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AGVIHP-2017
CONFIDENCIAL
As empresas participantes utilizaro o contedo deste documento para preparar suas ofertas,
que devero seguir as instrues conforme descritivo do edital. Em funo da relevncia das
informaes expostas, estipula-se o sigilo e a confidencialidade do processo at seu
encerramento oficial.
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1. Objetivo
O objetivo deste processo de concorrncia contratao de servios de fornecimento de
passagens areas nacionais e internacionais, reserva de hotis no Brasil e Exterior, servios
tursticos e afins, como translado, aluguel de veculos, etc., alm de servios de contratao,
coordenao, organizao e execuo de eventos ao Instituto Hermes Pardini S.A segundo
escopo e especificaes detalhadas no Anexo 1.
O IHP tem a misso de garantir que esse processo de concorrncia seja tico, lcito,
equilibrado e transparente, explorando ao mximo as potencialidades dos fornecedores
participantes e privilegiando o aprimoramento da relao custo x benefcio.
2. Canal de Comunicao
Toda a comunicao acerca deste processo seja para fornecimento de informaes,
orientaes, definies, revises de contedo, esclarecimento de dvidas, etc, ser feita
EXCLUSIVA e FORMALMENTE por meio eletrnico.
Ainda assim, o(s) responsvel (is) tcnico(s) por este processo de concorrncia :
Helio Bergamini
Tel.: (31) 3629 4895
e-mail: Helio.bergamini@hermespardini.com.br
Thalles Cardoso
Tel.: (31) 3629-4557
e-mail: thalles.cardoso@hermespardini.com.br
Nenhuma outra pessoa, exceto as acima identificadas, est autorizada a falar em nome deste
processo.
3. Cronograma de Atividades
Este processo de concorrncia ser conduzido atendendo-se CRITERIOSAMENTE o
cronograma abaixo. Eventuais mudanas das datas sero devidamente formalizadas pelo
Hermes Pardini.
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Elaborao da Proposta tcnica e
Prestadores de servios 02/03/17
comercial e Envio das propostas
Perodo de Anlise das Propostas IHP 22/03/17
Homologao dos fornecedores finalistas IHP 22/03/17
Perodo de negociao e aprofundamento IHP e Prestadores de Servios 31/03/17
Oficializao do Resultado IHP 07/04/17
4. Confirmao de Participao
A participao dos fornecedores previamente selecionados implica no aceite das condies do
edital.
Assim, ser concedido a todos os participantes o prazo de 2 dias corridos, contados da data
do envio do edital, para que possam ter cincia do seu contedo. At o trmino dos 2 dias
corridos, cada participante dever enviar uma correspondncia eletrnica para
thalles.cardoso@hermespardini.com.br, registrando uma das seguintes opes:
ou
e Recuso responder
IMPORTANTE
2. No caso de haver contato de sua empresa aps os 2 dias corridos iniciais, justificando por
qualquer razo o fato de no ter havido comunicao dentro do prazo regulamentar, e
ainda, fazendo constar o interesse em participar do processo de concorrncia, o IHP
dever autorizar a sua participao no processo de licitao. Vale ressaltar que a empresa
dever cumprir com o cronograma de atividades conforme previamente estabelecido.
5. Confidencialidade
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mesmo, tampouco us-los em benefcio prprio ou de terceiros ou para finalidade diversa da
especificada neste edital, salvo mediante autorizao expressa do Instituto Hermes Pardini.
Desta forma, o participante ir adotar todas as providncias necessrias para que seus
funcionrios, tcnicos, scios e prestadores de servios, tomem cincia da natureza sigilosa
do contedo deste documento e toda informao veiculada ao longo deste processo de
concorrncia, garantindo que respeitaro a integridade de sua guarda.
6. Desvinculao e Capacitao
Ao optar por participar do presente processo, o fornecedor deve possuir infraestrutura
tcnica e operacional suficiente para atendimento dos servios descritos no anexo I.
7. Homologao Fornecedores
Para ser declarado participante obrigatria a apresentao de toda a documentao exigida
pela rea de Cadastro de Empresas do Hermes Pardini juntamente a proposta comercial.
Segue abaixo relao de documentos:
Obs.: Somente aps a aprovao cadastral pela rea responsvel do Hermes Pardini, sua
empresa poder participar da negociao final.
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ANEXO 1
ESPECIFICAO DOS SERVIOS/PRODUTOS
REQUERIDOS
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- equipe de atendimento que esteja disponvel para emergncias fora do horrio
comercial, feriados e em fins de semana;
- elaborao de acordos comerciais com companhias areas, hotis, locaes de
veculos, espao de eventos, etc., visando melhor custo para o IHP;
- manual de acesso contendo passo a passo da manipulao do sistema, disponvel
para consulta do usurio a qualquer momento;
- disponibilidade de treinamento para formao de novos solicitantes e aprovadores
de viagens;
- apurao de passagens no voadas para reembolso;
- apresentao de relatrios e estudos de melhores prticas de gesto com a
frequncia a ser combinada entre as partes;
- utilizao de carto virtual para pagamento de passagens e hotis;
- servio de locao de veculos.
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Volume de Hospedagem (Dirias) por Regio:
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ANEXO 2
Todos os custos devem estar inclusos em apenas uma taxa, denominada Fee.
Ao atender a solicitao deste edital de concorrncia, o participante deve estar ciente que
sua proposta constitui uma oferta formal de prestao de servios/fornecimento de produtos
ao Hermes Pardini, que permanecer vlida pelo perodo mnimo de 90 dias, a partir da data
de recebimento da proposta, segundo o cronograma estipulado.
Uma vez que os termos de sua proposta tenham sido negociados e, em funo disto, sua
empresa apresente verses atualizadas dos valores e/ou do contedo, tambm se renovar o
perodo de validade da proposta por outros 90 dias, sempre partindo da data da reviso.
Uma vez que os termos finais de negociao tenham sido assinados, os valores e seu
contedo tero vigncia at o final da prestao dos servios contratados.
Ao remeter sua proposta comercial e/ou tcnica segundo as orientaes do item A2.1, sua
empresa estar formalmente participando do processo de concorrncia e isto implica na
concordncia e aceite dos termos e condies deste edital. Assim, para que consideremos
sua participao vlida, dever ser registrado, no endereo eletrnico
thalles.cardoso@hermespardini.cm.br, o(s) seguinte(s) item (ns):
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Sim, aceitamos o contedo e condies do edital de concorrncia, segundo o
estabelecido no Anexo 4.
Sim, declaramos estar cientes que o Instituto Hermes Pardini, tem o direito
de suspender ou cancelar o presente processo de concorrncia, mediante
comunicao expressa, ficando certo que a contratao do vencedor somente
se perfaz com a assinatura do respectivo contrato.
Cabe ressaltar que a no aceitao de qualquer dos itens, sua proposta no ser considerada
vlida.
A2.8. Negociao
O IHP poder escolher mais de 1 fornecedor para atend-lo em sua demanda, objeto deste
processo de concorrncia, de acordo com sua necessidade operacional.
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Uma vez analisadas as propostas comerciais e suas condies, e tendo em mos a avaliao
tcnica e operacional dos fornecedores feita pela rea contratante do IHP (se cabvel),
apenas os participantes considerados FORNECEDORES HOMOLOGADOS pelo IHP passaro
para a fase final de negociao.
O processo de negociao ser gerenciado e conduzido pelo IHP, sendo feito de forma
tradicional.
Vale ressaltar que o IHP, em casos excepcionais, se reserva o direito de concluir este
processo somente com a resposta a este edital, sem que hajam obrigatoriamente rodadas de
negociao. Neste caso poder contratar o servio/produto da empresa cuja oferta mais
favorea os objetivos descritos neste edital de concorrncia.
Fica reservado ao IHP, o direito de anular no todo ou em parte, adiar ou revogar, de acordo
com seus interesses, esta cotao, mesmo depois de finalizada, sem que caiba s empresas
participantes o direito a qualquer indenizao, reembolso ou compensao.
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ANEXO 3
A Vigncia Contratual prevista para este servio e/ou fornecimento de produtos recorrentes
ser de 12 meses. Vale ressaltar que, qualquer repactuao e/ou ajustes comerciais
devero obedecer periodicidade mnima de 01 ano conforme estabelecido na lei vigente.
O contrato a ser celebrado ter tambm como base o contedo deste edital de concorrncia
e, neste sentido, a apresentao de uma oferta por parte do fornecedor deve implicar na
aceitao das condies descritas neste edital. Na eventualidade de constatar-se alguma
divergncia entre as disposies constantes desta RFQ e seus anexos e aquelas consignadas
na proposta apresentada pelo fornecedor, prevalecero s primeiras.
O IHP tem por prtica o pagamento a seus fornecedores faturados 35 dias aps a entrega da
nota fiscal de faturamento.
A3.4. Propriedade
Os servios, materiais, documentos, arquivos e base de dados que forem gerados para a
prestao dos servios ou em virtude da mesma sero de propriedade do IHP aps o trmino
do Contrato. Assim, a CONTRATADA dever entregar ao IHP, dentro do prazo de 15 (quinze)
dias, contados da data do trmino do Contrato, em perfeitas condies de uso e
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conservao, todos os documentos, dados, informaes, equipamentos e/ou softwares que
porventura estiver em sua posse.
ANEXO 4
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