INTRODUCCION

En este trabajo es muy importante reconocer que la Gestin

Administrativa brinda la oportunidad al estudiante de interactuar con el sector
productivo y empresarial de la regin, mediante el desarrollo de sus
potencialidades, la utilizacin de nuevas tecnologas, la promocin del espritu
emprendedor y la prctica de valores.
 LOGROS

IMPORTANCIA: un apropiado control de todas las acciones que se realizan

en una empresa, ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica
entre las partes que intervienen en una determinada operacin.

APLICAR: La misin que cumplen los documentos.

CONOCER: Los documentos comerciales son todos los comprobantes

extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones
que se realizan en la actividad mercantil

Gua de Aprendizaje
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su
supervisor

En ocasiones, la documentacin que se genera o recibe, una empresa debe

conservarse, bien por cumplir la normativa vigente, o bien para un mejor
funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenarla
informacin de una forma sencilla, que sea fcil de localizar y no muy costosa
para la empresa.

Para poder ordenar un archivo se debe recolectar la informacin que sirve para la
empresa para as darles una vida til y de esta manera se ir formado el archivo
donde se guarda informacin adecuada y en orden dependiendo que tipo de
documentos y de qu manera se encuentren distribuidos cada informacin debe ir con
su nombre, fecha y a qu rea corresponde si se trata de un archivo donde se
recopila informacin de toda una empresa
Actividades de transferencia del conocimiento Descripcin:

En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de estudio, responda de

forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus

palabras cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.

A. En la imagen se observa cmo llegan los datos al rea de archivo en la

empresa, llegan datos de todas las dependencias sin ningn orden y es
ah donde se hace la recoleccin de los datos, despus se hace el
procesamiento que es la clasificacin, darle un orden a los mismos ya
sea por glosario, numricamente, como se mayor conveniente. Y
finalmente se hace la transformacin que es la obtencin de informacin
til y necesaria que se requiere en la empresa. Todo esto es muy
importante hacerlo para mantener una buena presentacin y un orden
adecuado del mismo.
B. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el
contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso
de la Administracin Documental.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL:
Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad
mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes
ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

Importancia: Son necesarias ya que con ellas tenemos registros de

actividades dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a conocer
asuntos importantes de la misma

DOCUMENTOS CONTABLES:
Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las
operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las
facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.

Importancia: Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado

con las actividades comerciales, es donde se ve reflejado la situacin
financiera de la empresa. En algunas entidades se utiliza un libro
contable pero ahora esa informacin se guarda en programas de
contabilidad.

DOCUMENTOS ESPECIALES:
Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas
cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo la
sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las
certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta
catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen
ciertas expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o
audiovisuales.

Importancia: Son los documentos que debemos archivar consuma

responsabilidad por lo mismo de la importancia del documento lo hace
especial el hecho de contener datos considerados confidenciales
y esenciales para el funcionamiento de la empresa.

DOCUMENTOS LEGALES:
Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a
tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso hecho,
 por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso
registros de pagos y cobros.

Importancia: Son los documentos de mayor importancia dentro de la

empresa, ya que son los que le dan la legalidad y el buen proceder
dentro de la misma.

C. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este

contenido y explique el porqu de sus aportes.

la importancia de conocer y aplicar todos estos trminos de la

Administracin Documental son fundamentales en nuestro
entorno laboral, en el rea de archivo llegan todos los das
documentos sin ningn orden y somos nosotros los que debemos
darle una RECOLECCION, PROCESAMIENTO Y TRANSFORMACION a
los mismos para darle un apoyo a la gestin administrativa a la
entidad. Una buena rea de archivo ser de gran utilidad para la
empresa si se tiene un buen manejo, rapidez y eficacia en la
organizacin de los documentos, manejado siempre por una
persona capacitada que pueda manejar los procedimientos,
trmites y consultas de los mismos

Es de vital importancia el tramite o disposicin que se le dar a la

correspondencia emitida o recibida durante la tramitacin de un
expediente ya que la ordenacin depender de la importancia de
la serie y la actividad de la oficina, siendo la ms habitual y simple
la cronolgica.
 CONCLUSION

Como conclusin puedo decir que en nuestra vida trabajamos recolectando,

leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso y
metodologa permiten alcanzar la generacin de una Informacin til, que
forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos,
siendo un objeto de consulta en todo mbito socioeconmico.