BOLILLA 1.

SISTEMAS, DATOS E INFORMACIN

Bolilla I. SISTEMAS, DATOS e INFORMACIN

Concepto. Componentes. Jerarquas. Lmites. La Teora General de los Sistemas. El

enfoque de sistemas. (Saroka y Collazo, 11-26 / Senn, 54-60)
Control de los sistemas. Elementos. Retroalimentacin. Los sistemas en la administracin.
(Senn, 60-62)
Datos e informacin. Atributos de la informacin. Atributos de un elemento. Atributos de un
conjunto de informacin. (Saroka y Collazo, 6-10) (Senn, 33-37)
Teora de la informacin: Un sistema de comunicacin. Redundancia. (Senn, 37/40)
Requisitos de la informacin eficiente. (Saroka y Collazo, 37-47)

J. COLLAZO; R. SAROKA INFORMATICA PARA EJECUTIVOS Editor: EDICIONES

MACCHI (pg 11/26)

1 CONCEPTO DE SISTEMA

La palabra sistema. tiene un uso sumamente difundido y variado. Por ejemplo, cuando se
alude a las computadoras, se suele hablar de sistemas de procesamiento de datos; cada
aplicacin especifica de las computadoras se llama frecuentemente sistema" (se hace
referencia al sistema de sueldos, al sistema de inventarios o al sistema de facturacin);
quienes disean tales aplicaciones son generalmente llamados "analistas", "Licenciados"
o "Ingenieros de sistemas"; cuando se desea aludir a una cierta organizacin de recursos
orientada al suministro de informacin a los distintos niveles y puestos de la organizacin,
se habla del "sistema de informacin"; finalmente, son de uso cotidiano expresiones tales
como Sistema politico, Sistema econmico", Sistema ecolgico", y muchas otras ms o
menos similares.
Por lo tanto, resulta conveniente destinar algunos prrafos a precisar con claridad el
concepto general de "sistema", desvinculado de la finalidad de procesar o suministrar
informacin, y de cualquier otro propsito relacionado o no con ella. Vale decir que, antes
de incursionar en la disciplina de los sistemas de informacin, ser muy til desarrollar
una serie de ideas esenciales y concretas asociadas con el concepto general de
"sistema",
Se han dado muchas definiciones de Sistemas. Algunas de ellas son:
Un todo estructurado.
Un conjunto de partes interrelacionadas.
Un ensamble de partes que forman un todo unitario y complejo.
Un conjunto organizado o complejo.
Una reunin o combinacin de cosas o partes que forman una unidad.
Un conjunto de elementos que se interrelacionan regular y ordenadamente para la
consecucin de determinados objetivos.
En el contexto de este libro, se adoptar la siguiente definicin:

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que

producen un resultado superior a la simple agregacin de los elementos y distinto
de ella.

El concepto de Sistema connota la nocin de "totalidad": un sistema no es una coleccin

de componentes, sino una organizacin de elementos interdependientes. El carcter del
sistema pertenece a un nivel de abstraccin ms alto que el de sus elementos, o, dicho de
otra manera, las transacciones entre los elementos trascienden la actividad de cada
miembro o elemento aislado '.

2.2. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

La definicin suministrada en el punto anterior pone de relieve que, en todo sistema,

existen los siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivo.
Los elementos de un sistema pueden ser humanos o mecnicos, tangibles o intangibles,
estticos o dinmicos.
Las relaciones entre los elementos son las que hacen que todo sistema sea complejo (a
tal punto que algunos autores sostienen que la complejidad es otro componente de los
sistemas). La importancia de las relaciones, tanto en el anlisis y el diseo como en el
comportamiento del sistema, es fundamental. Esto se advierte con frecuencia en el mbito
de las organizaciones. Muchos gerentes, por ejemplo, obtienen resultados exitosos donde
otros fracasaron, a pesar de que emplean a las mismas personas y cuentan con los
mismos recursos. Lo que estos gerentes han hecho es utilizar de otra manera los mismos
elementos' asignndoles distintos roles y modificando sus interreaciones. En una palabra,
han cambiado el diseo del sistema 2.

1. En relacin con el concepto de "sistema', resulta interesante sealar que la palabra

proviene del griego 'systma'. que significa 'conjunto', y sta, a su vez, de 'synistema, que
significa "yo reuno. compongo, constituyo.

Un ilustrativo ejemplo de la naturaleza de las relaciones en un sistema es el

proporcionado por los libros. Todos ellos han sido escritos habiendo tenido el autor a su
disposicin la misma coleccin de todas las palabras del idioma; podran incluso
imaginarse dos novelas escritas utilizando exactamente las mismas palabras, y,
obviamente, al combinar o relacionar esas palabras de manera distinta, surgiran dos
novelas completamente diferentes
3. Esto mismo puede ejemplificarse con la siguiente estrofa:

Yo estaba loco y perdido

porque tu ausencia segua;
no s cmo respiraba,
ni cmo es que viva.

Utilizando las mismas palabras, y con igual objetivo (supngase, el deleite esttico), se
obtiene esta otra y distinta estrofa:

Como segua perdido,

tu ausencia ni respiraba:
como loco es que viva.
Por qu? No sl Y yo estaba.

A esto se debe que sea posible seguir gozando del placer de escribir o de leer libros, ya
que, si no se tuvieran en cuenta las relaciones, bastaria leer la lista de palabras del
diccionario de un idioma para haber ledo todos los libros (y dems textos) escritos o que
pudieran escribirse en ese idioma 4,
En cuanto al objetivo, puede afirmarse que constituye la razn de ser de un sistema. El
comportamiento teleolgico, es decir, dirigido a la bsqueda de un objetivo, de un
resultado, de una meta o de un

2. Generalmente, en estos casos se produce, adems, la incorporacin de nuevos

elementos al sistema, que son, precisamente, los que aporta el nuevo gerente, tales como
carisma, entusiasmo, capacidad de trabajo, creatividad, etc.
3. Naturalmente, aunque remota, no puede descartarse la probabilidad de que, por azar,
surgieran dos novelas idnticas o muy parecidas.
4. En realidad, ni siquiera seria necesario leer el diccionario; bastaria con leer el alfabeto,
ya que todas las palabras son combinaciones distintas de algun subconjunto de letras del
aitabeto.

estado de equilibrio, constituye una caracterstica presente en todos los sistemas. El

objetivo define al sistema: nada puede hacerse respecto a un sistema (estudiarlo,
redisearlo, evaluarlo, operarlo, dirigirlo, etc.) si no se conoce su objetivo.
Por ejemplo, si se tienen cuatro segmentos de recta y se los dispone del siguiente modo:

se podr decir que se ha conformado un sistema, ya que se trata de un conjunto de

elementos (segmentos) interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo
superior a la simple agregacin desordenada de los elementos y distinto de ella (un
cuadriltero perfecto)~.
Ahora bien, si esos mismos elementos fueran dispuestos de la siguiente manera:
podra suponerse que no se ha conformado un sistema. No obstante, esta disposicin de
las lineas podra haber sido creada por un artista pintor, quien podra afirmar que tambin
se trata de un sistema que responde a la definicin anterior. Empleando fundamentos
vinculados con el equilibrio, la armonia, la proyeccin o el dominio del espacio, podra
alegar que la particular ubicacin de las lineas en el plano de la tela constituye una fuente
de placer esttico (resultado superior y distinto) que no se lograrla si cualquiera de las
lineas fuera cambiada de lugar (es decir, si se modificaran las interpelaciones de los
elementos).
En realidad, se trata de dos sistemas que difieren por el objetivo. El primero es un sistema
geomtrico y el segundo es un sistema esttico. Si el observador o manipulador de un
sistema desconoce el objetivo para el que fue concebido y disonado, no puede formular
ninguna evaluacin vlida sobre la eficiencia del sistema.

La obtencin de un resultado que es superior a la simple agregacin de los elementos, y

distinto de ella, constituye lo que se llama Efecto sinrgico. Si a un sistema se le saca (o
se le agrega) una parte, no puede esperarse que siga funcionando igual; pero, en razn
de la sinergia, ni siquiera puede esperarse que siga funcionando igual menos (o ms) la
proporcin de esa parte. Un claro ejemplo, en este sentido, es el de la combinacin de
dos medicamentos, cuyo resultado, al ingerirlos, puede ser muy distinto de la simple suma
de sus efectos separados.

2.3. JERARQUiA DE SISTEMAS

En el contexto del anlisis de las relaciones entre los elementos de un sistema, es

necesario considerar el concepto de 'jerarqua' de los sistemas, Para ello, debe tenerse en
cuenta que todo sistema se puede definir por sus entradas, sus procesos y sus salidas.
~Proceso" es la evolucin de un sistema en el tiempo.
Todo sistema, por lo tanto, responde al modelo cuyo esquema es el que se muestra en la
Figura 2,1,
Figura 2,1. Esquema del modelo de sistema

Se dice que un sistema est perfectamente definido cuando se conoce el proceso de

transformacin de las entradas en salidas. Cuando no se conoce dicho proceso, se dice
que se trata de una caja negra. En la vida cotidiana, el recurso de considerar caja negra al
proceso de numerosos sistemas resulta imprescindible para poder operar con la realidad
en la que cada uno se desenvuelve. Para el gerente general de una empresa, por
ejemplo, los departamentos de la organizacin, o por lo menos muchos de sus
subsistemas integrantes, son necesariamente cajas negras, ya que le resultaria
impracticable (adems de innecesario y costoso) conocer la manera en que cada uno de
ellos desarrolla sus operaciones. Le basta conocer las entradas (insumos de mano de
obra, recursos financieros, materiales, etc.) y las salidas (resultados econmicos,
unidades producidas o vendidas, informacin proporcionada, etc,). Al operar en un
sistema, por lo tanto, la preocupacin por determinar la estructura de un elemento se
detiene en cierto punto; a partir de ah, el elemento comienza a considerarse como una
caja negra en la que se conocen las transformaciones de las entradas en salidas, pero no
su funcionamiento interno, es decir, su proceso de transformacin,
Todo sistema es, pues, un transformador de entradas, insumos o inputs en salidas,
productos o outputs 5, Sus elementos componentes estn ligados mediante diversas
conexiones o interfaces. Estas interfaces asumen, a su vez, la forma de entradas y
salidas. Un esquema muy simplificado de esta idea es el que se exhibe en la Figura 2.2.

ENTRADA----------------------PROCESO---------------------------SALIDA
:
Figura 2,2 Los elementos de un sistema son, a su vez, sistemas,

5. En este libro se elude el empleo de expresiones en idiomas extranjeros. tan frecuente

entre los especialistas en computacin y sistemas. Esta regla, sin embargo, reconoce
algunas excepciones cuando se trata de vocablos 'adoptados' por el uso general no
especializado. O cuando resulta til suministrar al lector algn conocimiento de la jerga
informtica que, muy probable e inevitablemente, rondar a su alrededor en forma
cotidiana.

Cada elemento que forma parte del sistema se interrelaciona con otros suministrando
salidas (que constituyen entradas de los otros) o recibiendo entradas (que son salidas de
los otros). Cada uno de esos elementos componentes del sistema, por lo tanto, responde
tambin al modelo transformador de entradas en salidas, por lo que es tambin un
sistema. De este enfoque, se desprende que no hay nada en el universo que no sea
sistema 6,

El concepto de sistema es relativo, es decir que existe una jerarqua de sistemas en la

que todo sistema es un subsistema (respecto al sistema mayor del que forma parte) y es
a su vez un metasistema (respecto a los sistemas que forman parte de l).

Lo que determina que un conjunto de elementos sea visto como un sistema (y no como un
subsistema o como un metasistema) es el punto de vista del observador. Aquello que
constituye el objeto del estudio, anlisis, diseo, operacin, critica, evaluacin, etc., del
observador es, en ese momento y a esos efectos, un sistema. Sus partes o elementos
integrantes son subsistemas en ese mismo momento. Sin embargo, si ms tarde el
observador pasara a concentrar su atencin en uno de esos elementos, este seria ahora
el sistema, mientras que el sistema anterior habra pasado a ser el metasistema del
sistema que ahora se estudia.
Suele decirse, por ejemplo, que la gestin organizativa consiste en planear, ejecutar y
controlar. En consecuencia, puede considerarse que el sistema de administracin consta
de un subsistema de planeamiento, un subsistema de ejecucin y un subsistema de
control. Pero, segn se consign en el prrafo anterior, cada uno de estos subsistemas es
a su vez un sistema que, como tal, cuenta con entradas, proceso y salidas. Estos
componentes del sistema organizativo se interrelacionan a travs de sus entradas y
salidas, conformando interfaces como las que ilustra el esquema de la Figura 2.3.

6. El universo, definido como 'todo lo que existe-, es el nico sistema que no forma parte
de un sistema mayor, es decir, que no tiene metasistema (no es subsistema de ningn
sistema). El universo es la unica excepcin a la afirmacin que sigue en el texto.

Figura 2.3. Interfaces que vinculan a los subsistemas componentes del sistema
organizativo.

El concepto de jerarqua de sistemas" reviste gran relevancia en el funcionamiento

eficiente de las organizaciones. Este concepto debe distinguirse del concepto de jerarqua
tradicionalmente vinculado con el mando o la autoridad y con los signos asociados al
grado de poder de los diferentes puestos del organigrama. La organizacin es tambin un
sistema, segn debe resultar claro con lo expuesto hasta aqu Por lo tanto, existe tambin
en ella una jerarqua de sistemas (es decir, sistemas que estn compuestos por sistemas,
los que a su vez estn compuestos por sistemas, etc.).
En todos los sistemas, y en particular en el sistema-organizacin, este tipo de estructura
jerrquica implica, por lo menos, dos ventajas sustanciales, La primera se vincula con
una aparente relacin proporcional entre el tamao y la complejidad de los sistemas:
existe una general tendencia a considerar que Todo lo que es ms grande es ms
complejo-. En los sistemas jerrquicos (que son, por otra parte, los que ms abundan en
la naturaleza y en las obras humanas) esto no es as. Precisamente:
En virtud de la jerarqua, la complejidad de una organizacin, tal como se la evala
desde cualquier posicin dentro de ella, es casi independiente de su tamao total. La
jerarqua disuelve el vnculo entre el tamao y la complejidad.
Esto es lo que hace posible que el desempeo de funciones como las de gerente general,
contador, analista de sistemas o auditor no sea, por ejemplo, diez veces ms complejo en
la empresa A que en la empresa B por el hecho de que la empresa A sea diez voces ms
grande que la empresa f] (cualquiera fuera el criterio con el que se midieran los
respectivos tamaos).
La segunda ventaja de la estructura jerrquica del sistema-organizacin es que,
precisamente en virtud de la jerarqua, se reduce la necesidad de transmisin de
informacin entre las partes (departamentos, divisiones, reas, secciones, oficinas) de la
organizacin. Si la organizacin esta dividida en subunidades, un individuo slo
necesitar informacin detallada sobre individuos de su propia unidad, y una informacin
sumaria adicional sobre el comportamiento medio en otras unidades. El ejercicio exitoso
de la funcin de finanzas, por ejemplo, no requiere el conocimiento de las personas,
normas y procedimientos del rea de recursos humanos; basta conocer las salidas del
subsistema recursos humanos (en tanto sean entradas del subsistema finanzas), sin
necesidad de saber qu procesos se llevaron a cabo para producir talos salidas. Del
mismo modo, es suficiente saber cules son las salidas que el subsistema finanzas
debe proporcionar al subsistema recursos humanos, sin importar a qu procesos sern
sometidas por este ltimo (en tanto para el mismo constituyen entradas).

2.4. LIMITE DE UN SISTEMA

Cmo determinar el limite de un sistema? Qu es lo que queda Comprendido en l y lo

que pertenece a su metasistema o ambiente?

| El limite de un sistema es una linea ideal que encierra elementos (subsistemas)

entre los que existe mayor intercambio de energia que a travs de la linea 7

Si se supone que la intensidad de la energa intercambiada puede medirse con un dgito

decimal, el ejemplo grfico de la Figura 2.4 (en el que.la linea doble representa uno de los
posibles limites del sistema) muestra que, a travs de la linea, todos los intercambios de
energa son menores que los que se producen entre los elementos que quedan
comprendidos dentro de la linea: el menor intercambio dentro del sistema tiene una
magnitud de 5, mientras que el mayor intercambio que atraviesa la linea tiene una
magnitud menor que 5 (3, en este caso).
Figura 2 4. Todos los intercambios de energa que se producen entre un elemento del
sistema y un elemento del ambiente son menores que los que se producen dentro del
sistema

7. Por.'energia. debe entenderse todo lo que pueda transmitirse entre dos sistemas
(energa propiamente dicha, informacin, bienes, influencia, autoridad, sentimientos, etc.).

Vase ahora el esquema de la Figura 2.5. Puede observarse que, de acuerdo con el limite
definido, ha quedado fuera del sistema un elemento (sealado con la flecha) que se
relaciona con otro elemento del sistema de un modo ms fuerte que elementos que se
encuentran dentro del sistema. Ido tiene sentido incluir en el sistema un elemento que se
relaciona con otro con un intercambio de energa de magnitud 5, por ejemplo, mientras se
excluye un elemento que se relaciona con otro con un intercambio de energa de
magnitud 6.

Por lo tanto, en este ejemplo el limite del sistema deberla definirse del modo en que se
muestra en la Figura 2., es decir, incorporando el elemento de mayor intercambio de
energa, o del modo en que se muestra en la Figura 2.7, es decir, excluyendo el elemento
de menor intercambio de energa.
Figura 2.5, Hay un elemento externo al sistema (sealado con la flecha) que mantiene con
ste un intercambio de energa mayor que el menor intercambio que se produce dentro
del sistema.

Figura 2.. El elemento externo que tena mayor intercambio de energa ha sido incluido
en el sistema.

Figura 2.7. El elemento interno que tena menor intercambio de energa ha sido excluido
del sistema.
La definicin del limite es subjetiva y arbitraria, y no constituye estrictamente una
restriccin, sino ms bien un recurso o herramienta metodolgica. En efecto, el limite
determina un marco dentro del cual los elementos y las relaciones son apropiadamente
explicados y manejados Todo lo que queda fuera del limite y se relaciona con el sistema
constituye su ambiente. Por otra parte, todo elemento que se encuentra fuera del sistema,
y no se relaciona con l, no forma parte del ambiente (ni, obviamente, del sistema). A los
fines de cualquier estudio, se definen sistemas que son subconjuntos o "recortes. Del
universo, de modo tal que resulten aptos para el anlisis o la manipulacin, que sea
posible abarcarlos mentalmente, y que puedan ser adecuadamente representados.

9.5 TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

El conjunto de ideas que se han venido exponiendo hasta aqu, en el presente capitulo,
forma parte de la llamada ~Teora General de Sistemas" s, la que se ha desarrollado en el
siglo XX. Desde GALILEO, la ciencia moderna ha sido dominada por el enfoque analtico,
es decir, por la reduccin de problemas complejos a sus componentes aislables ms
sencillos. sta es, precisamente, una de las principales reglas enunciadas por Descartes
en su Discurso del mtodo. Este enfoque suministr las relaciones causales que los
cientficos buscaban. Sin embargo, cuando se trataba de fenmenos complejos, el todo
resultaba ser ms que la simple suma de las propiedades de las partes tomadas por
separado. Se comprob que el comportamiento de los sistemas Complejos (y, en realidad,
todos lo son) debe explicarse no slo en funcin de sus componentes, sino tambin en
funcin de todo el conjunto de relaciones existentes entre ellos. Esto constituy un cambio
de metodologa.

LUDWIG VOS BERTALANFFY formaliz y propici esta metodologa en el decenio de

1920. Era bilogo, y encar el anlisis de los organismos como sistemas abiertos.
Formul su Teora General de los Sistemas a comienzos del decenio de 1930, pero su
trabajo principal sobre este tema fue publicado en 1950 e impuls el desarrollo ulterior.

8. La siguiente resana sobre la naturaleza de la Teora General de Sistemas sigue, en

buena~parte, a SCHODCRB~CK, CHARL[,S G.; SCHODeRBCCK, PLrrCR P. y MALAS,
GASTERIOS G., Sistemas administrativos' El Ateneo, Buenos Aires, 1984, pgs. 35 y
sietes.

Frecuentemente, se selecciona el ano 1954 como el del inicio de la Teora General de

Sistemas, debido a que en esa fecha se organiz, en los Estados Unidos de
Norteamrica, la Sociedad para el Avance de la Teora General de Sistemas,
denominacin que en 1957 fue cambiada por la de Sociedad para la Investigacin
General de Sistemas. Esta institucin public, en 1956, un libro titulado Sistemas
generales, en cuyo primer volumen volt BeaTALANrrY aludi al objetivo de la nueva dis-
ciplina en los siguientes trminos 9:
Existe una tendencia general hacia la integracin en las diferentes ciencias (naturales y
sociales).
Tal integracin parece centrarse en una teora general de sistemas.
Tal teora puede ser un medio importante para llegar a la teoria exacta de los campos
no fsicos de la ciencia.
Desarrollando principios unificados que van "verticalmente" a travs de los universos
de las ciencias individuales, esta teoria nos acerca al objetivo de la unidad de la ciencia.
Esto puede conducir a la integracin muy necesaria de la educacin cientfica.
La transformacin metodolgica fundamental, producida por este nuevo enfoque,
sobrevino en el decenio de 1960. En la actualidad, el I enfoque de sistemas es
generalmente aceptado por los cientficos que investigan los complejos problemas
modernos. I
La Teora General de los Sistemas no constituye slo una metodologia; representa
tambin una estructura legitima para enfocar el mundo emprico. Naci como un intento
de conceptuacin de fenmenos que el macanicismo de la ciencia clsica no llegaba a
explicar. Su axioma principal es: 'Vel todo es ms que la suma de las partes" (el sistema
3x tiene cualidades propias que no pueden analizarse bajo la frmula x + x + x). Esta
teora no ha realizado an su ideal de integracian de todo el conocimiento cientfico
mediante el descubrimiento de analogas, y tal vez nunca lo logre o falte mucho tiempo
para ello. Su supuesto de la unidad de la naturaleza sostiene la bsqueda del isomorfismo
de conceptos, leyes y modelos en las diversas disciplinas cientificas. Todas las ciencias
verdaderas realizan una bsqueda sistemtica de la ley y el orden en el universo. La
Teora General de Sistemas tiende a ampliar su objetivo, dedicndose a la bsqueda de
una ley de leyes, un orden de rdenes. Sea como fuere, esta teora ya realiz el gran
aporte de un nuevo enfoque.

2..EL ENFOQUE DE SISTEMAS

El enfoque de sistemas aparece como una reaccin frente al superespecialista generado

por la excesiva factorizacin de las ciencias de principios del siglo XX. En ese momento,
se advirti que la ciencia requera gente que, sabiendo poco de los detalles, viera la
totalidad. Los bilogos fueron los primeros en desencantarse del enfoque analitico, al ver
que ste ignoraba el problema total de la ~organizacin`' que se encuentra en todos los
organismos vivos, as como el de la orientacin hacia un objetivo. Los cientficos
comprendieron que un organismo debe ser estudiado como un sistema, como un todo.
Debido a la interaccin entre las partes, el todo asume atributos propios que faltaran si se
eliminara una parte o se modificaran las relaciones. Este enfoque de sistemas vino, as, a
complementar, sin sustituirlo, el mtodo analtico cartesiano.El enfoque de sistemas
implica tener un concepto del todo mientras se analizan sus partes, tal como cuando se
arma un "rompecabezas. Es una forma de pensar integrada, aun cuando se deba
analizar parte por parte. Permite comprender mejor la naturaleza de los problemas y
disminuir la dificultad del anlisis. Puesto que todos los sistemas son complejos y los
seres humanos tenemos racionalidad limitada para manejarlos, no es posible hacer un
anlisis completo de un sistema; por ello, se aborda parte por parte. Pero se cometera un
grave error si ese anlisis de las partes se realizara olvidando que ellas estn
interrelacionadas y conforman un todo al que, tanto las partes como sus relaciones,
proporcionan una particular estructura. El concepto de sistemas es antiguo, pero el
enfoque es moderno. Esta manera de encarar la comprensin del mundo encuentra
mltiples oportunidades de aplicacin prctica en la actividad cotidiana de las
organizaciones. Algunas veces, recibe el nombre de Enfoque estructurado-, expresin
que, sobre todo en el mbito de los sistemas de informacin' se refiere a tcnicas que van
teniendo creciente difusin, aunque su aplicacin prctica avanza lentamente Es que no
basta con declamar el indudable valor del enfoque de sistemas; es necesario incorporarlo
a la gestin de la organizacin, y aplicarlo como una herramienta imprescindible para
manejar las complejas interacciones del cambiante ambiente de los negocios. Tal como lo
seala un autor:
EI hecho de que los sistemas que nos rodean sean sistemas o que slo se perciban como
talos no tiene mayor importancia. En fo ma universal, el hombre piensa en trminos
jerrquicos (problemas y subproblemas) como una manera de reducir su mundo complejo
a entidades ms fciles de abarcar para su mente. Silos sistemas no existieran, seria
imprescindible inventarlos.
En pginas precedentes, se han expuesto ideas sobre el carcter de la organizacin
como sistema. Desde luego, vista como un sistema, la organizacin presenta todas las
caractersticas comunes a todos los sistemas y, por ello, est sometida a todas las
formulaciones de la Teora General de Sistemas. En particular, la organizacin es un
sistema social (hecho por el hombre), abierto (influido por e influyendo en el contexto),
orientado (comportamiento teleolgico, no errtico) y Complejo I'.
El punto de vista moderno tiende a tratar a la organizacin como
N sistema de partes y variables interdependientes, dentro de un sistema de sociedad ms
amplio e inclusivo. Asi es que la moderna Teora de la (organizacin y la Teora General
de Sistemas estn estrechamente relacionadas, considerndose a aqulla como una
parte especial de sta.
Por otro lado, las relaciones con el ambiente son tan importantes que, para que una
organizacin alcance un alto grado de eficiencia, se considera un requisito fundamental su
capacidad para detectar los cambios del ambiente y para reaccionar cuanto antes frente
a ellos [2. Esa deteccin y ese suministro de alternativas para activar un curso de accin
son de los ms importantes papeles que est destinado a cumplIr el sistema de
informacin de la organizacin. ste ser, precisamente, el tema central del prximo
capitulo.

Senn, James A. Sistemas de informacin para la Administracin. Grupo Editorial

Iberoamericana, 1995. (pg 54-60)

Qu es un sistema?
Para establecer un sistema, los directores de una organizacin de negocios imponen un
esquema de orden sobre el complejo ambiente en el cual operan. En efecto, los gerentes
intentan simplificar los que le rodea de manera que puedan entenderlo, as como a sus
implicaciones. Para un gerente de ventas el menudeo, por ejemplo, el medio circundante
o entorno incluye la gente, otras empresas, el conjunto de leyes y reglamentos, los
diferentes rganos de gobierno y los competidores. El medio circundante en este contexto
es el conjunto de todos los objetos que pueden cambiar o ser cambiados por el sistema.
En trminos ms sencillos, un sistema es un conjunto de componentes que interactan
entre s para un cierto objetivo. Es una coleccin de elementos o medios que estn
relacionados y que pueden ser descritos en trminos de sus atributos o de sus partes
componentes.
Los sistemas pueden ser abstractos o fsicos. Un sistema abstracto es slo conceptual, un
producto de la mente humana. Esto es, no se puede ver o sealar como una entidad
existente. Los sistemas sociales, religiosos y culturales son sistemas abstractos. Ninguna
de estas entidades puede ser fotografiada, dibujada o representada grficamente de
cualquier otra manera. Sin embargo, de hecho existen y pueden ser discutidos,
estudiados y analizados.
Un sistema fsico, por lo contrario, es un conjunto de elemento9s materiales, -en vez de
ideas o nociones- que opera en relacin con otro para lograr un objetivo o alcanzar una
meta comn.
Ejemplos de sistemas fsicos son:
Sistemas de computacin: agrupamientos o conjuntos de elementos de equipo
(hardware) que trabajan interrelacionados bajo ciertos medios de control, con objeto de
procesar datos producir informes de resultados.
Sistemas de comunicacin: conjuntos de elementos de equipo que pueden representar
y transmitir porciones de informacin, de un punto a otro.
Sistemas de comercializacin: conjuntos integrados por personas, equipos y
procedimientos que desarrollan, producen y distribuyen mercancas, ideas y otros
artculos a los consumidores o usuarios.
El hecho de que un sistema pueda ser clasificado como abstracto o fsico no implica
ningn juicio de apreciacin o valor. Esto es, un sistema fsico no tiene mayor significado
o es ms necesario que un sistema abstracto. La diferenciacin es nicamente para fines
analticos.
Elementos de un sistema
Un sistema es un conjunto e componentes que interaccionan entre s para lograr un fin o
propsito. Dentro de este marco bsico de definicin, pueden identificarse los elementos
necesarios para la existencia de cualquier sistema. Estos elementos de sistema incluyen
al medio circundante o entorno, limites o fronteras, entradas y salidas, y componentes.
Entorno o medio circundante de un sistema. Todos los sistemas operan dentro de un
entorno.* Este es el medio o ambiente que rodea al sistema, afectndolo y siendo
afectado por l. Lo que denominemos entorno depende de los objetivos del sistema, de
sus necesidades y actividades, as como de s es fsico o abstracto. Por ejemplo, un
socilogo que estudie el comportamiento interpersonal en un grupo social, probablemente
considerara que toda persona o cosa que no pertenece al grupo forma el entorno. Sin
embargo, un psiclogo que estudie la personalidad de un miembro de un grupo, sin duda
alguna que considerara a los otros miembros del mismo como parte del medio
circundante. De manera similar, un especialista en computacin que estudie la eficiencia
de la unidad procesadora central podra decidir que el usuario es parte del entorno, ya
que no forma parte de dicha unidad central. Sin embargo, si un especialista en
computacin esta examinando el funcionamiento de un sistema de proceso por
computadora de una organizacin, en trminos de reducir los costos de operacin y
minimizar errores en el manejo de los datos y de la informacin, el usuario sera
definitivamente parte del sistema. Estos ejemplos muestran de qu manera los diferentes
ambientes pueden ser definidos para los sistemas. Adems, el entorno es una funcin del
individuo que observa o interacta con el sistema.
Limites o fronteras de un sistema. Los limites o fronteras de un sistema demarcan o
separan el entorno respecto del sistema. Este existe dentro de sus lmites y todo lo que
est afuera de ellos constituye el ambiente. La lnea que define los lmites del sistema
determina qu est incluido dentro del sistema y qu no lo est.
Las caractersticas particulares de una frontera varan en funcin de un sistema sea fsico
o abstracto. En un sistema fsico el lmite es un demarcacin natural determinada por la
estructura bsica del sistema y por los objetivos y fines del mismo. En los sistemas
abstractos, por otra parte, los lmites son definidos tpicamente por un observador. La
lnea divisoria arbitraria puede, por lo tanto variar, de un observador a otro, a menos de
qu todos estn de acuerdo con los criterios para la seleccin. En cualquier circunstancia
los lmites de un sistema abstractos son determinados por el nivel de percepcin del
observador, la intencin y el objetivo al determinar la lnea las nociones del observador
acerca del funcionamiento interno del sistema. En un sistema fsico, los lmites son fijos,
como en el caso de la unidad central de procesamiento e una computadora, lo cual
contiene la unidad aritmtico-lgica, la unidad de control y la unidad de almacenamiento
primario. Sin embargo, las fronteras de un sistema abstracto, como en un grupo de
trabajo de produccin, pueden incluir o no al encargado del grupo, dependiendo de la
definicin del observador. Este ltimo puede creer que el supervisor es parte del grupo de
trabajo, pero otro creer que el encargado queda afuera de los lmites del grupo.
Entradas y salidas. El sistema interacciona con su ambiente por medio de los elementos
de entrada y de salida. Una entrada es cualquier cosa que ingresa al sistema proveniente
del entorno; una salida es cualquier cosa que egresa del sistema, cruzando los lmites
hacia el medio circundante. En un sistema de cmputo, los datos ingresan al sistema
como entrada y egresan del mismo como salida bajo la forma de informacin y de
resultados de proceso.
La informacin, la energa y los materiales pueden ser tanto entrada como salida en
relacin con el entorno. Una compaa de servicios de energa elctrica recibe como
entradas provenientes del medio circundante materias primas (carbn, petrleo, potencia
hidrulica, etc.), demandas de servicio elctrico de parte de los usuarios (cuando un
consumidor pone en marcha un aparato conectado), y otros. Proporciona salidas al medio
circundante en forma de electricidad.
Los limites controlan cuidadosamente la entrada y la salida, regulando el flujo desde y
hacia el sistema, y protegindolo de agentes destructivos o perjudiciales existentes en el
ambiente. En esencia, los lmites son los filtros de las entradas y salidas. Por ejemplo, en
un sistema de control de inventario, las normas acerca de la clase determinan que
artculos y materiales deben ingresar al inventario, mientras que las normas de cantidad
se enfocan a cuanto de un artculo es aceptado. De esta forma, los elementos que entran
al sistema pueden ser controlados.
Lo que inicialmente se pone en contacto con el sistema como entrada, a menudo no es lo
mismo que en realidad ingresa. Adems de ser filtrado por los lmites, la entrada es
codificada ah; este concepto se examin en el capitulo 2. Sin la codificacin, gran parte
de la entrada sera de poco o de ningn valor despus de haber pasado los lmites.
Existen dos tipos de entradas: activantes y de mantenimiento. Las entradas activantes
son los datos o la informacin sobre los que pueden actuar el sistema para producir una
salida. Un archivo que contiene transacciones de las cuentas por pagar activa al sistema
para actualizar los archivos y emite como salida informes de contabilidad.
Las entradas de mantenimiento estn integradas estrechamente al sistema de control.
Cuando se produce una salida, los datos frecuentemente son reunidos por los empleados
de la empresa para determinar su educacin y aceptacin por el medio circundante. Estos
datos son devueltos despus al sistema y utilizados para regular o mejorar las actividades
y los procesos del mismo. Empresas hoteleras importantes, por ejemplo, piden a sus
clientes que llenen unas tarjetas con informacin necesaria para evaluar los servicios
(limpieza de las habitaciones, calidad de los alimentos servidos, etc.). Estos datos forman
la entrada de mantenimiento y sirven para determinar si los servicios han sido
proporcionados a los huspedes en forma satisfactoria. Si los datos indican que los
servicios deben ser mejorados, ciertos cambios pueden ser efectuados por los
administradores de la empresa.
La salida se produce a partir de una entrada sobre la que acta el sistema y es devuelta al
entorno. Aqulla puede ser mercanca, informacin, energa o desechos. As mismo la
salida de un sistema puede ser la entrada de otro. Los desechos de un organismo o
sistemas pueden ser una entrada valiosa para otro. El dixido de carbono por ejemplo, se
produce (salida) cuando exhalan las personas y los animales y sirve como entrada
benfica para las plantas.
Lo que hasta hora hemos descrito es un sistema abierto un sistema que intercambia
informacin, materiales y energa con su entorno. Una caracterstica adicional de un
sistema abierto es la capacidad de adaptacin, esto es, de ajustarse a los cambios en el
medio circundante con miras a preservar su existencia. Los ajustes se efectan tomando
como base las entradas y la retroalimentacin (por ejemplo, las entradas que sirven para
regular las actividades de un sistema de acuerdo con su objetivo o finalidad) a fin de que
el sistema funcione en estado de equilibrio. En esencia, tiene un proceso de ajuste
dinmico debido a que las modificaciones se efectan continuamente para asegurar que
el sistema se encuentre siempre aproximadamente en equilibrio. En caso de que cesara
el proceso de ajuste, el sistema podra arruinarse o quedar completamente
desorganizado. El trmino que se utiliza para designar la ruina o el deterioro de un
sistema es el entropa. El proceso de recibir entradas del entorno para evitar el peligro de
ruina o el desgaste se llama entropa negativa. En el ejemplo de un hotel, si el gerente o
el administrador no recibe datos de entrada de sus huspedes, las condiciones de las
habitaciones, los alimentos y el servicio podra deteriorarse tanto (entropa) en el
transcurso del tiempo que un da la gente dejara de hospedarse en ese albergue. Por
otra parte, si un gerente obtiene datos referentes a los servicios, con base en la
retroalimentacin, el peligro de cerrar el negocio va a ser mucho menor. El uso de la
retroalimentacin para mantener los servicios del hotel y evitar la quiebra del negocio y los
servicios es la entropa negativa.
En contraste, un sistema cerrado es uno autocontenido y que no interacta con el medio
circundante. La tendencia en un sistema cerrado hacia la entropa, ya que no hay
entradas desde el entorno para fomentar la adaptacin. En otras palabras, sin entradas de
mantenimiento no hay ajustes en un sistema cerrado, y la tendencia del sistema es hacia
la ruina o el deterioro.
Suele ser necesario estudiar en gran detalle las entradas y las salidas de un sistema. Este
caso es frecuente cuando un observador no conoce los procesos y las actividades dentro
del sistema. Estudiando y comparando las entradas y salidas, puede obtenerse un buen
conocimiento de los procesos de sistema en particular. Examinar un sistema analizando
nicamente sus entradas y salidas constituye un mtodo de caja negra. El concepto de
caja negra permite al investigador desatender los procesos internos y los componentes de
un sistema, colocndolos, en forma metafrica, dentro de una caja negra que los oculta
totalmente. Este mtodo de anlisis frecuentemente se emplea para estudiar tanto los
sistemas abstractos como los fsicos y es muy tiles a las personas que tienen la
capacidad de inferir o deducir para obtener informacin a partir de la entrada y de la
salida, pero que carecen del conocimiento tcnico para evaluar cmo trabaja el sistema.
Componentes del sistema. Dentro de los lmites o fronteras se encuentra todo el
sistema, que puede ser una sola entidad o estar constituido por muchos componentes.
Cuando un componente de sistema es en s mismo un sistema, se le llama subsistema.
Un componente de sistema puede ser definido como una unidad que trabaja con otros
componentes (subsistemas) para lograr un fin especfico, normalmente producir una
salida (que puede ser la entrada de otra parte del sistema o a otro sistema completamente
diferente). Las operaciones de cada componente separan, combinan o modificando algn
modo las entradas para cambiar su identidad y originar una salida. En el sistema debe
haber correlacin entre los subsistemas o componentes. Esto s, tiene que existir un
medio de transferencia de informacin entre los componentes, de manera que cada uno
pueda realizar su tarea. La informacin es transferida o coordinada entre los componentes
o subsistemas a travs de interfases, los elementos de interconexin (o intermediarios) en
los lmites de un sistema (o subsistema) que dan pasa a informacin a travs de ellos.
Una interfaz codifica o descodifica informacin (o bien, energa) a una forma que el
sistema pueda utilizar. En un sistema de calefaccin, por ejemplo, un termostato es la
interfaz que transmite al sistema la informacin acerca de la temperatura del ambiente,
despus de convertirla en una seal elctrica que indica los cambios al sistema (encender
o apagar la unidad de calefaccin) o mantenerlo en su estado actual (encendido o
apagado).De la misma manera, en un sistema de cmputo, un canal de datos sirve como
interfaz entre la unidad central de procesamiento y los dispositivos de entrada. En un
proceso electoral, una mquina contadora de votos o una urna para las papeletas sirve
como intermediario o interfaz entre el sistema legislativo y el entorno de votantes y otros
ciudadanos. Los votos son las entradas y la aprobacin o el rechazo de ciertas leyes o
candidatos es la salida.
Niveles de los sistemas
Puesto que los componentes de un sistema particular pueden ser en s tambin sistemas,
deben ser ordenados jerrquicamente. Por ejemplo, un automvil es un sistema de
muchos niveles, debido a que contiene un sistema locomotor, dentro del cual hay un
sistema de combustin, un sistema de carburacin y otros. Por lo tanto, para un estudio
significativo es necesario especificar los niveles de los sistemas que son de inters para
nuestra investigacin.
Control de los sistemas
El control de sistema es un problema importante de la administracin de las
organizaciones. Si el sistema no est bajo control, no cumple de manera eficaz con sus
funciones. El control es el proceso que mide el funcionamiento actual y la gua hacia
una meta predeterminada. Los sistemas pueden ser controlados segn diferentes
grados de complejidad. El control en los sistemas es esencial para tener una actividad y
una existencia continuas.
Elementos de control esenciales
En cualquier sistema o proceso que esta siendo controlado, hay diferentes elementos
claves de control. La forma particular que estos elementos pueden tomar vara de sistema
a sistema, pero siempre existen. Los elementos esenciales son:
1. Una meta (propsito, objetivo o norma) predeterminada.
2. Un medio para efectuar la medicin del funcionamiento o rendimiento.
3. Un medio para efectuar la comparacin, a fina de detectar divergencias respecto del
punto 1.
4. Un medio para llevar a cabo la correccin y el ajuste.
Dentro de cualquier sistema debe conocerse el rendimiento esperado; es decir, debe
saberse cules ser los resultados de un proceso. El resultado deseado la meta, el
propsito, norma u objetivo- puede ser un valor cuantitativo en particular, un intervalo o
margen de valores o una determinada actividad. Por ejemplo, el objetivo de un sistema de
mercadotecnia puede ser obtener ventas por $50 millones en un ao; en un sistema de
control de calidad en la fabricacin puede haber diferentes objetivos: (1) mantener la tasa
de defectos en artculos manufacturados por debajo de 2%, y (2) eliminar todos los
artculos defectuosos de la lnea final de produccin. Existen muchas tcnicas para
determinar las metas, objetivos y normas. El sistema no aprecia el valor o cun apropiada
es la meta. Solamente proporciona los medios con los cuales se dirigen hacia ese objetivo
las actividades y los procesos.
Un sistema debe contar con el medio para medir su funcionamiento. Tal elemento con
frecuencia es el ms difcil de desarrollar en un sistema artificial, pues el instrumento de
medicin no debe afectar al sistema mientras es medido. La precisin de las medias vera
de sistema a sistema, pero entonos los casos tales valores deben estar en las unidades
establecidas en los objetivos predeterminados. Por lo tanto, si se mide el porcentaje de
defectos en cierto tipo de lnea de produccin que cuenta con un tipo especfico de
equipo, la medida debe ser comparada con una norma relacionada con la misma clase de
proceso de produccin y el mismo equipo. No sera apropiado comprar la operacin con la
de un competidor que utilizara diferentes procesos y distinto equipo.
La comparacin del funcionamiento real con una meta predeterminada es el tercer paso
en la operacin de control. La discrepancia o variacin con respecto al estndar indica
que, hasta cierto punto, el sistema no est operando tan bien como debiera. Sin embargo,
como es de esperar que haya discrepancias en cualquier actividad, llega a ser importante
determinar qu grado de variacin es tolerable. Por ejemplo, si el objetivo del control de
produccin es mantener las partes defectuosas al 1% y el nmero real de tales piezas es
1,01%, probablemente se dira que se tiene una variacin aceptable respecto de la norma.
Sin embargo, si el nmero de defectos se acerca al 2%, es posible que la variacin no
ser tolerable.
Finalmente, el sistema debe ser capaz de efectuar una accin correctiva y hacer los
ajustes necesarios al proceso cuando se detecta una variacin significativa. La clase de
cambio aceptable depender de las caractersticas del sistema. En el ejemplo de la
produccin, cambios en el equipo o en el personal que utiliza ese equipo pueden ser
necesarios. Sin embargo, la aceleracin en el proceso de produccin no sera apreciable.
Los ajustes deben realizarse nicamente cuando sean requeridos. Hacer cambios
innecesarios sera tan grave y tan costoso como dejar de hacer lo necesarios. Por tanto,
las posibles correcciones a la lnea de produccin deben hacerse slo cuando la variacin
en los defectos sea significativamente discrepante de los estndares o normas.
La introduccin de elementos de control en cualquier sistema, especialmente aquel que
implica la interaccin humana, puede llevar a una resistencia potencial a todo el
procedimiento de control. La resistencia, que es una forma de comportamiento impropio o
disfuncional (comportamiento que no contribuye a las metas de la organizacin) puede
aminorar el valor del procedimiento de control. Por ejemplo, el agregar un nuevo sistema
de control en la lnea de produccin posiblemente disgustara a los empleados, y
ocasionara un trabajo de menor calidad y con mayor porcentaje de defectos. Debido a la
importancia de este tema, particularmente en relacin con los sistemas de informacin
basados en computadora, se discutira con mayor detalle en el capitulo 18.
La informacin es necesaria para activar el proceso de control. Y tambin lo es la
retroalimentacin (o realimentacin). Esta operacin consiste en la informacin respecto
al funcionamiento de un sistema, que es introducida o aplicada como entrada para ayudar
al ajuste de las actividades del sistema.
Retroalimentacin y ciclo de retroalimentacin
Dos tipos de retroalimentacin o realimentacin (feedback) son importantes en las
actividades del sistema, y ambos estn relacionados con el control de este ltimo. La
retroalimentacin negativa es una del tipo correctivo que ayuda mantener el sistema
dentro de un margen crtico de operacin, y reduce las fluctuaciones de rendimiento
respecto de las normas o estndares. La retroalimentacin negativa se efecta mediante
un lazo o ciclo de control. Segn se ve en la figura 3.7, un sensor detecta efecto de la
salida sobre el medio exterior; esta informacin es aplicada al sistema como entrada, y los
ajustes necesarios se efectan de acuerdo con las metas predeterminadas. El mecanismo
automtico de sensado o de deteccin en el sistema operativo de un misil (o cohete)
opera con base en una retroalimentacin negativa para asegurar que el proyectil
autopropulsado se mantenga en el curso debido. Si el cohete debe cambiar de direccin,
una seal al mecanismo de control resultar en una correccin del curso o trayectoria.
Contrariamente a la retroalimentacin negativa, que es el carcter correctivo, la
retroalimentacin positiva refuerza la operacin de un sistema, haciendo que contine con
el mismo rendimiento y sin alterar sus actividades. Un sistema de produccin que recibe
como entrada una orden de la gerencia para continuar la produccin de artculos a la
misma velocidad que la semana pasada, estara recibiendo retroalimentacin positiva.
 Entrada Salida
Sistema

Circuito (o de
retroalimentacin)

Dispositivo Sensores
de control de control

Figura 3.7 Circuito de control de retroalimentacin

Los sistemas en la administracin

Los principios de la teora de sistemas y del control de sistemas, que ha venido
examinando en este captulo, tienen muchas aplicaciones en la administracin de las
organizaciones. Puesto que una entidad corporativa est continuamente interactuando
con su entorno en los aspectos que una entidad corporativa esta continuamente
interactuando con su entorno en los aspectos de mercadeo, abasto y regulacin, es un
sistema abierto. Dentro de la empresa hay subsistemas fcilmente identificables (por
ejemplo, los sistemas de contabilidad, de produccin y cualesquiera sistemas de
informacin computarizados). Sin embargo, todos los subsistemas deben interactuar con
los otros sistemas de la empresa. Un sistema de informacin que abarque a toda la
entidad corporativa es una red que recibe entradas y produce salidas para todas las
partes de la organizacin. De la misma manera, un sistema de contabilidad proporciona a
todas las partes de la organizacin informacin acerca de las operaciones y las
actividades.
Tpicamente, cualquier sistema o subsistema en una empresa es un sistema abierto. Sin
embargo, las empresas a menudo desarrollan sistemas que se parecen a los que hemos
llamado anteriormente sistemas cerrados. Sistemas que tengan algunas aptitudes de
autorregulacin es decir, que sean sistemas parcialmente cerrados- pueden ser tiles en
la administracin. En la produccin y en el control de procesos, por ejemplo, un sistema
de control que vigile o monitoree continuamente las actividades de produccin y haga los
ajustes necesarios sin intervencin humana puede ser muy deseable. Eliminando la
necesidad de una constante intermediacin humana pueden reducirse los costos de
personal e incluso llevar al mejor control del proceso. Si se integran adecuadamente las
computadoras al control, midiendo automticamente el rendimiento y haciendo los ajustes
necesarios, el trabajo puede efectuarse ms eficazmente. En otras palabras, es
conveniente un sistema de control que contenga una sucesin cerrada da pasos para
mantener el control de un sistema. Si un monitor se instala en la lnea de conduccin de
un lquido para mantener un flujo constante a una presin constante, y si el sistema est
programado para efectuar los necesarios ajustes a las vlvulas, el sistema puede
considerarse cerrado. Sin embargo, no lo es totalmente. La intervencin humana todava
es necesaria cuando los monitores detectan condiciones inusitadas o imprevistas, o bien
cuando falle un componente del sistema.
Muchos sistemas de inventario estn diseados teniendo en mente un sistema de control
de ciclo cerrado. Por ejemplo, si una cantidad de existencias en almacn o una cantidad a
reordenar se integran en el mecanismo de control del inventario, un programa de
computadora en el sistema genera automticamente una orden estndar siempre que el
inventario alcance el nivel mnimo especificado. Como existe un monitoreo continuo en los
niveles del inventario y un ajuste de las cantidades a ordenar, y como el sistema es capaz
de emitir una orden de compra en forma automtica, se dice que es casi cerrado pues
algn trabajo se puede llevar a cabo sin la intervencin humana. Sin embargo, los
gerentes generales y de compras deben intervenir, por ejemplo, cuando la mercanca se
pone a la venta, cuando grandes cantidades no son usuales de un artculo deben ser
ordenadas o cuando los artculos queden descontinuados. Cada una de estas situaciones,
que no son raras en los procedimientos de control de inventario, requiere a intervencin
humana, y por lo tanto, afectan la integridad de un sistema cerrado.
El concepto de sistema de control de ciclo cerrado para la administracin est recibiendo
cada vez ms atencin. Los constantes adelantos en la tecnologa han hecho posible que
las tareas repetitivas y rutinarias de un administrador pueden ser automatizadas. Este
tema reaparecer frecuentemente en las descripciones que siguen.

J. COLLAZO; R. SAROKA INFORMATICA PARA EJECUTIVOS Editor: EDICIONES

MACCHI (pg 6/11)

1.2. dato e informacin

El mundo real es una coleccin de entidades. En un mbito campestre, por ejemplo, se

encuentran las entidades rbol, pastos, pjaro, nube, etc. Tambin hay entidades
que, siendo fsicas, no son claramente tangibles o visibles, como aire, ~temperatura-,
~presin-, etc. Y, finalmente, existen entidades ideales o no fsicas, como Odio,
Inteligencia, probabilidad, "denominacin, etc,

Cada una de estas entidades tiene atributos, es decir, cualidades o caractersticas que
poseen o pueden poseer todos los individuos de cada entidad. Por ejemplo, los atributos
de la entidad rbol pueden ser especie, altura, color, edad, ubicacin, etc.; los de
la entidad temperatura pueden ser Unidad de medida, Cantidad de unidades; los de
la entidad Odias pueden ser ~fecha', "nombre".Si se quisiera relevar, identificar y describir
los rboles existentes en determinado paraje, seria aplicable una planilla como la
siguiente:

| N, | Especie | Altura | Color | Edad | Ubicacin

En la primera columna de la planilla, se ha previsto asignar un nmero a cada rbol, a fin

de identificar inequvocamente a cada miembro o individuo que pertenece a la entidad
rbol. Esto permite establecer, en cada caso, que los datos consignados en la planilla se
refieren a ese" rbol particular y concreto, y no a otro (aun cuando pueda haber otro rbol
cuyos atributos tengan los mismos valores que los de se-).
Es posible construir una tabla de todos los valores que puede tomar cada atributo de cada
entidad. Por ejemplo, la tabla del atributo color de la entidad rbol podra ser:

Verde claro
Verde medio
Verde oscuro

La tabla del atributo Cantidad de unidades" de la entidad "temperatura" podra incluir

todos los valores comprendidos entre -15,00 y 50,00 (suponiendo que el valor del atributo
Unidad de medida" de la entidad 'temperatura fuera 'grados centgrados").
Del mismo modo, la tabla del atributo "fecha" de la entidad dia" podra contener todas las
fechas de un ao (para un ejercicio contable, por ejemplo), y la del atributo 'nombre" seria,
inexorablemente:

Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado

Cada individuo de una entidad es descripto por valores particulares de sus atributos. As,
por ejemplo, al efectuar el relevamiento de rboles mencionado ms arriba, podra
obtenerse una coleccin de individuos de la entidad "rbol" similar a la que se muestra en
la planilla de la Figura 1.1.

N' Especie Altura Color Edad Ubicacin

1 Aromo 9 Verde medio 15 Camino real kilometro 15,4s
2 Aromo 8 Verde claro 12 Camino real, kilmetro 15,9
3 Eucalipto 25 Verde daro 39 Camino real,kilometro16,1
4 Roble 12 Verde oscuro 22 Ruta 22, kilmetro 195,4
5 Eucalipto 37 Verde claro 39 Ruta 22, kilmetro 195,4
6 Pltano 9 Verde medio 9 Camino real, kilmetro 17,5
7 Pltano 11 Verde medio 69 Camino real
8 Pino 13 Verde oscuro 8 Ruta 69 y ruta 22
Figura 1 1. Planilla en la que se exhiben los valores que toman seis atributos para cada
una de ocho ocurrencias de la entidad "rbol".

Esta planilla exhibe datos que se corresponden con atributos de entidades existentes en
el mundo real. El dato, segn se advierte, constituye una representacin simblica
(mediante letras, nmeros o caracteres especiales) de esas entidades y atributos.
En una organizacin, hay inmuebles, muebles, empleados, derechos, obligaciones, etc,
Todas estas entidades tienen existencia real, y para cada una de ellas hay una
representacin simblica. Para cada inmueble, por ejemplo, hay un nmero de inventario
o un domicilio; para cada empleado, hay un nmero de legajo; para cada derecho u
obligacin, hay imputaciones contables, importes, etc.
Del mismo modo, hay representaciones simblicas no slo de lo que existe en la
organizacin, sino tambin de lo que sucede en ella. Por ejemplo, sucede que se realiza
una venta al contado. Esa venta, en el mundo fsico real, implica la entrega de una
mercadera y la percepcin de moneda o cheques. En el mundo de las representaciones
simblicas, esa venta generar un nmero de factura, un nmero de articulo, un nmero
de vendedor, un importe percibido, etc. 4

4. Tambin son representaciones simblicas, con carcter de 'dato', los gestos, los ruidos,
la msica, las imgenes, la manera de hablar o de mirar, e infinidad de otras
manifestaciones. Sin desdear el papel de este tipo de representaciones en la
comunicacin humana, el concepto de 'dato' al que se alude en este libro es, mas
concretamente, el de la definicin que sigue en el texto.

Un dato es una representacin formalizada de entidades o hechos, adecuada para la

comunicacin, interpretacin y procesamiento por medios humanos o automticos.

Informacin es el significado que una persona asigna a un dato

El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situacin concreta;
es un material que no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien
tiene que tomar una decisin. La informacin es un dato o un conjunto de datos
evaluados por un individuo concreto que trabaja en un momento dado sobre un problema
especifico para alcanzar un objetivo determinado.

La informacin se genera a partir de un grupo de datos seleccionados para reducir la

dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien debe adoptar una decisin.

Supngase, por ejemplo, que la persona A ha advertido a la persona B que le enviara un

papel en el que estar escrito el numero que obtuvo el primer premio de la lotera. La
persona A escribe dicho nmero y lo remite a la persona B a travs del mensajero C. Este
mensajero, tentado por la curiosidad, observa el mensaje escrito en el papel: slo ve un
nmero. Ese nmero no tiene ningn significado para el mensajero; para l, el contenido
del mensaje no es informacin.

Cuando el mensajero entrega el papel a la persona B, sta lee el contenido del mismo y, a
pesar de que "ve" lo mismo que vio el mensajero C, ese contenido tiene significado para
l: es informacin, pues sabe que se. es el nmero que obtuvo el primer premio de la
loteria.

Por lo tanto, nada es intrnsecamente informacin. La misma representacin simblica

que para una persona puede ser un dato, para otra puede ser informacin. O lo que es
dato para una persona puede ser informacin, para esa misma persona, en otro momento
o frente a otro problema.

El concepto de Informacin.

subraya la idea de que se comunica algo valioso, Esto subyace en la misma raz
etimolgica de las palabras "dato" e "informacin. "dato" (del latn "datum" = lo que se
da-) se aplica con suma propiedad a los hechos sin forma y sin estructura. lnformacin"
(del latn Informado = -Lo que tiene forma-) se refiere a datos que poseen forma,
estructura u organizacin. La palabra Uniformar" connota la imposicin de una
organizacin a un material indeterminado; implica impartir una forma que da sentido y
significado a una representacin simblica que, de otro modo, carecera de importancia o
de mensaje.

Como queda dicho, los datos carecen de valor propio, Pueden adquirir valor cuando,
orientados hacia el usuario en el momento oportuno, a travs de alguna forma de
organizacin, cobran el carcter de informacin porque tienen significado para el usuario y
porque reducen su ignorancia o incertidumbre frente a la situacin concreta en que se
encuentra, La informacin hace referencia, pues, a datos estructurados y seleccionados
para un usuario, una situacin, un momento y un lugar. Mientras no sean evaluadas o
aplicados a un problema especifico, los datos seguirn siendo slo datos, es decir,
smbolos con poco o ningn significado,
Formuladas estas distinciones entre dato e informacin, pueden comprenderse con
claridad el origen y la naturaleza de los problemas gerenciales en materia de informacin.
Suele suponerse errneamente que los datos representan informacin. En realidad, no
son los datos los que escasean; ms bien podra decirse que sobreabundan, Cuanto ms
burocrtica es una organizacin, ms tienden a aumentar la registracin y la acumulacin
de datos; sin embargo, esto mismo conspira contra la produccin de informacin, En
organizaciones con exceso de datos, quienes tienen que decidir pasan gran parte de su
tiempo hurgando, muchas veces infructuosamente, entre la maraa de datos que no
tienen ningn significado para ellos, es decir, que no constituyen informacin.

Es necesario, pues, habilitar los medios para convertir los datos en informacin, ste es,
precisamente, el papel del sistema de informacin.

Datos e informacin Senn, James A. Sistemas de informacin para la

Administracin. Grupo Editorial Iberoamericana, 1995. (pg 33-37)
Por s mismos los datos no tienen significado alguno, sino que deben ser presentados en
una forma utilizable y colocados en un contexto que les d valor. Los datos se convierten
en informacin cuando se les transforma para comunicar un significado o proporcionar un
conocimiento, ideas o conclusiones. La informacin es, entonces, conocimientos basados
en los datos los cuales, mediante un procesamiento, se les ha dado significado, propsito
y utilidad.
La revelancia es un factor clave para distinguir entre datos e informacin. No todos los
datos o hechos pueden ser revelantes en un momento dado. De hecho, algunos datos
nunca pueden ser revelantes en relacin con un suceso. Para un gerente de
mercadotecnia que planea el programa de ventas para el prximo ao, la cifra contable de
50 millones de dlares en ventas del producto de su compaa, es un conocimiento
importante. Esto es, la informacin afecta las actividades para la toma de decisiones.
Asimismo, el conocimiento de que una huelga de 10 das del personal de produccin
puede ocurrir en el primer trimestre es informacin revelante. Sin embargo, el hecho de
que un restaurante haya comprado cuatro hornos para hacer pizzas, carece de
importancia para el gerente que desarrolla n programa de ventas de dispositivos
mecnicos.
No obstante y de modo paradjico, lo que es informacin para una persona puede no
serlo para otra. En el mismo sentido, la informacin que una persona puede tener puede
ser para otra nicamente datos. La siguiente analoga con una operacin de manufactura
lo demostrar . La compaa A recibe diariamente envos de metales y productos
qumicos de sus proveedores. Estos materiales se utilizan para producir alambre de
cobre. La compaa B compra el alambre a la compaa A y lo utiliza para fabricar
lmparas y accesorios elctricos. Las dos compaas operan dos procesos de produccin
distintos. En el primer caso, la materia prima es cobre y el producto es alambre de cobre.
En el segundo caso la materia prima es alambre de cobre y los artculos terminados son
lmparas. Lo es un articulo terminado para A es materia prima para B.
La misma relacin existe entre los datos y la informacin. El alambre de cobre producido
por la compaa A puede ser considerado anlogo a la informacin. Ha sufrido una
transformacin para darle un valor especfico en la empresa. Al mismo tiempo, el alambre
de cobre es anlogo a los datos (o materia prima) para la compaa B. El alambre es
transformado para ser una parte del producto terminado, lmparas, las cuales son
anlogas a la informacin. En cada caso, algo ms inteligencia- se ha agregado a los
datos de la operacin para crear informacin.
Las mismas transformaciones ocurren siempre en una organizacin moderna. Un
contador de costos, por ejemplo, recaba datos acerca de los costos de materiales, costos
de mano de obra, horas de trabajo necesarias para efectuar una cierta labor, gastos
generales y otros, a fin de desarrollar un producto estndar o los costos de produccin de
determinados artculos. Sin embargo, para quien desarrolla propuestas de contratos, los
costos estndares son nicamente parte de un conjunto ms grande de costos necesario
para desarrollar la informacin segn los niveles y puntos de equilibrio y de utilidades.
Usando el mismo ejemplo, la informacin que se necesita para decidir sise debe proceder
al desarrollo de un nuevo producto incluira la informacin de contabilidad as como la
administrativa acerca de las perspectivas econmicas generales relacionadas con el
producto, conocimiento sobre las acciones planeadas y de probables competidores, as
como expectativas generales de ventas. Los administradores experimentados rara vez
formularan decisiones respecto a nuevos productos sin disponer de tal informacin.
Atributos de la informacin
Como se ha expresado, la informacin constituye conocimientos revelantes que reducen
la incertidumbre y respaldan el proceso de toma de decisiones en una organizacin. Sin
embargo, para que sea til, la informacin debe tener atributos esenciales, tanto en
elementos individuales como en su conjunto.
Los atributos de la informacin son las caractersticas que tienen significado para el
usuario de cada elemento de la informacin. Esto es, cada elemento individual informativo
puede ser descrito con respecto a exactitud, forma, frecuencia, extensin o alcance,
origen y temporalidad o posicin en el tiempo.
Exactitud. La informacin puede ser cierta o falsa, exacta o inexacta (aunque puede
haber matices entre estos dos extremos). Exacto y Verdadero describen si la
informacin representa una situacin, nivel o estado de un hecho o suceso exactamente
como es. La informacin inexacta es el resultado de equivocaciones, que pudieron haber
ocurrido durante la compilacin, procesamiento o preparacin de un informe. A veces un
usuario puede tomar una informacin inexacta como correcta. Esto no hace que la
informacin sea verdadera, pero mientras que tal persona la considere como correcta y la
utilice para cierto fin, constituye informacin para esa persona. Por ejemplo, si un gerente
ha recibido un informe que errneamente muestra que el total de ventas en el mes es de
6 millones, acepta ese nmero y lo utiliza para tomar una decisin, tal cosa es informacin
gerencial, aunque sea inexacta (el nivel real fue de 60 millones). Este es un problema que
surge al trabajar con la informacin quien recibe la informacin puede inadvertidamente
utilizar informacin incorrecta en la toma de decisiones. Es, por lo tanto, responsabilidad
del emisor de la informacin asegurarse su exactitud. Se volver a este punto importante
posteriormente
Forma. La forma es la estructura de la informacin. Incluye las dimensiones de
cuantificabilidad, nivel de agregacin y medio de presentacin. El criterio de diferenciacin
ms comnmente. Utilizado es el que existe entre formas cuantitativas y formas
cualitativas. La informacin cuantitativa dice qu tanto de un elemento o de un hecho en
particular ha sido medido. Por ejemplo, las ventas pueden describirse de modo
cuantitativo utilizando medidas como el nmero de unidades, monto de los ingresos
totales, montos de ingresos netos por las ventas. Desde luego, la informacin cuantitativa
se usa mucho en los negocios y en la administracin.
La informacin cualitativa sirve ara describir una situacin o un hecho en trminos de
ciertas caractersticas no medibles. Por ejemplo, los empleados se pueden clasificar de
acuerdo con las caractersticas cualitativa categora del puesto, como gerente,,
subgerente, o secretaria. De forma semejante, las revistas pueden ser descritas
cualitativamente por su amplitud de circulacin: nacional, regional, local o vecinal.
La informacin cuantitativa tambin puede ser categorizada como numrica o grfica. La
informacin numrica est constituida obviamente por nmeros y la grfica por diagramas
o ilustraciones. Las grficas de barras, circulares y los histogramas son formas grficas
para presentar la informacin.
La informacin se puede expresar en forma impresa o visualizada. La informacin
impresa se presenta en amplia variedad de modalidades, como manuscrita en papel,
mecanografiada, en copias tipogrficas o en impresos de computadora. El medio en cada
uno de estos casos es el papel. La informacin visualizada es la que aparece en pantallas
de televisor, pelculas cinematogrficas, transparencias o dispositivas, pantallas de
Terminal de computadora, etctera.
La informacin puede clasificarse tambin por el grado de agrupamiento en la forma
sintetizada o detallada. Si bien es posible discutir qu constituye una sntesis y qu un
detalle, se puede decir que la informacin sintetizada es en esencia una forma agrupada
de los detalles o datos no elaborados. La informacin resumida recoge el conocimiento
referente a una situacin en particular pero eliminando la redundancia.
Frecuencia. La frecuencia de la informacin es la medida de cun a menudo se le
requiere, rene o produce. Se puede originar con frecuencia o espordicamente,
dependiendo de las necesidades del usuario. La informacin para prepara una
declaracin de impuestos, por ejemplo, puede recopilarse slo una vez al ao. La mayora
de los asalariados necesitan informacin acerca de cmo declarar sus impuestos muy
rara vez. Con todo, la informacin sobre los impuestos retenidos se solicita o recibe con
frecuencia cada vez que se emite o se recibe un cheque de nmina- de suerte que el
monto neto puede determinarse a partir del ingreso total.
Alcance. El origen de la informacin es la fuente de que est se recibe, recopila o
produce. La informacin interna se origina obviamente dentro de una organizacin, y la
externa, desde fuera de ella desde el gobierno, por ejemplo, o desde organizaciones de
negocios. Se examinar este atributo de la informacin con mayor detalle posteriormente
en este capitulo.
Temporalidad. La informacin puede estar orientada hacia el pasado (informacin
histrica), hacia situaciones presentes o hacia sucesos y actividades futuros. La
informacin histrica proporciona una perspectiva de lo que ocurri en pocas anteriores;
se puede examinar con objeto de ver si se han logrado progresos o si la situacin a
mejorado. Con frecuencia las compaas examinan la informacin histrica para analizar
si las utilidades, gastos, ventas, nmero de empleados y otros elementos del presente
han aumentado, disminuido o permanecido en los mismos niveles comparndolos con el
pasado. La informacin sobre el futuro ayuda a las organizaciones a planear las
demandas y los requisitos de operacin en aos venideros. Por ejemplo los
administradores del Seguro Social utilizan informacin con miras al futuro para estimar el
nmero de personas que se jubilarn en un ao determinado y la cantidad de dinero que
tendr que pagar cada ao como pensiones. Las empresas privadas utilizan la
informacin orientada al futuro para planear la contratacin de empleados, programas de
entrenamiento, expansin de equipo e instalaciones, y desarrollo de nuevos productos.
Los atributos de informacin que se acaba de discutir pertenecen a porciones de
informacin. Sin embargo, es comn planear conjuntamente fragmentos de informacin,
es decir, un conjunto de informacin. Ciertos tributos estn asociados a conjuntos de
informacin y caracterizan al conjunto respecto de la situacin en la cual se utilizar. Tales
son la relevancia, la completitud y la oportunidad.
Relevancia. La informacin es relevante si una persona la necesita en una situacin
particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema. Es una parte necesaria
de los recursos utilizados en la seccin de un curso de accin. Lo importante es su
aplicabilidad a la situacin presente. Un conjunto de informacin que fue importante en
cierta ocasin puede no serlo en la actualidad si realmente ya no se necesita y no ser
utilizado por su receptor. De manera semejante, la informacin que alguien recogi y
conserv con el supuesto de que tarde o temprano se requerir no es revelante ahora
puesto que ya no se le necesita. Por lo tanto, si un profesor universitario acumula libros
(conjunto de informacin) con el supuesto de qu algn da el material contenido en ellos
le ser til para preparar una clase o conferencia, no est reuniendo informacin
revelante, sino slo llenando un espacio de su librero.
Completitud. Si un determinado conjunto de informacin indica al usuario todo lo que
necesita saber en relacin con una situacin en particular, se dice que es completo. Por
otra parte, si un informe deja a una persona con muchas preguntas sin responder, es un
conjunto incompleto de informacin. Si bien a menudo parece virtualmente imposible
lograr el grado deseado de completitud, debe intentarse encontrar sistemas y
procedimientos que den la informacin ms completa posible.
Oportunidad. Cualquier administrador tiene dos preocupaciones importantes: (1) la
informacin est disponible cuando la necesito? Y (2) es ya desactualizada cuando se la
recibe o cuando se desea usarla? Retrasos sustanciales en el procedimiento de
informacin pueden reducir en forma significativa su utilidad para un gerente. Se
regresar al problema de la oportunidad posteriormente en este capitulo.
Los atributos de la informacin se relacionan con la calidad de la misma que emplear la
administracin. Si cualquiera de ellos est por debajo de las normas, el usuario no debe
confiar en ellos para guiarse en cualesquiera acciones o actividades. Si se emplea tal
informacin, se provocarn problemas adicionales a los administradores. Para abordar
estos problemas, a continuacin se examina lo que es la teora de la televisin.

Teora de la informacin
Senn, James A. Sistemas de informacin para la Administracin. Grupo Editorial
Iberoamericana, 1995. (pg 37-40)
La informacin y la comunicacin son las cuestiones centrales de la teora de la
informacin, esto es, la teora matemtica de la comunicacin. Se examinarn
brevemente los conceptos de la teora de la informacin en lo que sigue, en virtud de que
aclaran algunos de los aspectos de los sistemas administrativos e informativos.
En el sentido ms amplio de la palabra, comunicacin es cualquier procedimiento
mediante el cual una persona puede influir en la mente de otra. Esto incluye todos los
aspectos del comportamiento humano y no nada ms la narracin escrita y la
conservacin. De este amplio significado se derivan tres niveles de problemas en el acto
de comunicar informacin:
Tcnico: Cun fielmente se pueden transmitir los smbolos de la comunicacin?
Semntico: Cun precisamente los smbolos transmitidos comunican el significado
deseado?
De eficacia: Cun eficazmente el significado recibido influye en el comportamiento en la
forma deseada?
Los problemas tcnicos se refieren a la precisin de la transmisin de un conjunto de
smbolos desde el emisor hasta el receptor. Por ejemplo, en el procesamiento en
computadoras y en la generacin de informacin quin emplear un gerente en la toma
de decisiones, la informacin se traduce de seales electrnicas a letras y caracteres
impresos o visualizados. La siguiente seccin, que trata acerca de los sistemas de
comunicacin, describe brevemente como se manejan estos problemas tcnicos. De los
otros dos niveles, los problemas semnticos y los de eficacia, corresponden a los mdulos
de sistemas de informacin gerencial o administrativa y de diseo y anlisis de sistemas,
de este libro. El problema semntico se refiere a cun precisamente el receptor entiende e
interpreta el mensaje el emisor. Por lo tanto, los diseadores de los sistemas basados en
computadoras deben asegurarse de que la salida se presente en forma tal que queda ser
entendida y usada por el receptor de la informacin. Por ejemplo, debe quedar
perfectamente claro al usuario que un anlisis de ventas est elaborado en trminos de
unidades monetarias de mercanca vendida (o posiblemente de unidades vendidas) y no
segn otra medida. En suma, el usuario debe poder decidir de modo inmediato qu factor
(importe de ventas) se emplea en el anlisis. Las fallas a este respecto indican un
problema de semntica.
Los problemas de eficacia se relacionan con el xito de la comunicacin para producir las
acciones o conductas deseadas. La comunicacin eficaz manifiesta con claridad el
significado y los resultados en la accin a realizar adecuadamente. Por ejemplo, la
necesidad de cualquier accin basada en un anlisis de ventas debe se obvia a partir de a
informacin que se presenta: si las ventas son menores que lo esperado, debe ser
evidente para el usuario que se deben mejorar las ventas. Como se ver, el problema de
eficacia en cuanto atae a los sistemas basados en computadoras significa que se debe
atender tanto al contenido de la informacin como a la forma en que se presenta al
receptor.
Estos problemas de comunicacin el tcnico, el semntico, y el de eficacia- debe
considerarse al usar sistemas de informacin en la administracin. Para colocar a cada
uno de estos problemas en su perspectiva adecuada, se estudiar el modelo bsico de
sistemas de comunicacin para todos los sistemas de informacin basados en
computadora que se aplica tambin a la comunicacin de cualquier tipo (oral, por notas
escritas, visualizacin y otros).
Un sistema de comunicacin
En su forma ms simple una comunicacin tiene cuatro elementos: una fuente, un canal,
un destino y un mensaje. En la primera etapa de la comunicacin, la fuente selecciona un
mensaje particular del conjunto de mensajes disponibles. Despus, el mensaje se
transmite por medio de un canal hasta su destino.
Cuando un mensaje sale de la fuente de informacin, se desplaza hacia un transmisor o
emisor que lo transforma en una seal que puede ser enviada a travs del canal hasta el
receptor. Este proceso se conoce como codificacin el mensaje es formulado de nuevo
en forma que pueda transmitirse al receptor designado para ese sistema. En la
comunicacin humana, por ejemplo, el rgano de la voz es el codificador; convierte los
mensajes recibidos del cerebro (la fuente de informacin) en palabras. El canal lleva el
mensaje codificado al receptor. Entonces ocurre la decodificacin el receptor convierte
nuevamente la seal en un mensaje para ser utilizado en el destino. El odo es el
dispositivo receptor y el cerebro descodifica en realidad las palabras para transformarlas
en un mensaje entendible.
Los procesos de codificacin y descodificacin descritos aqu son los mismos que se
discutieron al tratar el tema de las computadoras en el capitulo 1; esto es, los datos se
traducen en seales electrnicas procesables para las mquinas en la entrada, y seales
electrnicas a smbolos y caracteres que pueden ser entendidos por el usuario, en la
salida.
En teora, el proceso de comunicacin es muy sencillo, pero como puede esperarse
puede surgir algunas complicaciones. Una es el ruido en el canal. Durante la transmisin
puede haber ciertos elementos indeseables que se agreguen a la seal. Las diferentes
formas de ruido o perturbacin son distorsiones, como de sonido o forma, y errores en la
transmisin. El ruido es un problema y como se ver definir las caractersticas generales
de la perturbacin y su impacto sobre el mensaje recibido es importante para todas las
formas de comunicacin. Se a efectuado mucho trabajo e investigacin para minimizar y
eliminar el efecto del ruido.
Cuanto mayor sea la cantidad de ruido en la transmisin, tanto mayor ser la probabilidad
de que el receptor no reciba el mensaje en la forma en que se transmiti. En el peor de
los casos, el mensaje no se recibir en lo absoluto: por ejemplo, algunas veces hay tanta
esttica en la radio que la msica y los anuncios de cierta estacin son ininteligibles. De
la misma manera, en las redes de computadoras gran cantidad de perturbacin en las
lneas de comunicacin harn imposible que el dispositivo receptor capte los datos que
han sido transmitidos. Si las transmisiones se reciben, tal vez slo una parte ser correcta
el ruido puede destruir el resto.
El ruido tambin desempea un papel trascendental en los sistemas de informacin
utilizados por una gerencia. Cuando se generen informes es posible que el gerente no
reciba con claridad la informacin presentadas en dichos informes. Por ejemplo,
supngase que el objetivo de un reporte es sealar al receptor que las ventas est a un
nivel ms bajo de lo aceptable. Si no hay suficiente informacin, o si existe demasiado
ruido, el receptor puede no captar el mensaje. Con muy poca informacin, el gerente no
ser capaz de decidir si las ventas se hallan en un nivel aceptable; por ejemplo, el informe
puede no indicar lo que es un nivel de ventas aceptable. Si hay demasiado ruido en la
salida demasiados elementos diferentes- el gerente quizs no pueda elegir las seales
importantes que indican que las ventas estn demasiadas bajas.
En estos sistemas, es importante proporcionar suficiente informacin para que el usuario
detecte y trabaje el problema con facilidad, pero no tanto que los aspectos de ms
revelancia queden ocultos. Un elemento clave en esta tarea es la redundancia.
Redundancia
La redundancia es la repeticin de parte o de todo un mensaje para evitar el ruido
(distorsin o errores de transmisin). La mayor parte de la comunicacin es redundante
para asegurarse de enviar una informacin completa. De hecho, ms de la mitad de la
comunicacin hablada o escrita entre los seres humanos es redundante; se usan ms las
letras en las palabras de las que son absolutamente necesarias, y ms palabras de las
que se requieren. Considrese este ejemplo muy sencillo: una oracin en la cual la mitad
de las letras se reemplazan por espacios (con x minscula). Se puede an leer el
mensaje?
xSTx MxNSxGx xS RxDxNDxNTx
El hecho de que se pudo descifrar y obtener ESTE MENSAJE ES REDUNDANTE indica
la eficacia de la redundancia en la codificacin. Desde luego, que no se leera un libro
completo de este modo. Sin embargo, por lo comn se aplica la redundancia en un
mensaje para bloquear los efectos del ruido y asegurarse de que a informacin se reciba
como se `pretendi.
Al desarrollar los reportes dirigidos a la administracin tambin es necesario considerar la
redundancia como un medio para combatir el ruido. Se desea que el administrador tenga
suficiente informacin para poder percibir la significancia de una situacin (por ejemplo,
las ventas totales comparadas con las ventas esperadas), pero no tanto que no se pueda
advertir el bosque por causa de los rboles.
Si se proporciona nicamente el importe total de las ventas, la comunicacin no tiene
mucho significado debido a que no existe un nivel para la comparacin. Si se proporciona
el total de las ventas y el importe de las ventas programadas se habr mejorado la
informacin presentada, pero no de manera satisfactoria. Adems el usuario tiene que
manipular la informacin determinando la diferencia entre las dos cantidades. Este paso
se efecta mejor con una computadora, puesto que se puede hacer ms rpido y tal vez
con mayor precisin. El usuario lo agradecer.
Si se da el importe de las ventas reales, el de las ventas esperadas y el porcentaje de
variacin, se habr destacado la informacin an ms, quizs con exceso. El receptor
recibir la misma informacin respecto a la realizacin si nicamente dos elementos (las
ventas reales y el porcentaje de variacin) se le presentan. La variacin realzar las
diferencias importantes sin la alteracin por los detalles excesivos. Si se pregunta a un
ejecutivo, posiblemente se encontrar una preferencia por estas dos columnas de datos
en vez de por tres. La tercera es redundante).
La redundancia es til si resalta los resultados o las cuestiones importantes. Una alta
redundancia es perjudicial. Este problema se analizar posteriormente al tratar el diseo
de los sistemas de informacin.

J. COLLAZO; R. SAROKA INFORMATICA PARA EJECUTIVOS Editor: EDICIONES

MACCHI (pg 37/4711/26)

REQUISITOS DE LA INFORMACIN EFlCIENTE

.1. INTRODUCCIN

En este capitulo, se expondrn los requisitos que debe reunir la informacin para ser
considerada eficiente, es decir, para que proporcione un grado de utilidad que justifique el
empleo de los recursos que se hubieran aplicado para producirla. Esta nmina de
requisitos es, al mismo tiempo, una lista de criterios generales para guiar el diseo de
sistemas de informacin y para evaluar el funcionamiento de los mismos.
Antes de iniciar la enunciacin, cabe sealar que muchos de estos requisitos parecern
de una evidencia tal vez rayana en la obviedad. Sin embargo, las verdades sencillas y
evidentes suelen resultar talos slo despus de ser descubiertas o formuladas. Adems,
es sabido con cunta frecuencia las acciones prcticas de los hombres soslayan o
vulneran los llamados De principios o reglas de sentido comn, sea intencionalmente y en
apoyo de determinados intereses o, tal vez ms a menudo, porque el entusiasmo en favor
de una idea impide o perturba una consideracin objetiva y desapasionada de los costos y
beneficios de la misma. En materia de sistemas de informacin, situaciones de este ltimo
tipo son relativamente abundantes, debido a que se trata de una materia compleja en la
que no siempre resultan claros, y sobre todo cuantificables, todos los costos y beneficios
involucrados. Adems, en quienes practican disciplinas vinculadas con la computacin, la
"conciencia de costos suele librar una lucha permanente con comprensibles intereses
profesionales. De tal modo, por ejemplo, cuando un experto en determinada tcnica
sostiene que la misma es muy superior a otra que acaba de aparecer, puede subyacer en
l la idea de que la adopcin de esta ltima podra eliminar o reducir su autoridad de
especialista dentro del grupo en el que se desempea. Por el contrario, el deseo de estar
permanentemente actualizado en el dominio de la tecnologa puede llevar a otra persona
a defender ardorosamente la incorporacin de nuevas herramientas, por el solo hecho de
que ello le asegurar el mantenimiento de una determinada calificacin profesional en el
mercado laboral.
Otros aspectos similares a stos se analizarn al exponer, enseguida, cada uno de los
requisitos de la informacin eficiente. Pero el lector dispone, desde ya, de una posibilidad
sencilla e inmediata para realizar una prueba de la validez de tales requisitos: considere la
informacin de la que dispone para el ejercicio de su funcin ejecutiva, y somtala a
contrastacin con la nmina de requisitos, como si sta fuera una lista de control.
Seguramente, advertir que los principios no son tan evidentes o, por lo menos, no lo son
igualmente para todas las personas involucradas en el diseo, mantenimiento y uso del
sistema de informacin de su organizacin.

2 ECONOMIA

El costo de producir una informacin no debe ser superior al beneficio esperable de

su utilizacin.

La informacin es un bien econmico. Al igual que cualquier otra mercaderia:

Se puede comprar y vender.
Puede envejecer y tornarse obsoleta.
Se puede almacenar.
Se puede transportar.
Puede sobreabundar (stock excesivo) o escasear (stock insuficiente).
Requiere inversiones de tiempo, recursos e instalaciones.
Por lo tanto, debe establecerse una comparacin entre los beneficios a lograr de la
informacin adicional y los costos de obtenerla. Los economistas utilizan el anlisis
marginal para determinar si resulta conveniente producir bienes adicionales. Un bien
econmico ser consumido en cantidades crecientes mientras el costo margina/ (es decir,
el costo de obtener una unidad adicional de dicho bien) sea inferior o igual a la utilidad
marginal (es decir, la utilidad que proporcionar esa misma unidad adicional). En el caso
de la informacin, la organizacin deberla continuar adquirindola o producindola
mientras los beneficios superaran los costos

Cmo evolucionan la utilidad y el costo de la informacin, a medida que aumenta su

cantidad? En lo que se refiere a la utilidad, sta disminuye a medida que aumenta la
cantidad de informacin. Supngase, por ejemplo, que una empresa de ventas minoristas
analiza la posibilidad de abrir una sucursal en determinada calle peatonal. Para ello,
demanda informacin sobre los compradores potenciales que circulan diariamente por
delante del eventual emplazamiento del local. As, obtiene, en primer trmino, el promedio
diario de la cantidad de transentes. Puede aumentar la informacin relevando las
fluctuaciones de circulacin segn los dias de la semana y segn las horas del dia, lo
cual podra resultarle til para establecer los turnos de vendedores. Una encuesta para
relevar el nivel socioeconmico de los transentes ayudarla a definir expectativas de
venta o politicas de precios y de financiacin. Cada una de estas informaciones, ano
siendo tiles, lo van siendo cada vez en menor medida, ya que, si la cantidad de personas
que circulan hubiera sido intima, no habra sido de inters disponer de la restante
informacin. Extremando el crecimiento de la cantidad de informacin, se negarla hasta el
limite del absurdo, en el que se podra disponer de datos tan intiles como, por ejemplo,
un anlisis estadistico del color del cabello de los transentes (naturalmente, la inutilidad
de este dato supone que la empresa no se dedica a vender ningn producto para el que el
color del cabello resulte relevante).
De acuerdo con lo expuesto, si se supone que la utilidad se ndide en alguna unidad
monetaria, la curva de la utilidad marginal de la informacin es como se muestra en la
Figura 4.1.

En cuanto al costo, a medida que aumenta la cantidad de informacin, aumenta tambin

el costo de hacerla disponible Esto se puede apreciar en el ejemplo que se suministr
para el anlisis de la utilidad, ya que es evidente que ser menos costoso contar la
cantidad de personas que circulan que discriminarlas segn los colores de su cabello.
Considrese, como otro ilustrativo ejemplo, el caso de la obtencin de informacin acerca
de una persona a la que no se conoce; por ejemplo, el postulante a un empleo. Al
presentarse la persona, con una mnima inversin (tan slo una mirada), se obtiene una
gran cantidad de informacin: sexo, edad aproximada, contextura fsica, apariencia,
pulcritud, etc. Se necesitar la inversin de algunos minutos para conocer la voz, la
pronunciacin, la claridad y precisin de la expresin, la simpata, etc. Luego, las pruebas
tcnicas y psicolgicas demandarn probablemente dos o tres horas de exmenes y
tests, y algunas horas ms de evaluacin y ponderacin de los resultados. Ms tarde, al
cabo del primer mes de desempeo del nuevo empleado, se habr quizs llegado a
conocerlo, digmoslo as, en un sesenta o setenta por ciento. Cada aumento porcentual
de ese conocimiento requerir cada vez ms tiempo (lo que implica ms costo), pues ms
intimas, ms escondidos y ms minuciosos sern los detalles de personalidad que
quedarn por descubrir.

En consecuencia, si el costo se mide en alguna unidad monetaria, la curva del costo

marginal de la informacin es como se muestra en la Figura 4.2.
La cantidad ptima de informacin para un gerente o una organizacin, por lo tanto, ser
aquella en la que el costo de adquisicin de una unidad adicional sea igual al beneficio o
utilidad de esa unidad, Ms all de esa cantidad, Cada unidad adicional de informacin
tendr un costo cada vez ms alto que el beneficio que esa unidad suministra '.
Esto se advierte claramente mediante la unin de las curvas de utilidad marginal y costo
marginal que se muestran en la Figura 4.3.

.3. OPORTUNIDAD

| La informacin debe estar disponible en el momento en que se la requiera.

1. No debe confundirse la utilidad marginal con la utilidad total. ni el costo marginal con el
costo total. En el punto en el que la utilidad marginal comienza a ser menor que el costo
marginal, la utilidad total sigue aumentando y puede ser todava mayor que el costo total,
aunque, precisamente a partir de ese punto, la distancia entre ambos se va reduciendo,
hasta que el costo total supera la utilidad total.
Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia con que la informacin debe
ser suministrada. Resulta paradjico que muchas de las llamadas "operaciones de
actualizacin de archivos en los sistemas de informacin impliquen, por el atraso con que
se las realiza, un mantenimiento de la desactualizacin permanente de tales archivos. Por
ejemplo, el hecho de que un ejecutivo hubiera requerido la actualizacin de un archivo,
mediante la incorporacin diaria de las transacciones del da anterior, supone que ese
ejecutivo necesita conocer hay lo que ocurri hasta ayer. De acuerdo con la ratina de
funcionamiento de los sistemas de informacin, si hubiera un atraso crnico de tres o
cuatro dias en el procesamiento, se efectuaria una actualizacin que, a pesar de ser
diaria, nunca negarla a satisfacer la necesidad del ejecutivo, por lo que, mientras no fuera
posible superar el atraso, seria mejor (menos costoso) que esa "actualizacin no se
realizara en absoluto. Esta situacin tiene su frecuente equivalente en los grandes
listados que se imprimen cuando la informacin que contienen ya no sirve para nada (es
decir, ya no es informacin).

.4. UTILIDAD

Toda salida de un sistema de informacin debe satisfacer una necesidad. .

Este requisito puede parecer digno de las palmas en materia de obviedad. Sin embargo,
alude a la observacin de un criterio que es tal vez uno de los menos respetados en la
prctica. En primer lugar, y al contrario de lo que cabe decir de los seres humanos (de
quienes debe presumirse la inocencia mientras no se demuestre su culpabilidad), toda
salida de un sistema de informacin debe ser considerada innecesaria mientras no se
compruebe su utilidad, Esto significa que todo gerente o analista de sistemas habr de
mantener una permanente actitud adversa a la creacin de nuevas salidas
computadorizadas (como listados o pantallas), o de nuevos formularios para integracin y
procesamiento manual. Salvo en el caso en que esta creacin se deba a la fusin,
reemplazo o actualizacin de salidas preexistentes, hay algo de lo que puede tenerse la
absoluta seguridad: tales nuevas salidas generarn incrementos de costos (costos
directos de diseo de originales, impresin, encuadernacin, transcripcin, archivo,
traslado, procesamiento, anlisis, programacin, operacin de mquinas, etc., ms todos
los costos indirectos asociados). Por lo tanto, la salida nace con un Pecado original del
que slo deber ser redimida si se comprueba que la utilidad o beneficio que
proporcionar supera tales costos.
De cualquier manera, podra esperarse que la responsable actitud de los involucrados en
la gnesis de una salida de informacin impidiera, o al menos redujera a un mnimo
razonable, la aparicin de aquellas que no satisfacen una necesidad, es decir, que no
responden al requisito de utilidad. Sin embargo, lo que no goza de igual cuidado es el
control peridico de que las salidas que alguna vez estuvieron justificadas continen
estndolo hoy. Muchas salidas de informacin se han generado en respuesta a
necesidades de una persona o un cargo que hoy ya no existe, de una coyuntura que ha
sido superada hace mucho tiempo, de una funcin que ha desaparecido o se ha
modificado sustancialmente..., etc. Sin embargo, como nadie ha detectado la extincin de
la circunstancia que justific su creacin y su uso durante cierto tiempo, esas salidas se
siguen elaborando. Quienes las producen, lo hacen porque "heredaron" la tarea y
suponen que Alguien necesita" los datos que contienen. Quienes las reciben son, muchas
veces, empleados operativos que se dedican a archivarlas prolijamente, porque "si el
centro de cmputos las envi, deben de ser importantes para alguien".
Un ejemplo real ilustra expresivamente este tipo de situaciones. En cierta empresa en la
que acababa de implantarse la funcin de administracin de formularios, el responsable
de la misma recibi, de acuerdo con normas recientemente establecidas, el pedido de
relmpresion de un formulario. El empleado observ que el ejemplar que se le enviaba
como muestra constaba de un rayado vertical en cierto color y un rayado horizontal en
otro color distinto, lo que, al momento de imprimir el formulario, significaba realizar dos
"pasadas" por la mquina de impresin, con el consiguiente incremento de costos. El
formulario se integraba manualmente en un determinado departamento de la empresa y
servia posteriormente de input para procesamiento en computadora. El empleado
consult a quienes integraban el formulario: por qu razn se utilizaban dos tintas
diferentes para el rayado? La respuesta fue que no lo saban, pero que seguramente
obedecerla a exigencias de la carga de datos a la computadora. Como es de imaginar, la
consulta a los responsables de dicha carga tuvo una contestacin similar: crean que el
doble entintado se deba a necesidades de quienes integraban el formulario. Desde
entonces, el formulario se imprimi con tinta de un solo color, en una sola pasada y con
una notable economa de costos.
Probablemente, alguna vez en el lejano pasado en que ese formulario habla sido creado
por personas que ya no trabajaban en la empresa, habra existido una buena razn para
aquel diseno de dos tintes
I, tal vez, en ocasin de alguna reimpresin, alguien introdujo errneamente el doble
rayado, Lo cierto es que el formulario haba sido sometido a una peridica revisin de dos
aspectos sustanciales: en primer trmino, la razn de su subsistencia; y, en segundo a, la
vigencia de su diseo, su contenido, su frecuencia de emisin y sus destinatarios, La
prctica de esta revisin peridica, aplicada a las salidas del sistema de informacin,
suele demostrar que la utilidad no es un requisito tan obviamente observado.

5 COMPARABILIDAD

La informacin debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el alcance.

La comparabilidad en el espacio implica, por ejemplo, que la informacin de una sucursal

debe ser comparable con la de otra; no habra :comparabilidad, por caso, si las ventas de
una localizacin se expresaan en unidades fisicas y las de otra en unidades monetarias.
La comparabilidad en el tiempo significa que la informacin de un periodo debe ser
comparable con la de otro. La importancia de este requisito se verifica en las salvedades
que formulan los auditores cuando las cifras de algn rubro del balance no son
homogneas con las respectivas cifras del ejercicio anterior, tal como ocurre, por ejemplo,
cuando se cambia el sistema de valuacin de inventarios,
Finalmente, la comparabilidad en el alcance se refiere a que las informaciones que se
comparan correspondan a entidades semejantes del sistema-objeto. Los errores que
suelen producirse en este aspecto reconocen, como causa frecuente, una inapropiada
identificacin del concepto que se informa. Por ejemplo, se suministra informacin de
diversas fuentes bajo el titulo horas extras-, pero en algunos casos se incluyen las
guardias, y en otros no 2.
2. inste tipo de errores se evita con la creacin y el mantenimiento del diccionario de
datos, que es una base de datos que contiene informacin sobre otros datos y otras
bases de datos, En l se definen y describen todas las entidades de datos utilizadas en un
sistema de informacin, incluyendo atributos tales como. formato (cantidad de posiciones,
caracteres admitidos, etc.), significado, tabla de los valores que puede adquirir. formas de
validacin. estructuras de datos en que se utiliza. etc.

4.FLEXIBILIDAD

Todo sistema de informacin debe ser adaptable a los cambios del sistema-objeto.

Este requisito est estrechamente relacionado, en primer trmino, con el ya comentado

control peridico de la utilidad de las salidas del sistema de informacin. Adems, est
indisolublemente vinculado con la satisfaccin de las cambiantes necesidades de
informacin de los ejecutivos y de la organizacin toda. El alcance y la conservacin de
un apropiado grado de flexibilidad del sistema de informacin tienen notables influencias
en (y dependen en alto grado de) la metodologa y las herramientas que se habrn de
emplear para su diseo y mantenimiento, En especial, son de particular relevancia los
mtodos aplicados a la determinacin de las necesidades informativas de los distintos
sectores y puestos de la organizacin, aspecto ste que, como se ver, constituye una de
las etapas cruciales del diseo de un sistema de informacin. Tambin adquieren singular
importancia las tcnicas aplicadas a la construccin de sistemas de bases de datos, a fin
de que estas bases resulten cada vez ms fciles de reorganizar, sin acarrear trastornos o
necesidades de cambios en los programas de computacin ni en las operaciones
realizadas por los usuarios.

7. CLARIDAD

La informacin debe atender al nivel intelectual y tcnico del destinatario.

El postulado precedente podra completarse diciendo que tambin deben tenerse en

cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario. Por ejemplo: no deben enviarse
informes escritas' al jefe superior, por ms que para uno resulte la ms apropiada forma
de exposicin de las ideas, si se sabe que a l no le gusta leer, y prefiere los infor mes in
voce, Muchos informes estn plagados de palabras que pertenecen a la jerga profesional
de quien los elabora, y no a la de quien deber comprenderlos y utilizarlos. Del mismo
modo, el diseo de una de informacin otorga la oportunidad de demostrar el nivel
intelectual o la amplitud de conocimientos de quien formula ese diseo, o que la salida
puede estar inundada de ratios, percentiles, dispersiones varianzas, desvios, y otras
~exquisiteces" similares que el usuario puede desconocer en absoluto. Lo que ocurre con
alguna encia, en estos casos, es que el potencial usuario de esa informacin no se atreve
a confesar su ignorancia, por lo que acepta la salida tal como se la ha diseado,
condenndola a una eterna inutilidad.
El requisito de claridad tambin se manifiesta como la necesidad que el sistema de
informacin goce de la mayor simplicidad de comprensin, aprendizaje, empleo y
operacin por sus usuarios, Es casi un ama que un sistema de informacin que no es
comprendido o no .ponde a las necesidades planteadas por los usuarios, har que stos
dejen de usar o lo ~saboteen, dedicndose, adems, a difundir sus fallas o limitaciones.

CONFIABILIDAD
La informacin debe ser lo suficientemente confiable como para tomar decisiones
basadas en ella. A este fin, deben empezar por ser confiables los datos primarios y
sus sucesivas transformaciones, lo que significa que no deben contener o
introducir errores derivados de factores conocidos.
La calidad de un sistema de informacin est determinada, en buena parte, por la
calidad de sus datos primarios.

La confiabilidad implica que, para la adopcin de decisiones, la informacin debe ser

correcta, pero no necesariamente exacta, lo que es ms cierto cuanto ms se sube en la
pirmide organizacional.
Mientras la informacin tiende hacia la exactitud en progresin aritmtica, el costo de
lograr esa exactitud tiende a ascender en progresin geomtrica.
Ahora bien, con qu criterio puede determinarse si una informacin, no siendo
matemticamente exacta, es suficientemente confiable para adoptar decisiones? Cul es
el intervalo de indiferencia o toleranca a la inexactitud?
| El intervalo de indiferencia (tolerancia al error), en una informacin destinada a la
adopcin de decisiones, es aquel en el que, cualquiera sea el significado que adquiera la
informacin, siempre dar lugar a la adopcin de la misma decisin. I
Dicho de otra manera: dos informaciones son indiferentes (o igualmente correctas)
respecto a una decisin, si la decisin que se adopta sobre la base de una de las dos
informaciones es la misma que se adoptarla sobre la base de la otra. Si, por ejemplo, un
gerente decide realizar una campaa publicitaria porque se le informa que las ventas han
descendido de 100.000 a 62.000 unidades, seguramente mantendra la decisin aunque
se le informe, con mayor grado de exactitud, que las ventas han descendido a 62.700 o a
61.500 unidades. Esto seguir siendo cierto para otros valores ms altos o ms bajos,
hasta que cierto valor superior o inferior provoque un cambio en la decisin: estos dos
ltimos valores sern los limites del intervalo de indiferencia de la informacin, respecto a
la decisin de efectuar la campana.
Una significativa consecuencia de estas consideraciones, en lo relacionado con la funcin
de exhibicin, es la exaltacin del papel de los grficos como forma de presentacin de
informacin, ya que la existencia de un intervalo de indiferencia permite el empleo de las
tcnicas de graficacin, sin las restricciones que impondra la exigencia de una exactitud
matemtica. Esta exactitud. en todo caso, es habitualmente demandada por las
operaciones de registro, en el nivel operativo o transaccional del sistema de informacin,
pero no en los niveles tctico y estratgico. Por otra parte, en muchos casos, no inte resan
tanto los valores absolutos de distintas informaciones relacionadas, sino sus
proporciones. De igual modo, en numerosas oportunidades, no importan tanto los valores
que va adquiriendo una variable (por ejemplo, en una serie cronolgica), sino la forma en
que tales valores evolucionan. Los grficos y las curvas son un recurso insuperable para
exhibir estos aspectos de la informacin.