Recepcin de documentos

electrnicos
oficina virtual de proveedores

2012
Resumen ejecutivo

A travs de la experiencia en tecnologas de Informacin y en el tema

de Factura Electrnica, colaboramos para fortalecer, y eficientar el
proceso de recepcin de documentos electrnicos el cual
denominamos Oficina virtual de proveedores

Implementamos una solucin acorde a sus necesidades,

desarrollando con los mejores elementos tecnolgicos y
conocimientos de negocio, enfocndonos en ofrecerles una solucin
sencilla, amigable , robusta y funcional acorde a las expectativas de
la empresa.

De antemano agradecemos por considerar a Next Technologies como

una opcin para la solucin de sus requerimientos de tecnologa

Mauricio Cortazar
Director General
Por qu Next Technologies?

Gracias a nuestra experiencia en desarrollo de aplicaciones en TI y el

conocimiento en soluciones de facturacin, hemos evolucionado al
concepto de factura electrnica, ofreciendo grandes ventajas
competitivas y diferenciadores.

Parte de nuestra filosofa es encontrar las mejores soluciones basado

en procesos simples, haciendo nuestras aplicaciones muy sencillas y
fciles de utilizar

Somos una firma boutique que busca no el volumen de clientes, sino

la especializacin y satisfaccin de cada uno, desarrollando
aplicaciones acorde a sus requerimientos, tan especficos como se
requiera.

Nuestra tecnologa ha sido probada con los mas rigurosos

requerimientos y lineamientos corporativos, dando los resultados
esperados y generando ventajas competitivas a nuestros clientes.
Qu es Factura
Electrnica?

Es un mecanismo de comprobacin de ingresos,

egresos y propiedad de mercancas en traslado por
medios electrnicos.

Utiliza tecnologa 100% digital en su generacin,

procesamiento, transmisin y almacenamiento de
datos.
Cmo funciona en Mxico?

El SAT ha desarrollado una serie de reglas tcnicas y administrativas para su

generacin las cuales han evolucionado en el concepto CFDi Comprobante
Fiscal Digital por internet. En Mxico fue adoptada desde 2005. Maneja
estndares internacionales de seguridad SHA-1 que garantizan que el
comprobante sea autntico, ntegro y nico.

Es una solucin tecnolgica al alcance de la mayora de los contribuyentes sin

importar su tamao.

A partir de enero del 2011 es obligatorio para ingresos anuales mayores a 4

millones de pesos, aunque es un esquema opcional para cualquier
contribuyente y se prev que en el mediano plazo sea el nico medio de
facturacin.
 Nuestras Soluciones
Recepcin de Facturas
Solucin para pequeas y
medianas empresas donde
la principal necesidad es
automatizar la recepcin y
validacin de facturas
electrnicas.
Sencilla de usar, configurar
y poner en produccin,
Hosteada en el IDC de Next
Technologies
Oficina Virtual de
proveedores
Diseada para empresas con
alto volumen de facturas,
centros de distribucin y
reas de compras.
Diseado acorde a la medida
y necesidades de la empresa,
puede ser Hosteada en el IDC
de Next Technologies o bien
con el cliente.
Cmo Funciona el modulo
de recepcin de
Facturas Electrnicas? Reglas Tcnicas

A partir de la recepcin de una

factura electrnica, el sistema
verifica que el documento recibido Reglas Fiscales
efectivamente sea una factura
electrnica y una vez que reconoce (anexo 20)
que lo es, comienza un proceso de
validacin en 4 niveles:

El sistema automticamente valida

el esquema CFD 2010 o CFDI 2011 Reglas comerciales
y aplica las reglas correspondientes (adendas)
para cada caso, si es valido
conforme a las reglas establecidas
por el SAT, es regresada una
respuesta al proveedor de
aceptacin y es enviada al proceso Reglas de negocio
de cuentas por pagar, en funcin de
las reglas de negocio y reglas
comerciales.
 Solucin para
recepcin de Facturas Electrnicas

El modulo de
1 El proveedor
2 Recepcin,
enva la factura recibe
inicio al sistema Archivos
receptor Internet y enva al
de proceso de
facturas XM validacin
Electrnicas, L
pdf
Va correo
electrnico 5 Validacin
El sistema Tcnica y Fiscal
Genera un 3
acusa de la Proceso
factura de validacin
recibida y Fiscal
Acuse
electrnico enva dicho CFDs, CFDIs
proveedor acuse al
6 proveedor que
gener la Validacin
El XM
L factura Comercial y
proveedor electrnica.
pdf de negocio
recibe Este acuse
el acuse de Proceso
recibo de
7 puede ser que
de validacin
fue correcta la
su factura reas internas factura o de adendas
o aplicaciones invlida.
pueden recibir Acorde al 4
reas la factura para su catlogo de
procesamiento o mensajes
internas notificaciones previamente
Previamente definido
configuradas
Caractersticas de mdulos de recepcin
Concepto Recepcin Oficina
de facturas virtual
Portal de recepcin de CFD y CFDI, visor de facturas aprobadas y
no aprobadas con el motivo de su estatus
autentificacin de proveedores
Catlogo de control de proveedores, ABC
Validacin niveles: Tcnico, Fiscal: CFD, CFDI
Validacin niveles: Comercial y de Negocio
Zona de mensajes a proveedores en el portal y por correo
Zona para mensajes generados por proveedores
Portal de administracin de recepcin de proveedores
Reportes de recepcin por: rango de fechas, proveedores,
estatus de documentos, principales fallas, estadsticos, etc.
Recepcin de: Facturas, Notas de Crdito, Cartas porte
Zona para adjuntar documentacin anexa
Manuales on line
Caractersticas principales del mdulo de
recepcin de Facturas electrnicas
Concepto Recepcin de Oficina
Facturas Virtual
Formas de envo:
Va el portal de recepcin con user y password
Va correo electrnico (provedores@empresa.com)
Validacin del XML esquema 2010, 2011
Acuse de recibo al proveedor por el mismo medio, valida o
invlida
Confirmacin de aceptacin y rechazo de la Factura
Electrnica
Envo al responsable(s) del depto. de cuentas por pagar, va
correo electrnico
* Envo al proceso de cuentas por pagar
Almacenamiento de facturas conforme a los estndares del
SAT para almacenamiento
Reporte de facturas recibidas , validas y rechazadas
Caractersticas principales del mdulo de
oficina virtual de proveedores
 Proceso de Validacin de
Adendas

1 3 El sistema que
El sistema contiene la
inicio recibe la Internet informacin
Adenda y enva Enva datos
Informacin al para la
mdulo de validacin de la
validacin de adenda adenda
adendas, para la
aplicacin de las
reglas El mdulo 2 4
El mdulo
correspondientes aplica las
recibe
reglas de
informacin y
anlisis de
manda
adenda y
respuesta al
aplica las Fin
proceso de
reglas de
negocio:
recepcin. Se incorpora
horario, al proceso de
vigencias, etc. recepcin
 Proceso de atencin a proveedores

1
El proveedor es
inicio
dado de alta en el
Internet
sistema de tickets 3
El proveedor
y en el mdulo de recibe
proveedores informacin;
revisa y entra
al portal o
El sistema enva 2 inicial el
automticamente va proceso de atn
correo : a proveedores
1. manual de uso del
portal
2. proceso de ayuda
(Medios de contacto,
plan de escalacin)
3 user y pwd Uso del portal Fin
Se incorpora
al proceso de
soporte a
proveedores

Portal de recepcin de
facturas
 Envi de
facturas
Internet

B2B
Capa web services Proveedores
Capa web services Sitio Web B2C

Integracin OFICINA VIRTUAL DE PROVEEDORES (FACTO)

Web
con sistemas service
internos
Validacin del BD Facturacin HISTORICO
XML Electrnica DE BD

Portal
Admn.
proveedores

Internet

Impresin de
reportes Staff de proveedores Staff finanzas
Arquitectura de la solucin de recepcin de facturas
electrnicas: Oficina virtual de proveedores
Linux/Unix
Browser
Application server
Explorer 8
http/https
Fire Fox
Safari, etc. Web Server
Front end
JSF

Web
Aplicaciones services/SQL/
Archivos planos XHTML
OTRAS
SOAP/XML
APLICACIONES EJB Contaner
Lgica de
B2B negocio
Bases de Datos

JDBC Modelo de
DB2/MySQL Datos
JEE JPA
Glass fish/Jboss
 Soporte a proveedores y actualizacin

Proveedores
Requerimientos
Requerimientos va tickets Requerimientos
va chat va telefnica
Requerimientos
va telefnica
Nuevos
Chat Sistema Call correo Requerimientos
on line Trouble ticket Center electrnico y modificaciones

Call Center Soporte Tcnico Staff desarrollo

Contact 1 nivel 2 nivel 3 nivel

Center Concentrador de Escalamiento Fallas criticas,

tickets 2 Nivel terceros
0 15 min 16 45 min 46 min 2 horas

Proceso de escalacin
 Gracias
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