Caracteristicas del archivo vertical

Un archivo vertical es una coleccin de diversos documentos que por su

ndole y caractersticas no se consideran libros, tales como:

Recortes de publicaciones peridicas

Fotocopias de artculos de revistas, peridicos o libros

Fotografas o lminas

Folletos, trpticos e instructivos actualizados

Cuadros sinpticos

Grficas

Informes

Publicado por Milaris Arias en 16:38 1 comentario:

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Objetivos del Archivo Verticla

Recopilacin y organizacin de documentos que por su naturaleza sern

integrados al Archivo.

Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institucin

investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo y
administrativos, usuarios externos as como interesados en el tema.

Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la

institucin que sirva para la rpida consulta y recuperacin de la informacin.

Preservar y conservar este tipo de documentos.

Publicado por Milaris Arias en 16:36 1 comentario:

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Diferentes tipos de Archivo

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material,

documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos
funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se
encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales,
laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos,
automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple
como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un
sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el
equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido
creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de
informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la
vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que
existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,

colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una
detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se
escribe la identificacin de lo que all se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los
libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima

del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en
el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos
o mapas. Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los
archivos: activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados

frecuntemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los
registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al
mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin
para comprobar opera

Concepto de archivo vertical

Se puede definir como una seleccin de material informativo sobre temas

relevantes, de actualidad, difciles de conseguir o de inters transitorio. Estos
materiales pueden ser folletos, recortes de peridicos o revistas, panfletos o
volantes, ponencias, resmenes, lminas, fotografas, tarjetas postales,
sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si
se trata de libros deteriorados pero que an son muy consultados, se puede
obtener una fotocopia de la seccin o captulo que se requiere para integrarla
como un documento ms de la coleccin del archivo vertical.

ventajas Capacidad de archivo

Diversidad de formatos a clasificar (DIN A4, folio, etc.)

Compatibilidad, esttica y funcional, con el resto de la gama de productos AF

Steelcase

Optimizacin de archivo

Mayor seguridad

Mayor facilidad de uso

Mejor relacin calidad / precio

El archivo vertical es un archivo que se mantiene para guardar recortes de

peridicos y otra informacin impresa. El archivo vertical se puede definir
como una seleccin de material informativo sobre temas relevantes, de
actualidad, difciles de conseguir o de inters transitorio. Estos materiales
pueden ser folletos, recortes de peridicos o revistas, panfletos o volantes,
ponencias, resmenes, lminas, fotografas, tarjetas postales, sobretiros*,
boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de
libros deteriorados pero que an son muy consultados, se puede obtener una
fotocopia de la seccin o captulo que se requiere para integrarla como un
documento ms de la coleccin del archivo vertical.

Las principales caractersticas de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La informacin almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos

momentos

Gran capacidad de almacenamiento.

Funcion

la principal funcion del archivador consiste en ,la conservacion y

preservacion de documentos .estos documentos se conservaran ordenados y
clasificados.el archivador sera eficaz cuando se encuentre rapidamente lo
que se busca

Objetivos del Archivo Verticla

Recopilacin y organizacin de documentos que por su naturaleza sern

integrados al Archivo.

Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institucin

investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo y
administrativos, usuarios externos as como interesados en el tema.

Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la

institucin que sirva para la rpida consulta y recuperacin de la informacin.

Preservar y conservar este tipo de documentos.

ventajas

Facil de comprender

VENTAJAS:

ALMACENAMIENTO ORGANIZADO DE LOS DOCUMENTOS

FACIL UBICACIN DE SER NESECITADO UN DOCUMENTO

CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

mayor seguridad

DESVENTAJAS:

ESPACIO OCUPADO
AFECTACION DE LOS DOCUMENTOS AL ALMACENAR ARCHIVOS POR MUCHO
TIEMPO

perdida de tiempo cuando se aumenta el archivo

problemas con las letras unicas iniciales, articulos, abreviaturas.

El archivo vertical constituye una herramienta importante para proporcionar

un servicio

de informacin completo, siempre y cuando cuente con el material adecuado;

su utilidad

es mltiple:

. IMPORTANCIA

Representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos.

Solo se guarda los documentos importantes.

tipos 1 o 2: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en oficinas pequeas,

para los documentos activos

3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador corriente y

puede usarse para separar el rea de la recepcin del rea de trabajado.

4 o 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomienda para

depositar archivo activo y semiactivo.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos94/muebles-y-elementos-

archivos-intermedios-permanentes-o-especializados/muebles-y-elementos-
archivos-intermedios-permanentes-o-especializados.shtml#ixzz4YOqt1Aob

3.FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO

Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no

pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventar sus propias
reglas para decidir dnde guardar un documento, solo esa persona podra
encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan
seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera poder archivar todo los
documentos adecuadamente.

Archivo Vertical: los documentos son almacenados en carpetas individuales,

colgados de una guia dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una
detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba donde se
escribe la identificacin de lo que all se conserva.

Los documentos se integran dentro de un tema general; dentro de ste

pueden

agruparse temas particulares.

Para organizar y recuperar la informacin de los materiales del archivo

vertical

es conveniente asignarles un subtema, ya que en ocasiones el ttulo del

artculo o el

recorte de peridico no hace referencia clara al contenido del mismo, lo que

dificulta

recuperar la informacin.

Para asignar el subtema es importante conocer el contenido del material y, al

igual que se hace para asignar el tema general, utilizar trminos sencillos,
conocidos y

actuales.