordinador General.
Sistema
Crear Crear
Cronograma Aula
Modificar Eliminar
Cronograma Aula
Periodos
Aulas
Escolares
uses
Eliminar Cronogramas
Cronograma Academicos
Crear
Seccin
Eliminar
Autenticar Usuario Modulo Acadmico Secciones
Seccin
Modificar
Seccin
Coordinador General
Enviar
Administrador / Coordinador
184
Figura N16. Diagrama de Caso de Uso Docente.
Sistema
Cronogramas De
Modulo Acadmico
Actividades
Consultar
Ficha Tcnica
Autenticar Usuario
Redactar Mensaje
Docente
Enviar Mensaje
185
Figura N17. Diagrama de Caso de Uso Alumno.
Sistema
Enviar Solicitud /
Redactar Mensaje
Mensaje
Administrador / Coordinador
Modulo Acadmico Realizar Solicitud
Alumno
Consultar Datos Del
Modulo Representante
Administrativo
186
6.5 Aplicacin de la Metodologa XP.
Fase I: Planificacin.
187
Dicha fase de planificacin se encuentra destinada a la recoleccin de
informacin fundamental para el desarrollo del proyecto, para ello es
necesario la utilizacin de mecanismos que permitan obtener datos objetivos
sobre aspectos crticos en la institucin, por tanto se realizaron encuestas
que permitieran observar de una forma ms amplia y detallada los problemas
existentes en la U.E.P Colegio Juan Bautista Arismendi, y de esta forma
poder brindarles una solucin efectiva a los problemas planteados mediante
el desarrollo del sistema propuesto, por otra parte tambin se recolecto
informacin acerca de los criterios que deberan cumplirse en el nuevo
sistema y que estaban previamente establecidos en la institucin educativa.
188
DEFINIR MODULOS
189
6.6 Pantallas del Sistema
190
Figura N19. Inicio de Sesin Como Propietario / Gerente
191
Figura N21. Agregar Noticias
192
Figura N25. Inicio de Sesin como Administrador / Coordinador auxiliar
193
Figura N26. Agregando un alumno
194
Figura N28. Alumnos registrados en la primera tabla (Pre inscritos)
195
Figura N30. Docentes Registrados
196
Figura N34. Consultar Grados/Secciones registrados
197
Figura N38. Consultar cronograma de Actividades
198
Figura N43. Inscribir a un Alumno (Inscripcin formal)
199
Figura N46. Seleccionar Pagos
200
Figura N49. Devoluciones (Reintegro de dinero a representantes)
201
Figura N53. Visualizar reporte de cierre de caja (Diario)
202
Figura N54. Inici de Sesin Como Coordinador
204
Figura N56. Visualizar Cronograma de Actividades
205
Figura N58. Inicio de Sesin como Estudiante
206
Figura N59. Ficha Tcnica
207
Figura N63. Buzn de Sugerencias
208
Fase IV: Prueba.
Pruebas Unitarias:
Pruebas De Aceptacin:
209
Bautista Arismendi, y deben aprobar que los resultados obtenidos son
correctos y que llenan las expectativas y objetivos planteados, de igual
forma en el caso donde no se est conforme con los resultados obtenidos el
cliente deber proporcionar el orden de prioridad en cuanto a la resolucin de
los problemas encontrados en dichas pruebas.
Pruebas Funcionales:
Pruebas Integrales:
210
Resultados de las pruebas:
211
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
212
Luego del desarrollo de la presente investigacin y la observacin de
los resultados obtenidos se plantean las conclusiones en funcin de los
objetivos especficos, de esta forma se conocern de forma individual a
continuacin:
213
El tercer objetivo especifico est destinado a disear el sistema de
informacin web y sus mdulos segn los requerimientos de la Unidad
Educativa Privada Juan Bautista Arismendi, de acuerdo a esto se
logro realizar un diseo completo de la estructura del sistema de
informacin, y adaptado a las necesidades plateadas por la institucin,
fue dividido en mdulos que cumplen tareas especificas, los cuales
permitieron cumplir con cada proceso requerido. Tambin se realizo
un correcto diseo de la base de datos, la cual permite la organizar la
informacin de forma confiable y que se encuentre disponible en
cualquier momento a travs de distintos filtros de bsqueda.
RECOMENDACIONES.
215
Bibliografa
Libros.
216
Trabajos Y Tesis De Grado.
217