HOL MAN PS 03-01-01 Administracion de Datos Maestros

PROYECTO ASAP 20/20
HOL-MAN-PS-03-01-01
Fecha aprobacin:
MANUAL DE USUARIO PS
Julio 2011
ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS
Versin: Pg.: 1 de 84
RELACIN DE VERSIONES
VERSIN DESCRIPCIN FECHA

1 Versin originada como
resultado de la realizacin
del proyecto SAP- ASAP Julio de 2011
20/20 para Hocol S.A.
ELABORO REVIS APROB
MARIA VICTORIA COCK

Usuario Funcional Mdulo
ANA MARA OCHOA Hocol S.A. MAURICIO VEGA
Mdulo PS Gerente Proyecto Hocol S.A.
Softtek Ltda
JOSE JULIN ORTIZ

MONICA CEDIEL Gerente Proyecto Consultora
Lder Funcional Mdulo Softtek Ltda.
Hocol S.A.
TABLA DE CONTENIDO
PROYECTO ASAP 20/20
HOL-MAN-PS-03-01-01
Fecha aprobacin:
Julio 2011
1. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE IM 3

1.1. Creacin y borrado de posiciones en el programa de inversiones 3
1.2. Modificacin, bloqueo y desbloqueo de posiciones del programa de inversiones 7
1.3. Visualizacin de posiciones del programa de inversiones 10
1.4. Visualizacin del status del sistema y del usuario de las posiciones 13
2. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE PS 15
2.1. Creacin de AFES a travs de LSMW 16
2.2. Creacin manual y borrado de AFES 30
2.3. Modificacin y bloqueo de AFES 40
2.4. Visualizacin de AFES y del status del sistema y del usuario 42
2.5. Actualizacin de tabla Z JVA Vs. CeBe 47
2.6. Actualizacin de tabla Z clase de proyecto Vs. clase de activo 49
2.7. Creacin y borrado de elemento PEP 51
2.8. Creacin, modificacin y visualizacin de grupos de Elementos PEP 53
2.9. Modificacin de SETs de datos 58
2.10. Asignar el elemento PEP al programa de inversiones 61
2.11. Adjuntar un documento a un elemento PEP 68
2.12. Asignacin de la norma de liquidacin a los elementos PEP 72
2.13. Cambiar status del sistema 77
3. GLOSARIO 81
PROYECTO ASAP 20/20
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Fecha aprobacin:
Julio 2011
1. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE IM
1.1. Creacin y borrado de posiciones en el programa de inversiones
Objetivo
Crear una posicin dentro de la estructura del Programa de Inversiones de acuerdo a las
necesidades de HOCOL, es decir, cuando exista un nuevo campo.
Iniciador del Proceso

Necesidad una incluir o borrar un campo en la estructura del Programa de Inversiones.
Prerrequisitos
El programa de inversiones debe estar creado en el sistema. Su creacin se hace antes

de la salida en vivo del proyecto usando la transaccin ORUP.
Ruta de Men
Utilice la(s) siguiente(s) ruta(s) de men para iniciar esta tarea:
Seleccione: Men SAP para ir a la pantalla Finanzas Gestin de Inversiones
Programas Datos Maestros Estructura de programa Modificar IM22.
Documento de Instruccin
Paso 1. Acceder a la transaccin entrar por el men o por la transaccin IM22:
El sistema muestra la siguiente pantalla:

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Julio 2011
En la pantalla: Modificar estructura de programa, ingrese los datos necesarios y/o siga las
instrucciones de acuerdo a la siguiente tabla:
Accin del
Nombre de
Descripcin R/O usuario y Comentarios
campo
valores
Programa Inv. Nombre del Programa de Inversiones R HOCOL
Dejar en blanco
Identificacin de una posicin de
ID de Posicin O En blanco para visualizar
programa de inversiones
toda la estructura
Ao de Ejercicio en el que se aprob el Ao en
R Ejemplo: 2011
Autorizacin programa de inversiones curso
Valor que identifica hasta que nivel Dejar en blanco
Hasta niv.
jerrquico desea visualizar el Programa O En blanco para visualizar
jerrq.
de Inversiones toda la estructura
R/O/S: R, requerido. O Obligatorio
Presione enter y el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Julio 2011
Dando click en se despliega la estructura del programa hasta llegar al nodo al cual se
quiere agregar una posicin y seleccione Crear
En la pantalla: Modificar estructura de programa, ingrese los datos necesarios y/o siga las
Accin del
Nombre de
Descripcin R/O usuario y Comentarios
campo
valores
Para las
Poner a nivel Seleccin que define la ubicacin de posiciones del
inf / Poner al la nueva posicin respecto a la R Seleccin nivel inferior slo
mismo nivel posicin seleccionada es posible
seleccionar al
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Julio 2011
mismo nivel
Identificacin de la nueva posicin del

ID de posicin R Definicin
Programa de Inversin
Denominacin Denominacin de la nueva posicin R Definicin
Responsable por la posicin del

Responsable R Seleccin
Programa
Sociedad a la que se va a asignar la
Soc R Seleccin
posicin
Los otros campos de la creacin de la posicin del Programa de Inversiones son opcionales.
Seleccione y el sistema comprueba que la informacin requerida est completa.
Seleccione y el sistema incluye la nueva posicin en la estructura del Programa

de inversiones.
Finalmente, seleccione Guardar y el sistema genera el mensaje:
El borrado de una posicin en el Programa de Inversiones, se ejecuta en la misma

transaccin de Modificacin de Posicin, que se trat anteriormente, IM22.
Seleccione la posicin del Programa de Inversiones cmo se describi anteriormente.
Una vez seleccione la posicin que se quiere borrar, d click en la posicin y en Marcar /
Desmarcar
El sistema resalta en rojo la posicin marcada, cmo se muestra a continuacin:

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Seleccione Borrar y Guardar y el sistema genera el mensaje:
1.2. Modificacin, bloqueo y desbloqueo de posiciones del programa de inversiones
Objetivo
Modificar, bloquear y desbloquear una posicin dentro de la estructura del Programa de
Inversiones.

Necesidad de modificar, bloquear y desbloquear las posiciones del Programa de Inversiones.
Prerrequisitos
El Programa de Inversiones y posiciones creadas
Ruta de Men
Programas Datos Maestros Estructura de programa Modificar IM22.
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Dando click en se despliega la estructura del programa hasta llegar a la posicin que
quiere modificar y seleccinela dndole doble click.

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En la pantalla: Modificar estructura de programa, ingrese los datos que requieran

modificacin.
Seleccione Continuar y atrs y el sistema vuelve a la estructura del Programa de

Inversiones.
Finalmente, seleccione Guardar y el sistema genera el mensaje:
El bloqueo y desbloqueo de las posiciones en el Programa de Inversiones se puede hacer a

nivel de Planificacin, Presupuesto y todo.
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Seleccione: Tratar Status Bloquear / Desbloquear Planificacin / Presupuesto / Todo.

Segn requiera.
Por ltimo se le da guardar para que se actualicen los cambios.
1.3. Visualizacin de posiciones del programa de inversiones
Objetivo
Visualizar una posicin dentro de la estructura del Programa de Inversiones.

Necesidad visualizar las posiciones del Programa de Inversiones.
Prerrequisitos
Ruta de Men
Programas Datos Maestros Estructura de programa Visualizar IM23.
Paso 1. Acceder por el men o por la transaccin IM23:
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En la pantalla: Visualizar estructura de programa, ingrese los datos necesarios y/o siga las
Accin
del
Nombre de Descripcin R/O Comentarios
usuario y
campo
valores
Programa Inv. Nombre del Programa de Inversiones R HOCOL
Dejar en
Identificacin de una posicin de blanco para
ID de Posicin O En blanco
programa de inversiones visualizar toda
la estructura
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Julio 2011
Ao de Ejercicio en el que se aprob el Ao en

R Ejemplo: 2011
Autorizacin programa de inversiones curso
Dejar en
Valor que identifica hasta que nivel
Hasta niv. blanco para
jerrquico desea visualizar el Programa O En blanco
jerrq. visualizar toda
de Inversiones
la estructura
Presione enter y el sistema muestra la siguiente pantalla:
Dando click en se despliega la estructura del programa hasta llegar al nodo que se quiere
visualizar y seleccinelo dndole doble click.
El sistema muestra la pantalla de los datos maestros de la posicin.

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1.4. Visualizacin del status del sistema y del usuario de las posiciones
Objetivo
Visualizar el status del sistema y del usuario de las posiciones dentro de la estructura del
Programa de Inversiones.

Necesidad visualizar el status del sistema y del usuario de las posiciones del Programa de
Inversiones.
Prerrequisitos
Ruta de Men
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Programas Datos Maestros Estructura de programa Visualizar IM23.
Busque la posicin del Programa de Inversiones (con el proceso del punto 1.3 del presente
manual), posteriormente, seleccione:

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2. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE PS
En la creacin de datos maestros de AFEs se debe tener en cuenta lo siguiente:
Verificar el Perfil de Proyecto a asignar, de este perfil dependen las validaciones y

parametrizacin especfica de los procesos de negocio de HOCOL.
Las Clases de Proyecto de los PEPs de Nivel 1 y Nivel 2 deben ser iguales.
De igual manera la mscara de la Definicin de Proyecto y Elementos PEP Nivel 1 y

Nivel 2 deben ser coherentes:
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Definicin de proyecto
Elemento PEP Nivel 1
Elemento PEP Nivel 2
2.1. Creacin de AFES a travs de LSMW
Objetivo
Crear AFEs masivos en el mdulo PS.

Necesidad de generar nuevos AFEs masivamente en el mdulo PS.
Prerrequisitos
Debe estar creados los proyectos para la ejecucin de LSMW.

Debe estar creado los JVAs, CeBes y centros logsticos.
Ruta de Men
Se accede por la transaccin LSMW
Paso 1. Acceder a la transaccin entrar por la transaccin LSMW.
Proceso:
1. Crear primero las definiciones de proyecto escogiendo del campo Object CJ01
Creacin de definiciones de proyecto.
2. Luego crear los Elementos PEP de primer nivel o padres escogiendo del campo Object
CJ02
Ingresar a la transaccin LSMW, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Julio 2011
En la pantalla: Legacy System Migration Workbench, ingrese los datos necesarios y/o siga las
Accin del
R/O/ Comentario
Nombre de Descripcin usuario y
S s
campo valores
Nombre del proyecto de los datos a PS_CARGA

Project R
transferir S
Nombre del subproyecto de los datos a DATOSMA
Subproject R
transferir ESTROS
Verificar
Object Nombre del objeto R tabla
adjunta

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Se debe iniciar la carga desde el paso Specify Files:
Luego se da la opcin de Ejecutar y se escoge la opcin modificar:

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Julio 2011
Se le hace clic sobre la opcin que se muestra:
En la opcin File guardar el archivo a cargar. Ese archivo debe ser guardado como texto
delimitado por tabulaciones y solamente tener los valores a cargar:
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Archivo plano a cargar en formato texto delimitado por tabulaciones:
Ejemplo de archivo:
Ejemplo plantilla de
carga AFEs - Definiciones de proyecto
No incluir los nombres de las columnas que los identifican.

Revisar que la opcin Tabulador est marcada.
Luego se le da opcin y por ltimo guardar .
Paso 2 Asignar archivos:

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Se le da la opcin ejecutar y se le da la opcin Modificar :
Luego se le da la opcin Guardar :
Paso 3 Read Data
Se le da la opcin ejecutar :
Para leer los datos cargados se le da la opcin Ejecutar :

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Julio 2011
Se muestra el total de lneas que se encuentran en el archivo a cargar.
Paso 4 - Display Read Data
Luego se le da opcin .
Escoger algunas lneas para revisar que los datos sean consistentes:
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Paso 5 - Convert Data
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Se ejecuta nuevamente.
Se leen los datos ingresados en la plantilla.
Paso 6 - Display Converted Data
Luego se le da opcin .
PROYECTO ASAP 20/20
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Hacer clic sobre algunas lneas para verificar que los datos estn correctos.
Paso 7 - Create Batch Input Session

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Se muestra la siguiente pantalla despus de dar Ejecutar:
Se ejecuta nuevamente:
Paso 8 Run Batch Input Session
En este paso se ejecuta la carga:

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Se escoge el juego de datos y se da clic sobre Ejecutar.
Si desea visualizar el cargue de datos escoger las siguientes opciones:
De lo contrario escoger la opcin visualizacin slo errores o Invisible.

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3.Hacer el cargue de los PEP de nivel 2 por la transaccin ZPS004. Guardar plantilla en
formato txt y cargar
Plantilla de datos con ejemplo:
7. HCL_PS_Creacin
PEP nivel 2 ZPS004 QAS.xlsx
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4.Cargar las normas de liquidacin a travs del LSMW:
Seguir los pasos descritos en este numeral para el Proceso 1 y 2.

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Plantilla carga de
norma liquidacin
2.2. Creacin manual y borrado de AFES
Objetivo
Crear un nuevo AFE en el mdulo PS.

Necesidad de generar nuevos AFEs en el mdulo PS.
Prerrequisitos
Debe estar aprobado y revisado el formato del AFE para poder ser creado (Proceso
funcional).
Ruta de Men
Seleccione: Men SAP para ir a la pantalla Finanzas Sistema de Proyectos
Proyecto CJ20N - Project Builder CJ20N.
Paso 1. Acceder a la transaccin entrar por el men o por la transaccin CJ20N:
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El
sistema muestra la siguiente pantalla:

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Paso 2. Crear AFE

Usted puede crear AFEs con o sin referencia a un modelo. Para hacerlo con referencia,
seleccione:
Crear Luego, seleccione Proyecto con Modelo:

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En la pantalla: Crear Proyecto, ingrese los datos necesarios y/o siga las instrucciones de
acuerdo a la siguiente tabla:
Accin del
Nombre de Cometari
Descripcin R/O usuario y
campo os
valores
Clave que identifica una definicin de
proyecto.
Para que el sistema busque el siguiente

Def. proyecto nmero de proyecto libre, seleccione: Buscar R Definicin

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Se introduce un valor inicial o un valor final en

el mbito de bsqueda:
-Si indica un valor inicial, el sistema calcula el
valor final sustituyendo las posiciones
numricas por la cifra 0.
-Si introduce un valor final, el sistema calcula
el valor inicial sustituyendo las posiciones
numricas por la cifra 9.
Seleccione: Buscar y el sistema propone

la definicin del Proyecto.
Oprima y el sistema dispone la definicin

del proyecto en la pantalla de Creacin de
Proyecto.
Denominacin Descripcin breve del proyecto R Definicin
Inicio Fecha inicial planificada para el proyecto R Seleccin
Fin Fecha final planificada para el proyecto R Seleccin
Clave de tipo de proyecto:
Se definieron 3 perfiles de proyecto para
Hocol;
Perfil proyecto R Seleccin
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Si el AFE pertenece a HC02 Hocol debe

elegir el perfil de proyecto
Si el AFE pertenece a HC04 Homcol

debe elegir el perfil de proyecto
Si el AFE es genrico debe elegir el perfil

de proyecto
Si el AFE es para compras contra

inventario para un contrato se utilizar el
perfil ZPSINVP.
Modelo
Versin Versin de modelo a copiar O Seleccin
Definicin del proyecto que podr utilizarse
Def. proyecto O Seleccin
como referencia
Definicin del proyecto estndar que quiere
Def. proy O Seleccin
utilizar como modelo
Con Especifica si el sistema copia las asignaciones
documentos de documentos de los elementos PEP del O Seleccin
p.PEP modelo
Especifica si el sistema copia datos del perfil
Datos perfil que tiene el proyecto modelo, sino est
O Seleccin
modelo marcado, se tomarn datos del proyecto
modelo
Indicador para transferir las operaciones junto
Con
con las fechas y los objetos asignados desde O Seleccin
operaciones
el modelo
Indicador para transferir todos los
Componentes O Seleccin
componentes desde el modelo
Indicador para transferir todas las relaciones
REO O Seleccin
de ordenacin
Indicador para transferir todos los textos EP
Textos PS O Seleccin
desde el modelo
Hitos Indicador para transferir todos los puntos de O Seleccin
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eventos
Indicador con el que se indica que todas las
Documentos asignaciones de documento a deben ser O Seleccin
copiadas
Seleccione continuar y nos lleva a la siguiente ventana:
Complete los datos de Fecha Inicio, Fecha Fin, Responsable, Centro logstico, CeBe (Centro
de beneficio) y se cambian los datos que necesarios. Incluir los campos Responsable y
Solicitante.
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Seleccione la opcin de Reemplazar y modifique las pantallas que lo requieran, por

ejemplo consecutivos o si son tipo Oil o Gas.
Nota: No reemplazar el tipo de AFE sino cdigos consecutivos o si son de tipo Oil o
Gas
Modificar pantallas
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Seleccione la opcin de Reemplazar y el sistema muestra nuevamente la pantalla

anterior ya reemplazada.
Seleccione la opcin de regresar y nos muestra la estructura del proyecto.
PROYECTO ASAP 20/20
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Fecha aprobacin:
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Finalmente, seleccione Grabar y el sistema genera el mensaje de creacin del Proyecto

en la parte inferior izquierda de la pantalla.
El borrado de un AFE slo es posible si al proyecto no se le ha asignado presupuesto ni se ha

contabilizado, se ejecuta por tambin por la transaccin CJ20N, una vez encuentre y visualice
el AFE, en la pantalla del Project Builder, posicione el cursor sobre el AFE :
Seleccione: Eliminar .
El sistema genera la siguiente pantalla:

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Seleccione S y el sistema genera el siguiente mensaje:
2.3.Modificacin y bloqueo de AFES
Objetivo
Modificar y bloquear un AFE creado en el mdulo PS.

Necesidad de modificar AFEs en el mdulo PS.
Prerrequisitos
El AFE a debe existir en el mdulo PS.
Ruta de Men
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Julio 2011
Paso 2. Modificar AFE
Seleccione Abrir y el sistema muestra la siguiente pantalla:
Busque el AFE que quiere cambiar. Se da click en el Match Code y seleccione el AFE.
Para ayudar en la bsqueda ingresar en definicin de Proyecto el cdigo del AFE ms el
smbolo * y pulsar F4.

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Fecha aprobacin:
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Desde la pantalla del Project Builder se hacen las modificaciones que se requieran en el AFE.
Finalmente se graba y el sistema genera el mensaje de modificacin del Proyecto en la

parte inferior izquierda de la pantalla.
El bloqueo y desbloqueo de los datos maestros de un AFE se ejecuta por tambin por la
transaccin CJ20N, una vez seleccione y visualice el AFE, en el Project Builder, seleccione un
Elemento PEP:
Seleccione: Tratar Status Bloq Datos maestros.
2.4. Visualizacin de AFES y del status del sistema y del usuario
Objetivo
Visualizar un AFE creado en el mdulo PS.
Visualizar el status del sistema y del usuario.
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Fecha aprobacin:
Julio 2011

Necesidad de visualizar AFEs,el status del sistema y del usuario en el mdulo PS.
Prerrequisitos
El AFE a debe existir en el mdulo PS.
Ruta de Men
Proyecto Funciones de actualizacin especiales Plan de Estructura del Proyecto
Visualizar CJ03.
Paso 1. Acceder a la transaccin entrar por el men o por la transaccin CJ03:

PROYECTO ASAP 20/20
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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Busque el AFE que quiere visualizar. Se da click en el Match Code y seleccione el AFE.
D click y el sistema genera la pantalla de visualizacin de AFEs:
La visualizacin del status del sistema y del usuario del AFE, se ejecuta desde la visualizacin
del AFE.
Seleccione: Tratar Status Status del Sistema/Usuario.

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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Finalmente, el sistema genera la pantalla: Visualizar Status

PROYECTO ASAP 20/20
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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Tener en cuenta:
Los Elementos PEP de primer nivel o Padres deben tener siempre el status de usuario
SREG Sin registros contables para que no sea posible hacer contabilizaciones
nicamente que permita liquidaciones de los Elementos PEP hijos.
Los dems Elementos PEP de segundo nivel una vez planificados deber asignarse el
status PLAN y luego de ser presupuestados escoger PRES. Exceptuando los Elementos
PEP de Cutback (/Z-99) que debern tener el status de usuario SCTR Sin control de
disponibilidad, esto con el fin de que no se haga control presupuestal.
Para los AFEs IV (Inventarios) deben siempre tener el status INVP Inventario de
proyectos. En el momento del cierre debe cambiarse el status por CTM - Contabilizacin
CTM cierre que nicamente la podr realizar el Administrador de datos maestros.
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Fecha aprobacin:
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2.5. Actualizacin de tabla Z JVA Vs. CeBe
Objetivo
Actualizar la tabla de validacin de JVA Vs. CeBe.

Incluir un nuevo JVA y/o CeBe que se necesite validar. Tenerlo en cuenta en el momento de
creacin de nuevos JVAs y Centros de Beneficio.
Prerrequisitos
Que exista el Joint Venture y el Centro de Beneficio
Ruta de Men
Utilice la transaccin ZPS002 para iniciar esta tarea.
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Fecha aprobacin:
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Paso 1. Acceder a la transaccin ZPS002.
Seleccione: Entradas Nuevas
El sistema genera la pantalla anterior con campos en blanco, donde se incluyen los nuevos
campos.
Una vez se incluyan los datos, se graba y el sistema genera el mensaje:

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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Tener en cuenta:
Esta tabla ayuda en la validacin de datos maestros de PS cuando se asigne el

Centro Beneficio y el JVA.
2.6. Actualizacin de tabla Z clase de proyecto Vs. clase de activo
Objetivo
Actualizar la tabla de validacin de Clase de Proyecto Vs. Clase de Activo.

Incluir una nueva Clase de Proyecto y/o Clase de Activo para la validacin en el momento de
la asignacin de la norma de liquidacin.
Prerrequisitos
Que exista la clase de proyecto y la clase de activo.
Ruta de Men
Utilice la transaccin ZPS003 para iniciar esta tarea.
Paso 1. Acceder a la la transaccin ZPS003.

PROYECTO ASAP 20/20
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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Seleccione: Entradas Nuevas
El sistema genera la pantalla anterior con campos en blanco, donde se incluyen los nuevos
campos.
Una vez se incluyan los datos, se graba y el sistema genera el mensaje:

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Fecha aprobacin:
Julio 2011
2.7. Creacin y borrado de elemento PEP
Objetivo
Crear un Elemento PEP nuevo para un AFE existente en el mdulo PS.

Necesidad de un nuevo Elemento PEP en un AFE en el mdulo PS.
Prerrequisitos
Para la creacin del Elemento PEP debe existir la definicin de Proyecto.
Ruta de Men
Proyecto Funciones de actualizacin especiales Plan de la estructura del proyecto
Modificar CJ02.
Paso 1. Utilice la ruta de men para iniciar la tarea o la transaccin CJ02:

PROYECTO ASAP 20/20
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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Seleccione el AFE al que le quiere agregar el Elemento PEP.
El sistema genera la pantalla del proyecto:
El Elemento PEP a crear se incluye en la lista de los que estn actualmente asignados al
AFE. Ingrese los datos necesarios y/o siga las instrucciones de acuerdo a la siguiente tabla:
Accin del
Nombre de
Descripcin R/O usuario y Cometarios
campo
valores
Nivel: 1 si es
elemento PEP
Nivel Nivel de jerarqua R 12
Padre y Nivel
2 si es un Hijo
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Fecha aprobacin:
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Clave del Elemento PEP, se define a

Elemento PEP R Definicin
partir de la mscara del AFE
Denominacin Descripcin breve del Elemento PEP R Definicin
Cl Clase de proyecto R Seleccin
Seleccione: Continuar .
Los otros campos los establece el sistema por defecto.
Se graba y el sistema genera el mensaje:
El borrado de un Elemento PEP al AFE, se ingresa por la misma transaccin CJ02, se

selecciona el AFE, se selecciona el Elemento PEP que se quiere borrar.
Seleccione Borrar y el sistema genera el mensaje:
2.8.Creacin, modificacin y visualizacin de grupos de Elementos PEP
Objetivo
Conocer el proceso de creacin, modificacin y visualizacin de grupos de Elementos PEP.
Se utilizan para el caso de Hocol en las distribuciones de costos.

Necesidad de distribucin de costos de Centros de costos a Elementos PEP.
Prerrequisitos
Deben estar creados en el sistema los Elementos PEP a agrupar.
Ruta de Men
Grupo de elementos PEP CJSG Generar, KJH2 Modificar, KJH3 Visualizar.
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Fecha aprobacin:
Julio 2011
Paso 1. Utilice la ruta de men para iniciar la tarea o la transaccin CJSG:
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Se escoge el rango de Elementos PEP:

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Julio 2011
Por ltimo guardar .
Para modificar el grupo de Elementos PEP ingresamos a la transaccin KJH2:

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Para agregar ms Elementos PEP se da clic
Se agrega el rango de Elementos PEP a crear o se colocan de manera individual como lista.
La visualizacin de grupos de Elementos PEP se hace por la transaccin KJH3:
Se escoge el grupo, Enter:

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2.9.Modificacin de SETs de datos
Objetivo
Conocer el proceso de modificacin de SETs de datos.

En el caso de que se requiera modificar un SET de datos debido a que se agregan nuevas
lnea para validar.
Prerrequisitos
Exista el SET de datos.
Ruta de Men
Sistema de informacin Herramientas Informes de clases de coste Definir
Report Writer Set GS02 - Modificar
Paso 1.Utilice la ruta de men para iniciar la tarea o la transaccin GS02:
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Se busca el grupo de Elementos PEP que inicie con ZPS.

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Existe una validacin por tipo de AFE y clase de proyecto por lo tanto, si se crea una
nueva clase de proyecto ingresarla en los SETs de datos que le corresponda se
denominaron de la siguiente manera:
ZPS_TIPO DE AFE_CLASPROY.
Ejemplo:
ZPS_CO_CLASPROY
En el caso de que se cree o se necesite excluir un tipo de AFE de esta validacin

escoger un SET de datos identificado de la siguiente manera:
ZPS_TIPO DE AFE_DEFPROY
Ejemplo:
ZPS_CO_DEFPROY
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Para adicionar una nueva lnea escoger la que se encuentre en blanco, luego grabar .
Para eliminar una lnea escogerla y darle clic sobre .
2.10. Asignar el elemento PEP al programa de inversiones
Objetivo
La asignacin del Proyecto a la Estructura del Programa de Inversiones para definir
posteriormente presupuesto al Proyecto.

Despus de crear un proyecto, se debe asignar a la Estructura del Programa de Inversiones.
Prerrequisitos
Definicin de la posicin en el Programa de Inversiones en IM.

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Ruta de Men
Modificar CJ02
Paso 1.Utilice la ruta de men para iniciar la tarea o la transaccin CJ02:
Seleccione la opcin: Resumen Elemento PEP y el sistema nos lleva a la siguiente

pantalla, en la cual se selecciona la primera posicin.
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Se ingresa a la opcin Detalles / Programa de Inversiones
Luego se selecciona en la pantalla el programa de inversiones y el ao de autorizacin

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Se da click en el Match Code , en la siguiente pantalla solamente se deja el programa de

Inversiones y el ao.
Se selecciona Continuar y el sistema muestra la siguiente pantalla:
Dando click en se despliega la estructura del programa hasta llegar al nodo al cual debe
asignarse el proyecto.
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Dando doble Click sobre la posicin, muestra la siguiente pantalla con la posicin seleccionada.
Luego se selecciona continuar y finalmente grabar generando el siguiente mensaje:
Importante!!! Escoger un nodo a nivel de campo que pertenezca a CAPEX para Elementos
PEP y OPEX para rdenes internas.
Tambin es posible asignar los Elementos PEP o las ordenes internas ingresando a modificar
la posicin del programa de inversiones por la transaccin IM22:
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Escoger la posicin:
Hacer doble clic:

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Escoger la opcin Elementos PEP:
Darle la opcin de Asignaciones:

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Ingresar los Elementos PEP de ese nodo.
Luego se le da atrs, verificar, tomar y por ltimo Guardar .
2.11. Adjuntar un documento a un elemento PEP
Objetivo
Anexar documentacin a los Elementos PEP de un AFE.

Necesidad de agregar documentacin a los Elementos PEP.
Prerrequisitos
El Elemento PEP debe existir.
Ruta de Men
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El sistema muestra la pantalla del Project Builder:
Paso 2. Adjuntar el Documento

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El sistema muestra la pantalla de la definicin del AFE.
Despliegue la lista de los Elementos PEP asignados al AFE.
Seleccione servicios para objetos
Seleccione: Servicios para objeto Crear Crear anexo.

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Busque el documento que quiere adjuntar y seleccione: Abrir
Finalmente, el sistema genera el mensaje:

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2.12. Asignacin de la norma de liquidacin a los elementos PEP
Objetivo
Asignar una norma de liquidacin a los Elementos PEP del AFE para la posterior liquidacin
del Proyecto

Nuevos elementos PEP asignados a un AFE.
Prerrequisitos
El AFeC debe estar creado y asignado al Elemento PEP de nivel 1 del AFE.
La cuenta contable para liquidacin de IVA como descontable debe estar creada en el
sistema.
Ruta de Men
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Para ayudar en la bsqueda ingresar en definicin de Proyecto el cdigo del AFE ms el
smbolo * y pulsar F4.

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Seleccionar: El AFE: y despus: Resumen Elementos PEP

Seleccione los Elementos PEP de nivel 2. Posteriormente, seleccione
El sistema genera la pantalla de: Actualizar norma de liquidacin.

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Escoger el tipo de receptor de la liquidacin:
Ingrese la norma en todos los elementos PEP. Con la ayuda se puede mover al siguiente
Elemento PEP hasta realizar la actualizacin a todos.
Seleccione: Atrs
Tener en cuenta:
Los Elementos PEP hijos liquidan contra el Elemento PEP padre y este a un
AFeC (Activo fijo en curso). Los Elementos PEP de IVA (O-99) liquidan contra una
cuenta contable 2445060015, y los PEP de IVA (O-98) Liquidan contra el PEP
Padre.
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2.13. Cambiar status del sistema
Objetivo
Cambiar el status del sistema del AFE.

Una vez se haya planificado y presupuestado el AFE cambiar al status correspondiente.
Prerrequisitos
El AFE debe estar creado en el mdulo.
Ruta de Men
Modificar CJ02.
Paso 1. Utilice la ruta de men para iniciar la tarea o la transaccin CJ02:
El sistema muestra la siguiente pantalla dnde se busca y selecciona el AFE:

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Seleccione: Definicin de Proyecto y el sistema genera la siguiente pantalla:

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Seleccione: Tratar Status Liberar.
El sistema genera el mensaje:
Tambin es posible cambiar el status del Proyecto de manera masiva ingresando a la

transaccin CJ20N:
Se escoge el Elemento PEP superior y se escoge la opcin Tratar Status Status de

usuario Fijar y Heredar.
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Tener en cuenta:
El Elemento PEP de nivel 1 debe tener el status SREG - Sin registros contables
Los Elementos PEP de nivel 2 luego de Planificados deben tener PLAN y presupuestados
deben tener el status PRES.
Para el Elemento PEP de Cutback debe tener el status SCTR - Sin Control de disponibilidad.
El Elemento PEP IV de Inventarios debe tener marcado en el momento de su creacin el

status INVP. Cuando se haga el cierre de mensual es necesario modificar el status a CTM, no
debe marcarse los dos al mismo tiempo.
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3. GLOSARIO
Activo fijo en curso.Constituye toda inversin en bienes capitales de naturaleza
permanente que se encuentra en construccin, tales como edificaciones, plantas y
equipos.
Campos de usuario.Campos de entrada de datos que pueden ser definidos libremente

para una operacin o elemento PEP.
Centro logstico.Es una unidad que produce bienes o que presta servicios. Tpicamente
representa la localizacin y el manejo, administrativo, operaciones/mantenimiento.
Definido para Hocol como Contrato-modalidad. Para los AFEs corporativos se usar H010 o
M010.
Cierre del proyecto. Consiste en la culminacin de todas las actividades relacionadas a

un proyecto las cuales han concluido tcnica o administrativamente.
Clase de costo. Posiciones del plan de cuentas relevantes para el clculo de costo y que
permite registrar y clasificar los costos en el sistema, existen dos tipos primarias y
secundarias.
Componente (de material).Corresponde a los materiales, con su cantidad y unidad de

medida, que se asignan a operaciones de grafo que deben ser ordenados para un proyecto
y activan los procesos de planificacin y compra de materiales en el mdulo MM.
Contrato marco. Acuerdo de compra entre HOCOL y un proveedor. El contrato marco es

un documento de compra a travs del cual se establecen condiciones con un proveedor o
contratista tales como entrega, cantidad y precios para la contratacin de obras,
prestacin de servicios y adquisicin de bienes a largo plazo.
Coste / Cost: Se refiere al valor monetario o precio de los recursos necesarios para
realizar y terminar una actividad o componente del proyecto.
Definicin de proyecto. Constituye la primera fase para la creacin de un proyecto.

Establece el contexto de un proyecto y define al proyecto como parte de un rea especfica
dentro de un rea de negocio. La definicin contiene la data que establece las fronteras y
son vinculantes para todo el proyecto, como por ejemplo: descripcin, fecha de inicio y fin,
datos organizacionales, reas de control, cdigo de la compaa, calendario, organizacin
responsable y organizacin solicitante.
Destino de la inversin. Razn por la cual se realiza la inversin de capital. Por ejemplo:
Reservas, Probadas: No desarrolladas, Probables, Posibles/Exploracin, Especiales y
Desarrolladas, etc. Sirve como criterio para ejecucin de reportes.
Devolucin. Es un evento imprevisto o necesidades imprevistas que requieren que se

devuelvan fondos del proyecto reduciendo el presupuesto original.
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Elemento PEP.Los elementos que conforman la estructura del proyecto se denominan

elementos PEP. Las caractersticas de los elementos PEP se establecen a travs de
indicadores operativos, los cuales determinan si el PEP es un elemento de planificacin o
de imputacin. Los elementos PEP describen tareas mayores o especficas a ser ejecutadas
dentro de un determinado tiempo.
Elemento PEP nivel 1 (Padre): Representa la agrupacin de las actividades que se

realizan en un AFE, agrupando costos y presupuesto. No es posible realizar cargos a este
nivel y debe asignarse la posicin del programa de inversiones.
Elemento PEP nivel 2 (Hijos): Representan las actividades que se realicen dentro del
AFE para la ejecucin y posterior finalizacin del mismo.
Fechas extremas. Fechas programadas de inicio y fin de un elemento PEP en el

proyecto. Corresponde con las fechas ms temprana y ms tarda de sus operaciones.
Grafos. Constituyen un elemento que agrupa las operaciones en forma de lista de

actividades relacionadas entre s conformando una red lgica. Slo a este nivel se pueden
detallar los recursos asignados a las operaciones. Constituyen la base operativa para la
planificacin y el control de costos, recursos y fechas.
Imputacin Gasto. Se usa la seleccin de imputacin para que el elemento PEP sume los
valores de gasto de sus operaciones dependientes.
Liberacin. Proceso que pone a la disposicin del responsable el uso de recursos

materiales y/o financieros para la ejecucin del proyecto.
Operacin. Una operacin es una tarea de un grafo en la cual se define comienzo y fin.
Se utilizan para planificar los recursos necesarios de un proyecto. Hay cuatro tipos de
operaciones en PS: Operaciones de trabajo interno, Operaciones de trabajo externo,
Operaciones de Servicio y Operaciones de Costo.
Operacin de trabajo interno.Describen las tareas ejecutadas por la empresa. Se

utilizan para planificar los servicios prestados internamente y para realizar el ajuste
requerido en funcin de las capacidades de los recursos.
Operaciones de costo.Son aquellas que permiten planificar costos primarios sin referirse
a otro objeto en el sistema R/3.
Operaciones de servicio. Describen tareas ejecutadas con recursos de empresas

externas. Se utilizan para planificar los servicios que sern prestados por otras empresas.
Mediante estos procesos se generan solicitudes de pedido. Con las operaciones de servicio
se establece el vnculo con el componente de la prestacin de servicios en MM.
PEP (Plan de Estructura de Proyectos). Es un modelo de organizacin del trabajo que

representa en forma de rbol jerrquico los elementos en los cuales se divide el alcance de
un proyecto para efectos de realizar su planificacin y posterior control. Es la herramienta
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central en la planificacin de proyectos, forma la base para crear la organizacin y la

coordinacin del proyecto.
El plan de la estructura del proyecto (PEP) constituye la base para todas las tareas de
planificacin subsiguientes del proyecto. La atencin se centra en la planificacin, el
anlisis, la descripcin, el control y la supervisin de costos, las fechas extremas y el
presupuesto.
Perfil. Contienen valores por defecto y parmetros de control para procesar varios objetos
y funciones en SAP-PS. Se manejan los siguientes perfiles: Perfiles de proyecto, perfiles
de costos, perfil de inversin, perfil de simulacin.
Posicin de Almacn N. Es la posicin que corresponde a los componentes de

material que se obtienen en forma directa. Se crea una solicitud de pedido para el material
necesario.
Posicin de Almacn S. Es la posicin que corresponde a los componentes de

material que se obtienen a travs del proceso de compras. Se crea una reserva de
material segn la necesidad del Proyecto.
Presupuesto actual. Se define como un presupuesto original ms los suplementos

menos las devoluciones y ms/menos los traslados.
Presupuesto original. Es un presupuesto que cuenta con los fondos que se le han
asignado originalmente, es decir, el presupuesto antes de realizar actualizacin alguna.
Proyecto (En el contexto de Project System). Actividades organizadas jerrquica y

secuencialmente en una misma base de gestin, integradas al entorno corporativo.
Proyecto (En el contexto de la compaa): Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear y poner en funcionamiento un producto, servicio o instalacin. (AFE)
Authorization for expenditure.
Programa de Inversin. Un programa de inversin representa los costos planeados o

presupuestados de un capital de inversin de una compaa o un grupo de ellas en forma
de estructura jerrquica. En la cual se van a incluir CAPEX (Oil, Gas y corporativo) y OPEX
y G&A.
Responsable. Equipo responsable de la administracin del contrato.
Revisin de ejecucin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

legalidad, la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
SAP. Sistemas Aplicaciones y productos. Es un sistema que consiste en un conjunto de

aplicaciones que soportan diversas operaciones del negocio. Estas aplicaciones estn
construidas en forma modular sobre un eje central de datos nicos, lo que garantiza su
uso consistente a travs de toda la corporacin.
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Sistema de informacin de proyectos (Reportes). Es un sistema de informacin

global y flexible que puede utilizarse para supervisar y controlar los datos del proyecto. El
sistema incluye informes de resumen e informes que ofrecen diferentes grados de detalle.
Status de sistema. Es un status fijado por el sistema que informa que se ha ejecutado
una funcin concreta para un objeto. Los nicos status que se pueden fijar son: liberado,
cierre tcnico, cierre y bloqueado.
Status de usuario. Es un status fijado por el usuario y puede fijarse como complemento
del status del sistema. Se pueden definir y activar tantos status de usuario como se desee.

HOL MAN PS 03-01-01 Administracion de Datos Maestros

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PROYECTO ASAP 20/20

VERSIN DESCRIPCIN FECHA

ELABORO REVIS APROB

MARIA VICTORIA COCK

JOSE JULIN ORTIZ

1. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE IM 3

1. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE IM

1.1. Creacin y borrado de posiciones en el programa de inversiones

Iniciador del Proceso

El programa de inversiones debe estar creado en el sistema. Su creacin se hace antes

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Presione enter y el sistema muestra la siguiente pantalla:

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Identificacin de la nueva posicin del

Denominacin Denominacin de la nueva posicin R Definicin

Responsable por la posicin del

Seleccione y el sistema comprueba que la informacin requerida est completa.

Seleccione y el sistema incluye la nueva posicin en la estructura del Programa

Finalmente, seleccione Guardar y el sistema genera el mensaje:

El borrado de una posicin en el Programa de Inversiones, se ejecuta en la misma

Seleccione la posicin del Programa de Inversiones cmo se describi anteriormente.

El sistema resalta en rojo la posicin marcada, cmo se muestra a continuacin:

Seleccione Borrar y Guardar y el sistema genera el mensaje:

1.2. Modificacin, bloqueo y desbloqueo de posiciones del programa de inversiones

Iniciador del Proceso

El Programa de Inversiones y posiciones creadas

El sistema muestra la siguiente pantalla:

El sistema muestra la siguiente pantalla:

En la pantalla: Modificar estructura de programa, ingrese los datos que requieran

Seleccione Continuar y atrs y el sistema vuelve a la estructura del Programa de

Finalmente, seleccione Guardar y el sistema genera el mensaje:

El bloqueo y desbloqueo de las posiciones en el Programa de Inversiones se puede hacer a

Seleccione: Tratar Status Bloquear / Desbloquear Planificacin / Presupuesto / Todo.

Por ltimo se le da guardar para que se actualicen los cambios.

1.3. Visualizacin de posiciones del programa de inversiones

Iniciador del Proceso

El Programa de Inversiones y posiciones creadas

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Ao de Ejercicio en el que se aprob el Ao en

Presione enter y el sistema muestra la siguiente pantalla:

El sistema muestra la pantalla de los datos maestros de la posicin.

Iniciador del Proceso

El Programa de Inversiones y posiciones creadas

Seleccione: Men SAP para ir a la pantalla Finanzas Gestin de Inversiones

El sistema muestra la siguiente pantalla:

2. ADMINISTRACIN DE DATOS MAESTROS DE PS

En la creacin de datos maestros de AFEs se debe tener en cuenta lo siguiente:

Verificar el Perfil de Proyecto a asignar, de este perfil dependen las validaciones y

De igual manera la mscara de la Definicin de Proyecto y Elementos PEP Nivel 1 y

Elemento PEP Nivel 1

Elemento PEP Nivel 2

2.1. Creacin de AFES a travs de LSMW

Iniciador del Proceso

Debe estar creados los proyectos para la ejecucin de LSMW.

Ingresar a la transaccin LSMW, el sistema muestra la siguiente pantalla:

Nombre del proyecto de los datos a PS_CARGA

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Se debe iniciar la carga desde el paso Specify Files:

Luego se da la opcin de Ejecutar y se escoge la opcin modificar:

Se le hace clic sobre la opcin que se muestra:

Archivo plano a cargar en formato texto delimitado por tabulaciones:

No incluir los nombres de las columnas que los identifican.

Luego se le da opcin y por ltimo guardar .

Paso 2 Asignar archivos: