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EL MINISTRO DE SALUD
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artculos 1, 3, 4 y los
numerales 1 y 3 del artculo 7 del Decreto 1292 de 1994 y
CONSIDERANDO
Que conforme al artculo 8 de la Ley 10 de 1990, al Ministerio de Salud le corresponde formular las
polticas y dictar todas las normas cientfico-administrativas, de obligatorio cumplimiento por las
entidades que integran el sistema de salud.
Que la Ley 100 de 1993, en su Artculo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para dictar las
normas cientficas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio cumplimiento por parte de
todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud del Sistema
General de Seguridad Social en Salud y las direcciones Seccionales, Distritales y Locales de
Salud.
Que el Decreto 2174 de 1996, mediante el cual se organiz el Sistema Obligatorio de Garanta de
Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en el numeral 4 del Artculo 5,
estableci como uno de los objetivos del mismo, estimular el desarrollo de un sistema de
informacin sobre la calidad, que facilitara la realizacin de las labores de auditoria, vigilancia y
control y contribuyera a una mayor informacin de los usuarios.
Que la Historia Clnica es un documento de vital importancia para la prestacin de los servicios de
atencin en salud y para el desarrollo cientfico y cultural del sector.
RESUELVE:
CAPTULO I
ARTCULO 1. DEFINICIONES.
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Dicho documento nicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacin del
paciente o en los casos previstos por la ley.
b. Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes acerca
de la condicin somtica, psquica, social, cultural, econmica y medioambiental que pueden
incidir en la salud del usuario.
c. Equipo de Salud. Son los Profesionales, Tcnicos y Auxiliares del rea de la salud que
realizan la atencin clnico asistencial directa del Usuario y los Auditores Mdicos de
Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluacin de la calidad del servicio
brindado.
d. Historia Clnica para efectos archivsticos: Se entiende como el expediente conformado por el
conjunto de documentos en los que se efecta el registro obligatorio del estado de salud, los
actos mdicos y dems procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en
la atencin de un paciente, el cual tambin tiene el carcter de reservado.
e. Archivo de Gestin: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios activos y
de los que no han utilizado el servicio durante los cinco aos siguientes a la ltima atencin.
f. Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios que no
volvieron a usar los servicios de atencin en salud del prestador, transcurridos 5 aos desde
la ltima atencin.
g. Archivo Histrico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clnicas que por su valor
cientfico, histrico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.
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ARTCULO 4. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO. Los profesionales, tcnicos y auxiliares que
intervienen directamente en la atencin a un usuario, tienen la obligacin de registrar sus
observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas,
conforme a las caractersticas sealadas en la presente resolucin.
CAPTULO II
A partir del primero de enero del ao 2000, la identificacin de la historia clnica se har con el
nmero de la cdula de ciudadana para los mayores de edad; el nmero de la tarjeta de identidad
para los menores de edad mayores de siete aos, y el nmero del registro civil para los menores
de siete aos. Para los extranjeros con el nmero de pasaporte o cdula de extranjera. En el caso
en que no exista documento de identidad de los menores de edad, se utilizar el nmero de la
cdula de ciudadana de la madre, o el del padre en ausencia de sta, seguido de un nmero
consecutivo de acuerdo al nmero de orden del menor en el grupo familiar.
PARGRAFO 2. Todo prestador de servicios de salud debe utilizar una historia nica institucional,
la cual debe estar ubicada en el archivo respectivo de acuerdo a los tiempos de retencin, y
organizar un sistema que le permita saber en todo momento, en qu lugar de la institucin se
encuentra la historia clnica, y a quien y en qu fecha ha sido entregada.
Los contenidos mnimos de informacin de la atencin prestada al usuario, que debe contener el
registro especfico son los mismos contemplados en la Resolucin 2546 de julio 2 de 1998 y las
normas que la modifiquen o adicionen y los generalmente aceptados en la practica de las
disciplinas del rea de la salud.
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PARGRAFO 1. Cada institucin podr definir los datos adicionales en la historia clnica, que
resulten necesarios para la adecuada atencin del paciente.
PARGRAFO 2. Todo prestador de servicios de salud debe adoptar mediante el acto respectivo,
los registros especficos, de conformidad con los servicios prestados en su Institucin, as como el
contenido de los mismos en los que se incluyan adems de los contenidos mnimos los que
resulten necesarios para la adecuada atencin del paciente. El prestador de servicios puede
adoptar los formatos y medios de registro que respondan a sus necesidades, sin perjuicio del
cumplimiento de las instrucciones impartidas por las autoridades competentes.
ARTCULO 11. ANEXOS. Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, tcnico,
cientfico y/o administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atencin, tales
como: autorizaciones para intervenciones quirrgicas (consentimiento informado), procedimientos,
autorizacin para necropsia, declaracin de retiro voluntario y dems documentos que las
instituciones prestadoras consideren pertinentes.
PARGRAFO 1. Los reportes de exmenes paraclnicos podrn ser entregados al paciente luego
que el resultado sea registrado en la historia clnica, en el registro especifico de exmenes
paraclnicos que el prestador de servicios deber establecer en forma obligatoria para tal fin.
PARGRAFO 3. Los archivos de imgenes diagnosticas que hasta la fecha existen en las
Instituciones Prestadoras de servicios debern conservarse de acuerdo a los tiempos fijados en l
ARTCULO 15 de la presente resolucin. Los prestadores de servicios podrn efectuar la entrega
de las imgenes que reposan en estos archivos, al usuario, dejando constancia de ello en la
historia clnica.
CAPTULO III
ARTCULO 12. OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO. Todos los prestadores de servicios de salud,
deben tener un archivo nico de historias clnicas en las etapas de archivo de gestin, central e
histrico, el cual ser organizado y prestar los servicios pertinentes guardando los principios
generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General de Archivos,
expedido por el Archivo General de la Nacin y dems normas que lo modifiquen o adicionen.
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PARGRAFO 2. En los eventos en que existan mltiples historias clnicas, el prestador que
requiera informacin contenida en ellas, podr solicitar copia al prestador a cargo de las mismas,
previa autorizacin del usuario o su representante legal.
1. El usuario.
2. El Equipo de Salud.
3. Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
4. Las dems personas determinadas en la ley.
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seguridad, que imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la Historia Clnica una vez se
registren y guarden los datos.
En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clnica mediante mecanismos que impidan el
acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la
destruccin de los registros en forma accidental o provocada.
Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificacin del personal responsable de
los datos consignados, mediante cdigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y
sello de las historias en medios fsicos, de forma que se establezca con exactitud quien realiz los
registros, la hora y fecha del registro.
CAPTULO IV
Dicho comit debe establecerse formalmente como cuerpo colegiado o mediante asignacin de
funciones a uno de los comits existentes en la Institucin.
PARGRAFO. El comit debe estar integrado por personal del equipo de salud. De las reuniones,
se levantarn actas con copia a la direccin de la Institucin.
a. Promover en la Institucin la adopcin de las normas nacionales sobre historia clnica y velar
porque estas se cumplan.
d. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administracin y funcionamiento del
archivo de Historias Clnicas.
ARTCULO 21. SANCIONES. Los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido
en la presente resolucin, incurrirn en las sanciones aplicables de conformidad con las
disposiciones legales vigentes.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Santa Fe de Bogot, a los 8 das del mes de Julio de 1999