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PREPARA TIVOS

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Los preparativos constituyen la fase inicial en todo proceso y contrato
de consultoria. Mientras se estan realizando, el consultor y el c1iente se reu-
nen, tratan de aprender 10 mas po sible el uno del otro, examinan y definen
la raz6n por la que se ha recurrido al consultor y, sobre esa base, convienen
en el alcance de la tarea asignada y en el enfoque que se ha de adoptar. Los
resultados de estos contactos, conversaciones y examenes iniciales y la pla-
nificaci6n se reflejan luego en el contrato de consultoria, cuya firma se con-
sidera como la terminaci6n de esta fase inicial.
Los preparativos son en gran parte una etapa de adaptaci6n. EI cliente quiere
asegurarse de que esta tratando con el consultor adecuado y el consultor ha de
estar convencido de que es la persona apropiada 0 de que la suya es la organi-
zaci6n de consultoria competente para abordar los problemas de ese c1iente par-
ticular. Esa busqueda de correspondencia puede resultar dificil tecnicamente,
pero a veces existen otros problemas psicol6gicos alin mas dificiles. El cliente ha
llamado al consultor, 0 accedido a tomar en consideraci6n su oferta, y al ha-
cerlo ciertamente perseguia alguna finalidad. Puede ser que se haya dirigido al
consultor con grandes esperanzas, 0 considerandolo como un ultimo recurso en
una situaci6n de crisis. No obstante, el consultor es una persona ajena a la or-
ganizaci6n c1iente. Puede haber desconfianza, incertidumbre e inquietud. EI
consultor se ha encontrado quizli en situaciones anaIogas antes. Sabe, no obs-
tante, que sus exitos del pasado con otros clientes no significan en modo alguno
una garantia de que se repetira el exito. Ademas, el cliente puede haber decidido
hablar con varios consultores antes de elegir a uno para el cometido.
Por consiguiente, con los contactos y actividades que constituyen la fase
inicial del proceso de consultoria se ha de conseguir considerablemente mas
que la definici6n del mandato y la firma de un contrato. La experiencia
muestra que el exito de una misi6n se funda en que en esta etapa inicial se
establezcan una co nfianza mutua y una empatia, se acuerden plena mente las
reglas del juego y se de comienzo al cometido con un optimismo com par-
tido y una visi6n de 10 que se puede conseguir.
Todo el conjunto de actividades iniciales de coniacto descritas en el pre-
sente capitulo se refieren a nuevas encargos co n nuevas c1ientes. Si un con-

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La consultoria de empresas

suitor vuelve a una organizaci6n c1iente conocida para hacerse cargo de otra
tarea, los preparativos se simplificanin. No obstante, incluso en estos casos,
no hay que olvidar que un nuevo cometido con un cliente anterior puede
entrailar el esclarecimiento de relaciones nuevas entre personas.

7. 1 Contactos iniciales
EI consultor establece el contacto
Dirigirse a los c1ientes potenciales sin que estos 10 hayan solicitado es
una de las formas de comercializar los servicios de consultoria (esto se exa-
minani en detalle en el capitulo 25). Un contacto en frio puede despertar el
interes del c1iente y este retendni quiza el nombre del consultor para el fu-
turo. Es raro que un contacto en frio de origen inmediatamente a la asigna-
ci6n de una tarea.
Si el consultor contacta a un c1iente sobre el que tiene suficiente infor-
maci6n y puede mostrarle que conoce sus problemas e intenciones y que tiene
algo muy a prop6sito que ofrecer, las posibilidades de que esa iniciativa con-
duzca a la asignaci6n de una tarea aumentan de forma considerable. Esto
puede tambien ocurrir si el consultor es presentado por otro c1iente para quien
ha trabajado en el pasado.
Se da un caso especial cuando las autoridades publicas u otras organi-
zaciones anuncian publicamente su intenci6n de llevar a cabo un proyecto
de consultoria e invitan a los consultores a manifestar su interes 0 a presen-
tar propuestas. En esa situaci6n, es probable que el consultor no sea el unico
que ofrezca sus servicios.

EI cliente establece el contacto


En la mayor parte de los casos, el c1iente establecera el primer contacto.
Esto implica que capta la existencia de algunos problemas de gesti6n en su
organizaci6n y la necesidad de con tar co n un asesoramiento independiente
y por algun motivo decide recurrir a un consultor de empresas. Ademas, el
c1iente debe tener alguna raz6n para recurrir a un consultor particular:
ha oido hablar de la fama profesional del consultor;
un empresario amigo quedo satisfecho con los servicios del consultor y
se 10 recomend6 (muy frecuente);
el c1iente encuentra el nombre del co nsultor en un registro 0 repertorio
(menos frecuente):
las publicaciones 0 intervenciones del consultor en conferencias sobre
administraci6n de empresas han impresionado al c1iente;
el cliente puede recordar que el consultor 10 habia contactad o con an-
terioridad;

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Prepsrstivas

el cliente quiere volver a contar con un consultor que Ie clio plena satis-
facci6n en el pasado (como sabemos, las asignaciones repetidas de tareas
pueden ser muy importantes).
En cualquier caso, el consultor deseara saber par que el cliente 10 ha ele-
gido. Eso no sera dificil.

.
Primeras reunlones
Nunca se insistira 10 bastante en la importancia del comportamiento y
el desempefio del consultor durante las primeras reuniones con el cliente. En
realidad, cuando se reline con un cliente para negociar una tarea concreta, el
consultor sigue estando en la fase de comercializaci6n de sus servicios y no
esta seguro de que se concertara un contrato. La primera reuni6n debe con-
siderarse, por tanto, como una breve oportunidad para conquistar la
confianza del cliente y causarle una impresi6n favorable.
EI consultor quiere estar seguro de que se reunira con la persona que
adopta la decisi6n, es decir, la persona que no s610 esta tecnicamente inte-
resada en su cometido, sino que puede tam bien autorizar la realizaci6n de
un estudio preliminar de diagn6stico y que velara por que se faciliten los re-
cursos necesarios para realizar la tarea. Si un ejecutivo de categoria superior
(director gerente 0 administrador general) de una organizaci6n importante
esta de acuerdo en reunirse con el consultor, la organizaci6n de consultoria
debe enviar a un representante de igual nivel.
La cuesti6n de saber quien debe asistir ala primera reuni6n con el cliente
puede plantear un problema si una organizaci6n de consultoria utiliza a un
grupo de consultores (por regia general asociados 0 miembros de muy alta
categoria) para negociar los contratos y a otro grupo (que incluye a funcio-
narios de categoria superior y subaltern a) para ejecutar las tareas. Algunos
clientes conacen esta modalidad de organizar los servicios y no se oponen a
ella. A muchos clientes no les gusta. Insisten, con raz6n, en que una relaci6n
fructifera entre el consultor y el cliente comienza con las primeras reuniones
y los estudios preliminares y que es en ese momento cuando deciden si quie-
ren trabajar no solo con una organizacion de consultoria, sino con determi-
nadas personas de ella. Toman tambien a mal un metodo que consiste en
que los mejores elementos representan a la organizaci6n de consultoria al co-
mienzo para impresionar a los clientes, pero la realizaci6n de las tareas se
deja en manos de personal de menor capacidad.

Preparaci6n de las reuniones iniciales


Las reuniones iniciales exigen que el consultor se prepare a fondo. Sin
entrar en demasiados detalles, acopia los hechos de orientaci6n esenciales
acerca, del clicnte, su medio ambiente y los problemas caracteristicos de su
sector de actividad. EI cliente no desea que el consultor se presente con so-
luciones confeccionadas, pero espera tratar con alguien que este muy fami-

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La consultoria de empresas

Iiarizado con los tipos de problemas que se pueden plantear en su organiza_


cion . EI consultor debe hallar alguna forma sutil de demostrarlo.
Al reunir los hechos de orientacion, el consultor comienza a descubrir
que productos 0 servicios suministra su cliente. Esta informacion se obtiene
facilmente durante el primer contacto con el cliente 0 pidiendole que Ie pro-
po rcione documentos sobre las ventas. La indole de los produ ctos 0 servicios
situara al cliente en un sector 0 comercio especifico, del que el consultor de-
seara conocer sus principales caracteristicas y practicas. En general, Suele
reunir informacion sobre:
la terminologia comunmente utilizada;
la indole y el emplazamiento de los mercados;
los nombres y la ubicacion de los principales productores;
los tipos y fuentes de materias primas;
los pesos y medidas utilizados en la industria;
los procedimientos y el equipo;
los metodos y las practicas mercantiles peculiares de la industria;
las Ie yes, los regiamentos y IllS costumbres que regulan la industria;
la historia y la evolucion;
el clima economico actual y los principales problemas de la industna.
Las revistas especializadas y las publicaciones del Estado proporcionan
mucha informacion, especial mente sobre las tendencias del sector industrial.
En cuanto a la tecnologia, conviene saber si el c1iente espera que el consultor
la conozca, 0 simplemente que este al tanto de sus principales caracteristicas
y tendencias.
Con respecto a la situacion de la empresa del cliente, el consultor nece-
sita alguna informacion escogida antes de entrevistarse con el. Puede adqui-
rir un conocimiento de la situacion financiera del c1iente, los resultados re-
cientes del rendimiento y las previsiones y los problemas inmediatos en los
informes anuales publicados 0 en los datos recogidos en un registro publico
o un servicio de credito. Puede tambien dar un rapido vistazo a las biografias
de los directores superiores en una publicacion como Wh o '5 Wh o (si existe,
alguna en el pais del c1iente).

Objeto de la reuni6n
La reunion es una forma de entrevista de investigaci6n en la que cada
parte trata de conocer a la otra. EI consultor debe estimular al c1iente a que
lleve la voz cantante: quiere que el c1iente hable de su empresa, sus dificul-
tades, esperanzas y expectativas. Es igualmente conveniente que la conver-
sacion pase de la situacion general a 10 particular y que se concentre al final
en la cuestion real.
Al escuchar y al formular sus propias preguntas, el consultor evalua las
necesidades del c1iente en 10 que respecta a una practica gerencial atinada,

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Preparativos

adlro 7.1 Que busca un comprador'

elegir a un profllsional. no estoy omprando s610 un servicio. sino que estoy


Italillecie,ndo una relaci6n . Su tarea consiste en ganarse mi confianza. po-
enclo el acento en la palabra ganarse. . I
comportamiento durante la entrevista (0 proeeso de presentaci6n de pr~
pueslast se considerara q/Je represen\'l 10 que sera su manera de actuar una n
vez que 10 haya contratado. ~ I 1 ~ b
Lo primero que.atraera mi aten\=j6n es su preparacl6p. pocas cosas me fasti-
dian tanto como q e alguien nil! empiece"'a preguntar algunos datos basicos
acerca de mi empresai 0 situaci6n que podia habel"des ubierto de' antemano1.
La preparaci6n es lla oportunidad de demostrar la iniciativa. f .' .t: I
Los profesionales que muestran un deseo excesivo de impresiQnarme me dejan
insensible. No quiero que e hable de usted y qe su empresa. quiero hablar de
ml y de mi sittJaci6n.
Ii
Quie 0 "que me,,..3 muestre
_ ..) una
'"'1
comprensi6n
j, I
solidar'a

de mi
funci6n en la empresa. "-'i' . . . ,. .
. '" I II ) . '" ""if'
Tlene que hacerme uti favor para que yo Ie haga un favor. La meJor manera de
cOJlqufstar mi confianza conSiste en ayudarme. desde el principio. "I .'" l'tl'
InstrUyame. Dfgame algo que no sepa .Oemu6streme. su creatividad . 0 '
I?ara evltar ser arrogante. condescendiente 'v pomposo. transforme sus' fir-
maciones en preguntas. De ese modo. convertira posibles signos de una pos- , ,f:
tura aseverativa en pruebas de. que respeta mis .opiniones y de que me hace'
participar en el proceso de reflexi6n . ' .I. '
~ J it' It f
No em piece dicilmdome c6mo puedo resolver mis problemas hasta que tanga
conciencia de que exisie un problema 0 una oportunidad . Conll6nzame de que
el asunto tiene la suficieote importancia para ocu):!arse de 61. II ~
Si 10 interrumpQ. responda a mi pregunta .. Si hago una pregunta. 'quiero ver c6mo
se maneja. y no c6mo pone en Practica su pu~licidad /lll):>ituaL f.,
No trate de convencerme con tecl)ic'ls ,de conclusiqn de la cuesti6n~. Si in-
tenta usted apurarme. 10 considerar6 como una ,muestra de que tiene ma~ in-
teres en vender el prodticto que en ayudarme. ' .' '
La clave e~ la empatia. a saber. la capacidad para penetrsr en mi mundo y ver
con mis ojos. ~. ~ ' t " 1 *'
Fuente: Extractos de b. Malster: .How cltents choose., en Ma~ the professional serviCe firm (Nueva
York. The Free Press. 1993). ,, ' ~

sus intereses personales, su percepcion de la consu ltoria y el grado en que


esta dispuesto a colaborar con los consultores asumi endo tipos direrentes de
runciones. EI consultor decide cual es la mejor manera de describir la natu-
raleza y el metoda de consu ltoria que se ha de aplicar en la organizacion
cliente. Debe asegurarse de que el cliente entiende cuales seran sus propias
funciones y responsabilidades (vease tambien el capitu lo 3).
EI objetivo rundamental del consultor en la reunion sera convencer al
cliente de que esta eligiendo 10 que Ie conviene. A menos que sus cuali-
dades scan realmente excepcionales, los ,proresionales nunca son contrata-
dos debido a sus capacidades tecnicas. Las capacidades excelentes son fun-
damentales para pasar a rormar parte del grupo final que sera tomado en

161
La pan.ultona de empresas

consideraci6n, pero son otros factores los que determinan la contrataci6m) I


(recuadro 7.1).
La persona que in vita al consultor a la organizaci6n puede no ser el
cliente de contacto ni el cliente principal tal como se describe en la sec-
ci6n 3.3, es decir, la persona a la que ataiie el problema y que desempena
el principal papel en su solucion. Con suma frecuencia, la alta direccion pide
al consultor que actue como un asesor de algun empleado de categoria infe-
rior en la jerarquia de la organizacion. Este cliente puede no sentir la ne-
cesidad y hasta tomar a mal que sus superiores 10 obliguen a aceptar un co-
metido de consultoria. Es posible que el consultor tenga que dedicar cierto
tiempo a aclarar estas relaciones. Obviamente, es preciso identificar de ma-
nera concreta al cliente que va a trabajar con el consultor y que se establezca
una relaci6n entre ellos.
EI cliente quizas desee examinar el trabajo que se propone con otros
clientes del consultor, anteriores 0 actuales, y es posible que pida referencias.
Esto puede suceder en cualquier momento durante la fase inicial. Al dar
nombres, el consultor debe recordar el canicter confidencial de su trabajo y
citar s610 a los clientes que han accedido a dar referencias.
En 10 que respecta a los honorarios, el cliente puede saber cuanto co-
bran los consultores por sus intervenciones y estar al tanto de las tarifas apli-
cadas. En caso contrario, el consultor tendra que examinar en que etapa de
la fase inicial debe proporcionar esta informacion al cliente. Algunos clientes
prefieren preguntar cuales son los honorarios normales y Olros gastos desde
el comienzo; otros esperan a formular estas preguntas hasta que el consultor
haya presentado su propuesta y hecho una oferta al cliente (sobre los hono-
rarios de los consultores, vease el capitulo 26).
EI cliente suele estar deseoso de iniciar la tarea sin ningun diagnostico y
planificacion preliminares 0, por el contrario, puede dudar antes de deci-
dirse, pese a que tenga obviamente problemas que el consultor ayudaria a
resolver. EI consultor debe dar pruebas de cautela y paciencia al tratar de ex-
plicar y persuadir, y atenerse sobre todo a los beneficios potenciales que se
derivarian para el cliente. EI hecho de ejercer presion para que se adopte una
decisi6n inmediata no es una buena tactica; puede echarlo todo a perder.
Tampoco es conveniente que el cliente saque la impresion de que el consul-
tor esta muy necesitado de obtener la mision porque no ti ene bastante
trabajo.
EI consultor no debe mostrarse insistente, si a todas luces no esta en la
misma longitud de onda que el cliente. Si el cliente tiene ideas firmes sobre
como debe actuar el consultor y el consultor no esta de acuerdo con ellas, es
preferible ren unciar al trabajo. Esto 10 puede sugerir el consultor al cliente.

Acuerdo sobre c6mo proceder


Si el consultor y el cliente llegan a la conclusion de que estan interesados
en principio en trabajar juntos, es preciso contestar a varias Olras preguntas.

162
Preparativos

Con excepcion de los casos mas c1aros, que a menudo son una extension del
trabajo realizado en el pasado, no es posible iniciar una tarea inmediata-
mente sin efectuar un analisis preliminar del problema y planificar el tra-
bajo. Es preciso examinar y convenir las condiciones de la colaboracion.
A co ntinuacion se indican las actividades que siguen a la primera reunion.
Si el c1iente esta dispuesto a acceder a que se efecttie un diagnostico pre-
Iiminar del problema 2, el examen puede pasar a ocuparse de las disposiciones
relati vas a ese diagnostico y abarcar:
el alcance y objetivo de un diagnostico preliminar;
los registros y la informacion que se han de poner a disposicion ;
a quien se debe ver y cuando;
como presentar al consultor;
las actitudes del personal con relacion a los asuntos que se han de estudiar;
cuando se ha de concluir el diagnostico preliminar y como se han de
presentar las propuestas al c1iente;
la remuneracion por el diagnostico.
Ademas, el consultor desea ser informado acerca del procedimiento de
seleccion. El cliente puede haber contactado a varios consultores para elegir
entre diversas propuestas. En principio, debe ponerselo en conocimiento del
consultor. En algunos casos se aplica un procedimiento regular de seleccion:
las propuestas del consultor se tienen que presentar en una forma predeter-
minada y dentro de un plazo dado. El c1iente se tomara entonces un tiempo
(pOT ejemplo , de 30 a 45 dias) para co mparar las propuestas recibidas y
proceder a su eleccion.
En 10 que respecta al pago por el diagnostico 0 estudio preliminar, la
practica imperante co nsiste en no cobrar un diagnostico muy corto (digamos
de uno 0 dos dias) que el consultor necesita para preparar una propuesta para
el c1iente. Sin embargo, si se otorga el co ntrato, el consultor cobrara al cliente
por el tiempo dedicado a ese diagnostico preliminar. En cambio, si es preciso
preparar un diagnostico preliminar para un trabajo complejo y se requiere
mucho mas tiempo, la opinion imperante en los circulos de los co nsultores
es que el c1iente debe pagar por ese diagnosti co. Esto contribuye a evitar dos
pnicticas que se consideran indeseables:
la practica de algunos consultores de utilizar estudios gratuitos de diag-
nostico como instrumento de comercializacion (puesto que el consultor
no puede realmente trabajar por nada, otro c1iente pagara por este estu-
dio gratuito); y
la practica de algunos c1ientes de acopiar un considerable volumen de
informacion e ideas de diversos consulto res (a los que se pide que efec-
tuen el mismo estudi o) sin pagar nada por ese servicio profesional.
La practica de los estudios de diagnostico gratuitos, que solia ser bastante
comun en algunos paises en el pasado, tiende recientemfnte a desaparecer.

163
ta consultoria de empresas

7.2 Diagn6stico preliminar de los problemas


Para iniciar una mision de consultoria, el consultor debe saber Con exac_
titud que espera el c1iente de el. Este es el motivo por el que, durante las reu_
niones iniciales, el consultor alienta al c1iente a que diga 10 mas que pueda
acerca de su percepcion personal del problema que es necesario resolver y del
trabajo que debeni realizar el consultor. Muchas organizaciones insisten en
hacer un examen interno exhaustivo del problema antes de adoptar la de-
cision de contratar a un consultor. EI cliente puede incluso haber redactado
el mandato (vease la seccion 7.3) en el que se esboza 10 que quiere que el
consultor haga.
Con todo, no existe garantia alguna de que la percepcion y descripcion
del c1iente del problema sean correctas y de que el consultor reciba una in-
formacion completa e imparcial. Antes de comenzar a planificar el co metido
y de proponer un trabajo concreto al c1iente, el consultor debe efectu ar su
propio diagnostico independiente del problema. En la pnictica, un co nsultor
experimentado inicia ese diagnostico desde el primer momenta en que entra
en contacto con el c1iente. Todo Ie interesa: quien 10 ha contactado y co mo;
el modo en que sera recibido en la primera reunion ; que tipo de preguntas
formula el c1iente; si existe algun matiz de fondo en esas preguntas; qu e dice
el c1iente acerca de su empresa y sus competidores; si esta relajado 0 tcnso;
etc. LJega un momento, sin embargo, en que el consultor debe c1asificar esta
informacion, obtener datos rigurosos y completar el cuadro que ya ti cne
examinando el problema desde nuevos angulos, por ejemplo, habland o con
personas distintas de las que intervinieron en las primeras reuniones.

Alcance del diagn6stico


EI objetivo del diagnostico preliminar del problema no consiste en pro-
poner medidas para resolverlo, sino en definir y planificar una misi on 0
proyecto de consultoria que produzca ese efecto. EI diagnostico preliminar
limita su aJcance a una reunion y analisis rapidos de informacion esencial
que, segun la experiencia y el buen juicio del consultor, se necesita para en-
tender el problema correctamente, encuadrarlo en el marco mas ampli o de
las actividades, los logros y otros problemas gerenciales y de direccion exis-
tentes 0 potenciales del c1iente y evaluar de manera realista las posibilidades
de ayudar al c1iente. ,
La amplitud de este diagnostico prehminar depende mucho de la indole
del problema. Los problemas muy concretos y mas bien tecnicos no suelen
requerir un estudio global de toda la organizacion del chente. Por otro lado,
un consultor experimentado sabe que debe evitar la trampa de aceptar una
definicion estrecha del c1iente de un problema tecnico sin examinar perso-
nalmente las restricciones y tendencias que pueden imposibilitar la solucion
de ese problema, 0 que pueden mostrar que el problema es mucho mas 0
mucho menos grave de 10 que el c1iente supone. Por consiguiente. incluso

164
Preparativos

si elprobl~~a reside en un~ u?ica esfera. funcional, 0 guarda relacion con


la aplicaclOn de algu~as te~mcas esp~clficas, ~n consultor de. e~pres~s
autenticamente profeslOnal Slempre se mteresara por las caractenstIcas mas
generales y globales de la organizacion C\iente.
Si se recurre al consultor para que se ocupe de un problema general,
como el deterioro de los resultados financieros 0 la incapacidad de mantener
e1 mismo ritmo de innovacion que los competidores, es esenciai efectuar un
diagn ostico general y completo 0 un estudio de gestion de la organizacion
cliente.
EI tiempo dedicado al diagnostico preliminar del problema es relati va-
mente breve. Por regia general, se necesitan de uno a cuatro dias. Cuando se
trata de cometidos mas dificiles relativos a diversos aspectos de la empresa
del c1iente, pueden requerirse de cinco a diez dias. Si hace falta un diagn os-
tico amplio (por ejemplo, para preparar cam bios radicales de la compania,
reorganizaciones importantes, adquisiciones de participaciones en empresas
o fusiones, 0 por cualquier otro motivo), ya no se trata de un diagnostico
preliminar, sino de un estudio de diagnostico a fondo , que se describira en el
capitulo 12.
Un esbozo de un estudio gerencial incluye una lista de verificacion de
los aspectos que se han de examinar en diversas esferas de la gestion, como
se reproduce en el apendice 4.

Algunas pautas metodol6gicas


EI diagnostico preliminar de los problemas sigue las mismas normas y
procedimientos basicos y utiliza las mismas tecnicas analiticas que cualquier
diagn ostico de un problema. Esto se examinara de manera pormenorizada
en el capitulo 8. Ademas, los consultores de empresas han elaborado ciertos
metodos y pautas para efectuar una rapida evaluacion de las empresas de los
clientes.
EI diagnostico inc\uye la reunion y el analisis de informacion sobre las
actividades, el rendimiento y las perspectivas del C\iente. Jnc\uye asimismo
conversaciones con determinados directores y otros empleados esenciales y,
en algunos casos, tambien con personas ajenas a la organizacion c1iente. En
10 esencial , el consultor no esta interesado en los detalles, sino que busca las
tendencias, relaciones y proporciones principales. No obstante, un consultor
experimentado mantiene sus ojos abiertos y puede detectar problemas po-
tenciales detras de detalles manifiestos que escapan a otro observador: como
se hablan los empleados entre si y como hablan unos de otros, el respeto de
las relaciones jerarquicas, la limpieza de los talleres y las oficinas, la man i-
pulacion de la informacion confidencial, la amabilidad del recepcionista, etc.
Es esencial adoptar una vision dindmica y global de la organizacion, su
medio ambiente, recursos, met as, actividades y logros.
Dinamismo significa en este contexte examinar las realizaciones y
acontecimienlOS esenciales en la vida de la organizacion y las tendencias /u-

165
La consultorfa de empresas

Figura 7.1 Sistema utilizado por el consultor para el estudio de una empresa

pasada }
presente Situacion del negocio del cliente
futura

Aspectos positivos y negativos

Mejoras posibles, oportunidades

Medidas necesarias
y ayuda propuesta

lUras probables que se reflejan en los planes existentes y que evalua el con-
sultor personalmente. Los aspectos positivos y las deficiencias del cliente se
deben considerar en una perspectiva temporal -un aspecto positivo actual
puede durar simplemente un breve plazo, mientras que una nueva deficien-
cia, oculta en la actualidad, puede convertirse en una amenaza para la orga-
nizacion del cliente a largo plazo. EI consultor esta particularmente intere-
sado en las oportunidades futuras-; en realidad, el diagnostico detail ado y
las nuevas tareas que se proponen al cliente deben orientarse hacia estas
oportunidades sobre todo. Este enfoque se resume en la figura 7.1.
Como ya se ha mencionado, incluso si el problema se plantea, 0 es pro-
bable que se plantee, en un unico sector funcional , el consultor adoptara una

166
Praparativos

visi6n global de la organizaci6n. EI fijar el grado de amplitud es una cuesti6n


de experiencia y criterio, y no se puede dar ninguna receta universal. Como
eI objetivo consiste en determinar que se ha de hacer acerca de un problema
durante un cometido de consultoria de cierta magnitud y duraci6n, la mayor
parte de los consultores de empresas insisten en la necesidad de efectuar a1-
guna evaluacion mas amplia de la organizacion antes de confirmar la exis-
tencia ni siquiera de un problema bastante limitado, y la posibilidad de abor-
darlo en el marco de ciertas atribuciones.
Se recomienda que el consultor pase de 10 general a 10 particular. de ob-
jetivos globales e indicadores generales de rendimiento a las razones de
un rendimiento inferior a 10 normal 0 de las oportunidades perdidas (0 de
oportunidades futuras interesantes) y luego al examen con cierto detalle
de determinadas esferas de las actividades de la organizacion. Un metodo que
comience en sentido contrario, examinando cada funci6n de la empresa
(produccion, compras, comercializacion, etc.) sucesivamente con la espe-
ranza de lIegar a una sintesis equilibrada al final , entrafiara un gran trabajo
innecesario y pod ria muy bien desorientar. EI paso de 10 general a 10 par-
ticular ayuda al consultor a Iimitar el estudio preliminar de diagn6stico a
asuntos de importancia capital para la organizacion c1iente 0, a la inversa, 10
puede persuadir de que, para tener las mayores posibilidades de conseguir los
resultados previstos, la investigacion debe tener en cuenta todos los aspectos
del funcionamiento de la empresa.
Este metodo implica que el amilisis del consultor debe prestar conside-
rable atenci6n a las relaciones y proporciones basicas en la organizaci6n
c1iente, como las siguientes:
relaciones y proporciones entre los principales procesos, funciones y
esferas de actividad (por ejemplo, asignacion de recursos humanos y
financieros a la comercializacion, actividades de investigacion y desa-
rrollo, produccion, administracion);
relaciones entre los insumos y productos principales (por ejemplo, las
ventas en relacion con los materiales consumidos, la nomina salarial en
relaci6n con la fuerza de trabajo total);
relaciones entre los indicadores principales del rendimiento, la eficacia
y la eficiencia (por ejemplo, productividad, rentabilidad, utilizacion de
los recursos, crecimiento);
relaciones entre los indicadores del rendimiento global y los principales
facto res que influyen en su magnitud en un sentido positivo 0 negativo
(por ejemplo, influencia del volumen de trabajo en curso sobre el capital
de explotacion y la rentabilidad);
co ntribucion de las principales divisiones y !ineas de -productos (servi-
cios) a los resultados (rentabilidad, imagen, etc.) logrados por la organi-
zaci6n en conjunto.
Un enfoque amplio y global se combina con un en/oque/uncional, cuando

167
La consultoria de empresas

es necesa ri o. Por eje mpl o, la precari a situacion fin anciera de un a empresa


puede deberse a problemas en cualquier esfera funcio nal: a La produccion mal
organizada, a un a co merciali zacion costosa 0 ineficaz, a un gasto excesivo en
in vestigaciones improductivas, a la escasez de capital 0 a su elevado costo, 0 a
alguna otra razon. Co mo ya se ha indicado, si la labor de un co nsultor es pro-
bable que se Ileve a cabo excl usiva 0 principaLmente en una esfera tecnica, esta
esfera tendni que examinarse con mayor profundidad que otras, y el examcn
de la orga nizacion en conj unto se limitani a 10 que sea necesa rio.
En resumen, este metoda ind icani al consultor si el trabajo previsto puede
aportar una cont ribucion signi fica ti va a los objeti vos principales de la orga-
n izacion c1iente y q ue relaciones y vi nculacio nes ese nciales pod ria n influir
en el co metido.

La utilizaci6n de comparaciones
EI co nsultor tie ne plena co nciencia de que cad a orga nizacion cliente es
especia l y debeni ser tratada como tal. Pese a ello, necesita puntos de re feren-
cia q ue Ie permita n ori entarse en un a evaluacion preliminar nipida de los as
pectos positi vos, defi ciencias, perspecti vas de desa rrollo y mejo ras deseables
EI consultor los podni encontrar haciendo co mparacio nes co n:
las realizaciones del pasado (si el rendimiento de la o rga ni zacion se ha
deteri orado y si el problema es esencialmente de ti po correcti vo);
los propios objetivos, planes y ni veles del cliente (si el re nd imiento real
no esta a su altura);
otras orga nizaciones co m parables (pa ra evaluar 10 q ue se ha conseguido
en otras pa rtes y si seria posible co nseguirlo en la orga ni zacio n cliente);
los ni veles sectoriales de que ti ene conocimiento la empresa de consul-
toria 0 cualquier otra fuente de datos para efectu ar un a co mparacio n
entre empresas.
U na comparacion de datos bien elegidos con ni veles sectoriales 0 con
datos de orga nizaciones analogas concretas es un instrum ento de di agnosti co
mu y util. Co ntribu ye no solo a una rapida orientac ion, sino tam bien a que
el c1iente co mprenda cual es su situacion real, que a menudo difiere bastante
de 10 que eJ cree.
EI consultor debe efectuar co mparacio nes no solo cuando trabaja co n ci-
fras, sino tambien al evaluar informacion cualitativa (por ejem plo, la estruc-
tura de la organizacion, la cultura de la empresa, las aplicaciones de la info r-
matica, 0 las tecnicas de estud io de mercado utilizadas). En otras palabras, el
trabajo del consultor se fac iLita en gran medida si puede preguntarse que ni-
veles de rendimiento y que c1ases de problemas va a encontrar norm almente
en el tipo de orga ni zacion a la que pertenece la empresa de su cliente.
Esta cuesti o n es importante, si el consultor ti ene algun metodo de c1a-
sificacion y de comparacion de las organi zaciones (por ejemplo, por sector,
tipo de producto, dimension, propiedad del capital social, mercados atendi-

168
Preparativos

dos, etc.). Para cada categoria debe haber una lista de diversos atributos que
la caracterizan. Las empresas de consultoria bien asentadas tratan de facilitar
a suS consultores esos datos y de orientarlos por medio de manuales y listas
de verificacion para los estudios gerenciales y las evaluaciones de las empre-
sas. A las oficinas mas noveles de la profesion les interesa adquirir 0 ir cons-
titu yendo esa documentacion 3.
Pese a ciertas normas generales, los consultores experimentados que ini-
cian un estudio de diagnostico suelen tener sus prioridades y meLodos con-
cretas personates. Muchos de ellos empiezan examinando los datos finan-
cieros principales, puesto que estos reflejan el nivel y los resultados de las
actividades de la empresa de una forma que se presta mejor a ser sintetizada.
Otros dan prelacion a la produccion: creen que una simple visita de la fa-
brica es mas reveladora y aporta mucha informacion a un observador expe-
rimentado sobre la calidad de la direccion. Otros prefieren examinar los mer-
cados, los productos y los servicios antes de efectuar una evaluacion financiera
y nuevas investigaciones. Se trata de diferentes puntos de partida que reflejan
la experiencia y las preferencias personales: a la larga, el consultor tiene que
estudiar todas las esferas y las cuestiones necesarias para efectuar un diag-
nosti co global con el fin de considerar el problema teniendo en cuenta su
contexto y sus perspectivas.

La participaci6n del cliente


Seria erroneo pensar que, mientras que las primeras reuniones de con-
tacto entraiian una relacion reciproca intensa y directa entre el consultor y
el cliente, el consultor efectua luego su diagnostico preliminar del problema
por si solo, limitando sus co ntactos con el cliente a entrevistar a ciertas per-
sonas y a solicitar informacion. EI dialogo con el cliente se prosigue durante
el diagnostico del problema. Ese dialogo mostrara 10 que piensa el cliente
acerca de diversos aspectos de su empresa: cuales son sus metas, objetivos y
capacidades tecnicas y humanas, cuales son sus posibilidades de efectuar
cambios y el estilo de consuItoria que se debe aplicar en su caso. Por otro
lado, el cliente conoce asi mejor al consultor y tiene ocasion de apreciar
su estilo profesional de obtener informacion, establecer contactos con otras
personas, captar la situacion global y co ndensar los hechos ese nciales a
partir del ingente conjunto de datos que se pueden encontrar en cualquier
organizacion.

Fuentes de informaci6n
Todo diagnostico atinado se basa en el rapido acopio de informacion se-
lectiva que revela el tipo y el grado de ayuda que el consultor puede prestar
al cliente. Los datos del diagnostico suelen ser de indole global. AI consultor
5610 Ie interesan los detalles si son indicativos de algunos problemas impor-
tantes y si Ie ayudan a elucidar los problemas para los que se ha recurrido

169
La consultoria de empresas

Recuadro 7.2 Materlaleute infonneci6n


para loa estudloa prallmlnares
Publicaciones del client.:
informes finencieros y de funcionamiento anuales;
da~os financier,!>s. est8dlsticos. comerciales y adll8neros presentados a las
autorid8des p'ublicas. las asociaciones profesionales y las organizaciones de
c~o; ~
estudios econ6micos; ...
1- material de promoci6n de ventas como cat6logos y folletos publicitarios;
- , comunicados de pritnsa. entrevistas concedidas por k>s directores. etc.
,
Infontlllci6l'l procedenr. de orras fuenres pub/iCadils:
situaci6n y tendencies dill sector econ6mico del-cliente. qon Inclusi6n de Ia
evoluci6n tecn0i6gica; f .
informaci6n sobre las empresas del sector; '.
estudioa sobre las perapeciivas industriales; :,::'::~:..::,
estadlsticaa e informes comerciales;
normas industriales y coeficientes esenciales de la empresa;
reglamentaciones que ha de tener en cuenta el cliente;
datos sabre at impuesto sobre la r ta de la sociedad (si se publican);
- . relaciones de trabajo. 11 I
Registros e informes internos del cliente:
informaci6n sabre sus recursos. objetivos. planes y rendimientos: ,
ir:lformaci6ll sobre Ia planta. el equipo y las tecnologlas utilizadas;
informes sabre lOs resultados financieros y costos de las actividades. los
servicios y los productos;
actas sobre Iu reuniones de la junta y del comit~ de direcci6n;
declaraciones fiscales;
estadlsticas sobre las ventas;
movimiento de materiales;
evaluaci6n del personal.
. ,
Archivos de documentacioo de fa oficina 0 dependencia de consultorfa:
informaci6n sobre el cliente. si no es nuevo;
- informaci6n sobre el sector y organizaciones anfllogas.

a el. Por ejemplo, algunas ideas detalladas con respecto al estilo de trabajo
de la direccion superior pueden ayudar a diagnosticar modalidades y pnic-
ticas generales de gestion que determinan el am biente de trabajo de toda la
organizacion .
Las principales fuentes de informacion para efectuar un estudio preli-
minar de diagnostico son el material publicado y los registros (recuadro 7.2),
la observacion y las entrevistas efectuadas por los consultores, y los contactos
fuera de la organizacion cliente.
La observaci6n de las actividades y las entrevistas con empleados esen-
ciales son vi tales para reunir informacion . Las visitas de los locales del cliente,

170
Preparatlvos

para ver al personal en accion y escuchar sus opiniones, preocupaciones y


sUgerencias, dan un conocimiento directo de como funciona la organizacion
en la practica, como vive, el ritmo que se impone y las relaciones entre sus
trabajadores. Se obtienen asi utilisi mas ideas que los registros no pueden
transmitir, pero las entre vistas extensas y la observacion de las actividades
quedan fuera de las posibilidades de los estudios preliminares.
Los contactos con otras organizaciones asociadas con el cliente los puede
establecer el consultor 0 el chente personal mente. Durante el desempeiio de
su tarea, los consultores pueden entrar en contacto con muchas organizacio-
nes aparte de las de sus clientes. Estos contactos no solo facilitan el cometido
actual, sino que establecen tam bien una relacion que puede utilizarse en
futuros trabajos. Por ejemplo, cabe establecer contactos con sindicatos,
asociaciones de empleadores, instituciones sectoriales de investigacion y
capacitacion , 0 asociaciones de personal de direccion.
EI consultor informa a su cliente del proposito y la indole de todo con-
tacto reahzado. EI cliente puede contactar personalmente a algunos organos
extemos (por ejemplo, asociaciones de empleadores) y debe estar al corriente
de todo contacto del consultor. Hablar con sus clientes es una fuente esencial
de informacion, pero estos contactos no deben efectuarse sin el acuerdo de
la organizacion cliente.

Otros metodos
El metoda descrito en los parrafos anteriores es el utilizado tradicional-
mente por los consultores: el consultor realiza el diagnostico como experto,
utilizando las tecnicas de acopio de datos y analiticas que prefiera, con una
participacion mayor 0 menor del chente. Al acercarse a la fun cion de impul-
sion del proceso a 10 largo de esa linea continua de las diversas funciones de
consultorfa, el cliente y su personal pasan a ser mas activos y el consultor se
concentra en aportar metodos eficaces de diagnostico en lugar de efectuarlo
personal mente.
Por ejemplo, algunos consultores han recurrido a las reuniones de tra-
bajo para fa identiflcaci6n de los problemas, que s~ pueden organizar como
parte de un program a de perfeccionamiento del personal de direccion OIien-
. tado hacia la solucion de problemas, 0 utihzarse directamente como tecnica
para identificar los problemas que ha de abordar la organizacion. Con este me-
todo de reunion 0 grupo de trabajo, los miembros del grupo establecen sus
propias listas de los problemas que es preciso abordar, comparan y examinan
sus listas y se ponen de acuerdo sobre una lista conj unta y sobre las priorida-
des. Luego tratan por separado de establecer una definicion mas detallada y
de analizar el 0 los problemas principales de cad a lista, prestando atencion a
las relaciones entre los diversos problemas. A continuacion se celebran otras
reuniones, en las que se comparan los analisis individuales, se efectua un ana-
!isis colectivamente conve nido y se establecen propuestas de medidas.
Esta tarea se puede organizar en un grupo 0 co mo un sistema de grupos.

171
La consultoria de empresas

Los grupos iniciales pueden ser heterogeneos (de diversos niveles y funcion es
de direccion), con el fin de examinar un problema 0 proceso de la organiza-
cion desde diversos angulos. A la inversa, pueden ser grupos tecnicamente
homogeneos, funcionales 0 departamentales que examinen en principio un
problema desde sus angulos tecnicos especfficos (financiero, organizativo, de
produccion, de dotacion de personal, etc.) seguidos de reuniones de trabajo
en las que participen representantes de los grupos, quienes comparan yar-
monizan las diferentes opiniones y establecen una definicion del problema
que es aprobada por todos los grupos. A menudo es mas eficaz que los gru-
pos exa minen los procedimientos de la organizacion en lugar de tareas y
dependencias fragmentadas.
La direccion puede decidir que en estas actividades de grupo participe
algun consultor externo 0 interno. La. participacion del consultor puede ser
moderada, recordando al grupo el procedimiento adecuado, los criterios que
quiza se han pasado por alto y los errores metodologicos que podrian con-
ducir a falsas conc1usiones.
El empleo del metodo del grupo va a menudo precedido de una expli-
cacion exhaustiva de los metodos de diagnostico, solucion de problemas y
mejora del rendimiento. Si procede, el consultor proporciona asimismo in-
formacion tecnica sobre el problema objeto de examen (por ejemplo, datos
de organizaciones analogas con fines de comparacion) 0 ayuda a reunir la
informacion a partir de la cual puede co menzar a trabajar el grupo.
EI diagnostico propio de empresarios 0 directores individuales es otro
metoda que se ha utilizado para ayudar a las pequefias empresas en diversos
paises. EI consultor se rellne con un grupo de propietarios 0 directores de pe-
quefias empresas, les proporciona un instrumento para el autodiagnostico
adaptado a sus necesidades y explica el metoda que se va a utilizar. Luego
queda a disposicion para examinar los resultados del diagnostico y las pro-
puestas de medidas con cada individuo. Alternativamente, los empresarios
pueden acordar volver a reunirse y comparar las relaciones y otros indica-
dores caracteristicos de sus empresas, e intercambiar opiniones sobre los fac-
tores que explican las diferencias de rendimiento. A continuacion decidinin
individualmente 0 como grupo las \ineas de accion que ha de seguir cada
empresa. Al consultor se Ie puede contratar para que coopere en trabajos
complementarios de grupo 0 para que trabaje aisladamente con miembros
individuales del grupo (vease tambien el capitulo 18).
El autodiagnostico puede ser realizado individual mente por la empresa
c1iente desde el comienzo. El consultor puede facilitar listas de verificacion e
instrumentos metodologicos al c1iente. 0 el c1iente aplica su propio metoda
de diagnostico basado en la experiencia y las pnicticas de la industria y la
funcion del consultor estriba en verificar el autodiagnostico del c1iente para
completarlo y darle precision. EI consultor ayudaria asimismo al c1iente a
considerar su empresa desde una perspectiva mas amplia.
En la seccion 4.6 se describen otros metodos y enfoques.

172
Preparativos

7.3 Man~U.ta de verificaci6n

Descripci6n del problema 0 de los. problemas que se han de resolver.


Objetivos y resultados previstos del cometido (qu6 58 ha de'lograr. producto
final).
Informacl6n de base y de apoyo (sobre la organizaci6n cliente. otros proyec
lOS y consuitorfas conexos. esfuerzos precedentes para resolver los proble
mas. etc.). k
Proyecto de presupuesto 0 limite de recursos.
Calendario (fechas de iniciaci6n y terminaci6n. etapas fundamentales y fe
chas de control). . I
Informes provisionales \: definitivos (fechas. forma de presentaci6n. a qui6n.
etc.). I . ' . J'

7. Aportaciones del cliente (informaci6n y documentaci6n adicionales. tiempo de


personal. apoyo de secretarra. medios de transporte. e
etc .). .
Exclusiones del cometido (t"reas que no constituiran su objeto) .
Restricciones y otros factores que oodrfan influir en el proyecto.
Contactos y direccione~ .
I
I f (
,.
7.3 Mandato
EI mandato (vease el recuadro 7.3) es la declaracion inicial del trabajo
que ha de realizar el consultor. Como se ha mencionado en la seccion pre
cedente, cuando el consultor se reune p~r primera vez con el c1iente, puede
descubrir que este ya ha preparado el mandato, es decir, las atribuciones co
rrespondientes a su cometido. Se trata de un metodo adoptado p~r una ca
tegoria de clientes que prefieren determinar su propio problema y hacer su
diagnostico antes de hablar con el consultor.
Existe una segunda cat ego ria de c1ientes cuya pnictica consiste en redac
tar el mandato despues de que el consultor haya realizado el diagnostico pre
liminar del problema. Pueden recurrir a un consultor para que efectue el
diagnostico preliminar y redacte el mandato. Ese mandato se utiliza luego
para poner en marcha un procedimiento oficial de seleccion con el fin de de
signar a un consultor para que ejecute la tarea. EI consultor empleado para
preparar el mandato puede incluso quedar excluido de este procedimiento.
Una tercera categoria de c1ientes no elabora ningun mandato oficial al
preparar un cometido y elegir a un consultor. Esos clientes dejan que la
determinacion del trabajo que ha de realizar el consultor se estipule en el
contrato de consultoria.
A co ntinuacion se explican las razones principales de estas practicas
diferentes.
I) Si se establece un mandato:
la politica del c1iente consiste en realizar la mayor parte posible del tra
bajo ana litico y de planificacion a ntes de considerar la posibilidad de

173
La consultoria de empresas

recurrir a un consultor; a menudo asi sucedeni con los cometidos que


abordan cuestiones tecnicas circunscritas y bien definidas;
el cliente (normalmente en el sector publico) se ve obligado por los re-
glamentos vigentes a establecer un mandato oficial y a obtener su apro-
bacion, como etapa inicial de un procedimiento regular de seleccion de
un consultor.
2) Si no se establece un mandato:
el cliente (normalmente en el sector privado) prefiere ocuparse de forma
directa de la seleccion del consultor, efectuar un diagnostico preliminar
del problema y definir el alcance del cometido junto con el consultor.
EI cliente confirma luego la eleccion sobre la base de una propuesta
(oferta) recibida del consultor, sin pasar por la etapa intermedia del es-
tablecimiento de un mandato.
La mayor parte de los consultores de empresas pueden adaptar su en-
foque a estas diversas preferencias de los clientes. Con todo, cuando se Ie pre-
senta un mandato redactado por el cliente u otro consultor, el consultor debe
ser prudente al decidir si acepta ese mandato al pie de la letra. Si el mandato
describe un cometido que no es factible , el consultor pod ria e ncontrarse
cazado en una trampa.

7.4 Estrategia y planificaci6n de la tarea


Durante sus co ntactos iniciales co n el cliente y en el diagnostico preli-
minar del problema posterior, el cons ultor debe haber reunid o y evaluado
suficiente informacion para poder planificar su tarea. Esto es 10 que el cliente
espera en esa etapa: quemi recibir no s610 las co nclusiones del consultor
ace rca del problema que se ha de abordar, si no tambien una propuesta en la
que se describa 10 que el consultor sugiere que se haga y en que co ndiciones
ofrece su ayuda.
En la practica, ya desde su primer contacto con el cliente el consultor viene
reflexi onando sobre el enfoq ue que se ha de adoptar, pero no adopta una de-
cision hasta despues de conocer mejor la si tuacion. Por ejemplo, la coopera-
cion del personal del cliente durante el diagnostico preliminar del problema
muestra la modalidad de consultoria qu e resultani mas apropiada (vease el
capitulo 3) y la calidad de los datos descubiertos durante esta actividad
indica el tiempo que se requerini para descubrir y analizar detalladamente
los hechos.
Un aspecto fundamental de la co ncepcion y planificacion de una tarea
cons ulti va consiste en elegir la eSlralegia para fa asignacion de tareas. Con
esta expresion queremos indicar los papeles respectivos que han de desem-
penar el co nsultor y el cliente, la modalidad de consult oria elegida, el ritmo
de las actividades y la forma (y la sec uen cia temporal) en que se aplicaran y
arm onizanin sus intervenciones y los rec ursos asignados al comctido.

174
Preparativos

El plan de Irabaja, incluida la estrategia que se seguira, se presenta ofi-


cialmente al cliente en forma de propuesta, tal como se describe en la seccion
7.5 infra. La planificacion del cometido y la redaccion de una propuesta no
se deterrninan normal mente en los locales del chente. A menos que se haya
convenido otra cosa, el consultor regresa a su oficina con los datos reunidos
durante la fase del diagnostico prehminar del problema y elabora la pro-
puesta, a menudo en colaboracion con otros miembros principales de la or-
ganizacion de consultoria. Nunca debe dedicar mas tiempo del que el cliente
espera. EI impulso se puede perder y las relaciones se pueden en friar, si el
cliente considera que su problema no recibe suficiente atencion.
A continuacion se indican los principales elementos de la planificacion
del cometido.

Resumen de la identificaci6n del problema


Las conclusiones del diagnostico preliminar del problema se resumen y
el consultor presenta una descripcion del problema. Esta puede incluir una
comparacion con la definicion original del problema que Ie presento el cliente:
el consultor puede sugerir que esa definicion se amplie 0 reduzca, 0 reterirse
a otros problemas descubiertos y a la posible evolucion (por ejemplo, los
efectos de la recesion 0 las tensiones de las relaciones de trabajo) que se po-
dra producir mientras esta realizando su tarea. EI problema se enmarcara en
la forma que proceda en el contexte mas am plio de los objetivos, las tenden-
cias y los recursos del cliente.

Objetivos que se han de alcanzar y medidas que se han


de adoptar
En el plan de trabajo se esbozan a continuacion los objetivos que se han
de alcanzar y el tipo de actividades tecnicas en que consiste el co metido
(nueva concepcion del sistema de informacion , reorganizacion de las redes
de distribucion, introduccion de un nuevo programa de forma cion del per-
sonal, etc.).
Siempre que sea posible, los objetivos se deben presentar como medidas
de rendimiento en farma cuanlijicada, donde se describan los beneficios que
obtendra el cliente si el cometido se completa con exito. Se form ulan obser-
vaciones sobre los beneficios financieros globales con el fin de garantizar que
el cliente entiende las repercusiones. Por ejemplo, los ahorros resultantes de
una disminucion de las existencias de productos acabados solo se consegui-
ran cuando las existencias haya n disminuido, y esto puede requeri r una re-
duccion de la produccion durante cierto tiempo. En otras palabras, los be-
neficios se seiialan en la forma que proceda; por ejemplo, el producto
aumentaria de un nivel a un nu evo nivel (en cuyo caso se advertiria al cliente
de la necesidad de pedidos para qu e la fabri ca siga esta ndo ocupada).
Las bene/icios saciales J' cllalitalivus pueden ser dificiles de expresar con

175
La consultoria de empresas

cifras. Se describen de la manera mas exacta y clara posible y se explican me-


ticulosamente. Se deben evitar las nociones vagas que se prestan a muchas
in terpretaciones diferentes.
Sin embargo, en esta etapa inicial de la planificacion, antes de que se
haya realizado una investigacion detallada y cierto trabajo sobre propuestas
sustitutivas, puede resultar imposible indicar todos los beneficios con una
precision absoluta. Si asi sucede, es preferible indicar el orden de magnitud
de los beneficios que se han de alcanzar (por ejemplo, aumento de las ventas
en un 200 un 30 por ciento). Por otro lado, si el consultor considera ciertos
objetivos como alcanzables a condicion de que el cliente adopte ciertas me-
didas (que pueden incluir una reestructuracion dificil , decisiones con res-
pecto a la organizacion 0 al personal), estas medidas se deben especificar 10
mas claramente posible.

Fases del cometido y calendario


Las etapas en que el cometido se ha de llevar a cabo se tienen que
programar con cierto detalle. En 10 esencial, el consultor seguira la logica del
proceso de consultoria esbozada brevemente en la seccion 1.4 y descrita de
manera pormenorizada en los capitulos 7 y II, pero la ajustara a la indole
del cometido y a las condiciones y preferencias del cliente. Esto es funda-
mental no solo para programar el trabajo, sino por varios otros motivos.
La indole de las actividades del consultor y del cliente se modifican de
una fase a otra. Ambas partes deben saber con exactitud que espera la otra
parte en cad a fase. En particular, el cliente deseara saber si el cometido esta
avanzando hacia sus objetivos finales. Para posibilitar el control , el plan de
trabajo describira el resultado de cada fase y definira que in formes se presen-
taran al cliente yen que momenta durante la realizacion de las tareas. Cada
fase principal requerira un informe de final de fase, pero en cometidos largos
y dificiles es posible que se necesiten informes provisionales breves al final
de cada subfase 0 con cierta periodicidad (mensuales, trimestrales), para
vigi lar los progresos y permitir que se efectuen pagos regulares al consultor.
La dimension temporal del plan de trabajo es un elemento esencial de
la estrategia . i,Que ritmo de trabajo se debe adoptar? La urgencia de las ne-
cesidades del cliente es el principal determinante, pero se han de tomar en
consideracion otros aspectos como:
las capacidades tecnicas, de personal y financieras del cliente y del con-
sultor;
la posibilidad y el ritmo optima del cambia (tal como se ha examinado
en los capitulos 4 y 5);
la conveniencia de adoptar un enfoque gradual de la puesta en practica
(comenzando en una seccion 0 dependencia que este mejor dispuesta
para el cambio y deseosa de cooperar, introduciendo el nuevo plan sa-
bre una base experimental primeramente, etc.).

176
Preparativos

Definici6n de las funciones


Esta es otra dimension estrategica de la planificacion del trabajo. El con-
sultor sugerini el estilo 0 modalidad de la consultoria que considera mas
apropiados con respecto a la indole del problema y a la motivacion y capa-
cidades del personal del c1iente. Una definicion general de la modalidad que
se va a utilizar no basta. Se han de proponer disposiciones precisas en las que
se especi fiq uen:
que actividades van a realizar el c1iente y el consultor;
_ que datos y documentos se prepararan y por quien;
_ que reuniones, grupos de trabajo, grupos de proyecto y otras formas de
trabajo en grupo se utilizaran y quien participara en ellos; .
que actividades de capacitacion especial e informacion se lIevaran a cabo.
Puede resultar posible y co nveniente preyer un cambio de funciones du-
rante la realizacion de la tarea. Por ejemplo, una capacitacion intensiva del
personal del c1iente en la materia abarcada y en metodologias de solucion de
problemas e introduccion de cam bios, realizada durante la primera etapa del
cometido, puede dar la posibilidad al consultor de sugerir la reduccion de su
'j)reSencia y el cambio de su papel durante las fases siguientes.
La falta de precision en la definicion de los papeles previstos para cada
fase del cometido provoca numerosos equivocos y desacuerdos. Como ya se
ha mencionado , esto sucede frecuentemente en relacion con la puesta en
practica. i,Es el objetivo del consultor diseiiar un nuevo plan y presentarlo en
un i nforme 0 ayudar al c1iente a ponerlo en practica? i,Quien es responsable
de que? i,Donde acaba la responsabilidad del consultor? i,QWe quiere real-
mente el c1iente? i,Quiere otro informe 0 esta realmente interesado en efec-
tuar cam bios? Para que una labor de consultoria resulte eficaz, es preciso no
dejar sin respuesta estas preguntas.
Despues de una definicion detallada de las funciones, el consultor puede
determinar los recursos necesarios para realizar el cometido en cada fase ,
recursos que comprenden los que pone a disposicion:
el consultor (tiempo del consultor, material, apoyo administrativo, ser-
vicios especiales de computarizacion, investigaciones, asesoramiento ju-
ridico y otros servicios) con especificacion de su costa;
el c1iente (tiempo de la direccion y del personal, dispositivos de enlace,
apoyo administrativo, instalaciones de oficina, recursos para efectuar
pruebas, trabajo experimental, computarizacion, etc.).
Obviamente, el cliente desea saber que recursos proporcionados por el
consultor habra que utilizar y pagar. Por anadidura, el c1iente participara
tam bien y las aportaciones requeridas de su organizacion pueden ser eleva-
das. Si no se determinan de la manera mas exacta posible, se podran produ-
cir considerables dificultades una vez que el trabajo ha comenzado y el c1iente

177
La consultoria de empresas

se entera, con gran sorpresa, de que supuestamente ha de hacer algo que no


creia verse obligado a hacer en absoluto.
Puede ser dificil decirle al cliente en esta etapa cUlinto costani la puesta
en practica: en la fase de planificacion de las medidas (capitulo 9) es donde
se podriin dar cifras exactas. No obstante, en todos los cometidos en que es
probable que se propongan cambios costosos (por ejemplo, nuevas inversio_
nes 0 la indemnizacion del personal de cuyo servicio se va a prescindir) se
debe hacer una evaluacion preliminar. El cliente debe tener la posibilidad de
examinar las probables repercusiones financieras, antes de decidir si desea
iniciar esa mision.
El ciilculo del costa y del precio de un cometido de consultoria se eAa-
mina de manera detallada en la seccion 26.7.

7.5 Propuesta presentada al cliente 4


Por regia general, el cometido propuesto se describira en un documento que
se somete a la decision y aprobacion del cliente. Ese documento puede tener
diferentes nombres: informes sobre el estudio, propuesta tecnica, documento de
proyecto, plan de proyecto, propuesta de contrato, etc. Algunos clientes exigen
que el consultor presente las propuestas en una forma predeterminada. Esto fa
cilita el estudio por el cliente y su evaluacion de las dife(rentes propuestas reci-
bidas de diversos consultores. Ademiis, la forma de la propuesta podra .corres-
ponder a la forma del contrato de consultoria que se va a firmar.
Toda propuesta presentada a un cliente es un documento de venta im-
portante. No basta con que el consultor tenga una idea clara de como eje-
cutar la tarea para conseguir un exito total; debe poder describir esa idea
por escrito de manera que resulte clara de entender para otras personas.
Entre estas personas pueden figurar algunas con quienes no se reunio la pri-
mera vez que visito la organizacion cliente, y que formulariin sus opiniones
exclusivamente sobre la base de la propuesta escrita.
El cliente debe quedar impresionado por la calidad tecnica de la pro-
puesta y satisfecho con su presentacion priictica. La redaccion de propuestas
ganadoras es un arte que ningun consultor se puede permitir el lujo de
.
19norar.

Secciones de la propuesta
En la mayor parte de los casos, la propuesta al cliente incluye las cuatro
secciones siguientes:
seccion tecnica;
seccion relativa al personal;
seccion relativa a los antecedentes del consultor;
seccion de las condiciones financieras y de otra indole.

178
Preparativos

En la seccion U!cnica se describen las conclusiones preliminares del con-


sulto r sobre su evaluacion del problema, el objetivo que se persigue, el me-
todo que se propone adoptar y el programa de trabajo que tiene intencion de
seguir. Estas cuestiones se examinaron en las seccio nes 7.2 a 7.4.
Se ha de hacer una advertencia: el co nsultor y el c1iente pued en tener
una concepcio n diferente de la medida en que est a seccion tecnica debe ser
deta llada Y especifica. Si es demasiado ge neral, el c1iente puede considerar
qu e el consultor no Ie esta explicando en realidad 10 que se propo ne hacer.
A la inversa, si es demasiado detallada y co ncreta, el consultor puede haber
id o mas alia de la planificacio n del co metido y haber co m enzado ya la ej e-
cucio n de la tarea sin haber obtenido el ac uerdo del c1iente. Esto puede no
plantear problemas, si se ha establecido a nteri ormente una relacio n de coo-
peracio n y el consultor esta seguro de que se Ie va a asigna r el encargo. Sin
embargo, si no esta claro a quien se va a elegir (po r ej emplo, si se ha pedido
a varios consultores que presenten propuestas), esto puede ser imprudente:
se aportara n co nocimientos tecni cos gratuita m ente a ntes d e que se haya
apro bado el co ntrato.
En la secc'ion relaliva al personal se ind ica n los no mbres y las caractcris-
ticas de qui enes rea li za ra n la tarea. Entre esos no m bres fi gura n los de los
consultores prin cipales (asociados, directores de proyectos) que sera n respon-
sables de la o ri entacio n y supervisio n del equ ipo qu e trabaja en la o rga niza-
cion c1 iente. Por 10 co m un, en la propuesta se ga ra nti za la d ispo ni bilidad de
determinadas perso nas dura nte un pe riodo limitado , por eje m plo, de seis a
ocho sem anas. Si el c1 ie nte ret rasa su respuesta, 0 dec ide aplazar el encargo,
sabe q ue debe ra ace ptar a otros co nsulto res co n caracteristi cas simila res 0
volve r a negociar el co ntrato .
En la seccion rela/iva a los antecedentes del consultor se desc n oe la ex-
peri encia y la co m pe tencia de la o rga ni zac io n co nsulti va en relac io n co n las
necesidades de l cli ente parti cula r. Puede aba rca r una subsecc io n ge nera l en
la q ue se da in fo rm acio n u ni fo rme a lodos los c1 ientes (co n incl usio n de
un a seccio n relati va a las norm as eti cas y a la practi ca profes io na l a q ue se
adhi ere el co nsultor) y un a subseccio n especifi ca referente a trabajos a na-
logos rea li zados y en la qu e se a po rta ran pru ebas de que la o fi cina 0 agenc ia
de co nsulto ria' es el socia qu e co nvie ne eleg ir. Las referencias relati vas a
cl ien tes a nte ri ores solo se puede n utili za r co n e l ac ue rdo prev io de esos
clien tes.
En la seccion de las condiciones jinancieras y de otra Indole se ind ica el
costa de los servicios, los crM itos prev istos para cubrir los aumentos de los
gastos y los gastos im previstos y el pla n y o tras indicacio nes relati vas a l pago
de los ho nora rios, al ree mbolso de los gastos y a la Iiquidac io n de todos los
compro misos. Si el cli ente a plica un procedimi ento de seleccio n, la seccion
finan ciera debera prese nta rse po r se pa rado .
EI co nsulto r puede di spo ner de un a d esc ripcio n uniform e de las c1au-
sulas de su contrato y adjunta rla a la propuesta . A la in ve rsa, algun os c1ientes

179
La consultoria de empresas

insisten en utilizar sus propias condiciones y el consultor tendni que cum-


plirlas si no quiere perder el contrato.

Presentaci6n de la propuesta
Muchos consultores prefieren no limitarse a enviar por correo la pro-
puesta, sino entregarsela en mana al cliente en una reunion que comienza
con una breve introduccion oral (y visual, si procede) del resumen del in-
forme. EI consultor esta dispuesto a contestar preguntas acerca del comienzo
del encargo propuesto. Si el cliente desea y esta dispuesto a empezar, existen
obvias ventajas en hacerlo mientras dura el entusiasmo y los contactos esta-
blecidos estan vivos en la memoria. Sin embargo, una fecha inmediata puede
no ser facil de aceptar debido a los compromisos existentes.
Aunque el consultor obviamente desearia que se ado pte una decision
antes del final de la reunion, el cliente puede tener buenos motivos para no
tomarla. No se 10 debe presionar. Un consultor profesional sabe si su desem-
peno es 10 suficientemente bueno y no puede sino mostrar paciencia con res-
pecto al resultado.
Si el cliente quiere leer la propuesta antes de la presentacion oral, 0 si no
quiere ninguna presentacion oral, el consultor debe entregarle el informe sin
insistir en que se celebre una reunion.

La reacci6n del cliente


Un cliente del sector publico suele estar sujeto a reglas que especifican
un numero minimo de ofertas y un procedimiento de evaluacion interno an-
tes de conceder un contrato. Por otro lado, los clientes del sector privado
pueden utilizar asimismo un procedimiento de seleccion basado en la eva-
luacion de diferentes propuestas, en particular con respecto a en cargos im-
portantes y dificiles. En estos casos, quizas pasen varias semanas 0 meses an-
tes de que el cliente este en condiciones de comunicar su decision .
EI consultor deseara saber con que criterios se 10 va a juzgar. Por regia
general, el cliente Ie comunicara esos criterios en la invitacion para presentar
propblestas. En la mayor parte de los casos, el cliente indicara tam bien los
nombres de los competidores. EI consultor debe conocer la importancia
relativa que se asignara a los diversos aspectos de su propuesta en el proce-
dimiento de seleccion. Por ejemplo, el Banco Mundial recomienda a sus
prestatarios que atribuyan una importancia de un 10 a un 20 por ciento a la
experiencia general de la empresa consuitora, del 25 al 40 por ciento al plan
de trabajo y del 40 al 60 por ciento al personal esencial propuesto para el
cometido 5. De ese modo, incluso una firma consultora altamente compe-
tente tiene escasas posibilidades en un procedimiento de seleccion si no
propone a consultores de la calidad adecuada.

180
Preparativos

_0 7.4 1nf0nnac:i6n c:onfldencial sobre Ia organlzaci6n cliente

ombrElS de los directivos entrevistedos e infonnaci6n acopiada de iIIos.


IHrvaciones sobre las ralaciones an la organizaci6n, al astllo de direcci6n Y

iIe
vaIoras y normas cuIturIIIea.
~::e:de divarsaa personas de
Ia organizaci6n clienta con respecto a los
y reacciones probables anta eI ancargo.
mejoras fuentas de informaci6n intema. Fuentes an las que no .. puede

IHrvaciones adicionales Y datos sobre eI problema para eI que .. propane


c:ometido.
problemas identificados, problemas potenciales 0 esfaras que requieran
tareas no abordadas en eI contrato propuesto y no axaminadu con eI

rIfol'll1llC~)n de base util reunida y no utilizada an Ia propuasta presentecla eI

~:'C"'qu~1II' otra sugarancia hecha al equipo que se va a encargar de realizer Ia

Negociaci6n de la propuesta
EI cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor,
pero quiza no Ie satisfagan algunos aspectos de la propuesta. Por ejemplo,
considera que puede desempefiar un papel mas activo del previsto por el
consultor y ocuparse personalmente de diversas ta(eas que no requieren el
empleo de un experto externo costoso, 0 desea sugerir un calendario distinto.
Es normal revisar esos y otros aspectos tecnicos analogos de la propuesta y
hacer cambios si el consultor esta en condiciones de modificar su enfoque.
En 10 referente a los honorarios, muchos consultores insisten en que
sus honorarios representan un precio justo por un servicio profesional de
alta caJidad y que, por tanto, no son negociables. A veces se acepta un mar-
gen minimo de negociaci6n en los paises donde esta es la forma habitual de
pro ceder (vease el capitulo 26).

Aspectos que se excluyen de la propuesta


ParaJelamente a la redacci6n de la propuesta que hace al cliente, el con-
sultor esta preparando notas confidenciales internas sobre la organizaci6n
cliente e ideas relativas al metodo que se va a aplicar (recuadro 7.4). Esas
notas (a veces denominadas notas de estudio) son particularmente im-
portantes en toda gran organizaci6n de consultoria si se utilizan diferentes
profesionales para planificar y realizar las misiones de consultoria y si va-
rias dependencias de la misma empresa consultora 0 de servicios multiples
pueden estar en contacto con la misma organizaci6n cliente sobre diversos
asuntos.

181
La consultoria de empresas

7.6 Contrato de consultoria


Se considera que la fase inicial del proceso de consultoria ha quedado
terminada con exito si el consultor y el cliente conciertan un contrato en
el que acuerdan trabajar juntos en un cometido 0 proyecto 6. i,Cwil es la
forma usual de ese co ntrato? i,Que podemos recomendar a nuestros lec-
tores?
Las practicas contractuales consideradas normales y aconsejables depen-
den mucho del sistema juridico y de las formas comerciales habituales de cada
pais. Un consultor neofito debe solicitar asesoramiento jUridico con respecto
a la forma de contrato autorizada por la legislacion nacional y preferida por
las organizaciones mercantiles y por la administracion publica. Ademas,
puede obtener asesoramiento de la asociacion nacional de consultores y de
colegas profesionales. Cuando se admiten diversas form as de contrato, la
eleccion de una 0 mas dependera de la politica y el criterio de la organiza-
cion consultiva con respecto a cual es la manera mas eficaz de tratar con cada
cliente particular. La forma elegida debe garantizar que se asumiran y res-
petaran compromisos mutuos y que se evitaran malas interpretaciones por
ambas partes.
En algunos paises, las practicas contractuales de los servicios profesio-
nales estan bastante bien definidas y se dispone de suficiente bibliografia al
respecto. En muchos otros paises no sucede asi. Por ese motivo, un consultor
que Ileva a cabo su labor en el extranjero debe buscar una solucion de tran-
sacci on entre 10 que es habitual en su pais de origen y 10 que exigen la ley
y la practica del pais del cliente.
Las tres form as principales de concertar un contrato son el acuerdo ver-
bal, la carta de acuerdo y el contrato escrito. En el recuadro 7.5 se enumeran
los aspectos de las tareas de consultoria a que normal mente se hace referen-
cia en el contrato. Estos aspectos no representan secciones de un contrato
uniforme, dado que existen diversas variaciones posibles (para mas detalles,
vease el apendice 5).

Acuerdo verbal
EI cliente otorga Ull acuerdo verbal, despues de haber examinado la pro-
puesta escrita del consultor 0 incluso sin haber examinado una propuesta, si
considera que el consultor es la persona adecuada y aplicara el metodo pro-
fesional requerido. El acuerdo verbal se utilizo ampliamente en los primeros
decenios de la consultoria de empresas, pero en la actualidad se tiende a uti-
lizar el contrato escrito. No obstante, a las personas que creen firmemente
en el poder de la palabra escrita y de los textos juridicos les sorprenderia
saber que incluso en la actualidad numerosas consultorias se Bevan a cabo
sobre la base de acuerdos verbales.

182
Lea panel COIltIlIMt8I Cel COIII'' ' ' Y
CIIII::e del cornelldO (tal como t"':.:~t:
abjeINoa. d ..~ del trail . . . .1lf*.111
",_ ..at.
Productoa del trabejo irdol" . . CdOClllIi~.
tregar eI clilnte).
iI"ll@. ... de

Aportacionea del consultor y del cllnte (IIempo y


uti . . dpOIt.ecioi'Iea).
Honorarios y gntOl (honorwIoa que .. 18\ de fecIanr....... _ _ lIIn
de "'.mboI.... eI consultor).
ProcedimientOl de fectureci6n y pego.
IIJlOIIsatlilid'laO.. prof.sion8In Clnltemilnto de Ie ilfollilold6n COllll11n b' ."
evitaci6n de conflict.,. de int....... y otroa llpectOI que r..u.t.n IPRllllldoI
v.... iii .ecci6n 8.2).
Derechoa de IIUtOr (que arnperw110a productoa del ""ljo del 00IINl0r ....
rente Ie ",ellzaci6n de au taree).
". R.aponeebilidad CI. rpon.1IbiIidIId del conlUltor par dIIIIo8 ,*,redoa eI
clant Iimitaci6n de Ia r.sponallbldad - " ' _ Ia Iecci6n 8.6).
Empleo de .lIbcontratista. (pol; eI CCIIIIUItoIi.
,. Tarminaci6n 0 revisI6n (cada parte he de augar1r cu6ndo y c6moI.
Altlitraje (jurisdIcci6n, procadlmiento pera Ie aoIuci6n de oontrover.i....
8. Firmas 'i fechaI.

Un acuerdo verbal puede ser suficiente, si se reunen las condiciones


siguientes:
el consultor y el cliente estan muy familiarizados con la pnictica profesional;
tienen una confianza mutua total;
conocen sus atribuciones reciprocas (el cliente sabe las condiciones que apli-
ca el consultor y este sabe 10 que puede esperar del cliente, por ejemplo, si
el cliente puede efectuar algtin pago por anticipado, si puede aceptar la fac-
turacion mensual, cuanto tiempo Ie Uevani la aprobacion de un pago, etc.);
la tarea concertada no es excesivamente importante y compleja (de 10
contrario, puede resultar dificil mantener la relacion por ambas partes .
sin un documento en regia).
Los acuerdos verbales pueden utilizarse mas frecuentemente en 10 que
respecta a nuevos cometidos por cuenta de dientes conocidos que con nue-
vos clientes. Si se utiliza un acuerdo verbal, el consultor puede presentar una
relacion detallada de 10 que se ha acordado, en su propio beneficio y para
que los colegas de su empresa esten plena y correctamente informados. Puede
ser conveniente enviar una copia de informacion al cliente.

Carta de acuerdo
Una carta de acuerdo (tambien Hamada carta de compromiso, de nom-
bramiento, de confirmacion 0 de intenciones) es la forma imperante de

183
La consultoria de empresas

contratar servicios profesionales en much os paises. Despues de recibir la


propuesta del consultor, el cliente Ie envia una carta de acuerdo, en la qu e
confirma que acepta la propuesta y el mandato sugerido. En la carta se pue-
den indicar nuevas condiciones que modifican 0 complementan la propuesta
del consultor. En este caso, el consultor, a su vez, debe contestar si acepta 0
no esas nuevas condiciones. 0 todo eso se puede negociar verbal mente y luego
incorporarse en un acuerdo escrito.
o a la inversa, es el cliente el que redacta la carta en la que se describe
el trabajo requerido y el mandato propuesto y el consultor el que da su
acuerdo por escrito.

Contrato escrito
Son diversos los motivos que justifican el em pi eo de un contrato escrito
de consultoria debidamente firmado por las partes. La ley 0 el propio regla-
mento del cliente pueden imponer el contrato escrito para utilizar servicios
extern os (asi sucede en casi todas las organizaciones publicas y organismos
internacionales y en muchas empresas privadF)' A menudo es la mejor forma
de elegir, si el consultor y el cliente proceden de medios juridicos y mercan-
tiles diferentes y podrian facilmente interpretar mal sus intenciones y acti-
tudes reciprocas. Es aconsejable, aunque no absolutamente necesario, en el
caso de cometidos importantes y dificiles que entranan a muchas personas
diferentes tanto dellado del cliente como del lado del consultor.
La practica del cliente puede ser la de utilizar una forma uniforme de
contrato. La mayor parte de los consultores de empresas son bastante flexi-
bles y aceptan diversas formas de contrato. Sin embargo, no deben subesti-
mar la necesidad de consultar a su abogado si un cliente les propone una
forma nueva y poco habitual de contrato.
Por 10 general, el consultor sabe de antemano que ha de firmar un con-
trato en regia. Debe obtener el modelo normal del cliente, mostrarselo a su
abogado y recordarlo al preparar sus propuestas con respecto a su mision. De
esa manera, podra formular las propuestas de manera que se puedan incluir
directamente en el cuerpo del contrato, 0 adjuntarlas a el sin que se tenga
que introducir ninguna modificacion sustancial.
Una oficina de consultoria debe tener tambien su modelo de co ntrato,
que se utilizani con clientes que no tengan un modelo propio y que esperan
que el consultor les proponga uno.

Flexibilidad prevista
EI proposito de concertar un contrato es proporcionar una orientacion
clara para un trabajo conjunto y proteger los intereses de ambas partes. Esto
implica cierto grado de imaginacion y flexibilidad .
En cualquier etapa del cometido, la indole y la magnitud del problema
pueden transformarse y otras prioridades pueden pasar a ser mas urgentes.

184
Preparativos

Tambien se transforman las capacidades y las percepciones del consultor y


del c1iente con respecto a que metodo resultani eficaz. Obviamente, un con-
sultor profesional no insistini en proseguir un trabajo (tal como se ha esti-
pulado en un contrato), si ese trabajo ya no se req uiere y ocasiona gastos
innecesarios al c1iente.
Sea cual sea la forma de contrato utilizada, se debe convenir en que con-
diciones y de que manera el consultor 0 el cliente pueden retirarse del
co ntrato 0 sugerir una revisio n. En algunos casos, tal vez sea preferible con-
certar un contrato uni ca mente para una fase de la tarea (por ejemplo, la
in vestigacion de los heehos y el diagnostieo detallado) y aplazar la decision
sobre el trabaj o siguiente hasta que se haya reunido y examinado suficiente
informacion .

Contrato psicol6gico
En una epoca en que hay cad a vez mas caracteristicas de nuestras vidas
que estan reguladas y restringidas por la legislacion, yen que los contratos en
regia se hacen cada dia mas comun es en los sectores profesionales, es uti I se-
flalar que el aspecto juridico formal de la concertacion de un contrato no es
el principal. Hemos explicado por que se puede requerir un contrato en regia
bien redactado. Sin embargo, el lector debe tener presente que los mejores
eneargos de eonsultoria son aquelJos en que existe otro tipo de contrato,
que no esta codificado en ningun documento y que no resulta facil de des-
cribir: un contrato psicologico, con arreglo al eual el consultor y el cliente
cooperan en un ambiente de co nfianza y respeto, en la cree ncia de que el
metoda aplicado por la otra parte es el mejor para que la misi o n de con-
sultoria se co mplete can exito. Ese contrato no puede ser sustituido ni
siquiera por el documento juridico mas perfecto.

I D. Maister: How clients choose . en Managing lhe prafessional sen'ice firm (Nueva York,
The Free Press, 1993). pag. 11 2.
2 Se utilizan di versas palabras 'j cXpreslones: diagnostico proliminar del problema, estudio
de diagnostico, estudio gerencial, examen de diagnostico, examen de consultoria, evaluacion de
diagn6stico, estudio pilato 0 experimental. evaluacion de la empresa, auditoria de la empresa, etc.
) Clasificaciones analogas, can datos del rendimiento empiricos 0 recomendados, se pucden
obtener de ingenieros consultores. suministradores del equipo, ce ntros de informaci6n, institu-
tos sectoriales de investigaci6n. centros de comparacion entre empresas y otras fuentes.
, Para un examen mas detallado de la selecci6n de consultor. con inclusi6n de diversos pro-
cedimientos. criterios y formas de contrato. vease M. Kubr: HoII' 10 seleCl and lise consl/llal1ls:
A client 's gllide (Ginebra. OIT. 1993).
I Gllidelines fo r Ihe lise of conSlillants by World Bank borrowers and by Ihe World Bank as
execllling agency (Washington, DC, Banco Mundial. 198 1), pag. 14.
6 Veanse tambien Kubr, op. Cil., caps. 4 y 6: H . L. Shenson: The COntraCI and fee- selling gllide
for consullants and profeSSionals (Nueva York, Wiley, 1990); y N. Pyeatt: The consullanl 's legal
guide (Washington. DC. Berm ont Books. 1980).

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