Estructura Organizacional de Grupos y Convenciones

Director de grupos y
convenciones

Sub- Gerente de
convenciones

Gerente de Gerente de ventas Gerente de ventas Gerente de

Relaciones publicas de convenciones Grupales Mercadeo

Ejecutivo de ventas

Staf de
organizadores

Funciones
Director de grupos y convenciones:

Prospeccin de nuevos clientes a nivel Corporativo

Responsable de incrementar el nmero de eventos y/o convenciones por
hotel a nivel Nacional
Llevar a cabo todo el proceso comercial
Elaboracin de reportes de venta y seguimiento de propuestas para la toma
de decisiones
Responsable de crear indicadores que permitan efectuar un seguimiento
constante de los clientes
Identificar oportunidades de negocio acorde a temporadas y necesidades
del cliente
Manejo de Cotizaciones
Elaboracin de presentaciones
Cierres de eventos
Servicio post venta

Sub- Gerente de convenciones

Reclutar a los miembros del Comit Organizador

Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
Establecer objetivos y metas.
Planificar, organizar, dirigir y controlar la realizacin y desarrollo general.
Supervisar el trabajo que realice el Comit Organizador, desde la
planificacin inicial hasta el trmino del evento.
Desarrollar un sistema eficiente de coordinacin y supervisin, para
garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un
espritu profesional y de calidad.
Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de
entregarse de tiempo completo.

Gerente de Relaciones publicas

Coordina los distintos programas de relaciones pblicas a desarrollarse en

la Institucin.

Organiza actos acadmicos tanto pblicos como privados en donde

intervenga alguna autoridad universitaria.
 Coordina y participa en la organizacin de jornadas de extensin,
exposiciones, foros, congresos, conferencias, eventos deportivos, culturales
y otros.

Atiende y acompaa visitantes especiales, en la Institucin.

Realiza diligencias ante instituciones pblicas y privadas en cuanto a

donaciones, intercambio, alojamiento, transporte, pasajes y otros.

Divulga mediante programas permanentes o especiales, las diversas

actividades de la Institucin a travs de los medios de comunicacin social.

Coordina lo relativo a ruedas de prensa y entrevistas de las autoridades

universitarias en relacin a la consecucin y ejecucin de convenios de
cooperacin entra e interinstitucional.

Evala el personal a su cargo.

Asesora en materia de su competencia.

Establece polticas comunicacionales acordes con las actividades de la

Institucin.

Coordina el apoyo logstico en la realizacin de eventos.

Representa a la Institucin en actos y/o eventos pblicos y privados.

Brinda apoyo a las diversas unidades de la Institucin en el desarrollo de

talleres, seminarios y otros.

Atiende informa y orienta a visitantes dentro de la Institucin.

Opera el microcomputador para accesar informacin.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

 Gerente de ventas de convenciones

Identificar las necesidades de los clientes y coordinar con las reas

operativas y tcnicas para proponer la solucin ms acorde y
competitiva a fin de lograr el cierre de negocios con los clientes
Visitar nuevos clientes y prospectos para presentar los servicios de la
empresa, seguimiento a cuentas y reconocimiento de nuevas
necesidades para ampliar la cartera de clientes.
Dar seguimiento a las cuentas y cartera asignada, as como de sus
procesos de cotizacin y/o licitacin correspondiente para asegurar el
cumplimiento de los servicios solicitados por el cliente.
Vigilar el comportamiento de cada uno de sus clientes y de su cartera a
travs de estadsticas, mtricas e indicadores.
Verificar con el rea de finanzas el status de pagos de los clientes para
cumplir a tiempo con el plan de pagos.
Realizar la prospeccin de nuevos clientes a fin de lograr la meta de
ventas establecida por la Direccin Comercial.
Gestionar al interior de la compaa los requerimientos de los clientes
y/o contratantes para asegurar el cumplimiento de los procesos
internos.

Gerente de ventas Grupales

Gerente de Mercadeo

Disear e implementar el Plan de Marketing de la organizacin.

Definir las estrategias de marketing para la oferta de productos o
servicios.
Planificar, elaborar y gestionar el presupuesto del departamento, bajo
unos estndares de eficiencia y optimizacin de recursos.
Analizar las acciones del departamento y evaluar y controlar los
resultados de las mismas.
 Dirigir y liderar el equipo de trabajo.

Ejecutivo de ventas

Staf de organizadores