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LEEME.TXT - Aspel- COI 5.5

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En este archivo puedes encontrar la siguiente informacin:
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1. Requerimientos y consideraciones para la instalacin de la versin 5.5
1.1 Qu hacer si eres usuario de la versin 5.0 de Aspel-COI
2. Consideraciones para trabajar con Windows Vista
3. Consideraciones de importancia para el trabajo en RED
4. Bases de datos abiertas
4.1 Aspectos importantes para la operacin en formato SQL
5. Si eres usuario de otras versiones de Aspel-COI: Traduccin de bases de
datos
5.1 Consideraciones para formatos personalizados de versiones anteriores
5.2 Adaptacin de los formatos para emisin del Balance General por
el nuevo manejo de rubros de cuentas
5.3 Adaptacin de los formatos para emisin del Estado de Resultados
por el nuevo manejo de rubros de cuentas
5.4 Adaptacin de las hojas financieras para la emisin del Estado de
Resultados y Balance General
5.5 Adaptacin de los formatos para emisin del Libro Mayor,
Reexpresin de Saldos, Presupuesto y cualquier otro reporte
personalizado o del usuario que utiliza el comando IniciaCTA
5.6 Adaptacin de las grficas por el nuevo catlogo de rubros de cuentas
6. Nueva mecnica para la activacin del sistema
7. Versin en Renta de COI 5.5
8. Lo nuevo en Aspel-COI 5.5
8.1 Cambios de ltimo momento: Consideraciones para generar la Declaracin
Informativa de Operaciones con Terceros
9. Servicio de Actualizacin en lnea
8.1 Caractersticas
8.2 Beneficios
8.3 Consideraciones
10. Cmo obtener soporte tcnico.
11. Consideraciones al exportar bases en MSSQL a partir del reinstalable 9
NOTA: La informacin que contiene el archivo de ayuda en lnea del sistema
se encuentra ms actualizada que la del manual (esto debido al tiempo
que requiere el manual para su impresin), por lo que es recomendable
que te refieras a ella con la tecla <F1> o con el botn de ayuda que
presentan la mayora de las ventanas del sistema.
IMPORTANTE: A partir de la versin 5.5 de Aspel-COI, la operacin del
sistema en equipos con Windows 98 ya no ser soportada; por lo anterior si
tienes equipos con este sistema operativo, es conveniente actualizar la
versin de Windows a una posterior (Ver requerimientos de hardware y
software)
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1. R E Q U E R I M I E N T O S Y C O N S I D E R A C I O N E S P A R A
L A I N S T A L A C I N D E L A V E R S I N 5.5
[]Para esta versin se tienen nuevos requerimientos de hardware y software,
los cuales son:
Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior*
256 Mb de RAM *
140 Mb de espacio libre en disco duro
Monitor Super VGA (800x600) o superior
Microsoft Windows XP, 2000, 2003, NT o superior
*Los requerimientos del Sistema Operativo pueden ser mayores, por lo que es
importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo
instalado.
* Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor,
dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo
servidor.
[]Instalacin en red. Si el sistema se va a trabajar en red, debers efectuar la
Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin
de tipo Estacin de Trabajo en cada una de las terminales.Lo anterior obedece a qu
e
dicha instalacin copia varios archivos que se necesitan para el acceso y buen
funcionamiento del sistema:
a)Durante la instalacin del sistema (tanto en el servidor como en las
estaciones de trabajo) se crea un directorio de Archivos Comunes Aspel
en la ruta indicada al momento de instalar, dicho directorio (DAC) es la
CLAVE para el trabajo en red, ya que es ah donde se almacenan los
perfiles de usuario que se den de alta en el sistema, el archivo
empresaw.coi que contiene los parmetros de configuracin de cada una de
las empresas, la carpeta "Datos" donde por omisin se encuentran los
archivos fto, la aplicacin Infoweb, el archivo de control que administra
el acceso en red (.ctl) y en general todas las aplicaciones de uso
compartido para las estaciones de trabajo y para el resto de los sistema
s.
Es en el directorio de Archivos comunes en donde preferentemente
se deber colocar la base a utilizar en red, de esta forma se garantiza
que todas las estaciones de trabajo lean y actualicen la misma base.
b)Es muy importante que si se va a trabajar el sistema en una red, al
momento de instalar Aspel- COI 5.5 (tanto las estaciones de trabajo como
el servidor), se verifique que todos los equipos apunten a la misma unid
ad y
directorio de Archivos comunes (DAC), para garantizar el acceso concurre
nte.
El instalador no comparte de manera automtica el directorio de Archivos c
omunes
por lo que es necesario que en el servidor se comparta dicha carpeta des
de Windows
y se asignen los permisos correspondientes de lectura-escritura
1.1 Q U E H A C E R S I E R E S U S U A R I O D E L A V E R S I O N 5.0
D E A S P E L - C O I
[]Aspel-COI 5.5 NO puede ser reinstalado sobre la versin 5.0, por lo tanto,
es necesario hacer la instalacin en un directorio diferente (previa desinstalacin
de la versin 5.0)
[]Los nmeros de serie cambiaron con respecto a los de Aspel-COI 5.0, por ello
para activar COI 5.5 es necesario adquirir nmeros de serie para esta versin.
Despus de realizar la activacin del sistema se deber agregar las empresas que
se requieran y definir los parmetros de configuracin en correspondientes en cada u
na
de las empresas
[]NO hay traduccin de las bases de datos de la versin 5.0 a la 5.5, por lo tanto,
al acceder a Aspel-COI 5.5 basta con definir la ruta de la base de COI 5.0 y la
lectura de sta se realiza de manera transparente
[]Los usuarios definidos en Aspel-COI 5.0 (nuevos o traducidos de versiones ante
riores),
podrn re-utilizarse en COI 5.5

2. C O N S I D E R A C I O N E S P A R A T R A B A J A R E N W I N D O W S
V I S T A

-ARCHIVOS DE AYUDA: Windows Vista no incluye el programa WinHlp32.exe necesario

para la
ejecucin de la ayuda en lnea de los sistemas ASPEL, la recomendacin de Microsoft es
que este archivo pueda ser obtenido directamente por los usuarios de Windows Vis
ta desde
su centro de descarga: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=82148.
-SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada
actividad
que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solici
ta
constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador,
Vista
solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que
en
versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la
adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente:
Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecut
es en
modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y selec
cionar la
opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas l
a
funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a l
a
versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando
al
ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el
mensaje:
"No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archiv
o de
versin".
Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de
acuerdo a tu perfil de usuario Windows:
Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la eje
cucin
de Aspel-AL. Acptala.
Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y
contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de
lo
contrario contacta al administrador de la red.
Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC) mediante el Asistente dis
ponible
en la opcin Utileras/Directorio comn Aspel, es necesario que ejecutes tu
sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualq
uiera
de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como
administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a ca
bo
este proceso cuando al querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obte
ngas un
mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio.
Probablemente no tenga permisos de escritura".
Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente
comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows:
Si eres Administrador, aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecuc
in del Servidor de Licencias, debers aceptarla.
Si no eres Administrador, aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y
contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de
lo
contrario contacta al administrador de la red.
-DESACTIVAR UAC: Para el correcto funcionamiento de los sistemas Aspel fue neces
ario
implementar los niveles de seguridad sugeridos para Windows Vista por lo que si
constantemente te esta solicitando tu usuario y contrasea de administrador y esto
entorpece la productividad dentro de tu empresa, existe una alternativa: Desacti
var el
control de acceso a usuarios (User Access Control UAC). Aspel no recomienda desh
abilitar
el UAC, y es decisin del usuario llevar a cabo las siguientes instrucciones:
Para abrir Cuentas de usuario, haga clic en el botn Inicio, en Panel de control,
en
Cuentas de usuario y seguridad familiar (o en cuentas de usuario, si est conectad
o a un
dominio de red) y, a continuacin, haga clic en Cuentas de usuario.
Haga clic en Activar o desactivar el Control de cuentas de usuario. Si se le so
licita
una contrasea de administrador o una confirmacin, escriba la contrasea o proporcion
e
la confirmacin.
Active la casilla Usar el Control de cuentas de usuario (UAC) para ayudar a prot
eger el
equipo para activar el UAC o elimine la marca de la casilla para desactivarlo, y
haga clic
en Aceptar.

3. C O N S I D E R A C I O N E S D E I M P O R T A N C I A P A R A T R A B A
 J A R
E N R E D
[]Para la operacin en red adems es importante considerar lo siguiente:
-A partir de esta versin el sistema podr localizar el servidor de licencias an
cuando este ltimo se encuentre en un segmento de red diferente, esta adecuac
in
deber ser utilizada por aquellas empresas que por su infraestructura de
telecomunicaciones, en una misma red de rea local (LAN) tenga configurados
diferentes segmentos de red, no podr ser utilizada en redes tipo WAN. El mon
itor
de licencias de ASPEL nicamente podr localizar servidores que se encuentren
instalados en el mismo segmento de red.
-Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local
-Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito
que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se
haya realizado la activacin correspondiente del sistema (con el respectivo
enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias)
-En el equipo servidor, se debe habilitar el parmetro:"Activar el servicio de
licencias de usuarios adicionales" que en Aspel-COI se encuentra en la opcin
Utileras/Servidor de licencias, con el fin de que el servicio de licencias s
e
ejecute y permita el acceso a las estaciones de trabajo.
-Si despus de habilitar el parmetro:"Activar el servicio de licencias de
usuarios adicionales" enlazas o adquieres nuevas licencias de usuarios, ser
necesario que despus de reactivar el sistema para habilitar los nuevos
derechos de acceso, desactives el parmetro "Activar el servicio de licencias
de usuarios adicionales" y luego lo actives nuevamente, de lo contrario al
acceder
a Aspel-NOI desde las estaciones de trabajo se visualizar el msg:"No se encu
entra
un servidor de licencias o se lleg al lmite de usuarios permitidos"
-Dependiendo del sistema operativo del equipo Servidor y de las herramienta
s para
controlar la seguridad en la red de rea local se debe verificar que el servi
cio
de Licencias de usuarios adicionales se est ejecutando "libremente en la red
"
y no est siendo bloqueado por un firewall.Si el equipo que funcionar como ser
vidor
tiene instalada y configurada la aplicacin Terminal Service, (en Windows 200
0 Server
y Windows 2003 Server esta aplicacin generalmente viene preinstalada) para r
egistrar
en Windows el servicio de licencias de usuarios adicionales y que el equipo
funcione
como servidor de licencias de Aspel-COI es necesario:
0) Abrir una sesin de DOS (Ejecutar mdulo de comandos de DOS)
1) Ubicarse en C:\Windows\System32
2) Ejecutar desde el mdulo de comandos de DOS la instruccin: SERVLICASP /I
NSTALL
Despus de ejecutar esta instruccin, verifica en la siguiente ruta:
Inicio/Panel de control/Herramientas administrativas/Serv
icios
que en el listado de servicios disponibles se presente la opcin:
Licencias de usuarios As
pel
-Otra consideracin de importancia cuando vas a trabajar el sistema en red, es
que
si los Archivos comunes (DAC) se instalaron en un volumen de una red Novell
debers registrar en Windows como Administrador al usuario y contrasea con el q
ue
accedes a la red Novell (el cual debe tener derechos de lectura y escritura
en el
volumen de Novell donde se encuentra instalado el DAC) y finalmente debes co
nfigurar
el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ell
o:
0)Accede a la opcin Configuracin\Panel de Control\Herramientas administrat
ivas
\Servicios
1)Selecciona el servicio: Licencias de usuarios Aspel
2)Activa el men flotante y selecciona la opcin:"Propiedades"
3)En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin:"Esta cuenta" e indica en
el
campo correspondiente el usuario administrador que registraste en Window
s,
el cual debe tener derechos de lectura-escritura en el volumen de Novell
donde se
instalaron los archivos comunes (DAC), por ejemplo: .\ndominguez
4)Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a l
a red
y guarda los cambios
5)Debes detener el servicio de Licencias de usuarios Aspel y reiniciarlo
,
para que la nueva configuracin aplique
De esta forma garantizars que el sistema Aspel-COI funcione como servidor de
licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrente
mente
Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los
usuarios
con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritu
ra en
el volumen o unidad donde Aspel-COI se encuentra instalado
Para mayor informacin sobre el procedimiento de instalacin sugerido para trabaj
o
en redes de punto a punto y redes Novell consulta en el ayuda electrnica el te
ma:
"Gua para instalacin en red".
[] Operacin del sistema. Es importante tomar en cuenta que si en la misma red hay
dos o ms servidores del Aspel-COI activos, entonces el total de usuarios concurre
ntes
que podrs tener ser la suma de las licencias adicionales que hayas comprado y acti
vado,
por ejemplo: Si tienes dos nmeros de serie y cada uno te da derecho a tres usuari
os,
entonces en tu red podr haber 6 usuarios simultneos de Aspel-COI, 3 autorizados po
r
el primer nmero de serie y 3 por el segundo ya sea que accedan o no a los mismos
datos.
Si ambas instalaciones estn capacitadas para funcionar como servidor de licencias
(ambas tienen usuarios adicionales y se activ el servicio de Licencias de usuario
s),
cualquiera de ellas podr proporcionar el acceso a las estaciones de trabajo exist
entes
en la red LAN, por lo que, en determinado momento al acceder al sistema, en el d
ilogo
de "Abrir empresa" puede darse el caso en que se visualice un nmero de serie y un
nmero
de usuarios que corresponda a cualquiera de los servidores de licencias activos,
esto
NO significa que la informacin, perfiles, parmetros, etc y en general los datos de
las
diferentes empresas que se tengan registradas se combine, simplemente significa
que las estaciones de trabajo estn siendo "atendidas" por el servidor que en ese
momento
tiene usuarios "disponibles.

4. B A S E S D E D A T O S A B I E R T A S
La versin 5.5 de Aspel-COI (al igual que la versin 5.0) incluye una funcin
que permite manejar las bases de datos en un formato diferente a Paradox.
Los formatos de bases de datos que Aspel-COI puede manejar y actualizar son:
- Dbase
- SQL Server
- Oracle
- DB2
Manejar bases de datos abiertas significa que el sistema tiene la capacidad de c
ompartir
informacin desde y hacia otras aplicaciones diferentes a COI e incluso si esta ba
se se
modifica desde otras aplicaciones y se respeta la estructura de las tablas COI r
econocer
dichos cambios.Para realizar el acceso y manejo de bases de datos en un formato
diferente a Paradox, se requieren administradores de datos conocidos como maneja
dores o drivers.
4.1 A S P E C T O S I M P O R T A N T E S P A R A L A O P E R A C I N E
N
F O R M A T O S Q L
Las versiones de SQL que Aspel-COI soporta son: MS-SQL 2000 (tambin conocido como
versin 8) y MS-SQL 2005 Estandar
Para el adecuado funcionamiento de Aspel-COI en MS-SQL 2005 Estndar es importante
que antes de realizar la exportacin de la base de datos a dicho formato, se cons
idere
lo siguiente:
- Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje c
on
compatibilidad de SQL 2000 y para ello en el manejador de SQL se debe modificar
el
nivel de compatibilidad sugerido de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de
datos
en dicho formato
- En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de inter
calacin
Latin1_General_Bin .
Adicionalmente para que Aspel-SAE pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 Est
andar
se debe:
- Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL.
- Tener activo el parmetro dbcreator en las
propiedades de inicio de sesin (opcin Funciones del servidor )
- En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opcin public
- Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idiom
a de los
equipos clientes sea el mismo, por ejemplo espaol-espaol, Aspel recomienda la inst
alacin en idioma espaol .
5. S I E R E S U S U A R I O D E O T R A S V E R S I O N E S D E
A S P E L- C O I:
T R A D U C C I O N D E B A S E S D E D A T O S
[] Traductor de datos de Aspel-COI versiones 3.X y 4.0 para Windows
Para la compatibilidad con las bases de datos de versiones anteriores de COI; se
incluye
un traductor de bases de datos, de tal manera que cuando el sistema detecta que
la base con la que se accedi corresponde a una versin anterior a la 5.0, sugiere r
ealizar
la traduccin nicamente de tus datos(llamada traduccin en lnea); pero te recomendamos
traducir tambin los parmetros y perfiles; asimismo, el proceso de traduccin convier
te
automticamente el formato de la base a Paradox.
La informacin de la base que puede traducirse se clasifica en: parmetros de config
uracin,
perfiles de usuario y datos y se tienen las siguientes consideraciones:
[] Para Datos:
Dado el nuevo manejo para la naturaleza de las cuentas al momento de traducir un
a base,
el sistema muestra una ventana donde listar todas las cuentas del catlogo y les as
ignar
naturaleza deudora, esto significa que:
A) Si se acepta o se cancela dicha ventana sin hacer ninguna reasignacin, las cue
ntas cuyos
saldos sean negativos se visualizarn de la misma manera despus de traducir el catlo
go
a COI 5.5,
B) Si se realiza una reasignacin para las naturaleza de las cuentas, despus de tra
ducir
aquellas que tenan un saldo negativo se visualizarn sin dicho signo y se regirn por
la nueva naturaleza definida,
C) Si despus de traducir se requiere modificar la naturaleza de las cuentas, esta
operacin
podr realizarse siempre y cuando se active el parmetro captura de saldo inicial
[] Para Perfiles del Usuario:
Al momento de realizar la traduccin, se presenta un dilogo donde se debe establece
r
qu hacer con los usuarios registrados, pudiendo:
A)Crearlos como nuevos (equivalente a traducir tanto el usuario como su perfil),
B)Relacionarlos con un usuario que ya existe y es comn a otros sistemas, es decir
,
agregar como usuario de COI 5.5 algn usuario previamente registrado por otro sist
ema
por ejemplo NOI 4.0, para asignarle el perfil definido en la versin anterior de C
OI
(de la cual se est traduciendo)
C)No traducir dicho usuario
En caso de que se elija traducirlo (crearlo como nuevo) se listan las contraseas
de los
usuarios registrados en la versin anterior y slo es necesario definir el nombre de
l
usuario y establecer los nuevos datos, es decir, su correo, puesto, etc.
An cuando como contrasea se visualicen asteriscos sta corresponde exactamente a la
definida en la versin anterior, pero si as se requiere es posible redefinirla en e
l
momento de traducir
5.1 Consideraciones para formatos personalizados de versiones anteriores
Como el manejo y la estructura del catlogo de rubros cambi, si tienes formatos
*.fto personalizados, no se podrn utilizar en esta versin, por lo que tendrs
que adaptarlos, es decir, en versiones anteriores el catlogo de rangos estaba est
ructurado
por rubros y rangos, por ejemplo "rubro Ventas rango 400-000-000 a 4999-999-999"
; en esta
versin la estructura es slo "rubro Ventas",en consecuencia algunos comandos cambia
ron, por
ejemplo el comando INICIA [4000-000-000,4999-999-999] se sustituy por INICIA SRAN
[R6].
5.2 Adaptacin de los formatos para emisin del Balance General por el nuevo manejo
de rubros de cuentas
Se tienen dos casos:
1.Si manejabas el catlogo estndar de rangos de cuentas, para emitir tus reportes d
e
Balance General, debers localizar en la carpeta Datos (que se encuentra en la rut
a de
Archivos Comunes) los formatos BgralwBT.fto (para la emisin en moneda contable) y
BgralmowBT.fto (para la emisin en multimoneda), dichos formatos ya estn adecuados
al
nuevo manejo de rubros de cuentas en donde se omiten el Activo y Pasivo diferido
s
2. Si en las versiones 3.x 4.0, tu catlogo de rangos de cuentas es diferente al q
ue
por omisin crean estas versiones de Aspel-COI, ser necesario que adecues los forma
tos
que utilizas para la emisin del Balance General, para ello, debers considerar los
siguientes aspectos:
a) Localizar en el formato el comando "Inicia" en cada uno de los rubros incluid
os,
b) Sustituirlo por el comando "Inicia sran[Nmero de rubro al que pertenece el blo
que del
formato]", por ejemplo: Para el rubro de Capital, debers indicar: "Inicia sran[7]
",
5.3 Adaptacin de los formatos para emisin del Estado de Resultados por el nuevo ma
nejo
de rubros de cuentas
1.Si manejabas el catlogo estndar de rangos de cuentas, para emitir tus reportes d
e
Estado de Resultados, debers localizar en la carpeta Datos (que se encuentra en l
a ruta
de Archivos Comunes) los formatos EdorewBT.fto (para la emisin en moneda contable
) y
EdoremowBT.fto (para la emisin en multimoneda), dichos formatos ya estn adecuados
al
nuevo manejo de rubros de cuentas en donde se omiten el Activo y Pasivo diferido
s
2. Si en las versiones 3.x 4.0, tu catlogo de rangos de cuentas es diferente al q
ue
por omisin crean estas versiones de Aspel-COI, ser necesario que adecues los forma
tos
que utilizas para la emisin del Estado de Resultados, para ello, debers considerar
los
siguientes aspectos:
a) Localizar en el formato el comando "Inicia" en cada uno de los rubros incluid
os,
b) Sustituirlo por el comando "Inicia sran[Nmero de rubro al que pertenece el blo
que del
formato]", por ejemplo: Para el rubro de Gastos de operacin, debers indicar:
"Inicia sran[10]"
5.4 Adaptacin de las hojas financieras para la emisin del Estado de Resultados
y Balance General
Ya sea que en las versiones 3.X o 4.0 de Aspel-COI manejaras el catlogo estndar
de rangos de cuentas o que utilizaras un catlogo de rangos diferente para emitir
tus
hojas de Balance General y Estado de Resultados, debers localizar en la carpeta D
atos (que
se encuentra en la ruta de Archivos Comunes) los archivos Bgral.xls (para la emi
sin del
Balance General en moneda contable), Edore.xls (para la emisin del Estado de Resu
ltados
en moneda contable) y EdoFinex.xls (para la emisin de ambos reportes en Multimone
da)
y ser necesario que realices las siguientes adecuaciones a la matriz:
a) Localizar en la hoja, las matrices de cada concepto (ej: Caja, Bancos, Provee
dores, etc)
b) Actualizar en la matriz el nmero de rubro conforme al catlogo de rubros que se
est
manejando, por ejemplo:
En la matriz que corresponde a Pasivo a Corto plazo: =COIWIN|MATRIZ!'@CTA[R3, N,
F, #1]'
modificar el rubro 3 por el nmero de rango que en tu catlogo de rangos corresponde
al pasivo a corto plazo
5.5 Adaptacin de los formatos para emisin del Libro Mayor, Reexpresin de Saldos,
Presupuesto y cualquier otro reporte personalizado o del usuario que utiliza
el comando Inicia CTA
Los reportes de Libro Mayor (mayorw.fto), Reexpresin de saldos (reexpw.fto) y
Presupuesto (presupw.fto) fueron actualizados, ya que se cambi el comando:
Inicia CTA por Inicia SRAN[0]
Este cambio es originado porque el comando CTA ya no es compatible en esta versin
cuando tu catlogo de cuentas maneja "letras" en algn nivel, por ejemplo:
1110-A-001 1110-A00-001
En su lugar se debe utilizar SRAN[0] que proporciona el mismo funcionamiento que
el
anterior comando CTA. Los formatos que se distribuyen en esta versin se encuentra
n
actualizados por lo que al traducir tu Base de datos de 3.x o 4.0 debers utilizar
estos nuevos formatos.
Si tu cuentas con formatos ya personalizados, slo cambia el comando CTA por SRAN[
0],
la lgica del formato no se ver afectada.
5.6 Adaptacin de las grficas por el nuevo catlogo de rubros de cuentas
Dado que todas las grficas estn adecuadas al catlogo estndar de rubros de COI 5.5,
para poder utilizarlas en una base traducida es necesario editar la grfica y en l
a ventana
"Modificacin de datos de la grfica" dentro del campo "Frmula",cambiar el nmero de ru
bro
correspondiente a las cuentas que integran la grfica; por ejemplo,
si deseas emitir la grfica de ventas, debers cambiar el nmero de rubro R6 por el nme
ro
que le corresponda en tu catlogo e rubros a ventas.

5. N U E VA M E C N I C A P A R A L A A C T I V A C I N D E L S I S T E M
A
Como parte de una evolucin en la seguridad de los sistemas, Aspel modific la mecnic
a
para el registro de su lnea de productos: NOI, COI, etc. Esta nueva mecnica consis
te
en lo siguiente:
Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar
de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el sistema sin necesidad de registrar
se durante
los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este periodo, el sistema deber s
er
Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionali
dad),
a este proceso se le denomina Activacin del sistema.
Durante el periodo en el que no se realice la Activacin, el sistema slo operar para
una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendr otras limitante
s en
cuanto a operacin; sin embargo, despus de que hayan transcurrido los 30 das del per
iodo
de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de Activacin aunque se podr accede
r
al sistema solamente se tendr derecho a consultar informacin.
Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, deb
ers
adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas
licencias
en la pgina www.aspel.com.mx para su activacin posterior desde el Asistente de Ac
tivacin
del sistema.
Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son:
1 Usuario
2 Usuarios
5 Usuarios
10 Usuarios
Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a l
a adquisicin
de usuarios adicionales es un poco diferente, ya que al momento de realizar la c
ontratacin de este
servicio en la pgina www.aspel.com.mx podrs adquirir el nmero de usuarios adicional
es que
requieras.
Para ms informacin consulta el archivo de ayuda del sistema
6. V E R S I N E N R E N T A D E A S P E L - C O I 5.5
Para contratar el servicio de renta de un programa de la lnea Aspel, debers realiz
ar los
siguientes pasos:
1. Registro en www.aspel.com.mx
2. Debers registrarte en www.aspel.com.mx y as obtener tu usuario para dicho siti
o, para
ello, accede a la pgina www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regstrate" (que se
encuentra
en la parte superior derecha de la pgina). Al ingresar a la seccin de registro de
bers
llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente informacin:
Datos de Contacto o Responsable de la empresa, tales como: nombre, corre
o
electrnico, entre otros.
Datos de Facturacin de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, dir
eccin, etc.
Definicin del usuario y contrasea de acceso en Aspel.com. Con esta clave t
e
identificars en www.aspel.com.mx como usuario registrado.
Es importante considerar que tu contrasea de acceso al Escritorio de servicios en
www.aspel.com.mx, funcionar como el Cdigo de activacin del nmero de serie que adqui
eras
para tu sistema en Renta
3.Seleccin de los productos y/o servicios que deseas contratar.
4.Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.
com.mx
mediante la liga "Mi cuenta", ah debers indicar tu usuario y contrasea.
5.En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Re
ntar nuevo
sistema Aspel, se desplegar una ventana tipo asistente que te guiar paso a paso e
n la
contratacin de este servicio, y debers realizar lo siguiente:
a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el periodo de renta. Entre
los
periodos de renta que puedes elegir estn: Mensual, Bimestral, Trimest
ral o
Semestral, el nmero de usuarios depender de tus necesidades, inicialmen
te se
sugiere la contratacin con un usuario.
b) Firmar electrnicamente el contrato. Debers aceptar el contrato proporci
onando tu
usuario y contrasea de www.aspel.com.mx.
c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.
Para pagar y activar el servicio, ingresa a la seccin de pago de servicios. Aqu de
bers
especificar la forma de pago y de envo.
Al concluir el proceso de pago se presentar un mensaje de confirmacin en pantalla
y recibirs un correo electrnico para darte a conocer el
Nmero de serie del sistema adquirido con su correspondiente Cdigo de activacin.
Nota: Estos pasos se reducirn si ya ests previamente registrado en Aspel.com
Una vez obtenidos tu Nmero de serie y su Cdigo de activacin, estars en condiciones d
e
activar tu sistema.
Para ms informacin dirgete a la pgina en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el te
ma:
Activacin del sistema en el ayuda electrnica.

7. M O D O D E M A N T E N I M I E N TO
Si el programa de instalacin detecta que ya est instalado Aspel-COI 5.5 en la PC
(es decir que lo que ests realizando es una reinstalacin), se mostrar una ventana d
onde
podrs seleccionar alguna de las siguientes opciones, segn sea el caso:
Reparar: Esta opcin te permite realizar una reinstalacin del sistema; utiliza esta
opcin como
una operacin de mantenimiento o cuando por alguna razn se haya daado algn archivo,
por ejemplo: afectado por algn virus. Al seleccionar el botn "Siguiente" iniciar el
proceso
de reinstalacin del sistema.
Eliminar: Esta opcin te permite desinstalar el sistema de tu PC.
Al seleccionar el botn "Siguiente" se enviar un mensaje preguntando si deseas elim
inar por
completo la aplicacin seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciar e
l proceso
de la desinstalacin, eliminndose todos los componentes instalados.Si no se acepta
la
confirmacin de eliminar la instalacin el proceso se cancela presentndose nuevamente
la
ventana de esta opcin.
Nota :En caso de que se presente una prdida del archivo empresaw.coi, ser necesari
o elegir
la opcin "Reparar" para obtener nuevamente dicho archivo.

8. L O N U E V O E N A s p e l - C O I 5.5
[] Antecedentes. Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros
Conforme a las reformas realizadas al Artculo 32, fracciones V y V11 de la Ley de
l Impuesto al Valor Agregado (LIVA)publicadas en el Diario Oficial de la Federac
in el
28 de junio de 2006, los contribuyentes obligados al pago del Impuesto al Valor
Agregado, debern informar mensualmente sobre las personas a quienes efectan
retenciones y pagos que se derivan de actos regulados por el IVA.
Las opciones y procesos que se incorporaron a Aspel-COI 5.5 para cumplir con est
as
disposiciones son las siguientes:
[] Definicin de cuentas de operaciones con terceros
Esta opcin permite indicarle al sistema cules cuentas contables del catlogo de
la empresa requieren el desglose de los impuestos de sus movimientos, mismos que
se
debern incluir en la declaracin informativa de operaciones con terceros. (Puedes d
esplegar esta opcin en el Men Archivos, Operaciones con terceros, Cuentas para ope
raciones con terceros.)
[] Informacin fiscal del proveedor
En este catlogo puedes dar de alta los datos fiscales solicitados en la declaracin
de todos los proveedores que estarn involucrados en los movimientos relacionados
con operaciones con terceros. (Puedes desplegar esta opcin en el Men Archivos,
Operaciones con terceros, Datos fiscales de terceros.)Si cuentas con Aspel-SAE 4
.0,
puedes realizar la importacin del catlogo de proveedores para su utilizacin en
Aspel-COI 5.5
[] Registro de Operaciones con terceros
Las operaciones con terceros se registrarn al momento de generar una pliza en
la cual se est utilizando una cuenta que por definicin previa requiera desglose po
r
tasa de impuesto (operaciones con terceros).Al grabar la pliza, el sistema propor
ciona
una ventana de captura por cada cuenta configurada para el registro de operacion
es con terceros, en la que se desplegarn los montos de la operacin correspondiente
junto con
el desglose de impuestos; en ese momento tambin puedes seleccionar el proveedor a
l que
se le asociar la operacin, as como especificar otros datos como: si se trata de una
devolucin, IVA retenido, otras retenciones, etc.
[]Consulta de causacin de IVA
En esta consulta puedes visualizar todas las operaciones realizadas a terceros c
on
sus desgloses de IVA, donde se podrn realizar cambios y eliminar operaciones, as
como definir el perodo en el que se deber reportar tal operacin al SAT.
(Puedes desplegar esta ventana en el Men Archivos, Operaciones con terceros, Caus
acin
de IVA.)
[] Parmetros del sistema
Tasa de IVA por omisin.Es la tasa que por default utilizar el sistema para
calcular los impuestos en la captura de Operaciones con terceros.
[]Reporte de operaciones con terceros (Bitcora y Archivo para carga Batch)
A travs de esta opcin se genera:
1.Una consulta con la Bitcora concentrada o detallada de operaciones con terceros
,
la cual muestra las operaciones realizadas a terceros que hayan sido registradas
con
el mismo periodo de causacin que se establezca en el dilogo de emisin, misma que
puede se exportada a Microsoft Excel.Tambin se puede generar el archivo que requie
re
la autoridad, mismo que se arma conforme a la forma oficial A-29 Declaracin Inform
ativa de Operaciones con Terceros , el cual se debe enviar al SAT mensualmente de
manera electrnica.(Puedes desplegar estas opciones desde el Men Reportes, Operacio
nes con terceros.)
[] Perfiles de usuario
Se agregaron nuevos perfiles para controlar el acceso de los usuarios a las opci
ones relacionadas con las operaciones con terceros, los nuevos perfiles son:
*Registro de operaciones a terceros
*Modificar el perodo de causacin de IVA
*Reporte de terceros
[] Control de archivos
En este mdulo se anexaron nuevas tablas a la base de datos, stas son:
*Archivo de RFC (RFCTERcc.DB).Contiene informacin de los datos fiscales de los pr
oveedores o terceros.
*Cuentas con operaciones con terceros (CTATERcc.DB).Contiene informacin de las
cuentas asignadas como cuentas de operaciones con terceros.
*Archivo de la bitcora de operaciones con terceros ( OPETERcc.DB).Contiene
informacin necesaria para las operaciones con terceros.
Para obtener mayor informacin acerca de cada una de las nuevas caractersticas
disponibles en Aspel-COI, te invitamos a consultar el archivo de ayuda electrnica
de tu sistema Aspel.
8.1 Cambios de ltimo momento: Consideraciones para generar la Declaracin Informati
va
de Operaciones con Terceros
Dado que el layout publicado por el SAT el 29 de agosto de 2007 para presentar
la DIOT 2007 completa incluye cambios con respecto al primer layout para la Decl
aracin completa que el SAT public en agosto del 2006, ahora para generar la Declar
acin en
Aspel-COI es necesario tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
[] Tipo de Tercero y Tipo de Operacin
En el dilogo de emisin del Reporte de Operaciones con terceros, se redujo el nmero
de Tipos de terceros y Tipos de operaciones para adaptarlos al nuevo layout del
SAT,
de tal manera que ahora solamente estn disponibles las opciones: 04, 05 y 15
(para el Tipo de tercero) y 03,06, 85 (para el Tipo de operacin)
Por lo anterior, si con anterioridad se definieron opciones para Tipo de tercero
o
Tipo de Operacin que ya no son vlidas para el actual Layout del SAT (por ejemplo:
Tipo de terceros 07 u 11 y Tipos de operaciones 11,13,14,15,16,17,18,19,29,86) p
ara
poder generar el Reporte de Operaciones con terceros ser necesario primero verifi
car
en la consulta de Causacin de IVA que no se estn utilizando estos valores, ya que
de
lo contrario al intentar generar el Reporte de Operaciones con terceros aparecer
el
msg:"List index out of bounds (-1)"
Para identificar si se tienen registrados tipos "no vlidos", basta con revisar qu
e en
la consulta de Causacin no existan etiquetas con el valor "Desconocido" y en caso
de
encontrar esta etiqueta ser necesario modificar el Tipo de tercero o Tipo de oper
acin
(segn corresponda) para asignar alguno de los tipos dsiponibles y grabar los camb
ios
[] RFC
Debido a que en layout vigente, se indica que si el tipo de proveedor es GLOBAL
(esto es, del tipo 15) no debe llevar RFC y en Aspel-COI no se permite grabar
proveedores sin RFC, para dar cmplimiento a esta disposicin en COI se debe dar de
alta
un proveedor global con un RFC que se pueda identificar fcilmente, generar el
archivo batch y antes de importra dicho archivo en la aplicacin DIOT 2007 del SAT
,
se debe editar el archivo para quitar el RFC de dicho proveedor y posteriomente
importar
el archivo en el DIOT 2007
[] Casos a tomar en cuenta para los proveedores Globales (15) y Extranjeros (5)
Como se genera hoy en da el Reporte de Operaciones con terceros, si se elige el T
ipo
de tercero Global y se registran operaciones, lo campos que se llenan con dichos
valores
son del 8 al 12 (es decir, los correspondientes a operaciones nacionales), por l
o que
si se requiere que Aspel-COI considere tambin los valores por operaciones de impo
rtacin,
es decir, los correspondientes a los campos 13 al 16 del layout, ser necesario ag
regar un
proveedor cuyo tipo de tercero sea igual a extranjero (esto es, el Tipo 5) y reg
istrar
las operaciones que correspondan a dicho proveedor para que al generar el Report
e de
Operaciones con terceros se incluyan dichos movimientos en los campos correspond
ientes,
posteriormente, se debe exportar el reporte a Microsoft Excel y editarlo para em
patar los montos del proveedor Global y del proveedor Extranjero, y finalmente g
enerar con base
en esta informacin el archivo para la carga batch que se importar en la aplicacin D
IOT 2007 completa
Exactamente el mismo procedimiento aplica para el caso de los proveedores extran
jeros que requieran reportar operaciones nacionales
[] Actualizacin de la barra de herramientas de Microsoft-Excel
A partir de esta versin, la barra de herramientas de Excel para Operaciones con
terceros tambin se actualiz (para adaptarla al layout vigente), por lo que para ob
tener
la ltima versin de esta herramienta, es requisito ejecutar la reparacin de Aspel-CO
I
(en caso de que se tenga instalado un Reinstalable anterior de la versin 5.5) O b
ien descargar el instalable en formato package para esta herramienta el cual est
disponible
en http://www.aspel.com.mx/mx/CDescarga/coi.html y ejecutar la aplicacin para que
la barra de herramientas se actualice y se pueda generar el archivo batch para
la Declaracin (con el layout vigente) directamente desde Microsoft Excel

9. S E R V I C I O D E A C T U A L I Z A C I N E N L I N E A
D E L O S S I S T E M A S A S P E L (Aspel-AL)
Aspel actualizacin en lnea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actua
lizacin
de los sistemas Aspel va Internet. Cuando se solicita la actualizacin de un sistem
a, Aspel-AL
verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solici
t el proceso.

9.1 C A R A C T E R S T I C A S
Aspel-AL muestra en su pgina los programas Aspel que tienes instalados y que se p
ueden
actualizar va Internet.
Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la i
nstalacin
anterior del sistema (ltimo reinstalable) en la ruta especificada en el mdulo de c
onfiguracin
del programa Aspel-AL.
Recuerda que Aspel-AL slo podr actualizar los reinstalables correspondientes a la
misma
versin que se tiene instalada, es decir, si la versin instalada corresponde a COI
4.0,
entonces Aspel-AL te actualizar al ltimo reinstalable disponible para dicha versin,
pero
no te actualizar a la ltima versin del reinstalable de la versin 5.5 si hubiera uno
disponible. Desde Aspel-AL podrs revisar el nmero de versin del sistema que tienes
instalado
y si ya fue actualizado con algn reinstalable.
9.2 B E N E F I C I O S
Medio por el cual puedes actualizar un sistema de la lnea Aspel va Internet, con sl
o un clic
desde la comodidad de tu casa u oficina.
9.3 C O N S I D E R A C I O N E S
No todas las versiones de los productos Aspel estn preparadas para realizar una
actualizacin en lnea, solamente a partir de los siguientes sistemas: SAE 3.0, CAJA
1.0,
BANCO 2.5, COI 4.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrnico 1.5 versiones pos
teriores.
Slo podrs actualizar un sistema de una misma versin, es decir, si el sistema que
instalaste es Aspel-COI versin 4.0, Aspel-AL actualizar al ltimo reinstalable dispo
nible
en el ftp para dicha versin, por lo que despus de ejecutar el proceso visualizars e
l
nmero de reinstalable al que te actualizaste, por ejemplo: Aspel-COI 4.0 reinstal
able 1,
pero por este medio no podrs actualizarte a una versin diferente de la 4.0, siguie
ndo
el ejemplo no podrs actualizarte a la siguiente versin de COI.
Para ms informacin, Consulta el ayuda electrnica desde Aspel-AL, el cual se encuent
ra en
la ruta: Men Ayuda / Servicio de actualizacin en lnea/ Botn ( ? ) o selecciona la t
ecla
de funcin F1 dentro de la ventana de Aspel-AL.

10. C M O O B T E N E R S O P O R T E T C N I C O
Si tienes dudas con el funcionamiento del sistema puedes llamarnos al telfono
53-25-23-23, con 5 lneas, donde te asesorarn para solucionar tus dudas.
Tambin puedes accesar a la pgina de INTERNET, a la direccin:
http:\\www.aspel.com.mx donde encontrars informacin de todos los sistemas
que maneja Aspel, as como preguntas y respuestas de los productos de la lnea.
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ASPEL DE MXICO, S.A. DE C.V.
DERECHOS RESERVADOS 2006.
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