Admn documental en el entorno laboral.

Actividad 1
Presentada por Danny Gutirrez
3.1)
El video nos habla de 3 aspectos importantes que debemos tener en cuenta a
nivel organizacional de una entidad o empresa la primera nos habla.
La importancia de cada documento es priorizar el orden, organizacin y nivel de
importancia ya que todos no tienen la misma importancia.
La segunda nos dice que la organizacin no sabe cunto le cuesta gestionar el
orden de la documentacin si no se maneja bien la documentacin la empresa
pierde agilidad y veracidad en su entorno.
Y como tercer aspecto importante dice que los costos de operatividad en la
organizacin documental afecta un valor estipulado del 5 al 15 % anual.
3.2)
Ley 594 de 2000.
El Gobierno Nacional preocupado por la desorganizacin de los archivos, y con el
propsito de combatir la corrupcin, decret la Ley General de Archivos: Ley 594
de julio 14 del 2000
Con la creacin de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableci las reglas y
principios que rigen la funcin archivstica en todo el pas. Inicialmente su mbito
de aplicacin para las entidades pblicas como las privadas con funciones
pblicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las
empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la organizacin,
conocimiento y administracin apropiada de la informacin.
En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos tcnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivstico, esto con el propsito de que las empresas se familiaricen
con los trminos y se manejen sin ningn inconveniente. Es muy importante que
tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de
manejar archivos, conozcan muy bien los trminos que se manejan en un archivo.
Esta Ley incluye los principios generales que rigen la funcin archivstica, con
estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la
importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos principios
son:
Los fines de los archivos, La importancia de los archivos, El principio de
institucionalidad e instrumentalizad, El principio de responsabilidad, El
principio de direccin y coordinacin de la funcin archivstica, El principio
de administracin y acceso, El principio de racionalidad, El principio de
modernizacin, El principio de interpretacin.
Aunque hoy en da las nuevas tecnologas de la informacin, imponen la
necesidad imperante de renovar conocimiento y ofrecer servicios automatizados,
nuestra vista hacia el futuro de la administracin de la informacin debe guiarse
por los esquemas establecidos para la organizacin de los archivos, as se
garantizan la confiabilidad y efectividad en los procesos archivsticos.

3.3)
En toda entidad o empresa deben existir unas funciones de organizacin de
documentos. La empresa en la cual me base para desarrollar esta actividad es la
ferretera J&N ubicada en Casanare a nombre de mi madre, dice que los archivos
constituyen una parte fundamental en los recursos de informacin porque se
convierten en la resea institucional de cada entidad. Por tanto, se deben
reconocer ciertos tipos documentales de archivo.
Existen los documentos en el entorno laboral de ferreteros que son los de carcter
importante que son las facturas de proveedores o facturas por pagar y otra que
son las facturas por cobrar que van directo a los clientes, obligaciones financieras,
documentos de la parte legal. Entonces dependiendo estos tipos de documento se
ordenara en organizadores referente al ao, al orden alfabtico, urgencia y afines
de tener en cuenta la utilidad de estos documentos.

3.4)
La importancia de la Administracin Documental?

Se define como administracin documental, a todos los actos que intervienen en el

manejo administrativo general, que tiene como objetivo la creacin, adquisicin,
recepcin, control, consulta, distribucin, reproduccin, organizacin,
mantenimiento, custodia, resguardo, restauracin, transferencia, valoracin y
disposicin final de documentos de inters pblico a lo largo de su ciclo vital, as
como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular,
coordinar y dinamizar su uso y divulgacin; de la gestin documental.
La importancia es que la administracin documental hoy en da se convertido una
necesidad, teniendo en cuenta la nueva tecnologas de documentos electrnicos,
sistematizados, digitales y as mismo el papel fsico, se hace necesario para
muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de
Gestin Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel,
mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia.
La administracin documental, aporta una solucin que brinda tecnologas
avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imgenes,
archivndolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la
posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas,
de manera simple y segura

Cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Hoy en da en las empresas se refleja que le estn poniendo ms importancia a

los archivos, ya que esta parte se conserva documentos de esencia de la
empresa y son muy importantes ya que pertenecen a un archivo de histrico y
valor secundario, y porque eso ya se forman ms gestores documentales y
archivistas para llevar a cabo una buena planeacin , produccin , gestin y
tramite ,organizacin ,transferencia , decisin de documentos , preservacin a
largo plazo y por ltimo la valoracin , que quiere decir todo eso poder llevar a
cabo las tablas de retencin documental , que le da ms prestigio y
transformacin a las empresas

5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que
haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

Ley 594 de 2000

Reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable
para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la
administracin de justicia.
Lo que debemos tener en cuenta para nuestros planes de negocios es el
objeto con la cual se desenvuelve esta ley, el mbito de aplicacin, las
definiciones fundamentales, los principios generales; conocer los rganos
del sistema nacional de archivos, la categorizacin de los archivos pblicos;
manejar la administracin de los archivos; la gestin de los documentos, el
acceso y consulta de los documentos, la salida de documentos, llevar un
control y vigilancia.
saber cundo se debe hacer una donacin, una adquisicin y expropiacin
de documentos y tener una conservacin de expediciones histricas de
inters pblico.
Las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas deben
elaborar programas de gestin documental teniendo en cuenta las nuevas
tecnologas
Es muy importante garantizar el control y la vigilancia de los documentos
pblicos, es por eso que el Archivo General De La Nacin tiene el poder de
hacer visitas de inspeccin a las entidades o personas que custodien los
archivos en cualquier momento, as mismo tambin tiene el poder de
establecer sanciones y multas a quienes incumplan con las normas
establecidas.

Acuerdo 027 del 2006

 Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestin
documental diariamente en las empresas.
Nos recuerda que gestin documental es Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin
y conservacin.
Tambin que el cuadro de clasificacin documental nos da la forma de
empezar la formar ms fcil las tablas de retencin documental y de
valoracin, de observar mejor la sesin, subsesin, su cdigo, y la oficina
productora.
Los Expediente Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolucin de un mismo asunto

Este acuerdo es una modificacin Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

3.5)
DISTRIBUIDORA J&N - AGUAZUL CASANARE
NELLY MONZO CC. 24227960-9
REPRESENTANTE LEGAL
DANNY FABIAN GUTIERREZ MONZO

ORGANIZACIN
DOCUMENTAL

FUNCIONES Y
CLASIFICACION

FUNCION DE LOS CLASIFICACION DE LOS

ARCHIVOS DOCUMENTOS
Los archivos constituyen una parte fundamental en los
recursos de informacin porque se convierten en la resea
institucional de cada entidad. Por tanto, se deben reconocer
ciertos tipos documentales de archivo, los cuales constituyen
su importancia, La empresa en la cual me base para
desarrollar esta actividad es la ferretera J&N ubicada en
Casanare a nombre de mi madre, dice que los archivos
constituyen una parte fundamental en los recursos de
informacin porque se convierten en la resea institucional
de cada entidad. Por tanto, se deben reconocer ciertos tipos
documentales de archivo.
Los servicios se utilizan como una herramienta de la gestin
documental, los cuales establecen parmetros de acuerdo
con las polticas, lineamientos de la ley 594 del 2000.
ESTOS SON ALGUNOS DE LOS SERVICIOS QUE
PRESENTAN LAS FUNCIONES DE LA OGANIZACION DE
DOCUMENTOS EN LAS ENTIDADES O EMPRESAS.
Servicio de consulta, Servicio de referencia, Servicio de
vencimiento, Servicio reprogrfico, Servicio de
informacin sobre memoria institucional y tcnica,
Toda empresa debe generar y emplear la
organizacin documental para
implementacin de orden y cumplimiento
con los deberes y obligaciones .
FIN
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo
establecido en cada una de las etapas que presentan
la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin De acuerdo a la
jerarquizacin y composicin de la entidad. Archivo
centralizado: Es cuando una sola dependencia
controla toda la documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada
una de las dependencias de la organizacin. Es decir,
es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control
descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control
centralizado: Este depsito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de
las dependencias que maneja un archivo
descentralizado, el cual se maneja y
depende del archivo central.