DIRECTIVAN0052008AGN/DNDAAI

NORMASPARALAFOLIACIONDEDOCUMENTOSARCHIVISTICOSEN
LOSARCHIVOSINTEGRANTESDELSISTEMANACIONALDE
ARCHIVOS

INDICE

I. Finalidad

II. Objetivos

III. BaseLegal

IV. AlcanceyResponsabilidades

V. DisposicionesGener ales:
5.1 DelaFoliacin
5.2 DelosRequisitos

VI. DisposicionesEspecficas:
6.1 DelaFoliacin
6.1.1Sefoliaran
6.1.2Nosefoliaran
6.2 DelaRectificacin
6.3 DelaAcumulacin
6.4 Desgloses
6.5 DelControlylasegur idad

VII. DisposicionesComplementar ias

VIII. Disposicionesfinales

IX. Definiciones

X. Anexos.
 DIRECTIVA N 0052008AGN/DNDAAI

NORMASPARALAFOLIACINDEDOCUMENTOS
ARCHIVSTICOSENLOSARCHIVOSINTEGRANTESDELSISTEMA
NACIONALDEARCHIVOS

I. FINALIDAD

Contar con una norma que regule en forma general los procedimientos sobre
foliacindedocumentosarchivsticos,estableciendorequisitosypautasaseguir
parauna foliacin uniforme y sistemtica de los documentos generados en las
institucionesqueformanpartedelSistemaNacionaldeArchivos.

II. OBJ ETIVOS

2.1 Lograrqueen los nivelesdeArchivos,comosonlosArchivosdeGestin, los

ArchivosPerifricosyenlosrganosdeAdministracindeArchivos(OAA)o
ArchivosCentrales,serealiceunacorrectafoliacindelacervodocumental.De
esta manera el Archivo Intermedio y el Archivo Histrico, niveles de Archivo
queseencuentranestablecidosenelArchivoGeneraldelaNacin,concentrarn
ladocumentacinconunsistemadeordenamientoconveniente.

2.2 Constituirse como una actividad necesaria y obligatoria en el proceso de

organizacin documental, especficamente en los trabajos de ordenamiento
documental.

2.3 Permitir mediante la foliacin, la ubicacin y localizacin de los documentos

archivsticos de manera eficaz y eficiente, logrando con ello conocer la
informacinrequeridaoportunamente,garantizandolaintegr idadysegur idad
de estos, utilizando para ello los diferentes instrumentos de descripcin, y de
controlarchivstico.

2.4 Garantizar el respeto de los dos principios archivsticos, el principio de orden

originalyelprincipiodeprocedencia.

2.5 Garantizarelaccesoalainformacinpblicayalatransparenciaenlagestin
institucional,demanerarpidayoportuna,sirviendoderespaldotcnicolegal,
y asimismo como un acto de fe y responsabilidad de los productores
documentales.

III. BASELEGAL

DecretoLeyN19414,LeydeDefensa,ConservacineIncrementodelPatrimonio
DocumentaldelaNacin.
DecretoSupremoN02275ED,ReglamentodelDecretoLeyNo.19414.
ResolucinJefaturalN07385AGN/J,NormasGeneralesdelSistemaNacionalde
Archivos.
Resolucin Jefatural N 17386AGN/J, Directivas del Sistema Nacional de
Archivos.
LeyN25323,LeydelSistemaNacionaldeArchivos.
 DecretoSupremoN00892JUS,ReglamentodelaLeyNo.25323.
DecretoSupremoN00593JUS,modificatoria delDecretoSupremoN00892
JUS.
LeyN28296,LeyGeneraldelPatrimonioCulturaldelaNacin.
DecretoSupremoN0112006ED,ReglamentodelaLeyN28296.
LeyN27444,LeydelProcedimientoAdministrativoGeneral.
LeyN27806,LeydeTransparenciayAccesoalaInformacinPblica.
LeyN27927,modificatoriadelaLey deTransparenciayAccesoalaInformacin
Pblica.
Decreto Supremo N 0722003PCM, Reglamento de la Ley de Transparencia y
AccesoalaInformacinPblica.
Decreto Supremo N 0432003PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de
Transparenciay AccesoalaInformacinPblica.
LeyN27658,LeyMarcodeModernizacindeGestindelEstado.
ResolucinJefaturalN0762008AGN/J,ReglamentodeAplicacindeSanciones
AdministrativasporinfraccionesencontradelPatrimonioDocumentalArchivstico
yCulturaldelaNacin.

IV. ALCANCEYRESPONSABILIDADES:

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio en las entidades de la

administracinpublicaqueincluyeelPoderEjecutivo,PoderLegislativo,Poder
Judicial, los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Instituciones
Autnomas, Empresas Estatales de Derecho Privado, Empresas de Derecho
Publico, y Empresas de Economa Mixta con participacin accionara
mayoritariadelestado yen lasdemsdependenciasadministrativasintegrantes
del Sistema Nacional de Archivos y todas las entidades enumeradas en el
Articulo I, Titulo Preliminar de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento
AdministrativoGeneral.

V. DISPOSICIONESGENERALES

5.1 DEFINICIONDEFOLIACION

Lafoliacinesunaaccinadministrativauoperacinqueconsisteennumeraro
enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo
documento archivstico o unidad documental recibida y/o generada por una
institucinoentidad.
Lafoliacinserealizaratendiendolasnecesidadesprcticasdelasinstituciones
administrativas, realizando dicha accin de acuerdo al orden cronolgico y/o
numricodeladocumentacinrecibiday/ogeneradaenforma descendente.

5.2 DELOSREQUISITOS

5.2.1 Ladocumentacinarchivsticaafoliarse,previamentedeberestarclasificada y
ordenada, respetando los dos principios archivsticos el Principio de
ProcedenciayelPrincipiodeOrdenOriginal.

5.2.2 Se debern foliar todas las piezas documentales, sean stas conformantes de
series documentales simples o unidades documentales simples (Resoluciones,
 Acuerdos, Oficios, Circulares, etc), en este caso la foliacin se realizar de
manera independiente por tomo, legajo o carpeta, y en series documentales
compuestas (Contratos, Historias Clnicas, Legajos de Personal, Proyectos,
ProcesosJudiciales,etc),lafoliacinserealizaracadaunodelosdocumentos
queconformanlaunidaddocumentaloexpediente,enelcasodequeseformara
msdeunaunidaddeconservacin,lafoliacinseejecutardeformatalquela
segundaserlacontinuacindelaprimera.

5.2.3 Ladocumentacinarchivsticaafoliarsepreviamentedeberestardepuraday/o
seleccionada,esdecirque,todaaquelladocumentacinnoarchivsticaoaquella
que no forme parte de un archivo, tales como folletos, boletines, revistas,
trpticos, dpticos, folios en blanco y otras reproducciones de apoyo, no ser
objetodefoliacin.

5.2.4 Es importante considerar el uso de materiales convenientes, cuya implicancia

haciaelsoporteenpapelnoperjudique,nialteresuvalorinformativoy/olegal.
Enloquerespectaalapreservacinyconservacindocumental,sedebevalorar
el comportamiento de la tinta de escritura y la empleada para sellos, en
conjuncin con el tipo de soporte que se emplea en los documentos. De la
misma manera las condiciones de almacenamiento y un ambiente propicio son
indispensablesparalainalterabilidaddeloscomponentes.

5.2.5 Las unidades documentales, no debern exceder de doscientos (200) folios,

siempre y cuando el volumen documental lopermita, en caso contrario, podr
dividirse en funcin de la cantidad de folios, pero siempre formando un slo
texto,mantenindosesuunidaddeinformacin.

5.2.6 La foliacin se realizar antes de cualquier proceso de descripcin,

encuadernacin o proceso reprogrfico, especialmente el de microfilmacin y
digitalizacindedocumentos.

VI. DISPOSICIONESESPECFICAS

6.1 DELAFOLIACIN:

Lafoliacinseefectuarennmerosarbigos,yseiniciarconelprimerescritoque
presente el interesado, con el documento que genere el funcionario competente,
cuandolagestinseinicieporotrainstitucin.Nosedeberutilizaracontinuacin
delanumeracinparacadafolio,letrasdelabecedariocifrascomo1,1B, 1Bis,
lostrminosbisotris.

1. Lanumeracinqueseleasigneacadafolio,deberserconsecutiva,esdecir,sin
omitirnirepetirnmeros.

Para el caso especfico de la foliacin, se utilizar un sello estandarizado

(ANEXO 1), en el ngulo superiorderechode la cara recta del folio en el
mismosentidodeltextodeldocumento. Elselloconstadedoscasilleros:
 El casillero izquierdo, consigna el nombre de la institucin o entidad
administrativa, as como la denominacin de la oficina que efecta la
foliacin.
Elcasilleroderecho,consignaelnmerodefoliosencifrasarbigas.

Otraalternativaeselusodelpizdeminanegrayblanda tipoHBBenla
esquinasuperiorderechaenelmismosentidodeltexto,sobretodoencaso
detratarsededocumentacinrelevante y/ohistrica, yporotroladopodra
utilizarse el bolgrafo (esfero)detinta negra insoluble,en este caso suuso
dificultacorregirunafoliacinmalejecutada.

2. Lafoliacinserealizarde adelantehaciaelfinal,detal maneraquelaprimera

hoja del escrito y dems hojas sern foliadas en forma correlativa, segn se
vayanacumulandolosdocumentos,escritosydemsactuaciones.Estosdebern
estardebidamentefoliadosyporestrictoordencronolgico,formandocontodos
ellos un solo cuerpo. En los casos contemplados en el numeral 6.4, sobre
ACUMULACIN,elexpedienteingresadorespetarelordendellegada.

3. El nmero asignado a cada folio deber escribirse de manera legible, sin

enmendaduras,sobreunespacioenblancoysinalterartextos,membretes,sellos
originales,etc.

4. Alrealizar latareadefoliar,sedebeevitarescribircontrazofuerte, yaquese

puedecausardaoalsoporte.

6.1.1 SEFOLIARN

1. Todaladocumentacinensoportepapel,esdecirlashojastilesquecontengan
escritos,dibujosyotrotipodeinformacin.

2. Las hojas de trmite o de ruta que estn numeradas, fechadas y contengan

disposicionesdebidamentefirmadasporlosfuncionarioscompetentes.

3. Los proyectos de resoluciones u otros, que obren como antecedentes, siempre

queestnvisadosocontenganobservacionesescritasenlosmismos.

4. Cuandolasunidadesdocumentales,contengandocumentosendistintossoportes
al papel, como por ejemplo: Casetes, discos digitalesCDSdisquetes, videos,
audios,etc.,debernnumerarseconunahojallamada,HOJ ADETESTIGOO
REFERENCIA CRUZADA (ANEXO 2), anotndose en esta hoja su
respectivonumerodefolio,loquepermitirdejarconstanciadesuexistencia y
delaunidaddocumentalalaquepertenecen,deestamanera,poderrealizarla
correspondiente referencia cruzada, en el caso de que se opte por separar este
material.LahojadeTestigooReferenciaCruzada,debercontenerlasiguiente
informacin: Fondo, Seccin, Sub Seccin, Serie, Sub serie, fecha, nmerode
folio adems de otras caractersticas que se consideren relevantes como el
tamao,loscolores,eltitulo,elasunto,yotrosdatos.

5. Los documentos que se encuentren anexos a uno principal,tales como planos,

mapas,dibujos,fotografas,negativos,impresos(folletos,boletines,peridicos,
 revistas, etc) cuyas caractersticas tanto internas como externas (formato y
tamao) impliquen un trato especial y/o se encuentren doblados o en
condiciones poco favorables para su estado de conservacin, de la misma
manera,sepodroptarporsepararestematerial,numerndoseenunsolofolioy
dejndose constancia con la hoja de testigo o r efer encia cr uzada de su
existenciadentrodelaunidaddocumentalalaquepertenecen.

6. Losdocumentosqueseencuentrensueltos(fotografas,planos,mapas,etc.),es
decirArchivosconcaractersticasparticulares,comoporejemplolosArchivos
Fotogrficos, sern foliados en la cara vuelta o folio vuelta, correspondindole
un nmero consecutivo para cada una de ellas. Si una o mas fotografas se
encuentranadheridasaunahoja,asta seleescribirsurespectivonmerode
folio (folio recto). El detalle de la informacin con respeto al nmero y/o
cantidaddefotografasdeberfigurarenelinstrumentodescriptivo.

7. Cuando los documentos en formato pequeo, por ejemplo los documentos

contablescomorecibosdepago,facturas,rdenesdecompra,vouchers,etc.,se
encuentren adheridos auna hoja, a esta le corresponder surespectivo nmero
de folio (folio recto), as mismo la informacin detallada se mencionar en el
instrumentodescriptivo.

8. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

debern colocarse en un SOBRE DE PROTECCIN o unidad de
conservacin, que permita realizar la foliacin sobre l, evitndose de esta
manera su degradacin. En este caso tambin se puede optar por separar el
documento en soporte no convencional y dejar la hoja de testigo o referencia
cruzada en su lugar para el respectivo cruce de informacin, detallndose de
igualmaneraenelinstrumentodescriptivocorrespondiente.

6.1.2 NOSEFOLIARN:

1. Las hojas, fojas o folios sueltos, totalmente en blanco, adheridos, cosidos o

empastados que se encuentren en tomos o legajos, es decir que no contengan
informacin en recto ni vuelto, no debern separarse en el caso de que stos
cumplan una funcin de preservacin y conservacin como aislamiento de
manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos,
grabadosuotrosoparaevitarlamigracinporcorrosindetintasalcontactou
otrosagentesagresoresycontaminantes.

2. Lasunidadesdocumentales que se generan empastadas, foliadas y/o paginadas

de fbrica, como son los libros principales, auxiliares y tomos contables, as
comoloslibrosocuadernosquesirvenderegistrodecorrespondencia.Enestos
casosserespetar yaceptarsufoliacinoriginalbajolasupervisin ycontrol
de la dependencia generadorao receptora, anotndose el detalle de la cantidad
defoliosquecontengaenelinstrumentodedescripcin.

3. No se debern foliar documentos en soportes distintos al papel y/o

documentacin no convencional como, casetes, discos digitales CDs
disquetes,videos,etc.Enestoscasossedebeprocedertalcomolomencionael
numeral6.1.1,SEFOLIARAN,numeral4.
 4. Nosefoliaraelreversoolacaravueltadelashojasyafoliadas.

6.2 DELARECTIFICACIN

1. LaRECTIFICACIONesunatareaadministrativamediantelacualaldetectarse
erroresenlafoliacindeundocumentooenlaunidaddocumental,seproceder
asurespectivacorreccin.

2. Loserroresenlafoliacin,podrnserdelasiguientenaturaleza:

Por haber transgredido los procedimientos indicados en la presente

norma.
Poromisin
Porrepeticindefolios,

3. Cuando los errores en la foliacin se detecten en documentoso expedientes

generadosenlamismainstitucin , lafoliacin serrectificadaenlaoficinao
dependenciaadministrativaquedetectelerror.Al haberseconstatadoelerror
en el documento o expediente, se deber rectificar la foliacin tachando la
anter ior con dos lneas oblicuas cruzadas y a continuacin se efectuar la
foliacin correcta, adems de colocarle el termino VALE, firma, nombres,
apellidos y el cargo de la persona o trabajador encargado de la gestin
documentaria. Este trabajador tendr la obligacin de comunicar a la Oficina
respectivadedichoerrorparasunuevoregistroycontrolpertinente.

4. Cuandoloserroresenlafoliacinsedetectenenexpedientesprocedentesde
otrasinstitucionesajenasalareceptora ,seprocederdelasiguientemanera:

SieldocumentooexpedientetienePr ioridadespecialoUr gente,se

agregaraldocumentooexpedienteunaconstancia(ANEXON3),la
cualseincluiralfinaldeldocumentooexpedientesealandoloserrores
detectados en la foliacin, el trabajador quien realizo la rectificacin
incluir en esta constancia sus nombres, apellidos y el cargo. Esta
constancia ser foliada y se continuar sin rectificar y/o anular la
anterior.

En caso contrario, se devolver dicho documento o expediente a la

entidaddeorigenparaqueregularicesufoliacin.

5. Lafoliacinrectificada,seranuladamediante:
Unarayaoblicua,evitandolostachonesy/oborrones,y
Lacorrectafoliacindebajodelsellofoliador.
ColocarelterminoVALE
Acontinuacinfirma,nombresyapellidos,ycargodeltrabajador
responsabledelagestindocumentaria.
6.3 DELAACUMULACIN:

1. LaACUMULACINdedocumentosoexpedientes,esunatareaadministrativa
porlacualseadicionanosejuntanunoomsdocumentosoexpedientessobre
unmismoasunto,queguardenafinidadorelacionadosentres,paraserresueltos
enunasolaresolucinofallo,afindeevitarresolucionescontradictorias.

2. Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados) no

continuarnsufoliatura,porlotantomantendrnsunumeracin,dejndoseuna
constancia que indique DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO
(ANEXON4)enlacualsedeberindicarsuagregacinylacantidaddefojas
acumulados, segn lo estipula el Art. 152.2 de la Ley N 27444, Ley de
ProcedimientoAdministrativoGeneral.

3. En el caso de expedientes que son ingresados por mesa de partes o trmite

documentario, y este escrito se refiera a un expediente en trmite, deber
registrarse en el sistema, agregndose posteriormente al expediente que le dio
origen.Efectuadoesto,sedarelmismonmer odeexpediente(quenoeslo
mismoalnmerodefoliacin)enestecasosegnotorgadoalprimeroyatodos
lostrmitesconexosquefuesenacumulndosealoriginal.

4. Encasoqueelnuevodocumentooexpedienteingresadotengafechaanterioral
primeroquedioinicioaltrmiteadministrativo,serespetarelordendellegada
dedichosexpedientesodocumentos.

5. LapersonaotrabajadorresponsabledelagestindocumentariadelaOficinao
dependencia que efecta la acumulacin, tiene la obligacin de colocar una
aclaracin en la cartula o inicio de cada documento o expediente acumulado,
agregandounahojaaliniciodecadaunodeellosqueindiqueDOCUMENTO
OEXPEDIENTEACUMULADO(ANEXON4),elcualtambinsefoliar,
incluyendo las disposiciones que ordenan la acumulacin (memo, oficio, etc.),
dichaconstanciaincluirlacantidaddefojasacumuladasy/odequefolioaque
folio se acumula, la firma, nombres y apellidos, y cargo de la persona o
trabajador responsablededichagestin.

6.4 DESGLOSES

1. El desglose, es una tarea administrativa, que consiste en segregar o retirar

momentneamente uno o ms documentos y/o fojas, que forman parte de un
expediente.

2. Seprocederaldesglose,slosiexisteunaordendelaautoridadcompetente,en
cuyo caso el solicitante sea persona natural o dependencia administrativa,
realizaraundocumento(ANEXON5),laquequedaraenlugardeldocumento
o de los documentos desglosados, indicando claramente el tipo documental a
desglosar,asunto,fechadeldocumento,foja(s)aretirar,elmotivoydestinodel
desglose (ejemp: Para conservacin, para remitir al fiscal, para presentar
alegatos antes de una sentencia, para fundamentar algn recurso, cuando los
peritosdebanrealizaralgnestudio,etc.).
 3. Noserfactiblededesglosamiento:

Cuandoeldocumentoolosdocumentossolicitadosseanindispensableso
de gran importancia para el trmite posterior del expediente u acto
administrativo, en cuyo caso se reemplazar con una copia autenticada
delamisma.
Cuandoeldocumentooexpedientetengaunacalificacindereservadoo
que comprometa la gestin institucional, administrativa e inclusive las
quetratenasuntosdeestadoyquetenganqueverconlosinteresesdela
Nacin,enestecasoseotorgarcopiaautenticadadelmismosiempre y
cuando sea autorizado por la mxima autoridad de la institucin
administrativa.

4. Al ANEXO N 5 se le denominar CONSTANCIA DE DESGLOSE,

siempre y cuando sea autorizado y firmado en seal de conformidad por la
autoridadrespectiva.Dichaconstanciatambinserfoliada,lacualnopodrser
usadaparaotrosfines.

6.5 DELCONTROLYLASEGURIDAD

1. El contenido de un documento y/o expediente en trmite o terminado, es

intangible, es decir que no puede introducirse enmendaduras, alteraciones,
entrelineadosniagregadosenlosdocumentos,unavezquehayansidofirmados
por la autoridad competente. De realizarse alguna modificacin, esta deber
habersidohechamedianteautorizacinescritadelpersonalreglamentariamente
autorizadoparaello,odelosfuncionarioscompetentescorrespondientes.Dicha
autorizacindeberserinsertadaenelexpedientedejandoconstanciadetalladay
expresa de las modificaciones y/o alteraciones que se hubieran producido y la
justificacinfundamentadadelasmismas.

2. Si un documento o expediente se extraviara, la entidad administrativa tiene la

obligacin,bajoresponsabilidad,dereconstruirelmismo,independientementesi
anelinteresadoseencuentreenautosdeloacontecido.Estareconstruccinse
efectuaradentrodelostresdassiguientes,delaperdida.Sieneltranscursode
latramitacinelexpedienteaparecieraserreemplazadoporelrehecho.

3. Las entidades administrativas podrn emplear tecnologa de microformas y

mediosinformticosoelectrnicosparaelarchivoytramitacindeexpedientes,
quepermitanlaintegridadeinalterabilidaddelainformacinquecontenganen
sus archivos convencionales, sean stos utilizados como medio de control y
seguridad y/o conservacin de la documentacin que se custodia, de
conformidad con la normatividad prevista y vigente en materia de archivo y
nuevastecnologas,(DecretoLegislativoN681ampliatorias,modificatorias).

VII. DISPOSICIONESCOMPLEMENTARIAS

Lafoliacin se constituye:

7.1 Comounrequisitoineludibleparalainiciacinenuntrmiteorequerimientoen
lasinstitucionesintegrantesdelSistemaNacionaldeArchivos.
7.2 Comounrequisitoparalastransferenciasdocumentalesenlosdiferentesniveles
dearchivo

7.3 Comounrequisitoparasolicitarlaeliminacindedocumentosinnecesariosante
elArchivoGeneraldelaNacin.

7.4 Comounatareapreviaacualquierprocesodedescripcindocumental,empaste,
restauracinoactividadreprogrfica.

VIII. DISPOSICIONESFINALES

8.1 Las instituciones integrantes del Sistema Nacional de Archivos son los
responsables del estricto cumplimiento de la presente Directiva, supervisando
todosellos,lasoperacionesdesupersonalacargo.

8.2 Las instituciones integrantes del Sistema Nacional de Archivos, bajo

responsabilidad de sus titulares y/o encargados, tendrn que implementar la
presentedirectivaapartirdelafechadesupublicacin.

8.3 El Archivo General de la Nacin y/o los Archivos Regionales, quedan

encargadosde asesorar, supervisar, y coordinar el cumplimiento de lapresente
Directiva, absolviendo las consultas y observaciones que planteen los
responsablesdelasInstitucionesintegrantesdelSistemanacionaldeArchivos.

IX. DEFINICIONES

1.Clasificacin de Documentos: Operacin Archivstica, que consiste en el

establecimiento de las categoras ygruposque reflejan la estructura jerrquica
orgnica y/ofuncional(fondo,seccin,serie,asuntoy/otipodocumental)dela
institucin productoray/oreceptoradeladocumentacinarchivstica.
2.DocumentoAr chivstico:Estodainformacintestimonialencualquierformao
soporte (escrita, textual o grafica, sonora en lenguaje natural o codificado, en
imagen o electrnica). Tiene como caracterstica especial ser ejemplar nico,
peropuedeexistircopiasomulticopiasoreproducidoenimprenta.Decualquier
fecha, producido, recibido y acumulado como producto de las funciones y/o
actividades de una persona o entidad publica o privada, conservados como
prueba,informaciny/ocontinuidaddelagestin.
3. Documento Archivstico Compuesto: Es todo lo anteriormente mencionado,
constituido por ms de un documento (unidad documental) y se forma a
consecuencia de la agregacin sucesiva de diferentes tipos documentales,
internamente los documentos mantienen un orden cronolgico. Tambin es
llamadoexpediente.,yaquelosdocumentosqueseacumulancorrespondeaun
mismoasuntooserelacionanentresi.
4.Documento Ar chivstico Simple: Es todo lo anteriormente mencionado,
constituido por un solo documento o pieza documental (unidad documental)
cuyas caractersticas externas e internas son iguales o parecidas. Se conoce
tambincomodocumentosimple.
5. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos
 archivsticosgeneradosorgnicayfuncionalmenteporunsujetoproductor,yse
formaconelobjetivodeobteneruna solaresolucinconrespectoaunmismo
asunto.
6. Foja:Hojadepapel,sobretododeundocumentooficial yusadomayormente
enlaterminologajurdicay/odederecho
7. Foliar :Accindenumeraroenumerarhojas.
8. Folio: Cada documento tiene un nmero que lo identifica y diferencia de los
documentossimilares.Generalmenteapareceenlapartesuperiordeunahojade
undocumento.Estanumeracinindividualrecibeelnombredefojauhoja.
9. Foliacin:Accinyefectodefoliar.Serienumeradadelosfoliosdeunescrito
odeunimpreso.Operacinincluidaenlostrabajosdeordenacinqueconsiste
ennumerarcorrelativamentetodoslosfoliosdecadaunodelosqueconforman
launidaddocumental.
10.Folio Recto: Primera cara de un folio u hoja y a la cual se le enumera para
identificarsufoliacin.Tambinesllamadocararecta.
11.FolioVuelta:Segundacaradeunfoliouhojayalacualaefectosdeestanorma
nose leescribir nmeroalguno,salvocasosexcepcionales.Tambin llamado
caravuelta.
12.Hoja de Testigo o Refer encia: A efectos de esta norma la hoja de testigo o
referenciacruzada,esundocumentoquepermitirelcrucedeinformacin,para
aquellos casos especiales, donde el soporte o la informacin requiera un trato
especial.Estedocumentocontendrinformacinvitalparalaidentificacindel
documentooriginal,como:fondo,seccin,subseccin,serie,subserie,folio,
ao,observaciones,tamao,colores,titulo,asunto,observaciones,etc.
13.Instrumento de Descripcin Ar chivstica: Tambin llamado auxiliar de
descripcinarchivstica,esaqueldocumentoquesirvecomomediodeconsulta
que facilita el acceso y el conocimiento de lo que existe en un archivo, tales
como la Gua, el Inventario, el ndice, y el Catalogo, Cuadrode Clasificacin,
etc.
14. Ordenacin de Documentos: Operacin Archivstica realizada dentro del
proceso de organizacin, que consiste en establecer, secuencias naturales
cronolgicas, alfabticas y/o numricas, dentro de los grupos definidos en la
clasificacin.
15. Pr incipio de Procedencia: Principio Bsico y fundamental de la Archivstica
queestablecequelosdocumentosproducidosporunainstitucinuorganismono
deben mezclarse con los de otros. Estoquiere decir que no debernmezclarse
losfondosdocumentalesarchivsticosdeunainstituciny/oentidadconotra.
16.Pr incipio de Orden Or iginal: Principio Bsico y fundamental de la
Archivstica que establece que los documentos de archivo debern ser
conservados de acuerdo al orden que le dio la institucin, organismo o rea
productora,estoquieredecirqueestadebereflejarsusactividadesreguladaspor
lanormadeprocedimiento(MOF,ROF,etc.).
17.Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen caractersticas
comunes el mismo tipo documental, temticas y/o el mismo asunto,
relacionndose entre si, y que por consiguiente son archivados, usados,
transferidosoeliminadoscomounidad.
18.TipologaDocumental:Unidaddocumentalproducidaporunorganismoenel
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogneos. De acuerdo con esta definicin, decada actividad y/o funcin se
 deriva un documento. As de la funcin catastral tenemos, por ejemplo, la
formulacin de un padrn y cedulas catastrales de los ingresos y egresos
resultaran los padrones o libros de diario, de caja, plizas, recibos, facturas,
ordenesdecobroopagodelaaveriguacindeundelito,peritajes,etc.
17. Unidad de Conser vacin: Tambin llamada unidad de instalacin, es aquel
soporte que sirve de acondicionamiento y proteccin a los documentos, cuya
finalidad es protegerlos del roce, el polvo, la luz o cualquier otro agente que
atenteasubuenaconservacin.Todaunidaddeconservacindebeserpensada
enfuncindelosdocumentosquevaaconservarynoalrevs.
18.UnidadDocumental:Elementoindivisibledeunaseriedocumentalquepuede
estar constituido por un solo documento (documento simple) o por varios que
formenunexpediente(documentocompuesto).

X. ANEXOS
 ANEXON1

Enelcasodequeseuseelselloestandarizado,la
foliacindelosdocumentosseefectuarenelngulo
superiorderecho,talycomoseindicaeneldibujo.

AGN
FOLIO
DNDAAI
 ANEXON2

HOJ ADETESTIGOOREFERENCIACRUZADA

8
TESTIGO
9
En el folio 58 hay un plano
r efer ente a la ciudad de Lima,
per teneciente al fondo DUPARD,
r econstr uido por el Dr . J os
Bar bagelatea, del ao 1821. Esta
identificado con el No. 600, en la
Planoteca5,gaveta3.

NOTAS
NOTAS:car acter sticasdeldocumento
foliado:tamao,color es,ttulo,a sunto,
fechasyotr osdatosqueseconsideren
per tinentes

Numer ar enfor ma consecutiva

AGN
FOLIO
DNAH

HOJ ADETESTIGOOREFERENCIACRUZADA

FONDOSECCION/SUBSECCION

SERIE/SUBSERIE

FECHA

FOLIO

TAMANO,COLORES,TITULO,ASUNTO,YOTROSDATOSRELEVANTES
 ANEXON3

CONSTANCIADERECTIFICACION

ARCHIVOGENERALDELANACIN
AGN
FOLIO
DNDAAI

Elquesuscribe

HACECONSTAR

ElExp.Ndefecha.....

..Asunto.. hasido

OBSERVADO,portener.

.detectndoseerrorenla

foliacinde.al

Fecha.

Firma..

NOMBRESYAPELLIDOS

CARGO
 ANEXON4

DOCUMENTOOEXPEDIENTEACUMULADO

A.CARATULA(HOJA)

Cartulauhoja
debidamentefoliada

AGN
FOLIO
DNA

DOCUMENTOOEXPEDIENTEACUMULADO

REF.MEMORANDUM
N71306AGN/OTA

CANTIDADDEFOJASACUMULADAS
DELFOLIO:
ALFOLIO:

FIRMA
NOMBRESYAPELLIDOS
CARGO
 ANEXON5

CONSTANCIADEDESGLOSEDEDOCUMENTOS

AGN
FOLIO
DNA

SOLICITUDDEDESGLOSAMIENTO

Sr.CalixtoRodrguezSnchez
Jefede.

JuanPrezRoca,conDNIN,domiciliado
entrabajadorde.solicitoausted
eldesglosamientodelaResolucinJefaturalN130
2008MDD,defecha28/08/2008,lacualresuelvela
aperturademiprocesoadministrativo
por.Siendoelmotivodedichodesglose,la
presentacindedichodocumentoalaSalaPenaldel
PoderJudicialdeConoNortecuyasfojassondelN
005al008,pertenecientesalaOficinadeSecretaria
General,lacualservircomopruebaenelproceso
quesemevienellevando.

V B
.. NOMBRESYAPELLIDOS

AUTORIZADOPOR
ENRIQUEQUIROZALBORNOZ
JEFEDE..
FIRMA