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Centros de
Suporte Tcnico
Por Roberto Cohen 4HD
Determinar as mais importantes a serem acompanhadas (dentre as dezenas existentes) e quais as que
exigem aes gerenciais foi e objeto de um redemoinho de palpites e sugestes, a maioria delas
oriundas de opinies de colegas, consultas de internet ou pesquisas diversas.
Este Manifesto no pretende resolver o seu problema. Cada tipo de negcio impe um conjunto de
indicadores de desempenho (as famosas KPIs) que faa mais sentido ao seu contexto.
Lendo-o, voc ficar melhor embasado para selecionar um grupo de indicadores, reunindo as
mtricas mais importantes para o seu centro de suporte. Alm disso, rene boa fundamentao para
futuros debates que realize sobre o tema.
Roberto Cohen
4HD Transformando Tcnicos em Gestores
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Ambos alcanaram mdia aritmtica 6, mas perceptvel que Marcelo varia as notas
de maneira mais dispersa que Ricardo. Seu desempenho menos consistente.
O risco de analisar apenas pela mdia aritmtica deduzir que dois funcionrios
possuem o mesmo padro de trabalho, quando na verdade tm comportamentos
diferentes e que implicaro em uma deciso arriscada.
Exemplos:
Correlao 1: um aumento no nmero de documentos da base de
conhecimento correspondido por um aumento no nmero de solues
no primeiro atendimento (FCR).
Correlao -1: um aumento no nmero de documentos na base de
conhecimento faz com que o Tempo Mdio de Atendimento diminua,
conforme ilustrado no grfico ao lado.
Isso significa maximizar seus recursos de tal maneira a fazer mais com o mesmo. C.C. = Despesas Globais
Ou seja, dada a despesa total com o centro de suporte, quando mais chamados ele
Quant. Chamados Perodo
atender, mais competente ... Desde que no gaste ainda mais por isso (mais gente,
mais tecnologia, mais recursos).
Armadilhas Explicao:
Desligar pessoas para reduzir as despesas globais um tipo de manipulao Despesas Globais so todas as despesas oriundas da
que pode gerar um revs, visto que trar como consequncia uma menor manuteno do centro de suporte: folha de pagamento,
quantidade de chamados sendo resolvida, o que manter a mtrica na mesma, tributos trabalhistas, energia eltrica, veculos, combustvel
alm da qualidade ficar prejudicada. para deslocamento, softwares, equipamentos, despesas
compartilhadas (faxineira, caf, etc.)
Aumentar de maneira fictcia a quantidade de chamados (no resolv-los ou
no trabalhar em gesto de problemas para que no mais aconteam) uma Quant. Chamados Perodo a quantidade de chamados
estratgia que se torna malogra por que a imagem do centro de suporte se resolvidos no perodo mensurado.
desgastar como ineficiente em termos de aes proativas.
A melhor forma de progredir no comparar com terceiros,
Por vezes bom ter um custo alto por chamado se ocorreram ganhos mas sim analisar a prpria evoluo do centro de suporte com
expressivos para o negcio (atividades de misso crtica precisam ter um seus nmeros do passado.
downtime baixssimo e valer a pena ter uma equipe ociosa, mas atendendo de
bate-pronto).
O objetivo desta mtrica no a gesto individual de um profissional (isso o RH A.T. = Quantidade de faltas no perodo
realiza), mas oferecer um instrumento de satisfao global em relao s
atividades internas no centro de suporte tcnico. Quantidade de dias disponveis p/trabalho no perodo
Monitorar essa mtrica, ainda que por classes de chamados, importante para
Explicao:
realizar um trabalho de melhoria contnua e aperfeioamento dos processos.
Somatrio dos tempos pode significar horas ou minutos
Armadilha corridos desde a abertura at soluo ou, dependendo da
Um chamado pouco importante adormece como Branca de Neve em alguns setores. existncia de horrios de trabalho, apenas somatrio dos
Seu prazo torna-se to dilatado para a soluo que, se no incio era apenas uma tempos disponveis para trabalhar (8 h por dia, por exemplo)
unha encravada, depois de algum tempo se transforma numa gangrena quase at o encerramento.
mortal para o centro de suporte.
Exemplo:
A empresa enviou dados para a Receita Federal com erros. Ela tem um prazo x
para reenviar, mas como a correo fcil, a equipe responsvel deixa para depois
e...
Armadilhas Explicao:
Esperar que as pessoas sejam competentes num passe de mgica para realizar
Frmula de fcil compreenso, onde o numerador a
as atividades esperadas, o que produz retrabalhado e consumo lateral de tempo
quantidade de horas em que o tcnico passou por
(consultas a colegas, por exemplo).
capacitao no perodo (semestre, ano, etc.) e o denominador
Incremento do descontentamento entre os novos profissionais, jogados aos a quantidade de tcnicos existente no centro de suporte.
lees da atividade diria sem conhecer os processos, tampouco a tecnologia
envolvida, acarretando desmotivao.
No utilizar a mtrica e promover profissionais baseado em intuio ou Existem variaes nesta mtrica, onde o denominador pode
achismos, o que provoca injustias e desmotivao. avaliar tambm no a quantidade de tcnicos, mas a de
conversaes analisadas.
No analisar a variabilidade e concluir que, em mdia, o time est equilibrado,
quando alguns foram muito bem e outros pssimos.
Ocupao FCR
por Tcnico Quant. de
Chamados
Resolvidos no
Primeiro Contato
Qualidade do
Atendimento
Tempo do
Absteno
chamado at
Programao dos Tcnicos
sua soluo
Eficiente de SLAs
Tarefas
Satisfao
do Tcnico
Quant. de
Tcnicos Quant.
Horas de
Viso de Treinamento
Carreira
Sem uma viso de carreira e capacitao adequada (tanto naquilo que presta suporte, quanto na maneira de realiz-lo), as mtricas de satisfao do
tcnico, do tempo do chamado at sua soluo e da qualidade do atendimento sero influenciadas de maneira negativa.
Ocorrer um efeito domin que influenciar negativamente as outras e assim por diante.
Importante
Porm, um fator a destacar:
Tudo depende de aspectos estratgicos com os quais o centro de suporte precisa estar alinhado.
Exemplos:
Implantar x novas lojas em seis meses exigir ateno total do time de suporte em detrimento de outras lojas j em funcionamento
As lojas da 25 de maro no se esmeram no atendimento, mas compensam valor ao cliente oferecendo preo baixo que a concorrncia
SOBRE O AUTOR | Escritor e instrutor reconhecido em todos pases de idioma portugus, Roberto Cohen autor de quatro
livros sobre a temtica de Help Desk, Service Desk e Centros de Suporte Tcnico. Possui especializaes em Psicologia nas
Organizaes e na Soc. Bras. Dinmica dos Grupos, assim como um MBA em Centro de Servios Compartilhados.
Palestrante em 45 eventos Help Desk Day, Prmio Nacional Telesservios ABT 2008, bloguista sobre a temtica nos sites
ITWEB, Baguete Digital e em blog prprio. Autor do estudo Competncias preferidas para Help Desk e Service Desk.
EAD de Mtricas visite a plataforma de ensino a distncia onde voc assiste aulas (a primeira gratuita) e se especializa no tema
www.4hd.com.br
Material institucional do autor, assim como calendrio de cursos
www.4hd.com.br/blog
Acompanhe as notcias da rea e artigos publicados pelo autor
Este documento foi publicado em 07/03/2017 baseado nas melhores informaes desta data.
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